Aplicaciones Contables Informáticas I

Aplicaciones
contables
informáticas I
GRACIELA
PICAZO CORNEJO Red
Tercer Milenio
APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS I

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APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS
I GRACIELA PICAZO CORNEJO
RED TERCER MILENIO
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AVISO LEGAL
Derechos Reservados  2012, por RED TERCER MILENIO S.C.
Viveros de Asís 96, Col. Viveros de la Loma, Tlalnepantla, C.P. 54080, Estado de México.
Prohibida la reproducción parcial o total por cualquier medio, sin la autorización por escrito del titular de los
derechos.
Datos para catalogación bibliográfica
Graciela Picazo Cornejo
Aplicaciones contables informáticas I
ISBN 978-607-733-080-6
Primera edición: 2012
Revisión editorial: Eduardo Durán Valdivieso
DIRECTORIO
José Luis García Luna Martínez Director General
Rafael Campos Hernández

Director Académico Corporativo
Bárbara Jean Mair Rowberry Directora Corporativa de Operaciones

Jesús Andrés Carranza Castellanos
Director Corporativo de Administración
Héctor Raúl Gutiérrez Zamora Ferreira Director Corporativo de Finanzas
Alejandro Pérez Ruiz

Director Corporativo de Expansión y Proyectos 4 | Página
ÍNDICE
Introducción 5 Mapa conceptual 6

Unidad 1. Adquisición vs desarrollo de un sistema contable 7 Mapa
conceptual 8 Introducción 9 1.1. Categoría de programas 11 1.2. Adquisición
de paquetes comerciales 12
1.3. Desarrollo de programas y sistemas a la medida 14
1.4. Etapas del estudio de sistemas
16
Autoevaluación
23
Unidad 2. Paquete para el procesamiento de un sistema 26

computarizado de contabilidad
Mapa conceptual 27 Introducción 28 2.1. Características de los paquetes de
contabilidad 29 2.2. Descripción general del sistema 31 2.3. Instalación y
acceso al sistema 34 2.4. Manuales de referencia 41 2.5. Licencia para el
manejo del paquete – ventajas 41
2.6. Explorando COI
43
2.7. Sistema de pólizas dentro de la contabilidad
45
Autoevaluación
49
Unidad 3. Consideraciones previas a la operación del sistema 52 Mapa

conceptual 53 Introducción 54
2 | Página
3.1. Preparación de la información contable 55 3.2. Diseño y definición del
catálogo de cuentas 58 3.3. El catálogo de cuentas en el COI 78
3.4. Diseño de práctica contable Autoevaluación 83 86
Unidad 4. Consideraciones para el control del sistema contable 90 Mapa

conceptual 91 Introducción 92 4.1. Asignación de responsabilidades de la
operación del sistema 93 4.2. Diagrama de procesos y elaboración de
procedimientos 96 4.3. Diseño de formas 99 4.4. Bitácora de operaciones 104
4.5. Empezando a capturar información dentro del COI (operaciones 106
iniciales)
114
Autoevaluación
Unidad 5. Principios básicos de operación del sistema 117 Mapa conceptual
118 Introducción 119 5.1. Navegación dentro del sistema 120 5.2. Descripción
de las teclas especiales 121 5.3. Restricciones de acceso al sistema y
subsistemas 122 5.4. Definición de los parámetros generales y datos de la
empresa 125 5.5. Tipos de datos (fechas, numéricos, alfanuméricos, cifras)
131 5.6. Errores al introducir información 133 5.7. Modos de impresión y
preparación de la impresora 134 5.8. Funciones herramientas especiales 135
5.9. Respaldo de información dentro del COI 138
Autoevaluación
135
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Unidad 6. Puesta en marcha y operación del sistema 141 Mapa conceptual
143 Introducción 144 6.1. Catálogo de cuentas 146 6.2. Altas de cuentas 148
6.3. Movimientos al catálogo (cancelación y 149
modificación a las cuentas)
6.4. Consultas al catálogo de cuentas 149 6.5. Impresión del catálogo de

cuentas 150 6.6. Pólizas 152 6.7. Balanza de comprobación 157 6.8.
Consultas y reportes 159 6.9. Diario general 160 6.10. Auxiliares 162 6.11.
Reportes financieros 163 6.12 Procesos especiales 165 6.13. Utilerías del
sistema 168
6.14. Respaldos de información Autoevaluación 169 174
Bibliografía 177 Glosario 178
4 | Página
INTRODUCCIÓN
Hoy en día la computación se ha convertido en una herramienta básica dentro de
nuestra vida, la cual ha venido a transformar todo lo que conocemos. Está inmersa
en cada aspecto de nuestra vida cotidiana, desde que contestamos el teléfono
celular hasta las operaciones bancarias, comerciales o administrativas que
realizamos a través del internet.
Esto ha facilitado la vida de los negocios, los ha hecho más ágiles ya que
se acortan los tiempos de comunicación y las distancias, de tal forma que se ha
convertido en un único mundo donde las operaciones son cada vez más
frecuentes. Es decir, no sólo se realizan transacciones en el país sino que se
efectúan con otros países ya sea del mismo continente o de otros. Desde luego
que esto ha permitido una expansión comercial increíble.
La contabilidad vista como herramienta esencial en la toma de decisiones

financieras, da una gran importancia al uso de los paquetes contables, los cuales
la han transformado no sólo en una técnica que recopila información, sino en todo
un sistema que proporciona información contable en tiempo real, automatizando
los procesos existentes en la organización de forma que los estados financieros
puedan ser producidos en forma automática.
En este curso, se darán los elementos básicos para poder utilizar un

sistema contable dentro de una empresa, ya que no sólo es el uso de paquetes de
contabilidad, sino los elementos de control, aplicación y operación suficientes para
poder tener una información contable real, oportuna y confiable dentro de la
empresa. Es un hecho que un licenciado en contabilidad, requiere todos estos
conocimientos para poder desarrollarse hoy en día en cualquier compañía.
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MAPA CONCEPTUAL
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UNIDAD 1
ADQUISICIÓN VS. DESARROLLO DE UN SISTEMA CONTABLE
OBJETIVO:
El alumno empezará a conocer los diferentes tipos de programas que existen y la

diferencia, ventajas y desventajas que hay entre adquirir un paquete comercial y
realizar un paquete hecho a la medida de las necesidades de la empresa.
TEMARIO
1.1. Categorías de programas.
1.2. Adquisición de paquetes comerciales.
1.3. Desarrollo de programas y sistemas hechos a la medida.
1.4. Etapas del estudio de sistemas.
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MAPA CONCEPTUAL
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INTRODUCCIÓN
El hombre ha cubierto sus necesidades con el uso de la tecnología, un caso
paradigmático es el uso de las computadoras. Éstas vienen en diferentes formas,
las encontramos desde pequeñas mini computadoras incluidas dentro de teléfonos
móviles, tarjetas de crédito e incluso las máquinas microscópicas y las pastillas
inteligentes, hasta computadoras inmensas las cuales son centrales de cómputo
que abastecen toda una compañía o inclusive un país de información.
Los ordenadores que se utilizan dentro del ámbito contable son llamadas
computadoras típicas o computadoras personales o PC, hoy también conocidas
como lap tops o computadoras móviles.
Sin embargo, las personas no pueden comunicarse en forma directa con las
computadoras, necesitan un programa para que ordene todas las instrucciones
que se dan y de esta forma pueda realizarlas. Es decir, la computadora requiere
de un software para que pueda interpretar las instrucciones que el usuario le
proporcione agrupados en forma de programas, almacenados en la memoria de la
computadora.
Un software se puede definir según el libro de Beekman en “instrucciones

que indican al hardware lo que tiene que hacer para transformar la entrada en
salida”1
Lo que da origen a definir otra parte básica en las computadoras, el

hardware, el cual es todo lo físico o que puede tocarse, Beekman lo define como
“partes físicas de una computadora”2
1
Beekman George, Introducción a la informática, p. 614.
2
Ídem, p. 605.
9 | Página
A lo largo de este capítulo se profundizará más sobre el tema de software y los

diferentes tipos que existen. No hay que olvidar que las computadoras han ido
evolucionando a través del tiempo y lo que hoy conocemos como versiones
actuales en un futuro serán desplazadas por nuevos modelos, sin embargo, lo
básico nunca cambia, sólo se actualiza o modifica pero el funcionamiento y
objetivo a cubrir será el mismo.
10 | Página
1.1 CATEGORÍAS DE PROGRAMAS
Para poder empezar a hablar sobre programas, primero tenemos que definirlo. Un
programa es una serie de “instrucciones que le dicen al hardware cómo transforma
la entrada en salida”3 es decir, son un “conjunto de instrucciones informáticas
diseñadas para resolver problemas”4 los cuales son diseñados por los llamados
programadores, personas especialistas en diferentes lenguajes de computación.
En nuestro curso, se trabajarán básicamente dos tipos de software o
programas: • Software de sistemas
Los software de sistemas son el conjunto de programas que permiten al usuario

relacionarse con la computadora y hacer un uso de la misma, por ejemplos los
sistemas operativos, windows, unix y linux etc.. Es definido como “un tipo software
que incluye el sistema operativo y los programas de utilidad, es el encargado de
gestionar estos detalles y otros muchos sin que el usuario se entere de ello” 5
El sistema operativo “es un sistema de programas que lleva a cabo una serie de
operaciones técnicas, desde la comunicación básica con los periféricos a
complejas tareas de comunicación y seguridad dentro de una red.” 6 Es decir, como
se había comentado, el sistema operativo es el interlocutor entre la computadora y
los usuarios, para que puedan utilizarse los programas de aplicación, los cuales
permite la realización de tareas específicas como se verá a continuación.
• Software de aplicación
Los software de aplicación son aquellos que permiten auxiliar al usuario a realizar
algunas tareas humanas como escribir un texto, realizar una contabilidad, hacer
3
4
Beekman, op.cit. p. 123
5
Beekman, op. cit., p. 135.
6
Idem
11 | Página
sumas, restas, etc. Son aquellos que facilitan al hombre la realización de las
tareas cotidianas, se definen como “herramientas de software que permite utilizar
una computadora para propósitos específicos”7
En algunos casos “aunque la mayoría de los paquetes de software están
especializados en una aplicación particular, como un procesador de textos o la
edición fotográfica, los paquetes de software integrados de bajo precio incluyen
varias aplicaciones diseñadas para trabajar juntas. Los más populares, como
Apple Works y Microsoft Works, suelen incluir un sencillo procesador de textos,
una base de datos, una hoja de cálculo, gráficos, telecomunicaciones y módulos
PIM (Personal Information Management)”8
En este curso hablaremos de los programas o software de aplicación, a partir de la
construcción de la contabilidad de un negocio, generaremos la información
financiera que será de suma utilidad para la toma de decisiones del mismo. .
1.2. ADQUISICIÓN DE PAQUETES COMERCIALES

