02 - Technische Aspekte DMS
02 - Technische Aspekte DMS
02 - Technische Aspekte DMS
Vorlesung Geschäftsprozessmanagement –
2. Themenblock – Technische Aspekte von
Dokumentenmanagement-Systemen
—
Dipl.-Inform. Christoph Altenhofen / [email protected]
DHBW Mannheim, 2022
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Komponenten.jpg
Gliederung
Gliederung
Dokumenten-Erstellung/Modifikation
Unterstützung durch ein DMS
Weitergehende Unterstützungsmöglichkeiten
▪ Abbildung von Freigabeworkflows
Gliederung
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Erfassung und Erschließung für den Anwender oftmals in einem Arbeitsgang (bspw. »drag & drop« einer Datei ins
DMS)
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Verfahren: Bewertung:
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▪ Notwendige Vorlagenaufbereitung (Klammern entfernen, glätten, aus Folienhüllen entnehmen, sortieren, kopieren ...)
▪ Qualität der Vorlagen (Kontrast, Format, Papierqualität ...)
▪ Art der benötigten Information (Farbe, S/W, Graustufen ...)
▪ Qualitätsanforderungen an die Scans (Auflösung, Weiterverarbeitung ...)
▪ Benötigte Nachbearbeitung (Filtern, Bereinigen, Transformieren ...)
▪ Erforderliche Dokumentationspflichten
▪ Zu erfassende Datenmengen
Wichtiger Grundsatz:
Nicht jedes Dokument muss auch auf der höchsten Qualitätsstufe digitalisiert werden
→ Schutzbedarfsanalyse
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Vorteile: Vorteile:
▪ Verteilung elektronischer Dokumente ▪ Geringerer Umstellungsaufwand für die Sachbearbeiter
→ Einsparung von Postverteilzeiten ▪ Nur relevante Dokumente werden im System aufgenommen
▪ Dokument unmittelbar nach Eingang elektronisch abgelegt
→ Sicherheit, Zugriffsmöglichkeit, Nutzung im HomeOffice Nachteile:
▪ Keine Beschleunigung der Postverteilzeiten
Nachteile: ▪ Gefahr des »Verlierens« von Dokumenten vor der Archivierung
▪ Auch unwichtige Dokumente landen im System ▪ Dokumente stehen im HomeOffice nur analog (= als Papier) zur
▪ Nacherfassungsprozess (für nicht zu erfassende Dokumente) Verfügung
umzusetzen ▪ Dokumente erst nach der abgeschlossenen Bearbeitung für Andere
▪ Zeitliche Rahmenbedingungen beachten im System recherchierbar
▪ Größerer Umstellungsaufwand für die Sachbearbeiter
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»Frühes Scannen«
Beispielhafter Ablauf der Erfassung am Posteingang
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▪ Direkt am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung ▪ Beim Dienstleister vor Ort Position abhängig vom
▪ An zentraler Stelle in der Abteilung (bspw. ▪ Inhouse mit Maschinen und Arbeitskräften Erfassungsprozess!
