DIRECTIVA DE CONTRATACION PUBLICA N 15 RECOMENDACIONES PARA LA APLICACION DEL MECANISMO DE "GRANDES COMPRAS"

1.- OBJETIVO DE LA DIRECTIVA

Mediante la presente directiva se busca establecer recomendaciones y orientaciones bisicas, que facihten la correcta aplicacidn del mecanismo de "Grandes Compras", regulado par ci artIculo 14 bis del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba ci reglamento de la icy N 19.886.

2.- CONCEPTO Y AMBITO DE APLICACION

Los procedimientos administrativos que convoca la Direccin ChileCompra, para la incorporacidn de bienes y servicios al catiogo electrdnico de convenios marco, revisten la naturaleza de una licitacidn pbhca. A su respecto, de acuerdo al artIcuio 30, letra d), de la ley N 19.886 dicha facuitad se circunscribe a "licitar bienes y servicios a travs de la suscripcin de convenios marco". En virtud de cilo, periddicamente esta Direccin efecttia Hamados ptiblicos y abiertos a travs dci Sistema de Informacidn -vw.mercadopublico.ci-, en los rn/is diversos rubros, para quc potenciales oferentes puedan participar, sujetndose a un pliego de condiciones previamente aprobado por ia autoridad y, par disposicin de ia resolucidn N 1.600, de2008, de ia ContralorIa General de la Repi/iblica, sujeto ai trmite de toma de razdn por parte de ese Organo de Control. A travs dcl procedimiento licitatorio de Convenio Marco, de naturaleza concursal, se fijan las condiciones tcnicas y econdrnicas de las ofertas, criterios de evaluacin y ponderaciones, finalizando dicho procedimiento con la adjudicacidn a los proveedores mejor evaluados, los que con sus bienes y/o servicios pasan a formar parte dci catiogo elcctrdnico, Dc este modo, si ci bien o servicio est/i chsponible en ci cat/logo de convenio marco, las entidades pfiblicas emiten Ia respect/va orden de compra al proveedor en ci contexto de la cjccucin dcl convcnio marco quc en su oportunidad licitd csta Direccin, independientemente dci monto o ia naturaieza de los bienes o servicios involucrados. Seguidamente, valga precisar que ci reglamento de la icy N 19.886 -contenido en ci decreto N 250, de 2004, dci Ministerio de Hacienda- y modificaciones poster/ores, establece ci mecanismo de "Grandes Compras", ci cual limita la discrecionalidad de las entidades ptiblicas a la hora de efectuar contrataclones via convenio marco, cuando stas superen las 1.000 UTM. AsI, ci art/cub 14 bis dci mencionado cuerpo reglamentario cstablecc: "lEn las adquisidones via convenio marco superzores a 1.000 UTM, las entidades deberdn cornunicar, a travis del S/sterna, Ia intencibn de compra a todos los proveedores que tendan adjudicado en Convenio Marco ci tipo de producto requer/do. Esta cornunicacin sera' realiada con la debia'a ante/ac/on, considerando los tiempos estdndares necesar/os para Ia entrega de Ia cant/dad de bienes o sew/c/os sol/citados, piao que en ninddn caso serd in/i nor a los 10 dIas cow/dos antes de Ia em/s/On de la orden de compra. En el/a se indicarci, al menos, lajicha de dec/s/On de compra, elproducto o servicio requer/do, Ia cant/dad5 las cond/ciones de entreda. La ent/dad deberci se/ectionar Ia oferta mcis conveniente secitin resultado del cuadro comparat/vo que debercI

con/i ccionar sobre Ia base de los cniterios de evaluaciny ponderaciones definidas en las bases de licitacio'n del convenio marco reJpectevo, en lo que les sean aplicables, cuadro que serd adjuntado a Ia orden de compra que se emitay servirci de /iindamento de Ia resolucio'n que apruebe la adquisicicin. '
El mecanismo de "Grandes Compras", por lo tanto, no corresponde a un nuevo procedimiento hcitatorio, ya que se encuentra circunscrito sdio a los proveedores adjudicados en "el tipo de producto requerido". Asirnismo, no existen bases de hcitacibn y solo es obligatorio indicar lo que la entidad pOblica requiere, su cantidad y condiciones particulares de entrega. No existen, por consiguiente, las formalidades propias de un proceso licitatorio. En definitiva, ci procedimiento de "Grandes Compras", regulado en ci citado artIculo 14 bis tiene un carcter competitivo entre los proveedores adjudicados en ci convenio marco respectivo. Dicho procedimiento, por lo tanto, se enmarca en la ejecuciOn de un convenio marco ya vigente, previamente licitado, y persigue la obtencin de mejores condiciones de oferta, cuando la compra es por voidmenes imp ortantes.