En la actualidad muchas empresas ven la necesidad de obtener información de
forma ágil y oportuna, auxiliándose cada vez en el uso de la tecnología la cual
además de satisfacer sus necesidades, proporciona proyecciones de las
operaciones del negocio en un futuro. Por esta razón cada vez más negocios usan
7
8
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diferentes tipos de software, esto les da una ventaja competitiva en las estrategias
de operación sobre la competencia.
La empresa al realizar un estudio sobre los diferentes tipos de necesidades que
tiene, también debe analizar la adquisición de diferentes tipos de software.
Dentro del mercado existen diferentes tipos de software de aplicación, los

cuales pueden cubrir necesidades muy generales o muy específicas. Algunos de
necesidades generales son:
• Procesadores de texto. (Bloc de Notas)
• Editores. (PhotoShop para el Diseño Gráfico)
• Hojas de Cálculo. (MS Excel)
• Sistemas gestores de bases de datos. (MySQL)
• Programas de comunicaciones. (MSN Messenger)
• Paquetes integrados. (Ofimática: Word, Excel, PowerPoint…) •
Programas de diseño asistido por computador. (AutoCAD)
Los softwares de aplicación de necesidades específicas son por ejemplo:
• Programas para contabilidad (COI; Contpaq, Contab2000)

• Programas para la administración del negocio (SAE, Adminpaq) •
Programas para calcular la nómina (NOI, Nomipaq)
• Programas para la dirección de proyectos de inversión (
Estos programas han ido cambiando de acuerdo a las necesidades del

mercado, y así su ambientación, distribución, colores, aplicaciones, etc., se han
modificado; con esto cubren necesidades cada vez mayores. Gracias a la
tecnología algunas empresas han automatizado todas sus operaciones, y las
almacenan en un servidor de la empresa, lo cual permite tener información en
línea, actualizada y en un menor tiempo.
13 | Página
Algunas otras empresas solo requieren tener software para diferentes
actividades, que pueden ser esenciales en la empresa. De esta forma se minimizan
tiempos y es posible tener información financiera para los diferentes tipos de
necesidades de la misma. Es decir, sus operaciones no son tan numerosas o
complejas, lo cual permite, adquirir sólo algunos tipos de software para agilizar
algunas tareas que permitan tener la información financiera necesaria.
Por todo lo anterior, es muy importante realizar un estudio de las

necesidades que tiene la empresa, para poder evaluar los tipos de software que
requiere para cubrir sus necesidades de información.
1.3. DESARROLLO DE PROGRAMAS Y SISTEMAS A LA MEDIDA
Como se analizó en el tema anterior, existen diferentes tipos de software que debe
contemplar la empresa y en algunas ocasiones los programas comerciales no
cubren las necesidades de información que tiene la misma, por lo que requiere el
desarrollo de algunos programas específicos que cubran sus necesidades de
14 | Página
información. Por ejemplo, tiendas comerciales que tienen numerosas operaciones
con muchos artículos deben tener un programa que les permita controlar todo en
un tiempo real, maximizando todos sus recursos humanos, materiales, financieros,
etc.
Algunas empresas, empiezan adquiriendo programas comerciales, también

denominados rígidos, al inicio de sus operaciones. Sin embargo, conforme van
creciendo no sólo incrementan en el número de operaciones, sino también en
necesidades de control, de administración de recursos, de información financiera,
etc., con lo cual es preciso modificar sus programas rígidos a desarrollos hechos a
la medida del negocio. En ocasiones se contratan algunos especialistas, los
cuales deberán realizar sistemas a la medida del negocio, a partir del análisis de
las necesidades reales que tiene el mismo.
Existen programas que sin perder su estructura pueden ser adaptados en

algunos aspectos a las necesidades de la organización, esto se conoce como
programas semi flexibles, y permiten disminuir tiempos en el desarrollo de
programas para la empresa. Otras empresas, no cubren sus necesidades de
información mediante la adquisición de programas semi flexibles; por esta razón
deben desarrollar programas hechos a la medida del giro de su negocio
(programas flexibles) pues el fin es proporcionar una automatización de sus
operaciones y la producción de información financiera en tiempo real, para
maximizar los recursos con los que cuenta. Esto trae como consecuencia un buen
control en las transacciones de la empresa.
Estos programas deben desarrollarse a partir de un estudio preliminar del

flujo de las operaciones del negocio, analizando las necesidades reales de la
misma, para que de esta forma se pueda diseñar un software que se adapte al
negocio, y no el negocio se adapte al software. Se modifican las mínimas
operaciones por cuestiones de control y seguridad en el sistema. Todo este
proceso implica una continua capacitación del personal e inclusive algunas
pequeñas modificaciones a los sistemas. De esta forma se permite crecer al
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negocio en sus operaciones dentro del mundo actual, donde los flujos de
información cada vez son más exigentes en un sistema globalizado de negocios.
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
Busca ejemplos en el internet sobre los diferentes tipos de programas de
contabilidad que existen:
• Sistemas rígidos
• Sistemas semiflexibles
• Sistemas flexibles
Realiza una presentación en power point, donde ejemplifiques cada uno de
estos tipos de programas, sus características básicas, ventajas y
desventajas para la organización.
No olvides incluir una lámina al final de trabajo para tus conclusiones.
1.4. ETAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

Un sistema: “es un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan
conjuntamente para lograr un propósito. Para conseguirlo, un sistema realiza tres
funciones básicas: entrada, procesamiento y salida. Durante la entrada, se obtiene
y organiza los materiales necesarios. Durante el procesamiento, los materiales de
la entrada son manipulados para producir la salida deseada, como puede ser un
producto o un servicio. Durante la salida, el resultado es transferido o distribuido a
los compradores, clientes y otros sistemas.”9
Una empresa puede entenderse como un sistema diseñado con el propósito de
crear productos y servicios para los clientes, donde recibe información del exterior,
9
16 | Página
la procesa a través de sus diferentes departamentos y al final produce bienes,
productos o servicios.
Para poder entender una organización comercial, se podrá empezar a evaluar las
diferentes actividades que realiza, Beekman clasifica las operaciones de la
empresa en dos tipos:
• Actividades principales
1. “La logística entrante recibe y almacena suministros y materiales del

entorno de la empresa y los distribuye cuando y donde son necesarios
en la empresa.
2. Las operaciones utilizan los suministros y los materiales para crear o

fabricar los productos y servicios de la empresa
3. La logística saliente entrega los productos y los servicios cuando y donde

los clientes los necesitan
4. El marketing y las ventas estudian las necesidades del cliente y

promueven el valor y las ventas de productos y servicios en el entorno
(mercado)
17 | Página
5. El servicio mantiene y mejora la utilidad del producto o del servicio a los
clientes a través, por ejemplo, del aprendizaje y el mantenimiento.” 10
• Actividades de apoyo
1. “La dirección y otros servicios administrativos (por ejemplo, contabilidad,

finanzas y asuntos jurídicos) abarcan la estructura administrativa
general de la empresa que negocia con bancos, agencias
gubernamentales y otras organizaciones del entorno de la empresa
2. Recursos humanos recluta, controla, instruye y desarrolla a las personas

de la empresa
3. Investigación y desarrollo de la tecnología crea nuevos productos y

servicios y busca formas de mejorar la eficacia y la efectividad de las
actividades principales de la empresa
4. Adquisición interactúa con los proveedores y vendedores de la empresa

para garantizar unos suministros y unos materiales de alta calidad para
el empresa.”11
La empresa al llevar a cabo sus operaciones, realiza una combinación de

actividades principales y de apoyo, conformando lo que se conoce como procesos.
Para poder evaluar los diferentes tipos de los sistemas que existen dentro de una
10
11
18 | Página
organización deben conocerse primero cuáles son actividades principales y de
apoyo y cómo interactúan entre sí, para de esta forma conocer los procesos que
se dan dentro de la misma. Cabe recordar que cada empresa es diferente y por lo
tanto, sus necesidades también van a ser distintas y es ahí donde los especialistas
en el tema deben realizar un estudio profundo. Sólo así podrán diseñar el mejor
sistema que responda a los requerimientos de la empresa.
Un sistema de información se entiende que “es un subsistema que soporta
las necesidades de información de otros procesos comerciales dentro de una
empresa. Su propósito es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y
utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la
empresa y a tomar decisiones eficaces” 12 Como se mencionó previamente un
sistema de información debe tener entrada de información, procesamiento de las
mismas y un resultado final.
Para que el sistema de información funcione de una mejor forma, se utiliza la

parte de la tecnología, la cual ayuda al subsistema a realizar las siguientes tareas
principales:
1. Adquisición. Es un “proceso de captura de datos sobre diferentes eventos 13”

