PROJEKTMANAGEMENT

1. BEGRIFFIGKEITEN UND ZUSAMMENHÄNGE

1.1 UNTERSCHIED: PROJEKT – AUFGABE

PROJEKTE  EINMALIGE VORHABEN

Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in

ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist

 einmalig und einzigartig

 verfolgt ein festgelegtes Ziel
 hat einen definierten Anfangs- und Endpunkt
 liegt in der Verantwortung eines Einzelnen (Projektleiter, Projektmanager)
 erfordert Ressourcen (z.B. Zeit, Kosten, Personal)
 nutzt die unterschiedlichen Fähigkeiten (Projektmitarbeiter)
 ist ein Instrument der Veränderung

AUFGABEN  WIEDERKEHRENDE AUFFORDERUNGEN (ROUTINEN)

ABLAUF EINES PROJEKTES

a) Projektinitiierung
(1) Ziel setzen
(2) Projektrahmen erstellen
mit Risikoanalyse
(3) Projektauftrag
b) Projektorganisation und Projektcontrolling
(1) Projektorganisation
b.1.1. Zerlegung eines Projektes in Vorgänge  PSP (Projektstrukturplan)
b.1.2.Ablaufplanung  PERT-Chart / Gantt-Chart hier können auch einige
(2) Projektcontrolling  Zeit-, Kosten-, Qualitätscontrolling Planungsfehler behoben
(ohne Projektorganisation und Projektplanung nicht möglich) werden (Ressourcen,
c) Projekt beenden Zeitpuffer, Qualität)
Projektziele wurden in veranschlagter Zeit, im geplanten
Kostenrahmen und in definierter Qualität erreicht. Reflektion des Projektes
 Ein Projekt, ob erfolgreich oder erfolglos, muss offiziell beendet werden.

(a.1) ZIELE - MÜSSEN:

 erreichbar sein  in sich und untereinander widerspruchsfrei sein

 überprüfbar (messbar) in Hinblick auf Qualität, Zeit und Kosten
 zahlenmäßig sparsam gesetzt sein  mit Firmenzielen im Einklang stehen
 voll Unterstützung von Auftraggeber und/oder Geschäftsführung besitzen

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1.2 AUFGABEN UND KOMPETENZEN:
PROJEKTMITGLIEDER / PROJEKTLEITER

PROJEKTMITGLIEDER

 Auftraggeber:
Person / Organisation welche den Auftrag für die Durchführung des
Projektes gegeben hat

 Lenkungsausschuss: (nicht zwingend)

dem Projektleiter übergeordnetes Entscheidungsgremium
-Formulierung des Projektauftrags -Ressourcenzuteilung
-Freigabe von Budgets -Freigabe von Projektphasen

 Projektleiter:
zuständig für die Planung, Überwachung und Steuerung

 Projektmitarbeiter:
setzen anfallende Aufgaben um

PROJEKTLEITER

Grundsätzliche Aufgaben:

 Durchführung des Projektes

 Erreichung der Projektziele
 Planung
 Organisation
 Koordination
 Kontrolle
 Leitung
 Projektkommunikation:
o Unterstützung für das Projekt gewinnen und erhalten
o durch „Reklame“ den Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz des
Projektes erhöhen
o die Erwartungshaltung an das Projekt steuern

Weitere Aufgaben:

 Ziele des Projektes mit Auftraggeber klar definieren

 Projektrahmen festlegen (grobe Rahmengrundlage)
 später Projektorganisation (detaillierte Projektrahmen)
 Projektstrukturplan erstellen -PSP-, Informationen dokumentieren

