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Sistema de Facturación en Access 2013
Sistema de Facturación en Access 2013
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de
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Le
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-L
D
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av
Contenido
1.1 Introduccin ............................................................................................................................... 1
1.2 Conceptos bsicos ...................................................................................................................... 3
Modelos de procesos .................................................................................................................... 4
Modelo adoptado ......................................................................................................................... 5
Planeacin del proyecto ............................................................................................................... 6
Plan de proyecto para el sistema de facturacin ......................................................................... 8
1.3 Anlisis del sistema (Fase 1) ..................................................................................................... 12
Ar
r
tu
de
Le
Diseo de reportes...................................................................................................................... 36
Diseo de pneles de control (mens) ....................................................................................... 37
-L
ui
av
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Ar
Bibliografa ...............................................................................................................................110
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o
de
n
Le
s
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-L
D
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ii
Objetivos especficos
o
o
o
o
Ar
1.1 Introduccin
r
tu
La creacin de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, un sistema
de control escolar, de inventarios, de facturacin o de nminas) es una actividad que se encuentra
incluida dentro de la disciplina de ingeniera conocida como Ingeniera de Software. Esta disciplina
proporciona mtodos generales que se utilizan como gua para el proceso de creacin o
modificacin de tales sistemas, adems de que plantea que un sistema, sin importar su tipo, debe
contar con atributos tales como mantenibilidad, confiabilidad, eficiencia y usabilidad
(Sommerville, 2000).
de
Le
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-L
Dado que los sistemas se crean para ser utilizados en organizaciones humanas y stas son
diferentes entre s, un sistema exitoso ser aquel que mejor se adapte a las necesidades
especficas de la organizacin para la cual fue creado, lo cual implica que los sistemas creados
para organizaciones diferentes diferirn uno del otro, aunque se trate de sistemas del mismo tipo
(es decir, un sistema de control de inventarios creado para una empresa A ser diferente a un
sistema de control de inventarios creado para una empresa B).
av
id
Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos de desarrollo
de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles:
Anlisis. Aqu se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas a ste.
Diseo. Esta etapa incluye desde la creacin de una imagen mental de la estructura y
funcionamiento del sistema (diseo conceptual), hasta su traslado a diseos ms detallados
describiendo la configuracin del sistema.
Implementacin y Prueba. Aqu se construye el sistema con la ayuda de herramientas
automatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con las
especificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen tambin todas las actividades
necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propsito para lo cual fue
creado.
Ar
r
tu
de
Le
Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremos algunos
conceptos bsicos, as como el modelo de proceso (mtodo) que utilizaremos y las fases
relacionadas con la planeacin de un proyecto como ste (lo cual incluye definir y organizar
nuestras actividades como creadores del sistema).
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-L
D
id
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2
r
tu
Ar
de
Le
Qu es NOSQL?
Nueva generacin de bases de datos que puede cubrir cualquiera de estos puntos:
ser no relacional, distribuida, opensource y escalable de manera horizontal. La idea
original fue bases de datos web escalables modernas. Generalmente otras
caractersticas aplican como: libre de esquema, soporte sencillo de replicacin, API
sencilla, eventualmente consistente, una gran cantidad de datos y ms. Entonces el
trmino nosql (la comunidad ahora lo traduce como no solo sql) debe ser visto
como un alias.
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-L
id
av
http://sg.com.mx/revista/43/nosql-una-nueva-generacion-basedatos#.VrWLjVL7I_P
Base de Datos (BD): Es una coleccin de datos interrelacionados que pueden ser utilizados por
uno o ms programas de aplicacin.
Sistema de Informacin: Es un sistema automatizado que organiza datos para producir
informacin.
r
tu
Ar
de
Le
Sistema de Gestin de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en ingls): Es un sistema
computacional que facilita la gestin (administracin) de Bases de Datos (por ejemplo, Access,
Dbase, Oracle, Informix, SQL Server, etc.).
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Modelos de procesos
-L
id
av
Modelo de cascada. Toma las actividades fundamentales del proceso de desarrollo de software y
las representa como fases separadas del proceso que incluyen el anlisis del sistema, el diseo
del sistema, la implementacin y pruebas de unidad la integracin y prueba del sistema y la
operacin y mantenimiento del mismo. (Ver figura 1.1).
Anlisis del
sistema
Diseo del
sistema
Implementacin
y prueba de
unidad
Integracin y
prueba del
sistema
r
tu
Ar
Operacin y
mantenimiento
Desarrollo evolutivo. Este enfoque entrelaza las actividades de anlisis, diseo e implementacin:
se desarrolla rpidamente un primer sistema a partir de especificaciones abstractas y despus
se refina con la ayuda del cliente, para producir un sistema que satisfaga sus necesidades.
de
Le
-L
ui
id
Anlisis
del
sistema
(Definicin
de
requerimientos). A travs de entrevistas con el
usuario o cliente, aqu definimos en forma general
los servicios, restricciones y metas del sistema. Es
decir, aqu definimos lo que los usuarios quieren
que haga el sistema.
Anlisis del
sistema
av
Modelo adoptado
Diseo del
sistema
Implementaci
n y prueba
de unidad
Integracin y
prueba del
sistema
Operacin y
mantenimien
to
Diseo del sistema. La fase anterior sirve como base para que, posteriormente, determinemos las
caractersticas del sistema en forma detallada: sus elementos fundamentales, sus relaciones y los
procesos incluidos.
Implementacin y prueba de unidad. Esta etapa se refiere a la construccin del sistema.
Normalmente, tanto el diseo como la construccin se realizan primero por partes (unidades),
cuyo funcionamiento deber de ser verificado antes de incluirlo en la versin final del sistema.
Integracin y prueba del sistema. Una vez revisadas y aprobadas por separado, las unidades
individuales se integran y prueban como un sistema completo; con ello nos aseguramos de
que el sistema funciona correctamente y cumple con los deseos del cliente.
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Ar
de
Le
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Big Data
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EL Futuro es hoy
av
id
Qu se incluye en el Plan de Proyecto? Aqu se deben identificar los recursos disponibles y las
actividades necesarias para la consecucin del proyecto, adems de la divisin y calendarizacin
del trabajo. En algunas ocasiones, el plan del proyecto es un nico documento que incluye todos
los diferentes tipos de planes creados para la organizacin (planes de calidad, de mantenimiento,
de desarrollo del personal, etc.), en otras, el plan slo se refiere al proceso de desarrollo de un
aspecto especfico (un sistema de facturacin para la organizacin, por ejemplo).
El plan que se describe aqu tiene que ver con el ltimo tipo de plan mencionado. Los detalles de
este plan varan dependiendo del tipo de proyecto y de la organizacin. Sin embargo, muchos
planes incluyen las siguientes secciones:
Introduccin. Describe brevemente los objetivos del proyecto y expone las restricciones que
afectan el proyecto (fecha de entrega requerida, personal disponible, presupuesto global,
etc.).
Ar
r
tu
Organizacin del proyecto. Describe la forma en que el equipo de desarrollo est organizado, la
gente involucrada y sus tareas en el equipo.
Anlisis de riesgo. Describe los posibles riesgos del proyecto, la probabilidad de que surjan estos
riesgos y las estrategias de reduccin de riesgos propuestas.
de
Le
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Divisin del trabajo. Describe la divisin del proyecto en actividades e identifica los eventos
crticos (hitos) y productos a entregar asociados con cada actividad.
ui
Programa del proyecto. Describe las dependencias entre actividades, el tiempo estimado
requerido para alcanzar cada hito y la asignacin de la gente a las actividades.
av
id
El plan del proyecto debe revisarse regularmente durante el proyecto. Algunas partes, como el
calendario del proyecto, cambiarn frecuentemente; otras sern ms estables. Asimismo, debe
utilizarse una organizacin del documento que permita reemplazar fcilmente las secciones
modificadas.
Para nuestro ejemplo, supondremos que la empresa ficticia Ciencias y Tecnologias de la
Informacion S.A. de C.V. desea automatizar su facturacin, por lo que solicita se le desarrolle un
sistema automatizado que contemple, entre otras cosas, lo siguiente:
Al momento de facturar el sistema debe permitir, por ejemplo, que se seleccionen o agreguen
datos relacionados con el nombre del cliente, el artculo vendido, etc.
El sistema debe emitir, adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin, de tal
forma que los interesados puedan seleccionar un periodo y analizar el monto total facturado
y el monto del IVA acumulado.
Para mayor seguridad, el sistema debe contar con una contrasea para poder accesar a l.
El sistema debe ser amigable, por lo que deber de presentar pantallas de captura y de consulta
de fcil acceso. Lo anterior tambin implica que el Sistema de Gestin de Bases de Datos debe
ser el ms fcil de usar o el ms conocido para el usuario.
Con base en lo anterior te mostramos el plan de proyecto para nuestro sistema de facturacin.
Ar
Introduccin
r
tu
La empresa Ciencias y Tecnologias de la Informacion S.A. de C.V. es una empresa cuyo giro
comercial consiste en la comercializacin de equipo y accesorios de cmputo. El manejo
administrativo de los productos que comercializa conlleva un esfuerzo considerable de parte de
la administracin de la empresa, al tener que elaborar las facturas de forma manual.
de
Le
D
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tu
Metodologa
Ar
de
id
av
3 fase. Desarrollo o
construccin del sistema:
EL Futuro es hoy
ui
Con
base
en
los
requerimientos
de
informacin y en los
procesos administrativos
contemplados
en
la
primera fase, se realizar
un diseo conceptual del
Programa a desarrollar.
