GESTIÓN DE ARCHIVOS - MF0978 - 2 - Diapositivas PDF

MF0978_2: GESTIÓN
DE ARCHIVOS
ADGG0208_ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA
RELACIÓN CON EL CLIENTE
Profesor: Augusto E. Acosta González

Índice
UD 1. Gestión de archivos, públicos y privados.
UD 2. Sistemas de archivo electrónico.
UD 3. Sistemas gestores de bases de datos.
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Unidad Didáctica 1
GESTIÓN DE ARCHIVOS,
PÚBLICOS Y PRIVADOS
-3-
Unidad Didáctica 1.- Gestión de archivos, públicos y privados
INTRODUCCIÓN
Los archivos van unidos a la historia …nacen como una necesidad de la

del hombre. La entrada de éste en la vida pública y privada y hacen
historia está vinculada a la aparición durables los actos escritos de
del primer testimonio escrito… carácter religioso, público y
económico.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas,

informes, facturas, recibos, etc.), cuya custodia compromete su economía…
…por todo ello, se hace evidente la necesidad de conservar la

documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenación y clasificación
deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.
-4-
¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Un archivo es el conjunto de documentos
producidos por personas naturales o jurídicas
durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y
que son administrados, organizados y conservados
para difundir la información contenida en ellos.
También se denomina archivo al lugar físico
donde se guardan dichos documentos.
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DOCUMENTOS
Los archivos están compuesto por documentos que gran sido producidos en
el desarrollo de las actividades propias de cualquier empresa y otra
colectividad organizada.
Se entiende por documento “la combinación de un soporte y la información

registrada en él que puede ser utilizada como prueba o para consulta”
Los tipos de
documentos que
puede contener un
archivo son: textuales,
gráficos, en imágenes,
audiovisuales e
informáticos:
-6-
FINALIDAD DEL ARCHIVO

Hace referencia a una serie de exigencias
estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe
De naturaleza legal
guardar durante un tiempo determinado una serie de
documentos porque así lo establece la Ley.
-7-
Hace referencia a la utilidad práctica del archivo;

De carácter técnico en otras palabras, las características esenciales
que debe tener un archivo para que sea útil.
Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra

rápidamente lo que se busca y se consulta con
frecuencia.
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•En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma

ordenada todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su
perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar
las peticiones de consulta, procedentes de las diversas unidades
organizativas de la empresa.
•Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información a los
clientes, proveedores, a las Instituciones Públicas (por ejemplo,
Hacienda), a los trabajadores de la empresa, etc. De ahí la
importancia del archivo.
•Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de
fabricación, las escrituras, las nóminas y seguros sociales, los libros
y registros,... son elementos que la empresa debe archivar.
-9-
Consideraciones de archivo
A la hora de determinar un sistema de archivo, hay que tener en cuenta algunas
consideraciones:
1. El sistema sea de fácil utilización y que permita recuperar la información
rápidamente (puedes tener a un cliente esperando al teléfono).
2. Se debe realizar una selección adecuada de los documentos a archivar.
3. Se han de aplicar unas normas precisas y generales.
4. Debe ser económico en costes y espacio (rentable).
5. Tiene que ser flexible (después de todo, el volumen de información que manejas
puede cambiar y necesitas ser capaz de adaptarte al sistema que tienes; no
puedes comenzar un sistema nuevo cada vez).
6. Ha de ser continuamente revisado, verificando la eficacia de los métodos y
técnicas empleados.
7. Debe guardar los documentos seguros, protegidos contra el fuego, la humedad,
el polvo, la mala utilización, el desgaste, ladrones, virus, etc.
Cualquier sistema será bueno si además de tener en cuenta estas consideraciones,
lo utilizas correctamente. No cabe duda que el archivo puede ser aburrido, pero el
caos y la frustración será el resultado que obtendrás si no tienes en cuenta su
importancia.
-10-
TIPOS DE ARCHIVOS
Los archivos como tales prestan un servicio a la sociedad, pues
son el testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en
busca de datos.
Atendiendo a su Ubicación:
•Centralizado. En este caso toda la documentación de la

empresa se guarda en un único lugar físico, el archivo central,
del que se encarga un responsable y desde el que se atiende a
los distintos departamentos.
•Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la
documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo
de sus departamentos.
-11-
El sistema centralizado conlleva una serie de tareas burocráticas:
Cuando una sección o departamento necesita algún documento, lo
solicita por escrito al archivo central, que dispone de un modelo
estándar, en el que figuran datos sobre el departamento y la persona
que hace la solicitud, el tipo de documento, la fecha en la que se
entrega, así como la devolución.
Una vez entregado, se firma un recibí que permanece en la central, y
permite llevar un control de la documentación.
ARCHIVO CENTRAL
Solicitud de: Documento:

Nombre y Apellidos: Número de registro:
Departamento Datos del documento (clase, tipo, etc.)
Cargo:
Fecha de entrega:
RECIBÍ:
Tiempo previsto de consulta:
Fecha de devolución:
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Tipo de
Archivo Ventajas Inconvenientes
CLASES DE ARCHIVOS
•El espacio o superficie que ocupa es mejor
aprovechado
•Se tienden a burocratizar las labores archivísticas.
•Se unifican los criterios de clasificación u
•Todos los departamentos dependen de archivo
ordenación.
central, y tienen que acudir a él para cualquier
•Se elimina el riesgo de la posible pérdida o
Centralizado
consulta. MENOR OPERATIVIDAD.

