Manual de Cumplimiento Ive
Manual de Cumplimiento Ive
Año 2018
ÍNDICE
Pagina
MANUAL DE CUMPLIMIENTO 1
1. ASPECTOS GENERALES 1
1.1. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO 1
1.2. BASE LEGAL 1
1.3. OBJETIVOS 1
1.4. VIGENCIA 1
1.5. LINEAMIENTOS GENERALES 2
2. GLOSARIO 2
2.1. PRODUCTOS Y SERVICIOS 2
2.2. TIPO DE CLIENTES 2
2.3. TERMINOLOGÍA 3
2.4. ABREVIATURAS 4
4. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LD Y FT 6
4.1. FACTOR DE RIESGO DE CLIENTES 6
4.2. FACTOR DE RIESGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 7
4.3. FACTOR DE RIESGO DE CANALES DE DISTRIBUCIÓN 7
4.4. FACTOR DE RIESGOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA 7
4.5. PREVENCIÓN, CONTROL, MITIGACIÓN DE RIESGOS 7
4.6. MONITOREO Y ACTUALIZACIÓN 8
4.7. REGISTROS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 8
4.8. MATRIZ DE RIESGOS 8
8. MONITOREO 12
8.1. TRANSACCIONES MENORES A US$10,000.00 13
8.2. TRANSACCIONES IGUALES O SUPERIORES A US$10,000.00 13
8.3. TRANSACCIONES REALIZADAS POR PERSONAS POLÍTICAMENTE
EXPUESTAS. 13
9. REGISTROS 13
9.1. REGISTRO DIARIO DE TRANSACCIONES 13
9.2. REGISTRO DE TRANSACCIONES INUSUALES 14
9.3. CONSERVACIÓN DE REGISTROS 14
10. REPORTES 15
10.1. REPORTES MENSUALES 15
10.2. REPORTES TRIMESTRALES 15
10.3. REPORTES SEMESTRALES 16
10.4. PORTAL DE PERSONAS OBLIGADAS 16
10.5. SOLICITUD E INFORMACIÓN Y SOLICITUD DE PRORROGA 16
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO
El presente MANUAL DE CUMPLIMIENTO para LA PREVENCIÓN DE LAVADO
DE DINERO Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO es desarrollado por nombre
de la empresa por ser una empresa importadora de vehículos automotores ……
pasa a ser parte de las persona obligadas según el articulo 18 de la Ley Contra el
Lavado de Dinero u Otros Activos y Ley Para Prevenir y Suprimir el Financiamiento
del Terrorismo (FT).
1.3. OBJETIVOS
El presente MANUAL DE CUMPLIMIENTO que tiene como objetivo: “El desarrollar
de medidas y controles con el fin de prevenir que la empresa sea utilizada por
aparentes clientes, con la intención de realizar transacciones y operaciones de
lavado de dinero u otros activos (LD) y financiamiento del terrorismo (FT).
1.4. VIGENCIA
El presente MANUAL DE CUMPLIMIENTO entrara en vigencia el …….
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1.5. LINEAMIENTOS GENERALES
El presente MANUAL DE CUMPLIMIENTO está desarrollado con forme a la
normativa vigente, las políticas, procedimientos y controles internos relacionados
con la prevención de lavado de dinero.
2. GLOSARIO
Para una mejor comprensión de los términos que se mencionan en el presente
manual, se incluyen las siguientes definiciones.
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CLIENTE HABITUAL: aquel cliente que realiza transacciones frecuentes de
compra o adquisición de bienes o servicios.
CLIENTE OCASIONAL: aquel cliente que realiza una o dos transacciones al año
de compra o adquisición de bienes o servicios.
AGENCIA PROPIA: es la agencia ……………………. Donde se comercializan
sus bienes y servicios.
DISTRIBUIDORES O AGENTES DE NEGOCIOS: Son los agentes
independientes de negocios que venden productos y/o servicios de……..nombre
de la empresa…………. Por medios de un establecimiento comercial de su
propiedad. Siendo este el responsable de su relación comercial con los clientes
de su localidad.
2.3. TERMINOLOGÍA
ESTRUCTURACIÓN: Es una transacción que funciona un monto en dos o más
operaciones, con el fin de evadir las obligaciones de informar.
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO: Son aquellos actos encaminados a
alterar el orden constitucional, el orden público, ejecutando actos de violencia,
que atentan contra la vida de la población, la propiedad pública, acto que
considerado de lesa humanidad.
LAVADO DE DINERO: Comete el delito de lavado de dinero u otros activos quien
por sí, o por interpósita persona: invierta, transfiera o realice cualquier
transacción con bienes de dinero, sabiendo que proceden de la comisión de un
delito.
