Universidad Galileo

IDEA
CEI: IDEA Distancia
Nombre de la Carrera: LITAT
Curso: Administración 2
Tutor: Castillo Armas, Zoila

Tarea 6

Apellidos y nombre del Alumno: Alemán Yaní Juán Abilio

Carné: 12002986
Fecha de Entrega: 15 de mayo de 2016
Semana a la que Corresponde: Seis
Contenido
Introducción.............................................................................................................................3
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL EFECTIVA............................................................4
Concepto de Comunicación.............................................................................................4
Comunicación Organizacional efectiva.........................................................................4
Cómo mejorar la comunicación organizacional..........................................................5
Comentario Personal..............................................................................................................7
Ejemplo de Aplicación del Concepto.................................................................................7
Conclusiones...........................................................................................................................9
Bibliografía..............................................................................................................................10
 Introducción
"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en
el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado
con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos
con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por
su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros."
Julio Olalla
La pobre comunicación dentro de la organización ha llevado a muchas
empresas a la quiebra por eso a continuación se presenta puntos que nos
podrán ayudar a lograr que la empresa donde laboramos o nuestra propia
empresa pueda lograr cambios significativos que al final beneficien al empresa
y al personal.
 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL EFECTIVA
Concepto de Comunicación
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre sí,
mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones
con el fin de influirse mutuamente. Hoy está teóricamente asumido que la
comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es "la
red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su
característica esencial: la de ser un sistema" (Katz y Khan, 1986), "el cemento
que mantiene unidas las unidades de la organización" (Lucas Marin, 1997),
pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que
sustenta las distintas actividades de la organización sino que es un recurso, un
activo que hay que gestionar.
Sea como sea, el mensaje o los mensajes se transmiten siempre de la misma
manera, basándose en los mismos elementos del proceso los cuales son:
 El emisor: Elemento que genera la información y dirige todo su proceso.
 El canal: por donde discurre la información.
 El código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales
comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios.
 El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su
significado.
Comunicación Organizacional efectiva
La comunicación organizacional es el proceso mediante el cual las personas
intercambian información en una organización. Algunas comunicaciones fluyen
por la estructura formal y la informal; otras bajan o suben a lo largo de niveles
jerárquicos, mientras algunas más se mueven en dirección lateral u horizontal.
En la actualidad, la informática ha intensificado la comunicación en todas las
direcciones.
La comunicación organizacional, como la interpersonal, no es perfecta, sino
que se transforma a lo largo del proceso, lo cual provoca que el destinatario
casi siempre reciba un mensaje diferente al enviado originalmente, pues la
intención se transforma en el proceso de comunicación. La comunicación
organizacional casi siempre funciona como si los mensajes y los significados
entre la administración y las personas pasaran por un cuello de botella.
Se puede considerar que una comunicación es efectiva cuando existe
coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las
palabras y la actitud apropiada.
El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos
considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio
de conducta esperado en el receptor.
La comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del
individuo y este usa su sistema comunicativo para:
  Recibir y transmitir mensajes y obtener información.
 Operar con la información existente a fin de deducir nuevas
conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para
reconstruir y anticipar hechos futuros.
 Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
 Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos.
Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:
 Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que
se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien
va dirigida.
 Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la
cooperación necesaria para la realización de objetivos.
 Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más
efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para
suplir canales de información formal.
 Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del
plan de comunicación para quienes resulten afectados.
 Moderación: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo
más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar
burocracia e ineficiencia.
 Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa
debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales
estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
 Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente.
Cómo mejorar la comunicación organizacional
Los administradores deben tratar de mejorar su comunicación por dos vías: en
primer lugar, deben mejorar sus mensajes, o sea, la información que desean
transmitir.
En segundo, deben tratar de comprender lo que otras personas intentan
comunicar. En suma, deben mejorar su capacidad para codificar y descodificar.
No sólo deben enfocarse en ser comprendidos, sino también en comprender a
los otros. Existen algunas técnicas que pueden mejorar la eficacia en estos dos
puntos:
1. Acompañamiento. Consiste en verificar que el significado del mensaje
fue captado debidamente y parte del supuesto de que pudo haber sido
mal interpretado por el destinatario. Como el significado está en la mente
del destinatario, el emisor debe averiguar si es el mismo que intentó
transmitir.
2. Realimentación. Es un elemento muy importante para la buena
comunicación bilateral. Implica la apertura de un canal para que el
destinatario responda y para que el emisor sepa si el mensaje fue
recibido y si produjo la respuesta deseada. En la comunicación frente a
 frente se puede dar una realimentación directa. No obstante, en la
comunicación de la directiva hacia abajo siempre se presentan
inexactitudes debido a la falta de oportunidades de realimentación
suficiente. Toda organización saludable requiere de un buen sistema de
comunicación de los niveles inferiores a los superiores si quiere que el
flujo de información en sentido inverso tenga éxito. Los mecanismos de
realimentación implican mucho más que el acompañamiento de las
comunicaciones.
3. Empatía. La forma de comunicación depende mucho de lo que uno sabe
acerca del destinatario. La empatía implica que la información debe
estar más orientada hacia el destinatario que hacia el emisor y exige que
los comunicadores se pongan en el lugar de los destinatarios para darse
una idea de cómo será decodificado el mensaje. La empatía es la
capacidad de ponernos en el lugar de otra persona y adoptar sus puntos
de vista y sus emociones. También puede reducir muchas barreras para
la comunicación; por ello es necesario comprender el proceso de
decodificación, a fi n de prever cómo percibirá y filtrará el mensaje la otra
persona.
4. Repetición. La repetición o redundancia en la comunicación asegura
que si un mensaje no fue comprendido, habrá otros que lo transmitirán.
Es un método de aprendizaje ampliamente aceptado. Los empleados
que son contratados por una empresa o los estudiantes que ingresan a
una universidad reciben la misma información básica de diversas
maneras. La información redundante, como la costumbre de tocar dos o
más veces a la puerta de alguien, busca garantizar la comunicación.
5. Lenguaje sencillo. El lenguaje complicado ha sido identificado como
una de las principales barreras para la buena comunicación. La
comunicación eficaz exige la transmisión de conocimientos e
información. Si el destinatario no comprende, no hay comunicación.
Los administradores deben codificar los mensajes con palabras,
nombres y símbolos que tengan significado para el destinatario.
6. Escuchar atentamente. Para mejorar la comunicación, el administrador
debe procurar que le entiendan bien, pero también debe entender bien.
Esto exige que escuche a las personas, porque las alienta a expresar
sus sentimientos, deseos y emociones. Sin embargo, no basta con oír,
sino que es necesario escuchar y comprender. Davis planteó los “diez
mandamientos del buen oyente”:
 Deje de hablar.
 Póngase cómodo.
 Demuestre que quiere oír.
 Elimine posibles distracciones.
 Busque crear empatía.
 Sea paciente.
 Domine su temperamento.
 Vaya directo al asunto o a la crítica.
 Pregunte.
 Deje de hablar.
Dejar de hablar es el primero y el último mandamiento.
Otro autor ofrece “cinco consejos para escuchar”:
 Evite los juicios de valor.
 Escuche toda la historia.
 Reconozca los sentimientos y las emociones.
 Reconsidere la posición del otro.
 Pregunte con cuidado.
En resumen, la buena comunicación requiere ser entendido y entender.
7. Propiciar la confianza mutua. La comunicación funciona mejor cuando
está basada en la confianza recíproca entre administradores y
subordinados. Un ambiente amigable y un clima de confianza permiten
un mejor acompañamiento y una mejor comprensión entre los
subordinados.
8. Crear oportunidades. Como las personas son bombardeadas
intensamente por millares de mensajes cada día, muchos de éstos ni
siquiera son decodificados o recibidos. Mientras los administradores
están tratando de comunicarse con sus receptores, éstos reciben otros
mensajes. Cuando ocurren cambios importantes, muchas empresas
organizan retiros que permiten intercambiar ideas.

