Manual d3xd Gisin3

Sistemas D3xD – Gisin3
Software Administrativo Comercial
Sistemas D3xD, C.A.
Sistemas D3xD - Gisin3 - Revisión del 16 de Octubre del 2019.

Contenido
Instalación y Requerimientos del Programa. ................................................................................ 5
Información General del Programa. .......................................................................................... 5
Configuración del programa.......................................................................................................... 6
General (Datos de la Empresa).................................................................................................. 6
Básicos (configuración de opciones) ......................................................................................... 7
Opciones Globales. .................................................................................................................... 7
Correlativos (Números de documentos, facturas y otros) ...................................................... 11
Formatos (Configuración de País, Impuestos y Moneda) ....................................................... 11
Internet (Configuración de Correo y Reportes) ...................................................................... 13
Seguridad (Opciones de Protección) ....................................................................................... 14
Módulos .................................................................................................................................. 15
Opciones Locales ..................................................................................................................... 16
Documentos (Configuración de Facturas, Impresoras Fiscales, Presupuestos, pedidos y
Formatos, etc.) ........................................................................................................................ 18
Configurar las facturas, presupuestos y órdenes de entrega. ................................................ 19
Dispositivos ............................................................................................................................. 22
Medios (Cobros y Pagos) ......................................................................................................... 23
Apariencia. .............................................................................................................................. 24
Preparar el día de trabajo (Iniciar operaciones diarias) .............................................................. 26
Operadores de Cajas. .............................................................................................................. 26
Copias de Seguridad y Respaldo de Datos. ................................................................................. 28
Realizar copias de seguridad – Respaldar Datos. .................................................................... 28
Restaurar copia de seguridad.................................................................................................. 29
Inventario de Productos .............................................................................................................. 30
Crear, Modificar y Eliminar productos. ................................................................................... 31
Entrada o ingreso de Existencias a productos......................................................................... 39
Funciones que afectan a todos los productos del Inventario. ................................................ 43
Lotes de inventario.................................................................................................................. 46
Inventario de servicios. ............................................................................................................... 47
Vender un Servicio. ................................................................................................................. 48
Comisiones de venta en Servicios ........................................................................................... 49
Vender y Facturar. ....................................................................................................................... 50
Funciones generales en ventas: .............................................................................................. 51
1 Sistemas D3xD – Gisin3

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Guías de despacho. ..................................................................................................................... 56
Reimprimir una guía de despacho después de impresa la factura. ........................................ 58
Exportar una Factura, Nota de Crédito o Débito en formato PDF. ......................................... 59
Cupones de Descuento. .............................................................................................................. 59
Creando cupones de descuento .............................................................................................. 60
Aplicación de cupones de descuento ...................................................................................... 61
Ventas por apartados y/o abonos. .............................................................................................. 62
Anular un apartado ................................................................................................................. 65
Facturar un apartado. ............................................................................................................. 65
Ventas por planes de créditos. .................................................................................................... 65
Facturar en modo virtual o digital (formato Pdf). ....................................................................... 67
Pedidos. ....................................................................................................................................... 68
Cotizaciones y Presupuestos. ...................................................................................................... 70
Consignaciones. ........................................................................................................................... 71
Devoluciones – notas de crédito ................................................................................................. 74
Pagar con Nota de Crédito o Saldo a Favor) ............................................................................... 76
Recibir pago de facturas a crédito (clientes). .............................................................................. 78
Devolución de saldo a favor (clientes). ....................................................................................... 79
Notas de débito - clientes ........................................................................................................... 80
Traslados y ajustes de inventario. ............................................................................................... 81
Ajuste o Autoconsumo de inventarios. ................................................................................... 81
Ajustes de Inventarios mediante listado de productos. ......................................................... 82
Traslado Entre Depósitos Locales. .......................................................................................... 83
Ajustes de inventario - Mediante Recolección de Datos. ....................................................... 84
Traslado de productos a Sucursales ........................................................................................ 89
Sucursales. ................................................................................................................................... 90
Conectar con sucursales. ......................................................................................................... 92
Usuarios (Crear, Modificar, Eliminar) .......................................................................................... 93
Compras de productos (Ingreso a inventario a través de facturas) ............................................ 94
Eliminar una compra ya aplicada sobre el inventario. ............................................................ 99
Compras de Importación........................................................................................................... 100
Cuentas por pagar por compras a crédito. ............................................................................... 107
Compras de gastos y servicios................................................................................................... 107
Crear cuenta por pagar por Compra de gastos y servicios a crédito. ....................................... 108
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Eliminar una Compra ya Aplicada de Gastos y Servicios. ...................................................... 109
Cuentas por pagar (proveedores) ............................................................................................. 109
Pagar o abonar a una o más facturas a crédito de proveedores. ......................................... 110
Crear etiquetas de códigos de barra para productos. .............................................................. 111
Bancos, Cuentas y Conciliaciones.............................................................................................. 113
Editar Archivo de Inventario (Script): .................................................................................... 120
Consulta de Precios por Pantalla............................................................................................... 121
Configurar Consulta de precios por Pantalla......................................................................... 122
Salir del módulo de Consulta de precios por Pantalla. ......................................................... 122
Reportes. ................................................................................................................................... 122
Reporte de ventas. ................................................................................................................ 122
Reportes Históricos. .............................................................................................................. 125
Reporte Administrativo. ........................................................................................................ 126
Reporte Consolidado (Varias Empresas). .............................................................................. 127
Libro de Ventas, Compras y Resumen (legales) ........................................................................ 128
Resumir y agrupar el libro de ventas.................................................................................... 129
Corregir datos en el libro de ventas o de compras. .............................................................. 130
Retenciones ............................................................................................................................... 132
Retenciones de Impuesto IVA recibidas por Documentos emitidos..................................... 132
Aplicar Retenciones a compras (aplicar a una compra) ........................................................ 133
Retenciones de ISLR recibidas por Documentos emitidos. ................................................... 133
Empleados ................................................................................................................................. 134
Configurar perfiles de sueldos. ............................................................................................. 135
Crear o modificar un Empleado ............................................................................................ 136
Aplicar un préstamo o vale (crear deuda)............................................................................. 137
Reimprimir un recibo de pago............................................................................................... 139
Imprimiendo el detalle de nómina. ....................................................................................... 140
Balanzas digitales. ..................................................................................................................... 140
Balanzas digitales de conexión al PC. .................................................................................... 140
Balanzas que Imprimen Etiquetas de Código y peso ............................................................ 140
Enviar Datos de PLU y Accesos directos a Balanzas Código-Peso (ACLAS LS2) ......................... 145
Impresoras Fiscales. .................................................................................................................. 148
Configurar impresoras fiscales ............................................................................................. 148
Consola de Control de Impresoras Fiscales........................................................................... 151

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Facturación Digital..................................................................................................................... 152
Configurar la facturación Digital. .......................................................................................... 153
Merchant Server Protocolo. ...................................................................................................... 154
Configuración para Instapago. .............................................................................................. 155
Configuración para MegaSoft. (Vpos) ................................................................................... 156
Consola de funciones de Merchant Server ........................................................................... 157
Cobro con Tarjetas Débito y Crédito con Merchant Server .................................................. 157
APENDICE .................................................................................................................................. 158
FUNCIONES AVANZADAS DE BASE DE DATOS....................................................................... 158
Importar Base de Datos a partir de Archivos. ....................................................................... 158
Funciones avanzadas de Base de Datos. ............................................................................... 165
Configurar el programa de forma remota a través de internet ............................................ 166
ERRORES COMUNES DEL PROGRAMA: ..................................................................................... 167
Solución de Errores ................................................................................................................... 168

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IMPORTANTE
Instalación y Requerimientos del Programa.

Para Requerimientos e Instalación del
programa; verifique el manual o guía de
Instalación del producto.
Disponible en la página web.
Información General del Programa.
Software de Facturación, Ventas e Inventarios y Deberes formales para comercios.

Basado y elaborado en relación a las diferentes ordenanzas de los países de
Latinoamérica.

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CAPITULO I CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA
Configuración del programa.

NOTA: El usuario inicial por defecto es master y la contraseña es “0000”
4 ceros.
Menú de Ubicación: Avanzados - Configuración
El módulo de configuración está compuesto por una serie de pestañas que contienen
los parámetros de configuración de todo el producto, por defecto están bloqueadas y
es necesario desbloquearlas para cambiar la configuración.
Existen dos pestañas principales (Configuración Global y Configuración Local)
Configuración Global: afecta todo el sistema en la red
Configuración Loca; afecta solo los cambios en este equipo.
Pulse sobre el botón <Modificar valores> para poder hacer las modificaciones
correspondientes
Configuración Global – Afecta a todos los equipos de la Red.
General (Datos de la Empresa)

Aquí puede redefinir los datos de su empresa; Dirección, teléfono, etc., también un
mensaje adicional en las factura y otros documentos. Los datos de Nombre y Registro
fiscal se fijan solo al activar el programa.

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Básicos (configuración de opciones)
Active estas opciones si trabajará con: Ventas a crédito, vendedores y comisiones,
descuentos, Asignar porcentaje máximo de descuentos, recargos, etc. O activar
parámetros para Ventas a Crédito.
Opciones Globales.
Desde esta pestaña puede definir el comportamiento general del sistema al definir o
cambiar funciones que controlan el inventario, las ventas u otras opciones.

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Detalle de las funciones más comunes.
Precios con IVA incluido. De esta manera todos los precios incluidos en el
inventario ya poseen en su composición el valor del Impuesto IVA. Y a la hora de
facturar se desacoplaría del precio total para realizar el cálculo del impuesto.
NOTA: Cuando trabajamos con impuesto (IVA) incluido puede verse perdida de
decimales de acuerdo al valor de redondeo de decimales aplicado.
Permitir vender productos sin existencia. Si esta activada esta opción no se

visualizará el movimiento de inventario y la existencia podría quedar en valores
negativos.
Exigir el Ingreso de seriales por Inventario: Obliga a cargar los seriales al

ingresar los productos al inventario.
Desactivar la creación del archivo de movimientos de producto: Existe un

archivo que mantiene la información general del movimiento de producto si
bloqueamos esta opción desactivamos la modificación de ese archivo (esta opción
puede ser útil cuando se trabaje con volúmenes muy alto de inventario donde evitar
crear este archivo puede aumentar velocidad en las transacciones)
Permitir facturar en Otra Moneda Distinta a la predeterminada. Si están

especificados las opciones y valores de moneda en la configuración, entonces desde
ventas y/o presupuestos puede aplicar la función facturar/presupuestar en otra
moneda distinta a la predeterminada.

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Exigir el Cliente antes de Facturar. Si activa esta opción aparece en el módulo de
ventas el campo para buscar por registro Fiscal (RIF, RUC, Etc.) De lo contrario no
obliga esta opción sino que al momento de facturar se selecciona el cliente.
Exigir confirmación de seriales al facturar. Obliga a que se especifique un

número de serial a los productos que apliquen al momento de facturar.
NOTA: Para que las funciones relacionadas con seriales apliquen los productos
deben tener esa opción tildada (contiene seriales)

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Los seriales al ingresar deben ser cargados desde el Inventario.
Desde el menú edición – Otros - agregar seriales.
Debe estar activada esa función (Exigir el Ingreso de seriales por Inventario) para
ejecutar esta acción.
Desactivar la función de Servicios CTRL+S: Evita que en ventas se utilice el

método CTRL+S para agregar descripciones de Servicios.
No incluir Impuestos hacer todas las ventas Exentas: Permite que mientras
este opción esta activada, todo lo que se facture no se le calculará el impuesto
correspondiente.
Vender productos con precios de venta inferior al Costo: Por defecto el

sistema no permite vender por debajo del costo del producto, sin embargo al marcar
esta opción se permite tal excepción cuando el precio de venta es igual o inferior al
precio de costo.
Restricción de Facturación a Clientes por productos restringidos a un

número determinado de días. Si hay algún producto con restricciones de venta
puede determinar esta opción para prohibir la facturación a cada cliente a un
número especificado de días, de manera que no se le podrá facturar a este cliente
nuevamente mientras en la nueva facturación tenga un producto Restringido, Si no
se cumple la condición puede facturar sin problema cualquier otro producto no
restringido, es decir esta función bloquea la facturación a los cliente cada vez que a
este se le facture un producto con restricción, hasta la cantidad de días especificados.

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Cupones de descuento: Permite que se generen y se otorguen descuentos pre
programados con fechas y montos específicos al final del cierre de las ventas. (Si
activa esta función debe crear los cupones de descuento)
Correlativos (Números de documentos, facturas y otros)

Esta pestaña muestra los correlativos de todos los documentos y funciones que
requieran un número correlativo (Facturas, Notas de Crédito, Notas de débito,
recibos de pagos, Presupuestos, Pedidos. Etc.).
Nota: Para cambiar estos valores debe hacerlo desde la ventana de soporte
accesible desde el botón <Soporte> de este mismo módulo de configuración y
seleccionar la opción “10B. MODIFICAR NUMEROS CORRELATIVOS.”.
Nota: La modificación de este módulo puede alterar la integridad del sistema.

A la hora de colocar un Numero correlativo debe colocar el ultimo impreso
para que el sistema pueda sumarle (+1) al que ya existe ejemplo: si queremos
que la próxima factura o documento salga con el 1525 debemos colocar el
número 1524.
Formatos (Configuración de País, Impuestos y Moneda)

En esta pestaña se define el País, Tipo de contribuyente y las diferentes tasas de
Impuestos, y tipos de monedas aceptadas, así como la cantidad de decimales
permitidos.

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País: El programa está configurado para varios Países, de manera que puede
escoger el país de su preferencia. (Esto cambiara los formatos de moneda y los tipos
de formatos aplicables por país) Es importante que este configurado correctamente
el país en la configuración Regional del sistema operativo Windows.
Al definir el país de manera automática se definen las opciones de Id fiscal, moneda y

tipo de Impuestos.
Tipo de contribuyente: Debe especificar el tipo o método de contribución de

Impuestos que aplique por el país.
Tasas de Impuestos: Existen 3 campos para tasas de impuestos que pueden usarse
simultáneamente en la facturación.
NOTA: Si utiliza impresora fiscal al cambiar las tasas de IVA en esta pestaña, debe
asegurarse de que de que la impresora fiscal ya tenga registradas las mismas tasas
en su memoria, de lo contrario no se verán reflejadas en la impresión por ese medio.
Formatos y Monedas. Aquí se refiere a la moneda de curso legal principal del pais
como el valor de las monedas alternativas y su diferente tasa de cambio. (Es
recomendable definir los valores para poder aceptar pagos especiales en otras
monedas)
Por ejemplo si la moneda principal es USD$ Dólar y la moneda secundaria es peso

colombiano (COP). Debe especificar en el valor de moneda en relación a la principal
es cuantos pasos equivalen a 1 dólar (moneda principal). Ejemplo: 1 $ USD = 1900 $
COP. O su equivalente a la moneda actual. (Esto es necesario en caso de compras con
otra moneda distinta a la principal, si deseamos facturar con otra Moneda distinta a

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la principal.) O si también queremos que nuestro inventario esté definido en otra
moneda distinta a la principal.
Permitir los precios de venta en otra Moneda: Si está activa esta opción,
entonces debe definir en el inventario el valor en la moneda que aplique para el
cálculo automático al momento de consultar precio final o para facturar.
Cuando se definen los precios en otras monedas al momento de consultar se

observa el monto recalculado en la moneda principal (tomando el cambio definido
inicialmente en configuración)
Internet (Configuración de Correo y Reportes)

Puede configurar esta opción si desea recibir informe diarios de venta en su correo al
finalizar el día o al iniciarlo.

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Dirección de correo electrónico que envía: La dirección del correo que envía
es la misma de nombre de usuario o Host.
Dirección del correo que recibe: su Correo o varios correo separados por “,” por
ejemplo. “[email protected], [email protected]”.
Avanzados:
Puerto: especifique un puerto diferente si conoce que puerto utiliza su servicio de
internet. Por ejemplo Hotmail y Gmail utilizan el puerto 587 con seguridad SSL oTLS,
pero confirme con su operador de correo el número de puerto.
Servidor SMTP (Correo Saliente): Especifique su servidor de correo saliente

dependiendo del operador de correo Por ejemplo Hotmail utiliza smtp.live.com y
Gmail utiliza smtp.gmail.com.
Nombre de usuario y clave del host: Escriba el nombre de su cuenta (correo del
servicio de internet. Por ejemplo [email protected]) y su clave “xxxxx”
Requiere seguridad SSL: Casi todos los servidores de correo necesitan esta
seguridad dependiendo de su servidor de correo marque la casilla.
Importante: Para manejar su correo desde estas funciones debe predefinir dentro de
su correo que va a ser usado por otra aplicación, para así evitar el bloqueo del acceso
al correo.
Seguridad (Opciones de Protección)

Desde esta pestaña se pueden definir ciertas opciones de seguridad.
Exigir contraseña para devolver desde ventas: si esta activada esta opción y el
vendedor una vez agregado en la hoja de ventas un producto desee devolverlo. Deberá
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utilizar la clave asignada con el privilegio mínimo de usuario avanzado, para devolver
este producto al inventario.
Exigir contraseña para realizar descuentos. Si esta activada esta opción. Para realizar
descuentos le será solicitada la clave asignada con el privilegio mínimo de usuario
avanzado.
Exigir operador para operaciones de caja. Al activar esta función para poder realizar
una venta. El programa, le exigirá que ingrese su contraseña o clave de acceso.
(Cualquier nivel). De esta manera quedara asignada las ventas a cada operador
incluido. De esta manera se maneja cada usuario su propio control de flujo en caja. Y se
pueden establecer responsabilidades.
Exigir contraseña para Finalizar el día. Si esta activada esta opción solicita la clave
para poder finalizar la Jornada diaria.
Exigir contraseña para almacenar pedidos. Si esta activada esta opción es necesario
introducir la clave para almacenar los pedidos de venta.
Respaldos.
Respaldos de Datos (solo base de Datos). Permite hacer copias periódicas solo de la
base de datos en un archivo único de extensión .sql
Respaldos de Datos (Completo). Permite hacer copias de seguridad completas de la

base de datos más los archivos complementarios.
Módulos
Desde esta pestaña se pueden determinar el uso de otros módulos necesarios.