MONITOREO: Realizar la debida diligencia continua con la relación comercial y
examinar las transacciones con sus clientes.
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: es el encargado gerencial encargado de vigilar
el cumplimiento de los programas y procedimientos internos así como el
cumplimiento de obligaciones que impone la ley.
PERSONA OBLIGADA: se considera persona obligada, a aquellas personas que
por designaciones de la ley y por la naturaleza de sus operaciones, pueda ser
utilizada para el lavado de dinero u otros activos.
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POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: Es aquella que busca la
identificación y verificación de la identidad del cliente empleado para ello:
documentos, datos e información confiable, con la finalidad de establecer si perfil
económico, financiero, entender en su caso, obtener información del propósito y
naturaleza de la relación comercial.
PERFIL DEL CLIENTE: es aquel que se determina al inicio de la relación
comercial con los clientes, a través de la recopilación de información y
documentación proporcionada por los mismos y permite monitorear su
comportamiento transaccional.
TRANSACCIÓN INUSUAL: es aquella operación cuya cuantía, frecuencia,
monto o características no guardan relación con el perfil económico – financiero
del cliente.
TRANSACCIÓN SOSPECHOSA: es aquella transacción inusual debidamente
examinada y documentada por la persona obligada, que por no tener un
fundamento económico o legal que podría constituir un lícito penal.
2.4. ABREVIATURAS
(LD) = Ley de lavado de dinero u otros activos.
(RLD) = Reglamento de la Ley de Lavado de Dinero u Otros Activos.
(FT) = Ley de Financiamiento del Terrorismo.
(RFT) = Reglamento de la ley del financiamiento del terrorismo.
(SIB) = Superintendencia de Bancos.
(IVE) = Intendencia de verificación especial.
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El cual debe der presentado a la SIB a través de la IVE. Para su aprobación, y en el
caso de ampliaciones o modificaciones estas deberán presentarse en un plazo no
mayor de un (1) mes calendario.
3.1. INVOLUCRAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración de la empresa debe involucrarse activamente en las actividades
necesarias para el buen desarrollo del presente MANUAL DE CUMPLIMIENTO por
lo que tendrá en otras, las siguientes funciones.
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3.6. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO
Tanto el oficial de cumplimiento, como el órgano de dirección superior de la
empresa, deberán realizar las revisiones correspondientes al MANUAL DE
CUMPLIMIENTO y realizar los cambios necesarios, levantando acta de su
aprobación, la cual debera ser debidamente notificada a la IVE dentro de un plazo
no mayor de un mes (1) mes calendario.
4. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LD Y FT
Como políticas y procedimientos para la administración del riesgo de lavado de
dinero y financiamiento del terrorismo se identificaran y evaluaran los siguientes
factores.
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c. Clientes que cancelan créditos en un plazo menor al establecido sin una
justificación alguna.
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4.6. MONITOREO Y ACTUALIZACIÓN
El monitoreo de los riesgos por LD y FT están contemplando en la implementación
del presente manual y la matriz que constituyen las medidas mitigadoras contra el
lavado de dinero, los cuales están en constante monitoreo toda vez que
presentamos el reporte mensual de ventas a la IVE mediante formato electrónico.
4.7. REGISTROS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Los riesgos de la administración de riesgos están integrados por los siguientes
reportes:
a. Depósitos bancarios en efectivo superiores a $10,000.00 o su equivalente.
b. Depósitos en cajas propias en efectivo superiores a $10,000.00 o su
equivalente.
c. Reporte mensual de ventas.
d. Transacciones que un mismo cliente realice en un mes calendario por
transacciones superiores a $10,000.00 o su equivalente.
e. Reporte trimestral de la no detención de RTS-LD y RST.FT.
f. Reporte de capacitaciones impartidas.
g. Control de las transacciones inusuales o sospechosas.
h. Actualización y verificación listado ONU.
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NIVEL
FACTOR DE
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO DE
RIESGOS
RIESGO
Clientes que
desean realizar
compras de bienes POCO LEGAL
CLIENTE BAJO
o servicios como PROBABLE REPUTACIONAL
medio de pago
efectivo.
Clientes que
realizan pagos
utilizando varias
LEGAL MEDIO
CLIENTES agencias PROBABLE
REPUTACIONAL BAJO
bancarias de uno o
varios bancos del
sistema.
PRODUCTOS MUY LEGAL MEDIO
Motos de 2 llantas
SERVICIOS PROBABLE REPUTACIONAL BAJO
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El oficial de cumplimiento tendrá las FACULTADES, autoridad y acceso necesario,
para solucionar toda información que considere relevante y necesaria para el debido
cumplimiento de sus funciones.