(entrada de información), por ejemplo: en un supermercado el
12
Beekman, óp. cit., p. 444.
13
Beekman George, op.cit, p. 446.
19 | Página
escaneo de los códigos de barras de diferentes productos al pasarlos por la
caja.
2. Procesamiento. Es una “actividad que manipula y organiza la información de

formas que añaden valor a la información para que sea útil a los usuarios” 14
(procesamiento de información), por ejemplo: el arqueo de caja de los
diferentes productos que fueron escaneados, llegando a un importe total
que tiene que tener en cajero en valores en el momento de cerrar la jornada
del mismo.
3. Almacenamiento y recuperación. Es una “actividad que acumula

sistemáticamente la información para un uso posterior y, después, localizar
la información almacenada cuando se necesita”. (Base de datos) Por
ejemplo: Una base de datos en el supermercado de todo lo que se ha
vendido durante el mes, para de esta forma saber cuánto es la venta
mensual.
4. Presentación. Es el “proceso de visualización de la información en un

formato y medio útiles para el usuario” 15. (preparación de documento e
informe) Por ejemplo: la presentación de las ventas mensuales de los
diferentes productos en el supermercado al Director.
5. Transmisión. Es el “proceso de enviar y distribuir datos e información a

varias localizaciones”16. (consulta de usuario). Por ejemplo: el
supermercado envía las ventas mensuales a su casa matriz, para que ésta
sume las ventas mensuales de los diferentes supermercados y de esta
forma obtenga las ventas mensuales de la cadena comercial.
Como se puede observar además de analizar los diferentes procesos que tiene
una empresa, se debe estudiarla forma de cómo se aplicaría el uso de la
14
Ídem
15
Ídem
16
Ídem
20 | Página
tecnología al subsistema de información para poder tomar la decisión que
mejor convenga a la empresa. En capítulos posteriores se podrá analizar a
profundidad este tema, ya que para la parte financiera es de suma importancia
el uso de la aplicaciones informáticas para el desarrollo de la actividad, se
analizará la utilización de un subsistema de información rígido como es el COI,
el cuál proporcionará las bases necesarias para conocer los mínimos
indispensables que debe proporcionar un software de aplicación contable a la
empresa, para obtener la información financiera de la misma.
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
• En la vida profesional, como profesionista contable deberás hacer algunas

cartas donde emitas algunas opiniones sobre diferentes puntos de la
empresa donde te desarrollas.
• Busca en el internet una empresa, de preferencia una empresa comercial, es
decir donde se compre y venda productos.
• Analiza los diferentes procesos que tiene, las actividades principales y las
actividades de apoyo y la combinación de las mismas.
• En base a lo anterior evalúa como se integraría un sistema de información
dentro de los procesos de la misma y tomando como base la actividad de
aprendizaje anterior, sugiere que tipo de software sería el más conveniente
para la empresa adopte. (software rígido, semiflexible o flexible)
• Realiza una carta de sugerencias dirigida al director general de la empresa,
en donde puedas desarrollar lo antes investigado y puedas soportar tu
opinión.
21 | Página
AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué es un software y que es un hardware?

……………………………………………………………………………………………
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……………………………………………………………………………………………
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. 2. ¿Qué es un programa?
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.
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. 3. ¿Qué es un software de sistema?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
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……………………………………………………………………………………………
. 4. ¿Qué es un software de aplicación?
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…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
5. ¿Cuáles son los tres tipos de software que pueden existir para un programa
contable?
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.
6. ¿Qué es un sistema dentro de una organización?
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. 7. ¿Cuáles son las tres funciones básicas que tiene un sistema?
……………………………………………………………………………………………
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. 8. Menciona las actividades principales dentro de las operaciones de una
empresa
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
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……………………………………………………………………………………………
. 9. Menciona cuales son actividades de apoyo dentro de las operaciones de
una empresa.
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. …………………………………………………………………………………………….
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10.¿Qué se entiende por un sistema de información?
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23 | Página
RESPUESTAS
1. Un software son las instrucciones que indican al hardware lo que tiene que
hacer para transformar la entrada en salida. Un hardware se puede definir
que es todo lo físico de la computadora mientras el software es lo
intangible.
2. Un programa son un conjunto de instrucciones informáticas diseñadas para
resolver problemas.
3. Los software de sistemas es el conjunto de programas que permiten al
usuario relacionarse con la computadora y hacer un uso de la misma. 4. Los
software de aplicación son aquellos que permiten auxiliar al usuario a realizar
algunas tareas humanas como escribir un texto, realizar una contabilidad,
hacer sumas, restas, etc.
5. Rígidos o comerciales, semi flexibles y flexibles o hechos a la medida de las
necesidades de la empresa.
6. Es un conjunto de partes interrelacionadas que trabajan conjuntamente para
lograr un propósito.
7. Entrada, procesamiento y salida.
8. Logística entrante, operaciones, logística de salida, marketing y ventas y
servicios
9. La dirección, recursos humanos, investigación y adquisición 10.Es un
subsistema que soporta las necesidades de información de otros procesos
comerciales dentro de una empresa.
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UNIDAD 2
PAQUETE PARA EL PROCESAMIENTO DE UN SISTEMA
COMPUTARIZADO DE CONTABILIDAD
OBJETIVO
El alumno empezará a conocer los diferentes tipos de programas que existen y la

diferencia, ventajas y desventajas que existen entre adquirir un paquete comercial
y realizar un paquete hecho a la medida de las necesidades de la empresa
TEMARIO
2.1 Características de los paquetes de contabilidad

2.2 Descripción general del sistema
2.3 Instalación y acceso al sistema
2.4 Manuales de referencia
2.5 Licencia para el manejo del paquete – ventajas
2.6 Explorando COI
2.7 Sistema de pólizas dentro de la contabilidad
25 | Página
2.7. Sistema de pólizas dentro de la 2.1.

contabilidad Características
MAPA CONCEPTUAL
de los 2.2.
paquetes de Descripción
contabilidad general del
sistema
Paquete para el
procesamiento
de un sistema
2.6. 2.5. Licencia contabilidad acceso al

Explorando COI computariza sistema
do de 2.3. Instalación y
para el manejo de paquete 2.4. Manuales de 26 | Página

- ventajas referencia
INTRODUCCIÓN
La contabilidad es una técnica que a través del tiempo ha evolucionado para cubrir
las necesidades que ha tenido el hombre durante la historia, primero como medida
de control de su patrimonio, posteriormente como sistema de registro, y finalmente
como una herramienta para la toma de decisiones en todo negocio.
La aparición de las computadoras modificó drásticamente el objetivo de la
contabilidad, la cual se convirtió de un sistema de registro y control de las
operaciones de la empresa, donde todo se hacía de forma manual, utilizando
hojas tabulares de muchas columnas y varios libros de registro a una técnica
donde el uso de la computadora es indispensable, minimizando los tiempos de
registro y la generación de información en línea, produciendo una toma de
decisiones del negocio en forma veraz, oportuna y confiable.
Las computadoras en un inicio fueron grandes y muy costosas, permitiendo
su uso a un sector minoritario de la población, sin embargo, han sido desplazadas
por computadoras personas, cuyo costo se vio drásticamente disminuido, lo cual
permitió el acceso a muchas personas.
Hoy en día, la mayoría de los negocios, no importando su tamaño, tienen
una computadora que les permite una mejor forma de administración del mismo.
Lo mismo ha pasado con los paquetes contables computarizados, encontrando en
el mercado una amplia gama de programas comerciales a precios accesibles al
usuario. Por consiguiente, el uso de tales programas es indispensable para
cualquier licenciado en contaduría. Por ello, el objetivo de esta unidad es empezar
a conocer los sistemas contables computarizados, sus características, así como
las ventajas y desventajas que pueden ofrecer.
27 | Página
2.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS

PAQUETES DE CONTABILIDAD
La contabilidad constituye el sistema de información del cual dispone la gerencia,

por lo tanto, toda organización independientemente de su tamaño, requiere para
su adecuado funcionamiento de una herramienta contable computarizada. Este
tipo de sistemas contables computarizados permite a la organización:
• Aumentar el rendimiento de trabajo.

• Se pueden manejar un número de operaciones mucho mayor a un sistema
manual de contabilidad.
• Disminuye los márgenes de error.
• Unifica las estructuras de los reportes contables.
• Agiliza el proceso de la información contable.
• Proporciona información a diferentes niveles de detalle.
Todo lo anterior influye positivamente a la empresa, debido a que

incrementa la eficiencia del sistema contable, lo que contribuye a que la gerencia
obtenga información confiable para la toma de decisiones.
Un sistema contable computarizado debe partir de estudiar las necesidades del
negocio, como se vio en el capítulo anterior, seleccionando entre sistemas rígidos,
semiflexibles y flexibles. Respondiendo a lo anterior, el sistema elegido debe tener
como punto inicial el definir un catálogo de cuentas o un plan de cuentas, el cual
debe estar estructurado de forma correcta, adecuándose a los requerimientos del
negocio. El plan debe presentarse o clasificarse de forma que suministre la
información adecuada para los fines requeridos de acuerdo con el tipo de
organización, es decir, no es lo mismo una empresa comercial, industrial o
28 | Página
de servicios, las cuales van a tener diferentes catálogos de cuentas; en el libro
ahondaremos sobre este tema en Unidades posteriores.
Luego de la definición del catálogo de cuentas deberá definirse el uso
específico de cada cuenta, mediante el uso de una guía contabilizadora para que,
de esta forma, cualquier persona asigne una misma cuenta a las situaciones
homogéneas que se vayan presentando.
Las operaciones dentro de un sistema de contabilidad computarizado deben
ser registradas mediante el uso de pólizas (diario, ingresos y egresos), las cuales
son documentos mediante los que se registran y controlan contablemente las
transacciones de todo negocio, tema que se tratará en el último apartado de esta
Unidad.
Por último, debe definirse en el programa contable computarizado cómo se
va generar la información mediante la utilización de diferentes tipos de reportes,
los cuales pueden ser de modo general o de manera específica, con base en las
necesidades que tengan los usuarios de la misma.
Por lo anterior, se puede concluir que para utilizar un sistema contable
computarizado se debe considerar lo siguiente:
▪ Catálogo de cuentas o plan de cuentas.

