LOGO HOTEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CÓDIGO:

DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:

FECHA:

OBJETO:

Describir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se deben controlar los
documentos de origen interno y externo requeridos por el Sistema de Gestión de Sostenibilidad.

Asegurar que la información permanezca legible, fácilmente identificables y recuperable. Incluye

establecer criterios de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas en el hotel

3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES.

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Responsabilidad: Implementar el procedimiento

LIDER DEL Controlar el sistema documental

SISTEMA DE
GESTION Autoridad: Aceptar o rechazar documentos. Decidir qué
documentos se imprimen y a Quién

4. DEFINICIONES:

4.1. ARCHIVADOR: Mueble utilizado para el almacenamiento de documentos o registros.

4.2. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS: Define el sitio en el cual se archivó temporalmente

o definitivamente un registró.

4.3. COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un
proceso/área, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la
versión debe ser actualizada.

4.4. COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de
información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de
versión.

4.5. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Para los efectos de éste

procedimiento, se entiende que el término documentos incluye: Manual, Procedimiento, matriz,
programas, Instructivos, Formatos.

REVISO APROBO
FECHA FECHA
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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

4.6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA: información de origen externo con destino interno.

Normas técnicas Colombianas, normas internacionales, catálogos, Decretos, Leyes,
Resoluciones, planos, catálogos etc.

4.7. DOCUMENTACIÓN INTERNA: información de origen interno con destino externo.

4.8. DOCUMENTO ELECTRONICO: Documento digital que se conserva vía correo electrónico
y/o en archivos.

4.9. DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido con los términos de conservación
de los registros o documentos; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico,
microfilmación, entre otros.

4.10. DOCUMENTO OBSOLETO: Información y su medio de soporte que se encuentra

reemplazada por una versión actualizada.

4.11. DOCUMENTO CONTROLADO: Es un documento original que pertenece al Sistema de

Gestión, que se encuentra revisado, aprobado, identificado, publicado y actualizado

4.12. FORMATO: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

4.13. INSTRUCTIVO: Documento que describe detalladamente las acciones que deben
ejecutarse en una tarea específica, su secuencia y el responsable de realizarla.

4.14. PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso y los
responsables de su ejecución.

4.15. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Documento en donde se describe la manera

específica de realizar la actividad.

4.16. PROTEGER: Asegurar la integridad de los registros durante toda su vida útil.

4.17. REGISTROS: Formato que ha sido diligenciado y que permite evidenciar la realización de
las actividades planificadas

4.18. REGISTRO FISICO: Son los editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro, y
cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan.

4.19. RECUPERAR: Actividad que permite identificar o consultar los registros con prontitud,
cuando sean requeridos.

4.20. TEXTO CONTROLADO: Es un documento que contiene información básica de interés

para el Sistema de Gestión que requiere control de distribución, actualización, modificación,
manejo de obsoletos como son la estructura organizacional, procedimientos, programas,
matrices, instructivos, y los registros.

REVISO APROBO
FECHA FECHA
 LOGO HOTEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CÓDIGO:
DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

4.21. TIEMPO DE RETENCION: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos

deben permanecer en el archivo de gestión.

4.22. VERSIÓN: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (0.1).

5. CONDICIONES GENERALES

Todos los funcionarios bajo el alcance del SGS que elaboren un documento, deben ceñirse al
presente “Procedimiento Control de Documentos y Registros”

Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento que sean publicadas por
el responsable de la documentación.

5.1. Control Documentos:

5.1.1. Elaborar Documentos:

La elaboración de los Documentos del SGS deben seguir los formatos establecidos: “Plantilla
Procedimiento”, “Plantilla Instructivo ”, “Plantilla programa ”, con la salvedad que por
expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validación del
servicio, para este caso sólo el responsable de la documentación aprueba la adecuación del
formato.

Los procedimientos contienen:

 Objetivo: Describe lo que se desea lograr con la aplicación del procedimiento.

 Alcance: Son los límites, marco de aplicación o restricciones del procedimiento.

 Responsabilidades y Autoridades. Quienes toman decisiones y cuáles son las

responsabilidades

 Definiciones: Definición de términos relacionados con el procedimiento

 Condiciones generales. Es la descripción de condiciones, responsabilidades y aspectos

relevantes a tener en cuenta en el procedimiento.

