SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO

1. INTRODUCCION
Hoy en día las empresas se esfuerzan para tener una mayor participación en el
mercado, lo que ha originado el desarrollo de nuestro sistema de control donde se
puede registrar el crecimiento de las micro-empresas y las preferencias de los
consumidores, este sistema mejora el control administrativo mediante un
seguimiento preciso de todas las transacciones que se realiza dentro de un negocio
en tiempo real proporcionando reportes detallados de ventas que permiten a los
administradores ordenar fácilmente la cantidad correcta de productos en el momento
adecuado, esto permite al negocio a mejorar el servicio al cliente reduciendo el
tiempo necesario para terminar una transacción.
Los sistemas de ventas tienen la capacidad de ser personalizados para cumplir con
las necesidades específicas de un negocio, por ejemplo, las organizaciones de
ventas a menudo pueden localizar rápidamente los precios de ventas y costos
actuales de todos los productos registrados.
Si la empresa no cuenta con un buen proceso de compras y ventas no podrán
realizar una buena toma de decisiones, el sistema tiene como finalidad poder ayudar
en la toma de decisiones, así como también reducir el tiempo en los que se realizan
dicho proceso ya mencionados. El sistema tomará toda la información con la que se
cuenta y se realizará una base de datos, la cual podrá ayudar a minimizar los
tiempos en cuanto a los procesos.
Actualmente la micro-empresa “JIRE´H” no cuenta con un sistema informático que
realice estas tareas, es cierto que no es posible obtener información con estas
características, sino se contara con la tecnología informática que son ejecutadas por
medio de las computadoras y los diferentes programas que nos facilitan la ejecución
o el funcionamiento, para optimizar la toma de decisiones que está estrechamente
relacionado con los procesos de planificación y control de dicha empresa, logrando
así sus objetivos.
De acuerdo a esto, propongo la “Implementación de un Sistema de Control e Ventas
e Inventario”, que servirá de apoyo a la empresa brindándole una información
precisa y oportuna.

2. ANTECEDENTES
La micro-empresa “JIRE’H” se encarga en la elaboración y comercialización de
productos en cuero desde el año 2002 con la finalidad de apoyar la producción
nacional.
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Actualmente, el control de ventas e inventario que se realiza en la micro-empresa

(JIRE´H) que elabora y comercializa productos de cuero es deficiente, el registro de
los movimientos de entrada y salida de la empresa son realizados
manualmente lo cual ocasiona errores en los productos y sus precios , puesto que
no se lleva un registro claro del presupuestos realizados en lo cual genera
problemas con los clientes debido a malos entendidos , lo cual hacen que se lleven
una mala impresión de la atención y servicios de la empresa.
Además, se tiene un retraso considerable para la realización de reportes de los
productos vendidos y recibidos o que se encuentran en mal estados, además de
estos reportes no ofrecen información precisa y confiable de los movimientos que se
realiza.
La empresa realiza productos en base a la elaboración y comercialización las cuales
se menciona a continuación; maletines, folders, carteras, billeteras, chequeras,
monederos, cinturones, bandoleras, entre otros.
La empresa actualmente con el crecimiento que tuvo se vio en la necesidad de
obtener un sistema de inventario, este tipo de sistema se adapta a su forma de
trabajo logrando reducir el tiempo en la toma de datos de inventario para generar su
presupuesto de funcionamiento y poder llevar un mejor registro de todos los insumos
que tiene la empresa.

3. DIACNOSTICO
Descripción de la situación de la organización
La empresa está organizada en dos datos.
-Elaboración. - En esta fase del grupo se encarga en convertir la materia prima en
productos finales.
-Comercialización. - En esta segunda fase la empresa se encarga de vender los
productos finales.

3.1 Misión
La micro-empresa (JIRE´H), su misión principal es base a la elaboración y
comercialización de productos en cuero, es ofrecer a las empresas o a los clientes
una mejor calidad de la elaboración de: monederos, bandoleras, entre otros.
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3.2 Visión
La micro-empresa (JIRE´H), tiene la visión de expandirse como una de las mejores
empresas del mercado nacional.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA)

Propietario

Departamento Departamentos
de producción de ventas

-Supervisor -Supervisor
-Registro de calidad -Inventario
-Distribución -ventas

Descripción de las funciones de la Estructura Organizacional

Supervisor de Producción: El encargado principal de toda la micro-empresa, realiza

control de todos los productos que se pondrán a la venta y la calidad.
Registro de calidad: La calidad es el objetivo con mayor demanda de los clientes,
esta se realiza con mayor empeño por el personal de producción para mejorar la
micro-empresa.
Distribución: Esta área es la encargada de entregar los productos en buena calidad y
a tiempo.
Supervisor de Ventas: El supervisor de venta es el encargado de planear los
métodos de venta, ingresos y egresos de la economía en la micro-empresa.
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Inventarios: Los inventarios son la parte más importante para mantener la micro-
empresa con un avance productivo para el futuro.
Ventas: El área de ventas es el último intermediario entre el cliente y la micro-
empresa.