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(a.2) Aspekte des Projektrahmens:

o Kosten und Limitierungen

-Projektbudget, Kostenobergrenze dokumentieren
(Einfluss auf Zeitrahmen und Qualität eines Projektes)
-Limitierung der Zeit durch Auftraggeber  quantitative
Veränderung der Kostenstruktur kann dargestellt werden
-weitere Limitierungen: rechtliche Rahmenbedingungen, ökologische
Aspekte, geografische Verhältnisse, Unternehmensphilosophie
o Ergebnisse  Milestone-Sitzungen
-Ergebniserwartungen festlegen, Milestone-Sitzungen halten
-„verdecktes“ Problem -> übertreffen der Projektergebnisse
-„öffentliches“ Problem -> unterschreiten der Projektergebnisse
o Zeitpläne und Projektabschnitte  Milestone
-Projekt in Projektabschnitte zerlegen, nach inhaltlicher
Abschätzung des Aufwandes, feste Zeitpläne zuordnen
o Personal und andere Ressourcen
-ausloten aus welchen Quellen Mitarbeiter zu beziehen (in-/extern)
-überprüfen ob und im welchem Umfang MA zur Verfügung stehen
-weitere Ressourcen: Räumlichkeiten, technische Ausstattung oder
Betriebsmittel
o Zuständigkeiten
-festlegen und delegieren von Entscheidungsverantwortungen
Entscheidungen werden von Personen gefällt, welche im
Unternehmen für den Bereich zuständig sind
o Risiken
-Risikoanalyse durchführen  spezielle Projekt erkennbaren
Risiken aufführen: 1. Risiko benennen, 2. Wahrscheinlichkeit
einschätzen, 3. Vorbeugemaßnahmen festlegen, 4. Puffer zur
Schadensbegrenzung einbauen (Zeitpunkt und zur Kenntnis zu
setzende Personen sorgfältig auswählen)
o Strategien  „wie“
-welche Methoden und Werkzeuge (Techniken) sind geeignet
-welche Unternehmensrichtlinien sind zu berücksichtigen
 richtige Ziele + richtige Strategie + starke/positive
Unternehmensstruktur = sichern Erfolg

 Ein gut definierter Projektrahmen bildet das Gerüst für eine

erfolgreiche, detaillierte Projektorganisation

 Auftraggeber und Projektleiter wird in der PO immer mit angegeben

(a.3) PROJEKTAUFTRAG: Zusammengefasste Darstellu ng von Überlegungen,

Festlegungen & Absprachen in einem Referenzdokument

 Auftraggeber  Ziele  Risiken  Zuständigkeiten  Ressourcen

 Projektleiter  Kosten & Limitierungen  Zeitpläne & Projektabschnitte

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1.3 WEITERE WESENTLICHE BEGRIFFE
UNTERNEHMENSKULTUR – CI – CORPORATE IDENTITY

als Übereinstimmung „des Denkens, Fühlens und Handelns mit dem definierten Selbstverständnis einer
Unternehmung“.

Corporate Design (CD) als Summe aller visuellen Elemente

Corporate Behaviour (CB) als Gesamtheit der Verhaltensweisen mit allen Interaktionspartnern

Corporate Communications als koordinierte Kommunikation nach innen und außen

 Der Projektleiter muss zur erfolgreichen Bearbeitung eines Projektes diese

„Unternehmensrichtlinien“ beachten!

METHODEN UND TECHNIKEN ZUR DURCHFÜHRUNG EINES PROJEKTES

Arbeitsmethodik: für Projektleiter wichtig zu erkennen, nicht generell keine Zeit, sondern nur
für bestimmte Dinge keine Zeit

z.B. A Aktivitäten auflisten

L Länge der Aktivitäten schätzen (realistisch)
P Pufferzeiten einbauen (Störungen)
E Entscheidungen über Priorität und/oder Delegation der Aktivität
(Projektleiter muss nicht alles selber machen)
N Nachkontrolle
(Kontrolle delegierter und eigener Aktivitäten -> Zeit, Kosten, Qualität)
- Methode

60 % geplante Aktivitäten der zur Verfügung stehenden Zeit

20 % Puffer aus der zur Verfügung stehenden Zeit

20 % sonstige Tätigkeiten der zur Verfügung stehen Zeit (Wartung)

- Methode

Feedback: zeitnah, direkt, persönlich, positiv

Widerstand, Konflikte: J Ja sagen und akzeptieren

U Untersuchung der formellen und informellen Botschaften
D Druck weglassen -> Druck erzeugt Gegendruck
O Offene Kommunikation erreichen
-Methode

Kreativitätstechniken: Brainstorming

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2. PROJEKTPLANUNGSINSTRUMENTE -(b)-

