PRACTICA DE AUDITORIA

Error de Auditoria
1. Mala planificacin.
Lo primero es lo primero. El personal de Sistema de Gestin de Calidad, y quien tiene el contacto directo con el equipo de
Auditora externa debe planificar en detalle dicha auditora.
Hacer una buena planificacin incluye:
Asegurarse de que cuando vengan los auditores, los respectivos sectores de la empresa puedan atenderlos como es
debido. La auditora no debiera coincidir con ningn otro evento importante de la organizacin.

Escribir el detalle de la agenda, e intercambiarla con el equipo auditor. Incluir los horarios de descanso, as como
almuerzos es importante.
2. Generar documentos innecesarios.
A veces se advierte una clara tendencia de crear muchos documentos. De manera equivocada, se interpreta o asocia
requerimientos de la Norma, con la existencia de determinados papeles.
Los documentos que requiere la Norma son los estrictamente necesarios como para que el correcto funcionamiento de los
sistemas definidos, ocurran efectivamente de manera segura.
Ningn auditor puede exigir que existan por ejemplo tres planillas de registro, una para cada turno. Quizs con una sola es
suficiente, pero sin embargo es frecuente encontrar durante las auditoras, una gran cantidad de papeles que claramente
no son tiles.
3. Una Direccin poco involucrada.
Dado que generalmente los directores son personas muy ocupadas, y por tanto de difcil ubicacin, a veces quedan
excluidos de la instancia. Todos saben, que en la etapa de Revisin por la Direccin, y como parte del requerimiento de la
Norma, estarn presentes.
El involucramiento de los directores o autoridades mayores de una empresa, va mucho ms all de su rol de contraparte en
un principio de la Norma. De hecho, a partir de ellos es de donde bajan los lneamientos claros y la decisin final de
implementar y mantener un Sistema de Gestin de Calidad. Por tanto su participacin debe reflejarse de acuerdo a esto.
Estos son tan solo algunos de los errores ms frecuentes, y ante los cuales debiramos prestar especial atencin.

4. Asumir una responsabilidad que no corresponde.

A qu nos referimos con esto? Es un error muy comn que comete el sector o la persona responsable del Sistema de
Gestin de Calidad. A veces, los otros sectores acompaan o refuerzan el mal concepto.
Una auditora, y sea del tipo que sea, es una instancia de evaluacin. El resultado es poder determinar cuanto se apartan
los sistemas de lo establecido por la Norma. Esto claramente no es responsabilidad de una persona o de un sector. Dado
que quien lidera la auditora por parte de la empresa, es el departamento de Calidad se suele confundir esto con
responsabilidad. Son dos cosas diferentes.
5. Adoptar una actitud de competencia con el auditor.
En muchas ocasiones, y especialmente las personas que trabajan en sectores extra Calidad, adoptan una actitud
errnea.
Cuando un auditor pregunta, la contraparte siente que estn siendo evaluados personalmente, o que es su trabajo el que
est siendo cuestionado. Si a eso se le suma el hecho de que un auditor comienza a profundizar ms o pide evidencias
fsicas de algo, entonces la reaccin es notoriamente negativa.
Aqu el punto, es comprender que ese es el trabajo del auditor: preguntar y pedir evidencias. No son las personas las que
estn siendo evaluadas, sino los sistemas y los mecanismos de aseguramiento. Las evidencias fsicas, generalmente
documentos, es la herramienta de la que dispone el auditor para cumplir con su trabajo.

Fraude de Auditoria
Ejemplo 1
Fraude en ventas y cobranzas de empresa manufacturera y distribuidora
Durante un tiempo considerable, un vendedor de una empresa manufacturera y distribuidora, desvi una serie
de pagos efectuados por sus clientes, aprovechando vulnerabilidades que existan en la estructura
organizacional, ambiente de control interno y sistemas informticos.
Cuando sucedi este hecho, la empresa en sus polticas y sistemas informticos defina dos formas de pago
para sus clientes: dinero en efectivo y cheque. Adems, exista una poltica de descuento por pronto pago.

