Curso Experto Excel 2016 PDF
Curso Experto Excel 2016 PDF
ndice
Introduccin
Ordenar y filtrar
Funciones ms populares
Funcin CONSULTAV
Buscar valores con BUSCARV, INDICE o COINCIDIR en Excel 2016 para Windows
Funcin SI
Funcin SUMA
Funcin CONTAR.SI
Funcin SUMAR.SI
Funcin BUSCAR
Funcin CONCATENATE
Funcin COINCIDIR
Funciones de Excel (por categora)
Anlisis de datos
Grficos y formas
Crear un grfico
Crear un histograma
Agregar un grfico circular
Copiar un grfico de Excel 2016 en otro programa de Office
Tipos de grficos disponibles
Agregar formas
Crear un grfico combinado con un eje secundario
Introduccin a Mapas 3D
Ms informacin sobre grficos SmartArt
Impresin
Personalizacin de Excel
INTRODUCCION
O bien, haga clic en Grficos recomendados > Todos los grficos para ver todos los nuevos grficos.
Previsin en un clic
En versiones anteriores de Excel, solo estaba disponible la previsin lineal. En Excel 2016, la funcin
PREVISIN se ha ampliado para permitir la previsin basada en el suavizado exponencial (por ejemplo,
PREVISIN.ETS () ). Esta funcionalidad tambin est disponible como un nuevo botn de previsin en un
clic. En la pestaa Datos, haga clic en el botn Hoja de previsin para crear rpidamente una visualizacin
de previsin de la serie de datos. En el asistente tambin puede encontrar opciones para ajustar parmetros
de previsin comunes, como la temporalidad, que se detecta automticamente de manera predeterminada
por medio de intervalos de confianza.
Mapas 3D
Nuestra herramienta de visualizacin geoespacial en 3D, Power Map, ha cambiado de nombre y ahora est
disponible para todos los clientes de Excel 2016 y est integrada en Excel. Este conjunto innovador de
funciones para contar historias ha cambiado de nombre a Mapas 3D y puede encontrarse junto con otras
herramientas de visualizacin haciendo clic en Mapa 3D en la pestaa Insertar.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
Plantillas financieras
Saque partido de la nueva plantilla Mi flujo de efectivo y de la nueva plantilla Anlisis de acciones. Con estas
plantillas podr realizar un seguimiento de lo que gana, de lo que gasta y en qu lo gasta. Adems, podr
analizar y comparar rpidamente el rendimiento de las acciones seleccionadas a lo largo del tiempo.
Plantilla Informacin del calendario
Visualice el calendario como si fuera un panel y explore ms profundamente los datos. Controlar mejor a
qu dedica su tiempo y podr identificar formas de aprovechar ms los das.
Mejoras de tabla dinmica
Excel es conocido por sus experiencias de anlisis flexibles y potentes, a travs del entorno de creacin de
tablas dinmicas familiar. Con Excel 2010 y Excel 2013, esta experiencia se mejor significativamente gracias
a la introduccin de Power Pivot y el modelo de datos, trayendo la capacidad de disear fcilmente modelos
sofisticados a travs de los datos, ampliarlos con las medidas y los KPI y despus calcular sobre millones de
filas con alta velocidad. A continuacin, se indican algunas de las mejoras que hemos realizado en Excel 2016,
para que pueda centrarse menos en administrar los datos y ms en descubrir la informacin que importa.
Deteccin automtica de relaciones descubre y crea relaciones entre las tablas usadas para el
modelo de datos del libro, de modo que usted no lo tenga que hacer. Excel 2016 sabe cundo el
anlisis requiere dos o ms tablas vinculadas y se lo notifica. Con un solo clic, realiza el trabajo para
generar las relaciones, de modo que pueda aprovecharlas inmediatamente.
Crear, modificar y eliminar medidas personalizadas ahora puede hacerse directamente desde la
lista de campos de la tabla dinmica, lo que le ahorra mucho tiempo cuando tiene que agregar
clculos adicionales para el anlisis.
Agrupacin de tiempo automtica le ayuda a usar los campos relacionados con el tiempo (ao,
trimestre, mes) en la tabla dinmica de manera ms potente, al detectarlos de forma automtica y
agruparlos en su nombre. Una vez agrupados, basta con arrastrar el grupo a la tabla dinmica con
una sola accin y empezar inmediatamente el anlisis entre los distintos niveles de tiempo con
funciones exploradas en profundidad.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
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Botones para explorar en profundidad de la tabla dinmica le permiten acercar y alejar entre
agrupaciones de tiempo y otras estructuras jerrquicas dentro de sus datos.
La lista de campos Buscar en la tabla dinmica le ayuda a obtener acceso a los campos que son
importantes para usted entre todo el conjunto de datos.
El cambio de nombre inteligente le ofrece la capacidad de cambiar el nombre de las tablas y
columnas en el modelo de datos del libro. Con cada cambio, Excel 2016 actualiza automticamente
cualquier tabla y clculo relacionado en el libro, incluyendo todas las hojas de clculo y las frmulas
de DAX.
Tambin se han realizado varias mejoras en la facilidad de uso . Por ejemplo, la actualizacin con
demora le permite realizar varios cambios en Power Pivot sin la necesidad de esperar hasta que cada
uno se propague por el libro. Los cambios se propagarn a la vez, una vez que se cierre la ventana
Power Pivot.
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Ecuaciones de lpiz
Incluidas las ecuaciones matemticas, son mucho ms fciles. Ahora puede ir a Insertar > Ecuacin >
Ecuacin de lpiz siempre que desee incluir una ecuacin matemtica compleja en el libro. Si tiene un
dispositivo tctil, puede usar el dedo o un lpiz tctil para escribir ecuaciones matemticas a mano y Excel
las convertir en texto. (Si no tiene un dispositivo tctil, tambin puede usar el mouse para escribir). Tambin
puede borrar, seleccionar y corregir lo que ha escrito sobre la marcha.
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Nota Esta caracterstica solo es compatible con los archivos almacenados en OneDrive para la Empresa o
SharePoint.
Nuevos temas
Ahora hay tres temas de Office que puede aplicar: multicolor, gris oscuro y blanco. Para obtener acceso a
estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y despus haga clic en el men desplegable junto a Tema
de Office.
Proteccin prdida de datos (DLP) en Excel
La proteccin ante la prdida de datos (DLP) es una caracterstica empresarial de valor alto que se aprecia
mucho en Outlook. Estamos presentando DLP en Excel para habilitar la deteccin de contenido en tiempo
real basado en un conjunto de directivas predefinidas para tipos de datos confidenciales ms comunes (p.
ej.: nmero de tarjeta de crdito, nmero de la seguridad social y nmero de cuenta bancaria de los EE. UU.).
Esta capacidad tambin permitir la sincronizacin de directivas de DLP de Office 365 en Excel, Word y
PowerPoint, y ofrecer a las organizaciones directivas unificadas para todo el contenido almacenado en
Exchange, SharePoint y OneDrive para la Empresa.
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3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para obtener una vista previa de los datos y
despus haga clic en el botn Tabla.
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Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar las temperaturas
altas, medias o bajas.
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Nota Excel muestra distintos grficos en esta galera en funcin de lo recomendado para sus datos.
Obtenga ms informacin sobre otros modos de crear un grfico.
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Guarde el trabajo
1. Haga clic en el botn Guardar o en la barra de herramientas de acceso rpido o bien, presione Ctrl+G.
La ventana de vista previa muestra las pginas en blanco y negro o en color, en funcin de la
configuracin de su impresora.
Si no le gusta la manera en que se imprimirn las pginas, puede cambiar mrgenes de pgina o
agregar saltos de pgina.
3. Haga clic en Imprimir.
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Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolver tanto
"sal" como "seal".
Use el signo de interrogacin para buscar un solo carcter. Por ejemplo, s?l devolver "sal" y
"sol".
Sugerencia Si desea buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la
hoja de clculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo,
para buscar datos que contienen ?, use ~? como criterio de bsqueda.
5. Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda y, a continuacin, siga uno de estos
procedimientos:
o Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, haga
clic en Hoja o Libro.
o Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por
columnas.
o Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en
Frmulas, Valores o Comentarios.
Nota Las opciones Frmulas, Valores y Comentarios solo estn disponibles en la pestaa
Buscar, y solo Frmulas est disponible en la pestaa Reemplazar.
o
o
Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, active la casilla Coincidir
maysculas y minsculas.
Para buscar celdas que contienen solo los caracteres que escribi en el cuadro Buscar, active
la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
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6. Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en Formato y
elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.
Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios
del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la
flecha situada junto a Formato, en Elegir formato de celda y en la celda que tiene el formato que
desea buscar.
7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.
Sugerencia Si hace clic en Buscar todos, obtendr una lista con todas las coincidencias que
respondan a sus criterios de bsqueda. Para ir a una celda, haga clic en ella en la lista. Para
ordenar los resultados de una bsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una
columna.
o
Para reemplazar texto o nmeros, escriba el nuevo texto o nmero en el cuadro Reemplazar
con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuacin,
haga clic en Buscar o Buscar todos.
Nota Si el cuadro Reemplazar con no est disponible, haga clic en la pestaa Reemplazar.
Si lo desea, puede cancelar una bsqueda en curso presionando ESC.
8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en
Reemplazar o Reemplazar todos.
Sugerencia Microsoft Excel guarda las opciones de formato que se definen. Si vuelve a buscar datos
en la hoja de clculo y no encuentra caracteres que sabe que contiene, es posible que deba borrar
las opciones de formato de la bsqueda anterior. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga
clic en la pestaa Buscar y en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha
junto a Formato y haga clic en Borrar formato de bsqueda.
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Sugerencia Para establecer rpidamente el ancho de una sola columna, haga clic con el botn
derecho en la columna seleccionada, haga clic en Ancho de columna, escriba el valor que desea y,
despus, haga clic en Aceptar.
Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automticamente al contenido (autoajustar)
1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Formato.
3. Haga clic con el botn secundario en una celda de la columna de destino, seale Pegado especial y
haga clic en el botn Mantener ancho de columnas de origen
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Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de clculo o un libro
El valor predeterminado para el ancho de columna indica el nmero medio de caracteres de la fuente
estndar que pueden caber en una celda. Puede especificar un nmero diferente para el ancho
predeterminado de columna de una hoja de clculo o de un libro.
1. Siga uno de estos procedimientos:
o Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de clculo, haga clic en la
pestaa de la hoja.
o Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botn
secundario en la pestaa de una hoja y haga clic en Seleccionar todas las hojas en el men
contextual.
Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de
columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.
Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre un
borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que
desea cambiar y haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.
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Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar
todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.
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Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la
fila tenga el alto que desea.
Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y arrastre el borde
inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.
Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y
arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.
Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del
encabezado de fila.
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En este tema
Mostrar nmeros como moneda
Quitar formato de moneda
Diferencia entre los formatos de moneda y de contabilidad
Crear una plantilla de libro con una configuracin de formato de moneda especfica
Mostrar nmeros como moneda
Como ya mencionamos antes, se puede mostrar rpidamente un nmero con el smbolo de moneda
predeterminado seleccionando la celda o el rango de celdas y despus haciendo clic en Formato de nmero
de contabilidad
en el grupo Nmero de la pestaa Inicio. (Si desea aplicar el formato de moneda,
seleccione las celdas y presione CTRL+MAYS+$).
Cambiar otros aspectos del formato
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.
2. En la pestaa Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo junto a Nmero.
Sugerencia Tambin puede presionar CTRL+1 para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la lista Categora, haga clic en Moneda o en
Contabilidad.
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Moneda
Ejemplo
Formato
Descripcin
Ejemplo
Al igual que el formato de moneda, el formato de contabilidad se
usa para valores monetarios. No obstante, este formato alinea los
smbolos de moneda y las posiciones decimales de los nmeros en
una columna. Adems, el formato de contabilidad muestra los ceros
como guiones y los nmeros negativos entre parntesis. Al igual que
el formato de moneda, se puede especificar la cantidad de
posiciones decimales que se desean usar y si se debe usar un
separador de miles. No se puede cambiar la presentacin
predeterminada de los nmeros negativos a menos que se cree un
Contabilidad formato de nmero personalizado.
Sugerencia Para aplicar rpidamente el formato Contabilidad,
seleccione la celda o el rango de celdas a las que desee aplicar el
formato. En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en
Formato de nmero de contabilidad
. Si desea mostrar un
smbolo de moneda que no sea el predeterminado, haga clic en la
flecha situada junto al botn Formato de nmero de contabilidad
y despus seleccione otro smbolo de moneda.
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Crear una plantilla de libro con una configuracin de formato de moneda especfica
Si usa con frecuencia un determinado formato de moneda en sus libros, puede ahorrar tiempo creando un
libro que incluya una configuracin de formato de moneda especfica y guardndolo como una plantilla.
Despus, puede usar dicha plantilla para crear otros libros.
Crear una plantilla de libro
1. Cree un libro nuevo.
2. Seleccione la hoja u hojas de clculo para las que desee cambiar el formato de nmero
predeterminado.
Para
seleccionar
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Para agregar valores rpidamente, puede usar Autosuma en lugar de introducir la frmula
manualmente (pestaa Inicio, grupo Edicin).
Tambin puede usar funciones (por ejemplo, la funcin SUM) para calcular valores en su hoja de
clculo. Para ms informacin, vea Crear una frmula usando una funcin.
Para ir un paso ms all, puede usar referencias de celdas y nombres en lugar de los valores en una
frmula simple. Para ms informacin, vea Usar referencias de celdas en frmulas y Definir y usar
nombres en frmulas.
Ejemplos
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de una hoja de clculo nueva de
Excel. Para que las frmulas muestren los resultados, seleccinelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo
necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Datos
2
5
Frmula Descripcin
Resultado
'=A2+A3 Suma los valores en las celdas A1 y A2
=A2+A3
'=A2-A3 Resta el valor de la celda A2 del valor de A1
=A2-A3
'=A2/A3 Divide el valor de la celda A1 entre el valor de A2
=A2/A3
'=A2*A3 Multiplica el valor de la celda A1 por el valor de A2
=A2*A3
'=A2^A3 Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2 =A2^A3
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
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Datos
Frmula Descripcin
'=5+2 Suma 5 ms 2
'=5-2
Resta 2 de 5
'=5/2
Divide 5 entre 2
'=5*2 Multiplica 5 por 2
'=5^2 Eleva 5 al cuadrado
Resultado
=5+2
=5-2
=5/2
=5*2
=5^2
Importante Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel
pueden diferir ligeramente entre un PC con Windows con arquitectura x 86 o x 86-64 y un PC con Windows
RT con arquitectura ARM.
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Para mostrar una pestaa en la cinta de opciones, presione la tecla de la pestaa (por ejemplo, presione la
letra N para la pestaa Insertar o M para la pestaa Frmulas. Esto har que aparezcan todos los
distintivos de KeyTips de los botones de esa pestaa. A continuacin, presione la tecla del botn que
desee.
Seguirn funcionando mis mtodos abreviados antiguos?
Los mtodos abreviados de teclado que comienzan con Ctrl seguirn funcionando en Excel 2016. Por
ejemplo, Ctrl+C sigue copiando en el Portapapeles y Ctrl+V sigue pegando desde el Portapapeles.
La mayora de los antiguos mtodos abreviados de men Alt+ tambin seguirn funcionando. Sin embargo,
deber conocer los mtodos abreviados completos de memoria: no hay recordatorios de pantalla de qu
letras presionar. Por ejemplo, intente presionar Alt, y despus presione una de las teclas de men antiguas
E (Editar), V (Vista), I (Insertar), etc. Aparecer un cuadro indicndole que est usando una tecla de acceso
de una versin anterior de Microsoft Office. Si conoce la secuencia de teclas completa, contine e inicie el
comando. Si no conoce la secuencia, presione Esc y use los distintivos de KeyTips en su lugar.
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Ctrl+A
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Tecla
Ctrl+B
Ctrl+C
Ctrl+D
Ctrl+E
Ctrl+F
Descripcin
Cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una
frmula, muestra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
Ctrl+Mays+A inserta los parntesis y nombres de argumento cuando el punto de
insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula.
Aplica o quita el formato de negrita.
Copia las celdas seleccionadas.
Usa el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la
celda situada ms arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.
Agrega ms valores a la columna activa con los datos que la rodean.
Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la pestaa Buscar
seleccionada.
Mays+F5 tambin muestra esta pestaa, mientras que Mays+F4 repite la ltima
accin de Buscar.
Ctrl+Mays+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la pestaa Fuente
seleccionada.
Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
Ctrl+G
Ctrl+H
Ctrl+I
Ctrl+K
Ctrl+L
Ctrl+N
Ctrl+O
Ctrl+Mays+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.
Muestra la pestaa Imprimir en la Vista de Microsoft Office Backstage.
Ctrl+P
Ctrl+Q
Ctrl+R
Ctrl+S
Ctrl+T
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Tecla
Descripcin
Aplica o quita el formato de subrayado.
Ctrl+U
Ctrl+Mays+U cambia entre expandir y contraer la barra de frmulas.
Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier
seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto,
texto o el contenido de una celda.
Ctrl+V
Ctrl+W
Ctrl+X
Ctrl+Y
Ctrl+Z
Sugerencia Las combinaciones Ctrl+J y Ctrl+M son accesos directos an sin asignar.
Teclas de funcin
Tecla Descripcin
Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel.
Ctrl+F1 muestra u oculta la cinta de opciones.
F1
Alt+F1 crea un grfico incrustado a partir de los datos del rango actual.
Alt+Mays+F1 inserta una hoja de clculo nueva.
Modifica la celda activa y coloca el punto de insercin al final del contenido de la celda. Tambin
mueve el punto de insercin a la barra de frmulas cuando la edicin en una celda est desactivada.
F2
F3
F4
Cuando se selecciona una referencia o un rango de celdas en una frmula, F4 recorre las distintas
combinaciones de referencias absolutas y relativas.
Ctrl+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.
Alt+F4 cierra Excel.
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Tecla Descripcin
Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
F5
Ctrl+F5 restaura el tamao de la ventana del libro seleccionado.
Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de zoom. En
una hoja de clculo que se ha dividido (men Vista, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles,
comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el
rea de la cinta de opciones.
F6
Mays+F6 cambia entre la hoja de clculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de
opciones.
Ctrl+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay ms de una ventana del libro abierta.
Muestra el cuadro de dilogo Ortografa para revisar la ortografa de la hoja de clculo activa o del
rango seleccionado.
F7
Ctrl+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no est maximizada. Use las teclas
de direccin para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione Entrar o Esc para cancelar.
Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Seleccin extendida en la
lnea de estado y las teclas de direccin extienden la seleccin.
F8
Mays+F8 permite agregar una celda o un rango de celdas no adyacentes a una seleccin de celdas
usando las teclas de direccin.
Ctrl+F8 ejecuta el comando Tamao (en el men Control de la ventana del libro) cuando un libro no
est maximizado.
Alt+F8 muestra el cuadro de dilogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.
Calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos.
Mays+F9 calcula la hoja de clculo activa.
F9
Ctrl+Alt+F9 calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos, independientemente de si
han cambiado desde el ltimo clculo.
Ctrl+Alt+Mays+F9 vuelve a comprobar frmulas dependientes y luego calcula todas las celdas de
todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.
Ctrl+F9 minimiza una ventana del libro hasta convertirla en un icono.
Activa o desactiva los KeyTips (se consigue lo mismo presionando Alt).
Mays+F10 muestra el men contextual de un elemento seleccionado.
F10
Alt+Mays+F10 muestra el men o mensaje de un botn de comprobacin de errores.
F11
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Tecla Descripcin
Mays+F11 inserta una hoja de clculo nueva.
Alt+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, donde puede crear una macro
usando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
F12 Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.
Descripcin
Muestra los KeyTips (nuevos mtodos abreviados) en la cinta de opciones.
Por ejemplo,
Alt
Teclas de
direccin
Retroceso
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Tecla
Descripcin
Tambin borra el contenido de la celda activa.
En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la izquierda del punto de
insercin.
Quita el contenido (datos y frmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos
de celda ni a los comentarios.
Suprimir
En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la derecha del punto de
insercin.
Fin activa o desactiva el Modo final. En Modo final, puede presionar una tecla de direccin
para moverse a la prxima celda que no est vaca en la misma columna o fila que la celda
activa. El Modo final desactiva automticamente despus de presionar la tecla de direccin.
Asegrese de volver a presionar Fin antes de presionar la siguiente tecla de direccin. El
Modo final se muestra en la barra de estado cuando est activado.
Si las celdas estn vacas, al presionar Fin despus de una tecla de direccin, pasar a la
ltima celda de la fila o columna.
Fin
Fin tambin selecciona el ltimo comando del men cuando un men o un submen estn
visibles.
Ctrl+Fin permite desplazarse hasta la ltima celda de una hoja de clculo, a la fila ms baja
usada de la columna ms a la derecha usada. Si el cursor est en la barra de frmulas,
Ctrl+Fin mueve el cursor al final del texto.
Ctrl+Mays+Fin extiende la seleccin de celdas hasta la ltima celda usada de la hoja de
clculo (esquina inferior derecha). Si el cursor est en la barra de frmulas, Ctrl+Mays+Fin
selecciona todo el texto de la barra de frmulas desde la posicin del cursor hasta el final;
esto no afecta al alto de la barra de frmulas.
Completa una entrada de celda desde la celda o la barra de frmulas, y selecciona la celda
situada debajo (de forma predeterminada).
En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.
Abre un men seleccionado (presione F10 para activar la barra de mens) o realiza la accin
de un comando seleccionado.
Entrar
Esc
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Tecla
Descripcin
Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana de mensaje abiertos.
Tambin cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve al
modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.
Va al principio de una fila de una hoja de clculo.
Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana cuando la
tecla Bloq Despl est activada.
Inicio
Selecciona el primer comando del men cuando un men o un submen estn visibles.
Ctrl+Inicio va al inicio de una hoja de clculo.
Ctrl+Mays+Inicio amplia la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo.
Baja una pantalla en una hoja de clculo.
Alt+Av Pg se desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo.
Av Pg
Ctrl+Av Pg va a la siguiente hoja de un libro.
Ctrl+Mays+Av Pg selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.
Sube una pantalla en una hoja de clculo.
Alt+Re Pg se desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de clculo.
Re Pg
Ctrl+Re Pg va a la hoja anterior de un libro.
Ctrl+Mays+Re Pg selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.
En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, o bien activa o desactiva
una casilla.
Ctrl+barra espaciadora selecciona una columna completa de una hoja de clculo.
Mays+barra espaciadora selecciona una fila completa de una hoja de clculo.
Barra
espaciadora
Tabulador
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Tecla
Descripcin
Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida.
Mueve a la opcin o al grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo.
Mays+tabulador permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o a la opcin
anterior de un cuadro de dilogo.
Ctrl+tabulador pasa a la pestaa siguiente de un cuadro de dilogo.
Ctrl+Mays+tabulador pasa a la pestaa anterior de un cuadro de dilogo.
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1. En una nueva hoja de clculo, escriba las entradas que desea que aparezcan en la lista desplegable.
Las entradas deben estar en una fila o columna nica sin celdas en blanco, como esta:
Sugerencia Ahora es un buen momento para ordenar sus datos en el orden en que desea que
aparezcan en la lista desplegable.
2. Seleccione todas las entradas, haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Definir
nombre.
3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las entradas, por ejemplo, DeptsVlids y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. Asegrese de que su nombre no contiene espacios. Este nombre
no aparecer en la lista, pero tiene que asignarle un nombre de manera que pueda vincularlo a su
lista desplegable.
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4. Haga clic en la celda de la hoja de clculo donde desee crear la lista desplegable.
5. Haga clic en Datos >Validacin de datos.
Sugerencias No puede hacer clic en Validacin de datos? Estos son algunos motivos posibles para
que esto suceda.
Las listas desplegables no se pueden agregar a tablas vinculadas a un sitio de SharePoint.
Desvincule la tabla o quite el formato de la tabla y, a continuacin, pruebe el paso 5 de nuevo.
o La hoja de clculo puede estar protegida o compartida. Quite la proteccin o deje de
compartir la hoja de clculo y, a continuacin, pruebe el paso 5 de nuevo.
6. En la pestaa Configuracin, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
7. En el cuadro Origen, escriba un signo igual (=), seguido inmediatamente del nombre que ha dado a
la lista del paso 3. Por ejemplo, =DeptsVlids.
o
52
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Para mostrar un mensaje que no evite que los usuarios introduzcan datos que no se
encuentran en la lista desplegable, haga clic en Informacin o Advertencia. La informacin
mostrar un mensaje con este icono
.
Para evitar que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable,
haga clic en Detener.
Nota Si no agrega un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft
Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario solo puede escribir ciertos valores en
esta celda".
54
Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolver tanto
"sal" como "seal".
Use el signo de interrogacin para buscar un solo carcter. Por ejemplo, s?l devolver "sal" y
"sol".
Sugerencia Si desea buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la
hoja de clculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo,
para buscar datos que contienen "?", use ~? como criterio de bsqueda.
5. Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda y, a continuacin, siga uno de estos
procedimientos:
o Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, haga
clic en Hoja o Libro.
o Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por
columnas.
o Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en
Frmulas, Valores o Comentarios.
Nota Las opciones Frmulas, Valores y Comentarios solo estn disponibles en la pestaa
Buscar, y solo Frmulas est disponible en la pestaa Reemplazar.
o
o
Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, active la casilla Coincidir
maysculas y minsculas.
Para buscar celdas que contienen solo los caracteres que escribi en el cuadro Buscar, active
la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
55
6. Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en Formato y
elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.
Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios
del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la
flecha situada junto a Formato, en Elegir formato de celda y en la celda que tiene el formato que
desea buscar.
7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.
Sugerencia Si hace clic en Buscar todos, obtendr una lista con todas las coincidencias que
respondan a sus criterios de bsqueda. Para ir a una celda, haga clic en ella en la lista. Para
ordenar los resultados de una bsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una
columna.
o
Para reemplazar texto o nmeros, escriba el nuevo texto o nmero en el cuadro Reemplazar
con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuacin,
haga clic en Buscar o Buscar todos.
Nota Si el cuadro Reemplazar con no est disponible, haga clic en la pestaa Reemplazar.
Si lo desea, puede cancelar una bsqueda en curso presionando ESC.
8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en
Reemplazar o Reemplazar todos.
Sugerencia Microsoft Excel guarda las opciones de formato que se definen. Si vuelve a buscar datos
en la hoja de clculo y no encuentra caracteres que sabe que contiene, es posible que deba borrar
las opciones de formato de la bsqueda anterior. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga
clic en la pestaa Buscar y en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha
junto a Formato y haga clic en Borrar formato de bsqueda.
56
Vaya a Datos> Texto en columnas y el asistente le guiar por el proceso. Aqu tiene un anlisis de cmo
funciona:
1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que desea dividir.
Nota Seleccione tantas filas como desee, pero no ms de una columna. Asegrese de que hay
suficientes columnas vacas a la derecha de manera que nada de all se sobrescriba. Si no tiene
suficientes columnas vacas, agrguelas.
2. Haga clic en Datos >Texto en columnas.
3. Esto inicia el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic en Delimitado > Siguiente.
4. Active Espacio y desactive el resto de los cuadros o active Coma y Espacio si esa es la manera en que
se divide su texto (Daz, Carlos, con una coma y un espacio entre los nombres). Puede ver una vista
previa de los datos en la ventana Vista previa de los datos.
57
58
59
Haga clic en la celda en la que desea colocar el primer conjunto de texto combinado.
Escriba el texto combinado.
Presione Entrar.
Escriba el siguiente conjunto de texto combinado. Excel le mostrar una vista previa del resto de la
columna rellenada con el texto combinado.
5. Para aceptar la vista previa, presione la tecla ENTRAR.
60
61
Combinar celdas
En la combinacin se combinan dos o ms celdas para crear una nueva celda de mayor tamao. Esta es una
manera fantstica de crear una etiqueta que abarque varias columnas. Por ejemplo, aqu las celdas A1, B1 y
C1 se ha combinado para crear la etiqueta Ventas mensuales para describir la informacin en las filas 2 a la
7.
1. Seleccione dos o ms celdas adyacentes que quiera combinar. Si no sabe cmo hacerlo, en el
apartado siguiente se lo explicamos.
Importante Asegrese de que los datos que desea terminar en la celda combinada se encuentran en
la celda superior izquierda. Se eliminarn todos los datos de las dems celdas combinadas. Para
conservar los datos de las dems celdas, cpielos en otro lugar de la hoja de clculo antes de
combinar.
1. Haga clic en Inicio > Combinar y centrar.
Si Combinar y centrar est atenuado, asegrese de que no est editando una celda y de que las celdas que
desea combinar no se encuentran dentro de una tabla.
Sugerencia Para combinar celdas sin centrar, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Combinar y
centrar y luego en Combinar horizontalmente o Combinar celdas.
Si cambia de opinin, siempre podr dividir las celdas que ha combinado.
62
Seleccionar celdas, rangos, filas, columnas o todos los datos de una hoja de clculo
Para seleccionar
Una celda
Un rango de celdas
63
Para seleccionar
64
Para seleccionar
Ms o menos celdas que la
seleccin activa
Notas
Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.
Excel marca las celdas o los rangos seleccionados resaltndolos. Los resaltados no aparecen en la
copia impresa. Si desea mostrar las celdas con un resaltado al imprimir una hoja de clculo, puede
usar las caractersticas de formato para aplicar un sombreado a las celdas.
Cuando BLOQ DESPL est activado, en la barra de estado aparece Bloq Despl. Si presiona una tecla
de direccin mientras BLOQ DESPL est activado, se desplazar una fila hacia arriba o abajo, o una
columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Para moverse entre las celdas con las teclas de
direccin, debe desactivar BLOQ DESPL.
Si la seleccin se ampla al hacer clic en una celda o al presionar teclas para desplazarse en la hoja
de clculo, puede deberse a que se haya presionado F8 o Mays+F8 para ampliar o agregar a la
seleccin. En este caso, se mostrar Ampliar seleccin o Agregar a la seleccin en la barra de
estado. Para detener la ampliacin o adicin a una seleccin, vuelva a presionar F8 o Mays+F8.
65
Para seleccionar
Haga clic dos veces en la esquina superior izquierda de la tabla para seleccionar
toda la tabla, incluidos los encabezados de tabla.
Tambin puede hacer clic en cualquier punto de la tabla y despus presionar
CTRL+E para seleccionar todos los datos de la tabla. O bien, puede hacer clic en la
celda superior izquierda de la tabla y despus presionar CTRL+MAYS+FIN.
Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla, incluyendo los
encabezados de tabla.
66
Sugerencia Tambin puede hacer clic en la flecha que se encuentra junto a Combinar y centrar y, a
continuacin, hacer clic en Separar celdas.
Lo que se encuentre en la celda combinada se mueve a la celda superior izquierda cuando la celda combinada
se separa.
67
1. En la pestaa Alineacin, debajo de Control del texto, active la casilla Combinar celdas y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
68
Cuando haga clic en un elemento en la lista, Excel seleccione la celda combinada en la hoja de clculo.
Una vez haya encontrado las celdas combinadas en la hoja de clculo, puede que desee separarlas.
69
Si esto no es lo que desea, puede seguir los pasos descritos a continuacin para convertir el nmero que est
guardado como texto en un nmero normal.
1. En la hoja de clculo, seleccione cualquier celda o rango de celdas que tenga un indicador de error
en la esquina superior izquierda.
Procedimiento para seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Para seleccionar
Una celda
Un rango de celdas
70
Para seleccionar
1. Encabezado de la fila
Una fila o columna completa
2. Encabezado de la columna
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o de una columna
seleccionando la primera celda y, despus, presionando
Ctrl+Mays+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y
flecha arriba o flecha abajo para las columnas).
Nota Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mays+Flecha selecciona
la fila o columna hasta la ltima celda en uso. Al presionar
71
Para seleccionar
3. En el men, haga clic en Convertir en nmero (si solo desea eliminar el indicador de error sin
convertir el nmero, haga clic en Omitir error).
72
Esta accin convierte en nmero los nmeros que estn guardados como texto.
Cuando haya convertido los nmeros con formato de texto en nmeros, puede aplicar o personalizar
un formato de nmero para cambiar la manera en que los nmeros aparecen en las celdas. Para ms
informacin, vea Formatos de nmero disponibles.
73
Nota Algunos programas de contabilidad muestran los valores negativos como texto, con el signo menos (-)
a la derecha del valor. Para convertir la cadena de texto en un valor, debe usar una frmula para devolver
todos los caracteres de la cadena de texto, salvo el situado ms a la derecha (el signo negativo) y multiplicar
el resultado por -1.
Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-", la siguiente frmula convierte el texto en el valor -156.
Datos Frmula
156- =IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-1)*-1
74
Notas
o
o
Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de
columna, el ajuste de datos se adapta automticamente.
Si no est visible todo el texto ajustado, puede que haya establecido la fila en un alto
especfico o que el texto se encuentre en un rango de celdas combinadas.
75
76
Solo es posible inmovilizar las filas de la parte superior y las columnas del lado izquierdo de la hoja
de clculo. No se pueden inmovilizar filas y columnas en el medio de la hoja de clculo.
El comando Inmovilizar paneles no est disponible en el modo de edicin de celdas (es decir, cuando
est escribiendo una frmula o datos en una celda) o cuando una hoja de clculo est protegida. Para
cancelar el modo de edicin de celdas, presione Entrar o Esc.
Puede elegir inmovilizar solamente la fila superior de la hoja de clculo, solamente la columna izquierda de
la hoja de clculo o varias filas y columnas simultneamente. Por ejemplo, si inmoviliza la fila 1 y despus
decide inmovilizar la columna A, la fila 1 ya no estar inmovilizada. Si desea inmovilizar filas y columnas, debe
inmovilizarlas simultneamente.
1. En la hoja de clculo, siga uno de estos procedimientos:
o Para bloquear filas, seleccione la fila que est debajo de las filas que quiere mantener visibles
mientras se desplaza.
o Para bloquear columnas, seleccione la columna que est a la derecha de las columnas que
quiere mantener visibles mientras se desplaza.
o Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la derecha
de las filas y columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
Por ejemplo, si desea inmovilizar las dos filas superiores y las tres columnas ms a la izquierda
(A a C), haga clic en la celda D3. Despus, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, haga clic
en Inmovilizar paneles y en la opcin Inmovilizar paneles nuevamente.
77
1. Encabezado de la fila
Una fila
columna
completa
o
2. Encabezado de la columna
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o de una columna
seleccionando la primera celda y, despus, presionando Ctrl+Mays+Flecha
(flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo
para las columnas).
Nota Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mays+Flecha selecciona la
fila o columna hasta la ltima celda en uso. Al presionar Ctrl+Mays+Flecha
por segunda vez, selecciona la fila o columna completa.
Sugerencia Para cancelar una seleccin, haga clic en cualquier celda de la hoja.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles.
78
Nota Si no ve la pestaa Ver, es probable que est usando Excel Starter. Para ms informacin sobre
caractersticas que no son compatibles con esa versin, vea Caractersticas de Excel que no son
totalmente compatibles con Excel Starter.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Para bloquear solo una fila, haga clic en Inmovilizar fila superior.
o Para bloquear solo una columna, haga clic en Inmovilizar primera columna.
o Para bloquear ms de una fila o columna, o para bloquear filas y columnas al mismo tiempo,
haga clic en Inmovilizar paneles.
Nota Si no ve la pestaa Ver, es probable que est usando Excel Starter. Para ms informacin sobre
caractersticas que no son compatibles con esa versin, vea Caractersticas de Excel que no son
totalmente compatibles con Excel Starter.
2. Haga clic en Movilizar paneles.
Esto moviliza todas las filas y columnas inmovilizadas de la hoja de clculo.
Ms informacin sobre la inmovilizacin de filas, columnas y paneles
Inmovilizar los paneles para bloquear la primera fila o columna
Movilizar paneles bloqueados
79
Tenga en cuenta que el borde bajo la fila 1 es algo ms oscuro que los otros bordes, lo que quiere decir que
la fila que est por encima est inmovilizada.
80
Ahora, la lnea a la derecha de la columna A es algo ms oscura que las otras lneas, eso quiere decir que la
columna a su izquierda est inmovilizada.
81
Para solucionar esto, haga clic en Vista > Ventana > Movilizar paneles.
82
Puede girar las columnas y filas para mostrar los trimestres a lo largo de la parte superior y las regiones
que se extiendan a lo largo del lateral, como aqu:
83
3. Despus de girar los datos correctamente, puede eliminar los datos originales.
Sugerencias para transponer los datos
Si los datos incluyen frmulas, Excel las actualizar automticamente para que coincidan con la
nueva ubicacin. Compruebe que estas frmulas usen referencias absolutas. Si no es as, puede
alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas antes de girar los datos.
Si los datos estn en una tabla de Excel, la caracterstica Transponer no se encontrar disponible.
Puede convertir la tabla en un rango en primer lugar o puede usar la funcin TRANSPONER para
girar las filas y columnas.
Si desea girar sus datos con frecuencia para verlos desde distintos ngulos, considere la creacin de
una tabla dinmica para poder dinamizar los datos rpidamente al arrastrar los campos desde el
rea Filas al rea Columnas (o viceversa) en la lista de campos de tabla dinmica.
84
Si la referencia es
Cambia a:
85
Haga clic con el botn secundario en cualquier lugar de la tabla, apunte a Tabla y luego haga clic en
Convertir en rango.
Nota Se arrepiente de haber convertido la tabla en rango? No se preocupe, solo tiene que hacer clic en
Deshacer
86
matriz Obligatorio. Una matriz o un rango de celdas de una hoja de clculo que desea transponer.
La transposicin de una matriz se crea usando la primera fila de la matriz como primera columna de
la nueva matriz, la segunda fila de la matriz como segunda columna de la nueva matriz, etc. Si no
est seguro de cmo escribir una frmula de matriz, vea Escribir una frmula de matriz.
Ejemplo
Copie los datos de ejemplo de la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de una nueva hoja de clculo de
Excel.
Datos
1
Frmula
Descripcin
3
Resultado
activo
1
2
3
87
Nota Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de datos que forman parte de un conjunto
de comandos de anlisis de hiptesis (Herramientas de datos, en la pestaa Datos).
Crear una tabla usando el estilo de tabla predeterminado
1. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla.
Las celdas pueden estar vacas o contener datos.
2. En la pestaa Insertar , haga clic en Tabla.
Tambin puede presionar Ctrl+T o Ctrl+L.
3. Si la fila superior del rango seleccionado incluye datos que desea usar como encabezados de tabla,
seleccione la casilla La tabla tiene encabezados.
Si no selecciona la casilla La tabla tiene encabezados, se agregan encabezados de tabla con
nombres predeterminados como Columna1 y Columna2 por encima de los datos. Puede cambiar
los nombres de encabezado predeterminados en cualquier momento.
88
Cuando usa la funcin Dar formato como tabla, Excel automticamente inserta una tabla.
3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar.
Si el rango seleccionado contiene datos que desea usar como encabezados de tabla, haga clic en un
estilo de tabla que incluya una fila de encabezado.
4. Si la tabla tiene encabezados, seleccione la casilla Mi tabla tiene encabezados y despus haga clic en
Aceptar.
Pasos siguientes
Tras crear una tabla, aparecern las Herramientas de tabla y ver la pestaa Diseo. Puede usar las
herramientas de la pestaa Diseo para personalizar o modificar la tabla. Tenga en cuenta que la
pestaa Diseo est visible nicamente cuando hay una o ms celdas seleccionadas en la tabla.
En este ejemplo, al presionar la tecla Tab con la celda C4 seleccionada, se expande la tabla hasta una quinta
fila y mueve la seleccin a la primera columna de la nueva fila, la celda A5.
89
Guardar y compartir
archivos
90
Compartir el libro
1. Crear el libro. Cuando est listo para compartirlo con otras personas, seleccione Compartir en la
esquina superior derecha de la cinta de opciones.
91
Vea tambin
Guardar documentos en lnea
OneDrive de uso con Office
Utilizar un libro compartido para colaborar en 2016 de Excel para Windows
92
93
94
Paso 2
Pulsa o haz clic en las carpetas para buscar la ubicacin de OneDrive en la que deseas agregar los archivos.
Paso 3
Desliza rpidamente el dedo desde el margen superior o inferior de la pantalla o haz clic con el botn derecho
para abrir los comandos de las apps; a continuacin, pulsa o haz clic en Agregar archivos.
95
Paso 4
Busca los archivos que quieres cargar, pulsa o haz clic en ellos para seleccionarlos y despus pulsa o haz clic
en Copiar en OneDrive.
96
A continuacin, elige la carpeta de OneDrive en la que quieres guardar el archivo, asigna un nombre al
archivo y pulsa o haz clic en Guardar.
Para guardar archivos en OneDrive desde una aplicacin de escritorio
Cuando utilices una aplicacin de escritorio como Microsoft Office Word o Paint, tambin podrs guardar
directamente archivos en OneDrive. En la aplicacin que ests utilizando, haz clic en Guardar y despus, en
el panel izquierdo, pulsa o haz clic en OneDrive.
97
Elige la carpeta de OneDrive en la que quieres guardar el archivo, asigna un nombre al archivo y pulsa o haz
clic en Guardar.
98
0:00:00 / 0:01:19
99
En Windows 8.1 y Windows RT 8.1, puedes buscar todos tus archivos de OneDrive, aunque no tengas
conexin a Internet. Si adems quieres abrir y editar los archivos y no tienes acceso a Internet, tendrs que
hacer que estos archivos estn disponibles sin conexin. Puedes utilizar la app OneDrive o el Explorador de
archivos para ello.
Para hacer que los archivos estn disponibles sin conexin con la app OneDrive
Desliza rpidamente el dedo hacia abajo o haz clic con el botn derecho en el archivo o carpeta para
seleccionarlo; a continuacin, pulsa o haz clic en Sin conexin. Si te preocupa el espacio de tu PC, no te
interesa tener muchos archivos sin conexin o si hay archivos que ya no vas a necesitar sin conexin,
cmbialos de nuevo para que solo estn disponibles online.
