UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ÁNGELES

CHIMBOTE
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE
SISTEMAS
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB DE GESTIÓN
DE TRÁMITE DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS EN EL ÁREA DE MESA DE PARTES EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA-
SULLANA; 2016.

TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE

INGENIERO DE SISTEMAS

AUTOR:

BACH. MAIKEL EDU HERRERA GARCÍA

ASESOR:

ING. RICARDO EDWIN MORE REAÑO

PIURA – PERÚ

2018
JURADO EVALUADOR DE TESIS Y ASESOR

DR. VÍCTOR ÁNGEL ANCAJIMA MIÑÁN

PRESIDENTE

MGTR. JENNIFER DENISSE SULLÓN CHINGA

SECRETARIA

MGTR. MARLENY SERNAQUÉ BARRANTES

MIEMBRO

ING. RICARDO EDWIN MORE REAÑO

ASESOR

ii
 DEDICATORIA

A mis padres por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores,
por la motivación constante que me ha permitido ser persona de bien, pero más que
nada, por su amor. Por los ejemplos de perseverancia y constancia que los caracterizan
y que nos han infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su
amor.

A toda la plana docente por su gran apoyo y motivación para la culminación de mis
estudios profesionales, por su apoyo ofrecido en todos los trabajos, por habernos
transmitido los conocimientos obtenidos y habernos llevado paso a paso en el
aprendizaje.

Maikel Edu Herrera García

iii
 AGRADECIMIENTO

A Dios, por su presencia en nuestras vidas; a mi familia y amigos por su ayuda y apoyo
constante e incondicional.

Así mismo quiero agradecer a los Docentes que hicieron posible este proyecto de Tesis
y que siempre estuvieron ahí para cualquier duda que tengamos, así como a mis
amistades que hicieron más grata nuestra vida universitaria.

Por último quiero agradecer también a los responsables de dirigir la “Universidad

Católica los Ángeles de Chimbote” – sede Piura, por brindar las facilidades para
realizar y formalizar nuestra vida universitaria.

Maikel Edu Herrera García

iv
 RESUMEN

La presente tesis fue desarrollada bajo la línea de investigación de implementación de

las tecnologías de investigación y comunicación (TIC), para la mejora continua de la
calidad en las organizaciones del Perú, de la Escuela Profesional de Ingeniería de
Sistemas de la Universidad Católica los Ángeles de Chimbote. La investigación tuvo
como objetivo Implementar un Sistema web de Gestión de trámite documentario para
optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la Municipalidad Distrital de
Bellavista-Sullana; 2016; la afluencia de ciudadanos que visitan la Unidad de Trámite
Documentario es un promedio mensual de 400 personas, ya sea para consultas,
recepción o entrega de documentos. El diseño de la investigación fue no experimental
porque las variables fueron estudiadas en su estado natural sin realizar ningún tipo de
manipulación; se contó con una muestra de 10 trabajadores del área de Mesa de Partes,
por lo que a cada trabajador se procedió a encuestar según el indicador correspondiente
a medir. En la tabla Nº 14 se observó que el 62% de las personas encuestadas indican
que NO se encuentran satisfechas con el sistema actual; así mismo en la tabla Nº 15 se
observó que el 74% de las personas encuestadas indican que SI tienen conocimiento
sobre las TIC y sistemas informáticos; el 100% de las personas encuestadas indican
que SI es factible la implementación de un Sistema Web para optimizar y gestionar los
procesos de recepción de los trámites documentarios del área de mesa de partes de la
Municipalidad Distrital de Bellavista.

Palabras Clave: Gestión, Indicador, Mesa de Partes, Trámite.

v
 ABSTRACT

The present thesis was developed under the line of investigation of implementation of
the technologies of investigation and communication (TIC), for the continuous
progress of the quality in the organizations of Peru, of the Professional School of
System engineering of the Catholic University the Angel of Chimbote. The
investigation took as a target to Implement a web System of Management of
documentary procedure to optimize the processes in the field of parts table in the
Municipality District from Bellavista-Sullana; 2016; the citizens' inflow that they visit
the Unit of documentary procedure is a monthly average of 400 persons, be already
for consultations, reception or delivery of documents. The design of the investigation
was not experimental because the variables were studied in its natural state without
realizing any type of manipulation; one was provided with a sample of 10 workers of
the area of Table of Parts, by what every worker proceeded to be polled according to
the corresponding indicator to be measured. In the table Nº 14 it was observed that 62
% of the polled persons indicates that they are not satisfied with the current system;
likewise in the table Nº 15 it was observed that 74 % of the polled persons indicates
that IF they have knowledge on the TIC and computer systems; 100 % of the polled
persons indicates that IF there is feasible the implementation of a Web System to
optimize and to manage the processes of reception of the documentary procedure of
the area of table of parts of the Municipality District from Bellavista.

Keywords: Management, Indicator, Table of Parties, Procedure.

vi
 ÍNDICE DE CONTENIDOS

JURADO EVALUADOR DE TESIS Y ASESOR……………………...….……….. ii

DEDICATORIA……………………………………………………………...…….. iii
AGRADECIMIENTO……………………………………………………...………. iv
RESUMEN………………………………………….…………………….…...….…. v
ABSTRACT…..……………………………………………………….……………. vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS………………………………………...…………….. vii
ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………...………..……ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………………...….………. x
I.- INTRODUCCIÓN……………………………………………..……….………… 1
II.-REVISIÓN LITERARIA……………………………………………...…………..4
2.1. Antecedentes de Estudio............................................................................ 4
2.1.1. Antecedentes Internacionales……………..……………………4
2.1.2. Antecedentes Nacionales……………………..…….…………..6
2.1.3. Antecedentes Regionales……………………..….……………..8
2.2. Bases Teóricas……………..……............................................................10
2.2.1. Municipalidades…………………………..…………..………10
2.2.2. Reseña Histórica…………………………...………………….11
2.2.3. Misión……………………………………..…………….…….12
2.2.4. Visión…………………………………………….…………...12
2.2.5. Organigrama…………………………………….…………….13
2.2.6. Infraestructura Tecnológica………………….………………..14
2.2.7. Sistema…………………….………………………………….15
2.2.8. UML……..………………….………………………….……..22
2.2.9. PHP………………………….………………………………...27
2.2.10. Xampp………...……………………………………………..28
2.2.11. Dreamweaver...…………………………...…………………29
2.2.12. Base de Datos…….………………………………………….29
2.2.13 Sistemas de información…..………….…….………….……..31
2.2.14. Ciclo de vida del software…………………………………...33
2.2.15. Metodologías de Software…………………….……………..35
2.2.16. Proceso……….…………………………...…………………38

vii
 2.2.17. Hosting………..………………..……………………………38
2.2.18. Dominio…….………………………….…………………….39
2.2.19. Modelado de procesos BPM………………..…….………….40
III.-HIPÓTESIS..........................................................................................................42
IV.-METODOLOGÍA……………………………….……….…………………..…43
4.1. Diseño de la Investigación.......................................................................43
4.1.1. Tipo de Investigación………………………………….……...43
4.1.2. Nivel de la Investigación……………………………….……..43
4.1.3. Diseño de la Investigación……………………………………44
4.2. Población y Muestra.................................................................................44
4.2.1. Población………………………………….…………………..44
4.2.2. Muestra……………………………………………….……….44
4.3. Definición y Operacionalización de variables e indicadores…....……...45
4.4. Técnicas e Instrumentos...........................................................................47
4.4.1. Técnica…………………………………………..…..………..47
4.4.2. Instrumentos……………………………….……….…………47
4.5. Plan de Análisis…………………………….…………………….……..48
4.6. Matriz de Consistencia….…………........................................................49
4.7. Principios Éticos…………………………….…………………………..51
V.- RESULTADOS………..………………………………………………………..52
5.1. Resultados………………………………………………………………52
5.2. Análisis de Resultados………………………………………………….68
5.3. Propuesta de mejora…………………………………………………….69
VI.- CONCLUSIONES……………………………………………....…….....……..95
RECOMENDACIONES………………………..…………………….......................96
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………….….………..........97
ANEXOS…………………………………………………………………..………101

viii
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla Nº 1: Infraestructura Tecnológica…………..…………..……….…..….…… 14

Tabla Nº 2: Definición Operacional de Variables……………………..….……..… 45
Tabla Nº 3: Matriz de Consistencia……………………………………….……….. 49
Tabla Nº 4: Búsqueda de información...……………………………………..…….. 52
Tabla Nº 5: Sistema automatizado…………………………….……….….....…….. 53
Tabla Nº 6: Pérdida de información……………………………………..…..….…..54
Tabla Nº 7: Ofrecer un mejor servicio…………………...………………………… 55
Tabla Nº 8: Reporte diario…………………....………………………...………….. 56
Tabla Nº 9: Herramientas tecnológicas……….………………….……....……....… 57
Tabla Nº 10: Sistemas informáticos……….………….………………..…...……… 58
Tabla Nº 11: Administración eficiente de un sistema……………….…….……….. 59
Tabla Nº 12: Implementación de equipos tecnológicos……………….……..…..… 60
Tabla Nº 13: Control de información………..……………………….……...……... 61
Tabla Nº 14: Dimensión de nivel de insatisfacción del sistema actual...…….…….. 62
Tabla Nº 15: Dimensión de nivel de conocimiento de las Tic….….….……..…..… 64
Tabla Nº 16: Resumen general por dimensiones…………………….……...……... 66
Tabla Nº 17: Especificación de CU del Negocio Gestión de Documentos……..…. 75
Tabla Nº 18: Especificación de CU del Negocio Seguimiento de Documentos.....…77
Tabla Nº 19: Dimensión 01………….……………………….…….…………...….101
Tabla Nº 20: Dimensión 02……………………………………….………………..102
Tabla Nº 21: Presupuesto y Financiamiento………….……………………….…...103

ix
 ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico Nº 1: Organigrama………………..………………………………….……. 13
Gráfico Nº 2: Proceso de trámite documentario......…………………………...……20
Gráfico Nº 3: Resultado de la dimensión 01………………..…………………….…63
Gráfico Nº 4: Resultado de la dimensión 02………………..…………………….…65
Gráfico Nº 5: Resumen general por dimensiones…..……………….………...…… 67
Gráfico Nº 6: Modelo de Caso de Uso del Negocio…………….……….…..….…. 74
Gráfico Nº 7: Modelo de Objetos del Negocio Gestión de Documentos…..…..….. 78
Gráfico Nº 8: Modelo de Objetos del Negocio Seguimiento de Documentos…....... 79
Gráfico Nº 9: Diagrama de Clases…………………………………………………. 80
Gráfico Nº 10: Enviar documentos……………………………………..…..…..….. 81
Gráfico Nº 11: Recepcionar documentos………………………………………....... 82
Gráfico Nº 12: Enviar documentos…………………………………...……………. 83
Gráfico Nº 13: Recepcionar documentos………………...……………..…..…..….. 84
Gráfico Nº 14: Enviar documentos…………………………………...……………. 85
Gráfico Nº 15: Recepcionar documentos………………...……………..…..…..….. 86
Gráfico Nº 16: MCUR Gestión de Documentos….…………………………...…… 93
Gráfico Nº 17: MCUR Seguimiento de Documentos….……….……………..…… 93
Gráfico Nº 18: Interfaz Inicio de Sesión del Sistema……………….……………. 105
Gráfico Nº 19: Interfaz Menú Principal……..……………….……….…...……….105
Gráfico Nº 20: Interfaz Registro de Empleados……………………………………106
Gráfico Nº 21: Interfaz Lista de Áreas de trabajo ...……………………...…….….106
Gráfico Nº 22: Interfaz Tramitantes……….……………………………………….107
Gráfico Nº 23: Interfaz Trámites Ingresados ….…………………………………..107
Gráfico Nº 24: Interfaz Tramites Recibidos………………………….…...…...…..108
Gráfico Nº 25: Interfaz Tramites Archivados………………………………...……108
Gráfico Nº 26: Modelo lógico de la base de datos…………….……………...……109
Gráfico Nº 27: Diagrama de Gantt…………………….……………………...……110

x
I.- INTRODUCCIÓN

Las empresas sean privadas o del estado que no utilicen algún software libre en la
mejora de sus sistemas de información debido a alguna falta de información que
tengan sobre los mismos, el software libre otorga muchas ventajas; una de las
ventajas que más se centran las gerencias es en la toma de decisiones, en la parte
económica les demanda un alto costo de las licencias del uso de este software. Otra
de las causas de mayor trascendencia es el miedo al cambio de herramientas de
desarrollo por parte de los encargados del software y mediante ello impiden muchas
ventajas en pro de la empresa o entidad financiera debido a su falta de información.
La Municipalidad Distrital de Bellavista se ubica en la transversal Morropón #500,
actualmente está compuesta por 55 gerencias que se encargan de brindar los
distintos servicios a la ciudadanía.

Dentro de estas gerencias se encuentra la Unidad de trámite documentario, quien se

encarga de gestionar los documentos que ingresan y salen de la municipalidad, a la
fecha esta unidad o área de mesa de partes carece de muchas deficiencias las cuales
se mencionan a continuación:

- Los procesos para la recepción, registro, administración, evaluación y consultas

de los documentos se ejecuta de forma manual como herramienta de ayuda
utilizan hoja de cálculo Excel, lo que hace que demande esfuerzos y tiempo
extra que es innecesario.

- Pérdida de información y retraso en la atención del documento.

- Demora en la búsqueda de información.

- Pérdida de tiempo por parte de los usuarios para el seguimiento de la

documentación.

- Presentación de colas en la recepción de documentos.

1
- Confusión y acumulación de documentos en los procesos de recepción.

