.jpg)
Een candidate journey lijkt eigenlijk best wel op de gedachtegang die je hebt als je een dure aankoop gaat doen, zoals een nieuwe auto. Je neemt vaak eerst rustig de tijd om je te orienteren op alle soorten auto’s in jouw prijsklasse en wat de verschillende voor- en nadelen zijn. Als je een shortlist hebt gemaakt, ga je naar een dealer en bekijk je er twee of drie. Met je favoriet maak je een proefrit, net zo lang tot je de auto hebt gevonden die perfect bij jou past.
Net zoals je zorgvuldig nadenkt over je auto-keuze, nemen we ook de tijd om te bedenken waar we graag zouden willen werken: onze candidate journey. Deze is van groot belang om potentiele sollicitanten te laten reageren en op termijn aan je te binden. We zetten alles over de candidate journey voor je op een rij.
Wat is de candidate journey?
De candidate journey betekenis is het hele proces dat een sollicitant doorloopt voor ze je collega worden. Van het moment dat ze voor het eerst van je bedrijf horen tot het moment dat ze het contract tekenen – en eigenlijk zelfs een beetje daarna. Ofwel alle candidate journey contactmomenten.
Goed begrijpen hoe de candidate journey eruit ziet voor mensen die bij jouw komen werken is van groot belang om de beste sollicitanten te vinden en de tijd verminderen om hen te vinden. Ook bouw je er een sterke employer brand mee.
De candidate journey is vaak globaal wel hetzelfde voor de meeste bedrijven, maar de details zitten vaak toch net even anders bij ieder bedrijf. Denk er daarom vooral goed over na hoe het er precies uitziet voor jouw bedrijf.
De candidate journey contactmomenten
Met de candidate journey contactmomenten bedoelen we alle belangrijke punten in het proces dat kandidaten doorlopen voordat ze het contract tekenen. Dit zijn er meestal zeven:
- Bewustwording;
- Overwegen;
- Interesseren;
- Solliciteren;
- Selecteren;
- Aannemen;
- Inwerken.
Deze zeven punten zijn op hun buurt weer in drie delen op te delen: pre-sollicitatie, ofwel stap 1 tot en met 3, de sollicitatiefase, stap 4 tot en met 6, en tot slot de startfase, stap 7.
We lopen alle 7 punten kort langs.
1. Bewustwording: eerste keer het bedrijf zien
Tenzij je voor een heel groot bedrijf werkt, is de kans groot dat de kandidaat vaak nog niet of slechts vaag van jouw bedrijf heeft gehoord. Dit is meteen een kritiek moment. Eerste indrukken zijn voor mensen namelijk erg belangrijk; als deze tegenvalt sta je meteen 1-0 achter, en dat is niet nodig.
2. Overwegen: bedenken of het een interessante keuze is om naar te solliciteren
Dit is het moment waarop kandidaten zich bedenken of ze bij jullie willen solliciteren. Tijdens deze fase bekijken ze misschien jullie site – en openstaande vacatures - , of gaan ze langs bij jullie kraam op een banenmarkt. Ergens tijdens dit proces besluiten ze of ze door willen.
Het is goed om in gedachten te houden dat soms mensen tussen stap 1 en 2 heen en weer schommelen voordat ze een keuze maken. Dit hoeft niet een lineair proces te zijn.
3. Interesseren: verder onderzoek voor de sollicitatie
In deze stap zijn potentiële kandidaten oprecht geïnteresseerd om voor jouw bedrijf te werken. Dit is de laatste stap in het denkproces voordat ze solliciteren.
Als potentiële kandidaten deze stap hebben bereikt in de candidate journey, zullen ze waarschijnlijk solliciteren, tenzij er iets gebeurt (zoals een baan aangeboden krijgen door een ander bedrijf waar ze hebben gesolliciteerd). In dit stadium zijn er nog verschillende contactmomenten. Veel voorkomende voorbeelden zijn gerichte vacatures via reclame of kandidaten die een e-mail sturen om vragen te stellen over de baan.
