MANUAL DE USO

SISTEMA DE REGISTRO GENERAL DE BIENES PÚBLICOS

CARACAS, SEPTIEMBRE 2021

Edificio Torre Norte del MPPEF, piso 3, Av. Urdaneta, Esq. de Carmelitas, parroquia Altagracia.
Teléfonos: 0212-8025473
E-mail: [email protected]. Web: www.sudebip.gob.ve
OBJETIVO GENERAL

El siguiente Manual tiene como objeto ofrecer de manera simple pero detallada las
instrucciones dirigidas a los Responsables Patrimoniales de los Órganos o Entes que integran
la Administración Pública, a fin de procurar la carga exitosa de los datos de la institución, de la
máxima autoridad y de los bienes públicos que estén bajo su custodia. Por ello, el Manual va
dirigido a aquellas personas que han recibido el respectivo mensaje de correo electrónico por
parte de la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP) para la activación de su cuenta
de usuario ante el Sistema de Registro General de Bienes Públicos.

BASE LEGAL

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial

de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.908 Extraordinario, de fecha 19 de
febrero de 2009.

 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal (2010)

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Procuraduría General de la

República (2016)

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos (2014)

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (2015)

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (2014)

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos

(2014)

 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981)

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 ÍNDICE

I. ACTIVACIÓN E INICIALIZACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO ……………….… pág. 1

II. REGISTRO DE DATOS……………………………………………………..…….……… pág. 2

III. REGISTRAR SEDES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS…………………………….. pág. 5

IV. CARGA INICIAL DE BIENES…………………………………………………………….. pág. 7

V. LLENADO DEL FORMATO DE CARGA MASIVA…………………………………….. pág. 10

VI. ERRORES EN LA CARGA INICIAL DE BIENES……………..……………….……… pág. 15

VII. CIERRE DE LA CARGA INICIAL DE BIENES...…………...….……………………… pág. 18

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 I- ACTIVACIÓN E INICIALIZACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO

PASOS

1. Abra el mensaje de correo electrónico sobre la Activación de Cuenta enviado desde

Sistema de Registro General de Bienes Públicos identificado con la cuenta
<[email protected]>

2. Copie la clave de acceso temporal (desde la primera letra hasta el signo de almohadilla
o numeral incluido) o en su defecto tome nota cuidadosamente de la clave de acceso
temporal.

3. Haga clic en el botón:

4. Seguidamente, se abrirá una nueva pestaña o ventana del navegador web

redireccionando su conexión a la página de inicio de sesión al Sistema. Al finalizar la
carga de esta página se mostrará una notificación indicando que su cuenta ha sido
activada exitosamente.

5. Cierre la notificación haciendo clic en el botón:

6. Inicie sesión colocando su número de cédula en el campo Cédula, así como la

contraseña copiada anteriormente del correo de activación, en el campo Contraseña
(si escribió manualmente la contraseña deberá transcribirla).

7. Haga clic en el botón:

8. El Sistema le solicitará crear una nueva contraseña, para ello coloque en los campos
Contraseña y Confirmar Contraseña una nueva clave o contraseña compuesta por al
menos, ocho (8) caracteres alfanuméricos y que incluya una o más letras en
mayúsculas, una o más letras en minúsculas y uno o más de los siguientes caracteres
especiales (!"#$%&/()=?¡*][_:;,.-{}+¿'|`^~"¸\|@·~).

9. Haga clic en el botón cambiar contraseña

10. El Sistema redirige a la página de inicio de sesión y le muestra una notificación

indicándole el cambio exitoso de su contraseña de acceso al Sistema.

1
 11. Haga clic en el botón cerrar

12. Ha finalizado la activación e inicialización de su cuenta. A partir de ese momento podrá

ingresar al Sistema utilizando el número de Cédula y la Contraseña establecida en
los pasos 9 y 10 anteriormente descritos, a través de la URL
http://bienespublicos.sudebip.gob.ve o a través de la página inicial del sitio web de la
SUDEBIP http://www.sudebip.gob.ve en la sección SISTEMA DE REGISTRO
GENERAL DE BIENES PÚBLICOS.

II- REGISTRO DE DATOS

Se trata de una tarea sencilla y guiada por pasos en la cual cada paso corresponde a un
formulario particular y por lo que para avanzar al siguiente formulario o retroceder al anterior,
el Sistema cuenta con botones ubicados al final de cada formulario.