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Le
Ar
Trminos y condiciones
r
tu
Para poder llevar a buen trmino el presente proyecto se requiere contar con los siguientes
recursos, que debern ser proporcionados por el Cliente:
Designar una persona por parte de la Empresa, para que participe en la Coordinacin del anlisis,
diseo, desarrollo, pruebas, implantacin y liberacin del programa.
de
Le
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Un manual de usuario.
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Diseo
Programacin y
pruebas de
unidad
Integracin y
prueba de
integracin
Puesta en
marcha
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Programador
Documentador
Consultor en Sistemas
Analista Programador
Documentador
NUM. DE
ELEMENTOS
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
COSTO
POR DA
$ 250.00
$ 200.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 150.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 150.00
$ 100.00
$ 250.00
$ 200.00
$ 100.00
TOTAL
COSTO POR
DE DAS
RECURSO
4
$ 1,000.00
4
$ 800.00
2
$ 500.00
2
$ 400.00
2
$ 200.00
2
$ 500.00
2
$ 400.00
10
$ 1,500.00
2
$ 200.00
1
$ 250.00
2
$ 400.00
4
$ 600.00
2
$ 200.00
2
$ 500.00
4
$ 800.00
2
$ 200.00
GRAN TOTAL $ 6,950.00
id
Anlisis
RECURSO HUMANO
av
ACTIVIDAD
10
Mes 1
3
Mes 2
7
Mes 3
10
11
Requerimientos de
informacin
Diseo conceptual
Diseo de ventanas e
informes
Integracin y pruebas de
integracin
r
tu
Ar
Construccin y pruebas de
unidad
de
Implantacin
Le
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Actividad 1.1
Utiliza el plan presentado anteriormente como gua para crear el plan de proyecto de tu
propio Sistema de Facturacin, que incluya:
id
Ttulo
Introduccin
Objetivos
Funciones generales del sistema
Productos esperados
Fases del proyecto (metodologa)
Recursos necesarios
Cronograma de actividades.
av
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
11
r
tu
Ar
Una vez que hemos definido lo que espera el usuario del sistema (lo cual se logra a travs de
entrevistas o encuestas aplicadas a los usuarios, revisando y analizando informacin sobre el
tema, analizando otros sistemas similares, etc.), es necesario que identifiquemos los datos que
debern incluirse en nuestra Base.
de
Para nuestro ejemplo, analizaremos los datos bsicos de una factura que incluyen: datos de la
empresa, del cliente, del vendedor, del tipo de pago, de los artculos vendidos y de la factura, los
cuales te mostramos en la figura 1.2. Con base en dicho anlisis, podemos definir que los datos
que deber incluir nuestro Sistema son:
Le
ui
-L
id
av
Datos de la factura. Con el fin de realizar un mejor control de las facturas emitidas, todas las
facturas cuentan con un nmero que las identifica (folio), su fecha de emisin y la cdula fiscal
de la empresa. Adems, en una factura es posible especificar las condiciones generales
aplicables a la venta realizada (condiciones de venta). Esta ltima informacin generalmente
se coloca en el pie de la Factura y viene impresa en los formatos para facturacin utilizados
por la mayora de las empresas.
Datos del cliente. Entre los datos del cliente aqu incluidos figuran su nombre, RFC, direccin,
telfono y, en algunos casos, una clave de identificacin.
Datos del tipo de pago. Dado que la empresa maneja diversas formas de pago (contado, crdito,
etc.), las facturas debern de indicarlo.
12
Datos de
la empresa
Datos del
vendedor
Datos del
RECEPTOR:
R.F.C. CLIENTE:
DIRECCIN:
cliente
factura
1.000
No Aplica
1.000
No Aplica
DESCRIPCIN
P. UNITARIO
IMPORTE
FUNDA
PROTECTORA
CON
BATERIA
EXTERNA RECARGABLE PARA IPHONE 4 Y 4S
AUXILIARY AUDIO CABLE (2010 PKGING)
602.590
602.590
188.790
188.790
Clculos
r
tu
artculos
vendidos
UNIDAD DE MEDIDA
Ar
los
Datos de la
JORGE A. UL
ALUJ010101KL
27 de Febrero No Ext. 1527 No Int. 2 Col. Centro
Villahermosa, Centro, Tabasco, C. P. 86069, Mxico.
9932662897
TELEFONO:
CANTIDAD
Datos de
FACTURA:
A-00410
FOLIO FISCAL:
364GI4SAH78CVR536J3DF235WJH25SFH679NW823
No de Serie del Certificado del CSD:
20001000000100005868
Fecha y hora de emisin:
02-10-2013
01:01:04
de
n
Le
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-L
SUBTOTAL
791.38
DESCUENTO
0.00
IVA 16%
126.62
av
NO IDENTIICADO
PERSONA MORAL
METODO DE PAGO:
REGIMEN:
TOTAL
918.00
id
Clculos
Datos del
tipo de pago
13
Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor, por
ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisin por las ventas
realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificacin.
Datos de los artculos. Toda factura debe incluir datos de los artculos vendido, tales como: su
clave, descripcin, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida.
Clculos. Finalmente, la factura debe incluir el clculo del importe parcial y total de la venta, as
como el IVA aplicable. Estos datos debern de ser almacenados en el sistema para que la
empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que deber pagar a la
Secretara de Hacienda.
Actividad 1.2
r
tu
Ar
En la figura 1.2 tambin puedes observar que una Factura puede contener otros datos tales como
conducto y transporte para la entrega, nmero de pedido, etc. Sin embargo, estos datos no sern
considerados dentro de nuestro Sistema de facturacin con el fin de simplificar el ejemplo.
de
Le
1. Realiza un anlisis general de los datos que incluir la Base que crears
para tu Sistema de Facturacin.
ui
-L
En esta etapa, iniciaremos el diseo de la estructura de la Base de Datos. Al diagrama que muestra
dicha estructura se le llama Modelo de datos y en ste se definen los datos con los que trabajar
nuestro sistema, sus caractersticas y las relaciones existentes entre ellos. Asimismo, en esta fase
definiremos el Modelo entidad-relacin, que no es ms que una descripcin verbal de los
componentes de la Base de Datos. Finalmente, incluiremos aqu el diseo de las ventanas o
pantallas de captura, de los informes que proporcionar nuestro sistema y de los mens y las
opciones que posibilitarn un manejo sencillo del sistema.
id
av
14
CLIENTE
r
tu
Ar
Entidad
ARTICULO
de
Le
TIPO PAGO
FACTURA
VENDEDOR
ui
-L
id
av
15
r
tu
Ar
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3a
FACTURA
1,n
CLIENTE
Figura 1.3b
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3c
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3d
o
de
n
Le
-L
Asimismo, sabemos que un Cliente puede aparecer en una o en varias Facturas, por lo que se
coloca un 1 y una n al lado de la entidad Factura (observa la figura 1.3b).
ui
Sin embargo, cuando tenemos una cardinalidad 1,n como en el caso anterior, siempre anotamos
la cardinalidad ms alta: en este caso, borramos el 1 y dejamos solamente n al lado de la entidad
Factura. La cardinalidad Cliente-Factura queda como muestra la figura 1.3c.
D
id
av
16
1,n
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
Ar
r
tu
de
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
Le
FACTURA
-L
TIPOPAGO
CLIENTE
ui
D
av
id
Adems de lo anterior, sabemos que cada Factura deber de estar asociada a un vendedor, por
lo que es necesario modelar la relacin Factura-Vendedor, cuya cardinalidad te mostramos en
las figuras 1.5a, 1.5b y 1.5c.
17
VENDEDOR
TIPOPAGO
1,n
FACTURA
CLIENTE
FACTURA
Ar
TIPOPAGO
CLIENTE
r
tu
VENDEDOR
de
1
Le
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
-L
ui
Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o ms artculos, y que un artculo
puede venderse constantemente, mientras que otro artculo puede no venderse; lo anterior
implica que una Factura podr contener los datos de uno o ms artculos distintos y tambin
significa que, adems, cada artculo especfico podr aparecer en varias facturas o en ninguna.
Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relacin Factura-Artculo, cuya cardinalidad
quedara como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c
id
av
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
n
FACTURA
CLIENTE
1,n
ARTCULO
18
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
n
1,n
ARTCULO
Ar
VENDEDOR
r
tu
de
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
Le
ARTCULO
-L
ui
D
Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturacin debe
quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relaciones entre las
entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (11), de 1 a varios (1n), de varios a varios
(nn).
id
av
VENDEDOR
1
TIPOPAGO 1
FACTURA
CLIENTE
n
n
ARTICULO
Figura 1.7 Modelo de Datos
19
Observacin:
Algunos autores sustituyen n por .
Notars adems que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artculo tienen una relacin
nn. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombo dibujado sobre la
lnea slida que indica la relacin entre el Artculo y la Factura; a estos rombos les llamaremos
uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican la generacin de una tabla.
Algunos autores sealan las uniones con un rectngulo que encierra las entidades, lo cual te
mostramos en la figura 1.8.
FACTURA
1
UNION
FACTURAARTCULO
ARTICULO
de
ARTICULO
r
tu
FACTURA
Ar
FACTURA
Le
ARTICULO
-L
ui
Observars que cuando usamos uniones, la cardinalidad de las relaciones se expresa diferente.
En este caso, las n cercanas a la unin hacen referencia a cantidades de artculos o facturas, por
lo que al decir que la cardinalidad Factura-Unin ser de 1n, estamos diciendo que una factura
especfica podr contener uno o varios artculos diferentes, mientras que al decir que la
cardinalidad Unin-Factura ser de n1, estamos indicando que uno o varios artculos podrn
aparecer en una factura.
id
av
20
Por Comisin
Nombre
Ciudad
Direccin
VENDEDOR
Ar
r
tu
Nombre
Folio
o
TIPOPAGO
Cp.