extravío de los papeles, al haber un
•La dependencia de una central de archivo puede
responsable del archivo.
hacer que las gestiones se demoren. RETRASOS
•La documentación está concentrada en un
EN LA GESTIÓN.
solo lugar, y se comparten instalaciones,
•Es necesario disponer de algún sistema para
equipos y materiales. MENOR COSTE DE
controlar la documentación que se entrega a los
INSTALACIONES Y MATERIALES.
departamentos. MAYOR COSTE DE GESTIÓN.
•Se necesita menos tiempo para las tareas
de búsqueda de documentos. MENOR
COSTE DE MANO DE OBRA.
•Se reduce espacio a los departamentos, pues han

de ubicar el archivo en su superficie.
•Mayor proximidad y accesibilidad de cada
Descentralizado
•Pudieran surgir diferencias de criterios en las

una de las secciones a la documentación
normas de clasificación entre un departamento u
que manejan con frecuencia.
otro.
OPERATIVIDAD.
•Se multiplican los espacios, equipos, materiales y
•La localización es más rápida. RAPIDEZ EN
personal relacionados con los diferentes archivos.
LA GESTIÓN.
MAYOR COSTE GENERAL.
•Evita los trámites de petición de
•El personal que maneja los archivos, realiza
documentos. MENOR COSTE DE GESTIÓN
también otras tareas y no es especialista. MENOR
EFICIENCIA.
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TIPOS DE ARCHIVOS
Atendiendo a su Contenido o Titularidad:
Archivos públicos:
De la Biblioteca Nacional y regionales.
De la Administración General del Estado.
De la Administración Autonómica.
De la Administración Local.
Otros órganos de la Administración (órganos legislativos –
parlamentos, cortes generales y regionales -, determinados museos,
empresas públicas,…).
Archivos privados:
De empresas.
De instituciones religiosas
De partidos políticos y organizaciones sindicales.
Familiares y personales (de personajes sobresalientes: artistas,
militares, políticos…).
-14-
TIPOS DE ARCHIVOS
Atendiendo a la Edad del documento o Frecuencia de uso:
Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente o está

en trámite, se guarda en el archivo activo. Se deben realizar evaluaciones periódicas
de los documentos para decidir su traslado al archivo semiactivo. Corriente, Vigente
o de Gestión – documentos vivos.
Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se

extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo. Está constituido por
documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o
administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. Al
igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de los documentos,
para decidir su conservación permanente en el archivo inactivo o su eliminación
porque no se consideren de ninguna utilidad. Intermedios – de baja actividad.
Inactivos o Pasivos. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha

cumplido el tiempo que fija la ley para guardar libros, justificantes, correspondencia,
etcétera cuyo índice de consulta es muy bajo. También se guardan los archivos
históricos, sin vigencia administrativa. Definitivo, Histórico.
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TIPOS DE ARCHIVOS
Atendiendo al Tipo de Soporte utilizado:
•Microfilm
•Papel
•Digital o
Informatizado
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Etapas en el trabajo de un archivo
El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben

realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se
realizan en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son
posteriores a esta labor.
RECEPCIÓN  REGISTRO  DISTRIBUCIÓN 

CLASIFICACIÓN  CODIFICACIÓN  DEPÓSITO DE LOS
DOCUMENTOS  ENTREGA
Actividad: investigar por Internet cada una de ellas*
* La solución a esta actividad se encuentra en el PDF: Actividad 1_UD1_Conceptos_resuelta

-17-
Normas generales de utilización y organización del Archivo
A la hora de trabajar con el archivo tienes que tener en cuenta el establecer

ciertas normas o pautas de funcionamiento:
1. Cada empresa fijará el sistema de archivo que le resulte más conveniente.

2. Los jefes o responsables de cada departamento establecerán las normas que se
han de seguir para el archivo de los documentos.
3. Para decidir la forma de organizar un archivo hay que tener en cuenta la
información que se va a tratar y el tipo de soporte (papel, ficheros informáticos).
4. El criterio elegido debe permitir la localización rápida de los documentos.
5. Se han de emplear sistemas de ordenación y clasificación adecuados al tipo de
documentos de que se trate.
6. Es importante que todos los empleados de la empresa conozcan las normas de
utilización del archivo.
7. Las normas de organización del archivo no deben dejar lugar a duda,
equivocaciones o interpretaciones arbitrarias.
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8. El acceso a la documentación debe ser ágil y controlada para evitar extravíos de

documentos.
9. Se deberá disponer de medidas de seguridad que delimiten el acceso al archivo
de aquellas personas no autorizadas o personas ajenas a la empresa.
10. Si se trata de documentos muy valiosos es conveniente guardar una copia de los
mismos.
11. Se deberá disponer de los medios adecuados y seleccionar el material necesario
que permita proteger y conservar los documentos.
12. Las normas deben especificar la destrucción de los documentos que no son
necesarios conservar o que se ha cumplido el plazo de conservación.
13. Como norma, un documento jamás se debe extraer del fichero. Si es necesario se
fotocopia el documento a utilizar.
14. Si no tienes más remedio que extraer un documento original, deja en su lugar una
tarjeta explicando para que y donde se encuentra el documento en cuestión.
15. Utiliza un sistema simple de control de salida. Puede ser una simple tarjeta que ocupe
el lugar del fichero, indicando el asunto, el destino y la fecha de salida del mismo.
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Destrucción o expurgo de documentos
Para la destrucción de documentos se han de tener en cuenta las disposiciones legales,