▪ Guía contabilizadora.
▪ Utilización de las pólizas de registro.
▪ Generación de reportes financieros.
29 | Página
2.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

Un sistema contable computarizado, como se mencionó, es un subsistema dentro
de la empresa, que proporciona información financiera, herramienta base para la
toma decisiones en cualquier negocio.
Los sistemas contables computarizados pueden encontrarse en dos
maneras de trabajo:
• Monousuario. Donde sólo una persona puede trabajar en el mismo. Es una

forma de trabajo para micro empresas o pymes, donde sólo se tiene un
usuario que lleva el control de la contabilidad. Las operaciones en el
negocio por consiguiente no son numerosas, permitiendo la administración
centralizada en una sola computadora. La ventaja que ofrece trabajar en
forma monousuario es que proporciona una protección de datos
confidenciales o clasificados como muy importantes, que no pueden ser
manipulados por terceros, limitando a personas que no están autorizadas a
ver la información contable de la empresa. Por lo general, las empresas
empiezan trabajando de esta forma y conforme van creciendo sus
operaciones, éstas se vuelven numerosas, lo que hace surgir la necesidad
de tener más de una persona en el departamento administrativo, migrando
la información a multiusuario. La mayoría de los programas contables
computarizados permiten esta opción, cambiando la forma de trabajo de
monousuario a multiusuario sólo trasladando la base de datos
correspondiente.
30 | Página
• Multiusuario. Forma de trabajo donde más de un usuario puede acceder al
mismo, compartiendo recursos, por lo general se ocupan en redes. Es
decir, varios usuarios pueden tener acceso al sistema contable al mismo
tiempo, esto permite dividir tareas y a su vez construir una sola base de
datos. Sin embargo, empiezan a tenerse controles sobre todo en seguridad
y manejo de la información contable que se encuentran en la base de
datos.
Cada sistema requiere personal que pueda capturar la información

correspondiente a las operaciones que realiza la empresa mediante la utilización
de registros contables plasmados en pólizas. Posteriormente esta información es
procesada y clasificada por el programa contable y se crea una base de datos, la
cual será utilizada cuando el programa ejecute los reportes financieros para los
diferentes usuarios.
• Sistema contable integral. Conforme va creciendo la empresa en el número

de operaciones y de departamentos administrativos, el departamento de
nómina comienza a independizarse del área de finanzas, compras,
inventarios, etc. Se combina la forma de trabajo multiusuario en un sistema
integral de contabilidad, donde cada departamento tiene un subsistema, y
se crean interfaces de información con el sistema contable, lo cual produce
31 | Página
información propia y, al final, todo se acumula en la base de datos contable,
para de esta forma generar la información financiera de la empresa.
.
Existen diferentes paquetes contables computarizados, en México, las dos
empresas más comerciales son:
• Aspel.
• Contpaq.
Ambos son fabricantes de paquetes contables computarizados rígidos, los
cuales tienen programas contables y además poseen programas que administran
diferentes partes del negocio para poder conformar un sistema integral contable.
Es decir, tienen un programa para manejar nóminas, inventarios, bancos, cuentas
por cobrar y pagar, ventas, producción, etc., lo que conforma un sistema de
información integrado por subsistemas, donde la información finalmente es
depositada en la base de datos de contabilidad, para de esta forma generar los
reportes financieros de la empresa.
Contpaq Aspel
32 | Página
En este curso se estudiará el sistema contable COI, por considerarse uno
de los más comerciales dentro del mercado.
2.3. INSTALACIÓN Y ACCESO AL SISTEMA

Para empezar a trabajar con COI, es necesario revisar los requerimientos del
sistema, tener una computadora con un espacio en la memoria suficiente y que
posea un sistema operativo acorde con el programa que se quiere instalar.
En el laboratorio de la escuela podrás encontrar este sistema, por lo que no
será necesaria la instalación del mismo. Si vas a instalar la versión demo que
puedes encontrar en la página de Aspel, se te recomienda no instalarlo todavía, ya
que lo ocuparás en las últimas sesiones del libro, y si lo haces ahora sólo cuentas
con un permiso de uso de 30 días.
El objetivo de estos primeros capítulos es que conozcas el programa o
paquete y que te vayas familiarizando con el mismo, y realices las prácticas dentro
del laboratorio de la escuela. La versión que se utilizará es una antigua, pero sirve
de base para los fines de la misma, es decir, cada año sale una nueva versión o
una actualización; sin embargo, sólo se modifica para mejorar algunas
aplicaciones rápidas o ventajas contables fiscales, pero la esencia del programa
es la misma.
Así que te servirá trabajar con estas versiones, las cuales contienen lo
básico: catálogo de cuentas, pólizas contables y reportes financieros que es lo que
deben contener todos los sistemas contables computarizados.
▪ Instalación del programa COI.

Para instalar el programa debe localizarse el archivo ejecutable o de
aplicación.
33 | Página
Una vez que lo actives, aparece una pantalla como la siguiente:
• Donde seleccionarás la opción instalar.
• La siguiente pantalla que aparecer es la de derechos de autor y la protección

legal contra reproducciones.
• Luego, hay una indicación que remite a la carpeta donde se instalará el
programa dentro del disco duro de la computadora.
• En ventana que aparece, se te pide que elijas cómo se instalará el programa

(automática, definida por el usuario o estaciones de trabajo), selecciona
automática.
• Por último, en una ventana se enlista el grupo de programas, hay que elegir
Aspel y dar clic en el cuadro Siguiente.
34 | Página
• La instalación se inicia, la cual puede tardar unos minutos.
▪ Acceso al sistema COI.

Para tener acceso al programa, en el escritorio de la computadora, en la pantalla,
debe aparecer el icono de COI, hay que seleccionarlo para habilitar, abrir o iniciar
el funcionamiento del mismo.

También puedes iniciar su funcionamiento al seleccionar en el menú de
todos los programas, dentro de la carpeta de Aspel, el icono de COI.
35 | Página
• Al empezar a trabajar en COI, aparecerá la pantalla de bienvenida.

• Posteriormente surgirá el uso del
asistente, para comenzar a
trabajar, selecciona “NO”.
• Cada vez que se entre a COI, aparecerá la siguiente pantalla, donde se pide
elegir la empresa activa, en este caso siempre sera “empresa invalidad”, así
que selecciona aceptar.
36 | Página
• Cuando se ocupa por primera vez COI, te dará la ruta donde se irán
almacenando los archivos, en la cual se constuirá la base de datos contable
de la empresa y el periodo de trabajo en el que se empezará a trabajar.
• En seguida, aparecerá una pantalla para reconstruir las bases de datos

incompletas que tenga el programa, selecciona “SI”.
Te aparecerá una pantalla que contiene todos los nombres de los archivos
que conforman la base de datos contable de la empresa a trabajar:
• Catálogo de cuentas. • Concepto de pólizas.
• Catálogo de cuentas. • Departamentos.

Departamentales
• Pólizas. • Tabla de INPC. • Activos. • Rangos de cuentas.
37 | Página
• Tipos de activos. • Monedas.
• Catálogo de histórico de tipos de

cambio.
Deberás seleccionar cada uno de los elementos, e ir eligiendo el botón

“Crea”, para que de esta forma cambie el mensaje “no existe” a “creado”
Importante: Cuando selecciones el catálogo de cuentas, elige el “catálogo

de cuentas estándar general”, para que de esta forma trabajes con el mismo
catálogo de la clase.
• En el caso del tipo de moneda, deberás seleccionar una diferente al peso,

elige el dólar americano, aunque en nuestro caso no se ocupará.
38 | Página
• Terminando el punto anterior, deberá aparecer en la pantalla el catálogo de
cuentas con el que va a empezarse a trabajar.
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
Existen diferentes software contables computarizados, los principales son los

fabricados por el ASPEL y el CONTPAQ.
• Busca información en las páginas de internet de ASPEL y de CONTPAQ
sobre los paquetes contables-administrativos que comercializan cada una. •
Marca las ventajas y desventajas entre cada una de ellas.
• Realiza un cuadro comparativo en donde marques las diferencias que
existen entre los programas u opciones que comercializan ASPEL y
CONTPAQ.
• Finaliza tu trabajo con una conclusión, tú como profesionista, cuál solución
recomendarías a tus clientes (ASPEL o CONTPAQ). Soporta tu opinión.
39 | Página
2.4. MANUALES DE REFERENCIA
La contabilidad “es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones
que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y
estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan
económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones
internas y otros eventos”.17 La cual utiliza para llevar a cabo este registro, el uso de
programas contables computarizados, de los cuales existe una gran variedad de
los mismos.
Estos programas deben tener un soporte por escrito del funcionamiento del
mismo, es decir, deben contar con manuales, los cuales son instructivos que
tienen la descripción o funcionamiento de los programas que se están utilizando
en las operaciones de la empresa.
Los manuales de tales programas “pretenden facilitar su aprendizaje, los
cuales controlan el ciclo de operaciones de compra–venta de las empresas en
forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente, proporcionando
una herramienta de vanguardia tecnológica que permita una administración y
comercialización eficientes.”18 Sobre todo tratándose de micro empresas, donde el
soporte técnico es limitado debido a que no se tiene un departamento dedicado
para realizar tal labor, así, el personal administrativo debe capacitarse para el uso
de los programas.
Los manuales son instructivos que contienen el soporte de cada uno de los
programas contables computarizados utilizados en la empresa, anteriormente eran
impresos, hoy en día se encuentran digitalizados y almacenados en CD o vienen
incluidos dentro de los paquetes por medio del módulo de ayuda.
2.5. LICENCIA PARA EL MANEJO DE PAQUETE – VENTAJAS