NOTAS:
a) Sólo se podrá avanzar al siguiente paso si el Sistema valida que el usuario ha
llenado correctamente todos los campos obligatorios. Los campos obligatorios son
aquellos que están marcados con un asterisco en color rojo (*). Si el Sistema
determina que usted no colocó un dato de manera adecuada, u olvidó colocarlo,
resaltará en color rojo el campo con el dato errado, indicándole el motivo del error.
b) Es importante precisar que luego de hacer clic en el botón “SIGUIENTE” el
Sistema guardará los datos introducidos, de manera que si el usuario no puede
completar todos los formularios en el momento podrá acceder posteriormente al
Sistema tal como se detalló anteriormente.

A. Llenado de los Formularios

 Haga clic en un campo

(a) Si se trata de un campo en el que solamente debe colocarse texto, transcriba la

información o dato requerido sin importar mayúsculas o minúsculas (el Sistema lo
almacenará en mayúsculas).

(b) Si el campo es una lista desplegable de opciones debe volver a hacer clic en la
opción correspondiente para seleccionarla.

2
 (c) Si el campo consiste en botones radiales (con forma circular) haga clic en el botón
correspondiente para seleccionar la opción que éste indique.

 Una vez llenados todos los campos obligatorios, haga clic en el botón para avanzar al
siguiente paso (si no logra ver el botón, asegúrese de desplazar la página
completamente hacia abajo usando la rueda central del ratón o la barra de
desplazamiento vertical ubicada hacia la derecha de la ventana del navegador).

 Al finalizar los tres primeros pasos, es decir, la carga de los datos del Órgano o Ente,
de la Máxima Autoridad y del Responsable Patrimonial, el cuarto y último paso consiste
en la verificación y confirmación del registro en el Sistema de dichos datos. Una vez que
el usuario los haya verificado y esté conforme, procederá de la manera siguiente.

PASOS

1. Haga clic en el botón:

2. Seguidamente, el Sistema le notificará que las validaciones de los datos han sido
correctas.

3. Haga clic en el botón:

4. Posteriormente, el Sistema lo llevará a la página donde se listan y crean las Sedes y

Unidades Administrativas, además le mostrará la respectiva notificación que los datos
anteriormente confirmados se encuentran en proceso de revisión por parte de la
SUDEBIP.

En este punto, el usuario recibirá un correo electrónico con un mensaje del Sistema
indicándole que el registro de los datos del Órgano o Ente, de la Máxima Autoridad y
del Responsable Patrimonial han sido confirmados de manera exitosa como usuario del
Sistema.

3
 B. Adjuntar Gacetas, Leyes, Oficios y demás documentos legales

PASOS

1. Haga clic en el botón:

2. En la ventana emergente, busque y seleccione el documento a adjuntar.

3. Haga clic en aceptar o abrir para confirmar el documento seleccionado e iniciar su carga
Sistema.
4. Finalizada la carga del documento, el Sistema abre una ventana emergente
mostrándole el documento recientemente cargado para que el usuario verifique que se
trata del archivo seleccionado y que se muestra de manera correcta (es legible y las
páginas están orientadas de manera vertical), tal como se muestra a continuación en el
ejemplo de documento (con texto de prueba) cargado correctamente en el Sistema,
siendo legible al mostrar las páginas en orientación vertical:

NOTA: Los archivos deben cumplir los siguientes aspectos:

• Estar digitalizados en formato PDF
• El tamaño o peso del archivo resultante de la digitalización debe ser inferior
a 15 MB
• La orientación o disposición de las páginas debe ser en modo vertical
• Debe tratarse de contenido legible

4
 5. Para cerrar esta ventana emergente debe hacer clic en el botón Ok o en la equis (X)
ubicada en la parte superior derecha de la ventana emergente

III- REGISTRO DE SEDES Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Consta de dos pasos: (1) Registro, Consulta y Edición de las Sedes; y (2), Registro, Consulta
y Edición de las Unidades Administrativas.

Para avanzar o retroceder de un paso al otro cuenta con los botones respectivamente,
ubicados en la parte inferior (final) de la página.

NOTA: Por defecto, el Sistema crea una sede nombrada como PRINCIPAL,
de manera tal que, si el Órgano o Ente del cual el usuario es Responsable
Patrimonial, no posee más de una Sede, no resultará necesario crearla, ya
que el Sistema lo hace automáticamente.