El principal mecanismo empleado por el vendedor consista en registrar pagos parciales de facturas canceladas
en cheque, utilizando el monto restante para cancelar otras facturas por montos menores, pertenecientes a
clientes que pagaban en efectivo. Al recibir el pago en efectivo de estas ltimas facturas, el vendedor se
apropiaba del dinero.
Los saldos restantes en las facturas cuyos pagos eran desviados, eran cubiertos utilizando nuevos pagos en
cheque o mediante el registro de ajustes de descuentos por pronto pago fraudulentos. De esta manera el
vendedor no permita facturas pendientes por mucho tiempo, ocultando sus acciones del departamento de
Cobranzas y de contralora.
Utilizando este esquema, el vendedor ocasion prdidas por el orden de los 370.000 Dlares. Sus actividades
fueron detectadas cuando cometi un error y permiti el envejecimiento excesivo de una factura no cancelada.
Entre las principales razones que permitieron la ocurrencia de este evento podemos mencionar:
La funcin de venta de productos y recepcin de pagos estaba centralizada en una nica funcin (el
vendedor).
El sistema permita ingresar pagos fraccionados, asociados a mltiples clientes.
El sistema permita registrar pagos en cheque pertenecientes a clientes cuya modalidad de pago es
efectivo y viceversa.
El sistema no aplicaba lmites razonables para los ajustes de descuento por pronto pago.
Ejemplo 2
Fraude en pedidos, despachos y facturacin de empresa manufacturera
Una compaa manufacturera, dispona de sistemas de informacin, pero mantena otros procesos de forma
manual, como la elaboracin de notas de entrega y algunos procesos de facturacin. Actividades importantes
como la elaboracin de facturas comenzaban manualmente, siendo registradas en el sistema al ocurrir el
despacho de mercadera.
Ciertos miembros del personal implementaron un mecanismo de fraude interno que consista en el registro de
empresas de su propiedad, para luego proceder al registro de pedidos, emisin manual de la factura,
elaboracin manual de la nota de despacho, despacho de mercanca y omitiendo al final el registro de la
factura correspondiente en el sistema.
Para lograr esto, exista complicidad con el personal encargado del registro de las facturas en el sistema, lo que
les permita omitir el registro de ciertas facturas, evadiendo as la cobranza de los despachos de mercanca
realizados.
Para el momento en que fue detectada la irregularidad, el dao patrimonial a la organizacin rondaba por el
orden de los 550.000 Dlares y slo fueron detectados despus del cierre de un ejercicio cuando ya era
demasiado tarde.
Ejemplo 3
Pasivos registrados sin documentacin soporte.
Tal como se menciona en la Nota x de la Memoria el xx de xxx de 200x+1 se resolvi una reclamacin judicial
de un proveedor por la que se condena a la Sociedad al pago de un importe de xxx millones de euros. Esta
cantidad no est provisionada en las cuentas anuales adjuntas. De haberse incluido la pertinente provisin, los
resultados del ejercicio antes de impuestos se veran disminuidos en xxx millones de euros y el epgrafe de
acreedores comerciales y otras cuentas a pagar se vera incrementado por el mismo importe.

Ejemplo 4

La sociedad ABC, S.A. debe auditar sus estados contables por primera vez. el cierre, y en una primera
revisin de los auditores, detectan las siguientes situaciones:
En el inmovilizado, figura una mquina de corte adquirida hace cinco aos por importe de 22.750,00
e, sobre la que se estim una vida til de 10 aos y de la que se han realizado las amortizaciones
lineales hasta el presente ejercicio. Tras la revisin realizada por los auditores, se considera que la
vida de la misma, debe reducirse a 7 aos.

La empresa, cuenta con 2.500 cuentas de clientes, con un valor total de 44.850,00 e. Consideran los
auditores que los clientes pueden confirmar el total del saldo de las cuentas, por lo que se considera
este como unidad de muestreo. Como datos adicionales, se ha calculado el valor medio x = 620, 20,
una desviacin tpica = 1, 5; el error tolerable se considera un 2 %, y el riesgo de rechazo
incorrecto, un 4,6 %.
De entre los clientes, se han observado adems anomalas en los siguientes:

Los que presentan saldo deudor, tienen una antigedad superior a un ao y se consideran de dudoso
cobro. Los de saldo acreedor, lo son por anticipos a cuenta entregados.
El 1 de julio, se firm un prstamo por 30.000,00 e que se cancelar con el pago de 48
mensualidades de 684,10 e. Al finalizar el ejercicio, la cuenta (170) Deudas a largo plazo con
entidades de crdito, presenta un saldo acreedor de 28.732,42 e.
Las existencias finales, ascienden a:

