GESTIÓN DOCUMENTAL

Paola Casandra Cerda Trejo 737402

Karla Samantha Lozano Bazaldúa 735626
Marcela Karyme Urbina Villarreal 728843
Jennifer Alicia Salazar Cardenas 736644

Monterrey, Nuevo León a 29 de Septiembre del 2021

INTRODUCCIÓN
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello, la
gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el
trabajo. A efectos de puntualizar, por costos administrativos se entiende el aumento de cargas de trabajo derivado
del manejo excesivo de información, así como el grado de complejidad que las acciones adquieren como
producto del volumen de papelería necesario para su desahogo.

Debido al gran volumen de información que existe en toda organización, se hace imprescindible contar con un
medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Una vez que se
organiza y almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla
localización.

En resumen, la importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y

precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de
proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos
relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.
 DOCUMENTO
Herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado
en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información
variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o
acompañarse de un instructivo.
DOCUMENTO

PROPÓSITO
OBJETO
➔ Contar con los formatos adecuados en función de
Representan el vehículo de transmisión de
las necesidades de la organización.
datos e información organizacional más
➔ Identificar y proteger información vital.
sencillo, claro y funcional, toda vez que
➔ Mejorar la gestión de los procesos y de los
permiten ordenar, sistematizar y orientar el
procedimientos.
manejo de cualquier otro recurso en
➔ Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
términos físicos o electrónicos. Además,
➔ Administrar eficazmente los recursos y sistemas
normativamente, cumplen con la finalidad de
destinados al manejo de la información de la
constituirse en una fuente de consulta para
organización.
efectos legales y/o administrativos.
➔ Interrelacionar correctamente la gestión
documental con la estructura organizacional.
➔ Evaluar la gestión documental de la organización.
 ENFOQUE CLÁSICO
Herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un
formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable. En el
momento que un formulario se completa se convierte en un documento. De acuerdo con el tipo de información y
grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.manejar la documentación
que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se
centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño de la empresa,
número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e
información, trato a clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y
gestión de la calidad.
 ENFOQUE CLÁSICO
Análisis

➔ Formularios cuyas dimensiones no

Importancia de las Formas Impresas coinciden con el tamaño de los equipos
en que se procesan o son excesivas para
➔ Contenido. los datos que contienen.
➔ La cantidad que de ellas se utiliza. ➔ Duplicación de formas para un mismo
➔ El costo que representan. fin.
➔ El grado en que permiten imprimir ➔ Exceso de formularios de poco uso.
celeridad y cohesión a las acciones.
➔ Formularios con un número de copias
➔ Que constituyen un vehículo
confiable para generar y transmitir innecesario.
información. ➔ Formularios cuyo diseño no satisface el
propósito para el que fueron creados.
➔ Formularios para trámites en los que no
son necesarios, o sin la forma y
contenido requeridos.
 ENFOQUE CLÁSICO
Diseño

➔ Identificación
◆ Logotipo de la organización
◆ Título
◆ Fecha
◆ Número de hoja
◆ Nombre de quien lo elabora, revisa y/o
autoriza.
◆ Clave del formulario.

➔ Orden de los componentes

◆ Secuencia de datos
◆ Flujo del trabajo.
◆ Cuerpo (datos principales).
◆ Instrucciones al pie o en el dorso, o
colocación de números entre paréntesis
en cada espacio que deba ser llenado; se
anexa el instructivo
 ENFOQUE CLÁSICO
Clases de Formularios
➔ De Línea
➔ Columnas
➔ Casillas
➔ Combinado
➔ Visualización
➔ Unidad
➔ División Modular
➔ Claridad
➔ Agrupación y Jerarquización
➔ Saturación
➔ Movimiento
➔ Ritmo
➔ Imagen Residual
 ENFOQUE CLÁSICO
Elementos Materiales Recursos de Apoyo
➔ Papel
➔ Tintas y Carbones ➔ Programación orientada al objeto
➔ De Presentación ➔ Bases de datos
➔ Cliente/servidor
Alternativas para su Elaboración
➔ Offset ➔ Intercambio electrónico de datos
➔ Mimeógrafo ➔ Correo electrónico
➔ Linotipo ➔ Blog
➔ Fotograbado ➔ Multimedia
➔ Rotograbado ➔ Redes
➔ A máquina ➔ Otros
➔ Computadora
 UTILIZACIÓN

USO NORMAL CAMBIOS

Los formularios son un Cuando se presentan

elemento básico en la modificaciones radicales en
dinámica los procesos,
administrativa de procedimientos o
cualquier institución. estructuras
Posee un uso tan organizacionales se
generalizado, necesita implementar un
prácticamente se proceso más depurado y de
elabora casi de forma mayor contenido técnico
automática. para ajustar los formularios.
RESPONSABLES DE SU MANEJO Y
CONTROL
OPERATIVAMENTE
Son cada una de las áreas de la institución que, familiarizadas con su contenido y uso, utilizan
formularios para desahogar su trabajo diario.

