TESIS - Sistema de Control Interno en El Area de Caja
TESIS - Sistema de Control Interno en El Area de Caja
LISTA DE TABLAS v
LISTA DE GRFICOS vi
...
RESUMEN vii
INTRODUCCIN 1
CAPTULOS
I. EL PROBLEMA
Planteamiento del 4
problema.
Objetivos de la 5
investigacin.
Justificacin de la 6
investigacin...
Alcances y limitaciones. 7
II. MARCO TERICO 9
Antecedentes...
Bases 12
tericas.
Bases 28
legales...
III. MARCO METODOLGICO
Modalidad y tipo de 33
investigacin.
Diseo de la 34
investigacin.
Poblacin y 35
muestra
Tcnicas e instrumentacin para la recoleccin de 36
datos
Validez y 37
confiabilidad
Tcnicas y procesamientos de 38
datos...
IV. PRESENTACIN Y DISCUSIN DE LOS RESULTADOS
Resultados obtenidos en el 40 instrumento.
V. LA PROPUESTA
Presentacin de la 52
propuesta
REFERENCIAS....................
64
ANEXOS
68
Entrevista.....
Formatos para la validacin del 73
instrumento..
iv
LISTA DE TABLAS
N DESCRIPCIN PAG.
1 Operacionalizacin de las variables... 32
2 Informacin que se lleva en el rea de caja.. 40
3 Funcionamiento actual de la caja del Instituto Universitario
Tecnolgico de Ejido..... 41
4 Aplicacin de un sistema automatizado para el control interno
del rea de caja.. 42
5 Frecuencia con que se debera realizar el control interno. 43
6 Ambiente grfico del sistema automatizado para el control interno
del rea de caja.... 44
7 Normas internas de la institucin para el control interno del
rea de caja................ 45
8 Forma de registro de las actividades del rea de caja... 46
9 Manual de normas y procedimientos para el rea de 47
caja
1 Problemas que se presentan por el no uso de un sistema
0 automatizado para el control interno en el rea de caja.. 48
1 Aprobacin por parte de los usuarios en relacin a la
1 implementacin de un sistema automatizado en el rea de caja
para el control interno 49
v
LISTA DE GRFICOS
N DESCRIPCIN PAG.
vi
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES
ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN
RESUMEN
El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia para un
panorama optimizado a corto plazo y para la toma de decisiones a travs de
la utilizacin de tcnicas administrativas. El presente estudio plantea un
sistema de control interno en el rea de caja del Instituto Universitario
Tecnolgico de Ejido, en este sentido se hizo nfasis en el sistema operativo
del rea de caja, cuya tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes
establecidos en forma eficiente y eficaz. En lo referente a la metodologa, se
aplicaron los siguientes pasos: la investigacin preliminar o la comprensin
del sistema actual, el anlisis y diseo del sistema. Esta ltima fase, permiti
alcanzar el objetivo general de la presente investigacin. La propuesta
permitir la simplificacin del trabajo, eliminando tareas que no contribuyen
de manera significativa a un control eficiente de los procesos administrativos.
Otro aspecto importante a destacar, es que el diseo del sistema de control
propuesto, ayudara a la deteccin oportuna de errores a fin de que el
personal directivo, aplique los correctivos necesarios. Por ltimo, cabe
sealar que se tom en consideracin algunas caractersticas que todo buen
sistema debe poseer, tales como: oportunidad, coordinacin,
responsabilidad, costo y flexibilidad.
vii
INTRODUCIN
1
operativos en los cuales pueda basar sus planes y decisiones operativas,
tanto a largo plazo como cotidianos. Los mecanismos de control interno
deben estar diseados para garantizar el funcionamiento de las diferentes
reas de una institucin, entre ellas tenemos el rea de caja del IUTE.
Fase 3 Diseo del nuevo sistema, esta fase incluye el desarrollo de los
objetivos bsicos, el desarrollo de los requerimientos de informacin de
2
entrada, salida, reportes y control que sern implantados en el nuevo diseo,
la implantacin de algunas polticas que ayudarn y soportarn el
funcionamiento del mismo.