Sekretariat) des Dienstleisters
▪ An allen Orten im Unternehmen, an denen Viele Alternativen und Kombinationen
Papierdokumente entgegengenommen denkbar
werden (z.B. Warenannahme, Außenstelle,
Poststelle) Geeignete Alternative (oder Kombination
▪ An einer zentralen Stelle des von Alternativen) ist individuell zu
Unternehmens bestimmen
(z.B. neue Stelle, Archiv, Poststelle)
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Erschließung Wiederauffindung
Hoch
Suchaufwand
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Manuelle Attributierung
Der Standardfall zur Dokumentenerschließung
2 grundsätzliche Probleme:
▪ Tippfehler des Benutzers
▪ Differierende Begriffswelten
(z.B. Unfallbericht, Unglücksfall, Beschreibung Unfallhergang, Schilderung Autounfall mit Personenschaden)
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Thesaurus
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Domänenspezifischer Thesaurus
Zwei Beispiele (www.openthesaurus.de)
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Papier- Digitalisieren /
dokument(e) Einscannen
Texterkennung
Bitmap-Abbild
durch OCR
abcdefg
hijklmnop Text in Weiterverarbeitung
qrstuvw
xyz ASCII-Code des Dokuments
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OCR / ICR-Einsatz
Belegqualität und Weiterverarbeitung entscheidend
Schriftarterkennung
▪ Alle gängigen Maschinenschriften
▪ Handschrifterkennung noch im Stadium der Entwicklung (Ausnahme: Massenbelege)
Vereinfachung der Erkennung über die Definition von Ausschnitten und Informationsart
→ automatisch identifizierbares Formular
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Einsatz von Wörterbüchern zur Validierung der Erkennung kann Ergebnisse verbessern
▪ Bei »normierter« oder normaler Sprache gute Ergebnisse
▪ Bei Fachsprache ggf. problematisch (außer Kontext ist bekannt)
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Gliederung
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Ziel:
▪ Möglichst Blindverarbeitung der eingehenden Dokumente
Bewertung
▪ Systeme funktionieren bei homogenem Ausgangsmaterial relativ gut
▪ Automatisierungsrate extrem von Qualität des Ausgangsmaterials abhängig
▪ Komplexe Buchungen (bspw. mehrere Bestellungen auf einer Rechnung oder Teillieferungen) problematisch
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gewünschte Dokumente
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Direktes Retrieval
Das Standardverfahren im DMS
Abgleich von
▪ Benutzerfrage und
▪ Datenbankinhalt
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Informationsbedarf Dokumenten-
sammlung
Feedback stellt
Attributierung
Anfrage
Vergleich der
Anfrage mit dem
Dokumenten-
bestand
relevant/
nicht relevant Ergebnisliste
(Dokumente, die auf
die Anfrage passen)
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Fakten-Retrieval
Die einfachste Variante der Informationssuche
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Information Retrieval-
Datenbank-Systeme System/DMS für
für Faktenwissen Dokumente
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Volltextrecherche
Grundlegendes Konzept der Umsetzung
Verschlagwortung erfolgt unmittelbar bei der Übernahme des Dokuments ins System
▪ Unmittelbar nach dem Einstellen im System wird das Dokument verarbeitet und der Volltextindex des Dokuments erstellt
▪ Verarbeitung kann (je nach Größe und Leistungsfähigkeit der Software) wenige Minuten dauern
▪ Teilweise Verarbeitung auf separater Hardware/CPU
Auch bei großem Dokumentenbestand relativ schnelle Suche, da die Suche auf dem Volltextindex (d.h. auf einer
Datenbank) ausgeführt wird
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Volltextrecherche
Linguistische Rechercheunterstützung
Varianten Synonymliste
▪ Calcium, Kalzium ▪ Vorgangsbearbeitung Workflow
▪ Prozess, Prozeß ▪ DMS ECM
▪ Dokumenten-Management, Dokumentenmanagement ▪ File Datei
▪ e-business, E-Business, e-Business, E-business
Mehrsprachige Suche
Morphologie
▪ Folien, Folie Thesaurus
▪ Dokument, Dokumentes, Dokuments ▪ Oberbegriff/ Unterbegriff
▪ verwandter Begriff
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Sortiert nach
▪ Wichtigkeit / Relevanz
▪ Datum (chronologisch)
▪ Dokumentenname (alphabetisch)
▪ Attributgruppierung
▪ …
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Effizienz
▪ Benötigte Prozessorleistung
▪ Notwendiger Energieeinsatz
▪ Benötigter Speicherplatz
𝑟𝑒𝑙𝑒𝑣𝑎𝑛𝑡 ∩ 𝑔𝑒𝑓𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
Daten-Basis
▪ Precision:
𝑔𝑒𝑓𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛
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Gliederung
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COLD
Was ist das?
Heute:
▪ Synonym für die Schnittstelle zur automatischen Übergabe von Dokumenten aus Vorsystemen (insbes. ERP-Systemen) in ein
ECM-System (bspw. Archiv)
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Gliederung
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Begriffsbestimmung
Was ist Ablage/ Archivierung?
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