Semana3 PDF

Curso de Excel 2016
Avanzado
SEMANA 3
Prof. Carlos Janampa

Qué aprenderemos….
• Conexión a Base de Datos
- Obtener datos externos (Texto, Access, web)
- Microsoft Query
- Cubos OLAP
- Controles personalizados
- Formato de control
- Elaborar Formularios en la hoja
- Controles del formulario: cuadro de grupo, cuadro combinado, cuadro de
lista, botón de opción, casilla de verificación, barra de desplazamiento,
control de número.
• Macros
- Trabajar con la grabadora de macros
- Grabar una macro
- Ejecutar las macros usando métodos abreviados
- Ejecutar las macros sin usar métodos abreviados
- Asignar una macro a un botón
- Ver el código de la macro
- Modificar el código de la macro
- Eliminar una macro
- Asignar una macro a un botón de alguna barra de herramientas
- Introducción al Visual Basic Aplicación
- Objetos, métodos y propiedades
- Usar el editor del Visual Basic
- Base de datos de Access.
- Conectar con un origen de datos. Forma directa.
- Conectar con un origen de datos a través de Microsoft Query.
- Creación de una tabla dinámica a través de un origen de datos.
- Ejercicio Aplicativo.
Conexión a Base de Datos
Conectarse con datos externos (importar) La ventaja principal de
conectarse con datos externos consiste en que puede analizar
periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que
copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y
provocar errores.
Obtener datos externos (Texto)
• Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar
información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los
sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino
archivos de texto.
• Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la
funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se
pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se
sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información
ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos
que pueden llegar a contener.
• Un archivo de texto que contiene información de una base de datos
siempre hace uso de algún caracter especial para separar la
información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese
caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y
otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de
columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es
conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-
Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:
• La diferencia entre un archivo CSV y uno de

texto es solamente el tipo de separador
utilizado. Un archivo de texto generalmente
indica la separación entre columnas utilizando
el tabulador:
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar
el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener
datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de
texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.
Después de seleccionar el
archivo adecuado debes hacer
clic en Importar. Eso mostrará el
primer paso del Asistente para
importar texto. Este primer
paso es importante porque
permite especificar el tipo de
archivo a importar ya sea que
utilice algún caracter específico
como delimitador o que sea un
archivo que utiliza un ancho fijo
de columna.
De igual manera en este paso se
puede indicar a Excel que
comience a importar a partir de
alguna fila específica del archivo.
Al hacer clic en el botón Siguiente,
Excel sugerirá el tipo de separador
que ha descubierto dentro del
archivo a importar y generalmente
será acertado en su sugerencia.
Aun así recomiendo validar que
dentro de la vista previa
efectivamente se muestra una
separación adecuada de los datos.
En caso de que Excel se haya
equivocado solamente deberás
seleccionar el separador
adecuado de la lista o
especificar algún otro si es
necesario. Haz clic en siguiente
que nos llevará al último paso
que permite especificar el tipo
de datos de cada columna.
Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner
especial atención a las fechas de manera que después de la
importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al
hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro
de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.
Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón
Aceptar y los datos serán importados por Excel.
Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y
puedes encontrarte en alguna ocasión con la necesidad de importar
datos desde Access hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.
Importar una base de datos Access a Excel
No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado
grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos
hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Access.
Este comando mostrará el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de
origen de datos en donde deberás especificar el archivo Access que
deseas abrir:
De inmediato Excel mostrará otro cuadro de diálogo que enlistará las
tablas contenidas en el archivo Access.
Una tabla es el lugar en donde se almacenan los
datos en Access. Podríamos pensar que una tabla
de Access es similar a una hoja de Excel porque
también está formada por columnas y filas. Y
aunque el concepto de tabla es un poco más
avanzado que una hoja de Excel, es suficiente la
comparación por ahora para saber que ahí se
encuentra almacenada la información de
Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que
deseamos importar debemos pulsar el botón
Aceptar y ahora Excel nos preguntará por algunas
configuraciones de importación:
En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como
una Tabla de datos o también como un Informe de tabla dinámica. Así
mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos
que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en
una nueva hoja. Al pulsar el botón Aceptar Excel realizará la
importación de los datos.
La información de la tabla de
Access será mostrada dentro de la
hoja de Excel en el mismo orden en
que aparece los datos en la tabla.
