HOJA DE TRABAJO : es un papel de contabilidad utilizados por los contadores, para resumir en ella toda la información contable de las

actividades realizadas por la empresa durante un período determinado.

La Hoja de trabajo permite verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias, realizar los ajustes y preparar la información con la cual se elaborarán los Estados Financieros.
La hoja de trabajo es una herramienta que maneja el contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos; no es para el uso del gerente ni para ser publicada; se elabora a lápiz para poder borrar y hacer
correcciones a media que se prepara.
Estructura de la hoja de trabajo: tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseñó, comprende varios pares de columnas que varían según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se
dedique, por lo que generalmente se emplea el uso de hojas de contabilidad de doce (12) columnas. Para ejemplo ilustrativo nos referiremos a una hoja de trabajo sencilla de una empresa de servicios.
Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica:
a) Nombre de la Empresa. b) El nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”. c) El período del ciclo contable que cubre. En segundo lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por:
1. Una columna para escribir los títulos de las cuentas.
2. Seis (7) pares de columnas con los siguientes encabezamientos:
a) Balance de Comprobación.
b) Ajustes.
c) Balance de Comprobación Ajustado.
d) Costo de Ventas.
e) Estado de Ganancias y Pérdidas.
f) U.N.D. Utilidades No Distribuidas
g) Balance General.
Es importante señalar que se debe mantener el orden de las columnas señalados en el punto 2. , ya que el resultado de los ajustes afecta directamente el cuadre definitivo del Balance General, es decir el resultado de
una columna conlleva a la otra.

Los Valores C.A.

BALANCE DE COMPROBACIÓN
Al 30 de Junio 2016
Caja 50.000
Banco 200.000
Cuentas por Cobrar 300.000
Gastos de Alquiler 60.000
Gastos por Comisiones 178.000
Capital 1.122.000
Cuentas por Pagar 145.000
Ingresos por pasajes 800.000
Mobiliario 130.000
Instalaciones 960.000
Equipo de Oficina 86.000
Efectos por Pagar 40.000
Ingresos por Intereses 5.000
Ingresos Varios 12.000
Impuestos Municipales 13.000
Gastos de Sueldos y Salarios 80.000
Gastos de Mantenimiento 67.000
Total 2.124.000 2.124.000
Los Valores C.A.
Hoja de Trabajo
Del 01-01 al 30-06-2016

Balance de Balance de Estado

Comprobación Comprobación de Ganancias y UND Balance General
CUENTA Ajustes. Costo de Ventas
Ajustado Pérdidas.

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER Egresos Ingresos DEBE HABER DEBE HABER
1 Caja
2 Banco

