Erfahren Sie, welche Eigenschaften für den Erfolg als Verwaltungsassistent unerlässlich sind und wie Sie den besten Kandidaten für Ihr Unternehmen finden.

Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

Last updated on 22. Juli 2024

Sie stellen einen Verwaltungsassistenten ein. Welche Eigenschaften sind für den Erfolg unerlässlich?

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Die Einstellung eines Verwaltungsassistenten kann eine herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie jemanden benötigen, der mehrere Aufgaben übernehmen, effektiv kommunizieren und die Ziele Ihres Teams unterstützen kann. Ein Verwaltungsassistent ist nicht nur ein Büroangestellter, sondern ein wertvoller Partner, der Ihnen das Leben erleichtern und Ihr Unternehmen produktiver machen kann. Doch welche Eigenschaften sind für den Erfolg in dieser Rolle unerlässlich? Hier sind einige der wichtigsten, auf die Sie achten sollten, wenn Sie einen Verwaltungsassistenten einstellen.

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1 Organisatorisches Geschick

Ein Verwaltungsassistent muss über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, da er oft für die Verwaltung von Zeitplänen, Dateien, Dokumenten, Rechnungen und anderen Aufgaben verantwortlich ist, die Liebe zum Detail und Genauigkeit erfordern. Ein organisierter Verwaltungsassistent kann seine Arbeitsbelastung priorisieren, Fristen einhalten und Fehler vermeiden, die zu Verwirrung oder Verzögerungen führen können. Sie können auch Tools und Systeme verwenden, um ihre Arbeit zu rationalisieren und alles in Ordnung zu halten.

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Jessica Budden
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An organized administrative assistant plays a critical role in an executive’s success. During my time as an executive assistant for a financial advisor who was on the verge of being fired and failing inspections, I took the initiative to step in and make a difference. Although he hadn't specifically asked for help and was dealing with his own challenges, I reorganized his files, created checklists, categorized his clients, and improved his scheduling. This proactive approach led to a complete turnaround—he started passing inspections and became a valuable asset to the company.

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2 Kommunikationsfähigkeit

Ein Verwaltungsassistent muss über starke Kommunikationsfähigkeiten verfügen, da er oft der erste Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder ist. Ein effektiver Verwaltungsassistent kann sowohl mündlich als auch schriftlich klar und professionell kommunizieren und seinen Stil und Ton an verschiedene Situationen und Zielgruppen anpassen. Sie können auch aktiv zuhören, relevante Fragen stellen und bei Bedarf Feedback und Informationen geben. Ein guter Kommunikator kann auch eine Beziehung und Vertrauen zu anderen aufbauen und Konflikte und Beschwerden mit Takt und Diplomatie behandeln.

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Grace Joshua

Graduated at Mzumbe University
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Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

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3 Problemlösungskompetenz

Ein Verwaltungsassistent muss über solide Problemlösungsfähigkeiten verfügen, da er oft mit unerwarteten Herausforderungen und Problemen konfrontiert ist, die schnelle und kreative Lösungen erfordern. Ein findiger Verwaltungsassistent kann schnell denken, Informationen recherchieren und analysieren und seine Initiative und sein Urteilsvermögen nutzen, um den besten Weg zur Lösung von Problemen zu finden. Sie können auch potenzielle Probleme antizipieren und verhindern, dass sie eskalieren oder ihre Arbeit oder die Arbeit anderer beeinträchtigen.

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Kelly K.

Administrative Assistant
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In my experience, a combination of personal and professional skills are the qualities one should look for in an administrative assistant. Good grammar, good manners, a positive attitude, time management, and a personal desire to succeed in the workplace are the bare bones of these qualities. Professional skills may vary due to the type of office, but the ability to work on a computer and a phone should definitely be on top of the list. Another important professional skill is the ability to help out the client with an issue rather than "bothering the boss". A final issue, that I believe is the most important, is being a team player. No admin is an island!

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4 Technische Fähigkeiten

Ein Verwaltungsassistent muss über eine Reihe von technischen Fähigkeiten verfügen, da er oft verschiedene Software und Anwendungen verwenden muss, um seine Aufgaben zu erfüllen. Ein kompetenter Verwaltungsassistent kann gängige Programme wie Microsoft Office, Google Workspace oder Adobe Acrobat sowie spezialisierte Software wie Buchhaltungs-, CRM- oder Projektmanagement-Tools verwenden. Sie können bei Bedarf auch neue Fähigkeiten und Technologien erlernen und eventuell auftretende Probleme beheben.

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Kelly K.

Administrative Assistant
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The baseline minimum of technical skills that an admin should have in this day and age are, in my opinion (and experience), the following: good phone manners, email literacy, research skills, knowledge of Microsoft Office/Suite, Adobe, filesharing, and knowledge of common office administration info (such as vendors, AR, and AP). Another good technical skill to have is good security literacy. This means to know when an email or a phone call is a phishing scam. One person is all that is needed for a scammer to enter an organization. As an admin, we need to use our commone sense and be the "wall".

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5 Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Ein Verwaltungsassistent muss über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, da er oft mit verschiedenen Personen und Persönlichkeiten zusammenarbeitet, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Ein freundlicher und kooperativer Verwaltungsassistent kann effektiv mit seinen Kollegen, Managern und anderen Teams zusammenarbeiten und ihre Ziele und Bedürfnisse unterstützen. Sie können auch Respekt und Wertschätzung für Vielfalt und Inklusion zeigen und sich an unterschiedliche Kulturen und Vorlieben anpassen. Ein positiver und höflicher Verwaltungsassistent kann auch den Ruf und das Image des Unternehmens verbessern und die Kundenbindung und -zufriedenheit fördern.

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Michelle Williams

Executive Administrative Assistant at The University of Chicago
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My job as the admin to my executive is to be the face of his office. I represent him and our company in every single thing I do. The most important thing that I feel I do is build relationships with others - whether it be external or internal peers and colleagues. My dad taught me to treat the Custodian with the same respect as you would the CEO, and I carry that with me today. You not only gain respect from others, you gain trust and the image of your organization as a whole becomes that much more positive!

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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SILVER IBOK

Seasoned Administrative Assistant | BYUI pathway student
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Breach confidentiality: Admin assistants often have access to sensitive information about the company, employees, and clients. They need to maintain confidentiality and not disclose any confidential information to unauthorized individuals. This cannot be overemphasized, when bridged, it could lead to disciplinary action or loss of employment. This is one very important aspect of of being an admin assistant

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1 Organisatorisches Geschick

2 Kommunikationsfähigkeit

3 Problemlösungskompetenz

4 Technische Fähigkeiten

5 Zwischenmenschliche Fähigkeiten

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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