Fecha
RFC
de
1
TipoPago
Estado
Telfono
1
CLIENTE
FACTURA
Le
1
n
ui
n
1
-L
UNION
FACTURA
ARTICULO
Descripcin
id
PorlvaArt
av
Clave
ARTICULO
PrecUnitArt
UnidadMed
21
Observaciones:
Para homogeneizar la notacin de entidades y atributos, as como la representacin de sus
interrelaciones dentro del modelo de datos, nosotros hacemos lo siguiente:
r
tu
Ar
o Cuando una entidad tiene atributos que se definen una sola vez, por ejemplo: el nombre
del cliente, su direccin, etc., la llamamos catlogo (haciendo una analoga, por ejemplo,
con el catlogo de clientes que cada empresa conserva en papel); en caso contrario, la
conocemos como tabla.
o Escribimos el nombre de cada entidad en mayscula y singular, encerrado dentro de un
rectngulo.
o Escribimos el nombre de cada atributo con la primera letra en mayscula y el resto en
minscula, encerrado dentro de un rectngulo con orillas redondeadas.
o Colocamos los atributos alrededor de la entidad correspondiente, unidos a ella por una
lnea slida (continua).
o Representamos la relacin entre entidades con una lnea slida que une los rectngulos.
El modelo presentado en la figura 1.9, sin embargo, no incluye la situacin siguiente: imagina que
hace tres meses creamos una factura con nuestro sistema. En este caso, el sistema guard la
factura con el precio de venta y el porcentaje de IVA vigentes hace tres meses. Qu pasara si el
da de hoy modificamos nuestros precios y, debido a ello, actualizamos el catlogo de productos?
de
Le
ui
-L
Dado que nuestro sistema debe de evitar que se modifiquen los datos de las facturas almacenadas
cada vez que se realice una actualizacin en los datos de los artculos (al aumentar o disminuir los
precios, por ejemplo), debemos aadir al modelo otros atributos que deben almacenarse, tales
como la cantidad, el precio y el porcentaje de IVA que tenan los artculos en el momento en que
se cre cada factura.
id
av
22
Como estos atributos se refieren a la relacin existente entre las entidades Factura y Artculo, se
asocian a la unin existente entre ellos. As, el modelo de datos para nuestro sistema quedar
como se muestra en la figura 1.10.
Por Comisin
Nombre
Ciudad
Direccin
VENDEDOR
Ar
1
TIPOPAGO
Cp
Fecha
RFC
FACTURA
Telfono
CLIENTE
1
n
de
Cantidad
Nombre
Folio
r
tu
TipoPago
Estado
UNION
PrecUnitF ac
n
1
PorlavF ac
Le
FACTURA
ARTICULO
-L
Clave
PorlvaArt
UnidadMed
PrecUnitArt
ui
Descripcin
id
av
Figura 1.10. Modelo de Datos para el Sistema de Facturacin (Terminado)
23
Ar
r
tu
Cuando se trata de una entidad que tiene una relacin n1 (como ocurre con la entidad Factura
de nuestro sistema, que es la que tiene la cardinalidad n), sta debe contener las claves
principales de las entidades del lado 1 con las cuales est relacionada. A dicha clave le llamaremos
Clave externa o Id (observa el uso de una letra minscula para distinguirla de la clave principal).
La notacin que utilizaremos para esta clave externa es IdNombredelaentidad y, en este caso,
quedara como sigue:
de
Le
Las uniones utilizarn como clave principal al conjunto formado por las claves externas de las
tablas relacionadas.
-L
ui
Clave Principal: ID
id
Clave Principal: ID
av
24
Claves Externas:
IdCliente (Referencia a ID en la tabla catCliente)
IdVendedor (Referencia a ID en la tabla
catVendedor)
IdTipoPago (Referencia a ID en la tabla
catTipoPago)
unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad,
PrecUnitFac, PorIvaFac)
En este caso, la clave se compone por dos claves
externas:
Ar
r
tu
o
de
Actividad 1.3
Le
ui
-L
D
id
av
Para llevar a cabo el diseo de la estructura de nuestra base de datos, es necesario que
seleccionemos el programa que se encargar de la gestin de misma. Para nuestro sistema de
facturacin utilizaremos Microsoft Access 2013 como Sistema de Gestin de Bases de Datos,
debido a que es una herramienta de desarrollo de base de datos fcil de usar pero al mismo
tiempo de funcionalidades muy completas.
25
Ar
r
tu
de
Microsoft Access 2013 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar
y herramientas eficaces para mantenerse al da a medida que los datos crecen.
Access le otorga capacidades para aprovechar la informacin, incluso si no es experto en bases
de datos.
Le
ui
-L
Adems, a travs de bases de datos web recin agregadas, Access ampla la eficacia de los datos,
facilitando el seguimiento, la creacin de informes y el uso compartido con otras personas. Los
datos
nunca
estarn
ms
all
del
explorador
web
ms
cercano.
Compile
Bases
de
Datos
Ms
Rpida
y
Fcilmente
que
Nunca
Olvide la curva de aprendizaje. Las plantillas incluidas y los componentes reutilizables convierten
a Access en una solucin de base de datos simple y rpida.
av
id
En una palabra: aplicaciones. Una aplicacin web de Access es un nuevo tipo de base de datos
que se crea en Access, y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicacin de
SharePoint en un explorador web. Para crear una aplicacin, solo tiene que seleccionar el tipo de
datos de los que quiere hacer el seguimiento (contactos, tareas, proyectos, etc.). Access crea la
estructura de base de datos y la completa con vistas que le permitirn agregar y modificar los
datos. Como los comandos
bsicos y de navegacin
estn integrados, puede
comenzar a usar la
aplicacin en cuanto lo
desee.
26
EL Futuro es hoy
El futuro de su empresa: Base de Dato actualizada
r
tu
Ar
Construya su empresa con criterio de largo plazo, para lograrlo, necesita garantizar que
la informacin de sus clientes permanezca siempre actualizada. Olvdese de los cuadros
en Excel, de la informacin en las agendas o cuadernos de los vendedores, de la buena
memoria de sus empleados, lo que necesita es, adquirir desde el inicio un software de
CRM en la nube son de bajo costo, pago peridico, uso en cualquier dispositivo y
seguros-, construir una cultura de registro en el sistema de toda la informacin que
generen los empleados y analizar todos los das la informacin entregada por sus clientes
para tomar las decisiones.
de
Le
Sus clientes son digitales. Son personas conectadas a internet, con smartphones sin
importar el nivel socioeconmico-, las tabletas hacen parte de su vida diaria, las redes
sociales son compaa en sus descansos y ratos de ocio, el correo electrnico es una
herramienta infaltable en su rutina. Quieren productos o servicios que les generen
experiencias memorables, son crticos, exigen rapidez en las respuestas y comunicaciones
con contenidos relevantes. Todo ello, sin ayuda tecnolgica e informacin de los clientes,
no es posible.
ui
-L
El cliente de hoy exige reconocimiento. No solo del vendedor sino de todos los
empleados. Ese reconocimiento incluye, trato personalizado, para lograrlo es necesario
mantener la informacin actualizada a fin de utilizarla en el momento adecuado para
sorprenderlo.
id
av
27
r
tu
Ar
de
Le
ui
-L
id
av
Moneda (Currency): Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los
clculos. Se almacena en 8 bytes.
Autonumrico: Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos o nmeros aleatorios que se
insertan automticamente cuando se agrega un registro. Se almacena en 4 bytes.
S/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores nulos no estn permitidos. Se almacena
en 1 bit.
Objeto OLE: Se utiliza para almacenar objetos tales como documentos de Microsoft Word, hojas
de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios (conocidos como
objetos OLE) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta
1 gigabyte (est limitado por el espacio de disco).
Hipervnculo: Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta a un archivo o una
direccin en la web. Almacena hasta 64,000 caracteres.
28
Campo de bsqueda: El Asistente para bsquedas se utiliza para crear un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La
eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definicin
automticamente. Requiere el mismo tamao de almacenamiento que la clave principal que
corresponde al campo de bsqueda, normalmente 4 bytes.
La siguiente tabla resume las propiedades de los campos de Access ms utilizadas:
Descripcin:
Permite establecer el tamao mximo de los datos almacenados en un campo
de tipo Texto, Numrico o Autonumrico.
Slo se aplica a los campos de tipo Autonumrico y nos permite especificar la
forma en que se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla.
Permite personalizar la forma en que los nmeros, la fecha, la hora y el texto se
muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien
puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de formato.
Ttulo
Se usa para proporcionar informacin til al usuario mediante ttulos sobre los
objetos en distintas vistas: Los ttulos de formularios especifican el texto que
aparece en la barra de ttulo en la vista Formulario; los ttulos de informes
especifican el ttulo del informe en la Vista preliminar; y, finalmente, los ttulos
de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control.
Indexado
Permite establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin
aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Sus valores son:
No.- Sin ndice (Predeterminado).
S (Con duplicados).- El ndice admite valores duplicados.
S (Sin duplicados).- El ndice no admite valores duplicados.
Mscara de Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
entrada
usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.
Valor
Especifica texto o una expresin que se introduce automticamente en un
predetermi- control o campo al crear un nuevo registro. Por ejemplo, si establecemos esta
nado
propiedad en un campo de una tabla (como el campo Fecha de la tabla
tabFactura), el control mostrar la fecha actual del sistema. Esta propiedad no
se aplica a los controles de casillas de verificacin, botones de opcin incluidos
en un grupo de opciones, campos con el tipo de dato autonumrico u Objeto
OLE.
r
tu
Ar
Propiedad:
Tamao del
campo
Nuevos
valores
Formato
de
Le
ui
-L
id
av
29
Propiedad:
Requerido
r
tu
Ar
Permitir
longitud
cero
Regla y
Texto de
Validacin
Descripcin:
Puede utilizarse para especificar si es necesario que exista un valor en un campo.
