Instituto Técnico Sercosur

Carrera: Secretariado Administrativo Materia: Archivo I

MODULO 1: ARCHIVOLOGIA
EVOLUCIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN
Un comienzo histórico: ¿cuándo surgen los archivos y la archivología?
Los archivos existieron desde los mismos comienzos de la escritura, pero su ciencia es más
moderna; ésta aparece recién a mediados del siglo XIX. Hay quienes relacionan su origen
con la publicación del Manual para la Clasificación y Descripción de los Archivos, creado
por los archiveros holandeses Müller, Feith y Fruin; sin embargo, no se cuenta con una
fecha cierta de origen, ya que primeramente fue una disciplina empírica para el arreglo de
los archivos y continuó evolucionando hasta configurarse como ciencia.

A través de la historia del hombre, la organización de los archivos ha evolucionado desde

su período prearchivístico, en el que los fondos documentales no estaban delimitados en
sus presupuestos y dependían de otras ciencias, como la historia y la bibliotecología, hasta
el período de desarrollo archivístico. Durante este último se produce un cambio radical
debido a que tanto la teoría como la práctica adquieren una metodología propia y un
tratamiento específico de los fondos documentales que transformaron a la archivología en
ciencia.

Ésta, podríamos afirmar, nace de la mano del historiador francés Natalis de Wally, quien
enuncia el Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos en 1841. Sobre este
principio se asentó el desarrollo de la teoría archivística moderna y su diferencia respecto
de las otras ciencias de la información.

El Principio de Procedencia o de Respeto de los Fondos establece la clasificación por los

fondos documentales que, según su creador, se origina en la naturaleza de las cosas.
Según su propuesta, este es el único modo en que es posible asegurar un orden regular y
uniforme, ya que se respeta la institución de la que procede el documento, es decir, su
entidad productora.

Evolución de los archivos

En la civilización greco-romana, el archivo ó archeion, para los griegos, y tabularium, para
los romanos, tiene entidad propia; incluso adquiere un nuevo carácter, el público,
dependiente del Estado producto de su gestión administrativa a través de las magistraturas
y garantizando aquel la autenticidad de sus documentos. Tanto es así que estos pueblos
consideraban a los gubernamentales como los archivos por excelencia y los privados
certificaban legitimidad si los custodiaba el Estado. De tal manera, los archivos adquieren
una doble utilidad, administrativa y jurídica. Las administraciones los conservaban como
fuente de información y el derecho romano lo hacía por la validez probatoria del documento
escrito.

A pesar de las similitudes entre ambos sistemas, hay una característica esencial y distintiva
entre la antigua Grecia y la república romana, referida al criterio de accesibilidad a los
archivos. Para los romanos, el acceso era restringido solamente a los funcionarios de
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gobierno, ya que se consideraba a los documentos públicos como instrumentos del poder.
En tiempos del Imperio, incluso se llegó a ampliar su centralización. En cambio, en Grecia
el concepto de difusión surge como característica propia de los archivos públicos, unidos a
la idea de democracia. Este será la base futura sobre la que se asentó el derecho de todo
ciudadano a acceder a los fondos públicos, a informarse y lograr, si lo requiere, copia de
sus documentos.

Cuando el Imperio Romano fue sustituido por la Iglesia, esta pasó a ocupar un lugar de
privilegio, esencialmente en materia de archivos, basándose en su tradición de guarda y
custodia de documentos. Incluso, la cultura y el conocimiento de la escritura quedan en
manos de la Iglesia, institución que se encarga de redactar los documentos para terceros
que son requeridos tanto por soberanos como por señores feudales. Esta época se
caracterizó, en términos generales, por un marcado retroceso para la archivística en cuanto
a la magnitud del archivo público; sin embargo, el siglo XII marcó una señal positiva en la
evolución archivológica y en los métodos utilizados para su organización sistemática.

Ya hacia el final de esta etapa, en el marco jurídico existente, se produce el restablecimiento

del derecho romano como normativa legal y reaparece, de este modo, el procedimiento
administrativo. Éste instala los fundamentos para la organización de los archivos a través
del acto documentado plasmado en papel, el soporte por excelencia de ese entonces y aún
por nuestros días.

Así, los archivos eran considerados por sus valores informativos y probatorios. De tal forma,
los gobiernos llegaron a percibir acabadamente la importancia de proteger su
documentación, así como de estructurar y mantener archivos que la resguarden; esto se
debe a que, tanto en tiempos de paz como de guerra, los archivos son instrumentos de
sumo poder y de información certera para ejercer el poder dentro y fuera de su jurisdicción.
Además, los datos contenidos en los archivos también son necesarios para la afirmación
de los derechos del Estado; es decir que los documentos son considerados fuentes de
justificación jurídica del poder. En este rol, entonces, el archivo fundamenta la existencia
del Estado, legaliza su acción política y, sobre todo, sostiene su sistema monárquico
absolutista.