La industria del software pierde miles de millones cada año por culpa de la
piratería. “La piratería es un delito a escala mundial, y sus tasas están en aumento
principalmente en los países en desarrollo. En China, aproximadamente, 95% de
17 18
IMCP, Normas de información financiera, NIF A-1, Estructura de las normas de información financiera, p. 8.
ASPEL, Manual de Aspel CD.
40 | Página
todas las nuevas instalaciones de software son piratas; en Vietnam, este valor
aumenta hasta 97%. Algunos países del Tercer Mundo rechazan las leyes
internacionales de copyright con el pretexto de que esas leyes protegen a los
países ricos a expensas de las nacionales sin desarrollar. 19” Como se puede
observar, es un problema que no puede eliminarse tan fácilmente, considerando
que los costos de un software pirata son menores al de un software original; sin
embargo, existen bastantes desventajas al no contar con un software original,
sobre todo para las empresas pequeñas, una de ellas es poseer los derechos para
recibir soporte o asesoría en línea.
Las empresas pequeñas, las cuales no poseen un departamento de
soporte, carecen del personal especializado (ingenieros o licenciados en
informática) que les pueda apoyar cuando hay algún problema técnicos en los
programas. Algo que no ocurre cuando se tiene un software original, pues el
proveedor proporciona ayuda o asesoría en línea vía internet o telefónica a los
usuarios.
Los software contables computarizados son comercializados por
distribuidores, los cuales son certificados y capacitados continuamente por los
fabricantes de los programas, proporcionando a los clientes finales un soporte
técnico acorde con las necesidades de éstos; asimismo, escalar los problemas
que vayan detectando; primero con los distribuidores y posteriormente elevar los
caos hacia los fabricantes, para que de esta manera puedan solucionar los
problemas que se vayan dando con las aplicaciones contables. Además, poseer
una licencia proporciona la ventaja de tener derecho a las actualizaciones de los
programas contables–administrativos con los que cuente la empresa, debido a
que éstas surgen como resultado de los cambios continuos en las legislaciones y
que impactan a la contabilidad de la empresa, por lo que podrá de esta forma
explotar al máximo la herramienta contable para generar información financiera en
el menor tiempo posible, y se disminuyen el número de errores que puedan
ocurrir.
19
41 | Página
Otra ventaja de poseer un software contable computarizado original, es la
disminución del riesgo de que tal programa presente fallas y, en un momento
dado, arriesgarse a perder la información contable, ya que el software cuenta con
el mantenimiento adecuado por parte del distribuidor o en su caso del fabricante
correspondiente.
2.6. EXPLORANDO COI

COI es un sistema que maneja un menú principal, conformado por lo siguiente:
• Archivo.
• Edición.
• Ver.
• Reportes.
• Gráficas.
• Procesos.
• Utilerías.
• Configuración.
• Ayuda.
Además, posee iconos de acceso rápido como son:

• Catálogo de cuentas.
Permite trabajar sobre el catálogo de cuentas de forma directa
para verlas o en su momento modificarlo.
• Pólizas.
Proporciona la pantalla de pólizas para que se pueda realizar la
captura del registro contable.
42 | Página
• Balanza de comprobación.
Emite la balanza de comprobación de modo directo, para que de
esta manera se visualice si las sumas de cargos y abonos son
iguales.
• Auxiliares.
Permite la consulta de auxiliares de manera directa, especificando
la cuenta que se tiene que consultar.
• Libro mayor.
Proporciona el libro mayor de las cuentas en específico.
• Hoja de Balance General.

Genera el Balance General de la empresa.
• Hoja de Estado de Resultados.

Emite el Estado de Resultados de la empresa que se trabaja.
• Gráfica de ventanas.
Realiza las gráficas o reportes visuales que se pueden obtener
dentro del COI.
• Calculadora.
Permite trabajar con la calculadora para obtener las operaciones
matemáticas necesarias.
• Periodo de trabajo.
Cambia el periodo de trabajo de la empresa con la que se está
trabajando.
• Salir.
Finaliza la sesión del programa.
43 | Página
2.7. SISTEMA DE PÓLIZAS DENTRO DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad de un negocio utiliza lo que se conoce como pólizas contables, las
cuales son hojas dedicadas a llevar el registro contable de las operaciones
efectuadas por los comprobantes (facturas, recibos, notas, etc.), que llevan
anexas.
Las pólizas contienen la siguiente información:
• Cuentas utilizadas y montos de los asientos contables.

• Sumas de que las operaciones contables registradas sean iguales. •
Fecha de la operación.
• Nombre de quien la realizó, quien la
revisó y quien la autorizó. • Número
de la póliza.
Existen principalmente tres tipos de

pólizas:
• Pólizas diario. Son aquellas que

se utilizan para registrar
operaciones que no representan
una salida o entrada de efectivo,
como son depreciaciones y
amortizaciones, provisiones de
gastos, etc.
44 | Página
• Pólizas de ingresos. Son
aquellas que registran una
cobranza o entrada de dinero,
especialmente en la cuenta de
bancos.
• Pólizas de cheque. Son las que registran una salida de dinero, por lo general
de la cuenta de bancos; existen dos presentaciones, en hoja completa o en
media carta. Esta póliza, a diferencia de las anteriores, destina un especio
para registrar los datos del cheque realizados, como son nombre del
beneficiario, fecha de emisión del mismo, monto en número y letra del
importe a pagar, quien recibe el cheque y los datos de la cuenta bancaria
de la cual se emite el movimiento. Esta póliza también es utilizada para
registrar transferencias bancarias, además de cheques realizados.
45 |
Página
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
Empieza a trabajar en COI, explora los diferentes submenús que tiene el

programa, para que en próxima sesiones te sea mucho más sencillo su uso.
Realiza un mapa donde marques los submenús que se encuentran en cada uno
de los menús principales, por ejemplo:
En el menú archivo encontrarás:
• Abrir empresa • Depreciación
• Periodo • Revaluación
• Cerrar empresa • Tipos de cambio
• Catálogo de • Rango de cuentas
cuentas • Pólizas • Departamentos • Conceptos de pólizas
• Pólizas modelo • Tablas de INPC • Imprimir
• Balanza de • Presentación preliminar
comprobación • Especificar
• Auxiliares impresora
• Activo • Editor de formatos • Salir
• Elabora este esquema por los menús de edición, ver,

reportes, gráficas, procesos, utilerías, configuración.
46 | Página
• El mapa te ayudará a familiarizarte con la ubicación de los submenús dentro
COI.
47 | Página
AUTOEVALUACIÓN
1. Menciona dos ventajas que tiene llevar un sistema contable computarizado

dentro de una empresa.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 2. Menciona dos requerimientos que se tienen que realizar para poder tener
un sistema contable computarizado dentro de la empresa.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 3. ¿Qué es un programa contable monousuario?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 4. ¿Qué es un programa contable multiusuario?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 5. ¿Qué son los sistemas contables integrales?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
48 | Página
6. Menciona los dos fabricantes principales de programas contables rígidos
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 7. ¿Cuál es el objetivo principal de los manuales de los programas contables?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
. 8. Menciona dos ventajas que se tienen al tener un software contable
computarizado original.
……………………………………………………………………………………………
. …………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………. 9.
Menciona cual es el menú principal en el COI
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
10.¿Cuáles son las tres pólizas principales que se utilizan para registrar las
operaciones contables en todo negocio?
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
……………………………………………………………………………………………
.
49 | Página
RESPUESTAS
1. Un sistema contable computarizado permite a la empresa aumentar el
rendimiento de trabajo, manejar numerosas operaciones, disminuye el
margen de error, unifica reportes contables y agiliza el proceso de
información contable
2. Catálogo de cuentas, una guía contabilizadora, políticas para utilizar las
diferentes pólizas de registro, unificar los reportes financieros principales. 3. Los
programas contables monousuarios son aquellos que sólo pueden ser
operados por una sola persona en una computadora.
4. Los programas contables multiusuarios son aquellos que permiten trabajar a
varias personas en una sola base datos, conformando de esta forma la
base de datos contable de la empresa.
5. Los sistemas contables integrales son aquellos compuestos por subsistemas
en cada departamento, los cuales son producen la información que es
enviada a contabilidad, para de esta forma conformar la base de datos
contable.
6. ASPEL y CONTPAQ.
7. Los manuales de los programas contables pretenden facilitar su aprendizaje
ya que controlan el ciclo de operaciones de compra – venta de la empresas 8.
Soporte técnico ya sea personal, vía internet o telefónica y acceso a
actualizaciones del programa.
9. El menú principal del COI está conformado por: archivo, edición, ver,
reportes, gráficas, procesos, utilerías, configuración y ayuda. 10.Las pólizas
contables principales son ingresos (registran las cobranza del negocio),
egresos (registran las salida de efectivo) y diario (registra las operaciones que
no son ni entrada ni salida de efectivo).
50 | Página
UNIDAD 3
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA OPERACIÓN DEL SISTEMA
OBJETIVO:
El alumno empezará a conocer los pasos previos que debe conocer para poder
ingresar información al sistema de contabilidad, y conocerá como se utiliza el
catálogo de cuentas en el sistema COI, esto le permitirá realizar las pólizas de
forma sencilla, respondiendo a los requerimientos que pide el sistema.
TEMARIO
3.1. Preparación de la información contable
3.2. Diseño y definición del catálogo de cuentas
3.2.1. Opciones generales de operación del sistema
3.2.2. Diseño y estructuración del balance general
3.2.3. Diseño y estructuración del estado de resultados
3.2.4. Preparación de las pólizas
3.2.5. Descripción del contenido de las pólizas
3.3. El catálogo de cuentas en el COI
3.3.1. Cuentas de mayor

