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Informe de Mejora Continua Componente TIC.

Angélica Molina

Andrés Camilo Pinta

Lorena Sánchez

Contabilización de Operaciones Comerciales y Financieras

Servicio Nacional de Aprendizaje

Fase I: Análisis

Instructor. Julián Alirio Pinzón Aguilar

Septiembre 25 de 2021
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Tabla de Contenido

Informe de Mejora Continua Componente TIC. ............................................................................. 1

Tabla de Contenido ..................................................................................................................... 2

Introducción .................................................................................................................................... 3

Objetivos ......................................................................................................................................... 4

Objetivo general .......................................................................................................................... 4

Objetivo especifico...................................................................................................................... 4

Gestión de Mejora Continua “Xtremo” Tienda Deportiva ............................................................. 5

Almacenamiento de Stock y control de inventarios: ................................................................... 7

Registro Contable de las Operaciones Comerciales y Manejo de las Finanzas .......................... 8

Demora en la atención de respuesta al cliente ........................................................................... 10

Marketing Digital y Georreferenciación ................................................................................... 11

Mapa de procesos ...................................................................................................................... 14

Conclusiones ................................................................................................................................. 15

Referencias Bibliográficas ............................................................................................................ 16

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Introducción
El propósito del proceso de gestión de la mejora continua como su nombre lo indica, es la

mejora en los procedimientos al interior de la empresa, para este proceso es importante tener en

cuenta los objetivos propuestos por parte de la organización, ya que permite un análisis y

revisión a los posibles problemas, obstáculos y retrasos en las actividades ejecutadas en el

desarrollo de la idea de negocio y resalta los aspectos más importantes de los productos y/o

servicios ofrecidos.

Es importante destacar que los servicios prestados se van a enfocar en la perspectiva del

cliente y del mercado, ya que la finalidad más importante es satisfacer sus necesidades, siempre

brindando los más altos estándares de calidad y generación de valor, así mismo se busca

planear la producción, puesta en marcha y operación de los cambios y la innovación

implementada en los productos existentes, se debe tener en cuenta que se debe tener un plan de

acción establecido para hacer frente a las posibles fallas que se pudiesen presentar, donde se

puedan recibir, escalar y tramitar los incidentes reportados por los usuarios.
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Objetivos
Objetivo general
Implementar la técnica de mejora continua en los procesos desarrollados al interior de la

organización con el fin de realizar una revisión, análisis, monitoreo y medición de las posibles

fallas presentadas en los procesos, con el fin de mejorar la prestación del servicio y la

retroalimentación de los clientes y usuarios.

Objetivo especifico
 Evaluar los procesos desarrollados al interior de la organización

 Diseñar una estrategia para lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones

 Desarrollar un plan de acción para mejorar el servicio al cliente

 Elaborar un Plan Marketing digital y georreferenciación

 Diseñar y desarrollar un mapa de procesos

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Gestión de Mejora Continua “Xtremo” Tienda Deportiva

Las herramientas tecnológicas se convierten en un apoyo fundamental al momento de

optimizar los diferentes procesos que se llevan a cabo en una organización, ya sea comercial,

industrial, de transporte, de agricultura y/o demás reglones del sector productivo; la inversión en

tecnología para las empresas o establecimientos de comercio se ha convertido en una necesidad y

un objetivo con el fin de generar mayor competitividad en el mercado. Estas adquisiciones

tecnológicas no deben ser consideradas como un gasto sino como una inversión, un aporte que le

permitirá a corto y mediano plazo mejorar los diferentes procesos y procedimientos desarrollados

en la actividad económica al interior de la organización, además de generarle un incremento en las

ganancias obtenidas en el ejercicio de su labor.

Inicialmente nos permitimos realizar una evaluación al interior de nuestro establecimiento

donde pudimos evidenciar algunas fallas, que han generado de cierta manera un retroceso en el

desarrollo de las actividades, entre las más relevantes podemos mencionar que no encontramos un

tipo de orden en el almacén, no existe una distribución de tareas específicas a realizar por parte de

cada uno de los colaboradores y el área administrativa, representando esto una pérdida de tiempo,

puesto que no podemos proceder con la implementación de herramientas tecnológicas hasta que

no se tenga un determinado orden de actividades y responsables; en base a esto decidimos realizar

un mapa de procesos para las actividades descritas a continuación:

- Solicitud de pedidos a través de los medios dispuestos para tal fin.

- Recepción de las mercancías.