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Sucursales: Solo si la empresa a utilizar tiene esta característica, al aplicar esta opción
se permite que aparezcan ciertas opciones de manejo de sucursales como clientes
compartidos, cambios de precios globales y compartir información interna, así como
también traslados entre sucursales.
Ventas a consignación. Este módulo permite que el manejo y reserva de unos

productos en un módulo especial que salen del inventario para ser incluidos en un
módulo de consignación especial, hasta que el cliente pague o devuelva los productos
al inventario.
Integración al Merchant Server. Este módulo permite la conexión con los servicios
bancarios Merchant Server para el uso de Tarjetas de débito – crédito, etc. a través de
un PinPad conectado al equipo y mediante internet se emula el funcionamiento de un
dispositivo de punto de venta bancario.
Bpaid. Este módulo permite la preparación de ciertos reportes que se integran con una
plataforma de terceros, compartiendo información a través de archivos especializados
*CSV.
Configuración Local – Afectan solo al Equipo configurado.
Opciones Locales
Desde esta pestaña se determinan más opciones o restricciones que permiten el
funcionamiento de ciertas opciones y afectan solo en el equipo local.

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IMPORTANTE: Desde este módulo o pestaña puede permitir ciertas opciones
disponibles o permisibles solo a la computadora actual. De manera que los cambios
realizados en este equipo solo afectan al cliente y no al servidor o las otras
computadoras de la Red
Si desmarca o marca algunas de estas opciones, se verá afectado solo el equipo

actual, y dejara de prestar los servicios o funciones marcadas.

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Documentos (Configuración de Facturas, Impresoras Fiscales,
Presupuestos, pedidos y Formatos, etc.)
IMPORTANTE Si utiliza impresora fiscal: Conecte la Impresora a la

computadora correctamente en el puerto correspondiente y asegúrese de que
este encendida y tenga papel disponible.
1. Facturas y notas de crédito / Impresoras Fiscales. Seleccione el modelo de

facturación de su gusto. Forma libre o estilo ticket o si posee impresora fiscal
puede seleccionarla del listado. (Para Instalar la impresora fiscal solo basta
con seleccionarla, Y al finalizar o cerrar la ventana de configuración el sistema
la reconocerá y devolverá el serial). En caso de no haber comunicación
devolverá un mensaje de error; en ese caso verifique cables, puertos y
comunicación. Si escoge forma libre o ticket; puede pulsar el botón de al lado
para configurar tamaño y presentación de la factura.
2. Copia remota de factura: Si desea que salga una copia de la factura por otra
impresora (no fiscal en una hoja convencional) seleccione el modelo y el nombre
del a impresora local o en red.)
3. Presupuestos y cotizaciones: Si desea emitir presupuestos puede configurar el

tamaño, forma y estilo, máxima cantidad de ítems, etc.
4. Órdenes de Entrega: Aquí se define el modelo y la impresora por la cual saldrá

dicha orden.

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5. Recibos Varios: El tamaño y modelo de los recibos se puede predefinir desde
esta opción, inclusive predeterminando la impresora fiscal para tal fin.
6. Pedidos: También puede predefinir el tipo o tamaño de pedidos y porque

impresora saldrán los mismos.
NOTA: La configuración de facturación e impresoras debe hacerse en cada equipo

que trabaje con el sistema, ya que solo afecta al equipo local.
Configurar las facturas, presupuestos y órdenes de entrega.

Desde la pestaña de facturación. Basta con hacer clic sobre el botón situado al lado
del modelo de factura seleccionado.
Si Utiliza impresora fiscal aparecerá el menú de configuración de impresora

Fiscal. Que permite incluir algunos otros valores adicionales en la factura.
Si utiliza forma Libre. Puede seleccionar entonces la configuración de espacios en la

hoja. Por asignación de coordenadas. En la Plantilla de Configuración.
IMPORTANTE: El mismo procedimiento para la configuración de las facturas,

es el mismo para las órdenes de entrega, presupuestos, factura remota.
Al configurar Las Facturas (Formas Libres): esa misma configuración queda

establecida para las Notas de Crédito y Debito

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Este plantilla contiene varios grupos de opciones.
1. Separación inicial de borde superior

2. Datos del Cliente, fecha, números documentos, etc.
3. Posicionamiento de Ítems y Descripciones
4. Final del documento.
5. Opciones generales de Documento(Lado derecho)
Opciones del documento.

En este grupo anexamos opciones adicionales o quitamos de lo que puede aparecer
en la factura, Nota de crédito, Nota de Débito, etc.
De igual manera se aplica al formato de

presupuesto y de Órdenes de entrega y
Presupuestos.
Importante:
Recuerde guardar la plantilla luego de ajustar sus
propiedades para poder ver los cambios. Y para que
pueda mantenerse la configuración de la misma.
Datos del Cliente, fecha, números documentos, etc.

En esta plantilla configuramos el posicionamiento de los Ítems en la hoja impresa.

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Nota: Donde dice Derecha significa que los caracteres se escriben de derecha a
izquierda y donde dice izquierda, se escriben de izquierda a derecha.
Posicionamiento de Ítems y Descripciones.

En este grupo coordinamos las columnas de los ítems en la factura. Posición y
Máximo de caracteres (letras) por columna. Y a partir de que coordenada se
escriben.
Final del documento.

En este grupo especificamos la posición de los subtotales y totales.

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Dispositivos
Desde esta pestaña puede Configurar diferentes dispositivos Cambiar los puertos y
escoger los diferentes dispositivos conectados al equipo local, muchos dispositivos
pueden trabajar simultáneamente en el mismo equipo.
Gaveta de Dinero.
Puede activar su gaveta de dinero modificando el puerto. Si utiliza Impresora Fiscal y
la impresora fiscal posee puerto para la gaveta. Puede escoger la opción que diga
(Usar Impresora Fiscal) en el listado de Puertos.
Display o Visor de Precios.

Puede seleccionar el puerto y activar el dispositivo. Está configurado inicialmente
para Display LCD que 20 líneas superior x 20 líneas inferior.

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Balanza Digital.
Puede activar su Balanza y Seleccionar el Modelo. Funciona con Balanzas Digitales
con conexión RS232 (COM:).
Slip de Corte.
Función utilizada solo para Impresoras No fiscales que poseen corte automático de
papel (cuchilla).
Ticket desglosado.
Función para balanzas de ticket único con múltiples productos incluidos en un solo
código. Esta función activa un módulo de enlace a una base de Datos externa
generada por algunas balanzas de peso de alto volumen de Plu o Productos, que
transfieren los datos a un servidor de base de datos agrupando todos los productos
vinculados en un ticket único, y que puede ser leído por un solo código desde el
módulo de ventas.
Código y Peso Integrado.

Función para el uso de Balanzas Digitales con Impresión de Ticket de barra donde se
incluye dentro del mismo el código y peso del producto, estas balanzas no van
conectadas al computador sino que su código de barras que debe ser descomprimido
por el programa para separar ambos datos Código y peso.
Configurar Plu en Balanzas Código - Peso.

Desde esta función se pueden definir los PLU (códigos) almacenados en algunos
modelos de balanza directamente desde el sistema, más información revise la sección
de balanzas.
Medios (Cobros y Pagos)

Desde esta pestaña se pueden determinar los medios de pago o cobro para cada
transacción.
Los medios de pagos (para deudas o cuentas por pagar) y Cobros (para recibir del
cliente) todo lo que se defina en esta pestaña quedará explícito en los medios
aceptados.

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Apariencia.
Desde esta pestaña se pueden definir el logo de la empresa y la imagen principaldel
producto.

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NOTA: PARA ALMACENAR DEBE PULSAR SOBRE EL BOTON: Guardar los Cambios y
Salir.
EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DEPENDE DE LA CONFIGURACION

ADECUADA DEL MISMO.

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CAPITULO II USO DEL PROGRAMA
Preparar el día de trabajo (Iniciar operaciones diarias)

El sistema mantiene un control de Fechas para las transacciones diarias por eso es
necesario Iniciar el día para comenzar las operaciones de venta y finalizar el día para
terminar con las operaciones de Venta.
Iniciar el día.
Menú de Ubicación: Día – Iniciar día
Prepara el día de trabajo, limpiando las transacciones previas y define la fecha nueva de
transacciones trayéndola desde la fecha del equipo.
Finalizar el día.
Menú de Ubicación: Día – Finalizar día
Termina las transacciones administrativas del día, dando por finalizada la jornada diaria de
transacciones.
Importante. En caso de uso de impresoras fiscales, esta maneja su propia fecha y el

computador maneja la fecha actual, Por lo que es necesario que las fechas del sistema,
computador e impresora fiscal estén iguales para poder facturar.
Por eso es necesario Iniciar el día antes de comenzar a utilizar el programa cada día. Para que
el programa obtenga la fecha de la computadora, prepare los reportes generales y esté listo
para facturar. Luego al culminar el día de trabajo es necesario finalizar el día. Para que el ciclo
se complete, se impriman los reportes diarios o Reportes de la impresora fiscal. (Si la hubiese)
y se bloquen las transacciones hasta el otro día en que se inicie el día.
Operadores de Cajas.
Los operadores son los usuarios asignados para operar una caja determinada, y de
esta manera se separan las ventas entre los mismos.
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Para trabajar con operadores debemos tener esta función activada desde
configuración. Para activarla debemos ingresar en el Módulo de Configuración y en
la pestaña de Seguridad tildar la Opción: Exigir Operador para Operaciones de
Caja.
En el módulo USUARIOS creamos todos los Operadores que tendrán acceso al

sistema, Otorgándoles los permisos y restricciones necesarias para cada acceso.
De esta manera se podrá dar uso a los operadores de Caja.
NOTA: Esta opción es muy útil cuando los comercios trabajan con varios cajeros y/o
turnos y requieren obtener reportes de ventas o transacciones por Operadores de
Caja.
Informe De Operador.
Menú de Ubicación: Día- Informe de Operador
Es un resumen de las transacciones u operaciones realizadas por cada operador,

donde el mismo especifica sus gastos, e ingresos para un posterior cuadre de caja con
el supervisor de la empresa.

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Copias de Seguridad y Respaldo de Datos.
Menú de Ubicación: Avanzados – Utilidades – Copia de Seguridad
Importante: ES NECESARIO REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD DE FORMA

PERIODICA para evitar pérdida de datos en caso de daño en la computadora.
Realizar copias de seguridad – Respaldar Datos.

Seleccione el destino (ruta) de la copia de seguridad o respaldo. También puede
utilizar la pestaña Opciones avanzadas si desea más alternativas para Respaldar o
Restaurar la copia de seguridad.
Una vez seleccionada la Ruta de respaldo y las opciones de respaldo pulse Iniciar.
En pocos minutos será realizada la copia de seguridad.

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NOTA. Es conveniente que una vez realizada nuestra copia de seguridad. La copiemos
en un destino externo distinto a la computadora de uso (Disco Externo, En la Web, Etc.)
a fin de evitar perdida de datos.
Restaurar copia de seguridad.

Para restaurar una copia de seguridad debemos ubicar la carpeta contenedora del
respaldo y apuntar la ruta hacia la misma.
NOTA. De ejecutar una copia de seguridad sin necesidad o sobre una base de datos en
buen estado corremos el riesgo perder toda la data previa por reemplazo.

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Seleccionamos la carpeta que contiene el respaldo o copia de seguridad.
Pulsamos aceptar e iniciamos el proceso de restauración.
Esto restaura los datos del respaldo al sistema.
Inventario de Productos
Menú de Ubicación: Avanzados – Inventario de Productos

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Crear, Modificar y Eliminar productos.
Crear nuevo Producto.
En la casilla de buscar código: Escriba directamente el código a crear de manera
alfanumérica (Máximo 15 dígitos) y PRESIONE LA TECLA Enter. Si el código escrito
existe puede modificar sus valores a excepción de las existencias (se realiza a través de
un módulo de ajustes) y si no existe debe entonces especificar todos sus valores.
NOTA: Puede incluir solo los valores que necesite los únicos obligatorios son (Código,
descripción, precio de venta, Impuestos y existencia)
Descripción: Especifique la misma del producto.
Tipos de Productos de Inventario:
 Producto Básico: Producto único a comercializar

 Producto Compuesto: Tipo de producto que contiene dentro de si otro tipo de
productos (Producto Básico y Producto de Materia Prima) y que al vender un
producto de este tipo este a su vez descarga o descuenta de la existencia de
otros productos)
 Producto de Materia Prima: Este es un producto básico pero no se puede
vender por sí mismo, sino a través de un producto compuesto.
Código de producto: Este es el índice único del producto, Máximo 15 Caracteres, no

debe contener caracteres especiales del tipo (', *, #, _, /) ni la palabra reservada
"SERVICIO".

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Descripción de producto: Especificación detallada del producto Máximo 199
Caracteres.
Referencia: Índice adicional al código del producto, Máximo 15 Caracteres, debe ser
simple y sin caracteres especiales del tipo (', *, #, _, /) ni la palabra reservada
"SERVICIO".
Departamento: Grupo Indicativo al cual pertenece el producto, Máximo 70 Caracteres.

Útil para asociar el tipo de producto en una sola categoría o departamento. (Este posee
un código ID Único para el mismo)
Es importante crear grupos de productos para posteriormente poder asociar nuestros

productos a los mismos. (Si no existe la categoría o departamento puede crearla en el
mismo momento). Ya que por defecto la búsqueda de productos por listado está
vinculada a los departamentos.
Crear Departamentos.
Pulsar sobre el botón departamento (…) y en el módulo departamental en pulse el
botón Nuevo, Especifique el Nombre del departamento y luego presione el botón
Guardar. (Puede crear cuantos departamentos desee simultáneamente)
Asociar un Departamento: Pulsar sobre el botón departamento y en el módulo

departamental escriba el departamento a utilizar luego pulse Enter o selecciónelo con
el ratón pulsando doble clic sobre el mismo, esto lo asignara automáticamente al
producto en edición
Sub departamento: Grupo Indicativo vinculado al Departamento al cual pertenece el

producto, Máximo 70 Caracteres. Útil para asociar el tipo de producto dentro de una
sub categoría vinculada a un departamento previo (Este posee un código ID Único
Vinculado al ID departamental para este Sub Departamento)
Crear Sub Departamentos.

Debe existir un Departamento Previo, luego pulsar sobre el botón Sub departamento
(…) y en el módulo departamental pulse Nuevo, especifique el Nombre del Sub

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departamento y luego pulse Guardar. (Puede crear cuantos sub departamentos desee
simultáneamente todos vinculados al Departamento Principal)
Asociar un Sub Departamento: Pulsar sobre el botón sub departamento y en el módulo

departamental escriba o seleccione el sub departamento a utilizar luego pulse Enter o
selecciónelo con el ratón pulsando doble clic sobre el mismo, esto lo asignara
automáticamente al producto en edición.
Marca: Grupo Indicativo adicional al cual pertenece el producto, Máximo 70

Caracteres. Útil para asociar el tipo de producto a una descripción extra como marca
(Este posee un código ID Único para la marca)
Crear Marcas.
Pulsar sobre el botón Marcas (…) y en el módulo de marcas pulse Nuevo, Especifique el
Nombre de la Marca a Crear y luego pulse Guardar. (Puede crear cuantas marcas desee
simultáneamente)
Asociar una Marca: Pulsar sobre el botón Marcas y en el módulo departamental

escriba la Marca a utilizar luego pulse Enter o selecciónelo con el ratón pulsando doble
clic sobre el mismo, esto lo asignará automáticamente al producto en edición.
Proveedor: Grupo Indicativo vinculado al Módulo de Proveedores, Máximo 70

Caracteres. Útil para asociar el producto a un distribuidor especifico (Este posee un
código ID Único Vinculado al Módulo de Proveedores)
Para Asociar un Proveedor al producto pulse sobre el botón Proveedor (…) y seleccione
desde la lista de proveedores, de no existir el proveedor solicitado puede crearlo al
Momento.
Garantía: Descripción para especificar garantía U otro campo informativo necesario,

Máximo 70 Caracteres.
Extras: Descripción más ampliada del producto, Máximo 70 Caracteres. Útil para
indicar fecha de vencimiento en producto, Ubicación de almacenaje o compatibilidad
con otros productos, etc.
Precios de Costo.
Los precios de Costos están derivados o subdivididos en tres partes básicas:
COSTO FULL (Calculo: Costo Factura + Costos Fijos + Costos Derivados)

Representa la Suma Total de todos los factores que intervienen en el costo final del
producto como lo es el Costo de Factura (+) Costos derivados fijos (aranceles,
impuestos de nacionalización, fletes, transporte, etc.) (+) Costos indirectos que afectan
el producto (Empleados, alquiler, agua, luz, teléfono, etc.). No editable Manualmente.
COSTO FACTURA (Calculo: Costo según factura No incluye Impuesto al valor

agregado)
Este es el costo representado en la Factura antes de calcular Impuesto al valor

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Agregado I.V.A / Tax / IV / etc. Sobre este costo se calculan los gastos directos e
indirectos.
% COSTOS DIRECTOS (Calculo: Costo Factura X Total Costos Fijos / Cantidad

de Productos)
Representa el valor porcentual de alícuota asignada para afectar a todos los productos
en una determinada factura y que están ligados estrechamente con el total de la
factura; como pueden ser aranceles de nacionalización, impuestos de Importación,
gastos derivados del transporte, manejo o fabricación del mismo, etc.
% COSTO INDIRECTOS (Calculo: Costo Factura X Porcentaje % de Costos