Importar datos con una consulta web
Una consulta web en Excel nos permite importar información publicada
en un sitio público de Internet hacia nuestra hoja de cálculo. La
consulta encontrará las tablas de datos dentro de la página web
indicada y nos permitirá seleccionar aquella cuyos datos deseamos
importar a nuestra hoja de Excel.
En esta ocasión vamos a trabajar en un ejemplo básico que nos dará
una idea clara de cómo operan las consultas web en Excel. Para
empezar debemos seleccionar la hoja donde queremos que se
coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el
botón Desde Web que se encuentra dentro del grupo Obtener datos
externos.
Consulta Web en Excel
De inmediato se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y será
aquí donde deberemos colocar la dirección (URL) de la página Web que
contiene los datos que necesitamos importar. Debemos colocar dicha
dirección en el cuadro de texto indicado como Dirección. Para nuestro
ejemplo colocaré lo siguiente:
http://www.imdb.com/chart/top
Una vez ingresada la dirección deberás pulsar la tecla Entrar o pulsar el
botón Ir que se encuentra justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto
hará que se cargue la página dentro de la ventana de la consulta web.
Si la ventana de la Consulta Web es muy pequeña y no puedes visualizar
adecuadamente la página que se ha cargado, puedes aumentar el tamaño de
la ventana al arrastrar la esquina inferior derecha hasta tener un tamaño
adecuado y además podrás utilizar las barras de desplazamiento horizontal y
vertical para desplazarte por la página Web.
En caso de que la página que hayas indicado contenga tablas de datos que
pueden ser importadas por Excel, observarás unos pequeños íconos
amarillos en la esquina superior izquierda de cada tabla.
Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son
candidatos a la importación. Por el contrario, si no observas ningún
icono amarillo querrá decir que Excel no reconoce los datos en el
formato publicado por la página Web y por lo tanto no será posible
importarlos a Excel.
Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, deberás
hacer clic sobre su ícono amarillo y observarás que se tornará de color
verde indicándonos que dicha tabla ha sido seleccionada. Para hacer
efectiva la importación, deberás pulsar el botón Importar.
Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que
te preguntará por la ubicación de la hoja donde deseas colocar los
datos. Una vez indicada la celda adecuada deberás hacer clic en
Aceptar.
Excel comenzará a importar los
datos y al terminar los desplegará
dentro de la hoja
correspondiente.
Con esto hemos importado

información contenida dentro de
una página Web, pero eso no es
todo ya que podemos indicar a
Excel que actualice los datos sin
tener que volver a visitar el sitio
Web original.
Actualizar datos de la Consulta Web
Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan
solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra dentro
del grupo Conexiones en la ficha Datos. Este comando ocasionará que
Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente
sin necesidad de abrir la página Web.
Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de
dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña o
de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por supuesto, si la
página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de
realizar la actualización.
Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos es
que el sitio original haya modificado la página Web, específicamente el
formato de la tabla que contiene los datos, de manera que ya no
puedan ser reconocidos e importados por Excel.
Actualización automática de la Consulta Web
El método del comando Actualizar todo de la sección anterior es
completamente manual, es decir, solamente se actualizarán los datos
cuando pulses dicho botón. Sin embargo, es posible indicar a Excel que
actualice los datos cada determinado tiempo.
Para lograr la actualización automática de nuestra Consulta Web
deberás ir a la ficha Datos y pulsar el botón Conexiones que se
encuentra a un lado del botón Actualizar todo. Se mostrará un cuadro
de diálogo con la lista de conexiones disponibles.
En nuestro ejemplo solamente tengo la
conexión creada para la consulta Web,
pero si tuvieras más de una conexión
deberás seleccionar aquella que
corresponde a la consulta Web y hacer
clic en el botón Propiedades lo cual abrirá
el siguiente cuadro de diálogo:
En esta nueva ventana deberás poner especial atención a la
sección Control de actualizaciones que es donde podrás configurar la
actualización automática de la Consulta Web. A continuación explico
cada una de las opciones de dicha sección.
• Habilitar actualización en segundo plano: esta opción está
seleccionada de manera predeterminada y nos sirve para indicar a
Excel que puede hacer la actualización de datos aun cuando estemos
trabajando en otro libro o inclusive en otra aplicación.
• Actualizar cada: Al habilitar esta opción podremos indicar a Excel la
cantidad de minutos que deberá esperar entre cada actualización de datos.