complementarias y estudios que se hayan hecho sobre los mismos:
Libros oficiales:
De acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio, “los empresarios
conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado
en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Documentación mercantil:
Existe documentación archivada de carácter interno que no afecta a terceros, en este caso
resultaría inútil conservarla por el mismo plazo, y tan pronto los datos pierdan actualidad la
documentación debe ser eliminada.
Existe otro tipo de documentación que debe conservarse permanentemente, como, por
ejemplo, los documentos que acrediten la propiedad, por parte de la empresa, de cualquier
bien, ya sea muebles o inmuebles.
Documentación socio-laboral:
Los libros de visita y de matrícula tendrán que conservarse al menos cinco años a partir del
último asiento efectuado.
Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante todo
el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.
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Destrucción o expurgo de documentos
Existen diversos tipos de máquinas para destruir

los documentos, que los dejan reducidos a
virutas; siendo su reconstrucción imposible y
evitando así que la información destruida llegue
a la competencia o a personas que no deben
tener acceso a la misma, o bien se puede
realizar mediante la contratación de empresas
especializadas.
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Seguridad y confidencialidad de la información
Los archivos han de estar totalmente protegidos de la intemperie, incendios,

destrucción, robo y falsificación de personal no autorizado. Sin embargo, y a
pesar de los muchos sistemas, todos tienen algún aspecto que los hacen
vulnerables:
1. El papel puede arder, estropearse o doblarse, y, al ser extraído de un

archivo repentinamente, puede deteriorarse la impresión o la escritura.
2. Los soportes magnéticos han de ser protegidos tanto del frío como del
calor, de la humedad, de las influencias magnéticas y la manipulación
incorrecta.
3. La información que se encuentra en un archivo informatizado es más
fácil de copiar, alterar, mostrar o utilizar por personal no autorizado.
4. Cuando se reducen los archivos, son más fáciles de transportar y
ocultar.
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Seguridad y confidencialidad de la información
Algunas veces será necesario guardar duplicados en lugares separados, o

considerar que archivos son más importantes, y disponer para ellos de un
sistema más seguro de archivo. Para ello existen:
1. Taquillas, escritorios o cajones con llave.

2. Cajas o cámaras de seguridad.
3. Cajas de seguridad en bancos para escrituras, patentes, fórmulas, etc.
4. Almacenes especiales con garantías ante incendios u otros eventos.
5. Llaves o claves que bloquean el acceso a la memoria del ordenador
cuando el usuario no lo está utilizando.
-23-
Sistemas de registro y clasificación de documentos

Existen dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de
archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o

grupos, y Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden,
que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número.
Un sistema de archivo, para que sea correcto y eficiente, debe almacenar la

información de forma lógica y ordenada. Una decisión que has de tomar, sea el
que sea el sistema de archivo que utilices, es la de cómo clasificar tus
documentos. Antes de tomar una determinación, debes consultar con aquellas
personas que también utilizarán el archivo, para emplear el método más
conveniente.
En ocasiones, es el nombre de los clientes o proveedores lo más importante. Sin

embargo, si estás archivando facturas, por ejemplo, está claro que lo más
relevante son los números de facturas. Si, por el contrario, trabajas en una oficina
de ventas, es probable que el punto de referencia a tener en cuenta sea su
situación geográfica.
-24-
Cada clasificación es aconsejable para cada necesidad. Las más corrientes son:
-25-
Cada uno de estos métodos se pueden aplicar aisladamente o en

combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las
características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son

particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
 Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos

ambiguos.
 Que simplifique al máximo la entrada de los documentos.
 Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
-26-
• Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,

siguiendo el orden alfabético de alguno de sus
atributos: nombre de las personas u organizaciones,
formato, tipo de documento, etc.
• Para ello hay que determinar la palabra principal por la
que se ordena la cual se denomina palabra clave u
ordenatriz
• Es uno de los sistemas más conocidos y utilizado.
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NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
NOMBRES DE PERSONAS
En los nombres propios de personas individuales
tomaremos como palabra ordenatriz el primer apellido.
Sin Ordenar Ordenado
Margarita López Pérez López Pérez, Margarita
Carlos Turiel Crespo Rapado Ríos, Azucena
Azucena Rapado Ríos Turiel Crespo, Carlos
-28-
• Si coincide el primer apellido, se tomará el segundo

apellido para su clasificación, y si coinciden los dos
apellidos se tomará el nombre.
Aurora Torres Tobal Pelayo Ramos, Pedro
María Toribio Sarto Toribio Sarto, María
Rosa Torres Tobal Torres Tobal, Aurora
Pedro Pelayo Ramos Torres Tobal, Rosa
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• Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos,

etc., no se considerarán como criterios de ordenación.
Dra. Margarita Llopis Rojo Castaño Alonso, Tomás (Monseñor)
Capitán Luis Jambrina Torrens Díaz Chillón, Juan
Monseñor Tomás Castaño Alonso Jambrina Torrens, Luis (Capitán)
Juan Díaz Chillón Lloris Rojo, Margarita (Dra.)
-30-
• No se considerarán las preposiciones, las

contracciones y los artículos.
Antonio de la Parra García Panadero Lago, Marta
Marta Panadero Lago Parra García, Antonio (de la)
Marc Perelló (i) Candau Perello (i) Candau, Marc
Laura Salgado de la Vega Salgado Vega (de la), Laura
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• Los apellidos compuestos, separados por un guión, se

considerarán como un solo apellido.

