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TEMA 22 LOS ARCHIVOS Pga
TEMA 22 LOS ARCHIVOS Pga
CONCEPTO DE ARCHIVO
Dos son las acepciones con las que los autores definen el archivo:
Definición de archivo
Podemos definir el archivo cómo el lugar dónde están debidamente ordenados y clasificados los
documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa,, con el objetivo de asegurar su
custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
Se deben establecer unas normas concretas respecto a la custodia o conservación de los documentos
que el personal ha de respetar o seguir , así como establecer unos criterios de organización hacia el propio
archivo, como puede ser dividido en niveles dependiendo, por ejemplo, de la frecuencia de la consulta.
CLASES DE ARCHIVO
Los archivos como tales prestan una serie de servicios a la sociedad, pues son el testimonio de
tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos. A nivel general y atendiendo al tipo de
documentos que contienen podemos distinguir:
Catedralicios
Monásticos
Diocesanos
Administración central
Administración autonómica
Administraciones locales
ARCHIVOS CONVENCIONALES
A) Mobiliario
El mobiliario utilizado en los archivos puede clasificarse básicamente del siguiente modo:
- Estanterías, conjunto de estantes que instaladas horizontalmente sirven para colocar y guardar los
diferentes tipos de carpetas
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- Estanterías modulares, muy parecidas a las anteriores, contienen una serie de cajas de plástico de
colores donde podemos archivar y guardar la información.
Tanto a estas estanterías como a las otras se les puede añadir persianas como medida de seguridad
- Armarios con carpetas suspendidas, clásico mueble archivador metálico con un número
determinado de grandes cajones que a su vez contienen las carpetas en suspensión que descansan sobre las
guías
- Armario sobre raíles, son los grandes grupos de estanterías que se desplazan a lo largo de unos
raíles, dejando un pasillo transversal a voluntad del empleado por donde tendrá acceso a dichas estanterías.
- De seguridad, las empresas poseen información que es vital para su seguridad. Existe un mobiliario
específico para protegerla como muebles antitérmicos o con clave de acceso.
B) Convencionales
CARPETAS
Carpetas Clasificadoras, son carpetas amplias divididas por un sistema de fuelle con una
etiqueta cada uno, en orden alfabético, cronológico etc.
Carpeta simple, es el tipo de carpeta más utilizada, por lo que podemos considerarla como el
sistema de archivo por excelencia
Carpetas colgantes, tipo de carpetas con dos enganches de plástico en la parte superior de
cada solapa que permiten su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas.
CARPETA ARCHIVADOR
Tipo A-Z, es el tipo más extendido de esta clase de carpetas, se encuentra prácticamente en
todas las oficinas y despachos. Dispone de dos fuertes ganchos de medida estandarizada para
la perforación del papel.
Una de sus principales ventajas es su buen precio y el servicio que presta. Por lo general los
documentos se clasifican de manera alfabética en esta carpeta, Se adquieren inseparablemente
de una caja contenedora para su fácil colocación en las estanterías
Con anillas, tipo de carpeta con dos anillas para archivar los documentos ya perforados.
Lleva a su vez una especie de caja que a su vez sirve de archivo para tres o cuatro carpetas
más.
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3. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO
A continuación, pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro. Según
su futura movilidad y/o los criterios dictados
Hay documento en la oficina que estarán depositados en las bandejas de la mesa en espera de su
manipulación Posiblemente ese documento pase más tarde a una carpeta simple a una carpeta colgante
correspondiente en su correspondiente mueble archivador
Una vez que la documentación haya dejado de ser útil se dejará en el archivo semi-activo para que
cuando así lo decida el responsable del mismo y según normas dictadas, se pase a pasivo o definitivo
Realmente no existe una normativa para la regulación de los archivos. Cada empresa adoptará
aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus necesidades, que normalmente están dictadas por el
jefe/a de a oficina, departamento, de archivo, etc
Una vez que la empresa haya establecido esas normas de utilización es muy importante que los
empleados las sigan para evitar errores y pérdidas de tiempo
Si los documentos son extraídos del archivador, dejar en el espacio físico que ocupaba una
ficha de referencia, en el que se indicará la fecha,, el departamento y la persona que se lo
llevó.