Debes considerar que en cada actualización Excel utilizará recursos de tu
computador y ancho de banda de tu conexión a Internet así que asegúrate
de colocar una cantidad razonable de minutos de acuerdo a tus
necesidades.
• Actualizar al abrir el archivo: Esta opción le indicará a Excel que actualice
los datos cada vez que abrimos el archivo de manera que tengamos
información actualizada al iniciar nuestro trabajo. Opcionalmente podemos
indicar a Excel que remueva los datos antes de guardar el libro, es decir, la
conexión seguirá existiendo y se actualizarán los datos al abrir el archivo,
pero antes de guardar el libro, los datos serán removidos. Esto es útil
cuando los datos importados son muy extensos y queremos evitar que el
tamaño de nuestro archivo se incremente considerablemente.
Solo debo mencionar que la actualización en segundo plano requiere
que Excel esté abierto. Dicha opción no actualizará los datos si Excel
está cerrado y mucho menos si nuestro computador está apagado.
Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían
construir tableros de mando que actualicen la información
automáticamente al abrir el archivo. También se podrían implementar
Consultas Web para intercambiar información desde Internet o en una
Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genere información en
tablas y con eso evitar la necesidad de copiar y pegar los datos
manualmente en Excel.
Microsoft Query
Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite
importar datos externos a nuestras hojas de cálculo lo cual nos evitará
ingresar manualmente los datos provenientes de fuentes de datos
externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de
texto o Excel.
Microsoft Query
Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el
menú desplegable De otras fuentes.
Al utilizar Microsoft Query nos
podemos conectar a diversas
fuentes de datos externas,
seleccionar la información que
necesitamos, importarla a nuestra
hoja de Excel y refrescar la
información automáticamente tantas
veces como lo necesitemos de
manera que los datos de nuestra
hoja de Excel permanezcan
sincronizados con las fuentes
externas.
Microsoft Query
Tipos de bases de datos
Podemos obtener datos de diferentes fuentes incluyendo las siguientes:
• Microsoft Access
• Microsoft SQL Server
• Microsoft SQL Server OLAP Services
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Excel
• dBase
• Paradox
• Oracle
• Archivos de texto
Microsoft Query
Selección de datos
Microsoft Query nos permite
hacer una selección de los datos
que deseamos importar, es
decir, si no necesitamos todos
los registros de una tabla de
Access entonces podemos
importar solo aquellos registros
que cumplan con ciertas
condiciones. Además podemos
seleccionar solo aquellas
columnas que nos interesen.
Microsoft Query
¿Cómo funciona Microsoft Query?
El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de
datos. Ese origen de datos es el que contiene la información adecuada
para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente después
de haber seleccionado la opción Desde Microsoft Query en la ficha
Datos, se mostrará el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.
Microsoft Query
Para especificar un origen de datos para una base de datos o un archivo
de texto debes utilizar la pestaña Bases de datos. Si necesitas
especificar un origen de datos de un cubo OLAP debemos utilizar la
pestaña Cubos OLAP. En la pestaña Consultas se irán guardando todas
las consultas que se guarden desde Microsoft Query de manera que
puedas encontrarlas rápidamente.
Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar
directamente a Microsoft Query o utilizar el Asistente para
consultas el cual nos ayudará en unos cuantos pasos a definir la
consulta a la base de datos.
Microsoft Query
El asistente para consultas
Para utilizar el asistente para consultas debemos asegurarnos de que
esté marcado el cuadro de selección Usar el Asistente para consultas
para crear o modificar consultas. Al pulsar el botón Aceptar se iniciará
con el primer paso del Asistente.
Microsoft Query
Al final del proceso habremos creado una consulta y la cual podremos
modicar aún más, si así lo deseamos, directamente en Microsoft Query.
Cubos OLAP
Los cubos OLAP se pueden considerar como una ampliación de las dos
dimensiones de una hoja de cálculo. Destaca por su característica
multidimensional en la cual el almacenamiento físico de los datos se
realiza en un vector multidimensional.
Cubos OLAP
Permite realizar diferentes combinaciones de datos para visualizar los
resultados de una organización (indicadores) hasta un determinado
grado de detalle, permitiendo navegar por sus dimensiones y analizar
sus datos desde distintos puntos de vista. Contiene los valores
agregados de todos los niveles de todas las dimensiones.
Cubos OLAP
• Ofrece una visión multidimensional de los datos (matricial).