- Distribución en la tienda física y posterior venta.

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A continuación, presentaremos un esquema de los errores encontrados durante la fase de

evaluación de los procesos al interior de Xtreme:

Problemas en Problemas en el
facturación control de
inventarios

Demora en la Clientes
atención al cliente insatisfechos

Disminución de
las ventas

Nuestro proyecto “Xtreme” es un almacén de venta de ropa deportiva, zapatos y artículos

deportivos con una antigüedad de nueve meses en el mercado, tiempo en el cual pudimos

evidenciar que hay procesos que requieren de la mejora en el desarrollo de las actividades que

contiene cada uno, al interior de nuestro establecimiento el registro de los hechos económicos se

realiza en libros y cuadernos, además de diferentes apuntes de forma manual, por tanto, con el fin

de prestar un mejor servicio a los clientes, relación costo-beneficio y el tiempo de atención , nos

permitimos tener en cuenta los siguientes aspectos a evaluar, los cuales requieren de un plan de

mejora:
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1- Almacenamiento de stock y control de los inventarios

2- Registro contable de las operaciones comerciales y manejo de las finanzas

3- Demora en la respuesta de atención al cliente

4- Promoción y ubicación de nuestro establecimiento

Almacenamiento de Stock y control de inventarios:

El control de inventario es el proceso mediante el cual una empresa administra las

mercancías que mantiene en almacén. Esto, con el objetivo de recopilar información de la

entrada y salida de los productos, buscando además el ahorro de costos. El control de inventario

permite llevar una contabilización justa como el registro de las existencias para posteriormente

tomar decisiones que permitan el uso eficiente del espacio y los recursos.

En Xtremo este proceso se lleva de forma manual, el establecimiento comercial se debe

cerrar dos horas antes de lo habitual, con el fin de no extender la jornada laboral de nuestros

colaboradores y así poder realizar el conteo y revisión del inventario que se encuentra en tienda

física y realizar la verificación en bodega de los productos vendidos para posteriormente

organizar la requisición de productos a nuestros proveedores, por tanto, en Xtremo, después de

realizada la evaluación y medición de estos ítems, nos permitimos tomar las siguientes

decisiones con el fin de evitar cometer errores humanos al llevar estos registros de forma

manual:

 Capacitar a nuestros colaboradores en la implementación de una base de datos de Excel o

Access que permitan identificar al finalizar el día la cantidad de productos vendidos y sus

referencias correspondientes.
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 Implementar un software en el punto de venta que nos permita llevar un control de los

stocks y de esta manera saber su ubicación en bodega y disponibilidad inmediata de cada

uno de los productos, garantizando así una prestación de servicio más efectiva y eficaz.

Registro Contable de las Operaciones Comerciales y Manejo de las Finanzas

La contabilización de las operaciones comerciales al interior de una organización es de

vital importancia puesto que esta no solo le permite conocer el estado real financiero de la

misma, sino que también le evita inconvenientes a largo plazo por evasión, omisión de impuestos

y demás problemas fiscales relacionados.

De acuerdo a lo anterior, es evidente que el registro y reconocimiento contable de una

organización no puede ser llevado de forma manual, por tanto se debe implementar un software

que le permita llevar de forma electrónica y organizada la información oportuna, pertinente y

confiable de los diferentes hechos económicos que se originan en el desarrollo de las actividades

comerciales del establecimiento comercial, una vez organizada la información contable se puede

llevar a cabo la toma de decisiones por parte de la administración de los recursos, teniendo en

cuenta que es un establecimiento que se está empezando a consolidar en el mercado no se puede

realizar una mala inversión y o destinación de los recursos disponibles.

Como medida preventiva y correctiva se pueden implementar herramientas ofimáticas o

softwares contables que prestan este servicio y que son reconocidos por la Dian, y como en toda

mejora se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Teniendo en cuenta que es un emprendimiento con tan poco tiempo en el mercado, y que

sus recursos probablemente en el momento no son tan grandes como para realizar una

inversión en software contable podría utilizar la herramienta ofimática MICROSOFT

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EXCEL, en la cual podría llevar de forma organizada los hechos contables que se llevan a

a diario en el establecimiento.