3.- ORIENTACIONES BASICAS 3.1.- De La Intencin de Compra:

3.1.1.- En Las adquisiciones via convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberbn comunicar, a travs dcl Sistema de InformaciOn, en La aplicaciOn disponibie para tal efecto, la Intencin de C'ompra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco ci tzpo de producto requerido 3.1.2.- Los documentos que contienen la liamada Intencin de Compra no son bases de licitacin. No corresponde, por lo tanto, que en su texto se contengan disposiciones propias de un pliego de condiciones aplicable a una licitaciOn ptiblica, tales como la exigencia de inscripciOn en ChileProveedores, y la fijaciOn de criterios y sub-criterios de evaluaciOn distintos, tanto en su contenido como en sus ponderaciones, de aquellos establecidos en las bases de licitacin del Convenio Marco. Con todo, ci documento que comunica la Intencin de Co.mpra siempre debe indicar, a lo menos, las siguientes materias: a. La fecha de decision de compra: Al respecto, debe recordarse que de acuerdo al articulo 14 bis del reglamento de la icy N 19.886, la comunicaciOn de Ia Intencin de coinpra debe ser realizada con la debida antelaciOn, considerando los tiempos estndares necesarios para la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en ningtin caso ser inferior a los 10 dias corridos antes de la emisin de la orden de compra. Se recomienda contemplar plazos amplios, superiores al minimo, que permitan a ios proveedores preparar adecuadamente sus ofertas. b. La descripciOn dcl Item o producto requerido: El Item o producro requerido debe corresponder a alguna de Las categorlas y t/pos de producro adjudicados', por lo que aqui debe encontrarse en eL catblogo del respectivo convenlo marco, ya sea
I [n las bases dc convenios marco, los bienes y scrvicios a licitar se c]asifican, dcsdc lo gcncrico a lo cspcciFico, en 3 grupos: 1) Catcgoria: corresponde a una dcscripcin gcnrica que engloba a dos o mis "tipos de producto", todos los cualcs sc cicn a dicha dcscripcin; 2) lipe be Producto: corresponde a una dcscripcin especIfica que cornprcndc a dos o ms "items o procluctos", todos los cuales sc cificn a dicha descripcibn; 3) Item o Producto: Corresponde a Ia dcscripcin detailada y especiFica, dcsdc Un punto dc vista tbcnico, de un bien 0 serviClo determinado, perteneciente a una catcgorIa y tipo de producto licitados.

que se haya adjudicado originalmente en la licitacin del convenio marco, o bien, que haya sido incorporado posteriormente al catlogo en conformidad a la clusula de actualizacin de productos de las bases de licitacin. En relacin a lo seflalado, no resulta procedente que los compradores contacten directamente a los proveedores para solicitarles la incorporacin al cati.logo de uno o mis productos, con la finalidad de someter a dichos productos a un ilamado especial, a travs del mecanismo de las Grandes Compras, a menos que dicho requerimiento se haya formulado en forma transparente, a travs del foro pblico de Grandes Compras disponible en lit plataforma www.chilecompra.cl. Sin perjuicio de lo anterior, cabe enfatizar que toda solicitud de actualizacin de productos en el catlogo de convenios marco, debe ser formalmente planteada por el proveedor a la Direccin ChileCompra, a travs de las aplicaciones y canales que se han dispuesto para este fin, segtin las reglas establecidas en las respectivas bases de hcitacin del convenio marco. For tiltimo, debe existir una singularizacin precisa de los productos a adquirir a travs del mecanismo de Grandes Compras, posibilitndose de este modo que se asocie la identidad de aqullos con la de los productos descritos en las drdenes de compra que en definitiva se emitan. De esta manera, cabe advertir que en ci evento de que una entidad ptiblica requiera la adquisicin de uno o ms productos, en un solo procedimiento de Grandes Compras, deber singularizar en la Intencin de Compra el listado completo de los productos requeridos, no pudiendo dicho documento limitar la definicin a tan solo uno de aqullos. AsI, a modo ejemplar, cabe setialar que si la entidad pretende comprar a travs de un procedimiento de Grandes Compras un conjunto de productos que comprenda "cuadernos", "reglas", "lpices" y "sacapuntas", la entidad debe describir en su IntenciOn de Compra ci listado completo, no pudiendo restringir la definiciOn del requerimiento Onicamente a la compra de "cuadernos". c. La cantidad v las condiciones de entrega: La cantidad del producto requerido, asI como las condiciones de entrega (lugar y plazos de entrega, entre otros), deben encontrarse detallados en el documento de Intencin de Compra, y no pueden ser modificadas por la entidad pOblica con posterioridad a la publicaciOn de dicho documento. d. Los criterios de evaluaciOn: La Intencin de C'otnpra debe definir taxativamente cuOles son los criterios que se emplearOn para evaluar las ofertas recibidas, asI como SUS ponderaciones, con la finalidad de seleccionar a la oferta ganadora. Dichos criterios deben cumplir con las condiciones que se exponen en el siguiente punto.

