Procedimiento Control de Documentos y Registros
Procedimiento Control de Documentos y Registros
OBJETO:
Describir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se deben controlar los
documentos de origen interno y externo requeridos por el Sistema de Gestión de Sostenibilidad.
2. ALCANCE:
3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Responsabilidad: Implementar el procedimiento
4. DEFINICIONES:
4.3. COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un
proceso/área, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la
versión debe ser actualizada.
4.4. COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de
información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de
versión.
REVISO APROBO
FECHA FECHA
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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:
4.8. DOCUMENTO ELECTRONICO: Documento digital que se conserva vía correo electrónico
y/o en archivos.
4.9. DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido con los términos de conservación
de los registros o documentos; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico,
microfilmación, entre otros.
4.13. INSTRUCTIVO: Documento que describe detalladamente las acciones que deben
ejecutarse en una tarea específica, su secuencia y el responsable de realizarla.
4.14. PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso y los
responsables de su ejecución.
4.16. PROTEGER: Asegurar la integridad de los registros durante toda su vida útil.
4.17. REGISTROS: Formato que ha sido diligenciado y que permite evidenciar la realización de
las actividades planificadas
4.18. REGISTRO FISICO: Son los editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro, y
cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan.
4.19. RECUPERAR: Actividad que permite identificar o consultar los registros con prontitud,
cuando sean requeridos.
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FECHA:
5. CONDICIONES GENERALES
Todos los funcionarios bajo el alcance del SGS que elaboren un documento, deben ceñirse al
presente “Procedimiento Control de Documentos y Registros”
Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento que sean publicadas por
el responsable de la documentación.
La elaboración de los Documentos del SGS deben seguir los formatos establecidos: “Plantilla
Procedimiento”, “Plantilla Instructivo ”, “Plantilla programa ”, con la salvedad que por
expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validación del
servicio, para este caso sólo el responsable de la documentación aprueba la adecuación del
formato.
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FECHA:
Las revisiones a los documentos del SGS deben ser realizadas por el personal que aplica
máximo cada dos años desde su última fecha de aprobación o cuando las necesidades de la
operación y la mejora continúan así lo indiquen.
Después de elaborar el documento, revisar por las partes interesadas, el documento debe
pasar
para aprobación.
Todo documento que ingresa al sistema como nuevo será codificado de acuerdo con los
siguientes criterios:
Manual MA
Procedimiento PT
Formato FO
Matriz MZ
Plan PL
Programa PR
Instructivo IN
Ficha FT
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Gerencia GE
Comercial CO
Financiera FI
Compras CP
Mantenimiento MA
Operativa OP
Talento Humano TH
Tercer campo. Dos caracteres numéricos que indican el número consecutivo de los
documentos, de cada uno de los tipos de documentos.
Ejemplo.
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FECHA:
Para solicitar la actualización de un documento del SGS, el representante del proceso que le
aplica al documento solicita al responsable de la documentación, quien aprueba el cambio si lo
considera conveniente, el cual procede a crear la nueva versión del documento sometiéndose al
mismo proceso de revisión y aprobación que el documento original.
Los cambios en los documentos del SGS, se deben identificar con letra color azul y debe
cambiarse la versión.
6. Control Registros:
Los registros diligenciados en medio físico deben ser diligenciados con tinta, en caso de
presentarse errores no utilizar corrector, ni tachones; se debe colocar una raya encima del
error, de tal manera que se pueda visualizar lo que dice y al lado se coloca el dato correcto.
Todas las alteraciones a los registros deben ser firmadas por la persona que realiza la
corrección. En caso de registros guardados electrónicamente el error se tacha y se coloca en
rojo y al lado el valor correcto con el nombre de quien lo corrigió entre paréntesis
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FECHA:
Todos los campos de los registros tanto en medio electrónico como físico deben de
diligenciarse, en caso de que no aplique, se debe utilizar la abreviatura N.A.
Se identifican con el logo del Hotel, nombre del formato, el código, la versión, la página y la
fecha de última aprobación y revisión y se ingresan al registro “Control de la documentación”
Los registros del SGS se conservan en el archivo central, en carpetas electrónicas o en medio
físico durante al menos un año a partir de la fecha de recepción, salvo que un acuerdo
contractual o los requisitos legales exijan un periodo mayor.
Los registros electrónicos del SGS se protegen en medio electrónico en la carpeta del requisito
al que pertenecen:
Los registros en medio físicos se almacenan en las bibliotecas de la oficina, en lugares limpios y
condiciones apropiadas que no permiten el deterioro del archivo, esto es libre de polvo,
humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación.
Cabe anotar que para respaldar tanto la información del cliente como del SGS se realiza
Backup Semanal Y Nube
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FECHA:
Los registros del SGS una vez cumplen el tiempo de almacenamiento se archivan en medios
magnéticos ó medio físico de acuerdo con lo dispuesto en el registro “Control de la
documentación.
7. CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIÒN
MANUALES
PROCEDIMIENTOS
PLANES
FICHAS
INSTRUCTIVOS
PROGRAMAS
FORMATOS
DOCUMENTOS SOPORTE O
REFERENCIA.EXTERNOS
ANEXOS:
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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:
Control de la documentación
Plantilla Procedimiento
Plantilla Instructivo
Plantilla de programas
Plantilla Formato Word
Plantilla Formato Excel
REVISO APROBO
FECHA FECHA