Procedimiento Emision Ordenes de Compra

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN Y RECEPCIÓN
DE ÓRDENES DE COMPRA
EMISIÓN
Para la emisió n de ó rdenes de compra se debe cumplir los siguientes pasos:
1. Entrega de una solicitud vía mail con el formato correspondiente, dirigida a la

Asistencia de Gerencia (Mariela Nú ñ ez) con copia al Sr. Fernando Corral y
Giovanna Santacruz.
2. Entrega física de solicitud de compra-pago llenos los siguientes campos:
a. Fecha de Solicitud
b. Departamento Solicitante
c. Importe
d. Unidad de Negocio
e. Có digo de Á rea
f. Presupuesto
g. Mes del Presupuesto
h. Firmas respectivas
3. En la solicitud vía correo se deberá llenar el cuadro correspondiente al pedido de
las mismas con la siguiente informació n:
a. Có digo JD del beneficiario y nombres completos del beneficiario
b. Indicar el tipo de orden de compra (Canje - Venta - Autoconsumo).
c. Que caso desea que se aplique para el Direccionamiento de la factura.
(Revisar casos según tipo de órdenes de compra)
d. Cantidad de Ó rdenes de Compra
e. Valor por cada una de las ó rdenes
f. Concepto por el cual se va a entregar las ó rdenes de compra.
g. Indicar desde que empresa Retail se emite la orden de compra.
h. Indicar la persona que solicita y se responsabiliza por éstas ó rdenes de
compra. (Enviar nombres completos o numero de cedula)
i. Señ alar la fecha de caducidad de las ó rdenes de compra
j. Indicar en cual almacén expresamente se desea consumir las ó rdenes de
compra. (Si aplica)
TIPOS DE EMISIÓN EN ÓRDENES DE COMPRA
1. CANJE
Para que se cumpla ésta condició n:
 Deberá estar registrado el Beneficiario en el sistema JD.
 La empresa beneficiaria de la orden de compra deberá emitir una
factura de bienes o servicios entregados a la empresa emisora de la
orden de compra, para registrar en su contabilidad una cuenta por
pagar al beneficiario. La factura deberá ser entregada al
Departamento de Operaciones para su registro en el JDE con las
autorizaciones correspondientes.
 La factura de la empresa beneficiaria deberá emitirse por el mismo
valor de la orden de compra má s el 12% de IVA.
2. VENTA
 Cuando el beneficiario de las ó rdenes de compra haya cancelado o
solicitado un crédito previamente aprobado por la Gerencia
General o Gerencia Regional.
3. AUTOCONSUMO
 Las ó rdenes de compra se emitirá n por un obsequio entregado a
cualquier persona o institució n por parte de compañ ía autorizada
previamente por la Presidencia o Gerencia General.
DIRECCIONAMIENTO DE LAS FACTURAS CUANDO SE RECEPTAN LAS ÓRDENES DE

COMPRA EN LOS ALMACENES
CANJE
CASO 1.- Cuando el mismo cliente presenta la orden de compra en la tienda y es él

quien retira la mercadería
La factura se debe imprimir a crédito a nombre del beneficiario y entregá rselo al

momento que retira la mercadería, la orden de compra cancelada y perforada con una
fotocopia de la factura de venta, la tienda enviará al Jefe de Contabilidad para el registro y
seguimiento contable.
CASO 2.- Cuando la orden de compra es presentada por otra persona que no es el
cliente beneficiario de la orden.
Previo acuerdo con el cliente beneficiario de la orden de compra, la factura impresa a

crédito puede ser entregada posteriormente a través de la persona que tramitó la orden
de compra, cumpliendo antes el procedimiento de facturació n en tienda mediante la
emisió n de Nota Crédito, para que la tienda proceda con el envío de la factura final, la
orden de compra cancelada y perforada. Dirigida al Jefe de Contabilidad Sr. Edwin Pérez
para que éste a su vez direccione el documento a quien corresponda.
CASO 3.- Siempre y cuando el beneficiario de la orden de compra, (es decir el nombre de la
persona o empresa que se encuentra impreso en la orden de compra), acepte que la
factura a recibir sobrepase el valor de la orden de compra, la factura podrá ser de mayor
valor, previo pago de la diferencia por el cliente que lleva la mercadería.
VENTA
Puede aplicarse los mismos casos 1 , 2 y 3 que se utilizan en el TIPO CANJE.

AUTOCONSUMO
CASO ÚNICO.- Cuando las órdenes de compra son presentadas en los diferentes
almacenes el procedimiento es:
1.- Facturar a nombre de la persona que presenta la orden de compra previa presentació n
de la Cédula de Identidad, el almacén procederá a emitir una Nota de Crédito para cancelar
la factura que el cliente lleva con la mercadería, posteriormente el almacén debe emitir
una factura a crédito a nombre de la empresa Retail que emitió la orden de compra
firmada por el cajero quien emite la factura y firmada por el Jefe de Almacén en es
conforme para enviar la factura original con la orden de compra cancelada y perforada a
nombre del Jefe de Contabilidad.
Las personas que soliciten órdenes de compra deberán indicar previamente el tipo de
orden de compra y el caso que se deba aplicar para el direccionamiento de las
facturas.
RECORDATORIO PARA LOS ALMACENES
 Una vez que se haya facturado a la persona que presenta la orden de compra en la
tienda, tienen que poner la palabra CANCELADO y PERFORAR para que esta
orden no sea consumida en caso de pérdida o extraviarse el documento.
 La factura final mas la orden de compra cancelada y perforada tienen que enviar a
nombre del Jefe de Contabilidad de los Almacenes Retail.
 Instruir al personal de cajas y todos quienes facturan en ventas de las tiendas.
 Por ningú n concepto la factura deberá pasar el valor que indica la Orden de
compra. ( autoconsumo )
 Facturar primeramente a nombre del cliente o Consumidor final, seguidamente
reversar con una nota de crédito por el valor de la Orden de Compra incluido IVA
y con esta NC cancelar la factura que el cliente lleva.
 Para evitar contratiempos a los clientes en cuyos casos presenten ó rdenes de
compra emitidas el añ o pasado, deberá n obligatoriamente comunicarse con los
Gerentes Regionales para analizar y autorizar de ser el caso la recepció n o canje de
estas ó rdenes de compra, con las nuevas en se encuentran vigentes.

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Para la emisió n de ó rdenes de compra se debe cumplir los siguientes pasos:

1. Entrega de una solicitud vía mail con el formato correspondiente, dirigida a la

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DIRECCIONAMIENTO DE LAS FACTURAS CUANDO SE RECEPTAN LAS ÓRDENES DE

CASO 1.- Cuando el mismo cliente presenta la orden de compra en la tienda y es él

La factura se debe imprimir a crédito a nombre del beneficiario y entregá rselo al

Previo acuerdo con el cliente beneficiario de la orden de compra, la factura impresa a

Puede aplicarse los mismos casos 1 , 2 y 3 que se utilizan en el TIPO CANJE.

RECORDATORIO PARA LOS ALMACENES

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