3.2.- De los Criterios de Evaluacin:

3.2.1.- El artIcuio 14 bis del reglamento de la icy N 19.886 dispone, en lo que interesa, que Ia respectiva entidad pOblica deber seleccionar la oferta ms conveniente segtin el resultado del cuadro comparativo que deberO confeccionar sobre Ia base de los criterios de evaluacin y ponderaciones definidas en las bases de licitaciOn del convenio marco respectivo, en lo que les sean aplicabies. 3.2.2.- For lo tanto, no se podrn contener en la Intencin de C'ompra criterios de evaluaciOn adicionales, distintos a los previamente considerados en las bases de licitaciOn del Convenio Marco. 3.2.3.- Ahora bien, procede la utilizaciOn de los criterios de evaluaciOn contenidos en las bases, "en lo que sea aplicable". Ello quiere decir que no existe la obligacin de utilizar la totalidad de los criterios establecidos en las bases, sino que tinicamente aquellos que se estimen idOneos, atendida la naturaleza del producto requerido.

3.2.4.- De esta manera, la entidad podr incorporar en la Intencin de C'ompra un determinado criterio de evaluacidn pre-establecido en las bases, comprendiendo en ese criterio la totalidad de los sub-criterios que lo componen, de la misma forma en que se contemplaba en las bases del convenio marco. Consecuentemente, no procederIa que en la Intencin de Compra se agreguen, dentro de un determinado criterio, nuevos sub-criterios, no previstos en las bases de licitacidn. 3.2.5.- Alternativarnente, las entidades podrIan optar por ci empleo, en forma selectiva, de uno o ms de los sub-criterios que componen un criterio mis general, prescindiendo de la utilizacin integral del criterio considerado como un todo. De este modo, cabe sealar, a via ejemplar, que si las bases de licitacidn contemplasen el criterio "Condiciones Comerciales", compuesto por los sub-criterios "Precio" y "Descuentos", procederla que la entidad establezca en la Intencin de Coinpra como iinico criterio de evaluacidn el sub-criterio "Precio", prescindiendo del sub-criterio "Descuento" (dado que si se pretende comprar cantidades ciertas y determinadas, ci descuento debiera estar considerado en ci precio). 3.2.6.- Tratitndose de una Gran Compra de bienes o servicios estindar de simple y objetiva especificacidn -esto es, de productos no diferenciados en su desempetio y en sus caracterIsticas, tales como su duracin, productividad, soporte y rendimiento, entre otras-, se recomienda la utilizacidn exclusiva del criterio "Precio". 3.2.7.- La posibilidad de que una entidad pblica utilice selectivamente en la Intencin de C'ompra, uno o ms de los criterios o sub-criterios de las bases y por consiguiente descarte otros), implica necesariamente alterar las ponderaciones originalmente establecidas en las bases del convenio marco. Pero dicha alteracin no debe ser arbitraria, debiendo obedecer al Siguiente principio: Los criterios o sub-criterios seleccionados para la Gran Compra debern mantener las ponderaciones pre-establecidas en las bases, con la adicin del peso porcentual de las ponderaciones correspondientes a los criterlos o sub-criterios descartados. Dc este modo, ci peso porcentual de las ponderaciones de los criterios y subcriterios descartados en la Gran Compra, deber distribuirse proporcionalmente entre aqullos que si se utilizarn en la Gran Compra. Lo sealado puede comprenderse mejor mediante los siguientes ejemplos:

Criterios de evaluacin establecidos en las bases de Convenio Marco:

CRITERIOS

Ponderacin

SUB-CRITERIOS

Ponderacin

Precto Condicioncs Comcrcialcs 70 % Dcscucnto lxperiencia Condiciones Ticnicas 30

O/

60 % 40 % 30 % 60 % 10 %

Ccrtificacioncs Sustentabilidad

Criterios de evaluacin establecidos en la Inrencin de Compra: Alternativa 1):

Ln cstc ccrnpio oc sclccciona unicamcntc ci crltcriO "Coodicioncs Coincrciaics", dcscartiindosc dci todo is Utilizacin dci critcrio "Condiciones 1cnicas"

Alternativa 2):
Co cstc cjcinpio sc sclccciona Intcgramcntc ci Criteno "Condicioncs l'cnicas'. Asimisrno, dcntro dci Critcrl( "Condicioncs Corncrcialcs", sOlo Sc opts por Ia utiica ciOn dcl sub-critcrio "Prccio", dcscartnciosc ci cinpico dc los dcrniis sub-critcrios.