FORMA ESPECIALIZADA
NIVEL DIRECTIVO UNIDADES ENCARGADAS DE LA
Personas que por su UNIDADES DE APOYO ADMINISTRACIÓN DE LOS
jerarquía deben aprobar TÉCNICO RECURSOS
todos los cambios Áreas especializadas en el Áreas responsables de manejar la
organizacionales y, por lo análisis, diseño y control papelería, almacenar formularios,
tanto, conocen los de formularios, en virtud y resguardar archivos en tránsito.
formularios. de su especialidad y/o
conocimientos técnicos.
 INSTRUMENTOS
DE CONTROL

CUESTIONARIO PARA EL
ANÁLISIS DE
FORMULARIOS
Este documento relaciona
de modo ordenado y
secuencial los
componentes de un
formulario, con el fin de
analizar y evaluar su
funcionalidad
 INSTRUMENTOS
DE CONTROL

TARJETA PARA CONTROL

INTERNO DE
FORMULARIOS
Este registro de las
impresiones y
reimpresiones de los
formularios y contiene las
características más
relevantes de los estos,
información de cada
pedido, pruebas,
modificaciones, etc.
 METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS,
DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD DEL ESTUDIO

Un estudio de este tipo requiere una investigación previa de los formularios que operan,
en la cual se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:

● Conviene determinar sus características relevantes

● Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación y, en su caso,
para el análisis, diseño y control.
● Los recursos materiales y tecnológicos de soporte que se necesitan para realizar el
trabajo.
● El programa de trabajo.
● La autorización para efectuar el estudio.
 INVESTIGACIÓN

RECOPILACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN

FORMULARIOS Con ayuda de una base de
Deben captarse los formularios que datos se clasifican de acuerdo
las unidades administrativas con los siguientes criterios:
utilizan, preferentemente dos ● Por proceso
ejemplares de cada uno con sus ● Función
copias correspondientes, ● Por unidad
considerando los que tienen uso administrativa
frecuente y los eventuales que, por ● Por denominación
características especiales, ● Por características
demandan un diseño y una físicas
presentación con un trabajo técnico ● Por cliente o usuario
más complejo.
 ANÁLISIS DE
FORMULARIOS

FIJACIÓN DE PRIORIDADES EXAMEN

Para establecer el rango de importancia Se precisan las ventajas y
es recomendable tener en cuenta los desventajas tanto de un nuevo
siguientes aspectos: formulario como de los que
● Tipo de organización. están en uso, por lo que se
● Número de unidades recomienda aplicar el
administrativas que la componen. cuestionario de análisis de
● Cantidad de empleados que formularios. El cuestionario
laboran en ella. permite captar información del
● Volumen de productos y/o formulario relativa a su
servicios que generan. estructura, características, flujo y
● Elevado consumo de formularios. observaciones del analista.
 DISEÑO DE
FORMULARIOS
Para elaborar un formulario debe partirse de la información recabada relativa a su objeto,
fuente de información, necesidades que lo originan, método de llenado, número de copias,
procedimientos en que se utilizará y resultados que se esperan de él.

CONSIDERACIONES DE TIPO
FUNCIONAL
Para este efecto deben responderse las
siguientes preguntas:
● ¿Qué información se va a incluir?
● ¿Es importante?
● ¿Cómo se va a utilizar?
● ¿Por quién será utilizada?
● ¿Cuándo será utilizada?
Consideraciones
Consideracionesde Consideraciones de tipo
tipo funcional material
de tipo funcional
● Papel
Elementos: ● Medidas
●Elementos:
Título ● Tintas
●● Título de datos
Secuencia ● Numeración foliada
●● Secuencia de datos
Espacios ● Tipo de letra
●● Para llenar espacios
Espacios ● Carbones
●● Llenado a máquina
Para llenar espacios
● Número de copias
● Vocabulario
●
● Llenado a máquina
Clase de formulario ● Márgenes
● Número de copias ● Encuadernación
● Clase de formulario(líneas, ● Métodos de reproducción
columnas y casillas) ● Aspectos de visualización
 Implementación
Prueba piloto-es necesario efectuar una prueba piloto con el personal de la
unidad en que se formuló.

