9 Pasos para Realizar Un Análisis de Necesidades de Capacitación

9 Pasos para realizar un análisis de
necesidades de capacitación
Cuando una organización desea aplicar programas de formación,
aprendizaje y de entrenamiento debe saber con qué fin lo está
haciendo, destacando así la importancia de realizar un análisis de
necesidades de capacitación.
Este análisis de necesidades de capacitación permite a las

organizaciones descubrir cuáles son los puntos débiles que se
desean mejorar y aplicar la metodología más apropiada para
ello. Si no se realiza el análisis de necesidades de capacitación, las
organizaciones se arriesgan a aplicar metodologías incorrectas que
implican un esfuerzo en gastos, tiempo y recursos que no
solucionan el problema en cuestión.
En este artículo vamos a detallar los pasos para identificar los puntos

claves de un análisis de necesidades de capacitación.
1. Determinar los resultados deseados
El primer paso consiste en determinar qué resultados se desean

obtener al aplicar un programa de mejora. Normalmente, estos
programas están vinculados a un objetivo específico de la
organización que puede afectar a un determinado empleado, unidad,
departamento o incluso a la totalidad de la organización.
Es importante tener este primer punto en cuenta a la hora de realizar el

análisis de necesidades de capacitación, ya que todo irá en relación
con el objetivo y los resultados deseados. Por ejemplo: si se desea
saber que se está mejorando la relación con clientes, los resultados
deseados se sabrán gracias al grado de satisfacción de los mismos.
2. Relacionar los resultados deseados con las

competencias de los empleados
Existen diversas formas de trabajar y de organizarse a la hora de
conseguir los resultados deseados dependiendo de diversos factores. En
este punto, se hace énfasis en los empleados, siendo cada uno de
ellos único y destacando en diversos campos.
Conocer bien a los empleados es vital para poder asignarles tareas

y responsabilidades de la forma más eficiente que ayuden a conseguir
los resultados deseados. Recabar información sobre ellos y sus
competencias se puede hacer mediante entrevistas, sesiones en grupo,
encuestas, etc.
Independientemente del método utilizado para la recolección de

información, los resultados de la recopilación de datos deberían dar
lugar a la compresión de cómo de importante es cada competencia para
alcanzar los objetivos marcados.
Un ejemplo de escala de calificación para evaluar la importancia de una

competencia es:
¿Qué tan importante es para un buen desempeño laboral? A. En

absoluto; B. Un poco; C. Algo; D. Considerable; E. Extremadamente.
Un correcto conocimiento de los empleados y de su asignación

junto a una correcta motivación ayuda en gran medida a
alcanzar los resultados deseados en un análisis de necesidades de
capacitación.
3. Identificar las competencias que se pueden entrenar
Este punto guarda una estrecha relación con el anterior, ya que a la hora
de conocer a los empleados y sus habilidades se observará que existen
competencias que no se pueden mejorar o que resultan
demasiado costosas en términos de tiempo y recursos.
Una vez establecidas las competencias clave del punto anterior, la

organización debe saber qué competencias clave se encuentran
cubiertas por sus empleados, qué competencias se pueden
mejorar fácilmente a través de programas de aprendizaje y qué
competencias no se cubren, dando lugar a la posibilidad de tener que
contratar a personas expertas en dicha competencia carente.
4. Evaluar las competencias
Al conocer las competencias necesarias para alcanzar los resultados

deseados, la organización debe saber cuáles de sus empleados las
poseen y, para ello, se emplean evaluaciones o tests.
Se suelen emplear encuestas de evaluación del desempeño para

evaluar comportamientos observables. Profesionales especializados
realizan estas pruebas, o incluso las diseña, para luego poder analizar y
puntuar los resultados.
Sin embargo, no todas las competencias se pueden observar y medir en

estas encuestas. Algunas competencias y otros elementos, como la
personalidad, se conocen a través de tests específicos y
profesionales. Los especialistas pueden establecer escenarios en los
que un empleado debe adoptar distintos roles dentro de la
organización y observar cómo actúa en base a su personalidad y
competencias. De esta forma, se puede conocer qué empleados
encajan mejor en cada puesto según sus habilidades.
5. Determinar las brechas de rendimiento
Cada organización debe estimar diferentes niveles de rendimiento

