Manual d3xd Gisin3
Manual d3xd Gisin3
El módulo de configuración está compuesto por una serie de pestañas que contienen
los parámetros de configuración de todo el producto, por defecto están bloqueadas y
es necesario desbloquearlas para cambiar la configuración.
Pulse sobre el botón <Modificar valores> para poder hacer las modificaciones
correspondientes
Opciones Globales.
Desde esta pestaña puede definir el comportamiento general del sistema al definir o
cambiar funciones que controlan el inventario, las ventas u otras opciones.
Precios con IVA incluido. De esta manera todos los precios incluidos en el
inventario ya poseen en su composición el valor del Impuesto IVA. Y a la hora de
facturar se desacoplaría del precio total para realizar el cálculo del impuesto.
NOTA: Cuando trabajamos con impuesto (IVA) incluido puede verse perdida de
decimales de acuerdo al valor de redondeo de decimales aplicado.
NOTA: Para que las funciones relacionadas con seriales apliquen los productos
deben tener esa opción tildada (contiene seriales)
Debe estar activada esa función (Exigir el Ingreso de seriales por Inventario) para
ejecutar esta acción.
No incluir Impuestos hacer todas las ventas Exentas: Permite que mientras
este opción esta activada, todo lo que se facture no se le calculará el impuesto
correspondiente.
Nota: Para cambiar estos valores debe hacerlo desde la ventana de soporte
accesible desde el botón <Soporte> de este mismo módulo de configuración y
seleccionar la opción “10B. MODIFICAR NUMEROS CORRELATIVOS.”.
Tasas de Impuestos: Existen 3 campos para tasas de impuestos que pueden usarse
simultáneamente en la facturación.
NOTA: Si utiliza impresora fiscal al cambiar las tasas de IVA en esta pestaña, debe
asegurarse de que de que la impresora fiscal ya tenga registradas las mismas tasas
en su memoria, de lo contrario no se verán reflejadas en la impresión por ese medio.
Formatos y Monedas. Aquí se refiere a la moneda de curso legal principal del pais
como el valor de las monedas alternativas y su diferente tasa de cambio. (Es
recomendable definir los valores para poder aceptar pagos especiales en otras
monedas)
Permitir los precios de venta en otra Moneda: Si está activa esta opción,
entonces debe definir en el inventario el valor en la moneda que aplique para el
cálculo automático al momento de consultar precio final o para facturar.
Dirección del correo que recibe: su Correo o varios correo separados por “,” por
ejemplo. “[email protected], [email protected]”.
Avanzados:
Puerto: especifique un puerto diferente si conoce que puerto utiliza su servicio de
internet. Por ejemplo Hotmail y Gmail utilizan el puerto 587 con seguridad SSL oTLS,
pero confirme con su operador de correo el número de puerto.
Nombre de usuario y clave del host: Escriba el nombre de su cuenta (correo del
servicio de internet. Por ejemplo [email protected]) y su clave “xxxxx”
Requiere seguridad SSL: Casi todos los servidores de correo necesitan esta
seguridad dependiendo de su servidor de correo marque la casilla.
Importante: Para manejar su correo desde estas funciones debe predefinir dentro de
su correo que va a ser usado por otra aplicación, para así evitar el bloqueo del acceso
al correo.
Exigir contraseña para devolver desde ventas: si esta activada esta opción y el
vendedor una vez agregado en la hoja de ventas un producto desee devolverlo. Deberá
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utilizar la clave asignada con el privilegio mínimo de usuario avanzado, para devolver
este producto al inventario.
Exigir contraseña para realizar descuentos. Si esta activada esta opción. Para realizar
descuentos le será solicitada la clave asignada con el privilegio mínimo de usuario
avanzado.
Exigir operador para operaciones de caja. Al activar esta función para poder realizar
una venta. El programa, le exigirá que ingrese su contraseña o clave de acceso.
(Cualquier nivel). De esta manera quedara asignada las ventas a cada operador
incluido. De esta manera se maneja cada usuario su propio control de flujo en caja. Y se
pueden establecer responsabilidades.
Exigir contraseña para Finalizar el día. Si esta activada esta opción solicita la clave
para poder finalizar la Jornada diaria.
Exigir contraseña para almacenar pedidos. Si esta activada esta opción es necesario
introducir la clave para almacenar los pedidos de venta.
Respaldos.
Respaldos de Datos (solo base de Datos). Permite hacer copias periódicas solo de la
base de datos en un archivo único de extensión .sql
Módulos
Desde esta pestaña se pueden determinar el uso de otros módulos necesarios.
Integración al Merchant Server. Este módulo permite la conexión con los servicios
bancarios Merchant Server para el uso de Tarjetas de débito – crédito, etc. a través de
un PinPad conectado al equipo y mediante internet se emula el funcionamiento de un
dispositivo de punto de venta bancario.
Bpaid. Este módulo permite la preparación de ciertos reportes que se integran con una
plataforma de terceros, compartiendo información a través de archivos especializados
*CSV.
Opciones Locales
Desde esta pestaña se determinan más opciones o restricciones que permiten el
funcionamiento de ciertas opciones y afectan solo en el equipo local.
