Técnica Secretarial

LA SECRETARIA
1. CONCEPTO
La palabra secretaria proviene de secreto. Profesión, ocupación u oficio
de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de
un superior jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodia
unas actividades por medio del orden del documento en la oficina o en
la empresa en general.
Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una
nómina, realizando pagos y sueldos haciendo bonificaciones de los
empleados en beneficio de la empresa. Es, además, un ser integro en
sus tareas, eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta a
sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la
empresa, en fin, es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

2. FUNCIONES
a) Recibir documentos
b) Atender llamadas telefónicas
c) Atender visitas
d) Acompaña a todos lados
e) Archivar documentos
f) Realizar cálculos elementales
g) Informar todo lo relativo al departamento del que depende
h) Estar al pendiente de la tramitación de expedientes
i) Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones
j) Poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada
la sección de que dependa
k) Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando
por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan
l) Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.
En conclusión, la figura de la persona profesional dedicada al secretariado es como gestora del tiempo del directivo
con el que colabora, para que este no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso
de la empresa.

NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE EJECUTIVA

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios
como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa
mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas
de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos
tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe,
hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue
preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes,
memorandos; en conclusión, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia.

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Sin embargo, en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:
 Personalidad equilibrada y proactiva.
 Autoestima positiva.
 Capacidad de adaptación a los cambios.
 Habilidades comunicativas y escucha activa.
 Capacidad de crear, innovar e implementar.
 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
 Disposición para trabajar en equipo.
 Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
 Espíritu de superación.
 Flexibilidad·
 Sentido de humor.
 Resistencia física y nerviosa.
 Agudeza visual.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la
secretaria debe dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que
desarrollará, tales como son:
 Técnicas de archivo.
 Técnicas de oficina·
 Digitación o mecanografía.
 Uso apropiado del teléfono·
 Manejo y organización de la agenda·
 Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.
 Manejo adecuado de documentos.
 Conocimiento y dominio del idioma del país.

MISIÓN DE LA SECRETARIA
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los
procesos a seguir dentro de la empresa.

FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos
informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
 Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
 Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
 Mejora y aprendizaje continuo.

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IMAGEN DE ÉXITO
La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación
balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los siguientes elementos:
 Conocimientos
 Valores
 Modales
 Personalidad
 Tacto
 Humildad
 Sencillez
 Vestimenta Profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja.
Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en
donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
 Ropas de brillo
 Sandalias demasiadas altas
 Faldas cortas y muy ajustadas
 Ropas transparentes
 Escotes
 Zapatos dorados o plateados
 Maquillaje recargado
 Accesorios grandes y muy llamativos.

EL ÉXITO DEL BUEN VESTIR DEPENDERÁ DE LOS SGTES. FACTORES:

Código de vestimenta corporativa. - Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas,
pantalón, blusa y falda. - Telas lavables, suaves y sin arrugas.

Combinación de zapatos y carteras. - Colores básicos. - Coordinación de accesorios. La combinación y coordinación

de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con
el cliente.
CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones
extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención
y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el
entrenamiento continuo son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos, pero sin
duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos-
son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto
dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos
de acuerdo al área a la que deba asistir.

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