De tweede fase: solliciteren, selecteren en aannemen
Zodra de sollicitant is begonnen met het invullen van de vacature en serieus aan het nadenken is wat hij of zij wil schrijven, is officieel de tweede fase begonnen. Vanaf dit punt krijg jij ook veel meer controle over de candidate journey. Je bent er namelijk iedere stap bij!
Ook deze fase bestaat weer uit 3 stappen.
4. Solliciteren: schrijven en aanmelden
Deze stap begint natuurlijk zodra de sollicitant is begonnen met zich aanmelden. Afhankelijk van hoe je dat hebt bedacht, kan dit een online formulier, een e-mail of een andere methode zijn.
De manier waarop je met je kandidaten communiceert tijdens deze stap is een cruciale factor in het bepalen van hun beleving van je bedrijf. Deze fase eindigt namelijk als je de kandidaat afwijst of op gesprek laat komen. Maar juist ook die eerste categorie, de afwijzing, is cruciaal. Directe en duidelijke communicatie is hierbij van belang; wellicht is deze kandidaat voor een andere functie, of na een aantal jaar, wél geschikt voor jouw bedrijf. Het zou een gemiste kans zijn als diegene dan een negatieve kijk op het bedrijf heeft door een onpersoonlijke afwijzing.
5. Selecteren: het sollicitatiegesprek
De selectiestap begint direct na het/de sollicitatiegesprek(ken).
Tijdens deze stap evalueer je de sollicitanten op basis van hun interviews. Voor de potentiële werknemer betekent dit veel wachten. Hoewel de meeste bedrijven in deze fase niet te veel communiceren met kandidaten, kun je toch contactmomenten genereren om de kandidaat ervaring te verbeteren.
Je kunt bijvoorbeeld een e-mail sturen om de kandidaten te bedanken voor hun tijd en ze te laten weten hoe lang het nog duurt voordat je een beslissing neemt. Je kunt ze ook studiemateriaal sturen als ze meer willen weten over je bedrijf. Als het wegens vertraging langer duurt om de knoop door te hakken, is het goed om een e-mail te sturen waarin je dit vertelt.
6. Aannemen: het contract overeenkomen
De laatste stap in de sollicitatiefase is wanneer kandidaten worden aangenomen of afgewezen nadat de sollicitatiegesprekken zijn afgerond. Veel recruiters beschouwen deze stap als de laatste stap van de candidate journey.
Niets is minder waar voor wie een geweldige candidate experience wil creëren. Het contactmoment in deze fase is het telefoontje of de e-mail waarmee je de kandidaat informeert over de beslissing. Als je een kandidaat afwijst, zorg er dan voor dat je hem of haar laat weten waarom hij of zij het niet is geworden.
De post-sollicitatie fase: inwerken
Recruiters zijn vaak helemaal gefocust op het vinden van de juiste mensen. Als dat rond is, willen ze nog wel eens de nieuwe collega uit het oog verliezen. Probeer dit niet te doen!
7. Inwerken: aan de slag
Het inwerken van je kandidaten is een essentieel onderdeel van de candidate journey. Het heeft een grote invloed op de vraag of je kandidaat na de proefperiode bij je bedrijf blijft. Dit heeft direct te maken met het retentiepercentage van nieuwe werknemers.
Als recruiter zou je al aan inwerken moeten denken voordat je iemand aanneemt. Je wilt een werknemer immers niet al na een maand verliezen nadat je zoveel tijd, moeite en middelen hebt besteed aan het wervingsproces.
Betrek daarom meteen een aantal mensen bij dit proces: een directe collega van de nieuwe werknemer en iemand van HR, bijvoorbeeld. Zo kan deze persoon meteen worden opgenomen in het bedrijf en in het team.
Ook kennen ze meteen twee mensen. Dat helpt ook bij de candidate journey, want zo hebben ze niet het gevoel dat ze alleen in het diepe worden gegooid.
Hoe je een candidate journey map maakt
Tijdens het maken van een candidate journey map maak je concreet wat wij hier in 7 stappen globaal omschrijven. Bedenk bij iedere stap uitvoerig wat er precies gebeurd en wat je kan doen om die ervaring te verbeteren. Zo trek je de beste kandidaten aan, verkort je de periode tot ene vacature kan worden gevuld en bespaar je in de kosten.