- Todas las deficiencias mencionadas afectan a la imagen institucional de la

entidad.

En base a la problemática descrita con anterioridad se plantea la siguiente

interrogante: ¿Cómo la implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario optimizará los procesos del área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana 2016?

Para ello en este trabajo de investigación se propuso cumplir con el siguiente

objetivo general: Implementar un sistema web de gestión de trámite documentario
para optimizar los procesos del Área de Mesa de Partes en la Municipalidad
Distrital de Bellavista-Sullana 2016. Para cumplir con el objetivo general, se
propusieron los siguientes objetivos específicos:

1. Determinar los requerimientos del sistema teniendo en cuenta las necesidades de

los trabajadores.

2. Determinar el nivel de insatisfacción del personal en cuanto al uso del sistema

actual.

3. Optimizar los procesos de recepción de trámite documentario para agilizar las

respuestas de dichos documentos.

Por lo expuesto anteriormente se hace alusión a la realización de un sistema web de

gestión de trámite documentario, ante esto el sistema permitirá mejorar los procesos
y poder agilizar el tiempo de respuestas de dichos documentos, para posteriormente
ofrecer a la Municipalidad Distrital de Bellavista un paquete de soluciones a sus
problemas que cumplan con los requerimientos, proporcionando una solución
óptima a través de un software de calidad que se ajuste a sus exigencias.

Es por ello que tiene como justificación académica lo siguiente:

En el transcurso del tiempo, los conocimientos obtenidos a través de las enseñanzas

en la Universidad Católica los Ángeles de Chimbote Filial Sullana, nos servirá para

2
medir todos los pasos que se van a seguir para el desarrollo del proyecto de
investigación.

Es por ello que tiene como justificación tecnológica lo siguiente:

- Emplear todos los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la carrera

de Ingeniería de Sistemas, en cuanto a sistemas de información, metodologías
de desarrollo de software, administración de proyectos tic, gestión de ERP y en
lo que es diseño y modelado de las arquitecturas que nos pueden ayudar a
mejorar el proyecto.
- Promover charlas a los trabajadores de la Municipalidad Distrital de Bellavista
sobre el manejo de información y administración de los procesos actuales.

Esta investigación se justifica económicamente porque permite tener un control

total de los archivos que ingresan al área de mesa de partes reduciendo así el costo
y tiempo en los procesos de reportes para dar una información de manera
vertiginosa y completa.

La investigación se justifica operaria: La Municipalidad Distrital de Bellavista

cuenta con un número minoritario de personal encargado del área de mesa de partes.

El resultado de la presente investigación brindará una implementación de un

sistema web de gestión de trámite documentario para optimizar los procesos del
Área de Mesa de Partes, tomando como actividades los procesos de recepción,
registro, administración, evaluación y consultas de los documentos.

Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de la

burocracia es la falta de empleo de tecnologías de informáticas y de
telecomunicaciones, en muchas instituciones gubernamentales aún persiste el uso
de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite
documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados
urgentemente en la Municipalidad Distrital de Bellavista

3
II.-REVISIÓN LITERARIA

2.1. Antecedentes de Estudio

2.1.1. Antecedentes a nivel Internacional

Según, Rodríguez (1), en su tesis titulada Sistema de gestión

documental de la Universidad Nacional Agraria - Nicaragua
(SIGDUNA), en el año 2013. Esta investigación da pautas
importantes para iniciar un proceso de sensibilización de la
problemática que la Universidad Nacional Agraria de Nicaragua
está enfrentado en la gestión de sus documentos de archivos y
asimismo contribuirá a crear las bases para el cumplimiento de la
Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) en donde “se insta
a los poderes del estado. El 75% de las personas encuestadas
indicaron que les hace falta un sistema de gestión documental,
Gobiernos regionales Autónomos y Gobiernos Municipales a
integrar a la brevedad posible las oficinas de Acceso a la
información pública, en virtud de la entrada en vigencia de la Ley”.
Este documento tiene como objetivo crear un Sistema de Gestión
de Documentos de Archivo en la universidad que permita la
organización, conservación y disposición de los documentos de
archivos que se generan en la institución para la preservación de la
memoria histórica e institucional de la UNA. En conclusión el
sistema vendrá a contribuir a la rápida gestión y dar los primeros
pasos hacia los servicios de calidad en la Universidad.

Font (2), en su tesis titulada Implementación de un sistema de

gestión documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de
las villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la
Educación, en el año 2013. Se recopilan un conjunto de referentes
teóricos-conceptuales y metodológicos acerca de la gestión

4
documental. Se diagnostica a través de la metodología DIRKS la
situación de los archivos; obteniendo las fortalezas y debilidades
que ayudaron a conocer científicamente, las necesidades de la
institución en esta materia. El objetivo de esta investigación es la
implementación de un Sistema de gestión documental en la
“Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación” de la
“Universidad Central “Marta Abreu” de las Villas”, (UCLV) Cuba.
El 80% de las personas encuestadas indican que sí es necesaria la
implementación de un sistema de gestión documental en la
Universidad Central “Marta Abreu” de las villas, Cuba: Facultad
de Ciencias de la Información y de la Educación, en el año 2013.
La metodología empleada es de tipo no experimental, exploratoria-
descriptiva y con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como
investigación Aplicada ya que a partir de los postulados teóricos,
intenta solucionar los problemas detectados, sentando las bases
para la aplicación inmediata de los resultados obtenidos y
modificar así la realidad descrita. En conclusión con el sistema de
gestión documental se asegura la conservación de los documentos,
las evidencias, un servicio más eficiente, el control y organización
de la documentación que conllevará a obtener la mejora continua
de la institución, la excelencia, que no es más que la calidad.

En el año 2011, Campillo (3), en su tesis titulada Sistema de gestión

integral de documentos de archivo para empresas de la
construcción del territorio de Camagüey. La demanda creciente en
la búsqueda de soluciones prácticas y exitosas en las empresas en
la actualidad, genera la necesidad de contar con sistemas que
permitan la gestión eficaz de los recursos de información y
documentación. El 65% dijo que están insatisfechos con el sistema
integral, el presente trabajo responde al desarrollo de la temática
gestión documental como línea de investigación, implícita en el
Proyecto Nacional de Innovación y Desarrollo, “Gerencia de los

5
 Recursos de Información en las Organizaciones” empresariales de
la construcción en el territorio camagüeyano, aprobado por el
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA).
En conclusión para llevar adelante y de manera eficaz el proceso
de gestión de documentos en las empresas se precisa de un buen
análisis de la información documental, esta fase comprende
principalmente la identificación y reconocimiento de los distintos
tipos de documentos de la organización, así como un estudio
preliminar de la misma.

2.1.2. Antecedentes a nivel Nacional

Chávez (4), en su tesis titulada Implementación de un sistema web

de trámite documentario para la red de salud pacífico sur de la ciudad
de Chimbote, en el año 2015. La presente investigación es la
metodología preparada para ser incluida en la implementación de un
sistema web de trámite documentario de la institución Red de Salud
Pacífico Sur, de acuerdo al primer análisis el 86% se observó que se
debe implementar el sistema web de trámite documentario;
actualmente los sistemas de información (SI) están cambiando la
forma de trabajar, a través de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una
plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo
más importante, su implantación logra ventajas competitivas o
reducir la ventaja de los rivales de esta institución. Se concluye que
la institución Red de Salud Pacífico Sur por manejar gran cantidad
de documentos de tramitación consideró necesario la
implementación de un sistema informático que permita mejorar y
optimizar dicho proceso.

6
En el año 2013, Iberico (5), en su tesis titulada Mejoramiento de la
gestión de trámite documentario utilizando firma digital en el
proyecto especial Alto Mayo – Moyobamba. En la presente tesis se
propone como solución la sistematización del proceso de trámite
documentario basado en firma digital, para la mejora de dicho
proceso en el PEAM. Esta solución está pensada como un sistema a
medida por lo que se avoco el análisis y diseño a la realidad
organizacional del PEAM. Las metodologías y herramientas de
desarrollo de la solución de software proveen las facilidades para
registrar y hacer seguimiento de expedientes, soporte de archivos
digitalizados, control del proceso por tablero de verificación y
generar certificados para consignar firmas digitales de los usuarios
habilitados para su uso. Concluyendo el procesamiento de la data
histórica almacenada por el sistema permitirá obtener estadísticas
sobre el tiempo que toma la atención de los documentos de trámite
por tipo de documento, por dependencia, por periodo, entre otros.

Valles (6), en su tesis titulada Proyecto de fortalecimiento de

capacidades para la implementación del sistema de trámite
documentario en la Municipalidad del Callao, en el año 2011. Las
instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones,
porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el
número de trámites a realizar para obtener un servicio del Estado,
sino en el tiempo que tarda la realización de cada trámite. En
segundo lugar, existe aún una gran distancia entre el Estado y los
ciudadanos, alejamiento que se origina en la insuficiente
información accesible a los potenciales agentes económicos y a la
sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras en los
procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una
relación eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la
corrupción y la informalidad. Se llegó a la conclusión que con el

7
 proyecto de fortalecimiento se mejorará las capacidades en la
Municipalidad del Callao.

2.1.3. Antecedentes a nivel Regional

Saavedra (7), en su tesis titulada Sistema web para la gestión

documental en la empresa development it (E.I.R.L), en el año 2015.
El objetivo de la presente tesis fue determinar la influencia de un
sistema web la gestión documental en la empresa Development IT
E.I.R.L. El tipo de estudio fue Aplicada Experimental, el diseño de
investigación es pre experimental. El método de investigación es
deductivo. La metodología de desarrollo que se utilizó para el
sistema web fue RUP. Se usó la herramienta Rational Rose 7, el
lenguaje de programación utilizada fue PHP (Personal Home Page),
el sistema de base de datos utilizada fue Postgres SQL 9.1, la
arquitectura del sistema es Modelo Vista Controlador (MVC). Las
conclusiones afirman que el tiempo promedio de registro de
documentos y porcentaje de localización se obtuvieron los siguientes
resultados: hubo una disminución de 12.13 minutos aun 1.37
minutos en el tiempo promedio de registro de documentos y un
incremento de 35.5% a un 84.8% en el porcentaje localización de
documentos. Por consiguiente se concluye, que un sistema web
mejora la gestión documental dentro de la organización.

En el año 2011, Córdova (8), en su tesis titulada Sistema informático

de trámite documentario para el colegio de contadores públicos de
Piura. El Colegio de Contadores Públicos de Piura, es una institución
con autonomía y personería de derecho público interno que agrupa a
los profesionales contables graduados en las universidades del país
y del extranjero, con título expedido vigente o revalidado de
conformidad con nuestras leyes, inscritos en la institución, de tal
modo por ser una orden de profesionales, el Colegio de Contadores

8
Públicos de Piura es absolutamente independiente y ajeno a toda
actividad político partidaria y religioso. El 65% de los trabajadores
del Colegio de Contadores Públicos de Piura afirman que es
necesaria la implementación del SITD, y que están orientados al
servicio de la sociedad, a mantener y elevar el prestigio de la
profesión contable, a defenderla, a propender el bienestar de los
miembros de la Orden, de su familia y al sentido prospectivo de la
profesión. En conclusión la implementación del SITD del Colegio
de Contadores Públicos de Piura es compatible con las operaciones
que realiza la secretaria en Mesa de Partes.

Según, Cobeña (9), en su tesis titulada Implementación de un

sistema web para el tramite documentario en el estudio jurídico
León, Monzón y Abogados, en el año 2011. Bajo la premisa “La
información es poder”, cada día más organizaciones caen en la
cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el
control de los documentos, ya que teniendo un buen control de la
administración de información podrá tomar mejores decisiones y
compartirlas con otras personas. Es importante contar con un buen
Sistema de Trámite Documentario (computarizado o manual), para
poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un
recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información
y como activo, proveen documentación. Si utilizamos Sistemas
automatizados para archivar la información, estos nos ayudan a
localizar el documento en una forma más rápida, se tuvo como
resultados que el 76% dijo que es factible la Implementación de un
sistema web para el tramite documentario en el estudio jurídico
León, Monzón y Abogados. La presente investigación pretende ser
un aporte informático a través de un Sistema Web para el Estudio
Jurídico León, Monzón y Abogados, así como también una
herramienta confiable para el proceso de Tramite Documentario. Se
concluyó que el sistema aportaría a mejorar los procesos.

9
2.2. Bases Teóricas

2.2.1. Municipalidades

Tal y como nos muestra la ley orgánica de municipalidades (Ley Nº

27972), la jefatura local representa al vecindario, fomentando la
adecuada prestación de los servicios públicos locales y del desarrollo
sostenible, integral y acorde a su jurisdicción. Las municipalidades
provinciales y distritales son órganos de los gobiernos locales. Los
municipios tienen una estructura orgánica que está compuesta por el
Concejo Municipal y la Alcaldía. El concejo municipal, provincial y
distrital están constituidos por el alcalde y los regidores que decrete
el Jurado Nacional de Elecciones (JNE), conforme a la ley de
elecciones municipales; la alcaldía es el órgano ejecutivo del
gobierno local, el alcalde es el representante legal. La administración
municipal está constituida por el personal administrativo, empleados
y obreros, que prestan sus servicios para el municipio. La
administración municipal adopta una estructura gerencial
sustentándose en principios de programación, dirección, ejecución,
supervisión, control concurrente y posterior. La estructura orgánica
básica de la Municipalidad lo determina cada gobierno local de
acuerdo con sus necesidades y presupuesto (10) .

