CODIGO: OP001

PROCEDIMIENTO RECIBO DE MERCANCIA FECHA: 14-05-2019

VERSION: 2

1. OBJETIVO Establecer los procesos de recibo de la mercancía en los centros de distribución, garantizando que el producto sea recibido con los mejores estándares de calidad.
2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los centros de distribución donde CONALCA S.A.S tiene operación.
3.1 Carga Suelta Mercancía no embalada en contenedor.
3.2 Remesa Documento que por dispoisión legal deben tener los transportadores de carga por carretera, en él se registra la constancia de entrega de
3.3 Comodato mercancía.
Contrato de préstamo entre naviera e importador por uso del contenedor.
3. DEFINICIONES 3.4 Manifiestos de Importación Documento soporte de la mercancía importada donde se refleja el pago de impuestos aduaneros.
3.5 Tiquetes de Báscula Comprobante que registra el peso de la carga.
3.6 Do Número consecutivo de embarque.
3.7 CEDI Centro de Distribución.
4. CONDICIONES
GENERALES Este documento describe la metodología a aplicar en el proceso de recibo de mercancía en los centros de distribución para CONALCA S.A.S

Otros aspectos:
cuellos de
Actividad Frecuencia Objetivo de la actividad Cómo se realiza la actividad Área Responsable Cargo Responsable Recursos
botella, variables críticas, actividades
alternas en otros procesos

Agente de Aduana de
Obtener la descripción El agente de aduana de Arauco envía la relacion de las MN próximas a arribar, en este
Recepción de OPERACIONES ARAUCO - AGENTE Arauco - Coordinador Computador con acceso
Diaria de la mercancía próxima reporte se confirma contenedor, mts3, ordenes de compra, BL y fechas estimadas de
informacion ADUANA - OPERACIONES CONALCA operaciones Arauco - a internet
a arribar llegada
Analista Inbound Conalca
Confirmar cual sera la Coordinador de
Programación tasa El Director de Almacenamiento confirmará al cliente Arauco la tasa de recibo diario,
cantidad de OPERACIONES ARAUCO - Operaciones Arauco - Computador con acceso
de recibo en el Cuando sea requerida defininendo prioridades que requiera este último. Las prioridades serán definidas por
contenedores a recibir OPERACIONES CONALCA Director Almacenamiento a internet y celular
CEDI urgencia de material o por urgencia en la entrega de los contenedores vacios al patio
por dia Conalca
Preparar los elementos,
Preparación de Analista Inbound - Personal, tiempo,
maquinaria, insumos y El Analista Inbound informará al Jefe y Supervisor de bodega sobre la programacion de
recursos para Supervisor Bodega - Jefe Montacargas,
Cuando sea requerida personal necesario para recibo de mercancía, con el fin de validar espacios disponibles, material a recibir, OPERACIONES CONALCA
recibo de de Bodega - Director Disposición de espacio
el proceso de recibo de horario de la operación y maquinaria para el proceso de descargue de producto
mercancía Almacenamiento físico
mercancía
Coordinador de
Información de
Operaciones Arauco -
Asignación contenedores asignados El cliente Arauco definirá cuales contenedores le entregará a Conalca, posteriormente OPERACIONES ARAUCO - Computador con acceso
Cuando sea requerida Analista Inbound Conalca
Transporte a las empresas de informará los contenedores asignados. OPERACIONES CONALCA a internet y celular
- Director
transporte
Almacenamiento Conalca
Confirmar la llegada de El Analista Inbound le confirmará al Supervisor de bodega y al guarda de seguridad el
Arribo de Analista Inbound -
los contenedores al listado de contenedores que se esperan recibir, con este listado el Supervisor Computador con acceso
contenedores al Cuando sea requerida OPERACIONES CONALCA Supervisor bodega -
CEDI para el descargue confrontará la informacion contra las remesas que entregan los conductores en el a internet e impresora
CEDI Guarda de seguridad
de la mercancía momento de enturnar
El guarda de seguridad recibe los documentos del transportador verificando que se
encuentren en el listado entregado anteriromente, estos son entregados al Analista
Analista Inbound -
Autorizar e ingresar el Inbound con el fin de verificar la documentacion (Remesa, comodato y documentos de
Supervisor de bodega - Computador con acceso
Recepción del vehículo al CEDI para la DIAN), poteriormente se le entrega al Supervisor de bodega las etiquetas del
Cuando sea requerida OPERACIONES CONALCA Auxiliar de bodega - a internet e impresora,
vehículo iniciar el proceso de producto junto con el formato (En revisión). Este último asigna un Auxiliar de Bodega
Guarda de seguridad - recurso humano
descargue que se encargará de la recepción de la mercancía. Finalmente el auxiliar de bodega
Conductor
indica al conductor el lugar donde debe estacionar el vehículo dentro de la zona de
descargue.

