Einführung von SharePoint in ein Unternehmen

Das Kollaborationsparadigma. Fallstricke und Lösungen

Von Marcel Broschk

Gründe für eine SharePoint Einführung

Microsoft SharePoint ist nicht erst seit der Version 2013 eines der führenden Produkte im
Bereich Collabaration- und Content Management-Software am Markt, sondern hat sich seit der
ersten Version 2001 am Markt etabliert und ist eng mit der Office Welt verzahnt. Zudem
beinhaltet SharePoint 2013 je nach Version (Standard oder Enterprise), die Möglichkeit eine
Social Features zu verwenden, Yammer und OneDrive for Business einzubinden, eine Vielzahl
von BI-Funktionen zu verwenden, den Microsoft AppStore anzubinden, sowie eine High-Level
Suchmaschine zu integrieren.

Bei einer Einführung von SharePoint werden jedoch auch immer kaufmännische Aspekte zum
Tragen kommen. Das Analystenhaus Forrester hat im Auftrag von Microsoft eine Studie über den
wirtschaftlichen Nutzen von SharePoint 2010 untersucht. Dabei wurden 11 Unternehmen
interviewt, die bereits das System einsetzen. Das Ergebnis war, das der Return of Investment im
Schnitt 108 Prozent lag und in weniger als 12 Monaten der Break-Eaven erreicht wurde.
Einsparungen und Kosten, können je nach Größe der SharePoint-Umgebung (Anzahl der User),
Anzahl der User und nach Einsatz der SharePoint-Version variieren.

Last but not least geht es vielen Unternehmen nicht nur um Kosteneinsparungen und
Umsatzsteigerungen. Auch Thematiken wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Innovation
und Agilität sind den Unternehmen wichtig, wie Maslows Return of Investment Hierarchie für
Enterprise 2.0 Projekte aufzeigt.

Bild 1: Maslow Return of Investment für Enterprise 2.0 Projekte

Lizenzen gekauft. Was nun?

Der erste Schritt ist immer Regelfall, die Planung der SharePoint-Farm. Für die Implementierung
stehen dann 4 Plattformoptionen zur Wahl. SharePoint in Office 365, Hybridlösung mit Office
365, Microsoft Azure und Lokal (OnPremise). Um eine Entscheidung hinsichtlich der Architektur
zu treffen, empfiehlt es sich einen Workshop mit Vertreter aus den Fachbereichen
durchzuführen, um in Erfahrung zu bringen, welche Funktionen und Restriktionen in den
Fachbereichen vorliegen. Des Weiteren sollten neben SharePoint Farm weitere Themen wie z.B.
Remote BLOB Storage , Granular Backup , Office Web Apps , Azure Workflow Foundation ,
Hardware Load Balancer oder Systemüberwachung in Erwägung gezogen werden,

Nicht gleich Alles auf einmal!

Nichts ist wichtiger für die Akzeptanz einer Software als ein guter Start. Eine Startstrategie bzw.
Einführungsstrategie kann dabei helfen diese Hürde zu meistern. Die Inhalte der Startstrategie
sollten sein, ein Startprojekt (Art des Portals, die internen und externen Ansprechpartner zu
definieren, sowie einen Zeit- und Investitionsrahmen festzulegen.

Bild 2: Startstrategie

Klassische Szenarien für eine SharePoint Einführung sind die Ablösung bzw. Erstellung eines
Intranets, Projektportal , Ablösung von Teilen des File Service,

Es muss aber nicht verkehrt sein ein Blick auf die Zukunft werfen. Der IT-Bereich kann in
Verbindung mit den Fachbereich auch eine SharePoint-Roadmap zu entwickeln, in welcher die
kurz-, mittel- und langfristige Gestaltung einer SharePoint-Anwendungslandschaft festgehalten
wird.
Bild 3: SharePoint Roadmap

Folgende 12 Fragen können bei der Erstellung einer Roadmap unterstützen:

 Welche funktionalen Einheiten (Organisationseinheiten) wollen Sie mit SharePoint 2013

abbilden und welche Prioritäten liegen vor?
 Wollen Sie ein Projektportal mit SharePoint 2013 und/oder Project Server 2013
aufbauen?
 Wollen Sie SharePoint 2013 als Content Management System nutzen?
 Wollen Sie SharePoint 2013 Artikel veröffentlichen und Redaktionsprozesse anwenden?
 Gibt es zentrale Excel-Tabellen, Access-Datenbanken oder Formulare?
 Wollen Sie externe Datenanbindungen (Line of Business wie z. B. CRM, ERP, etc.)
realisieren?
 Wollen Sie eine Business Intelligence-Plattform aufbauen?
 Haben Sie vordefinierte Abläufe und Prozesse, die Sie mit SharePoint abbilden wollen?
 Wollen Sie bestehende Anwendungen an SharePoint anbinden?
 Wollen Sie bestehende Anwendungen nach SharePoint migrieren?
 Sollen Dritte (von außerhalb des Firmennetzes) Ihr SharePoint-System nutzen?
 Wollen Sie Teile Ihres File Services in den SharePoint migrieren?
Was sind die häufigsten Fehler?

Platz 1: Die Verwendung von Ordner in Dokumentbibliotheken macht im Regelfall keinen Sinn,
weil die Filterfunktionen nur je Ordner, aber nicht für die komplette Dokumentenbibliothek
funktionieren. Die unterschiedlichen Berechtigungen sind häufig durch den Aufbau und die
Strukturierung von Organisationsportalen vermeidbar.

Platz 2: Die Beschränkung auf die technische Bereitstellung . Nach der Installation und Konfiguration
werden Site Collection und Sites den Mitarbeitern ohne Schulung bzw. Einführung zur Verfügung
gestellt. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der vom Management nicht mehr zu kontrollieren ist. Die
Navigation zu den Team-Sites ist in den meisten Fällen undurchsichtig oder existiert gar nicht.
Deshalb sollte man in Erwägung ziehen Fachverantwortliche, IT-affine Mitarbeiter, bzw., für
Projektleiter, oder Verfahrensverantwortliche als Key User auszubilden und entsprechend zu schulen.

Platz 3: Fehleinschätzung von SharePoint als intuitives Out-of- the-Box-Produkt. Der Funktionsumfang
von SharePoint ist riesig, aber es nicht so übersichtlich, wie ein Microsoft Office Client-Produkt.
Administratoren benötigen im Regelfall einen 2-4 Tage Workshop um sich in die Admin-Funktionen
von Microsoft SharePoint zurechtzufinden, Power Shell anwenden zu können und zu wissen, wie man
im Fehlerfall vorgehen muss. Der Aufwand für die Schulung von Key-Usern liegt im Regelfall zwischen
1 und 4 Tagen.

Aufbau und Planung von erfolgreichen SharePoint Portalen

Um Fehler zu vermeiden bzw. zu minimieren, ist es wichtig ein Verständnis dafür zu erlangen,
wie man erfolgreiche SharePoint-Projekte umsetzten kann. Zur Verbildlichung hilft hierbei das
„SharePoint Haus“. Die Software SharePoint bildet das Fundament dieses Hauses. Die meisten
Kunden setzen jedoch mindestens 1 Drittherstellersoftware (wie z. B. Nintex Workflow , Nintex
Forms , AvePoint DocAve Granular Backup , dox42 Server , Apps aus dem Microsoft Store etc.)
oder Eigenentwicklungen (Solutions oder Apps) ein, welches das zweite Fundament bilden. Die
tragenden Säulen eines SharePoint-Hauses sind jedoch die Prozesse, Strukturen, Richtlinien
und Befähigung der Mitarbeiter.

Beispiele für Prozesse : Vorgänge zur Bereitstellung von Site Collections, Service Level
Agreements, Abbildung von Prozessen im SharePoint Portal, etc.

Beispiele für Strukturen : Abbildung der Organisationseinheiten, Projektstrukturen und deren

Inhalte hinsichtlich deren Struktur und Arbeitsweisen. Erstellung von dazu passenden
Inhaltstypen, Websitespalten und verwalteten Metadaten.

