01 - Einfuehrung Ins Thema
01 - Einfuehrung Ins Thema
Vorlesung Geschäftsprozessmanagement –
1. Themenblock – Einführung ins Thema
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Dipl.-Inform. Christoph Altenhofen / [email protected]
DHBW Mannheim, 2022
Gliederung
Motivation …
… für Geschäftsprozessmanagement
… für Dokumentenmanagement
… für Workflowmanagement
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
Internationalisierung
Kürzere Produktlebenszyklen
Preisverfall
Gesättigte Käufermärkte
Verantwortlichkeiten festlegen
▪ Funktionale Verantwortung
▪ Prozessverantwortung
Was ist Digitalisierung? Sie bestehe, so Petry, erstens aus der Digitalisierung
der Geschäftsprozesse, zweitens aus digitalen Kunden-Angeboten wie
Software etwa in den Hilti-Bohrhämmern, die die analogen Geräte mit
Smartphones verbinden und Software, die Statik-Berechnungen durchführt.
Drittens geht es um die digitale Kundenschnittstelle wie etwa Social-Media-
Angebote. ‚Alle drei Elemente sind zu bearbeiten. Wenn Sie den ersten Teil
nicht umsetzen, ist es kein Sustainable Model‘, sagte Petry. Die Integration
der Geschäftsprozesse sei die Voraussetzung für alles Weitere.«
Johannes Klostermeier über einen Vortrag von Martin Petry
CIO der Hilti Befestigungstechnik AG auf den IT-Strategietagen 2016
http://www.cio.de/a/das-wunder-der-digitalisierung-von-cio-martin-petry-entmystifiziert,3254004,2
Gliederung
Motivation …
… für Geschäftsprozessmanagement
… für Dokumentenmanagement
… für Workflowmanagement
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Reklamationsabt.
Konstruktion
Vertrieb
Systemtest / QS
Dokumente
Kunden-Service
Fertigung
Instandhaltung
…
Unternehmensleitung
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Ergebnis:
Insbesondere für einen Außenstehenden ist es nahezu unmöglich, eine benötigte Information in einer angemessenen
Zeit zu finden!!
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Gliederung
Motivation …
… für Geschäftsprozessmanagement
… für Dokumentenmanagement
… für Workflowmanagement
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Ausgangslage
Motivation für Workflowmanagement
Parallele Prozesse
Arbeitsverteilung
▪ Ungeregelte Zusammenführung
der Ergebnisse
Sachbearbeitung Sachbearbeitung
Fehleranfällig
Keine Statusüberwachung
Entscheiden
Ergebnis
Postausgang
Zentralarchiv
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Keine Datensicherheit
Keine Transparenz
Viele nicht aufeinander abgestimmte Prozesse
Mehrarbeit durch mehrfache Datenhaltung / Systembrüche innerhalb der Bearbeitung
Unübersichtliche Strukturen und Datenablage
Inkonsistente Daten
Bei papierbasierten Abläufen zusätzlich
▪ Lange Transportzeiten
▪ Medienbrüche
▪ Kein standortunabhängiger Prozessablauf (bspw. mit Mitarbeitenden im Homeoffice)
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Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Definitionen im Geschäftsprozessmanagement
Als Prozess wird eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten verstanden, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um
ein oder mehrere Ziele zur erreichen. Prozesse werden von spezifischen Ereignissen ausgelöst (Input) und haben ein oder mehrere
Ergebnisse (Output), die entweder zum Abschluss des Prozesses führen oder in einen weiteren Prozess münden.
(Quelle: BPM Common Body of Knowledge – BPM CBOK®)
Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Kette von Aktivitäten, die inhaltlich abgeschlossen sind und unter Zuhilfenahme von
Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt
werden.
(Quelle: Gaitanides 1994)
Geschäftsprozessmanagement ist ein Rahmenkonzept zur Gestaltung, Erfassung, Optimierung, Verwaltung, Steuerung,
Umsetzung und Kontrolle von betrieblichen Abläufen unter Verwendung geeigneter Methoden und Werkzeuge.
(Quelle: Maurer, Schwickert 1998)
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Verbalteil Neustrukturierung
Auftragsbearbeitung
teil- Monatsabschluss- des Bereichs
Projektbearbeitung
strukturiert bericht Marketing
Analyse und
Forschungs- und
Analyse Lösung eines
un- Entwicklungs-
Inventurdifferenzen bisher unbekannten
strukturiert analyse
Problems
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Groupware ist Mehrbenutzer-Software, die zur Unterstützung von kooperativer Arbeit entworfen und genutzt wird und die es
erlaubt, Informationen und (sonstige) Materialien auf elektronischem Wege zwischen den Mitgliedern einer Gruppe koordiniert
auszutauschen oder gemeinsame Materialien in gemeinsamen Speichern koordiniert zu bearbeiten.
