Manual de Usuario


MindQube

Manual de Usuario
Versión 4.0

Part No. MQMN01004

2
MindQube - Manual de Administración

Part No. MQMN01004

Copyright © MindQube S.A.C. 2016

Todos los derechos reservados

Este documento contiene información propietaria de MindQube S.A.C.; se entrega bajo un acuerdo de
licencia de uso que restringe su uso y está protegido por las leyes de derechos de autor. La ingeniería
inversa del software está prohibida.

Prohibida su copia o distribución, parcial o total, sin la autorización expresa de MindQube S.A.C.

MindQube, MindQube Clay y MindQube Link son marcas registradas de MindQube S.A.C.

Cualquier otro producto o compañía mencionada en este manual es sólo para efectos de identificación y
puede ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.

3
Introducción 6
Requisitos 7
Arquitectura 8
Beneficios 9
Conceptos y Términos 10
Interfaz de MindQube 11
Acceso a MindQube 12
Interfaz General 13
La Barra Superior 13
La Barra Lateral14
Los Iconos de Acción 15
La Lista de Entidades 16
La Primera Plana 17

Manejo de Entidades 18
Listas Principales 18
Creación de Vistas 19
Búsquedas Enfocadas a Entidades 20

Registros 22
Estructura de un Registro 23
Creación de un Registro desde una Lista Principal 24
Creación de un Registro desde una Lista Relacionada 26
Creación de un Registro desde una Lista Relacionada en Línea 27
Edición de Registros 29
Clonación de Registros 30
Otras Opciones de Registros 31
Cambio de Propiedad de Registros 32
Compartiendo Registros 33
Registros: Opciones Avanzadas 35
Actualización Masiva de Registros 36
Consolidación de Registros 38
Consultas 40
Consultas41
Opciones de Configuración Personal 43
Cambio de Contraseña 44

4
 Información Personal 45
Configuración de Primera Plana 46
Agregando un Calendario 47
Agregando Aprobaciones (Flujo de Trabajo) 49
Agregando Paneles Indicadores (Dashboards) 50
Agregando Entidades 52

Para Más Información 54

5
Introducción
El objetivo del presente manual es explicar el uso del interfaz de usuario MindQube, sus
componentes, su uso y los detalles de su aplicación dentro de las diferentes aplicaciones del
usuario.


6
 Requisitos
____________________________________________________

Para poder utilizar las técnicas y procedimientos del presente manual, los siguientes requisitos
son necesarios:

• Licencia activa de MindQube

• Acceso a MindQube

7
 Arquitectura
____________________________________________________

La arquitectura de MindQube tiene como base en la plataforma Clay. Los desarrollos hechos en
Clay se ejecutan en el intérprete MindQube. Asimismo, Clay puede comunicarse con otras
fuentes de datos mediante MindQube Link, el API de MindQube.

Navegador de Web

Runtime
(Interpretador)

Clay
Metadata Clay DB Clay API
Engine

Algunas ventajas de las aplicaciones de MindQube son las siguientes:

• Independiente de la Plataforma. Tanto el intérprete MindQube como en entorno de

desarrollo Clay funcionan 100% en la web, utilizando protocolos estándar.
• Diseñado para funcionar en la Nube. MindQube ha sido diseñado para lograr que la mayor
cantidad de usuarios accedan a la información desde cualquier lugar, al menor costo para la
organización.
• Elementos incorporados en la Plataforma. El administrador y/o programador en Clay no
debe preocuparse de crear nuevos elementos de seguridad, auditoría o flujo de trabajo. La
plataforma Clay hace que cualquier entidad que sea creada se incorpore al modelo de
seguridad y flujo de trabajo de la plataforma.
• Fácil Desarrollo. Tal vez la parte más atractiva de Clay es la facilidad para crear
aplicaciones a medida, sin mayor esfuerzo.