Si el espacio de tu PC no es un problema, tambin puedes hacer que todo tu OneDrive est disponible sin
conexin:
1. Desliza el dedo rpidamente desde el borde derecho de la pantalla y, a continuacin, pulsa Configuracin.
(Si usas un mouse, seala el extremo inferior derecho de la pantalla, mueve el puntero del mouse hacia
arriba y haz clic en Configuracin).
2. Pulsa o haz clic en Opciones y activa Acceso a todos los archivos sin conexin.
Para hacer que los archivos estn disponibles sin conexin con el Explorador de archivos
Mantn presionado el archivo o haz clic en el botn derecho en l y luego elige Sin conexin. Para hacer que
todo OneDrive est disponible sin conexin, mantn presionado OneDrive o haz clic con el botn derecho
en el panel izquierdo y elige Sin conexin.
Compartir archivos
Compartir archivos con OneDrive es mucho ms sencillo que configurar el uso compartido de archivos en
una red domstica y mucho ms ordenado y eficaz que enviar archivos por correo electrnico o
transportarlos en una unidad flash USB.
Para compartir archivos y carpetas usando la aplicacin OneDrive
1. Desliza el dedo hacia abajo o haz clic con el botn derecho en los archivos o carpetas para seleccionarlos.
2. Pulsa o haz clic en Administrar.
3. Para compartirlos con personas o grupos especficos, elige Invitar a personas. Para compartirlos con un gran
nmero de personas que seguramente no conozcas personalmente, elige Obtener un vnculo.
100
(Es posible que tengas que hacer clic en la flecha Mostrar iconos ocultos, junto al rea de notificacin,
para ver el icono OneDrive).
2. Haz clic en Configuracin y luego desmarca la casilla verificacin Usar Office para trabajar en
archivos con otras personas al mismo tiempo.
(En Windows Vista y Windows 7, la casilla de verificacin dice Usar Office para sincronizar los
archivos ms rpidamente y trabajar en archivos con otras personas al mismo tiempo.)
Nota Si desmarcas la opcin Usar Office para trabajar en archivos con otras personas al mismo tiempo, los
cambios que t y otras personas hagis en archivos de Office ya no se combinarn automticamente.
Windows 8.1
Para averiguar si tienes la aplicacin de escritorio OneDrive instalada en tu equipo, sigue estos pasos:
1. En la pantalla Inicio, escribe Programas y pulsa o haz clic en Programas y caractersticas.
2. En la lista de programas instalados, busca Microsoft OneDrive. Si lo encuentras, eso significa que la
aplicacin de escritorio est instalada en tu equipo.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
101
En Windows 8.1, puedes instalar la aplicacin de escritorio de OneDrive para activar una opcin que te
permite trabajar en documentos de OneDrive con otras personas al mismo tiempo. Como OneDrive est
integrado en Windows 8.1, no se instalarn otras caractersticas de la aplicacin de escritorio. Descargar la
aplicacin de escritorio gratuita.
Consulta los requisitos del sistema de OneDrive. Descargar la aplicacin significa que ests de acuerdo con
el Contrato de servicios de Microsoft y la declaracin de privacidad. Este software tambin puede descargar
e instalar sus actualizaciones automticamente.
102
Compartir un libro
1. Cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner disponible para compartirlo.
2. En el grupo Cambios de la pestaa Revisar, haga clic en Compartir libro.
3. En la pestaa Modificacin del cuadro de dilogo Compartir libro, active la casilla Permitir la
modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
4. En la pestaa Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los
cambios y actualizarlos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba una ubicacin de red en la Barra de direcciones.
6. Siga uno de estos procedimientos:
o Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en
Guardar.
o Si se trata de un libro existente, haga clic en Guardar.
7. Enve un mensaje de correo a las personas que van a compartir el libro. En el mensaje, incluya la
ubicacin del archivo y pdales que cree una copia del libro para su uso y conserve todas las copias
de la carpeta con el original.
Combinar cambios
Una vez que sus compaeros de trabajo agreguen sus datos a sus copias del libro, los cambios realizados se
combinan con los de usted. Sin embargo, antes de empezar, tiene que agregar un comando a la barra de
herramientas de acceso rpido, situada en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel.
Agregar el comando
1. Haga clic en la flecha abajo, en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, y
luego haga clic en Ms comandos.
2. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en la lista Comandos disponibles en, elija Todos los
comandos.
3. Desplcese hacia abajo en la lista, elija Comparar y combinar libros y, luego, haga clic en Agregar.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
El comando Comparar y combinar libros aparece en la barra de herramientas de acceso rpido.
103
Combinar cambios
1.
2.
3.
4.
Abra la copia del libro compartido en el que quiere combinar los cambios.
En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Comparar y combinar libros.
Si se le solicita, guarde el libro.
En el cuadro de dilogo Seleccionar archivos para combinar en el libro actual, haga clic en la copia
del libro que contiene los cambios que desea combinar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Sugerencias
o
Para combinar el libro con varias copias del libro compartido al mismo tiempo, mantenga
presionadas las teclas CTRL o MAYS, haga clic en los nombres de archivo y luego haga clic
en Aceptar.
Si ve un mensaje que indica que no hay cambios nuevos para combinar, haga clic en
Aceptar.
104
e. En la hoja de clculo Historial, desplcese hacia la derecha para ver las columnas Tipo de
accin y Cambio perdedor.
Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo de accin.
Los nmeros de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas con
informacin acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido, incluidos los datos
eliminados.
Sugerencia Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado, haga
clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos. A continuacin, guarde
una copia nueva del archivo, lo cual requiere que escriba un nombre nuevo para el archivo.
en la barra de herramientas de
105
Puede ver quin ms tiene abierto el libro mediante la pestaa Modificacin del cuadro de dilogo
Compartir libro (pestaa Revisar, grupo Cambios, botn Compartir libro).
Puede elegir si desea obtener actualizaciones automticas de los cambios de los dems usuarios
peridicamente, guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la pestaa Uso avanzado del cuadro de
dilogo Compartir libro.
106
Copie el historial en otro libro. Elija las celdas que quiere copiar, presione Ctrl+C, cambie a
otro libro, haga clic en el lugar donde quiere colocar los datos copiados y luego presione
Ctrl+V.
Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto que estos datos de historial
tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos
los nmeros de las filas, del historial copiado podran dejar de estar actualizadas.
Dejar de compartir un libro
1. En el libro compartido, haga clic en la opcin Compartir libro en el grupo Cambios de la pestaa
Revisar.
2. En la pestaa Modificacin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista Los
siguientes usuarios tienen abierto este libro.
Sugerencia Para quitar cualquier usuario adicional, vea la seccin Quitar un usuario de un libro
compartido..
3. Desactive la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite
combinar libros.
Nota Si esta casilla no est disponible, deber desproteger el libro. Para quitar la proteccin del
libro compartido, haga lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
e.
107
108
Importar, actualizar y
exportar datos XML
Agregar, cambiar el
nombre o eliminar
asignaciones XML
Asignar celdas a elementos
XML
Usar el panel de tareas
Origen XML, la barra de
tareas XML o los comandos
XML del men Datos
109
1. En Sitios, seleccione el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, seleccione OneDrive para
guardarlo en una ubicacin web o en Equipo para guardarlo en una carpeta local, tal como la carpeta
Documentos.
110
1. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo deseado. Haga clic en las flechas
para desplazarse a los formatos de archivo que no se vean en la lista.
Nota Los formatos de archivo disponibles varan segn el tipo de hoja activa en el libro (una hoja de
clculo, una hoja de grfico u otro tipo de hoja).
2. En el cuadro Nombre de archivo, acepte el nombre sugerido o escriba otro nombre para el libro.
Convertir un libro de Excel 97 a 2003 al formato de archivo actual
Si abri un libro de Excel 97-2003 pero no necesita guardarlo en ese formato de archivo, simplemente
convirtalo en el formato de archivo actual (.xlsx).
1. Haga clic en Archivo > Informacin.
2. Haga clic en Convertir.
111
Extensin Descripcin
Formato de archivo XML predeterminado para Excel 2007 a 2013. No puede
.xlsx
almacenar cdigo de macros de Microsoft Visual Basic para Applications
(VBA) ni hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel
Hoja de clculo
.xlsx
Open XML estricta
Libro de
(cdigo)
Excel
.xlsm
Libro binario de
.xlsb
Excel
Plantilla
.xltx
Plantilla (cdigo)
.xltm
Libro de Excel 97 a
.xls
Excel 2003
Plantilla de Excel 97
.xlt
a Excel 2003
Libro de Microsoft
.xls
Excel 5.0/95
Hoja de clculo
.xml
XML 2003
Datos XML
.xml
Complemento
Excel
de
.xlam
112
Formato
Extensin Descripcin
Complemento de
Complemento de Excel 97 a 2003. Se trata de un programa adicional
.xla
Excel 97 a 2003
diseado para ejecutar cdigo adicional. Admite el uso de proyectos VBA.
Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas de clculo, hojas de
Libro de Excel 4.0 .xlw
grficos y hojas de macros. Puede abrir un libro de este formato en
Excel 2013, pero no puede guardar un archivo Excel en este formato.
113
Extensin
Imagen
.wmf o .emf
Mapa de bits
.bmp
Formatos de archivo
.xls
de Microsoft Excel
SYLK
.slk
DIF
.dif
Texto (delimitado por
.txt
tabulaciones)
CSV (delimitado por
.csv
comas)
Texto con formato
(delimitado
por .rtf
espacios)
Objeto incrustado
114
Formato
Objeto vinculado
Extensin
Identificadores de tipo del Portapapeles
.gif, .jpg, .doc,
OwnerLink, ObjectLink, vnculo, imagen u otro formato.
.xls o .bmp
Objeto de dibujo de
.emf
Office
Texto
.txt
.htm, .html
Buscar en Internet una empresa que ofrece convertidores de formatos de archivo para los formatos
que no se admiten en Excel.
Guardar el libro en otro formato de archivo que se pueda abrir en otro programa. Por ejemplo,
guarde el archivo en una hoja de clculo XML o en formato de archivo de texto que el otro programa
tambin podra admitir.
Formato
Extensin
Identificadores de tipo del Portapapeles
Grfico de Excel
.xlc
Formatos de archivo de Excel 2.0, 3.0 y 2.x
WK1, FMT, WK2, WK3, FM3, .wk1, .wk2, .wk3, .wk4, Formatos de archivo de Lotus 1-2-3 (todas las
WK4
.wks
versiones)
Formato de archivo de Microsoft Works (todas las
Microsoft Works
.wks
versiones)
DBF 2
.dbf
Formato de archivo de DBASE II
WQ1
.wq1
Formato de archivo de Quattro Pro para MS-DOS
WB1, WB3
.wb1, .wb3
Quattro Pro 5.0 y 7.0 para Windows.
115
3. En Tipos de archivo de libro, haga doble clic en Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
116
4.
5.
6.
7.
El vnculo Buscar permite ir al problema en la hoja de clculo, mientras que el vnculo Ayuda muestra
informacin sobre los problemas y las posibles soluciones.
117
Notas
En Excel 2016, el libro que acaba de guardar en formato .xls se abre en Modo de compatibilidad. Siga
trabajando en ese modo si planea intercambiar el libro con usuarios que tienen una versin anterior
de Excel.
Cuando finalice las tareas de compatibilidad con versiones anteriores, haga clic en Archivo >
Informacin > Convertir para convertir el libro al formato de archivo actual a fin de poder aprovechar
las nuevas caractersticas de Excel 2016.
118
119
Formato de documento porttil (PDF, por Portable Document Format) El formato PDF conserva
el formato del documento y permite compartir archivos. Cuando el archivo en formato PDF se ve en
lnea o se imprime, conserva el formato deseado. El formato PDF tambin es til para documentos
que se reproducirn mediante mtodos de impresin comercial. PDF est aceptado como formato
vlido por muchas agencias y organizaciones, y los visores estn disponibles en una gran variedad de
plataformas aparte de XPS.
Importante Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de archivos PDF instalado en el equipo,
como Acrobat Reader, disponible en Adobe Systems.
Puede utilizar los programas de Office para guardar sus archivos como archivos PDF a fin de compartirlos o
imprimirlos con las impresoras comerciales. Adems, no necesitar ningn otro software ni ningn otro
complemento.
Importante Una vez que haya guardado un archivo en formato PDF, necesitar un software especializado o
un complemento de terceros para volver a convertirlo a un formato de archivo de Office.
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
Para ver el cuadro de dilogo Guardar como en Excel 2013 o Excel 2016, deber seleccionar una
ubicacin y una carpeta.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si an no lo ha hecho.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF (*.pdf).
o Si desea abrir el archivo en el formato seleccionado despus de guardarlo, active la casilla
Abrir archivo tras publicacin.
o Si necesita una alta calidad de impresin en el documento, haga clic en Estndar (publicacin
en lnea e impresin).
o Si el tamao del archivo es ms importante que la calidad de impresin, haga clic en Tamao
mnimo (publicacin en lnea).
5. Haga clic en Opciones para definir la pgina que se imprimir, para indicar si se deben imprimir las
marcas y seleccionar las opciones de impresin. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.
Realizar cambios en un archivo PDF
Como uno de los propsitos del formato PDF es impedir que se modifique el formato de los archivos, no es
posible convertir o guardar fcilmente un archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de
origen.
Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:
Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios y, a continuacin,
guarde el archivo en formato PDF otra vez.
Para convertir un PDF en Word 2013 y Word 2016, vea Editar el contenido de un archivo PDF en
Word.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
120
Use una aplicacin de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o visite la Tienda Office para
buscar otros productos de conversin. Despus de comprar una solucin de otros fabricantes, siga
las instrucciones del proveedor para su instalacin y uso.
Aqu puede especificar dos contraseas, una para abrir el archivo y otra para modificarlo.
Importante Escriba las contraseas y gurdelas en un lugar seguro. Si las pierde, no podremos
ayudarlo a recuperarlas.
121
Si escribe la misma contrasea para abrir y modificar un libro, los usuarios solo tendrn que indicar
la contrasea una vez.
Si solo establece una contrasea para modificar un libro, los usuarios podrn abrir una copia de solo
lectura del archivo, guardarla con otro nombre y cambiar los datos.
Al seleccionar la opcin Estructura, se evita que otros usuarios puedan ver hojas de clculo ocultas,
agregar, eliminar u ocultar hojas de clculo o cambiarles el nombre.
Puede pasar por alto la opcin Windows, ya que est deshabilitada en esta versin de Excel.
Se sabe que la estructura de un libro est protegida cuando el botn Proteger libro est encendido.
Solucin de problemas
Por qu desaparece mi contrasea al guardar en el formato de Excel 97-2003?
Quiere enviar su libro protegido con contrasea a otros usuarios, pero an usan Excel 2003, que guarda en
el formato de archivo de Excel 97-2003 (*.xls). Ha usado el comando "Guardar como" y ha elegido el formato
de 97-2003, pero ahora se da cuenta de que la contrasea establecida en el libro ha desaparecido.
Esto sucede porque su versin de Excel usa un nuevo esquema para guardar contraseas y el formato de
archivo anterior no lo reconoce. Como resultado, la contrasea se descarta al guardar el archivo en el
formato de Excel 97-2003. Establezca la contrasea en el archivo *.xls para volver a proteger el libro.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
122
123
Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan
hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear grficos incrustados, cuadros de texto y otros
objetos creados con las herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
5. Haga clic en Revisar > Proteger hoja en el grupo Cambios.
6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee que
los usuarios puedan cambiar.
esta
124
Desactive
casilla
esta
Eliminar filas
Ordenar
Nota Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja
de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se hayan
aplicado filtros automticos.
Usar Autofiltro
Nota Los usuarios no pueden aplicar ni quitar filtros automticos en una hoja
de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Usar informes de Apliquen formato, cambien el diseo, actualicen o modifiquen de algn otro
tabla dinmica
modo informes de tabla dinmica o creen nuevos informes.
Realicen cualquiera de las siguientes acciones:
o
Modificar objetos
o
o
Modificar
escenarios
esta
Contenido
Objetos
7. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la hoja, haga clic en
Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
125
Estructura
Ventanas
Nota Si ejecuta una macro que incluye una operacin que no se puede realizar en un libro
protegido, aparecer un mensaje y la macro dejar de ejecutarse.
3. Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el cuadro Contrasea (opcional),
escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
126
en la
Nota Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto que
estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo,
las ubicaciones de las celdas, incluidos los nmeros de las filas, del historial copiado podran
dejar de estar actualizadas.
4. En el libro compartido, haga clic en Revisar > Proteger y compartir libro en el grupo Cambios.
5. En la pestaa Edicin, asegrese de ser el nico usuario que aparece en la lista Los siguientes
usuarios tienen abierto este libro.
6. Desactive la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite
combinar libros.
Notas Si esta casilla no est disponible, debe desproteger el libro en primer lugar. Realice las
siguientes acciones:
a.
b.
c.
d.
127
la
pestaa
Revisar,
en
el
grupo
Cambios,
haga
clic
en
Desproteger
hoja.
Nota La opcin Proteger hoja cambia a Desproteger hoja cuando se protege una hoja de clculo..
2. Si se le solicita, escriba la contrasea para desproteger la hoja de clculo.
128
Quitar una contrasea no es lo mismo que bloquear o desbloquear celdas o proteger frmulas. Para
ms informacin sobre estas tareas, vea Bloquear celdas para protegerlas, Desbloquear celdas
protegidas o Proteger frmulas.
129
130
Ordenar y filtrar
131
Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola
columna). El rango puede incluir ttulos (encabezados) creados para identificar las filas o las
columnas.
Ordenacin rpida
1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
2. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
ascendente (de A a Z o del nmero menor al mayor).
3. Haga clic en
132
133
Sugerencia Para ver ms elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la
galera de filtros para ampliarla.
1. Haga clic en Aceptar.
La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono
Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
134
Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de
cuadros y elija Y para que ambos sean verdaderos y O para que cualquiera de las condiciones sea
verdadera.
135
Los tipos de opciones de color que tendr dependern de los tipos de formato que haya aplicado.
Crear una segmentacin de datos para filtrar sus datos de tabla
En Excel 2010, se han incorporado segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar datos de
tabla dinmica. En Excel 2013, tambin puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla.
Una segmentacin de datos es realmente til, porque indica claramente qu datos se muestran en la tabla
tras filtrar los datos.
136
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones.
3. En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos, active las casillas para las que desea crear
segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparecer una segmentacin de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el cuadro
de dilogo Insertar Segmentacin de datos.
5. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla.
Para elegir ms de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuacin, elija los
elementos que desea mostrar.
Sugerencia Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la segmentacin de datos
para mostrar las Herramientas de segmentacin de datos en la cinta de opciones y, a continuacin, aplique
un estilo de segmentacin de datos o cambie la configuracin de la pestaa Opciones.
Ms informacin acerca del filtrado de datos
137
Usar Autofiltro para filtrar los datos en Excel 2016 para Windows
Use Autofiltro para buscar valores, o para mostrar u ocultar valores, en una o ms columnas de datos. Puede
filtrar valores eligiendo opciones en una lista o buscar para encontrar los datos que desea ver. Cuando se
filtran datos y los valores en una o ms columnas no renen los criterios de filtrado, se ocultan las filas
completas.
1. Seleccione los datos que desea filtrar.
2. En la pestaa Datos, haga clic en Filtrar.
Buscar valores: en el cuadro Buscar, escriba texto o nmeros que desee ver.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
138
139
3. Para ordenar datos en orden ascendente o descendente, haga clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de
ZaA.
140
Las entradas de texto se ordenarn en orden alfabtico, los nmeros se ordenarn del ms pequeo
al ms grande (o viceversa) y las fechas u horas se ordenarn de la ms antigua a la ms reciente (o
viceversa).
141
Para ver los totales generales de los productos ordenados mayor a menor, elija cualquier nmero en la
columna Total general y ordene segn dicho criterio.
Para obtener ms informacin sobre el orden, consulte Acerca de la ordenacin en tablas dinmicas al final
de este tema.
Sugerencia Para encontrar rpidamente lo que necesita, tambin puede agrupar datos de la tabla dinmica.
O puede encontrar los valores superiores o inferiores de un conjunto de datos, como por ejemplo los 10
mayores o los 5 menores importes de ventas filtrando los datos de la tabla dinmica o aplicando formato
condicional.
142
143
Los datos que tiene espacios iniciales afectarn a los resultados de la ordenacin. Para obtener
mejores resultados, quite los espacios iniciales antes de ordenar los datos.
No se pueden ordenar entradas de texto distinguiendo maysculas y minsculas.
No puede ordenar los datos por un formato especfico, como el color de fuente o de la celda, o por
indicadores de formato condicional, como conjuntos de iconos.
Vea tambin
Crear una tabla dinmica para analizar datos de una hoja de clculo en Excel 2016
Agrupar o desagrupar datos en un informe de tabla dinmica en Excel 2016 para Windows
144
Crear una tabla dinmica en Excel 2016 para analizar datos de una hoja de clculo
Poder analizar todos los datos en la hoja de clculo puede ayudarle a tomar mejores decisiones
empresariales, pero a veces es difcil saber por dnde empezar, especialmente si tiene muchos datos. Excel
puede ayudarle recomendando y creando automticamente las tablas dinmicas, que son una gran forma
de resumir, analizar, explorar y presentar los datos. Por ejemplo, esta es una sencilla lista de gastos:
145
darle un punto de inicio para una experimentacin adicional. Una vez creada la tabla dinmica bsica, podr
explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados especficos.
1. Abra el libro donde desee crear la tabla dinmica.
2. Haga clic en una celda de la lista o tabla que contenga los datos que va a usar en la tabla dinmica.
3. En la pestaa Insertar, haga clic en Tablas dinmicas recomendadas.
Excel crea una tabla dinmica en una hoja nueva y muestra la Lista de campos de tabla dinmica.
4. Realice una de las siguientes acciones:
Para
Agregar un
campo
Quitar un
campo
Mover un
campo
Actualizar la
tabla dinmica
4. En la hoja de clculo, los datos deberan aparecer rodeados por una lnea discontinua. Si no es as,
haga clic y arrastre para seleccionar los datos. Al hacerlo, el cuadro Tabla o rango se rellena
automticamente con el rango de celdas seleccionado.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
146
5. En Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica, elija Nueva hoja de clculo para colocar
la tabla dinmica en otra pestaa de la hoja de clculo. Tambin puede hacer clic en Hoja de clculo
existente y, luego, hacer clic en la hoja para especificar la ubicacin.
Sugerencia Para analizar varias tablas en una tabla dinmica, active la casilla Agregar estos datos al
Modelo de datos.
6. Haga clic en Aceptar.
7. En la Lista de campos de tabla dinmica, realice cualquiera de estos procedimientos:
Para
Cambiar el
clculo utilizado
en un campo de
valor
Actualizar la
tabla dinmica
147
Sugerencia La Agrupacin de tiempo es una novedad en Excel 2016. Con la agrupacin de tiempo, las
relaciones entre los campos relacionados con el tiempo se detectan y agrupan automticamente al agregar
filas con campos de hora a una tabla dinmica. Una vez agrupados, puede arrastrar el grupo a su tabla
dinmica e iniciar el anlisis.
Agrupar campos
1. En la tabla dinmica, haga clic con el botn secundario en cualquier campo numrico o de fecha y
hora, y haga clic en Agrupar.
2. En los cuadros Comenzar en y Terminar en, introduzca esto (segn sea necesario):
148
o
o
En el panel de tareas Campos de tabla dinmica, arrastre un campo de fecha desde el rea Campos
a las reas Filas o Columnas para agrupar automticamente los datos por el perodo de tiempo.
149
150
151
Para una tabla dinmica de modelo de datos, al arrastrar un campo de fecha con ms de mil filas de datos
desde la Lista de campos a las reas Filas o Columnas, el campo de fecha se quita de la Lista de campos para
que Excel puede mostrar una tabla dinmica que reemplaza la limitacin de un milln de registros.
1. En la tabla dinmica, seleccione dos o ms elementos para agrupar juntos. Para hacerlo, mantenga
pulsada la tecla Ctrl o Mays mientras hace clic en ellos.
2. Haga clic con el botn secundario en lo que ha seleccionado y haga clic en Agrupar.
Cuando agrupa elementos seleccionados, crea un nuevo campo basado en el campo que est agrupando.
Por ejemplo, cuando agrupa un campo llamado Vendedor, crea un nuevo campo llamado Vendedor1. Este
campo se agrega en la seccin de campos de la lista de campos, y puede usarlo como cualquier otro campo.
En la tabla dinmica, ver una etiqueta de grupo, como Grupo1 para el primer grupo creado. Para cambiar
la etiqueta de grupo a un nombre ms significativo, haga clic en ella, > Configuracin de campo y en el
cuadro Nombre personalizado escriba el nombre que desee.
Sugerencias Para obtener una tabla dinmica ms compacta, es posible que desee crear grupos para el resto
de elementos desagrupados en el campo.
Para los campos organizados en niveles, solo pueden agruparse los elementos que tengan el mismo
elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles Pas y Ciudad, no podr agrupar
ciudades de diferentes pases.
152
Como se muestra a continuacin, las cuatro ciudades se organizan en los nuevos grupos, Atlntico y Pacfico.
153
Nota Al deshacer campos de tiempo agrupados o contrados de forma automtica, la primera vez que
deshaga eliminar todos los campos calculados desde las reas de campo y dejar nicamente el campo de
fecha. Esto es coherente con cmo funcionaba deshacer tabla dinmica en versiones anteriores. La segunda
vez que deshaga eliminar el campo de fecha desde las reas de campo y deshar todo.
Los elementos de datos de origen de procesamiento analtico en lnea (OLAP) que no admitan la
instruccin CREATE SESSION CUBE.
No puede agregar un elemento calculado a un campo agrupado. Primero debe desagrupar los
elementos, agregar el elemento calculado y volver a agrupar los elementos.
No puede usar el comando Convertir en frmulas (Herramientas de tabla dinmica > Analizar>
Herramientas OLAP) cuando tenga uno o varios elementos agrupados. Desagrupe los elementos
agrupados antes de usar este comando.
No puede crear segmentaciones de datos para las jerarquas OLAP con campos agrupados.
Puede desactivar la agrupacin de tiempo en tablas dinmicas (incluyendo las tablas dinmicas de
modelo de datos) y grficos dinmicos al editar su registro.
Para desactivar la agrupacin de horas en las tablas dinmicas (incluyendo las tablas dinmicas de
modelo de datos) y en los grficos dinmicos, agregue una nueva clave del Registro con el valor
DWORD (32 bits). La nueva clave es:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Excel\Options\DateAutoGroupingDisabled.
154
Sugerencia Ahora en Excel de 2016. Puede seleccionar operaciones segmentaciones de datos haciendo clic
en el botn de la etiqueta como se muestra arriba.
1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinmica para mostrar las herramientas de tabla dinmica
en la cinta de opciones.
3. En el cuadro Insertar segmentacin de datos, active las casillas de los campos que desea crear
segmentaciones de datos de.
4. Haga clic en Aceptar.
155
Aparece una segmentacin de datos para cada campo que comprueba en el cuadro Insertar
segmentacin de datos.
5. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en la tabla dinmica.
Para elegir ms de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuacin, elija los
elementos que desea mostrar.
Sugerencia Para cambiar el aspecto de segmentacin de datos, haga clic en la segmentacin de datos para
mostrar las Herramientas de segmentacin de datos en la cinta de opciones y, a continuacin, aplique un
estilo de segmentacin de datos o cambie la configuracin de la pestaa Opciones.
Otras formas de filtrar datos de una tabla dinmica
Utilice cualquiera de las siguientes caractersticas de filtrado en lugar de o adems de utilizar segmentaciones
de datos para mostrar los datos exactos que desea analizar.
Filtrar datos manualmente
Mostrar solo un texto, valores o fechas especficas
Mostrar los 10 elementos superiores o inferiores
Activar o desactivar las opciones de filtro
2. En la lista de etiquetas de fila o columna, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior
de la lista y, a continuacin, seleccione las casillas de los elementos que desea mostrar en la tabla
dinmica.
156
Para ver ms elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galera
de filtros para ampliarla.
3. Haga clic en Aceptar.
La flecha de filtro cambia a este icono para indicar que est aplicado un filtro. Haga clic en l para
cambiarlo o borre el filtro; para ello haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>.
Sugerencias Para quitar todo lo filtrado de una sola vez, haga clic en cualquier lugar de la tabla
dinmica y haga clic en Analizar > Borrar > Borrar filtros.
157
Nota Filtros de etiqueta no est disponible cuando los campos de etiqueta de fila o columna no
tienen etiquetas basadas en texto.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o En el cuadro Filtrar por etiqueta < nombre de campo >, escriba el texto que desee filtrar.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto
que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.
Si la tabla dinmica se basa en un origen de datos que no es OLAP, puede usar los siguientes
caracteres comodn para buscar datos que tienen caracteres especficos.
Uso
Para buscar
Un nico carcter
? (signo de interrogacin)
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
Cualquier nmero de caracteres
* (asterisco)
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"
Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Por ejemplo, fy06~? buscar "fy06?"
o
o
En el cuadro Filtrar por valor < nombre de campo >, escriba los valores que desee filtrar.
En el cuadro Filtrar por fecha < nombre de campo >, escriba las fechas que desee filtrar.
Si la tabla dinmica se basa en un origen de datos OLAP, los filtros de fecha requieren que el
campo de la jerarqua de campos del cubo OLAP sea del tipo de dato de hora. Si se introduce
una fecha como texto en un campo de texto, el filtro de fecha no estar disponible.
4. Sugerencia Para quitar un filtro de etiqueta, fecha o valor, haga clic en la flecha en la etiqueta de
fila o columna, haga clic en Filtro de etiqueta, Filtro de fecha o Filtro de valor y, a continuacin, haga
clic en Quitar filtro.
158
Para incluir o excluir elementos filtrados en los totales de conjuntos con nombre, active o
desactive la casilla incluir elementos filtrados en totales del conjunto.
Esta opcin slo est disponible en las tablas dinmicas conectadas a un origen de datos
OLAP.
Para incluir o excluir elementos filtrados en subtotales, active o desactive la casilla Subtotales
de elementos filtrados de pgina.
5. Para mostrar u ocultar ttulos de campo y filtrar listas desplegables, haga clic en Mostrar y despus
active o desactive la casilla Mostrar ttulos de campo y filtrar listas desplegables.
o
159
160
3. Seleccione una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color
inferior representa valores inferiores.
Sugerencia Sitese sobre los iconos de escala de color para ver qu icono es una escala de dos
colores.
Formato de celdas utilizando una escala de tres colores
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de tres colores. La
sombra del color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color verde, las
celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Formato condicional > Escalas de Color.
3. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central
representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una
escala de tres colores.
Formato de celdas utilizando barras de datos
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de
datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
161
corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms
bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en
un informe de ventas.
El ejemplo que se muestra aqu usa barras de datos para resaltar valores positivos y negativos
espectaculares. Puede formatear las barras de datos de tal modo que la barra empiece en mitad de la celda
y se extienda hacia la izquierda para mostrar los valores negativos.
162
Sugerencia Puede elegir mostrar iconos slo en las celdas que cumplan una condicin; Por ejemplo,
mostrar un icono de advertencia para las celdas que estn por debajo de un valor crtico y ningn
icono para aquellos que se superan. Para ello, ocultar iconos, seleccione Icono de celda No en la lista
desplegable de icono al lado del icono cuando se establecen las condiciones en el cuadro de la Nueva
regla de formato. Tambin puede crear su propia combinacin de conjuntos de iconos; Por ejemplo,
una marca de verificacin verde "symbol", "trfico liviano" amarillo y rojo "marca".
Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a
dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo
de inventario ordenada segn categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles
en amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede identificar todos los
almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de USD 100.000, y regin igual
a "Sudeste".
En el ejemplo que se muestra a continuacin funciona con ejemplos de incorporado criterio de formato
condicionales, como mayor que y % superior. De este modo, las ciudades con una poblacin de ms de
2.000.000 con un fondo verde y temperaturas promedio en el 30% de naranja.
Nota No se puede aplicar formato condicional a campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica
por texto o por fecha, solo por nmero.
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.
163
3. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% de valores inferiores.
4. Escriba los valores para utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de celdas.
Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluacin del rendimiento anual o
puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estndar de una
calificacin de calidad.
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Formato condicional > Reglas superiores e
inferiores.
3. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.
4. Escriba los valores para utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
164
Nota No se puede aplicar formato condicional a campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica
segn valores nicos o duplicados.
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.
165
Un comprador de una vivienda ha presupuestado hasta $75.000 como entrada y $1.500 mensuales como
pago de la hipoteca. Si tanto la entrada como los pagos mensuales se ajustan a los requisitos, se aplica
formato verde a las celdas B4 y B5.
Si la entrada o el pago mensual cumplen el presupuesto del comprador, se aplica formato rojo a B4 y B5.
Cambie algunos valores, como la tasa de porcentaje anual (APR), el plazo del prstamo, la entrada y el
importe de la compra para ver qu pasa con las celdas de formato condicional.
166
==Y(SI($B$4<=75000,1),SI(ABS($B$5)<=1500,1))
Ejemplo 2: Aplicar sombra a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA
Esta frmula aplica sombra a filas alternas del rango de celdas con un color de celda azul. La funcin RESTO
devuelve un resto despus de que un nmero (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo
argumento). La funcin FILA devuelve el nmero de fila actual. Cuando se divide el nmero de fila actual por
2, siempre se obtiene un resto de 0 para un nmero par y un resto de 1 para un nmero impar. Debido a
que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.
Nota Puede escribir referencias de celda en una frmula seleccionando las celdas directamente en una hoja
de clculo o en otras hojas de clculo. Al seleccionar las celdas de la hoja de clculo, se insertan las
referencias de celdas absolutas. Si desea que Excel adapte las referencias a cada celda del rango
seleccionado, use referencias de celda relativas.
Buscar celdas que tengan formatos condicionales
Si la hoja de clculo tiene una o varias celdas con un formato condicional, puede buscarlas rpidamente de
manera que pueda copiar, cambiar o eliminar los formatos condicionales. Puede usar el comando Ir a
Especial para buscar solo las celdas con un formato condicional especfico o todas las celdas con formatos
condicionales.
Buscar todas las celdas que tengan un formato condicional
1. Haga clic en cualquier celda que no tenga formato condicional.
2. Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Buscar y seleccionar > Formato condicional.
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167
Haga clic en la celda que tiene el formato condicional que desea buscar.
Haga clic en Inicio > haga clic en la flecha junto a Buscar y seleccionar > Ir a especial.
Haga clic en Celdas con formatos condicionales.
En la validacin de datos, haga clic en iguales.
2. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica correctos en
el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
Para cambiar el rango de celdas, haga clic en Contraer dilogo
en el cuadro se aplica a para ocultar
temporalmente el cuadro de dilogo y, a continuacin, seleccione el nuevo rango de celdas. Cuando
haya terminado, seleccione Expandir dilogo
168
7. Seleccione el nmero, la fuente, el borde o el formato de relleno que desea aplicar cuando el valor
de la celda cumpla con la condicin y despus haga clic en Aceptar.
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que seleccione aparecern en el cuadro Vista previa.
Borrar formatos condicionales
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?
Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de
4 de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o
rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos,
escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas
en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en
dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.
Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional. El siguiente ejemplo
muestra el formato condicional que usa colores de fondo de celda, un conjunto de iconos de 3 flechas y
barras de datos.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
169
Nota Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja
de clculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de clculo del libro actualmente abierto. No se puede
usar formato condicional en referencias externas a otro libro.
Formato condicional para un informe de tabla dinmica
El formato condicional en un informe de tabla dinmica es diferente del de un rango de celdas o una tabla
de Excel en varios aspectos:
Si se cambia el diseo del informe de tabla dinmica filtrando, ocultando, contrayendo y expandiendo
niveles o moviendo un campo, el formato condicional se mantendr siempre y cuando no se quiten
los campos de los datos subyacentes.
El mbito del formato condicional para los campos del rea Valores puede estar basado en la
jerarqua de datos y queda determinado por todos los elementos secundarios visibles (el siguiente
nivel inferior de una jerarqua) de un elemento primario (el siguiente nivel superior de una jerarqua)
en filas para una o ms columnas, o en columnas para una o ms filas.
Nota En la jerarqua de datos, los elementos secundarios no heredan el formato condicional del
elemento primario y este no hereda el formato condicional de los elementos secundarios.
Existen tres mtodos para especificar el mbito del formato condicional de los campos del rea
Valores: por seleccin, por campo correspondiente y por campo de valor.
Es el mtodo predeterminado de mbito campos en el rea de valores por la seleccin. Puede cambiar el
mtodo de mbito para el campo correspondiente o valor mediante el botn de opcin Aplicar regla de
formato a, el cuadro de dilogo Nueva regla de formato o el cuadro de dilogo Editar regla de formato. Los
tres mtodos de mbito (Inicio > Formato condicional) ofrecen mayor flexibilidad dependiendo de sus
necesidades:
170
Un conjunto de campos contiguos en el rea Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de
una regin especfica.
Un conjunto de campos no contiguos en el rea Valores, como los totales de productos de diferentes
regiones en distintos niveles de la jerarqua de datos.
Cuando da formato condicional a campos en el rea valores para superior, inferior, por encima del promedio
o por debajo de los valores medios, la regla se basa en todos los valores visibles de forma predeterminada.
Sin embargo, cuando se define el mbito por el campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores
visibles, puede aplicar el formato condicional para cada combinacin de:
171
Ordenar por das de la semana o meses del ao con una lista personalizada integrada
1. Seleccione las columnas que desea ordenar.
Para obtener los mejores resultados, las columnas deben tener encabezados.
2. Haga clic en Datos > Ordenar.
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5. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea y, a continuacin, haga clic en
Aceptar para ordenar la hoja de clculo.
173
2. Seleccione las celdas en esa lista y, despus, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.
3. En General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
4. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en Importar.
Sugerencia Para una lista breve, como alta, media y baja, puede resultar ms rpido escribirla directamente
en el cuadro Entradas de lista del cuadro Listas personalizadas.
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Actualizar manualmente
1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinmica para mostrar las herramientas de tabla dinmica
en la cinta de opciones.
Sugerencia Para actualizar todas las tablas dinmicas del libro a la vez, haga clic en analizar >
Actualizar todo.
3. Si la actualizacin tarda ms tiempo de lo esperado, haga clic en Analizar > flecha Actualizar >
Actualizar estado para comprobar el estado de la actualizacin.
Para detener la actualizacin, haga clic en Cancelar Actualizar.
Evitar que los anchos de columna y formato de celda de ajuste
Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la
tabla dinmica, y no desea que suceda eso, asegrese de que las siguientes opciones estn activadas:
1. Haga clic en Analizar > Opciones.
2. En la pestaa Diseo y formato, active las casillas Autoajustar anchos de columnas al actualizar y
Mantener el formato de la celda al actualizar.
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176
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Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de clculo, seleccinela escribiendo
A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de frmulas.
Sugerencia Tambin puede seleccionarla con el cuadro de dilogo Ir a. En la pestaa Inicio,
en Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y luego en Ir a. En el cuadro Referencia, escriba
A1 y luego haga clic en Aceptar.
Procedimiento para seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Presione Ctrl+E.
Nota Si la hoja de clculo contiene datos y la celda activa se encuentra encima de los datos o
a la derecha de los mismos, al presionar Ctrl+E se selecciona el rea actual. Si presiona Ctrl+E
una segunda vez, se selecciona toda la hoja de clculo.
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Para seleccionar
1. Encabezado de la fila
Una fila o columna completa
2. Encabezado de la columna
Tambin puede seleccionar celdas de una fila o de una columna
seleccionando la primera celda y, despus, presionando
Ctrl+Mays+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha
arriba o flecha abajo para las columnas).
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Para seleccionar
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Ordenar por das de la semana o meses del ao con una lista personalizada integrada
1. Seleccione las columnas que desea ordenar.
Para obtener los mejores resultados, las columnas deben tener encabezados.
2. Haga clic en Datos > Ordenar.
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5. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea y, a continuacin, haga clic en
Aceptar para ordenar la hoja de clculo.
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2. Seleccione las celdas en esa lista y, despus, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas.
3. En General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
4. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en Importar.
Sugerencia Para una lista breve, como alta, media y baja, puede resultar ms rpido escribirla
directamente en el cuadro Entradas de lista del cuadro Listas personalizadas.
184
185
usar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones multicolumna o para aquellas cuya
creacin requiere mucho tiempo.
Al volver a aplicar una ordenacin, puede obtener resultados diferentes por los siguientes motivos:
Los datos se han modificado, aadido o eliminado en el rango de celdas o columna de la tabla.
Los valores devueltos por una frmula han cambiado y la hoja de clculo se ha actualizado.
Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa se encuentra en una columna que contiene datos alfanumricos de una tabla.
2. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de los siguientes procedimientos:
3. Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en
4. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en
(Ordenar de la A a la Z).
(Ordenar de la Z a la A).
De forma opcional, puede realizar una ordenacin que distinga entre maysculas y minsculas:
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Ordenar.
186
Problema: comprobar que todos los nmeros se almacenan como nmeros Si los resultados no son los
que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros almacenados como texto en lugar de como
nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o un nmero
introducido con un apstrofe (') se almacenan como texto. Para obtener ms informacin, vea Corregir
nmeros con formato de texto aplicando un formato de nmero.
Ordenar fechas u horas
1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa
se encuentra en una columna que contiene fechas u horas de una tabla.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o una tabla.
3. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de los siguientes procedimientos:
4. Para ordenar de la fecha u hora ms antigua a la ms reciente, haga clic en
antiguo a ms reciente).
(Ordenar de ms
187
188
a. En un rango de celdas, escriba los valores que desee ordenar por, en el orden en que desee,
de arriba a abajo. Por ejemplo:
A
1 Alto
2 Medio
3 Bajo
b. Seleccione el rango que acaba de escribir. Utilizando el ejemplo anterior, seleccione las celdas
A1:A3.
c. Haga clic en la pestaa Archivo, en Opciones y, despus, en la categora Avanzadas.
d. En General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
e. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuacin, haga
clic en Aceptar dos veces.