• No impone restricciones sobre el número de dimensiones.
• Ofrece simetría para las dimensiones.
• Una base de datos multidimensional puede contener varios cubos o
vectores que extenderán las posibilidades del sistema OLAP con el cual se
trabaja.
• Cabe destacar que los Cubos OLAP son vectores en los cuales se dispone la
información, y gracias a esta ordenada jerarquía es posible llevar a cabo un
análisis rápido de los datos. Mediante la incorporación de estos vectores o
cubos, se han ampliado las posibilidades de las bases de datos relacionales,
permitiendo el procesamiento de importantes volúmenes de información,
que de lo contrario sería imposible realizar.
Cubos OLAP
• Permite definir de forma flexible (sin limitaciones) sobre las
dimensiones: restricciones, agregaciones y jerarquías entre ellas.
• Cada una de las dimensiones que posee la base de datos incorpora un
campo determinado para un tipo de dato específico, que luego podrá
ser comparado con la información contenida en el resto de
dimensiones, para hacer posible la evaluación y posteriores informes
de la información realmente relevante para una compañía.
• Soporte transparente al tipo de tecnología que soporta el almacén de
datos (ROLAP o MOLAP).
Formularios en Excel
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras
hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la
captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel
con los formularios impresos en papel.
¿Qué es un formulario en Excel?
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido
a alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que
estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que
debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos
ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los
datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos
como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten
agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.
Tipos de formularios en Excel
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que
podemos crear tres tipos diferentes de formularios:
• Formulario de datos.
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
• Formularios de usuario en VBA.
A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la
información de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede
hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro
para la tabla.
Hoja de cálculo con controles de formulario
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir
información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario.
De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja
podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por
ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista
para facilitar la selección de los elementos.
De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados,

casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear
formularios avanzados.
Formulario de usuario en VBA
Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm,
son cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para
solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde
el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.
Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y
soltar los controles que están disponibles desde el Cuadro de
herramientas:
Controles de Formulario
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar
dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de
usuario en VBA, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar
mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a
seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el
usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de
formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador
dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y
observarás cada uno de ellos:
Justo por debajo de los controles de formulario podrás
observar el grupo de controles ActiveX pero sus
diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo.
Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles
de formulario.
¿Cómo insertar un control de formulario en Excel?
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes
seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel
arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control. Observa
este procedimiento.
Los diferentes controles de formulario
Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen
diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una
simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus
opciones. A continuación una breve descripción de cada uno de ellos.
• Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la
barra dentro de un intervalo predefinido.
• Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic
sobre él.
• Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto
de opciones.
• Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
• Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor
numérico.
• Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con
un cuadro de lista.
• Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
• Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos
elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la
configuración del control.
• Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el
formulario.
Cuadro de texto
El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío
donde el usuario puede introducir cualquier texto. En esta ocasión
revisaremos cómo incrustar un cuadro de texto y hacer referencia al
mismo desde código VBA.
Insertar un cuadro de texto en Excel
Para insertar un cuadro de texto en una hoja de Excel debes ir a la ficha
Programador y hacer clic en el botón Insertar y entonces hacer clic
sobre la opción Cuadro de texto de la sección Controles ActiveX.
El puntero del ratón se convertirá en una cruz la cual nos permitirá
dibujar el cuadro de texto sobre la hoja de Excel. Una vez dibujado el
cuadro de texto podrás hacer clic derecho sobre él y seleccionar la
opción Propiedades para conocer el nombre que la ha sido asignado.
También puedes ver las propiedades de

cualquier control seleccionándolo primero y
pulsando el botón Propiedades que se
encuentra dentro del grupo Controles de la
ficha Programador.
Cuadro de grupo
Este control nos sirve para agrupar otros controles de formulario y en
especial, el control Botón de Opción. Recordemos que el Botón de
Opción se utiliza para poder seleccionar SOLO una opción de varias
disponibles y es importante recalcar que la característica principal del
Botón de opción es precisamente que son Excluyentes. Volviendo a la
funcionalidad del Cuadro de Grupo, supongamos que el ejercicio es
sobre una aplicación en la que debemos seleccionar la marca de un
televisor y las pulgadas, para ello necesitamos dos GRUPOS de Botones
de opción independientes y separados y es que si no se separan, no
permitirá seleccionar la marca y posteriormente el tamaño en
pulgadas, veamos:
Veamos que a pesar de seleccionar el tamaño “36 Pulgadas”, el
resultado es 5 ya que ese tamaño corresponde al 5° Botón de Opción lo
cual no es correcto ya que al ser Botones Excluyentes, no permite
seleccionar la Marca y a la vez seleccionar el tamaño.