Beispiele für Richtlinien : Erstellung von Kommunikationsrichtlinien, Steuerungspläne ,

Compliance-Pläne , Berechtigungsmanagementübersichten, Informationsbereitstellungs-
Richtlinien, Information-Lifecycle-Definitionen und Social Enterprise Guidelines,.

Beispiele für Befähigung : Anwender-Schulung, Kurzvideos für Anwender, Anleitungen, FAQs,

Technische Konzepte, Fachliche Konzepte, und Administratoren-Workshops.

Durch Kontinuität und Zeit kommen so die Menschen und Informationen zusammen und die viele
Vorteile (siehe Dach des Hauses) kommen zum Tragen.
Bild 4: Das SharePoint-Haus

Entwicklung, Deployment und Betrieb

Wichtig für einen Betrieb ist eine klare Aufgabenteilung. Es gilt die Rollen und Befugnisse zu
definieren. Ein Beispiel hierfür kann ein Rollenplan sein:

Rolle Befugnisse Recht

SharePoint Admin Farmadministration Vollzugriff auf Backend und
Frontend
Key User Site Collection oder Site- Vollzugriff auf Site Collection
Admin je Organisationseinheit oder Site
Projektleiter Site Collection oder Site- Vollzugriff auf Site Collection
Admin je Projektseite oder Site
Mitarbeiter Hinzufügen und Löschen von Mitwirken
Organisationseinheit Dokumenten
Mitarbeiter von Projekten Hinzufügen von Dokumenten Mitwirken ohne Löschen

Tabelle 1: Rollenplan

Je nach Größe des Unternehmens kann es Sinn machen einen Service Desk einzurichten, der
die Personen im 2nd und 3rd Level innerhalb des Unternehmens entlastet.

Da Microsoft Kumulative Updates und Service Pack veröffentlicht, sollten mindestens 4

Wartungsfenster definiert werden. Von einem automatischen Rollout der Updates ist abzusehen,
da hierfür immer der SharePoint Konfigurationsmanager manuell gestartet werden muss. Mit
SharePoint 2016 wird Microsoft einen überarbeiten Update Prozess bereitstellen, der es
ermöglicht, innerhalb des Betriebs zu updaten.
Es sollten Development Guides definiert werden, in welchen die Namenskonventionen für alle
Typen von Artefakten festgehalten werden. Sowie Code Metrics (z. B. lines per class), erlaubte
Drittanbieter Tools und Testing Guidelines (Load Test, Performance Tests) definiert werden.
Ebenfalls sollte definiert werden in welchem System (z. B. Team Foundation Server) der
Software Code und die Dokumentation verwaltet wird.

Unternehmenskultur und der Umgang mit Veränderungsprozessen

Letztendlich jedoch muss wird ein Portal von den Menschen und der Akzeptanz gegenüber dem
Softwareprodukt getragen. Man kann jedoch von Seiten des Unternehmens eine gewisse
Verbindlichkeit in dem man die Arbeitsweise mit SharePoint als neue Kommunikationsrichtlinie
definiert. Dort sollten wichtige Grundsätze verankert werden, wie z. B. das Arbeitsdokumente
stets im SharePoint abgelegt werden sollen und per Mail nur noch Links versendet werden oder
das in Ordner in Bibliotheken nur in Ausnahmefällen gestattet sind.

Menschen durchlaufen 7 Phasen beim Bewältigen von Veränderungen. Aus diesem Grund sind
die operativen Führungskräfte gefragt, um bei diesem Paradigmen (dem Arbeiten mit
SharePoint) behilflich zu sein und zu leiten.

Fazit

Die Einführung von SharePoint in ein Unternehmen ist ein stetiger Prozess und wächst mit den
Ideen und Wünschen der Mitarbeiter und des Managements. Um diese technologische und
anwendungsspezifische Herausforderung zu meistern, sollte man einem IT-Dienstleister, wie die
Fritz & Macziol, an seiner Seite haben,

Autor

Marcel Broschk ist SharePoint Senior Consultant der Firma Fritz & Macziol Group und ist
Spezialist für SharePoint Szenarien in Verbindung mit Project Management und
Business Prozessen.