Si el valor de esta propiedad es S, al introducir datos en un registro deber
especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo;
adems, el valor no podr ser Nulo (por ejemplo, es posible que desees
asegurarte de que el campo Nombre de la tabla catCliente tenga siempre un
valor en todos los registros). Esta propiedad no se aplica a los campos de tipo
autonumrico.
Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida
para un campo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo
Texto, Memo e Hipervnculo.
Puedes utilizar la propiedad Regla de Validacin con el fin de especificar
requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.
Cuando se introducen datos que infringen el valor de esta propiedad, se puede
utilizar la propiedad Texto de Validacin para especificar el mensaje que se
mostrar al usuario. Estas propiedades no son vlidas para las casillas de
verificacin, botones de opcin o botones de alternar.
Permite especificar el nmero de lugares decimales que utiliza Microsoft Access
para presentar nmeros. Esta propiedad puede tener los siguientes valores:
autonumrico (los nmeros aparecen en la forma especificada en la propiedad
Formato) 0 a 15 (los dgitos situados a la derecha del separador decimal
aparecen con el nmero de lugares decimales especificado, y los situados a la
izquierda del separador aparecen como especifique el valor de la propiedad
Formato).
de
Le
Lugares
decimales
ui
-L
id
av
Con base en lo anterior, la estructura de la base de datos para nuestro sistema de facturacin se
define como sigue:
Tabla 01: tabFactura
Campo
Tipo
Tamao
Observaciones
ID
Autonumrico
Folio
Texto
Fecha
Fecha/Hora
Requerido
IdCliente
Numrico (Largo)
IdTipoPago
Numrico (Largo)
Campo de bsqueda
IdVendedor
Numrico (Largo)
Campo de bsqueda
30
ID
Autonumrico
Clave principal,
duplicado
Rfc
Texto
13
Nombre
Texto
35
Direccion
Texto
40
Ciudad
Texto
15
Estado
Texto
Texto
10
Telefono
r
tu
Cp
Tamao
Ar
Campo
Texto
Observaciones
Requerido,
Indexado,
No
o
de
Autonumrico
TipoPago
Texto
Observaciones
10
Requerido, No duplicado
ui
-L
ID
Tamao
Tipo
Le
Campo
Tamao
ID
Autonumrico
Nombre
Texto
35
PorComision
Numrico (Entero)
Observaciones
id
Tipo
av
Campo
31
Tipo
Tamao
Observaciones
ID
Autonumrico
Clave
Texto
13
Requerido, Indexado
Descripcin
Texto
50
Requerido
UnidadMed
Texto
PrecUnitArt
Moneda
PorIvaArt
Numrico (Entero)
Ar
r
tu
Tipo
Tamao
Observaciones
IdFactura
Numrico (Largo)
Clave externa
IdArticulo
Numrico (Largo)
Calve externa
Cantidad
Numrico (Simple)
Requerido
PrecUnitFac
Moneda
PorIvaFac
Numrico (Entero)
Campo
de
Le
2
Requerido
ui
-L
Diseo de las ventanas de captura
id
av
En Access, las ventanas de captura reciben el nombre de Formularios, mientras que los informes
generados a partir de la base de datos se conocen como Reportes. Es recomendable que antes de
crear los formularios y reportes en el sistema de gestin, primero se realice el diseo en papel.
En las figuras 1.11 y 1.11a, puedes observar el diseo de los formularios para Clientes y para la
Facturacin.
Como puedes observar en ambas figuras, es recomendable que tus formularios incluyan, en el
lado izquierdo de la barra de ttulo (parte superior del formulario), un cono que identifique al
sistema al cual pertenece, el nombre del formulario y los botones comunes a todas las ventanas
(en los formularios de las figuras 1.11 y 1.11a solamente incluimos el botn cerrar, pero si lo
deseas puedes aadir los botones minimizar y maximizar).
32
Botn cerrar
cono
Clientes
Datos
de la
empresa
LOGO
Cuadros
de texto
R.F.C.:
Nombre:
Etiquetas
Ciudad:
Estado:
Telfono:
C.P.:
Ar
Imprimir
r
tu
Botones de
desplazamiento
Direccin:
Campos
para
capturar
datos
Deshacer
Cerrar
1 de 2
de
Anterior
Inicio
Siguiente
Final
Nuevo
Le
n
-L
ui
Es recomendable que tus formularios incluyan un rtulo (conocido como etiqueta) con los datos
de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas tambin te pueden servir para indicar qu dato
debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto son campos en donde se
introducen los datos que contendr la base).
id
av
Adems, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando (botones
asociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarn a visualizar los datos ya
incluidos en tu base).
Es recomendable que crees tu propio patrn para disear tus formularios, de tal forma que
alinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de comando,
etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan una presentacin homognea
y sean agradables a la vista.
Los formularios para los Vendedores, Artculos y Tipos de pago cuentan con caractersticas
similares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aqu; pero te proponemos que
intentes realizarlos t solo. Hay otro formulario, sin embargo, que disearemos contigo: el
formulario para la emisin de facturas, al cual hemos llamado Facturacin. En la figura 1.11a te
mostramos el diseo de este formulario.
33
Facturacin
Ciencias y Tecnologas de la Informacin S.A. de C.V.
Av. Las Colinas No. 37 A
Fracc. Las Playas, tel (744) 1900746, C.P. 39390
Acapulco, Gro.
Folio:
Fecha:
Vendedor:
Botn
agregar
LOGO
Control de
lista
desplegable
Tipo de pago:
Cliente
Nombre:
R.F.C.:
Campos
no
editables
Direccin:
Ciudad:
Estado:
C.P.:
Telfono:
Ar
Contenedores o
Frames
Articulos
r
tu
Clave
Cantida
d
Descripcin
Prec. Unitario
% IVA
Importe
IVA
o
de
Agregar Articulo
Le
Subtotal:
1 de 2
IVA:
Total:
Imprimir
Deshacer
Cerrar
-L
OBSERVACIONES:
ui
El campo Fecha por omisin debe presentar la fecha del sistema, pero al dar clic sobre el campo debe presentar
Botn que permite agregar datos del tipo correspondiente al campo de la izquierda o el que se indica.
id
av
Observa que el formulario Facturacin conserva la estructura de una factura descrita en la figura
1.2; asimismo, notars que conservamos las caractersticas asociadas a los formularios, es decir:
en la parte superior incluimos el cono del sistema, el nombre del formulario y los botones de
ventana, mientras que en la parte inferior incluimos los botones de comando y los botones de
desplazamiento.
Notars, sin embargo, que este formulario es diferente al formulario Clientes antes descrito en
dos aspectos:
34
Ar
r
tu
Formularios
Siempre elabora el diseo en papel antes de pasarlo a la
PC.
Distribuye organizadamente los campos de tu
formulario.
Alinea las etiquetas y los campos de texto.
de
Le
s
ui
-L
Por ejemplo: imagina que ests creando una factura para un cliente que ya antes haba comprado
en la empresa (cuyos datos, por tanto, ya se encuentran en tu base); presionando el control de
lista desplegable correspondiente al nombre del Cliente, te aparecer una lista con el nombre de
todos los clientes incluidos en la base para que selecciones el cliente correspondiente. Si, por el
contrario, es la primera vez que el cliente compra en la empresa, presionando el botn agregar
se abrir el formulario Clientes, donde podrs capturar los datos del nuevo cliente.
id
av
Adems, dado que los datos de clientes, vendedores, artculos y tipos de pago son capturados a
travs de los formularios correspondientes (y, por tanto, resulta innecesario capturarlos otra vez
con el formulario Facturacin), estos cuadros de texto aparecen como campos no editables, los
cuales funcionan as: Al momento de seleccionar, dentro de la lista desplegable, el nombre de un
cliente ya incluido en la base, el sistema mostrar automticamente el resto de sus datos
(direccin, RFC, etc.) en el campo correspondiente.
En el caso de que se trate de un nuevo cliente, como ya mencionamos, el botn agregar abrir el
formulario Clientes donde se capturarn sus datos y, al cerrar dicho formulario, regresaremos a
Facturacin, donde ahora s podremos seleccionar el nombre del cliente mediante la lista
desplegable (en cuyo caso, por tanto, tambin aparecern automticamente todos sus datos
capturados).
El control de lista desplegable, el botn agregar y los campos no editables funcionan igual para el
caso del tipo de pago, los vendedores y los artculos.
35
Como puedes observar en la figura 1.11a, el diseo muestra que para facilitar la visualizacin de
los datos del Cliente y de los artculos, stos se agruparn utilizando marcos conocidos como
contenedores o frames (que se explicarn ms adelante).
Finalmente, observars que debajo del diseo del formulario Facturacin hemos incluido un
conjunto de observaciones que nos servirn para recordar algunas de las caractersticas de la
factura que incluiremos en nuestro sistema.
Diseo de reportes
Al inicio del captulo, tambin mencionamos como requisito que nuestro sistema deba de emitir,
adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin (Reportes). Los reportes son
documentos que emitir el sistema y que, por tanto, tambin deben disearse. La figura 1.12a te
muestra el reporte Clientes.
Ar
r
tu
Rtulo de
Encabezado
NOMBRE
Fecha de
Emisin
Fecha de Emisin:
DIRECCIN
CLIENTES
CIUDAD
ESTADO
TELEFONO
C.P.
Ttulo del
reporte
Le
R.F.C.