REVISO APROBO
FECHA FECHA
 LOGO HOTEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CÓDIGO:
DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

 Descripción del procedimiento (cuando se requiera): Es la secuencia de actividades para

realizar un proceso y en ellas se detalla qué, quién, cómo, cuándo, dónde y con qué se
realizan las actividades. Cuando se requiera

 Anexos: Son los documentos que se adjuntan al procedimiento para un mejor

entendimiento de éste.

En los procedimientos aparece en todas primeras páginas: Encabezado

Logotipo del hotel
Nombre del documento
Código del documento
Versión
fecha
Pie de página; Revisó, fecha, aprobó, fecha

5.1.2. Revisar Documento:

Las revisiones a los documentos del SGS deben ser realizadas por el personal que aplica
máximo cada dos años desde su última fecha de aprobación o cuando las necesidades de la
operación y la mejora continúan así lo indiquen.

5.1.3. Aprobar Documento:

Después de elaborar el documento, revisar por las partes interesadas, el documento debe
pasar
para aprobación.

5.1.4. Identificar Documento:

Todo documento que ingresa al sistema como nuevo será codificado de acuerdo con los
siguientes criterios:

Primer campo. Tipo de documento

Manual MA
Procedimiento PT
Formato FO
Matriz MZ
Plan PL
Programa PR
Instructivo IN
Ficha FT

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FECHA FECHA
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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

Segundo campo. Iniciales procesos /actividades

Gerencia GE
Comercial CO
Financiera FI
Compras CP
Mantenimiento MA
Operativa OP
Talento Humano TH

Tercer campo. Dos caracteres numéricos que indican el número consecutivo de los
documentos, de cada uno de los tipos de documentos.

Ejemplo.

PT-GE-01 Procedimiento Gerencia 01

La documentación se identifica con la leyenda de DOCUMENTO CONTROLADO y se

protegerá contra escritura mediante clave de conocimiento de la Gerencia y el responsable de
la documentación.

La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación

final tendrá la numeración 1 y las nuevas versiones incrementan en uno la numeración en forma
consecutiva.

5.1.5. Publicar Documento:

Únicamente el responsable de la documentación estará facultado para autorizar la publicación

del documento, en la carpeta ubicada en medio magnético en la siguiente ruta: Documentación.

5.1.6. Imprimir Documento:

La documentación se debe manejar en lo posible en medio magnético. Únicamente el

responsable de la documentación estará facultado para imprimir un documento, el cual solo se
autoriza para ser utilizado como:

 Información para difusión del Sistema de Gestión de Sostenibilidad

 Para información a clientes o auditores.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

5.1.7. Divulgar Documento:

Una vez aprobado el documento, se publica la versión vigente en medio magnética en la

carpeta ubicada en Documentación,

Para llevar un adecuado control de la divulgación de los documentos se deja constancia en el

formato “Control de la documentación”

5.1.8. Actualizar Documento:

El responsable de la documentación es el responsable de mantener actualizada la

documentación asignando una nueva versión, cuando se realice una modificación en un
documento del SGS

5.1.9. Modificar Documento:

Quien detecte la necesidad de revisar y modificar un documento interno, debe enviar la

propuesta de modificación al responsable de la documentación señalando los puntos
específicos y aportando sugerencias, preferentemente.

5.1.10. Control de los obsoletos:

Cuando se deja fuera de circulación un documento se identifica con “Copia Obsoleta”, y se

almacena en medio electrónico en la carpeta ubicada en DOCUMENTOS OBSOLETOS, para
prevenir su uso no intencionado.

Siempre se conservará solo el obsoleto correspondiente a la versión anterior de la versión

actual y las versiones anteriores se eliminarán del medio magnético a no ser que sea un
documento de carácter legal.

5.1.11. Disponibilidad de los Documentos:

Los documentos se encuentran disponibles en medio electrónico, en la carpeta ubicada en

Documentación.

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FECHA:

5.1.12. Control de cambios:

Para solicitar la actualización de un documento del SGS, el representante del proceso que le
aplica al documento solicita al responsable de la documentación, quien aprueba el cambio si lo
considera conveniente, el cual procede a crear la nueva versión del documento sometiéndose al
mismo proceso de revisión y aprobación que el documento original.