Notas
Puede crear una lista personalizada basada nicamente en un valor (texto, nmero y
fecha u hora). No se puede crear una lista personalizada basada en un formato (color
de celda, color de fuente o icono).
La longitud mxima de una lista personalizada es de 255 caracteres, y el primer
carcter no debe comenzar con un nmero.
2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa se
encuentra en la columna de una tabla.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Ordenar.
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1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna y, a continuacin, haga clic en Filtros de texto o
Filtros de nmeros.
2. Haga clic en uno de los operadores de comparacin. Por ejemplo, para mostrar nmeros dentro de
un lmite inferior o superior, seleccione Entre.
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1. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba o seleccione los criterios para filtrar los datos. Por
ejemplo, para mostrar todos los nmeros comprendidos entre 1.000 y 7.000, en el cuadro es mayor
o igual que, escriba 1000, y en el cuadro es menor o igual que, escriba 7000.
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Buscar valores: en el cuadro Buscar, escriba texto o nmeros que desee ver.
195
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En este tema
Informacin general sobre cmo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos
Usar el color eficazmente al analizar datos
Elegir los mejores colores segn las necesidades
Algunos ejemplos
Informacin general sobre cmo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos
La ordenacin y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes integrales del anlisis de
datos y pueden ayudarle a responder a preguntas como estas:
Los datos se ordenan para organizarlos rpidamente y buscar los datos deseados. Los datos se filtran para
que se muestren nicamente las filas que cumplen los criterios especificados y se oculten las filas de una o
varias columnas de datos que no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los datos para que
resulte ms fcil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas crticos e identificar patrones y
tendencias. Conjuntamente, la ordenacin, el filtrado y el formato condicional de los datos pueden ayudar
a tomar decisiones ms eficaces basndose en los datos.
Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.
197
Esta imagen muestra el filtrado y la ordenacin basan en color o el icono de la categora M/M % y las
columnas de marcado.
Tambin puede ordenar y filtrar mediante el uso de un conjunto de iconos creado mediante un formato
condicional. Utilice un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categoras
separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por ejemplo, en la siguiente
tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la flecha verde que apunta hacia
arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta lateralmente representa valores medios
y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa valores inferiores.
Tabla de conjuntos de iconos
198
Puede aplicar formato a las celdas mediante una escala de dos colores, una escala de tres colores, barras de
datos y conjuntos de iconos; aplicar formato a celdas que contienen un texto especifico, un nmero, valores
de fecha u hora, valores de rango inferior o superior, valores por encima o por debajo del promedio, valores
nicos o duplicados; y crear muchas reglas y administrarlas con mayor facilidad.
Usar el color eficazmente al analizar datos
A casi todo el mundo le gustan los colores. Si se usan eficazmente en cualquier documento, pueden mejorar
considerablemente su legibilidad y atractivo. Si se usan debidamente los colores e iconos en los informes de
Excel, se mejora la toma de decisiones ya que ayudan a centrar la atencin de los usuarios en la informacin
importante y ayudan visualmente a que los usuarios comprendan dicha informacin. Si se usan eficazmente,
los colores pueden transmitir una sensacin positiva desde el principio. Por otra parte, el uso indebido de
los colores puede distraer a los usuarios e incluso causar fatiga si se usan de manera excesiva. Las secciones
siguientes incluyen consideraciones para ayudarlo a usar los colores debidamente y evitar que los utilice
incorrectamente.
Ms informacin sobre temas de documentos Con Excel, crear temas coherentes y agregar estilos y
efectos personalizados es muy fcil. Para combinar colores eficazmente ya no es necesario pensar
demasiado gracias a los temas de documento predefinidos que usan combinaciones de colores atractivas.
Puede aplicar formato rpida y fcilmente a un documento completo de modo que tenga una apariencia
profesional y moderna mediante la aplicacin de un tema de documento. Un tema de documento es un
conjunto de opciones de formato que incluye un conjunto de colores de tema, un conjunto de fuentes de
tema (incluidas fuentes de encabezado y texto principal) y un conjunto de efectos de tema (incluidos efectos
de relleno y lneas). En la seccin
Usar colores estndar y limitar el nmero de colores
Al ordenar y filtrar por color, puede que elija sus colores preferidos y es posible que el resultado le parezca
satisfactorio. Sin embargo, debe hacerse la siguiente pregunta crtica: "Los usuarios prefieren y ven los
mismos colores?". El equipo puede mostrar 16.777.216 colores en modo de color de 24 bits. Pero, la mayora
de los usuarios solo pueden distinguir una pequea fraccin de estos colores. Adems, la calidad de los
colores puede variar segn el equipo. La iluminacin de la habitacin, la calidad del papel, la resolucin de
la pantalla y de la impresora y la configuracin del explorador pueden ser totalmente diferentes. Hasta un
10% de la poblacin tiene alguna dificultad para distinguir y ver determinados colores. Se trata de
importantes variables que probablemente no puede controlar.
Sin embargo, s puede controlar variables como la eleccin del color, el nmero de colores y el fondo de la
hoja de clculo o celda. Si realiza elecciones acertadas basndose en una investigacin fundamental, puede
ayudar a que los colores transmitan el mensaje y la interpretacin correctos de los datos. Tambin puede
complementar los colores con iconos y leyendas para que ayuden a garantizar que los usuarios entiendan su
significado.
Considerar contrastes y fondos de color
En general, use colores de alta saturacin, como el amarillo brillante, el verde medio o el rojo oscuro.
Asegrese de que haya un gran contraste entre el fondo y el primer plano. Por ejemplo, utilice un fondo
blanco o gris para la hoja de clculo con colores de celda, o bien, un color de celda blanco o gris con un color
de fuente. Si tiene que usar una imagen o un color de fondo, el color o la imagen deben ser tan claros como
sea posible de modo que el color de celda o de fuente no tenga un efecto de desgastado. Si se basa solo en
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199
1. Un color similar es un color que est situado junto a otro color en la rueda de colores (por ejemplo, el
violeta y el naranja son colores similares al rojo).
2. Un color contrastante es un color que est situado a tres colores de un color (por ejemplo, el azul y el
verde son colores que contrastan con el rojo).
3. Los colores complementarios se encuentran en lados opuestos de la rueda de colores (por ejemplo, el
verde azulado es el color complementario del rojo).
Si dispone de tiempo, pruebe los colores, mustreselos a algunos colegas, prubelos en distintas condiciones
de iluminacin y con diferentes configuraciones de pantalla y de impresora.
Sugerencia Si imprime el documento en color, compruebe la legibilidad del color y de la fuente de celda. Si
el color de celda es demasiado oscuro, considere la posibilidad de usar una fuente de color blanco para
mejorar la legibilidad.
Elegir los mejores colores segn las necesidades
Necesita un resumen rpido? Use el rojo, el amarillo, el verde o el azul con un fondo de color gris o blanco.
Asigne un significado a los colores elegidos basndose en la audiencia de destino y el uso previsto. Si es
necesario, use una leyenda para aclarar especficamente el significado de cada color. La mayora de las
personas pueden distinguir fcilmente entre siete y diez colores en una hoja de clculo. Es posible distinguir
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200
hasta 50 colores, si bien esto requerira un aprendizaje especializado, que est ms all del mbito de este
tema.
Los 10 colores ms fciles
Al ordenar y filtrar datos por color, use la tabla siguiente para que le ayude a decidir qu colores va a usar.
Estos colores proporcionan el mayor contraste y, en general, son los ms fciles de distinguir para la mayora
de las personas.
Puede aplicar fcilmente estos colores a las celdas y fuentes mediante el botn Color de relleno o Color de
fuente en el grupo Fuente de la pestaa Inicio.
Si los datos hacen referencia a temperaturas, puede usar los colores clidos (rojo, amarillo y naranja)
para indicar las temperaturas ms elevadas y los colores fros (verde, azul y violeta) para indicar las
temperaturas ms bajas.
Si se trata de datos topogrficos, puede usar el azul para el agua, el verde para la vegetacin, el
marrn para los desiertos y las montaas y el blanco para el hielo y la nieve.
201
Si los datos hacen referencia al trfico y a la seguridad, puede usar el rojo para indicar condiciones
de parada o detencin, el naranja para indicar peligro, el amarillo para indicar cautela, el verde para
indicar seguridad y el azul para indicar informacin general.
Si los datos tienen que ver con resistencias elctricas, puede usar el cdigo de color estndar de
negro, marrn, rojo, naranja, amarillo, verde, azul, violeta, gris y blanco.
Algunos ejemplos
Supongamos que est preparando un conjunto de informes en las descripciones de productos, precios y
niveles de inventario. Las secciones siguientes muestran las preguntas que suelen preguntar estos datos y
cmo puede contestar cada pregunta mediante los conjuntos de color y el icono.
Datos de ejemplo
Los datos de ejemplo siguiente se utilizan en los ejemplos.
202
Datos de ejemplo
Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz
jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12
pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz
tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per
box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift
boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g
pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"
Cules son los diferentes tipos de empaquetado de los productos?
Problema
Desea averiguar los diferentes tipos de contenedores para sus productos, pero no hay ninguna columna de
contenedor. Puede utilizar la columna de cantidad por unidad a cada celda de color manualmente y, a
continuacin, ordenar por color. Tambin puede agregar una leyenda para explicar al usuario lo que significa
cada color.
203
Resultados
Solucin
1. Para colorear manualmente cada celda segn la combinacin de colores en la tabla anterior, haga
clic en cada celda y, a continuacin, aplicar cada color mediante el botn Color de relleno en el grupo
fuente en la ficha Inicio.
Sugerencia Use el botn Copiar formato en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio para aplicar
rpidamente un color seleccionado a otra celda.
2. Haga clic en una celda en la columna Cantidad por unidad y en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,
haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga clic en Orden personalizado.
3. En el cuadro de dilogo Ordenar, seleccione Cantidad por unidad en columna, seleccione Color de
celda bajo Ordenar segn y, a continuacin, haga clic en Copiar nivel dos veces.
4. Bajo pedido, en la primera fila, seleccione el color rojo, en la segunda fila, seleccione el color azul y
en la tercera fila, seleccione el color amarillo.
Si una celda no contiene ninguno de los colores, como las celdas de color blanco, esas filas se
mantienen en su lugar.
Nota Los colores que se muestran son los colores disponibles en la columna. No hay ningn criterio
de ordenacin predeterminado de color y no se puede crear un orden personalizado mediante una
lista personalizada.
5. Agregue una leyenda con las celdas en el lado del informe utilizando la tabla siguiente como gua.
204
Leyenda
Rojo
Paquetes y cajas
Blue
Botes y latas
Green
Tarros y botellas
Blanco
(No seguro)
Solucin
1. Seleccione las celdas E2:E26 y, en la pestaa Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada
junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuacin, seleccione el
conjunto de iconos 3 flechas (de color).
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205
2. Haga clic con el botn secundario en una celda de la columna Margen de beneficio, elija Ordenar y,
a continuacin, haga clic en Orden personalizado.
3. En el cuadro de dilogo Ordenar, seleccione Margen de beneficio bajo Columna, seleccione Icono
de celda bajo Ordenar segn y, a continuacin, haga clic en Copiar nivel.
4. En Criterio de ordenacin, en la primera fila, seleccione la flecha verde que apunta hacia arriba y, en
la segunda fila, seleccione la flecha roja que apunta hacia arriba.
Qu productos hay que reponer inmediatamente?
Problema
Desea generar rpidamente un informe de los productos que hay que reponer inmediatamente y, a
continuacin, enviarlo por correo al personal.
Resultados
Solucin
1. Seleccione las celdas I2:I26, en la ficha Inicio, en el grupo estilo, haga clic en la flecha junto a Formato
condicional, elija Resaltar reglas de celdas y, a continuacin, haga clic en Igual a.
2. Escriba S en el primer cuadro y, a continuacin, seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro
en el segundo cuadro.
3. Haga clic con el botn secundario en cualquier celda con formato de la columna, elija Filtrar y, a
continuacin, seleccione Filtrar por color de la celda seleccionada.
Sugerencia Mantenga el mouse encima del botn Filtro en el encabezado de columna para ver cmo
est filtrada la columna.
Qu productos tienen los precios y costos ms altos y ms bajos?
Problema
Desea ver los precios y costos ms altos y ms bajos agrupados en la parte superior del informe.
206
Resultados
Solucin
1. Para las celdas C2:C26 y D2:D26, siga este procedimiento:
o En la pestaa Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuacin, haga clic en 10 elementos
superiores.
o Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuacin, seleccione Relleno amarillo con texto
amarillo oscuro en el segundo cuadro.
o En la pestaa Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuacin, haga clic en 10 elementos
inferiores.
o Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuacin, seleccione Relleno verde con texto verde
oscuro en el segundo cuadro.
2. Para las columnas costo y precio, haga lo siguiente:
o (Ratn) en el valor ms bajo, elija Ordenar y, a continuacin, seleccione Color de ordenar por
de la celda seleccionada.
o (Ratn) en el valor ms alto, elija Ordenar y, a continuacin, seleccione Color de ordenar por
de la celda seleccionada.
207
Ejemplo
Informacin general
Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan"
Varios criterios, varias columnas, todos los criterios
Tipo = "Frutas" Y Ventas >1000
verdaderos
Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio
Tipo = "Frutas" O Vendedor = "Buchanan"
verdadero
Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los
(Ventas >6000 Y Ventas <6500) O (Ventas <500)
conjuntos
Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O
conjunto
(Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >1500)
Criterios de bsqueda avanzada Criterios de bsqueda Vendedor = un nombre con "u" como la segunda
avanzada
letra
Informacin general
El comando Opciones avanzadas funciona de manera diferente en varios aspectos importantes desde el
comando Filtro.
Se muestra el cuadro de dilogo Filtro avanzado en lugar del men Filtro automtico.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios separado en la hoja de clculo y sobre el
rango de celdas o la tabla que desea filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios
separado en el cuadro de dilogo Filtro avanzado como origen para los criterios avanzados.
Ejemplo de datos
Los siguientes datos de ejemplo se utilizan para todos los procedimientos de este tema. Los datos incluyen
cuatro filas en blanco sobre el rango de la lista que se utilizar como un rango de criterios (A1:C4) y un rango
de la lista (A6:C10). El rango de criterios tiene etiquetas de columna e incluye al menos una fila en blanco
entre los valores de criterios y el rango de la lista.
Para trabajar con estos datos, seleccinelos en la tabla siguiente, cpielos y pguelos en la celda A1 de una
nueva hoja de clculo de Excel.
Tipo
Vendedor Ventas
208
Tipo
Vendedor Ventas
Bebidas Solsona 5122 $
Carnes Davolio 450 $
Frutas Buchanan 6328 $
Frutas Davolio 6544 $
Operadores de comparacin
Puede comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos
operadores, el resultado es un valor lgico: ya sea VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado
Ejemplo
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
> (signo mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (signo menor que)
Menor que
A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de)
Distinto de
A1<>B1
Usar el signo igual para escribir texto o un valor
Como el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula cuando escribe el texto o el valor de una celda,
Excel evala lo que escribe; pero, esto puede ocasionar el filtrado de resultados inesperados. Para indicar un
operador de comparacin de igualdad para un texto o un valor, escriba los criterios como una expresin de
cadena en la celda apropiada en el rango de criterios:
=''= entrada ''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
En la celda se escribe Excel evala y muestra
="=Davolio"
=Davolio
="=3000"
=3000
Considerar la distincin entre maysculas y minsculas
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas, pero puede usar una frmula
para realizar una bsqueda que distinga entre maysculas y minsculas. Por ejemplo, vea la seccin Criterios
de comodines.
Uso de nombres previamente definidos
Puede asignar un nombre a los Criterios de rango y la referencia para el rango aparecer automticamente
en el cuadro Rango de criterios. Tambin puede definir el nombre Base de datos para el rango de la lista
que se va a filtrar y definir el nombre Extraer para el rea donde desee pegar las filas, y estos rangos
aparecern automticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
209
No use una etiqueta de columna para las etiquetas de los criterios; deje las etiquetas de los criterios
en blanco o use una que no sea una etiqueta de columna en el rango de la lista (en los ejemplos
siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).
Si en la frmula usa una etiqueta de columna en lugar de una referencia relativa de celda o un nombre
de rango, Excel muestra un valor de error, como por ejemplo, #NOMBRE? o #VALOR! en la celda
que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra
el rango de la lista.
La frmula que se utiliza para los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia
a la celda correspondiente de la primera fila de datos.
Todas las dems referencias usadas en la frmula deben ser referencias absolutas.
Ventas
="=Davolio"
="=Buchanan"
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
210
Vendedor Ventas
>1000
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
211
Vendedor
Ventas
="=Frutas"
="=Buchanan"
212
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
de la lista A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
1. Inserte al menos tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se puedan utilizar como un rango
de criterios. El rango de criterios necesita tener etiquetas de columna. Asegrese de que hay al menos
una fila en blanco entre los valores de los criterios y el rango de la lista.
2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye
criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo ttulo de columna. Usando el
ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas Ventas
>6000 <6500
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
213
<500
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
de la lista A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
214
Tipo Vendedor
="=Davolio"
Ventas
>3000
="=Buchanan" >1500
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
de la lista A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
215
Para buscar
Un
nico
carcter
? (signo de interrogacin)
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
Cualquier
nmero
de
caracteres
* (asterisco)
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"
Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Por ejemplo, af91~? buscar "af91?".
2. Inserte al menos tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se puedan utilizar como un rango
de criterios. El rango de criterios necesita tener etiquetas de columna. Asegrese de que hay al menos
una fila en blanco entre los valores de los criterios y el rango de la lista.
3. En las filas debajo de las etiquetas de columna, escriba los criterios que desea buscar. Usando el
ejemplo, escriba:
Tipo
Vendedor Ventas
="=Me*"
="=?u*"
4. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango
de la lista A6:C10.
5. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Avanzadas.
216
Para ocultar el cuadro de dilogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de
criterios, haga clic en Contraer dilogo
217
seleccione una celda de la hoja de clculo y despus presione Expandir cuadro de dilogo
218
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco.
Cmo copiar un ejemplo
1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.
Nota No seleccione los encabezados de columna o de fila.
1
2
3
4
5
A
Datos
986
Doyle
67
B
Datos
Bradley
563
789
2:35
219
6
7
8
9
10
Bradley
689
Doyle
5,6
67
Doyle
789
143
2:37
2:35
Descripcin
Frmula
(resultado)
Cuenta el
nmero de
valores
numricos
nicos en
las celdas
=SUMA(SI(FRECUENCIA(A2:A10,A2:A10)>0,1))
A2:A10,
pero
no
cuenta las
celdas en
blanco ni
los valores
de texto (4).
Cuenta la
cantidad de
valores de
texto
y
numricos
nicos en
=SUMA(SI(FRECUENCIA(COINCIDIR(B2:B10,B2:B10,0),COINCIDIR(B2:B10,B2:B10,0))>0,1)) las celdas
B2:B10
(que
no
deben
contener
celdas en
blanco) (7).
Cuenta la
cantidad de
valores de
texto
y
numricos
nicos en
=SUMA(SI(FRECUENCIA(SI(LARGO(A2:A10)>0,COINCIDIR(A2:A10,A2:A10,0),""),
las celdas
SI(LARGO(A2:A10)>0,COINCIDIR(A2:A10,A2:A10,0),""))>0,1))
A2:A10,
pero
no
cuenta las
celdas en
blanco ni
los valores
de texto (6).
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
220
Notas
Las frmulas de este ejemplo se deben escribir como frmulas de matriz. Seleccione cada celda que
contenga una frmula, presione F2 y despus CTRL+MAYS+ENTRAR.
Para ver cmo se evala una funcin paso a paso, seleccione la celda que contiene la frmula y
despus en la pestaa Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Evaluar frmula.
Detalles de la funcin
La funcin FRECUENCIA calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve
una matriz vertical de nmeros. Use FRECUENCIA, por ejemplo, para contar la cantidad de resultados
de una prueba que se encuentran dentro de determinados rangos. Debe especificarse como una
frmula de matriz debido a que esta funcin devuelve una matriz.
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y despus devuelve la
posicin relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores
5, 25 y 38, la frmula =COINCIDIR (25,A1:A3,0) devuelve el nmero 2, porque 25 es el segundo
elemento del rango.
La funcin SUMA suma todos los nmeros que se especifican como argumentos. Cada argumento
puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una frmula o el resultado
de otra funcin. Por ejemplo, SUMA (A1:A5) suma todos los nmeros que estn contenidos en las
celdas A1 hasta A5.
La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro valor
si se evala como FALSO.
221
Frmulas
222
En este tema
Las partes de una frmula de Excel
Usar constantes en frmulas de Excel
Usar operadores de clculo en frmulas de Excel
Usar funciones y funciones anidadas en frmulas de Excel
Usar referencias en frmulas de Excel
Usar nombres en frmulas de Excel
Usar frmulas y constantes matriciales en Excel
223
Importante Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel pueden
diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con arquitectura ARM.
Ms informacin sobre las diferencias.
Significado
Suma
Ejemplo
3+3
224
Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
Resta
31
(signo menos)
Negacin
1
* (asterisco)
Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo) Exponenciacin 3^2
Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores con estos
operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado
Ejemplo
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
> (signo mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (signo menor que)
Menor que
A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de)
Distinto de
A1<>B1
Operador de concatenacin de texto
Use la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.
Operador de
Significado
Ejemplo
texto
&
("y" Conecta o concatena dos valores para generar un valor "North"&"wind"
comercial)
de texto continuo
"Northwind"
produce
Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador de
referencia
: (dos puntos)
. (punto)
(espacio)
Significado
Ejemplo
225
Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un
signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del signo igual como una frmula. Tras el signo igual
estn los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas.
Estos se encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha,
segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores en las frmulas de Excel
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se
indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una
frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha.
Operador
: (dos puntos)
Descripcin
%
^
*y/
+y&
=
<
<=
>=
<>
Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
>
Comparacin
226
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
1. Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la
funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma y un parntesis
de cierre.
2. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione
MAYS+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, valores de error cmo #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar
un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
4. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin
sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer la
informacin. La informacin sobre herramientas solo aparece para las funciones integradas.
Escribir funciones de Excel
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, puede usar el cuadro de dilogo Insertar funcin como
ayuda para especificar las funciones de la hoja de clculo. A medida que se escriba una funcin en la frmula,
el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos,
una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de
toda la frmula.
Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, use la
caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un
desencadenador de visualizacin, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinmica de
227
funciones, argumentos y nombres vlidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de
visualizacin. Despus puede insertar un elemento de la lista desplegable en la frmula.
Anidar funciones de Excel
En algunos casos, puede que deba usar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por
ejemplo, la siguiente frmula usa una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Usar
A10
A10:A20
B15:E15
5:5
5:10
H:H
H:J
228
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace
referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula,
la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta
no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas usan referencias relativas, de modo que puede
resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Frmula copiada con referencia absoluta
229
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta
y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia
de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula
en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta.
Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Frmula copiada con referencia mixta
Estilo de referencia 3D
Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de clculo Si desea analizar los datos de la misma
celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo dentro del libro, use una referencia 3D. Una
referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo.
Excel usar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 en todas las hojas de clculo
comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden usarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX,
MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST.P, DESVEST.M, DESVESTA, DESVESTPA, VAR.P, VAR.S, VARA
y VARPA.
No pueden usarse referencias 3D en frmulas de matriz.
No pueden usarse referencias 3D con el operador de interseccin (un solo espacio) o en frmulas
que usen una interseccin implcita.
Qu ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculo Los siguientes ejemplos
explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de clculo incluidas en una referencia
3D. En los ejemplos se usa la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la
hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en
este ejemplo), Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas
que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar de los clculos los valores de
las mismas.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del rango
de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar de los clculos los valores de dichas hojas.
Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro, Excel
ajustar los clculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustar los clculos para que
integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
230
=SUMA(A16:A20)
=SUMA(Ventas)
=PRODUCTO(A12,9,5%)
=PRODUCTO(Precio;IVA)
Ejemplo,
usando
nombres
=TEXTO(BUSCARV(MAX(A16,A20),A16:B20,2,FA =TEXTO(BUSCARV(MAX(Ventas),InfoVentas,2,FA
LSO),"m/dd/aaaa")
LSO),"m/dd/aaaa")
A22:B25
=PRODUCTO(Precio,Tabla1[@Tipo de inters])
231
Ejemplo 2
Tipo
de
Ejemplo, sin usar un nombre Ejemplo, usando un nombre
ejem
plo
Refe
renci '=SUMA(A9:A13)
'=SUMA(Ventas)
a
'=TEXTO(BUSCARV(MAX(A9:13) '=TEXTO(BUSCARV(MAX(Ventas),I
Frm
,A9:B13,2,FALSO),"m/dd/yyyy" nfoVentas,2,FALSO),"m/dd/yyyy"
ula
)
)
=SUMA(Ventas)
=TEXTO(BUSCARV(MAX(Ventas),I
nfoVentas,2,FALSO),"m/dd/aaaa"
)
Preci
o
995
Vent
as
249
399
643
275
447
Fecha de venta
17/3/2011
2/4/2011
23/4/2011
30/4/2011
4/5/2011
Nota En las frmulas de las columnas C y D, el nombre definido "Ventas" se sustituye por la referencia
(rango) A9:A13 y el nombre de "InfoVentas" se sustituye por el rango A9:B13.
Tipos de nombres
Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y usar.
Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una frmula o un valor
constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, como
por ejemplo, cuando se establece un rea de impresin.
Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se
guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como
232
"Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero usted puede cambiar estos nombres
por otros ms significativos.
Para ms informacin sobre las tablas de Excel, vea el tema sobre cmo usar referencias estructuradas con
tablas de Excel.
Crear y especificar nombres
Puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos:
233
Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y nmeros de acciones sin usar
una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada accin.
Frmula de matriz que genera un nico resultado
234
235
Para agregar valores rpidamente, puede usar Autosuma en lugar de introducir la frmula
manualmente (pestaa Inicio, grupo Edicin).
Tambin puede usar funciones (por ejemplo, la funcin SUM) para calcular valores en su hoja de
clculo. Para ms informacin, vea Crear una frmula usando una funcin.
Para ir un paso ms all, puede usar referencias de celdas y nombres en lugar de los valores en una
frmula simple. Para ms informacin, vea Usar referencias de celdas en frmulas y Definir y usar
nombres en frmulas.
Ejemplos
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de una hoja de clculo nueva de
Excel. Para que las frmulas muestren los resultados, seleccinelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo
necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Datos
2
5
Frmula Descripcin
Resultado
'=A2+A3 Suma los valores en las celdas A1 y A2
=A2+A3
'=A2-A3 Resta el valor de la celda A2 del valor de A1
=A2-A3
'=A2/A3 Divide el valor de la celda A1 entre el valor de A2
=A2/A3
'=A2*A3 Multiplica el valor de la celda A1 por el valor de A2
=A2*A3
'=A2^A3 Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2 =A2^A3
Frmula Descripcin
Resultado
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
236
Datos
'=5+2
'=5-2
'=5/2
'=5*2
'=5^2
Suma 5 ms 2
Resta 2 de 5
Divide 5 entre 2
Multiplica 5 por 2
Eleva 5 al cuadrado
=5+2
=5-2
=5/2
=5*2
=5^2
Importante Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel
pueden diferir ligeramente entre un PC con Windows con arquitectura x 86 o x 86-64 y un PC con Windows
RT con arquitectura ARM.
237
en la barra de frmulas
para minimizar el cuadro de dilogo, seleccione las celdas a las que desea
Sugerencia Para ms informacin sobre la funcin y sus argumentos, haga clic en Ayuda sobre esta
funcin.
6. Tras completar los argumentos de la frmula, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si usa funciones a menudo, puede escribirlas directamente en la hoja de clculo. Despus de
escribir el signo igual (=) y el nombre de la funcin, puede presionar F1 para obtener informacin sobre la
sintaxis de la frmula y los argumentos de la funcin.
Ejemplos
Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de clculo en blanco de Excel para trabajar con estos ejemplos de
frmulas que utilizan funciones.
238
Datos
5
Frmula
Descripcin
Resultado
'=SUMA(A:A)
Suma todos los nmeros de la columna A
=SUMA(A:A)
'=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los nmeros del rango A1:B4 =PROMEDIO(A1:B4)
239
Los procedimientos recomendados siguientes pueden ayudarle a evitar o resolver algunos errores comunes
a la hora de compilar o corregir frmulas.
En este tema...
Iniciar todas las funciones con el signo igual (=)
Hacer coincidir todos los parntesis de apertura y de cierre
Escribir todos los argumentos necesarios
Usar nmeros sin formato en las frmulas
Usar el tipo de datos de celda adecuado
Usar el smbolo * para multiplicar nmeros
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
240
241
242
Por ejemplo, la frmula =SI(RAIZ(PI())<2,"Menos de dos!","Ms de dos!") tiene tres niveles de funciones:
la funcin PI se encuentra anidada dentro de la funcin RAIZ que, a su vez, se encuentra anidada dentro de
la funcin SI.
Escribir los nombres de las hojas entre comillas simples
Cuando escriba una referencia a valores o celdas de otra hoja de clculo, si el nombre de esa hoja tiene un
carcter no alfabtico (por ejemplo, un espacio), escriba el nombre entre comillas simples (').
Por ejemplo, para obtener el valor de la celda D3 en una hoja de clculo denominada Datos trimestrales del
mismo libro, use esta frmula: ='Datos trimestrales'!D3. Sin las comillas en torno al nombre de la hoja, la
frmula muestra el error #NOMBRE?.
Tambin puede hacer clic en los valores o las celdas de otra hoja para hacer referencia a ellos en la frmula.
Excel agrega automticamente las comillas en torno a los nombres de hoja.
Incluir la ruta de acceso a libros externos
Cuando escriba una referencia a valores o celdas de otro libro, escriba el nombre del libro entre corchetes (
[ ]) seguido del nombre de la hoja de clculo que contenga los valores o las celdas.
Por ejemplo, para hacer referencia a las celdas A1 a A8 de la hoja Ventas del libro Operaciones T2 que est
abierto en Excel, escriba: = [Operaciones T2.xlsx]Ventas!A1:A8. Sin los corchetes, la frmula muestra el
error #REF!.
Si el libro no est abierto en Excel, escriba la ruta de acceso completa del archivo.
Por ejemplo, =FILAS('C:\Mis documentos\[Operaciones T2.xlsx]Ventas'!A1:A8).
Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de espacio, debe escribir la ruta de acceso entre
comillas simples (al principio de la ruta de acceso y despus del nombre de la hoja de clculo, antes del signo
de exclamacin).
Evitar la divisin de valores numricos por cero
Si divide una celda por otra que contiene cero (0) o ningn valor, aparecer el error #DIV/0!.
Para evitar este error, anide la operacin de divisin en la funcin SI.ERROR. Por ejemplo, escriba las dos
frmulas siguientes en celdas de una hoja de clculo:
=SI.ERROR(3/0.0)
=SI.ERROR(3/7.0)
La primera frmula devuelve 0 porque la funcin SI.ERROR reconoce que dividir por cero genera un error. La
segunda frmula devuelve el valor 3/7 (no se genera ningn error porque no se divide por cero).
Evitar la eliminacin de datos a los que se hace referencia en las frmulas
243
Compruebe siempre si tiene frmulas que hacen referencia a los datos de celdas, rangos, nombres definidos,
hojas de clculo o libros, antes de eliminar nada. Despus puede reemplazar esas frmulas con sus
resultados antes de quitar los datos de referencia.
Reemplazar una frmula por su resultado
Puede reemplazar todo o parte de una frmula por el valor calculado por la frmula. Reemplazar de una
frmula por su resultado puede mejorar el rendimiento en un libro con muchas frmulas o con frmulas
complejas.
Para reemplazar una frmula por su resultado, copie la frmula, presione F9 y despus presione Entrar.
inmediatamente despus
244
Si no puede reemplazar las frmulas con sus resultados, vea esta informacin sobre errores y posibles
soluciones:
Si una frmula hace referencia a celdas que se han eliminado o cuyos datos se han sustituido por
otros y devuelve un error #REF!, seleccione la celda que tiene el error #REF!. En la barra de frmulas,
seleccione #REF! y elimnelo. Luego, vuelva a escribir el rango de la frmula.
Si falta un nombre definido y una frmula que hace referencia a ese nombre devuelve el error
#NOMBRE?, defina otro nombre que haga referencia al rango deseado o cambie la frmula de forma
que haga referencia directamente al rango de celdas, por ejemplo, A2:D8.
Si falta una hoja de clculo y una frmula que hace referencia a ella devuelve el error #REF!, no hay
solucin, desgraciadamente: una hoja de clculo que se ha eliminado no se puede recuperar.
Si falta un libro, una frmula que haga referencia a l permanece intacta hasta que actualiza la
frmula.
Por ejemplo, si la frmula es =[Libro1.xlsx]Hoja1'!A1 y ya no tiene Libro1.xlsx, los valores a los que
se hace referencia en ese libro siguen estando disponibles. Sin embargo, si modifica y guarda la
frmula que remite a dicho libro, Excel muestra el cuadro de dilogo Actualizar valores y pide que se
escriba un nombre de archivo. Haga clic en Cancelar y luego asegrese de que los datos no se pierden
reemplazando las frmulas que hacen referencia al libro que falta con los resultados de la frmula.
245
5. Para acoplar la ventana Inspeccin encima, debajo o al lado de una hoja de clculo, arrstrela a la
parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana de la hoja.
6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de la
columna.
7. Haga doble clic en entradas de hoja y celda en la ventana Inspeccin para ir a su ubicacin en las
hojas de clculo de libros que tenga abiertos en Excel.
Nota Las frmulas con referencias externas a otros libros se muestran en la ventana Inspeccin solo cuando
dichos libros estn abiertos en Excel.
Evaluar las frmulas complejas paso a paso
Para entender cmo calcula el resultado final una frmula compleja o anidada, puede evaluar dicha frmula.
1. Seleccione la frmula que se desea evaluar.
2. Haga clic en Frmulas > Evaluar frmula.
3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluacin
se muestra en cursiva.
246
4. Si la parte subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para
entrar para mostrar la otra frmula en el cuadro Evaluacin. Haga clic en Paso a paso para salir para
volver a la celda y frmula anteriores.
El botn Paso a paso para entrar no est disponible la segunda vez que la referencia aparece en la
frmula o si la frmula hace referencia a una celda de otro libro.
5. Contine hasta que se haya evaluado cada parte de la frmula.
Notas
o
o
o
Algunas partes de las funciones SI y ELEGIR no se evaluarn y el error #N/A podra mostrarse
en el cuadro Evaluacin.
Las referencias en blanco se muestran como valores cero (0) en el cuadro Evaluacin.
Funciones que se vuelven a calcular cada vez que cambia la hoja. Esas funciones, incluidas
ALEATORIO, REAS, NDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS,
AHORA, HOY y ALEATORIO.ENTRE, pueden hacer que el cuadro de dilogo Evaluar frmula
muestre resultados distintos a los resultados reales de la celda de la hoja de clculo.
247
La frmula =D1+D2+D3 es errnea porque reside en la celda D3 y est intentando calcularse a s misma.
Para corregir el problema, puede mover la frmula a otra celda (en la barra de frmula, presione Ctrl+X
para cortar la frmula, seleccione otra celda y presione Ctrl+V). Tambin puede probar una de estas
tcnicas:
Si acaba de escribir una frmula, empiece por dicha celda y compruebe si ha hecho referencia a la
propia celda. Por ejemplo, la celda A3 podra contener la frmula =(A1+A2)/A3. Otro error comn
es una funcin SUMA que incluye una referencia a s misma; por ejemplo, la celda A12 contiene
=SUMA(A1:A12). Las frmulas como =A1+1 tambin dan lugar a errores de referencia circular.
Mientras busque, compruebe las referencias indirectas. Se producen cuando se pone una frmula en la
celda A1 que usa una frmula que est en B1 que, a su vez, hace referencia a la celda A1. Si esto le resulta
confuso, imagnese hasta qu punto lo es para Excel.
248
Sugerencias
Si es nuevo trabajando con frmulas, vea Informacin general sobre las frmulas en Excel.
La barra de estado de la esquina inferior izquierda muestra la pestaa Referencias circulares y la
direccin de celda de una referencia circular.
Si tiene referencias circulares en otras hojas de clculo, pero no en la hoja de clculo activa, en la
barra de estado aparecer solamente "Referencias circulares" sin direcciones de celda.
Puede moverse entre las celdas de una referencia circular haciendo doble clic en la flecha de
seguimiento. La flecha indica la celda que afecta el valor de la celda seleccionada actualmente. La
flecha de seguimiento se muestra haciendo clic en Frmulas y, a continuacin, en Rastrear
precedentes o Rastrear dependientes.
Importante En muchos casos, si crea frmulas adicionales que contienen referencias circulares, Excel no
volver a mostrar el mensaje de advertencia. La lista siguiente muestra algunos de los escenarios, pero no
todos, en los que aparecer el mensaje de advertencia:
249
Cuando no hay ningn libro ms abierto, al abrir un libro y crear una referencia circular
La solucin converge, lo que indica que se logra un resultado final estable. Esta es la condicin
deseable.
La solucin diverge, lo que significa que, de iteracin a iteracin, aumenta la diferencia entre el
resultado actual y el anterior.
La solucin cambia entre dos valores. Por ejemplo, despus de la primera iteracin el resultado es
1, despus de la siguiente iteracin el resultado es 10, despus de la siguiente iteracin el resultado
es 1 y as sucesivamente.
250
botn Deshacer
de la Barra de herramientas de acceso rpido.
Escribir una nueva frmula en una columna calculada que ya contiene una o varias
excepciones.
Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la frmula de columna calculada.
Nota Si los datos copiados contienen una frmula, esta frmula sobrescribe los datos en la
columna calculada.
Mover o eliminar una celda de otra rea de hoja de clculo a la que hace referencia una de
las filas de una columna calculada.
5. Cells containing years represented as 2 digits The cell contains a date that represents 2-digit years,
which might be misinterpreted as the wrong century when used in formulas. For example, the date
in the formula =YEAR("1/1/31") could be interpreted as 1931 or 2031. Use this rule to check for
ambiguous text dates.
6. Numbers formatted as text or preceded by an apostrophe The cell contains numbers stored as
text. This typically occurs when data is imported from other sources. Numbers that are stored as text
can cause unexpected sorting behaviors and cannot be calculated, so its best to convert their cells
to a Number format.
7. Formulas inconsistent with other formulas in the region The formula doesnt match the pattern
of other formulas near it. In many cases, formulas that are adjacent to other formulas differ only in
the cell references they use. In the following example of four adjacent formulas, Excel displays an
error next to the formula =SUM(A10:F10) because the adjacent formulas increment by one row, and
the formula =SUM(A10:F10) increments by 8 rows Excel expects the formula =SUM(A3:F3).
o
251
A
Frmulas
=SUMA(A1:F1)
=SUMA(A2:F2)
=SUMA(A10:F10)
=SUMA(A4:F4)
Si las referencias que se usan en una frmula no son coherentes con las de las frmulas adyacentes,
Excel muestra un error.
Formulas which omit cells in a region A formula might not automatically include references to data
you insert between the original range of data and the cell that contains the formula. This rule
compares the reference in a formula against the actual range of cells that is adjacent to the cell that
contains the formula. If the adjacent cells contain additional values and arent blank, Excel displays
an error next to the formula.
Por ejemplo, cuando se aplica esta regla, Excel inserta un error al lado de la frmula =SUMA(A2:A4),
porque las celdas A5, A6 y A7 son adyacentes a las celdas a las que hace referencia la frmula (A2:A4)
y tambin a la celda que contiene la frmula (A8), y esas tres celdas (A5, A6 y A7) contienen datos a
los que debera hacerse referencia en la frmula.
A
Factura
15.000
9.000
8.000
20.000
5.000
22.500
=SUMA(A2:A4)
Unlocked cells containing formulas The formula isnt locked for protection. By default, all cells in a
worksheet are locked for protection, so this means that the cell has been set by a user to be
unprotected. When a formula is protected, it cant be modified without first being unprotected.
Check to make sure that you dont want the cell protected. Protecting cells that contain formulas
prevents them from being changed and can help avoid future errors.
Frmulas que hacen referencia a celdas vacas La frmula contiene una referencia a una celda
vaca. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se muestra en el siguiente ejemplo.
Suponga que desea calcular el promedio de los nmeros que figuran en la siguiente columna de
celdas. Si la tercera celda est en blanco, como esto no se considera un valor, la celda no se incluye
en el clculo y el resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0 (que se considera un valor), la celda
se incluye en el clculo y el resultado es 18,2.
252
A
Datos
24
1.2
45 $
10%
=PROMEDIO(A2:A6)
Data entered in a table is invalid There is a validation error in a table. Check the validation setting
for the cell by clicking Data > Data Validation.
253
6. In the Error Checking box, click the button with the action you want to take. The available actions are
different for each type of error.
Si hace clic en Omitir error, el error se marcar para omitirlo en las siguientes revisiones.
7. Haga clic en Siguiente, y contine hasta finalizar la comprobacin de errores.
Corregir los errores comunes de las frmulas mientras trabaja
1. Click File > Options, and then click Formulas.
2. En Comprobacin de errores, asegrese de que la casilla Habilitar comprobacin de errores en
segundo plano est seleccionada.
3. Para cambiar el color del tringulo que marca dnde se produce un error, en el cuadro Indicar errores
con el color, seleccione el color que desea.
4. Seleccione una celda que tenga un tringulo en la esquina superior izquierda.
5. Next to the cell, click the Error Checking button
that appears, and then click the option you want.
The available commands differ for each type of error, and the first entry describes the error.
Si hace clic en Omitir error, el error se marcar para omitirlo en las siguientes revisiones.