Para solucionar esto utilizaremos el control Cuadro de grupo donde
podemos agrupar los botones de Marca y en otro Cuadro de grupo
agruparemos los botones de Tamaño. Para insertar el Cuadro de Grupo
nos ubicamos en la Ficha DESARROLLADOR en el grupo de Controles,
damos clic en Insertar y seleccionamos el control Cuadro de grupo:
Con este se activa el cursor del mouse en modo edición para que
podamos dibujar el Cuadro de grupo en la hoja Excel a nuestro gusto,
así que vamos a dibujar el cuadro de grupo debajo de la selección de
marca con un tamaño adecuado para insertar en este los botones de
opción de marca:
Ahora debemos seleccionar cada uno de los Botones de opción de
Marca y ubicarlos dentro del cuadro de Grupo. Para seleccionar cada
botón de opción primero damos Clic derecho sobre cada uno y luego
con clic sostenido lo movemos:
Luego las otras dos opciones
Ahora hacemos el mismo procedimiento para los Botones de Opción de
tamaño primero insertando otro Cuadro de grupo y luego moviendo
sobre este los botones de tamaño. El resultado es el siguiente:
Podemos eliminar las filas superiores donde antes estaban las opciones
y ahora si probamos a seleccionar Marca y luego tamaño, podemos ver
que si permite tener ambas opciones seleccionadas:
Solo hace falta configurar los

Botones de opción del segundo
grupo Tamaño para que queden
vinculados a una celda que luego
pueda ser utilizada para efectuar
operaciones y funciones:
Cuadro combinado
Un cuadro combinado muestra una colección de uno o más elementos
de entre los cuales podemos elegir una opción. Un cuadro combinado
es diferente a una lista de validación de datos ya que nos permite
conocer la opción que el usuario ha seleccionado en el momento.
Antes de mostrar cómo agregar un cuadro combinado debes asegurar
de habilitar la ficha Programador. Dentro de la ficha Programador,
dentro del grupo Controles, se debe hacer clic sobre el botón Insertar y
en la sección Controles de formulario seleccionar la opción Cuadro
combinado.
Ahora, utilizando el puntero del ratón, deberás dibujar sobre la hoja
el Cuadro combinado que necesitas. De inmediato observarás en
pantalla el control de formulario recién creado. Aún después de haber
dibujado el control, puedes modificar su tamaño arrastrando
cualquiera de las esquinas hasta obtener el tamaño deseado.
Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic
en el botón Propiedades que también forma parte del grupo Controles
dentro de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de
diálogo Formato de control.
En la opción Rango de entrada seleccionaremos las celdas que
contienen los valores de texto que se desplegarán dentro del cuadro
combinado. Y en el cuadro de texto Vincular con celda seleccionaremos
una celda que mostrará el número de la opción que se haya elegido. Al
aceptar los cambios se creará el control con el funcionamiento que
necesitamos, observa su comportamiento.
Observa cómo la celda vinculada (C7) muestra el número
del elemento de la lista que ha sido seleccionado. Si se
selecciona el primer elemento se mostrará el número 1 y
así sucesivamente hasta el final de la lista. La celda
vinculada puede ser de gran utilidad para tomar alguna
decisión en base a la selección del usuario.
Cuadro de lista
El cuadro de lista es un control ActiveX que nos permite desplegar una
serie de opciones de las cuales el usuario puede realizar una selección.
Podemos configurar el cuadro de lista para permitir seleccionar uno o
varios elementos de la lista.
Dibujar un cuadro de lista
Para insertar un cuadro de lista en una hoja de Excel debemos ir a la
ficha Programador y pulsar el botón Insertar para seleccionar la
opción Cuadro de lista (control ActiveX).
Especificar los elementos del cuadro de lista
Una alternativa para indicar los elementos de un cuadro de lista es a
través de la propiedad llamada ListFillRange. Para ello debemos abrir
las propiedades del control e indicar el rango de celdas que contiene
los elementos:
En este ejemplo he especificado que los valores sean tomados del
rango A1:A6, lo cual da como resultado un cuadro de lista con los
valores especificados en dicho rango:
Elementos del cuadro de lista por código
Otra alternativa para indicar los elementos de un cuadro de lista es a
través de código VBA. Para ello puedes incluir el siguiente código en el
evento Workbook_Open:
De esta manera cuando se abra el libro se agregarán las

opciones al cuadro de lista llamado ListBox1.