Tipos de Municipios

- Municipios Provinciales, actúan con el gobierno local en las

delimitaciones provinciales.
- Municipios Distritales, ejercen el gobierno local en las
jurisdicciones distritales.
- Municipios de Centro Poblados, se designan por ordenanza
municipal provincial y se desempeñan en funciones delegadas, las
que se establecen en la ordenanza que las crea para el

10
 cumplimiento de sus funciones los municipios provinciales y
distritales deben asignarles recursos económicos de manera
mensual.

Hay municipios que por sus características se adhieren a regímenes

especiales como la municipalidad de Lima Metropolitana, las
situadas en las zonas de frontera y los municipios ubicados en zonas
rurales. La ley orgánica de municipios 27972 establece un título
especial (XI), con el objeto de fomentar el desarrollo municipal en
zonas rurales (11).

2.2.2. Reseña Histórica

El nombre del distrito surge en 1921, cuando Don Manuel Morales,

intercambia ideas con sus amigos y lugareños para adoptar otro
nombre, tiene 36,000 habitantes los cuales son netamente urbanos,
es por ello que se le conoce como el distrito metropolitano, en el año
de 1983 se construyó el canal vía, en donde dividió a las ciudades de
Sullana y Bellavista, ya que ahora se encuentran entrelazadas, de tal
manera que hoy es fácilmente identificable el distrito del que
corresponde a la provincia de Sullana. Inspirados en la hermosa vista
del paisaje de este poblado, se sugirió el nombre de Bellavista, el
mismo que no trascendió, posteriormente Don Víctor Purizaca
Breñas y otros moradores del distrito retomaron la iniciativa de Don
Manuel Morales tal que el 14 de noviembre de 1930 el Alcalde de la
provincia de Sullana, Don Idelfonso Coloma, decreta la creación del
barrio con ese nombre. Fue en el año 1930 que existen las siete calles
longitudinales, que se les conoce con el nombre de Arequipa, la
Libertad, Lambayeque, Puno, Cajamarca, Loreto y Cusco,
posteriormente constituidas hoy en las principales vías; el 08 de
diciembre de 1954 se establece el primer concejo distrital de
Bellavista, siendo elegido alcalde don Jorge Talledo Malo.

11
 Progresivamente poco a poco se fueron abasteciendo de los servicios
principales como el agua, desagüe, energía eléctrica, centros
educativos primarios y secundarios, con lo cual se forma la juventud
de este sector. El distrito aún no cuenta con educación superior, sin
embargo, todo hace prever que con la iniciativa de los moradores
poco a poco se lograra transformar y hacer realidad el distrito
Metropolitano.

2.2.3. Misión

Ofrecer un sistema de Gestión participativa que garantice el

desarrollo sostenible del Distrito de Bellavista, manteniendo niveles
óptimos de servicios públicos, desarrollando una infraestructura
moderna, Valores comunes e identidad colectiva, propia; bajo una
administración correcta y planificada de los recursos originados y
gestionados.

2.2.4. Visión

Satisfacer a la ciudadanía de Bellavista con los fundamentos

primordiales y crear una participación uniforme basada en una
administración rígida por los lineamientos que dicta la ley de nuestro
país. En busca de una mejor calidad de vida para los habitantes de
nuestro distrito, orientándola con una Gestión Municipal bajo la
premisa de honestidad, servicio y atención al ciudadano del Distrito
De Bellavista.

12
 2.2.5. Organigrama

Gráfico Nº 1: Organigrama Estructural

Fuente: Página Web Municipalidad de Bellavista

13
 2.2.6. Infraestructura Tecnológica

Tabla Nº 1: Infraestructura Tecnológica

TIPO DE DESCRIPCIÓN OFICINAS
TECNOLOGÍA

100 Computadoras de Secretaría General, tesorería y

escritorio presupuesto, atención al usuario.

Hardware 3 Servidores Sistemas.

30 Impresoras Secretaría General, tesorería y

presupuesto, atención al usuario,
registro civil.

Windows XP Secretaría General, tesorería y

presupuesto, atención al usuario,
Gerencia de administración y
finanzas.

Linux Sistemas

Windows 7 Secretaría General, Gerencia de

administración y finanzas.

Servidor Centos 6.4 Sistemas

Software Servicio FTP Gerencia de administración y

finanzas, sistemas.

Servidor de Archivos Sistemas

Servidor de Correos, Symbra Sistemas, tesorería, atención al

usuario, imagen institucional,
infraestructura y desarrollo.

Windows Server 2008 Estándar Sistemas, Gerencia de

SP2 Administración y Finanzas.

Office 2010 Imagen institucional

Plotter Infraestructura y desarrollo

territorial.

14
 Autocad 2010 Infraestructura y desarrollo
territorial.

SIAF (Sistema Integrado de Contabilidad, sistemas,

Administración Financiera) administración.

Sistema de Abastecimiento Infraestructura y desarrollo

(.NET, SQL Server2003) territorial, almacén.

Sistemas Página Web Oficial (Joomla Imagen Institucional

(Aplicaciones) 3.0, MySQL)

Sistema de Abastecimientos
(.NET, SQL Server Express
2003)

Conectividad Cableado de datos categoría 5E Sistemas

Fuente: Elaboración propia

2.2.7. Sistema

Se le llama sistema al bloque de partes o secciones constituidas y

relacionadas que interactúan entre sí para alcanzar un objetivo. Los
sistemas recogen (entrada) datos, energía o materia del ambiente y
proveen (salida) información, energía o materia (12).

Características de un Sistema

Elementos

Los elementos de un sistema crean referencia a como está

instaurado.

Las partes o módulos de un sistema son las que tienen a cargo la

ejecución del proceso, y que de manera organizada e
íntimamente relacionadas buscan lograr el objetivo.

Estructura

El sistema tiene una formación interna. La organización es la

proporción puntual entre los procesos internos del sistema.

15
La estructura del sistema posee un atributo que consiste en relativa
estabilidad, es decir, en relaciones permanentes que se dan en su
interior. Esta estructura integra y mantiene unida las partes y da lugar
a la propiedad holística de sistema (12).

Sistema Web

Los “sistemas Web” o también conocido como “aplicaciones Web”

son aquellos que están creados e instalados no sobre una
plataforma o sistemas operativos (Windows, Linux). Sino que se
alojan en un servidor en Internet o sobre una intranet (red local). Su
aspecto es muy similar a páginas Web que vemos normalmente, pero
en realidad los ‘sistemas Web’ tienen funcionalidades muy potentes
que brindan respuestas a casos particulares (13).

Entropía

Una característica de todos los sistemas consiste en que tienden a

moverse hacia estados de desorganización y a desintegración. En
cualquier transformación que se produzca la entropía del mismo
aumenta o permanece constante de manera que alcance una
configuración de entropía máxima, debido a los cambios que está
experimentando, consiguiente así un equilibrio (14).

Trámite

Un trámite se define como cualquier solicitud o entrega de

información que las personas físicas o morales del sector privado
hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea
para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio , en
general, a fin de que se emita una resolución, así como cualquier
documento que dichas personas estén obligadas a conservar.

Existen cinco tipos de trámites diferentes: obligación, servicio,

consulta, conservación e inicio de procedimiento (13).

16
 Son de naturaleza obligatoria los que por mandato de una
disposición jurídica, el particular debe presentar ante una
dependencia como condición necesaria para realizar una
actividad determinada.
 Son de beneficio los que el particular tiene que realizar para
obtener un beneficio específico.
 Son de conservación los que obligan al particular a conservar
información.
 Son de procedimiento aquellos a través de los cuales el
particular pretende dirimir una controversia.
 Son de consulta aquellos en los que el particular requiere cierta
información de la dependencia o entidad.

Documento

Muchas son las clasificaciones que se realizan de los documentos,

no obstante, una de las más frecuentes es aquella que tiene como
criterio fundamental para desarrollarse el soporte en el que se
encuentran los mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos
grandes grupos: documentales textuales, que son los que se realizan
en papel, y documentos no textuales, que son aquellos que utilizan
cualquier otro tipo de soporte para guardar una información
concreta. Como ejemplos de este último tipo están los documentos
que se hallan en un pen-driver, en un disco compacto, en una
grabación sonora, en un vídeo, etc.

Cuando se traten de instituciones con características de empresas con

cientos de documentos corriendo por los pasillos y los correos
electrónicos, estos representan una forma de vida fundamental
ambientada en la necesidad de comunicarse y enviar datos a través
de estas herramientas que como indique anteriormente, se usan con
el fin de mantener en el récord de cosas pasadas.

17
En una empresa es vital el resguardo y cuidado de los documentos
que la constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo
lo que se procesa y calcula en ella por medio de estos documentos
(15).

Sistema de Gestión

Es el proceso dentro del segmento de la gestión de información que

sirve al interés corporativo. Se persigue asociar la información para
beneficio de la organización en su totalidad mediante la
explotación, desarrollo y optimización de los recursos de
información generalmente se manifiestan en las metas y
objetivos corporativos. Por tanto, la gestión de recursos de
información, es el vínculo gerencial que conecta los recursos de
información corporativos con las metas y objetivos de la
organización.

Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso

continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr
mejoras y su continuidad.
Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este
sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo
se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo,
obtener una mejora (16).

Las tres etapas del sistema de gestión son:

-Etapa de Ideación
-Etapa de Planeación
-Etapa de Implementación

18
Proceso de trámite documentario

El Proceso Documental es el conjunto de operaciones a que son

sometidos los documentos en una unidad de información, para que a
través de las mismas la información que contiene el documento
pueda llegar al usuario que lo necesite (17).

Funciones

- Proponer alternativas para la organización y control de los equipos

o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.

- Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta

los procesos: - Recepción, registro, clasificación y distribución, de
los documentos que ingresan o son derivados. - Registro,
codificación y distribución de las Resoluciones y otros
documentos.

- Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.

- Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que

corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes,
proyectos) y de Actas y Certificados.

- Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de

resoluciones y otros.

- Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que

llegan a Dirección.

- Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos

que le derivan.

19
 - Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su
competencia.

Gráfico Nº 2: Proceso de trámite documentario

Fuente: Elaboración propia

Recepción de Correspondencia

EL usuario o el cliente deberán entregar la copia y original del

documento a ingresar, la persona encargada en el departamento de
trámite colocará el sello de radicación a ambos documentos, y
entregara la copia al cliente.

20
Registro de la correspondencia de entrada

Luego de entregar la copia de la correspondencia recibida al cliente,

se procederá a registrar en el libro de correspondencia de entrada
que puede ser manual o por otro sistema.

Derivación al departamento correspondiente

Se derivará al departamento que tramitará la correspondencia,

indicando cuando es la fecha en que se tiene que entregar el
documento al cliente.

Revisión del documento

El departamento encargado de la revisión del documento acepta o

rechaza el trámite.

Seguimiento

La persona encargada del departamento de trámite documentario

tendrá que hacer seguimiento de la correspondencia hasta que esté
se trámite, porque es responsable de entregar al cliente en la fecha
que se le ha indicado.

Recibir el documento tramitado y registrar la correspondencia

tramitada

Luego de recibir el documento tramitado se registrará en la

correspondencia de salida.

21
 Entrega del documento tramitado al cliente o usuario

Luego de que el trámite documentario esté listo pasará a ser

entregado al cliente en la fecha indicada.

Tupa

El texto único de procedimientos administrativos (TUPA), se debe

decretar cada dos años obligatoriamente; el TUPA es un contenido
de régimen que funciona como tutor de todas las acciones referidas
a un estipulado organismo con o sin personalidad lícita (es decir ya
sea organismo u órgano, respectivamente). No es de entorno
normativa o reglaría, sino exactamente de administración, por lo que
no limitará ningún alcance propiamente normativo legítimo,
nomológico o reglamentario bajo ninguna circunstancia. Si lo hace
primarán las prácticas de mayor o igual jerarquía; la ley es equitativa,
sin lugar a dudas el propósito principal del TUPA es que cada
fiscalizador distinga qué tipo de trámites se hacen en cada institución
y que requerimientos son exigidos para la elaboración completa de
cada trámite, la indicación y el monto de los pagos por concepto de
derecho de trámite (18).

2.2.8. UML

Fue creado para la metodología de desarrollo de software, se puede

usar para la construcción, el diseño y la implementación de sistemas
de complejos, tanto en estructura como en comportamiento; tiene
aplicaciones más allá del desarrollo de software.

Es similar a los planos usados en otros campos y consiste en

diferentes tipos de diagramas. Los diagramas UML describen los

22
hitos, la estructura y el comportamiento del sistema y los objetos que
contiene.

Existen herramientas que se pueden usar para generar código en

diversos lenguajes usando los diagramas UML ya que éste no es un
lenguaje de programación y guarda una relación directa con el
análisis y el diseño orientados a objetos.

Requerimientos de UML

Establecer una definición formal de una meta-modelo común basada

en el estándar MOF (Meta-Object Facility) que especifique la
sintaxis abstracta del UML. La sintaxis abstracta define el conjunto
de conceptos de modelado UML, sus atributos y sus relaciones, así
como las reglas de combinación de estos conceptos para construir
modelos UML parciales o completos.

Brindar una explicación detallada de la semántica de cada concepto

de modelado UML. La semántica define, de manera independiente a
la tecnología, cómo los conceptos UML se habrán de desarrollar por
las computadoras.

Especificar los elementos de notación de lectura humana para

representar los conceptos individuales de modelado UML, así como
las reglas para combinarlos en una variedad de diferentes tipos de
diagramas que corresponden a diferentes aspectos de los sistemas
modelados.
Definir formas que permitan hacer que las herramientas UML
cumplan con esta especificación. Esto se apoya (en una
especificación independiente) con una especificación basada en
XML de formatos de intercambio de modelos correspondientes
(XMI) que deben ser concretados por herramientas compatibles (19).