(Quelle: Oberquelle 1991)
Ein Workflow ist ein automatisierter Geschäftsprozess, bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen
verschiedenen Teilnehmern entsprechend einer Menge von Ausführungsregeln übertragen werden.
(Quelle: WfMC)
Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der
Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.
(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow-Management)
Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Sie befassen sich mit der
Definition, Erzeugung und Verwaltung von Workflows.
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Workflow-Management-Systeme
Fokus auf der Steuerung der Unternehmensabläufe
▪ Organisatorisches Hintergrundwissen
▪ Vorgangsdefinition
▪ Vorgangsverwaltung
▪ Informations- und Dokumentenverwaltung B D E
A
C
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Gruppenkalender
Wiedervorlagen
Workflow
E-Mail Routing
Ad-Hoc
gemeinsame
Datenbestände
und Chat
Gruppeneditoren Informationen Videokonferenzen
Application sharing Desktopkonferenzen
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Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Grundlegende Funktionalität
Papierbasierter Ablauf
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Grundlegende Funktionalität
Elektronisches Archiv
Archiv
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Grundlegende Funktionalität
DMS (i.e.S.) & Elektronisches Archiv
DMS Archiv
(i.e.S)
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Dokumenten-Management
Definitionen
Dokument
Ein Dokument im Sinne des DMS ist eine Einheit von Informationen, die in einem IT-System als einzelne Datei
oder als Sammlung von Dateien vorliegt.
Dokumenten-Management-System (i.w.S)
Ein Dokumenten-Management-System im weiteren Sinne (i.w.S.) muss alle Phasen des gesamten
Dokumentenlebenszyklus unterstützen.
Dieser Zyklus beginnt mit der Erstellung oder dem Eingang eines Dokuments und schließt entweder mit seiner
dauerhaften Ablage oder mit seiner definierten Vernichtung.
Zwischen diesen Enden liegt die Erschließung des Dokumenteninhalts, die vorübergehende Speicherung,
die Langzeitarchivierung, die Suche, die Bearbeitung, der Ausdruck und die Übermittlung des Dokuments
an andere Stellen.
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Drucker
Dokumenten-
Verwaltungs-
Scanner
software
Mobile Client
Datenbank
Storage-System
Archiv-Server
Terminal /
Client
Langzeitarchiv
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Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Komponenten.jpg
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▪ Erfassung und möglichst automatische Verarbeitung eingehender ▪ Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und
Informationen und Dokumente -ergebnissen
▪ Aktenführung und Records Management werden in der ISO 15489
Output Management (legt Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung)
als Synonym verwendet
▪ Bereitstellung von Informationen und Übergabe an andere Personen
oder Systeme Stammdatenmanagement / Master Data Management
▪ Beinhaltet (MDM)
▪ Eingabe der Informationen in Systeme (z.B. Informationsübergabe
auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) ▪ Grundlage für viele Unternehmensanwendungen
▪ Aufbereitung der Informationen (z.B. Konvertierung oder ▪ Stammdaten: (relativ) statische Daten, die mehrfach verwendet
Kompression) werden, z.B. Personen, Kunden, Lieferanten, Artikel
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Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Höhere Rechtssicherheit
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Vollständige Informationen
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Früher im Fokus
▪ Kürzere Such- und Beschaffungszeiten
▪ Erhöhung von Produktivität und Motivation des Personals
▪ Umfassende Unterstützung von Sachbearbeitern bei Ablage und
Beschaffung von Informationen
▪ Qualitätsverbesserung der Information
▪ Einsparung von Archivraum
▪ Einsparung von Material (Durchschlag, Ordner, Kopierer)
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Chancen Risiken
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Gliederung
Motivation
Nutzenaspekte
Literaturempfehlungen
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Literaturhinweise
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Literaturhinweise
BPMN
▪ Allweyer, Thomas (2020)
BPMN 2.0 - Business Process Model and Notation: Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung
4. Auflage., BoD - Books on Demand
Dokumentenmanagement
▪ Riggert, Wolfgang (2019):
ECM - Enterprise Content Management. Konzepte und Techniken rund um Dokumente
2. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg
▪ Götzer, Klaus; Maier, Berthold ; Schmale, Ralf; Rehbock, Klaus; Komke, Torsten (2013):
Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen
5., vollst. überarb. Aufl., Heidelberg: dpunkt-Verlag
▪ Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard (2005):
Dokumenten-Management-Systeme. Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte
Hg. v. Professur BWL - Wirtschaftsinformatik. Justus-Liebig-Universität Gießen (Arbeitspapiere WI, 7/2005)
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