Tel.:
de
Nombre de las
columnas de
datos
C.P.:
LOGO
ui
-L
PAGIN
Pie de pgina
id
av
Ref.
Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado con
todos los datos asociados a los clientes y un pie de pgina indicando el nmero de pginas de que
consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores y Artculos., por lo que
dejaremos que intentes disearlos por tu cuenta.
Existe otro reporte que es necesario disear: el Reporte de Facturas Emitidas (figura 1.12b), que
constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por el sistema.
Este reporte contiene datos bsicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha de emisin),
nombre del cliente y tipo de pago, los clculos de IVA y total facturado incluidos en las facturas
emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora clculos de totales globales
facturados. Fjate que debajo del diseo tambin incluimos un conjunto de observaciones
relacionadas
36
r
tu
Ar
de
Le
n
ui
-L
Finalmente, abordaremos el diseo de los Pneles de Control o Mens, que son ventanas que
muestran las opciones que proporciona el sistema al usuario. Normalmente, en los sistemas
existe un men principal y uno o varios submens derivados de ste; lo anterior equivale a decir
que al disear los mens en realidad lo que estamos diseando es la estructura de las opciones o
los niveles de opcin que proporciona el sistema. La figura 1.13a muestra la estructura de
nuestros mens.
av
Salir
Regresar al
men principal
Forma de Pago
Vendedores
Artculos
Clientes
Regresar al
men principal
Emitidas
Catlogos
Facturas
Vendedores
Informe
Artculos
Clientes
Facturacin
id
Men
principal
37
Observa que, segn la estructura propuesta en la figura, del Men Principal podremos acceder al
Men Informes (al cual llamaremos Submen Informes) y de ste, a su vez, podremos acceder a
la opcin Clientes (que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes de la figura 1.12a); de igual
forma, del Men Principal podremos acceder al Submen Catlogos y de ste, a la opcin Clientes
(que se debe asociar al formulario Clientes de la figura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza
con las dems opciones de los submens.
A continuacin, en la figura 1.13a te mostramos el diseo del men principal. Observa que
seguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana;
adems, incluimos el nombre del men y de los submens asociados.
Men
Nombre del
Men
Facturacin
r
tu
Ar
Men Principal
LOGO
Informes
Catalogo
de
Salir
Nombre de
los Submens
Le
Botn
Salir
-L
Figura 1.13b
ui
Finalmente, incluimos el botn Salir, necesario para salir del sistema (en los submens, este botn
es sustituido por el botn Regresar al men principal). Como el diseo de los submens es similar
al que aqu te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.
D
id
av
Actividad 1.4
38
Ar
r
tu
de
2.- Veras la ventana principal de este programa como se muestra en la figura 1.14.
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.14
Observaciones:
o Si existe un acceso directo al programa dentro del escritorio de Windows, podrs iniciarlo
con solo hacer doble clic sobre el icono correspondiente a Access.
o Al igual que en todos los programas de Windows, tambin puedes cerrar la aplicacin por
medio del botn superior derecho Cerrar ventana
39
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.15
Figura 1.16
ui
-L
id
av
Para una mejor comprensin de este proceso, nos basaremos en la creacin de la tabla catCliente,
tal y como se defini en la estructura de datos mencionada de la pgina 30 a la 32 de este mismo
captulo; para ello, haz lo siguiente:
1.- Del men Objetos selecciona la opcin Crear.
2.- Elige la herramienta Diseo de tabla.
3.- Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.17 en la cual debes de escribir
en la columna con el ttulo Nombre del campo el nombre de cada una de las columnas que
contendr la tabla.
40
4.-Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna el tipo de dato que le
corresponde y define simultneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas (observa
que las propiedades asociadas a cada campo varan segn seleccionemos el tipo de datos).
5.-Siguiendo con los datos que contendr la tabla, para introducir el indicador de clave principal,
posicinate en el campo ID y haz clic en el botn Clave principal de la Barra de herramientas
Diseo.
6.-Ahora cierra y guarda tu tabla haciendo clic en el botn Cerrar de la pantalla Vista Diseo, ten
mucho cuidado en utilizar el botn Cerrar Vista Diseo y no el de Cerrar la Aplicacin Access te
preguntar si deseas guardar los cambios, haz clic en el botn S y escribe el nombre de la tabla,
el cual en este caso es catCliente
r
tu
Ar
Observacin:
o En la Barra de Diseo visualizars el botn Vistas con el cual puedes seleccionar una de
las diferentes vistas que ste contiene. Las dos ms utilizadas son Vista Diseo, que es en
la que te encuentras ahora, y la vista Hoja de datos, que te muestra los datos de las tablas
en forma de filas y columnas como en Excel.
o Al crear un proyecto nuevo en Microsoft Access por defecto se generara una tabla llamada
Tabla1 la cual si lo desea puede ser guardada como la tabla catCliente y abrirla en vista de
diseo para modificar o si no lo desea as puede eliminarla.
de
Le
ui
-L
D
id
av
Para
la tabla
catCliente,
tu
pantalla quedar
como se muestra
en la figura 1.17,
donde notars que
aparece una llave
al lado derecho del
campo ID, ste es
el indicador de
que este campo es
la clave principal
de la tabla.
Figura 1.17
41
Actividad 1.5
Realiza lo siguiente:
1.- Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructura definida
para las mismas de la pgina 30 a la 32 de este captulo y siguiendo el procedimiento anterior.
Cuando termines sta actividad, el rea de trabajo de la opcin Tablas quedar como se muestra
en la figura 1.18
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.18
42
Campos de Bsqueda
r
tu
Ar
de
Le
ui
-L
id
av
43
8. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.19, en la cual selecciona
la opcin Deseo que el campo de bsqueda busque los valores en una tabla o consulta y
haz clic en el botn Siguiente
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.19
9. Visualizars otra ventana de la cual selecciona la tabla que utilizars para tu campo de
bsqueda (para este ejemplo es la tabla catCliente) como se muestra en la figura 1.20 y
haz clic en el botn Siguiente.
ui
-L
D
id
av
Figura 1.20
44
10. Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debes elegir
los campos que contienen los valores que se incluirn en el campo de bsqueda.
Para nuestro ejemplo, selecciona el campo ID y el campo Nombre. Una vez realizada la
seleccin, haz clic en el botn Siguiente.
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.21
ui
-L
11. Ordena los campos como se muestra en la figura 1.22 y dale clic en siguiente
D
id
av
Figura 1.22
45
12. Observaras un recuadro como el que se muestra en la figura 1.23 y selecciona la opcin
Ocultar la columna clave (se recomienda) y haz clic en siguiente
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.23
ui
-L
13. Finalmente, visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.24, de la cual
elige una etiqueta para dicho campo, (puedes utilizar la que te proporciona el asistente
por omisin) y selecciona la opcin Habilitar integridad de datos. Haz clic en el botn
Finalizar.
D
id
av
Figura 1.24
46
14. Te aparecer un recuadro como el de la figura 1.25, selecciona la opcin Si para guardar
la tabla. Guarda la tabla creada con el nombre tabFactura.
Figura 1.25
Realiza lo siguiente:
r
tu
Ar
Actividad 1.6
de
Le
-L
ui
Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de bsqueda IdTipoPago son los
campos ID y TipoPago; para el campo IdVendedor se tendr que seleccionar los campos ID y
Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID y Descripcion. Asegurate que la
tabla unionArticuloFacturado tenga clave principal
id
av
47
r
tu
Ar
de
Figura 1.26
Le
Visualizars una pantalla similar a la de la figura 1.27; en ella se muestran las relaciones existentes
entre las tablas del sistema de Facturacin. Estas relaciones fueron creadas automticamente
cuando se elaboraron los campos de bsqueda; sin embargo, no tienen la cardinalidad que se
mencion en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Lo anterior implica que debemos
eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea, eliminaremos y volveremos a definir dichas
relaciones haciendo lo siguiente:
ui
-L
D
id
av
Figura 1.27
48
1. Para eliminar una relacin, haz clic en la lnea que indica la relacin y despus presiona la
tecla Supr o Del. Access te preguntar si realmente deseas eliminar la relacin, a lo que
debes responder S.
2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevas
relaciones; para ello, posicinate en la tabla que quieres mover y arrstrala hasta la
posicin que desees que tenga en tu diagrama.
3. Redefine las relaciones seleccionando el campo de la tabla y arrastrndolo a su
correspondiente en la otra tabla (por ejemplo, para nuestro sistema arrastramos el campo
ID de la tabla catCliente hasta su correspondiente IdCliente de la tabla tabFactura).
Visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.28, observa, en la parte
inferior de la figura, que la relacin de catCliente a tabFactura es del tipo uno a varios.
Antes de presionar el botn Crear, selecciona la opcin Exigir integridad referencial.
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
id
av
Observaciones:
Figura 1.28
o La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las
relaciones entre las tablas son vlidas y que no se eliminarn ni modificarn
accidentalmente datos relacionados. (As, por ejemplo, no podrs crear una factura para
un cliente que no existe en tu base, sino que debers crear al cliente para despus
hacerle su factura).
o Al definir el tipo de relacin, Access siempre asigna 1 a la tabla donde se encuentra la clave
principal y a la tabla donde se encuentra la clave externa.
49
Actividad 1.7
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basndote en el
modelo de datos y en el modelo entidad-relacin de las pginas 23 y 24. Al terminar esta
actividad tu pantalla de Relaciones debe quedar como se muestra en la figura 1.29.
Algunos autores llaman diagrama entidad-relacin a este diagrama.