2.1 ARTEN VON PROJEKTPLANUNGSINSTRUMENTEN

(PSP, MILESTONES, MATRIXSTRUKTUR)
-PROJEKTORGANISATION-
(b.1) Projektorganisation: Zerlegung eines Projektes in Vorgänge

(b.1.1) Projektstrukturplan erstellen (PSP): -Aufteilung aller zur Erreichung des Projektziels
notwendigen Arbeiten und Aufwendungen
in einzelne Arbeitsvorgänge
-Umfang und Erfordernisse werden dargestellt

Ebenen des PSP: Ziel des PSP ist die Gliederung des Projektes in Projektabschnitte

Oberste Ebene: Projektabschnitte  „Sammelvorgänge“

Unterste Ebene: einzelne Arbeitsschritte zur Erreichung der

Projektabschnitte  „Vorgänge“

Projekt

Projektabschnitt Projektabschnitt Projektabschnitt

1 2 3
Vorgang 1.1 Vorgang 2.1 Vorgang 3.1
Vorgang 1.2 Vorgang 2.2
Vorgang 1.3 Vorgang 2.3 Vorgang 3.2
Vorgang 2.4

Beinhaltet ein Projekt mehr als 10 Vorgänge, kann eine weitere „Sammelebene“ als Teilabschnitt
unterhalb eines Projektabschnittes eingefügt werden.
Projekt
Projektabschnitt 1

Teilabschnitt 1.1 Teilabschnitt 1.2

Vorgang 1.1.1
Vorgang 1.2.1
Vorgang 1.1.2

Vorgang 1.1.3 Vorgang 1.2.2

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Vorgänge im PSP müssen: - richtig gewählt
- korrekt beschrieben Projektleiter muss beim
- erreichbar sein Erstellen des PSP mit
- vollständig sein Fachleuten abstimmer

 Vorgänge sind Aufgabenstellungen und müssen messbar in Bezug auf Ressourcen (Zeit &
Kosten) sein, ein „inhaltlich“ überprüfbares Ende haben (Qualität) und einen definierten Anfangs-
und Endpunkt aufweisen

Informationen über die Aufgabenstellung eines Vorgangs:

 genaue Beschreibung der Aufgabe

 Definition: der Voraussetzungen (bevor die Aufgabe begonnen werden kann); welche
Ergebnisse erreicht werden müssen; der Zuständigkeiten
 Bestimmung der Ressourcen und Fähigkeiten um Aufgabe zu erfüllen
 voraussichtlicher Zeitaufwand

Wird ein Projektabschnitt erreicht –Milestone–, werden dem Auftraggeber

und dem Projektteam die Ergebnisse präsentiert.

PLANUNG DER PROJEKTMITARBEITER:

Hierarchische Struktur  Freistellung des Mitarbeiters im Unternehmen für
Projektverlauf; kurze Entscheidungswege, volle
Konzentration, eingespieltes Projektteam
negativ: isolation des Projektteams vom Unternehmen

Matrixstruktur  Mitarbeiter arbeitet nur einen Teile seiner Arbeitszeit

im Projekt mit, zeitweise Projektaufgaben; Projekt stärker
im Unternehmensablauf integriert und höhere Akzeptanz,
durch Vielzahl der Betrachter können verdeckte Fehler
vermieden werden
negativ: fehlende Kommunikation, Zuständigkeitsgerangel
zwischen Projektleiter und Abteilungsleiter

Abteilung Projekt 1 Projekt 2

Abteilung -X- Mitarbeiter A Mitarbeiter B
Abteilung -Y- Mitarbeiter E Mitarbeiter C
Abteilung -Z- Mitarbeiter C Mitarbeiter A

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-PROJEKTPLANUNG-
(a.1.2) ABLAUFPLANUNG
Der Projektleiter muss im zeitlichen Gesamtrahmen des Projektverlaufes die Vorgänge in der
geforderten Aufeinanderfolge platzieren und notwendige Ressourcen mengen- und zeitmäßig
richtig einplanen.