● Claridad del lenguaje empleado.

● Facilidad de llenado (espacios).
● Necesidad de copias.
● Presentación (suelta, continua o en juegos)
● Necesidad del foliado.
● Funcionalidad (si cumple o no con los requisitos de los usuarios en
cuanto a contenido, tamaño, papel, tipografía, etcétera).

Ajuste de los formularios-en caso de nuevos procedimientos (rediseño o

simulación) se deben aplicar los nuevos formularios con los anteriores.

● Información que requiera mayor o menor espacio.

● Información que debe eliminarse y las razones de ello.
● Información que debe aparecer.
● Distribución del juego y justificación
 Implementación

Formulación de instructivos-es conveniente que sólo se incluyan los

instructivos para el llenado de formularios.

Entre más claro y preciso sea un formulario, menos necesario es el

empleo de instructivos o “instrucciones para el llenado”.

Evaluación-La evaluación respecto de la funcionalidad de los

formularios debe hacerse de manera regular y sistemática con base en
los siguientes aspectos

● Usuarios de los formularios.

● Propósitos a los que sirven.
● Dónde, cómo y por cuánto tiempo se conservará archivados.
● Destino final.

De acuerdo con lo anotado, se pueden establecer criterios para el

rediseño de formularios o para su eliminación
Control de formularios

Clasificación de formularios

● Procesos-En atención al flujo de los

insumos que generan un producto o
servicio.
● Funciones-Al reunir todos aquellos
relacionados con actividades
semejantes
● Por unidad administrativa- Identificar
los formularios en cada unidad
● Por denominación-Examen de
formularios similares en cuanto a su
uso u objeto.
● Por características físicas-Por el orden
que se sigue en relación con su tamaño,
color, papel, etcétera.
Control de formularios

Formulación del catálogo de formularios

El documento debe mostrar todo lo que se pueda saber

acerca de un formulario

● Clasificación-debe facilitar la localización de los

formularios en el catálogo.
● Descripción del formulario-Debe mencionar el
material en que está impreso,
● Objetivo-Tiene que describir el aspecto que
cubre el formulario.
● Modelo desplazado.-Se incluye para poder
comparar modelos y saber qué cambios ha
registrado.
● Modelo vigente autorizado- Hace referencia al
funcionario que autoriza el formulario.
● Descripción del procedimiento y utilización de
espacios destinados a información
variable.-Este contenido sirve como instructivo
del formulario.
● Diagrama de flujo-Este gráfico muestra la ruta y
secuencia del formulario
 Control de formularios

Control sobre reimpresión de formularios Creación de formularios

Esta etapa comprende el estudio del diseño y ● Correcta distribución de
especificación del formulario para determinar espacios, facilidad de llenado y
correcciones con la oportunidad y celeridad contenido preciso de
necesarias para no entorpecer o retrasar los información básica.
procedimientos de trabajo. ● Adecuada elección del tipo de
impresión, calidad del papel y
Control de los formularios en el almacén
● Formulación de un programa de tipo de encuadernación.
abastecimiento. ● Beneficios que reporta en
● Conocimiento de las necesidades de las relación con el control de
unidades administrativas de la organización. información
Comunicación eficaz con todas las unidades
encargadas de administrar recursos y
proveedores.
● Existencia de un sistema de información que
garantice congruencia y oportunidad en el
control de los formularios.
 Datos variables
Preguntas de apoyo para el análisis, ¿Son fácilmente identificables?
¿Hay suficiente espacio para transcribirlos?
diseño y control de formularios
Estructura del formulario
¿Es lógica la secuencia de espaciamiento para
Encabezado lograr un mínimo esfuerzo y movimiento de la
¿El título es claro, conciso y está bien ubicado? mano?

Datos fijos Tamaño

¿Los datos fijos son comprensibles? ¿El tamaño del formulario excede o resulta
¿Se identifican de manera expedita? menor al necesario para contener la información?

Codificación Tipo de papel

¿Es visible la codificación o número de ¿Es adecuado el peso del papel según el manejo
identificación? que se le dará al formulario?

Color (papel y tinta)

Identificación de las copias ¿Se emplea el color en el formulario?
¿Se folian las copias?
¿Deben identificarse las copias con el nombre de Tipografía
la unidad u organización a la que se destinan? ¿Es adecuado el tipo de impresión?
Carbonizado
¿Proporciona el papel carbón la nitidez
requerida a las copias?
¿El carbonizado del papel se prepara
para que sólo aparezcan ciertos datos en
las copias?