3.3.2. Cuentas de detalle
3.3.3. Alta de cuentas dentro del COI
3.4. Diseño de práctica contable
51 | Página
3.4. Diseño de práctica Consideraciones 3.2. Diseño y definición del

contable previas a la catálogo de cuentas
MAPA CONCEPTUAL operación del
sistema
3.1.
Preparación 3.3. El
de la catálogo de
información cuentas en el
contable COI
52 | Página
INTRODUCCIÓN Con la
aparición de las computadoras la vida se ha transformado y todas las profesiones

se han visto afectadas. Siendo considerada la computación ya como una
necesidad básica como leer o escribir.
Para la parte contable, los programas de contabilidad han venido a
revolucionar la vida del contador, ya que lo que antes se hacía en forma manual,
ahora se hace en forma automática, maximizando recursos y minimizando el
grado de error. Sin embargo, antes de poder ocuparlos debe tenerse una
planeación adecuada dentro de la contabilidad, armando un catálogo de cuentas
acorde a las necesidades de la empresa, compatible a los programas contables.
Es por ello que en este capítulo se estudiará la importancia que tiene el
poder diseñar un catálogo de cuentas correcto y una guía contabilizadora que
describa la aplicación contable de cada una de las cuentas, permitiendo trabajar
en el COI de forma ágil y sencilla en la captura de información de la empresa.
53 | Página
3.1 PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CONTABLE
La computación ya es indispensable en nuestra vida diaria y en la parte contable
son de suma importancia para analizar la información financiera para la toma de
decisiones acordes a las necesidades de la empresa. Esto lleva consigo una
adecuada planeación en la realización de la contabilidad de la empresa. El realizar
un catálogo de cuentas de forma correcta, una guía contabilizadora, capacitación
adecuada al personal contable y la realización de políticas para el registro de las
operaciones de la organización, conlleva la maximización de tiempos, recursos y
la minimización de errores contables.
Como se comentó en el capítulo anterior, los sistemas contables computarizados
requieren:
• Tener equipo de cómputo adecuado, con la capacidad suficiencia (espacio

suficiente en el disco duro de la computadora como en memoria rom) • Un
catálogo de cuentas acorde a las necesidades de la empresa. • Una guía
contabilizadora, donde se describa las características y el uso de cada una de
las cuentas que conforman el catálogo de cuentas de la empresa.
• Registro de las operaciones de la empresa en pólizas diario, ingresos o
egresos según sea el caso, utilizando el código y nombre de cada una las
cuentas así como el importe correspondiente (codificación), acompañadas
de la documentación adecuada que soporte la transacción que efectuó la
empresa.
54 | Página
• Manual de usuario del programa de contabilidad a utilizar.
Muchas empresas, conforme a la marcha van diseñando la información antes

mencionada exponiéndose a perder información contable, a cometer errores de
registro inicial al utilizar diferentes cuentas para operaciones similares, o en su
caso utilizar cuentas que no existan en el catálogo de cuentas del programa
contable debido a que sus códigos no son los correctos. Por lo que aunque
represente un tiempo considerable, es preferible realizar todo lo necesario antes
de empezar a utilizar los programas contables en la captura de la información
contable de la empresa.
En algunas ocasiones las empresas cuando ya tienen un programa contable

deciden migran su información a tipo de programa, por ejemplo, algunas empresas
empiezan sus operaciones utilizando el COI para el control de las mismas, un
programa rígido, sin embargo, conforme van creciendo, van aumentando las
transacciones económicas y por consiguiente sus necesidades de información se
ven modificadas, viéndose en la necesidad de migrar su información a un
programa flexible, desarrolla en base a las operaciones del negocio. Por
consiguiente antes de hacer este cambio deben también preparar su información
contable y analizar los posibles cambios que afecten el proceso contable del
negocio.
Deberán de la misma forma:
• Valuar el equipo de cómputo necesario, tanto en su capacidad en memoria,
como en el número de unidades que se requerirán para su implementación. •
Catálogo de cuentas en el cambio de la codificación contable en base a los
requerimientos del nuevo programa de cómputo.
• Guía contabilizadora, los cambios que surjan a partir del nuevo catálogo de
cuentas.
• Registro de las operaciones en las pólizas diario, ingresos y egresos en el
cambio de la nueva codificación contable
55 | Página
• Manual de operaciones del nuevo programa de cómputo y además diseñar un
manual de procedimientos donde se describa el nuevo flujo de las
operaciones de la empresa, integrando el sistema contable administrativo
que se implementará en la misma.
• Asignación de nuevas responsabilidades de nuevo sistema de información
financiera dentro de la empresa.
• Forma en cómo se migrarán las bases de datos anteriores del sistema
antiguo, o la forma en cómo se podrá consultar la información del sistema
contable anterior.
Es muy importante considerar todos estos aspectos antes de hacer el

cambio en los sistemas contables, ya que representa un costo financiero para
la empresa, además del tiempo necesario para poder implementarlo dentro de
la empresa.
56 | Página
3.2. DISEÑO Y DEFINICIÓN DEL CATÁLOGO DE

CUENTAS
Las cuentas son el conjunto de registros donde se va a describir en forma detallada y

ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación
financiera y el estado de resultados. También puede definir como el registro de los
incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los
estados de situación financiera y el estado de resultados20.
El catálogo de cuentas es una lista de todas las cuentas que integran el

activo, pasivo, capital, ingresos y egresos de la empresa. “Un catálogo de cuentas
debe tener un orden y las cuentas se agrupan por su naturaleza en cuentas de
activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de
costos y cuentas de gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al
hacer el registro y el resumen 21” Está conformado por el código de la cuenta y el
nombre de la misma. El código puede ser una combinación de:
• Letras (Alfabético). Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada
cuenta acorde al tipo de cuenta de que se trata. Por ejemplo
Grupo de cuentas Letra
Activo A
Pasivo B
Capital C
Ingresos D
Egresos E
20
Moreno Joaquín, Contabilidad básica, p. 11.
21
57 | Página
• Números (Numérico). Se utilizan números, formando grupos acordes al tipo
de cuentas de que se trate. Por ejemplo:
Grupo de cuentas Número
Activo 1
Pasivo 2
Capital 3
Ingresos 4
Egresos 5
• Alfanumérico. Combinación de letras y números.
El catálogo de cuentas tiene los siguientes objetivos:
• Facilita la elaboración de los estados financieros (Balance General, Estado

de Resultados, etc)
• Permite detallar la información contable de la empresa, acorde a los
diferentes departamentos, centros de costos, áreas, etc.
• Agrupa operaciones similares, facilitando su registro.
• Facilita la revisión de las operaciones y el análisis de las cuentas contables.
• Agiliza el manejo de las cuentas, inclusive la memorización de los códigos
contables de cada una de las cuentas, facilita la captura de las mismas
dentro del programa contable.
Un catálogo de cuentas debe ser flexible, es decir, debe permitir ir anexando

las cuentas que vayan surgiendo dentro de las operaciones de la empresa. “Para
el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de
datos, estos es indispensable ya que de no contar con un catálogo y un código, la
58 | Página
computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se
le programe.”22
Está compuesto por diferentes niveles de cuentas, es decir, se puede

comparar con un árbol, el cual contiene el tronco, ramas, subramas y sub
subramas, etc. Por ejemplo
Cuenta Código
Activo Circulante Bancos

1 11 111
Banamex
1111
Moneda nacional
11111
Cuenta de cheques 098184
111111
Cuenta de inversión 098313
111112
Moneda extranjera

11112
Bital
1112
Moneda nacional
11121
Clientes
112
Nacionales
1121
El Patito veloz
11211
El Ave Félix
11212
Extranjeros
1122
West C
11221
22
59 | Página
Para el ejemplo anterior, el primer nivel estaría conformado de la siguiente
manera:
Código. Cuenta Código. cuenta
1. Activo 2. Pasivo
3. Capital 4. Ingresos
5. Costos 6. Gastos
Por esa razón el activo tiene el número 1, en la parte de código
El siguiente nivel estaría conformado como sigue:

Código. Cuenta Código. cuenta Código. Cuenta Código. cuenta
11. Circulante 12. No circulante 21. Circulante 22. No circulante
Para el 11 es circulante para el activo porque tiene el número 1 en el primer nivel.
Para el caso del 22 es no circulante para el pasivo porque tiene 2 en el primer

nivel, correspondiente al pasivo.
Cada número significa un tipo de cuenta, cuando no se ocupa el nivel

correspondiente se rellena la codificación utilizando ceros y para no perderse entre
los niveles, se agrupan las cuentas en grupos de 3 o 4 dígitos, por lo que se
tendría lo siguiente:
60 | Página
Cuenta Código
Activo Circulante Bancos Banamex

100-000 110-000 111-000 111-100
Moneda nacional
111-110
111-111
Cuenta de inversión 098313
111-112
Moneda extranjera

111-120
Bital
111-200
Moneda nacional
111-210
Clientes Nacionales
112-000 112-100
El Patito veloz
112-110
El Ave Félix
112-120
Extranjeros
112-200
West C
112-210
Por lo que puede observarse separando los números en grupos de 3 y

completando los lugares con ceros, se vuelve una codificación más sencilla.
Realizando una codificación XXX-XXX de dos grupos de cuenta de tres dígitos
cada una, por consiguiente es numérica. También pueden realizarse
codificaciones con letras o bien la combinación de números y letras. En el COI se
utilizan números, por lo que se utilizarán en lo restante del libro codificaciones
numéricas.
61 | Página
3.2.1. Opciones generales de operación del sistema
El catálogo de cuentas es una parte fundamental de la empresa. La estructura y el
nivel de detalle del mismo permitirá el tipo de información que la gerencia puede
accesar y analizar. Debe buscarse un equilibrio de las cuentas que deben incluirse
en el mismo, ya que si es demasiado concentrado no proporcionará el nivel de
detalle de la información financiera para el comportamiento de los diferentes
grupos de cuentas, sin embargo, un catálogo de cuentas demasiado largo implica
el manejo de muchas cuentas produciendo poco control de las mismas y
aumentando el grado de error en su aplicación contable.
En el COI, se utilizan catálogos de cuentas numéricos, con el manejo de 2 o