Indirectos previamente Calculados)
Representa el Valor porcentual previamente realizado según estudio de gastos totales
de la empresa que representan parte del costo del producto como lo pueden ser (Agua,
Empleados, Luz eléctrica, teléfono, etc.,)
Precios de Venta.
EQUIVALENCIA Permite Definir el tipo de moneda que afectará a los precios
de Venta (si en moneda principal, secundaria u cualquier otra).
Si está definida la tasa de cambio en configuración, y marcada la casilla de función que
permite utilizar esta función, puede escoger el comportamiento de los precios de
ventas, si en Moneda Principal (por defecto del país), moneda A o moneda B.
PRECIOS DE VENTA Calculo: (Costo Full X Ganancia % + Impuesto de venta

IVA / Tax.) Si el impuesto está incluido, de lo contrario no suma el monto del
Impuesto.
Existen 4 tipos de precios de venta, entre los cuales existen 2 precios autoajustables
dependiendo de las cantidades a vender, como es el caso del Precio 2 y el Precio 3,
aunque de no establecer estas cantidades de existencias puede seleccionar el precio a
elección al momento de facturar como un precio adicional.
Los precios de venta pueden ser especificados manualmente o a través de un

porcentaje de ganancia sobre el precio de costo full, más el impuesto sobre la venta
(esto si estuviese configurado como incluido en el precio de venta, de lo contrario solo
sería costo full + ganancia).
El precio 1, es el precio de venta predeterminado. Es el precio de venta por defecto de

todas las consultas,
Precio 2 y Precio 3 (Precios auto ajustables)

Estos precios de Venta que pueden predefinirse cuando se alcancen las cantidades
especificadas a su lado como (A partir de XX Piezas el precio principal será el precio 2 o
3)
Definir máximo de piezas para Precios 2 y 3 (Modificador de Precio al alcanzar

Cantidad máxima)
Define a partir de cuantas piezas se venderá a estos precios. De no especificar ninguna

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cantidad de existencias los precios 2 y 3 quedan como precios alternativos similar al
precio 4.
Precio 4 (Precio Alternativo)

Es el precio de venta Alternativo especificado según su necesidad.
Precio 5 (Precio por Empaque)

Este precio es la suma del empaque total que contiene más de x cantidad de unidades,
funciona solo si está definido el monto de unidades por empaque.
Porcentajes de ganancia (Porcentaje % representativo de la ganancia sobre el

costo full)
Explica o muestra el porcentaje de ganancia sobre el precio de costo, puede ser
aplicado manualmente o al modificar el precio de venta vinculado este se auto-ajusta.
Unidad de medida (Forma de Distribución)

La misma especifica si el producto se venderá por Unidad (1 = 1) , por Litro (1 = 1,000
ml) por Metro (1 = 100cm) por Kilogramo (1= 1,000 gr), dependiendo del tipo de
producto se podrá vincular a una balanza digital o se podrá subdividir la unidad
principal (0,550) .
Impuestos (Impuesto de Venta / TAX / IV / IVA)

Dependiendo del tipo de Impuesto asignado en la configuración del programa para
cada tasa, podrá ser elegido el que aplique para la venta del producto. En algunos
Casos el precio de venta puede incluir el impuesto.
Tipo de producto (Dentro del Inventario)

Este Concepto es la forma como el sistema reconocerá dicho producto en el inventario.
Existen varios Tipos de Producto: Producto (es un producto de venta) Materia Prima:
(producto no destinado para la venta en sí mismo, pero si dentro de un compuesto) -
Compuesto: (Este contiene otros productos dentro de sí mismo, sean producto o
Materia Prima)
Considerar agotado (Existencia Mínima o Tope de Alerta)

En este campo especificamos, o le ordenamos al sistema que nos indique que el
producto está agotado al alcanzar en la existencia esta cantidad. (Para ver el listado de
productos agotados puede hacerlo desde el módulo de búsqueda - avanzados - <solo
agotados> y luego mostrar todos.

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Seriales (Diferenciar de Otro)
Para poder especificar datos únicos como seriales, podemos predeterminar a este
producto como que es necesario aplicar o seleccionar los seriales para poder ser
facturado. Los seriales pueden solicitarse al momento de vender o también cuando se
ingresen al inventario.
Existencias.
El total de las existencias está compuesto por Existencia Local + Depósitos +
Comprometidos + Apartados)
Existencia local (Disponible para venta en la Ubicación Local)

Muestra el total de existencias disponibles para la venta en el sitio, de este total
podemos disponer para ventas.
Existencia en Depósitos (Disponible para venta en Ubicación Remota)

En estos depósitos esta la mercancía confinada para su posterior venta previa a un
traslado entre depósitos o directa desde el depósito.
Existencia comprometida (Reservada para Venta)

Al agregar cualquier producto a un pedido en el módulo de ventas, el mismo queda
reservado hasta que la venta se ejecute, evitando así que pueda ser vendido por otro
vendedor simultáneamente (cuando se trabaja en red), y este producto al ser facturado
sale de la existencia comprometida y llega a la salida del producto (estadística) de no
ser facturado el producto queda atrapado en los pedidos contenedores, hasta tanto no
se devuelva el producto al inventario.
Existencia apartada (Productos Apartados)

Cuando se aparta un producto a posterior este queda registrado al comprador quien va
pagando por cuotas, hasta que se realice la factura, entonces este sale a la estadísticas
de Venta.
NOTA: a través del inventario no pueden modificarse las existencias de los productos
(existencia local, y depósitos) sino a través del módulo de traslados y ajustes de
inventarios.
Las cantidades comprometidas. Solo se descomprometen al devolver un pedido o al

facturarlo.
Las cantidades apartadas. Se descomprometen Al facturar el apartado o eliminarlo.
Costo de Salida.
Costo de salida de un producto (costo ponderado) Como base para obtener el costo
real (pagado del inventario) el sistema maneja la regla de ponderación de costos
Si el inventario posee la siguiente existencia;

10 productos xxx a un costo de Bs. 100 c/u = (10 x 100) = 1000 (inventario inicial)

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Luego compras el mismo producto; 50 productos XXX a Bs. 110 c/u = (50 x 110) =
5.500 (entradas)
Al cambiar el costo o agregar una nueva compra esta no va a cambiar tu costo de

salida, porque tu costo de la mercancía no sube ya que se pagó por ello al costo
pagado. Es decir esta nueva cantidad se suma a la cantidad existente y se Prorratea
entre lo que había y se suma lo que está llegando (así lo especifican contablemente)
El resultado = Existencia actual: 60 productos XXX (10 a 100 + 50 a 110) = 6.500

dividido entre 60 unidades = (108.33) costo de salida ponderado (este es el precio real
que cuesta tu inventario. Ese es el costo del producto de la factura (el costo real de lo
pagado por el producto)
Ahora para los cálculos de impuestos y precio de venta y todo lo demás se calcula en
base al costo que le pusiste al producto.
Si el precio de costo se cambiara por ejemplo de 1484,94 a 8.900 (al final del ejercicio
fiscal tendrías un incremento alto de inventario sin pagar, lo que se traduce como
(contrabando) vender una mercancía que no se pagó o compró legalmente.
En conclusión. En el libro de inventario se especifica así:

EA: Total existencia anterior Bs. (1000) + TE: Total entradas Bs. (1500) Lo que
pagaste real por facturas - CS: Costo de salidas Bs. (500) a costo ponderado) = CA:
Costo actual Bs. (2000) Así estaría correcto que es como se maneja el sistema
actualmente.
Formula (EA. 1000 + TE. 1500 – CS. 500 = CA. 2000)
Acciones y restricciones.
Producto restringido. Permite restringir un producto a un máximo de cantidades en
ventas.
Descuento por producto. Este descuento es aplicado directamente solo al producto

afectado.

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Comisión de venta por producto único. Esto vincula el producto vendido de acuerdo al
porcentaje de comisión con un vendedor a la hora de cálculo por productos en la ficha
o módulo de vendedores.
Lotes, tallas y colores.

Estas funcionen obligan al sistema a escoger, un lote, talla o color al realizar alguna
venta o ajuste.
Producto de Materia Prima.

Estos productos están diseñados para no ser vendidos al público directamente si no
como para uso interno de la empresa o como parte de un producto compuesto. El
procedimiento es simple. Creamos nuestro producto como lo hicimos previamente pero
antes de almacenar colocamos el Tipo de producto como (MATERIA PRIMA)
Productos COMPUESTOS.
Se crea de la misma manera como los productos de materia prima, solo que estos
productos FISICAMENTE NO EXISTEN. Son utilizados para vender varios productos en
uno solo por ejemplo: tenemos un producto que a su vez queremos vincular a otro o
muchos entonces creamos este producto.
¿Cómo vincular este producto Compuesto con otros o varios? Sean de materia prima o
normal. El procedimiento es el siguiente: Una vez creado el mismo al pulsar el botón Guardar o
almacenar aparece el siguiente sub módulo:

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Desde aquí agregamos los productos que contendrá el compuesto y a medida que vallan
pasando al listado se irá calculando el precio de costo del mismo.
Este producto del tipo compuesto no maneja existencia. Ya que la existencia dependerá de la
existencia de cada producto.
Modificar un producto compuesto (su contenido de productos)

Desde inventario previamente seleccionado el producto compuesto en el menú edición
pulsamos el sub menú. Editar composición de productos compuestos. Aparece el listado de
los productos y podemos agregar y eliminar sub productos al mismo.
Editar información de los productos.

En la casilla de buscar código: colocar el código y presione la tecla Enter. El producto
aparecerá y solo basta con pulsar desde el menú Edición Modificar datos del producto
o Pulsar F3 y se desbloqueará el producto y permitirá modificar todos los datos. A
excepción de las existencias de los mismos lo cual se puede hacer solo por Traslados y
ajustes de Inventario.
Eliminar productos.
Puede eliminar un producto mientras este no posea movimientos en el mes actual. (Sin
existencias, sin entradas y sin salidas ya que está informado el listado de entradas
salidas e inventarios y podría desajustarse.)
Entrada o ingreso de Existencias a productos.

Menú de Ubicación: (Dentro de Módulo de Inventarios) – Edición –Entrada de
Productos.
Si necesita agregar una cantidad de productos No por compras puede hacerlo a través
de este módulo, debe solo especificar la cantidad de entrada y el lugar.
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Agregar seriales a los productos. Para esto debe haber especificado previamente
esta opción en la configuración. Y de estar asignado comience a crear los mismos. A la
hora de facturar no permitirá seriales distintos a los ingresados por este módulo.
Modificar código de producto: Puede también colocar un nuevo código a un

producto ya existente con esta función.
Asociar una imagen a los productos: A través de esta opción puede agregar una
imagen a los productos y al consultar el producto por consola de consulta de precios o
desde ventas puede ver la imagen al solicitar Mostrar imagen de producto.

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Aumentar o disminuir precios (todo el inventario): Puede de manera general
aplicar un aumento o disminución de los precios que en base a un porcentaje que será
aplicado sobre el precio de venta actual. Más no sobre el de costo.
Informe de costo de inventario: A través de esta función el programa calcula

todos los posibles costos y sus variantes.

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Ver los Movimiento de productos. Puede ver el movimiento de los productos Entradas,
salidas, traslados, etc., desde la pestaña Estadística al lado de productos.

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A partir de este informe será preparado el informe de entrada, salidas y
autoconsumo que se prepara al iniciar un nuevo mes.
 Además de las funciones mencionadas. Puede obtener:

 Reporte completo de los productos.
 Exportar el inventario.
 Imprimir el inventario para realizar un inventario, etc.
Estadística de precio de producto. En esta pestaña puede observar el

comportamiento de los costos, impuestos y los precios de ventas especificando tanto el
impuesto real y la ganancia neta por producto.
Funciones que afectan a todos los productos del Inventario.

Imprimir o Exportar Inventarios. Desde el módulo permite compilar un informe
con la información que se pueda necesitar filtrada por los diferentes campos de la base
de datos y definiendo el orden y características de impresión o exportado.

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Existen varios perfiles con datos predeterminados pudiendo agregar o quitar campos o
simplemente definir un modelo personalizado y ajustarlo a las necesidades.
Todos los resultados luego de preparado el informe puede exportar a TXT, a Excel, a
PDF o Imprimirlo si prefiere.
Una vez preparado el reporte, puede escoger la ruta de exportado por que impresora
se imprimirá, así como el tamaño de la fuente y orientación de la página impresa.

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Cambiar Equivalencias de Moneda y ajustar precios a todo el Inventario
con otros Valores.
Esta función permite que cambiemos todos los precios que están en otra moneda
guiándonos por el producto actual, es decir se requiere cambiar todo el inventario que
está en Bs. a la moneda USD$, y para no hacerlo uno por uno podemos solo cambiar el
producto actual a Moneda USD$ y luego de este cambio seleccionamos la opción
“Cambiar equivalencias en moneda….” Y el sistema aplica la configuración del
producto actual a todos los productos que no estén en esta moneda (a todos los que
estén en Bs. o viceversa).
Restricciones en las Ventas de Productos
Existe una función que permite regular las ventas en facturas, limitándolas a un monto
especifico (previamente definido) en cada producto, de esta manera no se podrá agregar en
una factura más de los documentos permitidos para dicho producto.
Para crear o modificar una restricción a producto debe dirigirse a la ficha de producto y
seleccionar el producto que desea restringir a una cantidad específica, selecciona o marca la
opción de Restringir venta y luego asigna el monto de unidades máximas a vender en la
Factura.

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Al hacer esto, al momento de facturar si el sistema detecta la presencia de un producto
Restringido, se guiara por el máximo a permitir por documento.
Si desea controlar la facturación de estos productos restringidos a un número determinado de

días, puede marcar la opción en configuración en la sección de “Ventas e Inventarios”
“Restringir la facturación (de productos restringidos) cada tantos días”
Lotes de inventario
El programa permite manejar ciertos datos adicionales a los productos como es el caso de los
lotes, para manejar lotes, el producto debe tener esta característica al ser creado donde
deberá marcarlo como que maneja Lotes.
Una vez marcada esta opción solo debe especificar los detalles de los lotes, por lo que al
almacenar los datos del producto aparecerá la ventana de lotes, donde debe crear los
parámetros del lote correspondiente.
Una vez creado los lotes, al momento de facturar si el producto solicitado posee lotes,
aparecerá la ventana de selección de lotes para que escoja la cantidad de lotes a facturar.

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A medida que valla facturando los lotes estos se irán agotando posteriormente hasta que se
eliminen si la existencia llega a Cero = 0.
Cuando los productos con Lotes re-ingresan al inventario por el departamento de compras,
desde allí también puede especificar los datos de los nuevos lotes, lo cual permitirá que se
creen de acuerdo al total y en el tipo especificado.
Inventario de servicios.
Menú de Ubicación: Avanzados –Inventario de Servicios.

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Para crear productos de servicios en el campo buscar código; ingrese el código a crear,
pulse la tecla Enter, el sistema le mostrará un mensaje especificando que el código no
existe, y le preguntará si le gustaría crearlo, pulse que sí y comience a llenar los datos
del servicio. Al final pulse Guardar.
Vender un Servicio.
Como vender un producto de servicio desde el módulo de Ventas.
Desde ventas debe pulsar la tecla F10 para que cambie a la opción de ventas por
servicio. Y a continuación escriba el código del servicio a buscar o presione la tecla F4
para Seleccionar desde el listado.

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Comisiones de venta en Servicios
El módulo de servicios también permite establecer un monto porcentual como comisión
de ventas, para el cálculo de ventas por productos y servicios.
Comisiones de venta independientes por Servicios en un mismo

documento.
En caso de que se requiera incluir varios servicios de diferentes vendedores o
prestadores de servicios, puede definir la opción de marcando el check abajo “Permitir
comisiones independientes en un mismo documento…” esta opción obliga al sistema a
pedir un vendedor al momento de agregar cada servicio en la venta, y luego al
momento de cálculo de comisiones el sistema identifica y vincula cada comisión a un
vendedor asignado por cada servicio en el mismo documento.
Importante. Para poder permitir comisiones a varios vendedores en un mismo

documento debe tener la opción de calcular comisiones sobre productos y servicios en
configuración, dentro de la pestaña básicos.

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Vender y Facturar.
Menú de Ubicación: Ventas –Vender.
Para Agregar los productos o servicios en el módulo de ventas. Debe primero ingresar
a: Ventas – Vender desde el módulo principal. En la ventana que aparecen la casilla:
Código. Puede incluir el código del producto a Buscar o leerlo desde un escáner de
códigos de barra. Si ya está creado el producto debería aparecer. Si no conoce el código
puede presionar F4 buscar desde un listado. Organizado por categorías o
departamentos. Por defecto está configurado para buscar Productos de Inventario
pero también puede buscar Productos de servicios solo presionando la tecla F10. Para
agregar los productos solo escriba el código y cantidad y pulse la tecla Enter.

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Además de seleccionar el producto a vender puede modificar la ubicación de
existencias, el tipo de presentación y el descuento por producto.
Funciones generales en ventas:

Existe un gran número de opciones para facilitar, acelerar y permitir la facturación de
diferentes formas.

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Búsqueda activa: Si este comando está activado cuando se escribe el código el
sistema va revisando coincidencias en la base de datos y de modo desactivada el
sistema busca en la base de datos solo cuando se presiona Enter.
Escoger cantidad (establecer cantidades el Momento de facturar): Este comando o

función permite activar o desactivar la casilla de cantidad. Y el método abreviado es F2.
Buscar por listado: Si no se conoce el código del producto o no se dispone de un

lector de códigos de barra este comando o función permite abrir el listado de los
productos donde podrá consultar los mismos con tan solo escribir un criterio de
búsqueda. (Por descripción, referencia, departamento, código, etc.) Y el método
abreviado es F4.
Escoger precios: Este comando o función permite activar o desactivar la casilla de

PRECIO. PARA QUE UNA VEZ BUSCADO EL PRODUCTO PODAMOS ESCOGER o Cambiar
el precio a precio1, precio2, o precio3. (Debe estar activada esta función para poder
cambiar el precio al momento con el otro comando que Editar precios) Y el método
abreviado es F7.
Modo código / peso: Este comando o función está diseñada para cuando se quiere
descomprimir un código de barra en dos partes la parte del código y la del peso. Solo
trabaja con la función balanzas código peso Y el método abreviado es CTRL + F1. Para
más información ver el Capítulo de configuración – Dispositivos – Código y peso
Integrado.
Establecer precio alternativo: Este comando o función permite Predefinir o

predeterminar el precio 2 sobre el precio 1 o viceversa con tan solo ejecutar este
comando.
Mostrar imagen de producto: Ya que el programa permite agregar imágenes en

el inventario de productos con este comando podemos mostrarla desde la ventana de
ventas.
Moneda para facturación Si está activado en configuración permitir facturar en

otra moneda entonces este comendo permite cambiar la moneda en base al valor de la
moneda relacionada con la principal.
Agregar servicio o descripción adicional.

