GF-01-PR-11

PROCEDIMIENTO PRSTAMOS Y
ANTICIPOS A EMPLEADOS
Versin 2
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PROCESO GESTIN FINANCIERA
07/04/2010








Universidad Autnoma
Del Caribe
Elaborado por:
Ing. Danny Ortega,
Asistente de Calidad
Revisado por:
Dr. Libardo Polo, Director
de Informacin Financiera y
Control
Aprobado por:
Dr. Libardo Polo, Director de
Informacin Financiera y
Control
La versin vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad.
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UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL CARIBE








PROCEDIMIENTO PRSTAMO Y ANTICIPOS A
EMPLEADOS










GESTIN FINANCIERA

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1. OBJETO:

Atender los trmites adelantados por los empleados referentes a las solicitudes de prstamos y/o
anticipos que requieran con la institucin, para ser descontados de la nmina.

2. ALCANCE:

Aplica a todas las actividades relacionadas con el prstamo de dinero y/o anticipo de algunas de
sus prestaciones sociales a los empleados de la Universidad que cumplan con las condiciones y
requisitos exigidos para el prstamo y/o anticipo. Inicia con la solicitud del servicio y finaliza con la
emisin del cheque y el registro como novedad en nmina para los respectivos y posteriores
descuentos.

3. RESPONSABLES:

Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento en cada una de sus fases:

- El solicitante, por diligenciar el formato de solicitud de prstamo y/o anticipo y presentarlo en
las diferentes instancias para obtener la informacin necesaria para el trmite del mismo.

- El asistente de nmina, por entregar la informacin pertinente al solicitante para el estudio de
su solicitud, y dejarlo registrado en el formato especificado.

- El auxiliar contable, por evaluar la capacidad de endeudamiento del solicitante y emitir un
concepto de viabilidad.

- La Secretaria Principal de Recursos Humanos por gestionar ante las autoridades competentes
los requisitos legales para la aprobacin del prstamo.

- El Director de Informacin Financiera y Control, por aprobar de acuerdo con la disponibilidad de
recursos y el concepto de viabilidad emitido por el auxiliar contable.

- La Rectora, por autorizar los trmites de prstamos y/o anticipos a prestaciones sociales
solicitados por los empleados, a partir de la informacin presentada por las direcciones de
recursos humanos y de informacin financiera y control

4. DEFINICIONES:

4.1 Requisitos de prstamo: Los prstamos a empleados slo aplican para aquellos que cumplan
con:



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- Contratacin laboral directa con la Universidad - Rgimen anterior y ley 50
- Cesantas para soportar el prstamo.
- Capacidad de pago

4.2. Anticipos: los anticipos otorgados son sobre SUELDO, PRIMAS y VACACIONES

5. DESARROLLO

5.1. Descripcin por fases:

1. Diligenciar solicitud: El solicitante interesado en tramitar un prstamo diligencia el formato de
prstamos y anticipos a empleados disponible en el punto de consulta, y para el
diligenciamiento debe obtener informacin de las siguientes instancias, en el orden descrito:

Recursos Humanos: La Asistente de Nmina apoya al solicitante en el diligenciamiento del
formato, para ello el asistente de nmina consulta en el sistema de informacin financiero y
administrativo, y verifica la capacidad de endeudamiento del solicitante analizando los tems de
descuentos judiciales y extrajudiciales, como embargos y descuentos por cooperativa. As
mismo revisa el perfil de prstamo del empleado, verificando su tipo de contratacin y valor de
las cesantas que tiene a la fecha. A partir de la evaluacin de la informacin del empleado, el
asistente de nmina registra esta informacin en los espacios correspondientes del formato.

Fondo de Empleados y Profesores (FEP): El funcionario del FEP emite un estado de cuenta
del empleado y un concepto de viabilidad a partir de esa informacin. Adicionalmente, registra
en el formato de solicitud de prstamo la informacin referente al saldo de la deuda que
presenta actualmente el empleado, junto con los valores de las cuotas de pago que est
comprometido.

Departamento de Contabilidad: El auxiliar contable consulta en las bases de datos del sistema
de informacin financiero y administrativo, la capacidad de endeudamiento del solicitante
analizando los siguientes tems:

- Tipo de deudas con la Universidad:
Prstamos para medicinas
Prstamos para educacin
Prstamos por calamidad domstica
Anticipos de nmina, primas entre otros.

- Descuentos de nmina autorizados por la Universidad y el empleado:
Prstamos por libranzas
Prstamos por el Fondo de Empleados

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A partir de esta informacin, el auxiliar contable registra en el formato de prstamos y
anticipos a empleados la informacin de los saldos que adeuda el empleado en cada uno de
los conceptos consultados.

2. Evaluacin del Director de Informacin Financiera y Control: a partir de la informacin
consignada en la solicitud, el Director de Informacin Financiera y Control se encarga de
determinar la capacidad de pago del solicitante para informarlo a la Rectora. Luego se
comunica con el solicitante para que radique el formato en la Rectora.

3. Evaluacin de Rectora: El solicitante entrega al asistente de rectora los documentos para su
evaluacin. La Rectora se encarga de revisar la informacin consignada en el formato de
prstamo y anticipos a empleados y los respectivos documentos anexos, con el fin de
determinar el valor que se autoriza para el prstamo solicitado.

El asistente de Rectora remite a la direccin de informacin financiera y control el formato de
prstamo con el resultado de la autorizacin o no del mismo.