3
CAPTULO I
EL PROBLEMA
4
realizadas en dicha rea no sean reportadas en el momento oportuno, lo que
origina dificultad en el control interno, ya que no se establecen prioridades ni
responsabilidades en el manejo de sus procedimientos.
Objetivos de la Investigacin
General
Especficos
5
Justificacin de la Investigacin
6
Por lo que es necesario realizar una investigacin, en la que se
disee un sistema del control interno, debido a que la institucin, viene
presentando deficiencias en la automatizacin de procesos internos, los
cuales generan demoras en los mismos, por lo que se quiere lograr la
implementacin de un sistema automatizado, que sea de fcil manejo y
caractersticas novedosas, para que el cambio y adaptabilidad no sea tedioso
en su aplicacin y no genere demora y resistencia; mediante el cumplimiento
de las actividades que se encuentran inmersas en el sistema, se pueda
alcanzar mejoras en los procesos, y as alcanzar mayor efectividad de los
mismos, lo que favorecer a la institucin en general.
Alcance y Limitaciones
Alcance
7
Limitaciones
8
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
9
Lenzo (2005), elabor a travs de un Proyecto Factible, titulado Plan
financiero para mejorar la operatividad de la empresa Calzados Fnix, en la
ciudad de Maracaibo. El estudio se bas en una investigacin descriptiva,
donde se tom como muestra a todas las personas que cumplan labores
dentro de la institucin. Entre las conclusiones ms importantes, seala que
no habiendo existido en ningn momento procesos de evaluacin y control
en la referida empresa, se dise dentro de la propuesta medidas de control
que permitan mejorar la operatividad de la empresa, adems, se revis y
redise la estructura administrativa de la misma, en funcin de hacerla ms
eficiente y eficaz. Consideran que la empresa no planifica o por lo menos no
se les ha informado al respecto, lo que consideran grave, en tanto que no los
hace partcipes de la organizacin. De igual forma consideran que una
planificacin bien diseada tcnicamente, no slo mejorar a la empresa
referida, sino que adems opinan que mejorarn sus condiciones socio
laborales. En relacin a la planificacin, determinaron que adems de la
aplicacin, el control y la evaluacin son los aspectos ms resaltantes, en
cuanto stos son los que facilitarn informacin para corregir posibles fallas
que se presenten en la ejecucin de la planificacin. Es por ello, que resulta
importante el establecimiento entre las organizaciones de los procesos,
procedimientos y actividades, que permitan establecer responsabilidades en
la empresa, con la finalidad de cumplir los objetivos para llevar a cabo la
planificacin. Dicha investigacin es muy similar en el desarrollo de la
presente, debido a que se relaciona en la observacin para luego presentar
posibles soluciones en el control interno, en las actividades administrativas.
10
automatizado con los procesos de la oficina. El trabajo persigui sistematizar
la oficina analizada. La relacin directa de esta investigacin con la presente
es la importancia que se puede observar en la implementacin de sistemas
automatizados para solucionar algunas fallas en los procesos de las
diferentes dependencias oficinas o reas administrativas en cuestin.
11
proceso de ejecucin presupuestal; por tanto recomend la implementacin
de un sistema de control interno en los hospitales del sector salud en el
marco de mixtura de las normas de control interno para el sector pblico, las
normas del proceso de ejecucin presupuestal, los preceptos contenidos en
el informe internacional COSO (committee of sponsoring organizations of the
commission) y los nuevos paradigmas de la gestin y control institucional:
tica, prudencia y transparencia de la gestin. La reciprocidad de esta
investigacin con la presente se basa en todo lo expuesto sobre el control
interno, lo que sirve como una buena gua del tema.
Bases Tericas
Administracin
12
comunes, que individualmente no es fcil alcanzar. Gimi Bittar M. 1990 (p.
59)
Debido a lo anteriormente expuesto Terry y Franklin 1986 nombran los
principios de la Administracin, los cuales son:
Planificacin
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la
empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se
deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable,
es decir: selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.
Organizacin
Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas de la empresa,
es una de las funciones principales que le atae a la administracin en forma
permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se
esperan. Establece relaciones efectivas de comportamiento en las personas
de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfaccin
personal al hacer tareas seleccionadas, bajo condiciones ambientales dadas
para el propsito de realizar alguna meta u objetivo.
