3 Operaciones Con Archivos

3.
Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos, como Abrir, Nuevo, Guardar,
Guardar como y Cerrar, para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar
con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran
en el menú Archivo.
3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en
otra ocasión para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para realizar cualquier
operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
disco. Esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda
una copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo
 Para almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic en el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos
seleccionada la opción Este PC. De esta manera el archivo se almacenará en la
memoria de nuestro equipo. Veremos otras opciones en temas posteriores.
Pulsamos el botón Examinar. .
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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro

Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una
nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado sin cambiar el documento original tendrás que
seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu
archivo.
Y por último haz clic sobre el botón Guardar.
3.2. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para
no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento
recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias
formas.
 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo
2
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no

almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos
dará a escoger entre tres opciones:
- Cancelar: El archivo no se cierra.
- Guardar: Se guardan los cambios y luego se
cierra el archivo. Si aún no se había guardado
aparecerá el cuadro Guardar como para
asignarle un nombre y ubicación.
- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los
cambios realizados desde la última vez que
guardamos.
 Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú

superior.
3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro
libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes
pasos:
 Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.
3
 O bien utiliza la combinación de teclas CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:
Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.
3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
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Por defecto tendremos seleccionada la opción Recientes, que nos muestra en el
menú de la derecha una lista de libros de trabajo abiertos anteriormente.
Estarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más
recientemente utilizado.
 Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes

haz clic sobre la chincheta Fijar que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará
en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
Seguidamente en el menú de la derecha hacemos clic
sobre el botón Examinar.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
5
Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un
clic y después pulsa el botón Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros

archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida
que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que
coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre él.
Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema
operativo que utilices.

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3.1. Guardar un libro de trabajo

Pulsamos el botón Examinar. .

Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro

3.2. Cerrar un libro de trabajo

 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no

 Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

 Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

 Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros

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