3 grupos de cuentas de 3 o 4 dígitos cada uno, es decir XXX-XXX ó XXXX-XXX
XXX, como nuestro ejemplo anterior, donde las cuentas fueron XXX-XXX, por
ejemplo: 111-112 Cuenta Banamex en moneda nacional, de inversión 098313. Las
cuentas que representan mayor detalle son las de resultados (ingresos, costos y
gastos), ya que se manejan departamentos o centros de costos, según la
organización de la empresa.
Además debe de diseñarse una guía contabilizadora, para que pueda servir
de base para la aplicación contable de las diferentes cuentas que conforman el
catálogo de cuentas, ya que el registro contable por lo general es realizado por
diferentes personas que conformar el departamento contable.
La guía contabilizadora incluye una breve descripción de las cuentas

(descripción de la cuenta, cuando se carga o cuando se abono) denominadas
concentradoras, es decir, cuentas principales del catálogo de cuentas, por
ejemplo, bancos, clientes, deudores diversos, documentos por cobrar, etc. Incluye
tanto cuentas de balance como de resultados.
62 | Página
Por ejemplo, una guía contabilizadora de las cuentas que se ocuparon en el tema
anterior, sería la siguiente:
Número
Nombre
de
de la
Descripción. Cargo Abono
cuenta
cuenta
111-000 Bancos Es valor nominal del efectivo propiedad

Se carga cada vez que
Se acredita cuando se
de la empresa depositado en instituciones
la empresa envía un
emite un cheque o por
depósito de efectivo o
los intereses cobrado
financieras.
Estas cuentas pueden ser, cuentas de
por el banco por el
cheque, al banco o por
servicio que este
ahorro y las cuentas corrientes. Tienen
los intereses ganados.
ofrece
saldo deudor.
112-000 Clientes Activo Circulante exigible, comprende las
Se carga cada vez que
Se abona cada vez que
cantidades por cobrar correspondiente a
un cliente contrae una
el cliente paga o hace
abonos de su deuda
las ventas realizadas a crédito propias del
deuda con la empresa.
que tiene con la
negocio
empresa.
Inventarios El inventario consta de todos los bienes

113-000
Por la adquisición de
Por la salida del
propios y disponibles para la venta a los
materias primas y
almacén con destino al
materiales.
clientes. Se convierte en efectivo dentro
consumo productivo.
Por sobrantes
Por la salida del
del ciclo operacional de la empresa,
Los inventarios están constituidos por los
detectados
almacén con destino al
Por recepción de
consumo no
bienes de una entidad que se destinan a la
materias primas y
productivo.
venta o a la producción para su posterior
materiales que habían
Por faltantes, roturas,
venta, tales como son la materia prima, la
producción en proceso, los artículos
sido reclamados a los
averías o mermas
terminados y otros materiales que se
detectadas.
suministradores.
utilicen en el empaque, envase de
Por devoluciones al
Por devoluciones a los
mercancía o las refacciones para el
almacén de materias
proveedores.
mantenimiento que se consuman en el
primas y materiales
que habían sido
ciclo de operaciones.
extraídos para el
proceso de productivo.
Por devoluciones al
almacén de materiales
que habían sido
extraídos para el
consumo no
productivo.
Como puede observarse sólo se están describiendo las cuentas principales

del catálogo de cuentas, que son denominadas concentradoras. Porque agrupan
las cuentas de detalle que son en el caso de bancos Banamex, moneda nacional,
cuenta de cheques 098184 (111-111) ó Banamex, moneda nacional, cuenta de
inversión 098313 (111-112)
Estas cuentas de detalle son propias del giro del negocio y pueden irse
modificando de acuerdo a las situaciones que se vayan presentando, es decir,
esta empresa maneja la cuenta de bancos en Banamex, porque eligió esta cuenta
entre otras por sus ventajas o su manejo, etc. Pero puede cambiar en algún
63 | Página
momento de banco, y quizás elija manejar en su lugar, Bancomer o Scotiabank, se
seguiría usando la cuenta de bancos (111-000) pero ahora con otra cuenta de
detalle, por esa razón la guía contabilizadora sólo ocupa la descripción de la
cuenta de bancos y no las cuentas de detalle.
El uso de una guía contabilizadora o de un plan de cuentas, ofrece a una
entidad el tener un control interno sobre sus cuentas que conforman la
contabilidad de una empresa.
3.2.2. Diseño y estructuración del balance general

El Balance General es uno de los cuatro estados financieros básicos en toda
organización, por lo que debe considerarse las partes que intervienen en el mismo
para el diseño e integración del catálogo de cuentas.
El Balance General también es conocido como Estado de Situación Financiera

o Estado de Posición Financiera, la NIF A-3 dice lo siguiente al respecto: “Muestra
información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones
financiera de la entidad; por consiguiente, los activos en orden de su
disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su
exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; así como, el capital contable o
patrimonio contable a dicha fecha”.23
Esta conforma de tres partes:
Pasivo
Activo
Capital
Por lo consiguiente, para estructurar el catálogo de cuentas, hay que dividir
la codificación en grupos de números, el primer grupo debe representar las partes
del Balance General, como se había visto previamente.
Código. Cuenta
1. Activo
23
IMCP, Normas de información financiera, NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados
financieros, p. 15.
64 | Página
2. Pasivo
3. Capital
El segundo dígito del primer grupo de la cuenta, representa la división que

tiene el activo, pasivo. Ambos se dividen a su vez en circulante y no circulante.
El activo se clasifica con base en su disponibilidad en efectivo, es decir, qué

tan fácil podemos convertir las cuentas en dinero y el pasivo se clasifica conforme
a su exigibilidad, esto es, qué tanto tiempo tenemos para pagar las deudas.
Con lo cual se tiene:
Mayor grado de disponibilidad en $ Circulante

Activo
No Circulante
Menor grado de disponibilidad en $
Corto plazo Exigibilidad menor de 1 año o Circulante

Pasivo
Largo plazo
o No circulante Exigibilidad mayor de 1 año Por lo que se tendría la
siguiente codificación
Código. Cuenta
10.Activo
11.Activo Circulante
12.Activo No circulante
20. Pasivo
65 | Página
21. Pasivo Circulante
22. Pasivo No Circulante
30.Capital
El siguiente dígito en el primer grupo de la cuenta, sería el correspondiente

a las cuentas del balance, con lo cual tendríamos:
Código. Cuenta
Código. Cuenta
200. Pasivo
100. Activo
210. Pasivo Circulante
110. Activo circulante
211. Proveedores
111. Caja
212. Acreedores
112. Bancos
213. Documentos por
113. Clientes
pagar 214. Impuestos por
114. Almacén pagar
115. Deudores diversos
220. Pasivo No Circulante
116. Almacén
221. Acreedores
117. Documentos por
hipotecarios 222. Créditos
cobrar
bancarios
120. Activo No
circulante 121. Terreno 300. Capital Contable
122. Edificio 301. Capital social
123. Mobiliario y equipo 302. Utilidad del ejercicio
de oficina
303. Utilidad de ejercicios
anteriores.
Así se tendría el esquema básico del catalogo de cuentas de las cuentas de

balance, faltaría el detalle de las mismas, es decir, en la parte de bancos detallar
la institución bancaria donde la empresa tiene cuentas (cheques, debito, crédito,
inversión, etc.), el tipo de moneda (moneda nacional, dólares, etc.) y cada
66 | Página
descripción sería un nivel que se le agregaría al siguiente grupo de cuentas que se
esta formando llegando de esta forma al ultimo nivel de descripción, el cual se
denomina cuentas de detalle, con las que se puede registrar las pólizas.
De esta forma las cuentas de activo serian clasificadas como cuentas

deudoras y las cuentas de pasivo y capital cuentas acreedoras. Así se tendría la
parte del cargo y abono o bien la teoría de la partido doble dentro del catalogo de
cuentas y la forma como se esquematizaría el balance general.
Activo Pasivo + Capital
3.2.3. Diseño y estructura del estado de resultados

El Estado de Resultados es otro de los estados financieros básicos, el cual va a
dar el estatus sobre los ingresos y egresos de una entidad por un periodo
determinado. Las NIF lo definen de la siguiente manera:
El estado de resultados, para entidades lucrativas o, en su caso, estado de actividades,

para entidades con propósitos no lucrativos, que muestra la información relativa al
resultado de sus operaciones en un período y, por ende, de los ingresos, gastos; así
como de la utilidad (pérdida) neta o cambio neto en el patrimonio contable resultante en el
período.24
Con lo anterior, las cuentas de resultados seguirían con la siguiente numeración:
Código. Cuenta
4. Ventas
5. Costos
24
IMCP, Normas de información financiera, NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados
financieros, p. 15.
67 | Página
6. Gastos
7. Productos y gastos
financieros
8. Otros productos y
otros gastos
9. ISR
Para el siguiente digito del primer grupo de la cuenta, seguiría la clasificación de

cada concepto de las cuentas de resultados. Por ejemplo
1. Nacionales
1. Crédito
2. Extranjeras
4. Ventas
1. Nacionales
2. Contado
2. Extranjeras
Por lo consiguiente se tendría la siguiente codificación:

Código. Cuenta
400.Ventas
410.Ventas a crédito
411.Ventas nacionales
412.Ventas extranjera
420. Ventas a contado