Clara Díaz-Granados Fernández Díaz-Granados Fernández, Clara
J. Antonio Montero Ramos Díaz Lorenzo, Horacio
Horacio Díaz Lorenzo Fuente-Arias Bustamante, Andrés
Carlos Fuente-Aguilera Conde Fuente-Aguilera Conde, Carlos
Andrés Fuente-Arias Bustamante Montero Ramos, J. Antonio
-32-
• Los nombres extranjeros se clasifican por el primer

apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van,
Mac forman parte del apellido.
Michel Du la Rue Du la Rue, Michel
Lois Mac Fragertti Mac Fragertti, Lois
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NOMBRES DE EMPRESAS
• En las empresas se toma como palabra ordenatriz el

nombre de la misma, sin tener en cuenta su actividad o
dedicación.
Editorial Castro Carrascal, Ferretería
Perfumería Vaquero Castro, Edítorial
Ferretería Carrascal Vaquero, Perfumería
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• Si el nombre de la empresa contiene las palabras Hijos

de ..., Sobrinos de..., etc., se prescinde de ellos.
Viuda de Antonio Cortés Castro, Hijos de
Hijos de Castro Cortés, Viuda de Antonio
Herederos de Javier Pavón Pavón, Herederos de Javier
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• Para las empresas conocidas habitualmente por sus

siglas, tomaremos éstas para su clasificación.

CAMPSA (Compañía Arrendataria del CAMPSA
Monopolio de Petroleros S.A.)
ONU (Organización de Naciones Unidas) ONU
SEAT (Sociedad Española de Automóviles SEAT

de Turismo)
-36-
• Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán

según su denominación genérica.
Banco de Santander Banco de Santander
Ministerio de Fomento Caja España
Caja España Dirección Provincial de Educación

y Cultura
Dirección Provincial de Educación y Ministerio de Fomento
Cultura
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• Para las empresas extranjeras tomaremos la primera

palabra de su razón social.
British Airways Andersen and Young Company
Andersen and Young Company British Airways
British Petroleum Italiana British Petroleum Italiana
-38-
• Si el nombre de la empresa u organismo comienza con

un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de
realizar su clasificación.
Cafetería La Bolera Bolera, Cafetería La
Bar La Rana Verde Castellano, Mesón El
Mesón El Castellano Rana Verde, Bar La
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• Se le asignan códigos de números correlativos a los

distintos documentos que van a archivarse.
• Estos números pueden asignarse según el orden de
emisión, llegada o envío de la documentación.
• Requiere de la utilización de fichas o índices auxiliares
que relacionen el número con el documento.
-40-
• Es una combinación de los sistemas alfabético y

numérico.
• Se asignan letras y números a cada elemento de la
ordenación.
• La ordenación dependerá de la referencia clave del

código a usar:
-41-
• Si van en primer lugar los números seguidos de las

letras, se clasificará primero numéricamente y luego
alfabéticamente.
234DEF 120DMS
900MJB 234DEF
380LMJ 250DEF
250DEF 380LMJ
120DMS 900MJB
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• Si van en primer lugar las letras seguidas de los

números, se clasificará primero alfabéticamente y
luego numéricamente.
DEF234 DEF234
MJB900 DEF250
LMJ380 DMS120
DEF250 LMJ380
DMS120 MJB900
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• Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica

relacionada con los mismos (origen, destino, residencia, etc.)
• Con este sistema el criterio de clasificación puede ser el lugar
de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden:
país, autonomía, provincia, municipio, calle y, por último, el
nombre.
-44-
• 1.Andalucia • 6. Castilla y León
– Almería – Ávila
– Cádiz – Burgos
– Córdoba – León
– Granada – Palencia
– Huelva – Salamanca
– Jaén – Segovia
– Málaga – Soria
– Sevilla – Valladolid
• 2. Aragón – Zamora
– Huesca
– Teruel
– Zaragoza
• 3. Canarias
– Las Palmas de Gran Canaria
– Santa Cruz de Tenerife
• 4. Cantabria
– Cantabria
• 5. Castilla-La Mancha
– Albacete
– Ciudad Real
– Cuenca
– Guadalajara
– Toledo
-45-
• Con este sistema la documentación se ordena progresivamente de

forma ascendente o descendente, tomando como referencia la fecha de
entrada, la de vencimiento, la de creación, etc.
• Debemos utilizar siempre la misma fecha (normalmente la del
documento).
• Se debe mantener el criterio elegido el máximo tiempo posible.
• En el caso de que coincidiesen dos fichas con igual fecha, utilizaríamos
como sistema de clasificación auxiliar la clasificación alfabética.
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Fecha Sin Ordenar Fechas Ordenadas
26 de Septiembre de 2009 6 de Enero de 2009
7 de Julio de 2009 12 de Febrero de 2009
9 de Septiembre de 2009 14 de Febrero de 2009
25 de Mayo de 2009 3 de Marzo de 2009
14 de Mayo de 2009 10 de Abril de 2009
3 de Marzo de 2009 14 de Mayo de 2009
10 de Abril de 2009 25 de Mayo de 2009
6 de Enero de 2009 28 de Junio de 2009
14 de Septiembre de 2009 7 de Julio de 2009
20 de Septiembre de 2009 15 de Julio de 2009
30 de Julio de 2009 30 de Julio de 2009
12 de Febrero de 2009 6 de Agosto de 2009
12 de Diciembre de 2009 9 de Septiembre de 2009
6 de Agosto de 2009 14 de Septiembre de 2009
14 de Febrero de 2009 20 de Septiembre de 2009
28 de Junio de 2009 26 de Septiembre de 2009
15 de Julio de 2009 12 de Diciembre de 2009
-47-
• Con este sistema los documentos se agruparán en función

del tema que traten entendiendo por “materia” una
determinada característica común a todos los documentos
(motivo principal del documento).
• Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o
materias con los cuales podemos clasificar la documentación
recibida o generada.
• Una vez clasificado por el tema al que se refiere luego
ordenar los grupos según el criterio alfabético, numérico,
alfanumérico, cronológico…..
• Antes de comenzar a clasificar los grupos principales y los
subgrupos, deben estar bien identificados con el número/s o
letras/números asignados.
-48-
10. Informática (Hardware) 10. Informática (Hardware)