Este Balance de Comprobación, elaborado con la información registrada en el Libro Mayor General de la empresa Los Valores C.A., se vacía en la hoja de trabajo procediendo de la siguiente manera:
a) En la columna reservada para título de cuentas, se anota cada una de las cuentas que conforman el Balance de Comprobación.
b) El monto de cada cuenta se registra en la sección “Balance de Comprobación”; los saldos deudores se anotan en la columna izquierda y los saldos acreedores en la columna derecha.
c) Terminados los registros del paso anterior, se procede a totalizar nuevamente los saldos deudores y acreedores para verificar la igualdad de ambas sumas.
Una vez verificada la igualdad de saldos en las columnas del Balance de Comprobación, se procede a clasificar las cuentas “Nominales” y “Reales”. En la sección “Ganancias y Pérdidas” se anotan los montos de los
saldos de las cuentas nominales: Ingresos y Egresos, teniendo especial cuidado de registrar los ingresos en la columna derecha de la sección y los egresos en la columna izquierda de la misma sección.
Al terminar los registros en la sección de “Ganancias y Pérdidas”, se procede a determinar la suma de cada columna. Si la suma de la columna de Ingresos es mayor que la suma de la columna de Egresos, la
diferencia representa la Utilidad obtenida en el lapso. En caso contrario, si la suma de los Egresos es mayor que la suma de los Ingresos, la diferencia representa una Pérdida durante el lapso.
En el ejemplo que venimos desarrollando, se determinó una Utilidad de Bs. 419.000; esa cantidad se anota a continuación del total de Egresos, con el propósito de obtener una igualdad en la suma de ambas
columnas de la sección de “Ganancias y Pérdidas”.
Al concluir la fase de “Ganancias y Pérdidas”, se procede a trasladar los saldos de las cuentas Reales a la sección “Balance General”, teniendo especial cuidado de registrar los Activos en la columna izquierda de la
sección, y los Pasivos y Capital en la columna derecha de la misma sección.
Una vez transferidos los saldos a las respectivas columnas de la sección del “Balance General”, se procede con el traslado del saldo obtenido en la sección de “Ganancias y Pérdidas”, conservando su característica
deudora o acreedora; es decir, si hubo Utilidad el saldo es Acreedor y su monto se traslada a la columna derecha de la sección del “Balance General”; si hubo una Pérdida, el saldo es Deudor y su monto se traslada a
la columna izquierda de la referida sección.
La hoja de trabajo se concluye con la totalidad de los saldos de cada una de las columnas de la sección del “Balance General”. La sima de este último par de columnas será igual, siempre y cuando los procedimientos
para el traslado de los saldos a cada columna y sección hayan sido correctos.
Una vez concluida la hoja de trabajo, con esa información se procede a preparar los Estados Financieros: Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General. Estos estados financieros son dos documentos
importantes que elaborar el contador de la empresa, para ser presentados a los administradores y dueños (accionistas) de la empresa.
El Estado de Ganancias y Pérdidas muestra un informe resumido de los resultados económicos obtenidos por la empresa durante un determinado ciclo económico. El Balance General muestra un resumen clasificado
de los valores patrimoniales con que cuenta la empresa para el momento de la elaboración de tal informe.

AJUSTES: En el proceso de contabilidad (manual e incluso electrónico), se filtran errores, omisiones, desactualizaciones, y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, la técnica
contable ha desarrollado la metodología denominada ajustes. Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no
presentan valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denota la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa.
Momento y lugar apropiado para registrar los ajustes: Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es
decir al fin de mes o a fin del año, como prerrequisito importante para elaborar los estados financieros. Se registra en forma de asiento, el cual cumplirá todos los requisitos técnicos requeridos en esta fórmula,
exigiendo documentación fuente o al menos, hojas de cálculo o referencia técnica y documentales relativas al asiento.
El sustento legal y técnico para justificar los asientos está dado en leyes tributarias, societarias y sus reglamentos, así como en normas y conceptos que regulan el cálculo, presentación y exposición de los ajustes.
Los ajustes más comunes son por: Omisiones Errores Usos indebidos Pérdidas fortuitas Prepagados y precobrados Gastos y rentas pendientes de pago y cobros, respectivamente. Desgaste
de propiedad, planta y equipo Provisiones para posibles incobrables Amortización de cargos diferidos, y más.

RECLASIFICACIONES: La reclasificación de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a reclasificar, debe ser trasladado de una cuenta a otra cuenta, de forma tal que la presentación de los estados
financieros y la información contable sea lo más adecuada posible.
La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo son de naturaleza deudora, luego, si al finalizar el periodo
queda alguna cuenta con saldo contrario; es decir, Acreedora, pues habrá que reclasificarla ya que no se puede presentar así.
Una vez que se trabajan con asientos de ajustes o reclasificaciones, se puede hacer el uso de la Hoja de Trabajo.
GUIA DE EJERCICIOS:
Nº1 Preparar la hoja de trabajo de la empresa EL AVILA C.A., correspondiente al período económico comprendido entre el 01-01-2016 al 31-12-2016. Al finalizar el ejercicio económico, las cuentas registradas en el
libro Mayor tienen los siguientes saldos:
Efectivo en Caja 15.000
Banco 50.000
Instalaciones 100.000
Máquinas y equipos 1.500.000
Capital 700.000
Cuentas por Pagar 50.000
Préstamo bancario por pagar 500.000
Comisiones por pagar 7.000
Gastos de Sueldos y Salarios 80.000
Gastos de Alquiler 100.000
Gastos de Publicidad 160.000
Mantenimiento de Máquinas y Equipos 56.000
Gastos por Servicios Públicos 89.000
Cuentas por Cobrar 26.800
Ingresos por Servicios de Lavado 974.000
Mobiliario 69.200
Impuestos Municipales por Pagar 5.000
Alquileres por Pagar 10.000