2. Copia remota de factura: Si desea que salga una copia de la factura por otra
impresora (no fiscal en una hoja convencional) seleccione el modelo y el nombre
del a impresora local o en red.)
Importante:
Recuerde guardar la plantilla luego de ajustar sus
propiedades para poder ver los cambios. Y para que
pueda mantenerse la configuración de la misma.
Gaveta de Dinero.
Puede activar su gaveta de dinero modificando el puerto. Si utiliza Impresora Fiscal y
la impresora fiscal posee puerto para la gaveta. Puede escoger la opción que diga
(Usar Impresora Fiscal) en el listado de Puertos.
Slip de Corte.
Función utilizada solo para Impresoras No fiscales que poseen corte automático de
papel (cuchilla).
Ticket desglosado.
Función para balanzas de ticket único con múltiples productos incluidos en un solo
código. Esta función activa un módulo de enlace a una base de Datos externa
generada por algunas balanzas de peso de alto volumen de Plu o Productos, que
transfieren los datos a un servidor de base de datos agrupando todos los productos
vinculados en un ticket único, y que puede ser leído por un solo código desde el
módulo de ventas.
Los medios de pagos (para deudas o cuentas por pagar) y Cobros (para recibir del
cliente) todo lo que se defina en esta pestaña quedará explícito en los medios
aceptados.
Iniciar el día.
Menú de Ubicación: Día – Iniciar día
Prepara el día de trabajo, limpiando las transacciones previas y define la fecha nueva de
transacciones trayéndola desde la fecha del equipo.
Finalizar el día.
Menú de Ubicación: Día – Finalizar día
Termina las transacciones administrativas del día, dando por finalizada la jornada diaria de
transacciones.
Por eso es necesario Iniciar el día antes de comenzar a utilizar el programa cada día. Para que
el programa obtenga la fecha de la computadora, prepare los reportes generales y esté listo
para facturar. Luego al culminar el día de trabajo es necesario finalizar el día. Para que el ciclo
se complete, se impriman los reportes diarios o Reportes de la impresora fiscal. (Si la hubiese)
y se bloquen las transacciones hasta el otro día en que se inicie el día.
Operadores de Cajas.
Los operadores son los usuarios asignados para operar una caja determinada, y de
esta manera se separan las ventas entre los mismos.
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Para trabajar con operadores debemos tener esta función activada desde
configuración. Para activarla debemos ingresar en el Módulo de Configuración y en
la pestaña de Seguridad tildar la Opción: Exigir Operador para Operaciones de
Caja.
NOTA: Esta opción es muy útil cuando los comercios trabajan con varios cajeros y/o
turnos y requieren obtener reportes de ventas o transacciones por Operadores de
Caja.
Informe De Operador.
Menú de Ubicación: Día- Informe de Operador
Una vez seleccionada la Ruta de respaldo y las opciones de respaldo pulse Iniciar.
NOTA. De ejecutar una copia de seguridad sin necesidad o sobre una base de datos en
buen estado corremos el riesgo perder toda la data previa por reemplazo.
Inventario de Productos
Menú de Ubicación: Avanzados – Inventario de Productos
NOTA: Puede incluir solo los valores que necesite los únicos obligatorios son (Código,
descripción, precio de venta, Impuestos y existencia)
Referencia: Índice adicional al código del producto, Máximo 15 Caracteres, debe ser
simple y sin caracteres especiales del tipo (', *, #, _, /) ni la palabra reservada
"SERVICIO".
Crear Departamentos.
Pulsar sobre el botón departamento (…) y en el módulo departamental en pulse el
botón Nuevo, Especifique el Nombre del departamento y luego presione el botón
Guardar. (Puede crear cuantos departamentos desee simultáneamente)
Crear Marcas.
Pulsar sobre el botón Marcas (…) y en el módulo de marcas pulse Nuevo, Especifique el
Nombre de la Marca a Crear y luego pulse Guardar. (Puede crear cuantas marcas desee
simultáneamente)
Para Asociar un Proveedor al producto pulse sobre el botón Proveedor (…) y seleccione
desde la lista de proveedores, de no existir el proveedor solicitado puede crearlo al
Momento.
Extras: Descripción más ampliada del producto, Máximo 70 Caracteres. Útil para
indicar fecha de vencimiento en producto, Ubicación de almacenaje o compatibilidad
con otros productos, etc.
Precios de Costo.
Los precios de Costos están derivados o subdivididos en tres partes básicas:
Precios de Venta.
EQUIVALENCIA Permite Definir el tipo de moneda que afectará a los precios
de Venta (si en moneda principal, secundaria u cualquier otra).
Si está definida la tasa de cambio en configuración, y marcada la casilla de función que
permite utilizar esta función, puede escoger el comportamiento de los precios de
ventas, si en Moneda Principal (por defecto del país), moneda A o moneda B.
Existencias.
El total de las existencias está compuesto por Existencia Local + Depósitos +
Comprometidos + Apartados)
NOTA: a través del inventario no pueden modificarse las existencias de los productos
(existencia local, y depósitos) sino a través del módulo de traslados y ajustes de
inventarios.
Costo de Salida.