Considerando la función de los archivos en este proceso de nuestra periodización, por lo

tanto, podemos decir que la documentación archivística se constituye, en esencia, como
sustento del poder y va cobrando, progresivamente, provecho para la historia. Esto sucede
especialmente cuando desaparecen las instituciones de esta época y sus fondos se abren
a la investigación.

Los archivos: su relación con la investigación y la historia

El cambio mencionado en la página precedente de esta sección, acerca de una nueva
valoración del documento en función del conocimiento, opera en relación con los
requerimientos de la historia, ya que ésta se interesa por la documentación original que
contienen los archivos. Es por esta necesidad de acceder fácilmente a los documentos
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originales que éstos fueron organizados considerando principalmente su accesibilidad con

el fin de prestar servicios a la investigación histórica.

Dicha innovación estuvo influenciada por criterios bibliotecarios, ya sean sistemáticos o por
materias, dependiendo de los intereses de la investigación de turno. Tal proceso,
eventualmente, generó la desintegración de los fondos documentales o su
desnaturalización. A pesar de los diferentes caminos y objetivos, sin embargo, la
archivología se enriqueció en su desarrollo, lo que se materializó en un cuerpo doctrinal
fehacientemente documentado que cimentó la bibliografía desarrollada con posterioridad.

En este sentido, no se produjeron cambios sustanciales en el contenido teórico, sino más

bien en el ámbito de la praxis archivística, que avanzó de un modo perdurable y firme
centrando su atención en la descripción documental. De esta manera, a finales del siglo
XVI y durante los siglos XVII y XVIII, aparecieron tratadistas que ponen su interés en el
documento y en el archivo desde distintas perspectivas. Se puede afirmar que, en este
período, se promueve el interés cabal con respecto al archivo enfatizando, principalmente,
su esencia jurídica y sus fondos.

Posteriormente, desde la Revolución Francesa hasta mediados del siglo XIX, en la

archivología se genera una transición que concluirá con la división de los archivos en dos
categorías:

• Históricos al servicio de la cultura y la investigación.

• Administrativos que responden a la gestión documental.

Paulatinamente, en la esfera de las ciencias de la documentación, la archivística se fue

inscribiendo como disciplina por dos motivos: por un lado, existía una necesidad de reunir
los documentos en los desaparecidos archivos al servicio de la investigación y la cultura;
por otra parte, se hizo indispensable organizar un sistema global de organización de dichos
fondos documentales considerando sus propias características.

En cuanto a la concentración documental, el recurso utilizado fue el establecimiento de

grandes depósitos de documentos en los que se instalarían los fondos provenientes de las
instituciones centrales estatales y un sistema de archivos que reuniera los fondos de
entidades tanto zonales como provinciales y siguiera sustentando los archivos del Estado
que ya estaban en funcionamiento. Se trataba, en estos nuevos archivos, de conservar la
documentación pública teniendo como base el Principio de Respeto por los Fondos, es
decir, teniendo en cuenta su procedencia.

Sustancialmente, la archivística avanza estableciendo su propio ámbito y diferenciándolo

de manera concreta de otros con la formulación del Principio de Procedencia o Respeto a
los Fondos, previamente mencionado, fundamento de la archivística teórico-práctica. Dicho
postulado, como hemos podido explicar ya a grandes rasgos, consiste en conservar
agrupados los fondos sin fusionarlos con otros documentos generados por otra
administración, institución, persona natural o moral determinadas.
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Toda institución elabora naturalmente su propio fondo en el desarrollo de sus actividades,

motivo por el cual es ineludible consignar al productor, su naturaleza, estructura y tipo de
actividad. Así también puede establecerse la concepción del fondo, según su estructura
interna y el modo en que se generan los documentos considerando las funciones del ente
productor. Para esto es imperioso conocer el origen, la evolución histórica y la forma en que
se realizan los procedimientos administrativos, lo cual conlleva otro principio de esta
ciencia, el Principio de Respeto al Orden Original, a partir del cual se sostiene que no debe
alterarse la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que ésta sea.

La archivología en las puertas del siglo XX

Desafíos y oportunidades
En 1898, se produce el despegue de la archivística con la publicación del manual producido
por los archiveros holandeses Feith, Fruin y Müller; este compendio de técnicas para
organizar los archivos fue elaborado tomando como base el Principio de Respeto a los
Fondos como axioma fundamental. La afirmación de estos progresos se desarrolla durante
la primera mitad del siglo XX, pero sin desligarse de su adscripción a los documentos
históricos; los fondos administrativos, por lo tanto, eran considerados ajenos.