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.29
50
r
tu
Ar
de
Figura 1.30
Le
ui
-L
D
id
av
Figura 1.31
51
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.32
-L
ui
D
id
av
Figura 1.33
52
r
tu
Ar
de
Figura 1.34
Le
Observacin:
Observa que la parte inferior de la figura 1.35 se encuentra un control llamado Botones de
desplazamiento que, como su nombre lo dice, nos permite desplazarnos de registro en registro y
adems nos permite agregar un nuevo registro. En la siguiente figura te mencionamos para qu
sirve cada uno de los botones que este control contiene (este control aparece automticamente
en cada uno de los formulario que se elaboran).
ui
-L
Ir al Anterior
Registro
Nuevo
Registro
id
Nmero de
Registro
av
Ir al Primer
Registro
Ir al
Siguiente
registro
Figura 1.35
53
r
tu
Ar
Seccin
Encabezado
de
Cuadros
de Texto
Le
Etiqueta
s
ui
-L
Seccin
Detalle
Seccin Pie
D
id
av
Figura 1.36
T puedes aumentar o disminuir el tamao de estas secciones arrastrando los bordes de cada
seccin hasta la longitud deseada.
Encabezado se utiliza para incluir alguna imagen (el logo de la empresa, por
ejemplo) y escribir ttulos o rtulos en general; en nuestro caso, aqu colocaremos el logo, nombre
y direccin de la empresa.
La seccin llamada Detalle constituye el espacio donde se capturarn los datos. Aqu puedes
modificar el orden y el tamao de los cuadros de texto (por ninguna razn le cambies el nombre
a los cuadros de texto), aadir acentos a las etiquetas, etc.
En el Pie del formulario se aadirn los botones de comando (por ejemplo, los botones Deshacer,
Imprimir, etc.). Esto se explicar ms adelante.
54
Puedes obtener un mejor diseo en los formularios creados (aadir imgenes y colores, cambiar
las fuentes, etc.) utiliza el Cuadro de herramientas en la Vista diseo el cual es similar al que se
muestra en la figura 1.37.
Agregar Cuadros de Texto
Agregar Botones
Figura 1.37
r
tu
Ar
Agregar
Etiquetas
Agregar Logotipo
Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes que
seleccionar el control y dar clic donde deseas que aparezca, puedes modificar sus propiedades
como formato, fuente, tamao, ttulo, entre otros; para ello, haz lo siguiente:
de
Le
n
ui
-L
D
id
av
Figura 1.38
55
Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se dise en la figura 1.11 de la
pgina 32. En la figura 1.39, te mostramos un ejemplo de cmo debe quedar el formulario Clientes
una vez terminado, como podrs observar a este formulario se le agreg el logo, nombre,
direccin, cdigo postal y telfono de la empresa y se modificaron las propiedades: Titulo=Cliente,
Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=No y Separador de registros=No.
Adems, se acomodaron los controles de acuerdo al diseo antes elaborado
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
id
av
Actividad 1.1
Figura 1.39
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las ventanas de captura de artculos, vendedores y tipo de pago, siguiendo
los pasos que se describieron en la elaboracin de la venta de clientes.
56
Consultas
r
tu
Ar
Las consultas nos permiten extraer desde una o varias tablas de la base, aquellos datos que
son de nuestro inters. Por medio de consultas, adems de seleccionar datos para su
visualizacin, podremos ordenarlos, filtrarlos a partir de una o varias condiciones, crear otros
campos, calcular totales u otras operaciones, y crear formularios o informes. Una consulta se
confecciona tomando como entrada una o ms tablas o en su caso, tambin de otras consultas.
Desde una consulta, tambin se pueden modificar los datos que en ella se muestran. De esta
manera, se actualizarn instantneamente los datos en la(s) tabla(s). En trminos generales,
podemos decir que existen cuatro tipos de consultas: de eliminacin, de actualizacin, de datos
anexados y de creacin de tabla. A continuacin daremos una muy breve descripcin de cada una
de ellas.
de
Le
-L
Consulta de eliminacin
Consulta de actualizacin
ui
Una consulta de eliminacin es aquella cuya funcin consiste en eliminar uno o un grupo de
registros de una o ms tablas.
id
av
Una consulta de actualizacin es aquella por medio de la cual realizamos cambios globales en uno
o un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, podemos aumentar los precios un 10
por ciento para todos los productos lcteos o bien podemos aumentar los sueldos un 5 por ciento
al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, es posible cambiar
los datos de las tablas existentes.
57
Ar
r
tu
de
n
Le
ui
-L
Figura 1.40
3. Visualizars una ventana de la cual debes seleccionar las tablas tabFactura y catCliente.
Despus, haz clic en el botn Cerrar. Como se muestra en la figura 1.41
id
av
Figura 1.41
58
4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando ID
y Nombre da la tabla catCliente, como se mencion anteriormente).
5. Guarda tu consulta con el nombre conEncabezadoFactura. Para ello, haz clic en botn
Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre antes
mencionado
Al terminar visualizars una pantalla como la que se muestra en la figura 1.42.
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
Observacin:
av
Figura 1.42
En esta consulta no se incluyeron las tablas catTipoPago y catVendedor, ya que los datos que
necesitamos de estas tablas se encuentran incluidos como campos de bsqueda en la tabla
tabFactura. No podemos excluir la tabla catCliente debido a que utilizamos campos como Rfc,
Direccion, Telefono, Ciudad, Estado, Cp de dicha tabla.
Observa que la ventana inferior de la figura 1.42 est formada por una tabla cuyas columnas
corresponden con los campos seleccionados de las tablas y que para cada una de estas columnas
existen varias filas con los rtulos Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O, los cuales se
describen a continuacin:
59
Tabla:
r
tu
Ar
Campo:
Mostrar:
Criterios y O:
Total:
Orden:
de
Le
ui
-L
id
av
60
A continuacin crea la consulta que contendr los datos de los artculos facturados (el cuerpo de
la factura); esta se crear utilizando todos los campos de la tabla unionArticuloFacturado
(IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac) y los campos Clave, PrecUnitArt y
PorIvaArt de la tabla catArticulo como podrs observar, no se incluyen los campos ID y
Descripcin, debido a que ya se encuentran incluidos en el campo de bsqueda en la tabla
unionArticuloFacturado en el campo IdArticulo. Para ello haz lo siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear
2. Haz clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseo como se muestra en la figura 1.43.
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.43
n
-L
ui
D
id
av
61
Antes de guardar tu consulta, debers de aadir los campos calculados Importe e Iva (si no los
incluyes, debers de calcularlos por tu cuenta al momento de elaborar la factura y entonces para
qu utilizar la PC Verdad?). Para agregar los campos calculados haz lo siguiente:
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.44
3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic en
el botn Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre
antes mencionado.
62
Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formulario
principal. Ahora, realiza lo siguiente:
1. Del Men Objetos selecciona la opcin Crear
2. Haz clic en la opcin Asistente para formularios, como se muestra en la figura 1.45
Ar
Figura 1.45
r
tu
de
Le
ui
-L
D
id
av
Figura 1.46
63
4. Visualizars una ventana que te pregunta Cmo deseas ver los datos y te permite
seleccionar una de las dos consultas utilizadas. Selecciona por conEncabezadoFac y en la
parte inferior selecciona la opcin formulario con subformularios, como se muestra en la
figura 1.47. Haz clic en el botn Siguiente.
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.47
ui
-L
D
id
av
Figura 1.48
64
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.49
ui
-L
Ahora s, ya cuentas con tu formulario principal, el cual debe ser parecido al que se muestra en la
figura 1.50. Como podrs observar, an falta editar su diseo de la misma forma que se hizo con
los formularios anteriores para que se vea tal como es la factura en papel y se incremente su
usabilidad.
D
id
av
Figura 1.50
65
Observa que el formulario principal contiene todos los campos necesarios para la creacin de la
factura. Sin embargo, an no hemos resuelto el problema planteado en la pgina 20, referente a
la actualizacin no deseada de los datos correspondientes al precio y/o porcentaje de IVA de cada
artculo contenido en las facturas ya emitidas y almacenadas en la base de datos.
Para resolver este problema es necesario crear una macro que permita actualizar los datos del
precio e IVA al crear nuevas facturas, pero sin modificar los datos de las facturas anteriores
cuando estas se visualicen al consultar las por medio de el mismo formulario (a travs de los
Botones de desplazamiento).
Es decir, qu pasa si en una fecha F1 facturamos el artculo A1 a un precio P1 y, posteriormente,
en una fecha F2 se modifica el precio del artculo A1 a P2. Es evidente que este nuevo precio se
debe aplicar a las facturas emitidas en fecha posterior a F2, pero no a las emitidas con
anterioridad y cuyos datos ya se encuentran almacenados.
Ar
r
tu
Qu complicaciones nos trae lo anterior? Es evidente que si el precio cambia las nuevas facturas
debern tener el nuevo precio y las anteriores, los precios anteriores. El problema es que
utilizaremos el mismo formulario para ver las facturas nuevas y las emitidas con anterioridad, por
lo cual necesitaremos que cuando el formulario nos presente los datos de precio unitario y
porcentaje de IVA utilizado en una factura anterior, lo tome de la tabla unionArticuloFacturado y
cuando nos presente los datos correspondientes al momento de estar emitiendo una factura, los
tome de la tabla tabArticulo.
de
Le
ui
-L
Una macro es un conjunto de una o ms acciones (inclusive, una macro puede consistir de un
conjunto de macros). Cada macro realiza una accin determinada, tal como abrir un formulario o
imprimir un informe. Las macros, en general, nos ayudan a automatizar las tareas comunes y
repetitivas.
id
av
66
Hacer clic
aqu
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.51
n
-L
ui
4. Visualizars una ventana como la que se muestra en la figura 1.52. Selecciona la opcin
Generador de macros y haz clic en el botn Aceptar.