23
Tipos de Diagramas UML:

- Diagrama de clases: Un diagrama de clases es un tipo de diagrama

estático que describe la estructura de un sistema mostrando sus
clases, atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de
clases son utilizados durante el proceso de análisis y diseño de los
sistemas, donde se crea el diseño conceptual de la información que
se manejará en el sistema, y los componentes que se encargaran del
funcionamiento y la relación entre uno y otro.

- Diagrama de componentes: Un diagrama de componentes es un

diagrama tipo del Lenguaje Unificado de Modelado, representa
cómo un sistema de software es dividido en componentes y muestra
las dependencias entre estos componentes. Los componentes
físicos incluyen archivos, cabeceras, bibliotecas compartidas,
módulos, ejecutables, o paquetes. Los diagramas de Componentes
prevalecen en el campo de la arquitectura de software pero pueden
ser usados para modelar y documentar cualquier arquitectura de
sistema.

- Diagrama de objetos: Los diagramas de objetos son utilizados

durante el proceso de Análisis y Diseño de los sistemas
informáticos en la metodología UML. Se puede considerar un caso
especial de un diagrama de clases en el que se muestran instancias
específicas de clases (objetos) en un momento particular del
sistema. Los diagramas de objetos utilizan un subconjunto de los
elementos de un diagrama de clase. Los diagramas de objetos no
muestran la multiplicidad ni los roles, aunque su notación es similar
a los diagramas de clase.

- Diagrama de estructura compuesta: Un diagrama de estructura

compuesta es un tipo de diagrama de estructura estática en el

24
 Lenguaje de Modelado Unificado (UML), que muestra la
estructura interna de una clase y las colaboraciones que esta
estructura hace posibles. Esto puede incluir partes internas, puertas
mediante las cuales, las partes interactúan con cada una de las otras
o mediante las cuales, instancias de la clase interactúan con las
partes y con el mundo exterior, y conectores entre partes o puertas.
Una estructura compuesta es un conjunto de elementos
interconectados que colaboran en tiempo de ejecución para lograr
algún propósito. Cada elemento tiene algún rol definido en la
colaboración.

- Diagrama de despliegue: El Diagrama de Despliegue es un tipo de

diagrama del Lenguaje Unificado de Modelado que se utiliza para
modelar el hardware utilizado en las implementaciones de sistemas
y las relaciones entre sus componentes. Los elementos usados por
este tipo de diagrama son nodos (representados como un prisma),
componentes (representados como una caja rectangular con dos
protuberancias del lado izquierdo) y asociaciones.

- Diagrama de paquetes: En el Lenguaje Unificado de Modelado, un

diagrama de paquetes muestra cómo un sistema está dividido en
agrupaciones lógicas mostrando las dependencias entre esas
agrupaciones. Dado que normalmente un paquete está pensado
como un directorio, los diagramas de paquetes suministran una
descomposición de la jerarquía lógica de un sistema. Los Paquetes
están normalmente organizados para maximizar la coherencia
interna dentro de cada paquete y minimizar el acoplamiento
externo entre los paquetes. Con estas líneas maestras sobre la mesa,
los paquetes son buenos elementos de gestión. Cada paquete puede
asignarse a un individuo o a un equipo, y las dependencias entre
ellos pueden indicar el orden de desarrollo requerido.

25
- Diagrama de actividades: En el Lenguaje de Modelado Unificado,
un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo paso a
paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema.
Un Diagrama de Actividades muestra el flujo de control general.

- Diagrama de casos de uso: En el Lenguaje de Modelado Unificado,

un diagrama de casos de uso es una especie de diagrama de
comportamiento. El Lenguaje de Modelado Unificado define una
notación gráfica para representar casos de uso llamada modelo de
casos de uso. UML no define estándares para que el formato escrito
describa los casos de uso, y así mucha gente no entiende que esta
notación gráfica define la naturaleza de un caso de uso; sin
embargo una notación gráfica puede solo dar una vista general
simple de un caso de uso o un conjunto de casos de uso. Los
diagramas de casos de uso son a menudo confundidos con los casos
de uso. Mientras los dos conceptos están relacionados, los casos de
uso son mucho más detallados que los diagramas de casos de uso.

- Diagrama de estados: En UML, un diagrama de estados es un

diagrama utilizado para identificar cada una de las rutas o caminos
que puede tomar un flujo de información luego de ejecutarse cada
proceso. Permite identificar bajo qué argumentos se ejecuta cada
uno de los procesos y en qué momento podrían tener una variación.
El diagrama de estados permite visualizar de una forma secuencial
la ejecución de cada uno de los procesos.

- Diagrama de secuencia: El diagrama de secuencia es un tipo de

diagrama usado para modelar interacción entre objetos en un
sistema según UML.

- Diagrama de comunicación: En el Lenguaje Unificado de

Modelado (UML) 2.0, un diagrama de comunicación es una

26
 versión simplificada del diagrama de colaboración de la versión de
UML 1.x.

Un diagrama de comunicación modela las interacciones entre

objetos o partes en términos de mensajes en secuencia. Los
diagramas de comunicación representan una combinación de
información tomada desde el diagrama de clases, secuencia, y
diagrama de casos de uso describiendo tanto la estructura estática
como el comportamiento dinámico de un sistema.

- Diagrama de tiempos: Un diagrama de tiempos o cronograma es

una gráfica de formas de onda digitales que muestra la relación
temporal entre varias señales, y cómo varía cada señal en relación
a las demás.

Un cronograma puede contener cualquier número de señales

relacionadas entre sí. Examinando un diagrama de tiempos, se
puede determinar los estados, nivel alto o nivel bajo, de cada una
de las señales en cualquier instante de tiempo especificado, y el
instante exacto en que cualquiera de las señales cambia de estado
con respecto a las restantes.

- Diagrama global de interacciones: Un diagrama global de las

interacciones es una de las trece clases de diagramas en el Lenguaje
de Modelado Unificado (UML), un lenguaje de modelamiento para
software y otros sistemas (20).

2.2.9. PHP

Es un lenguaje de código abierto muy popular y que sirve para

programar scripts del lado del servidor, que se incrustan dentro del
código HTML. Es conocido porque un gran número de páginas y
portales web están implantadas con PHP. Las palabras código

27
 abierto significan que es de uso netamente libre y gratuito para todos
los programadores que quieran usarlo. Incrustado en HTML
significa que en un mismo archivo vamos a poder combinar código
PHP con código HTML, siguiendo unas reglas, se utiliza para
generar páginas web dinámicas. La diferencia de PHP a JavaScript
es que el código es ejecutado en el servidor, generando HTML y
enviándolo al usuario como si fuese una página web estática. El
usuario obtendrá los resultados que el servidor devuelve después de
interpretar el código PHP, sin ninguna posibilidad de determinar qué
código ha producido el resultado recibido. Es decir, a través del
navegador podremos ver el código HTML, pero nunca el código
PHP que dio lugar al resultado HTML. El servidor web puede ser
incluso configurado para que los usuarios no puedan saber si estás o
no utilizando PHP (21).

2.2.10. Xampp

Es un servidor independiente en base a software libre, con el cual

podemos disponer de un servidor propio o simplemente usarlo para
hacer pruebas de nuestras páginas web, bases de datos, para
desarrollar aplicaciones en php, con conexión a base de datos sql
(LAMPP= Linux + Apache + MySQL + PHP + Perl). Está liberado
bajo la licencia GNU y funciona como un servidor web libre, fácil y
accesible de usar, capaz de interpretar páginas dinámicas.
Actualmente Xampp está disponible para GNU/Linux, Microsoft
Windows, Solaris y MacOS X. Una de la característica, es que la
licencia de esta aplicación es GNU (General PublicLicense), está
orientada principalmente a proteger la libre distribución,
modificación y uso de software. Su propósito es declarar que el
software cubierto por esta licencia es software libre y protegerlo de
intentos de apropiación que restrinjan esas libertades a los usuarios)
(22).

28
2.2.11. Dreamweaver

Es una de las herramientas más útiles de diseño de páginas web

avanzada y aunque seas un experto programador de HTML el
usuario que lo maneje, siempre se encontrarán en este programa
razones para utilizarlo, sobre todo en lo que a productividad se
refiere.
Tiene la finalidad de diseñar páginas con aspecto profesional, y
soporta gran cantidad de tecnologías, aparte de ser muy fáciles de
usar:
 Hojas de estilo y capas
 JavaScript para crear efectos e interactividades
 Inserción de archivos multimedia

Es un programa que se puede actualizar con componentes, que

fabrica tanto Macromedia como otras compañías, para realizar otras
acciones más avanzadas.

Podemos decir que el programa es realmente satisfactorio, incluso

el código generado es de buena calidad. La única pega consiste en
que al ser tan avanzado, puede resultar un poco difícil su manejo para
personas menos experimentadas en el diseño de webs. Dreamweaver
ha evolucionado satisfactoriamente en su versión 4, que incluye
soporte para la creación de páginas web dinámicas de servidor en
ASP, con acceso a bases de datos (versión Ultradev) y una mayor
integración con otras herramientas de Macromedia como Fireworks
(23).

2.2.12. Base de Datos

El término de bases de datos tuvo lugar en el año 1963, en un

congreso celebrado en California (USA). Se puede definir como un

29
conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó
estructurada.

Si lo vemos del punto de vista informático, se puede decir que una

base de datos es un sistema integrado por un conjunto de datos
almacenados o agrupados en discos que permiten el acceso directo a
ellos y a un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de
datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un

conjunto de datos. Las tablas pueden tener una o más columnas y
filas; las columnas guardan una parte de la información sobre cada
elemento que queramos guardar en la tabla y las filas conforman un
registro.

Entre las principales características de los sistemas de base de datos

se pueden mencionar los siguientes:

- Independencia lógica y física de los datos.

- Poca redundancia.
- Acceso confluente por parte de múltiples usuarios.
- Integridad de los datos.
- Consultas complejas optimizadas.
- Seguridad de acceso y auditoría.
- Respaldo y recuperación.
- Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Cardinalidad de las Relaciones

El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede

ser la siguiente:

30
 - Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se
relaciona con una y solamente una de la entidad B.
- Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se
relaciona con varias instancias de la entidad B.
- Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la
entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B
(24).

MySql

Es un gestor de base de datos relacional o SGBD; una de sus

características es que lo puedes usar en multiusuario lo que te
permite ser utilizado por varias personas al mismo tiempo, e incluso,
efectuar varias consultas a la vez, lo que lo hace sumamente liviano.
Surgió como una iniciativa de software libre y aún sigue
ofreciéndose como tal, para usuarios particulares. Pero si se quiere
utilizar para promover datos en una empresa, se puede comprar una
licencia, como un software propietario, que es autoría de la empresa
patrocinadora (Actualmente Oracle Corporation). Aunque la mayor
parte del código se encuentra escrito en lenguaje C/C++ y la sintaxis
de su uso es bastante simple, lo que te permite crear bases de datos
simples o complejas con mucha facilidad. También es compatible
con múltiples plataformas informáticas y ofrece una infinidad de
aplicaciones que permiten acceder rápidamente a las sentencias del
gestor de base de datos (25).

2.2.13. Sistemas de información

Por definición es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con un fin común; que permite que la información esté disponible
para satisfacer las necesidades en una organización, un sistema de
información no siempre requiere contar con recuso computacional

31
aunque la disposición del mismo facilita el manejo e interpretación
de la información por los usuarios.

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional

(cuando esté disponible), el recurso humano, los datos o información
fuente, programas ejecutados por las computadoras, las
telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de
operación.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

- Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los

datos que requiere.

- Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora

o archivos físicos para conservar la información.

- Procesamiento de la información: permite la transformación de

los datos fuente en información que puede ser utilizada para la
toma de decisiones.

- Salida de información: es la capacidad del sistema para producir

la información procesada o sacar los datos de entrada al exterior.

Los usuarios de los sistemas de información tienen diferente grado

de participación dentro de un sistema y son el elemento principal que
lo integra, así se puede definir usuarios primarios quienes alimentan
el sistema, usuarios indirectos que se benefician de los resultados
pero que no interactúan con el sistema, usuarios gerenciales y
directivos quienes tienen responsabilidad administrativa y de toma
de decisiones con base a la información que produce el sistema (26).

32
2.2.14. Ciclo de vida del software

El ciclo de vida del desarrollo Software (SDLC en sus siglas

inglesas), es una secuencia estructurada y bien definida de las etapas
en Ingeniería de software para desarrollar el producto software
deseado. El término ciclo de vida del software describe el desarrollo
de software, desde la fase inicial hasta la fase final. El propósito de
este programa es definir las distintas fases intermedias que se
requieren para validar el desarrollo de la aplicación, es decir, para
garantizar que el software cumpla los requisitos para la aplicación y
verificación de los procedimientos de desarrollo: se asegura de que
los métodos utilizados son apropiados.

Estos programas se originan en el hecho de que es muy costoso

rectificar los errores que se detectan tarde dentro de la fase de
implementación. El ciclo de vida permite que los errores se detecten
lo antes posible y, por lo tanto, permite a los desarrolladores
concentrarse en la calidad del software, en los plazos de
implementación y en los costos asociados.

El ciclo de vida básico de un software consta de los siguientes

procedimientos:

Definición de objetivos: Define la finalidad del proyecto y su papel

en la estrategia global.

Análisis de los requisitos y su viabilidad: Recopila, examina y

formula los requisitos del cliente y examina cualquier restricción que
se pueda aplicar.

Diseño general: Requisitos generales de la arquitectura de la

aplicación.