Asociar una celda al cuadro de lista
Adicionalmente podemos asociar una celda al cuadro de lista la cual
mostrará la selección que hagamos. Para hacer esta asociación
debemos especificar la dirección de la celda en la propiedad LinkedCell:
De esta manera, cada vez que hagamos una selección de alguna de las
opciones del cuadro de lista se verá reflejado su valor en la celda
asociada:
Grupo botón de opción
Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una
selección dentro de una lista de posibilidades y en todo momento
tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo crear grupos
de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse
en la misma hoja.
Ya que podemos agregar botones de opción como controles de
formulario o como controles ActiveX, este artículo tratará ambas
posibilidades. Comenzaremos por la opción de controles de formulario.
Grupos de botones de opción
Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opción
donde queremos que el usuario seleccione su género así como su color
favorito. Si pusiéramos todos los botones de opción en la misma hoja
Excel solo podríamos elegir una sola opción tanto para el género como
para el color:
De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción
entre todos los botones de opción ubicados en la misma hoja. La
solución para crear dos grupos de botones de opción es agregar el
control llamado Cuadro de grupo:
Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones
de opción que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo
agregaré dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar
el Cuadro de grupote asegures de abarcar el área completa de
los botones de opción que deseas asociar de manera que el grupo sea
creado correctamente. Como resultado tendremos dos grupos de
botones de opción totalmente independientes:
Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es
suficiente con hacer clic derecho sobre cualquier botón de opción y
seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control
debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará
la opción seleccionada.
A partir de ese momento la celda B10 mostrará la opción seleccionada
dentro del primer grupo:
Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que
los botones de opción estén vinculados con la celda B11 y de esta
manera poder conocer en todo momento la opción de color
seleccionada:
Casilla de verificación
Una casilla de verificación es un control ActiveX que podemos utilizar
para permitir que un usuario marque una opción y por lo tanto poder
conocer sus preferencias al verificar dicho valor en código VBA.
Para insertar este control debemos ir al comando Insertar y seleccionar
la opción Casilla de verificación (Control ActiveX).
Después de dibujar este control tendrás el siguiente resultado:
Propiedades de una casilla de
verificación
La primera propiedad que desearas
modificar de una casilla de
verificación será su
propiedad Caption que es la que
almacena el texto desplegado dentro
del control ActiveX. Por ejemplo, si
deseo que el control muestre el texto
“Mayor de edad” debo hacer el
cambio de la siguiente manera:
La otra propiedad de una casilla de verificación que tal vez quieras
modificar será la propiedad Value que de manera predeterminada
tendrá el valor False lo cual indica que el control se mostrará
desmarcado. Si deseas que el control se muestre marcado de manera
predeterminada, debes poner el valor True en la propiedad Value:
Control Barra de Desplazamiento
La barra de desplazamiento en Excel es un control ActiveX que nos
permite desplazarnos a través de un rango de valores al hacer clic sobre
los botones de avance o retroceso o al mover la caja de desplazamiento
a lo largo de la barra.
Insertar una barra de desplazamiento en Excel
Para insertar este control ActiveX debemos ir a la ficha Programador y
pulsar el botón Insertar y elegir la opción Barra de
desplazamiento (control ActiveX).
Una vez seleccionada esta opción podrás dibujar el

control en una hoja de Excel.
Propiedades de la barra de desplazamiento
Ahora revisemos algunas de las propiedades más importantes de
la barra de desplazamiento:
• LinkedCell: Es la celda que estará vinculada a la barra de
desplazamiento y por lo tanto desplegará su valor actual.
• Max: El máximo valor al que llegaremos al final de la barra de
desplazamiento.
• Min: El mínimo valor con el que iniciará la barra de desplazamiento.
SmallChange: La cantidad de valores que la barra avanzará al hacer clic
sobre los botones de avance o retroceso (flecha).
LargeChange: La cantidad de valores que la barra de desplazamiento se
moverá cuando el usuario haga clic en el área que se encuentre entre la
caja de desplazamiento y cualquier de las flechas de desplazamiento.
