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Grundlagen

Website: FHM Online-University

Kurs: Modul: Projektmanagement
Buch: Grundlagen
Gedruckt von: Annika Weber
Datum: Tuesday, 24. August 2021, 13:22

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Inhaltsverzeichnis
1. Qualifikationsziele des Lernabschnitts

2. Projekt-Definition

3. Projekt-Management

4. Zusammenfassung des Lernabschnitts

1. Qualifikationsziele des Lernabschnitts

Am Ende dieses Lernabschnitts

• können Sie Projekte identifizieren und von Nicht-Projekten abgrenzen,

• kennen Sie die Anforderungen an ein Projektmanagement,
• sind Sie in der Lage, die notwendigen Eigenschaften eines Projektmanagementsystems zu formulieren.

2. Projekt-Definition
Wann immer im Unternehmen ein Vorhaben komplex erscheint oder als besonders wichtig erachtet wird, wird es
zum Projekt erklärt – so hat es häufig den Anschein: Es braucht dann einen Verantwortlichen für das Projekt, also
einen Projektleiter, teure Software zur Projektplanung und bei der Gelegenheit kann man auch neue Laptops
anschaffen und auf den Azubi aus der anderen Abteilung zugreifen, denn schließlich muss man gut mit Kaffee
versorgt sein…

Vieles, was häufig als Projekt deklariert wird, ist bei genauerer Betrachtung keines. Die Deutsche Gesellschaft
für Projektmanagement (GPM) ist der führende Fachverband für Projektmanagement in Deutschland und
definiert in der DIN 69901 Projekte wie folgt:

Definition: Ein Projekt ist ein Vorhaben jeglicher Art, das im Wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung
gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.
Quelle DIN e.V:
DIN 69901

Ein Projekt ist demnach durch folgende Eigenschaften gekennzeichnet:

• abgrenzbares Einzelvorhaben mit definiertem Anfang und Ende (Ziel)

• Neuartigkeit, Vorstoß an Grenzen des bisher Machbaren
• risikoreich (technisch, wirtschaftlich, terminlich)
• komplex: viele Beteiligte verschiedenster Disziplinen/Organisationen, nicht standardisierbare
Wechselbeziehungen, keine vorgegebene Ablauforganisation
• im Laufe der Abwicklung sich ändernde organisatorische Bedürfnisse
• große Bedeutung für das Unternehmen
• Termindruck

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Weblink:
DIN e.V.: Normen im Projektmanagement:
https://www.din.de/de/meta/suche/62730!search?query=69901

Insbesondere der Charakter der Neuartigkeit definiert das Projekt. Es liegen keine definierten Projektabläufe oder
Workflows vor, es existieren keine Routinen, kurz gesagt: Man hat so etwas in dieser Art/Dimension noch nicht
zuvor gemacht. Hierdurch begründet sich der Einsatz verschiedener Methoden zur Projektplanung, um das
Unbekannte beherrschbar zu machen.

Hinsichtlich der Entstehung von Projekten kann unterschieden werden in interne und externe Projekte.
Interne Projekte ergeben sich aus der eigenen Zielsetzung des Unternehmens und ergeben sich demnach „von
innerhalb des Unternehmens.“ Beispiele hierfür können die Errichtung einer Filiale oder Niederlassung, die
Etablierung einer Produktionsfirma im Ausland, die Investition in eine Technologie oder die Auslagerung von
Unternehmensabteilungen (Outsourcing) sein. Entscheidend dabei ist, dass der Auslöser für das Projekt das eigene
Unternehmen ist, sich das Projekt z.B. aus der eigenen Unternehmensstrategie ableitet. Im Gegensatz dazu sind
externe Projekte durch einen (externen) Auftraggeber (Kunde) initiiert, also „von außerhalb des Unternehmens“.
Beispiele hierfür können die Lieferung von Investitionsgütern oder die Erbringung von Dienstleistungen sein im
Auftrag eines Kunden/Auftraggebers. In der Praxis können sich auch Mischtypen von internen/externen Projekten
ergeben, wenn z.B. im Ausland eine Produktionsstätte errichtet wird, um einen Kundenauftrag dort besser
ausführen zu können: Der Kundenauftrag ist extern initiiert, die Entscheidung der Errichtung einer dortigen
Produktionsstätte ist intern initiiert.

3. Projekt-Management
Gerade durch die Neuartigkeit eines Projektes begründet sich der Bedarf an Methoden zur Projektplanung:
Weil man nicht genau weiß, wie man die Aufgabe bewältigen soll, weil man keine Erfahrungswerte hat, welche
Probleme auftreten können, ist ein Projektmanagement nötig, welches das Unbekannte vorhersehbar,
berechenbar und erfolgreich beherrschbar macht.