D
id
av
Figura 1.52
67
5. Visualizars la ventana Macro, lo primero que debes hacer es dar clic a la opcin mostrar
todas las acciones como se muestra en la figura 1.53. Posteriormente en la parte derecha
se encuentra el catlogo de acciones y en la parte de buscar escribe establecervalor,
nos mostrara un resultado como el que se muestra en la figura 1.54 y haz doble clic a
Establecer valor.
Esto har que se muestren dos campos en la parte inferior izquierda de la ventana
Hacer Clic
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.53
ui
-L
D
id
av
Doble Clic
Figura 1.54
68
Ar
Figura 1.55
r
tu
de
Dado que la actualizacin tambin ser necesaria para el porcentaje del IVA, en la
columna Accin selecciona nuevamente la opcin EstablecerValor y en la opcin Elemento
escribe PorIvaFac y en la opcin Expresin, escribe PorIvaArt. Como se muestra en la
figura 1.56
8. Finalmente, guarda los cambios a la macro, cierra las ventanas guarda los cambios y
regresa a la pantalla principal de tu Base de Datos.
Le
-L
ui
Ahora s, cada vez que utilices el formulario principal para crear una nueva factura, ste incluir
los precios y porcentajes de IVA actualizados.
D
id
av
Figura 1.56
69
Botones de comandos
Para evitar el tener que cerrar el formulario principal y abrir algn otro (para agregar los datos de
un cliente, por ejemplo), podemos aadir a este formulario un botn de comando que llame a
las ventanas de captura (formularios) correspondientes. Para ello haz lo siguiente:
Ar
r
tu
de
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.57
70
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.58
ui
-L
4. Haz clic en la opcin Abrir el formulario y mostrar todos los registros como se muestra en
la figura 1.59 y despus haz clic en el botn Siguiente.
D
id
av
Figura 1.59
71
5. En la opcin Texto, escribe tres puntos () como se muestra en la figura 1.60 y haz clic en
el botn Siguiente. El contenido de esta opcin se visualizars como rtulo en el botn
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.60
ui
-L
6. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdAddCliente como se muestra en la figura
1.61) y haz clic en el botn Finalizar.
D
id
av
Figura 1.61
72
Actividad 1.9
Realiza lo siguiente:
1. Crea los botones relacionados con las listas desplegables del tipo de pago, vendedor y
artculo, siguiendo los pasos del 2 al 6 descritos anteriormente (recuerda que para el caso
de artculo, se tiene que sustituir los tres puntos () por la frase Agregar Artculo).
2. Agrega tambin el botn Deshacer, para eliminar algn registro. Para ello, realiza lo
siguiente:
r
tu
Ar
de
Le
Observacin:
-L
ui
o Si en tu formulario no se logran ver todos los campos del subformulario, esto se debe a
que el tamao de cada uno de ellos es muy grande. Lo que puedes hacer es disminuir el
tamao de cada campo hasta que logres visualizar todos los campos, de lo contrario
Access colocar una barra de desplazamiento horizontal para que puedas visualizarlos.
id
av
Figura 1.62
73
r
tu
Ar
En la seccin anterior aprendiste como utilizando los botones Agregar, es posible llamar algn
formulario asociado para agregar datos del cliente, tipo de pago, vendedor y artculos desde el
formulario de facturacin sin tener que cerrarlo, Sin embargo, los botones creados no actualizan
los datos del formulario frmEncabezadoFac en forma automtica; es decir, si deseamos continuar
introduciendo los datos de la factura una vez que cerramos el formulario asociado al botn
agregar (el de los tres puntos) la lista desplegable seguir sin presentar los datos requeridos
debido a que el contenido de la lista no ha sido actualizado con los datos que recin introdujimos.
La solucin a este problema puede hacerse de dos formas: 1) de manera manual, colocando un
botn de comando que, al hacer clic en l, realice la actualizacin de datos en todos los controles
del formulario; 2) de manera automtica, agregando al evento al cerrar de los formularios
frmCliente, frmVendedor, frmTipoPago, y frmArticulo una macro de actualizar y en el formulario
frmEncabezadoFac agregando al evento al recibir enfoque de la misma forma una macro de
actualizar. Para ello haz lo siguiente:
de
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.63
74
r
tu
Ar
de
Figura 1.64
Le
5. Guarda los cambios realizados y haz clic en Cerrar como se muestra en la figura 1.65.
ui
-L
D
id
av
Figura 1.65
75
10. Del catlogo de acciones agrega la accin Actualizar como se muestra en la figura 1.66
Figura 1.66
r
tu
Ar
o
de
n
Realiza lo siguiente:
Le
Actividad 1.10
-L
ui
D
id
av
76
r
tu
Ar
de
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.67
Figura 1.68
77
r
tu
Ar
de
Figura 1.69
Le
Para visualizar en el formulario principal los valores de los controles creados anteriormente,
debemos crear tres controles de cuadro de texto que los llamen, para ello haz lo siguiente:
ui
-L
id
av
78
r
tu
Ar
de
Figura 1.70
n
-L
Realiza lo siguiente:
Le
Actividad 1.11
IVA
Valor
=Suma(Iva)
txtIva
=txtSubtotal+txtIva
txtTotal
id
av
Total
Propiedad
Origen de Control
Nombre
Origen de Control
Nombre
Control
ui
1. Repite los paso del 2 al 6 para crear los controles que contendrn el valor del IVA y
Total del subformulario, y coloca en ellos lo siguiente:
79
Tu formulario principal se ver similar como al que se muestra en la figura 1.71. (Recuerda que
en cualquier momento puedes modificar su diseo utilizando la Vista diseo)
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
Figura 1.71
D
id
av
80
Arreglos finales
1. En el campo de Fecha, haz clic derecho y selecciona la opcin Propiedades, visualizars la
ventana de propiedades, selecciona la ficha Formato, haz clic en la propiedad Formato y
elige la opcin Fecha larga, aqu mismo en la propiedad Color del fondo coloca un color
gris claro.
2. Modifica las etiquetas de los cuadros de texto, segn el diseo de la pgina 34 de este
captulo.
3. Agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa en la parte superior, como lo hiciste
en los dems formularios.
4. Para los campos no editables como Direccion, Rfc, Telefono, etc, modifica la propiedad
Color del fondo a un color diferente o a tu gusto, esto para indicarle a los usuarios del
sistema que en dichos campos no podrn agregar datos, solo visualizarlos.
Ar
r
tu
Despus de estas actividades tu formulario principal debe quedar tal y como se muestra en la
figura 1.72.
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.72
81
Como podrs observar, hasta el momento ya tenemos listo el formulario para la creacin de las
facturas del sistema, pero falta lo ms importante: mandar a imprimir dicha factura. Para hacer
esto necesitamos colocar un botn que al hacer clic nos permita imprimir el informe que contiene
dichos datos. A este informe le llamaremos infImprimirFactura el cual se explicara ms adelante,
junto con el procedimiento para agregar el botn Imprimir.
r
tu
Ar
de
Le
n
Figura 1.73
-L
ui
3. Elige la tabla a partir de la cual se crear el informe. Para nuestro ejemplo, elige catCliente
y selecciona todos los campos exceptuando ID (ya que consideramos que no es
importante) como se muestra en la figura 1.74. Haz clic en el botn Siguiente.
D
id
av
Figura 1.74
82
4. Visualizars una ventana que nos pregunta si deseamos algn nivel de agrupamiento
(figura 1.75). Dado que no deseamos agrupar, haz clic en el botn Siguiente.
r
tu
Ar
de
Figura 1.75
Le
5. A continuacin visualizars, otra ventana de dilogo por medio de la cual podrs indicar a
Access si deseas ordenar los datos a mostrar e indicar el campo o los campos con base en
los cuales se ordenar, as como el tipo de ordenamiento. Para nuestro ejemplo,
selecciona el campo Nombre (asegrate que sea de forma ascendente) como se muestra
en la figura 1.76 y haz clic en el botn Siguiente.
ui
-L
D
id
av
Figura 1.76
83
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.77
7. Escribe como ttulo para tu informe infCliente y haz clic en el botn Finalizar como se
muestra en la figura 1.78.
ui
-L
D
id
av
Figura 1.78
84
r
tu
Ar
de
Figura 1.79
Le
Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo. Puedes
agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este proceso es
similar al que se hizo con los formularios) de tal forma que tu informe se vea como se muestra en
la figura 1.80
ui
-L
D
id
av
Figura 1.80
85
Actividad 1.11
Realiza lo siguiente:
Siguiendo los pasos descritos anteriormente crea los informes de artculos, tipo de pago y
vendedor
Ar
Facturas Emitidas
r
tu
de
Le
La creacin del informe referente al concentrado de facturas emitidas, consistir de dos partes:
primero, crearemos una consulta que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el
informe propiamente dicho. El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Crear.
-L
ui
id
a) Importe:Cantidad*PrecUnitFac
av
b) Iva:(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100 y
c) Total:(Cantidad*PrecUnitFac)+(Cantidad*PrecUnitFac)*PorIvaFac/100
6. Haz clic derecho en cualquier columna y selecciona la opcin Totales. Se agregar
automticamente un rengln llamado Total, del cual elige la opcin Suma solamente para
los 3 campos antes calculados (Importe, Iva y Total). Lo anterior lo realizamos para que el
informe no incluya un rengln por cada artculo incluido en una factura, sino un rengln
para el total de cada factura.
86
En la figura 1.81 se muestra como debe quedar la consulta hasta este momento.