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6.3. RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES DE LOS CLIENTES
El resguardo de los expedientes se regirá según los siguientes criterios:
CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Y COPIA
En el caso de
Copia de documento personal de
PERSONAS extranjeros,
IVE-NF-30 identificación (DPI) y Registro
INDIVIDUALES copia del
Tributario Unificado (RTU).
pasaporte.
Copia de: A) representación legal
e inscripción en registro
PERSONAS
IVE-NF-30 correspondiente; B) documento
JURÍDICAS
Personal de Identificación o
pasaporte.
Copia de: a)
Copia de: acta de nombramiento
acta
ENTIDADES o toma de posesión del cargo del
IVE-NF-30 adjudicación; b)
PÚBLICAS funcionario; b) documento
copia del
personal de identificación.
contrato.
Copia del documento Personal
de Identificación (DPI); RTU;
PERSONAS
IVE-NF-30 doble firma en el anexo del IVE
PEP
en el área de declaración de
rigen licito de fondos
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6.5. DESTRUCCIÓN DE REGISTROS
Se debera resguardar los expedientes físicos antes descritos por un plazo de cinco
(5) años.
Pasando los cinco años, se notificara con un mes de anticipación a la IVE con un
listado de los expedientes a destruir.
7. CAPACITACIÓN
(Articulo No. 19.b ley de lavado de dinero u otros activos). Se debe crear u
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN a ejecutarse durante el año (enero-diciembre),
programa que de incluir:
a) Capacitación para el oficial de cumplimiento.
b) Capacitación para los empleados y colaboradores por parte del oficial de
cumplimiento.
8. MONITOREO
INSTRUCTIVO IVE INF 01/05
Para los depósitos, créditos o abonos realizados por los clientes, se tendrán tres (3)
criterios de información a solicitar, dependiendo del monto de la transacción y
basados en la política de CONOZCA A SU CLIENTE se tomaran las medidas
siguientes:
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8.1. TRANSACCIONES MENORES A US$10,000.00
Aplica en una o varias transacciones aplicadas por un mismo cliente en el transcurso
de un mes, para lo cual según oficio IVE No. 1105-2014 únicamente se llevará el
control IVE-IN-26 “Reporte de Compra-venta de vehículos Automotores”.
a. DPI cliente
b. Copia de la factura del artículo comprado.
c. Registro Tributario Unificado.
9. REGISTROS
a. Fecha de la transacción
b. Nombre del cliente
c. No. NIT del cliente
d. Medio de pago
e. Monto del pago
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f. Moneda del pago
g. Banco donde fueron depositando los fondos.
h. Boleta de depósito, o referencia de la transacción.
i. Descripción del bien adquirido.
Fecha.
Factura.
Nombre del Cliente.
Producto.
Monto.
Observación del porque se considera inusual.
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10. REPORTES
10.1. REPORTES MENSUALES
10.1.1. REPORTE MENSUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
SUPERIORES A US$10,000.00
Instructivo IVE-INF.01/05.
Reporte donde se detallara todas las transacciones realizadas en efecto por montos
superiores a los diez mil dólares americanos, o su equivalente en moneda nacional,
dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente, Por medio del
formularios IVE-MY-28 a través del portal de personas obligadas.
Para el cumplimiento del reporte, este deberá de realizarse de forma trimestral, por
medio del oficial de cumplimiento, dentro del mes inmediato siguiente al vencimiento
del trimestre (abril, julio, octubre, enero) por medio del portal de personal obligadas.
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10.3. REPORTES SEMESTRALES
10.3.1. INFORMACIÓN SEMESTRAL DE CAPACITACIÓN
Art. 22 reglamento LD; Art 15 LD
Se debe enviar en forma semestral a la IVE, un informe de las capacitaciones
impartidas y recibidas por el oficial de cumplimiento y el personal de la empresa,
dentro del mes inmediato siguiente de finalizado cada semestre (enero, julio) por
medio del portal de personas obligadas, el cual se debe incluir:
a. Lugar y fecha de la capacitación.
b. Persona o entidad que impartió la capacitación.
c. Tema
d. Tipo de actividad.
e. Duración en horas.
f. Departamento de división que recibió la capacitación.
g. Número de participantes y sus cargos.
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11. MONITOREO Y CONTROL
El presente manual de cumplimiento establece las medidas idóneas para el
cumplimiento de las medidas de protección de la empresa ante posibles clientes
que quisieran utilizarla para realizar transacciones que puedan ser consideradas
como posibles actos de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo.
11.2. ANTICIPOS
Se pueden revivir anticipos medio de asegurar una venta futura, en la cual el cliente
realiza un deposito en señal de reserva y buena fe del cumplimiento de la compra,
sin ninguna limitación del monto.
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