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Projektmanagement 2
Projektmanagement 2
Teil 1 – Konzeptwerkstatt:
Einführung
• Im Bereich Projektmanagement gibt es verschiedene...
o Projektarten (z.B. Forschung, Organisation, IT, Produktentwicklung, Marketing, Kommunikation etc.)
o Rollen (z.B. Projektleitende, Teilprojektleitende, Projektmitarbeitende) -> Projektleitung nur, wenn mit Materie sehr vertraut
§ Viele verschiedene Projekte, in den wenigsten hat man jedoch die Projektleitung
o SOP (Standard Operation Procedure), Gesamtkonzepte, Teilkonzepte
§ Bsp. Medienmitteilungen, Konferenzen
Phasen:
• Initiierung (Projekt/ Projektphase soll beginnen)
• Planung (Ausarbeitung/ Fortschreiben Plan)
• Ausführung (Koordination Personen/ Einsatzmitteln) à Realisation
• Steuerung (Kontrolle Projektziele, Fortschritte überwachen, Status bewerten, je nach dem
Korrekturmassnahmen) à Realisation
• Abschluss (Formelle Abnahme (Projekt/ Projektphase)
Phasenorientierte Vorgehensmodelle
Theoretische Bearbeitung:
• Problem erkennen
• Konzeptionelle Lösung
• Detaillierte Lösung
Praktische Umsetzung
• Realisierung
• Nutzung
Das Dreieck ist ein ,,Trilemma’’, da nie alle drei Ziele gleich gut erreicht werden können. à Optimal ist es, wenn das
Dreieck im Einklang ist à Balance
W-Formel
Wer? Sender
Was? Botschaft, Inhalte, Kernaussagen
Wem? Empfänger, Zielgruppen
Wann? Zeitpunkt, Intervall
Warum? Grund, Auslöser
Wozu? Effekt, Wirkung
Wie? Medium, Massnahmen
Top-down Ansatz
Begriff Kommunikations-Konzept
• Leitfaden, Rahmenprogramm – führt von Ausgangslage, über Herausforderung und Problemstellung bis hin
zu Überprüfung der Zielerreichung und Wirkungsqualität
• Gliedert sich in (zwingend) chronologisch gegliederte Teilschritte
Ziele Kommunikations-Konzept
• Erfassung und Bearbeitung von internen und externen, v.a. komplexen und komplizierten Situationen
• Beteiligte und Betroffene kennen den relevanten Kontext, die Ziele, das Vorgehen
HWZ-Konzeptraster
1. Ausganslage
• Worum geht es?
• Weshalb ist das Thema, die Situation, die Entwicklung von Bedeutung/ Brisanz?
• Idee, Initiative, Aufträge, Anträge, Problem(e)
• Stichworte: Briefing (Minimalvariante): Kontext (Idee, Budget, Finanzierung), erwartete Leistungen,
Handlungsspielraum (Dos and Don’ts), Support
Bsp: Bei der Bachelor-Thesis wäre dies die Einleitung
2. Analyse
• IST-Zustand? SOLL-Zustand?
• Stichworte: Handlungsspielraum, Support, Restriktionen, Rahmenbedingungen, SWOT, After Action
Reports, Lessons learnt, Projektbesprechungen, Research, Scanning, Monitoring, Tracking
Analyse: Wo steht mein Unternehmen und wo will es hin.
Ziel: Ist hier als Vorstellung zu beachten
Soll: Ist hier eine grobe Aussicht, und hat noch Handlungsspielraum
Zusammenfassung Projektmanagement
• SWOT
• FEH-Formel
• Bedrohungsmatrix
3. Zielsetzungen
• Was kann/ soll/ muss erreicht werden?
• Wann soll der SOLL-Zustand erreicht werden?
• Stichworte: 4 Stufen der Konzeptentwicklung, Phasen und Milestones, qualitativ/ quantitativ, Smart,
V-Pyramide à Verständigen, verstehen, vertrauen & verarbeiten
Zusammenfassung Projektmanagement
• Zielansatz
• Zielpyramide
• Zielbereiche
4. Zielgruppen
• An wen richten sich die Mittel und Massnahmen?
• Wer ist beteiligt /betroffen? Wer soll beteiligt/ betroffen sein?
• Stichworte: Kommunikationsfelder, (Key) Stakeholder, Mapping, Dialoggruppen, Communities,
Beeinflusser, soziodemografisch/-psychologisch, 360° Touchpoint-Matrix
Persönliche Beeinflusser: Familie, direktes Umfeld
Unpersönlich Beeinflusser: Personen, die aufgrund ihrer Reputation & Können etwas beeinflussen
Zusammenfassung Projektmanagement
• Tätigkeitsfelder:
(Quelle: Die Unternehmenskommunikation als Werttreiber in Anlehnung an die Balanced Scorecard nach Kaplan/ Norton (2004))
Wenn alles 4 Tätigkeitsfelder angewendet werden, berücksichtigen wir alle Stakeholder
5. Botschaften
• Was soll bei der Zielgruppe hängen bleiben?