8
 Beneficios
____________________________________________________

Los beneficios de MindQube se pueden apreciar en diferentes áreas. Algunos beneficios de

MindQube

Para los Usuarios

• Una menor curva de aprendizaje de la aplicación
• Facilidad de acceso a la información
• Mejor flujo de información, eliminando la redundancia en el ingreso de datos

Para la Gerencia
• Información consolidada y en tiempo real
• Mejor análisis de la información
• Reportes e indicadores accesibles desde cualquier lugar
• Mejor gestión de las operaciones

Para el Area de Sistemas

• Mejores tiempos de repuesta a los requerimientos de los usuarios
• Menores costos de administración
• Facilidad en el diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones
• Eliminación de las “islas de información”

Para el Cliente
• Mayor velocidad de respuesta a sus requerimientos
• Mejores niveles de satisfacción

9
 Conceptos y Términos
____________________________________________________

A lo largo del contenido del presente manual, utilizaremos regularmente determinados conceptos
y términos con los cuales el usuario deberá estar familiarizado.

Licencia: Es el acceso del usuario a MindQube. Cada usuario de MindQube es único, y está
identificado mediante credenciales.

Usuario Final: Quien va a utilizar las aplicaciones desarrolladas en MindQube como parte de
sus actividades diarias.

Programador: Quien desarrolla aplicaciones para el uso de los Usuarios Finales.

Administrador: Quien define los niveles de acceso, seguridad y uso de licencias de MindQube.

Entidad: Es la unidad base de procesamiento de información de MindQube. El concepto es

análogo al de una tabla en una base de datos SQL, sin embargo, una entidad MindQube tiene
características adicionales que la diferencian.

Aplicación: Llamamos aplicación al conjunto de entidades a las cuales el usuario final puede
acceder. Dichas aplicaciones pueden contener entidades de diferentes paquetes, y pueden ser
organizadas al criterio del administrador del MindQube.

10
Interfaz de MindQube

11
 Acceso a MindQube
____________________________________________________

Accedemos a MindQube a través de la página web: http://www.mindqube.com, en la parte

superior derecha encontramos el link de acceso para usuarios que cuentan con una licencia de
MindQube.

Inmediatamente aparecen los cuadros de texto para ingresar su nombre de usuario y la contraseña
asignada a su cuenta.

12
 Interfaz General
____________________________________________________

El interfaz general contiene elemento disponibles permanentemente para el usuario, facilitando la

navegación dentro de la aplicación.

Modelo de Interfaz General

La Barra Superior

La barra superior de MindQube contiene dos componentes: El Selector de Aplicaciones y la

Herramienta de Búsqueda.

Selector de Aplicaciones Permite cambiar entre las diferentes aplicaciones

asignadas al usuario.

13
Herramienta de Búsqueda Permite ejecutar búsquedas dentro de la aplicación, de
acuerdo a los parámetros de la misma.

La Barra Lateral

La barra lateral contiene iconos de acción y acceso a las

diferentes entidades de la aplicación.

La sección izquierda contiene los iconos de acción. Es

importante resaltar que no todos los iconos están siempre
disponibles. En nivel de permisos del usuario determina los
iconos disponibles.

La sección derecha indica el usuario activo, así como las

diferentes entidades a las cuales el usuario tiene acceso, dentro
de la aplicación seleccionada.

Partes de la Barra Lateral

14
Los Iconos de Acción

Ocultar en7dades, a fin de aumentar el espacio de

trabajo.

Retornar a la Primera Plana

Ir a la Lista de Reportes, si el usuario =ene permisos.

Visualizar los Paneles Indicadores, si el usuario =ene

permisos.

Consultas. Permite consultar la propiedad o existencia de

un registro en el sistema.

15
 Herramientas. Permite conectar herramientas en la web
externas a MindQube, como por ejemplo, un servicio de
web en línea, o una aplicación complementaria a
MindQube
Configuración Personal. Permite ajustar los datos del
usuario, contraseña y configuración de Primera Plana
(explicada más adelante)

Acceso al módulo de Administración de MindQube (sólo

accesible a Administradores)

A c c e s o a M i n d Q u b e C l a y ( s ó l o a c c e s i b l e a
Desarrolladores)

Acceso al Portal de Soporte (sólo accesible a usuarios

autorizados)

Salida del sistema

La Lista de Entidades

La lista de Entidades nos permite acceder a la información dentro de las entidades del sistema.
Veremos esta acción en un capítulo posterior.

16
La Primera Plana

La Primera Plana es una zona configurable por el usuario, donde podemos colocar elementos
de soporte para el usuario.