Esta función permite agregar una especificación (servicio de algo que no existe en los
inventarios ni de productos ni servicios. Modo producto de servicio (especifique
descripción, cantidad y precio luego pulse Agregar) para salir puede pulsar ESC o F8.
Modo Descripción especifique descripción y en cantidad coloque 0 y precio coloque 0
esto agrega una descripción que no tiene precio ni cantidad. El método abreviado es

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CTRL + S. (puede evitar esta opción desde la configuración para que no se utilice en
este modo)
Agregar producto genérico gravado.

Con este comando agregamos en nuestro inventario un producto que no existe (Estilo
servicio con una descripción “Varios”) predeterminado a la tasa de impuesto (IVA1) y
activa y desbloquea la casilla de precio de ventas para que solo coloquemos el precio
unitario de ventas y la cantidad y ya queda agregado a la hoja de ventas. El método
abreviado de este comando es CTRL+F2.
Agregar producto genérico exento.

Con este comando agregamos en nuestro inventario un producto que no existe (Estilo
servicio con una descripción “Varios”) y de tasa de Impuesto EXENTO, el comando
activa y desbloquea la casilla de precio de ventas para que solo coloquemos el precio
unitario de ventas y la cantidad y ya queda agregado a la hoja de ventas. El método
abreviado de este comando es CTRL+F3.
Alternar entre productos y servicios.

Con este comando CAMBIAMOS al inventario de Productos (por defecto) o al inventario
de Servicios. F10.
Remover el último ítem.

Para devolver un producto de los agregados en la hoja de ventas basta solamente con
seleccionarlo con el ratón luego hacer clic sobre el mismo con el botón derecho del
ratón y luego escogemos si devolver el producto seleccionado, devolverlos todos o
modificarlo para cambiar cantidades. Pero si no queremos utilizar el ratón podemos

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utilizar este comando para devolver el último producto. Y de esta manera devolver
todos uno a uno. El método abreviado para este comando es CTRL+R.
Aplicar descuento a Producto (CTRL+F5)

Para incluir un descuento a un producto, solo pulse la combinación de teclas antes de
agregar el producto al listado de ventas, luego especifique el porcentaje de descuento
preferido.
En el menú Archivo encontramos otros procesos ya para finalizar la venta, como

Facturarla, Guardarla como pedido o Imprimirla como pedido.
Agregar cliente por listado.

Este comando permite incluir el cliente antes de seleccionar los productos. Aunque
también existe otra función para obligar a seleccionar el cliente antes de facturar. Pero
este comando no es obligatorio solo si el cliente desea agregarlo antes sin necesidad de
estar obligado. El método abreviado para este comando es F9.
Abrir pedidos.
Este comando permite abrir un pedido guardado previamente desde cualquier equipo
en la red o de manera local. El método abreviado para este comando es F6.
Guardar pedidos.
Este comando permite ALMACENAR un pedido en uso para abrir posteriormente desde
cualquier equipo en la red o de manera local. El método abreviado para este comando
es F5.
Imprimir como pedido.

Este comando permite IMPRIMIR la totalidad del pedido en uso por la impresora
predeterminada para tal fin.
Procesar venta – facturar.

Este comando Finaliza el proceso de venta y apertura la ventana de pagos. El método
abreviado para este comando es F12.
Si los productos llevan seriales recuerde agregarlos antes de procesar el pago –

Facturar. Haciendo clic sobre el producto y escogiendo la opción Editar seriales.

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Devolver un producto agregado.
Haga clic con el botón derecho del ratón o seleccione la fila donde aparece el producto
y pulse sobre el botón remover uno o remover todos según sea el caso
Para Facturar presión F12 - Procesar Venta (Facturar).
DESDE ESTA VENTANA. Podrá Facturar, pero antes agregar los clientes o las diferentes
formas de o métodos de pago. Puede Facturar al Contado o Crédito.

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NOTA. SI DESEA QUE LOS CLIENTES SE ALAMACENEN DEBE ESPECIFICAR TODOS LOS
VALORES DE LOS MISMOS, NOMBRE, CEDULA, DIRECCION Y TELEFONO.
Par facturar a Crédito El cliente debe existir previamente. ¡No puede dar crédito a un
cliente que no exista antes de facturar!
Guías de despacho.
Para emitir una Nota de entrega Primero debe estar configurado en la configuración
del sistema, en la pestaña documentos.
Al igual que la factura, la configuración de la guía de despacho o nota de entrega debe

configurarse para determinar los campos y posiciones de la impresión.

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Si desea que al facturar salga de una vez la nota de entrega o guía de despacho debe
configurar esa opción desde el módulo de configuración en la pestaña “Este equipo”.
Y al facturar aparecerá ya tildada la opción. Si desea omitir desbloquee la opción.

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NOTA. El tamaño y configuración de las Notas de Entrega o Guías de Despacho
dependerá de la configuración previa realizada en la plantilla correspondiente a las
notas de entrega.
Reimprimir una guía de despacho después de impresa la

factura.
Esta opción puede utilizarse si la orden de entrega se imprimió defectuosa o no
se imprimió, consiste en abrir la factura previamente realizada como si se fuera a
realizar una devolución o nota de crédito y en vez de seleccionar esa opción
seleccionamos la opción de Reimprimir Documentos.
Al seleccionar esta opción, el mensaje nos solicita si queremos utilizar para nuestra
orden de entrega el último número usado (si fuese una reimpresión por falla o daño del
original) o si deseamos asignar un nuevo número al documento. (Por si es la primera

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orden de entrega que haremos a una factura ya impresa) De acuerdo a la necesidad
respondemos.
Exportar una Factura, Nota de Crédito o Débito en formato PDF.

Esta función permite crear un documento virtual o copia del mismo con todos los datos
del documento, para crear este documento puede ejecutarla desde la opción de
Reimprimir Documentos.
Una vez pulsada la opción de Exportar, debemos solo especificar los datos de ubicación
y nombre del archivo a crear, para que pueda almacenarse el archivo en cuestión.
Cupones de Descuento.
Los cupones de descuento son funciones automatizadas que permiten descontar en un
periodo de promoción un código especial que rebaja del total de una factura.
Configuración de la función.
Primero debe activarse la opción que permitirá los cupones de descuento, esto se
efectúa en la configuración del programa.

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Luego deben crearse las promociones desde el Módulo de Cupones de Descuento.
Creando cupones de descuento

Menú de Ubicación: Misceláneos –Cupones de Descuento.
Al crear las promociones diseñe un código alfa numérico o numérico solamente y

expórtela imagen de barras creada, estas se almacenaran en la base de datos con
estatus de Activa (dentro de la fecha) y vencidas (ya pasado el tiempo) también puede
eliminar las promociones que no requiera.

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Aplicación de cupones de descuento
Al momento de aplicar el cupón, esto lo hace al final, al momento antes de facturar,
pulsa sobre cupones y descuentos y le aparece una notificación de alternativa, si usted
aplica el descuento común o aplica el cupón de descuento. (Solo puede usar una u
otra opción)

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Escriba el número de cupón y cuando aparezcan los detalles aplique el cupón y el
descuento será aplicado al documento como si fuera un descuento normal, pero sin la
autorización de clave ni cambiar los porcentajes del cupón.
Importante.
Solo se puede aplicar un solo cupón por factura.
Debe estar vigente la fecha para que funcione el cupón
No se necesita ninguna clave para aplicar un cupón de descuento, tan solo leerlo con
el lector o escribir sus datos.
Ventas por apartados y/o abonos.

Menú de Ubicación: Avanzados – Clientes – (Pestaña) Apartados.
Desde allí pulse el botón Nuevo apartado. Donde se cargarán los productos apartados.

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Al hacer clic en Nuevo Apartado. Esto nos vinculará con la ventana o módulo de ventas
y desde allí agregamos nuestros productos tal como si fuera una venta de contado. Y
luego Finalizar Apartado - F12

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Para realizar un abono al apartado solo haga clic en el botón pagar y escoja la forma
de pago. Para procesar el pago.

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Anular un apartado.
Para anular un apartado debe básicamente hacer lo siguiente. Escoja el apartado.
Seleccione el producto a devolver y pulse el botón derecho del ratón. Y seleccione
Devolver.
Debe repetir este procedimiento con todos los productos del mismo cliente hasta
anularlos todos al final aparecerá un mensaje preguntando si desea eliminar toda la
información de este apartado. Debe responder Si.
NOTA: Esta opción es para solucionar errores con los apartados mal procesados.
Necesita permisos de acceso total para ejecutar esta operación.
Facturar un apartado.
Para Facturar un apartado debe pagar todo lo que el cliente debe y al final se activara
el botón de Facturación (Ubicada al lado de eliminar Registro, ver imagen anterior) a
través de este procedimiento se imprime la factura.
Si tiene vendedor Obligado pedirá a nombre de qué vendedor se factura.
Ventas por planes de créditos.

Menú de Ubicación: Ventas –Ventas por Planes de Crédito.
Función que permite vender al estilo de apartados pero estableciendo los parámetros
de financiamiento si los hubiese. (Para ingresar a este módulo debe estar activada la
opción desde Configuración – Módulos)
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NOTA: Los productos contenidos en este módulo quedaran reservados del inventario
como si estuviesen apartados. Y saldrán solo cuando se genere la factura al final del
proceso de pago.
Lo primero es Crear Nuestro Cliente.
Y luego desde la ficha de Apartados por Planes - desde el menú archivo – Nuevo Plan
de crédito.
Esto permite que se active el botón de búsqueda para el cliente que ya debe existir y las
demás opciones están simplificadas en 5 pasos.
Paso1. Buscar el Cliente

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Paso 2. Almacenar Los Datos
Paso 3. Agregar los productos.
Paso 4. Escoger los Planes de financiamiento.
Paso 5. Aplicar e iniciar el plan.
Luego para realizar los pagos de las cuotas en la última pestaña haga clic con el botón
derecho del ratón para pagar las mismas.
Facturar en modo virtual o digital (formato Pdf).

Esta función permite crear facturas electrónicas no impresas, sino en formato de
archivo PDF que se almacenarán en la Ruta principal del programa dentro de la
carpeta “\..\Base\ Clientes\”.
Para configurar esta opción primero debe seleccionar en configuración el modelo de

facturación Virtual PDF
Una vez seleccionado el modelo de impresión “Virtual en PDF”, al facturar se almacena en la

carpeta especificada.
Modelo de salida de documento en Modo Virtual en PDF.

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Pedidos.
Desde Ventas: Si desea guardar una venta temporalmente para facturarla
posteriormente puede hacerlo desde la ventana de ventas. CON SOLO PRESIONAR f5
DESDE VENTAS.
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Desde Pagos: Si desea guardar una venta desde Pagos (ya con los datos de Cliente, Rif,
Dirección, vendedor, etc.) puede presionar de igual forma F5. Y se guardará ya con toda
esa información.
También es muy útil cuando se trabaja en red con varias COMPUTADORAS Y SE

DESEA DIRECCIONAR LA FACTURACIÓN A UN SOLO EQUIPO (CAJA), ya que puede
guardar los pedidos y verlos en la maquina principal donde se imprimirá finalmente la
factura.
Si está configurada la opción de imprimir pedidos. Al almacenar le preguntara si desea

imprimir como pedido. De esta forma imprime un formato con los detalles del pago
correspondiente.
NOTA: Mientras existan pedidos con totales significa que existen productos
comprometidos.

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Para eliminar un pedido en cero = 0, que no tiene total (no tiene productos) solo
ábralo, agréguele productos y facture para que pueda eliminar.
Cotizaciones y Presupuestos.
Menú de Ubicación: Ventas –Presupuestos / Cotizaciones.
A través de este módulo puede realizar presupuestos, al igual que la ventana de ventas.
Puede agregar productos y clientes. Y posteriormente Imprimirlos. Enviarlos por Correo
o exportarlos.
Existen Tres tipos de Presupuestos:
Tipo 1. Sencillo sin logo ni líneas.
Tipo 2. Sencillo con logo pero sin líneas.
Tipo 3. Con líneas y logo.

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La configuración de espaciado y distribución. Depende de la configuración previa
realizada desde la plantilla en configuración. Ver plantilla de configuración.
Consignaciones.
Menú de Ubicación: Ventas –Consignaciones. (Debe estar activado el modulo desde
configuración antes de usar)
A través de este módulo puede crear pedidos de consignación a clientes, esto se

mantiene la mercancía comprometida mientras dure el proceso de consignación,
también puede devolver o convertir en pedido todos o parte de los productos
consignados.

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Pasos para hacer una venta a consignación.
Seleccione el cliente desde el módulo de consignaciones y luego de seleccionado pulse
el botón para asignar un pedido nuevo, esto nos traslada al módulo de ventas donde se
permite escoger todos los productos para luego almacenarlo en el módulo de
consignación como comprometido.
Una vez agregados los productos, pulse procesar para que los mismos se guarden en la
consignación del cliente. (Al procesar se imprime una nota de entrega con los detalles
de la consignación)

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Importante: Si no quiere observar los precios en la orden de entrega, desmarque la
función desde la configuración de plantilla de impresión de la nota de entrega.
Eliminar un producto de consignación.

Una vez abierta la consignación pulse en el botón editar (para eliminar o procesar es
necesario introducir la clave de autorización) y haga clic sobre el producto que desea
eliminar (devolver al inventario)
Procesar o convertir en pedido de venta uno o más productos.

Luego de presionar el botón editar (es necesario introducir la clave de autorización) y
haga clic sobre el producto que desea Procesar, luego defina la cantidad y para la
conversión, solo pulse el botón “Convertir”
Consultar una cuenta de consignación.

En la última pestaña de configuración puede escribir el Rif, Nit, Id del cliente y pulsar
Enter para buscar los detalles de los productos consignados previamente.

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Devoluciones – notas de crédito
Menú de Ubicación: Ventas –Devoluciones – Notas de Crédito.
Desde este módulo se procesan las devoluciones de facturas.
Para devolver una factura debe conocer el número de pedido o de factura, así como la
fecha de emisión de la misma. Incluirlo en los recuadros y a continuación iniciar la
búsqueda.
Una vez que aparezca la factura seleccionar la opción Devolver todos los productos. Y
Luego proceder. Esto generará una Nota de Crédito.

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Existen varias formas para Notas de crédito.
 Total (todos los productos)

 Parcial (uno o varios productos dentro de la factura)
 Y de Ajuste.(Funciona como un descuento o ajuste al documento por un monto
determinado)
Una vez agregado los productos a Devolver solo falta seleccionar la acción posterior
por el total de la devolución. (Cuando hacemos una devolución debemos especificar
hacia donde van a ir los fondos, y tenemos varias opciones)
Acciones.
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Si la Factura a la que se le está aplicando una devolución es a Crédito:
El total de la devolución anula la factura en cuestión y rebaja del monto de la deuda.
Si la Factura a la que se le está aplicando una devolución es de Contado:
1. Crear Saldo a Favor (Si el cliente Existe previamente en la Base de Datos; el

sistema lo localiza y le coloca un saldo a favor que posteriormente puede
utilizar como parte de pago. Ver sección de Pagar con Nota de Crédito o Saldo a
Favor) Pero si el cliente no existe el sistema retirará del total de entradas del día
el total de la devolución y lo hará en EFECTIVO.
2. Devolver Monto al Cliente: Esta opción permite que la devolución no se
acumule como saldo a favor sino que lo retire inmediatamente del total de
entradas del día dependiendo del medio de pago seleccionado.
Una vez seleccionada la opción más conveniente pulsamos sobre el botón procesar
devolución y Se imprimirá la Nota de crédito y quedará reflejada la acción en el reporte
de ventas diarias.
Pagar con Nota de Crédito o Saldo a Favor)

Para usar una Nota de Crédito o Saldo a favor como medio de pago debemos hacer lo
siguiente:
1. Desde pagos ya listos para facturar buscamos el cliente que tiene un saldo a
favor primero que nada.

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Una vez allí utilizamos la opción descontar desde y escribimos el monto que queremos
descontar del saldo a favor.
Una vez descontado entonces ya podemos facturar, teniendo en cuenta lo presente si el saldo
a favor es mayor que lo que se está facturando entonces quedará un remanente para utilizarlo
posteriormente. Y si fuese menor entonces deberá completar con otro medio de pago para
llegar al total.
Aparecerá una confirmación de si está de acuerdo en restar del saldo a favor el monto total de
la nueva venta. Si está de acuerdo la solicitará la confirmación a través de su clave autorizada.

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Esto a su vez tendrá que reportar en el reporte de ventas el medio de pago el cual aparecerá
como Nota de Crédito (ya que se está pagando con el saldo de una nota de Crédito).
Y en la ficha de clientes reportaría el saldo restante y los detalles de la última facturación.
Y si quisiese devolver el efectivo restante podrá hacerlo por a través de la ficha de Clientes –
Devolver saldo a Favor.
Recibir pago de facturas a crédito (clientes).

Menú de Ubicación: Cuentas –Clientes – Cuentas por cobrar.
Cuando Facturamos a Crédito, automáticamente se crea un saldo por cobrar que afecta la
relación de cuentas por cobrar de Clientes. Y cuando el cliente viene a pagar una factura
vencida, primero tenemos que buscarlo en la ficha de Clientes directamente o a través del
módulo de Cuentas por Cobrar a clientes.
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Para realizar el pago de cualquier factura seleccione el cliente y luego de ingresar a la ficha de
clientes seleccione la factura a pagar, luego pulse sobre ella con el botón derecho del ratón y
seleccione Pagar o Abonar, luego el medio de pago.
Devolución de saldo a favor (clientes).