Tipo de encuadernación
¿Es necesaria la encuadernación?
¿El tipo de encuadernación corresponde
a las necesidades del manejo de
información?
¿La encuadernación que se utiliza es la
conveniente para el almacenamiento o
archivo del formulario?
ENFOQUE Toda organización requiere de documentos y
archivos para comunicar, almacenar y
DIGITAL preservar la información.

La necesidad de controlar el acceso a los datos

y su evaluación hacen imprescindible contar
con un sistema para centralizar y proteger los
archivos, tanto en medio físico como
electrónico.

Este tipo de estructuras hace posible

digitalizar y capturar masivamente formatos,
cuestionarios, formularios, encuestas o
imágenes, a la vez que permite limpiar y
confirmar datos automáticamente.
 Reduce los costos de captura manual.

Beneficios del • Comprime los tiempos de procesamiento.

enfoque digital: • Aumenta la calidad de los datos.

• Incrementa la productividad.

• Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y

acceso).

• Potencia las inversiones en sistemas.

• Establece un puente entre contenidos de la web y los

sistemas de gestión documental.

• Orienta hacia la web los sistemas de gestión de contenido.

• Permite escalar la gestión de los datos.

Herramientas
❖ Alta de documentos
❖ Búsqueda de documentos
Es necesario contar con herramientas para ❖ Navegación de
poder incorporar los documentos, los cuales documentos
ofrecen al usuario las alternativas ❖ Administración de
siguientes: usuarios
❖ Administración de
alta/baja de carpetas o
bibliotecas
❖ Exportación CD
❖ Exportación/grabación
❖ Importación de CD
❖ Indexación
❖ Hojas de control
❖ Estadísticas BD
❖ Agenda
❖ Mensajería interna
Mensajería interna
Ventajas de su uso

• Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo

requerido para trasladar documentos de un lugar a otro.

• Reducción significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento físico y del
envío de documentos.

• Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no

autorizado.

• Control del acceso a los datos, para saber qué usuario accede a determinado
documento.

• Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos

físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos (índices).
Ventajas por concepto

Espacio

Permite, debido a la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ,

destinar el espacio antes dedicado a almacenamiento de documentación a otra actividad
empresarial.

Tiempo

Organizar y archivar documentos suponen gran cantidad de horas perdidas en una actividad
que no es la propia. En muchas ocasiones, buscar documentos que no aparecen o pedir
duplicados de información implica perder un valioso tiempo. La información tratada de modo
informático acaba con estos inconvenientes.
Ventajas por concepto

Seguridad

Un sistema de este tipo elimina el peligro de extravío de información y documentos. La

realización periódica de copias de seguridad informáticas permite, en caso necesario,
duplicar sin esfuerzo y recuperar todos los documentos.

Transporte y envío de documentos

En un CD se pueden almacenar más 6 000 páginas, lo que permite transportar sin esfuerzo
grandes cantidades de información de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en
formato digital pueden ser enviados a través de internet, llegando en cuestión de minutos a
su destino.
 Sistema de administración documental
Sistemas de • Combina la digitalización y la administración de
aplicación documentos y flujo del trabajo a nivel corporativo.
• Captura los formatos en papel o electrónicos para
convertirlos en datos digitales que puedan ser
explotados.

Sistema de automatización de procesos

administrativos
El contexto actual en que se
desenvuelven las diferentes
instituciones y organizaciones • Efectúa el seguimiento de los procesos
exige la aplicación de administrativos que se hayan iniciado en formatos
determinados sistemas, electrónicos.
métodos, procedimientos y otros • Detecta cuellos de botella en los procesos
instrumentos que respondan a administrativos en línea.
las expectativas de cada una de • Agiliza la gestión administrativa gubernamental y
ellas en el área de gestión de la corporativa.
información y de la • Diseña, ejecuta y audita procesos de flujos de trabajo.
documentación. • Implementa y conserva sistemas administrativos con
certificación ISO.
 Sistema de análisis ejecutivo de datos

Sistemas de • Tableros para el análisis de indicadores.

• Métodos de proyección.
aplicación • Modelos de tendencias.
• Semáforos y alarmas.
• Gráficas interactivas.
• Navegación flotante.
• Creación y administración de escenarios.

Sistema de búsqueda de información corporativa

• Plataforma comprensiva para recuperar datos.

• Administra remota o localmente mediante un web
browser.
• Acciona la búsqueda en intranets, extranets y web
site.
• Facilita su uso y escalabilidad.