Caso Número 2 - Desarrollo
Caso Número 2 - Desarrollo
Caso Número 2 - Desarrollo
Proceso de Iniciación
Premier Learning Systems es una compañía que lleva operando más de 10 años en el mercado
de la formación especializada en herramientas software de apoyo a la gestión y dirección de
proyectos.
Al cierre del año 2013, PLS cuenta con una plantilla de unas ciento cincuenta personas, donde
más del 80% son titulados superiores, y donde la facturación ha crecido de forma exponencial,
de modo que PLS se ha planteado para lanzar en 2014 un proceso de internacionalización para
abrir delegaciones en diversos países de América del Sur.
Objetivo
Objetivos Específicos
Hacer posible la identificación de los Casos de Uso, sus actores, los flujos principales y
alternativos.
Ofrecer una herramienta de estimación de tamaño y esfuerzo del software.
Suministrar mecanismos para la priorización de las necesidades de los usuarios.
Generar documentos de descripción de los Casos de Uso, especificación de requisitos,
casos de test
Facilitar la comunicación entre clientes, analistas y equipo de desarrollo.
Recursos Humanos
Director General
Director de Proyecto o Project Manager
Departamento Comercial: Online – Incompany – Semipresencial
Administración: Legal – Administrativo
Departamento Técnico: Plataforma Online – Diseño
Recursos Tangibles
20 MAC Apple, 40 PC de escritorio, 100 laptops de última generación, 150 sillas ergonómicas,
dos videograbadoras, dos cámaras profesionales, dos lentes fotográficos de corto y largo
alcance, dos trípodes, dos flas profesional.
Recursos
Se subcontratarán los recursos necesarios para el proyecto a expertos de empresas
seleccionadas, quedando en manos internas la dirección de sus diversos aspectos.
Criterios de éxito
Incremento del 50% las matriculaciones y entrada en el top 5 del ranking del sector, al finalizar
el periodo del plan estratégico a 4 años.
Alcance
Calidad
El Software deberá ser de fácil acceso para el cliente tanto en diseño como en funcionalidad.
Deberá minimizar los errores en todo sentido. El equipo de trabajo deberá tener en cuenta
hasta el más mínimo detalle.
Proceso de Planificación
Cronograma (Ejemplo)
Cabe resaltar que una parte crítica de la administración de proyectos de Software son las
alteraciones y la evaluación del impacto del cambio durante el ciclo de desarrollo. Cuando la
alteración se propone mientras el sistema está en desarrollo tanto en diseño como en
funcionalidad, el impacto de la alteración involucra verificar como la alteración afecta a los
requisitos, el proyecto del sistema y su implementación. Es por ello que antes de presentarlo al
cliente este software pasará por un periodo de prueba, lo que se quiere es minimizar la mayor
cantidad de errores, pueda ser útil para la organización que solicitó el sistema de apoyo para la
gestión y dirección de proyectos.
Aquí se aplican los procesos de Seguimiento y Control, el Project manager deberá hacer el
seguimiento para que el software utilizado sea el mejor e idóneo para el cliente.
Evaluar las métricas e informes de desempeño
Proceso de Cierre
El software deberá tener una gran funcionalidad, el diseño deberá de ser amigable y de fácil
acceso para crear proyectos, organizaciones on line, añadir funcionalidades, elegir puestos y
funciones a los colaboradores, etc. Cabe resaltar que el software deberá minimizar errores lo
más que se pueda. Recordemos que, Premier Learning Systems es una compañía que lleva
operando más de 10 años en el mercado, por lo tanto, el nivel de confiabilidad y engagement
con los clientes está asegurado, por ende los entregables finalizados deben ser de calidad.
Cierre financiero
Cuadrar los presupuestos según el cronograma del proyecto (Este fue presentado en el
proceso de planificación).
El Project Manager deberá presentar informes periódicamente, de los avances del proyecto en
mención. Estos informes deberán ser acompañados de métricas e índices de desempeño.