Ejemplo 5

La sociedad ABS, S.A. debe realizar la auditora de sus cuentas de este ejercicio. Presenta a los
auditores el siguiente balance al 31 de diciembre:
ACTIVO
Terrenos
Edificios
Maquinaria
Equipos de
oficina
Existencias
Deudores
Inversiones fin.
Tesorera
TOTAL ACTIVO

25.000,00
246.000,00
400.600,00
30.800,00
94.600,00
100.500,00
10.000,00
21.050,00
998.550,00

Pero la informacin encontrada es esta:

PASIVO
Capital
Beneficios ao 1
Beneficios ao 2
Acreedores a corto
plazo

TOTAL PASIVO

700.000,00
50.000,00
75.400,00
78.150,00

903.550,00

Incumplimiento de Auditoria
Ejemplo 1
NO SE HAN OBTENIDO RESPUESTAS A LA CIRCULARIZACIN DE SALDOS
A la fecha de este informe no hemos recibido ninguna respuesta a la solicitud de confirmacin de saldos enviada a una
seleccin de clientes de la Sociedad, no habiendo podido verificar la razonabilidad de dichos saldos mediante la aplicacin
de otros procedimientos alternativos. Por consiguiente, no hemos podido verificar la existencia del saldo del epgrafe de
clientes del balance de situacin adjunto, que ascenda al xx de xxx de 20xx a xxx euros.

Ejemplo 2
POR NO HABER OBTENIDO COMPOSICIN DE LOS SALDOS
A la fecha de finalizacin de nuestro trabajo, la Sociedad no nos ha podido facilitar por estar an en fase de elaboracin, la
composicin del saldo y naturaleza de las cuentas de ... que por un importe de xxx euros se presentan en el epgrafe de
... del balance de situacin adjunto. Como consecuencia de ello, no hemos podido aplicar los procedimientos de
auditora necesarios para determinar la razonabilidad de dicho saldo.

Ejemplo 3
FALTA DE ASISTENCIA AL RECUENTO FSICO DE LAS EXISTENCIAS INICIALES
No estuvimos presentes en el recuento fsico de las existencias al xx de xxx de 20xx-1, que ascienden a xxx euros, toda vez
que a esta fecha no habamos sido nombrados auditores y no pudimos verificar las cantidades de existencias a dicha fecha
mediante el empleo de procedimientos alternativos de auditora. Dado que las existencias iniciales forman parte de la
determinacin del resultado de las operaciones y de los flujos de efectivo, no hemos podido determinar si hubiese sido
necesario realizar ajustes al resultado del ejercicio y a los flujos de efectivo de las actividades de explotacin del estado de
flujos de efectivo correspondientes al ejercicio terminado el xx de xxx de 20xx.

Ejemplo 4
IMPEDIMENTO A CIRCULARIZAR EL SALDO DE UN CLIENTE
Por requerimiento de la Direccin de la sociedad, no hemos podido solicitar una confirmacin independiente del saldo de un
cliente que, segn los registros contables al cierre del ejercicio 20xx, se eleva a xxxx euros, no habiendo podido verificar la
razonabilidad de dicho saldo mediante la aplicacin de otros procedimientos alternativos Desconocemos el efecto que dicho
hecho pudiera tener sobre las cuentas anuales adjuntas.

Ejemplo 5
FALTA DE UN SISTEMA QUE CONTROLE EL GRADO DE EJECUCIN DE LOS PRODUCTOS EN CURSO

Debido a que la Sociedad no tena desarrollado al cierre del ejercicio 20xx un sistema administrativo que le permitiera
controlar el grado de ejecucin de los proyectos en curso, no ha sido posible determinar si exista una adecuada correlacin
entre los ingresos y los gastos de produccin y otros gastos directos incurridos, para los proyectos en proceso de ejecucin
al cierre del ejercicio. En consecuencia no hemos podido verificar la razonabilidad del importe registrado en Productos en
curso y semiterminados del balance de situacin adjunto, ni del importe registrado en Variacin de existencias de
productos terminados y en curso de fabricacin de la cuenta de prdidas y ganancias adjunta.