• Stichworte: Corporate Message(s), Anker, Gender und Diversity Management, Kerninhalte und
Kernaussagen pro Kommunikationsfeld, Links-rechtshemisphärisch, Agenda setting, surfing (bei
einem guten Thema mitmachen) and cutting (das was nicht thematisiert werden soll), Content
Management, Storytelling, Multichannel Management
• Kommunikationsinhalte
Strategie muss in der Kommunikation selbst definiert werden, im Marketing ist sie vorgegeben. (Bsp.
Marktdurchdringungsstrategie)
• Mögliche Kategorien
Zusammenfassung Projektmanagement
• Möglichkeitsmatrix
8. Budget
• Was kosten die Massnahmen und Mittel in der Entwicklung, der Anwendung und der Überprüfung?
• Stichworte: Restriktionen, Verhältnismässigkeit, Eigen- und Fremdkosten, Prioritäten, Reserve
• Budgetabstufungen
9. Termine
• Was ist bis wann wie oft umzusetzen?
• Stichworte: ergebnisorientiert, prozessorientiert, Aufwandschätzungen, Second opinion, 4-Augen-
Prinzip, Prioritäten, Reserven, Puffer
• Basisaktionsphasen
10. Organisation
• Wer ist wofür verantwortlich? Wer macht was?
• Stichworte: Regie, Beteiligung, Kooperation, Fachressort, Projektgruppen, Delegation, AKV,
Arbeitspakete, Briefings
11. Kontrolle
• Was wird wann, wie, wozu und durch wen überprüft?
• Stichworte: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Zielsetzungen, Kriterien, Standards, ergebnis-
oder prozessorientiert, Wirkungen, Wirksamkeit, Effizienz, Output, Outgrowth, Outcome, Outflow,
KPIs (Key Performance Indicators)
12. Realisation
• Briefing uns Aktionsführung gemäss Konzeptpunkten 1. – 11.
• Stichworte: Aktionsdurchführung und Detailpläne, Multiprojektmanagement, Projektmanagement,
Prozess-Management, Status-Erfassung, Diagnose, Steuerung, Information, Briefings, Rebriefings,
Debriefings, Qualitätsmanagement
Zusammenfassung Projektmanagement
• Output: physisch
• Outgrowth: wo geografisch verfügbar, wo wird es genutzt
• Outcome: wo geografisch verfügbar, wo wird es genutzt
• Outflow: wo ist es wirtschaftlich manifestiert
• KPIs (Messgrösse): was man messen kann, kann man auch verbessern. Zielerreichnungsgrad
messen, Benchmark vom Vorjahr ins neue Jahr
Fallbeispiele:
- Vier Punkte Plan: Kontext (Idee, Budget, Finanzierung), erwartete Leistungen, Handlungsspielraum (Dos and
Don’ts), Support
- Problemstellung
- Ziel
- Sinngebung
- Einheitliches Verständnis
- Klärung & Klartext
Zusammenfassung Projektmanagement
Teil 2 – Projektmanagement I
Wieso Projektmanagement?
• Schwierige und grössere Aufgaben
• Zunehmende Komplexität
• Steigende und volatile Kundenbedürfnisse
• Time to market
• Gesetze und Normen
• Forderungen von Gewerkschaften
• Druck Aktionäre
• Steigende Personal- und Materialkosten
• Beschränkte Ressourcen
• Einmalig, neuartig
• Separate Projektorganisation à interdisziplinär (Team)
• Mehrere Leute, mehrere Funktionen, Know-How ist konzentriert
Aufgaben:
• Grössere, komplexere Aufgaben
• Ein Projekt bildet das Bindeglied zwischen dem IST-Zustand und dem SOLL-Zustand
Beispiel
• Haare von Bekannten zu Hause schneiden (IST-Zustand)
à Erstellung Businessplan (Prozess/Transformation)
à Geschäftsaufbau (Prozess/Transformation)
• Eigenes Coiffure-Geschäft (Soll-Zustand)
Projektarbeit:
• Projektarbeitet bedeutet Transformation
• Der Projektmanager muss einen Weg zum Überbrücken der Differenz zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-
Zustand finden und diesen begehen. (S. 15)
• Der Prozess zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand umfasst mehrere Projektphasen
• IST-Zustand → Initiierung → Planung → Umsetzung → SOLL-Zustand
Vorteile:
• ermöglicht ein strukturiertes Vorgehen
• schafft Transparenz
• Abschluss einer Phase bildet ein Meilenstein
• Ermöglicht Kontrolle über das Projekt für den Auftraggeber
Abhängig von der Projektart sind andere Phasen notwendig. So existieren in der Praxis verschiedene Modelle.