101 Accesorios 10A Accesorios
102 Agenda PDA 10B Agenda PDA
… …
109 Ordenadores 10F Ordenadores
109.1 Ordenadores Portátiles 10F.1 Ordenadores Portátiles
109.1.1 FUJITSI SIEMENS 10F.1.1 FUJITSI SIEMENS
109.1.2 HP 10F.1.2 HP
109.1.3 SONY 10F.1.3 SONY
109.1.4 APPLE 10F.1.4 APPLE
109.2 Ordenadores (PC) 10F.2 Ordenadores (PC)
109.2.1 DELL 10F.2.1 DELL
109.2.2 ACER 10F.2.2 ACER
109.2.3 SUPRATECH 10F.2.3 SUPRATECH
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Mantenimiento del archivo físico
Consiste en la ubicación física de los documentos en las denominadas
unidades de instalación: carpetas, cajas, mobiliario (estanterías, armarios)
RECOMENDACIONES GENERALES:
En cada puesto de trabajo deberán estar presentes sólo los documentos
en tramitación, los cuales se individualizarán por medio de carpetillas,
que pueden guardarse en un sistema de carpetas colgantes o
estanterías.
El resto de la documentación se ubicará en el mobiliario y/o áreas de las

dependencias designadas para ello, siendo una buena solución la
habilitación de un depósito, en caso de contar con espacio para ello.
Antes de introducir los documentos en sus unidades de instalación, se

procederá a identificarlos para saber su ubicación física. Para ello, se les
otorgará una signatura que haga referencia a la unidad de instalación
que lo contiene y su orden dentro de ésta.
-50-
Carpetas de uso para documentos en trámite

Carpetas simples. Es el tipo de carpeta más
utilizada, por lo que podemos considerarla como el
sistema de archivo por excelencia.
Carpetas clasificadoras. Son carpetas amplias divididas

por un sistema de fuelle o compartimientos con una etiqueta
cada uno, en orden alfabético, cronológico, etc.
Carpetas colgantes. Tipo de carpetas con dos

enganches de plástico en la parte superior de
cada solapa que permiten su colocación sobre
las guías de un bastidor con ruedas para su
ordenación y movilidad.
-51-
Carpetas Archivadoras de uso para documentos semi o inactivos
Tipo A-Z. Es el tipo más extendido de esta clase de
carpetas. Se encuentran prácticamente en todas las
oficinas y despachos. Una de sus principales ventajas,
aparte de su funcionalidad, es su buen precio y el
servicio que presta. Por lo general los documentos se
clasifican alfabéticamente en esta carpeta.
Con anillas. Tipo de carpeta con dos

anillas para archivar los documentos una
vez perforados. Lleva asociada una
especie de contenedor o caja que a su vez
sirve de archivo para tres o cuatro
carpetas más.
-52-
Mobiliario
Estanterías. Conjunto de baldas o estantes, como su
propio nombre indica, que instaladas horizontalmente
sirven para colocar y guardar los diferentes tipos de
carpetas o carpetas archivadores.
Armarios con carpetas

suspendidas. Clásico
mueble archivador con
un número determinado
de grandes cajones que
Armario sobre raíles. Son los grandes a su vez contienen las
grupos de estanterías que se desplazan carpetas en suspensión
a lo largo de unos rieles, dejando un que descansan sobre las
pasillo transversal, por donde tendrá guías.
acceso a dichas estanterías.
-53-
Mantenimiento del archivo informático
El documento electrónico de archivo es
el registro de información generada,
recibida y almacenada por medios
electrónicos y que permanece en estos
medios durante su ciclo vital.
Las fórmulas para guardarlos y hacerlos
accesibles no están normalmente
establecidas. Lo habitual, salvo en las
organizaciones donde se ha aplicado un
Sistema Integral de Gestión Documental,
es que el documento electrónico sea
solamente un estado intermedio que
sirve para la realización del documento
en papel.
Para que un documento electrónico sea considerado documento de archivo ha
de haber sido creado como resultado de la actividad de la empresa que lo
genera o recibe, de igual manera que el resto de la documentación de archivo.
Toda la metodología establecida para los documentos en papel es aplicable a
los procedimientos informáticos.
-54-
Los sistemas más utilizados hoy en día para archivar electrónicamente

todos los documentos del trabajo de oficina, como por ejemplo pedidos,
albaranes, facturas, estudios técnicos, correspondencia o faxes, etc., tanto
recibidos como emitidos, son las bases de datos y los escáneres de
oficina.
Con las bases de datos procesaremos toda la

información o documentación recibida, originada
y emitida por la empresa, y con el escáner
captaremos, prácticamente en la mayoría de los
casos, datos que llegan a la empresa del exterior
(cartas, facturas, pedidos, documentación
bancaria, reclamaciones, etc.). De este modo
habremos conseguido que absolutamente toda
la información reflejada en papel sea tratada
electrónicamente vía teclado o vía escáner, lo
que se conoce por como la oficina sin papeles.
-55-
Diseño de un Sistema de archivo informático integrado de los papeles de una oficina de
cualquier empresa para el que se ha utilizado una LAN con topología de estrella. La oficina sin
papeles o e-office.
-56-
Ventajas del e-office

Ahorro de costes (espacio para almacenamiento, papel, carpetas,
mobiliario…)
Sustitución de gran parte del papel por el soporte en forma digital

mediante la autentificación por medio de una firma electrónica que
garantice su valor legal.
Agilización y mayor seguridad en los procesos de trabajo.