 AÑADIR SEDES

1. Vaya a Datos del Ente → Sedes y sus Unidades Administrativas.

2. Haga clic en el botón

3. En la ventana emergente desplegada coloque (transcriba) el nombre de la Sede;

seleccione el estado, municipio y parroquia que aplique a la Sede y coloque (transcriba)
la dirección de la Sede.

4. Seguidamente, haga clic en el botón GUARDAR y el Sistema le notificará de la creación

exitosa de la Sede.

5. Verifique que la nueva Sede aparezca en el listado de Sedes registradas que se muestra
justo debajo del botón Registrar Sede.

5
  MODIFICAR SEDES

1. Haga clic en el botón EDITAR SEDE de la fila correspondiente a la Sede que desea
modificar.

2. En la ventana emergente desplegada modifique los datos deseados.

3. Haga clic en el botón GUARDAR y seguidamente el Sistema le notificará de la

actualización exitosa de la Sede.

4. Verifique que los cambios realizados a la Sede aparezcan en el listado de Sedes

registradas que se muestra justo debajo del botón Registrar Sede.

 AÑADIR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Finalizado el registro de todas las Sedes del Órgano o Ente debe avanzar al siguiente paso
que consta de la creación de las Unidades Administrativas para cada una de las Sedes
anteriormente creadas en el Sistema.

PASOS

1. Vaya a Datos del Ente → Sedes y sus unidades administrativas

2. Haga clic en el botón SIGUIENTE ubicado al final del listado de Sedes registradas

3. Seleccione la Sede a la cual desea registrarle Unidades Administrativas

4. A continuación, haga clic en el botón AÑADIR UNIDAD ADMINISTRATIVA

5. En la ventana emergente coloque (transcriba) el nombre de la Unidad Administrativa

6. Haga clic en el botón:

7. El Sistema le notificará del registro exitoso de la Unidad Administrativa.

6
 8. Verifique que la nueva Unidad Administrativa aparezca en el listado de Unidades
Administrativas registradas que se muestra justo debajo del botón Añadir Unidad
Administrativa.

 MODIFICAR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

PASOS

1. Haga clic en el siguiente botón:

2. Coloque (transcriba) los cambios requeridos.

3. Haga clic en el botón GUARDAR o presione Enter (Intro) en el teclado para guardar la
modificación

IV- CARGA INICIAL DE BIENES

Luego de haber confirmado en el Sistema los datos de la Institución (Información del Órgano
o Ente, Máxima Autoridad y Responsable Patrimonial) y haber registrado las Sedes y Unidades
Administrativas correspondientes, se debe proceder a realizar la carga inicial de los Bienes
Públicos en el Sistema, de la manera siguiente:

PASOS

1. Ubique el puntero del mouse (ratón) sobre la opción Carga Inicial de Bienes.

2. Desplace el puntero del mouse (ratón) a la opción que corresponda según el tipo de
bien (Muebles, Vehículos, Inmuebles o Semovientes).

3. Haga clic en la opción desplegada Carga Masiva.

4. Seguidamente, haga clic en el botón DESCARGAR FORMATO DE BIENES para

descargar el formato de carga masiva correspondiente al tipo de bien con los datos
consignados previamente (precargados) del Sistema:

NOTA: En este caso, XXXXXX es el tipo de bien a cargar.

7
5. Guarde el archivo.

6. A continuación, abra el archivo con Microsoft Office Excel, habilite la edición para llenarlo
(completarlo) con los datos de los bienes, en el momento que haya finalizado, guarde
los cambios en el archivo.

7. Haga clic en el campo SUBIR ARCHIVO

8. En la ventana emergente busque y seleccione el archivo de hoja de cálculo.

9. Haga clic en el botón PROCESAR y el Sistema comenzará a importar los datos de los
bienes encontrados en el formato llenado anteriormente.

10. Finalizada la importación de los datos de los bienes, el Sistema listará los bienes
procesados.

 CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LA CARGA INICIAL DE

BIENES

 La versión mínima compatible de Microsoft Office con la que se puede

editar el formato (Excel) de carga masiva es la versión 2010 o superior.

 No es necesario que se procese un sólo o único archivo de carga masiva

por tipo de bien. Por el contrario, se recomienda a los usuarios del
Sistema que dividan en varios archivos de carga masiva (varios lotes) el
inventario completo de un tipo de bien en particular.