Costo de salida de un producto (costo ponderado) Como base para obtener el costo
real (pagado del inventario) el sistema maneja la regla de ponderación de costos
Ahora para los cálculos de impuestos y precio de venta y todo lo demás se calcula en
base al costo que le pusiste al producto.
Si el precio de costo se cambiara por ejemplo de 1484,94 a 8.900 (al final del ejercicio
fiscal tendrías un incremento alto de inventario sin pagar, lo que se traduce como
(contrabando) vender una mercancía que no se pagó o compró legalmente.
Acciones y restricciones.
Producto restringido. Permite restringir un producto a un máximo de cantidades en
ventas.
Productos COMPUESTOS.
Se crea de la misma manera como los productos de materia prima, solo que estos
productos FISICAMENTE NO EXISTEN. Son utilizados para vender varios productos en
uno solo por ejemplo: tenemos un producto que a su vez queremos vincular a otro o
muchos entonces creamos este producto.
¿Cómo vincular este producto Compuesto con otros o varios? Sean de materia prima o
normal. El procedimiento es el siguiente: Una vez creado el mismo al pulsar el botón Guardar o
almacenar aparece el siguiente sub módulo:
Este producto del tipo compuesto no maneja existencia. Ya que la existencia dependerá de la
existencia de cada producto.
Eliminar productos.
Puede eliminar un producto mientras este no posea movimientos en el mes actual. (Sin
existencias, sin entradas y sin salidas ya que está informado el listado de entradas
salidas e inventarios y podría desajustarse.)
Si necesita agregar una cantidad de productos No por compras puede hacerlo a través
de este módulo, debe solo especificar la cantidad de entrada y el lugar.
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Agregar seriales a los productos. Para esto debe haber especificado previamente
esta opción en la configuración. Y de estar asignado comience a crear los mismos. A la
hora de facturar no permitirá seriales distintos a los ingresados por este módulo.
Asociar una imagen a los productos: A través de esta opción puede agregar una
imagen a los productos y al consultar el producto por consola de consulta de precios o
desde ventas puede ver la imagen al solicitar Mostrar imagen de producto.
Todos los resultados luego de preparado el informe puede exportar a TXT, a Excel, a
PDF o Imprimirlo si prefiere.
Una vez preparado el reporte, puede escoger la ruta de exportado por que impresora
se imprimirá, así como el tamaño de la fuente y orientación de la página impresa.
Existe una función que permite regular las ventas en facturas, limitándolas a un monto
especifico (previamente definido) en cada producto, de esta manera no se podrá agregar en
una factura más de los documentos permitidos para dicho producto.
Para crear o modificar una restricción a producto debe dirigirse a la ficha de producto y
seleccionar el producto que desea restringir a una cantidad específica, selecciona o marca la
opción de Restringir venta y luego asigna el monto de unidades máximas a vender en la
Factura.
Lotes de inventario
El programa permite manejar ciertos datos adicionales a los productos como es el caso de los
lotes, para manejar lotes, el producto debe tener esta característica al ser creado donde
deberá marcarlo como que maneja Lotes.
Una vez marcada esta opción solo debe especificar los detalles de los lotes, por lo que al
almacenar los datos del producto aparecerá la ventana de lotes, donde debe crear los
parámetros del lote correspondiente.
Una vez creado los lotes, al momento de facturar si el producto solicitado posee lotes,
aparecerá la ventana de selección de lotes para que escoja la cantidad de lotes a facturar.
Cuando los productos con Lotes re-ingresan al inventario por el departamento de compras,
desde allí también puede especificar los datos de los nuevos lotes, lo cual permitirá que se
creen de acuerdo al total y en el tipo especificado.
Inventario de servicios.
Menú de Ubicación: Avanzados –Inventario de Servicios.
Vender un Servicio.
Como vender un producto de servicio desde el módulo de Ventas.
Desde ventas debe pulsar la tecla F10 para que cambie a la opción de ventas por
servicio. Y a continuación escriba el código del servicio a buscar o presione la tecla F4
para Seleccionar desde el listado.
Para Agregar los productos o servicios en el módulo de ventas. Debe primero ingresar
a: Ventas – Vender desde el módulo principal. En la ventana que aparecen la casilla:
Código. Puede incluir el código del producto a Buscar o leerlo desde un escáner de
códigos de barra. Si ya está creado el producto debería aparecer. Si no conoce el código
puede presionar F4 buscar desde un listado. Organizado por categorías o
departamentos. Por defecto está configurado para buscar Productos de Inventario
pero también puede buscar Productos de servicios solo presionando la tecla F10. Para
agregar los productos solo escriba el código y cantidad y pulse la tecla Enter.
Modo código / peso: Este comando o función está diseñada para cuando se quiere
descomprimir un código de barra en dos partes la parte del código y la del peso. Solo
trabaja con la función balanzas código peso Y el método abreviado es CTRL + F1. Para
más información ver el Capítulo de configuración – Dispositivos – Código y peso
Integrado.
Abrir pedidos.
Este comando permite abrir un pedido guardado previamente desde cualquier equipo
en la red o de manera local. El método abreviado para este comando es F6.
Guardar pedidos.