Je kan een map maken in 3 eenvoudige stappen.
Stap 1: bedenk een ideale kandidaat
Zoals een marketingafdeling een ideale klant bedenkt, is het aan jou om een ideale kandidaat te bedenken. Wat voor eigenschappen en ervaring heeft deze persoon, bijvoorbeeld?
Dit is voor iedere vacature weer anders; ook hoeft niet voor iedere vacature de candidate journey hetzelfde te zijn. Als je op zoek bent naar iemand voor HR, vindt je die waarschijnlijk op een andere manier en plek dan iemand die voor het ICT-team aan de slag gaat.
Step 2: bedenk tijdens iedere stap wat de behoeften van de sollicitanten zijn
De verschillende fasen en zeven stappen die hierboven zijn beschreven, moeten de basis vormen van je candidate journey map. Dit raamwerk is universeel toepasbaar - maar zeker niet altijd hetzelfde! - omdat alle kandidaten elke stap van het proces doorlopen, ongeacht waar ze solliciteren.
De basis van elke stap in de candidate journey wordt gevormd door de behoeften van de kandidaten. Om de candidate journey goed in kaart te brengen, moet je nadenken over wat die behoeften zijn en welke gedachten en gevoelens het gedrag van de kandidaten bepalen.
Deze gedachten kunnen zijn:
Bewustwording: Wat doet dit bedrijf? Wie zijn ze?
Overweging: Wat kan dit bedrijf mij bieden?
Interesse: Wat maakt dit bedrijf anders dan anderen? Zou ik mezelf hier kunnen zien werken?
Solliciteren: Is mijn sollicitatie ontvangen? Word ik uitgenodigd voor een gesprek?
Selecteren: Vinden ze me aardig? Heb ik een goede indruk gekregen van het bedrijf?
Aannemen: Ik heb de baan!
Inwerken: Wat moet ik doen? Wat zijn mijn taken? Hoe doe ik dit en dat?
Door na te denken over de gedachten van je (potentiële) kandidaten kun je de candidate journey veel beter begrijpen. Vind je het moeilijk om te weten wat je kandidaten denken tijdens hun candidate journey? Probeer vragenlijsten te versturen na elke stap in de sollicitatiefase (sollicitatie, selectie en indienstneming).
Stap 3: Breng de contactmomenten in de candidate journey in kaart
Om de journey in kaart te brengen, moet je weten wat de contactmomenten zijn tussen jouw bedrijf en de (potentiële) kandidaten.
Met contactmomenten worden alle interacties bedoeld die kandidaten met jouw bedrijf hebben. Het is jouw taak om alle mogelijke contactmomenten te ontdekken die een specifieke persona kan hebben in elk deel van de candidate journey.
Het aantal mogelijke contactmomenten dat kandidaten kunnen hebben is eindeloos, vooral in de fase voorafgaand aan de sollicitatie. Dit kan het moeilijk maken om elk contactmoment in kaart te brengen en te bepalen waar je kandidaat persona het meeste voordeel zal opleveren. Denk na over hun gedrag: hoe besteden ze hun tijd? Welke websites bezoeken ze vaak? Op welke sociale mediakanalen zijn ze actief? Probeer tussen de drie en vijf contactmomenten te bepalen voor elke stap in het traject.
Vergeet bij het in kaart brengen van de contactmomenten niet om een lijst te maken van kanalen waar deze interacties plaatsvinden. Als je een overzicht hebt van de kanalen, weet je gemakkelijker waar je elke persona kunt bereiken, in welke fase van het traject en voor welke baan.
Tips om iedere fase van de candidate journey te optimaliseren
Waar precies knelpunten in jouw candidate journey zitten, is iedere keer weer net even anders. Maar als je het knelpunt hebt ontdekt en niet zo goed weet hoe je het op kan lossen, hebben we voor ieder van de 7 stappen twee of drie tips voor je op een rij gezet, zodat je in ieder geval een beginnetje hebt:
1. Bewustwording:
- Sterke online aanwezigheid: Zorg voor een up-to-date en aantrekkelijke website met heldere informatie.