El criterio de división de cada lote o archivo de carga masiva de bienes

queda a juicio de cada usuario y puede depender de aspectos tales
como el número de Sedes y unidades administrativas del Órgano o Ente,
organización geoespacial de la Sede del Órgano o Ente, sus procesos
internos en el control de los bienes, entre otros aspectos.

Por ejemplo, si el Órgano o Ente posee una única Sede (PRINCIPAL) y

ésta es un edificio en la que los pisos del 1 al 4 corresponden a la Sede,
pudiese crear cuatro archivos de carga masiva de bienes muebles en
los que cada archivo corresponderá a un piso; de esta manera, cada

8
 archivo permitirá registrar las unidades administrativas y los datos de los
bienes muebles de cada Unidad Administrativa.

 Otra manera de dividir las cargas masivas es por áreas y sub áreas
administrativas. Por ejemplo, un archivo de carga masiva por cada
Dirección o Gerencia y sus áreas relacionadas, es decir, un archivo de
carga masiva de bienes muebles de la Dirección o Gerencia de
Informática incluyendo sus respectivos departamentos o coordinaciones
(Sistemas, Servidores y Redes, Soporte Técnico) y así sucesivamente
con el resto de las áreas.

 CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CARGA MASIVA

La carga inicial de bienes es un proceso en el que el Sistema valida los datos leídos de los
archivos de hojas de cálculo, por lo tanto, el Sistema aplicará los siguientes criterios de
validación:

a. Los encabezados de las columnas de la hoja 1 deben coincidir con los

encabezados dados por el formato de carga masiva del Sistema, según el tipo
de bien.
b. La hoja 1 no debe estar vacía.
c. No deben existir celdas vacías en filas a ser procesadas.
d. Las Sedes y unidades administrativas deben coincidir con las registradas en el
Sistema, sin importar mayúsculas ni minúsculas.
e. No se permiten códigos internos de bienes repetidos, a cada bien se le debe
asignar un identificador único para el control interno del bien dentro del Órgano
o Ente.
f. Uso del valor “S/I” (Sin Información). Casos en los que debe usarse y
excepciones:
i. Se colocará el valor S/I en las columnas: FECHA DE ADQUISICIÓN - N°
DE DOCUMENTO - VALOR DE ADQUISICIÓN, en aquellos casos en los
que la forma de adquisición del bien haya sido por Custodia-Asignación o
Custodia-Bienes sin Titularidad.
ii. En el resto de los casos, el formato de carga masiva admite el dato o valor
“S/I” (sin las comillas) para aquellos casos en los que se desconozca un
dato en particular, aplicándose las siguientes excepciones:

9
  No se permite “S/I” en las columnas: SEDE – UNIDAD
ADMINISTRATIVA – CÓDIGO INTERNO DEL BIEN –
DESCRIPCIÓN – FORMA ADQUISICIÓN – MONEDA – ESTADO
DEL USO DEL BIEN – CONDICIÓN FÍSICA – COLOR –
CATEGORÍA GENERAL – SUBCATEGORÍA – CATEGORÍA
ESPECÍFICA – CÓDIGO.
 Para las celdas que tienen lista de opciones desplegable no se
permite ningún otro valor que esté fuera del rango de dicha lista.

V- LLENADO DEL FORMATO DE CARGA MASIVA

Ante todo, se sugiere al usuario tomarse el debido tiempo para verificar la estructura de la hoja
1 y los datos que en ella se solicitan en el formato de carga masiva descargado, tales como:
orden de las columnas, datos requeridos en cada columna, etc.; a fin de que el usuario prepare
una hoja de cálculo adicional con la misma estructura de datos requeridos en el formato de
carga masiva.

Este archivo de hoja de cálculo adicional al formato de carga masiva arrojado por el Sistema,
serviría de control interno del Órgano o Ente y además como mecanismo de comprobación de
los datos de los bienes.

 PREPARACIÓN DE LAS CELDAS

En todos los formatos de carga masiva, la fila número cinco (5) contiene todos los datos
precargados del Sistema y los cuales son necesarios para llenar dicho formato. Esto implica
que lo primero que el usuario debe hacer es preparar las filas que siguen, es decir, desde la
fila número seis (6) en adelante; además, las filas se deben preparar de acuerdo a la cantidad
de bienes a reportar, para que las celdas tomen los formatos necesarios y pueda usar las listas
desplegables en las columnas que así lo presentan.