Menú de Ubicación: Cuentas –Clientes – Cuentas por Pagar.
Puede darse el caso que por alguna circunstancia se le quiera devolver el saldo a favor restante
a algún cliente (proveniente de una Nota de Crédito – Devolución previa). Para eso debemos
ingresar a la ficha Clientes. Y una vez seleccionado el cliente con el saldo a favor.

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Vamos al menú – Devolución de Saldo a Favor. Y luego especificamos en la venta subsiguiente
el monto a devolver y en qué medio de pago.
Una vez realizado este proceso se resta de las entradas a caja el monto total de la devolución
de saldo a Favor.
Notas de débito - clientes

Menú de Ubicación: (Modulo de Clientes) Archivo – Opciones Avanzadas – Crear
Nota de Débito..
Para hacer una nota de débito a un cliente en particular lo hacemos directamente

desde el módulo de clientes. Una vez seleccionado el cliente pulsamos sobre el botón
(Nota de débito) aparecerá la ventana de Nota de débito.

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En datos de Nota de Debito especificamos los cargos y/o conceptos especificados de
igual forma a que factura afecta. Luego pulsamos agregar podemos agregar cuantos
conceptos apliquen.
Una vez concluido pulsamos el botón Aplicar Nota de débito. Lo que imprimirá el
documento (dependiendo si la impresora soporta este medio) y quedará un saldo
deudor a nuestro cliente.
Traslados y ajustes de inventario.

Menú de Ubicación: Avanzados – Traslados y Ajustes de Inventarios.
Ajuste o Autoconsumo de inventarios.

Menú: Archivo -Nuevo Ajuste o Autoconsumo, sale el siguiente recuadro donde se
debe definir: Responsable, el motivo del ajuste, origen de los productos, Etc.

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Luego buscar los códigos de los productos a ajustar colocando la cantidad que se desea
ajustar, Luego clic en agregar, cuando se haya el ajuste de los productos deseados dar
clic en proceder, se guardara en el sistema un reporte de autoconsumo. Y se imprimira
tambien un Acta de Autoconsumo especificando los cambios realizados. Este cambio
aparecera en el reporte de Entradas salidas y autoconsumos.
Si no deseo ejecutar el autoconsumo en el momento entonces podemos almacenarlo

en el boton inferior para ejecutarlo posteriormente
Ajustes de Inventarios mediante listado de productos.

Menú de Ubicación: (Modulo de Traslados y Ajustes) Archivo - Ajuste Mediante
Listado de productos.
Mediante el listado de productos podemos ajustar precios y existencia de los mismos.

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Una vez revisado los productos al ver cualquier irregularidad podemos simplemente
hacer doble clic sobre la fila o producto y aparece la ventana para ajustar lo que
deseemos de las existencias e inclusive de los precios.
Traslado Entre Depósitos Locales.

Para hacer un traslado entre depósitos y locales externos colocar a la izquierda los
datos de quien envía, responsable, motivo del traslado y el origen de los productos… a
mano izquierda los datos de quien recibe, En la casilla código introducir los productos a
trasladar (AL IGUAL QUE EN AUTOCONSUMO) e ir agregándolos y al finalizar dar clic en
proceder.

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Ajustes de inventario - Mediante Recolección de Datos.
Menú de Ubicación: (Modulo de Traslados y Ajustes) Archivo - Avanzados de
Ajustes - Ajuste mediante recolección de Datos.
A través de este módulo podemos acceder a la consola de ajuste diseñada para

manejar los archivos generados por los colectores de Datos o implementar el módulo
de recolección de Datos que emula o imita las funciones de un colector de Datos
electrónico.
El colector de Datos o Data colector, es un dispositivo capaz de recibir información

mediante su código de barra y almacenarlo en el mismo y posteriormente exportarlo
mediante un archivo (*.txt o *.dat) Estos archivos están separados o delimitados por
(tabuladores “TAB”, comas “;”, Puntos “.”, espacios, etc.) luego el programa procesa el
archivo y lo revisa de acuerdo a los datos contenidos.

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Terminal de Recolección de datos.
Menú de Ubicación: (Modulo de Traslados y Ajustes) Archivo – Avanzados de
Ajustes - Ajuste mediante recolección de Datos – Terminal de Recolección.
Desde este módulo se recolectan los datos sea desde un archivo creado por un lector
Electrónico de datos o generado desde este módulo.
El primer paso es pulsar en el botón Nuevo para dar inicio a nueva colección, luego
inmediatamente definir la ruta de ubicación de los Inventarios a consultar, si la
existencia local o los depósitos. A partir de allí podemos leer los códigos de barra de los
productos con un lector de códigos y definir la cantidad de lo leído o simplemente leer
continuamente y generar el aumento de las existencias.

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En este módulo debemos ingresar cuantos productos deseemos validar sus existencias,
se puede abrir este módulo en distintas estaciones para generar distintos archivos de
recolección de datos simultáneamente.
Cuando se hayan colectado todos los datos debemos finalizar el proceso de Recolecta
de datos, esto generará un archivo definitivo con toda la información recolectada.

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Administrar Datos Recolectados.
Menú de Ubicación: (Modulo de Traslados y Ajustes) Archivo – Avanzados de
Ajustes - Ajuste mediante recolección de Datos – Administrar Datos Recolectados.
Para aplicar o ajustar los datos de los archivos recolectados desde este terminal se
cruzan los diferentes archivos recolectados y se pasan a un solo listado para ajuste
general del inventario, desde este modulo se vincula toda la información y se obtienen
los ajustes al inventario necesarios.
Del lado izquierdo del módulo se observan todos los archivos recolectados, y en las
pestañas del lado derecho las diferentes funciones de revisión y resultados.
Una vez que tenemos todos nuestros archivos terminados debemos cerciorarnos que se
observen en la izquierda del modulo, pulsamos el boton Preparar Proceso para
comenzar con el proceso de cruce de los archivos y comparación con el inventario
actual.
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Una vez procesados todos los archivos el sistema abrira el inventario actual del sistema
y luego compara los archivos procesados y sus existencias recolectadas contra las
existencias actuales, una vez evaluados todos los productos se muestra el informe de
los posibles cambios a realizar.
Tambien se desbloquea el botón Aplicar Cambios para ejecutar el proceso de ajuste si

esta todo en orden, el paso que sigue es que si el producto recolectado es inferior a la
existencia del inventario actual, entonces tal existencia actual es ajustada, y si fuese al
contrario que la existencia ajustada es superior, entonces la existencia actual se
incrementa.
En la parte de abajo del módulo se observan las existencias y los posibles cambios a a
ejecutar sobre el inventario si se aplicasen los cambios.

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Una vez aplicado los cambios, se observa el resumen de cambios ejecutados, y se
permite imprimir o exportar cada resultado posible.
Traslado de productos a Sucursales

Para Hacer un traslado entre Sucursales, deben estar creadas las sucursales
previamente.
¡Ingrese a Traslados y escoja un nuevo Traslado!
¡Llene todos los datos necesarios al igual que en un traslado Local!
Pero en la pestaña contigua. (Sucursales) Seleccione la sucursal a la que desea realizar

el envío.

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Una vez seleccionado el origen y el destino (sucursal cargamos todos los productos. Y
para finalizar proceder)
Si por alguna causa falló la conexión con la sucursal los productos que no se hubiesen
pasado se quedan demarcados en la ficha de sucursales para tomar cualquier acción
necesaria posterior.
Sucursales.
Crear Sucursales.
Para crear Las sucursales debe activar esa opción desde Configuración. Pestaña de
Módulos. Activar la opción “Habilitar Módulo y funciones especiales para sucursales”,
luego salimos y guardamos los cambios.

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Luego desde el menú avanzados en el módulo principal Ingresamos al menú Sucursales.
Y la opción Listar sucursales.
En este módulo, creamos nuestras sucursales.
Descripción de sucursal. (Nombre descriptivo de sucursal).
Numero de sucursal. Numero con que se identificara esta sucursal de las otras si las
hubieses.
Dirección IP del servidor (Requiere una Dirección IP fija) por ejemplo 192.244.10.18
(Pueden usarse redireccionadores de IP dinámicas gratuitas como NoIP, DinDns u otras
o crear una VPN para tener acceso más exacto y a tiempo.
Ejemplo: miIp-gratuita.biz.

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Nombre de la base de Datos. El programa utiliza un nombre para la Base de Datos de
Gisin3 como “D3xD_Dbase” sin embargo si hubiese otra empresa puede notar
“D3xD_Dbase1” y así sucesivamente.
Una vez creada la sucursal y almacenada. Esta se probara y retornara la dirección

fiscal de la sucursal de lo contrario no dará respuesta positiva.
Conectar con sucursales.

VERIFICAR LOS PRODUCTOS ENVIADOS A SUCURSAL
Desde el menú avanzados en el módulo principal Ingresamos al menú Sucursales. Y la

opción Conectar con Sucursal.
Para conectarnos solo damos dos veces clic al listado de sucursales en la sucursal que
deseemos acceder.
Una vez conectados vera la Palabra en la parte superior Derecha. Sucursal (#)

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Esta función permite conectar a través de internet o la Red (en caso de ser local la
sucursal). Tal como si estuviésemos físicamente en la computadora de la sucursal. Y
podemos realizar cualquier acción como si estuviésemos allí.
Nota. Existen algunas restricciones para las sucursales o empresas remotas. Ya que
no hay acceso a todos los recursos de la sucursal (Por ejemplo a la Configuración y
Facturación) pero si a una gran mayoría de opciones.
Usuarios (Crear, Modificar, Eliminar)

Menú de Ubicación: Avanzados – Usuarios.
Desde avanzados ingrese a usuarios y desde “ARCHIVO” “NUEVO USUARIO llenar los
espacios en blanco colocándole el nombre del usuario, su contraseña, repetir la
contraseña, se le coloca el nivel de seguridad, luego dar clic en aceptar.
Acceso Total. Este nivel de seguridad tiene todos los privilegios.
Administrador. Permite hacer realizar casi todas las operaciones a excepción de

Usuarios, Configurar el programa o eliminar productos o existencias)
Auditor. Puede ingresar a todos los niveles pero en calidad de Solo lectura. No puede
Modificar, ni eliminar.
Usuario Avanzado. Funciona como un encargado. Puede realizar devoluciones, notas

de crédito, cargar facturas, etc. Pero no puede eliminar ni ver los reportes de ventas.
Usuario. Solo para el control de cajas e informe de operador.

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Soporte. Solo para los técnicos o usuarios de Soporte.
NOTA. Si cambia los niveles de acceso debe dejar alguno con acceso total de lo
contrario sería imposible acceder luego a modificar los usuarios.
También puede editarse los permisos asignados a cada usuario a excepción de los
usuarios con acceso total.
Compras de productos (Ingreso a inventario a través de

facturas)
Menú de Ubicación: Avanzados - Compras – Productos (Inventarios).
Desde este módulo de compras pueden listarse, las compras realizadas en los periodos
correspondientes así como incluir, eliminar o editar compras.

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Para realizar una Nueva Compra solo pulse sobre la opción Nueva Compra en la
Pestaña: "Detalles de Compras"
COMPRAS NACIONALES
Para compras nacionales, los pasos son básicos, debe colocar los datos de la factura
completa y luego agrega los productos, Al finalizar Aplique la Compra y los productos
afectaran las existencias en el inventario.
APLICAR UNA COMPRA NACIONAL.
Luego de Pulsar Nueva Compra debe especificar los datos a continuación:
1. PROVEEDOR (Seleccione o Cree el proveedor de la ventana de Proveedores)
Al aparecer el listado haga doble clic o pulse Enter sobre el proveedor seleccionado, en
caso de no aparecer puede crearlo al momento y luego seleccionarlo.
2. DATOS DEL DOCUMENTO (Información de la Factura o Nota de Crédito)
Aquí especifique los datos de acuerdo a su factura en cuestión;
Tipo de Documento: Si es factura (Aplica Existencias) o Nota de Crédito (Disminuye

existencias)
Condición de Factura (Si es de contado o a Crédito) si fuese a crédito pasa a cuentas

por pagar a proveedores.
Ámbito del Documento (Nacional: o de importación) en caso de ser Importación hay

que especificar un sin fin de parámetros para la carga de la misma (vea la referencia de
compras de Importación).
Fecha del Documento: Emisión del mismo y vencimiento, la fecha de aplicación es útil
para aplicar facturas fuera de tiempo a un nuevo periodo o viceversa.
**FECHA DE REGISTRO. La fecha de aplicación de un documento, en el caso de que el

documento este llegando fuera del periodo y se necesite declarar en el periodo actual o
en el periodo anterior. Entonces colocamos la fecha en que se aplicará dicho
documento.
Números: Especifica los Números del documento, Control de factura, Factura afectada,
Etc.

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Descuentos y Recargos: Los descuentos que afecten en forma general al documento,
un descuento, sobre otro hasta un tercero o un recargo especificado en el documento
de forma general (que afecta a todo el documento).
Descuentos de Ajustes: En muchas ocasiones hay facturas con errores de cálculos que
pueden dar montos inconsistentes en las sumas por lo que podemos especificar las
diferencias para que coincidan los montos con el total facturado.
3. OPCIONES DE COSTOS, FLETES Y RECARGOS (Calculo de alícuotas para costos)
Por ende hay muchos factores que afectan el costo de los productos como los Fletes
(incluidos o no en la factura) Importaciones, Transporte, Almacenamiento, Etc. así
como otros factores indirectos que serían los costos operativos de la empresa es decir:
Agua, Luz eléctrica, servicios básicos, patente, local, empleados, etc., Para tal fin es
este espacio de cálculo, sobre el cual definiremos esos costos que serán parte del costo
full del producto.
Monto Base Para Calculo (Prorrateo): Para poder determinar la alícuota de

participación de los gastos Directos e indirectos es necesario tener un monto base
sobre el cual calcular y para ello tenemos este campo donde debemos especificar el
valor de la factura (sub-total o base imponible), esto nos permite prorratear el total
definido sobre los totales de costos directos a afectar. Calculo (Total base / Total Costos
* cada producto).
Costos Directos - Recargos: Aquí debe especificar el total flete incluido en la factura u
otros gastos de manejo especificados en la misma, de igual forma los recargos no
incluidos en la factura como flete de terceros o transporte de terceros, etc.
Costos Indirectos: Especifique el porcentaje previamente estudiado en su escala de

gastos operativos y solo especifique el resultado de este porcentaje a aplicar a cada
productos. (Ejemplo (luz+agua+empleados+local+etc / Promedio de ventas mensuales
= porcentaje aplicable XX % sobre producto).

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NOTA: los recargos directos en la factura afectan el total de la factura y los costos
unitarios de productos. Sin embargo los recargos indirectos no afectan el total de la
compra pero si afectan los costos unitarios del producto.
4. IMPORTACIONES (Calculo de costos de Importación)
En esta sección aplicamos los costos de Importaciones que afectan el documento.
5. TOTAL CALCULOS Y COMIENZA DE CARGA DE PRODUCTOS (Validación de Cálculos y

Costos)
Detalla todos los totales y alícuotas calculados que afectaran los costos del producto.
CARGA DE LOS PRODUCTOS CONTENIDOS EN LA FACTURA: En la pestaña productos

comenzamos el proceso de carga de los mismos. Para cargar los productos solo debe
escribir el Código del producto y llenar los datos de precios de costo y existencias y en
caso tal precios de ventas.
1. SELECCION DEL PRODUCTO
Para tal fin escriba el código a buscar o selecciónelo de la lista de productos pulsando
F4, de no Existir el producto, puede crearlo al instante desde el mismo módulo de
inventario especificando los datos más básicos a tal fin.
CALCULO DE COSTO: Solo especifique el costo de Factura y el sistema aplicara los

porcentajes de costos directos e indirectos sobre el mismo dándole como resultado un
costo full.

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CALCULO DE PRECIOS DE VENTA: Existen dos modalidades a través de un porcentaje
de ganancia % o directamente afectando el precio de venta, por defecto está diseñado
para afectar por porcentaje de ganancia.
ASIGNACION DE CANTIDADES: Las cantidades Totales especificadas en las facturas o

Notas de créditos puede asignarlas previamente a los diferentes contenedores
(existencia local, depósitos, sucursales etc.)
AGREGAR PRODUCTO: Una vez asignada las cantidades, precios y existencias puede
entonces agregar el producto al listado para procesarlo como otro nuevo producto
hasta alcanzar el total del documento.
2. APLICACION DEL DOCUMENTO FACTURA O NOTA DE CREDITO. (Fin del Proceso de

Carga de Compra)
Este proceso ya finiquita la carga de los productos y aplica las existencias, porcentajes y
precios al inventario representado en la factura y crea la incidencia o renglón en el libro
de Compras y en caso de ser a crédito crea la deuda en la ficha del proveedor.
VER LISTADO DE PRODUCTOS: En la tercera pestaña puede observar todos los

productos agregados. (si dese editar o eliminar un registro, se debe pulsar sobre el
mismo con el botón derecho para remover el mismo)

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Aplicar compra sobre el inventario.
Una vez agregados todos los productos puede pulsar sobre el botón de Aplicar compra
sobre el inventario que está en la primera pestaña (opciones de documento) y de
inmediato se cargaran todos los productos al inventario y quedara ya bloqueada esta
compra (no puede editarse posteriormente si se aplicó).
Eliminar una compra ya aplicada sobre el inventario.

Si una compra se cargó por error o algunos de los datos eran incorrectos y necesita ser
eliminada entonces el procedimiento a seguir es este.
Seleccione la compra del listado de compras y en la pestaña Detalles de compra, pulse

sobre el menú que contiene una X grande y seleccione la opción de eliminación que
aplique a su compra.

