República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación.

Instituto Politécnico Universitario “Santiago Mariño”
Sede Maturín.
Estado Monagas.

Profesora: Realizado por:

Aurora Blohm. Patricia Silveira.
Erikson Moreno.
Diego Padrino

Maturín, Febrero de 2019.

 Sistemas Contables: facturación.

1. ¿Qué es un sistema contable?

Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan
entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera
eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada
(Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan
con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el
gobierno.
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la
empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita
estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información
contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y
que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
2. Objetivo y estructura básica:
El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos
que se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y a interpretación de la información contable
para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.
1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable, se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios
y que se deben registrar en los libros de contabilidad.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la información se
debe clasificar en grupos o categorías. Se debe agrupar aquellas transacciones a través de
las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman
decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de
venta de una empresa seria demasiada larga que cualquier persona se dedicara a leerla.
Objetivo:
Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad
representan un orden coherente mediante el cual se recopilan toda la información que se
necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que
se llevan a cabo en la misma.
La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad
dependerá de la manera con la cual sean empleados los mismos; este debe ser un hecho
cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a
su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse del esquema
funcional de una entidad comercial.
Si se habla más específicamente de la característica que poseen los sistemas de
contabilidad se debe decir que se concentran en los objetivos para los cuales son
empleados, entre esto tenemos: el conocimiento de los objetivos, elaboración de un
informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa y preparación
de los informes pendientes.
a) Conocimiento de los objetivos: ya que, mediante esto, los sistemas de
contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social,
la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa.
b) Elaboración de un informe preliminar: acerca de la situación en la cual se
encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales
correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor
y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque
lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa.
c) Preparación de los informes pertinentes, como, por ejemplo, aquellos que
registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando
informes financieros.

Sistema contable de facturación

1. ¿Qué es?
Un programa o sistema contable de facturación es un software informático para gestionar
y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y
empresas. Es, fundamentalmente, un software de gestión de facturas de ventas y compras,
así como otros documentos acreditativos de una transacción comercial.
2. Características
Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar documentada, tanto por
motivos fiscales como contables.
El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es la factura.
Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos
esenciales que dicta la normativa de facturación:
 Número de factura.
 Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con la de
expedición).
 Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
 Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
 Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su
correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que
se pueda calcuar la base imponible correctamente.
 El tipo impositvo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF)
 La cuota tributaria.
 Importe final.
Un programa de facturación puede incorporar, además, otros elementos en la factura para
acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa:
 Diseño de factura.
 Firma.
El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente bello, sino también más
flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar, ahora bien,
sus contenidos obligatorios.
3. Funciones:
Además de la emisión de facturas, un software de facturación también permite gestionar
otros elementos importantes para la facturación de un autónomo:
 El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra,
recibos, etc.
 Sistema OCR (es un sistema computarizado de análisis que permite escanear un
documento de texto en un fichero automatizado electrónicamente, que se puede
editar con un procesador de textos en el ordenador) para reconocer y registrar
automáticamente la información esencial de los documentos de gastos.
 La lista de clientes y proveedores.
 CRM de clientes.
 La emisión de presupuestos y albaranes.
 La emisión de facturas en otros idiomas.
 La emisión de facturas multidivisa.
 El envío de recordatorios de facturas impagadas.
 Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas.
El objetivo con todas estas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la
información relativa al negocio, pues no hay factura posible que no esté relacionada con
un cliente o un proveedor, por citar un ejemplo básico.
De este modo, los softwares de facturación ofrecen una visión general de la actividad
económica: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.
4. Relación a la contabilidad en la actividad comercial
La contabilidad es un aspecto consustancial a la facturación. De ahí que todos los
programas de facturación dispongan de módulos contables o progrmama de contabilidad.
La categorización contable de los gastos es uno de ellos. Esto, junto al registro de los
ingresos, permite la elaboración automática de informes contables como el balance de
situación o la cuenta de pérdidas y ganancias.
Estos informes ayudan a llevar un mejor control del patrimonio empresarial (balance de
situación) y de los beneficios y gastos de la empresa al final del ciclo contable. Lo que,
para un profesional o empresario se traduce en un mayor control del negocio, base
esencial para una toma razonable de decisiones.
5. ¿Cómo elegir un software o sistema contable?
Es recomendable que antes de elegir una alternativa de facturación, lea la Guía para la
Elección de una Solución de Factura
Electrónica, disponible en el sitio web del SII, esto lo ayudará a decidir si factura con un
sistema comprado en el mercado o
desarrollado por su empresa. En términos generales, la guía hace mención a aspectos a
considerar tales como:
• Volumen de facturación mensual
• Características de emisión (discreto o en línea, frecuencia)
• Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercancía, etc.)
• Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, telefónico, enlace)
• Aplicaciones que sostienen su facturación (software nacional, internacional, hecho a la
medida, etc.).
6. Beneficios:
Existen múltiples beneficios asociados, entre los que destacan:
• Verificación en línea de la validez de documentos tributarios electrónicos.
• Ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios.
• Disminución de timbraje de documentos tributarios físicos, ahorrando en tiempo y
costos de traslado y espera.
• Eliminación de riesgo de pérdida de documentos tributarios físicos.
• Se pueden almacenar las facturas digitalmente.
• Mejora la rapidez y confiabilidad del proceso de facturación de la Empresa.
• Mejora la imagen de credibilidad y transparencia de la empresa.
• Permite, al pagar por internet, diferir el pago de l IVA hasta el día 20 de cada mes (y no
los 12).
7. Tipos
En la actualidad son tres los sistemas de facturación más utilizados por la mayoría de las
empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial, pero
debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturacion se adapta según las
necesidades y requerimientos de dichas entidades.
Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es más probable
que se utilicen aquellos sistemas de facturación correspondientes a los programas
informáticos. Esto se debe a que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades
que ayudan a mantener un cierto control acerca de los movimientos financieros
correspondientes a la empresa. Además el sistema de base de datos que utiliza resulta
muy útil para plantificar diferentes aspectos para los cuales, se requiere de la necesidad
de un sistema de facturación de este tipo, como pueden ser las auditorias tributarias, y los
balances de fin de año.
Ahora bien, si nos referimos a los comercios mucho más pequeños, ellos aun utilizan el
sistema de facturación en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de
facturacion más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la facturación
electrónica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la
computadora y que cumple con las mismas características y obligaciones que una factura
común, como así también, cumple con las habilitaciones legales correspondientes, al
menos en la mayoría de los países europeos y algunos de América latina. sistemas-
facturacion-sistemas
Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de la emisión
de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algún cliente asiduo,
el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son enviadas por correo
electrónico para que el mismo las almacene en su computadora personal y pueda así llevar
un mejor control de los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las
empresas en cuestión. Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturacion que resulta
tan novedoso en nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel y
almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos, debemos decir que
en este caso particular, para hacer validos estos sistemas de facturación, la factura a ser
escaneada debe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario,
la misma no tendrá la habilitación correspondiente para que la misma sea considerada una
factura legal. Los sistemas de facturacion con los que nos podremos encontrar en el
mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se tomen
ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o estafa.
8. Facturación electrónica
Una factura electrónica o factura digital, es un documento que sirve para describir el costo
de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las
disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza,
entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas tradicionales en
soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia
naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por
medios electrónicos o digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la firma
electrónica, que permite eliminar la factura en papel.
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la
forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que
conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento
electrónico.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad
del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD,
memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los
formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene
diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma
que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones
con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son
exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos
legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar
la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.