Este comando permite ALMACENAR un pedido en uso para abrir posteriormente desde
cualquier equipo en la red o de manera local. El método abreviado para este comando
es F5.
DESDE ESTA VENTANA. Podrá Facturar, pero antes agregar los clientes o las diferentes
formas de o métodos de pago. Puede Facturar al Contado o Crédito.
Par facturar a Crédito El cliente debe existir previamente. ¡No puede dar crédito a un
cliente que no exista antes de facturar!
Guías de despacho.
Para emitir una Nota de entrega Primero debe estar configurado en la configuración
del sistema, en la pestaña documentos.
Al seleccionar esta opción, el mensaje nos solicita si queremos utilizar para nuestra
orden de entrega el último número usado (si fuese una reimpresión por falla o daño del
original) o si deseamos asignar un nuevo número al documento. (Por si es la primera
Una vez pulsada la opción de Exportar, debemos solo especificar los datos de ubicación
y nombre del archivo a crear, para que pueda almacenarse el archivo en cuestión.
Cupones de Descuento.
Los cupones de descuento son funciones automatizadas que permiten descontar en un
periodo de promoción un código especial que rebaja del total de una factura.
Configuración de la función.
Primero debe activarse la opción que permitirá los cupones de descuento, esto se
efectúa en la configuración del programa.
Importante.
Solo se puede aplicar un solo cupón por factura.
No se necesita ninguna clave para aplicar un cupón de descuento, tan solo leerlo con
el lector o escribir sus datos.
Desde allí pulse el botón Nuevo apartado. Donde se cargarán los productos apartados.
Debe repetir este procedimiento con todos los productos del mismo cliente hasta
anularlos todos al final aparecerá un mensaje preguntando si desea eliminar toda la
información de este apartado. Debe responder Si.
NOTA: Esta opción es para solucionar errores con los apartados mal procesados.
Necesita permisos de acceso total para ejecutar esta operación.
Facturar un apartado.
Para Facturar un apartado debe pagar todo lo que el cliente debe y al final se activara
el botón de Facturación (Ubicada al lado de eliminar Registro, ver imagen anterior) a
través de este procedimiento se imprime la factura.
Función que permite vender al estilo de apartados pero estableciendo los parámetros
de financiamiento si los hubiese. (Para ingresar a este módulo debe estar activada la
opción desde Configuración – Módulos)
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NOTA: Los productos contenidos en este módulo quedaran reservados del inventario
como si estuviesen apartados. Y saldrán solo cuando se genere la factura al final del
proceso de pago.
Y luego desde la ficha de Apartados por Planes - desde el menú archivo – Nuevo Plan
de crédito.
Esto permite que se active el botón de búsqueda para el cliente que ya debe existir y las
demás opciones están simplificadas en 5 pasos.
Luego para realizar los pagos de las cuotas en la última pestaña haga clic con el botón
derecho del ratón para pagar las mismas.
NOTA: Mientras existan pedidos con totales significa que existen productos
comprometidos.
Cotizaciones y Presupuestos.
Menú de Ubicación: Ventas –Presupuestos / Cotizaciones.
A través de este módulo puede realizar presupuestos, al igual que la ventana de ventas.
Puede agregar productos y clientes. Y posteriormente Imprimirlos. Enviarlos por Correo
o exportarlos.
Consignaciones.
Menú de Ubicación: Ventas –Consignaciones. (Debe estar activado el modulo desde
configuración antes de usar)
Una vez agregados los productos, pulse procesar para que los mismos se guarden en la
consignación del cliente. (Al procesar se imprime una nota de entrega con los detalles
de la consignación)
Para devolver una factura debe conocer el número de pedido o de factura, así como la
fecha de emisión de la misma. Incluirlo en los recuadros y a continuación iniciar la
búsqueda.
Una vez que aparezca la factura seleccionar la opción Devolver todos los productos. Y
Luego proceder. Esto generará una Nota de Crédito.
Una vez agregado los productos a Devolver solo falta seleccionar la acción posterior
por el total de la devolución. (Cuando hacemos una devolución debemos especificar
hacia donde van a ir los fondos, y tenemos varias opciones)
Acciones.
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Si la Factura a la que se le está aplicando una devolución es a Crédito:
Una vez seleccionada la opción más conveniente pulsamos sobre el botón procesar
devolución y Se imprimirá la Nota de crédito y quedará reflejada la acción en el reporte
de ventas diarias.
1. Desde pagos ya listos para facturar buscamos el cliente que tiene un saldo a
favor primero que nada.
Una vez descontado entonces ya podemos facturar, teniendo en cuenta lo presente si el saldo
a favor es mayor que lo que se está facturando entonces quedará un remanente para utilizarlo
posteriormente. Y si fuese menor entonces deberá completar con otro medio de pago para
llegar al total.
Aparecerá una confirmación de si está de acuerdo en restar del saldo a favor el monto total de
la nueva venta. Si está de acuerdo la solicitará la confirmación a través de su clave autorizada.
Y si quisiese devolver el efectivo restante podrá hacerlo por a través de la ficha de Clientes –
Devolver saldo a Favor.