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Responda afirmativamente a la pregunta de confirmación. Y la compra se eliminara
satisfactoriamente.
NOTA: Al eliminar una compra ya aplicada los productos que ingresaron al inventario
se devuelve su existencia. Sin embargo los precios de costo y de venta que se
cambiaron al aplicar permanecen con este cambio.
Compras de Importación.
Las compras de importación se agregan al sistema mediante un comando especial
diseñado para tal fin. Las compras de importación por lo general comprenden 2
facturas
1. La factura dada por la empresa en el exterior, (esta no cumple con los

lineamientos nacionales ya que cada país tienen su política de importación) por
lo tanto no se puede agregar como factura principal.
2. La factura dada por la empresa aduanera la que comprende toda la
información de la importación, nacionalización y etc. (esta es considerada la
factura principal ya que es otorgada por la empresa que nacionaliza y cumple
con las especificaciones nacionales).
3. Factura nacional que contiene otros cobros de flete o transporte que no tienen
relación con las primeras facturas pero afectan el costo de los productos, ya que
pueden ser por gastos de terceros de manejo y envío desde la aduana a la
empresa como tal. (por ejemplo un taxi, o un transporte etc.)
TERMINOS QUE DEBEMOS CONOCER EN PRIMERA INSTANCIA.
LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS AFUERA VIENEN EN UNA FACTURA QUE CONTIENE

SOLO INFORMACION DE LOS PRODUCTOS. Y EL TOTAL EXPRESADO EN LA MISMA
COMPRENDE SOLO EL TOTAL DE LOS PRODUCTOS F.O.B
F.O.B. (FREE ON BOARD) LIBRE A BORDO (A PARTIR DE ALLI SE CALCULAN TODDOS LOS
FLETES Y SEGUROS HASTA SU DESTINO)

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C.I.F. (Cost, Insurance and freight) Costo, seguro y flete (este es el precio cotizado
hasta el destino final aduana) a partir de este monto se calculará o se aplicaran los
cargos de nacionalización, gravámenes y etc.
MODELO DE DOCUMENTO O FACTURA EXTERNA (NO NACIONAL)
EL TOTAL EN LA MONEDA MOSTRADA CORRESPONDE AL TOTAL F.O.B. (SOLO LOS

PRODUCTOS).

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Factura Nacional Otorgada por la aduana.
En este documento se observa en prima Instancia el Valor F.O.B (equivalente de la

factura externa del proveedor internacional) y su valor esta expresado en moneda
extranjera.
Flete: este es el flete incluido en moneda extranjera para permitir la llegada al país

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Seguro: también en moneda extranjera especifica el seguro del mismo así como el
ajuste y otros cargos.
A partir de allí se muestra el valor C.I.F. que es el total de los productos F.O.B. + flete +
seguro + ajustes + otros.
Y sobre ese valor C.I.F es que se hace el cálculo de la nacionalización.
En fin para cargar una compra de Importación en el sistema los pasos son los
siguientes.
Desde el módulo de compras seleccione “Nueva compra”, y comience a colocar los

datos de la factura de gastos de aduana. Donde está la información de la importación
(se coloca los datos de la misma ya que esta es la que representará la entrada de
nuestros productos al país ya que la misma es una factura nacional.), numero de
factura y control, fechas, etc.
Al activar el ámbito de importación se activa la opción de importaciones, donde al

pulsar sobre editar los costos de importación se expondrá una ventana para colocar los
datos de la factura.

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En la primera línea debemos colocar el nombre de la empresa de origen “Distribuidor
extranjero”.
En el grupo Documentos de Importación debemos colocar los datos contenidos primer

recuadro colocamos los datos contenidos en la factura de nacionalización
Especifique Moneda (para esto debe estar registrado el valor de la moneda en

configuración del programa).
El valor F.O.B, el flete, seguro, ajustes y otros, todos en la moneda extranjera.
Todo esto dará como resultado de forma automática el valor C.I.F. (ya traducido en
moneda nacional) en el segundo grupo.

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Resultado del segundo grupo luego de incluir los valores del primer grupo.
Luego debemos incluir los derechos, la tasa y algún ajuste si lo hubiese.
Esto de manera automática calcula la base imponible para el cálculo del impuesto de
importación y de igual forma el total de gravámenes.
Luego falta colocar el servicio que cobra la empresa aduanera por hacer todo este
trámite y lo que conformara la razón de ser de la factura.
Con esto ya tenemos el total de la importación e inclusive existe un campo adicional

para especificar otros gastos no establecidos en la factura pero que afectan el costo de
los productos.

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Aquí observamos el total de la importación (el total de dos facturas en una sola
compra)
(El valor CIF + derechos + tasa de importación + ajuste + IVA de importación) son el
equivalente del total de gravámenes por importación un valor exento en la factura de
nacionalización
La base imponibles se calcula sobre el resultado del valor cif + derechos + tasa de imp.
+ Ajuste) y sobre la base el impuesto a trasladar en los libros de compras.

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Cuentas por pagar por compras a crédito.
Al crear una compra y al especificar que es a crédito; El programa crea un registro de
cuenta por pagar y se la vincula al proveedor. De manera que para consultar las
cuentas por pagar desde el módulo principal puede ingresar a Cuentas. De
proveedores. Por pagar. Y podrá ver listadas todas las facturas pendientes por pago. O
también puede ir a proveedores y al seleccionar el proveedor correspondiente podrá
ver listada las cuentas por pagar. (Facturas de compras o facturas de gastos y servicios)
Compras de gastos y servicios

(No ingresan al inventario) a través de facturas u otros documentos.
aaaaaaDesde el módulo principal del programa seleccione el Menú – Avanzados –
compras – de gastos y servicios.
Desde esta ventana puede preparar su compra de gastos y posteriormente si aplica

puede ser agregada al libro de compras.
NOTA: La inclusión de gastos y/o servicios por este módulo genera un listado de gastos
que puede exportar o imprimir. Y los mismos pueden ingresar al libro de compras si
cumples con las características de un documento fiscal.

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Para comenzar. En el menú archivo seleccione Nuevo Gasto/ servicio. Luego seleccione
el proveedor y comience a especificar los detalles del documento o factura.
**FECHA DE REGISTRO. La fecha de aplicación de un documento, en el caso de que el

documento este llegando fuera del periodo y se necesite declarar en el periodo actual o
en el periodo anterior. Entonces colocamos la fecha en que se aplicará dicho
documento.
Una vez especificados todos los datos pulse Guardar y Aplicar para agregarla al listado
y ejecutarla sobre el libro de compras.
Nota. Para el total solo debe especificar la base sobre la que se calcula el impuesto y el
sistema calculara el Impuesto sobre esta misma base.
Crear cuenta por pagar por Compra de gastos y servicios

a crédito.
El mismo procedimiento utilizado para una compra de productos. Solo al especificar
que es a crédito; El programa crea ya un registro de cuenta por pagar y se la vincula al
proveedor. De manera que para consultar las cuentas por pagar desde el módulo
principal puede ingresar a Cuentas. De proveedores. Por pagar.

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Eliminar una Compra ya Aplicada de Gastos y Servicios.
Si una compra de gastos y servicios. Se cargó por error o algunos de los datos eran
incorrectos y necesita ser eliminada entonces el procedimiento a seguir es este.
1. Seleccione la compra del listado de compras por gastos y servicios,

2. En el menú archivo. Seleccione el menú: Eliminar Compra.
3. Responda afirmativamente a la pregunta de confirmación.
La compra de gasto y servicios se elimina y se elimina del libro de compras (si estuviese
aplicada en el mismo.)
Cuentas por pagar (proveedores)

Menú de Ubicación: Cuentas –Proveedores – Por Pagar.
Muestra todas las cuentas por pagar ya sean por compras de productos o por gastos y
servicios.
Y si deseamos aplicar alguna acción sobre ese documento como pagar o Abonar
podemos realizar doble clic sobre el mismo y nos trasladara al menú de proveedores
desde donde podremos realizar pagos o abonos a ese documento.

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Pagar o abonar a una o más facturas a crédito de proveedores.
Para pagar o abonar un documento debe seleccionarlos y SE ACTIVARA EL BOTON DE
PAGAR O ABONAR y al pulsar sobre el botón podremos accedemos el módulo de pagos
y abonos. Donde podremos realizar el pago.

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Luego de especificada la forma de pago se genera el asiento de pago y se rebaja de la
deuda antes pendiente.
Crear etiquetas de códigos de barra para productos.

La creación de etiquetas de códigos de barra es bastante útil y puede realizarse de
varias formas. Lo primero sería configurar como deseamos el conjunto de etiquetas.
Ubicación: Menú Misceláneos - Etiquetas de códigos de barra.
El módulo está orientado con un listado de etiquetas del lado izquierdo, el panel de
creación de etiquetas en la parte superior y el listado de etiquetas a crear en la parte
inferior derecha.

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El listado Izquierdo: Muestra los listados de compras que se han cargado en el
programa desde el módulo de compras o desde el módulo de inventarios. Y al hacer
clic sobre cualquier campo de la lista podemos ver la cantidad de productos que se
cargaron en una determinada compra y solo sería imprimir las etiquetas.
Eliminar una etiqueta del listado.

Seleccionar la fila y presionar el botón suprimir.
Editar una etiqueta del Listado.

Hacer doble clic sobre el listado y los datos aparecerán en la edición de etiqueta.
Configuración de etiquetas.
Ir a la pestaña Configuración de etiqueta y desde allí definimos los parámetros de
configuración, luego pulsamos almacenar configuración.
Ejemplo de los modelos de etiquetas. En tamaño carta (30 por hoja)

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Puede imprimirse en hojas adhesivas de 30 partes x 1 carta o en hojas blancas simples
para recortar o también a través de impresoras térmicas diseñadas para imprimir
etiquetas y a todas son reconocibles en los diferentes lectores de códigos de barra.
Bancos, Cuentas y Conciliaciones.

Menú de Ubicación: Misceláneos –Bancos, Cuentas y Conciliaciones.
El manejo de Cuentas, la creación de Cheques y Conciliaciones Bancarias también

puede controlarse a través de este módulo.
El módulo de bancos provee dos pestañas: Listado de cuentas y Datos específicos de

cuenta (donde podrá, crear, modificar y eliminar las cuentas), esta pestaña maneja a
su vez una pestaña de conciliación para la cuenta seleccionada.
Desde la venta principal puede seleccionar la cuenta que desea manejar o si prefiere
Crear una nueva, puede ir directo a la pestaña (detalles específicos de Cuenta)
Introducirlo directamente en la impresora y el programa lo imprime de acuerdo a los
datos establecidos.
Crear Nueva Cuenta: Ir a la pestaña (detalles específicos de Cuenta) y pulsar el Botón

nueva Cuenta y rellene los campos solicitados.

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Endosar un Cheque. Específica en la parte posterior la leyenda para ser depositado en
la cuenta número xxx (la que este activa).
Crear o Hacer un Cheque: En la misma pestaña (detalles específicos de Cuenta) pulsar

el Botón Hacer un Cheque y al aparecer el módulo de Cheque, especifique los datos.
Guía de Impresión – Paso 1 Es un comprobante de egreso que se imprime en una hoja

tamaño carta donde puede apreciarse el espaciado del cheque. Para que pueda
colocarse en ese espacio y luego reimprimir con la opción cheque sobre comprobante
guía. (Paso 2)

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Cheque sobre comprobante guía – Paso 2: En esta opción se imprime el cheque
pegado sobre el comprobante Guía.
Conciliación Bancaria: En esta opción se puede consultar los movimientos bancarios,

así como agregar, modificar y eliminar registros, establecer el saldo inicial, como
corregir información histórica.

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Edición de Registros de Movimientos: En la conciliación se pueden incluir registros
Nuevos, editar los existentes o eliminar otros.
Nota Importante: Los saldos actuales de las cuentas se actualizan al modificar la

conciliación del mes actual, en caso de modificar una conciliación de un mes anterior
no se actualizan los totales de saldo en la cuenta conciliada, solo la información
histórica (los registros).
Múltiples Empresas.
Menú de Ubicación: Avanzados –Selección de Empresas.

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El sistema permite utilizar varias empresas en el mismo software, mediante la
activación de cada empresa por separado en el mismo software.
Importante: Para utilizar varias empresas simultáneamente debe tener una licencia
por cada empresa. Es decir cada empresa debe tener un número de licencia o
certificado distinto.
Para Agregar una nueva empresa ingrese en Avanzados – Selección de Empresa y

luego pulse Archivo – Nueva Empresa – se le solicitarán los datos de la nueva empresa
Importante conocer esto antes de crear una nueva empresa.
Cuando se Agrega una Nueva Empresa debe especificarse un Numero de Sufijo a la

Base de Datos y a la Carpeta de Soporte Local (por ejemplo 1,2, 3...etc) para así

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diferenciar las Bases de Datos por Cada empresa
Publicidad aleatoria.
Menú de Ubicación: Misceláneos –Publicidad por Pantalla.
Función para mostrar publicidad en una pantalla independiente u otro equipo donde
se podrá mostrar tanto imágenes con información publicitaria como también un listado
de los productos de inventarios que posean fotos. También podrá mostrarse
simultáneamente la información de los productos facturados (Estilo display de precios).

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Para Ingresar desde la pantalla inicial del programa en el sub menú Misceláneos -
Publicidad por pantalla
Una vez dentro debemos configurar para usar. Archivo - Configurar Panel.
Se puede Mostrar dos Tipo de Publicidad:
Imágenes de Publicidad en Carpeta Pub:
Excelente función para promocionar imágenes de forma aleatoria, lo primero que

debes realizar dar uso a esta función es: Carga en la Carpeta Pub que se encuentra
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en la “Unidad C”, “Archivos de programa” “Sistemas D3XD”, “Gisin3”, allí
colocaremos todas las fotos o imágenes de publicidad (O puedes incluir otra ruta
deseada)
NOTA: Para Imágenes de publicidad en carpeta pub la opción de “Editar Archivo de

Inventario (script)” queda sin efecto.
Aspecto de pantalla:
 Color de Fuente: selecciona el color que desees para el color de las letras.
 Color de Pantalla: será el color de fondo que tendrá la ventana
 Mostrar texto descriptivo: muestra la descripción de los productos
seleccionados.
 Imagen en tamaño real: es la ampliación de la imagen en la pantalla.
 Intervalos de cambio: modifica el tiempo de espera de una imagen a la otra
Por defecto es 1 (3 segundos)
Luego para aplicar los cambios pulsamos sobre el botón inferior se cierra la ventana
y comienza el muestreo de imágenes.
Editar Archivo de Inventario (Script):
Permite promocionar los productos del Inventario que posean imágenes (Para
agregar imágenes a los productos de inventario se realiza desde la ficha de
inventarios Allí selecciona el producto a Asociar imagen, “Edición”, “Otros”,
“Asociar imagen a producto”)
Desde la ventana de publicidad Aleatoria “Editar Archivo de Inventario” (script).
Estando en el editor de listado de productos a publicar. Para ingresar los productos

se pulsa sobre el Menú: “Archivo”, “Agregar Productos”, selecciona el producto a
publicar desde la ventana de búsqueda de productos y pulsas doble clic sobre la fila
para agregar la selección, en caso de no querer publicar algún producto (se
selecciona la fila donde se encuentra el producto y pulsamos suprimir (DEL) desde el
teclado). Luego guardar los cambios en: “Archivo”, “Guardar Cambios”
Mientras este mostrando cualquier información si se realizare una venta esta

ventana de forma automática, se convertirá en display de precios como muestra la
imagen inferior.

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Cuando se finaliza, el pago se cierra el área de display y continúa mostrando la
información publicitaria.
Consulta de Precios por Pantalla.

Menú de Ubicación: Misceláneos –Consulta de Precios por Pantalla.
Este módulo se convierte en un visor de Precios, permitiendo que el usuario final o

cliente interactúe directamente con el equipo, al leer el código la función mostrará los
productos, servicios u otras consultas.
Si el producto posee imagen la mostrará al lado de la descripción, de lo contrario solo

se verá la información del texto.

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Configurar Consulta de precios por Pantalla.
Menú de Ubicación: Dentro del módulo (Consulta de Precios por Pantalla.) Haga
Click sobre la imagen o logo de la empresa.
Salir del módulo de Consulta de precios por Pantalla.

Menú de Ubicación: Dentro del módulo (Consulta de Precios por Pantalla.) Haga
Click sobre la imagen o logo de la empresa. Luego pulse sobre el menú – Cerrar.
Reportes.
Reporte de ventas.
Menú de Ubicación: Reportes –Reporte de Ventas.
A través del reporte de ventas podemos evaluar el resultado de los movimientos

diarios, mensuales y del año. En este reporte se pueden observar las diferentes
opciones de Reporte derivada de la venta, facturación o pagos diarios.

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El reporte de ventas Muestra 2 pestañas en la parte inferior donde pueden observarse
los detalles de ingreso solo de dinero (medios de pagos) (Total Entradas) y la otra
pestaña Otros totales Generales; donde se muestran los detalles generales Fiscales y de
costos en las ventas.
Es importante destacar que existen diferentes tipos de movimientos codificados por el

programa de la siguiente manera.
FCT: Facturas emitidas (suman el total de ventas dependiendo si fueron a contado o a

crédito entonces aumentan el total de cuentas por cobrar)
NDB: Notas de Debito emitidas. (Suman el total de cuentas por cobrar)
NCD: Notas de crédito Emitidas (Restan el total de ventas y el total fiscal)
COB: Cobros son los pagos realizados de una factura a crédito para un cliente
(Aumentan el total de entradas y de ventas)
SAL: Salidas realizadas por devolución de saldo a favor o anulación de un apartado

(Aumentan el total de entradas y de ventas)
PAG: Entradas por abonos de apartados (Aumentan el total de entradas el de ventas y

el de pagos de apartados.)
Ver reporte de ventas por equipo o usuario.

Desde el mismo reporte de ventas solo seleccionamos la opción superior donde dice
todos los equipos o todos los usuarios y escribimos el nombre del equipo a consultar o
el nombre del usuario y luego pulsamos consultar estableciendo el parámetro de
búsqueda si por día, mes o año.
Ver reporte de ventas específico por documento o por cliente.
Tildamos la casilla “Especifico” y tenemos la opción de buscar uno o varios documentos

tan solo al especificar el Id del cliente o el Numero de documento.