Una vez definida la zona en donde se ubicará la mercancía en bodega y la cantidad

paquetes por arrume de acuerdo al tipo de referencia; el Supervisor de Bodega junto a
su auxiliar son los encargados de verificar el estado del precinto y del contenedor previa
apertura del mismo, en caso de hallar cualquier novedad sera reportada en el Formato
(En revisión). El Auxiliar de Bodega desembala el contenedor y ubica la mercancía en
Apertura de Auxiliar de bodega - Recurso humano,
la zona designada, dejando registro fotografico de las novedades que se hayan *En caso de que el precinto de origen no
contenedor y Realizar el descargue de supervisor de bodega - tiempo,
Cuando sea requerida encontrado. En caso de presentarse daños al producto dentro de la bodega, los OPERACIONES CONALCA coincida se debe reportar de inmediato al cliente
descargue de la la mercancía Analista Inbound - Jefe computador con
Auxiliares de Bodega le informan al Supervisor de Bodega para incluirlo en el Formato para que este confirme instrucciones al respecto
mercancía de bodega Impresora, montacargas
de control de averías (Pendiente codificación). El auxiliar de Bodega le informa al
Analista Inbound sobre el descargue de la mercancia, y solicita el precinto para sellar el
contenedor vacio dejando regristro fotografico y documental del mismo. El Auxiliar de
Bodega barre el contenedor y retira los desechos que hayan quedado adentro de la
unidad, posteriormente coloca el sello y realiza aseo en la zona de descargue.
Si en el proceso de descargue se identifica mercancía en mal estado o averiada el
Analista Inbound - Auxliar Cámara Fotográfica
Reporte de Auxiliar de Bodega realiza un registro fotográfico detallado y se consigna en el formato
Cuando sea requerida Mercancía en mal estado OPERACIONES CONALCA de bodega - Superviso Computador con acceso
Mercancía (En revisión). Luego el Analista Inbound reporta las averías en el formato de control de
de bodega a internet e impresora
averías.
El Auxiliar de Bodega constata que la cantidad de paquetes recibidos físicamente son
Auxiliar de bodega -
Confirmar que los iguales a los reportados en el formato (En revision). Si encuentra alguna diferencia
supervisor de bodega - Cámara Fotográfica
Validación de paquetes recibidos sean entre la mercancía reportada y la recibida debe informa al Supervisor de bodega y al
En todo momento OPERACIONES CONALCA Analista Inbound - Jefe Computador con acceso
Paquetes acordes con la Analista Inbound, el cual deberá realizar un infomre con registro fotográfico
de bodega - Director a internet e impresora
informacion del sistema describiendo la novedad encontrada y se lo entregará al Director de Almacenamiento.
Almacenamiento
Este a su vez lo remitirá al cliente Arauco para recibir instrucciones al respecto.

Realizar ingreso de Alimentar el inventario Computador con acceso

la mercancía al Cuando sea requerida con la mercancía que se OPERACIONES CONALCA Analista Inbound a internet e impresora,
sistema recibe en el CEDI Sistema de Inventarios

Evidenciar novedades de Previa solicitud del cliente se realiza el informe de novedades de los contenedores o Analista Inbound,
Generar informes OPERACIONES CONALCA - Computador con acceso
Cuando sea requerida material solicitados por el material requerido, especificando MN, Contenedor, BL, Material, tipo de novedad y Coordinador de
de descargue OPERACIONES ARAUCO a internet e impresora
cliente cantidad de piezas afectadas Operaciones Arauco.
Enviar notificacion Confirmarle al cliente los El Analista Inbound todos los dias confirma por email al cliente Arauco sobre los
Computador con acceso
de recibo de Cuando sea requerida contenedores y material contenedores recibidos en el dia, confirmando también las referencias, los metros OPERACIONES CONALCA Analista Inbound
a internet e impresora
mercancía recibidos en el CEDI cubicos, cantidad de paquetes, y el almacen de inventario al cual ingresó el producto
El Analista Inbound archiva los siguientes documentos en la carpeta de
recibo organizados por fecha:
1. Remesa de transporte.
Archivo de los 2. Formato Recepcion de Mercancia (OF002). Recurso humano,
Cuando sea requerida Documentos DO OPERACIONES CONALCA Analista Inbound
documentos 3. Formato de inspeccion de contenedor(OF014) . tiempo
4. Copia del comodato
5. Declaración de importación