33
Diseño en detalle: Definición precisa de cada subconjunto de la
aplicación.

Programación e implementación: Implementación de un lenguaje de

programación para crear las funciones definidas durante la etapa de
diseño.

Prueba de unidad: Prueba individual de cada subconjunto de la

aplicación para garantizar que se implementaron de acuerdo con las
especificaciones.

Integración: Garantiza que los diferentes módulos se integren con la

aplicación. Este es el propósito de la prueba de integración que está
cuidadosamente documentada.

Prueba beta (o validación): Garantiza que el software cumple con las

especificaciones originales.

Documentación: Sirve para documentar información necesaria para

los usuarios del software y para desarrollos futuros.

Mantenimiento: Comprende todos los procedimientos correctivos

(mantenimiento correctivo) y las actualizaciones secundarias del
software (mantenimiento continuo).

El orden y la presencia de cada uno de estos procedimientos en el

ciclo de vida de una aplicación dependen del tipo de modelo de ciclo
de vida acordado entre el cliente y el equipo de desarrolladores.

34
 Modelos de ciclo de vida del software

Para facilitar una metodología común entre el cliente y la compañía

de software, los modelos de ciclo de vida se han actualizado para
reflejar las etapas de desarrollo involucradas y la documentación
requerida, de manera que cada etapa se valide antes de continuar con
la siguiente.

Modelo en cascada

El modelo de ciclo de vida en cascada se comenzó a diseñar en 1966

y se terminó alrededor de 1970. Se define como una secuencia de
fases donde al final de cada una de ellas se reúne la documentación
para garantizar que cumple las especificaciones y los requisitos antes
de pasar a la fase siguiente:

Modelo V

El modelo de ciclo de vida V proviene del principio que establece

que los procedimientos utilizados para probar si la aplicación cumple
las especificaciones ya deben haberse creado en la fase de diseño
(27).

2.2.15. Metodologías de Software

Una metodología de software es un enfoque, una manera de

interpretar la realidad o la disciplina en cuestión, que en este caso
particular correspondería a la Ingeniería de Software. De hecho, la
metodología destinada al desarrollo de software se considera como
una estructura utilizada para planificar y controlar el procedimiento
de creación de un sistema de información especializada.

35
- Modelo de Cascada

Cabe destacar que en este modelo cada etapa representa una unidad
de desarrollo con un pequeño descanso en el medio. Por lo tanto,
cada siguiente etapa inicia tan pronto como la anterior haya
culminado, y esos descansos son usados para confirmaciones del
lado del cliente.

Adicionalmente, este es considerado como el método tradicional de

explicar el proceso de desarrollo de software en ingeniería de
software, por lo que actualmente es visto como anticuado. Sin
embargo, aún sigue siendo aplicado a proyectos con metas claras y
requisitos que demandan hasta 100 horas de desarrollo, sobre todo
considerando que este enfoque permite a los negocios deshacerse del
papeleo innecesario, reuniones regulares que consumen mucho
tiempo y retrasos en sus procesos de negocio.

Es por esto que esta es una gran opción para pequeños proyectos
donde todos los aspectos del proceso de desarrollo de software se
conocen de antemano, pero una mala solución para proyectos
complicados, ya que se trata de un modelo bastante inflexible.

- Modelo de Espiral

Mientras que la metodología de la cascada ofrece una estructura

ordenada para el desarrollo de software, las demandas de tiempo
reducido al mercado hacen que sus pasos en serie sean inapropiados.

El siguiente paso evolutivo desde la cascada es donde se realizan los

diversos pasos para múltiples entregas o traspasos. La última
evolución de la caída del agua es la espiral, aprovechando el hecho
de que los proyectos de desarrollo funcionan mejor cuando son

36
incrementales e iterativos. La metodología espiral refleja la relación
de tareas con prototipos rápidos, mayor paralelismo y concurrencia
en las actividades de diseño y construcción. El método en espiral
debe todavía ser planificado metódicamente, con las tareas y
entregables identificados para cada paso en la espiral.

- Metodología de Prototipo

Es un procedimiento de desarrollo especializado que permite a los

desarrolladores la posibilidad de poder solo hacer la muestra de la
resolución para poder validar su esencia funcional ante los clientes,
y hacer los cambios que sean fundamentales antes de crear la
solución final auténtica. De hecho, la mejor parte de esta
metodología es que tiende a resolver un conjunto de problemas de
diversificación que ocurren con el método de la cascada. Además de
esto, la gran ventaja de optar por este enfoque es que da una idea
clara sobre el proceso funcional del software, reduce el riesgo de
falla en una funcionalidad de software y asiste bien en la recolección
de requisitos y en el análisis general.

- Desarrollo Rápido de Aplicaciones (RAD)

Con el objetivo de otorgar resultados rápidos, se trata de un enfoque

que está destinado a proporcionar un excelente procesos de
desarrollo con la ayuda de otros enfoques, pero además, está
diseñado para aumentar la viabilidad de todo el procedimiento de
desarrollo de software para resaltar la participación de un usuario
activo.

37
 - Metodología de Programación Extrema (XP)

Como metodología ágil de ingeniería de software, la metodología de

programación extrema se conoce actualmente como metodología de
XP (eXtreme Programming). Esta metodología, se utiliza
principalmente para evitar el desarrollo de funciones que
actualmente no se necesitan, pero sobre todo para para atender
proyectos complicados. Sin embargo, sus métodos peculiares
pueden tomar más tiempo, así como recursos humanos en
comparación con otros enfoques (28).

2.2.16. Proceso

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de

lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los
procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los
hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un
orden o eliminar algún tipo de problema. El concepto puede
emplearse en una amplia variedad de contextos, como por ejemplo
en el ámbito jurídico, en el de la informática o en el de la empresa.
Es importante en este sentido hacer hincapié que los procesos son
ante todo procedimientos diseñados para servicio del hombre en
alguna medida, como una forma determinada de accionar (29).

2.2.17. Hosting

El hosting es la prestación en donde una empresa ofrece a su cliente

el espacio físico (dentro de un ordenador conocido como “servidor”)
para que almacene los datos de su website de modo que esté siempre
online.

38
 Existen varios tipos de hosting, los más populares son:
- Hosting Gratuito
- Hosting Multidominio Reseller
- Servidores VPS
- Servidores Dedicados
- Cloud Hosting

El alojamiento web propiamente dicho se puede definir como un

servicio prestado por un ISP (proveedor), que permite a los usuarios
de internet tener un sistema integrado para poder almacenar
información. No siempre es necesario alojar páginas webs, sino que
también puedes alojar archivos de imágenes, video, documentos,
correo electrónico, etc. En otras palabras, es un servicio que te otorga
un lugar para hospedar tus aplicaciones, emails, y archivos en
general (30).

2.2.18. Dominio

Un dominio es un nombre único e inequívoco a nivel mundial para

una región de Internet delimitada de forma lógica como, por
ejemplo, una página web. El dominio, como parte fundamental de
un Uniform Resource Locator (URL), señala dónde puede ser
encontrado un recurso dentro del sistema jerárquico de nombres de
dominio Domain Name System (DNS). La traducción de los
nombres de dominio en direcciones IP se realiza a través de los
llamados Nameserver, servidores especializados responsables de la
asignación de nombres a las direcciones IP. Este servicio funciona
de manera similar a un servicio de información telefónica: un usuario
escribe el dominio www.example.com en el campo de búsqueda de
su navegador web y este envía la solicitud al Nameserver
correspondiente (31).

39
2.2.19. Modelado de procesos BPM

El modelado de procesos BPM se considera importante por su

capacidad de proporcionar una comprensión de la compañía y los
mecanismos utilizados para su funcionamiento. En los procesos de
modelado BPM, la información y los documentos son utilizados por
los autores, lo que genera un flujo de cómo se llevan a cabo las
actividades, desde su inicio hasta lograr el objetivo del proceso. Para
desarrollar un proyecto de modelado de procesos son necesarios los
siguientes elementos:

- Método: Etapas de la encuesta y el modelado de información.

- Meta-modelo: Información a ser modelada.

- Notación: Símbolos y reglas para representar la información.

- Herramienta: Apoyo computacional para la documentación de la

información. Conozca a HEFLO, una herramienta gratuita para el
modelado de procesos BPM para diagramar y documentar.

Hay muchas técnicas de modelado para utilizar con el fin de entender

los procesos de negocio. La mayoría de las técnicas se han utilizado
durante muchos, muchos años y sorprendentemente, todavía
funcionan excepcionalmente bien.

Modelo de Negocio

Un modelo de negocio es una herramienta para la creación de formas

económicas, sociales u otros valores. El término “modelo de
negocio” se utiliza para una amplia gama de descripciones formales
e informales para representar los aspectos fundamentales de una
empresa, incluyendo el propósito, las ofertas, estrategias,
infraestructuras, estructuras organizativas, prácticas comerciales, y

40
los procesos operativos y políticos. En el sentido más básico, un
modelo de negocio es el método de hacer negocios mediante el cual
una empresa puede sostenerse a sí misma, es decir, generar ingresos.
El modelo de negocio explica cómo una compañía hace dinero
mediante la especificación de su posición en la cadena de valores.

Procesos de negocio

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que tienen

lugar en una empresa con el fin de generar un producto o servicio,
obteniendo un determinado objetivo. Generalmente son
empresariales, de gestión o de producción y deben tratar de cumplir
con los objetivos estratégicos de la empresa. Podemos tornar una
organización más eficiente si logramos mejorar sus procesos, para
ello hay que conocerlos en detalle, porque en muchos casos los
procesos no son explícitos o son demasiado complejos por
involucrar diversos sectores de la empresa. Para mejorar los
procesos, primero tenemos que saber cómo están estructurados, es
necesario modelar el proceso para ver cómo se llevan a cabo sus
actividades, quienes son los participantes, qué recursos y qué
información se comparte (32).

41
III.- HIPÓTESIS

La implementación del sistema de gestión de trámite documentario ayudará a

optimizar el tiempo de respuesta de los documentos que ingresan a la
Municipalidad Distrital de Bellavista.

42
IV.-METODOLOGÍA

4.1. Diseño de la Investigación

4.1.1. Tipo de la Investigación

El tipo de investigación es de tipo cuantitativa porque se basa en la

recopilación de datos cuantificables se analizó en función a las
variables. La metodología cuantitativa de acuerdo con Tamayo (33),
consiste en el contraste de teorías ya existentes a partir de una serie
de hipótesis surgidas de la misma, siendo necesario obtener una
muestra, ya sea en forma aleatoria o discriminada, pero
representativa de una población o fenómeno objeto de estudio. Por
lo tanto, para realizar estudios cuantitativos es indispensable contar
con una teoría ya construida, dado que el método científico utilizado
en la misma es el deductivo; mientras que la metodología cualitativa
consiste en la construcción o generación de una teoría a partir de una
serie de proposiciones extraídas de un cuerpo teórico que servirá de
punto de partida al investigador, para lo cual no es necesario extraer
una muestra representativa, sino una muestra teórica conformada por
uno o más casos, se utiliza el método inductivo, según el cual se debe
partir de un estado nulo de teoría. Las características que destacan
en términos generales es que esta elige una idea, que transforma en
una o varias preguntas de investigación relevantes; luego de estas
deriva hipótesis y variables; desarrolla un plan para probarlas; mide
las variables en un determinado contexto; analiza las mediciones
obtenidas estableciendo una serie de conclusiones respecto de la
hipótesis.

4.1.2. Nivel de la Investigación

La investigación será calificada a nivel descriptivo, el mismo que se

complementara con el estadístico, análisis, síntesis entre otros y

43
 aplicado en razón para su desarrollo en la parte teórica conceptual,
se apoyará en conocimientos sobre el control de gestión de trámites
documentarios a fin de ser aplicado en la gestión de trámites de la
Municipalidad de Bellavista.

4.1.3. Diseño de la Investigación

El diseño de la investigación es no experimental porque las variables

fueron estudiadas en su estado natural sin realizar ningún tipo de
manipulación. Es decir, es investigación donde no hacemos variar
intencionalmente las variables independientes. Lo que hacemos en
la investigación no experimental es observar fenómenos tal y como
se dan en su contexto natural, para después analizarlos. Como señala
Kerlinger. "La investigación no experimental o expost-facto es
cualquier investigación en la que resulta imposible manipular
variables o asignar aleatoriamente a los sujetos o a las condiciones".
De hecho, no hay condiciones o estímulos a los cuales se expongan
los sujetos del estudio. Los sujetos son observados en su ambiente
natural, en su realidad (34).

4.2. Población y Muestra

4.2.1. Población

La población N está constituida por el Personal del Área de Mesa de

Partes de la Municipalidad Distrital de Bellavista, que a la fecha
suman un total de 10 trabajadores.

4.2.2. Muestra

Como muestra tomaremos a todos los trabajadores que intervienen

en el Área de Mesa de Partes en cual son 10 trabajadores.

44
 4.3. Definición y Operacionalización de variables e indicadores

Tabla Nº 2: Definición Operacional de Variables

Escala de
Variable Definición Conceptual Dimensiones Indicadores Medición Definición Operacional

Un óptimo manejo de los

Software utilizado en intranet Nivel de documentos mejorará los
Implementación de
mediante un navegador, insatisfacción tiempos para la revisión de los
un sistema web de
orientado para mejorar los del sistema Insatisfacción del encargados del área de mesa de
gestión de trámite
procesos de trámite actual. sistema actual en partes, y así agilizar el tiempo
documentario para
documentario (35). el área de mesa de Ordinal de respuesta para que los
optimizar los
partes. usuarios puedan ser atendidos
procesos en el área
oportunamente, todo ello
de mesa de partes.
sumado al manejo adecuado de
los sistemas informáticos y el
cumplimiento de las normas
establecidas de los trámites
documentarios que ingresan y

45
 salen de la Municipalidad
Distrital de Bellavista.