Acceso simultáneo a la información (documentación, datos…) por parte
de los departamentos y/o empleados.
Las comunicaciones internas, tanto verticales como horizontales, son

inmediatas.
Mejora de la productividad por parte de los trabajadores.
-57-
Unidad Didáctica 2
Sistemas de archivo electrónico
-58-
Unidad Didáctica 2- SISTEMAS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
Conjunto de programas que facilitan al usuario las tareas más comunes de
funcionamiento del ordenador, realiza funciones de intérprete entre el usuario de
un ordenador y el hardware del mismo, ofreciendo un entorno más o menos
amigable para que el usuario pueda ejecutar programas encargándose de
gestionar todos los recursos del ordenador.
Sus objetivos son:
•Facilitar el uso del sistema informático.
•Uso del hardware de forma eficiente.
•Servir de plataforma y supervisar la correcta ejecución del resto de
programas.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS
Algunas de las características presentes en todo Sistema Operativo son:
Interfaz de usuario: respecto a los sistemas operativos, el interfaz de usuario se define como la
forma en la que el sistema operativo se comunica con el usuario; esto es, las pantallas
que presenta dicho SO.
Multitarea/monotarea: un sistema operativo se dice que es multitarea si es capaz de ejecutar
varias tareas o trabajos a la vez. En caso contrario, será monotarea.
Multiusuario/monousuario: un sistema operativo se dice que es multiusuario o monousuario en
función de si es capaz o no de gestionar la posibilidad de que varios usuarios accedan
bien al mismo equipo, bien al sistema.
n-bits: se dice que un sistema operativo es de n-bits cuando las instrucciones que ejecuta poseen
un tamaño de n bits.
Capacidad para emular a otros sistemas operativos: nos referimos aquí a la capacidad que
tienen ciertos sistemas operativos de simular que estamos en otros SO y poder ejecutar
así los programas preparados para estos últimos.
-59-
Principales Sistemas Operativos
D.O.S.: Sistema operativo original (Disk Operating System), que son las
siglas de Sistema Operativo de Disco. Fue de los primeros sistemas
operativos dirigidos a usuarios domésticos en funcionar, y lo hacía mediante
un disco que se introducía en el ordenador, con el contenido necesario para
poder trabajar.
MICROSOFT, con la versión MS-DOS
Principales casas IBM con la versión PC-DOS
fabricantes del D.O.S.: DIGITAL RESEARCH, posteriormente NOVELL con la
versión DR-DOS
MAC OS: Macintosh Operating System, creado por Apple Computer, fue el primer sistema operativo
con una interfaz gráfica de usuario en tener éxito. Se caracteriza por su total falta de una línea de
comandos, siendo un sistema operativo completamente gráfico, tan amigable que cualquier persona
puede aprender a usarlo en muy poco tiempo.
OS/2: hecho por IBM. Tiene soporte de 32 bits y su interfaz es muy buena. El problema que
presenta este sistema operativo es que no se le ha dado el apoyo que se merece en cuanto a
aplicaciones se refiere, no se han creado muchas aplicaciones que aprovechen las características
del SO, ya que la mayoría del mercado de software ha sido monopolizado por Windows.
-60-
Principales Sistemas Operativos

UNIX: El sistema operativo UNIX fue creado por los laboratorios Bell de
AT&T en 1969 y es ahora usado como una de las bases para la
supercarretera de la información (Internet). Es un SO multiusuario y
multitarea, que corre en diferentes ordenadores, desde
superordenadores, Mainframes, Miniordenadores, ordenadores
personales y estaciones de trabajo. Esto quiere decir que muchos
usuarios puede estar usando un mismo ordenador por medio de
terminales o usar muchos de ellos.
LINUX: sistema operativo de libre difusión, no es necesario pagar licencia. Basado inicialmente en
UNIX, este sistema viene acompañado de un código fuente. Fue creado y diseñado originalmente
por Linus Torvalds, y actualmente sigue desarrollándose por multitud de programadores de todo el
mundo bajo la coordinación del mismo.
Entre algunas de sus características, encontramos: Multitarea; Multiusuario; Multiplataforma (386-,
486-, Pentium, Pentium Pro, Pentium II/III/IV, Amiga, Atari); Multiprocesador; protección de la
memoria entre procesos, de manera que uno de ellos no pueda colgar el sistema, etc.
WINDOWS: Familia de sistemas operativos propietarios desarrollados por la empresa de software

Microsoft Corporation. Todos ellos tienen en común el estar basados en una interfaz gráfica de
usuario basada en el paradigma de ventanas, de ahí su nombre en inglés. Existen versiones para
hogares, empresas, servidores y dispositivos móviles, como computadores de bolsillo y teléfonos
inteligentes. Hay variantes para procesadores de 16, 32 y 64 bits. Desde hace muchos años es el
sistema operativo más difundido y usado del mundo, la mayoría de los programas (tanto
comerciales como gratuitos y libres) se desarrolla originalmente para este sistema. Todos los
fabricantes del planeta dedicados a equipos basados en procesadores Intel o compatibles con
éstos (excepto Apple) preinstalan Windows en su versión más reciente y todas sus variantes.
-61-
Sistema Operativo Windows
WINDOWS es la versión sucesora oficial de Windows 3.1 y Windows para trabajo
en grupo 3.11 y destaca por cambios significativos en el entorno de usuario, en la
forma de trabajo, así como por sus funciones y programas auxiliares (no olvidemos
que los “Windows” citados no eran sistemas operativos, sino entornos gráficos).
Entre algunas de sus características, tenemos:

Los nombres de ficheros y directorios (carpetas) en Windows (a partir de Windows 95) pueden
contener hasta 255 caracteres, blancos incluidos.
Las modificaciones en las diferentes versiones son de tal magnitud que es posible que varias
aplicaciones para Windows anteriores no se puedan ejecutar adecuadamente bajo Windows
actuales y tengan que ser reemplazadas por versiones actualizadas.
Windows permite realizar una misma acción -copiar un fichero, arrancar una aplicación, etc.- de
varias formas. El usuario puede decidir cuál de ellas le resulta más cómoda.
Windows es un sistema operativo muy grande que utiliza ficheros temporales que requieren mucho
espacio desde el mismo momento de la instalación. El equipo mínimo necesario para trabajar con
Windows (procesador, disco duro, memoria RAM, tarjeta gráfica, etc.) dependerá de la versión.
Windows ha sido diseñado para ser utilizado con el ratón. Aunque la mayoría de las operaciones se
pueden realizar también desde el teclado, el ratón proporciona el modo más directo cómo e intuitivo de
seleccionar y mover elementos en la pantalla.
Windows nos permite intercambiar información con el ordenador utilizando ventanas y cuadros de
diálogo. Una ventana es una zona especial que aparece en la pantalla del ordenador y que utilizan los
distintos programas para mostrarnos su contenido y permitirnos actuar sobre él para realizar nuestro
trabajo. Mediante los cuadros de diálogo, proporcionamos al programa la información adicional que
necesita para llevar a cabo las operaciones que deseamos realizar. -62-
Evolución del Sistema Operativo Windows
Windows 1.0: Microsoft lanza al mercado la primera versión de su S.O. Su promesa básica era descubrirnos todo lo
que Windows ofrecía, incluyendo las aplicaciones que hoy en día nos parecen de chiste, como el calendario, reloj,
block de notas y demás. Era la era de que el consumidor tenía poco más por donde salir que no fuese Windows.
Windows 3.1: La versión lanzada en 1992, con alguna que otra competencia en cuanto a S.O. La evolución fue el
principal argumento de venta, y la facilidad en el uso la estrategia para convencer a millones de usuario de que
ellos, eran los mejores.
Windows 95: Se lanza en el 95 y se basa fundamentalmente en explicar que Windows ofrece mayor capacidad de
procesamiento y sobre todo que es multitarea. A este punto Microsoft seguía siendo el rey de los S.O, pero
empezaban a apuntar altos sus competidores.
Windows 98: Se vende como tu vida en el ordenador, mostrando como Windows te hace la vida más fácil.
Windows 2000: Aprovechó aquello del efecto 2000 para lanzarse con una innovación en el sector de los negocios.
Una apuesta por llegar a los usuarios que tienen al marketing como principal modo de supervivencia.
Windows Me: lanzado en 2000, y era el análogo al Windows 2000 para el gran público. Consiguió un gran éxito y
aplano el camino a su sucesor, el que llegaría para revolucionar el mundo de los SO.
Windows XP: Solidez. Entorno Gráfico renovado. Y tú, como protagonista. Esos fueron los argumentos de venta del
SO Windows XP que lo posicionaron casi como el mejor por la época, en 2001, y que muchos usuarios de hoy en día
lo preferían al Windows Vista, antes de la llegada de Windows 7
Windows Vista: Una eterna promesa. Fue tal la expectación que lanzó el SO de Microsoft en 2006, que el resultado
fue una patética desilusión general de todos los usuarios. Demasiados problemas no resueltos, que muchos usuarios
decidieron cambiarse a la versión anterior, Windows XP.
Windows 7: Rápido y fácil de usar. Apto para los usuarios comunes. Se plantea como el actual SO de Microsoft que
tiene que lavar la imagen de la firma, la cual se gano grandes decepciones con la versión Vista. Parece que por ahora
funciona. Aunque pretender que sea el sistema operativo de los tablets puede que de algún disgusto. El tiempo lo
dirá.
-63-
Sistema Operativo Windows 7
-64-
Funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red
Concepto de Red Informática
Una red informática, también llamada red de ordenadores o red de computadoras, es

un conjunto de equipos informáticos conectados entre sí por medio de dispositivos físicos
que envían y reciben impulsos eléctricos u ondas electromagnéticas para el transporte de
datos y compartir información y recursos.
Este término también engloba aquellos medios técnicos que permiten compartir la
información.
-65-
Unidad Didáctica 2 - SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES
Clasificación de las redes
POR ALCANCE:
Las más comunes son:
 Red de área personal, o PAN (Personal Area Network) en
inglés, es una red de ordenadores usada para la comunicación
entre los dispositivos de la computadora cerca de una persona
 Red de área local, o LAN (Local Area Network), es una red que
se limita a un área especial relativamente pequeña tal como un
cuarto, un solo edificio, una nave, o un avión. Las redes de
área local a veces se llaman una sola red de localización. No
utilizan medios o redes de interconexión públicos.
 Red de área local inalámbrica, o WLAN (Wireless Local Area
Network), es un sistema de comunicación de datos inalámbrico
flexible, muy utilizado como alternativa a las redes de área
local cableadas o como extensión de estas.
 Red de área metropolitana (metropolitan area network o
MAN, en inglés) es una red de alta velocidad (banda ancha) que
da cobertura en un área geográfica más extensa que un
campus, pero aún así limitado. Por ejemplo, un red que
interconecte los edificios públicos de un municipio dentro de la
localidad por medio de fibra óptica.
 Redes de área amplia, o WAN (Wide Area Network), son redes
informáticas que se extienden sobre un área geográfica extensa
utilizando medios como: satélites, cables interoceánicos,
Internet, fibras ópticas públicas, etc.
-66-
Clasificación de las redes
POR TIPO DE CONEXIÓN:
Medios guiados
 El cable coaxial se utiliza para transportar señales