6. Repita los pasos 4 y 5.
254
255
el nombre a la tabla para que tenga ms significado. Para obtener ms informacin acerca de las tablas de
Excel, vea Utilizar referencias estructuradas con tablas de Excel.
mbito de un nombre
Todos los nombres tienen un mbito, ya sea una hoja de clculo concreta (lo que tambin se denomina nivel
de hoja de clculo local) o el libro completo (tambin denominado nivel de libro global). El mbito de un
nombre es la ubicacin dentro de la cual el nombre es reconocido sin cualificacin. Por ejemplo:
Un nombre siempre debe ser nico en su mbito. Excel evita que se defina un nombre que no sea nico en
su mbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en diferentes mbitos. Por ejemplo, puede
definir un nombre, como BeneficioBruto, para los mbitos Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque
todos los nombres son iguales, cada uno es nico en su mbito. Podra hacer esto para asegurarse de que
una frmula que emplee el nombre BeneficioBruto siempre est haciendo referencia a las mismas celdas en
el nivel de hoja de clculo local.
Incluso es posible definir el mismo nombre, BeneficioBruto, para el nivel de libro global, aunque una vez ms
el mbito es nico. Sin embargo, en este caso puede producirse un conflicto de nombre. Para solucionarlo,
Excel usa de forma predeterminada el nombre definido para la hoja de clculo, ya que el nivel de hoja de
clculo local tiene prioridad sobre el nivel de libro global. Si desea anular la prioridad y utilizar el nombre del
libro, puede eliminar la ambigedad del nombre si le agrega el nombre del libro al principio como en el
siguiente ejemplo:
ArchivoLibro!BeneficioBruto
Puede anular el nivel de hoja de clculo local para todas las hojas de clculo del libro, con excepcin de la
primera, que siempre utiliza el nombre local si hay un conflicto de nombre y que no se puede anular.
Definir y especificar nombres
Puede definir un nombre mediante:
Cuadro Nombre de la barra de frmulas Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de libro
para un rango seleccionado.
Crear un nombre a partir de una seleccin Puede crear nombres cmodamente partiendo de los
rtulos de fila y de columna existentes utilizando una seleccin de celdas de la hoja de clculo.
256
Cuadro de dilogo Nombre nuevo Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea ms
flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo, para especificar un mbito de nivel de hoja de
clculo local o para crear un comentario del nombre.
Escribiendo Escribiendo el nombre, por ejemplo, como un argumento para una frmula.
Mediante Frmula Autocompletar Use la lista desplegable Frmula Autocompletar, que muestra
automticamente los nombres vlidos.
Seleccionando desde el comando Utilizar en la frmula Seleccione un nombre definido en la lista
que muestra el comando Utilizar en la frmula del grupo Nombres definidos de la pestaa Frmulas.
Auditar nombres
Tambin puede crear una lista de nombres definidos en un libro. Busque un rea con dos columna en blanco
en la hoja de clculo (la lista incluir dos columnas, una para el nombre y otra para una descripcin del
mismo). Seleccione una celda que ser la esquina superior izquierda de la lista. En la ficha Frmulas, en el
grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la frmula, en Pegar y, a continuacin, en el cuadro de
dilogo Pegar nombres, haga clic en Pegar lista.
Caracteres vlidos El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de subrayado
(_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos
y caracteres de subrayado.
Nota No se pueden utilizar las letras maysculas y minsculas "C", "c", "R" o "r" como nombre
definido, ya que todas ellas se utilizan como una abreviatura para seleccionar una fila o columna para
la celda seleccionada al escribirlas en un cuadro de texto Nombre o Ir a.
Referencias de celdas no permitidas Los nombres no pueden ser idnticos a una referencia de
celda, como Z$100 o R1C1.
Los espacios no son vlidos Los espacios no estn permitidos como parte de un nombre. Use el
carcter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas
o Primer.Trimestre.
Longitud del nombre Un nombre puede contener hasta 255 caracteres.
Distincin de maysculas y minsculas Los nombres pueden incluir letras en mayscula y
minscula. Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula en los nombres. Por
ejemplo, si ha creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre VENTAS en el mismo libro, Excel le
pedir que seleccione un nombre nico.
257
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un
nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.
Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres pueden tener hasta
255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se est cambiando el contenido de la misma.
3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la ubicacin que contiene los
rtulos al activar la casilla de verificacin Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna
derecha.
Nota Un nombre creado mediante este procedimiento slo hace referencia a las celdas que contienen los
valores y no incluye los rtulos existentes de filas y columnas.
2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea utilizar
para su referencia.
Nota Los nombres pueden tener una longitud mxima de 255 caracteres.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
258
3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione Libro o el nombre
de una hoja de clculo del libro.
4. De forma opcional, en el cuadro Comentario, escriba un comentario descriptivo de hasta 255
caracteres.
Nota Si guarda el libro en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services y especifica uno o
ms parmetros, el comentario se utiliza como informacin sobre pantallas en el panel de tareas
Parmetros.
5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:
o Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.
Sugerencia Se especifica la seleccin actual de forma predeterminada. Para introducir otras
referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer dilogo
(que reduce el cuadro
de dilogo de forma temporal), seleccione las celdas en la hoja de clculo y, despus, haga
clic en Expandir dilogo
Para especificar una constante, escriba = (signo igual) y, a continuacin, escriba el valor de la
constante.
o Para especificar una frmula, escriba = y, a continuacin, escriba la frmula.
6. Para finalizar y volver a la hoja de clculo, haga clic en Aceptar.
o
Sugerencia Para hacer el cuadro de dilogo Nombre nuevo ms ancho o largo, haga clic y arrastre el
controlador situado en la parte inferior.
Ver nombres
El cuadro de dilogo Administrador de nombres muestra la siguiente informacin acerca de cada uno de los
nombres en un cuadro de lista:
259
Esta
columna:
Muestra:
Uno de los siguientes:
Icono
Nombre
El valor actual del nombre, como los resultados de una frmula, una constante de cadena, un
rango de celdas, un error, una matriz de valores o un marcador de posicin si no es posible
evaluar la frmula. A continuacin, se muestran ejemplos representativos:
Valor
Se refiere a
mbito
=Hoja1!$A$3
=8,3
=HR!$A$1:$Z$345
=SUMA(Hoja1!A1,Hoja2!B2)
Comentario
Nota Si guarda el libro en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services y especifica
uno o ms parmetros, el comentario se utiliza como informacin sobre pantallas en el panel
de tareas Parmetros.
Notas
260
Para ajustar automticamente el tamao de la columna al valor ms largo de la misma, haga doble
clic en el lateral derecho del encabezado de la columna.
Ordenar nombres
Para ordenar la lista de nombres en orden ascendente y descendente, haga clic de forma alternativa
en el encabezado de la columna.
Filtrar nombres
Use los comandos de la lista desplegable Filtro para visualizar rpidamente un subconjunto de nombres. Al
seleccionar cada comando se activa o desactiva la operacin, lo que facilita la combinacin o eliminacin de
las distintas operaciones de filtrado para obtener los resultados deseados.
Para filtrar la lista de nombres, siga uno o varios de estos procedimientos:
Seleccione:
Para:
Nombres en el mbito de la Mostrar nicamente aquellos nombres que sean locales en una hoja de
hoja de clculo
clculo.
Nombres en el mbito del libro Mostrar nicamente aquellos nombres que sean globales en un libro.
Mostrar nicamente aquellos nombres con valores que contengan errores
Nombres con errores
(como #REF, #VALOR o #NOMBRE)
Mostrar nicamente aquellos nombres con valores que no contengan
Nombres sin errores
errores.
Mostrar nicamente aquellos nombres definidos por el usuario o por
Nombres definidos
Excel, como un rea de impresin.
Nombres de tabla
Mostrar nicamente nombres de tabla.
Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos de ese nombre en
el libro.
1. En el grupo Nombres definidos de la pestaa Frmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar y, a
continuacin, haga clic en Editar.
Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre.
261
o presione
o presione ENTRAR.
Nota El botn Cerrar slo cierra el cuadro de dilogo Administrador de nombres. No es necesario ejecutar
cambios que ya se hayan realizado.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar.
3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
o Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
o Para seleccionar ms de un nombre de un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres o
presione Mays+Clic y haga clic con el ratn para cada nombre del grupo.
o Para seleccionar ms de un nombre de un grupo no contiguo, presione CTRL+Clic y haga clic
con el ratn en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPRIMIR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.
Nota El botn Cerrar slo cierra el cuadro de dilogo Administrador de nombres. No es necesario ejecutar
cambios que ya se hayan realizado.
262
en la barra de frmulas
para minimizar el cuadro de dilogo, seleccione las celdas a las que desea
Sugerencia Para ms informacin sobre la funcin y sus argumentos, haga clic en Ayuda sobre esta
funcin.
6. Tras completar los argumentos de la frmula, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si usa funciones a menudo, puede escribirlas directamente en la hoja de clculo. Despus de
escribir el signo igual (=) y el nombre de la funcin, puede presionar F1 para obtener informacin sobre la
sintaxis de la frmula y los argumentos de la funcin.
263
Ejemplos
Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de clculo en blanco de Excel para trabajar con estos ejemplos de
frmulas que utilizan funciones.
Datos
5
Frmula
Descripcin
Resultado
'=SUMA(A:A)
Suma todos los nmeros de la columna A
=SUMA(A:A)
'=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los nmeros del rango A1:B4 =PROMEDIO(A1:B4)
264
265
La frmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen Y (las comillas alrededor de Y
indican a Excel que es texto). De ser as, se aplica formato a las celdas.
3. En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
4. Haga clic en la pestaa Relleno y seleccione Verde.
El formato se aplica a la columna C.
Prubelo
Puede copiar la siguiente tabla en una hoja de clculo en Excel (asegrese de pegarla en la celda A1). A
continuacin, seleccione las celdas D2:D11 y cree una nueva regla de formato condicional que utilice la
siguiente frmula. Establezca un formato de color para aplicarlo a las celdas que coincidan con los criterios
(es decir, hay varios ejemplos de ciudades en la columna D [Seattle y Spokane].
Primero ltimo Telfono Ciudad
Annik
Stahl
555-1213 Seattle
Josh
Bernab 555-1214 Portland
Colin
Wilcox 555-1215 Spokane
Harry
Miller 555-1216 Edmonds
Jonathan Foster 555-1217 Atlanta
Erin
Hagens 555-1218 Spokane
Jeff
Phillips 555-1219 Charleston
Gordon Hee
555-1220 Youngstown
Yossi
Ran
555-1221 Seattle
Anna
Bedecs 555-1222 San Francisco
=COUNTIF($D$2:$D$11,D2)>1
266
Sugerencia Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea seguir utilizando el pincel para pegar
el formato condicional a otras celdas.
3. Para copiar el formato condicional, arrastre el pincel por las celdas o rangos de celdas a los que quiere
aplicar formato.
4. Para dejar de utilizar el pincel, pulse Esc.
Nota Si ha utilizado una frmula en la regla que se aplica el formato condicional, puede que tenga que
ajustar las referencias absolutas y relativas de la frmula despus de pegar el formato condicional. Para
obtener ms informacin, vea Cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.
En la pestaa Inicio, haga clic en Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja.
En un rango de celdas
1. Seleccione las celdas que contiene el formato condicional.
2. Haga clic en el botn Lente de anlisis rpido
datos seleccionados.
267
268
puede insertar una frmula de matriz en una sola celda y calcular una sola cantidad. Una frmula de matriz
que se aplica a varias celdas se denomina frmula de varias celdas, mientras que si se aplica a una sola, se
denomina frmula de una sola celda.
Los ejemplos de la siguiente seccin muestran cmo crear frmulas de matriz de una y varias celdas.
Se atreve?
Este ejercicio muestra cmo usar frmulas de matriz de una y varias celdas para calcular un conjunto de
cifras de ventas. La primera serie de pasos usa una frmula de varias celdas para calcular un conjunto de
subtotales. La segunda usa una frmula de una celda para calcular un total general.
Frmula de matriz de varias celdas
En el explorador hay un libro incrustado. Aunque contiene datos de muestra, no puede crear frmulas en un
libro incrustado ni cambiar las ya existentes sin el programa Excel. Puede ver las respuestas en el libro
incrustado e informacin sobre el funcionamiento de la frmula, aunque para apreciar de verdad las
frmulas de matriz necesita ver el libro en Excel.
Crear una frmula de matriz de varias celdas
1. Copie la tabla de abajo completa y pguela en la celda A1 de una hoja de clculo en blanco de Excel.
Vendedor
Bernab
Sedn
33000
Cup
37000
Sedn
24000
Cup
21000
Sedn
29000
Cup
31000
Sedn
24000
Cup
37000
Sedn
33000
Cup
31000
Inda
Robledo
Parra
Snchez
Total general
'=SUMA(C2:C11*D2:D11)
=SUMA(C2:C11*D2:D11)
Ventas
totales
269
2. Para ver las Ventas totales de vehculos de tipo cup y sedn de cada vendedor, seleccione E2:E11,
escriba la frmula =C2:C11*D2:D11 y presione Ctrl+Mays+Entrar.
3. Para ver el Total general de todas las ventas, seleccione la celda F11, escriba la frmula
=SUMA(C2:C11*D2:D11) y presione Ctrl+Mays+Entrar.
Si desea descargar este libro, haga clic en el botn verde de Excel, en la barra negra de la parte inferior del
libro. Entonces podr abrir el archivo en Excel, seleccionar las celdas que contienen las frmulas de matriz y
presionar Ctrl+Mays+Entrar para que la frmula funcione.
Si est trabajando en Excel, asegrese de que la Hoja1 est activa y seleccione las celdas E2:E11. Presione F2
y escriba la frmula =C2:C11*D2:D11 en la celda actual, E2. Si presiona Entrar, ver que solo escribe la
frmula en la celda E2 y muestra 165.000. Presione Ctrl+Mays+Entrar en lugar de solo Entrar despus de
escribir la frmula. Ahora ver los resultados en las celdas E2:E11. Observe que, en la barra de frmulas,
aparece la frmula {=C2:C11*D2:D11}. Esto le indica que se trata de una frmula de matriz, como se muestra
en la tabla siguiente.
Al presionar Ctrl+Mays+Entrar, Excel encierra la frmula entre llaves ({ }) e inserta una instancia de la
frmula en cada celda del rango seleccionado. Esto pasa muy deprisa, por consiguiente, lo que ve en la
columna E corresponde al importe total de ventas por tipo de vehculo y vendedor. Si selecciona primero E2,
despus E3, E4, etc., ver que aparece la misma frmula: {=C2:C11*D2:D11}.
270
Adems, observe que la frmula de una celda (en la celda G11) es totalmente independiente de la frmula
de varias celdas (la frmula de las celdas de E2 a E11). Esto pone de manifiesto otra ventaja de las frmulas
de matriz: la flexibilidad. Puede cambiar las frmulas de la columna E o eliminar toda la columna sin afectar
a la frmula de la celda G11.
Las frmulas de matriz tambin ofrecen estas ventajas:
Coherencia Si hace clic en cualquiera de las celdas de la columna E2 hacia abajo, ver la misma
frmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisin.
Seguridad No es posible sobrescribir un componente de una frmula de matriz de varias celdas.
Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione Supr. Tendr que seleccionar todo el rango de celdas
(de E2 a E11) y modificar la frmula de la matriz completa o dejar la matriz como est. Como medida
de seguridad adicional, tiene que presionar Ctrl+Mays+Entrar para confirmar la modificacin de la
frmula.
Tamaos de archivo ms pequeos A menudo puede usar una frmula de matriz sencilla en lugar
de varias frmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una
frmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera usado frmulas estndar
(como =C2*D2, C3*D3, C4*D4), habra necesitado 11 frmulas distintas para calcular los mismos
resultados.
Seleccione el rango de celdas donde va a incluir los resultados antes de especificar la frmula. Lo hizo
anteriormente al seleccionar las celdas de E2 a E11 para crear la frmula de matriz de varias celdas.
No puede modificar el contenido de una celda individual de una frmula de matriz. Para intentarlo,
seleccione la celda E3 del libro y presione Supr. Excel muestra un mensaje que indica que no puede
cambiar parte de una matriz.
Puede mover o eliminar una frmula de matriz completa, pero no solo parte. En otras palabras, para
reducir una frmula de matriz, primero debe eliminar la frmula existente y comenzar de nuevo.
Para eliminar una frmula de matriz, seleccione la frmula completa (por ejemplo, =C2:C11*D2:D11),
presione Supr y despus Ctrl+Mays+Entrar.
271
No puede insertar celdas en blanco en una frmula de matriz de varias celdas ni eliminar celdas de
la misma.
Inda
Cup
37000
148000
Sedn
24000
144000
Cup
21000
168000
29000
87000
Cup
31000
31000
Sedn
24000
216000
Cup
37000
185000
Sedn
33000
198000
Cup
31000
248000
Sedn
27000
Cup
30000
Sedn
22000
Cup
41000
Sedn
32000
Cup
36000
Robledo Sedn
Parra
Snchez
Torres
Solsona
Noriega
Total general
272
3. Seleccione el rango de celdas que contiene la frmula de matriz actual (E2:E11) ms las celdas
vacas (E12:E17) situadas junto a los nuevos datos. En otras palabras, seleccione las celdas E2:E17.
4. Presione F2 para ir al modo de edicin.
5. En la barra de frmulas, cambie C11 por C17 y D11 por D17. Presione Ctrl+Mays+Entrar y ver
cmo
Excel actualiza la frmula de las celdas de E2 a E11 y coloca una instancia de la misma en las nuevas
celdas, de E12 a E17.
6. Escriba la frmula de matriz =SUMA(C2:C17*D2*D17) en la celda F17 para que haga referencia a las
celdas comprendidas entre las filas 2 y 17, y presione Ctrl+Mays+Entrar para insertar la frmula.
El nuevo total general debe ser 2.131.000.
Desventajas de usar frmulas de matriz
Las frmulas de matriz pueden parecer mgicas, pero tambin tienen algunas desventajas:
273
Con el siguiente procedimiento podr adquirir cierta prctica en la creacin de constantes horizontales,
verticales y bidimensionales.
Crear una constante horizontal
1. Use el libro con los ejemplos anteriores o si lo prefiere cree uno nuevo.
2. Seleccione las celdas de A1 a E1.
3. En la barra de frmulas, escriba la frmula siguiente y presione Ctrl+Mays+Entrar:
={1,2,3,4,5}
En este caso, debe escribir las llaves de apertura y cierre ({ }).
Aparece el siguiente resultado.
274
1. Funcin
2. Matriz almacenada
3. Operador
4. Constante de matriz
El ltimo elemento incluido en los parntesis es la constante de matriz: {1,2,3,4,5}. Recuerde que Excel no
incluye las constantes de matriz entre llaves, es usted quien debe hacerlo. Adems, despus de agregar una
constante a una frmula de matriz, debe presionar Ctrl+Mays+Entrar para para especificar la frmula.
Dado que Excel realiza en primer lugar las operaciones de las expresiones incluidas entre parntesis, los dos
siguientes elementos que entran en funcionamiento son los valores almacenados en el libro (A1:E1) y el
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
275
operador. En este punto, la frmula multiplica los valores de la matriz almacenada por los valores
correspondientes de la constante. Es el equivalente de:
=SUMA(A1*1,B1*2,C1*3,D1*4,E1*5)
Por ltimo, la funcin SUMA agrega los valores y en la celda A3 aparece la suma 85:
Para evitar el uso de la matriz almacenada y simplemente conservar la operacin en su totalidad en memoria,
sustituya la matriz almacenada por otra constante de matriz:
=SUMA({3,4,5,6,7}*{1,2,3,4,5})
Para probarla, copie la funcin, seleccione una celda en blanco del libro, pegue la frmula en la barra de
frmulas y presione Ctrl+Mays+Entrar. Ver el mismo resultado que en el ejercicio anterior, cuando emple
la frmula de matriz:
=SUMA(A1:E1*{1,2,3,4,5})
Elementos que puede usar en las constantes
Las constantes de matriz pueden contener nmeros, texto, valores lgicos (como VERDADERO y FALSO) y
valores de error (como #N/A). Puede usar los nmeros en formato entero, decimal y cientfico. Si incluye
texto, debe especificarlo entre comillas (").
Las constantes de matriz no pueden contener matrices, frmulas ni funciones adicionales. En otras palabras,
solo pueden incluir texto o nmeros separados por comas o puntos y coma. Si especifica una frmula como
{1,2,A1:D4} o {1,2,SUMA(Q2:Z8)}, Excel muestra un mensaje de advertencia. Adems, los valores numricos
no pueden incluir signos de porcentaje, dlar, comas o parntesis.
276
Cuando emplee una constante con nombre como frmula de matriz, recuerde escribir el signo igual. Si no lo
hace, Excel interpretar la matriz como una cadena de texto. Por ltimo, tenga en cuenta que puede usar
combinaciones de texto y nmeros.
Es posible que no haya separado algunos elementos con el carcter adecuado. Si omite una coma o
un punto y coma, o coloca uno de estos caracteres en una ubicacin incorrecta, probablemente no
podr crear la constante de matriz correctamente o aparecer un mensaje de advertencia.
Es posible que haya seleccionado un rango de celdas que no coincida con el nmero de elementos
de la constante. Por ejemplo, si selecciona una columna de seis celdas para usarla con una constante
de cinco celdas, aparecer el valor de error #N/A en la celda vaca. Por el contrario, si no selecciona
las celdas suficientes, Excel omite los valores que no se corresponden con ninguna celda.
277
278
279
2. Seleccione la celda A9 y presione Ctrl+Mays+Entrar para ver el nmero total de caracteres en las
celdas A2:A6 (66).
3. Seleccione la celda A12 y presione Ctrl+Mays+Entrar para ver el contenido de la ms larga de las
celdas A2:A6 (celda A3).
Datos
Este es un
conjunto de celdas que
estn agrupadas
para formar una
sola oracin.
280
281
Examinemos la frmula desde los elementos interiores hacia fuera. La funcin LARGO devuelve la longitud
de cada uno de los elementos del rango de celdas A6:A9. La funcin MAX calcula el valor ms largo de entre
esos elementos, que corresponde a la cadena de texto ms larga, que se encuentra en la celda A7.
En este punto es donde este tema se complica un poco. La funcin COINCIDIR calcula el desplazamiento (la
posicin relativa) de la celda que contiene la cadena de texto ms larga. Para ello, necesita tres argumentos:
valor de bsqueda, una matriz de bsqueda y un tipo de coincidencia. La funcin COINCIDIR busca el valor
de bsqueda especificado en la matriz de bsqueda. En este caso, se trata de la cadena de texto ms larga:
(MAX(LARGO( A6 : A9 ))
Y esa cadena se encuentra en esta matriz:
LARGO( A6:A9 )
El argumento de tipo de coincidencia es 0. El tipo de coincidencia puede constar de un valor 1, 0 o -1. Si
especifica 1, COINCIDIR devuelve el valor ms largo que sea menor o igual que el valor de bsqueda. Si
especifica 0, COINCIDIR devuelve el primer valor exactamente igual que el valor de bsqueda. Si especifica 1, COINCIDIR busca el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor de bsqueda especificado. Si
omite un tipo de coincidencia, Excel asume 1.
Por ltimo, la funcin INDICE usa estos argumentos: una matriz y un nmero de fila y columna dentro de esa
matriz. El rango de celdas A6:A9 proporciona la matriz, la funcin COINCIDIR proporciona la direccin de las
celdas y el argumento final (1) especifica que el valor proviene de la primera columna de la matriz.
282
=SUMA(SI(ESERROR(Datos),1,0))
Esta frmula crea una matriz que contiene el valor 1 para las celdas que contienen errores y el valor 0 para
las que no los contienen errores. Puede simplificar la frmula y conseguir el mismo resultado si quita el tercer
argumento de la funcin SI, como sigue:
=SUMA(SI(ESERROR(Datos),1))
Si no especifica el argumento, la funcin SI devuelve FALSO cuando una celda no contiene ningn valor de
error. Puede simplificarla an ms:
=SUMA(SI(ESERROR(Datos)*1))
Esta versin funciona porque VERDADERO*1=1 y FALSO*1=0.
Sumar valores basados en condiciones
Tal vez necesite sumar valores basados en condiciones. Por ejemplo, esta frmula de matriz suma
nicamente los enteros positivos de un rango con el nombre de Ventas:
=SUMA(SI(Ventas>0;Ventas))
La funcin SI crea una matriz de valores positivos y valores falsos. La funcin SUMA bsicamente ignora los
valores falsos, dado que 0+0=0. El rango de celdas que usa esta frmula puede estar compuesto por
cualquier nmero de filas y columnas.
Tambin puede sumar valores que cumplan varias condiciones. Por ejemplo, esta frmula de matriz calcula
los valores mayores que 0 y menores o iguales que 5:
=SUMA((Ventas>0)*(Ventas<=5)*(Ventas))
Tenga en cuenta que esta frmula devuelve un error si el rango contiene una o varias celdas no numricas.
Tambin puede crear frmulas de matriz que usan un tipo de condicin O. Por ejemplo, puede sumar valores
que sean menores que 5 y mayores que 15:
=SUMA(SI((Ventas<5)+(Ventas>15);Ventas))
La funcin SI busca todos los valores menores que 5 y mayores que 15 y se los pasa a la funcin SUMA.
No puede usar las funciones Y y O directamente en las frmulas de matriz, ya que esas funciones devuelven
un nico valor, ya sea VERDADERO o FALSO, y las funciones de matriz necesitan matrices de resultados.
Puede solucionar este problema si usa la lgica de la frmula anterior. En otras palabras, puede realizar
operaciones de coincidencia, como suma o multiplicacin, en valores que cumplan la condicin O o Y.
Calcular una media que excluya los ceros
Este ejemplo muestra cmo quitar los ceros de un rango cuando necesite calcular la media de los valores
que contiene. La frmula usa un rango de datos con el nombre de Ventas:
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
283
=PROMEDIO(SI(Ventas<>0;Ventas))
La funcin SI crea una matriz de valores que no son iguales que 0 y los pasa a la funcin PROMEDIO.
Contar el nmero de diferencias entre dos rangos de celdas
Esta frmula de matriz compara los valores de dos rangos de celdas denominados MisDatos y TusDatos y
devuelve el nmero de diferencias entre ellos. Si el contenido de los dos rangos es idntico, la frmula
devuelve 0. Para usar esta frmula, los rangos de celdas deben ser del mismo tamao y de la misma
dimensin (por ejemplo, si MisDatos es un rango de 3 filas por 5 columnas, TusDatos debe tener las mismas
dimensiones):
=SUMA(SI( MisDatos =TusDatos,0,1))
La frmula crea una nueva matriz del mismo tamao que los rangos que est comparando. La funcin SI
rellena la matriz con el valor 0 y el valor 1 (0 para no coincidencias y 1 para celdas idnticas). Entonces, la
funcin SUMA devuelve la suma de los valores de la matriz.
Puede simplificar la frmula como sigue:
=SUMA(1*( MisDatos <> TusDatos ))
Al igual que la frmula que cuenta los valores de error de un rango, esta frmula funciona porque
VERDADERO*1=1 y FALSO*1=0.
Buscar la ubicacin del valor mximo de un rango
Esta frmula de matriz devuelve el nmero de fila del valor mximo de un rango de una columna con el
nombre de Datos:
=MIN(SI(Datos=MAX(Datos),FILA(Datos),""))
La funcin SI crea una nueva matriz que corresponde al rango denominado Datos. Si una celda
correspondiente contiene el valor mximo del rango, la matriz contiene el nmero de fila. De lo contrario,
contiene una cadena vaca (""). La funcin MIN usa la nueva matriz como segundo argumento y devuelve el
valor ms pequeo, que corresponde al nmero de fila del valor mximo de Datos. Si el rango con el nombre
de Datos contiene valores mximos idnticos, la frmula devuelve la fila del primer valor.
Para devolver la direccin de celda real de un valor mximo, use esta frmula:
=DIRECCION(MIN(SI(Datos=MAX(Datos),FILA(Datos),"")),COLUMNA(Datos))
284
Cambia a:
285
2. Haga clic con el botn secundario en la hoja de clculo y, a continuacin, seleccione Formato de
celdas.
3. Haga clic en la pestaa Proteccin, desactive la casilla Bloqueada y, despus, haga clic en Aceptar.
4. Seleccione el rango de celdas con las frmulas que desee ocultar.
Presione Ctrl para seleccionar rangos no adyacentes.
5. Haga clic con el botn secundario en las celdas seleccionadas y, a continuacin, seleccione Formato
de celdas.
6. Haga clic en la pestaa Proteccin, active las casillas Bloqueada y Oculta y, despus, haga clic en
Aceptar.
7. En la pestaa Revisar, haga clic en Proteger hoja.
8. Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas est seleccionada y,
despus, haga clic en Aceptar.
Puede proteger datos usados en frmulas de la misma manera, por ejemplo, si no desea que nadie cambie
los datos que cambiaran entonces sus resultados de frmula. Si resulta correcto para los resultados de la
frmula el cambio, no proteja dichas celdas de datos.
En este momento tiene la opcin de escribir una contrasea. Si no lo hace, cualquiera puede desproteger la
hoja de clculo haciendo clic en Desproteger hoja en la pestaa Revisar. Si crea una contrasea, se le pedir
una contrasea cuando desee editar una frmula.
Advertencia Si ha perdido la contrasea, no podr editar frmulas protegidas. Guarde la contrasea en una
ubicacin segura.
Agregar nuevas frmulas que desee proteger
1. En la pestaa Revisar, haga clic en Desproteger hoja.
2. Si ha creado una contrasea, escriba la contrasea cuando se le solicite.
3. Seleccione el nuevo rango de celdas con frmulas que desee ocultar (y los datos si desea protegerlos
tambin).
4. Haga clic con el botn secundario en las celdas seleccionadas y, a continuacin, seleccione Formato
de celdas.
5. Haga clic en la pestaa Proteccin, active las casillas Bloqueada y Oculta y, despus, haga clic en
Aceptar.
6. En la pestaa Revisar, haga clic en Proteger hoja y escriba su contrasea si tiene una.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
286
287
3. Realice las acciones que desee automatizar, como escribir texto repetitivo o completar hacia
abajo una columna de datos.
4. En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Detener grabacin.
288
Para modificar una macro, en el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Macros,
seleccione el nombre de la macro y haga clic en Editar. Esta accin har que se inicie el Editor de
Visual Basic.
Observe el cdigo y vea de qu manera las acciones que ha grabado aparecen como cdigo. Es
probable que entienda bien algo del cdigo y que otra parte le resulte un poco misteriosa.
Experimente con el cdigo, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Esta vez
observe si sucede algo distinto.
Pasos siguientes
Para ms informacin sobre la creacin de macros, consulte Crear o eliminar una macro.
Para obtener informacin sobre la ejecucin de una macro, consulte Ejecutar una macro.
289
1. En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede
ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
290
Precaucin Para evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, es recomendable que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de
trabajar con ellas.
Nota El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser
letras, nmeros o caracteres de subrayado. No puede usar espacios en un nombre de macro; puede usar un
carcter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia
de celda, puede aparecer un mensaje de error que indica que el nombre de la macro no es vlido.
1. Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado con Ctrl para ejecutar la macro, en el
cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o minsculas que desee
usar.
La tecla de mtodo abreviado invalidar cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada equivalente
en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro.
1. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
Si quiere que la macro est disponible siempre que use Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando
selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso
de no existir uno previamente y guarda la macro en este libro. Windows 7 y Windows Vista guardan el libro
en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Microsoft Windows
XP guarda el libro en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abrirn automticamente
siempre que inicie Excel. Si quiere iniciar automticamente una macro del libro de macros personal en otro
libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart para que Excel abra ambos libros al iniciarse.
1. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin.
2. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.
3. Realice las acciones que desee grabar.
4. En la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin
291
292
Qu desea hacer?
Ejecutar una macro
Antes de ejecutar macros
Ejecutar la macro
Ejecutar una macro presionando Ctrl ms una tecla de mtodo abreviado
Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso rpido
Ejecutar una macro mediante un botn de un grupo personalizado de la cinta de opciones
Ejecutar una macro haciendo clic en un rea de un objeto grfico
Configurar una macro para que se ejecute al abrirse un libro
Crear una macro Auto_abrir
Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro
293
294
Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso rpido
Para ejecutar una macro desde un botn de la barra de herramientas de acceso rpido, primero debe agregar
el botn a la barra de herramientas. Para ello:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Haga clic en la pestaa Archivo, en Opciones y haga clic en Barra de herramientas de acceso rpido.
En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
En la lista, haga clic en la macro que cre y, a continuacin, en Agregar.
Para cambiar la imagen del botn de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que la agreg y
haga clic en Modificar.
En Smbolo, haga clic en la imagen de botn que desea.
Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botn, escriba el
nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.
Haga clic en Aceptar para agregar el botn de la macro a la barra de herramientas de acceso rpido.
En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn de la macro que acaba de
agregar.
3. Haga clic con el botn secundario en la zona activa que ha creado y, a continuacin, elija Asignar
macro.
4. Seleccione la macro que desee usar y haga clic en Aceptar.
5. Vuelva a hacer clic con el botn secundario en la forma y haga clic en Formato de forma.
295
3.
4.
5.
6.
296
2. Cuando haya grabado todas las acciones, en la pestaa Programador, en el grupo Cdigo, haga clic
en Detener grabacin
.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en Detener grabacin en el lado izquierdo de la barra de
estado.
Notas
Si en el paso 6 eligi guardar la macro en Este libro o en Libro nuevo, guarde o mueva el libro a la
carpeta XLStart del PC.
La grabacin de una macro Auto_abrir tiene las limitaciones siguientes:
Si el libro en donde se guarda la macro Auto_abrir ya contiene un procedimiento de VBA en
su evento Open, el procedimiento de VBA del evento Open invalidar todas las acciones
contenidas en la macro Auto_abrir.
Las macros Auto_abrir se omiten cuando se abren libros mediante programacin utilizando
el mtodo Open.
Una macro Auto_abrir se ejecuta antes de que se abra cualquier otro libro. Por lo tanto, si
graba acciones que desea que realice Excel en el libro predeterminado Libro1 o en un libro
cargado desde la carpeta XLStart, la macro Auto_abrir producir un error cuando reinicie
Excel porque la macro se ejecuta antes de abrir los libros de inicio y el predeterminado.
Si encuentra estas limitaciones, en lugar de grabar una macro Auto_abrir, debe crear un
procedimiento de VBA para el evento Open como se describe en la siguiente seccin de este
tema.
Si desea iniciar Excel sin ejecutar una macro Auto_abrir, mantenga presionada la tecla Mays al abrir
el programa.
297
3.
4.
5.
6.
7. Sugerencia Si la ventana Explorador del proyecto no est visible, en el men Vista, haga clic en
Explorador del proyecto.
8. En la lista Objeto situada encima de la ventana Cdigo (la palabra General), seleccione Libro. De
esta manera se crea un procedimiento vaco para el evento Open, como el siguiente:
Private Sub Workbook_Open()
End Sub
9. Agregue las lneas de cdigo siguientes al procedimiento:
Private Sub Workbook_Open()
MsgBox Date
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
End Sub
10. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).
11. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento Private Sub
Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje.
12. En el cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar.
Observe que la celda A1 de la Hoja1 tambin contiene la fecha, como resultado de ejecutar el
procedimiento Private Sub Workbook_Open.
298
Funciones ms populares
299
Funcin BUSCARV
Use BUSCARV, una de las funciones de bsqueda y referencia, cuando necesite encontrar elementos en una
tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado por su nmero de empleado,
o encuentre su nmero de telfono mediante la bsqueda de sus apellidos (como en un listn telefnico).
El secreto de BUSCARV es organizar los datos de manera que el valor que busque (apellidos del empleado)
est a la izquierda del valor devuelto que desea buscar (nmero de telfono del empleado).
Sintaxis
BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Por ejemplo:
=BUSCARV(105,A2:C7,2,VERDADERO)
=BUSCARV("Lpez",B2:E7,2,FALSO)
Descripcin
El valor que desea buscar. El valor que se desea buscar debe estar en la
primera columna del rango de celdas que especifique en
matriz_buscar_en.
valor_buscado (requerido)
Por ejemplo, si matriz_buscar_en toma las celdas B2:D7, valor_buscado
debe estar en la columna B. Consulte el siguiente grfico. valor_buscado
puede ser un valor o una referencia a una celda.
El rango de celdas en las que BUSCARV buscar valor_buscado y el valor
devuelto.
matriz_tabla (obligatorio)
ordenado (opcional)
300
Ejemplos
Para utilizar estos ejemplos en Excel, copie los datos de la tabla de abajo y pguela en la celda A1 de una
nueva hoja de clculo.
ID
Apellidos
101
Cornejo
102
Lpez
103
Leal
104
Escolar
105
Navarro
106
Gil
Frmula
Descripcin
=BUSCARV("Lpez",B2:E7,FALSO)
Busca el valor
Lpez en la
primera columna
Fecha de
nacimient
o
Sara
Repr. ventas 8/12/1968
Vicepresident
Arturo
19/2/1952
e de ventas
Repr. de
Karina
30/8/1963
ventas
Repr. de
Jess
19/9/1958
ventas
Jefe de
Toms
4/3/1955
ventas
Repr. de
Luis
2/7/1963
ventas
Nombr
Ttulo
e
301
(columna B) de
matriz_buscar_e
n B2:E7 y
devuelve el valor
Arturo
encontrado en la
segunda
columna
(columna C) de
matriz_buscar_e
n. ordenado
FALSO devuelve
una coincidencia
exacta.
Busca una
coincidencia
exacta del
apellido para
valor_buscado10
=BUSCARV(102,A2:C7,2,FALSO)
2 en la columna
A. Se devuelve
Fontana. Si el
valor_buscado
es 105, se
devuelve Burke.
Comprueba si el
apellido del
empleado con ID
103 es Gil. Usa la
funcin SI para
devolver un valor
si una condicin
es verdadera y
otro valor si es
=SI(BUSCARV(103,A1:E7,2,FALSO)="Gil","Encontrado"
falsa. Como 103
,"No encontrado")
es en realidad
Leal, el resultado
es No
encontrado. Si
cambia "Gil" por
"Leal" en la
frmula, el
resultado es
Encontrado.
Para el ao fiscal
=ENTERO(FRAC.AO(FECHA(2014,6,30),
2014, busque la
BUSCARV(105,A2:E7,5, FALSO), 1))
edad del
empleado con el
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
302
=SI(ESNOD(BUSCARV(105;A2:E7;2;FALSO)) =
VERDADERO; "Empleado no encontrado";
BUSCARV(105;A2:E7;2;FALSO))
identificador
105. Usa la
funcin
FRAC.AO para
to restar la fecha
de nacimiento de
la fecha final del
ao fiscal y
muestra el
resultado 59
como un entero
usando la
funcin ENTERO.
Si hay algn
empleado con el
identificador
105, muestra el
apellido del
empleado
(Robledo). De lo
contrario,
muestra el
mensaje
Empleado no
encontrado. La
funcin ESNOD
(consulte
Funciones ES)
devuelve un
valor
VERDADERO
cuando la
funcin
BUSCARV
devuelve un
valor de error
#N/A.
Para un
empleado con
identificador
104, concatena
(combina) los
valores de tres
celdas para
formar una frase
completa (Jess
Escolar es
303
representante
de ventas).
Problemas comunes
Problema
Qu ha fallado
Si ordenado es VERDADERO o se omite, es necesario ordenar la primera columna
Valor devuelto alfabticamente o numricamente. Si la primera columna no est ordenada, el valor
incorrecto
devuelto puede ser algo inesperado. Puede ordenar la primera columna o usar FALSO para
obtener una coincidencia exacta.
Si ordenado es VERDADERO y el valor en valor_buscado es ms pequeo que el
valor ms pequeo de la primera columna de la matriz_buscar_en, el valor de
resultado ser #N/A.
#N/A en la
Si ordenado es FALSO, el valor de error #N/A indica que no se ha encontrado el
celda
nmero exacto.
Ms informacin sobre errores en las hojas de clculo, como #N/A, #REF! y el resto.
#REF! en la Si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas en matriz_buscar_en, el valor
celda
devuelto ser #REF!
#VALOR! en la
Si matriz_buscar_en es menos de 1, el valor devuelto ser #VALOR!
celda
El valor de error #NOMBRE? normalmente significa que en la frmula faltan comillas. Para
#NOMBRE? en buscar el nombre de una persona, asegrese de que el nombre aparece entre comillas en
la celda
la frmula. Por ejemplo, escriba el nombre como "Lpez" en =BUSCARV(
"Lpez",B2:E7,2,FALSO).
Prcticas recomendadas
Realice
este
Por qu?
procedimiento
Las referencias absolutas le permiten rellenar hacia abajo una frmula, de manera
Use
referencias
que siempre se busca en el mismo rango de bsqueda.
absolutas
para
ordenado.
Aprenda a usar referencias de celda absolutas.
No almacene valores Al buscar valores de fechas o nmeros, asegrese de que los datos de la primera
de fechas o nmeros columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en
como texto.
ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
Ordene la primera Ordene la primera columna de la matriz_tabla antes de usar BUSCARV cuando
columna.
ordenado sea VERDADERO.
Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un texto, se pueden usar los caracteres
comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en valor_buscado. El signo de
interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a
Use
caracteres cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de
comodn.
interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Por ejemplo, =VLOOKUP("Fontan?",B2:E7,2,FALSE) buscar todas las instancias de
Lpez con una ltima letra que podra variar.
304
Realice
procedimiento
este
Por qu?
305
Buscar valores con BUSCARV, INDICE o COINCIDIR en Excel 2016 para Windows
Suponga que tiene una lista de nmeros de oficina y necesita saber qu empleados estn en cada oficina.
Sin embargo, la hoja de clculo es enorme, por tanto, qu puede hacer? Use una funcin de bsqueda.
Las funciones BUSCARV y BUSCARH son dos de las ms tiles, como tambin lo son INDICE y COINCIDIR.