421. Ventas nacionales
422. Ventas extranjeras
Hay que recordar que las cuentas de ventas son de naturaleza acreedora.
68 | Página
En la siguiente parte de las cuentas de resultados vendría lo correspondiente al
costo de ventas, el cual podría quedar con la siguiente división.
1. Producto A
1. Materia Prima 2. Mano de 2. Producto B 1. Producto A
5. Costo de
ventas 2. Producto B 1. Producto A
obra 3. Varios 2. Producto B
Dado lo anterior, se construiría la siguiente codificación:
Código. Cuenta
500. Costo de Ventas
510. Materia prima

511.Producto A.
512.Producto B.
520. Mano de obra

521. Producto A.
522. Producto B.
530. Varios
531. Producto A.
532. Producto B.
69 | Página
El grupo de cuentas que seguiría sería la parte de gastos, el cual se
clasifica en base a los departamentos o centros de costos que se tengan, según la
organización que tenga la empresa:
70 | Página
Administración 2. Papelería
6. Gastos
de operación 3. Mantenimiento
1. Sueldos y salarios
1.
2. Ventas 2. Comisiones a vendedores 3.
Publicidad y Promoción 1. Sueldos y
salarios
3. Soporte
1. Sueldos y salarios 2. Programas de cómputo 3. Horas
extras
Así se tendría la siguiente codificación:

Código. Cuenta
600. Gastos de operación
610. Administración
612. Papelería
613. Mantenimiento
620. Ventas
622. Comisiones a
vendedores 623. Publicidad
y promoción
630. Soporte
632. Programas de
cómputo 633. Horas
extras
71 | Página
Posteriormente se tendría el grupo de cuentas de productos y gastos
financieros, el cual tendría la siguiente distribución:
7. 1. Productos financieros 2. Gastos Resultado por posición monetaria

(REPOMO)
1. Intereses ganados 2. Utilidad
Productos y gastos financieros
financieros cambiaria 1. Comisiones pagadas
2. Pérdida cambiaria
3.
1. Repomo
Para lo anterior se tendría la siguiente

clasificación:
Código. Cuenta
700. Productos y gastos financieros
710. Productos financieros

711. Intereses ganados
712. Utilidad cambiaria
720. Gastos financieros

721. Comisiones pagadas
722. Pérdida cambiaria
730. Resultado por posición

monetaria. 731. Repomo
El penúltimo grupo de cuentas en el catálogo de cuentas propuesto sería la

parte de otros productos y gastos, el cual tendría la clasificación según las
operaciones extraordinarias que vayan surgiendo en la empresa, podría sugerirse
la siguiente distribución:
72 | Página
8. Otros 1. Cursos impartidos

Productos
y gastos 2. Venta de desperdicios
1. Otros 3. Utilidad por venta de activo fijo 1.
Propinas
2. Pérdida por venta de activo fijo 3.
Donativos
Productos 2. Otros Gastos
La codificación quedaría de la siguiente forma:

Código. Cuenta
800. Otros Productos y gastos
810. Otros productos

811. Cursos impartidos
812. Venta de desperdicios
813. Utilidad por venta de activo fijo
820. Otros gastos

821. Propinas
822. Pérdida por venta de activo fijo
823. Donativos
Para el último grupo de cuentas correspondería al impuesto sobre la renta, el cuál

sólo tendría siguiente clasificación:
Código. Cuenta
900. ISR
910. ISR Diferido
911. ISR diferido del ejercicio
920. ISR Causado
921. ISR causado del ejercicio
73 | Página
3.2.4. Preparación de las pólizas
Es de suma importancia la preparación del registro de las operaciones mediante el
uso de las pólizas de diario, ingresos y egresos. En esta parte se analizarán las
partes que integran una póliza contable.
El encabezado de la póliza está conformado por la siguiente información:
• El encabezado de la póliza debe ser el nombre de la empresa.
• Seguido por el tipo de póliza de que se trata (ingresos, egresos, diario), así
como su consecutivo (1,2,4, etc.)
• La fecha del movimiento contable

• En el caso de las pólizas cheque se incluye la información referente al
movimiento, el beneficiario,
Empresa "X" S.A. de C.V.
Póliza de Diario No. 1 1o de Enero del 2010

Código Cuenta Debe Haber
1120-001- BANCOS 500,000.00 500,000.00

CUENTA BANCARIA #
8766
000 3100-
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL SOCIAL
000-000
Concepto : Aportacion de los socios, inicio de operaciones
RTG GMA KGA

Revisó Autorizó Heco
Para el cuerpo de la póliza se debe:
74 | Página
• Escribir la codificación de la cuenta junto con su nombre, posteriormente se
tendrá que poner el movimiento contable (cargo o abono)
• Finalmente cuando se termine de escribir todas las cuentas contables

involucradas en el registro se suman los cargos y abonos para mostrar el
cuadre de la póliza contable.
• Es muy importante utilizar el catálogo de cuentas correspondiente para la

codificación del movimiento, ya que esto agilizará el procedimiento para
ingresar los datos al programa contable.
Finalmente para el pie de la póliza contable se debe:
• Registrar los nombres de las personas quienes realizaron la póliza, quien la

revisó y quién la autorizó, por control interno se aconseja que por lo menos
la persona que la realiza sea diferente a la persona que la revisa.
3.2.5. Descripción del contenido de las pólizas

Cómo se mencionó en el tema anterior, las pólizas contables están conformadas
por el encabezado donde viene el nombre de la empresa, el folio de la póliza y la
fecha.
Enseguida está el cuerpo de la póliza, conformado por los registros
contables: • Codificación de la cuenta
• Nombre de la cuenta
• Movimientos de cargos o abonos
• Finalmente se suman los movimientos tanto de cargos como abonos y la

suma debe demostrar el cuadre perfecto de las pólizas contables.
Al final se encuentran las firmas e iniciales de las personas
quién: • Realizó la póliza
• La revisó
75 | Página
• La autorizó.
ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE
Selecciona una empresa, de preferencia una empresa comercializadora, que

compre y venda mercancía.
Busca información acerca de las operaciones a las que se dedique para
que puedas esquematizar un catálogo de cuentas y realices la guía
contabilizadora o un plan de cuentas sobre las cuentas principales del mismo.
Puedes realizar un catálogo de cuentas de forma
• Numérica
• Alfabética
• Combinado
Al finalizar este capítulo empezarás a trabajar sobre una práctica de una
empresa comercializadora, por lo que es bueno que empieces a ver las
operaciones que realiza este tipo de empresa, ya que tendrás en el último capítulo
del libro, complementar la práctica anexando algunas operaciones propias del
negocio.
76 | Página
3.3. EL CATÁLOGO DE CUENTAS EN EL COI
El COI maneja un catálogo de cuentas numérico, “de tres niveles de 4-3-3, o sea
0000-000-000, dentro de los primeros 4 dígitos el primero representará la clase
(Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costo de Venta, Gastos etc...), el segundo digito
representa el grupo (Circulante, Fijo, etc…), el tercero y cuarto representa la
cuenta (Caja, Bancos, Terrenos, etc…).
En la segunda parte de la estructura representa la Subcuenta (clientes a
crédito, clientes a contado).
Y la última parte de la estructura una posible Sub-subcuenta (Santacruz S.S,
Grijalva Materiales, etc…)
Un ejemplo para la cuenta de clientes sería 1150-000-000
1 Indica Activo
1 Indica Circulante
50 Indica Clientes
La subcuenta Clientes a Crédito sería 1150-001-000, que representa la
primera subcuenta de la cuenta de clientes.
La Sub-subcuenta Santacruz S.S sería 1150-001-001.” 25
Para poder ingresar a la aplicación del catálogo de cuentas en el COI, debes

seleccionar dentro del menú Archivo, catálogo de cuentas
25
ASPEL, Manual de Aspel CD.
77 | Página

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APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS

I GRACIELA PICAZO CORNEJO

RED TERCER MILENIO

Derechos Reservados  2012, por RED TERCER MILENIO S.C.

Datos para catalogación bibliográfica

Graciela Picazo Cornejo

Aplicaciones contables informáticas I

Primera edición: 2012

Revisión editorial: Eduardo Durán Valdivieso

José Luis García Luna Martínez Director General

Rafael Campos Hernández

Bárbara Jean Mair Rowberry Directora Corporativa de Operaciones

Héctor Raúl Gutiérrez Zamora Ferreira Director Corporativo de Finanzas

Alejandro Pérez Ruiz

Introducción 5 Mapa conceptual 6

Unidad 2. Paquete para el procesamiento de un sistema 26

Unidad 3. Consideraciones previas a la operación del sistema 52 Mapa

Unidad 4. Consideraciones para el control del sistema contable 90 Mapa

6.4. Consultas al catálogo de cuentas 149 6.5. Impresión del catálogo de

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1.2. Adquisición de paquetes comerciales.

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Lo que da origen a definir otra parte básica en las computadoras, el

A lo largo de este capítulo se profundizará más sobre el tema de software y los

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1.2. ADQUISICIÓN DE PAQUETES COMERCIALES

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4. El marketing y las ventas estudian las necesidades del cliente y

1. “La dirección y otros servicios administrativos (por ejemplo, contabilidad,

2. Recursos humanos recluta, controla, instruye y desarrolla a las personas

3. Investigación y desarrollo de la tecnología crea nuevos productos y

4. Adquisición interactúa con los proveedores y vendedores de la empresa

La empresa al llevar a cabo sus operaciones, realiza una combinación de

Para que el sistema de información funcione de una mejor forma, se utiliza la

1. Adquisición. Es un “proceso de captura de datos sobre diferentes eventos 13”

2. Procesamiento. Es una “actividad que manipula y organiza la información de

3. Almacenamiento y recuperación. Es una “actividad que acumula

4. Presentación. Es el “proceso de visualización de la información en un

5. Transmisión. Es el “proceso de enviar y distribuir datos e información a

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1. ¿Qué es un software y que es un hardware?

6. ¿Qué es un sistema dentro de una organización?