A pesar de esta tendencia, progresivamente crece la necesidad de la administración a

causa de los métodos modernos de producción y reproducción documental. Las sociedades
industriales adoptan un acelerado ritmo y no es posible conservar las vastas masas
documentales que genera su actividad; incluso comienza a tomarse conciencia de la
importancia de los documentos como fuente de información necesaria para su buen
funcionamiento, lo que deviene en la necesidad de contar con profesionales técnicos que
ordenen el caos y posibiliten una gestión clara. Esta situación puede identificarse,
principalmente, en los países emergentes de ese momento, como Estados Unidos y la
Unión Soviética, que van estructurando sus propios sistemas de archivos.

La Segunda Guerra Mundial es el punto de partida cronológico de la nueva archivística

debido a la necesidad de difundir los crímenes nazis, lo cual motiva un nuevo interés en los
investigadores por la documentación contemporánea. De esta manera, se reconoce su
importancia y se declara el libre acceso a los archivos del III Reich. Por otra parte, los
Estados democráticos deben abrir sus archivos requeridos tanto por historiadores como,
esencialmente, por la ciudadanía y sus representantes, quienes actúan desde el principio
de transparencia en la administración pública. De este modo, el campo de la archivología
se extendió a la administración debido a necesidades informativas que requerían un
tratamiento adecuado de la documentación.

Las nuevas tecnologías de la información emergen en esta segunda mitad del siglo XX,
gracias a lo cual se descubren la documentación audiovisual y la informática. Los archiveros
deben aprender a tratar adecuadamente la documentación en los nuevos soportes y,
además, aprovechar al máximo sus ventajas en el servicio de los archivos: reproducción en
microfilm y disco óptico, creación de sistemas de descripción automatizada, recuperación
rápida de la información, etc.
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Otra innovación se produjo en el campo del derecho. En este campo disciplinar surgió el
Régimen Jurídico de la Documentación, originado en función de las necesidades
informativas y el derecho de libre acceso. Asimismo, nace un nuevo concepto del usuario
al amparo de la renovación y la revalorización de los archivos: hoy, el ciudadano puede
acudir a éstos en el ejercicio de sus derechos con fines informativos, científicos o culturales,
ya se trate de investigadores, estudiantes o ciudadanos comunes.

El proceso de renovación y revalorización de los archivos trasciende los límites nacionales

hacia lo universal y promueve la creación de organismos internacionales específicos, como
el Consejo Internacional de Archivos. Además, se establecen principios y técnicas
normalizados.

Así, la archivología llega a entenderse definida como:

…la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos,
estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de
documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica,
administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o de ciencias
y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos
de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos
documentales (Fuster Ruiz, 1999).

Dicho de un modo sintético, la archivología “es la ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización”
(Heredia Herrera, 1991).

Como hemos podido ver en esta breve reseña histórica, la archivología ha elaborado
progresivamente los principios, presupuestos y cuerpo doctrinal que la definen y
caracterizan. De esta manera, hoy es instrumento de la eficiencia administrativa, de la
sociedad y de la cultura puesta al servicio de la información, esencialmente.
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PRACTICO N°1

Orden

Tras haber escuchado la videoclase y haber leído el presente apartado, realizar a mano el
siguiente cuestionario, y luego presentar como foto a través de WhatsApp. Indicando
nombre completo y C.I.

CUESTIONARIO

1. ¿Quién fue el creador y fundador de la Archivística y bajo que principios los enuncio?
2. En el apartado de la “Evolución de los Archivos” hace referencia a dos civilizaciones
que aportaron a la evolución de los archivos, estos son: la Civilización Romana y
Griega (llamándoles la civilización greco-romana). Explique como fue el manejo de
los archivos de ambas civilizaciones.
3. En el apartado de la “Evolución de los Archivos” explique la importancia que tenían
los archivos para esa época.
4. En el apartado de la “Evolución de los Archivos” ¿A que denominaron como soporte
por excelencia para plasmar los documentos y que además persiste en nuestros
tiempos?
5. En el apartado Los archivos: su relación con la investigación y la historia. Indica la
utilidad que tenian los archivo para el desarrollo de la investigación y la historia, y
que posterior en la Revolución Francesa se concluyó con la división de los archivos
en dos categorías. ¿Cuáles son? Y explique con sus propias palabras lo que
entiende por cada una de ellas.
6. En el apartado de la archivología en las puertas del siglo XX. ¿Qué desafíos y
oportunidades presenta la archivología en el siglo XX?
7. Tras haber leído todo lo referente a la Evaluación de la Archivología, defina con sus
propias palabras el concepto de Archivo.