Aprenda qué cualidades son esenciales para el éxito en un puesto de asistente administrativo y cómo encontrar al mejor candidato para su negocio.

Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

Last updated on 22 jul 2024

Está contratando a un asistente administrativo. ¿Qué cualidades son esenciales para el éxito?

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Contratar a un asistente administrativo puede ser una tarea desafiante, especialmente si necesita a alguien que pueda manejar múltiples responsabilidades, comunicarse de manera efectiva y respaldar los objetivos de su equipo. Un asistente administrativo no es solo un trabajador administrativo, sino un socio valioso que puede hacer su vida más fácil y su negocio más productivo. Pero, ¿qué cualidades son esenciales para el éxito en este puesto? Estos son algunos de los más importantes que debe buscar cuando contrata a un asistente administrativo.

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1 Habilidades organizativas

Un asistente administrativo debe tener excelentes habilidades organizativas, ya que a menudo es responsable de administrar horarios, archivos, documentos, facturas y otras tareas que requieren atención al detalle y precisión. Un asistente administrativo organizado puede priorizar su carga de trabajo, cumplir con los plazos y evitar errores que pueden causar confusión o retrasos. También pueden utilizar herramientas y sistemas para agilizar su trabajo y mantener todo en orden.

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Jessica Budden
An organized administrative assistant plays a critical role in an executive’s success. During my time as an executive assistant for a financial advisor who was on the verge of being fired and failing inspections, I took the initiative to step in and make a difference. Although he hadn't specifically asked for help and was dealing with his own challenges, I reorganized his files, created checklists, categorized his clients, and improved his scheduling. This proactive approach led to a complete turnaround—he started passing inspections and became a valuable asset to the company.

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2 Habilidades de comunicación

Un asistente administrativo debe tener sólidas habilidades de comunicación, ya que a menudo es el primer punto de contacto para clientes, proveedores y otras partes interesadas. Un asistente administrativo eficaz puede comunicarse de forma clara y profesional, tanto verbal como escrita, y adaptar su estilo y tono a diferentes situaciones y audiencias. También pueden escuchar activamente, hacer preguntas relevantes y proporcionar comentarios e información según sea necesario. Un buen comunicador también puede establecer una buena relación y confianza con los demás, y manejar los conflictos y las quejas con tacto y diplomacia.

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Grace Joshua

Graduated at Mzumbe University
Administrative Assistant requires a good communication skills. Make sure what you speak is clearly understood don’t use ambiguity or unnecessary words.Be a good listener, maintain eye contact ,be confident and know which tone of voice is the best. Succeeding in your career requires good communication skills .

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3 Habilidades de resolución de problemas

Un asistente administrativo debe tener sólidas habilidades para resolver problemas, ya que a menudo se enfrenta a desafíos y problemas inesperados que requieren soluciones rápidas y creativas. Un asistente administrativo ingenioso puede pensar sobre la marcha, investigar y analizar información, y usar su iniciativa y juicio para encontrar la mejor manera de resolver problemas. También pueden anticiparse a posibles problemas y evitar que se intensifiquen o afecten a su trabajo o al de otros.

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Kelly K.

Administrative Assistant
In my experience, a combination of personal and professional skills are the qualities one should look for in an administrative assistant. Good grammar, good manners, a positive attitude, time management, and a personal desire to succeed in the workplace are the bare bones of these qualities. Professional skills may vary due to the type of office, but the ability to work on a computer and a phone should definitely be on top of the list. Another important professional skill is the ability to help out the client with an issue rather than "bothering the boss". A final issue, that I believe is the most important, is being a team player. No admin is an island!

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4 Habilidades técnicas

Un asistente administrativo debe tener una serie de habilidades técnicas, ya que a menudo se le exige que utilice diversos programas y aplicaciones para realizar sus tareas. Un asistente administrativo competente puede utilizar programas comunes como Microsoft Office, Google Workspace o Adobe Acrobat, así como software especializado como contabilidad, CRM o herramientas de gestión de proyectos. También pueden aprender nuevas habilidades y tecnologías según sea necesario, y solucionar cualquier problema que pueda surgir.

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Kelly K.

Administrative Assistant
The baseline minimum of technical skills that an admin should have in this day and age are, in my opinion (and experience), the following: good phone manners, email literacy, research skills, knowledge of Microsoft Office/Suite, Adobe, filesharing, and knowledge of common office administration info (such as vendors, AR, and AP). Another good technical skill to have is good security literacy. This means to know when an email or a phone call is a phishing scam. One person is all that is needed for a scammer to enter an organization. As an admin, we need to use our commone sense and be the "wall".

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5 Habilidades sociales

Un asistente administrativo debe tener fuertes habilidades interpersonales, ya que a menudo trabaja con diferentes personas y personalidades, tanto dentro como fuera de la organización. Un asistente administrativo amigable y cooperativo puede colaborar de manera efectiva con sus colegas, gerentes y otros equipos, y respaldar sus objetivos y necesidades. También pueden mostrar respeto y aprecio por la diversidad y la inclusión, y adaptarse a diferentes culturas y preferencias. Un asistente administrativo positivo y cortés también puede mejorar la reputación y la imagen de la organización, y fomentar la lealtad y la satisfacción del cliente.

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Michelle Williams

Executive Administrative Assistant at The University of Chicago
My job as the admin to my executive is to be the face of his office. I represent him and our company in every single thing I do. The most important thing that I feel I do is build relationships with others - whether it be external or internal peers and colleagues. My dad taught me to treat the Custodian with the same respect as you would the CEO, and I carry that with me today. You not only gain respect from others, you gain trust and the image of your organization as a whole becomes that much more positive!

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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SILVER IBOK

Seasoned Administrative Assistant | BYUI pathway student
Breach confidentiality: Admin assistants often have access to sensitive information about the company, employees, and clients. They need to maintain confidentiality and not disclose any confidential information to unauthorized individuals. This cannot be overemphasized, when bridged, it could lead to disciplinary action or loss of employment. This is one very important aspect of of being an admin assistant

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1 Habilidades organizativas

2 Habilidades de comunicación

3 Habilidades de resolución de problemas

4 Habilidades técnicas

5 Habilidades sociales

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