Control de número
El control de número facilita el incremento o decremento del valor de
una celda. Con este tipo de control podemos modificar valores
numéricos, de tiempo o de fecha utilizando el botón de flecha hacia
arriba o de flecha hacia abajo.
Insertar un control de número
Para insertar un control de número en una hoja de Excel debemos ir a
la ficha Programador y dentro del botón Insertar seleccionar el
comando control de número.
Al trazar el control sobre la hoja de Excel obtendremos un par de
botones que tendrán un icono de flecha. Cada botón nos servirá para
aumentar o disminuir el valor de la celda asociada.
Macros
El nombre macros en Excel proviene de la
palabra macroinstrucción. Una macro o macroinstrucción es un
conjunto de instrucciones que están almacenadas y listas para ser
ejecutadas en cualquier momento al pulsar un botón o con un atajo de
teclado.
Macros
Trabajar con la grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA,
pero el método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que
guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.
Macros
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel,
por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de
manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la
grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
Macros
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la
macro deberás colocar el nombre que
identificará de manera única a la macro
que estamos por crear. De manera
opcional puedes asignar un método
abreviado de teclado el cual permitirá
ejecutar la macro con la combinación de
teclas especificadas.
Macros
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación
donde se almacenará la macro.
• Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
• Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser
ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
• Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en
cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté
utilizando.
Macros
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear.
Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación
de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás
pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.
Macros
Crear una macro
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la
grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero
permitirá ilustrar el proceso básico de creación.
Macros
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres
departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato
especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar
macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el
siguiente cuadro de diálogo.
Macros
Observa cómo he colocado un
nombre a la macro y además he
especificado el método abreviado
CTRL+d para ejecutarla
posteriormente. Una vez que se
pulsa el botón Aceptar se iniciará la
grabación. Observa con
detenimiento los pasos.
Macros
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la
macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién
guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el
comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de
todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir
la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando
Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en
la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto
que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro
entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.
Macros
Asignar una macro a un botón
• Ve a la ficha “Programador”.
• Haz clic sobre el botón “Insertar”.
• Selecciona el control de Formulario “Botón”.
• Haz clic en tu hoja de trabajo, en el lugar que quieras colocar el botón
y en el cuadro que aparece, selecciona el nombre de la macro que
quieres que se ejecute al hacer clic sobre él.
• Clic sobre el botón “Aceptar”.
Macros
Macros
Ver el código de la macro
El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa
independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el
programa que nos permite escribir código VBA que estará asociado a
las macros.
Macros
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de
ellas es a través del botón Visual Basic de la ficha Programador.
Macros
El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más
sencillo y rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT +
F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de
herramientas.
Macros
En la parte izquierda se muestra
el Explorador de proyectos el cual
muestra el proyecto VBA creado
para el libro actual y además
muestra las hojas pertenecientes a
ese libro de Excel. Si por alguna
razón no puedes visualizar este
módulo puedes habilitarlo en la
opción de menú Ver y seleccionando
la opción Explorador de proyectos.
Macros
El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos
de código que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las
funciones de código VBA que vayamos escribiendo.
Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada
Inmediato que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha
ayuda al momento de escribir código VBA porque permite introducir
instrucciones y observar el resultado inmediato. Además, desde el
código VBA podemos imprimir mensajes hacia la
ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que
podamos depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana
puedes mostrarla también desde el menú Ver.
Macros
Asignar una macro a un botón de alguna barra de herramientas
1. Haga clic Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rápido.
2. En la lista comandos disponibles en, haga clic en Macros.
Macros
3. Seleccione la macro a la que desea asignar un botón.
4. Haga clic en Agregar para mover la macro a la lista de botones de la
barra de herramientas de acceso rápido.
5. Para reemplazar el icono predeterminado de la macro con un botón
diferente para la macro, haga clic en Modificar.
Macros
6. En Símbolo, seleccione un icono de botón para su macro.
Macros
7. Para usar un nombre más sencillo para el botón, en el
cuadro nombre para mostrar, escriba el nombre que desee.
Puede introducir un espacio en el nombre del botón.
8. Haga clic dos veces en Aceptar.
El nuevo botón aparece en la barra de herramientas de acceso
rápido, donde puede hacer clic en él para ejecutar la macro.
Sugerencia: Cuando guarde el libro, los botones se asigna a las macros
en el libro personal estarán disponible en todos los libros que abra

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