Nº2 Con la siguiente información tomada del libro Mayor general del ADMINISTRADORA CARACAS C.A., se pide preparar la correspondiente hoja de trabajo para el ejercicio del año 2016.
Mobiliario 130.000
Instalaciones y Equipos 1.050.000
Banco/Cuenta corriente 60.000
Caja 32.000
Capital 800.000
Local comercial 1.600.000
Hipoteca por Pagar 1.200.000
Materiales y accesorios 191.800
Cuentas por Pagar 32.000
Ingresos por Asesoría Empresarial 1.323.600
Comisiones por Pagar 13.000
Servicios Públicos por Pagar 5.000
Otros Ingresos 16.500
Gastos Sueldo de Empleados 110.400
Gastos de Propaganda 96.100
Cuentas por Cobrar 23.000
Gastos por Intereses 1.300
Gastos de Materiales y accesorios 42.500
Gastos Varios de Administración 23.000
Gastos por Comisiones 30.000
Nº3 Seguidamente se describen varias transacciones comerciales efectuadas por el Arquitecto Juan Alberto Flores, durante el mes de mayo 2016. Se pide elaborar los correspondientes asientos en el Libro Diario,
pases al Mayor general, Balance de Comprobación y Hoja de Trabajo.
Mayo 2016:
01 Instala su oficina técnica con aporte de Bs.520.000 en efectivo.
02 Abre una cuenta corriente con Bs. 500.000 en un banco de la localidad.
02 Emite cheque Nº124301 por Bs.25.000; para cancelar diversos gastos administrativos.
04 Adquiere de contado equipo de oficina por Bs.65.000; cancela con cheque Nº124302.
05 En esta fecha terminó un trabajo de consultoría, habiéndose cobrado honorarios por Bs.18.000.
10 Se le presentó a Juan Alberto Flores una factura por Bs.29.000 por trabajos de consultoría terminados en esta fecha. Flores convino en pagar dentro de 10 días.
11 Emite cheque Nº 124303 por Bs.8.200 a la compañía Librería Olga S.A., por concepto de gastos varios de oficina.
15 Se pagaron Bs. 3.600 de sueldo a la secretaria, cheque Nº124304.
19 Juan Alberto Flores cancela el importe de la factura del día 10.
23 Hoy se terminó un trabajo de consultoría; el monto de la factura es de Bs.34.000. El cliente, “Arquitectos de Escuelas,
C.A.”, prometió hacer el pago dentro de 30 días.
23 Emite cheque Nº124305 por Bs.2.560, para cancelar gastos varios de administración.
24 Se pagaron en efectivo Bs.3.800 por gastos de viaje.
24 Se pagaron Bs.18.000 por anuncios publicitarios, con cheque Nº124306.
24 Adquiere mobiliario para la oficina, en Bs.100.000, cancela con cheque Nº124307.
29 Emite cheque Nº124308 por Bs.3.600, para cancelar el sueldo de la secretaria.
29 Paga Bs.3.500 a “Fuller, S.A” por servicios de mantenimiento y cancelaron con cheque Nº124309.
30 Se canceló en efectivo una factura por Bs.3.400 a la compañía , Librería Olga S.A por gastos varios de oficina.
30 Recibe Bs.45.000 por varios servicios realizados.
30 Emite cheque Nº124310 por Bs.14.000, para cancelar el condominio del local de la oficina.
30 Emite cheques Nº124311 y Nº124312, por Bs.2.340 cada uno, para cancelar los servicios públicos del mes.
30 Terminó un trabajo de asesoría acordado en Bs.26.000, el cual será cobrado dentro de 15 días.
31 Hace un depósito bancario por Bs. 50.000.

