Descripción de Office 365 Pro Plus gratuito para estudiantes y profesores de la Universidad, de

acuerdo al convenio firmado en el 2015

Presentado por: Jhon Edinson Reina Tobo

ID: 484605
Diana Marcela Jiménez Martínez
ID: 488945

Presentado a: Prof. Sorangela Cárdenas Rodríguez

Universidad Cooperativa de Colombia Centro de Extensión Arauca

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Programa de Administración de Empresas –
Curso: Electiva III
Nivel VIII
Arauca, febrero 2020
 Introducción

En el presente escrito se encuentra una breve descripción de Office 365 Pro Plus gratuito para
estudiantes y profesores de la Universidad, de acuerdo al convenio firmado en el 2015, además de
la aplicabilidad de cada una de las aplicaciones informáticas que brinda este paquete de
herramientas dentro de los espacios administrativos.
 Office 365 Pro Plus

El paquete de Office 365 Pro Plus es un conjunto de herramientas o programas informáticos

desarrollado por la compañía Microsoft, el cual permite realizar innumerables funciones
ofimáticas que facilitan el trabajo y el manejo de la información transcrito en una computadora,
en resumen permite agilizar y optimizar los procesos que se desarrollan en cualquier oficina,
dentro de este paquete se incluye los siguientes programas, que en adelante se entraran a conocer
un poco más a detalle.

Aplicaciones Microsoft Office

Microsoft Word

Es un programa informático destinado al procesamiento de textos, esta herramienta ayuda

a adelantar de manera eficiente, todo tipo de manuscritos que puede abordar cualquier finalidad,
ya sea un informe escolar, trabajos profesionales, de ocio y más permitiendo utilizar diferentes
estructuras y especificaciones técnicas.
Microsoft Word permite ver, editar y crear documentos de texto para guardarlos en el
dispositivo o compartirlos con quien sea de mil formas diferentes. Es el software más
potente del mercado, líder indiscutible en el sector de los procesadores de texto. El
programa admite cambiar de formatos e imprimir documentos de manera profesional, así
como realizar distintas tareas para la presentación de la información: automatización de
tareas, detección y corrección de errores ortográficos y gramaticales etc. (Guzmán,
malavida, 2017, parr. 4).

Microsoft Excel
“Es un programa que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office, un software de
hojas de cálculo empleado esencialmente en tareas matemáticas y financieras. Sirve para realizar
todo tipo de cálculos numéricos o matemáticos”. (Guzmán, malavida, 2017, parr. 1). Permite
elaborar tablas que incluyan cálculos matemáticos, resueltos mediante operadores matemáticos o
automáticamente mediante fórmulas llamadas funciones que se pueden configurar manualmente.
Además de permitir la visualización de los datos, por ejemplo, a través de diferentes tipos de
gráficos. Entre las funciones que se le pueden dar entre muchas suelen ser:

Elaborar presupuestos detallados.

Resolver operaciones matemáticas sencillas.
Llevar una libreta de direcciones.
Hacer facturas.
Elaborar tablas de consulta de información.
Crear gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo.
Hacer calendarios especializados.
Diseñar todo tipo de horarios.
Generar informes contables.
Llevar un registro de clientes, usuarios, empleados… o cualquier otro en el que se funcione
mediante líneas y columnas.
Crear calendarios varios.

Microsoft PowerPoint

Es un programa de ofimática que permite realizar presentaciones a través de diapositivas.

Vislumbra la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones. De este modo, la
creatividad del usuario resulta decisiva para que las presentaciones sean atractivas y consigan
mantener la atención del receptor. (Pérez Porto & Merino, 2015,parr. 2).
En el ámbito empresarial, es frecuentemente usado para llevar a cabo la presentación de
proyectos o de informes de resultados, se manipula de manera usual el software que nos ocupa.
No obstante, donde también cada vez se está haciendo más presente es en el campo de la
docencia.
 Calendar
Esta aplicación facilita el manejo eficiente del tiempo permitiendo “crear y seguir citas y
reuniones. Puede crear varios calendarios, establecer vínculos a calendarios de otras personas e
incluso compartir su calendario con otros miembros de su organización.” (office, 2020,parr 3).

Microsoft Outlook
Outlook es el correo electrónico que facilita Microsoft para el trabajo de oficinas y
manejo personal, funciona bajo la plataforma de Windows “La función de este programa es
recibir y mandar correos electrónicos así como la de almacenar los mensajes recibidos y
enviados”. (Cano, 2014, parr. 1).