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Nota Importante: Si queremos buscar en un periodo determinado algún documento o
cliente específico debemos seleccionar el periodo a consultar (día, mes o año) y luego
pulsamos la casilla “Específico” y colocamos nuestra opción a buscar.
Existen otras opciones avanzadas dentro de reporte de ventas como lo son:
Exportar Reporte de ventas: Exporta a un archivo (*.txt o *.xls, sin formatos) para luego
editar por el mismo usuario.
Impresión o Vista Previa.

Muestra o Imprime el detalle del informe de ventas detallado del día, mes o año.
INFORME FINANCIERO (Imprimir o Vista de previa). Muestra o Imprime el detalle del

informe de ventas detallado del día, mes o año, pero más especificado.
INFORME FINANCIERO SOLO TOTALES (Imprimir o Vista de previa): Muestra o Imprime el

ORDEN de los diferentes Conceptos cobrados, entradas y salidas.

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Reportes Históricos.
Menú de Ubicación: Reportes –Reportes Históricos.
Desde este módulo se ven todos los reportes históricos que el sistema prepara y se
pueden organizar en Mensuales, Diarios y por rango.

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Reporte Administrativo.
Menú de Ubicación: Reportes –Reporte Administrativo.
Desde este módulo podemos ver un monto total de transacciones ACUMULATIVAS de

los distintos medios de pago del sistema.
El sistema revisa los diferentes módulos y trata de mostrar acá los totales de las
transacciones actuales.

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Reporte Consolidado (Varias Empresas).
Menú de Ubicación: Reportes –Reportes Consolidado (Empresas)
Si simultáneamente posee más de 1 empresa en el mismo equipo, se activará la función

de reporte de entradas consolidado, donde se recoge el total de ventas por el día o el
mes especificado y lo muestra sistemáticamente en el mismo reporte (solo Totales)

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Libro de Ventas, Compras y Resumen (legales)
Menú de Ubicación: Avanzados –Reportes Consolidado (Empresas)
Definimos el mes o rango (desde hasta) a consultar y el sistema ordenará

cronológicamente cada una de las facturas, Notas de crédito y débito, y se muestran en
su orden respectivo.
En este módulo se observan los Libros de Ventas, Compras y Resumen, separados por
pestañas y abajo están la totalización de los mismos.
Vista previa del libro de ventas en modo normal (no resumido)

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Resumir y agrupar el libro de ventas.
Los pasos para agrupar el libro de ventas son los siguientes:
Una vez que el Libro de ventas es observado en pantalla podemos hacer clic sobre el
mismo para resumirlo, sin embargo el libro resumido no se verá en pantalla sino que se
exportará o se imprimirá. (Ya que es un proceso dinámico al momento de imprimir o
guardar)
El proceso de resumir consiste en agrupar los documentos POR FECHA (Desde – hasta) y
solo desagrupa el resumen para incluir Notas de crédito – Debito, O si la fecha
cambiase entonces inicia de nuevo el grupo. Esto facilita la lectura del mismo.

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Corregir datos en el libro de ventas o de compras.
Permite modificar el número de control o número de documento si fuese el caso, solo
basta con hacer clic sobre la fila a modificar y luego con el botón derecho sobre la
misma y pulsar corregir.

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Exportar, enviar por correo el libro de ventas o compras.
Pulse sobre los botones correspondientes para exportar o Enviar por correo, en caso cal
defina la ruta y defina el nombre del archivo.
Para Enviar el programa por Correo: El sistema primero exporta el archivo a *.xls y
luego lo prepara para ser enviado por correo y usted solo debe colocar la dirección de
correo y llegará como archivo adjunto.

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Retenciones
Retenciones de Impuesto IVA recibidas por Documentos
emitidos.
Esta función solo disponible para Venezuela. Permite registrar una retención realizada
por un tercero sobre una venta realizada de nuestra parte.
Desde el módulo principal buscamos el menú: Avanzados – Retenciones –

Retenciones de IVA recibidas por Ventas. Y desde allí podemos especificar los datos
de la retención sobre nuestra factura u otro documento. Esto afecta directamente el
libro de ventas.
Para aplicar una retención sobre una factura impresa deben seguirse ciertos
parámetros.
1. Escoger el Tipo de documento (Factura, Nota de crédito, Nota de débito)
2. Numero de documento. Una vez que buscamos esta factura y el sistema la

muestra.
3. Aplicar Retención: aquí especificamos los datos de nuestra retención y una vez
preparada aplicamos la misma. (si por error los datos suministrados a la
retención son incorrectos, podemos volver a aplicar la retención y ella
actualiza los valores.

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El libro de ventas quedaría modificado de la siguiente manera.
Aplicar Retenciones a compras (aplicar a una compra)

Esta función solo disponible para Venezuela. Permite interfaz directa para los
Contribuyentes Especiales que a su vez poseen el programa Sistemas D3xD –
Retenciones Instalado previamente.
Retenciones de ISLR recibidas por Documentos emitidos.

Esta función solo disponible para Venezuela. Permite registrar una retención de ISLR
realizada por un tercero sobre una venta realizada de nuestra parte.
Desde el módulo principal buscamos el menú: Avanzados – Retenciones –

Retenciones de ISLR recibidas por Ventas. Y especificamos los datos de la retención de
ISLR percibida sobre nuestra factura u otro documento.
Para aplicar una retención recibida de ISLR sobre una factura u otro documento
nuestro deben seguirse los siguientes pasos.

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1. Escoger el Tipo de documento (Factura, Nota de crédito, Nota de débito)
2. Numero de documento. Una vez que buscamos esta factura y el sistema la

muestra.
3. Especificamos la fecha del documento original y cualquier otro dato necesario.
4. Datos del comprobante de Retención de ISLR: Especificamos los datos de la

retención recibida y una vez terminada pulsamos sobre el botón guardar.
(Si por error los datos suministrados a la retención son incorrectos, podemos volver a
aplicar la retención y ella actualiza los valores.
Empleados
A través de este módulo se pueden realizar los pagos a los empleados de forma básica, y
hacer la relación nominal.

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Configurar perfiles de sueldos.
Para realizar esta operación primero que nada debemos ir a la última pestaña y especificar los
valores primarios importantes, costos de sueldos y deducciones así como los tipos de cálculos.
Primero presionamos el botón Modificar Perfil y luego especificamos los detalles.
Hay dos pestañas con la información de configuración.
Sueldos.
En esta pestaña se configuran los sueldos y parámetros relativos a ese sueldo específico.
Deducciones.
En esta pestaña se configuran los parámetros de las deducciones y se establece como se

aplican tales deducciones, sobre que calculo.

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Una vez establecido los valores que apliquen entonces presionamos el botón “Guardar
Cambio” esto almacena los perfiles y ya podemos a crear los empleados.
Crear o modificar un Empleado

Para esto vamos a la pestaña de “Empleado” y pulsamos sobre el botón nuevo empleado y
comenzamos a definir los datos del mismo, incluyendo los ítems deducibles que se le
descontaran al momento de procesar los pagos.

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Es recomendable para los valores fijos que estén divididos entre los periodos (como es el
caso del seguro social, hcm, paro forzoso, etc.) de manera que si el periodo es semanal se
divida en la cantidad de semanas del periodo. O si es quincenal se divida en los dos
periodos del mes. De lo contrario se descontara el total del último periodo.
Aplicar un préstamo o vale (crear deuda).

Una vez creados los empleados podemos aplicarles deudas, vales o préstamos.
Pulsando sobre el botón (Crear deuda). Esto crea un monto por cobrar que a su vez va a ser
descontado de los pagos que se le realicen al empleado. El monto máximo que el programa
permite es el valor mensual del mismo.

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Preparando un pago.
Para preparar un Recibo de pago de periodo basta con pulsar el Botón (preparar pago).
Esto nos lleva a la pestaña correspondiente y solo tenemos que seleccionar los parámetros
de pago.
Lo primero es establecer la fecha del periodo de pago (desde-hasta)

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Ya preparado el recibo pulse sobre el botón de afirmación y se creará el recibo de pago, se
descontara la deuda del empleado y se aplicara a la nómina correspondiente.
Una vez aplicado el pago queda registrado en lo que sería un listado histórico por si
deseamos reimprimir un recibo del mismo.
Y Finalmente obtenemos el Recibo de pago del empleado.
Reimprimir un recibo de pago.

Para lograr esto desde la ventana de datos específico de empleados escoja la pestaña
inferior (históricos de pago) y haga doble clic sobre el recibo, luego pulse imprimir.

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Imprimiendo el detalle de nómina.
Para OBTENER el listado Nominal solo sitúese en la pestaña Nomina y especifique el
periodo de fecha desde hasta para obtener el resultado deseado.
IMPORTANTE: Los Cálculos específicos como los son el Seguro social, Paro
forzoso, etc. fueron programados en base a la normativa actual nacional.
Balanzas digitales.
Balanzas digitales de conexión al PC.
Para conectar una Balanza digital de conexión al PC, debe seleccionar el Modelo.
Funciona con Balanzas Digitales con conexión RS232 (COM:).
Recomendaciones sobre las balanzas digitales de conexión.
Importante: El cable de la balanza, así como el modo de configuración al PC, lo

determina solo el Fabricante, es necesario revisar el manual del fabricante de la
misma.
Balanzas que Imprimen Etiquetas de Código y peso

Desde esta pestaña se pueden determinar los medios de pago o cobro para cada
transacción.
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A través de esta función puede interactuar con las diferentes configuraciones de
etiquetas de códigos de barra y poder separar ambas informaciones.
Condiciones para usar esta función.
1. La Etiqueta de códigos de barra debe ser del Tipo EAN13 (13 dígitos)
2. La balanza debe estar configurada para emitir en el código de barra el código

del producto y su peso.
3. Debe existir en el inventario del sistema el producto con el mismo estándar de
código que el de la balanza. Por ejemplo el producto en el inventario la
longitud debe ser fija. Por ejemplo “1234” 4 dígitos o los que usted defina,
pero siempre debe ser de una misma cantidad de dígitos. Si define los códigos
de 4 dígitos o menos debe siempre mantener el formato por ejemplo “0000 al
9999” en este orden deben estar los códigos de los productos de balanza o en
menos dígitos, por ejemplo dos dígitos. “12” desde el (00 hasta el 99).
Con 4 dígitos (0001 carne molida – 0002 carne de guisar…. 9999 queso amarillo…)
Con 2 dígitos (01 carne molida -02 carne de guisar… 99 queso amarillo)

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4. El producto en el inventario debe ser del tipo KG.
5. Debe estar activada esta función de Código – Peso.
6. Para vender los productos con este sistema debe Presionar desde Ventas;
Modo Código/Peso (CTRL+F1). Para que se active la casilla de búsqueda y
pueda descomprimir el código.
Ejemplo.
Nuestra balanza crea el siguiente código de barras.
Son 13 dígitos. Donde esta codificado el peso y el código.

El código es “1234” (4 dígitos de código) y el peso es 67,890 KG.
Se crea en el sistema el código “1234”, el tipo de producto debe ser KG.

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El código de barra debe ser separado para su lectura y aplicación.
Como se desea obtener y decodificar solo el código y existen dos números antes de
nuestro código “1234” debemos definir en el primer renglón:
Configurando el código.

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Inicia en Colocamos 3, para que cuente a partir del tercer digito que sería “1” y
definimos el Máximo dígitos en 4, para que a partir del número 1 cuente 4 dígitos.
“1234”. Con esto ya queda definido el código.
Configurando el Peso.
Inicia en colocamos 8, para que cuente a partir del digito número 8 del código de
barras y a partir de allí definiríamos cuantos dígitos contaría desde allí. Que en
nuestro caso serían 5 dígitos a partir del digito 8. (También de cuantos dígitos de
peso usa la balanza si es 99 kg o de 10 (9,99) kg máximo. El ejemplo está realizado
en base a una balanza de 99 kg)
Máximo dígitos. Colocamos 5, para que a partir del número 8 cuente 4 dígitos.
“678900” = 67,890 kg. Ya tenemos nuestro peso
Leer el código / peso integrado desde ventas

Desde el módulo de ventas Presionamos CTRL+F1 o seleccionamos del menú
Opciones y el submenú Modo Código/Peso. Esto hace que la casilla de búsqueda de
código quede en color amarillo, listo para leer el código de barras.

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De esta manera funciona perfectamente. Y para restablecer la ventana de venta de
ventas y leer códigos normales pulsamos de nuevo <CTRL+F1. Modo Código/peso>
La configuración de la balanza, quedó de la siguiente manera.
Enviar Datos de PLU y Accesos directos a Balanzas

Código-Peso (ACLAS LS2)
Para enviar directamente los detalles de cambio de precios a las balanzas, puede
hacerlo desde Configuración de Balanzas – Código/Peso.
Importante: El Modelo de Balanza que soporta este cambio es la ACLAS LS2
Función disponible solo para el modelo de Balanzas Aclas LS2 con impresión de Tickets,
esta función permite configurar en la balanza directamente desde el sistema una lista
de Productos convertidos a PLU y configurar la lista de Accesos (HotKeys) de la balanza.
Si esta activada la función en configuración Código/Peso podemos ingresar al

inventario y seleccionar el menú <Avanzados> <Configuración de Balanzas –
Código/Peso>

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Primero es obligatorio tener un Red preparada para conectar con las balanzas
Una vez configurada la estructura de Red configuramos la lista de balanzas en el

sistema:
Debe especificar Modelo de Balanza, Dirección IP fija de balanza y Ubicación

(mostrador 1, carnicería, etc.) una vez asignado los datos pulsamos OK para guardar si
la conexión es satisfactoria pasará al listado de balanzas.

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El próximo paso consiste en cargar la lista de los productos que se registraran como
PLU en la balanza así como los accesos directos de los más comunes.

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Para crear una lista puede pulsar en Nuevo y escoger si desea crear la lista uno a uno o
si desea importar la lista de todos los productos que sean del tipo KG.
Una vez cargados todo el listado pulsamos en el botón <Subir listados> para grabarlos
en la Balanza o en el grupo de balanzas
También puede subir los accesos de los productos amas usadas tan solo
seleccionándoles del listado y luego en las filas de abajo <subir accesos>
CAPITULO III FUNCIONES AVANZADAS Y OTRAS

CONFIGURACIONES.
Impresoras Fiscales.
Las impresoras fiscales son equipos de impresión que a través de comandos
programados efectúan documentos de acuerdo a la ordenanza del país, estos equipos
son configurados directamente en el sistema mas no en el sistema operativo a menso
que requiera algún driver o controlador especializado, es decir; el software es quien
controla sus funciones programadas.
Configurar impresoras fiscales

Para Configurar una Impresora fiscal solo debe seleccionarla del listado en la
pestaña de Facturación en Configuración. (Dependiendo del país hay algunas
compatibilidades distintas) Y al Salir y guardar los cambios, el sistema debería
reconocerla y devolver el serial de la misma.

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Por defecto el puerto predeterminado para la impresora es el COM1: sin embargo en
caso de utilizar otro puerto debe seleccionarlo desde la pestaña dispositivos.
Si conecto una impresora fiscal el sistema debería reconocerla automáticamente y

describir el serial de la misma, de lo contrario mostrara un mensaje de error como
este:
Problemas Comunes al instalar una impresora fiscal. Los dispositivos fiscales en

algunos casos presentan diferentes fallas, la mayoría tienen que ver con problemas
de comunicación o ignorancia de funcionamiento.
Importante: Las impresoras fiscales no funcionan como impresoras tradicionales (es

decir no se instalan en el sistema operativo Windows) sino que a través de
comunicación por el puerto serie (RS232) se envían o reciben comandos
bidireccionalmente. (Es decir la impresora fiscal funciona solo si hay un sistema
administrativo que comunique con la misma de lo contrario es un dispositivo inútil).

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Antes de comenzar el reconocimiento a través del programa debe cerciorarse de lo
siguiente
 Que la impresora fiscal este encendida.

 Que tenga papel y no tenga ninguna luz indicadora de falla activa.
 El cable debe estar bien conectado al puerto serial o USB (en caso de USB debe
haber un puerto serial Virtual correctamente instalado y sin errores)
 Que tenga correctamente instalado cintas, cartuchos o si es del tipo térmica
que está correctamente cerrada las compuertas o tapa superior.
 Que la palanca indicadora de papel este en el tipo de papel que corresponda,
por ejemplo orientada hacia forma libre o hacia papel carta (en caso de los
equipos para papel grande (80 columnas)
 Que el puerto Serial al que está conectando el equipo este correctamente
instalado y sin errores así como con un número asignado de puerto (ver en
administrador de dispositivos) Com1, Com2, Com3, etc...
Después de verificados estos pasos proceda entonces a reconocer la impresora fiscal

desde el menú de configuración del programa en la pestaña de Documentos
Recomendaciones de uso de la impresora fiscal.
 Al finalizar la jornada de ventas y cerrar la caja o finalizar el día la

impresora forzada por el programa imprime un reporte z que es el
informe de los movimientos del día resumido en una sola hoja, y es la hoja
necesaria para que el contador prepare sus libros.
 Para facturar la impresora debe tener la misma fecha que el sistema de lo
contrario no se realizara la factura.
 La impresora debe coincidir el impuesto de ella con el del sistema
 Estar conectada preferiblemente en el puerto serie Com1, Com2, etc., este
es el ideal para la transmisión de datos por defecto.
 Debe verificar el papel a diario para evitar fallas al momento de facturar.
 Si está imprimiendo y hay una interrupción eléctrica la impresora
automáticamente cancela el documento.
 Si existe algún error que no se pueda corregir con respecto a la impresora
el programa cancelara la facturación.
 Algunas veces cuando se trabaja el sistema con impresoras fiscales puede
haber lentitud al abrir o finalizar una venta por la comunicación con la
impresora y verificación de datos.
 Si el papel se acaba mientras está imprimiendo no es necesario apagar el
equipo solo reemplace el papel y cierre la compuerta y acepte el mensaje
de error que debe aparecer.
 El hacer cierre z innecesarios puede acortar la vida de su impresora ya
que generalmente están diseñadas para unos 2000 cierres z (vida útil de la

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memoria fiscal 5 años aproximadamente) y esto genera el agotamiento de
la memoria fiscal.
 Hay algunos modelos de impresoras fiscales que automáticamente al otro
día ellas imprimen su propio reporte Z, en este caso no es necesario
realizar otro adicional
Consola de Control de Impresoras Fiscales

Ubicada dentro en el menú avanzado desde el módulo principal se encuentra este
módulo que permite coordinar funciones de las impresoras fiscales.
Funciones Básicas. En esta pestaña de funciones, se puede probar el estado de la

impresora reconectarla, puede sacar reporte “X” o “Z” sin tener que finalizar el día o el
operador, asi como cualquier prueba que determine el funcionamiento de la impresora
fiscal.