4. Recepcin en Direccin Financiera: La Direccin de informacin Financiera y control recibe
los documentos y se comunica directamente con el solicitante para informarle sobre el valor
autorizado para el prstamo solicitado. Si el empleado solicitante est de acuerdo con el valor
autorizado procede a diligenciar los espacios de Valor del prstamo autorizado, Valor de cuotas
(indicando si es quincenal o mensual) y el nmero de meses. En caso contrario la solicitud y
sus anexos son archivados.

Adicionalmente enva una copia de la solicitud aprobada a la Direccin de Recursos Humanos
para proceder al trmite que les corresponde, y le informa al solicitante que debe dirigirse a la
direccin de Recursos Humanos para continuar con la diligencia.

5. Gestin legal: La Secretaria principal de la Direccin de Recursos Humanos, a partir de la
solicitud aprobada, y slo para los casos de prstamo, genera una carta al Ministerio de la
Proteccin Social solicitando la autorizacin de prstamo, con los anexos respectivos.
Adems, contacta al solicitante para informarle que personalmente debe llevar la carta de
autorizacin de prstamo ante el Ministerio de Proteccin Social, quienes se encargan de
firmarla. Una vez firmada debe ser entregada en Recursos Humanos, para continuar con el
trmite:

Cuando la secretaria recibe este documento autorizado, enva una copia a financiera para que
sea anexado a la solicitud respectiva y se contine con el desembolso y el original es
archivado en la hoja de vida del solicitante.



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6. Proceso de pago: con todos los documentos de la solicitud en orden, la Direccin de
informacin financiera y control genera los documentos pagar y autorizacin de descuentos,
para que sean firmados por el solicitante, previamente a recibir el cheque con el valor del
prstamo autorizado. Previo a la firma del cheque correspondiente el auxiliar contable debe
registrar el prstamo en la cuenta del empleado beneficiado en el Aplicativo de Descuentos de
Nmina dejando constancia con su firma en la Orden de Pago de dicho registro.

En todos los casos, prstamo en efectivo, prstamo educativo y anticipos el solicitante debe
firmar autorizacin de descuento y se debe enviar a Recursos Humanos el original para
archivarlo en la hoja de vida.

En el caso que corresponda a un prstamo para financiar estudios en la Universidad, el auxiliar
contable registra el prstamo en la cuenta del empleado en el Aplicativo de Descuentos de
Nmina dejando constancia con su firma en la Orden Financiera correspondiente y se le
indica al solicitante debe acercarse a la Oficina de Crdito y Cartera para que adelante los
dems documentos que son requeridos para la financiacin de los estudios.

Finalmente, la Direccin de informacin Financiera y control enva a la Direccin de Recursos
Humanos una copia del pagar y de la autorizacin de descuento, para que stos ltimos
procedan a incorporarlos en la Hoja de Vida del empleado beneficiado.























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5.2 Diagrama de flujo

Diagrama de flujo Descripcin Responsable





1. Diligencia y entrega el formato
de solicitud de prstamo. Solicita
la informacin en las diferentes
oficinas.













2. Determina la capacidad de
pago del solicitante. Luego
informa al solicitante que debe
radicarlo en Rectora.

3. Estudia y aprueba o deniega
la solicitud.





1. Empleado
















2. Director de Informacin
financiera y control



3. Director de Informacin
Financiera y Control








Inicio
1. Solicitar el prstamo
2. Evaluacin del Director de
informacin financiera y control
Formato de
solicitud de
prstamo
Concepto de
viabilidad
FEP
Soportes
contables
Bases de datos
administrativas y
financieras
3. Evaluacin Rectora
Es
autorizado?
Si
No
B
A
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Diagrama de flujo Descripcin Responsable











4. Se comunica con el
solicitante para informarle
sobre el valor autorizado y
remitidos a Gestin humana.
Si est de acuerdo firman los
documentos, en caso
contrario se archivan los
documentos. Fin del
procedimiento.







5. Gestiona ante el ministerio
de la proteccin social una
autorizacin para prstamo


6. Adelantan la gestin del
pago.











4. Direccin Financiera.















5. Auxiliar de contabilidad II




6. Director de Informacin
Financiera y Control y su
equipo de trabajo.





4. Recepcin de Direccin
Financiera
A
Documentos
autorizados
Es
autorizado?
Si
No
Fin
B
Documentos
autorizados y
firmados
5. Gestin legal
6. Proceso de pago
Fin
Pagar
Aut.descuentos
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6. REFERENTES NORMATIVOS

- Norma ISO 9001-2008, numerales 4.2.2., 4.2.3, 7.1, 7.2, 7.5.3., 8.2.3., 8.4.


7. REGISTROS












Tiempo de retencin
Cdigo Nombre Tipo
Nivel
de
Acceso
Almacenamiento


Clasificacin
Responsable Frecuencia Archivo
gestin
Archivo
central
GF-01-
PR-11-
F01
Formato de
solicitud de
prstamo y
anticipo
Fsico General Carpeta Cronolgica
Auxiliar de
Contabilidad
Cada vez
que se
presente el
servicio
Perman
ente

N.A.
Orden de
pago
Fsico General Carpeta Cronolgica
Auxiliar de
Contabilidad
Cada vez
que se
presente el
servicio
Permanen
te

N.A Pagar Fsico General Carpeta Cronolgica
Auxiliar de
Contabilidad
Cada vez
que se
presente el
servicio
Permanen
te

N.A.
Carta
autorizacin
de
descuentos
Fsico General Carpeta Cronolgica
Auxiliar de
Contabilidad
Cada vez
que se
presente el
servicio
Permanen
te