Posteriormente, se actualiza el archivo: “Control de la documentación” con la nueva versión y

fecha, se realiza la divulgación de la modificación a los involucrados y se deja fuera de
circulación el documento anterior (original y copias) y se reemplaza por el documento
modificado. El documento anterior se identifica con Copia Obsoleta.

Los cambios en los documentos del SGS, se deben identificar con letra color azul y debe
cambiarse la versión.

5.1.13 Políticas de Sostenibilidad en manejo de Documentación.

El hotel en su compromiso con la sostenibilidad, implementa campañas para:

 La reducción, reutilización y reciclaje del papel

 Reemplazo del papel por medios magnéticos. La mayoría de la documentación se
maneja en medio magnético, la impresión es controlada
 Para promover el uso de papel con criterios de sostenibilidad.

6. Control Registros:

Todos los formatos correspondientes al Sistema de Gestión de Sostenibilidad, se identifican, se

elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo con lo previsto en el “Procedimiento control
de documentos y Registros”

Los registros diligenciados en medio físico deben ser diligenciados con tinta, en caso de
presentarse errores no utilizar corrector, ni tachones; se debe colocar una raya encima del
error, de tal manera que se pueda visualizar lo que dice y al lado se coloca el dato correcto.
Todas las alteraciones a los registros deben ser firmadas por la persona que realiza la
corrección. En caso de registros guardados electrónicamente el error se tacha y se coloca en
rojo y al lado el valor correcto con el nombre de quien lo corrigió entre paréntesis

. 0,5 0,8 (Marta Gómez)

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FECHA:

Todos los campos de los registros tanto en medio electrónico como físico deben de
diligenciarse, en caso de que no aplique, se debe utilizar la abreviatura N.A.

Los criterios para el control de los registros se enumeran a continuación:

6.1. Identificar los registros:

Se identifican con el logo del Hotel, nombre del formato, el código, la versión, la página y la
fecha de última aprobación y revisión y se ingresan al registro “Control de la documentación”

Los registros externos se identifican con el nombre.

6.2. Almacenar Registros:

Los Registros en su mayoría se almacenan para garantizar su conservación y fácil recuperación

en medio electrónica o en medio físico en la carpeta de los requisitos al que pertenecen.

Los registros en medio físicos son almacenados en carpetas ó fólderes identificados y

organizados por fecha, y se relacionan en el “Control de la documentación”

6.3. Tiempo de conservación de los Registros:

Los registros del SGS se conservan en el archivo central, en carpetas electrónicas o en medio
físico durante al menos un año a partir de la fecha de recepción, salvo que un acuerdo
contractual o los requisitos legales exijan un periodo mayor.

6.4. Proteger Registros:

Los registros electrónicos del SGS se protegen en medio electrónico en la carpeta del requisito
al que pertenecen:
Los registros en medio físicos se almacenan en las bibliotecas de la oficina, en lugares limpios y
condiciones apropiadas que no permiten el deterioro del archivo, esto es libre de polvo,
humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación.

Cabe anotar que para respaldar tanto la información del cliente como del SGS se realiza
Backup Semanal Y Nube

6.5. Recuperar Registros:

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FECHA:

La recuperación de los registros se garantiza con la aplicación correcta de una adecuada

conservación y marcación, ya sea en medio electrónico o físico, facilitando la obtención de
cualquier registro en el momento que se requiera.

6.6. Disponer de los registros:

Los registros del SGS una vez cumplen el tiempo de almacenamiento se archivan en medios
magnéticos ó medio físico de acuerdo con lo dispuesto en el registro “Control de la
documentación.

7. CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIÒN

MANUALES

PROCEDIMIENTOS

PLANES

FICHAS

INSTRUCTIVOS

PROGRAMAS

FORMATOS

DOCUMENTOS SOPORTE O
REFERENCIA.EXTERNOS

ANEXOS:

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DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN:
FECHA:

Control de la documentación
Plantilla Procedimiento
Plantilla Instructivo
Plantilla de programas
Plantilla Formato Word
Plantilla Formato Excel

REVISO APROBO
FECHA FECHA