Cuando Facturamos a Crédito, automáticamente se crea un saldo por cobrar que afecta la
relación de cuentas por cobrar de Clientes. Y cuando el cliente viene a pagar una factura
vencida, primero tenemos que buscarlo en la ficha de Clientes directamente o a través del
módulo de Cuentas por Cobrar a clientes.
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Para realizar el pago de cualquier factura seleccione el cliente y luego de ingresar a la ficha de
clientes seleccione la factura a pagar, luego pulse sobre ella con el botón derecho del ratón y
seleccione Pagar o Abonar, luego el medio de pago.
Puede darse el caso que por alguna circunstancia se le quiera devolver el saldo a favor restante
a algún cliente (proveniente de una Nota de Crédito – Devolución previa). Para eso debemos
ingresar a la ficha Clientes. Y una vez seleccionado el cliente con el saldo a favor.
Una vez realizado este proceso se resta de las entradas a caja el monto total de la devolución
de saldo a Favor.
Una vez concluido pulsamos el botón Aplicar Nota de débito. Lo que imprimirá el
documento (dependiendo si la impresora soporta este medio) y quedará un saldo
deudor a nuestro cliente.
Desde este módulo se recolectan los datos sea desde un archivo creado por un lector
Electrónico de datos o generado desde este módulo.
El primer paso es pulsar en el botón Nuevo para dar inicio a nueva colección, luego
inmediatamente definir la ruta de ubicación de los Inventarios a consultar, si la
existencia local o los depósitos. A partir de allí podemos leer los códigos de barra de los
productos con un lector de códigos y definir la cantidad de lo leído o simplemente leer
continuamente y generar el aumento de las existencias.
Cuando se hayan colectado todos los datos debemos finalizar el proceso de Recolecta
de datos, esto generará un archivo definitivo con toda la información recolectada.
Para aplicar o ajustar los datos de los archivos recolectados desde este terminal se
cruzan los diferentes archivos recolectados y se pasan a un solo listado para ajuste
general del inventario, desde este modulo se vincula toda la información y se obtienen
los ajustes al inventario necesarios.
Del lado izquierdo del módulo se observan todos los archivos recolectados, y en las
pestañas del lado derecho las diferentes funciones de revisión y resultados.
Una vez que tenemos todos nuestros archivos terminados debemos cerciorarnos que se
observen en la izquierda del modulo, pulsamos el boton Preparar Proceso para
comenzar con el proceso de cruce de los archivos y comparación con el inventario
actual.
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Una vez procesados todos los archivos el sistema abrira el inventario actual del sistema
y luego compara los archivos procesados y sus existencias recolectadas contra las
existencias actuales, una vez evaluados todos los productos se muestra el informe de
los posibles cambios a realizar.
En la parte de abajo del módulo se observan las existencias y los posibles cambios a a
ejecutar sobre el inventario si se aplicasen los cambios.
Si por alguna causa falló la conexión con la sucursal los productos que no se hubiesen
pasado se quedan demarcados en la ficha de sucursales para tomar cualquier acción
necesaria posterior.
Sucursales.
Crear Sucursales.
Para crear Las sucursales debe activar esa opción desde Configuración. Pestaña de
Módulos. Activar la opción “Habilitar Módulo y funciones especiales para sucursales”,
luego salimos y guardamos los cambios.
Numero de sucursal. Numero con que se identificara esta sucursal de las otras si las
hubieses.
Dirección IP del servidor (Requiere una Dirección IP fija) por ejemplo 192.244.10.18
(Pueden usarse redireccionadores de IP dinámicas gratuitas como NoIP, DinDns u otras
o crear una VPN para tener acceso más exacto y a tiempo.
Ejemplo: miIp-gratuita.biz.
Para conectarnos solo damos dos veces clic al listado de sucursales en la sucursal que
deseemos acceder.
Una vez conectados vera la Palabra en la parte superior Derecha. Sucursal (#)
Nota. Existen algunas restricciones para las sucursales o empresas remotas. Ya que
no hay acceso a todos los recursos de la sucursal (Por ejemplo a la Configuración y
Facturación) pero si a una gran mayoría de opciones.
Desde avanzados ingrese a usuarios y desde “ARCHIVO” “NUEVO USUARIO llenar los
espacios en blanco colocándole el nombre del usuario, su contraseña, repetir la
contraseña, se le coloca el nivel de seguridad, luego dar clic en aceptar.
Auditor. Puede ingresar a todos los niveles pero en calidad de Solo lectura. No puede
Modificar, ni eliminar.
NOTA. Si cambia los niveles de acceso debe dejar alguno con acceso total de lo
contrario sería imposible acceder luego a modificar los usuarios.
También puede editarse los permisos asignados a cada usuario a excepción de los
usuarios con acceso total.
Desde este módulo de compras pueden listarse, las compras realizadas en los periodos
correspondientes así como incluir, eliminar o editar compras.
COMPRAS NACIONALES
Para compras nacionales, los pasos son básicos, debe colocar los datos de la factura
completa y luego agrega los productos, Al finalizar Aplique la Compra y los productos
afectaran las existencias en el inventario.
Al aparecer el listado haga doble clic o pulse Enter sobre el proveedor seleccionado, en
caso de no aparecer puede crearlo al momento y luego seleccionarlo.