Nota Si est tratando de encontrar el Asistente para bsquedas, dicha caracterstica ya no forma parte de
Excel.
Este es un rpido aviso de la manera de usar BUSCARV.
=BUSCARV(B2,C2:E7,3,VERDADERO)
El primer argumento (fragmentos de datos que la funcin necesita para funcionar) es el valor que desea
encontrar. Puede ser una referencia de celda o un valor fuerte como "martn" o 21.000. El segundo
argumento es el rango de celdas que cree que contiene el valor que desea encontrar. En este ejemplo, es
C2-C7. El tercer argumento es la columna que desea ver en dicho rango de celdas que contiene el valor.
El cuarto argumento es opcional. Puede introducir VERDADERO o FALSO. Si introduce VERDADERO, o deja
el argumento en blanco, la funcin devuelve una coincidencia aproximada del valor que especifica en el
primer argumento. Si introduce FALSO, la funcin coincide con el valor proporcionado por el primer
argumento. Es decir, dejando el argumento en blanco, o introduciendo VERDADERO, tendr mayor
flexibilidad.
En este ejemplo se muestra el funcionamiento de la funcin. Cuando introduce un valor en la celda B2 (el
primer argumento), BUSCARV busca las celdas C2-E7 (el segundo argumento) y devuelve la coincidencia
aproximada ms cercana de la tercera columna del rango, la columna E (el tercer argumento).
El cuarto argumento est en blanco, por lo que la funcin devuelve una coincidencia aproximada. Si no la
encuentra, tendra que introducir uno de los valores en las columnas C o D para obtener un resultado.
Una vez que est cmodo con BUSCARV, la funcin BUSCARH no debera ser tan difcil de usar. El usuario
introduce los mismos argumentos, pero encuentra valores en filas en lugar de columnas.
Intntelo
306
Si quiere practicar con las funciones de bsqueda antes de probarlas con sus propios datos, aqu se
incluyen datos de ejemplo. A algunos usuarios les gusta usar BUSCARV y BUSCARH, mientras que otros
prefieren usar conjuntamente INDICE y COINCIDIR. Pruebe cada mtodo y vea cules les gusta ms.
BUSCARV en la oficina
Copie todas las celdas de esta tabla y pguelas en la celda A1 de una hoja de clculo en blanco de Excel.
Sugerencia Antes de pegar los datos en Excel, establezca los anchos de columna para las columnas A a C
en 250 pxeles y haga clic en Ajustar texto (pestaa Inicio, grupo Alineacin).
Densidad
0,457
0,525
0,606
0,675
0,746
0,835
0,946
1,09
1,29
Frmula
'=BUSCARV(1,A2:C10,2)
'=BUSCARV(1,A2:C10,3,VERDADERO)
'=BUSCARV(0.7,A2:C10,3,FALSO)
Viscosidad
3,55
3,25
2,93
2,75
2,57
2,38
2,17
1,95
1,71
Descripcin
Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
1 en la columna A, busca el
mayor de los valores que
sea inferior o igual a 1 en la
columna A, que es 0,946, y
despus devuelve el valor
de la columna B en la
misma fila.
Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
1 en la columna A, busca el
mayor de los valores que
sea inferior o igual a 1 en la
columna A, que es 0,946, y
despus devuelve el valor
de la columna c en la misma
fila.
Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
0,7 en la columna A. Como
en la columna A no hay
ninguna coincidencia
exacta, devuelve un error.
Temperatura
500
400
300
250
200
150
100
50
0
Resultado
=BUSCARV(1,A2:C10,2)
=BUSCARV(1,A2:C10,3,VERDADERO)
=BUSCARV(0.7,A2:C10,3,FALSO)
307
Densidad
Viscosidad
Temperatura
Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
0,1 en la columna A. Como
'=BUSCARV(0.1,A2:C10,2,VERDADERO)
=BUSCARV(0.1,A2:C10,2,VERDADERO)
0,1 es inferior al menor de
los valores de la columna A,
devuelve un error.
Usando una coincidencia
aproximada, busca el valor
2 en la columna A, busca el
mayor de los valores que
'=BUSCARV(2,A2:C10,2,VERDADERO) sea inferior o igual a 2 en la =BUSCARV(2,A2:C10,2,VERDADERO)
columna A, que es 1,29, y
despus devuelve el valor
de la columna B en la
misma fila.
BUSCARH en la oficina
Copie todas las celdas de esta tabla y pguelas en la celda A1 de una hoja de clculo en blanco de Excel.
Sugerencia Antes de pegar los datos en Excel, establezca los anchos de columna para las columnas A a C
en 250 pxeles y haga clic en Ajustar texto (pestaa Inicio, grupo Alineacin).
Ejes
4
5
6
Frmula
Cojinetes
4
7
8
Descripcin
Busca Ejes en la
fila 1 y
devuelve el
'=BUSCARH("Ejes", A1:C4, 2,
valor de la fila 2
VERDADERO)
que est en la
misma columna
(columna A).
Busca Cojinetes
en la fila 1 y
devuelve el
'=BUSCARH("Cojinetes",
valor de la fila 3
A1:C4, 3, FALSO)
que est en la
misma columna
(columna B).
Busca B en la
'=BUSCARH("B", A1:C4, 3,
fila 1 y
VERDADERO)
devuelve el
valor de la fila 3
Pernos
9
10
11
Resultado
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)
=BUSCARH("B";A1:C4;3;VERDADERO)
308
Ejes
Cojinetes
Pernos
que est en la
misma
columna.
Debido a que
no se
encuentra una
coincidencia
exacta para "B",
se usa el
siguiente valor
menor que "B"
en la fila 1:
"Ejes". en la
columna A.
Busca Pernos
en la fila 1 y
devuelve el
'=BUSCARH("Pernos", A1:C4,
valor de la fila 4 =BUSCARH("Pernos";A1:C4;4)
4)
que est en la
misma columna
(columna C).
Busca el
nmero 3 en la
constante
matricial de
tres filas y
devuelve el
valor de la fila 2
en la misma
columna (en
este caso, la
tercera). Hay
'=BUSCARH(3,
tres filas de
{1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"},
=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO)
valores en la
2, VERDADERO)
constante
matricial, cada
una separada
por punto y
coma (;).
Debido a que se
encuentra "c"
en la fila 2 y en
la misma
columna que 3,
se devuelve "c".
309
Atlanta 27/4/12
3350
Atlanta 28/4/12
3390
Atlanta 1/5/12
3441
Atlanta 2/5/12
3517
Atlanta 8/5/12
3124
Austin 9/4/12
3155
Austin 11/4/12
3177
Austin 19/4/12
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
310
Fecha
Factura Ciudad de la
Factura ms temprana por ciudad, con fecha
factura
3357
Austin 28/4/12
3492
Austin 6/5/12
3316
Dallas
25/4/12
3346
Dallas
28/4/12
3372
Dallas
1/5/12
3414
Dallas
1/5/12
3451
Dallas
2/5/12
3467
Dallas
2/5/12
3474
Dallas
4/5/12
3490
Dallas
5/5/12
3503
Dallas
8/5/12
3151
3438
3471
Nueva
9/4/12
Orleans
Nueva
2/5/12
Orleans
Nueva
4/5/12
Orleans
3160
Tampa 18/4/12
3328
Tampa 26/4/12
3368
Tampa 29/4/12
3420
Tampa 1/5/12
3501
Tampa 6/5/12
311
Funcin SI
Use la funcin SI, una de las funciones lgicas, para devolver un valor si una condicin es verdadera y otro si
es falsa.
Sintaxis
SI(prueba_lgica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
Por ejemplo:
=SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto")
=SI(A4=500,B4-A4,"")
Descripcin
El valor que quiere probar.
El valor que desea devuelto si el resultado de prueba_lgica es
valor_si_verdadero (requerido)
VERDADERO.
valor_si_falso (opcional)
El valor que desea devuelto si el resultado de prueba_lgica es FALSO.
Ejemplos
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de la nueva hoja de datos de Excel.
Para ver la frmula en una celda de frmula, seleccinela y presione F2.
Gastos reales
1 500 $
500 $
500 $
=SI(A2>B2,"Presupuesto
excedido";"Correcto")
=SI(A2<B2,VERDADERO,
SI(A3>B3,"Presupuesto excedido"
"Correcto"))
=SI(A4=500,B4-A4,"")
Gastos previstos
900 $
900 $
925 $
Debido a que el gasto real de 1.500 $ (A2) ha superado el gasto
previsto de 900 $ (B2), el resultado devuelto es Presupuesto excedido.
;
=SI(A2<B2,VERDADERO,
La primera funcin SI es falsa. Por tanto, la segunda instruccin SI se
SI(A3>B3,"Presupuesto excedido" ;
calcula y, dado que tambin es falsa, el resultado devuelto es Correcto.
"Correcto"))
312
Problemas comunes
Problema
Qu ha fallado
No haba argumento para valor_si_verdadero ni para valor_si_falso. Para que se
0 (cero) en la
devuelva un valor correcto, agregue texto de argumento a los dos argumentos, o
celda
agregue VERDADERO o FALSO al argumento.
#NOMBRE? en
Normalmente, esto significa que la frmula se ha escrito mal.
la celda
Prcticas recomendadas
Realice este
Por qu?
procedimiento
Con una funcin SI
Es posible anidar hasta 64 funciones SI, unas dentro de otras, para los argumentos
dentro de otra SI.
valor_si_verdadero y valor_si_falso,para elaborar pruebas ms complejas.
Si cualquiera de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de
Utilizar SI con
la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Aprenda cmo crear una
matrices.
frmula de matriz.
313
Funcin SUMA
La funcin SUMA, una de las funciones matemticas y trigonomtricas, suma todos sus argumentos.
Sintaxis: SUMA(nmero1,[nmero 2],...)
Por ejemplo:
=SUMA(A2,A3)
=SUMA(A5;A6;2)
Nombre del
argumento
Descripcin
nmero1 (obligatorio)
nmero2 (opcional)
El primer nmero que desea sumar. El nmero puede darse como 4, como una
referencia de celda como B6, o como un intervalo de celdas como B2:B8.
Este es el segundo nmero que desea sumar. Puede especificar hasta 255
nmeros adicionales de esta manera.
Ejemplos
Para usar estos ejemplos en Excel, seleccione los datos en la tabla siguiente y pulse Ctrl+C. En Excel, haga
clic en la celda A1 de una nueva hoja de clculo y pulse Ctrl+V.
Datos
-5
15
30
'5
VERDADERO
Frmula
=SUMA(A2,A3)
Descripcin
Suma el valor de las celdas A2 y A3. El resultado es 10.
Primero, suma los valores de las celdas A2 hasta la celda A4 y, luego, suma
=SUMA(A2:A4;15)
15. El resultado es 55.
Suma 5, 15 y 1. El valor de texto "5" primero se traduce a un nmero y el
=SUMA("5";15;VERDADERO) valor lgico VERDADERO primero se traduce como el nmero 1. El resultado
es 21.
Suma los valores de las celdas A5 y A6 y, luego, suma 2 a ese resultado. Dado
que los valores no numricos de las referencias no se traducen el valor de
=SUMA(A5;A6;2)
la celda A5 ('5) y el valor de la celda A6 (VERDADERO) se tratan como
texto se ignoran los valores de esas celdas. El resultado es 2.
314
Problemas comunes
Problema
Algunos nmeros no se
suman.
Aparece el valor de error
#Nombre? en lugar del
resultado esperado.
Qu ha fallado
Si un argumento es un rango de celdas o una referencia, solo se pueden
sumar los valores de la referencia o del rango que son numricos. Las celdas
vacas, los valores lgicos (como VERDADERO) o el texto se ignoran.
Normalmente, esto significa que la frmula se ha escrito mal.
315
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")
=CONTAR.SI(A2:A5;A4)
Nombre del
argumento
Descripcin
El grupo de celdas que desea contar. Rango puede contener nmeros, matrices o
referencias que contengan nmeros. Se omiten los valores en blanco o de texto.
Rango (obligatorio)
Por ejemplo, puede usar un nmero como 32, una comparacin como ">32", una
celda como B4 o una palabra como "manzanas".
CONTAR.SI usa solo un criterio. Use CONTAR.SI.CONJUNTO si desea usar varios
criterios.
Ejemplos
Para utilizar estos ejemplos en Excel, copie los datos de la tabla de abajo y pguela en la celda A1 de una
nueva hoja de clculo.
Datos
manzanas
naranjas
melocotones
manzanas
Frmula
=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")
=CONTAR.SI(A2:A5;A4)
Datos
32
54
75
86
Descripcin
Cuenta el nmero de celdas con manzanas entre las celdas
A2 y A5. El resultado es 2.
Cuenta el nmero de celdas con melocotones (con el
criterio de A4) entre las celdas A2 y A5. El resultado es 1.
316
Datos
Datos
Cuenta el nmero de celdas con naranjas (con el criterio
=CONTAR.SI(A2:A5;A3)+CONTAR.SI(A2:A5;A2) de A3) y manzanas (con el criterio de A2) entre las celdas
A2 y A5. El resultado es 3.
Cuenta el nmero de celdas con un valor superior a 55
=CONTAR.SI(B2:B5;">55")
entre las celdas B2 y B5. El resultado es 2.
Cuenta el nmero de celdas con un valor distinto de 75
entre las celdas B2 y B5. El smbolo de la "y" (&) combina
=CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4)
el operador de comparacin "<>" (no es igual a) y el valor
de B4 para leer =CONTAR.SI(B2:B5,"<>75"). El resultado es
3.
Cuenta el nmero de celdas con un valor superior o igual a
=CONTAR.SI(B2:B5;">=32")32 e inferior o igual a 85 entre las celdas B2 y A5. El
CONTAR.SI(B2:B5;">85")
resultado es 3.
Cuenta el nmero de celdas que contienen texto entre las
=CONTAR.SI(A2:A5,"*")
celdas A2 y A5. El carcter comodn * se usa para
reemplazar cualquier carcter. El resultado es 4.
Cuenta el nmero de celdas que tienen exactamente 7
caracteres que terminan con las letras es entre las celdas
=CONTAR.SI(A2:A5,"?????es")
A2 y A5. El carcter comodn ? se usa para reemplazar
caracteres individuales. El resultado es 2.
Problemas comunes
Problema
Qu ha fallado
La funcin CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para
comparar cadenas de ms de 255 caracteres.
Se devolvi un valor
incorrecto para cadenas
Para comparar cadenas de ms de 255 caracteres, use la funcin CONCATENAR
largas.
o el operador concatenar &. Por ejemplo, =CONTAR.SI(A2:A5,"cadena
larga"&"otra cadena larga").
No se devolvi ningn
valor cuando se
Asegrese de encerrar el argumento de criterios entre comillas.
esperaba uno.
Prcticas recomendadas
Realice este
procedimiento
Tenga en cuenta que
CONTAR.SI pasa por alto
maysculas y minsculas
en las cadenas de texto.
Use caracteres comodn.
Por qu?
Los criterios no distinguen entre maysculas y minsculas. En otras palabras,
la cadena "manzanas" y la cadena "MANZANAS" darn como resultado la
misma cantidad de celdas.
Los caracteres comodn, que son el signo de interrogacin (?) y el asterisco
(*), pueden usarse en los criterios. El signo de interrogacin corresponde a un
solo carcter cualquiera, y el asterisco equivale a cualquier secuencia de
317
Realice este
procedimiento
Por qu?
caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales,
escriba una tilde (~) detrs del carcter.
318
Rango Obligatorio. Es el rango de celdas que desea evaluar segn los criterios especificados. Las
celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio Obligatorio. Es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda, texto o
funcin que determina las celdas que va a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, ">32", B5, "32", "manzanas" u HOY().
Importante Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o
matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no
son necesarias.
Rango_suma Opcional. Son las celdas reales que se sumarn, si es que desea sumar celdas a las ya
especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento rango_suma, Excel suma las celdas
especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica el criterio).
Puede usar los caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) como argumento
criterio. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco real,
escriba una tilde (~) antes del carcter.
319
Observaciones
La funcin SUMAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de ms
de 255 caracteres o con la cadena #VALOR!.
No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rango. Las
celdas reales que agregadas se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del
argumento rango_suma como celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamao y
la forma del argumento rango. Por ejemplo:
Comisin
100.000,00 $
7000,00 $
200.000,00 $
14.000,00 $
300.000,00 $
21.000,00 $
400.000,00 $
28.000,00 $
Frmula
Descripcin
Suma las comisiones de los valores de propiedad
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)
superiores a 160.000.
=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")
=SUMAR.SI(A2:A5,300000,B2:B5)
=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5)
Datos
250.000,00
$
Resultado
63.000,00 $
900.000,00
$
320
Ejemplo 2
Copie los datos del ejemplo en la siguiente tabla y pguelos en la celda A1 de una nueva hoja de clculo de
Excel. Para las frmulas que muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, a continuacin, presione
Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de la columna para ver todos los datos.
Categora
Verduras
Verduras
Frutas
Verduras
Frutas
Frmula
Alimentos
Tomates
Apio
Naranjas
Ventas
2300,00 $
5500,00 $
800,00 $
Mantequilla
400,00 $
Zanahorias
Manzanas
Descripcin
Suma de las ventas de todos los alimentos en la
=SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7)
categora "Frutas".
Suma de las ventas de todos los alimentos en la
=SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7)
categora "Verduras".
Suma de las ventas de todos los alimentos que terminan
=SUMAR.SI(B2:B7;"*s";C2:C7)
en "s" (Tomates, Naranjas y Manzanas).
Suma de las ventas de todos los alimentos que no tienen
=SUMAR.SI(A2:A7;"";C2:C7)
una categora especificada.
4200,00 $
1200,00 $
Resultado
2000,00 $
12.000,00
$
4300,00 $
400,00 $
321
Use la funcin BUSCAR para buscar una sola fila o columna. En el ejemplo anterior, estamos buscando los
precios en la columna D.
Use BUSCARV para buscar en una fila o columna, o para buscar en varias filas y columnas (como una tabla).
Es una versin notablemente mejorada de BUSCAR. Vea este vdeo sobre cmo usar BUSCARV.
Hay dos formas de utilizar BUSCAR: forma vectorial y forma de matriz
Forma vectorial: Utilice este formulario de BUSCAR para buscar una fila o una columna para un valor.
Use la forma vectorial cuando desee especificar el rango que contiene los valores que desea buscar.
Por ejemplo, si desea buscar un valor en la columna A, baje hasta la fila 6.
322
Forma vectorial
La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o una columna (denominado vector) un valor y
devuelve un valor desde la misma posicin en un segundo rango.
Sintaxis
BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparacin, [vector_resultado])
La sintaxis de la forma vectorial de la funcin BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
vector_resultado Opcional. Es un rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento
vector_resultado debe tener el mismo tamao que vector_de_comparacin.
Observaciones
323
1. Copie los datos de ejemplo en la tabla de arriba y pguelos en una nueva hoja de clculo de Excel.
Copie estos datos en la columna A Copie estos datos en la columna B
Frecuencia
Color
4,14
rojo
4,19
naranja
5,17
amarillo
5,77
verde
6,39
azul
2. Luego, copie las frmulas BUSCAR de la tabla siguiente en la columna D de la hoja de clculo.
Copie esta frmula en la
columna D
Este es el
resultado que
ver
Frmula
Busca 4,19 en la columna A y devuelve el valor de la
naranja
columna B que est en la misma fila.
Busca 5,75 en la columna A, encuentra el valor
=BUSCAR(5,75: A2:A6, B2:B6) inferior ms cercano (5,17) y devuelve el valor de la amarillo
columna B que est en la misma fila.
=BUSCAR(4,19;A2:A6;B2:B6)
324
Este es el
resultado que
ver
Valor_buscado Obligatorio. Es un valor que busca la funcin BUSCAR en una matriz. El argumento
valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre de referencia que se refiere
a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor de la matriz que
es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o columna (segn
las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Matriz Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene el texto, los nmeros o los valores lgicos
que desea comparar con valor_buscado.
La forma de matriz de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es
que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera
columna y BUSCAR realiza la bsqueda segn las dimensiones de la matriz.
Si la matriz cubre un rea ms ancha que alta (ms columnas que filas), BUSCAR busca el valor
de valor_buscado en la primera fila.
Si una matriz es cuadrada o ms alta que ancha (tiene ms filas que columnas), BUSCAR busca
en la primera columna.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
325
Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un ndice en vertical u horizontal,
pero BUSCAR siempre selecciona el ltimo valor de la fila o columna.
Importante Debe colocar los valores de la matriz en orden ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., AZ, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto
en maysculas y en minsculas es equivalente.
326
Nombre del
argumento
Descripcin
El primer elemento para unirse a ellos. El elemento puede ser un valor de texto,
nmero, o una referencia de celda.
Elementos de texto adicionales para unir. Puede tener hasta 255 elementos, con
Texto2, ... (opcional)
un total de 8192 caracteres.
Texto1 (obligatorio)
Ejemplos
Para usar estos ejemplos de Excel, copie los datos de la tabla de abajo y pguelos en la celda A1 de una
nueva hoja de clculo.
Datos
especies
trucha de arroyo
Antonio
Cuarta
Bermejo
Pino
32
Frmula
Descripcin
=CONCATENAR("La densidad de
poblacin de la ";A3;" ";A2;" es
";A4;"/kilmetro")
327
Datos
Concatena los mismos elementos que en el ejemplo
anterior, pero usa el signo de "y" comercial (&) como
operador de clculo en vez de la funcin CONCATENAR.
Problemas comunes
Problema
Descripcin
Use comas para separar adyacente elementos de texto. Por ejemplo: Excel
mostrar =CONCATENAR("Hola ""Mundo") como Hello World con un
presupuesto adicional marca porque una coma entre el texto argumentos se ha
omitido.
Los nmeros no necesitan tener entre comillas.
Sin espacios designados entre distintas entradas de texto, entradas de texto se
ejecuten juntos. Agregar los espacios adicionales como parte de la frmula
CONCATENAR. Hay dos formas de hacerlo:
Agregar entre comillas dobles con un espacio entre ellas " ". Por
ejemplo: =CONCATENAR("Hola", " ", "Mundo! " ).
Agregar un espacio despus del texto argumento. Por ejemplo:
=CONCATENAR("Hola ", "World! " ). La cadena "Hello " tiene un espacio
adicional agregado.
Descripcin
El signo & operador de clculo permite unir elementos de texto sin
tener que utilizar una funcin.
328
Descripcin
Resultado: $23,50
329
Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando
busca un nmero en la gua telefnica, usa el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero
el
valor
que
desea
es
el
nmero
de
telfono.
El argumento de valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia
de celda a un nmero, texto o valor lgico.
Matriz_buscada Obligatorio. Es el rango de celdas en que se realiza la bsqueda.
Tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el nmero -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia
especifica cmo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor
predeterminado
de
este
argumento
es
1.
La siguiente tabla describe la manera en que la funcin encuentra valores basados en la configuracin
del argumento tipo_de_coincidencia.
Tipo_de_coincidencia Comportamiento
COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los
1 u omitido
valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente, por
ejemplo: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO.
COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que el
0
valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en
cualquier orden.
COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado.
-1
Debe colocar los valores del argumento matriz_buscada en orden descendente, por
ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
330
Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de una hoja de clculo nueva de
Excel. Para que las frmulas muestren los resultados, seleccinelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo
necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Producto
Recuento
Pltanos
25
Naranjas
38
Manzanas
40
Peras
41
Frmula
Descripcin
Resultado
Como no hay ninguna coincidencia exacta, se devuelve la posicin del
=COINCIDIR(39;B2:B5;1)
2
siguiente valor inferior (38) dentro del rango B2:B5.
=COINCIDIR(41;B2:B5;0) La posicin del valor 41 en el rango B2:B5.
4
=COINCIDIR(40;B2:B5;- Devuelve un error porque los valores del rango B2:B5 no estn en
1)
orden descendente.
331
Categoras de funciones
Nuestras 10 funciones ms populares
Funciones de compatibilidad
Funciones de cubo
Funciones de base de datos
Funciones de fecha y hora
Funciones de ingeniera
Funciones financieras
Funciones de informacin
Funciones lgicas
Funciones de bsqueda y referencia
Funciones matemticas y trigonomtricas
Funciones estadsticas
Funciones de texto
Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
Funciones web
332
Nota Los marcadores de versiones indican la versin de Excel en la que se introdujo una funcin. Estas
funciones no estn disponibles en versiones anteriores.
Importante Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel
pueden diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con
arquitectura ARM. Ms informacin sobre las diferencias.
Descripcin
Use esta funcin para agregar los valores de las celdas.
Use esta funcin para devolver un valor si una condicin es verdadera y otro valor si
Funcin SI
es falsa. Aqu puede ver un vdeo acerca del uso de la funcin SI.
Use esta funcin cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un
Funcin BUSCAR
valor desde la misma posicin en una segunda fila o columna.
Use esta funcin cuando necesite encontrar elementos en una tabla o en un rango
Funcin
por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado por su nmero de
CONSULTAV
empleado, o encuentre su nmero de telfono mediante la bsqueda de sus apellidos
(como en un listn telefnico) Vea este vdeo acerca del uso de la funcin BUSCARV.
Use esta funcin para buscar un elemento en un rango de celdas y despus devolver
la posicin relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3
Funcin COINCIDIR
contiene los valores 5, 7 y 38, la frmula =COINCIDIR(7,A1:A3,0) devuelve el nmero
2, porque 7 es el segundo elemento del rango.
Use esta funcin para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango
del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana,
Funcin ELEGIR
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se usa un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.
Use esta funcin para devolver el nmero de serie secuencial que representa una
fecha determinada. Esta funcin es muy til en situaciones en las que el ao, el mes y
el da se proporcionan mediante frmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es
posible que tenga una hoja de clculo con fechas en un formato que Excel no
Funcin FECHA
reconoce, como AAAAMMDD.
Funcin DIAS
Funciones
ENCONTRAR y
ENCONTRARB
Funcin INDICE
Use la funcin SIFECHA para calcular el nmero de das, meses o aos entre dos
fechas.
Use esta funcin para devolver el nmero de das entre dos fechas.
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de
una segunda cadena. Devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena
de texto a partir del primer carcter de la segunda.
Use esta funcin para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o
rango.
333
Funciones de compatibilidad
En Excel 2010 y versiones posteriores, estas funciones se han sustituido por funciones nuevas que
proporcionan precisin mejorada y tienen nombres que reflejan mejor su uso. An puede usarlas por la
compatibilidad con versiones anteriores de Excel, pero si no necesita compatibilidad con versiones
anteriores, debera empezar a usar las nuevas funciones en su lugar. Para obtener ms informacin acerca
de las nuevas funciones, consulte Funciones estadsticas (referencia) y Funciones matemticas y
trigonomtricas (referencia) .
Si est usando Excel 2007, encontrar estas funciones en las categoras Estadstica o Matemticas y
trigonometra en la pestaa Frmulas.
Funcin
Funcin DISTR.BETA
Funcin DISTR.BETA.INV
Funcin DISTR.BINOM
Funcin DISTR.CHI
Funcin PRUEBA.CHI.INV
Funcin PRUEBA.CHI
Funcin
INTERVALO.CONFIANZA
Funcin COVAR
Funcin BINOM.CRIT
Funcin DISTR.EXP
Funcin DISTR.F
Funcin DISTR.F.INV
Funcin MULTIPLO.INFERIOR
Funcin PRUEBA.F
Funcin DISTR.GAMMA
Funcin DISTR.GAMMA.INV
Funcin DISTR.HIPERGEOM
Funcin DISTR.LOG.INV
Funcin DISTR.LOG.NORM
Funcin MODA
Funcin NEGBINOMDIST
Funcin DISTR.NORM
Funcin DISTR.NORM.INV
Descripcin
Devuelve la funcin de distribucin beta acumulativa.
Devuelve la funcin inversa de la funcin de distribucin acumulativa de
una distribucin beta especificada.
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una
distribucin binomial.
Devuelve la probabilidad de una cola de distribucin chi cuadrado.
Devuelve la funcin inversa de probabilidad de una cola de distribucin chi
cuadrado.
Devuelve la prueba de independencia.
Devuelve el intervalo de confianza de la media de una poblacin.
Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las
desviaciones para cada pareja de puntos de datos.
Devuelve el menor valor cuya distribucin binomial acumulativa es menor
o igual a un valor de criterio.
Devuelve la distribucin exponencial.
Devuelve la distribucin de probabilidad F.
Devuelve la funcin inversa de la distribucin de probabilidad F.
Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
Devuelve el resultado de una prueba F.
Devuelve la distribucin gamma.
Devuelve la funcin inversa de la distribucin gamma acumulativa.
Devuelve la distribucin hipergeomtrica.
Devuelve la inversa de la funcin de distribucin acumulativa logartmiconormal.
Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa.
Devuelve el valor ms comn de un conjunto de datos.
Devuelve la distribucin binomial negativa.
Devuelve la distribucin normal acumulativa.
Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal acumulativa.
334
Funcin
Funcin DISTR.NORM.ESTAND
Funcin
DISTR.NORM.ESTAND.INV
Funcin PERCENTIL
Funcin RANGO.PERCENTIL
Funcin POISSON
Funcin CUARTIL
Funcin JERARQUIA
Funcin DESVEST
Funcin DESVESTP
Funcin DISTR.T
Funcin DISTR.T.INV
Funcin PRUEBA.T
Funcin VAR
Funcin VARP
Funcin DIST.WEIBULL
Funcin PRUEBA.Z
Descripcin
Devuelve la distribucin normal estndar acumulativa.
Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal estndar
acumulativa.
Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango.
Devuelve el rango porcentual de un valor de un conjunto de datos.
Devuelve la distribucin de Poisson.
Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.
Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros.
Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra.
Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la poblacin.
Devuelve la distribucin de t de Student.
Devuelve la funcin inversa de la distribucin de t de Student.
Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student.
Calcula la varianza de una muestra.
Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin.
Devuelve la distribucin de Weibull.
Devuelve el valor de una probabilidad de una cola de una prueba z.
335
Funciones de cubo
Funcin
Funcin MIEMBROKPICUBO
Funcin MIEMBROCUBO
Funcin
PROPIEDADMIEMBROCUBO
Funcin
MIEMBRORANGOCUBO
Funcin CONJUNTOCUBO
Funcin
RECUENTOCONJUNTOCUBO
Funcin VALORCUBO
Descripcin
Devuelve una propiedad de indicador clave de rendimiento (KPI) y muestra
el nombre del KPI en la celda. Un KPI es una medida cuantificable, como los
beneficios brutos mensuales o la facturacin trimestral por empleado, que
se usa para supervisar el rendimiento de una organizacin.
Devuelve un miembro o tupla del cubo. Se usa para validar la existencia del
miembro o la tupla en el cubo.
Devuelve el valor de una propiedad de miembro del cubo. Se usa para
validar la existencia de un nombre de miembro en el cubo y para devolver
la propiedad especificada para este miembro.
Devuelve el miembro n, o clasificado, en un conjunto. Se usa para devolver
uno o ms elementos de un conjunto, por ejemplo, el cantante que ms
discos vende o los 10 mejores alumnos.
Define un conjunto calculado de miembros o tuplas mediante el envo de
una expresin de conjunto al cubo en el servidor, lo que crea el conjunto y,
despus, devuelve dicho conjunto a Microsoft Office Excel.
Devuelve el nmero de elementos de un conjunto.
Devuelve un valor agregado del cubo.
336
Descripcin
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en una base de datos.
Cuenta el nmero de celdas no vacas en una base de datos.
Extrae de una base de datos un nico registro que cumple los criterios especificados.
337
Descripcin
Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada.
Calcula el nmero de das, meses o aos entre dos fechas. Esta funcin es til
en las frmulas en las que necesite calcular una edad.
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero de serie.
Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes.
Funcin SIFECHA
Funcin VALFECHA
Funcin DIA
Funcin DIAS
Funcin DIAS360
Funcin FECHA.MES
Funcin FIN.MES
Funcin HORA
Funcin
ISO.NUM.DE.SEMANA
Funcin MINUTO
Funcin MES
Funcin DIAS.LAB
Funcin DIAS.LAB.INTL
Funcin AHORA
Funcin SEGUNDO
Funcin HORA.DET
Funcin HORANUMERO
Funcin HOY
Funcin DIASEM
Funcin
NUM.DE.SEMANA
Funcin DIA.LAB
Funcin DIA.LAB.INTL
Funcin AO
Funcin FRAC.AO
Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre dos fechas
usando parmetros para indicar cules y cuntos son das de fin de semana.
338
Funciones de ingeniera
Funcin
Funcin BESSELI
Funcin BESSELJ
Funcin BESSELK
Funcin BESSELY
Funcin BIN.A.DEC
Funcin BIN.A.HEX
Funcin BIN.A.OCT
Funcin BIT.Y
Descripcin
Devuelve la funcin Bessel In(x) modificada.
Devuelve la funcin Bessel Jn(x).
Devuelve la funcin Bessel Kn(x) modificada.
Devuelve la funcin Bessel Yn(x).
Convierte un nmero binario en decimal.
Convierte un nmero binario en hexadecimal.
Convierte un nmero binario en octal.
Funcin BIT.DESPLIZQDA
Funcin BITOR
Funcin BITRSHIFT
Funcin BIT.XO
Funcin COMPLEJO
Funcin CONVERTIR
Funcin DEC.A.BIN
Funcin DEC.A.HEX
Funcin DEC.A.OCT
Funcin DELTA
Funcin FUN.ERROR
Funcin FUN.ERROR.EXACTO
Funcin FUN.ERROR.COMPL
Funcin
FUN.ERROR.COMPL.EXACTO
Funcin MAYOR.O.IGUAL
Funcin HEX.A.BIN
Funcin HEX.A.DEC
Funcin HEX.A.OCT
Funcin IM.ABS
Funcin IMAGINARIO
Funcin IM.ANGULO
Funcin IM.CONJUGADA
339
Funcin
Funcin IM.COS
Funcin IM.COSH
Funcin IMCOT
Funcin IM.CSC
Funcin IM.CSCH
Funcin IM.DIV
Funcin IM.EXP
Funcin IM.LN
Funcin IM.LOG10
Funcin IM.LOG2
Funcin IM.POT
Funcin IM.PRODUCT
Funcin IM.REAL
Funcin IM.SEC
Funcin IM.SECH
Descripcin
Devuelve el coseno de un nmero complejo.
Devuelve el coseno hiperblico de un nmero complejo.
Devuelve la cotangente de un nmero complejo.
Devuelve la cosecante de un nmero complejo.
Devuelve la cosecante hiperblica de un nmero complejo.
Devuelve el cociente de dos nmeros complejos.
Devuelve el valor exponencial de un nmero complejo.
Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero complejo.
Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero complejo.
Devuelve el logaritmo en base 2 de un nmero complejo.
Devuelve un nmero complejo elevado a una potencia entera.
Devuelve el producto de 2 a 255 nmeros complejos.
Devuelve el coeficiente real de un nmero complejo.
Devuelve la secante de un nmero complejo.
Devuelve la secante hiperblica de un nmero complejo.
Funcin IM.SENO
Funcin IM.SENOH
Funcin IM.RAIZ2
Funcin IM.SUSTR
Funcin IM.SUM
Funcin IM.TAN
Funcin OCT.A.BIN
Funcin OCT.A.DEC
Funcin OCT.A.HEX
340
Funciones financieras
Funcin
Funcin INT.ACUM
Funcin INT.ACUM.V
Funcin AMORTIZ.PROGRE
Funcin AMORTIZ.LIN
Funcin CUPON.DIAS.L1
Funcin CUPON.DIAS
Funcin CUPON.DIAS.L2
Funcin CUPON.FECHA.L2
Funcin CUPON.NUM
Funcin CUPON.FECHA.L1
Funcin PAGO.INT.ENTRE
Funcin PAGO.PRINC.ENTRE
Funcin DB
Funcin DDB
Funcin TASA.DESC
Funcin MONEDA.DEC
Funcin MONEDA.FRAC
Funcin DURACION
Funcin INT.EFECTIVO
Funcin VF
Funcin VF.PLAN
Funcin TASA.INT
Funcin PAGOINT
Funcin TIR
Funcin INT.PAGO.DIR
Descripcin
Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters
peridicos.
Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters al
vencimiento.
Devuelve la amortizacin de cada perodo contable mediante el uso de un
coeficiente de amortizacin.
Devuelve la amortizacin de cada uno de los perodos contables.
Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo de un cupn
hasta la fecha de liquidacin.
Devuelve el nmero de das en el perodo de un cupn que contiene la
fecha de liquidacin.
Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin hasta la fecha
del prximo cupn.
Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha de liquidacin.
Devuelve el nmero de pagos de cupn entre la fecha de liquidacin y la
fecha de vencimiento.
Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de liquidacin.
Devuelve el inters acumulado pagado entre dos perodos.
Devuelve el capital acumulado pagado de un prstamo entre dos perodos.
Devuelve la amortizacin de un activo durante un perodo especfico a
travs del mtodo de amortizacin de saldo fijo.
Devuelve la amortizacin de un activo durante un perodo especfico a
travs del mtodo de amortizacin por doble disminucin de saldo u otro
mtodo que se especifique.
Devuelve la tasa de descuento de un valor burstil.
Convierte un precio en dlar, expresado como fraccin, en un precio en
dlares, expresado como nmero decimal.
Convierte un precio en dlar, expresado como nmero decimal, en un
precio en dlares, expresado como una fraccin.
Devuelve la duracin anual de un valor burstil con pagos de inters
peridico.
Devuelve la tasa de inters anual efectiva.
Devuelve el valor futuro de una inversin.
Devuelve el valor futuro de un capital inicial despus de aplicar una serie
de tasas de inters compuesto.
Devuelve la tasa de inters para la inversin total de un valor burstil.
Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo
determinado.
Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo.
Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin.
341
Funcin
Funcin DURACION.MODIF
Funcin TIRM
Funcin TASA.NOMINAL
Funcin NPER
Funcin VNA
Funcin
PRECIO.PER.IRREGULAR.1
Funcin
RENDTO.PER.IRREGULAR.1
Funcin
PRECIO.PER.IRREGULAR.2
Funcin
RENDTO.PER.IRREGULAR.2
Funcin P.DURACION
Descripcin
Devuelve la duracin de Macauley modificada de un valor burstil con un
valor nominal supuesto de 100 $.
Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo
positivos y negativos a tasas diferentes.
Devuelve la tasa nominal de inters anual.
Devuelve el nmero de perodos de una inversin.
Devuelve el valor neto actual de una inversin en funcin de una serie de
flujos peridicos de efectivo y una tasa de descuento.
Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor burstil con
un primer perodo impar.
Devuelve el rendimiento de un valor burstil con un primer perodo impar.
Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor burstil con
un ltimo perodo impar.
Devuelve el rendimiento de un valor burstil con un ltimo perodo impar.
Devuelve la cantidad de perodos necesarios para que una inversin
alcance un valor especificado.
Funcin PAGO
342
Funcin
Funcin
LETRA.DE.TES.RENDTO
Funcin DVS
Funcin TIR.NO.PER
Funcin VNA.NO.PER
Funcin RENDTO
Funcin RENDTO.DESC
Funcin RENDTO.VENCTO
Descripcin
Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE. UU.).
Devuelve la amortizacin de un activo durante un perodo especfico o
parcial a travs del mtodo de clculo del saldo en disminucin.
Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es
necesariamente peridico.
Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es
necesariamente peridico.
Devuelve el rendimiento de un valor burstil que paga intereses
peridicos.
Devuelve el rendimiento anual de un valor burstil con descuento; por
ejemplo, una letra del Tesoro (de EE. UU.)
Devuelve el rendimiento anual de un valor burstil que paga intereses al
vencimiento.
343
Funciones de informacin
Funcin
Funcin CELDA
Descripcin
Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una
celda.
Nota Esta funcin no est disponible en Excel Online.
Funcin
TIPO.DE.ERROR
Funcin INFO
Funcin ESBLANCO
Funcin ESERR
Funcin ESERROR
Funcin ES.PAR
Funcin ESFORMULA
Funcin ESLOGICO
Funcin ESNOD
Funcin ESNOTEXTO
Funcin ESNUMERO
Funcin ES.IMPAR
Funcin ESREF
Funcin ESTEXTO
Funcin N
Funcin NOD
Funcin HOJA
Funcin HOJAS
Funcin TIPO
344
Funciones lgicas
Funcin
Descripcin
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.
Funcin FALSO Devuelve el valor lgico FALSO.
Funcin SI
Especifica una prueba lgica que realizar.
Funcin
Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo
SI.ERROR
contrario, devuelve el resultado de la frmula.
Funcin SI.ND Devuelve el valor que se especifica, si la expresin se convierte en #N/A; de lo contrario,
devuelve el resultado de la expresin.
Funcin NO
Funcin O
Funcin
VERDAD
Funcin XO
345
Descripcin
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de
clculo.
Devuelve el nmero de reas de una referencia.
Elige un valor de una lista de valores.
Devuelve el nmero de columna de una referencia.
Devuelve el nmero de columnas de una referencia.
Devuelve la frmula en la referencia dada como texto.
346
Descripcin
Devuelve el valor absoluto de un nmero.
Devuelve el arco coseno de un nmero.
Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero.
Devuelve la arco cotangente de un nmero.
Funcin ACOTH
Funcin AGREGAR
Funcin NUMERO.ARABE
Funcin ASENO
Funcin ASINH
Funcin ATAN
Funcin ATAN2
Funcin ATANH
Funcin BASE
Funcin MULTIPLO.SUPERIOR
Funcin CEILING.MATH
Funcin
MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO
Funcin COMBINAT
Funcin COMBINA
Funcin COS
Funcin COSH
Funcin COT
Funcin COTH
Funcin CSC
Funcin CSCH
Funcin CONV.DECIMAL
347
Funcin
Funcin GRADOS
Funcin REDONDEA.PAR
Funcin EXP
Funcin FACT
Funcin FACT.DOBLE
Funcin MULTIPLO.INFERIOR
Funcin
MULTIPLO.INFERIOR.MAT
Funcin
MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO
Funcin M.C.D
Funcin ENTERO.