Es una aplicación que permite

a las organizaciones tener el Nivel de Conocimiento
control de la ubicación física y conocimiento acerca de un
estatus, actual y pasado de la de las TIC y sistema web.
documentación que llega, sistemas de
fluye y se genera dentro de información.
ellas; y en base a estos datos
mostrar estadísticas que
permitan analizar pasos
repetitivos o que no agreguen
valor y los cuellos de botella
para mejorar los flujos de los
documentos dentro de la
organización (36).
FUENTE: Elaboración Propia

46
4.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

4.4.1. Técnicas

A. Observación: Técnica que permitió entrar en contacto directo con los

trabajadores y permitirá recolectar datos. Además, es difícil escoger una
técnica cuyo “análisis tiene que reflejar la complejidad y aspectos
contradictorios de la implementación del sistema de tramite documentario. Sin
embargo parece que las estrategias de observación participativa constituyen un
poderoso medio de investigación en este campo.

B. Entrevista: Técnica que nos permitió obtener datos de la misma unidad de

análisis, manifiesta en sus propias palabras. Mucho depende del investigador
como lleve la entrevista.

C. La encuesta: Es una técnica de adquisición de información de interés

sociológico, mediante un formulario/cuestionario previamente elaborado, a
través del cual se puede conocer la opinión o valoración del sujeto o grupo
seleccionado en una muestra sobre un asunto dado.

D. La encuesta debe presentar las siguientes características: primero la

interacción entre el investigador y los encuestados debe ser impersonal ya que
no es necesario mantener ningún tipo de relación para obtener la información
requerida, segundo la forma de aplicación debe ser por escrito y tercero el
cuestionario es abierto y mixto donde el encuestado responde en base a una
serie de respuestas alternativas.

4.4.2. Instrumentos

 Cuestionario de Entrevista.
 Cuestionario de Encuestas.

47
4.5. Plan de Análisis

Para poder identificar y determinar cómo es el proceso de trámite documentario de

la Municipalidad Distrital de Bellavista, se aplicarán entrevistas y encuestas físicas
los cuales serán tabulados en el programa Microsoft Excel 2016 y con los datos
totales obtenidos nos permitirán definir los resultados. Asimismo para el proceso de
diseño e implementación del sistema web, se tendrá en cuenta la metodología RUP,
que nos proporciona guías para poder conocer todo el proceso a seguir antes de
empezar con la implementación asegurando así la calidad del producto final.

48
4.6. Matriz de Consistencia

Tabla Nº 3: Matriz de Consistencia

PROBLEMA OBJETIVOS HIPÓTESIS METODOLOGÍA

¿Cómo la implementación de un General: La implementación del sistema de TIPO:

sistema web de gestión de gestión de trámite documentario
Implementar un sistema web de -Cuantitativa.
trámite documentario ayudará a optimizar el tiempo de
gestión de trámite documentario
optimizará los procesos del área respuesta de los documentos que
NIVEL:
para optimizar los procesos del
de mesa de partes en la ingresan a la Municipalidad
Área de Mesa de Partes en la
Municipalidad Distrital de Distrital de Bellavista. -Descriptivo.
Municipalidad Distrital de
Bellavista-Sullana 2016?
Bellavista-Sullana 2016. DISEÑO:

-No experimental.

49
 Específicos: MUESTRA:

1. Determinar los requerimientos -10.

del sistema teniendo en cuenta las
TÉCNICA:
necesidades de la población.

2. Determinar el nivel de -Encuesta.

satisfacción del personal en cuanto
INSTRUMENTO:
al uso del sistema actual.

3. Optimizar los procesos de -Cuestionario.

recepción de trámite documentario

para agilizar las respuestas de
dichos documentos.

FUENTE: Elaboración Propia

50
4.7. Principios Éticos

La información utilizada y los problemas que aparecen en el área de mesa de

partes son relativos al usar sin autorización los servicios informáticos o de la
información contenida en ellos. La deontología informática, por tanto trata de
la moral o ética profesional en el manejo del activo más importante que tienen
las empresas y entidades, un bien cada vez más importante, que es la
información. Este código contiene ocho principios claves, relacionados con
el comportamiento y las decisiones tomadas por los ingenieros informáticos,
bien sean profesionales en ejercicio, educadores, gestores, directivos y
responsables, así como educandos y estudiantes de la profesión.
Responsabilidad, Confidencialidad, Calidad del producto, Juicio, Promover
un enfoque ético en la gestión, Promover el conocimiento, Apoyo Laboral,
Actualización Permanente.

51
V.- RESULTADOS

5.1. Resultados

A) Dimensión 01: Nivel de insatisfacción del sistema actual

Tabla Nº 4: Búsqueda de información

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas a problemas con la búsqueda de

información; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 10 100

NO 0 0

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Actualmente se han presentado
problemas con la búsqueda de información?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 4, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas respondieron

que SI tienen problemas con la búsqueda de información.

52
 Tabla Nº 5: Sistema automatizado

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas a obtener información en un menor

tiempo mediante los sistemas automatizados; para la Implementación de un sistema web
de gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de
partes en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 8 80
NO 2 20
TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Cree usted que un sistema automatizado
ayude a obtener información en un menor tiempo?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 5, se puede observar el 80% de las personas encuestadas respondieron que

SI ayudaría a obtener información en un menor tiempo; mientras que el 20% respondió
que NO.

53
 Tabla Nº 6: Pérdida de información

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con el riesgo a pérdida de

información al tener un sistema manual; para la Implementación de un sistema web de
gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes
en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 5 50

NO 5 50

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Existe riesgo de pérdida de información
al tener un sistema manual?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 6, se puede observar el 50% de las personas encuestadas respondieron que

SI existe un riesgo de pérdida de información con el sistema manual; mientras que el 50%
respondió que NO.

54
 Tabla Nº 7: Ofrecer un mejor servicio

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con la mejora del servicio del área
de mesa de partes; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 8 80

NO 2 20

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Cree usted que un sistema de gestión de
trámite documentario ayudaría a mejorar el servicio en el área de mesa de partes?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 7, se puede observar el 80% de las personas encuestadas indican que un

sistema de gestión de trámite documentario SI ayudará a mejorar el servicio en el área de
mesa de partes; mientras que el 20% respondió que NO.

55
 Tabla Nº 8: Reporte diario

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con los reportes diarios; para la

Implementación de un sistema web de gestión de trámite documentario para optimizar los
procesos en el área de mesa de partes en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana;
2016.

Alternativa n %

SI 0 0

NO 10 100

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Realizan algún reporte diario por los
documentos que procesan manualmente?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 8, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas respondieron

que NO realizan reportes diarios a los documentos ingresados.

56
 B) Dimensión 02: Nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información

Tabla Nº 9: Herramientas tecnológicas

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con el conocimiento sobre las

distintas herramientas; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 1 10

NO 9 90

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Tiene conocimiento sobre las distintas
herramientas TIC que permiten facilitar el trabajo en los procesos manuales que realiza?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 9, se puede observar el 90% de las personas encuestadas respondieron que

NO tienen conocimiento sobre las distintas herramientas Tic; mientras que el 10%
respondió que SI.

57
 Tabla Nº 10: Sistemas informáticos

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con el conocimiento sobre sistemas

informáticos; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 6 60

NO 4 40

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Ha tenido experiencia trabajando con
algún sistema informático de gestión de datos?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 10, se puede observar el 60% de las personas encuestadas indican que SI
han trabajado con sistemas informáticos de gestión de datos; mientras que el 40%
respondió que NO.

58
 Tabla Nº 11: Administración eficiente de un sistema

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas a la administración eficiente de un

sistema; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite documentario
para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la Municipalidad Distrital de
Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %
SI 10 100
NO 0 0
TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Cree usted que pueda administrar de
manera eficiente el sistema web de gestión de trámite documentario?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 11, se puede observar el 100% de las personas encuestadas respondieron

que SI pueden administrar de manera eficiente el sistema web de gestión de trámite
documentario.

59
 Tabla Nº 12: Implementación de equipos tecnológicos

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas a la implementación de equipos

tecnológicos y sistemas automatizados; para la Implementación de un sistema web de
gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes
en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %
SI 10 100
NO 0 0
TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Está de acuerdo que se implementen
equipos tecnológicos y sistemas automatizados en la Municipalidad Distrital de
Bellavista?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 12, se puede observar el 100% de las personas encuestadas respondieron

que SI están de acuerdo que se implementen equipos tecnológicos.

60
 Tabla Nº 13: Control de información

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas al control de información de las

empresas o entidades públicas; para la Implementación de un sistema web de gestión de
trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 10 100

NO 0 0

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados respecto a la pregunta establecida ¿Cree usted que todas las empresas o
entidades públicas deben implementar sistemas automatizados para controlar de manera
eficaz la información que poseen?

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 13, se puede observar el 100% de las personas encuestadas expresan que
todas las empresas o entidades públicas SI deben implementar sistemas automatizados
para controlar de manera eficaz la información que poseen.

61
 A) Dimensión 01: Nivel de insatisfacción del sistema actual

Tabla Nº 14: Dimensión nivel de insatisfacción del sistema actual

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con la dimensión 01: Nivel de

insatisfacción del sistema actual; para la Implementación de un sistema web de gestión
de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 6 62

NO 4 38

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el nivel de insatisfacción del sistema
actual, basado en 5 preguntas aplicadas a los trabajadores involucrados al área de mesa
de partes de la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 14, se observó que el 62% de las personas encuestadas indican que NO se
encuentran satisfechas con el sistema actual que se brinda en el área de mesa de partes
(sistema manual), por la demora en derivar los trámites que salen e ingresan de la
Municipalidad Distrital de Bellavista; mientras que el 38% indican que se encuentran
satisfechos con el sistema actual.

62
 Gráfico Nº 3: Resultado de la dimensión 01 Nivel de insatisfacción del sistema actual

Distribución porcentual de frecuencia y respuestas relacionadas con la dimensión 01:

Nivel de insatisfacción del sistema actual; para la Implementación de un sistema web de
gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes
en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

38%

62%
Si
No

Fuente: Tabla Nº 14

63
 B) Dimensión 02: Nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información

Tabla Nº 15: Dimensión nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información

Distribución de frecuencias y respuestas relacionadas con la dimensión 02: Nivel de

conocimiento de las TIC y sistemas de información; para la Implementación de un sistema
web de gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área de mesa
de partes en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Alternativa n %

SI 7 74

NO 3 26

TOTAL 10 100

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el nivel de conocimiento de las TIC y
sistemas de información, basado en 5 preguntas aplicadas a los trabajadores involucrados
al área de mesa de partes de la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 15, se observó que el 74% de las personas encuestadas indican que SI
tienen conocimiento sobre las TIC y sistemas informáticos; mientras que el 26%
expresaron que NO.

64
 Gráfico Nº 4: Resultado de la dimensión 02 Nivel de conocimiento de las TIC y
sistemas de información

Distribución porcentual de frecuencia y respuestas relacionadas con la dimensión 02:

Nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información; para la Implementación de
un sistema web de gestión de trámite documentario para optimizar los procesos en el área
de mesa de partes en la Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

26%

74% SI
NO

Fuente: Tabla Nº 15

65
 Tabla Nº 16: Resumen general por dimensiones

Distribución porcentual de frecuencia y respuestas relacionadas con las dos dimensiones

para determinar los niveles de insatisfacción del sistema actual, conocimiento de las TIC
y sistemas informáticos; para la Implementación de un sistema web de gestión de trámite
documentario para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

SI NO TOTAL
DIMENSIONES
n % n % n %

Nivel de insatisfacción del

6 62 4 38 10 100
sistema actual

Nivel de conocimiento de las TIC

7 74 3 26 10 100
y sistemas de información

Fuente: Aplicación del instrumento para medir el conocimiento de los trabajadores

encuestados acerca de las dos dimensiones definidas para la investigación; en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

Aplicado por: Herrera; M. 2016.

En la Tabla Nº 16, se puede observar que en las dos dimensiones, el mayor porcentaje de
las personas encuestadas expresan que NO están satisfechas con el sistema actual.
Asimismo, SI es factible implementar un sistema de gestión de trámite documentario para
optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la Municipalidad Distrital de
Bellavista-Sullana; 2016.

66
 Gráfico Nº 5: Resumen general por dimensiones

Distribución porcentual de frecuencia y respuestas relacionadas con los resultados del

resumen general de las dos dimensiones escogidas en la investigación; para la
Implementación de un sistema web de gestión de trámite documentario para optimizar los
procesos en el área de mesa de partes en la Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

80% 74%
70%
62%
60%
50%
38%
40% Si
30% 26% No
20%
10%
0%
Nivel de insatisfacción del Nivel de conocimiento de las
sistema actual TIC y sistemas de información

Fuente: Tabla Nº 16

67
5.2. Análisis de Resultados

Luego de describir los resultados de las encuestas de la dimensión 01 y

dimensión 02 se precisa que:

1. El 100% de los trabajadores encuestados consideró que Si es necesaria la

implementación de un sistema web de gestión de trámite documentario
para optimizar los procesos en el área de mesa de partes en la
Municipalidad Distrital de Bellavista-Sullana; 2016.