 IDENTIFICACION DEL PROYECTO Y DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA:

El proyecto cumple las siguientes funciones:
 Automatización del proyecto.
 Verificación de datos.
 Actualmente el sistema funciona manualmente.
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
En la actualidad, mantener una empresa rentable se convierte en un verdadero reto
para los responsables; lo que significa que los problemas que pueden afectar el
funcionamiento de la empresa deben solucionarse a la brevedad. Sin embargo,
muchas veces no sabemos por dónde empezar, incluso no tenemos idea de donde
pueden aparecer los problemas; es por ello que revisaremos los problemas y sus
causas así también como los objetivos.
5.1 Árbol de problemas
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5.2 Árbol de Objetivos:

5. OBJETIVOS
6.1 Objetivo General. –Implementar de un Sistema de Control para mejorar el
proceso de ventas y optimizar el proceso de administración de la información dentro
de la micro-empresa JIRE´H que se encuentra en la ciudad de La Paz-Bolivia.
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6.2 Objetivos Específicos. –

Identificar y realizar un diagnóstico sobre los procesos principales de ventas de

productos.
Realizar reportes de manera automática de ventas, productos y clientes.
Tener un eficiente control de stock de productos que se encuentran en el almacén
en tiempo real.
Instalar el sistema, capacitar al personal y mantener el sistema a prueba durante un
periodo de 30 días, para evaluar su funcionamiento.
Implantar el sistema en la empresa, sujeta a futuras mejoras o actualizaciones.

6. JUSTIFICACIÓN
Con el desarrollo del sistema de control de ventas e inventario, pretende que la
micro-empresa, pueda mejorar el proceso de ventas e inventario, esto con el
propósito de brindar un servicio de mayor calidad a sus clientes, además de mejorar
la eficiencia del personal y calidad de los datos e información para tener una mejor
visión de las ganancias en la micro-empresa.
Una vez puntualizada la solución para las necesidades expuestas por los diferentes
participantes de la micro-empresa es necesario demostrar la decisión que se adoptó
haciendo un análisis comparativo entre la solución con y sin proyecto.
7.1 Social
La implementación del sistema propuesto beneficiara a todo el personal, permitirá
además que los distribuidores, clientes y personas pertenecientes a la micro-
empresa puedan contar con una información de manera más rápida confiable
oportuna y segura, donde el sistema general facilitara los procesos que se realizan
diariamente.
7.2 Técnica
El presente proyecto a desarrollar, se realiza por la necesidad que tiene la micro-
empresa, ya que no cuenta con un buen control de ventas e inventario de los
productos.
El desarrollo e implementación del presente proyecto para la micro-empresa
“JIRE´H”, se justifica técnicamente porque mejorara los métodos y técnicas de
acceso, manipulación de datos.
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En ello la micro-empresa JIRE´H cuenta las con herramientas :

Hardware:
Un equipo de computadora
dispositivos móviles
Una impresora HP.

Software:
Sistema Operativo Windows 7 profesional.
Gestor de Base de Datos: Mysql, Sql
Lenguajes de programación: PHP, Java Script y Java.
Servidores web: Appserver.
7.3 Económica
El sistema a desarrollar proporcionara beneficios a corto y largo plazo dando una
reducción de tiempo y esfuerzo, permitiendo a los miembros de la micro-empresa
“JIRE´H”, generar información confiable en tiempo real. Lo que implica un ahorro
económico de tiempo y dinero en la recepción de datos, el desarrollo sistemas de
Información empleara herramientas que sustituyan los procesos manuales que
generan un costo innecesario a la empresa.
7. LÍMITES Y ALCANCES
8.1 Limites. - Los Límites que presentara el proyecto son automatizar los
procesos de venta y distribución de productos, consultas y reportes acorde a las
necesidades de los administradores, no tomando en cuenta automatizar la parte
contable o financiera, además diseñar una página virtual.
8.2 Alcances El sistema de ventas e inventarios de insumos abarca los
siguientes alcances:
Tener una base de datos actualizada donde se registran los productos que se
ingresen y salgan del almacén, el cual sólo el administrador podrá registrar los
productos.
Verificación y actualización de productos, aumentar los productos según sea
necesario.
Dar aviso oportunamente de la no existencia de los productos, que se encuentre en
el almacén. Reducir el tiempo en la realización de los procesos, llenado de pedidos y
generación de reportes oportunos.
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 Emitir informe de los insumos.

 Registrar clientes, el cual sólo el administrador los podrá registrar.
 Mantener en registro de los clientes.
 Emitir informes de todos los clientes registrados.
 El sistema de información utilizará métodos y herramientas de desarrollo
Web.
9. BIBLIOGRAFIA
https://clickbalance.com/blog/contabilidad-y-administracion/las-ventas-problemas-comunes-que-
presentan-las-empresas/

https://www.gabrielneuman.com/plan-de-ventas/

https://chequeabolivia.bo/index.php/taxonomy/term/118

8. ANEXOS
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO

INSTITUTO TECNOLOGICO

MARCELO QUIROGA SANTA CRUZ

CARRERA DE SISTEMAS INFORMATICOS

“SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS PARA LA EMPRESA JIRE’H”

Integrantes:
Juan Martin Quispe Mamani
Sonia Marlene Tinta Chamby

La Paz – Bolivia
2019