Cabe mencionar también que desde la aplicación móvil, el project manager (PM), el
patrocinador (SP) y los stakeholders pueden actualizar el Project Charter. El Software tiene dos
versiones: desde pc o laptop y desde cualquier móvil o Tablet.
Casos de Uso
Ejemplos:
Personas
Supportive PMOs: La lista con los asistentes al project manager que pueden entrar en el
proyecto con las mismas atribuciones que el project manager. Pueden ser varias personas, una
o ninguna.
Portfolio Managers: La lista con los gestores de los portafolios a los que pertenece el proyecto,
si pertenece a uno o varios portafolios.
Program Manager: El gestor del programa al que pertenece el proyecto, si pertenece a algún
programa.
Stakeholders: La lista con los interesados del proyecto que acceden a través de la herramienta.
Team Members: La lista con los miembros del equipo del proyecto que acceden a través de la
herramienta.
Asignaciones
Es aquí donde se asigna puestos en las diversas áreas para que puedan planificar, invertir y
desarrollar la herramienta del software.
Aquí se detallará todos los gastos que se realizaron antes, durante y después. Todo esto según
el cronograma planteado en el proceso de planificación.
Retroalimentación
La retroalimentación se deberá llevar a cabo antes, durante y después del proyecto, a través
de informes presentados periódicamente, reuniones, alcances, etc.
Los proyectos tienen probablemente una estructura de control y gobierno distribuida en varios
niveles. En la práctica, depende mucho del tipo de organización, y también depende del
tamaño de los proyectos que se ejecuten. En este caso, es un software que permitirá optimizar
el trabajo en tiempo y funcionalidad. Y lo más importante, se podrá laborar ‘Home Office’,
porque podrás utilizar el software desde cualquier dispositivo móvil.
Elementos identificados:
Es importante señalar que para una correcta gestión integrada de cambios propuestos durante
el proyecto, ya sean cambios de alcance, cronograma, presupuesto, calidad, adquisiciones,
tienen que ser evaluados y registrados según el flujo de gestión de cambios y el reporte de
incidencias.
Propuesta de estructura de control del proyecto
3r nivel de
Comité Directivo
escalamiento
2do nivel de
Comité Operativo
escalamiento
1er nivel de
Comité de Proyectos
escalamiento
Fuente: Tesis “Modelo para Implementar Oficina de Gerencia de Proyectos en Áreas de TI”
UNIVERSIDAD ICESI – Colombia.
2. También se requiere indicar un flujo de gestión de los cambios que puedan tener lugar
a lo largo del proyecto, así como un formulario para su definición, seguimiento de
acciones y control del estado de cada incidencia.
Flujo de Gestión de
Cambios
Aquí mencionamos algunos factores que pueden originar cambios:
REPORTE DE INCIDENCIA
Número de Incidencia:
Fecha: Lugar:
Observaciones:
Acuerdos y/o compromisos:
Este reporte de incidencias servirá para hacerle un adecuado seguimiento a cada cambio que
se suscite durante el proyecto, el control será exhaustivo. Si alguno de los stakeholders o
miembros del equipo solicitan hacer un cambio todo será debidamente documentado para
presentar en los informes periódicos y en el informe final del proyecto.
“Dado que actualmente las instituciones pueden no contar con un equipo con
los conocimientos de metodologías de desarrollo ágil, se recomienda iniciar
esta capacitación para trabajos futuros y, de esta forma, iniciar los nuevos
proyectos con estas metodologías y, con el tiempo, adquirir la experiencia para
aplicarla a proyectos ya existentes y mejorarlos en pro de obtener productos
ágiles de forma rápida”. (Guía Técnica: Lineamientos para Desarrollo de
Software, 2018).
Es importante que el cliente sepa que a través de este software tendrá un recurso eficiente,
confiable, seguro y privado y esto le va permitir potenciar en todo sentido sus protocolos
empresariales.
Referencias