En consecuencia se analiza que los trabajadores son conscientes de la

necesidad e importancia del Modelamiento de un Sistema de Gestión de
Trámite documentario. Este resultado es similar con el de Chávez
Vilcherres, Jenny (4), quien en su investigación obtuvo para este mismo
criterio donde indica que el 90% de los trabajadores encuestados consideró
que el nivel de diseño e Implementación de un sistema web de trámite
documentario para la red de salud pacífico sur de la ciudad de Chimbote,
año 2015; se encontró en un nivel Alto, por lo que con su investigación
aseguro la necesidad del diseño e implementación del sistema informático
en dicha entidad. Así mismo se considera que ambas entidades son
conscientes de la necesidad y la importancia de un sistema de gestión de
trámite documentario.

2. Se observó que el 62% de las personas encuestadas indican que NO se

encuentran satisfechas con el sistema actual (sistema manual), por la
demora en derivar los trámites que salen e ingresan de la Municipalidad
Distrital de Bellavista. Este caso es similar al de Chávez Vilcherres
Jenny (4), quien en su investigación obtuvo un criterio similar donde
indicó que el 83% de las respuestas de los encuestados corresponden a
que no están satisfechos y no llevan mensualmente la evaluación de
expedientes del usuario, donde se puede decir que los tramites
ingresados se pueden perder o tener alguna dificultad.

68
5.3. Propuesta de Mejora

Después de haber visto los resultados obtenidos anteriormente, se plantean

las siguientes propuestas de mejora:

- Tener en cuenta que para diseñar un sistema se necesita conocer los

requerimientos y el objetivo al que se quiere llegar, como también conocer
las normativas ISO que son las encargadas de ordenar la gestión de una
empresa en sus distintos ámbitos.

- Es necesario crear programas o charlas para los trabajadores de la

Municipalidad Distrital de Bellavista ya que la gran mayoría no se saben
desempeñar en su cargo y esto genera insatisfacción.

- Contratar gente capaz y que tenga experiencia en los diferentes cargos de

la Municipalidad para así no tener problemas que puedan afectar al sector
público.

- Fomentar capacitaciones sobre todas las tecnologías de información y

comunicación ya que hoy en día se desconoce de dichas herramientas que
pueden ayudar tanto a las empresas del sector púbico como el privado.

Metodología de desarrollo seleccionada

La metodología seleccionada para el desarrollo de la presente investigación

es el Proceso Unificado (RUP) el cuál presenta un marco de desarrollo por
fases es decir que lo lleva secuencialmente y ayuda en los siguientes aspectos:

–Provee un entorno de proceso de desarrollo configurable, basado en

estándares.

–Permite tener claro y accesible el proceso de desarrollo que se sigue.

69
–Permite ser configurado a las necesidades de la organización y del proyecto.

–Provee a cada participante con la parte del proceso que le compete

directamente, filtrando el resto.

RUP (Proceso Unificado de Rational)

El Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process) es un proceso

de Ingeniería de Software. Proporciona una aproximación disciplinada para
asignar tareas y responsabilidades dentro de una organización de desarrollo.
Su meta es asegurar la producción de software de alta calidad que llene los
estándares de los usuarios finales, dentro de un horario y presupuesto
predecible. El Proceso Unificado captura muchas de las mejores prácticas en
el desarrollo de software moderno en una forma que es adaptable para un
amplio rango de proyectos y organizaciones. A pesar, de nuestro uso del
Proceso Unificado, es importante recordar que el UML es independiente del
proceso; es decir, con cualquier proceso que se use, puede usar el UML para
grabar las decisiones resultantes del análisis y el diseño.

Se caracteriza por ser iterativo e incremental, estar centrado en la arquitectura

y guiado por los casos de uso. Incluye artefactos (que son los productos
tangibles del proceso como por ejemplo, el modelo de casos de uso, el código
fuente, etc.) y roles (papel que desempeña una persona en un determinado
momento, una persona puede desempeñar distintos roles a lo largo del
proceso).

Fases y Disciplinas

Estas conforman la organización dinámica del proceso a lo largo del tiempo.

El ciclo de vida del software está dividido en ciclos, cada ciclo trabaja en una
nueva generación del producto. El Proceso Unificado divide un ciclo de
desarrollo en cuatro fases consecutivas:

70
 Fase de Inicio (Inception Phase).

Fase de Elaboración (Elaboration Phase).

Fase de Construcción (Construction Phase).

Fase de Transición (Transition Phase).

Cada fase es construida con hitos – un punto en el tiempo en el cual ciertas

decisiones críticas deben ser tomadas – bien definidos, y por lo tanto metas
claves han sido alcanzadas. Cada fase tiene un propósito específico.

Características de RUP

Dirigido por casos de uso

Es a menudo difícil distinguir a partir de un sistema tradicional orientado a

objetos cómo un sistema hace lo que se supone que debe hacer. En el Proceso
Unificado, los casos de uso definen el comportamiento de un sistema. Los
casos de uso no son parte de la orientación a objetos tradicional, pero su
importancia se ha vuelto más y más aparente.

En el Proceso Unificado, los casos de uso definidos para un sistema son las
bases para el proceso de desarrollo entero. Los casos de uso juegan un rol en
cada uno de los cuatro componentes de ingeniería: análisis de requerimientos,
diseño, implementación y prueba.

Iterativo e incremental

La aproximación iterativa del Proceso Unificado es generalmente superior

por varias razones:
 Permite tomar en cuenta cambios de requerimientos.
 La Integración de los elementos es progresiva.
 Ayuda a mitigar riesgos más temprano.
 El proceso mismo puede ser mejorado y refinado en el camino.
 Facilita la reutilización, debido a que es más fácil identificar partes
comunes a medida que son parcialmente diseñadas e implementadas.

71
 Resulta en una arquitectura más robusta porque está corrigiendo errores en
varias iteraciones.

Centrado en la arquitectura

El Proceso Unificado proporciona una forma metódica y de sistema para

diseñar, desarrollar y validar una arquitectura. Ofrece plantillas para
descripciones de arquitectura alrededor de conceptos de múltiples vistas de
arquitectura, y la captura de estilo de arquitectura, reglas de diseño y
restricciones.

El componente del proceso de diseño contiene actividades específicas

dirigidas a identificar restricciones de arquitectura y elementos significativos,
así como guías sobre como tomar decisiones de arquitectura.

El proceso de administración muestra como la planeación de iteraciones

tempranas toma en cuenta el diseño de una arquitectura y la resolución de los
riesgos técnicos mayores.

Fase de Inicio

El propósito general en esta fase es establecer los objetivos para el ciclo de

vida del producto software a implementar. Durante esta fase se definirá el
modelo del negocio y el alcance del proyecto. Se identificaran todos los
actores y casos de uso.

Los objetivos específicos de esta fase serán:

Establecer el ámbito del proyecto y sus límites.

Encontrar los casos de uso críticos del sistema, los escenarios básicos
que definen la funcionalidad.

Durante la fase de inicio se definirán el modelo del negocio y el alcance del

proyecto, siendo los artefactos desarrollados:

- El Modelo de Casos de Uso del Negocio.

72
- Especificación de los Casos de Uso del Negocio.
- El Modelo de Objetos del Negocio.
- El Modelo de Dominio del Problema.

Modelado del Negocio

El Modelado del Negocio es el primer flujo de trabajo o disciplina de la

metodología RUP, y consiste en conocer la estructura y la dinámica de la
organización, así como conocer los problemas actuales e identificar mejoras
dentro de la organización.

Con esta disciplina se pretende llegar a un mejor entendimiento de la

institución, los principales motivos para ejecutar esta disciplina son los
siguientes: asegurarse de que el producto será algo útil y no un obstáculo,
conseguir que se ajuste de la mejor forma posible en la organización donde
se va a implantar; y tener un marco común para el desarrollador, los clientes
y los usuarios finales.

Los principales objetivos son:

Asegurar que clientes y desarrolladores tengamos un entendimiento

común de la institución.

Entender el problema actual en la institución e identificar potenciales

mejoras.

Entender la estructura y la dinámica de la institución.

Para lograr estos objetivos, el modelado de negocio describirá como

desarrollar una visión de la nueva organización, basado en esta visión se
definirán procesos, roles y responsabilidades de la institución por medio de
un Modelo de Casos de Uso del Negocio. Los artefactos del modelo de
negocio servirán como entrada y referencia para la definición de los
requerimientos del sistema.

73
 Modelo de Casos de Uso del Negocio

Un modelo de casos de uso del negocio describe los procesos del negocio
en términos de casos de uso y actores que corresponden a procesos del
negocio y trabajadores o clientes respectivamente.

A continuación se presenta este modelo el cual corresponde al proceso de

trámite documentario.

Gráfico Nº 6: Modelo Caso de Uso del Negocio

FUENTE: Elaboración Propia

74
 Tabla Nº 17: Especificación de CU del Negocio Gestión de Documentos

Gestión de Documentos

Proceso de trámite que consiste en registrar, derivar, recepcionar,

Definición de
proveer y archivar todos los documentos (internos, externos) que
Caso de Uso
son tramitados por las diversas dependencias de la municipalidad.

Gestionar adecuadamente el registro de todos los flujos de trabajo

de este proceso con la finalidad de poder conocer adecuadamente el
Metas estado de un documento en particular.

Propietarios Encargado de mesa de partes

Una inadecuada gestión de documentos conllevaría a generar

Riesgos información errónea en la creación de reportes donde se indica el

estado de un documento.

Categoría Caso de Uso Principal

75
 Listar CategoriaDoc
Listar Documento
Buscar Documento
Registrar Documento
Derivar Documento
Recepcionar Documento
Proveer Documento
Archivar Documento
Listar Referencia
Buscar Referencia
Registrar Referencia
Listar Movimiento
Buscar Movimiento
Registrar Movimiento
Flujo de Listar Incidencia
Trabajo Buscar Incidencia
Registrar Incidencia
Listar Archivador
Registrar Detalle_Arc_Mov
Listar Detalle_Arc_Mov
Listar CategoriaDep
Listar Dependencia
Listar Persona
Listar Cargo
Listar Asignacion
Listar Clasificador
Buscar Clasificador
Listar Procedimiento
Buscar Procedimiento
Listar Requisito
FUENTE: Elaboración Propia

76
 Tabla Nº 18: Especificación de CU del Negocio Seguimiento de Documentos
Seguimiento de Documentos

Proceso de trámite que tiene por objetivo dar seguimiento al estado

Definición de
actual de un documento en particular, además visualizar los
Caso de Uso
documentos derivados, recepcionados, proveídos y archivados
Mostrar coherentemente el ciclo de vida de un documento desde su
Metas
creación hasta su estado actual.
Propietarios Administrado, Personal de las dependencias

Riesgos Generación errónea de reportes

Categoría Caso de Uso Principal
Listar CategoriaDoc
Listar Documento
Buscar Documento
Buscar Referencia
Consultar Movimiento
Listar Movimiento
Flujo de
Buscar Movimiento
Trabajo
Imprimir Movimiento
Listar Incidencia
Buscar Incidencia
Imprimir Incidencia
Listar Archivador
Listar Detalle_Arc_Mov
FUENTE: Elaboración Propia

77
 Modelo de Objetos del Negocio

Un modelo de objetos del Negocio es un modelo interno de un negocio y

describe como cada caso de uso es llevado a cabo por parte de un
conjunto de trabajadores que utilizan un conjunto de entidades del
negocio y de unidades de trabajo.

Los modelos de objetos del negocio están asociados a cada uno de los
casos de uso del negocio descritos anteriormente.

Gráfico Nº 7: Modelo de Objetos del Negocio Gestión de Documentos

FUENTE: Elaboración Propia

78
 Gráfico Nº 8: Modelo de Objetos del Negocio Seguimiento de Documentos

Listar Listar

CategoriaDoc Archivador

Listar | Buscar Listar | Buscar

Listar

Documento

Buscar Buscar

Administrado Jefe de Dependencia

Referencia

Listar | Buscar | Imprimir Listar | Buscar | Imprimir

Listar

Movimiento

Listar | Buscar | Imprimir Listar | Buscar | Imprimir

Detalle_Arc_Mov

Indicencia

FUENTE: Elaboración Propia

79
 Gráfico Nº 9: Diagrama de Clases

FUENTE: Elaboración Propia

80
Diagramas de Actividades

Gráfico Nº 10: Enviar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

81
 Gráfico Nº 11: Recepcionar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

82
Diagramas de Secuencia

Gráfico Nº 12: Enviar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

83
 Gráfico Nº 13: Recepcionar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

84
Diagramas de Colaboración

Gráfico Nº 14: Enviar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

85
 Gráfico Nº 15: Recepcionar documentos

FUENTE: Elaboración Propia

86
Glosario de Términos

A continuación se detalla cada uno de los términos empleados en el

modelo de dominio del problema. El objetivo es crear un estándar
referente a la nomenclatura de cada uno de los términos empleados, y así
definir con exactitud sus denominaciones, evitando ambigüedades con su
significado.

Registrar Documento

Es una acción que consiste en registrar en el sistema los datos principales

que contiene un documento que puede ser de fuente interna o externa.

Derivar Documento

Es una acción que consiste en registrar en el sistema el destino del

documento, es decir a quien va dirigido (usuario, dependencia y cargo) y
la forma en que irá (original o copia).

Proveer Documento

Es una acción que consiste en registrar en el sistema el proveído de un

documento recepcionado que no amerita redactar un nuevo documento
para su respuesta.

Recepcionar Documento

Es una acción que consiste en registrar en el sistema los documentos con

la denominación de recepcionados, aquellos que han sido derivados o
proveídos a mi dependencia o usuario.

Archivar Documento

Es una acción que consiste en registrar en el sistema los documentos con

la denominación de archivados, aquellos que ya tienen una respuesta final
según su petición.