No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
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.4. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN, CONSERVACIÓN, ACCESO,
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
La clasificación constituye la base del sistema del archivo empresarial. Sin una clasificación los datos
y las informaciones serían difícilmente interpretables
La clasificación numérica
La clasificación alfabética
La clasificación geográfica
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Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad, utilizaríamos como
criterio el nombre de la calle donde residan, seguido del nombre o razón social.
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Clasificación temática
- Los documentos se agruparán en función del tema en que se traten, entendiendo por materia una
determinada característica común a todos los documentos
- Una vez definidos los temas, dentro de cada uno la clasificación puede realizarse en función de los
siguientes criterios:
Clasificación cronológica
Los trabajos de oficina y entendemos por éstos los que se realizan no sólo para la captación y registro
de datos, como clasificación, apuntes contables, etc. sino también los que sirven para controlar procesos
productivos, estudios mercados, estudios tecnológicos y en definitiva trabajos que una vez elaborados van a
aportar información valiosa para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de disponer de unas
medidas de seguridad para su transmisión.
Es conveniente saber:
Las respuestas a estos interrogantes varían dependiendo de cómo esté estructurada la empresa y su
organización.
La que establezca los controles y filtros de acceso a la información que incida en el desarrollo
de las actividades vitales para la empresa.
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C) Necesidad de conservación de la documentación
Dos de las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la
documentación son;
Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con los que se encuentran las
empresas en su actividad burocrática que son las demoras en la localización de los documentos
solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario
4. EL ARCHIVO INFORMÁTICO
Si la informática sirve para racionalizar el trabajo administrativo, podemos decir que ha
revolucionado la tecnología de los archivos en cuanto a la gestión archivística se refiere.
Para cubrir las necesidades de optimizar las tareas de datos de una empresa consiste en utilizar los
paquetes integrados, que no son más que aplicaciones de gestión relacionadas entre sí. Se trata de :
Procesadores de texto
Hojas de cálculo
Bases de datos
Cierto es que la propia informática nos devuelve papel o documentos que hemos de archivar. Existen unos
sistemas de archivos electrónicos para archivar documentos como pedidos, facturas, albaranes tanto
recibidos como emitidos. Son las bases de datos y los escáner de oficina:
Con las bases de datos procesaremos toda la información recibida, originada y emitida por la
empresa
Con el escáner captaremos, prácticamente en la mayoría de los casos, datos que llegan a la empresa
del exterior. De este modo habremos conseguido que toda la información reflejada en papel sea
tratada electrónicamente.
No obstante, se conservará el original de aquella página o páginas solamente cuando están firmadas de puño
y letra por el emisor
Los medios que actualmente se utilizan para almacenar los documentos escaneados, tanto de texto como de
imágenes, son:
Los discos ópticos
Las cintas magnéticas
Las unidades ZIP
Para guardar los discos de 3,5, los CD y DVD, existen en el mercado diversos accesorios, tales como los
estuches flexibles con o sin cremallera y los archivadores rígidos entre los que s encuentran los tipo torre,
escalera y cajas apilables
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5. CONTROL DEL ARCHIVO
El control del archivo va ligado al movimiento de los documentos, es decir, al trasvase de los
papeles de un archivo a otro
Los documentos que se encuentran en el archivo activo, sabiendo que éste es un lugar de mero
tránsito para los papeles, no deberían permanecer en él más tiempo del imprescindible para la realización de
las operaciones habituales con esos documentos
El archivo semi-activo recepcionará los documentos y los clasificará de acuerdo con las normas
establecidas en la empresa. El/ la responsable del archivo semi-activo tomará como referencia esta normas