Unidad I Gestion de Proyectos
Unidad I Gestion de Proyectos
Unidad I Gestion de Proyectos
Unidad I
INFOTEP 1
Unidad I: Conceptos Básicos de Gestión de proyectos
Contenido
INFOTEP 2
1.1 Definición de los Proyectos
La Norma internacional ISO 10006 define los proyectos como: “aquel proceso único,
que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de
inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos
específicos y requerimientos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo,
costo y recursos”
1
http://portal.ccss.sa.cr/portal/page/portal/Gerencia_Administrativa/SistemasAdministrativos/Normativa/Tab
2/M%F3dulo1ConceptosBasicosdeProyectoysuVinculacionInstitucional.pdf
INFOTEP 3
Las fases uno y dos corresponden a lo que conocemos como formulación y
evaluación del proyecto, las 3, 4, y 5 corresponden a la gestión del proyecto,
mientras que las 6 y la7 son propiamente la operación de la actividad que ha sido
sujeta del proyecto.
Evidentemente que lograr este equilibrio, requiere que el administrador del proyecto
emplee técnicas apropiadas al ciclo administrativo (planificación, Organización,
Dirección y Control) que le permitan llegar al objetivo dentro de las restricciones que
le plantea el contexto en que se desempeña.
INFOTEP 4
1.4 Procesos de Gestión del proyecto
El Project ManagmentInstitute (PM) ha planteado en su metodología agrupar los
procesos que se realizan en la Gestión de proyectos en cinco grandes categorías
que son:
Gestión de Integración:
El objetivo principal es asegurar que los diferentes elementos del proyecto estén
debidamente coordinados y consiste en desarrollar el plan del proyecto que es una
guía que puede ser utilizada en dos aspectos:
INFOTEP 5
Gestión del Alcance (ó ámbito)
Se define alcance del proyecto como la combinación de los objetivos del proyecto
más el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y
servicios que deben ser realizados en el proyecto).
El fin es asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y que no se
incluyen tareas innecesarias. Es una revisión sobre las tareas necesarias para
lograr los objetivos.
Se elabora un documento escrito que contiene el alcance y que sirve de base para
tomar decisiones, durante el proyecto, incluido, la determinación de cuando una fase
está completa.
Proyecto
Tarea 1 Tarea 2
subtarea a
Subtarea b
PAQUETE DE PAQUETE DE
TRABAJO 2 TRABAJO 1
Actividad 1 Actividad 2
Esta subdivisión permite dividir el trabajo en forma efectiva, a fin de poder lograr los
objetivos. Las actividades son la parte del trabajo que consumen tiempo, aunque no
necesariamente alguien tenga que hacerla, por ejemplo, una actividad puede ser
esperar a que seque la pintura.
Este calendario se utiliza como elemento de control para saber si el proyecto avanza
en el ritmo esperado o no.
INFOTEP 6
Se utilizan graficas como la de Gantt que permiten ver la secuencia de las
actividades y el tiempo que deben durar; así como se realizan análisis para saber
cuáles actividades no pueden atrasarse para lograr terminar a tiempo el proyecto.
Uno de estos análisis es la construcción de un diagrama PERT
Gestión de la Calidad
Persigue asegurar que el proyecto satisface los requerimientos con los cuales fue
concebido. Para esto se debe:
También se debe diseñar un sistema que permita reportar la ejecución del proyecto
de forma que todos los equipos sepan cuál es el estatus de progreso.
Gestión de Riesgos
En cualquier actividad que se realiza hay riesgos, que se presentan y es menester
de la gestión preverlos y prepararse para la eventual presencia de estos. Por esto
INFOTEP 7
en la Gestión de riesgos se trata de identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos
del proyecto. Incluye maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos
positivos y minimizar las de eventos negativos.
Se trata de
Gestión de Adquisiciones
Esta parte tiene que ver con la compra de bienes y servicios fuera de la
organización que son necesarios para realizar con éxito el proyecto.
Se trata de:
INFOTEP 8
Es importante entender que si se ajusta un lado de este triángulo los otros dos lados
tendrán también que ajustarse. Por ejemplo, si se requiere reducir el tiempo,
evidentemente que habrá un cambio en los costos y posiblemente un cambio en el
alcance que se desea lograr. Lo mismo pasaría si intentamos mover cualquier otro
de los lados.
Casi siempre, tenemos un lado fijo en el triángulo, es decir que uno de los tres
elementos no se puede mover. Puede ser el tiempo, puede ser el dinero o puede ser
el alcance, dependiendo del contexto en que se ejecuta el proyecto.
Una vez que se sabe el lado fijo, ya el que gestiona el proyecto sabe lo que puede
modificar en caso de que se presente un problema. Si el problema se presenta en el
lado que está fijo, debe trabajar con los otros dos lados. Por ejemplo si el problema
es que el presupuesto está fijo y se ha sobrepasado, debe trabajar con el tiempo y/o
con el alcance para resolverlo.
Este software,
diseñado y
comercializado por
Microsoft sirve
para administrar
proyectos,
permitiendo de
forma eficiente
realizar las funciones básicas de la administración de proyectos en las distintas
fases que hemos visto anteriormente. El esquema que presenta está bastante
alineado con los postulados del Project ManagmentInstitute que hemos visto
anteriormente.