RIThRIOS

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RITERIOS

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7)) ii/ Conserciuilcs -

Alternativa 3):
Lii cStc cjcrnplo, sc opts por in utiljzaciOn dc 2 sub-crOcrios: Ci sub-critcrio "Prccio" (pcrtcnccicntc al critcrio "Condicioncs Comcrciaics"); v ci oub-critcrio "Ccitificacioncs" (pcrtcnccicnte ai critcrio "Condicioncs 1cnicas")
CRIIIsRIOs
L,Inr.njo,,

I I

Ii iii

35"/,

3.3.- De la Seleccin de la Oferta:

3.3.1.- Tal como prescribe ci artIculo 14 bis del reglamento de la icy N 19.886, la respectiva entidad debert't seleccionar la oferta ms conveniente segn ci resultado del cuadro comparativo que deber confeccionar sobre la base de los criterios de evaluacin y ponderaciones defrnidas en las bases de hcitacin del convenio marco.

3.3.2.- Corno se sealara mis arriba, el procedimiento de Grandes Compras no corresponde a una licitacin piliblica, razn por la cual no procede que se baga referencia al concepto de "adjudicacin", en ci contexto de una Gran Compra. Al respecto, empleando Ia terminologla del citado artIculo 14 bis, cabe sealar que el procedimiento de Grandes Compras no culminar mediante la "adjudicacin" del contrato, sino que mediante la "seleccin de la oferta", Ia que, a su vez, debeth fundamentarse en una "resolucin aproba toria de la adquisicin ". 3.3.3.- La resolucin aprobatoria de Ia adquisicin, por lo tanto, debe ser fundada, esto es, debe contener en sus considerandos los fundamentos de hecho y de derecho que justifican la seleccin de Ia oferta ganadora. Ahora bien, de acuerdo al aludido artIculo 14 bis, la base de esa fundamentacin debe encontrarse en la estricta aplicacin del cuadro comparativo de las ofertas, de acuerdo a los criterios de evaluacin contemplados en la Intencin de Compra (y pre-establecidos en las bases de licitacin). Asimismo, de acuerdo al artIculo 18 de la icy N 19.886, la referida resolucitin debe set publicada en la plataforma w\vw.mercadopublico.cl. 3.4.- De los acuerdos complementarios y de las garantlas de fiel cumplimiento: 3.4.1.- Se recomienda quc las adquisiciones materializadas a travs del mecanismo de Grandes Compras, dado los montos involucrados, se perfeccionen mediante un acuerdo complementario suscrito pot la autoridad competente de la entidad compradora y por ci representante legal de la empresa seleccionada, ci que deber ser gestionado en la aplicacin de gestin de contratos disponible en la Plataforma, posterior a la emisin de la respectiva Orden de Compra. 3.4.2.- En ci acuerdo complemcntario deben consignarse, entre otros aspectos, ci monto de la garantIa de fiel cump]imiento, si existiere, asI como todas las otras condiciones particulares de la adquisicitin. Tales condiciones especiales, en todo caso, no podrn apartarse de los aspectos regulados por las bases de licitacin dcl Convenio Marco 3.4.3.- Cuando se solicite una garantIa de fiel cumplimiento, su monto ser aquel especificado en las respectivas bases de licitacin del convenio marco. 3.5.- De las Sanciones: 3.5.1.- Las sanciones a aplicar pot los incumplimientos en ci suministro de los bienes o los scrvicios adquiridos en virtud de una Gran Compra (multas, cobro de garantIa de fiel cumplimiento, trmino unilateral y anticipado de contrato, etc.), dcben correspondcr a aqulias previamente smgularizadas en las bases de licitacin dcl convenio marco. En caso que sc apliqucn sanciones, stas debern informarse a la Dirccci6n Chilecompra.

3.6.- De las Ordenes de Compra:

3.6.1.- En todas las Ordenes de Compra (OC) que se generen a partir de un mismo proceso de Gran Compra, debcrii incorporarse ci ID de Ia Gran Compra a la que la respectiva OC se asocia, as1 como ci otimero de la resolucin que aprob la adquisicin, la disponibilidad presupuestaria y ci cuadro comparativo de las ofertas recibidas en aquel proceso.2

2 Mayorcs detalics sobrc ci procedimienu aplicabic ala eniisin de las ordenes de compra, provenicntcs de una Gran Cornpra, Sc cncontraran disponibics en Ia Gula ciuc aI cfccto scc publicada en Ia piataforma ChilcConipra/Formacin.