- Sociale media: Wees actief op platforms waar je doelgroep zich bevindt. Deel regelmatig content over je bedrijf, de cultuur en succesverhalen van medewerkers.
- Employer branding: Werk aan een sterke employer brand door middel van PR, content marketing en deelname aan evenementen waar jouw doelgroep zich bevindt.
2. Overwegen:
- Heldere informatie: Zorg dat potentiële kandidaten gemakkelijk informatie kunnen vinden over vacatures, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisverwachtingen.
- Testimonials: Deel ervaringen van huidige medewerkers om een authentiek beeld te geven van werken bij jouw bedrijf.
- Job alerts: Bied de mogelijkheid om in te schrijven voor job alerts zodat geïnteresseerden op de hoogte blijven van nieuwe kansen.
3. Interesseren:
- Persoonlijke communicatie: Reageer snel op vragen van potentiële kandidaten en bied hen alle informatie die ze nodig hebben.
- Informatieve artikelen: Publiceer gedetailleerde functieomschrijvingen en blogs of video’s over een dag in het leven van een medewerker.
- Bedrijfsrondleidingen: Organiseer (virtuele) open dagen of rondleidingen om kandidaten een kijkje achter de schermen te geven.
4. Solliciteren:
- Gebruiksvriendelijk proces: Maak het sollicitatieproces zo eenvoudig mogelijk met een gebruiksvriendelijk en eenvoudig proces om je aan te melden.
- Snelle bevestiging: Stuur een bevestigingsmail zodra een sollicitatie is ontvangen, met informatie over de vervolgstappen en de verwachte tijdlijn.
- Transparantie: Wees duidelijk over wat kandidaten kunnen verwachten gedurende het selectieproces.
5. Selecteren:
- Consistente communicatie: Houd kandidaten op de hoogte van hun status en geef updates over de voortgang van de selectie.
- Respectvolle afwijzingen: Zorg voor persoonlijke en constructieve feedback voor kandidaten die worden afgewezen.
- Eerlijke beoordeling: Gebruik gestandaardiseerde beoordelingscriteria om een eerlijke en transparante selectie te garanderen.
6. Aannemen:
- Persoonlijk contact: Informeer kandidaten persoonlijk over hun succes en bespreek het aanbod en de voorwaarden in detail.
- Flexibiliteit: Wees bereid om te onderhandelen en flexibel te zijn met betrekking tot startdata en andere voorwaarden.
- Duidelijke communicatie: Stuur een schriftelijke bevestiging van de aanstelling met alle relevante informatie en documenten.
7. Inwerken:
- Voorbereiding: Zorg dat alle benodigde spullen en informatie klaar zijn voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
- Buddy-systeem: Koppel nieuwe medewerkers aan een buddy of mentor om hen door de eerste weken te begeleiden.
- Gestructureerd inwerkprogramma: Bied een gestructureerd inwerkprogramma aan dat helpt bij de integratie in het team en de organisatiecultuur.
Conclusie
De candidate journey is een cruciaal proces voor jouw bedrijf. Werken aan je candidate journey heeft directe invloed op de kwaliteit van de sollicitanten.
Door de zeven contactmomenten te identificeren en te optimaliseren - bewustwording, overwegen, interesseren, solliciteren, selecteren, aannemen, en inwerken - kun je niet alleen de candidate experience verbeteren, maar ook je employer brand versterken en de efficiëntie van je wervingsproces verhogen.
Een goede candidate journey map helpt je om dit proces in kaart te brengen en te verfijnen. Door een ideale kandidaat te definiëren, de behoeften en gedachten van kandidaten in elke fase te begrijpen, en de contactmomenten te identificeren, kun je een strategie ontwikkelen die niet alleen de beste kandidaten aantrekt, maar ook de wervingsperiode verkort en kosten bespaart. Uiteindelijk leidt dit tot een sterkere binding met je nieuwe medewerkers en een hogere retentie op lange termijn.
