Normas y Procedimientos

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene
en la organizacin mantener al da una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus
procesos productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser
conocida por todos los empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de
que sus dueos o accionistas principales estn presentes permanentemente.
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, se requiere un
control de gestin bsico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los
procesos normales de produccin no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Esto ltimo es una
ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el
mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinmica.
La importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve reflejado en la reduccin del tiempo
ocioso, optimizacin de los procesos administrativos, mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de
trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la capacidad de
reaccin de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios.
A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin, o antes, son
orientaciones o guas que fijan los lmites previamente definidos por la direccin general en las polticas, para la
accin y la bsqueda de los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las polticas organizacionales,
vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepcin general destinada a
dirigir las acciones que se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de conexin que permite el desarrollo
de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados
con la empresa, la fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas
especficas, necesarias para el buen desempeo de las operaciones de un procedimiento maximizando la
utilizacin de los recursos disponibles.
Las normas tienen un amplio mbito de aplicacin entre los cuales mencionaremos los siguientes:
En la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza administrativa.
En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos de trabajo.
Uso de conceptos, smbolos, representaciones de tipo general
Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento.
A continuacin se plantea un ejemplo.
a. Procedimiento
Solicitud y entrega de materiales de oficina.
Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y tiles de oficina a travs de un
formulario identificado como pedido de tiles de oficina. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de
oficina, ante el departamento de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de
Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Seleccin de personal.
Normas:
1) Todo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de las aptitudes y/o los meritos
del candidato en relacin al perfil especfico del cargo que aspira desempear.
2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos
o externos segn sea el caso.
PROCEDIMIENTO
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de
hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que
se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo especifico.
Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de aplicacin general: han de tener
estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para
ser aplicados en trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la
ejecucin de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisin estructurada
porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada rea.
CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los diferencian de
otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de accin.
- Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo.
- No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular.
- Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin continua y sistemtica.
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las
exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.
CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los objetivos de la organizacin y
en segundo por el recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la
estructura orgnica de la empresa.
a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el
objetivo de la organizacin, estn relacionados con las funciones principales que atienden los rganos dentro de
la empresa
Como ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios, tendr como procedimientos
sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparacin de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crdito.
Procedimiento: Exportacin de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o
auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o
de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento
sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de
la organizacin.
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboracin de nminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que
se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en este caso el contrato es
elaborado por la institucin antes sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para
su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la institucin.
Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas
dependencias.
Ejemplo:
Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora
el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio
de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin,
para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que
analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas
las dependencias antes sealadas.

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