Funcin ISO.CEILING
Descripcin
Convierte radianes en grados.
Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo.
Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado.
Devuelve el factorial de un nmero.
Devuelve el factorial doble de un nmero.
Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
Redondea un nmero hacia abajo al entero ms prximo o al mltiplo
significativo ms cercano.
Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero o el mltiplo
significativo ms cercano. El nmero se redondea hacia abajo,
independientemente de su signo.
Devuelve el mximo comn divisor.
Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo.
Devuelve un nmero que se redondea hacia arriba al nmero entero
ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano.
Funcin M.C.M
Funcin LN
Funcin LOG
Funcin LOG10
Funcin MDETERM
Funcin MINVERSA
Funcin MMULT
Funcin RESIDUO
Funcin REDOND.MULT
Funcin MULTINOMIAL
Funcin M.UNIDAD
Funcin REDONDEA.IMPAR
Funcin PI
Funcin POTENCIA
Funcin PRODUCTO
Funcin COCIENTE
Funcin RADIANES
Funcin ALEAT.
Funcin ALEATORIO.ENTRE
Funcin NUMERO.ROMANO
Funcin REDOND
Funcin REDONDEAR.MENOS
Funcin REDONDEAR.MAS
348
Funcin
Funcin SEC
Descripcin
Devuelve la secante de un ngulo.
Funcin SECH
Funcin SUMA.SERIES
Funcin SIGNO
Funcin SENO
Funcin SINH
Funcin RCUAD
Funcin RAIZ2PI
Funcin SUBTOTALES
Funcin SUMA
Funcin SUMAR.SI
Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO
Funcin SUMAPRODUCTO
Funcin SUMA.CUADRADOS
Funcin SUMAX2MENOSY2
Funcin SUMAX2MASY2
Funcin SUMAXMENOSY2
Funcin TAN
Funcin TANH
Funcin TRUNCAR
349
Funciones estadsticas
Funcin
Funcin DESVPROM
Funcin PROMEDIO
Funcin PROMEDIOA
Funcin PROMEDIO.SI
Funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Funcin DISTR.BETA
Descripcin
Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de
los puntos de datos.
Devuelve el promedio de sus argumentos.
Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos nmeros, texto
y valores lgicos.
Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un
rango que cumplen unos criterios determinados.
Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que
cumplen mltiples criterios.
Devuelve la funcin de distribucin beta acumulativa.
Funcin DISTR.BETA.INV
Funcin DISTR.BINOM.N
Funcin DISTR.BINOM.SERIE
Funcin INV.BINOM
Funcin DISTR.CHICUAD
Funcin DISTR.CHICUAD.CD
Funcin INV.CHICUAD
Funcin INV.CHICUAD.CD
Funcin PRUEBA.CHICUAD
Funcin
INTERVALO.CONFIANZA.NORM
Funcin INTERVALO.CONFIANZA.T
Funcin COEF.DE.CORREL
Funcin CONTAR
Funcin CONTARA
Funcin CONTAR.BLANCO
350
Funcin
Funcin CONTAR.SI
Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Descripcin
Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que cumplen el
criterio especificado.
Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que cumplen varios
criterios.
Funcin COVARIANZA.P
Funcin COVARIANZA.M
Funcin DESVIA2
Funcin DISTR.EXP.N
Funcin DISTR.F.RT
Funcin DISTR.F.CD
Funcin INV.F
Funcin INV.F.CD
Funcin PRUEBA.F.N
Funcin FISHER
Funcin PRUEBA.FISHER.INV
Funcin PRONOSTICO
Funcin PRONOSTICO.ETS
Funcin PRONOSTICO.ETS.CONFINT
Funcin
PRONOSTICO.ETS.ESTACIONALIDAD
351
Funcin
Funcin
PRONOSTICO.ETS.ESTADISTICA
Funcin PRONOSTICO.LINEAL
Descripcin
Devuelve un valor estadstico como resultado de la previsin de
series temporales.
Nota Esta funcin no est disponible en Excel 2016 para Mac.
Devuelve un valor futuro en base a valores existentes.
Nota Esta funcin no est disponible en Excel 2016 para Mac.
Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical.
Funcin FRECUENCIA
Funcin GAMMA
Funcin DISTR.GAMMA
Funcin DISTR.GAMMA.INV
Funcin GAMMA.LN
Funcin GAMMA.LN.EXACTO
Funcin GAUSS
Funcin MEDIA.GEOM
Funcin CRECIMIENTO
Funcin MEDIA.ARMO
Funcin DISTR.HIPERGEOM.N
Funcin INTERSECCION.EJE
Funcin CURTOSIS
Funcin K.ESIMO.MAYOR
Funcin ESTIMACION.LINEAL
Funcin ESTIMACION.LOGARITMICA
Funcin DISTR.LOGNORM
Funcin INV.LOGNORM
Funcin MAX
Funcin MAXA
Funcin MEDIANA
Funcin MIN
Funcin MINA
Funcin MODA.VARIOS
352
Funcin
Funcin MODA.UNO
Descripcin
Devuelve el valor ms comn de un conjunto de datos.
Funcin NEGBINOM.DIST
Funcin DISTR.NORM.N
Funcin INV.NORM
Funcin DISTR.NORM.ESTAND.N
Funcin INV.NORM.ESTAND
Funcin PEARSONn
Funcin PERCENTIL.EXC
Funcin PERCENTIL.INC
Funcin RANGO.PERCENTIL.EXC
Funcin RANGO.PERCENTIL.INC
Funcin PERMUTACIONES
Funcin PERMUTACIONES.A
Funcin FI
Funcin POISSON.DIST
Funcin PROBABILIDAD
Funcin CUARTIL.EXC
Funcin CUARTIL.INC
Funcin JERARQUIA.MEDIA
353
Funcin
Funcin JERARQUIA.EQV
Funcin COEFICIENTE.R2
Funcin COEFICIENTE.ASIMETRIA
Funcin COEFICIENTE.ASIMETRIA.P
Funcin PENDIENTE
Funcin K.ESIMO.MENOR
Funcin NORMALIZACION
Funcin DESVEST.P
Funcin DESVEST.M
Descripcin
Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros.
Devuelve el cuadrado del coeficiente de momento de correlacin
de producto Pearson.
Devuelve la asimetra de una distribucin.
Devuelve la asimetra de una distribucin basado en una poblacin:
una caracterizacin del grado de asimetra de una distribucin
alrededor de su media.
Devuelve la pendiente de la lnea de regresin lineal.
Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos.
Devuelve un valor normalizado.
Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la poblacin.
Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra.
Funcin DESVESTA
Funcin DESVESTPA
Funcin ERROR.TIPICO.XY
Funcin DISTR.T.N
Funcin DISTR.T. 2C
Funcin DISTR.T.CD
Funcin INV.T
Funcin INV.T.2C
Funcin PRUEBA.T
Funcin TENDENCIA
Funcin MEDIA.ACOTADA
Funcin VAR.P
Funcin VAR.S
354
Funcin
Descripcin
Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos nmeros,
texto y valores lgicos.
Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin, incluidos
nmeros, texto y valores lgicos.
Funcin VARA
Funcin VARPA
Funcin DISTR.WEIBULL
Funcin PRUEBA.Z
355
Funciones de texto
Funcin
Funcin ASC
Funcin TEXTOBAHT
Funcin CARACTER
Funcin LIMPIAR
Funcin CODIGO
Funcin CONCATENAR
Funcin DBCS
Descripcin
Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes)
dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un
byte).
Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda (Baht).
Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo.
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de texto.
Concatena varios elementos de texto en uno solo.
Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro
de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).
Funcin MONEDA
Funcin IGUAL
Funciones ENCONTRAR y
ENCONTRARB
Funcin DECIMAL
Funciones IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
Funciones LARGO, LARGOB
Funcin MINUSC
Funciones EXTRAE,
EXTRAEB
Funcin VALOR.NUMERO
Funcin FONETICO
Funcin NOMPROPIO
Funciones REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Funcin REPETIR
Funciones DERECHA,
DERECHAB
Funciones HALLAR,
HALLARB
Funcin SUSTITUIR
Funcin T
Funcin TEXTO
Funcin SUPRESP
Funcin UNICAR
356
Funcin
Funcin UNICODE
Descripcin
Funcin MAYUSC
Funcin VALOR
357
Descripcin
Llama a un procedimiento de una biblioteca de vnculos dinmicos o de un recurso de
Funcin LLAMAR
cdigo.
Convierte un nmero determinado a euros; convierte un nmero determinado de
Funcin
euros a la moneda de un estado miembro; o convierte un nmero dado de una moneda
EUROCONVERT de un estado miembro a la de otro con el euro como moneda intermedia
(triangulacin)
Funcin
Devuelve el nmero de identificacin del registro de la biblioteca de vnculos dinmicos
ID.REGISTRO
(DLL) especificada o del recurso de cdigo previamente registrado.
Establece conexin con un origen de datos externo, ejecuta una consulta desde una
Funcin
hoja de clculo y, a continuacin, devuelve el resultado en forma de matriz sin
SQL.REQUEST
necesidad de programar una macro
358
Funciones web
Nota Las funciones web no estn disponibles en Excel Online.
Funcin
Descripcin
Funcin ENCODEURL
Devuelve una cadena con codificacin URL.
Funcin XMLFILTRO
Funcin SERVICIOWEB
359
Anlisis de datos
360
361
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero
de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico.
En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo
permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el
usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para
comisiones y bonificaciones.
362
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de
departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear
una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.
363
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede
especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda
especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo,
puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo,
puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el
restaurante y cinco horas despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una
celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un
campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de
apellidos (B1), ms 10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de
datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el
valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la
celda, aparecer un mensaje de validacin.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el usuario escriba datos no
vlidos.
364
Se usa para
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta
Detener
Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide
escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden
Advertencia
hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar
para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide
escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un
Informacin
mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar
el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios
vern un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error solo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas.
No aparecen en los siguientes casos:
Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado de
configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la
hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber configurado la validacin y
la proteccin de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de
validacin a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya
designado mientras el libro est compartido.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel
no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este
escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la
hoja de clculo. Una vez que haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos
nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer automticamente.
Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y a continuacin
abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (pestaa Datos, grupo Herramientas de datos). En la
pestaa Configuracin, haga clic en Borrar todos.
365
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la pestaa Inicio en el
grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos. Una
vez que haya encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar
la configuracin de validacin.
Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (pestaa Frmulas,
grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de
crear la lista en otra hoja de clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y
proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.
Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada
para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas solo cuando los usuarios escriben los datos
directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.
Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y
colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la
categora Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando
Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no
calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin
manual, en la pestaa Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y a
continuacin haga clic en Automtico.
Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no
causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se
corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una celda a la que se
hace referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un resultado
no vlido, no aparecer el mensaje de validacin de la celda.
366
2. En la pestaa Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
Es posible que una tabla de Excel est vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio de SharePoint. Para
agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en
un rango.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
367
Es posible que est escribiendo datos en este momento. El comando Validacin de datos no se
encuentra disponible en la pestaa Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar
de escribir datos, presione Entrar o ESC.
La hoja de clculo podra estar protegida o compartida No se puede cambiar la configuracin de
validacin de datos si el libro es un libro compartido o est protegido.
Mostrar un mensaje de entrada opcional
Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada (pestaa Datos > Herramientas de datos > Validacin
de datos).
Asegrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada.
Rellene el ttulo y el texto del mensaje.
Especifique una alerta opcional o un mensaje de error cuando se especifiquen datos no vlidos.
Haga clic en la pestaa Mensaje de error (pestaa Datos > Herramientas de datos > Validacin de
datos) y asegrese de que la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos
est activada. Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista,
desactive la casilla.
Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione
Informacin.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos,
seleccione Advertencia.
Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). Si no lo hace, Excel mostrar un
mensaje de alerta genrico.
368
Para ello:
nmero decimal
dentro de lmites
1.
2.
3.
Restringir la entrada
de datos a una fecha
dentro de un
perodo de tiempo
4.
1.
2.
3.
Restringir la entrada
de datos a una hora
dentro de un
perodo de tiempo
4.
369
Para ello:
Calcular qu se
permite segn el
contenido de otra
celda
=Y(D1=0;D2<40000)
=ESTEXTO(B2)
=Y(E1<=800;E2<=97000)
370
371
3. En la galera Anlisis rpido, seleccione la pestaa que desee. Por ejemplo, elija Grficos para ver los
datos en un grfico.
4. Elija una opcin o simplemente seale a cada una para obtener una vista previa.
Puede que observe que las opciones que puede elegir no siempre son la misma. Debido a las opciones
cambian basado en el tipo de datos que ha seleccionado en el libro.
372
Grficos Excel recomienda diferentes grficos, en funcin del tipo de datos que ha seleccionado. Si no ve el
grfico que desea, haga clic en Ms grficos.
Totales permite calcular los nmeros en columnas y filas. Por ejemplo, Total inserta un total que aumenta a
medida que agrega elementos a sus datos. Haga clic en las pequeas flechas negras a la derecha y a la
izquierda para ver ms opciones.
Tablas facilita el filtrado y la ordenacin de sus datos. Si no ve el estilo de tabla que desea, haga clic en Ms.
373
Minigrficos son similares a grficos diminutos que puede mostrar junto con sus datos. Proporcionan una
manera rpida de ver tendencias.
374
Crear una tabla dinmica en Excel 2016 para analizar datos de una hoja de clculo
Poder analizar todos los datos en la hoja de clculo puede ayudarle a tomar mejores decisiones
empresariales, pero a veces es difcil saber por dnde empezar, especialmente si tiene muchos datos. Excel
puede ayudarle recomendando y creando automticamente las tablas dinmicas, que son una gran forma
de resumir, analizar, explorar y presentar los datos. Por ejemplo, esta es una sencilla lista de gastos:
375
darle un punto de inicio para una experimentacin adicional. Una vez creada la tabla dinmica bsica, podr
explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados especficos.
1. Abra el libro donde desee crear la tabla dinmica.
2. Haga clic en una celda de la lista o tabla que contenga los datos que va a usar en la tabla dinmica.
3. En la pestaa Insertar, haga clic en Tablas dinmicas recomendadas.
Excel crea una tabla dinmica en una hoja nueva y muestra la Lista de campos de tabla dinmica.
4. Realice una de las siguientes acciones:
Para
Agregar un
campo
Quitar un
campo
Mover un
campo
Actualizar la
tabla dinmica
4. En la hoja de clculo, los datos deberan aparecer rodeados por una lnea discontinua. Si no es as,
haga clic y arrastre para seleccionar los datos. Al hacerlo, el cuadro Tabla o rango se rellena
automticamente con el rango de celdas seleccionado.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
376
5. En Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica, elija Nueva hoja de clculo para colocar
la tabla dinmica en otra pestaa de la hoja de clculo. Tambin puede hacer clic en Hoja de clculo
existente y, luego, hacer clic en la hoja para especificar la ubicacin.
Sugerencia Para analizar varias tablas en una tabla dinmica, active la casilla Agregar estos datos al
Modelo de datos.
6. Haga clic en Aceptar.
7. En la Lista de campos de tabla dinmica, realice cualquiera de estos procedimientos:
Para
Cambiar el
clculo utilizado
en un campo de
valor
Actualizar la
tabla dinmica
377
378
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de dos colores. El
tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de verde y
amarillo, como se muestra abajo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms
verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms amarillo.
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a
todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor
de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, haga clic en Borrar reglas.
379
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione
4.
5.
6.
7.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: haga clic en Celdas seleccionadas.
o Todas las celdas para una etiqueta Valor: haga clic en Todas las celdas que muestran
valores <etiqueta de valor>.
o Todas las celdas para una etiqueta Valor, salvo los subtotales y los totales generales: haga
clic en Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de valor> para <etiqueta de fila>.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores
(opcin predeterminada).
En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.
Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mnima y Mxima, siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Aplicar formato a los valores inferiores y superiores: Seleccione Valor ms bajo y Valor
ms alto.
En este caso, no escriba un Valor en Mnima y Mxima.
o
o
380
20inferior) en otra proporcin de escala de color porque representan valores extremos que
podran sesgar la presentacin de sus datos.
o
Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. La
escala de colores que seleccione aparecer en el cuadro Vista previa.
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de tres colores. El
tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores
verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las
celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a
todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, haga clic en Borrar reglas.
3. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color
central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
381
Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una
escala de tres colores.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la
tabla dinmica que tiene aplicado el formato condicional.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione
4.
5.
6.
7.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: Haga clic en Solo estas celdas.
o Campo correspondiente: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los
mismos campos.
o Campo de valor: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores.
En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.
Seleccione un tipo en Mnima, Punto medio y Mxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Aplicar formato a los valores inferiores y superiores: Seleccione un Punto medio.
En este caso, no escriba un Valor ms bajo y Valor ms alto.
o
o
382
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
383
todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor
de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic
en Barras de datos y a continuacin seleccione un icono de la barra de datos.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione
4.
5.
6.
7.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: Haga clic en Solo estas celdas.
o Campo correspondiente: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los
mismos campos.
o Campo de valor: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores.
En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.
Seleccione un Tipo en Mnima y Mxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Aplicar formato a los valores inferiores y superiores: Seleccione Valor ms bajo y Valor
ms alto.
En este caso, no escriba un valor en Mnima y en Mxima.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
384
o
o
Notas
Asegrese de que el valor de Mnima sea menor que el valor de Mxima.
Puede elegir tipos diferentes en Mnima y en Mxima. Por ejemplo, puede elegir un
nmero en Mnima y un porcentaje en Mxima.
8. Para elegir una escala de color de Mnima y Mxima, haga clic en Color de la barra.
Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. El color
de la barra que seleccione aparecer en el cuadro Vista previa.
9. Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar solo la barra.
10. Para aplicar un borde slido a las barras de datos, seleccione Borde slido en el cuadro de lista
Borde y elija un color para el borde.
11. Para elegir entre una barra slida y una barra degradada, elija Relleno slido o Relleno degradado
en el cuadro de lista Relleno.
12. Para aplicar formato a las barras negativas, haga clic en Valor negativo y eje y despus en el cuadro
de dilogo Valor negativo y configuracin del eje, elija las opciones para los colores del relleno y el
borde de la barra negativa. Tambin puede configurar la posicin y el color del eje. Cuando termine
de seleccionar las opciones, haga clic en Aceptar.
13. Puede cambiar la direccin de las barras. Para ello, elija una configuracin en el cuadro de lista
Direccin de barra. Esta opcin est configurada en Contexto de forma predeterminada, pero
385
puede elegir entre direccin de izquierda a derecha o de derecha a izquierda, segn el modo en que
desee presentar los datos.
Puede elegir mostrar iconos solo para celdas que cumplen con una determinada condicin; por ejemplo,
puede mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un valor crtico y
ningn icono para los que lo superan. Para ello, oculte los iconos al configurar las condiciones; seleccione
No hay icono de celda en la lista desplegable de iconos junto al icono. Tambin puede crear su propia
combinacin de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificacin de "smbolo" verde, una "luz
de semforo" amarilla y una "bandera" roja.
Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a
todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor
de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic
en Conjunto de iconos y despus seleccione un conjunto de iconos.
386
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: Haga clic en Solo estas celdas.
o Campo correspondiente: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los
mismos campos.
o Campo de valor: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores.
6. En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos.
a.
Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semforos (sin marco). El nmero
de iconos, los operadores de comparacin y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada
conjunto de iconos.
b.
Puede ajustar los operadores de comparacin y los valores de umbral. El rango predeterminado de
valores para cada icono es igual en tamao, pero puede ajustarlo para cumplir con sus requisitos
particulares. Asegrese de que los umbrales estn en una secuencia lgica de los ms altos a los ms bajos
y de arriba a abajo.
c.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora: Seleccione Nmero.
Aplicar formato a un porcentaje: Seleccione Porcentaje.
Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje (%).
387
Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al
usar un porcentaje la distribucin de los valores es proporcional.
Notas
.
i.
Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.
El tamao del icono mostrado depender del tamao de fuente que se use en la
celda. A medida que aumenta el tamao de la fuente, tambin aumenta el tamao
del icono de forma proporcional.
Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a
dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo
de inventario ordenada segn categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos
disponibles en amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede
identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de USD
100.000, y regin igual a "Sudeste".
Los ejemplos que se muestran aqu funcionan con ejemplos de criterios integrados de formatos
condicionales, como, por ejemplo, "Mayor que" y "Superior %". Esto aplica formato a ciudades con una
poblacin superior a 2.000.000 con un fondo verde y el 30% principal de altas temperaturas promedio con
naranja.
388
Nota No se puede aplicar formato condicional a campos del rea Valores de un informe de tabla dinmica
por texto o por fecha, solo por nmero.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y despus
haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3. Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
4. Escriba los valores que desee usar y despus seleccione un formato.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas de
formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo o en las otras hojas
de clculo y luego seleccione Expandir dilogo
389
iii.
Por ejemplo, seleccione Contiene y despus escriba Plata o seleccione Que empieza por y
despus escriba Tri.
Se incluyen comillas en la cadena de bsqueda y puede usar caracteres comodn. La longitud
mxima de una cadena es de 255 caracteres.
Tambin puede escribir una frmula que devuelva texto.
Si escribe una frmula, empiece con un signo igual (=).
Las frmulas no vlidas hacen que no se aplique ningn formato.
Se recomienda probar la frmula para asegurarse de que no devuelve ningn valor
de error.
Aplicar formato por fecha: Seleccione Fechas y, a continuacin, una comparacin de
fechas.
Aplicar formato a celdas con espacios en blanco o sin espacios en blanco: Seleccione
Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.
390
Nota Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es diferente de una celda que
contiene uno o ms espacios (los espacios se consideran texto).
o
Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error: Seleccione Errores o Sin errores.
Los valores errneos son: #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOMBRE?, #N/A, #REF!, #NUM!, y
#NULL!
7. Para especificar un formato, haga clic en Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de
celdas.
8. Seleccione el nmero, la fuente, el borde o el formato de relleno que desea aplicar cuando el valor
de la celda cumpla con la condicin y despus haga clic en Aceptar.
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que seleccione aparecern en el cuadro Vista previa.
3. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% de valores inferiores.
4. Escriba los valores que desee usar y despus seleccione un formato.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
391
i.
ii.
4.
5.
6.
7.
8.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: Haga clic en Solo estas celdas.
o Campo correspondiente: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los
mismos campos.
o Campo de valor: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a los valores de rango
inferior o superior.
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que estn en
el rango en, seleccione Superior o Inferior.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para especificar un nmero superior o inferior, escriba un nmero y despus desactive la
casilla % del rango seleccionado. Los valores vlidos son del 1 al 1000.
o Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un nmero y despus desactive la
casilla % del rango seleccionado. Los valores vlidos son del 1 al 100.
Otra opcin es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el rea Valores de un
informe de tabla dinmica cuyo mbito se especifica por campo correspondiente.
De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No
obstante, cuando se especifica el mbito por el mtodo de campo correspondiente, en lugar de
usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinacin de:
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que seleccione aparecern en el cuadro Vista previa.
Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de celdas.
Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluacin del rendimiento anual o
puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estndar de una
calificacin de calidad.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
392
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a
continuacin haga clic en Reglas superiores e inferiores.
3. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.
4. Escriba los valores que desee usar y despus seleccione un formato.
Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de
un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y, a continuacin, en Administrar reglas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
3. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
o Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione
4.
5.
6.
7.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Aplicar regla a, si desea cambiar el mbito para los campos del rea Valores de un informe de
tabla dinmica segn el mtodo de:
o Seleccin: Haga clic en Solo estas celdas.
o Campo correspondiente: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los
mismos campos.
o Campo de valor: Haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo
del promedio.
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno
de los procedimientos siguientes:
o Para aplicar formato a celdas que estn por encima o por debajo del promedio de todas las
celdas del rango, seleccione por encima de o por debajo de.
o Para dar formato a las celdas que estn encima o en una, dos o tres desviaciones estndar
para todas las celdas del rango, seleccione una desviacin estndar.
Otra opcin es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el rea Valores de un
informe de tabla dinmica cuyo mbito se especifica por campo correspondiente.
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393
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que seleccione aparecern en el cuadro Vista previa.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y despus
haga clic en Resaltar reglas de celdas.
394
4.
5.
6.
7.
Expandir dilogo
.
iii. Seleccione la regla y despus haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Editar regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a los valores nicos o
duplicados.
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione nico o
Duplicar.
Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Seleccione el nmero, la fuente, el borde o el formato de relleno que desea aplicar cuando el valor
de la celda cumpla con la condicin y despus haga clic en Aceptar.
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que seleccione aparecern en el cuadro Vista previa.
Usar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede usar una frmula lgica para especificar los
criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una
funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en
otra hoja de clculo del mismo libro.
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y
despus haga clic en Administrar reglas.
395
o
o
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
i. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla
dinmica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
ii. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer
dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo o en las otras hojas
396
Ejemplo 2: Aplicar sombra a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA
Esta frmula aplica sombra a filas alternas del rango de celdas con un color de celda azul. La
funcin RESTO devuelve un resto despus de que un nmero (el primer argumento) se
divide por un divisor (el segundo argumento). La funcin FILA devuelve el nmero de fila
actual. Cuando se divide el nmero de fila actual por 2, siempre se obtiene un resto de 0
para un nmero par y un resto de 1 para un nmero impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es
VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.
Nota Puede escribir referencias de celda en una frmula seleccionando las celdas
directamente en una hoja de clculo o en otras hojas de clculo. Al seleccionar las celdas de
la hoja de clculo, se insertan las referencias de celdas absolutas. Si desea que Excel adapte
las referencias a cada celda del rango seleccionado, use referencias de celda relativas.
397
398
Por ejemplo, puede poner valores negativos en negrita y rojo, agregar un relleno color amarillo claro para
los fondos de celda o agregar un borde discontinuo.
Haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de dilogo abiertos.
Aqu tenemos un ejemplo:
1. Seleccione todas las celdas de una hoja de clculo. Para ello, haga clic en el selector situado encima
de la fila 1 a la izquierda de la columna A.
2. Repita los pasos 1 a 3 de los pasos anteriores.
3. Cuando llegue al paso 4, especifique =RESIDUO(FILA(),2)=1.Puede copiar y pegar la frmula, si as
lo desea.
4. Haga clic en Formato y despus en la pestaa Relleno y seleccione un matiz de azul en la paleta de
colores.
5. Haga clic en Aceptar para completar la regla. Ahora, todas las dems filas de la hoja de clculo
estarn sombreadas con el color que ha elegido.
Es un ejemplo de lo que pueden hacer las frmulas condicionales de una regla de formato.
Ejemplos de frmulas condicionales
Para buscar celdas en blanco, primero seleccione el rango de celdas (una fila o columna) que
contendr los resultados y despus repita los pasos de la primera seccin para crear una regla de
formato que use esta frmula.
=B2=""
En la frmula, no se olvide de reemplazar B2 por la primera celda que desee usar.
Para buscar valores duplicados en un rango de celdas, pruebe la siguiente frmula: aplica formato
a todos los valores que no son nicos.
=CONTAR.SI($A$1:$D$11,D2)>1
399
=A1>PROMEDIO(A1:A14)
Cuando se haya familiarizado con las frmulas condicionales, prubelas. Usan la lgica IF, AND y OR.
Escrbalas en la barra de frmulas de Excel (no las use en una regla), le ahorrarn tiempo y esfuerzos.
Buscar valores que cumplan dos condiciones: Excel muestra TRUE si el valor de la celda A2 es
superior al valor de A3 y es tambin inferior al valor de A4. Pero si el valor de A2 no cumple ambas
condiciones, ver FALSE.
=Y(A2>A3,A2<A4)
Buscar valores que cumplan una condicin: En este ejemplo, Excel solo muestra TRUE si el valor de
A2 cumple una de las condiciones: es superior al valor de A3 o inferior al valor de A4.
=O(A2>A3,A2<A4)
Usar frmulas que no muestren TRUE o FALSE como resultado: Este ejemplo muestra "OK" si el
valor de A2 no es igual a los valores de A3 y A4. De lo contrario, mostrar "NOT OK".
Se muestra =SI(Y(A2<>A3,A2<>A4),"Correcto","Incorrecto").
Agregar letras de puntuacin basadas en una puntuacin numrica: Esta frmula agrega una base
de letras de puntuacin a cualquier tipo de puntuacin como por ejemplo resultados de pruebas o
puntuaciones de productos.
=SI(D2>=80,"A", SI(D2>=75, "B+", SI(D2>=70, "B", SI(D2>=70,"B", SI(D2>=65,"C+", SI(D2>=60,
"C","D"))))))
400
Usar las Herramientas para anlisis para realizar anlisis de datos complejos
Si tiene que desarrollar anlisis estadsticos o tcnicos complejos, puede ahorrar pasos y tiempo si utiliza las
Herramientas para anlisis. Deber proporcionar los datos y parmetros para cada anlisis, y la herramienta
utilizar las funciones de macros estadsticas o tcnicas correspondientes para realizar los clculos y mostrar
los resultados en una tabla de resultados. Algunas herramientas generan grficos adems de tablas de
resultados.
Las funciones de anlisis de datos solo pueden utilizarse en una nica hoja de clculo a la vez. Cuando se
analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados aparecern en la primera hoja, y en las hojas restantes
aparecern tablas con formato vacas. Para analizar los datos del resto de las hojas, actualice la herramienta
de anlisis para cada una de ellas.
Las Herramientas para anlisis incluyen las herramientas que se describen en las secciones a continuacin.
Para tener acceso a estas herramientas, haga clic en Anlisis de datos en el grupo Anlisis de la pestaa
Datos. Si el comando Anlisis de datos no est disponible, deber cargar el complemento Herramientas para
anlisis.
401
Anlisis de Fourier
Histograma
Media mvil
Generacin de nmeros aleatorios
Jerarqua y percentil
Regresin
Muestreo
Prueba t
Prueba t: medias de dos muestras emparejadas
Prueba t: dos muestras suponiendo varianzas iguales
Prueba t: dos muestras suponiendo varianzas desiguales
Prueba z
Funciones de VBA de Herramientas para anlisis
Varianza
Las herramientas de anlisis de varianza proporcionan distintos tipos de anlisis de la varianza. La
herramienta que debe usar depende del nmero de factores y del nmero de muestras que tenga de la
poblacin que desee comprobar.
Varianza de un factor
Esta herramienta realiza un anlisis simple de varianza en los datos de dos o ms muestras. El anlisis
proporciona una prueba de la hiptesis de que cada muestra se extrae de la misma distribucin subyacente
de probabilidades frente a la hiptesis alternativa de que las distribuciones subyacentes de probabilidades
no son las mismas para todas las muestras. Si solo existen dos muestras, puede utilizar la funcin para hojas
de clculo PRUEBA.T. Con ms de dos muestras, PRUEBA.T no es de uso generalizado y en su lugar se puede
llamar al modelo Varianza de un factor.
Varianza de dos factores con varias muestras por grupo
Esta herramienta de anlisis es til cuando los datos se pueden clasificar de acuerdo con dos dimensiones
diferentes. Por ejemplo, en un experimento para medir el alto de las plantas, las plantas pueden recibir
diferentes marcas de fertilizante (por ejemplo, A, B o C) y tambin estar a temperaturas distintas (por
ejemplo, alta o baja). Para cada uno de los seis pares {fertilizante, temperatura} posibles, tenemos un
nmero igual de observaciones de alto de la planta. Con esta herramienta podemos comprobar:
402
Si el alto de las plantas para las diferentes marcas de fertilizante se extrae de la misma poblacin
subyacente. Las temperaturas no se tienen en cuenta en este anlisis.
Si el alto de las plantas para los diferentes niveles de temperatura se extrae de la misma poblacin
subyacente. Las marcas de fertilizante no se tienen en cuenta en este anlisis.
Si habiendo tenido en cuenta los efectos de las diferentes marcas de fertilizante del primer punto con vieta
y las diferencias de temperatura del segundo punto con vieta, las seis muestras que representan todos los
pares de valores {fertilizante, temperatura} se extraen de la misma poblacin. La hiptesis alternativa es que
se produzcan efectos debidos a pares {fertilizante, temperatura} especficos ms all de las diferencias
basadas solo en el fertilizante o solo en la temperatura.
Correlacin
Las funciones COEF.DE.CORREL y PEARSON de la hoja de clculo calculan el coeficiente de correlacin entre
dos variables de medida cuando se observan medidas de cada variable para cada uno de los N sujetos.
(Cualquier observacin que falte de cualquier sujeto har que dicho sujeto se omita en el anlisis). La
herramienta de anlisis Correlacin es especialmente til cuando existen ms de dos variables de medida
para cada uno de los N sujetos. Proporciona una tabla de resultados, una matriz de correlacin que muestra
el valor de COEF.DE.CORREL (o PEARSON) aplicado a cada uno de los pares de variables de medida posibles.
Tanto el coeficiente de correlacin como la covarianza son medidas del grado en el que dos variables de
medida "varan juntas". A diferencia de la covarianza, el coeficiente de correlacin se escala para que su
valor sea independiente de las unidades en las que se expresen las dos variables de medida. Por ejemplo, si
las dos variables de medida son peso y alto, el valor del coeficiente de correlacin no cambia si el peso se
convierte de libras a kilos. El valor de cualquier coeficiente de correlacin debe encontrarse entre -1 y +1,
ambos inclusive.
Puede utilizar la herramienta de anlisis de correlacin para examinar cada par de variables de medida a fin
de determinar si las dos variables de medida tienden a variar conjuntamente, es decir, si los valores altos de
una variable tienden a estar asociados con los valores altos de la otra (correlacin positiva), si los valores
bajos de una variable tienden a estar asociados con los valores bajos de la otra (correlacin negativa) o si los
valores de ambas variables tienden a no estar relacionados (correlacin con tendencia a 0 (cero)).
403
Covarianza
Las herramientas Correlacin y Covarianza pueden utilizarse con la misma configuracin cuando se han
observado N variables de medida diferentes en un grupo de individuos. Cada una de las herramientas
Correlacin y Covarianza proporciona una tabla de resultados, una matriz que muestra el coeficiente de
correlacin o covarianza, respectivamente, entre cada par de variables de medida. La diferencia es que los
coeficientes de correlacin estn comprendidos entre -1 y +1, ambos inclusive. Las covarianzas
correspondientes no se escalan. Tanto el coeficiente de correlacin como la covarianza son medidas del
grado en el que dos variables "varan juntas".
La herramienta Covarianza calcula el valor de la funcin COVARIANZA.P de la hoja de clculo para cada uno
de los pares de variables de medida. (Usar COVAR directamente en lugar de la herramienta Covarianza es
una alternativa razonable cuando solo hay dos variables de medida, es decir, N=2). La entrada de la diagonal
de la tabla de resultados de la herramienta Covarianza en la fila i, columna i es la covarianza de la variable
de medida i consigo misma. Se trata de la varianza de la poblacin para dicha variable calculada mediante la
funcin VARP de la hoja de clculo.
Puede utilizar la herramienta Covarianza para examinar cada uno de los pares de variables de medida a fin
de determinar si las dos variables de medida tienden a variar conjuntamente, es decir, si los valores altos de
una variable tienden a estar asociados con los valores altos de la otra (correlacin positiva), si los valores
bajos de una variable tienden a estar asociados con los valores altos de la otra (correlacin negativa) o si los
valores de ambas variables tienden a no estar relacionados (correlacin con tendencia a 0 (cero)).
Estadstica descriptiva
La herramienta de anlisis Estadstica descriptiva genera un informe estadstico de una sola variable para los
datos del rango de entrada, y proporciona informacin sobre la tendencia central y dispersin de los datos.
Suavizacin exponencial
La herramienta de anlisis Suavizacin exponencial predice un valor que est basado en el pronstico del
perodo anterior, ajustado al error en ese pronstico anterior. La herramienta utiliza la constante de
suavizacin a, cuya magnitud determina la exactitud con la que los pronsticos responden a los errores en
el pronstico anterior.
Nota Los valores de 0,2 a 0,3 son constantes de suavizacin adecuadas. Estos valores indican que el
pronstico actual debe ajustarse entre un 20 % y un 30 % del error en el pronstico anterior. Las constantes
mayores generan una respuesta ms rpida, pero pueden producir proyecciones errneas. Las constantes
ms pequeas pueden dar como resultado retrasos prolongados en los valores pronosticados.
404
La herramienta calcula el valor f de una estadstica F (o proporcin F). Un valor de f cercano a 1 proporciona
pruebas de que las varianzas de poblacin subyacentes son iguales. En la tabla de resultados, si f < 1, "P(F <=
f) de una cola" proporciona la probabilidad de observar un valor de la estadstica F menor que f cuando las
varianzas de poblacin son iguales, y "Valor crtico de F de una cola" proporciona el valor crtico menor que
1 para el nivel de importancia elegido, Alfa. Si f > 1, "P(F <= f) de una cola" proporciona la probabilidad de
observar un valor de la estadstica F superior a f cuando las varianzas de poblacin son iguales, y "Valor
crtico de F de una cola" proporciona el valor crtico mayor que 1 para Alfa.
Anlisis de Fourier
La herramienta Anlisis de Fourier resuelve problemas de sistemas lineales y analiza datos peridicos,
transformndolos mediante el mtodo de transformacin rpida de Fourier (FFT, Fast Fourier Transform).
Esta herramienta tambin realiza transformaciones inversas, en las que el inverso de los datos
transformados devuelve los datos originales.
Histograma
La herramienta de anlisis Histograma calcula las frecuencias individuales y acumulativas de rangos de celdas
de datos y de clases de datos. Esa herramienta genera datos sobre el nmero de apariciones de un valor en
un conjunto de datos.
Por ejemplo, en una clase con 20 alumnos, puede determinarse la distribucin de calificaciones mediante
una categora de puntuacin por letras. Una tabla de histograma presentar los lmites de las calificaciones
por letras, as como el nmero de calificaciones que haya entre el lmite mnimo y el lmite actual. La
calificacin nica ms frecuente es la moda de los datos.
Sugerencia En Excel 2016, ahora puede crear un histograma o un diagrama de Pareto.
Media mvil
La herramienta de anlisis Media mvil proyecta valores en el perodo de pronsticos, basndose en el valor
promedio de la variable calculada durante un nmero especfico de perodos anteriores. Una media mvil
proporciona informacin de tendencias que se vera enmascarada por una simple media de todos los datos
histricos. Utilice esta herramienta para pronosticar ventas, inventario u otras tendencias. Todos los valores
de pronstico estn basados en la siguiente frmula:
donde:
405
Jerarqua y percentil
La herramienta de anlisis Jerarqua y percentil crea una tabla que contiene los rangos ordinales y
porcentuales de cada valor de un conjunto de datos. Puede analizar la importancia relativa de los valores en
un conjunto de datos. Esta herramienta utiliza las funciones JERARQUIA.EQV yRANGO.PERCENTIL.INC. Si
desea explicar valores relacionados, utilice la funcin JERARQUIA.EQV, que trata lo valores relacionados
como si tuvieran el mismo rango, o utilice la funcin JERARQUIA.MEDIA, que devuelve el rango promedio
de los valores relacionados.
Regresin
La herramienta de anlisis Regresin efecta el anlisis de regresin lineal utilizando el mtodo de "mnimos
cuadrados" para ajustar una lnea a un conjunto de observaciones. Puede analizar la forma en que los valores
de una o ms variables independientes afectan a una variable dependiente. Por ejemplo, puede analizar de
qu modo inciden en el rendimiento de un atleta varios factores: la edad, la estatura y el peso. Basndose
en un conjunto de datos de rendimiento, la regresin determinar la incidencia de cada uno de los tres
factores en la medicin del rendimiento y podrn utilizarse estos resultados para predecir el rendimiento de
un atleta nuevo no sometido a ninguna prueba.
La herramienta Regresin utiliza la funcin ESTIMACION.LINEAL de la hoja de clculo.
Muestreo
La herramienta de anlisis Muestreo crea una muestra de poblacin tratando el rango de entrada como una
poblacin. Cuando la poblacin sea demasiado grande para procesarla o para presentarla grficamente,
puede utilizarse una muestra representativa. Adems, si cree que los datos de entrada son peridicos, puede
crear una muestra que contenga nicamente los valores de una parte determinada de un ciclo. Por ejemplo,
si el rango de entrada contiene cifras de ventas trimestrales, la muestra realizada con una tasa peridica de
cuatro permitir colocar los valores del mismo trimestre en el rango de salida.
Prueba t
Las herramientas de anlisis Prueba t de dos muestras permiten comprobar la igualdad de las medias de
poblacin que subyacen a cada muestra. Las tres herramientas utilizan diferentes suposiciones: que las
varianzas de poblacin son iguales, que las varianzas de poblacin no son iguales y que las dos muestras
representan observaciones anteriores y posteriores al tratamiento en los mismos sujetos.
406
Para las tres herramientas que figuran a continuacin, un valor de la estadstica T, t, se calcula y se muestra
como "t Stat" en las tablas de resultados. Dependiendo de los datos, este valor t puede ser negativo o no
negativo. Suponiendo medias de poblacin subyacentes iguales, si t < 0, "P(T <= t) de una cola" proporciona
la probabilidad de que se observe un valor de la estadstica T que sea ms negativo que t. Si t >=0, "P(T <= t)
de una cola" proporciona la probabilidad de que se observe un valor de la estadstica T que sea ms positivo
que t. "Valor crtico t de una cola" proporciona el valor de corte para que la probabilidad de observar un
valor de la estadstica t mayor o igual que "Valor crtico t de una cola" sea Alfa.
"P(T <= t) de dos colas" proporciona la probabilidad de que se observe un valor de la estadstica T que sea
mayor en valor absoluto que t. "Valor crtico P de dos colas" proporciona el valor de corte para que la
probabilidad de una estadstica T observada mayor en valor absoluto que "Valor crtico P de dos colas" sea
Alfa.