PASOS

1. Abra el archivo del formato de carga masiva con Microsoft Excel.

2. Por defecto, todos los archivos que son descargados desde internet, el programa
Microsoft Excel los asume como archivos no seguros. Por ello, al abrir los formatos de
carga masiva recién descargados del Sistema, el usuario observará una franja amarilla
muy similar a la que se muestra a continuación:

10
 En este caso, para poder continuar con los siguientes pasos, el usuario debe “informar”
al archivo Excel que se trata de un archivo seguro haciendo clic en HABILITAR
EDICIÓN:

3. Haga clic encima de la columna izquierda número 5 para seleccionar toda la fila número
5 y observará que la forma del cursor o puntero del mouse cambia a una flecha que
apunta hacia la derecha para indicar que toda esa fila será seleccionada:

11
4. Copie la fila seleccionada usando el ratón (clic derecho > clic en copiar) o el teclado
(CTRL + C):

5. Seleccione la primera celda de la fila número 6, es decir la celda A6, haciendo clic en
ella o presionando una vez la tecla de flecha hacia abajo en el teclado, para unificar el
formato de estas celdas:

6. Seleccione hacia abajo tantas celdas como número de bienes estima registrar en el
Formato de Carga Masiva que se cargará posteriormente en el Sistema; bien sea
usando el ratón, el teclado o ambos:

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 7. Seleccione usando el ratón (clic derecho > clic en pegar) o el teclado (CTRL + V) y de
esta manera, ya las filas correspondientes a las celdas seleccionadas cuentan con los
formatos y datos necesarios para ser llenadas.

Como se observa en las siguientes imágenes, a partir de la fila número dieciséis (16) de
la hoja de cálculo, no aparece el botón de flecha, por lo que no se pueden seleccionar
datos de la lista desplegable:

 LLENADO DE DATOS

Es importante resaltar que el formato de carga masiva se compone de columnas cuyas celdas
contienen listas desplegables de opciones o valores y por lo tanto, al momento de llenarlas se
debe seleccionar una opción o valor de la lista desplegable.

Igualmente, existen columnas en cuyas celdas solamente se deben transcribir (colocar) el valor
o dato requerido; teniendo esto en cuenta es posible llenar las columnas de varias maneras. A
continuación, se detallan dos formas:
A. Llenado de celdas o columnas que contienen listas desplegables

PASOS
1. Haga clic en el botón con flecha de la celda que contiene la lista desplegable para activar
la lista:

13
2. Haga clic en la opción deseada tal como se muestra en el siguiente conjunto de
imágenes:

3. Seguidamente, haga clic en el Controlador de Relleno de la celda y arrástrelo hacia

abajo para comenzar el copiado y pegado de la lista en las siguientes celdas. En este
punto, verifique que a medida que va arrastrando hacia abajo la hoja de Excel le va
mostrando el valor que se copiará y pegará.

4. Suelte el arrastre y verifique que la lista se haya copiado y pegado en las celdas
seleccionadas:

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 B. Llenar celdas o columnas cuyos datos deban ser transcritos

Una vez preparado el archivo de control interno siguiendo la misma estructura de columnas
del formato de carga masiva, se pueden seleccionar varias columnas de datos que se deban
transcribir.

Por ejemplo: el archivo de control interno tiene las columnas CÓDIGO INTERNO DEL BIEN y
la columna DESCRIPCIÓN contiguas (tal como se presentan en los formatos de carga masiva),
de modo que se pueden seleccionar ambas columnas y luego copiarlas. Siendo así, al pegarlas
en el archivo de carga masiva se llenarían también las dos columnas contiguas CÓDIGO
INTERNO DEL BIEN y DESCRIPCIÓN en una sola acción.

En síntesis, los pasos generales para llenar celdas o columnas cuyos contenidos deban
transcribirse (escritos usando el teclado de la computadora) son:

1. Seleccione las celdas correspondientes a la columna o columnas que desea copiar

desde su archivo de hoja de cálculo de control interno.
2. Copie las celdas seleccionadas usando el ratón o el teclado.
3. Diríjase al archivo de formato de carga masiva y haga clic en la celda desde donde
comenzará el pegado.
4. Presione la tecla Enter (Intro) del teclado para pegar solamente los valores.