Definition:
Wegen der Vielzahl der von Fall zu Fall gültigen Bedingungen werden zur optimalen
Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projekte die unterschiedlichsten Formen und
Strukturen des Projektmanagements benötigt. Das generelle Ziel des Einsatzes von
Projektmanagementsystemen ist es, Projekte erfolgreich zu realisieren.
Quelle DIN e.V:
DIN 69901

Ein Projektmanagementsystem soll nach DIN 69901-1:2009-01 die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Erfüllung der Ziele des Auftraggebers/Kunden

• Umsetzung der Kundenwünsche in operationale Ziele
• Transparenz der Projektstruktur
• Sichtbarmachen des Zusammenwirkens von Prozessen und Ergebnissen und deren Bedeutung für das Erreichen
der Projektziele

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• Sicherung einer effektiven (d.h. vollständigen und zeitgerechten) Kommunikation zwischen allen
Projektbeteiligten
• eindeutig festgelegte Phasen der Projektabwicklung, um Prozesse, Organisationsstrukturen und Personalbedarf
den Bedürfnissen der Projektphasen folgend planen, vorbereiten und durchführen zu können
• Schaffung der Voraussetzungen für eine systematische Projektüberwachung, die Risiken und Fehlentwicklungen
frühzeitig sichtbar macht und rechtzeitige, präventive Eingriffe ermöglicht
• Sicherstellung der Qualität der Projektmanagementprozesse und ständige Verbesserung
• Möglichkeiten für die Rückverfolgung der wesentlichen Projektmanagementprozesse
• zielgerichtetes Anpassen der Planung bei notwendigen Änderungen
• Feststellen der fachlichen und personalen Anforderungen an das Projektmanagement, um sicherzustellen, dass
alle Projektmitarbeiter die notwendige Qualifikation besitzen (oder durch Schulungsmaßnahmen erhalten)
• Bewertung der Projektmanagementprozesse nach ihrem strategischen, operativen, unterstützenden und
informellen Gehalt und Integration in das Projekt
• Abschätzbarkeit der Störanfälligkeit und der Gefährdung der Prozesse
• Vorgaben für die verschiedenen Projektmanagement-Aufgabenbereiche und -Sachgebiete
• Bereitstellung definierter Schnittstellen zu Projekten innerhalb eines Programms/Projektportfolios bzw. der
Organisation und zu Organisationsbereichen sowie zu externen Lieferanten und Partnern

Um diese Anforderungen erfüllen zu können, muss ein Projektmanagementsystem (gemäß DIN

69901-1:2009-01) über die folgenden wesentlichen Eigenschaften verfügen:

• Flexibilität
Das System kann sich kurzfristig an neue oder veränderte Bedingungen anpassen.
• Universalität
Das System gestattet möglichst vielseitige Verwendung/Nutzung.
• Modularität
Das System setzt sich aus mehreren Subsystemen zusammen und kann bausteinweise entwickelt und ausgebaut
werden. Durch die Wahl der Schnittstellen werden Möglichkeiten geschaffen, die Prozesse technisch zu
unterstützen, zu beschleunigen und zu optimieren.
• Kompatibilität
Systeme, Subsysteme und Elemente sind mit angrenzenden Systemen und Systemteilen anschließbar und
verträglich und bieten damit Voraussetzungen für die Strukturbildung und das Entstehen synergetischer Effekte.
• Transparenz
Das System macht Abläufe und Zusammenhänge sichtbar.
• Prävention
Das System unterstützt das Arbeitsprinzip „Prävention statt Reaktion“.

Nachfolgend werden in diesem Modul Ansätze, Methoden und Techniken erläutert, um die Anforderungen an ein
Projektmanagementsystem erfüllen zu können. Dabei sind die verschiedenen Methoden und Werkzeuge der
Reihenfolge ihres Einsatzes im Verlauf eines Projektes angeordnet: Zu Beginn eines Auftrags bzw. Projektes
existiert dieses als Idee und wesentliche Elemente und Rahmenbedingungen des Projektes sind zu analysieren, um
anschließend eine fundierte Entscheidung darüber treffen zu können, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

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Nach der (positiven) Projekt-Entscheidung findet zunächst eine Analyse der im Laufe des ersten
Analyseprozesses eingetretenen Änderungen statt. Für den Projekt-Start ist eine Projektorganisation und
Projektinfrastruktur zu etablieren und ein Kick-off-Meeting durchzuführen. Bei der anschließenden Projekt-
Planung wird ein genauer Projektstrukturplan erstellt und es finden verschiedene Methoden zur Ablauf- und
Terminplanung der verschiedenen Aufgaben, zur Mitarbeitereinsatzplanung, zur Aufwandsschätzung und genauen
Kostenplanung Anwendung. Im laufenden Projekt ist ein Projekt-Controlling gefordert, die Projektfortschritte zu
überwachen und bei Abweichungen vom Projektplan verändernd einzugreifen. Kommt das Projekt zum
erfolgreichen Abschluss, muss das Projekt von dem Auftraggeber formal final abgenommen werden. In einem
Abschluss-Meeting werden Erfahrungen resümiert und in einer Projektdokumentation festgehalten, um gewonnene
Erkenntnisse für zukünftige, ähnliche Vorhaben zu sichern – damit das nächste Projekt dieser Art keines mehr ist,
sondern bereits Routine.

Weblink:
Projektmanagement Handbuch:
Übersicht Projektmanagement-Handbuch im Internet

4. Zusammenfassung des Lernabschnitts

Im Wesentlichen ist ein Projekt durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen gekennzeichnet. Ein Projekt ist
demnach ein Vorhaben, das so in Art und/oder Umfang noch nicht durchgeführt wurde: Es existieren keine
Erfahrungen, Routinen, Ablaufpläne, weshalb sich der Bedarf nach Methoden zur Planung und Steuerung ergibt, um
dieses Vorhaben erfolgreich durchführen zu können. Ein Projekt-Management-System muss dabei vor allem
flexibel und transparent Abläufe planbar, vorhersehbar und steuerbar machen.

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