Fecha del Documento: Emisión del mismo y vencimiento, la fecha de aplicación es útil
para aplicar facturas fuera de tiempo a un nuevo periodo o viceversa.
Números: Especifica los Números del documento, Control de factura, Factura afectada,
Etc.
Descuentos de Ajustes: En muchas ocasiones hay facturas con errores de cálculos que
pueden dar montos inconsistentes en las sumas por lo que podemos especificar las
diferencias para que coincidan los montos con el total facturado.
Por ende hay muchos factores que afectan el costo de los productos como los Fletes
(incluidos o no en la factura) Importaciones, Transporte, Almacenamiento, Etc. así
como otros factores indirectos que serían los costos operativos de la empresa es decir:
Agua, Luz eléctrica, servicios básicos, patente, local, empleados, etc., Para tal fin es
este espacio de cálculo, sobre el cual definiremos esos costos que serán parte del costo
full del producto.
Costos Directos - Recargos: Aquí debe especificar el total flete incluido en la factura u
otros gastos de manejo especificados en la misma, de igual forma los recargos no
incluidos en la factura como flete de terceros o transporte de terceros, etc.
Detalla todos los totales y alícuotas calculados que afectaran los costos del producto.
Para tal fin escriba el código a buscar o selecciónelo de la lista de productos pulsando
F4, de no Existir el producto, puede crearlo al instante desde el mismo módulo de
inventario especificando los datos más básicos a tal fin.
AGREGAR PRODUCTO: Una vez asignada las cantidades, precios y existencias puede
entonces agregar el producto al listado para procesarlo como otro nuevo producto
hasta alcanzar el total del documento.
Este proceso ya finiquita la carga de los productos y aplica las existencias, porcentajes y
precios al inventario representado en la factura y crea la incidencia o renglón en el libro
de Compras y en caso de ser a crédito crea la deuda en la ficha del proveedor.
Una vez agregados todos los productos puede pulsar sobre el botón de Aplicar compra
sobre el inventario que está en la primera pestaña (opciones de documento) y de
inmediato se cargaran todos los productos al inventario y quedara ya bloqueada esta
compra (no puede editarse posteriormente si se aplicó).
NOTA: Al eliminar una compra ya aplicada los productos que ingresaron al inventario
se devuelve su existencia. Sin embargo los precios de costo y de venta que se
cambiaron al aplicar permanecen con este cambio.
Compras de Importación.
Las compras de importación se agregan al sistema mediante un comando especial
diseñado para tal fin. Las compras de importación por lo general comprenden 2
facturas
F.O.B. (FREE ON BOARD) LIBRE A BORDO (A PARTIR DE ALLI SE CALCULAN TODDOS LOS
FLETES Y SEGUROS HASTA SU DESTINO)
Flete: este es el flete incluido en moneda extranjera para permitir la llegada al país
A partir de allí se muestra el valor C.I.F. que es el total de los productos F.O.B. + flete +
seguro + ajustes + otros.
En fin para cargar una compra de Importación en el sistema los pasos son los
siguientes.
Todo esto dará como resultado de forma automática el valor C.I.F. (ya traducido en
moneda nacional) en el segundo grupo.
Esto de manera automática calcula la base imponible para el cálculo del impuesto de
importación y de igual forma el total de gravámenes.
Luego falta colocar el servicio que cobra la empresa aduanera por hacer todo este
trámite y lo que conformara la razón de ser de la factura.
(El valor CIF + derechos + tasa de importación + ajuste + IVA de importación) son el
equivalente del total de gravámenes por importación un valor exento en la factura de
nacionalización
La base imponibles se calcula sobre el resultado del valor cif + derechos + tasa de imp.
+ Ajuste) y sobre la base el impuesto a trasladar en los libros de compras.
NOTA: La inclusión de gastos y/o servicios por este módulo genera un listado de gastos
que puede exportar o imprimir. Y los mismos pueden ingresar al libro de compras si
cumples con las características de un documento fiscal.
Una vez especificados todos los datos pulse Guardar y Aplicar para agregarla al listado
y ejecutarla sobre el libro de compras.
Nota. Para el total solo debe especificar la base sobre la que se calcula el impuesto y el
sistema calculara el Impuesto sobre esta misma base.
La compra de gasto y servicios se elimina y se elimina del libro de compras (si estuviese
aplicada en el mismo.)
Muestra todas las cuentas por pagar ya sean por compras de productos o por gastos y
servicios.
Y si deseamos aplicar alguna acción sobre ese documento como pagar o Abonar
podemos realizar doble clic sobre el mismo y nos trasladara al menú de proveedores
desde donde podremos realizar pagos o abonos a ese documento.
El módulo está orientado con un listado de etiquetas del lado izquierdo, el panel de
creación de etiquetas en la parte superior y el listado de etiquetas a crear en la parte
inferior derecha.
Configuración de etiquetas.
Ir a la pestaña Configuración de etiqueta y desde allí definimos los parámetros de
configuración, luego pulsamos almacenar configuración.
