Criar KPIs automáticos - Tutorial de Microsoft Excel

O que significa KPI? KPI significa Indicador Chave de Performance, e no português mais claro, é o farol do mundo executivo. Quando eu apresento uma tabela como essa, em detalhes, é muito difícil conseguir bater o olho e analisar se esse número é um número bom ou um número ruim. Para isso, as KPIs podem facilitar na tomada de decisões e tem um recurso no Excel que faz isso de forma automática. Vamos fazer um exemplo? Imagine que, nessa coluna, valores acima de 300 são bons, abaixo de 300 são ruins. Eu não vou ficar um a um selecionando os números. Eu vou selecionar, para começar, a coluna D inteira. Agora, eu vou clicar no Página Inicial e, mais para direita, eu encontro Formatação Condicional. Eu já fiz uma aula nesse mesmo curso falando sobre regras de texto para formatação condicional. Agora, eu vou entrar na KPI, que é o farol automático. O nome dele é Conjunto de Ícones, e eu vou mostrar direto o mais importante, o mais fácil de analisar para o mundo corporativo quando você tem uma regra para apresentar indicadores, que é esse farolzinho aqui. Só de clicar, só de encostar, na verdade, ele já pinta as suas células. Mas será que isso está funcionando? Será que o Excel já entendeu a nossa regra? Será que ele escutou eu dizendo que acima de 300 estava verde? Eu vou clicar uma vez e mostrar que não. Ele disse que 315 é um número mais ou menos, um número médio. 479, um número bom. E 194, um número ruim. Agora, olha o problema que você vai ter se passar esse relatório dessa forma para frente. Eu vou colocar que o Lucio vendeu 999. ENTER. Eu acabei de atrapalhar o restante de todas as análises. O Excel, automaticamente, quando você não indica uma regra, ele pega o menor e o maior número e faz essa distribuição do farol, do verde, vermelho e amarelo. Mas eu posso personalizar de uma maneira super simples, que é o que eu vou apresentar para você. Uma vez que você já inseriu, ou seja, já estou vendo aqui os indicadores das KPIs, eu posso alterar. Eu não preciso inserir novas. Então, eu vou direto, sem selecionar nada das células, pedir formatação condicional e escolher Gerenciar Regras. Assim, eu posso visualizar todas as regras que eu já apliquei dentro dessa planilha. Como eu quero alterar essa regra de conjunto de ícones, eu vou clicar uma vez, pedir para editar a regra e, agora, é só criar a sua própria regra. Como eu disse no começo dessa aula, eu gostaria de analisar com 300 sendo um número verde. Então, a primeira coisa que eu vou trocar é a porcentagem. Eu quero que o Excel analise números e não porcentagens. Ele vai me dizer que verde é quando o valor for maior do que 300. Então, eu posso mudar para maior. Ok, agora eu posso dizer que vai ficar vermelho automaticamente, colocando aqui a bolinha vermelha, ou colocar um intermediário. Quando for entre 300, por exemplo, e 200, eu quero que ele fique amarelo. Só de mudar de campo, ele já automatiza e deixa o restante em vermelho. É uma possibilidade. Mas, no exemplo que eu dei, eu queria trazer vermelho e verde somente. Logo, eu posso colocar aqui a regra do vermelho. Ou seja, quando tiver entre 300 e 0, ele tem que ficar vermelho. Só clicar em OK. OK novamente, e agora já tenho a minha regra. Quem vender acima de 300 vai ficar com o indicador verde automaticamente e para fazer o teste é só digitar "100", vermelho. E aqui, mais de 300 ficou verde automático. Inclusive, nessa nova entrada, a regra já está aplicada. Então eu vou colocar 250 e ele vai ficar vermelho automaticamente.