Nº4 El Balance de Comprobación en la empresa UAM S.C. fue elaborado por un auxiliar de contabilidad, el cual contaba con poca experiencia. Los saldos de las cuentas tomadas del Libro Mayor son correctos, sin
embargo, el Balance no le cuadra. El jefe de contabilidad chequeó el borrador presentado por su auxiliar y encontró que ambas columnas del balance deben sumar Bs.2.800.000.
A continuación se muestra el borrador que preparó el auxiliar. Usted fue contratado para que analizara también y encuentre los errores cometidos por el auxiliar, luego prepare correctamente el Balance de
Comprobación, el cual debe coincidir con la suma obtenida por el jefe de contabilidad.
UAM S.C.
Balance de Comprobación
Banco 380.884
Caja 52.300
Cuentas por Cobrar 586.456
Ventas 1.386.000
Gastos de publicidad 132.000
Cuentas por Pagar 295.000
Equipo de Oficina 249.380
Gastos de sueldos y salarios 274.000
Sueldos por Pagar 38.000
Capital 800.000
Artículos de escritorio 21.300
Inventario de mercancías 874.380
Ingresos por Intereses 12.670
Comisiones por pagar 26.934
Gastos por Servicios 94.300
Depósito dado en Garantía 50.000
Gastos de Alquiler 85.000
Préstamo bancario por Pagar 230.000
Bonos por Pagar 11.396
Sumas Iguales Bs. 4.810.700 Bs. 789.300
EJERCICIO: CARACAS, C.A., mostraba para el 31 de diciembre de 2016 los siguientes saldos de sus cuentas en el Libro Mayor:
Banco 20.000
Cuentas por Cobrar 75.000
Provisión para Incobrables 12.000
Mobiliario 8.000
Equipos de Computación 13.500
Edificio 200.000
Terreno 100.000
Cuentas por Pagar 32.000
Cuentas por Cobrar Accionistas 25.000
Devoluciones en Ventas 5.300
Devoluciones en Compras 7.800
Sueldos de Vendedores 16.000
Fletes de Ventas 14.000
Gastos Generales 3.000
Gastos de Impuestos 2.200
Intereses pagados 700
Caja Chica (Fondo) 2.000
Efectos por Cobrar 20.000
Inventario de Mercancía (i) 35.000
Deprec.Acum.de Mobiliario 620
Deprec. Acum. del Equipo 2.800
Deprec. Acum. del Edificio 8.000
Efectos por Pagar 27.000
Capital 360.000
Ventas 260.000
Compras 145.000
Fletes en Compras 5.200
Publicidad 7.000
Sueldos de personal oficina 8.500
Gastos de oficina 3.800
Gastos de seguros 2.400
Intereses ganados 1.380

INFORMACIÓN ADICIONAL:
a) El inventario final de mercancías asciende a la cantidad de Bs. 23.000
b) Las depreciaciones serán del: 1) 10% para el mobiliario y , 2) el 25% para el equipo. 3) Al edificio se le estima una vida útil de 25 años sin valor residual.
c) A la provisión para incobrables ha de sumársele el 1% de las ventas netas, por decisión administrativa.
d) Los gastos pagados por adelantado son:
Póliza de seguros en vigencia Bs. 540.
Artículos de escritorios Bs.300.
e) Se deben los siguientes gastos acumulados:
Sueldos de vendedores Bs. 800.
Seguro Social Bs. 45.
SE PIEDE:
1. Elaborar los Asientos de Ajustes en el Diario.
2. Elaborar Hoja de Trabajo de 12 columnas.
3. Elaborar Asientos de Cierre.