Microsoft OneNote
Esta aplicación ayuda a recordar todo aquellos detalles que se van dando durante la labor
diaria, datos que permiten generar eficiencia de la información y las actividades generadas en el
trascurso de la rutina, su uso está enfocado en crear notas simples y complejas a partir de cero,
organizarlas en cuadernos, crear tablas, insertar imágenes y video, crear agendas nuevas.
También ofrece búsqueda rápida o creación de atajos a páginas web. [ CITATION tec20 \l 9226 ],
Insertar en nuestras notas imágenes de Internet y hacer tablas de cualquier forma y tamaño, y
sincronizarlos entre una variedad de plataformas y dispositivos

Delve
Esta aplicación es básicamente una base de datos que permite videos, PDF, PowerPoint,
Excel o documentos de Word recibidos por correo de los usuarios de acuerdo a [ CITATION
New15 \l 9226 ].
Delve es una nueva opción introducida en Office 365 que puede ser habilitada para los
usuarios y es una nueva manera de buscar y descubrir contenido en Office 365. Es una
especie de notas que ayudarán a los usuarios finales a dar un vistazo a su ocupado día y
priorizar su trabajo, basándose en el trabajo de cada individuo, Delve analizará y ofrecerá
la información a cada usuario en Delve Views. Así que, de manera básica, la información
que ven en su Delve será diferente por completo de la que se muestra a otra persona. (p.1)
 Dynamics 365
Dynamics 365 es una suite en la nube que agrupa las mejores funcionalidades de Ventas
(CRM) y de planificación (ERP) de Microsoft Dynamics junto con herramientas ofimáticas y
colaborativas, además de Business Inteligencie (BI).
Esta suite en la nube ha sido diseñada para ser el mejor aliado de la transformación digital
de la empresa. Su avanzada tecnología, su facilidad de uso y su flexibilidad de contratación hacen
que trasladar los negocios al mundo online sea un proceso muy sencillo, (Quonext, 2020,p.1),
rápido y a un coste muy reducido.

Forms
Se constituye en una herramienta muy práctica, para crear encuestas, cuestionarios y otros
tipos de formularios en línea. Según qualitaslearning.com (2020) permite:
Crear rápidamente un cuestionario de evaluación para nuestros alumnos, una encuesta, o
formulario de acuerdo a los que necesitemos, contando para ello con preguntas de tipo
opción múltiple, opción única, fechas, clasificaciones y preguntas abiertas. Luego de que
el formulario es completado por los usuarios, podremos ver en detalle: estadísticas con
coloridas gráficas, información específica por participante y pregunta. Los datos del
formulario creado, como los resultados de los cuestionarios, pueden exportarse
fácilmente a Excel para realizar análisis adicionales o asignar notas. (p.3).

Kaizala
Kaizala es una aplicación de chat, la aplicación está construida por herramientas
conocidas de Office 365, entre ellas inteligencia artificial y Azure. De acuerdo a Arias, (2019) El
objetivo de esta aplicación es:
Que las empresas puedan contar con un sistema de chat seguro, que facilite los procesos
comunicativos dentro de la organización. Además, quiere contribuir a que los procesos
sean más organizados y eficaces bajo el principio de seguridad. (parr 2)

Microsoft Teams
Microsoft Teams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre
personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y
cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.
 Al crear un equipo en Microsoft Teams, se crea un tablero. Este tablero contiene una serie
de funciones básicas, que a día de hoy de acuerdo con Huarte, (2020) son:
Chat, opciones de guardar y compartir archivos, posibilidad de organizar reuniones dentro
del propio equipo, añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas
funcionalidades. (Parr 1)

People (contactos)
People permite administrar todos aquellos datos importantes, perfiles e información
pertinente a los contactos que maneja la empresa de forma eficiente e interrelacionada con
diversas aplicaciones del mismo paquete de office.

Microsoft OneDrive
OneDrive es la plataforma en la nube de Microsoft que te permite guardar tus archivos o
documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier lugar o equipo con conexión a Internet.

Microsoft SharePoint
Sobre esta aplicación la Universidad Politecnica, (2019) nos dice que es:
una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo.
Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones
de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una
plataforma de administración de documentos.
Permite:
Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a internet. (p.1).
 Planner
Solución completa para la gestión de tareas y trabajos. La herramienta, la cual es parte del
paquete de productividad de Office 365 (integrado con todas sus aplicaciones) permite:
Organizar equipos de trabajo. A través de un tablero visualmente atractivo, podrás organizar las
tareas en grupos y categorizarlas en función de su estado.
Trabajar en equipo sin esfuerzo. A través de My Tasks view, tendrás acceso a una lista completa
de todas tus tareas y el estado de todos tus planes. Ahí mismo podrás monitorear en qué está
trabajando cada miembro de tu equipo.
Colaborar con tasks. Planner permite adjuntar archivos a tareas, trabajar en esos archivos dentro
de la aplicación e incluso tener conversaciones sin cambiar de una aplicación a otra.
Recibir notificaciones a tu e-mail. Cada vez que se te asigne una nueva tarea o seas agregado a
una conversación, recibirás una notificación en tu e-mail.