Ejecucin
Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una
actividad preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido. Es
hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los objetivos de
la empresa y que sus miembros se esfuercen por alcanzarlos.
Control
Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso
administrativo, ya que nos permite estar pendientes e informados de todos
13
los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de la
estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del proceso
administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin, el cual sirve
de retroalimentacin para futuros planes.
14
herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la
conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.
15
Ambiente de Control
Valoracin de Riesgos
Actividades de Control
16
organizaciones, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un
rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisin del desempeo de operaciones,
seguridad de activos y segregacin de responsabilidades.
Informacin y Comunicacin
Monitoreo
17
control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos
delicados a la gerencia y a la junta directiva.
rea de Caja
Funciones
18
6. Elaborar y realizar depsitos bancarios correspondientes a descuentos
y aportes de ley, descuentos sindicales, entre otros.
7. Supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones laborales del
personal adscrito a la Seccin de Caja.
Normas y Procedimientos
19
7. Supervisar el cumplimiento de las funciones del rea de caja como
son: el horario, las actividades y los objetivos establecidos por el jefe
del rea.
Apertura
Cierre
Pagos
El monto mximo a cancelar por cada gasto con cargo a los fondos de
caja chica no podrn ser superior a un veinte (20) por ciento de las unidades
tributarias establecidas en la apertura.
20
Autorizacin de pagos
Comprobantes de egresos
Reposicin
Registro contable
Nmina
21
proceso de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal de
cada uno de los individuos que laboran en una organizacin.
Viticos
Proveedor
Ayuda estudiantil
Comprobante de pago
22
Debido a la implementacin de tecnologas informticas en las
diferentes disciplinas, se hace necesario que los profesionales del rea
contable y de las disciplinas administrativas, adquieran conocimientos
bsicos de sistemas. El trmino Sistema segn Catcora F. 1997 (p. 40) tiene
distintos y amplios usos en las empresas y negocios. Una empresa puede
ser considerada como un sistema que recibe y genera informacin, la cual
ser utilizada por alguna persona o entidad. Formalmente se puede
considerar un sistema como un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn.
Sistema Contable
23
Sistema de informacin
24
organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamientos de
transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.
25
Sistema experto
Base de datos
26
diferentes usuarios y programas; en s puede considerarse como una especie
de archivero electrnico; dicho de otra manera, es el lugar donde se
almacenan un conjunto de archivos de datos computarizados. Date C.J. 1990
(p. 3).
Lenguaje de programacin
Visual Basic
Ambiente Grfico
27
Puedes pintar sectores mucho pequeos en la pantalla (llamados pixel) lo
que permite crear objetos muy bien definidos en la pantalla (como la
ventanas de Windows por ejemplo). Al poder utilizar ms recursos visuales,
stos se han hecho muy populares entre los usuarios porque son atractivos y
mucho ms fciles de utilizar que las feas pantallas carcter. (p. 205).
Ventana
Bases Legales
28
transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinacin
macroeconmica.
29
Reglamento Sobre la Organizacin del Control Interno en la
Administracin Pblica Nacional (2003)
La Publicacin Tcnica N 2
30
de determinar la naturaleza, extensin, y oportunidad de las
pruebas de auditora que deben aplicarse en su examen de los
estados financieros. Asimismo, tambin proveen una base para dar
recomendaciones a las empresas concernientes a mejoras que se
puedan implantar en el control interno.
-La evaluacin adecuada de un sistema de control interno requiere
de dos fases: 1) Conocimiento y comprensin de los
procedimientos y mtodos prescritos y 2) Un grado razonable de
seguridad de que se encuentran en uso y que se estn operando
tal como se plantearon.
31
Tabla 1. Operacionalizacin de las Variables
Objetivo General: Presentar un Sistema Automatizado de Control Interno para la optimizacin y simplificacin
de los procesos administrativos del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE).