Comentario Personal
La comunicación juega un papel muy importante dentro de la organización ya
que es la forma en que las personas intercambian información, aunque no
siempre es perfecta, por tal motivo cada día las organizaciones buscan que la
comunicación sea efectiva, debemos de ver a la comunicación como un activo
que hay que gestionar.
La forma de comunicarnos siempre ha sido la misma pero en las
organizaciones debemos de gestionar para sacarle el máximo provecho a la
comunicación ya que si se cuenta con una comunicación efectiva se tendrán
mensajes más claros e integra.
Por lo general en las organizaciones a forma en que nos comunicamos no le
sacamos provecho ya que el personal no sabe escuchar, así mismo durante los
últimos años la comunicación entre empleado y jefe es como si pasara en el
cuello de botella. Como administradores o gerentes se deben de cambiar todos
estos paradigmas proporcionándoles la confianza a los empleados ya que la
comunicación funciona cuando hay confianza recíproca.

Ejemplo de Aplicación del Concepto

En donde laboro creo que hay mucho que mejorar en lo que se refiere a la
comunicación ya que durante los últimos años no ha sido tan efectiva como se
esperaba, por tal motivo cada vez los administradores buscan mejoras
continuas para que el personal se comunique de la mejor manera.
Lograr que la comunicación sea efectiva dentro de la empresa es un cambio
que se ha venido trabajando durante años atrás tratando que la información
que se desea transmitir nos sea redundante y que logre llegar a su destinatario
lo más exacto posible, se ha buscado darle la confianza al personal para que la
comunicación sea recíproca ya que de esta forma la información fluirá de la
mejor manera, teniendo en cuenta que con los cambios que se van realizando
se están obteniendo mejoras para la empresa y esto beneficia a los empleados.
 Conclusiones
La comunicación juega un papel muy importante dentro de las organizaciones,
por lo cual se debe buscar que la comunicación sea efectiva para tener un
mejor éxito en las organizaciones. Hay muchas formas de que la comunicación
se vuelva efectiva, solo debemos de recordar que es un proceso donde el
administrador o gerente y el empleado ya que en un ambiente amigable y un
clima de confianza permite una mejor compresión entre los subordinados.
 Bibliografía
Monografía
IDALBERTO, Chiavenato, Comportamiento Organizacional. La dinámica del
éxito en las organizaciones. Segunda Edición, ISBN-13: 978-20-6876-2.
Citas Bibliográficas
http://habilidadesdirectivas.mex.tl/116453_COMUNICACI-N-EFECTIVA.html
http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/FichasTecnicas/
NTP/Ficheros/601a700/ntp_685.pdf