Diagnóstico de Archivo en 7 Pasos

Como hacer un Diagnóstico de Archivo
en 7 pasos para identificar el estado

actual Archivístico de tu empresa
07/03/2017 por Edin Gutiérrez 53 comentarios
Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de
Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían
que solo sirve en momentos críticos.
Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles:
No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho.
Lo que quiero que comprendas, es que el Archivo como el nudo, es

producto de varias decisiones (vueltas) y para entender como desenredarlo,
debes tener claro el punto de partida del lazo.
De allí la importancia del Diagnóstico de Archivístico.
Imagen tomada de Freepik.com
Es como en nuestra vida. Si no nos detenemos un momento para analizar lo

que estamos haciendo; se puede dar el caso de que hayamos perdido el
rumbo, lo que cierra la posibilidad de alcanzar los objetivos que teníamos
trazados desde el inicio.
¿Cómo crees que vas a mejorar la Gestión Documental de tu entidad, si no

sabes concretamente cuales son sus necesidades?
Si no identificas las verdaderas falencias archivísticas de la entidad, puedes

correr el riesgo de estar gastando recursos económicos y tiempo en una
actividad que no es necesaria; descuidando tal vez, la que sí puede ser
prioritaria.
¿Sigues pensando igual?
¿Un Diagnóstico de Archivo solo es para momentos críticos?
Espero que no sea así.
Como mi objetivo es ayudarte, te presento 7 pasos para realizar un

Diagnóstico de Archivo.
¿Quieres saber cuál es el estado actual

Archivístico de tu empresa?
Descarga y utiliza el formato de Diagnóstico Integral de
Archivos e identifica ya mismo:
 El total de metros lineales de documentos que tiene la empresa
 El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental

 Identifica las condiciones de conservación de los documentos
LO QUIERO
Paso #1. Reúne el Comité de Gestión Documental.

Este paso te permitirá crear una visión conjunta por parte de los demás
integrantes de la empresa, sobre la importancia que tiene saber cual es el
estado actual archivístico.
Mi recomendación para ti es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin antes

tener el visto bueno de diferentes áreas de la entidad.
En la mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el

Comité de Gestión Documental.
¿Por qué lo digo?
Sencillo:
Para que el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral,

necesitarás del aporte de otras áreas que tienen alguna relación con el área
de Archivo.
Si el comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo mejor

es que se realice un comunicado solicitando a todos los colaboradores sus
aportes con información real, en caso de ser partícipes del Diagnóstico de
Archivo.
Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.

Para ti será fundamental que antes de iniciar con el diligenciamiento de
formatos o hacer entrevistas, primero recopiles:
 El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su

tamaño.
 Documento de constitución de la empresa para tener clara la razón
social y la fecha de constitución.
 Otros documentos relacionados con Diagnósticos Archivísticos que se
hayan aplicado en la empresa.
 Toma fotos que evidencien como encuentras todo antes de hacer el
Puedes buscar otra información que te sirva de base antes de iniciar con las
herramientas para identificar el estado archivístico de la entidad.
Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la

entidad.
Este paso requiere que te concentres e identifiques todos los lugares de la
entidad en donde se encuentran los documentos.
Además, ubica otros depósitos en los que la entidad alberga documentos

bien sean debidamente organizados o todo lo contrario, como un fondo
acumulado.
La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las oficinas)

como en el archivo central e histórico en caso de contar con uno.
Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos

y los midas de forma vertical por su lomo.
Puedes tomar una primera medida estándar como base en los archivadores
metálicos verticales y aplicarlo en cada una de las gavetas siempre que se
cumplan los mismos requisitos, como el volumen documental.
Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que

trata sobre la medición de archivos.
Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como

estén agrupados los documentos.
Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte

papel.
También debes indagar por la medición de los documentos electrónicos, es

claro que la unidad de medición no sería en metros lineales sino en medidas
como megabytes o gigabytes.
Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo

verás..
Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.

Debes de plasmar en cada una de las herramientas que piensas usar para
hacer el Diagnóstico de Archivo, las diferentes exigencias que en materia de
Archivística y Gestión Documental se deben de tener en la entidad.
Si eres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión

documental que la norma exige.
Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a

cabo en la entidad cumpla con su propósito principal:
Mostrar la condición real de la entidad en materia de archivos y gestión

documental.
Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.
Es decir.
Ya haz elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a evaluar y

solo le estás incluyendo lo que se requiere por norma.
Para los criterios que vas a evaluar y no son tomados de alguna norma,
puedes usar como base los diferentes procesos de la Gestión Documental.
Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan

conocer el estado real mediante el Diagnóstico de Archivo.
Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.

¡Si, como lo lees!
Es necesario que tomes una muestra representativa de los documentos.
¿Con qué objetivo?
Identificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado

organizando sus archivos.
Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos

archivísticos de organización de documentos.
También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a cabo

las exigencias normativas en cuanto al tratamiento y seguridad de la
documentación.
Te recomiendo que utilices una muestra entre el 5% y el 10% del total del
fondo documental.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un

mínimo que podría engañar la prueba.
Si estas en Colombia (si no, igual te puede servir) puedes tomar como
referencia el acuerdo 042 de 2000 y el acuerdo 02 de 2014 del Archivo
General de la Nación.
Ambos acuerdos te darán bases para evaluar la organización de los

documentos tanto físicos como electrónicos.
Paso #6. No termines sin evaluar las condiciones

medioambientales.
Sobre este paso, te refiero el link del acuerdo 049 de 2000 expedido por el
Archivo General de la Nación (Colombia).
En dicho acuerdo conocerás cuales son esas condiciones mínimas que se

deben de presentar en los archivos para garantizar la conservación
adecuada de los documentos en los distintos depósitos.
Paso #7. Haz un informe final.