Los elementos que podemos colocar en la Primera Plana son:

• Calendario de Actividades: Donde podemos tener una ayuda visual de las actividades a
realizar en el futuro
• Entidades: Donde podemos colocar resúmenes de aquellos elementos a los cuales
debemos prestar atención
• Paneles Indicadores: Para el análisis del estado de nuestro negocio o actividad
• Flujo de Trabajo: Para controlar los permisos y requerimientos de nuestros colaboradores
en MindQube

17
Manejo de Entidades

Listas Principales
____________________________________________________

Llamamos Listas Principales a aquellas listas que nos permiten visualizar la información de una
Entidad.

Una Lista Principal puede mostrar diferentes Vistas. Una Vista es un filtro determinado, que
nos permite encontrar información de forma eficiente.

Dentro de la Vista, podemos buscar información en forma rápida mediante el campo de

Búsqueda.

Asimismo, podemos controlar la cantidad de registros a mostrar en la Vista.

18
Creación de Vistas

Para crear una nueva Vista, a partir de la opción “Nueva Vista”, podemos seguir los siguientes
pasos:

Paso 1:

Definir el nombre de la nueva vista.

Paso 2:
Definir el primer criterio de filtrado.

Paso 3:
Definir el valor de comparación.

Repe<r Pasos 2 y 3 para agregar

más criterios.

19
 Paso 5:
En caso la En<dad tenga algún
campo de fecha, podemos
restringir automá<camente dicho
campo a diferentes parámetros
predeterminados.

Paso 6:
Definimos cómo queremos ordenar
la información de la vista

Paso 7:
Definimos si queremos que nuestra
vista sea la que usaremos por
defecto. Asimismo, podemos hacer
que nuestra vista sea pública,
disponible para todos los usuarios.

Paso 8:
Finalmente podemos ver nuestra
nueva funcionando.

Búsquedas Enfocadas a Entidades

Podemos realizar búsquedas enfocadas a Entidades, mediante la opción de Buscar, en la pantalla

de Listas Principales. Para esto, basta con hacer click en el icono de “Buscar”.

20
A continuación, colocar el criterio de búsqueda.

Y los resultados aparecerán luego de buscar.

Basta con seleccionar el resultado para visualizar el registro.

21
Registros

22
 Estructura de un Registro
____________________________________________________

Un Registro contiene los siguientes elementos:

Control de Registro Nos permite interactuar con la data del Registro

Auditoría Indica información vital referente al Registro. Permite
transferir la propiedad del Registro a otro usuario
Información de Registro La información relacionada a un registro
Listas Relacionadas Un Registro puede tener otros Registros relacionados.
Dichos registros de muestran en una o más Listas
Relacionadas
Archivos Si la En=dad lo permite, podemos adjuntar Archivos al
Registro
Email Bitácora de mensajes enviados por el sistema

23
 Aprobaciones Si la opción está ac=va, podemos u=lizar Aprobaciones dentro
del Flujo de Trabajo. Podemos además solicitar aprobaciones.

Un detalle importante sobre un Registro es que éste siempre debe tener:

• Un Propietario
• Una Fecha de creación
• Una Fecha de última actualización

Estos valores son asignados automáticamente por MindQube. El propietario de un registro o su

superior en la jerarquía de usuarios pueden asignar la propiedad de un registro a otro usuario.

Creación de un Registro desde una Lista Principal

____________________________________________________

Para crear un nuevo registro, basta con hacer click en “Nuevo”.

Luego, basta con llenar los campos requeridos. Algunos campos son obligatorios (resaltados en
verde) y otros son opcionales (color amarillo).


24
Al final del proceso, basta con hacer click en “Guardar”.

25
 Creación de un Registro desde una Lista Relacionada
____________________________________________________
Podemos crear un nuevo Registro desde una Lista Relacionada.

La creación de un Registro desde una Lista relacionada crea automáticamente la relación entre
Entidades.

26
Basta con completar de llenar la información y guardarla normalmente.

Creación de un Registro desde una Lista Relacionada

en Línea
____________________________________________________

Un Registro en Linea puede ser creado sin salir del Registro maestro. Para esto, basta con hacer
click en el icono de “Creación en Linea”

27
La región de expandirá para poder crear el registro en linea.

La region de creación funciona exactamente igual a un formulario de creación de Registro (1).

Para guardar el registro, usar el icono de “Guardar Nuevo” (2).

El formulario de mantendrá activo hasta que no se necesite, y se cierre con el icono (3).

28
 Edición de Registros
____________________________________________________

Para editar un Registro, basta con hacer click en el icono de “Editar”.