asociados a cada competencia, de forma que se aplique
una estandarización. Ésta varía según la organización, ya que cada
una es diferente.
Es importante establecer esta estandarización para que la organización

pueda saber cuántos de sus empleados rinden por encima de la
media y cuántos no, pudiendo así planificar programas de aprendizaje
y entrenamiento para aquellos que no llegan al nivel.
6. Priorizar las necesidades a entrenar
Conociendo las el número de empleados a entrenar y las competencias

necesarias, la organización debe priorizar en base al grado de
importancia y las necesidades.
De esta forma, se pueden aplicar los programas de entrenamiento y

aprendizaje pertinentes, optimizando de la forma más eficiente el
tiempo y los recursos necesarios.
7. Determinar el programa de entrenamiento
La organización debe estimar cuál es el mejor programa de

entrenamiento y aprendizaje para su plantilla en un análisis de
necesidades de capacitación. Existen diversas formas y metodologías
para ello: en el trabajo, coaching, clases, online, libros, seminarios, etc.
Lo más importante de este punto consiste en encontrar una

metodologías que esté bien estructurada e impartida, ya que es
importante saber comunicar y enseñar de la forma más efectiva
posible las competencias necesarias a los empleados.
8. Realizar un Análisis Costo-Beneficio (ACB)
En este punto se estudian los costes asociados a las metodologías

de entrenamiento y aprendizaje empleados y todos los factores
relacionados:
 Tiempo de entrenamiento y de aprendizaje requerido.

 Desarrollo del contenido del aprendizaje.
 Cómo se imparte el contenido del aprendizaje.
 Productividad que se pierde al emplear tiempo en atender al
programa.
 Gastos en conceptos de viajes y desplazamientos.
Se debe tener en cuenta que dependiendo de la metodología escogida

en el punto 7 se consigue un determinado grado de efectividad que
podría ser el más adecuado pero es más caro, o es menos efectivo pero
más barato. La organización debe pensar sobre esta situación y
buscar un punto de equilibrio que consiga una buena efectividad
y un coste razonable.
9. Planificar la evaluación del programa de aprendizaje
El último paso consiste en poder evaluar si el entrenamiento y

aprendizaje empleado ha funcionado y si ha sido positivo. Se
debe buscar que el resultado haya sido satisfactorio otorgando las
competencias buscadas, que haya contribuido en los objetivos y
resultados deseados y que los empleados hayan estado cómodos con el
programa empleado.
Es importante que para los empleados el programa sea una

experiencia positiva. De lo contrario, el programa en sí puede ser de
buena calidad y ayude a alcanzar las competencias que se buscan pero
la falta de motivación por parte de los empleados hará que sea algo
contraproducente.

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Este análisis de necesidades de capacitación permite a las

En este artículo vamos a detallar los pasos para identificar los puntos

1. Determinar los resultados deseados

El primer paso consiste en determinar qué resultados se desean

Es importante tener este primer punto en cuenta a la hora de realizar el

2. Relacionar los resultados deseados con las

Conocer bien a los empleados es vital para poder asignarles tareas

Independientemente del método utilizado para la recolección de

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3. Identificar las competencias que se pueden entrenar

Una vez establecidas las competencias clave del punto anterior, la

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Cada organización debe estimar diferentes niveles de rendimiento

Es importante establecer esta estandarización para que la organización

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De esta forma, se pueden aplicar los programas de entrenamiento y

7. Determinar el programa de entrenamiento

La organización debe estimar cuál es el mejor programa de

Lo más importante de este punto consiste en encontrar una

8. Realizar un Análisis Costo-Beneficio (ACB)

En este punto se estudian los costes asociados a las metodologías

 Tiempo de entrenamiento y de aprendizaje requerido.

Se debe tener en cuenta que dependiendo de la metodología escogida

9. Planificar la evaluación del programa de aprendizaje

El último paso consiste en poder evaluar si el entrenamiento y

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