Desde la venta principal puede seleccionar la cuenta que desea manejar o si prefiere
Crear una nueva, puede ir directo a la pestaña (detalles específicos de Cuenta)
Introducirlo directamente en la impresora y el programa lo imprime de acuerdo a los
datos establecidos.
Múltiples Empresas.
Menú de Ubicación: Avanzados –Selección de Empresas.
Importante: Para utilizar varias empresas simultáneamente debe tener una licencia
por cada empresa. Es decir cada empresa debe tener un número de licencia o
certificado distinto.
Publicidad aleatoria.
Menú de Ubicación: Misceláneos –Publicidad por Pantalla.
Función para mostrar publicidad en una pantalla independiente u otro equipo donde
se podrá mostrar tanto imágenes con información publicitaria como también un listado
de los productos de inventarios que posean fotos. También podrá mostrarse
simultáneamente la información de los productos facturados (Estilo display de precios).
Una vez dentro debemos configurar para usar. Archivo - Configurar Panel.
Aspecto de pantalla:
Color de Fuente: selecciona el color que desees para el color de las letras.
Color de Pantalla: será el color de fondo que tendrá la ventana
Mostrar texto descriptivo: muestra la descripción de los productos
seleccionados.
Imagen en tamaño real: es la ampliación de la imagen en la pantalla.
Intervalos de cambio: modifica el tiempo de espera de una imagen a la otra
Por defecto es 1 (3 segundos)
Luego para aplicar los cambios pulsamos sobre el botón inferior se cierra la ventana
y comienza el muestreo de imágenes.
Permite promocionar los productos del Inventario que posean imágenes (Para
agregar imágenes a los productos de inventario se realiza desde la ficha de
inventarios Allí selecciona el producto a Asociar imagen, “Edición”, “Otros”,
“Asociar imagen a producto”)
Reportes.
Reporte de ventas.
Menú de Ubicación: Reportes –Reporte de Ventas.
COB: Cobros son los pagos realizados de una factura a crédito para un cliente
(Aumentan el total de entradas y de ventas)
Exportar Reporte de ventas: Exporta a un archivo (*.txt o *.xls, sin formatos) para luego
editar por el mismo usuario.
Desde este módulo se ven todos los reportes históricos que el sistema prepara y se
pueden organizar en Mensuales, Diarios y por rango.
El sistema revisa los diferentes módulos y trata de mostrar acá los totales de las
transacciones actuales.
En este módulo se observan los Libros de Ventas, Compras y Resumen, separados por
pestañas y abajo están la totalización de los mismos.
Una vez que el Libro de ventas es observado en pantalla podemos hacer clic sobre el
mismo para resumirlo, sin embargo el libro resumido no se verá en pantalla sino que se
exportará o se imprimirá. (Ya que es un proceso dinámico al momento de imprimir o
guardar)
El proceso de resumir consiste en agrupar los documentos POR FECHA (Desde – hasta) y
solo desagrupa el resumen para incluir Notas de crédito – Debito, O si la fecha
cambiase entonces inicia de nuevo el grupo. Esto facilita la lectura del mismo.
Para Enviar el programa por Correo: El sistema primero exporta el archivo a *.xls y
luego lo prepara para ser enviado por correo y usted solo debe colocar la dirección de
correo y llegará como archivo adjunto.
Para aplicar una retención sobre una factura impresa deben seguirse ciertos
parámetros.
3. Aplicar Retención: aquí especificamos los datos de nuestra retención y una vez
preparada aplicamos la misma. (si por error los datos suministrados a la
retención son incorrectos, podemos volver a aplicar la retención y ella
actualiza los valores.
Para aplicar una retención recibida de ISLR sobre una factura u otro documento
nuestro deben seguirse los siguientes pasos.
(Si por error los datos suministrados a la retención son incorrectos, podemos volver a
aplicar la retención y ella actualiza los valores.
Empleados
A través de este módulo se pueden realizar los pagos a los empleados de forma básica, y
hacer la relación nominal.
Sueldos.
En esta pestaña se configuran los sueldos y parámetros relativos a ese sueldo específico.
Deducciones.
Pulsando sobre el botón (Crear deuda). Esto crea un monto por cobrar que a su vez va a ser
descontado de los pagos que se le realicen al empleado. El monto máximo que el programa
permite es el valor mensual del mismo.
Una vez aplicado el pago queda registrado en lo que sería un listado histórico por si
deseamos reimprimir un recibo del mismo.
IMPORTANTE: Los Cálculos específicos como los son el Seguro social, Paro
forzoso, etc. fueron programados en base a la normativa actual nacional.
Balanzas digitales.
Balanzas digitales de conexión al PC.
Para conectar una Balanza digital de conexión al PC, debe seleccionar el Modelo.
Funciona con Balanzas Digitales con conexión RS232 (COM:).
1. La Etiqueta de códigos de barra debe ser del Tipo EAN13 (13 dígitos)
Con 4 dígitos (0001 carne molida – 0002 carne de guisar…. 9999 queso amarillo…)
Con 2 dígitos (01 carne molida -02 carne de guisar… 99 queso amarillo)
Como se desea obtener y decodificar solo el código y existen dos números antes de
nuestro código “1234” debemos definir en el primer renglón:
Configurando el código.