Nota importante: Sólo se puede editar un Registro:

• Si el usuario tiene los permisos necesarios para editar Registros

• Si el Registro no está bloqueado

29
 Clonación de Registros
____________________________________________________

La clonación de un Registro nos ayuda a utilizar registros ya creados para crear nuevos registros
cuyas características son similares al registro original. Esto ayuda a acelerar el ingreso de datos
al sistema.

Para clonar un Registro, basta con hacer click en el icono de “Clonar”.

Nota importante: Sólo se puede clonar un Registro si el usuario tiene los permisos
necesarios para crear Registros

30
 Otras Opciones de Registros
____________________________________________________

Además de Editar y Clonar, un Registro tiene otras opciones disponibles.

Regresa a la Lista Principal de la En=dad

Editar el Registro

Clonar el Registro

Nos permite generar documentos en PDF, de acuerdo a

modelos predefinidos en la aplicación

Permite u=lizar los Plug-Ins de determinados servicios en

la Nube

Muestra la bitácora de cambios del registro

Borrar el Registro. Sólo se pueden borrar registros que no

tengan dependencias, y aquellos a los cuales el usuario =ene
permisos.

Bloquear el Registro, a fin de prevenir cambios

31
 Habilitar un registro bloqueado, para ejecutar cambios.

Solo para usuarios con permisos

Ejecutar comandos o procedimientos establecidos en el

sistema

Permite compar=r el registro con otro usuario (Ver

“Compar7endo Registros”)

Nota importante: No todos los iconos pueden aparecer en un registro. Los iconos
aparecerán de acuerdo al nivel de permisos y personalización del Registro

Cambio de Propiedad de Registros

____________________________________________________

Un Registro siempre tiene un propietario. En general, el propietario es el creador del registro.

Pero un registro puede ser transferido.

Nota importante: Un Registro puede ser transferido por el propietario ó por un superior
al propietario en la jerarquía de funciones.

Para transferir un Registro, debemos seleccionar el icono de transferencia.

32
Luego, debemos proceder a transferir:

1. Seleccionar el usuario a quien se va a transferir el registro

2. Eventualmente, podemos transferir los registros relacionados al Registro a transferir
3. Si deseamos, podemos hacer que MindQube envíe un email de alerta al nuevo propietario
4. Podemos enviar una copia del aviso a otro usuario, si deseamos

5. Finalmente, procedemos a ejecutar la transferencia

Compartiendo Registros
____________________________________________________

Eventualmente, aparece la necesidad de compartir un Registro específico con otro colaborador.

Para eso, podemos compartir un registro que poseemos.

Basta con seleccionar el icono de Compartir:

33
Para compartir un registro:

1. Seleccionar el usuario con el cual compartir el Registro

2. Seleccionar el modo. Podemos compartir un registro como Sólo Lectura o en modo
Lectura/Escritura, de acuerdo al nivel de acceso que queremos dar.
3. Activamos la regla

El usuario puede dejar de compartir el Registro cuando lo desee. Para esto, al seleccionar el
icono de Compartir, basta con remover al usuario de la lista.

34
Registros: Opciones Avanzadas

35
 Actualización Masiva de Registros
____________________________________________________

Eventualmente surge la necesidad de actualizar varios registros al mismo tiempo. Podemos hacer
esto con Actualizaciones Grupales, sobre una vista determinada. Para hacer esto, hay que
seleccionar la opción de Actualización Grupal.

Luego, debemos definir el valor de qué campo deseamos cambiar.

36
Elegimos el valor del campo al que queremos actualizar.

Luego, elegimos los Registros que deseamos actualizar (1)

Podemos, eventualmente, elegir todos los Registros (2).

Para completar el proceso, basta con seleccionar “Próximo Paso”.

37
 Consolidación de Registros
____________________________________________________

No es raro que en un sistema comercial se ingrese un mismo Registro por error dos veces. El
problema es mayor cuando tenemos otros Registros enlazados a los duplicados. MindQube
ofrece una herramienta para consolidar registros duplicados y todos los registros relacionados.

Para consolidar Registros, debemos seleccionar la opción de Consolidar Registros.

El siguiente paso es buscar el registro a consolidar.

38
El resultado de la búsqueda nos dará dos o más opciones. Seleccionamos sólo las dos opciones a
consolidar.

El sistema nos dará la información de ambos Registros. Deberemos elegir cuál información
deseamos preservar.