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Funciones de Auditoria. En la pestaña se puede: Imprimir los reportes “Z” por un
número en específico y por fecha de periodos y fechas atrasadas, agrupados o
sencillos, así como reimprimir una factura desde memoria de auditoría (en caso de la
impresora fiscal permitir tal función)
Opciones de Reportes Z:
Completo: una copia del reporte original
Resumen: agrupa varios resúmenes en un solo reporte totalizado.
Mensual: Hace una serie de impresiones de todos los zetas y totaliza al final.
Facturación Digital.
La facturación digital son protocolos de conexión con un servidor especializado que
genera los procesos de facturación al recibir comandos y datos para preparar tales
documentos, generando una respuesta positiva o negativa dependiendo de los datos
suministrados. (Estas funciones generan costos extras con el proveedor de
servicios de facturación digital)

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Configurar la facturación Digital.
Para configurar o seleccionar la facturación digital primero debe determinar el país
de uso, ya que no todos los países permiten la facturación digital.
Una vez definido el país que acepte la facturación digital debe seleccionar el tipo de
facturación digital Integrada.

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Una vez que ya definió el tipo de facturación debe configurar los protocolos y folios
asignados por el proveedor tecnológico de facturación digital y sus claves de acceso a
la plataforma digital.
Merchant Server Protocolo.

Requisitos.
El Cliente debe tener previamente un PinPad compatible con la plataforma.
Afiliación Previa con los prestadores de Servicio Instapago o Megasoft.
La plataforma Merchant Server es un servicio web que permite el sistema

administrativo conectarse con los bancos vinculados para así realizar
transacciones tipo punto de venta desde el software administrativo.

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Una vez seleccionado el protocolo a utilizar debe definir las condiciones o configuraciones del
proveedor que elija, pulsando sobre el botón (…) al lado del nombre del proveedor del servicio.
Configuración para Instapago.
Debe especificar los parámetros otorgados por Instapago al realizar el contrato y afiliación.
KeyID = Clave otorgada por Instapago
Public Key ID = Otorgada por Instapago
Terminal = asignada por Instapago

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Dirección Web: https://api.instapago.com/
Luego de almacenada la configuración, ya puede utilizar los servicios que provee Instapago
para el cobro de Tarjetas.
Configuración para MegaSoft. (Vpos)

Antes de configurar cualquier parámetro debe estar instalado en el equipo la aplicación del
Vpos que facilito la empresa proveedora del Merchant Server.
Debe especificar el puerto que generalmente es 8085 o en su defecto 8086.
Luego de almacenada la configuración, ya puede utilizar los servicios que ofrece el proveedor
para su producto de integración Vpos para el cobro de Tarjetas.
Cuando los servicios de Merchant server están ya activos en el equipo puede acceder al
módulo de opciones adicionales con las diferentes opciones del servicio.

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Consola de funciones de Merchant Server
Desde este módulo puede acceder a las funciones de cada prestador de servicios, como pasar
las tarjetas de débito o crédito, hacer anulaciones y reimpresiones de Vouchers de pago, etc.
Cobro con Tarjetas Débito y Crédito con Merchant Server

Una vez definido el servicio en configuración y teniendo conectado el Pinpad, basta solo
seleccionar método de pago en tarjetas de débito o Crédito y al momento de pulsar Facturar
se hace la conexión del software con el Pinpad y luego de validada la información se obtiene
respuesta positiva o negativa del pago o cobro, si fue aprobado o no.

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CAPITULO IV APENDICE – OTRAS FUNCIONES - ERRORES
COMUNES
APENDICE
FUNCIONES AVANZADAS DE BASE DE DATOS
Este módulo contiene varias funciones de uso característico, para acceder a estas funciones
ingrese el Menú: Avanzados – Utilidades
Importar Base de Datos a partir de Archivos.

Para importar un listado de productos obtenidos desde otro programa o a través de un
listado ordenado en columnas se puede importar a cualquiera de los productos
Sistemas D3xD que tenga esta función.
Para Importar los productos. Lo primero que debe hacer es tener el archivo o listado de
los productos respectivos y poder convertirlos a un formato *.txt (delimitado por
tabulaciones).

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Los pasos a Seguir para importar los productos. (TAMBIEN VALIDO PARA CLIENTES Y
PROVEEDORES)
 SELECCIONAMOS EN EL MENU SUPERIOR ARCHIVO LA OPCION A AFECTAR

(PRODUCTOS, CLIENTES, ETC.)
 PREPARAR EL ARCHIVO CON LOS DATOS (RECOMENDAMOS MICROSOFT
EXCEL).
En este archivo las columnas deben coincidir con las del módulo de importación por
ejemplo en el la columna1 debería estar el código, en la columna 2: la descripción y
así sucesivamente. Sin embargo sino tenemos todos la información podemos dejar
la columna en blanco de lo que no aplica.
NOTA: Al abrir con Excel algún archivo exportado de otro programa a veces vemos
errores en el campo código por lo que recomendamos dar el formato de celda
apropiado por lo que recomendamos utilizar el siguiente formato para evitar los
errores del tipo 1548878+E.

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Una vez preparado el archivo debemos almacenarlo como archivo de texto delimitado
por tabulaciones.
De nuevo en el programa desde el módulo de importación.
Seleccionemos el archivo a importar en este caso se llama Unos.txt
Este archivo se mostrara en la línea inferior del módulo ocupando cada columna
hecha en Excel en cada columna del módulo del programa correspondiente.

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Lo importante debe ser la coincidencia de los campos.
En el contenido y ubicación de campos escogemos los campos más apropiados para

cada columna, si está en la lista (campo actual) de lo contrario seleccionamos o
escribimos lo que consideremos.
Por ejemplo si el campo o columna Actual, no tenemos ningún valor o no queremos

incluirlo podemos escoger la opción que afecta la columna.

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RECOMENDACIONES
 Recordar los valores más importantes si se van a ser utilizados desde el listado
actual serían los de campo IVA y tipo de unidad.
 Realizar una revisión del listado para ver los errores.
 En caso de no coincidir las columnas. Puede exportar la revisión para editarla
en Excel u otro programa y configurar las columnas de manera adecuada.
 Iniciar la importación. Una vez realizado los procesos informara el resultado.
CAMPO 1 código Campo actual alfanumérico Numérico

OBLIGATORIO Utiliza los valores Crea un código (utiliza los valores
incluidos en el campo o iniciando desde la que están en el
columna 1 del archivo primera fila del campo
listado # 1 hasta la seleccionado)
última fila del
listado pero Código numérico:
antepone los tres crea un código
primeros iniciando desde la
caracteres de primera fila del
descripción. Por listado # 1 hasta la
ejemplo champú última fila del
para el cabello ... listado
CODIGO = “cha1”

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CAMPO 2 DESCRIPCION CAMPO ACTUAL
OBLIGATORIO Especifica los valores
incluidos en la segunda
columna
CAMPO 3 PRECIO DE COSTO CAMPO ACTUAL NO INCLUIR
Especifica los valores Ingresa un valor
incluidos en la tercera por defecto en
columna cero = 0
CAMPO 4 PRECIO DE VENTA CAMPO ACTUAL CAMPO + IVA / NO INCLUIR
CAMPO - IVA
Especifica los valores de Incluye o no el Pone un precio de
la cuarta columna valor de impuesto venta por defecto
sobre la columna de cero = 0
cuatro
CAMPO 5 EXISTENCIA CAMPO ACTUAL NO INCLUIR
Especifica los valores Pone una
incluidos en la quinta existencia por
columna defecto de cero = 0
CAMPO 6 DEPARTAMENTO CAMPO ACTUAL NO INCLUIR PERSONALIZADO
Especifica el valor de la Deja el campo en Escribe en el
sexta columna blanco campo lo que
hayamos escrito en
el combo de
selección
CAMPO 7 REFERENCIA CAMPO ACTUAL NO INCLUIR PERSONALIZADO
séptima columna blanco campo lo que
hayamos escrito en
el combo de
selección
CAMPO 8 IVA CAMPO ACTUAL TIPOS DE IVA
Especifica el valor de la Puede escoger de De no especificar
octava columna las diferentes una tasa valida el
tasas expuestas en programa lo
el combo utilizara como
exento
CAMPO 9 TIPO DE UNIDAD CAMPO ACTUAL TIPOS DE DATOS
Especifica el valor de la De no especificar
novena columna un valor tomara
todo como UNI

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CAMPO 10 PROVEEDOR CAMPO ACTUAL NO INCLUIR PERSONALIZADO
décima columna blanco campo lo que
hayamos escrito en
el combo de
selección
OPCIONALES
Selectores alternativos de Datos
Luego de preparado el archivo debe ejecutar una revisión y si todo esta aceptable y sin errores
puede entonces hincar el proceso.
Advertencia: Este proceso es irreversible debe verificar cuidadosamente los datos para que no
tenga problemas.
En algunos formatos de moneda debe estar pendiente que el separador decimal de los precios y
existencia sea una coma (“,”) y no un punto (“.”). (puede utilizar las funciones buscar y
remplazar para solucionar cualquier error en los campos)
El archivo a cargar no debería tener más de 5.000 ítems y si fuera así debe compartirlo en
varias listas.
No ejecute ninguna operación mientras procesa esta función.
Puede que en algún momento el equipo no responda por la gran cantidad de datos que se
están procesando. No interrumpa este proceso
REQUERIMIENTOS
PARA IMPORTAR UN ARCHIVO *.TXT
IMPORTAR LISTADO DE CLIENTES.
Archivo de listado en formato txt (delimitado por tabulaciones) puede elaborarlo en

Excel y almacenarlo con este formato.
ESPECIFICACION DE CAMPOS Y COLUMNAS

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SIGA LOS MISMOS PASOS EJECUTADO CON LOS PRODUCTOS TOMANDO EN CUENTA
QUE PARA EL LISTADOD E CLIENTES SOLO SE IMPORTARAN CUATRO CAMPOS
CI O RIF NOMBRE DIRECCION TELEFONO
CAMPO 1 Rif Campo actual

OBLIGATORIO Utiliza los valores incluidos en
el campo o columna 1 del
archivo
CAMPO 2 Nombre CAMPO ACTUAL
OBLIGATORIO Especifica los valores incluidos
en la segunda columna
CAMPO 3 Dirección CAMPO ACTUAL NO INCLUIR
Especifica los valores incluidos Ingresa un valor por
en la tercera columna defecto en cero = 0
CAMPO 4 Teléfono CAMPO ACTUAL NO INCLUIR
Especifica los valores de la Pone un precio de
cuarta columna venta por defecto
de cero = 0
Funciones avanzadas de Base de Datos.

A través de este módulo podemos reparar, eliminar, crear y realizar mantenimiento o
reparaciones en la base de datos y otras funciones generales que permiten ajustar los
datos contenidos.
NOTA: Estas funciones son irreversibles y la recomendación andes de hacer cualquier

cosa es realizar una copia de seguridad completa en caso de falla.

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Configurar el programa de forma remota a través de internet
Para configurar el programa de manera remota es necesario primero que nada que en
el servidor principal al cual se va a conectar posea una dirección IP fija de salida. Puede
utilizar los servicios de IP dinámicos como www.no-ip.org para compartir su IP, o
puede comprar una IP Fija a su proveedor de servicios. Y no puede ser colocada a través
de un Router (Enrutador) sino de forma directa al modem ADSL. O a través de un swich.
(A menos que conozca los parámetros de perisología del router)
MySQL se instala solo en el servidor y debe darle permiso ante el firewall de

Windows y cualquier antivirus para abrir los puertos 3306.
Todos los equipos deben tener como servidor de datos su propio equipo ya que de
forma remota no se puede almacenar los soportes en el servidor solo se accede a la
base de Datos.
Debe estar instalado el programa en cada equipo a excepción del MYSQL.
En cada cliente en el módulo de configuración de servidor debe especificar que el

servidor es a través de internet, como Cliente Remoto.

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ERRORES COMUNES DEL PROGRAMA:
No se encuentra el servidor de Base de Datos.
CAUSA SOLUCION
Algún antivirus o el Firewall de Windows Dar permisos a MySQL desde firewall de

modificaron o no permite la conexión Windows o el antivirus a los puertos TCP
TCP con MySQL. 3306 - 3307
No está Instalado MySQL en el servidor Instale MySQL o direccione el cliente hacia

especificado. un Nombre de servidor valido donde esté
funcionando MySQL perfectamente.
El servidor especificado No es correcto. Que el nombre del servidor sea válido. Y si

el servidor es el mismo equipo; debe estar
en LOCALHOST, si lo escribió mal debe
eliminar el archivo de configuración de
servidor (Ver Configuración inicial del
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servidor de datos.)
No hay acceso al servidor de la base de Verificar el correcto funcionamiento de la

datos. Red.
Solución de Errores
Para corregir las fallas comunes el sistema cuenta con un Módulo de auto soporte,
mientras que la Licencia esté validada y activada correctamente.
Para acceder a este módulo ingrese en el Módulo de Configuración y en el menú
Archivo: Soporte.
El módulo de soporte está diseñado de manera autorreparable para que le informe el

origen de la falla y a su vez le informe como solventarla.
Una vez seleccionado el posible error pulse sobre el botón Corregir

Problema o Solucionar Soporte.
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Cualquier otra información contacte a su distribuidor autorizado o directamente con la
casa de Software.
SISTEMAS D3XD, C.A.
Departamento de Soporte.
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Manual d3xd Gisin3

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Sistemas D3xD – Gisin3

Software Administrativo Comercial

Sistemas D3xD, C.A.

Sistemas D3xD - Gisin3 - Revisión del 16 de Octubre del 2019.

1 Sistemas D3xD – Gisin3

Sistemas D3xD – Gisin3 2

3 Sistemas D3xD – Gisin3

Sistemas D3xD – Gisin3 4

Instalación y Requerimientos del Programa.

Información General del Programa.

Software de Facturación, Ventas e Inventarios y Deberes formales para comercios.

5 Sistemas D3xD – Gisin3

Configuración del programa.

Existen dos pestañas principales (Configuración Global y Configuración Local)

Configuración Global: afecta todo el sistema en la red

Configuración Loca; afecta solo los cambios en este equipo.

Configuración Global – Afecta a todos los equipos de la Red.

General (Datos de la Empresa)

Sistemas D3xD – Gisin3 6

7 Sistemas D3xD – Gisin3

Permitir vender productos sin existencia. Si esta activada esta opción no se

Exigir el Ingreso de seriales por Inventario: Obliga a cargar los seriales al

Desactivar la creación del archivo de movimientos de producto: Existe un

Permitir facturar en Otra Moneda Distinta a la predeterminada. Si están

Sistemas D3xD – Gisin3 8

Exigir confirmación de seriales al facturar. Obliga a que se especifique un

9 Sistemas D3xD – Gisin3

Desactivar la función de Servicios CTRL+S: Evita que en ventas se utilice el

Vender productos con precios de venta inferior al Costo: Por defecto el

Restricción de Facturación a Clientes por productos restringidos a un

Sistemas D3xD – Gisin3 10

Correlativos (Números de documentos, facturas y otros)

Nota: La modificación de este módulo puede alterar la integridad del sistema.

Formatos (Configuración de País, Impuestos y Moneda)

11 Sistemas D3xD – Gisin3

Al definir el país de manera automática se definen las opciones de Id fiscal, moneda y

Tipo de contribuyente: Debe especificar el tipo o método de contribución de

Por ejemplo si la moneda principal es USD$ Dólar y la moneda secundaria es peso

Sistemas D3xD – Gisin3 12

Cuando se definen los precios en otras monedas al momento de consultar se

Internet (Configuración de Correo y Reportes)

13 Sistemas D3xD – Gisin3

Servidor SMTP (Correo Saliente): Especifique su servidor de correo saliente

Seguridad (Opciones de Protección)

Respaldos de Datos (Completo). Permite hacer copias de seguridad completas de la

15 Sistemas D3xD – Gisin3

Ventas a consignación. Este módulo permite que el manejo y reserva de unos

Configuración Local – Afectan solo al Equipo configurado.

Sistemas D3xD – Gisin3 16

Si desmarca o marca algunas de estas opciones, se verá afectado solo el equipo

17 Sistemas D3xD – Gisin3

IMPORTANTE Si utiliza impresora fiscal: Conecte la Impresora a la

1. Facturas y notas de crédito / Impresoras Fiscales. Seleccione el modelo de

3. Presupuestos y cotizaciones: Si desea emitir presupuestos puede configurar el

4. Órdenes de Entrega: Aquí se define el modelo y la impresora por la cual saldrá

Sistemas D3xD – Gisin3 18

6. Pedidos: También puede predefinir el tipo o tamaño de pedidos y porque

NOTA: La configuración de facturación e impresoras debe hacerse en cada equipo

Configurar las facturas, presupuestos y órdenes de entrega.

Si Utiliza impresora fiscal aparecerá el menú de configuración de impresora

Si utiliza forma Libre. Puede seleccionar entonces la configuración de espacios en la

IMPORTANTE: El mismo procedimiento para la configuración de las facturas,

Al configurar Las Facturas (Formas Libres): esa misma configuración queda