electromagnéticas de alta frecuencia que posee dos
conductores concéntricos, uno central, llamado vivo y uno
exterior denominado malla o blindaje, que sirve como
referencia de tierra y retorno de las corrientes; los cuales
están separados por un material dieléctrico que, en
realidad, transporta la señal de información.
 El cable de par trenzado es una forma de conexión en la
que dos conductores eléctricos aislados son entrelazados
para tener menores interferencias y aumentar la potencia y
disminuir la diafonía de los cables adyacentes.
 La fibra óptica se utilizan ampliamente en
telecomunicaciones, ya que permiten enviar gran cantidad
de datos a una gran distancia, con velocidades muy
superiores a las del cable convencional; un hilo muy fino de
material transparente, vidrio o materiales plásticos, por el
que se envían pulsos de luz que representan los datos a
transmitir.
Medios no guiados (inalámbricas)
 Red por radio es aquella que emplea la radiofrecuencia

como medio de unión de las diversas estaciones de la red.
 Red por infrarrojos, permiten la comunicación entre dos
nodos, usando una serie de leds infrarrojos para ello. Se
trata de emisores/receptores de ondas infrarrojas entre
ambos dispositivos, cada dispositivo necesita al otro para
realizar la comunicación por ello es escasa su utilización a
gran escala. No disponen de gran alcance y necesitan de
visibilidad entre los dispositivos.
 Red por microondas, es un tipo de red inalámbrica que
utiliza microondas (ondas electromagnéticas) como medio
de transmisión. -67-
Funciones básicas en entorno de Red
-68-
Unidad Didáctica 3
SISTEMAS GESTORES
DE BASES DE DATOS
-69-
Unidad Didáctica 3 - SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS
Conceptos básicos de una base de datos de Access
Una base de datos es una colección de información relacionada
con un tema u objetivo concreto, como el seguimiento de pedidos
de clientes o el mantenimiento de una colección de música,
permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.
Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener
información no visible como totales, tendencias o relaciones de
otro tipo. Debe permitir en principio:
•Introducir datos El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
•Almacenar datos •Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
•Recuperar datos y trabajar •Buscar y organizar la información necesaria
con ellos Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como
los nombres de productos o los números de pedidos.
•Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como
Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
•Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá
en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla
Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
•Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza
para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
•Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida como se relacionan los datos de una tabla con las demás
tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones
según sea necesario.
•Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. -70-
Unidad Didáctica 3 - SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS
Microsoft Access 2007
-71-

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Profesor: Augusto E. Acosta González

UD 1. Gestión de archivos, públicos y privados.

UD 2. Sistemas de archivo electrónico.

UD 3. Sistemas gestores de bases de datos.

Los archivos van unidos a la historia …nacen como una necesidad de la

La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas,

…por todo ello, se hace evidente la necesidad de conservar la

Se entiende por documento “la combinación de un soporte y la información

FINALIDAD DEL ARCHIVO

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Hace referencia a la utilidad práctica del archivo;

Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra

FINALIDAD DEL ARCHIVO

•En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma

•Centralizado. En este caso toda la documentación de la

Solicitud de: Documento:

consulta. MENOR OPERATIVIDAD.

•Se reduce espacio a los departamentos, pues han

•Pudieran surgir diferencias de criterios en las

Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente o está

Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se

Inactivos o Pasivos. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha

Atendiendo al Tipo de Soporte utilizado:

Etapas en el trabajo de un archivo

El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben

RECEPCIÓN  REGISTRO  DISTRIBUCIÓN 

Actividad: investigar por Internet cada una de ellas*

* La solución a esta actividad se encuentra en el PDF: Actividad 1_UD1_Conceptos_resuelta

Normas generales de utilización y organización del Archivo

A la hora de trabajar con el archivo tienes que tener en cuenta el establecer

1. Cada empresa fijará el sistema de archivo que le resulte más conveniente.

8. El acceso a la documentación debe ser ágil y controlada para evitar extravíos de

Para la destrucción de documentos se han de tener en cuenta las disposiciones legales,

Existen diversos tipos de máquinas para destruir

Los archivos han de estar totalmente protegidos de la intemperie, incendios,

1. El papel puede arder, estropearse o doblarse, y, al ser extraído de un

Seguridad y confidencialidad de la información

Algunas veces será necesario guardar duplicados en lugares separados, o

1. Taquillas, escritorios o cajones con llave.

Sistemas de registro y clasificación de documentos

Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o

Un sistema de archivo, para que sea correcto y eficiente, debe almacenar la

En ocasiones, es el nombre de los clientes o proveedores lo más importante. Sin

Sistemas de registro y clasificación de documentos

Sistemas de registro y clasificación de documentos

Cada uno de estos métodos se pueden aplicar aisladamente o en

Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son

En general, debe pretenderse:

 Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos

• Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,

Sin Ordenar Ordenado

Margarita López Pérez López Pérez, Margarita

Carlos Turiel Crespo Rapado Ríos, Azucena

Azucena Rapado Ríos Turiel Crespo, Carlos

• Si coincide el primer apellido, se tomará el segundo

• Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos,

Sin Ordenar Ordenado

Dra. Margarita Llopis Rojo Castaño Alonso, Tomás (Monseñor)

Capitán Luis Jambrina Torrens Díaz Chillón, Juan

Monseñor Tomás Castaño Alonso Jambrina Torrens, Luis (Capitán)

Juan Díaz Chillón Lloris Rojo, Margarita (Dra.)