VI- ERRORES EN LA CARGA INICIAL DE BIENES

En caso que el Sistema detecte algún error durante el llenado del Formato de Carga Masiva
de los bienes ocurrirá lo siguiente:

 No procesará el archivo.
 Mostrará una notificación indicándole que se encontraron errores, por lo que el usuario
debe revisar su correo electrónico y revisar la información enviada con relación a los
errores detectados.
 El Sistema enviará a las direcciones de correo electrónico del Responsable Patrimonial
registradas, un correo electrónico indicando que no fue posible procesar el archivo de
carga masiva, la fecha y hora del procesamiento de la carga de bienes y un archivo de
texto adjunto, el cual contendrá el listado de errores.

 ERRORES Y SUS SIGNIFICADOS

 El archivo contiene encabezados imposibles de procesar para la Carga

Masiva de Bienes XXXXXX

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En este caso XXXXXX, hace referencia al tipo de bien (muebles, vehículos, etc.).

Este error significa que la hoja nombrada como Hoja1 del archivo no cumple con la estructura
dada por el formato de carga masiva del Sistema, el cual debe cumplir con los siguientes
parámetros:

 Las tres primeras filas deben estar completamente vacías

 La primera columna debe estar completamente vacía.
 La fila número cuatro (4) debe contener el encabezado específico de cada tipo de
bien.

 El archivo no contiene Bienes Inmuebles que puedan ser procesados

Este error significa que a partir de la fila número cinco (5) en adelante todas las celdas
están completamente vacías.

Por lo tanto, para el Sistema el archivo está vacío.

 Error en la celda YZ: XXXXXX vacía(o)

En este caso YZ es la referencia o el nombre de la celda de la hoja de cálculo en la que se

detectó el error y XXXXXX es la cabecera de la columna.

Este error significa que la celda no contiene ningún dato, por ejemplo “Error en la celda B6:
SEDE vacía.” se interpreta como que, en la hoja1 del archivo, la celda B6 no contiene el
nombre de la Sede, ni ningún otro dato.

 Error en la celda YZ: XXXXXX no registrada

En este caso YZ es la referencia o el nombre de la celda de la hoja de cálculo donde se detectó

el error y XXXXXX es la cabecera de la columna. Indica que el dato leído en la celda YZ de la
columna XXXXXX no se encuentra registrado en el Sistema.

Este error suele presentarse cuando, por ejemplo, el nombre de una Sede se registró en el
Sistema como DIRECCION REGIONAL CENTRAL y en la hoja de cálculo aparece como
DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL (nótese la tilde en la letra o en la palabra dirección).

16
  Error en la celda YZ: valor inválido en XXXXXX

En este caso YZ es la referencia o el nombre de la celda de la hoja de cálculo donde se detectó

el error y XXXXXX es la cabecera de la columna.

El error implica que no se acepta el dato actual de la celda, un ejemplo de ello es que en la
columna CÓDIGO INTERNO DEL BIEN no se acepta el dato S/I, ya que es mediante este dato
que es posible ubicar e identificar de manera inequívoca un bien dentro del Órgano o Ente.

 Error en la celda YZ: CODIGO INTERNO DEL BIEN repetido

En este caso YZ es la referencia o el nombre de la celda de la hoja de cálculo en la que se

detectó el error. Significa que el código interno de la celda YZ está repetido en alguna otra
celda de la hoja o que ya se encuentra procesado en el Sistema un bien con código interno
idéntico.

A fin de constatar que el Código de un Bien no se encuentre repetido se puede ejecutar la

acción de formato condicional que ofrece Excel y para lo cual el usuario deberá:
1. Seleccionar la columna CÓDIGO INTERNO DEL BIEN
2. Ubicar la opción de Formato Condicional > Resaltar reglas de celda > Duplicar valores,
ubicado en la parte superior de la barra de herramientas de Excel:

3. Hacer clic en aceptar para aplicar el formato de resaltado predeterminado de Excel

(rojo).
4. De esta manera, si existiesen códigos repetidos, el programa Excel los resaltará en color
rojo.

 Error en la celda YZ: valor fuera de rango en XXXXXX

17
En este caso YZ es la referencia o el nombre de la celda de la hoja de cálculo donde se detectó
el error y XXXXXX es la cabecera de la columna.

La celda es una lista desplegable de opciones y el valor que existe actualmente en la celda no
coincide con ninguno de la lista desplegable (está fuera del rango de opciones disponibles).

