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Este documento presenta información sobre sistemas contables y facturación. Explica que un sistema contable registra, clasifica y resume la información financiera de una empresa para apoyar la toma de decisiones. También describe las características y funciones de un sistema de facturación, incluyendo la emisión, gestión y envío de facturas, así como su relación con la contabilidad de una empresa. Finalmente, ofrece consejos sobre cómo elegir un buen software de facturación.
Descripción original:
como se hace un sistema contable de facturacion en pasos simples y sencillos
Este documento presenta información sobre sistemas contables y facturación. Explica que un sistema contable registra, clasifica y resume la información financiera de una empresa para apoyar la toma de decisiones. También describe las características y funciones de un sistema de facturación, incluyendo la emisión, gestión y envío de facturas, así como su relación con la contabilidad de una empresa. Finalmente, ofrece consejos sobre cómo elegir un buen software de facturación.
Este documento presenta información sobre sistemas contables y facturación. Explica que un sistema contable registra, clasifica y resume la información financiera de una empresa para apoyar la toma de decisiones. También describe las características y funciones de un sistema de facturación, incluyendo la emisión, gestión y envío de facturas, así como su relación con la contabilidad de una empresa. Finalmente, ofrece consejos sobre cómo elegir un buen software de facturación.
Instituto Politécnico Universitario “Santiago Mariño” Sede Maturín. Estado Monagas.
Profesora: Realizado por:
Aurora Blohm. Patricia Silveira. Erikson Moreno. Diego Padrino
Maturín, Febrero de 2019.
Sistemas Contables: facturación.
1. ¿Qué es un sistema contable?
Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros. 2. Objetivo y estructura básica: El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos que se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y a interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales. 1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. 2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se debe agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa seria demasiada larga que cualquier persona se dedicara a leerla. Objetivo: Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopilan toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma. La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerá de la manera con la cual sean empleados los mismos; este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse del esquema funcional de una entidad comercial. Si se habla más específicamente de la característica que poseen los sistemas de contabilidad se debe decir que se concentran en los objetivos para los cuales son empleados, entre esto tenemos: el conocimiento de los objetivos, elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa y preparación de los informes pendientes. a) Conocimiento de los objetivos: ya que, mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa. b) Elaboración de un informe preliminar: acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa. c) Preparación de los informes pertinentes, como, por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros.
Sistema contable de facturación
1. ¿Qué es? Un programa o sistema contable de facturación es un software informático para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas. Es, fundamentalmente, un software de gestión de facturas de ventas y compras, así como otros documentos acreditativos de una transacción comercial. 2. Características Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar documentada, tanto por motivos fiscales como contables. El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es la factura. Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos esenciales que dicta la normativa de facturación: Número de factura. Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con la de expedición). Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección. Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que se pueda calcuar la base imponible correctamente. El tipo impositvo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF) La cuota tributaria. Importe final. Un programa de facturación puede incorporar, además, otros elementos en la factura para acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa: Diseño de factura. Firma. El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente bello, sino también más flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar, ahora bien, sus contenidos obligatorios. 3. Funciones: Además de la emisión de facturas, un software de facturación también permite gestionar otros elementos importantes para la facturación de un autónomo: El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc. Sistema OCR (es un sistema computarizado de análisis que permite escanear un documento de texto en un fichero automatizado electrónicamente, que se puede editar con un procesador de textos en el ordenador) para reconocer y registrar automáticamente la información esencial de los documentos de gastos. La lista de clientes y proveedores. CRM de clientes. La emisión de presupuestos y albaranes. La emisión de facturas en otros idiomas. La emisión de facturas multidivisa. El envío de recordatorios de facturas impagadas. Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas. El objetivo con todas estas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la información relativa al negocio, pues no hay factura posible que no esté relacionada con un cliente o un proveedor, por citar un ejemplo básico. De este modo, los softwares de facturación ofrecen una visión general de la actividad económica: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc. 4. Relación a la contabilidad en la actividad comercial La contabilidad es un aspecto consustancial a la facturación. De ahí que todos los programas de facturación dispongan de módulos contables o progrmama de contabilidad. La categorización contable de los gastos es uno de ellos. Esto, junto al registro de los ingresos, permite la elaboración automática de informes contables como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias. Estos informes ayudan a llevar un mejor control del patrimonio empresarial (balance de situación) y de los beneficios y gastos de la empresa al final del ciclo contable. Lo que, para un profesional o empresario se traduce en un mayor control del negocio, base esencial para una toma razonable de decisiones. 5. ¿Cómo elegir un software o sistema contable? Es recomendable que antes de elegir una alternativa de facturación, lea la Guía para la Elección de una Solución de Factura Electrónica, disponible en el sitio web del SII, esto lo ayudará a decidir si factura con un sistema comprado en el mercado o desarrollado por su empresa. En términos generales, la guía hace mención a aspectos a considerar tales como: • Volumen de facturación mensual • Características de emisión (discreto o en línea, frecuencia) • Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercancía, etc.) • Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, telefónico, enlace) • Aplicaciones que sostienen su facturación (software nacional, internacional, hecho a la medida, etc.). 6. Beneficios: Existen múltiples beneficios asociados, entre los que destacan: • Verificación en línea de la validez de documentos tributarios electrónicos. • Ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios. • Disminución de timbraje de documentos tributarios físicos, ahorrando en tiempo y costos de traslado y espera. • Eliminación de riesgo de pérdida de documentos tributarios físicos. • Se pueden almacenar las facturas digitalmente. • Mejora la rapidez y confiabilidad del proceso de facturación de la Empresa. • Mejora la imagen de credibilidad y transparencia de la empresa. • Permite, al pagar por internet, diferir el pago de l IVA hasta el día 20 de cada mes (y no los 12). 7. Tipos En la actualidad son tres los sistemas de facturación más utilizados por la mayoría de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial, pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturacion se adapta según las necesidades y requerimientos de dichas entidades. Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es más probable que se utilicen aquellos sistemas de facturación correspondientes a los programas informáticos. Esto se debe a que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades que ayudan a mantener un cierto control acerca de los movimientos financieros correspondientes a la empresa. Además el sistema de base de datos que utiliza resulta muy útil para plantificar diferentes aspectos para los cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturación de este tipo, como pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de año. Ahora bien, si nos referimos a los comercios mucho más pequeños, ellos aun utilizan el sistema de facturación en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de facturacion más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la facturación electrónica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la computadora y que cumple con las mismas características y obligaciones que una factura común, como así también, cumple con las habilitaciones legales correspondientes, al menos en la mayoría de los países europeos y algunos de América latina. sistemas- facturacion-sistemas Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de la emisión de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algún cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son enviadas por correo electrónico para que el mismo las almacene en su computadora personal y pueda así llevar un mejor control de los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestión. Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturacion que resulta tan novedoso en nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos, debemos decir que en este caso particular, para hacer validos estos sistemas de facturación, la factura a ser escaneada debe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma no tendrá la habilitación correspondiente para que la misma sea considerada una factura legal. Los sistemas de facturacion con los que nos podremos encontrar en el mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se tomen ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o estafa. 8. Facturación electrónica Una factura electrónica o factura digital, es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. Para que la factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la firma electrónica, que permite eliminar la factura en papel. La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. Una factura electrónica se construye en 2 fases: Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad). El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país. Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.