Power Apps
PowerApps es la herramienta de creación de aplicaciones móviles, de escritorio o web que
ha incorporado Microsoft en el paquete Office 365 para poder realizar tareas de consulta y
grabación de información de forma ágil desde el móvil. Sin duda, se trata de una de las
herramientas más interesantes que nos ofrece el paquete Office 365[CITATION Fra17 \l 9226 ], ya
que está orientada al mundo empresarial y permite al usuario crear todo tipo de aplicaciones a
medida de una forma totalmente rápida y sencilla.

Power Automatic
Power Automate es uno de los pilares de Power Platform. Proporciona una plataforma con poco
código para la automatización de procesos y flujos de trabajo. Esta es una lista de los diferentes
tipos de flujos:
Ilustración 1: recuperada de: https://docs.microsoft.com/es-es/power-automate/getting-started

Microsoft Yammer
Esta App. Permite participar en una red social corporativa, es de gran ayuda a las
organizaciones debido a su modelo práctico en el cual se busca mejorar la comunicación de la
empresa en tiempo real y promocionar la colaboración entre las diferentes áreas funcionales de la
misma. En concordancia a esto[ CITATION msnzo \l 9226 ] dice:
Yammer te ofrece la posibilidad de crear espacios de colaboración flexible para equipos
de trabajo, para todos los empleados de la empresa e incluso para compartirlos con
personal externo. Puedes crear páginas similares a las conocidas "Fan Page" de Facebook
para cada proyecto con toda la información relacionada a este, publicar eventos en la
agenda (reuniones, hitos de entrega, sesiones de formación, etc...), realizar encuestas con
resultados en tiempo real y mantener conversaciones instantáneas para resolver dudas o
tomar decisiones rápidamente. (parr. 11)
 Power Bi
Power Bi en básico permite Crear paneles, gráficos e informes, es la solución destinada a
la inteligencia empresarial, que admite unir diferentes fuentes de datos (más de 65), modelizar y
analizar datos para después, presentarlos a través de paneles e informes; que puedan ser
consultarlos de una manera muy fácil, atractiva e intuitiva.
Esta explotación de datos, a través de paneles e informes, permite además que puedan ser
compartidos por muchos usuarios de una misma empresa u organización. De esta forma,
Directores Generales, Financieros, de Marketing, Administrativos y Comerciales, pueden
disponer de una sola pasada, de información sobre sus negocios en tiempo real.
Con Power BI podemos visualizar todo aquello que nos intereses, por ejemplo:
Como van nuestros flujos de caja.
Número de oportunidades de negocio.
Número de ofertas,
Pedidos y sus facturas.
Conocer en un mapa qué comunidades autónomas, regiones y países donde tengo a mis clientes,
compran más mis productos y servicios.
Como van las campañas de marketing.
Logro de los objetivos…

Stream
Microsoft Stream es el nuevo servicio de vídeo de Office 365, una plataforma desde la
cual es posible gestionar los vídeos de la empresa, permitiendo a los usuarios cargar, compartir,
descubrir y administrar vídeos de manera segura dentro de la organización.
“Su integración en Office 365 permite compartir vídeos dentro de SharePoint, Microsoft
Teams y Yammer. Asimismo, Stream se integra con grupos de Office 365, permitiendo que cada
grupo tenga un canal designado” (Softeng, 2017, parr.3). Lo que facilita aún más la gestión de
contenido entre equipos.

Sway
Es una moderna y novedosa aplicación para cualquier dispositivo móvil donde podrás
expresar tus ideas de una manera muy peculiar en presentaciones o proyectos de investigación.
[ CITATION Ser15 \l 9226 ] Opina que Sway:
 Es una forma revolucionaria de realizar presentaciones y proyectos de investigación. Que
incluso, algunos expertos ya aseguran que esta nueva aplicación puede dejar atrás al
clásico Power Point debido a su sistema vanguardista de exposición y manera de ver los
datos.(parr. 3).

Tasks
Permite crear y administrar tareas rutinarias, ayuda al fácil seguimiento de estas tareas
planeadas y contribuye a una buena organización en el desarrollo de una planeación por tareas

To Do
Es un optimizador de tareas, destinado a generar listas de tareas pendientes. Gracias a su
interfaz ayuda a priorizar las tareas de acuerdo a su relevancia y con esto genera un cumplimiento
más apropiado en proporción a la importancia de la tarea
En To-Do podemos tener controlados desde proyectos personales a la lista de la compra, a
la par que podemos fijar recordatorios para fechas límite e incluso tomar notas.

Whiteboard
Whiteboard es una aplicación diseñada para crear espacios de ambiente creativos en el
cual es las ideas fluyen en tiempo real, consta de una pizarra que manejan los integrantes del
equipo en un trabajo simultaneo ya sea tanto presencial o de manera remota además que puede
ser operado desde diversos dispositivos.
 Referencias

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servicio-de-videos-corporativos-stream-de-office-365.html

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%20PDI/guia_basica_SharePoint.pdf