Zusammenfassung Projektmanagement
Standardisierung der Industrialisierung des Dienstleistungs-Sektors:
Leistung
Projektmanagement-
Dreieck
Ressourcen Zeit
Projektinitiierung:
Vorbereitung:
Planung:
1. Coaching
• Fragen statt sagen, Führen durch Fragen
• Ich bin auf die Leute angewiesen à fachliche Überlegenheit
2. Team
• Forming, Storming, Norming & Performing
• Sollte vorzugsweise schnell passieren, da relativ wenig Zeit vorhanden ist.
3. Konflikt- & Issue Management
• Linien- vs. Projektführung
4. Führung
• Einfacher Linien Teams zu führen als Projektteams, da mir die Projektmitarbeiter disziplinarisch nicht
unterstellt sind. Chef bleibt hier auch Chef.
5. Kommunikation
• Informelles Netzwerk à Kaffeeklatsch bewusst abholen bei Projekten
Support-Funktionen:
Zusammenfassung Projektmanagement
Team-Building, Konfliktbewältigung, Projektmarketing, Projektcoaching, Motivation, Leadership
Phase 0
• In der Phase 0 werden die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt geschaffen
• Es gilt die Projektidee zu konkretisieren, das Projekt inhaltlich abzugrenzen, die Ziele zu formulieren, das Projekt
zu planen sowie weitere organisatorische Aspekte zu regeln
• Es werden die Weichen für den Projektverlauf gestellt
• Unterschiedliche Vorstellungen und Erwartungen, mangelnde Projektdefinition, fehlende Planung und so weiter
führen zu Enttäuschung
• Terminüberschreitungen, zusätzlichen Kosten etc. Mit einer fundierten Projektinitiierung kann dies mit relativ
geringem Aufwand vermieden werden
Alles was in der Vorstudie erledigt wird, wird bei der Einführung gespart.
Vorbereitung
Bei der Vorbereitung geht es um die Konkretisierung der Projektidee und der Klärung von Fragen und Unklarheiten.
Es gilt, die Projektziele zu formulieren, das Projekt abzugrenzen und den Projektauftrag schriftlich, zusammen mit
dem Auftraggeber, zu formulieren.
Planung
Bei der Planung geht es um die Strukturierung und Planung des Projektes. Es wird der Weg vom Ist- zum Soll-
Zustand aufgezeigt und in operable Pakete unterteilt. Des Weiteren ist die Organisation des Projektes festzulegen,
welche die Rollen, Verantwortung, Aufgaben und Kompetenzen des Projektteams festlegt. Zusätzlich gilt es das
Projekt in der Planungsphase finanzielle zu bewerten und den Umgang mit potenziellen Risiken zu bestimmen.
Beispiel Brainstorming
• Mittels Start-Brainstorming wird das Vorhaben tiefgründig durchleuchtet.
• Es werden erste Erkenntnisse, Ansatzpunkte für die Planung sowie erste Lösungsansätze gewonnen.
• Das Start-Brainstorming wirft jedoch auch Fragen auf, welche in den weiteren Projektvorbereitungen beantwortet
werden müssen.
• Es öffnet den Blick für das Ganze und vermeidet so, sich zu früh auf naheliegende Lösung zu fokussieren.
Stakeholder-Analyse (Kräftefeld-Analyse)
Aufgaben
• Welche Personen und Gruppen können an dem Projekt interessiert sein (positiv oder negativ für das Projekt)
• Welche Einflüsse könnten mit welcher Intensität geltend gemacht werden?
1) Stakeholder festlegen
2) Kraftfeldanalyse +/- (Freund oder Feind)
3) Interessen pro Stakeholder festlegen
4) Massnahmen pro Stakeholder definieren
Zusammenfassung Projektmanagement
Ziel
Häufig sind es nicht berücksichtige Interessen bestimmter Personen oder Gruppen, die das Projekt in der
Realisierungsphase erheblich erschweren oder gar zu Fall bringen können.
1) Themenfindung
2) Was ist wirklich Themenrelevant
3) Über was schreibe ich effektiv?
Zusammenfassung Projektmanagement
Ziele
Phasen beziehen sich entweder auf den Projekt-Inhalt oder das Projekt-Management:
• Projekt-Inhalt: Unterteilung der eigentlichen Sachergebnisse
• Projekt-Management: Aktivitäten, die Problemlösungsprozesse organisieren und begleiten
Zusammenfassung Projektmanagement
Fallbeispiel 1
Fallbeispiel 2