Prueba t para medias de dos muestras emparejadas
Puede utilizar una prueba emparejada cuando existe un par natural de observaciones en las muestras, como
cuando un grupo de muestras se somete a prueba dos veces, antes y despus de un experimento. Esta
herramienta de anlisis y su frmula ejecutan una prueba t de Student de dos muestras emparejadas para
determinar si las observaciones realizadas antes y despus de un tratamiento proceden probablemente de
distribuciones con medias de poblacin iguales. En este tipo de prueba no se supone que las varianzas de
ambas poblaciones sean iguales.
Nota Entre los resultados que se generan con esta herramienta se encuentra la varianza agrupada, una
medicin acumulada de la distribucin de datos en torno a la media, que se deriva de la frmula siguiente.
407
La siguiente frmula se utiliza para calcular los grados de libertad (grados_de_libertad). Puesto que el
resultado del clculo normalmente no es un entero, el valor de los grados de libertad se redondea al entero
ms prximo para obtener un valor crtico de la tabla t. La funcin PRUEBA.T de la hoja de clculo de Excel
utiliza el valor calculado de los grados de libertad sin redondeos, ya que es posible calcular un valor para
PRUEBA.T con un valor de grados de libertad no entero. Debido a estos diferentes mtodos para determinar
los grados de libertad, los resultados de PRUEBA.T y esta herramienta de prueba t variarn en el caso de
varianzas desiguales.
Prueba z
La herramienta de anlisis Prueba z para medias de dos muestras realiza una Prueba z en las medias de dos
muestras con varianzas conocidas. Esta herramienta se utiliza para comprobar las hiptesis nulas relativas a
que no existen diferencias entre dos medias de poblacin frente a las hiptesis alternativas en uno u otro
sentido. Si no se conocen las varianzas, deber utilizarse la funcin PRUEBA.Z de la hoja de clculo.
Cuando se utiliza la herramienta de Prueba z, hay que tener especial cuidado en comprender el resultado.
"P(Z <= z) de una cola" es en realidad P(Z >= ABS(z)), la probabilidad de un valor z ms all de 0 en la misma
direccin que el valor z observado cuando no hay diferencias entre las medias de poblacin. "P(Z <= z) de
dos colas" es realmente P(Z >= ABS(z) o Z <= -ABS(z)), la probabilidad de un valor z ms all de 0 en cualquier
direccin que el valor z observado cuando no hay diferencias entre las medias de poblacin. El resultado de
dos colas es el resultado de una cola multiplicado por 2. La herramienta de Prueba z tambin puede utilizarse
para el caso en que la hiptesis nula sea que existe un valor distinto de cero especfico para la diferencia
entre las dos medias de poblacin. Por ejemplo, puede utilizarse esta prueba para determinar las diferencias
entre el rendimiento de dos modelos de automvil.
408
409
1. Celdas variables
410
2. Celda restringida
3. Celda objetivo
Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:
Si el comando Solver o el grupo Anlisis no estn disponibles, tiene que activar el complemento
Solver .
Cmo activar el complemento Solver
a. Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y despus haga clic en la categora
Complementos.
b. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y despus en Ir.
c. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla Complemento Solver y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
1. En el cuadro Establecer objetivo, escriba una referencia de celda o un nombre para la celda objetivo.
La celda objetivo debe contener una frmula.
2. Siga uno de estos procedimientos:
o Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mximo posible, haga clic en Mx.
o Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mnimo posible, haga clic en Mn.
o Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor de y luego
escriba el valor en el cuadro.
3. En el cuadro Cambiando las celdas de variables, escriba un nombre o una referencia para cada rango
de celda de variable de decisin. Separe con comas las referencias no adyacentes. Las celdas de
variables deben estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo. Se puede
especificar un mximo de 200 celdas de variables.
4. En el cuadro Sujeto a las restricciones, realice lo siguiente para especificar todas las restricciones que
desee aplicar.
a.
En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en Agregar.
b.
En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda o el nombre del rango de celdas
para los que desea restringir el valor.
c.
Haga clic en la relacin ( <=, =, >=, int, bin o dif ) que desee que haya entre la celda a la que se hace
referencia y la restriccin. Si hace clic en int, en el cuadro Restriccin aparecer entero. Si hace clic en bin,
en el cuadro Restriccin aparecer binario. Si hace clic en dif, en el cuadro Restriccin aparecer alldifferent.
d.
Si elige <=, =, o >= para la relacin en el cuadro Restriccin, escriba un nmero, una referencia de
celda o nombre o una frmula.
e.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para aceptar una restriccin y agregar otra, haga clic en Agregar.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
411
f.
En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en la restriccin que desee cambiar o
eliminar.
g.
Haga clic en Cambiar y realice los cambios que desee, o haga clic en Eliminar.
5. Haga clic en Resolver y siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, en el cuadro de dilogo
Resultados de Solver, haga clic en Conservar solucin de Solver.
o Para restaurar los valores originales tal como estaban antes de hacer clic en Resolver, haga
clic en Restaurar valores originales.
o Para interrumpir el proceso de resolucin, presione Esc. Excel actualiza la hoja de clculo con
los ltimos valores encontrados para las celdas de variables de decisin.
o Para crear un informe basado en su solucin despus de que Solver encuentre una solucin,
seleccione un tipo de informe en el cuadro Informes y haga clic en Aceptar. El informe se crea
en una nueva hoja de clculo del libro. Si Solver no encuentra una solucin, la opcin de crear
un informe no est disponible.
o Para guardar los valores de la celda de variable de decisin como un escenario que pueda
mostrar ms tarde, haga clic en Guardar escenario en el cuadro de dilogo Resultados de
Solver y luego escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre del escenario.
412
Cuando guarde un modelo, especifique la referencia de la primera celda de un rango vertical o de las
celdas vacas en que desee colocar el modelo de problema. Cuando cargue un modelo, especifique
la referencia de todo el rango de celdas que contenga el modelo de problema.
Sugerencia Puede guardar las ltimas selecciones realizadas en el cuadro de dilogo Parmetros
de Solver con una hoja de clculo guardando el libro. Cada una de las hojas de clculo de un libro
puede tener sus propias selecciones de Solver y todas ellas se guardan. Tambin puede definir ms
de un problema en una hoja de clculo haciendo clic en Cargar/Guardar para guardar los problemas
individualmente.
Generalized Reduced Gradient (GRG) Nonlinear Se usa para problemas que son no lineales
suavizados.
LP Simplex Se usa para problemas lineales.
Evolutionary Se usa para problemas no suavizados.
413
1. Seleccione una celda en blanco prxima a los datos que quiere mostrar en un minigrfico.
2. En la pestaa Insertar del grupo Minigrficos, haga clic en Lnea, Columna o Prdidas y ganancias.
3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que contiene los datos que quiere mostrar
en el minigrfico.
Por ejemplo, si los datos estn en las celdas A, B, C y D de la fila 2, escriba A2:D2.
414
Sugerencias
Como los minigrficos estn incrustados en una celda, todo el texto que escriba en la celda utiliza el
minigrfico como fondo, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Si selecciona una celda, siempre puede copiar un minigrfico a otras celdas de una columna o fila
ms adelante arrastrando o utilizando Rellenar hacia abajo (Ctrl+D).
415
416
417
6. Por ltimo, d formato a la celda objetivo (B3) para que muestre el resultado como un porcentaje.
a. En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la opcin Porcentaje.
b. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimales para establecer la cantidad de
posiciones decimales.
418
Grficos y formas
419
3. En la pestaa Grficos recomendados, desplcese por la lista de tipos de grfico que Excel
recomienda para sus datos.
Haga clic en cualquier tipo de grfico para ver el aspecto que tendrn sus datos con ese formato.
Sugerencia Si no ve un tipo de grfico que le guste, haga clic en la pestaa Todos los grficos para
ver todos los tipos disponibles.
4. Cuando encuentre el tipo de grfico que quiere, haga clic en l y en Aceptar.
5. Use los botones Elementos de grfico, Estilos de grfico y Filtros de grfico que hay junto a la esquina
superior derecha del grfico para agregar elementos como ttulos de ejes o etiquetas de datos, para
personalizar el aspecto del grfico o para cambiar los datos que se muestran en el mismo.
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420
Sugerencias
Use las opciones de las pestaas Diseo y Formato para personalizar el aspecto del grfico.
Si no ve estas pestaas, agregue las Herramientas de grficos a la cinta haciendo clic en cualquier
parte del grfico.
421
422
Grficos de histograma
Grfico de cajas y bigotes
Grficos de cascada
Grficos combinados
423
Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Una columna apilada muestra valores en columnas
apiladas 2D. Un grfico de columnas apiladas 3D muestra las columnas apiladas en formato 3D pero
no usa un eje de profundidad. Use este grfico cuando tenga varias serie de datos y desea destacar
el total.
Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D Un grfico de columnas 100% apiladas
muestra valores en columnas 2D que estn apiladas para representar el 100%. Un grfico de
columnas 100% apiladas en 3D muestra las columnas en formato 3D pero no usa un eje de
profundidad. Use este grfico cuando tenga dos o ms series de datos y desee destacar las
contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categora.
Columnas 3D Los grficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden cambiar (un eje
horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal
y de profundidad. Use este grfico cuando desee comparar datos en ambas categoras y series de
datos.
Grficos de lneas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de lneas.
En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen de forma uniforme a lo largo del eje horizontal
y todos los datos de valores se distribuyen de forma uniforme en el eje vertical. Los grficos lineales pueden
mostrar datos continuos con el tiempo en un eje de escala regular y por tanto son idneos para mostrar
tendencias en datos a intervalos iguales, como meses, trimestres o ejercicios fiscales.
424
Lnea y lnea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos
individuales, los grficos de lneas pueden mostrar tendencias a lo largo del tiempo o categoras
equidistantes, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en el que se presentan
es importante. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, use un grfico de lneas sin
marcadores.
Lnea apilada y lnea apilada con marcadores Tanto si se muestran con o sin marcadores para
indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas apiladas permiten mostrar la tendencia de
la contribucin que hace cada valor a lo largo del tiempo o categoras distribuidas de forma uniforme.
Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores Tanto si se muestran con o sin
marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas apiladas permiten
mostrar la tendencia del porcentaje en que contribuye cada valor a lo largo del tiempo o categoras
distribuidas de forma uniforme. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, use un
grfico de lneas 100% apiladas sin marcadores.
425
Lneas 3D Los grficos de lneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de
opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene eje horizontal, vertical y de profundidad que puede
cambiar.
Notas
Los grficos de lnea funcionan mejor cuando tienen varias series de datos en su grfico (si
solo tiene una serie de datos, piense en usar un grfico de dispersin en su lugar).
Los grficos de lneas apiladas suman los datos, lo que tal vez no sea el resultado deseado.
Puede que no sea sencillo ver que las lneas estn apiladas, por tanto, considere la posibilidad
de usar otro tipo de grfico de lneas o un grfico de reas apiladas como alternativa.
Circular y circular en 3D Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total
con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para destacarlos.
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426
Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras Los grficos circulares con
subgrfico circular o subgrfico de barras muestran grficos circulares con valores menores que se
extraen en un grfico secundario o grfico de barras apiladas, lo cual permite que se distingan ms
fcilmente.
Grficos de anillos
En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de una
hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con un
todo, pero puede contener ms de una serie de datos.
Anillos Los grficos de anillos muestran datos en anillos, donde cada anillo representa una serie de
datos. Si los porcentajes se muestran en etiquetas de datos, cada anillo totalizar el 100%.
Nota Los grficos de anillos no son fciles de leer. Puede que desee utilizar un grfico de columnas
apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar.
427
Grficos de barras
En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo.
Este tipo de grfico muestra comparaciones entre elementos individuales. En un grfico de barras, las
categoras se organizan tpicamente a lo largo del eje vertical y los valores a lo largo del eje horizontal.
Barra agrupada y barra agrupada en 3D Un grfico de barras agrupadas muestra barras en formato
2D. Un grfico de barras agrupadas en 3D muestra barras en formato 3D; no usa un eje de
profundidad.
Barra apilada y barra apilada en 3D Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de
elementos individuales con el conjunto en barras 2D. Un grfico de barras apiladas en 3D muestra
barras en formato 3D; no usa un eje de profundidad.
Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Una barra 100% apilada muestra barras 2D
que comparan el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categoras. Un grfico de
barras apiladas en 3D muestra barras en formato 3D; no usa un eje de profundidad.
428
Grficos de rea
En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo.
Los grficos de rea se pueden usar para trazar el cambio con el tiempo y para llamar la atencin en el valor
total en una tendencia. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la
relacin de las partes con un todo.
reas apiladas y reas apiladas en 3D Los grficos de reas apiladas muestran la tendencia de la
contribucin de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categora en formato 2D. Un grfico
de reas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, pero muestra reas en formato 3D sin usar
un eje de profundidad.
429
reas 100% apiladas y reas 100% apiladas en 3D Los grficos de reas 100% apiladas muestran la
tendencia del porcentaje en que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros datos de
categora. Un grfico de reas 100% apiladas en 3D hace lo mismo pero muestra reas en formato
3D sin usar un eje de profundidad.
430
Dispersin Este grfico muestra puntos de datos sin conectar lneas para comparar pares de
valores.
Dispersin con lneas suavizadas y marcadores y dispersin con lneas suavizadas Este grfico
muestra una curva suavizada que conecta los puntos de datos. Las lneas suavizadas se pueden
mostrar con o sin marcadores. Use una lnea suavizada sin marcadores si hay muchos puntos de
datos.
Dispersin con lneas rectas y marcadores y dispersin con lneas rectas Este grfico muestra
lneas de conexin rectas entre los puntos de datos. Las lneas rectas se pueden mostrar con o sin
marcadores.
Grficos de burbujas
De manera muy similar a un grfico de dispersin, un grfico de burbujas agrega una tercera columna para
especificar el tamao de la burbuja que muestra para representar los puntos de datos en la serie de datos.
431
Burbujas o burbujas con efecto 3D Ambos tipos de grficos de burbujas comparan conjuntos de
tres valores en lugar de dos, mostrando burbujas en formato 2D o 3D (sin usar un eje de profundidad).
El tercer valor especifica el tamao del marcador de burbuja.
Grficos de cotizaciones
En un grfico de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden
especfico en una hoja de clculo. Como el nombre indica, los grficos de cotizaciones pueden mostrar las
fluctuaciones de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico tambin se puede utilizar con datos
cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de cotizaciones para indicar la fluctuacin de las
temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear grficos de
cotizaciones.
Por ejemplo, para crear un grfico sencillo de cotizaciones de mximos, mnimos y cierre, organice los datos
en columnas, con Mximos, Mnimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.
Mximos, mnimos y cierre Este grfico de cotizaciones usa tres series de valores en el siguiente
orden: altos, bajos y cerrados.
Apertura, mximos, mnimos y cierre Este grfico de cotizaciones usa cuatro series de valores en
el siguiente orden: abiertos, altos, bajos y cerrados.
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432
Volumen, mximos, mnimos y cierre Este grfico de cotizaciones usa cuatro series de valores en
el orden siguiente (volumen, altos, bajos y cerrados). Mide el volumen mediante dos ejes de valores:
uno para las columnas que miden el volumen y otro para el precio de los valores.
Volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre Este grfico de cotizaciones usa cinco series de
valores en el siguiente orden: volumen, apertura, altos, bajos y cerrados.
Grficos de superficie
En un grfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Este grfico es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un
mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango de valores. Puede crear
un grfico de superficie cuando las categoras y series de datos son valores numricos.
Superficie 3D Este grfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una
hoja de goma estirada sobre un grfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones
entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podran resultar difciles de ver. Las bandas
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433
de colores de un grfico de superficie no representan la serie de datos; indican la diferencia entre los
valores.
Contorno Los grficos de contorno son grficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido a
los mapas topogrficos 2D. En un grfico de contorno, las bandas de color representan rangos
concretos de valores. Las lneas de un grfico de contorno conectan puntos interpolados de igual
valor.
Contorno reticular Los grficos de contorno reticular tambin son grficos de superficie vistos
desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie y solo muestran las lneas. No son fciles de
leer. Puede que desee usar un grfico de superficie 3D en su lugar.
434
Grficos radiales
En un grfico radial se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de una hoja
de clculo. Los grficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.
Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los grficos
radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.
Radial relleno En un grfico radial relleno, el rea cubierta con una serie de datos se rellena con un
color.
435
Grfico de rectngulos
El grfico de rectngulos proporciona una vista jerrquica de los datos y una manera sencilla de comparar
diferentes niveles de categorizacin. El grfico de rectngulos muestra las categoras por color y proximidad
y puede visualizar fcilmente muchos datos que seran difciles de ver en grficos de otros tipos. El grfico
de rectngulos se puede trazar cuando hay celdas vacas (en blanco) en la estructura jerrquica y los grficos
de rectngulos son tiles para comparar proporciones dentro de la jerarqua.
436
Grficos de histograma
Los datos trazados en un grfico de histograma muestran las frecuencias dentro de una distribucin. Cada
columna del grfico se denomina clase, que se puede modificar para analizar con mayor detalle los datos.
437
bigotes se considera un valor atpico. Use este tipo de grfico cuando hay varios conjuntos de datos que se
relacionan unos con otros de alguna forma.
Grficos de cascada
Un grfico de cascada muestra un total acumulado de los datos financieros al sumar o restar valores. Es muy
til para comprender cmo un valor inicial se ve afectado por una serie de valores positivos y negativos. Las
columnas tienen cdigos de colores para que pueda diferenciar rpidamente los nmeros positivos de los
negativos.
Grficos combinados
Los datos que se organizan en columnas y filas se pueden trazar en un grfico combinado. Los grficos
combinados combinan dos o ms tipos de grficos para que los datos sean sencillos de comprender,
especialmente cuando los datos varan en gran medida. Mostrado en un eje secundario, este grfico es
incluso ms sencillo de leer. En este ejemplo, hemos usado un grfico de columnas para mostrar el nmero
de hogares vendidos entre enero y junio y despus hemos usado un grfico de lneas para facilitar la
identificacin por parte de los lectores del precio promedio de venta al mes.
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438
Columna agrupada columna agrupada y de lneas lnea en eje secundario Con o sin un eje
secundario, este grfico combina un grfico de lneas y columnas agrupadas, en el que se muestran
algunas series de datos como columnas y otras como lneas en el mismo grfico.
rea apilada columna agrupada Este grfico combina un grfico de columnas agrupadas y reas
apiladas, en el que se muestran algunas series de datos como reas apiladas y otras como columnas
en el mismo grfico.
Combinacin personalizada Este grfico le permite combinar los grficos que desea mostrar en el
mismo grfico.
439
Crear un histograma
Un histograma o grfico de Pareto (histograma ordenado) es un grfico de columnas que muestra los datos
de frecuencia. He aqu un ejemplo:
Para crear un histograma en Excel se proporcionan dos tipos de datos: los que desea analizar y los nmeros
de rango que representan los intervalos en los que se basar para medir la frecuencia.
Crear un histograma
1. Seleccione los datos.
(Aqu se muestran los datos que se usaron para crear el histograma de ejemplo anterior).
440
Tambin puede crear un histograma desde la pestaa Todos los grficos, en Grficos
recomendados.
Sugerencias
Use las pestaas Diseo y Formato para personalizar el aspecto del grfico.
Si no ve estas pestaas, haga clic en cualquier parte del histograma para agregar las Herramientas
de grficos a la cinta.
2. Use la informacin de la siguiente tabla para decidir cules son las opciones que quiere establecer
en el panel Formato de ejes.
Opcin
Por categora
Descripcin
Elija esta opcin cuando las categoras (eje horizontal) se basan en texto, no en
valores numricos. El histograma agrupar las mismas categoras y sumar los
valores en el eje de valores.
441
Automtica
Ancho del
rango
Nmero de
rangos
Desbordar
rango
Subdesbordar
rango
3.
Sugerencia Para obtener ms informacin sobre el histograma y conocer cmo le ayuda a visualizar datos
estadsticos, consulte esta entrada de blog sobre el histograma, el diagrama de Pareto y el grfico de cajas
y bigotes del equipo de Excel. Puede que tambin le interese conocer los otros tipos de grficos nuevos
que se describen en esta entrada de blog.
442
La regla de referencia normal de Scott intenta minimizar el sesgo en la varianza del histograma en relacin
con el conjunto de datos, asumiendo que los datos tienen una distribucin normal.
Opcin Desbordar rango
443
1. Haga clic en el grfico y luego en los iconos que hay junto al grfico para agregar los toques finales:
o Para mostrar, ocultar o dar formato a cosas como ttulos de eje o etiquetas de datos, haga
clic en Elementos de grfico
Para cambiar rpidamente el color o el estilo del grfico, use los Estilos de grfico
444
Sugerencia Puede destacar ciertos sectores del grfico circular arrastrndolos hacia fuera.
Sugerencia Si los datos que tiene no valen para un grfico circular, pruebe con un grfico de barras, de
columnas o de lneas.
445
446
4. Para mantener el grfico vinculado a la hoja de clculo original, elija una de estas opciones:
o Usar tema de destino y vincular datos Actualiza el formato del grfico para que coincida
con el formato de destino.
o Mantener formato de origen y vincular datos Conserva el formato del grfico exactamente
como est.
5. Para mantener los datos con el grfico sin romper el vnculo a la hoja de clculo original, elija una
de estas opciones:
o Usar tema de destino e insertar libro de trabajo Actualiza el formato del grfico para que
coincida con el formato de destino.
o Mantener formato de origen e insertar libro de trabajo Conserva el formato del grfico
exactamente como es.
6. Para pegar el grfico como una imagen, haga clic en la imagen. No se pueden editar o actualizar el
grfico, pero puede aplicar formato de imagen y reemplazarla con otra imagen.
1. incrustado
2. objeto
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
447
Vinculado
archivo de
origen
Insercin archivo de
de
destino
La
informacin
Descripcin
puede
actualizarse?
No
448
Agregar formas
Puede agregar formas, como cuadros, crculos y flechas, a los documentos, mensajes de correo electrnico,
presentaciones de diapositivas y hojas de clculo. Para agregar una forma, haga clic en Insertar, haga clic en
Formas, seleccione una forma y luego haga clic y arrastre para dibujar la forma.
Despus de agregar una o ms formas, puede agregarles texto, vietas, numeracin y estilos rpidos.
Para obtener ms informacin acerca del uso de grficos o SmartArt en los documentos, vea el tema sobre
cundo se debe usar un elemento grfico SmartArt y cundo un grfico.
Crear un organigrama.
Mostrar una jerarqua, como un rbol de decisin.
Ilustrar los pasos o las etapas de un proceso o flujo de trabajo.
Mostrar el flujo de un proceso, procedimiento u otro evento.
Enumerar datos.
Mostrar informacin cclica o repetitiva.
Mostrar una relacin entre partes, como conceptos superpuestos.
Crear una ilustracin matricial.
Mostrar informacin proporcional o jerrquica en una ilustracin piramidal.
Crear una ilustracin rpidamente escribiendo texto y colocndola y ordenndola de forma
automtica en un diseo de elemento grfico SmartArt.
Para crear un elemento grfico SmartArt, consulte Crear un elemento grfico SmartArt. Para obtener ayuda
para decidir qu diseo de elemento grfico SmartArt desea usar, consulte Elegir un elemento grfico
SmartArt.
Use un grfico si desea realizar cualquiera de las siguientes acciones:
449
Usar clculos de hiptesis y poder cambiar los nmeros y ver los cambios reflejados automtica e
inmediatamente en el grfico.
Agregar automticamente leyendas o lneas de cuadrcula basadas en los datos.
Usar funciones especficas de los grficos, como barras de error o etiquetas de datos.
Excel
1. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.
2. Haga clic en la forma que quiera, haga clic en cualquier parte del libro y luego arrastre para colocar
la forma.
Para crear un crculo o cuadrado perfecto (o restringir las dimensiones de otras formas), mantenga
presionado Mayus mientras arrastra.
Sugerencia Puede agregar formas individuales a un grfico o agregar formas sobre un elemento grfico
SmartArt para personalizarlos.
Qu ms quiere hacer?
Agregar texto a una forma
Cambiar de una forma a otra
Agregar varias formas al archivo
Agregar una lista con vietas o numerada a una forma
Agregar un estilo rpido a una forma
Eliminar una forma
El texto que agregue se convierte en parte de la forma; si gira o voltea la forma, el texto
tambin girar o se voltear
Si est trabajando en un dispositivo tctil, vea Agregar y trabajar con texto en formas con
dispositivos tctiles.
450
, elija Cambiar
Excel
1. En la pestaa Insertar, haga clic en Formas.
2. Haga clic con el botn secundario en la forma que desea agregar y luego haga clic en Bloquear modo
de dibujo
3. Haga clic en cualquier lugar del libro y, a continuacin, arrastre para colocar la forma.
4. Repita los pasos 2 y 3 para cada forma que desee agregar.
Sugerencia Para crear un cuadrado o un crculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras
formas), presione la tecla Mays y mantngala presionada mientras arrastra.
5. Presione Esc cuando haya agregado todas las formas que desea.
451
Haga clic en la forma que desea eliminar y luego presione Eliminar. Para eliminar varias formas,
presione la tecla Ctrl mientras hace clic en las formas que desea eliminar y luego presione Suprimir..
452
Puede mostrar rpidamente un grfico como el anterior cambiando el grfico a un grfico combinado.
1. Haga clic en cualquier lugar del grfico que desee cambiar a un grfico combinado para mostrar las
Herramientas de grficos.
3. En la pestaa Todos los grficos, elija Cuadro combinado y luego el grfico Columna agrupada - Lnea
en eje secundario.
453
4. Debajo de Elija el tipo de grfico y el eje para la serie de datos, active la casilla Eje secundario para
cada serie de anlisis de datos que desea trazar en el eje secundario y luego cambiar su tipo de
grfico a Lnea.
5. Asegrese de que todas las dems series de datos se muestran como Columna agrupada.
Para aclarar lo trazado en cada uno de los ejes verticales, puede agregar ttulos de ejes.
454
Con mapas en 3D, puede trazar geogrfica y datos temporales en un mundo 3D o mapa personalizado,
mostrarlo en el tiempo y crear paseos visuales que puede compartir con otras personas. Desear utilizar
mapas en 3D para:
Asignar datos Trama de ms de un milln de filas de datos visualmente en Bing maps en formato
3D desde una tabla de Excel o de modelo de datos en Excel.
Perspectivas de descubrimiento Obtener nuevos conocimientos al ver los datos de espacio
geogrfico y ver datos de marca de tiempo cambia con el tiempo.
Historias de recurso compartido Capturar pantallas y generacin cinematogrficas tours vdeo
guiadas que puede compartir ampliamente, audiencias atractivas como nunca antes. O exportar
visitas a vdeo y compartirlos as de esta forma.
Encontrar el botn mapa 3D en el grupo de viajes, en la ficha Insertar de la cinta de opciones de Excel,
como se muestra en esta imagen.
455
456
5. Cuando los datos de las parcelas mapas en 3D, aparecern puntos del mundo.
457
458
459
Para ello
Utilice este tipo
Ilustrar conexiones.
Relacin
Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo.
Matriz
Usar imgenes para transmitir o dar nfasis al contenido.
Imagen
Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o
Pirmide
inferior.
Tenga en cuenta tambin la cantidad de texto que tiene, dado que la cantidad de texto y el nmero de
formas que necesite determinan, por lo general, el diseo con mejor aspecto. Tienen ms peso los detalles
que los puntos de resumen o viceversa? En general, los elementos grficos SmartArt son ms eficaces cuando
el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a puntos clave. Los textos largos pueden distraer la
atencin de la apariencia visual del elemento grfico SmartArt y dificultar la transmisin visual del mensaje.
No obstante, algunos diseos, como Lista de trapezoides en el tipo Lista, funcionan mejor con textos ms
largos.
Algunos diseos de elementos grficos SmartArt contienen un nmero limitado de formas. Por ejemplo, el
diseo Flechas de contrapeso del tipo Relacin est diseado para mostrar dos ideas o conceptos opuestos.
Solo dos formas pueden contener texto y el diseo no se puede cambiar para mostrar ms ideas o conceptos.
Si necesita transmitir ms de dos ideas, cambie a otro diseo que disponga de ms de dos formas para texto,
como el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o los tipos de
elementos grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por ejemplo, un diseo con
flechas que apuntan hacia la derecha, como Proceso bsico del tipo Proceso, no significa lo mismo que un
elemento grfico SmartArt con flechas que forman un crculo, como Ciclo continuo del tipo Ciclo. Las flechas
tienden a implicar flujo o progresin en una determinada direccin, mientras que un diseo similar con lneas
de conexin en lugar de flechas implica conexiones, pero no necesariamente flujo.
Si no encuentra el diseo exacto que desea, puede agregar y quitar formas en el elemento grfico SmartArt
para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, el diseo Proceso bsico del tipo Proceso aparece con
tres formas, pero es posible que su proceso solo necesite dos formas o quiz cinco. A medida que agrega o
quita formas y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualiza
automticamente, manteniendo el diseo y el borde originales del diseo del elemento grfico SmartArt.
Cuando selecciona un diseo, aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo, [Texto]). El texto de
marcador de posicin no se imprime y no aparece durante una presentacin de PowerPoint. Puede sustituir
el texto de marcador de posicin con su propio contenido. Tenga en cuenta que las formas que contienen
texto de marcador de posicin siempre se muestran y se imprimen, a menos que las elimine.
Sugerencia Si cree que el elemento grfico SmartArt tiene un aspecto anodino, cambie a otro diseo que
contenga subformas o aplique un estilo SmartArt distinto o una variacin de color. Al cambiar de un diseo
a otro, la mayor parte del texto y dems contenido, colores, estilos, efectos y formato de texto se transfieren
automticamente al nuevo diseo.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
460
Cuando se crea un elemento grfico SmartArt, el elemento grfico SmartArt y su panel Texto se rellenan con
el texto del marcador de posicin que puede reemplazar por su informacin. En la parte superior del panel
Texto, puede modificar el texto que aparecer en el grfico SmartArt. En la parte inferior del panel Texto,
puede ver informacin adicional acerca del elemento grfico SmartArt.
En los elementos grficos SmartArt que contienen un nmero fijo de formas, solo parte del texto del panel
Texto aparece en el elemento SmartArt. El texto, las imgenes u otro contenido que no se muestra se
identifica en el panel Texto con una X roja. El contenido que no se muestra sigue estando disponible si cambia
a otro diseo, pero si mantiene y cierra este mismo diseo, la informacin no se guarda para proteger su
privacidad.
El panel Texto funciona como un esquema o una lista con vietas que asigna informacin directamente al
elemento grfico SmartArt. Cada elemento grfico SmartArt define su propia asignacin entre las vietas del
panel Texto y el conjunto de formas del elemento grfico SmartArt.
461
Presione ENTRAR para crear una lnea nueva de texto con vietas en el panel Texto. Para aplicar sangra a
una lnea del panel Texto, seleccione la lnea a la que desea aplicar la sangra y despus en Herramientas de
SmartArt, en el grupo Crear grfico de la pestaa Diseo, haga clic en Disminuir nivel. Para aplicar una
sangra negativa a una lnea, haga clic en Aumentar nivel. Tambin puede presionar la tecla TAB para aplicar
una sangra o MAYS+TAB para aplicar una sangra negativa en el panel Texto.
Si no ve las pestaas Herramientas de SmartArt o Diseo, haga doble clic en el elemento grfico SmartArt.
Nota Segn el diseo que elija, cada vieta del panel Texto se representa en el elemento grfico SmartArt
como una forma nueva o como una vieta dentro de una forma. Por ejemplo, observe cmo el mismo texto
se asigna de manera diferente en los dos elementos grficos SmartArt siguientes. En el primer ejemplo, las
subvietas se representan como dos formas independientes, y en el segundo ejemplo las subvietas se
representan como vietas en la forma.
Sugerencia Si no desea todo el texto en formas independientes, cambie a otro diseo que muestre todo el
texto como vietas.
Si utiliza un diseo de organigrama con una forma Asistente, una vieta con una lnea adjunta indica la forma
Asistente.
462
Puede establecer el formato de caracteres como la fuente, el tamao de fuente, la negrita, la cursiva y el
subrayado del texto en el elemento grfico SmartArt al aplicar el formato al texto en el panel Texto. Este
formato de caracteres no se muestra dentro del panel Texto, pero se refleja en el elemento grfico SmartArt.
Cuando el tamao de fuente de una forma se reduce porque se agrega ms texto a la forma, tambin se
reduce al mismo tamao todo el texto de las formas restantes para mantener un aspecto coherente y
profesional en el elemento grfico SmartArt. Despus de elegir un diseo, puede mover el puntero del
mouse sobre cualquiera de los diferentes diseos mostrados en la cinta de opciones y usar Vista previa
dinmica para ver el aspecto que tendr el contenido con el diseo aplicado.
463
Tambin puede utilizar un estilo SmartArt 3D con perspectiva para resaltar una escala de tiempo que va
hacia el futuro.
Sugerencia Los estilos SmartArt 3D, especialmente 3D coherente con la escena, pueden distraer del mensaje
que se desea transmitir a menos que se usen con moderacin. Los estilos SmartArt 3D generalmente son
adecuados para la primera pgina de un documento o la primera diapositiva de una presentacin. Otros
efectos 3D ms simples, como los biseles, no distraen tanto pero tambin deben usarse con moderacin.
Para enfatizar distintas etapas en un elemento grfico SmartArt de tipo Proceso, puede utilizar cualquiera
de las combinaciones de Multicolor.
Si dispone de un elemento grfico SmartArt de tipo Ciclo, puede utilizar cualquiera de las opciones Rango
de degradado - Colores n de nfasis para enfatizar el movimiento circular. Estos colores se mueven a lo largo
de un degradado hasta la forma central y despus se invierten hasta la primera forma.
464
Cuando se eligen colores, se debe considerar tambin si se quiere que la audiencia imprima el elemento
grfico SmartArt o que lo visualice en pantalla.
Sugerencia Las combinaciones de color con Transparente en el nombre funcionan mejor que si tiene una
diapositiva de fondo para mostrar un diseo ms refinado en el documento.
Cuando se inserta un elemento grfico SmartArt en el documento sin especificar un tema, el elemento
grfico coincidir con el resto del contenido del documento. Si cambia el tema del documento, el aspecto
del elemento grfico SmartArt se actualizar automticamente.
Si las galeras integradas no son suficientes para dar el aspecto que se desea, casi todas las partes de un
elemento grfico SmartArt se pueden personalizar. Si la galera de estilos SmartArt no dispone de la
combinacin correcta de rellenos, lneas y efectos, puede aplicar un estilo de forma individual o personalizar
la forma por completo. Si una forma no tiene el tamao y posicin que desea, puede mover la forma o
cambiar su tamao. Puede encontrar la mayora de las opciones de personalizacin en Herramientas de
SmartArt en la pestaa Formato.
Incluso despus de personalizar el elemento grfico SmartArt, puede cambiar a un diseo distinto y se
mantendrn la mayor parte de las personalizaciones. Tambin puede hacer clic en el botn Restablecer
grfico de la pestaa Diseo del grupo Restablecer para quitar todos los cambios de formato y volver a
empezar.
465
Impresin
466
BORRADOR
Logotipo
empresa
de
la
CONFIDENCIAL
Fondo
1. Haga clic en este vnculo (BORRADOR) y despus haga clic en Guardar > Guardar como para guardar
el archivo en su equipo. Esta es la imagen que usar para la marca de agua.
2. En Excel, haga clic en Insertar > Encabezado y pie de pgina.
467
5. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro del encabezado. Debera aparecer la marca de agua
"BORRADOR".
6. Es posible que quiera que la marca de agua quede centrada entre las partes superior e inferior. Para
ello, seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen]. A
continuacin, presione Entrar tantas veces como sea necesario para alinearla verticalmente de la
forma que desee.
Nota Ver la marca de agua en Excel solo cuando est en la vista Diseo de pgina o Vista previa de
impresin.
Insertar el logotipo de la empresa como una marca de agua en todas las pginas impresas
468
4. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro del encabezado. Debera aparecer la marca de agua del
logotipo.
5. Es posible que quiera que la marca de agua quede centrada entre las partes superior e inferior. Para
ello, seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen]. A
continuacin, presione Entrar tantas veces como sea necesario para alinearla verticalmente de la
forma que desee.
Nota Ver la marca de agua en Excel solo cuando est en la vista Diseo de pgina o Vista previa de
impresin.
469
1. Haga clic en este vnculo (CONFIDENCIAL) y despus haga clic en Guardar > Guardar como para
guardar el archivo en su equipo. Esta es la imagen que usar para la marca de agua.
2. En Excel, haga clic en Insertar > Encabezado y pie de pgina.
5. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro del encabezado. Debera aparecer la marca de agua
"CONFIDENCIAL".
470
6. Es posible que quiera que la marca de agua quede centrada entre las partes superior e inferior. Para
ello, seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen]. A
continuacin, presione Entrar tantas veces como sea necesario para alinearla verticalmente de la
forma que desee.
Nota Ver la marca de agua en Excel solo cuando est en la vista Diseo de pgina o Vista previa de
impresin.
471
En el encabezado, ver &[Imagen]. Esto significa que hay una imagen en el encabezado.
4. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro del encabezado. Debera aparecer la marca de agua del
logotipo en el fondo.
5. Es posible que quiera que la marca de agua quede centrada entre las partes superior e inferior. Para
ello, seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen]. A
continuacin, presione Entrar tantas veces como sea necesario para alinearla verticalmente de la
forma que desee.
6. Si cree que la imagen cubre los datos de la hoja de clculo, puede hacerla ms "transparente"
aumentando su brillo y contraste:
1. Seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen].
2. En Herramientas de encabezado y pie de pgina, haga clic en Diseo > Formato de imagen.
472
Nota Ver la marca de agua en Excel solo cuando est en la vista Diseo de pgina o Vista previa de
impresin.
4. Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro del encabezado. Debera aparecer la marca de agua en
el fondo.
5. Para centrar la marca de agua entre las partes superior e inferior de la pgina, seleccione el
encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen]. A continuacin,
presione Entrar tantas veces como sea necesario para alinearla verticalmente de la forma que desee.
6. Para cambiar el brillo y el contraste de la imagen:
1. Seleccione el encabezado y asegrese de que el cursor est en frente del "&" de &[Imagen].
2. En Herramientas de encabezado y pie de pgina, haga clic en Diseo > Formato de imagen.
473
474
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
475
Para modificar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto de encabezado
o pie de pgina, en la parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo,
respectivamente, y despus seleccione el texto que desea modificar.
4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de pgina.
o Para iniciar una lnea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de pgina, presione
Entrar.
o Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de pgina, seleccinela en el cuadro
de texto del encabezado o pie de pgina y, despus, presione Supr o Retroceso. Tambin
puede hacer clic en el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores.
o Para insertar una sola vez el smbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de
un pie de pgina, use dos veces este smbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas &
Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
o Para cerrar encabezados o pies de pgina, haga clic en cualquier punto de la hoja de clculo.
Para cerrar los encabezados o los pies de pgina sin guardar las modificaciones realizadas,
presione Esc.
o
Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina
1. Haga clic en la hoja u hojas de clculo, en la hoja de grfico o en el grfico incrustado al que desea
agregar encabezados o pies de pgina, o que contiene los encabezados o pies de pgina que desea
cambiar.
Para
seleccionar
476
visible, haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, despus, haga clic
en Desagrupar hojas.
3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Iniciador del cuadro de
dilogo .
477
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la
parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
Sugerencia Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de pgina
y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de pgina con la pestaa Diseo.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Encabezado o Pie de
pgina y despus en el elemento predefinido que desee.
Agregar un encabezado o un pie de pgina predefinido a un grfico
1. Haga clic en la hoja de grfico o en el grfico incrustado al que desee agregar un encabezado o un pie
de pgina predefinido.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
478
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la
parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
Sugerencia Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de pgina
y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de pgina con la pestaa Diseo.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, haga clic en el
elemento que desea usar.
Insertar elementos especficos de un encabezado o de un pie de pgina en un grfico
1. Haga clic en la hoja de grfico o en el grfico incrustado al que desee agregar un encabezado o un pie
de pgina predefinido.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
479
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la
parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
Sugerencia Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de pgina
y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de pgina con la pestaa Diseo.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Opciones, seleccione uno o varios de los procedimientos siguientes:
o Para eliminar los encabezados y pies de pgina de la primera pgina impresa, active la casilla
Primera pgina diferente.
o Active la casilla Pginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y
pies de pgina de las pginas impares deben ser diferentes de los de las pginas pares.
o Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies
de pgina deben usar el mismo tamao de fuente y escala que la hoja de clculo.
Si desea que el tamao de fuente y el ajuste de escala de los encabezados y pies de pgina
sean distintos del ajuste de escala de la hoja de clculo, lo que ayuda a que la presentacin
sea igual en todas pginas, desactive esta casilla.
o
Active la casilla Alinear con mrgenes de pgina para comprobar que los mrgenes del
encabezado o pie de pgina estn alineados con los mrgenes derecho e izquierdo de la hoja
de clculo.
Para definir los mrgenes izquierdo y derecho de los encabezados y pies de pgina en un valor
especfico distinto del de los mrgenes de la hoja de clculo, desactive esta casilla.
480
o
o
o
Active la casilla Primera pgina diferente para quitar los encabezados y pies de pgina de la
primera pgina impresa.
Active la casilla Pginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y
pies de pgina de las pginas impares deben ser diferentes de los de las pginas pares.
Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies
de pgina deben usar el mismo tamao de fuente y escala que la hoja de clculo.
Si desea que el tamao de fuente y el ajuste de escala de los encabezados y pies de pgina
sean distintos del ajuste de escala de la hoja de clculo, lo que ayuda a que la presentacin
sea igual en varias pginas, desactive la casilla Ajustar la escala con el documento.
Active la casilla Alinear con mrgenes de pgina para comprobar que los mrgenes del
encabezado o pie de pgina estn alineados con los mrgenes derecho e izquierdo de la hoja
de clculo.
Sugerencia Para definir los mrgenes izquierdo y derecho de los encabezados y pies de pgina
en un valor especfico distinto del de los mrgenes de la hoja de clculo, desactive esta casilla.
en la barra de estado.