Grundlagen zur Realisierung einer Ablaufplanung:

- PSP
- verlässliche Schätzung über Zeit und Ressourcenbedarf
einzelner Vorgänge
- Kenntnis über die möglichen Abhängigkeitsbeziehungen
zwischen den Vorgängen

Der erste erstellte Ablaufplan wird als Baseline bezeichnet, welcher sich jedoch im Laufe des
Projektes durch falsche Einschätzungen ändern kann.

Schätzungen: - müssen sich nach erwarteten Aufwand richten

- dürfen keine Puffer enthalten
- müssen ehrlich sein
- Fähigkeiten & Erfahrungen der Projektmitarbeiter berücksichtigen
- Annahmen und Verfahren müssen dokumentiert sein
- müssen im Projektverlauf überprüft werden

Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Vorgängen:

-EA- Ende - Anfang: Vorgang kann erst beginnen wenn Vorgänger beendet
-AE- Anfang - Ende: Vorgang kann enden, sobald Vorgänger angefangen hat
(verdrehte Reihenfolge, selten)
-EE- Ende - Ende: Vorgang kann erst enden, wenn anderer endet
z.B. Grundwasser abpumpen bis Bodenplatte gegossen
-AA- Anfang - Anfang: Vorgang beginnt, sobald anderer beginnt

 Darstellung eines Ablaufplanes:

PERT-CHART – NETZPLAN DIAGRAMM

Netzplan eines PERT - Diagramms:

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 Beispiel eines PERT - Diagramms:

Gantt-CHART
Beispiel Gantt Diagramm

Controlling:
Kontrolle des Basisplans (Baseline) mit IST-Plan
 Vergleiche durch Teammeetings
 Reaktion bei Unterschieden Dokumentation
 Anpassung des Plans

ZU KONTROLLIERENDE FAKTOREN SIND ZEIT, KOSTEN UND QUALITÄT

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ZEITCONTOLLING:

 Zeitplanung des Projektes mit Milestones, bei denen am Ende jedes

Projektabschnittes die Ergebnisse präsentiert und gewertet wer den

 Kontrolle von Anfang und Ende einzelner Vorgänge (Arbeiten) innerhalb der
Projektabschnitte um zuverlässige Einschätzung des Projektfortschrittes zu
ermöglichen

wesentliche Zeitdaten sind: - Status des Vorganges (beginnt am, in Arbeit,

abgeschlossen
- die bereits aufgewendete Zeit
- Schätzung der zur Beendigung des Vorgangs noch
benötigte Zeit

KOSTENCONTOLLING:

 der „Wert“ der bisher geleisteten Arbeit im Projektverlauf wird erfasst

 Kosten sind z.B. Personal-, Maschinen-, Material-, Dienstleistungskosten

 ein „erfreuliches“ Kostenprofil eines Projektes kann vom PL als Erfolg dargestellt
werden

QUALITÄTSCONTOLLING:

 Festlegung der Qualitätsfaktoren wird durch Art der Arbeit oder B eschaffenheit
des zu erstellenden Produktes bestimmt

 wesentliche Merkmal ist es von vorne herein Qualität zu schaffen, nicht erst nach
Beendigung der Arbeit bzw. nach Fertigstellung eines Produktes

 PL muss im Team dafür sorgen, dass die Dinge richtig laufen und nicht ständig
korrigiert oder repariert werden müssen

 Festlegung von: - anzuwendende Arbeitsmethoden, Verfahren und Techniken

- Qualitätsstandards für die zu erreichenden Ergebnisse
- Qualitätsstandards für Aufsichts- und Prüfverfahren
- Checkpunkte zur Qualitätskontrolle

 Darstellung einer Projektplanung: MS-Projekt – Projektplanungssoftware

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(c) PROJEKT BEENDEN

EIN PROJEKT, ERFOLGREICH ODER ERFOLGLOS, MUSS OFFIZIELL BEENDET WERDEN.

Wesentliche Punkte eines offiziellen und dokumentierten Projektendes sind:

 die genaue Beschreibung der aufgetretenen Probleme jedes einzelnen

Projektabschnittes, deren Ursachen und Lösungen bzw. Lösungsansätze
 das Beschreiben der Stärken und Schwächen der Projektorganisation und des
Projektcontrollings
 das Beschreiben der „gelernten Lektionen“

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