MARCO METODOLGICO
Modalidad
33
La investigacin planteada en este trabajo de investigacin, est
enmarcada en una investigacin analtica que ser la base de una propuesta
en disear un sistema de control interno en el rea de caja del Instituto
Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE), que podra considerarse como un
proyecto factible, complementada con una investigacin del tipo documental,
de campo como se explica a continuacin:
Proyecto Factible
Diseo de la Investigacin
34
Fase II. Factibilidad: A travs de esta fase se determin de manera
cientfica la vialidad del proyecto y a su vez se midieron, cuantificaron y
relacionaron los resultados. Es importante tomar en cuenta la factibilidad
porque permiti el anlisis de la propuesta y se estudi la posibilidad que sea
aplicada como prueba piloto en una institucin con caractersticas similares a
la poblacin en estudi.
Poblacin y Muestra
Poblacin
35
La poblacin sujeta al estudio es de tres (3) funcionarios adscritos a la
Oficina de Habilitadura y rea de Caja, que sern objeto de estudio de la
investigacin, que representa el 100% de las personas relacionadas con el
rea de caja.
Muestra
36
La tcnica de recoleccin de informacin se aplicar un cuestionario
con diez (10) tem a los funcionarios: a la Jefa de la Oficina de Habilitadura y
a la encargada y secretaria respectivamente del rea de Caja.
Instrumento
Validez y Confiabilidad
Validez
37
consideracin las observaciones y recomendaciones presentadas por los
mismos.
Confiabilidad
38
Grfico 1 Diseo del caso Tcnico.
de los (Sistema
Resultados
Automatizado)
(Propuesta)
39
CAPTULO IV
Tabla 2.
Informacin que se lleva en el rea de caja
40
NO 33%
SI
NO
SI 67%
tem 2 Como considera usted el funcionamiento actual del rea de caja del
Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido?
Tabla 3.
Funcionamiento actual de la caja del Instituto Universitario Tecnolgico
de Ejido.
41
0%
0%
BUENO
REGULAR
MALO
100%
Tabla 4
Aplicacin de un sistema automatizado para el control interno del rea
de caja
42
NO
0%
SI
NO
SI
100%
Tabla 5.
Frecuencia con que se debera realizar el control interno
43
0%
0%
0% DIARIO
SEMANAL
MENSUAL
100% SEMESTRAL
Tabla 6.
Ambiente grfico del sistema automatizado para el control interno del
rea de caja
44
NO
0%
SI
NO
SI
100%
Tabla 7.
Normas internas de la institucin para el control interno del rea de
caja.
45
SI
0%
SI
NO
NO
100%
Tabla 8.
Forma de registro de las actividades del rea de caja
46
0%
0%
0% MANUAL
AUTOMATIZADO
NO SE REALIZA
100%
Tabla 9.
Manual de normas y procedimiento para el rea de caja
47
SI
0%
SI
NO
NO
100%
Tabla 10.
Problemas que se presentan por el no uso de un sistema automatizado
para el control interno en el rea de caja.
48
0%
33% 0% TIEMPO
ORGANIZACIN
67% INFORMACION
SUPERVICION
tem 10 Cree usted que a los usuarios del rea de caja le gustara la
implementacin de un sistema automatizado para el control interno?
49
0%
0%
AUTOMATIZADO
MANUAL
OTRO
100%
50
Tambin se observa que el 100% de los entrevistados sugieren que el
control interno se realice diariamente, ya que les permite determinar posibles
fallas, adems ellos manifestaron desconocer de normas internas escritas
sobre el control interno del rea de caja, lo que favorece an ms la
factibilidad de esta investigacin.