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
2. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la
parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
481
Sugerencia Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de pgina
y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de pgina con la pestaa Diseo.
3. Presione Supr o Retroceso.
Nota Si desea eliminar los encabezados y pies de pgina de varias hojas de clculo de una sola vez,
seleccione las hojas de clculo y despus abra el cuadro de dilogo Configurar pgina. Para eliminar
todos los encabezados y pies de pgina de una sola vez, en la pestaa Encabezado y pie de pgina,
seleccione (ninguno) en el cuadro Encabezado o Pie de pgina.
482
483
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin y, despus,
en Vertical u Horizontal.
Nota Si no tiene configurada una impresora, la opcin Orientacin aparecer atenuada y no ser
posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opcin tambin aparece
atenuada cuando se est en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver
esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos.
Sugerencia Como a que puede configurar la orientacin de la pgina en cada hoja de clculo, podra
imprimir hojas de clculo de un libro con una orientacin (por ejemplo, orientacin vertical) y otras
hojas del mismo libro, con la orientacin contraria (orientacin horizontal). Simplemente configure
la orientacin de cada hoja de clculo segn corresponda y, despus, vea Imprimir una hoja de clculo
o un libro.
484
Para
seleccionar
Nota Si no tiene configurada una impresora, la opcin Orientacin aparecer atenuada y no ser
posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opcin tambin aparece
atenuada cuando se est en pleno proceso de modificar el contenido de una celda. Para resolver
esto, presione Entrar para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos.
485
486
Nota El comando Imprimir ttulos aparecer atenuado si se encuentra en modo de edicin de celdas, si se
selecciona un grfico en la misma hoja de clculo o si no tiene una impresora instalada.
1. En la pestaa Hoja, bajo Imprimir ttulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:
o En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de las filas que incluyan
encabezados de columna.
o En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que
incluyan los rtulos de fila.
Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada pgina
impresa, puede escribir $1:$1 en el cuadro Repetir filas en extremo superior.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo en el extremo
derecho de los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda
y despus seleccionar las columnas o filas de ttulo que desee repetir en la hoja de clculo.
Una vez seleccionados estos elementos, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo
para volver al cuadro de dilogo.
Nota Si hay ms de una hoja de clculo seleccionadas, los cuadros Repetir filas en extremo
superior y Repetir columnas a la izquierda no estarn disponibles en el cuadro de dilogo
Configurar pgina. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo, haga clic en
cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada,
haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y despus haga clic
en Desagrupar hojas en el men contextual.
487
Siguientes pasos
Cuando haya acabado de configurar la hoja de clculo para incluir etiquetas o encabezados de fila y de
columna (tambin llamados ttulos de impresin) en cada pgina, puede continuar e imprimir la hoja de
clculo.
Antes de imprimir una hoja de clculo que contenga una gran cantidad de datos, puede ajustarla
rpidamente en la vista Diseo de pgina. En esta vista, puede ver y modificar elementos como los
mrgenes, la orientacin de pgina y los encabezados o pies de pgina.
Asegrese de que los datos estn a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando haya texto o nmeros
que sean demasiado anchos para caber en una columna, se vern como signos de nmero (##). Puede
aumentar el ancho de la columna para evitarlo.
488
Recursos adicionales
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490
491
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493
494
4. En Informacin de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usar para imprimir las etiquetas.
5. En la lista Marcas de etiquetas, haga clic en el nombre de la compaa que fabrica las hojas de
etiquetas que est usando.
6. En la lista Nmero de producto, haga clic en el nmero de producto que aparece en el cuadro de
hojas de etiquetas.
Si el nmero de producto de las hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones del
cuadro de dilogo Opciones para etiquetas, todava puede imprimir las etiquetas. Solo tiene que
realizar algunas personalizaciones.
a. Mida las etiquetas de la hoja que tiene y anote las medidas, as como la cantidad de etiquetas
que caben en una sola hoja.
Nota Mida las etiquetas cuidadosamente. El tamao real de las etiquetas puede ser menor
que el que indica el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 puede medir en realidad
2,4 cm de alto y 4,9 cm de ancho.
b. En la lista Nmero de producto, seleccione un tipo de etiqueta similar en tamao al de sus
etiquetas.
Si no ve el tipo de etiqueta deseado en el cuadro Nmero de producto, podr utilizar otra de
las etiquetas que se muestran en la lista o crear un nuevo tamao de etiqueta.
c. Haga clic en Detalles y, a continuacin, compare las dimensiones de la etiqueta y el nmero
de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras lser o de chorro de
tinta, o el nmero de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para
impresoras matriciales.
d. Siga uno de estos procedimientos:
Si las dimensiones y el diseo de la etiqueta coinciden con los de sus etiquetas, utilice
la etiqueta seleccionada.
Si las dimensiones y el diseo no coinciden con los suyos, haga clic en Cancelar y
contine con el paso 4.
e. En el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas, haga clic en el tipo de impresora
(Impresoras de alimentacin continua o Impresoras de pginas) y, a continuacin, haga clic
en Nueva etiqueta.
495
496
Nota Si no aparece Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) en la lista, active la casilla de
verificacin Mostrar todos.
5. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, en Nombre o rango de celdas, seleccione el rango de
celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
Nota Las etiquetas se asocian a los datos de la hoja de clculo, pero la hoja de etiquetas sigue vaca. Si es
necesario, puede definir la lista de destinatarios como se describe en el paso 4 o puede rellenar las etiquetas
con marcadores de posicin para la informacin de direccin, como se describe en el paso 5.
Ordenar registros Haga clic en el encabezado de la columna por la que quiere ordenar los
registros. Word ordena la lista en orden alfabtico ascendente (de la A a la Z). Haga clic de
nuevo en el encabezado de columna para ordenar la lista en orden alfabtico descendente
(de la Z a la A).
Para especificar ms opciones de ordenacin avanzadas, haga clic en Ordenar dentro de
Restringir lista de destinatarios y, a continuacin, seleccione sus preferencias de orden en el
cuadro de dilogo Filtrar y ordenar de la pestaa Ordenar registros. Por ejemplo, puede
especificar que las direcciones de los destinatarios se ordenen alfabticamente por apellidos
dentro de cada cdigo postal y que los cdigos postales sigan un orden numrico.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
497
Filtrar registros Este mtodo es til si la lista contiene registros que no desea ver o incluir
en la combinacin de correspondencia. Despus de filtrar la lista, puede activar o desactivar
las casillas de verificacin para incluir o excluir registros especficos.
3. Si ha elegido filtrar los registros en el paso 2, haga lo siguiente:
a.
En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
b.
En el cuadro de dilogo Opciones de consulta de la pestaa Filtrar registros, seleccione los criterios
que desee utilizar para filtrar los registros.
o
Por ejemplo, para generar etiquetas nicamente para las direcciones de Australia, haga clic
en Pas o regin en la lista Campo, en Igual a en la lista Comparacin y en Australia en la lista
Comparar con.
c.
Nota Si ha instalado un software de validacin de direcciones en su equipo, puede hacer clic en Validar
direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones
de los destinatarios.
498
2. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Word genera una etiqueta para
cada registro cuando se realiza una combinacin de correspondencia.
Al colocar un campo de combinacin de correspondencia en la etiqueta original que ha configurado en el
documento principal de etiquetas, indica que desea que aparezca en esa ubicacin una determinada
categora de informacin, como el nombre o la direccin.
Qu ocurre al combinar
Cuando realiza la combinacin de correspondencia, los campos de la primera etiqueta se reemplazan por la
informacin de la primera fila del archivo de datos. A continuacin, los campos de la segunda etiqueta se
reemplazan por la segunda fila del archivo de datos, y as sucesivamente.
499
Nombre Apellidos
Direccin
Ciudad, Provincia Cdigo Postal
Para las combinaciones que se utilizan frecuentemente, como bloques de direcciones y lneas de saludo,
Word proporciona campos compuestos que agrupan una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de
direcciones es una combinacin de varios campos, entre los que se incluyen el nombre, los apellidos, la
direccin, la ciudad y el cdigo postal.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, en la direccin, tal
vez desee seleccionar un formato de nombre formal (Sr. Jaime Patio). En el saludo, tal vez prefiera usar
"Para" en lugar de "Estimado".
500
Los elementos de la direccin se muestran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos,
a la derecha.
Word busca la columna que mejor se adapte a cada elemento. Como se ilustra en el grfico, Word ha
asignado automticamente la columna Ttulo del archivo de datos a Tratamiento de cortesa, pero Word no
fue capaz de asignar otros elementos, como Segundo nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincida con el elemento de
la izquierda. Es correcto que no coincidan los campos Identificador nico y Segundo nombre, porque la
etiqueta de combinacin de correspondencia no necesita usar todos los campos. Si agrega un campo que no
contiene datos del archivo de datos, aparecer en el documento combinado como un marcador de posicin
vaco, normalmente una lnea en blanco o un bloque de espacio vaco.
o
o
o
501
flecha situada junto a (no coincide) y seleccione el campo del origen de datos que
corresponde al campo necesario para la combinacin de correspondencia.
Campos individuales
Puede insertar informacin de campos individuales, como el nombre, el nmero de telfono
o el importe de la aportacin de una lista de donantes. Para agregar rpidamente un campo
del archivo de datos al documento principal de etiquetas, haga clic en la flecha situada junto
a Insertar campo de combinacin y haga clic en el nombre del campo.
Para insertar otros campos opcionales en el documento, siga estos pasos:
502
4. Arrastre el campo que quiera agregar desde el cuadro de dilogo hasta los encabezados de columna.
Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicacin que quiera.
Nota Puede agregar un nuevo campo en el cuadro de dilogo Selector de campos haciendo clic en
Nuevo en la parte inferior.
5. Despus de agregar todos los campos personalizados a la vista, cierre el cuadro de dilogo Selector
de campos.
6. Para quitar un campo que no quiera incluir en la combinacin de correspondencia, haga clic en el
nombre del campo en el encabezado de columna en la vista Lista y arrstrelo para sacarlo del
encabezado de columna.
503
9. Cuando termine de configurar la primera etiqueta del modo que desee, en el grupo Escribir e insertar
campos, haga clic en Actualizar etiquetas.
Word aplica el diseo de la primera etiqueta a todas las dems.
Nota
504
Nota Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia de la
pestaa Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
el que puede filtrar la lista o quitar destinatarios de la combinacin si encuentra registros que no desea
incluir.
Nota Word utiliza una tabla para organizar la hoja de etiquetas en la pgina. Conforme avanza por las
etiquetas, el registro activo se muestra en la primera celda de la tabla y los registros siguientes se muestran
en las celdas siguientes.
2. Elija si desea imprimir todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente o
un subconjunto especfico de etiquetas.
Para cambiar etiquetas individuales, siga este procedimiento:
1. En la pestaa Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuacin, haga clic en Editar documentos individuales.
2. Elija si quiere modificar todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente
o un subconjunto especfico de etiquetas.
Word guarda las etiquetas que quiere modificar en un archivo independiente.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
505
Si hace clic en S, el documento se abre con la informacin con la que se combin el primer registro.
Si hace clic en No, Word rompe la conexin entre el documento principal de etiquetas y el archivo de
datos, convierte el documento principal de etiquetas en un documento de Word normal y sustituye
los campos por la informacin nica del primer registro.
506
3. Para ver el rea de impresin que ha seleccionado, haga clic en la pestaa Vista y despus haga clic
en Vista previa de salto de pgina en el grupo Vistas de libro.
Cuando guarde el libro, se guardar tambin el rea de impresin.
507
508
Imprimir la fila superior en todas las pginas en Excel 2016 para Windows
En hojas de clculo impresas largas, puede imprimir encabezados de columna en cada pgina de manera que
los lectores no tengan que regresar a la primera pgina para ver los encabezados.
1. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Imprimir ttulos.
Si Imprimir ttulos est atenuado, asegrese de que no est editando una celda, que una impresora
no est instalada y que no hay ningn grfico seleccionado.
2. En la pestaa Hoja, en el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba $1:$1.
509
Para obtener una vista previa de las pginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana
Vista previa de impresin, haga clic en Pgina siguiente y Pgina anterior.
Para salir de la vista previa de impresin y volver a la hoja de clculo, haga clic en cualquier flecha de
la parte superior izquierda de la ventana Vista previa de impresin.
510
Para ver los mrgenes de pgina, en la parte inferior de la ventana Vista previa de impresin, haga
clic en el botn Mostrar mrgenes.
Para cambiar los mrgenes, puede arrastrar los mrgenes en el alto y el ancho que desee. Tambin
puede cambiar el ancho de las columnas arrastrando los controladores situados en la parte superior
o inferior de la pgina de vista preliminar. Para obtener ms informacin acerca de los mrgenes de
pgina, vea establecer mrgenes de pgina antes de imprimir una hoja de clculo
Sugerencia Para realizar cambios de configuracin de pgina, como el cambio de orientacin de la pgina y
el tamao de pgina, seleccione las opciones apropiadas en el archivo > Imprimir > configuracin.
Si no ve la pestaa que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las pestaas
para mostrar la que va a usar y, despus, haga clic en la pestaa correspondiente.
Dos o ms hojas Haga clic en la pestaa de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla Mays
adyacentes
mientras hace clic en la pestaa correspondiente a la ltima hoja que desee seleccionar.
Haga clic en la pestaa de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla Ctrl
Dos o ms hojas
mientras hace clic en las pestaas correspondientes a las otras hojas que desee
no adyacentes
seleccionar.
Todas las hojas Haga clic con el botn secundario en una pestaa de hoja y, a continuacin, haga clic en
de un libro
Seleccionar todas las hojas.
Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, aparece [Grupo] en la barra de ttulo, en la parte
superior de la hoja de clculo. Para cancelar una seleccin de varias hojas de clculo en un libro, haga clic en
cualquier hoja de clculo no seleccionada. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible, haga clic con el
botn secundario en la pestaa de una hoja seleccionada y, despus, haga clic en Desagrupar hojas.
511
Mostrar u ocultar las lneas de divisin en una hoja de clculo en Excel 2016
Obtenga ms informacin sobre las lneas de divisin y cmo mostrarlas u ocultarlas en los libros de
Microsoft Excel.
En este tema...
Qu son las lneas de divisin?
Ocultar las lneas de divisin en una hoja de clculo
Mostrar las lneas de divisin en una hoja de clculo
De forma predeterminada, las lneas de divisin se muestran en las hojas de clculo con un color
asignado por Excel. Si lo desea, puede cambiar el color de las lneas de divisin para una hoja de
clculo concreta. Para ello, haga clic en Color de cuadrcula en Mostrar opciones para esta hoja
(pestaa Archivo, Opciones, categora Avanzadas).
A menudo se confunden bordes y lneas de divisin en Excel. Las lneas de divisin no se pueden
personalizar del mismo modo que los bordes.
Si aplica un color de relleno a las celdas de la hoja, no podr ver o imprimir las lneas de divisin de
esas celdas. Para ver o imprimir las lneas de divisin de tales celdas, quite el color de relleno
seleccionando las celdas y haciendo clic en la flecha junto a Color de relleno
Fuente), y despus haciendo clic en Sin relleno.
Nota Debe quitar el relleno por completo. Si cambia el color de relleno a blanco, las lneas de divisin
permanecen ocultas. Para mantener el color de relleno y ver las lneas que separan las celdas, puede
usar bordes en lugar de lneas de divisin.
Las lneas de divisin se aplican siempre a la hoja de clculo o el libro completo, no se pueden aplicar
a determinadas celdas o rangos de celdas. Si quiere aplicar lneas de manera selectiva a determinadas
celdas o rangos de celdas, use bordes en lugar de lneas de divisin, o como complemento a ellas.
512
513
Nota Las lneas de divisin no se imprimen de forma predeterminada. Si desea que aparezcan en la pgina
impresa, active la casilla Imprimir bajo Lneas de divisin (pestaa Diseo de pgina, grupo Opciones de la
hoja).
514
Personalizacin de Excel
515
Para usar un color personalizado, haga clic en Ms colores y, a continuacin, en el cuadro de dilogo
Colores seleccione el color que desee.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
516
Sugerencia Para aplicar el ltimo color seleccionado, puede hacer clic en Color de relleno
.
Tambin encontrar hasta un mximo de 10 colores personalizados que se han seleccionado
ltimamente en Colores recientes.
3. En la pestaa Inicio, haga clic en Color de fondo y elija el color que desee.
4. Para usar una trama con dos colores, elija un color del cuadro Color de Trama y, a continuacin, un
estilo de trama del cuadro Estilo de trama.
Para usar una trama con efectos especiales, haga clic en Efectos de relleno y elija las opciones que
desee de la pestaa Degradado
Sugerencia En el cuadro Muestra, puede mostrar una vista previa del fondo, la trama y los efectos
de relleno que ha seleccionado.
517
Eliminar los colores, las tramas o los efectos de relleno de las celdas
Para quitar los colores de fondo, las tramas o los efectos de relleno de las celdas, solo tiene que seleccionar
las celdas. A continuacin, haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a Color de relleno y, a
continuacin, elija Sin relleno.
Imprimir los colores, las tramas o los efectos de relleno en color de la celda
Si las opciones de impresin estn establecidas en Blanco y negro o Calidad de borrador (ya sea a propsito
o porque el libro contiene hojas de clculo complejas o de gran tamao y grficos que provocaron la
activacin automtica del modo borrador), las celdas no podrn imprimirse en colores. Para arreglarlo puede
hacer esto:
1. Haga clic en Diseo de pgina > selector de cuadro de dilogo Configurar pgina.
2. En la pestaa Hoja, en Imprimir, desactive las casillas de verificacin Blanco y negro y Borrador.
Nota Si no ve colores en la hoja de clculo, es posible que est trabajando en el modo contraste alto. Si no
puede ver colores en la vista previa antes de imprimir, es posible que no haya seleccionado una impresora
de color.
518
Quiero:
Cambiar los colores del tema
Excel
Word
Cambiar las fuentes del tema
Excel
Word
Guardar un tema personalizado para volver a usarlo
Excel
Word
Establecer mis cambios en el nuevo tema predeterminado
Excel
Word
Ms informacin sobre temas
519
Sugerencia El primer grupo de colores son los colores del tema actual.
2. Para crear su propio conjunto de colores, haga clic en Personalizar colores.
3. Haga clic en el botn junto al color del tema que desea cambiar (por ejemplo, Acento 1 o
Hipervnculo) y elija un color en Colores del tema.
520
4. Para crear su propio color, haga clic en Ms colores y elija un color en la pestaa Estndar o escriba
nmeros en la pestaa Personalizada.
Sugerencia En Muestra (arriba), puede ver una vista previa de los cambios que realiz.
5. Repita el procedimiento para todos los colores que quiera cambiar.
6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para los nuevos colores del tema y haga clic en Guardar.
Sugerencia Para volver a los colores del tema originales, haga clic en Restablecer antes de hacer clic
en Guardar.
521
Word
1. En la pestaa Diseo, haga clic en Colores y elija el conjunto de colores que desee.
Sugerencia El primer grupo de colores son los colores del tema actual.
2. Para crear su propio conjunto de colores, haga clic en Personalizar colores.
3. Haga clic en el botn junto al color del tema que desea cambiar (por ejemplo, Acento 1 o
Hipervnculo) y elija un color en Colores del tema.
522
4. Para crear su propio color, haga clic en Ms colores y elija un color en la pestaa Estndar o escriba
nmeros en la pestaa Personalizada.
Sugerencia En Muestra (arriba), puede ver una vista previa de los cambios que realiz.
5. Repita el procedimiento para todos los colores que quiera cambiar.
6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para los nuevos colores del tema y, a continuacin, haga
clic en Guardar.
Sugerencia Para volver a los colores del tema originales, haga clic en Restablecer antes de hacer clic
en Guardar.
523
Sugerencia Las fuentes principales son las fuentes del tema actual.
2. Para crear su propio conjunto de fuentes, haga clic en Personalizar fuentes.
3. En Crear nuevas fuentes del tema, bajo Fuente de encabezado y Fuente de cuerpo, seleccione las
fuentes que desee.
524
Word
1. En la pestaa Diseo, haga clic en Fuentes y elija el conjunto de fuentes que desee.
Sugerencia Las fuentes principales son las fuentes del tema actual.
2. Para crear su propio conjunto de fuentes, haga clic en Personalizar fuentes.
3. En Crear nuevas fuentes del tema, bajo Fuente de encabezado y Fuente de cuerpo, seleccione las
fuentes que desee.
525
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el tema y haga clic en Guardar.
Nota El tema se guarda como archivo .thmx en la carpeta Temas del documento de la unidad local y
se agrega automticamente a la lista de temas personalizados que aparece al hacer clic en Temas.
526
Word
1. En la pestaa Diseo, haga clic en Temas > Guardar tema actual.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el tema y haga clic en Guardar.
Nota El tema se guarda como archivo .thmx en la carpeta Temas del documento de la unidad local y
se agrega automticamente a la lista de temas personalizados que aparece al hacer clic en Temas.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
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530
Sugerencia Tambin puede cambiar la fuente predeterminada. En el cuadro utilizar esta informacin como
la fuente predeterminada, haga clic en la fuente que desea utilizar.
Nota Para empezar a utilizar el nuevo tamao de fuente predeterminada o la fuente, debe reiniciar Excel. La
nueva fuente predeterminada y el tamao de fuente se utilizan slo en los nuevos libros que creados
despus de reiniciar Microsoft Excel; todos los libros existentes no se ven afectados. Para utilizar la nueva
fuente predeterminada y el tamao de los libros existentes, Mover hojas de clculo de un libro existente a
un nuevo libro.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en las casillas de Aumentar tamao de fuente o Disminuir tamao de
fuente hasta que se muestre el tamao que desee en el cuadro Tamao de fuente.
531
3. Seleccione la imagen que desea utilizar para el fondo de hoja y haga clic en Insertar.
La imagen seleccionada se repetir hasta rellenar la hoja.
Notas
Para facilitar la lectura, puede ocultar las lneas de divisin y aplicar a las celdas que contienen datos
un sombreado de color slido.
Los fondos de hoja solo se guardan con los datos de la hoja de clculo cuando se guarda el libro.
Sugerencia Para usar un color slido como fondo de una hoja, puede aplicar el sombreado de celda a todas
las celdas de la hoja.
Nota Eliminar fondo est disponible solo si la hoja de clculo tiene un fondo de hoja.
532
Qu desea hacer?
Imitar una marca de agua en Excel
Usar una imagen en un encabezado o pie de pgina para imitar una marca de agua
Usar WordArt para imitar una marca de agua
Inserte una imagen en el encabezado o pie de pgina. Esto muestra la marca de agua en todas las
pginas impresas, detrs de los datos de hoja de clculo. Tambin puede cambiar el tamao de la
imagen o aplicarle una escala para que rellene toda la pgina.
Use WordArt sobre los datos de la hoja de clculo.
Usar una imagen en un encabezado o pie de pgina para imitar una marca de agua
1. En un programa de dibujo, como Paintbrush, cree una imagen.
2. En Excel, haga clic en la hoja de clculo a la que desea agregar la marca de agua.
Nota Asegrese de que solo selecciona una hoja de clculo.
3. Haga clic en Insertar > Encabezado y pie de pgina.
4. Haga clic en las palabras Haga clic para agregar encabezado, y despus en el cuadro de seleccin de
encabezado izquierdo, central o derecho.
5. En la pestaa contextual Diseo (la pestaa que aparece al realizar el paso 4) del grupo Elementos
del encabezado y pie de pgina, haga clic en Imagen
6. Haga doble clic en la imagen. Aparece &[Imagen] en el cuadro de seleccin del encabezado.
7. Haga clic en la hoja de clculo. La hoja que ha seleccionado aparecer en lugar de &[Imagen].
8. Para cambiar el tamao de la imagen o ajustar la escala, haga clic en el cuadro de seleccin del
encabezado que contiene la imagen, elija Formato de imagen, y, en el cuadro de dilogo Formato de
imagen, seleccione las opciones que desee en la pestaa Tamao.
Nota
533
Para reemplazar una imagen en el cuadro de seccin de encabezado que contiene la imagen,
seleccione &[Imagen], haga clic en Imagen
y, a continuacin, en Reemplazar.
Antes de imprimir, asegrese de que el margen del encabezado o pie de pgina tiene suficiente
espacio para el encabezado o pie de pgina personalizado.
Para eliminar una imagen en el cuadro de seccin del encabezado que contiene la imagen, seleccione
&[Imagen], presione Suprimir y haga clic en la hoja de clculo.
Para cambiar de la vista Diseo de pgina a la vista Normal, seleccione cualquier celda, haga clic en
la pestaa Ver y luego en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.
3. Haga clic en el estilo de WordArt que desea usar, como Relleno - Blanco, Sombra, Relleno - Texto 1,
Sombra interior o Relleno - Blanco, Biselado mate clido.
4. Escriba el texto que desea usar para la marca de agua.
5. Para cambiar el tamao del WordArt, haga lo siguiente:
a. Haga clic en el WordArt.
b. En la pestaa Formato, en el grupo Tamao, en los cuadros Alto de forma y Ancho de forma,
escriba el tamao que desee. Tenga en cuenta que solo cambiar el tamao del cuadro que
contiene el WordArt.
Sugerencia Tambin puede arrastrar los controladores de tamao de WordArt al tamao que
desee.
c. Seleccione el texto que contiene el WordArt y, a continuacin, en la pestaa Inicio, en el grupo
Fuente, seleccione el tamao que desee en el cuadro Tamao de fuente.
6. Para agregar transparencia para que pueda ver ms de los datos de la hoja de clculo debajo del
WordArt, haga lo siguiente:
a. Haga clic con el botn secundario en el WordArt y haga clic en Formato de forma.
b. En la categora Rellenar, en Relleno, haga clic en Relleno slido.
c. Arrastre el control deslizante Transparencia hasta el porcentaje de transparencia que desee
o escriba dicho porcentaje en el cuadro Transparencia.
7. Si desea girar el WordArt, haga lo siguiente:
a. Haga clic en el WordArt.
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535
Mostrar texto y nmeros Para mostrar texto y nmeros en una celda, incluya los caracteres de
texto entre comillas dobles (" ") o inserte una barra diagonal inversa (\). Incluya los caracteres en la
seccin correspondiente de los cdigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato $0,00"
Supervit";$-0,00" Dficit" para mostrar un importe positivo como "$125,74 Supervit" y un importe
negativo como "$-125,74 Dficit." Observe que hay un espacio delante de "Supervit" y "Dficit" en
cada seccin de cdigo.
536
Incluir una seccin de entrada de texto Si la incluye, la seccin de texto siempre es la ltima seccin
del formato de nmero. Incluya un carcter de arroba (@) en la seccin en la que desea mostrar el
texto que escriba en la celda. Si omite el carcter @ en la seccin de texto, no se mostrar el texto
que escriba. Si desea mostrar siempre caracteres de texto especficos con el texto escrito, incluya el
texto adicional entre comillas dobles (" "). Por ejemplo, "recibos brutos de "@
Si el formato no incluye una seccin de texto, todos los valores no numricos que escriba en una
celda con ese formato aplicado no resultarn afectados por el formato. Adems, toda la celda se
convertir en texto.
Agregar espacios Para crear un espacio que tenga el ancho de un carcter en un formato de
nmero, incluya un carcter de subrayado (_), seguido del carcter que desea usar. Por ejemplo, si
coloca un parntesis de cierre detrs de un carcter de subrayado, como _), los nmeros positivos se
alinearn correctamente con los nmeros negativos que aparecen entre parntesis.
Repetir caracteres Para repetir el siguiente carcter del formato hasta rellenar el ancho de la
columna, incluya un asterisco (*) en el formato de nmero. Por ejemplo, escriba 0*- para incluir los
guiones que hagan falta detrs de un nmero para rellenar la celda o escriba *0 delante del formato
para incluir ceros iniciales.
Incluir posiciones decimales y dgitos significativos Para aplicar formato a fracciones o nmeros
que contienen separadores decimales, incluya los siguientes marcadores de posicin de dgitos,
comas decimales y separadores de miles en una seccin.
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537
Este marcador de posicin de dgitos muestra los ceros no significativos si un nmero tiene menos
0
dgitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 8,9 y desea que se muestre
(cero)
como 8,90, use el formato #,00.
Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel no
muestra ceros adicionales cuando el nmero que escribe tiene menos dgitos a ambos lados de la
#
coma decimal que el nmero de smbolos # especificados en el formato. Por ejemplo, si el formato
personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se muestra el nmero 8,9.
Este marcador de posicin de dgitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel
agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la coma decimal para que las
?
comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato personalizado 0,0?
alinea las posiciones decimales de los nmeros 8,9 y 88,99 en una columna.
,
Este marcador de posicin de dgitos muestra la coma decimal en un nmero.
(coma)
Mostrar un separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para ajustar un
nmero a un mltiplo de 1.000, incluya un punto (.) en el formato de nmero.
Excel separa los millares con puntos si el formato contiene un punto entre signos de almohadilla (#)
o ceros. Un punto detrs de un marcador de posicin de dgitos ajusta el nmero a 1.000. Por
ejemplo, si el formato personalizado es #,0. y escribe 12.200.000 en la celda, se muestra el nmero
12,200,0.
538
Especificar colores Para especificar el color de una seccin del formato, escriba el nombre de uno
de estos ocho colores entre corchetes en la seccin. El cdigo de color debe ser el primer elemento
de la seccin.
[Negro]
[Verde]
[Blanco]
[Azul]
[Magenta]
[Amarillo]
[Aguamarina]
[Rojo]
Especificar condiciones Para especificar formatos de nmero que solo se apliquen si un nmero
cumple una condicin especificada, incluya la condicin entre corchetes. La condicin consta de un
operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros
menores o iguales que 100 con una fuente roja y los nmeros mayores que 100 con una fuente azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Para aplicar formatos condicionales a celdas (por ejemplo, sombreado de color que depende del valor
de una celda), en la ficha Inicio, en el grupo estilos, haga clic en Formato condicional.
Incluir smbolos de moneda Para escribir uno de los siguientes smbolos de moneda en un formato
de nmero, presione Bloq Num y use el teclado numrico para especificar el cdigo ANSI del smbolo.
Alt+0162
Alt+0163
Alt+0165
Alt+0128
Nota Los formatos personalizados se guardan con el libro. Para que Excel use siempre un smbolo de
moneda especfico, debe cambiar el smbolo de moneda en Configuracin regional en el Panel de
control antes de iniciar Excel.
Mostrar porcentajes Para mostrar nmeros como porcentajes de 100, por ejemplo, para mostrar
,08 como 8% o 2,8 como 280%, incluya el signo de porcentaje (%) en el formato de nmero.
Mostrar notaciones cientficas Para mostrar nmeros en formato cientfico (exponencial), use los
siguientes cdigos de exponentes en una seccin.
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539
Mostrar los das, meses y aos Para mostrar los nmeros como formatos de fecha (como das,
meses y aos), use los siguientes cdigos en una seccin.
m
Muestra el mes como un nmero sin un cero inicial.
mm
Muestra el mes como un nmero con un cero inicial si corresponde.
mmm
Muestra el mes como una abreviatura (de ene a dic).
mmmm Muestra el mes como un nombre completo (de enero a diciembre).
mmmmm Muestra el mes como una sola letra (de E a D).
d
Muestra el da como un nmero sin un cero inicial.
dd
Muestra el da como un nmero con un cero inicial si corresponde.
ddd
Muestra el da como una abreviatura (de dom a sb).
dddd
Muestra el da como un nombre completo (de domingo a sbado).
aa
Muestra el ao como un nmero de dos dgitos.
aaaa
Muestra el ao como un nmero de cuatro dgitos.
Para mostrar Como
Use este cdigo
Meses
1-12
m
Meses
01-12
mm
Meses
ene-dic
mmm
Meses
enerodiciembre mmmm
Meses
ED
mmmmm
Das
1-31
d
Das
01-31
dd
Das
domsb
ddd
Das
domingo-sbado dddd
Aos
00-99
aa
Aos
1900-9999
aaaa
h
[h]
hh
Mostrar horas, minutos y segundos Para mostrar los formatos de hora (como horas, minutos y
segundos), use los siguientes cdigos en una seccin.
Muestra la hora como un nmero sin un cero inicial.
Muestra el tiempo transcurrido en horas. Si trabaja con una frmula que devuelve un
perodo en el que el nmero de horas es mayor que 24, use un formato de nmero similar
a [h]:mm:ss.
Muestra la hora como un nmero con un cero inicial si procede. Si el formato contiene
a.m. o p.m., la hora se basa en un reloj de 12 horas. En caso contrario, la hora se basa en
un reloj de 24 horas.
MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016 ALFREDO RICO RICOSOFT 2016
540
[m]
Para mostrar
Como
Use este cdigo
Horas
0-23
h
Horas
00-23
hh
Actas
0-59
m
Actas
00-59
mm
Segundos
0-59
s
Segundos
00-59
ss
Hora
4 a.m.
h a.m./p.m.
Hora
4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
Hora
4:36:03 P h:mm:ss a/p
Hora
4:36:03,75 h:mm:ss,00
Tiempo transcurrido (horas y minutos)
1:02
[h]:mm
Tiempo transcurrido (minutos y segundos) 62:16
[mm]:ss
Tiempo transcurrido (segundos y centsimas) 3735,80 [ss]0,00
541
542
543
Despus de instalar o activar un complemento, es posible que este y sus comandos estn disponibles en
una de las siguientes ubicaciones:
Pestaa Datos. Despus de instalar y activar los complementos Herramientas para anlisis y Solver,
los comandos de Anlisis de datos y Solver estarn disponibles en el grupo Anlisis.
544
Pestaa Frmulas. Despus instalar y activar las herramientas para el euro, los comandos
Conversin para euro y Formato para el euro se muestran en el grupo Soluciones.
Para instalar un complemento que normalmente se instala con Excel, como Solver o el
complemento Herramientas para anlisis, ejecute el programa de instalacin de Excel o de
Microsoft Office y elija la opcin de cambio para instalar el complemento. Despus de reiniciar
Excel, el complemento debe aparecer en el cuadro Complementos disponibles.
545
Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar si se hace clic
en Examinar (en el cuadro de dilogo Complementos) para ubicar el complemento, y luego en
Aceptar.
Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalacin. Deber descargar o
copiar el paquete de instalacin en el equipo (normalmente, un paquete de instalacin es un
archivo con extensin de nombre .msi) y despus ejecutarlo.
Otros complementos que no estn disponibles en el equipo se pueden descargar e instalar a travs
de un explorador de Web de descargas de o de otros sitios en Internet o en un servidor de la
organizacin. Siga las instrucciones de instalacin para la descarga segn sea necesario.
546
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548
549
550
551
552
553
554
No se puede aumentar el tamao de los botones que representan los comandos a travs de una
opcin de Microsoft Office. La nica forma de aumentar el tamao de los botones es bajar la
resolucin de pantalla que se usa.
La barra de herramientas de acceso rpido no se puede mostrar en varias lneas.
Solo se pueden agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido. El contenido de la
mayora de las listas, como los valores de sangra y espaciado, as como los estilos individuales que
aparecen tambin en la cinta de opciones, no se pueden agregar a esta barra de herramientas. Sin
embargo, puede personalizar la cinta de opciones como usted desee. Por ejemplo, puede crear
fichas personalizadas y grupos personalizados para que contengan los comandos que usa con ms
frecuencia.
Qu desea hacer?
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido
Quitar un comando de la barra de herramientas de acceso rpido
Cambiar el orden de los comandos en la barra de herramientas de acceso rpido
Agrupar los comandos mediante la incorporacin de un separador entre los comandos
Mover la barra de herramientas de acceso rpido
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido mediante el comando Opciones
Restablecer la configuracin predeterminada de la barra de herramientas de acceso rpido
Exportar una barra de herramientas de acceso rpido personalizada
Importar una barra de herramientas de acceso rpido personalizada
Por qu veo una bola verde?
555
Haga clic con el botn secundario en el comando que desee quitar de la barra de herramientas de
acceso rpido y, a continuacin, haga clic en Quitar de la barra de herramientas de acceso rpido
en el men contextual.
En la esquina superior izquierda junto al icono de un programa de Microsoft Office, por ejemplo,
junto al icono de Word
. (ubicacin predeterminada)
556
Debajo de la cinta de opciones, que es parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent
Si no desea que la barra de herramientas de acceso rpido se muestre en su ubicacin actual, puede
moverla a la otra ubicacin. Si observa que la ubicacin predeterminada situada junto al icono de un
programa est demasiado lejos del rea de trabajo como para que su uso resulte cmodo, quiz desee
acercarla al rea de trabajo. La ubicacin situada debajo de la cinta de opciones invade el rea de trabajo.
Por lo tanto, si desea maximizar el rea de trabajo, es posible que prefiera mantener la barra de
herramientas de acceso rpido en su ubicacin predeterminada.
1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido .
2. En la lista, haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de la
cinta de opciones.
557
558
siguiente aspecto:
Sugerencia Haga clic en el botn nuevo para liberar el archivo.
Sugerencia Para no ver ningn archivo en la lista de archivos usados recientemente, configure la lista
Mostrar este nmero de documentos recientes en cero.
559
560
Corregirlo por m
Use una solucin Fix it para migrar las plantillas personalizada
La solucin Fix it repara todos los programas de Office de forma simultnea. No es
necesario especificar la ubicacin de las plantillas de cada programa de Office.
Fix it no permite establecer una ubicacin nueva, solo migra la carpeta Plantillas
de Office personalizadas a Mis documentos. Para definir una ubicacin nueva,
consulte la seccin Corregir yo mismo que aparece a continuacin.
Resulvalo por s mismo
1. En Windows 10 copie y pegue lo siguiente en el cuadro Pregntame lo que quieras de Cortana y
presione Entrar: %appdata%\Microsoft\Templates\ (En versiones anteriores de Windows, haga
clic en Inicio > Ejecutar y pegue eso en el cuadro Abrir).
2. Copie la direccin que se muestra en la barra de direcciones del Explorador de archivos.
3. En el programa de Office, haga clic en Archivo > Opciones > Guardar y pegue la direccin en el
cuadro Ubicacin de plantillas personales predeterminada.
Repita este paso con todos los programas de Office. Despus de actualizar la ubicacin de las plantillas, las
plantillas que cree se guardarn en esta ubicacin predeterminada.
561
Lmite mximo
En funcin de la memoria disponible y los recursos del sistema
1.048.576 filas por 16.384 columnas
255 caracteres
409 puntos
1.026 horizontal y vertical
32.767 caracteres
2:55
Limitado a la memoria disponible (el valor predeterminado es 1 hoja)
16 millones de colores (32 bits con acceso completo al espectro de
colores de 24 bits)
En funcin de la memoria disponible
64 000
2,56 $
2,56 $
1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada libro
Entre 200 y 250, segn el idioma de la versin de Excel instalada
En funcin de la memoria disponible
En funcin de la memoria disponible
66.530 hipervnculos
4
En funcin de la memoria disponible
En funcin de la memoria disponible, un informe de resumen solo
muestra los primeros 251 escenarios
562
Caracterstica
Celdas cambiantes en un
escenario
Celdas ajustables en Solver
Funciones personalizadas
Escala de zoom
Informes
Criterios de ordenacin
Lmite mximo
3^2
200 $
En funcin de la memoria disponible
del 10 % al 400 %
En funcin de la memoria disponible
64 combinados en una nica operacin; ilimitado en operaciones de
ordenacin secuenciales
100 %
3^2
255 parmetros por libro
Niveles de deshacer
Campos en un formulario
Parmetros del libro
Elementos mostrados en listas
10 000
de filtros desplegables
Celdas discontinuas que pueden
Celdas 2.147.483.648
seleccionarse
El entorno de 32 bits est sujeto a una limitacin de 2 gigabytes (GB) de
espacio de direcciones virtuales, compartido por Excel, el libro y los
complementos que se ejecuten en el mismo proceso. La parte de
direccin del modelo de datos podra alcanzar de 500 a 700 megabytes
(MB), pero podra ser inferior si se cargan otros modelos de datos y
complementos.
El entorno de 64 bits no est sujeto a ninguna limitacin estricta, sino
Lmites mximos de
que el tamao del libro solo se ve limitado por los recursos disponibles
almacenamiento en memoria y
en el sistema y la memoria.
tamaos de archivos para libros
del modelo de datos
Nota Agregar tablas al modelo de datos aumenta el tamao de archivo.
Si no tiene previsto crear relaciones del modelo de datos complejas
usando numerosos orgenes de datos y tipos de datos en su libro,
desactive la casilla Agregar estos datos al modelo de datos cuando
importe o cree tablas, tablas dinmicas o conexiones de datos.
Para obtener ms informacin, consulte Especificacin y lmites del
modelo de datos.
563
Lmite mximo
15 dgitos
-2,2251E-308
2,2251E-308
9,99999999999999E+307
-9,99999999999999E+307
1,7976931348623158e+308
-1,7976931348623158e+308
8.192 caracteres
16.384 bytes
32 767
En funcin de la memoria disponible
2.048
2:55
6,4
2:55
341
1.024
64.000 hojas de clculo pueden hacer referencia a otras
hojas
En funcin de la memoria disponible
En funcin de la memoria disponible
En funcin de la memoria disponible
4.000 mil millones de frmulas pueden depender de una
sola celda
32 767
1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la
fecha del sistema)
31 de diciembre de 9999
9999:59:59
564
Lmite mximo
En funcin de la memoria disponible
1 048 576
En funcin de la memoria disponible
256 (puede estar en funcin de la memoria
disponible)
2,56 $
565
Lmite mximo
2,56 $
En funcin de la memoria disponible
32.767 (el valor predeterminado es 30 das)
En funcin de la memoria disponible
32 767
32 (cada usuario se identifica mediante un color; los
cambios realizados por el usuario actual se resaltarn
en color azul marino)
0 (cero)
Nota No se puede compartir un libro que contiene
una o ms tablas de Excel.
566