Una vez definidos los valores, basta con seleccionar Guardar, para completar el proceso.

39
Consultas

40
 Consultas
____________________________________________________

En ciertas ocasiones, un usuario requiere saber si un dato existe en la aplicación, pero no tiene
acceso directo al Registro.

La solución a este problema son las Consultas, donde un usuario puede realizar dichas consultas,
sin violar los protocolos y permisos de otros usuarios.

Para realizar una consulta:

Seleccionar el icono de Consultas.

41
Realizar la búsqueda:

Los resultados aparecerán con una lista.

42
Opciones de Configuración
Personal

43
Las opciones de Configuración Personal nos permiten configurar

• La información personal del usuario

• La contraseña
• La Primera Plana

Para acceder a dichas funciones, seleccionamos el icono de Configuración.

Cambio de Contraseña
____________________________________________________

Para cambiar la contraseña, basta con seleccionar la opción “Cambio de Contraseña”




44
Luego, basta con colocar la contraseña vigente, la nueva contraseña, repetir la nueva contraseña,
y guardar los cambios.

Información Personal
____________________________________________________

La opción de Información Personal nos permite cambiar nuestro nombre, el formato de fecha que
preferimos, el idioma en MindQube y nuestra firma digital para documentos.

45
 Configuración de Primera Plana
____________________________________________________

La Primera Plana puede ser personalizada de acuerdo a los requerimientos de cada usuario.
Podemos colocar cuatro tipos de elementos en la Primera Plana. Veremos ejemplos de cada uno.

Una Primera Plana vacía

46
Para modificar la Primera Plana, utilicemos la opción en Configuración.

Agregando un Calendario

El Calendario es una ayuda visual para poder ver mejor las tareas pendientes que tenemos en el
tiempo.

Para agregar un Calendario, agregamos un elemento a la Primera Plana.

Luego, seleccionamos “Calendario” de la lista:

47
El Calendario aparecerá en la lista de componentes, y estará disponible en la Primera Plana.

Primera Plana con Calendario

48
Agregando Aprobaciones (Flujo de Trabajo)

Para recibir alertas de requerimiento de aprobaciones, basta con agregar “Flujo de Trabajo” a la
Primera Plana. Para esto:

Agregamos un elemento a la Primera Plana.

Luego, seleccionamos “Flujo de Trabajo” de la lista:




49
El Flujo de Trabajo aparecerá en la lista de componentes, y estará disponible en la Primera Plana.

Agregando Paneles Indicadores (Dashboards)

Todo Panel Indicador puede ser reflejado en la Primera Plana.

Nota importante: La creación de Reportes y Paneles Indicadores son materia del

Manual de Creación de Reportes de MindQube.

Para agregar un Panel Indicador, agregamos un elemento a la Primera Plana.

50
Luego, seleccionamos “Panel Indicador” de la lista:

Elegimos el Panel Indicador que queremos mostrar.

El Panel Indicador aparecerá en la lista de componentes, y estará disponible en la Primera Plana.

51
Agregando Entidades

Agregar Entidades a la Primera Plana nos permite visualizar y controlar Registros desde una
Vista en la Entidad, creando alertas sobre información relevante para el usuario. Podemos
también reflejar dicha información en el Calendario.

Para agregar una Entidad, agregamos un elemento a la Primera Plana.

Luego, seleccionamos “Entidad” de la lista:

Seleccionamos la Entidad. Si deseamos, podemos crear una etiqueta a medida.

52
A continuación elegimos la Vista que queremos utilizar (ver el capítulo “Creación de Vistas”). Si
deseamos mostrar el Registro en el Calendario, basta con seleccionar un campo de fecha para
relacionarlo.

Los datos de la Entidad aparecerán en la Primera Plana (1). Los Registros asociados con la fecha
aparecerán en el Calendario (2).

53
Para Más Información
____________________________________________________
Para cualquier duda sobre el contenido de este manual, o más información sobre MindQube
Clay, por favor escríbanos a:

[email protected]

54
Notas:

55
Notas:

56
 

Calle Kenko 227
Santiago de Surco
Lima 33, Perú


Telf: (51-1) 242 0355


© Copyright 2009-2016 MindQube S.A.C.
Todos los Derechos Reservados

57