INFOTEP 9
El esquema general que sigue, es desarrollar un plan, introducir las actividades que
este conlleva, asignar recursos, obtener un presupuesto y actualizar los porcentajes
de logro que se van obteniendo en cada momento.
Se presentan gráficas del proyecto y se pueden hacer reportes sobre el avance del
mismo.
Existen otros programas que permiten realizar la misma función que este y muchos
son de código libre, se sugiere al lector hacer búsquedas sobre este tipo de
programas que se utilizan con cierta frecuencia.
Para ver cómo podemos gestionar un proyecto usando Microsoft Project, lo haremos
usando un proyecto para la implementación de un curso de Ergonomía que se dará
en una fecha posterior, e iremos desarrollando cada paso para este proyecto y
luego usted hará lo mismo con algún proyecto que decida planificar.
INFOTEP 10
Lo que procede es introducir la información necesaria sobre el proyecto haciendo
clic en la pestaña de proyectos, que marcamos con un círculo rojo y se despliega la
siguiente pestaña y hacemos clic en información de proyectos. Para obtener el
siguiente cuadro de dialogo en que podremos ingresar la información relevante al
proyecto
INFOTEP 11
Para agregar información adicional, podemos hacer clic en la pestaña de Archivo y
luego en información y el panel que está a la derecha hacer clic en información del
proyecto y luego en propiedades avanzadas, para agregar más información sobre el
proyecto.
2 3
INFOTEP 12
1.9Las tareas del Proyecto
Como habíamos dicho anteriormente el proyecto está compuesto de tareas, y estas
a su vez de subtareas, que se desglosan en paquetes de trabajo y a su vez estos
paquetes de trabajo tienen las actividades que necesitamos llevar a cabo.
Evidentemente que todos los proyectos no tienen necesariamente que tener este
desglose.
INFOTEP 13
En Microsoft Project el ingreso de las tareas es muy directo, y parecido a lo que
hacemos en Excel. Se hace clic en la pestaña tarea y obtenemos la siguiente
pantalla.
Nota: Posiblemente cuando despliegue esta pantalla no le salen todas las columnas
debido a que parte del espacio lo ocupa el diagrama Gantt de estas tareas, solo
tiene que correr el diagrama para que pueda ver todas las columnas.
INFOTEP 14
a. Las tareas se pueden jerarquizar utilizando las flechas que aumenta o
disminuye la sangría y que está en la parte superior.
INFOTEP 15
f. Las tareas se pueden vincular de forma tal que el inicio de una esté en
función de la otra. Hay varias formas de vincularse, puede que una
tarea empiece cuando termina la otra, etc. Esto se hace sombreando
las tareas que se quieren vincular y a continuación hacer clic en el
símbolo que mostramos a continuación. Cuando una tarea se quiere
dividir en dos partes se utiliza el símbolo de dividir la tarea.
Vincular Tareas
f) Las dos siguientes columnas piden las fechas de inicio y termino. En el modo
manual las fechas de inicio y término se ingresan, sin embargo en el modo
automático estas fechas las determina el programa tomando en cuenta la
vinculación entre las tareas y las precedencias que se fija más adelante.
INFOTEP 16
luego al símbolo amarillo que permite hacer
las anotaciones adecuadas a la tarea.
INFOTEP 17
1.10 Diagrama de Gantt
El resultado inmediato que obtenemos al digitar las tareas, sus vínculos, duración y
fechas de inicio y término es un diagrama Gantt que se muestra a la derecha del
panel en el que hemos digitado.
Este diagrama está compuesto de una línea de tiempo en el eje horizontal y las
tareas en el horizontal, mostrando con barras, el inicio y fin de cada tarea y su
vínculo con otras. Es la herramienta visual más utilizada en la Gestión de proyectos.
INFOTEP 18
Microsoft Project permite calcular fácilmente la Ruta Crítica y considera que una
tarea pertenece este conjunto cuando se presentan una o más de las siguientes
condiciones.
5. Se desplegará un diagrama
INFOTEP 19
Gantt en el que aparecen tareas con barras azules, estas no son críticas y
tareas con barras Rojas que serían las críticas.
Se recomienda hacer el análisis de la ruta crítica
Tan pronto se han digitado las tareas y se les ha incluido sus duraciones.
Que verifique regularmente la ruta crítica, ya que esta va cambiando a
medida que las tareas van concluyendo.
Le preste mucha atención a las tareas de la ruta crítica.
Determinar si hay tareas que debido a su atraso pueden convertirse en
críticas.
Las tareas que pueden atrasarse, pueden ceder recursos para las que
pertenecen a la ruta crítica.
Captura de pantalla en que se muestran las tareas de la ruta crítica en color rojo.
INFOTEP 20
1.12 Bibliografía
Enlaces Interesantes
www.eoi.es/.../PARTE_I._FUNDAMENTO.
www.inf.utfsm.cl/.../Gestion/PMBOK-Apunt..
http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pgsi/doc/teo/4/pgsi-t4.pdf
www.ucema.edu.ar/...Proyectos/MEP-Sema
http://www.degerencia.com/articulo/fundamentos_de_gestion_de_proyectos_efectiv
a
INFOTEP 21