Configurando el Peso.
Inicia en colocamos 8, para que cuente a partir del digito número 8 del código de
barras y a partir de allí definiríamos cuantos dígitos contaría desde allí. Que en
nuestro caso serían 5 dígitos a partir del digito 8. (También de cuantos dígitos de
peso usa la balanza si es 99 kg o de 10 (9,99) kg máximo. El ejemplo está realizado
en base a una balanza de 99 kg)
Máximo dígitos. Colocamos 5, para que a partir del número 8 cuente 4 dígitos.
“678900” = 67,890 kg. Ya tenemos nuestro peso
Función disponible solo para el modelo de Balanzas Aclas LS2 con impresión de Tickets,
esta función permite configurar en la balanza directamente desde el sistema una lista
de Productos convertidos a PLU y configurar la lista de Accesos (HotKeys) de la balanza.
Una vez cargados todo el listado pulsamos en el botón <Subir listados> para grabarlos
en la Balanza o en el grupo de balanzas
También puede subir los accesos de los productos amas usadas tan solo
seleccionándoles del listado y luego en las filas de abajo <subir accesos>
Impresoras Fiscales.
Las impresoras fiscales son equipos de impresión que a través de comandos
programados efectúan documentos de acuerdo a la ordenanza del país, estos equipos
son configurados directamente en el sistema mas no en el sistema operativo a menso
que requiera algún driver o controlador especializado, es decir; el software es quien
controla sus funciones programadas.
Opciones de Reportes Z:
Mensual: Hace una serie de impresiones de todos los zetas y totaliza al final.
Facturación Digital.
La facturación digital son protocolos de conexión con un servidor especializado que
genera los procesos de facturación al recibir comandos y datos para preparar tales
documentos, generando una respuesta positiva o negativa dependiendo de los datos
suministrados. (Estas funciones generan costos extras con el proveedor de
servicios de facturación digital)
Una vez definido el país que acepte la facturación digital debe seleccionar el tipo de
facturación digital Integrada.
Debe especificar los parámetros otorgados por Instapago al realizar el contrato y afiliación.
Luego de almacenada la configuración, ya puede utilizar los servicios que provee Instapago
para el cobro de Tarjetas.
Luego de almacenada la configuración, ya puede utilizar los servicios que ofrece el proveedor
para su producto de integración Vpos para el cobro de Tarjetas.
Cuando los servicios de Merchant server están ya activos en el equipo puede acceder al
módulo de opciones adicionales con las diferentes opciones del servicio.
APENDICE
FUNCIONES AVANZADAS DE BASE DE DATOS
Este módulo contiene varias funciones de uso característico, para acceder a estas funciones
ingrese el Menú: Avanzados – Utilidades
Para Importar los productos. Lo primero que debe hacer es tener el archivo o listado de
los productos respectivos y poder convertirlos a un formato *.txt (delimitado por
tabulaciones).
En este archivo las columnas deben coincidir con las del módulo de importación por
ejemplo en el la columna1 debería estar el código, en la columna 2: la descripción y
así sucesivamente. Sin embargo sino tenemos todos la información podemos dejar
la columna en blanco de lo que no aplica.
NOTA: Al abrir con Excel algún archivo exportado de otro programa a veces vemos
errores en el campo código por lo que recomendamos dar el formato de celda
apropiado por lo que recomendamos utilizar el siguiente formato para evitar los
errores del tipo 1548878+E.
Este archivo se mostrara en la línea inferior del módulo ocupando cada columna
hecha en Excel en cada columna del módulo del programa correspondiente.
Recordar los valores más importantes si se van a ser utilizados desde el listado
actual serían los de campo IVA y tipo de unidad.
Realizar una revisión del listado para ver los errores.
En caso de no coincidir las columnas. Puede exportar la revisión para editarla
en Excel u otro programa y configurar las columnas de manera adecuada.
Iniciar la importación. Una vez realizado los procesos informara el resultado.
Luego de preparado el archivo debe ejecutar una revisión y si todo esta aceptable y sin errores
puede entonces hincar el proceso.
Advertencia: Este proceso es irreversible debe verificar cuidadosamente los datos para que no
tenga problemas.
En algunos formatos de moneda debe estar pendiente que el separador decimal de los precios y
existencia sea una coma (“,”) y no un punto (“.”). (puede utilizar las funciones buscar y
remplazar para solucionar cualquier error en los campos)
El archivo a cargar no debería tener más de 5.000 ítems y si fuera así debe compartirlo en
varias listas.
Puede que en algún momento el equipo no responda por la gran cantidad de datos que se
están procesando. No interrumpa este proceso
REQUERIMIENTOS
Todos los equipos deben tener como servidor de datos su propio equipo ya que de
forma remota no se puede almacenar los soportes en el servidor solo se accede a la
base de Datos.
CAUSA SOLUCION
Solución de Errores
Para corregir las fallas comunes el sistema cuenta con un Módulo de auto soporte,
mientras que la Licencia esté validada y activada correctamente.
Para acceder a este módulo ingrese en el Módulo de Configuración y en el menú
Archivo: Soporte.
Departamento de Soporte.
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