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
Figura 1.81
id
av
Figura 1.82
87
Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de resumen
correspondientes. Para ello realiza lo siguiente:
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.83
88
Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo. Puedes
agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este proceso es
similar al que se hizo con los formularios), de tal forma que tu informe se vea como se muestra
en la figura 1.84
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
Figura 1.84
D
id
av
En una seccin anterior mencionamos que para mandar a imprimir la factura haca falta la
elaboracin de un informe, y es en esta seccin donde lo construiremos. Dicho informe incluir
datos que se encuentran contenidos en varias tablas relacionadas y, por tanto, requerir una
consulta como fuente de datos. Dicho informe estar diseado para ser impreso en un formato
de factura como la que se mostr en la figura de la pgina 13 de este captulo.
La creacin del informe para la factura consistir de dos partes: primero, crearemos una consulta
que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el informe propiamente dicho.
El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:
89
Figura 1.85
r
tu
Ar
de
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.86
Figura 1.87
90
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.88
91
Figura 1.89
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.90
92
4. Visualizars una ventana en la cual se pregunta: Cmo deseas ver los datos? y te permite
seleccionar una de las cuatro tablas utilizadas. Selecciona por tabFactura como se muestra
en la figura 1.91 y haz clic en el botn Siguiente.
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.91
ui
-L
D
id
av
Figura 1.92
93
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.93
94
r
tu
Ar
de
Figura 1.94
Le
A este informe debes quitarle todas las etiquetas (son los controles que muestran el texto en
negritas, la mayor parte de ellas se encuentra en la seccin Encabezado de pgina) para esto solo
selecciona la etiqueta o etiquetas y presiona la tecla Supr o Del (esto se hace porque, como se
dijo anteriormente, la hoja que se utilizar para imprimir las facturas ya contiene estos rtulos).
Debes de acomodar los campos de tal forma que se impriman en los lugares indicados, observa
la figura 1.95.
ui
-L
D
id
av
Figura 1.95
95
Si mandas a imprimir el informe en este momento, se imprimirn todas las facturas que se
encuentren en tu sistema y el objetivo del informe es mandar a imprimir solo la que el usuario
est visualizando en ese momento, por lo tanto, hay que hacer lo siguiente:
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
Figura 1.97
D
id
av
Listo! Ahora s ya tienes el informe de la factura, solo resta crear el botn que nos permita
mandarla a imprimir desde el formulario principal. Para esto, haz lo siguiente:
5. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseo.
6. Del Cuadro de Herramientas que te mostramos en la figura 1.35, selecciona la opcin
Botn de comando y dibuja el botn a la derecha del botn Deshacer. En forma
automtica visualizars la ventana del Asistente para botones de comando. En ella
selecciona la categora Operaciones con informes y, posteriormente, la accin Imprimir
informe como se muestra en la figura 1.98 y haz clic en el botn Siguiente.
96
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.98
ui
-L
D
id
av
Figura 1.99
97
8. En la opcin Texto, escribe Imprimir como se muestra en la figura 1.100 y haz clic en el
botn Siguiente. El contenido de esta opcin se visualiza como rtulo en el botn (en
nuestro caso la palabra Imprimir, de acuerdo con nuestro diseo).
r
tu
Ar
de
Le
Figura 1.100
ui
-L
9. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdImprimir) como se muestra en la figura
1.101 y haz clic en el botn Finalizar.
D
id
av
Figura 1.101
98
Ar
r
tu
de
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.102
99
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.103
100
Figura 1.104
r
tu
Ar
o
2. Access te preguntar si deseas crear un panel de control. Haz clic en el botn S, esto te
llevar a la pantalla del Administrador del panel de control, observa la figura 1.105.
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.105
101
Como se muestra en la figura 1.106, en la pantalla Administrador del panel de control ahora se
muestran los 3 elementos necesarios para nuestros mens: el panel de control principal, el
submen de los catlogos y el submen de los informes; sin embargo, an falta indicar qu
elementos contendr cada uno de ellos.
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.106
ui
-L
D
id
av
Figura 1.107
102
3. Visualizars otra ventana, llamada Modificar elemento del Panel de control, donde debes
introducir los datos que te indicamos a continuacin:
-
4. Despus de introducir estos datos, la ventana quedar como se muestra en la figura 1.108.
Finalmente, haz clic en el botn Aceptar, esto te regresar a la pantalla Modificar pgina
del panel de control principal.
r
tu
Ar
Figura 1.108
o
de
Para agregar otra opcin al men principal haz clic en el botn Nueva.
Escribe en las opciones lo que te indicamos a continuacin:
Texto: Informes.
Comando: Selecciona Ir al panel.
Panel de Control: Selecciona SubMenuInformes. Haz clic en el botn Aceptar.
Para agregar el submen catlogos al men principal, haz clic en el botn Nueva.
Escribe en las opciones respectivas lo que se indica a continuacin:
Texto: Catlogos.
Comando: Selecciona Ir al panel.
Panel de Control: Selecciona SubMenuCatalogos. Haz clic en el botn Aceptar.
Finalmente, agregaremos la opcin Salir, para ello haz clic en el botn Nueva y agrega:
Texto: Salir
Comando: Selecciona Cerrar la aplicacin. Haz clic en el botn Aceptar. La ventana se ver
como se muestra en la figura 1.109. Finalmente, haz clic en el botn Cerrar.
Le
ui
-L
id
av
5.
6.
7.
8.
9.
-
Figura 1.109
103
Para definir los elementos de los submens debes realizar un procedimiento similar al anterior,
con algunos cambios. En este proceso tus ventanas se mostrarn como en las figuras 1.110 y
1.111:
r
tu
Ar
de
n
Le
Figura 1.110
ui
-L
D
id
av
Figura 1.111
104
c)
d)
e)
-
Opcin Vendedor
Texto:
Vendedor.
Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
Formulario: frmVendedor.
Opcin Forma de Pago
Texto:
Forma de Pago.
Comando:
Abrir el formulario en modo edicin.
Formulario: frmTipoPago.
Opcin Regresar al men principal
Texto:
Regresar al men principal.
Comando:
Ir al panel.
Panel de control: Panel de control principal.
Opcin Clientes
Texto:
Clientes.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infCliente.
Opcin Articulo
de
- Comando:
Abrir el informe.
- Formulario:
infArticulo.
D
id
av
Opcin Vendedor
Texto:
Vendedor.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infVendedor.
Opcin Facturas Emitidas
Texto:
Facturas Emitidas.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infFacEmitidas.
Opcin Regresar al men principal
Texto:
Regresar al men principal.
Comando:
Ir al panel.
Panel de control: Panel de control principal.
c)
d)
e)
-
ui
Artculos.
-L
- Texto:
Le
a)
b)
r
tu
Ar
105
f) Haz clic en el botn Cerrar y despus nuevamente en el botn Cerrar para salir del
Administrador del panel de control.
g) Observa que en el men Objetos en la opcin Formularios aparece un formulario llamado
Panel de Control y en la opcin Tablas aparece, una llamada Switchboard Items. Si haces
doble clic en el formulario Panel de control, tendrs acceso a los mens que acabas de
crear. Dichos mens se vern como se muestra en la figura 1.112.
r
tu
Ar
de
n
Le
s
ui
-L
D
id
av
Figura 1.112
Recuerda verificar que todas sus opciones funcionen. Adems, puedes modificar el diseo de los
mens en Vista diseo, agregar una imagen, etiquetas, etc., tal y como se hizo con los formularios
que se crearon anteriormente, de tal forma que se vean como el que se muestra en la figura
1.113.
106
r
tu
Ar
Figura 1.113
de
n
Le
Aadir contrasea
-L
Por ltimo, podemos comentar que es posible compartir una base de datos en Access entre
diferentes mquinas, pero esto no siempre es recomendable. Con el fin de restringir el acceso a
la base, puedes agregarle una contrasea.
ui
D
id
av
Figura 1.114
107
Ar
o
r
tu
Figura 1.115
de
Le
ui
-L
D
id
av
Figura 1.116
108
Figura 1.117
Observacin:
Ar
r
tu
o Si quieres eliminar una contrasea, abre tu base en modo exclusivo y del men
Herramientas selecciona la opcin Seguridad, posteriormente selecciona la opcin Anular
contrasea.
de
El siguiente paso sera implementar nuestro sistema de facturacin. Esperamos que en este
captulo hayas aprendido lo fundamental en el desarrollo de un pequeo sistema utilizando el
manejador de bases de datos Access. As como haz aprendido a disear y desarrollar un sistema
de facturacin, hay muchas aplicaciones pequeas que puedes desarrollar tales como: un sistema
para imprimir credenciales, de biblioteca, etc. Suerte!
Le
ui
-L
Resumen
Las Bases de Datos constituyen actualmente una de las herramientas ms utilizadas para el
almacenamiento y procesamiento de la informacin.
El diseo de las Bases de Datos es un proceso que incluye la seleccin del modelo ms
adecuado, as como la definicin de los datos a almacenar, su interrelacin y la forma en que
se visualizarn los mismos.
Una vez diseada, la Base de Datos es creada utilizando aplicaciones como Access, que de
forma sencilla permiten llevar lo diseado a la realidad.
id
av
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Bibliografa
Microsoft Access 97 Paso a Paso
A. Catapult, 1997 Espaa. Ed. Mc Graw Hill SA.
Diseo y administracin de Bases de Datos
B. Hansen, Gary y James V. Hansen, 2 edicin 1997, Espaa. Ed. Prentice Hall.
Procesamiento de Bases de Datos
C. Kroenke, David. 1996, Mxico. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana.
Referencias electrnicas
Ar
http://personal3.iddeo.es/davmai/Access.htm
r
tu
D. Trucos de Access.
http://communities.es/SoloAccess/_whatsnew.msnw
de
E. Slo Access.
http://hades.udg.es/lista/access/
Le
http://www.microsoft.com/spain/support/office/access/faq/faq2000.asp?FR=0
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