87
 Persona

Es una entidad que contiene datos del personal de las diversas áreas que
usarán el sistema informático, en la cual se harán operaciones tales como:
listar, buscar, crear, actualizar y eliminar.

Cargo

Es una entidad que contiene datos de los cargos o funciones que

desempeña el personal de la municipalidad, en la cual se harán operaciones
tales como: listar, buscar, crear, actualizar y eliminar.

CategoriaDep

Es una entidad que contiene datos referentes a la descripción de las

categorías de las dependencias de la municipalidad, en la cual se harán
operaciones tales como:

-Listar, buscar, crear, actualizar y eliminar.

Dependencia

Es una entidad que contiene datos de las dependencias de la

municipalidad, en la cual se harán operaciones tales como: listar, buscar,
crear, actualizar y eliminar.

Asignación

Es una entidad que contiene datos interrelacionados del personal con su

cargo y dependencia a la que pertenece para el uso del sistema informático,
en la cual se harán operaciones tales como: listar, buscar, crear, actualizar
y eliminar.

CategoriaDoc

Es una entidad que contiene datos referentes a la descripción de las

categorías o tipos de los documentos que se tramitan en la municipalidad,

88
en la cual se harán operaciones tales como: listar, buscar, crear, actualizar
y eliminar.

Documento

Es una entidad que contiene datos de los documentos que se tramitan en la

municipalidad, en la cual se harán operaciones tales como: listar, buscar,
registrar, derivar, recepcionar, proveer y archivar.

Referencia

Es una entidad que contiene los datos de un documento con sus

referencias. En la cual se harán operaciones tales como: listar, buscar,
registrar.

Movimiento

Es una entidad que contiene datos interrelacionados de los documentos

con su operación y el personal que lo está realizando, en la cual se harán
operaciones tales como: listar, buscar, registrar.

Incidencia

Es una entidad que contiene datos de las incidencias generadas por cada
movimiento de un documento específico, en la cual se harán operaciones
tales como: listar, buscar, registrar.

Archivador

Es una entidad que contiene datos de los archivadores que generan cada
una de las dependencias de la municipalidad, en la cual se harán
operaciones tales como: listar, buscar, registrar.

Detalle_Arc_Mov

Es una entidad que contiene datos interrelacionados de los archivadores

con el movimiento, registrando de esta manera el proceso de archivación

89
en el sistema informático, en la cual se harán operaciones tales como:
listar, buscar, registrar.

Clasificador

Es una entidad que contiene datos de los clasificadores contemplados en

el TUPA de la municipalidad, en la cual se harán operaciones tales como:
listar, buscar, registrar.

Procedimiento

Es una entidad que contiene datos de los procedimientos administrativos

contemplados en el TUPA de la municipalidad, en la cual se harán
operaciones tales como: listar, buscar, registrar.

Requisito

Es una entidad que contiene datos de los detalles de cada procedimiento

administrativo contemplado en el TUPA de la municipalidad, en la cual se
harán operaciones tales como: listar, buscar, registrar.

Fase de Elaboración

El objetivo general en esta fase es plantear la arquitectura para el ciclo de

vida del producto. Se desarrollará prototipos que contendrán los casos de
uso críticos que fueron identificados en la fase de inicio. En esta fase se
realizará la captura de la mayor parte de los requerimientos funcionales,
manejando los riesgos que interfieran con los objetivos del sistema,
acumulando la información necesaria para el plan de construcción y
obteniendo suficiente información para hacer realizado el caso del
negocio.

90
Los principales objetivos para esta fase son:

- Crear un plan fiable para la fase de construcción.

- Demostrar que la arquitectura propuesta soportará la visión con un
costo razonable.

En esta fase se analizará el dominio del problema, planteado en el

modelamiento del negocio, y se establecerá los cimientos de la arquitectura
y eliminar los mayores riesgos. Cuando termina esta fase se llega al punto
de no retorno del proyecto: a partir de este momento se pasará de las
relativamente ligeras y de poco riesgo dos primeras fases, a afrontar la fase
de construcción, que de algún modo resulta ser costosa y arriesgada. Es
por esto que la fase de elaboración es de gran importancia.

Los artefactos que se presentará en esta fase serán:

- Modelo de Casos de Uso de Requerimientos

- Diagrama de Clases del Análisis

Requerimientos

La etapa de Requerimientos es el segundo flujo de trabajo o disciplina de

la metodología RUP, y consiste en establecer los servicios que el sistema
debe proveer y las restricciones bajo las cuales debe operar.

El objetivo principal de esta disciplina es establecer las funciones que se

quiere que satisfaga el sistema a construir. En esta línea los requerimientos
son el contrato que se debe cumplir, de modo que los usuarios finales
tienen que comprender y aceptar los requerimientos que se especifiquen.
Para obtener los requerimientos se debe aplicar prácticas de licitación a los
involucrados en el proyecto, anotar y validar todas sus solicitudes.

91
Los principales objetivos de esta disciplina son:

- Definir el ámbito del sistema

- Definir una interfaz de usuarios para el sistema, enfocada a las
necesidades y metas del usuario.
- Establecer y mantener un acuerdo entre clientes y otros involucrados
sobre lo que el sistema debería hacer.
- Tener un mejor entendimiento de los requerimientos del sistema.
- Tener una base para estimar recursos y tiempo de desarrollo del
sistema.

Los requerimientos serán divididos en dos grupos: los funcionales, que

describirán las funciones que el software va a ejecutar; y los no
funcionales, que especificarán criterios que puedan usarse para juzgar la
operación de un sistema en lugar de sus funciones específicas.

Modelo de Casos de Uso de Requerimientos (MCUR)

Los Modelos de Casos de Uso capturan parte de la realidad en la cual se

está trabajando y describen el sistema y su ambiente. Teniendo en cuenta
el modelado del negocio hecho en el flujo anterior, perteneciente a la fase
de inicio de la metodología, se ha elaborado los casos de uso de
requerimientos, siendo estos divididos entre dos procesos principales:

- Gestión de Documentos
- Seguimiento de Documentos

92
 Gráfico Nº 16: MCUR Gestión de Documentos

FUENTE: Elaboración Propia

A continuación se detallará las especificaciones de los principales Casos

de Uso presentados en la imagen. Estas especificaciones indicarán los
requerimientos funcionales del sistema en relación al proceso de gestión
de documentos.

Gráfico Nº 17: MCUR Seguimiento de Documentos

FUENTE: Elaboración Propia

93
Fase de Construcción

El objetivo general de esta fase es alcanzar la capacidad operacional del

producto de software de forma incremental a través de las sucesivas
iteraciones. En esta fase todas las características, componentes, y
requerimientos serán integrados, implementados y probados en su
totalidad obteniendo una versión aceptable del producto comúnmente
llamado versión beta.

Los objetivos específicos de esta fase son:

- Minimizar los costos de desarrollo mediante la optimización de

recursos y evitando el tener que rehacer un trabajo o incluso
desecharlo.
- Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.
- Conseguir versiones funcionales (alfa, beta y otras versiones de
prueba) tan rápido como sea necesario.

Modelo de Diseño

Es una abstracción del modelo de implementación y su código fuente, el

cual fundamentalmente se empleará para representar y documentar su
diseño. Será usado como entrada esencial en las actividades relacionadas
a la implementación. Representará a los casos de uso en el dominio de la
solución.

Para representar los diagramas del Modelo de Diseño se emplearán

diferentes diagramas de UML tales como: Interfaces, Diagramas de
Secuencia y Diagramas de Clases.

94
VI.- CONCLUSIONES

1. Se puede decir que con el Sistema Web instalado en la Municipalidad Distrital

de Bellavista mejorará en un porcentaje la gestión de trámites documentarios.

2. La atención a los moradores del distrito de Bellavista será mucho más ordenada
y rápida a la vez.

3. Ahora con el Sistema Web se espera no tener ningún documento rechazado, ya

que ahora el número de consultas aumentará, pero se agilizará el servicio y
ahora los usuarios estarán informados del sistema.

4. Se puede garantizar que ahora ya no habrán documentos extraviados, debido a

que uno de los efectos del uso del sistema reciente compromete a que los
trabajadores del área de mesa de partes procesen la información más eficaz y
organizadamente, ya que los usuarios se mantendrán informados del
movimiento de sus documentos una vez ingresados al sistema.

95
RECOMENDACIONES

1. Para que no se formen largas colas e impidan la circulación de las personas que van a
la Municipalidad por otros motivos ayudaría instalar módulos para hacer que todo sea
ordenado y fluido.

2. Se recomienda que así como las personas encargadas de los módulos de consultas,
también los trabajadores de la entidad pública puedan resolver cualquier tipo de duda
acerca de los servicios brindados por la Institución teniendo en cuenta que el
ciudadano, usuario, contribuyente o concurrente, es el principal cliente o activo.

3. Sería de ayuda para no tener congestión o aglomeración de personas en la cola, que las
personas sean orientadas y distribuidas para que así no hayan quejas y demoras.

4. Sería bueno y recomendable que se coloquen buzones de sugerencias y quejas para ver
en que se está fallando y así saber la situación actual del servicio brindado a la
población del distrito de Bellavista.

96
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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39 Alegsa. Definicion Entorno. Tesis. Santa Fe:; 2009.

40 Group D, Santa Maria L. Tramite Documentario. Tesis. ; 2010.

.

100
ANEXOS

Anexo 01: Cuestionario

Dimensión 01: Nivel de insatisfacción del sistema actual

La presente encuesta tiene como finalidad obtener información acerca del nivel de
insatisfacción del sistema actual, para elaborar un sistema web de trámite documentario,
el cual beneficiara a los trabajadores del are de mesa de partes de la Municipalidad de
Bellavista 2016.

Tabla Nº 19: Dimensión 01

DIMENSIÓN Nº 01 / Preguntas SI NO

1. ¿Actualmente se han presentado problemas con la búsqueda

de información?
2. ¿Cree usted que un sistema automatizado ayude a obtener
información en un menor tiempo?

3. ¿Existe riesgo de pérdida de información al tener un sistema

manual?

4. ¿Cree usted que un sistema de gestión de trámite

documentario ayudaría a mejorar el servicio en el área de mesa
de partes?

5. ¿Realizan algún reporte diario por los documentos que

procesan manualmente?

FUENTE: Elaboración Propia

101
Anexo 02: Cuestionario

Dimensión 02: Nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información

La presente encuesta tiene como finalidad obtener información acerca del

nivel de conocimiento de las TIC y sistemas de información al implementar el sistema
web de trámite documentario, el cual beneficiara a los trabajadores del are de mesa de
partes de la Municipalidad de Bellavista 2016.

Tabla Nº 20: Dimensión 02

DIMENSIÓN Nº 02 / Preguntas SI NO

1. ¿Tiene conocimiento sobre las distintas herramientas TIC que

permiten facilitar el trabajo en los procesos manuales que
realiza?
2. ¿Ha tenido experiencia trabajando con algún sistema
informático de gestión de datos?

3. ¿Cree usted que pueda administrar de manera eficiente el

sistema web de gestión de trámite documentario?

4. ¿Está de acuerdo que se implementen equipos tecnológicos y

sistemas automatizados en la Municipalidad Distrital de
Bellavista?

5. ¿Cree usted que todas las empresas o entidades públicas deben

implementar sistemas automatizados para controlar de manera
eficaz la información que poseen?

FUENTE: Elaboración Propia

102
Anexo 03: Presupuesto y Financiamiento

Tabla Nº 21: Presupuesto y financiamiento

Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB DE GESTIÓN DE

TRÁMITE DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS EN EL ÁREA DE MESA DE PARTES EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA-SULLANA;
2016.

Ejecutor: Bach. Maikel Edu Herrera García

Presupuesto: S/ 376.50

Fuente: Recursos Propios

Rubro Cantidad Costo Unitario Costo Total

(S/) (S/)

Bienes de Consumo

Hojas Bond A4 1/2 millar 11.00 11.00

Lapicero 2 Unidades 2.00 4.00

Resaltador 2 Unidades 3.00 6.00

Folder Manila 4 Unidades 1.00 4.00

Cuaderno para apuntes 1 Unidad 2.50 2.50

USB HP 16 GB 1 Unidad 25.00 25.00

Grapas 1 caja 5.00 5.00

Total Bienes S/ 57.50

103
Servicios

Movilidad 15 días 15 225.00

Impresiones 100 unidades 0.2 20.00

Copias 100 copias 0.1 10.00

Anillados 2 unidades 7 14.00

Internet 50 horas 1 50.00

Total Servicios S/319.00

Total (S/) S/ 376.50

FUENTE: Elaboración Propia

104
ANEXO 04: Interfaces del Sistema

Gráfico Nº 18: Interfaz Inicio de Sesión del Sistema

FUENTE: Elaboración Propia

Gráfico Nº 19: Interfaz Menú Principal

FUENTE: Elaboración Propia

105
 Gráfico Nº 20: Interfaz Registro de Empleados

FUENTE: Elaboración Propia

Gráfico Nº 21: Interfaz Lista de Áreas de trabajo

FUENTE: Elaboración Propia

106
 Gráfico Nº 22: Interfaz Tramitantes

FUENTE: Elaboración Propia

Gráfico Nº 23: Interfaz Trámites Ingresados

FUENTE: Elaboración Propia

107
 Gráfico Nº 24: Interfaz Trámites Recibidos

FUENTE: Elaboración Propia

Gráfico Nº 25: Interfaz Trámites Archivados

FUENTE: Elaboración Propia

108
 Gráfico Nº 26: Modelo lógico de la base de datos

FUENTE: Elaboración Propia

109
 Gráfico Nº 27: Diagrama de Gantt

FUENTE: Elaboración Propia

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