Con toda la información recopilada en el Diagnóstico de Archivo aplicado,
prepara un documento con un informe final.
La estructura del informe puede contener:

Imagen tomada de freepik.com
 Portada
 Tabla de Contenido
 Índice de Fotografías
 Tabla de Gráficas
 Introducción
 Justificación
 Desarrollo del Diagnóstico
 Matriz DOFA
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos (Fotografías y los instrumentos que usaste para recopilar la
información)
Como ves en la estructura anterior, te recomiendo que realices gráficas en

las cuales puedas explicar numéricamente distintos aspectos, como por
ejemplo:
 Cantidad de metros lineales.

 Documentos debidamente organizados contra documentos que no
cumplen.
 Tipos de soportes que usa la empresa.
Así por el estilo puedes usar las gráficas para la información que tienes.
Te dejo una ayuda más para que hagas el Diagnóstico

de Archivo.
Si buscas en Internet encontrarás diferentes modelos o formatos de
Diagnóstico de Archivo que las entidades utilizan.
Además, El Archivo General de la Nación (Colombia) cuenta con una guía

que da las pautas para elaborar Diagnósticos Integrales de Archivos.
Mi aporte es compartirte un instrumento de Excel que contiene 16

Herramientas de Diagnóstico de Archivo, el cual elaboré en compañía de
una colega.
 H-1: Medición Archivo de Gestión (Físicos y electrónicos)

 H-2: Medición Archivo Central
 H-3: Sistemas de Información
 H-4: Diagnóstico PGD Planeación
 H-5: Diagnóstico PGD Producción
 H-6: Diagnóstico PGD Gestión y Trámite
 H-7: Diagnóstico PGD Organización
 H-8: Diagnóstico PGD Transferencia
 H-9: Diagnóstico PGD Disposición Final
 H-10: Diagnóstico PGD Preservación a Largo plazo
 H-11: Diagnóstico PGD Valoración
 H-12: Diagnóstico Encuesta Muestra 5% – 10% Documentos físicos
 h-13: Diagnóstico Encuesta Muestra 5% – 10% Documentos
electrónicos
 H-14: Diagnóstico Conservación.
 H-15: Matriz DOFA
 H-16: Gráficas
Son 16 herramientas que espero que te puedan servir.
Yo las utilizo en mis proyectos.
¿Quieres saber cuál es el estado actual

Archivístico de tu empresa?
Descarga y utiliza el formato de Diagnóstico Integral de
Archivos e identifica ya mismo:
 El total de metros lineales de documentos que tiene la empresa
 El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental

 Identifica las condiciones de conservación de los documentos
LO QUIERO
Me gustaría saber que piensas de la importancia de aplicar un

También que otras recomendaciones nos puedes dar a la hora de aplicarlo.
Cada cuanto tiempo consideras que se debe de aplicar.
¡Gracias por leer este artículo, espero te sea de ayuda!
Además, te pido que lo compartas si crees que puede ser de interés para
otras personas.

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en 7 pasos para identificar el estado

Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles:

No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho.

Lo que quiero que comprendas, es que el Archivo como el nudo, es

De allí la importancia del Diagnóstico de Archivístico.

Imagen tomada de Freepik.com

Es como en nuestra vida. Si no nos detenemos un momento para analizar lo

¿Cómo crees que vas a mejorar la Gestión Documental de tu entidad, si no

Si no identificas las verdaderas falencias archivísticas de la entidad, puedes

¿Sigues pensando igual?

¿Un Diagnóstico de Archivo solo es para momentos críticos?

Espero que no sea así.

Como mi objetivo es ayudarte, te presento 7 pasos para realizar un

¿Quieres saber cuál es el estado actual

 El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental

Paso #1. Reúne el Comité de Gestión Documental.

Mi recomendación para ti es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin antes

En la mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el

¿Por qué lo digo?

Para que el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral,

Si el comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo mejor

Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.

 El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su

Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la

Además, ubica otros depósitos en los que la entidad alberga documentos

La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las oficinas)

Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos

Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que

Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como

Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte

También debes indagar por la medición de los documentos electrónicos, es

Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo

Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.

Si eres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión

Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a

Mostrar la condición real de la entidad en materia de archivos y gestión

Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.

Ya haz elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a evaluar y

Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan

Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.

Es necesario que tomes una muestra representativa de los documentos.

¿Con qué objetivo?

Identificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado

Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos

También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a cabo

Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un

Ambos acuerdos te darán bases para evaluar la organización de los

Paso #6. No termines sin evaluar las condiciones

En dicho acuerdo conocerás cuales son esas condiciones mínimas que se

Paso #7. Haz un informe final.

La estructura del informe puede contener:

Como ves en la estructura anterior, te recomiendo que realices gráficas en

 Cantidad de metros lineales.

Te dejo una ayuda más para que hagas el Diagnóstico

Además, El Archivo General de la Nación (Colombia) cuenta con una guía

Mi aporte es compartirte un instrumento de Excel que contiene 16

 H-1: Medición Archivo de Gestión (Físicos y electrónicos)

Yo las utilizo en mis proyectos.

¿Quieres saber cuál es el estado actual

 El nivel de aplicación de los procesos de Gestión Documental

Me gustaría saber que piensas de la importancia de aplicar un