Por ejemplo, Error en la celda K8: valor fuera de rango en ESTADO DEL USO DEL BIEN [EN
DESUSO]; indica que el valor “EN DESUSO” está fuera del rango de valores permitidos para
la columna ESTADO DEL USO DEL BIEN, los cuales son: EN USO, EN COMODATO, EN
ARRENDAMIENTO, EN ALMACÉN O DEPÓSITO PARA SU ASIGNACIÓN, ASIGNACIÓN O
ADSCRIPCIÓN, CONCESIÓN, PERMISO, AUTORIZACIÓN.

 Error en la celda YZ: valor en XXXXXX no acorde con XXXXXX

En este caso, el valor del dato de una celda depende del valor actual de otra celda, en una
misma fila.

Los errores referidos a datos o valores en celdas muestran entre corchetes ([]) el dato o valor
errado en cuestión; ejemplos:

 Error en la celda E5: valor inválido en DESCRIPCIÓN [s/i].

 Error en la celda G5: valor en FECHA ADQUISICIÓN [1996-02-12] no acorde con
FORMA ADQUISICIÓN.
 Error en la celda C11: UNIDAD ADMINISTRATIVA no registrada [Área Control
Posterior].
 Error en la celda J11: valor fuera de rango en MONEDA [BOLIVARES].
 Error en la celda L11: valor fuera de rango en CONDICIÓN FÍSICA [BUENA].
 Error en la celda O11: valor fuera de rango en COLOR [S/I].

VII- CIERRE DE LA CARGA INICIAL DE BIENES

Luego que el usuario ha cargado en el Sistema la totalidad de Bienes Públicos con los que
cuenta el Órgano o Ente hasta la fecha en que realizó la carga inicial de bienes, debe proceder
a cerrarla de la manera siguiente.

18
PASOS

1. Ubicar en el Sistema la carga inicial de bienes según el tipo de bien que desea cerrar,
por ejemplo, para los bienes vehículos la ruta de acceso sería: Carga Inicial de Bienes
→ Vehículos → Carga Masiva.

2. Verificar que el Sistema liste la totalidad de bienes correspondiente con el inventario de

bienes de su Órgano o Ente cargados en su momento.

3. Finalizar la revisión (chequeo) del inventario haciendo clic en el botón Cerrar Registro
Inicial de Bienes.

Es importante, destacar que, para generarse el cierre definitivo del Inventario de cada Órgano
o Ente, se debe haber efectuado el cierre de todos los tipos de bienes cargados en el Formato
de Carga Masiva que arroja el Sistema (aún en aquellos casos en los que el Órgano o Ente no
cuente con uno o varios de estos tipos de bienes).

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 GLOSARIO DE TÉRMINOS

 Hacer clic: implica usar el ratón o “mouse” presionando el botón izquierdo, bien sea para
posicionar el cursor en una posición deseada en la pantalla o para interactuar con algún
elemento de la Interfaz Gráfica de Usuario (botones, campos de formularios, etc.).

 Hacer clic derecho: quiere decir usar el ratón o “mouse” presionando el botón derecho
para que se muestre un menú emergente con opciones relacionadas al elemento sobre
el que se hizo clic derecho.

 Seleccionar un dato o valor: implica sombrear o resaltar caracteres alfanuméricos

haciendo uso del ratón o teclado. Con el ratón se selecciona una palabra, por ejemplo,
haciendo clic justo antes de la primera letra de la palabra y, sin soltar el clic, se desplaza
o mueve el ratón/cursor hacia las siguientes letras hasta “cubrir” con el sombreado la
última letra de la palabra en cuestión.

 Copiar: es la acción que puede ser realizada con: (a) el ratón/cursor, seleccionando el
valor o valores (una palabra, letra, texto, número, números…), para luego hacer clic
derecho sobre la selección y finalmente hacer clic en la opción Copiar; (b) el teclado,
seleccionando el valor o valores (una palabra, letra, texto, número, números…), para
luego presionar la tecla CTRL y, manteniéndola presionada, presionar la tecla C,
finalmente liberar primero la tecla C y luego la tecla CTRL – esto es lo que se conoce
comúnmente como CTRL + C.

 Pegar: es la acción que puede ser realizada con: (a) el ratón/cursor, posicionando el
cursor donde se desea colocar el valor o valores copiado, para luego hacer clic derecho
y finalmente hacer clic en la opción Pegar; (b) el teclado, posicionando el cursor donde
se desea colocar el valor o valores copiado, para luego presionar la tecla CTRL y,
manteniéndola presionada, presionar la tecla V, finalmente liberar primero la tecla V y
luego la tecla CTRL – esto se conoce comúnmente como CTRL + V.

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