Tecnologias que acabam com a burocracia das empresas vão muito além da assinatura eletrônica

A DocuSign, líder global em assinatura eletrônica e gestão de documentos inteligentes, possui um portfólio amplo, com soluções seguras que direcionam os negócios para a jornada da transformação digital. Além da já mencionada assinatura eletrônica, que tem mais de 1 bilhão de usuários, a empresa conta com um programa de lançamentos que apresenta inovações na sua plataforma quatro vezes ao ano.

Um bom exemplo é o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM). Segundo pesquisa da DocuSign, menos da metade dos entrevistados considera o próprio gerenciamento de contratos confiável ou eficiente, o que resulta em contratos deficientes, desperdício de tempo, custos adicionais, aumento do risco em relação à conformidade e atrasos no fechamento de negócios. Na contrapartida, as organizações que já usam a solução relatam 87% de eficiência na geração de contratos.

Isso porque, para se ter uma ideia, um contrato médio passa por 3,1 versões antes da finalização. Nesse processo, os atrasos costumam se dar por deficiências na coleta de assinatura (45%), erros de informação (41%), aprovação jurídica (40%) e por aí vai. O estudo detectou que uma das principais causas de problemas na negociação é a falta de um método comum para compartilhar contratos e colaborar nas revisões.

Porém, depois da conclusão da parte burocrática, vem o problema do armazenamento. Na mesma pesquisa, 46% dos entrevistados relataram que não conseguiram encontrar um contrato finalizado. Nesses casos, o tempo para acessar o documento é fundamental e ele precisa estar acessível. Atualmente, 68% dos profissionais da elaboração de contratos dizem que precisam ter acesso a contratos finalizados ao menos uma vez por semana. Eles ainda relatam que, em média, levam 45 minutos para encontrar um documento específico e 1 hora e 24 minutos para encontrar termos específicos em um documento.

Para resolver essas e outras questões, o CLM torna o processo rápido e menos arriscado. Com tudo padronizado e integrado em um sistema digital é possível impulsionar a inteligência do negócio. Nesse cenário, a Unilever elevou seus processos de compras e reduziu o tempo médio de conclusão do contrato em 50%, ao passo que a Cotrijal reduziu em 98% o tempo de assinaturas e simplificou o fluxo de documentos com DocuSign CLM.

Outra solução que ajuda as empresas a agilizar suas operações é o Web Forms, uma ferramenta que facilita a criação de formulários dinâmicos sem a necessidade de códigos. Com ela, a empresa coleta dados e preenche o conteúdo de contratos com facilidade, liberando o TI, que troca o tempo de criação de formulários por atividades mais estratégicas.

Aproveitando todo o poder dos dados, além do preenchimento de contratos com informações dos formulários, a ferramenta ainda permite que o time execute relatórios e crie visualizações que apontam tendências e dão insights valiosos. Desenvolvido na mesma plataforma do DocuSign eSignature, o Web Forms conta as mesmas camadas de segurança de nível global.

Na esteira da agilidade dos processos, a companhia também oferece o DocuSign Payments, que inclui a solicitação de pagamento na última etapa do processo contratual. Na hora da assinatura, o cliente tem a opção de pagar com cartões de crédito ou débito, ou ainda via Apple Pay ou Google Pay. O registro do pagamento é incluído na trilha de auditoria do contrato, resolvendo uma das grandes dores que é o atraso de pagamento ou falha de cobrança (apontado por 65% das empresas).

Para que a digitalização seja efetivamente transformadora, a proteção precisa ser garantida. E o principal receio das pessoas mais conservadoras costuma ser em relação à autenticidade. Para eliminar os riscos e oferecer uma experiência mais segura aos usuários, a DocuSign oferece uma plataforma de identificação e autenticação de signatário digital por meio de métodos aprimorados, com camadas de segurança que facilitam a validação da identidade.