51
CAPITULO V
PROPUESTA
Estructura
52
Fundamentacin de la Propuesta
La Factibilidad Econmica
La Factibilidad Tcnica
La Factibilidad Operativa
La Factibilidad Social
53
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Objetivo general
Objetivos especficos
54
BASES DE DATOS
Usuarios
Nombre del Campo Longitud Tipo
Cd._ usuario 8 Numrico
Nombre_ usuario 20 Texto
Cargo _ usuario 20 Texto
Registro de beneficiario
55
Cheques
CODIGO DE SEGURIDAD
LOGIN:
PASSWORD:
57
USUARIO
CODIGO:
NOMBRE USUARIO:
CARGO:
BENEFICIARIO
CODIGO:
CLASIFICACION O ESTATUS :
RAZON SOCIAL :
58
COMPROBANTE DE PAGO
CODIGO:
CHEQUE
CODIGO:
RAZON SOCIAL:
59
VIATICOS
CODIGO:
COMPROBANTE DE PAGO
CODIGO:
60
CAJA CHICA
CODIGO:
NOMBRE USUARIO:
61
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
62
Finalmente el sistema permitir un mejor funcionamiento del rea de
caja, al aplicar el control interno de forma automatizada, perfeccionando as
los procesos que se ejecutan en dicha rea, se mejorar el desenvolvimiento
de las diferentes actividades que all se realicen de forma razonable, basadas
en la optimizacin del tiempo, la organizacin, y el control, aplicando estos
factores bsicos, podremos contribuir a colocar el Instituto
Universitario Tecnolgico de Ejido en un nivel de excelencia a elevar su
eficiencia.
Recomendaciones
63
REFERENCIAS
64
Hernndez, S. (2001). Introduccin a la Administracin. Un enfoque prctico.
Universidad Catlica Andrs Bello. McGraw-Hill Interamericana de
Venezuela, Caracas.
65
Normas emitidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de
Venezuela. La Publicacin Tcnica N 2.
66
ANEXOS
67
Anexo N 1
68
Apreciado Funcionario:
La Investigadora
69
tem 1 Considera usted que el registro de la informacin que se lleva en el
rea de caja, necesita ser automatizada?
ALTERNATIVAS
SI
NO
tem 2 Como considera usted el funcionamiento actual del rea de caja del
Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido?
ALTERNATIVAS
BUENO
REGULAR
MALO
ALTERNATIVAS
SI
NO
ALTERNATIVAS
DIARIO
SEMANAL
MENSUAL
SEMESTRAL
70
tem 5 Le gustara que el sistema automatizado para el control interno del
rea de caja este diseado bajo un ambiente grfico agradable y de fcil
manejo?
ALTERNATIVAS
SI
NO
ALTERNATIVAS
SI
NO
ALTERNATIVAS
MANUAL
AUTOMATIZADO
NO SE REALIZA
ALTERNATIVAS
SI
NO
71
tem 9 Cul es el principal problema que se presenta por el no uso de un
sistema automatizado como apoyo para el control interno en el rea de caja?
ALTERNATIVAS
TIEMPO
ORGANIZACIN
INFORMACIN
SUPERVICIN
tem 10 Cree usted que a los usuarios del rea de caja le gustara la
implementacin de un sistema automatizado para el control interno?
ALTERNATIVAS
AUTOMATIZADO
MANUAL
OTRO
72
Anexo N 2
73
Mrida, ____ de _________ de 2011
Ciudadano
Presente
Estimado ______________
Me es grato dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y al mismo
tiempo solicitarle su valiosa colaboracin como experto en el rea de
_______________________, para validar los instrumentos de recoleccin de
informacin (Entrevista) a ser aplicada en el trabajo de investigacin titulado
Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto
Universitario Tecnolgico de Ejido, el cual es presentado para optar al
ttulo de Tcnico Superior Especialista en Sistema de Informacin
Contable.
74
2. El valor 2, si considera que el tem es satisfactorio en relacin a el
objetivo planteado.
3. El valor 3, si considera que el tem es excelente en relacin a el
objetivo planteado.
A cada valor corresponde una observacin, con el fin de aplicar las
correcciones si son necesarias o en todo caso eliminar el tem. Se presenta
una hoja anexa para que realice las observaciones generales y
recomendaciones si lo desea.
Atentamente,
75
GUA PARA LA EVALUACIN Y VALIDACIN DE LA ENTREVISTA
DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DEL REA DE CAJA DEL IUTE
1. Insatisfactorio
2. Satisfactorio
3. Excelente
76
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES
ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN
VALIDACIN
C.I.: ________________________________________
Profesin: ________________________________________
Lugar de Trabajo: ________________________________________
Cargo que desempea: ________________________________________
Firma: ________________________________________
77