 Posteriormente cuando los recursos hayan aumentado de forma considerable y la

superficie del establecimiento también lo hayan hecho se podría implementar un software

contable y la respectiva Capacitación del personal administrativo en el manejo del

mismo.
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Demora en la atención de respuesta al cliente

Uno de los factores clave en la atención al cliente es el tiempo de espera, este factor puede

desencadenar insatisfacción por parte del mismo y que no quiera adquirir los productos

ofrecidos; esta demora se da en gran medida por la falta de inventario y organización de las

mercancías, por tanto es indispensable contar con un control de stock y personal altamente

capacitado, idóneo en temas relacionados con atención al cliente, con la finalidad de prestar un

servicio efectivo y oportuno a los clientes, para cumplir estos objetivos se deben tener en cuenta

los siguientes aspectos:

 Capacitar a nuestros colaboradores en atención al cliente donde se tengan en cuenta los

siguientes principios:

- Cortesía: Siempre se debe atender al usuario con respeto, amabilidad y empatía, sin

importar las circunstancias, si el cliente se ofusca o se molesta se le debe seguir

prestando la mejor atención posible.

- Rapidez y Eficacia: Es importante que todo el personal esté preparado y organizado,

con el fin de brindar una atención oportuna.

- Capacidad Resolutiva: La parte administrativa y los colaboradores deben estar en la

capacidad de actuar y evaluar de manera inmediata cuando una situación debe ser

solucionada de una manera rápida, fuera del procedimiento establecido.

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Marketing Digital y Georreferenciación

El marketing digital es una herramienta que nos permite a las empresas enfocarnos y

llegar hacia un público objetivo, mediante factores innovadores, teniendo en cuenta aspectos

como el mercado, las necesidades de los clientes, valor de los productos, calidad y satisfacción

de los clientes.

Una de las principales herramientas con las cuales se cuenta en el momento a la hora de

promocionar los productos de nuestra organización son las redes sociales, siendo prioridad para

dar a conocer nuestros productos, por tanto, una de las estrategias que se va a desarrollar es la

siguiente:

 Crear perfiles en las diferentes redes sociales como Facebook, Instagram, Tiktok y

WhatsApp con el fin de dar una mayor visualización de la empresa y los productos.

 Cuando la empresa se encuentre mejor posicionada en el mercado y cuente con los

recursos suficientes puede crear una página web con dominio lo que le permita llegar a

más personas alrededor del país y del mundo probablemente, estas páginas web son de

fácil creación y hay de todos los precios disponibles.

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La georreferenciación es una herramienta muy útil que nos permite referenciar direcciones

mediante el posicionamiento de coordenadas en un mapa, se utiliza para ubicar lugares

específicos en el entorno, a nivel de marketing por ejemplo la podemos emplear para:

 Determinar la ubicación de nuestros clientes

 Encontrar la ubicación de clientes potenciales para el desarrollo de estrategias

comerciales.

 Efectividad en la recepción publicitaria.

La georreferenciación nos permitirá ubicar en el mapa; el mercado en el cual nos

encontramos activos, clientes, empresas competidoras, y demás aspectos relacionados con el fin
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de idear estrategias para un mayor crecimiento de la empresa; entre las herramientas y

aplicaciones que existen para tal fin encontramos Google My Business, herramienta gratuita de

google que permite que las empresas gestionen su presencia online, vinculando el negocio con el

entorno más cercano donde desarrolla su actividad comercial, visualizando así la localización de

nuestro negocio y brindándole la facilidad a las personas que utilizan aplicaciones de navegación

para que entre los diferentes sitios, servicios y/o establecimientos que aparecen alrededor

muestre nuestro emprendimiento entre sus principales opciones.

Creando un perfil con esta aplicación y llenando un formulario se puede hacer fácilmente.
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Mapa de procesos

Implementación Implementación de
software punto de
software contable
ventas

Clientes
Mejor calidad de
servicio satisfechos

Aumento de las
ventas

El entender los diferentes procesos que se llevan dentro de un establecimiento comercial

nos permite valorar cada uno de ellos de acuerdo a su importancia, los procesos de mejora

continua nunca terminan ya que cada día surgen nuevas metodologías aplicables a estos y nuevas

herramientas ofimáticas que nos permiten optimizarlos y es por esto que llevar la información de

forma organizada y que se pueda acceder a ella en tiempo real nos permite tomar mejores

decisiones.
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Conclusiones
Podemos concluir con la realización de este trabajo que el proceso de mejora continua le

brinda a la empresa herramientas de evaluación, monitoreo y control para mitigar las posibles

fallas presentes en cada ciclo o proceso, si se implementan las adecuadas estrategias y/o

herramientas tecnológicas disponibles, contaremos con información real, veraz y oportuna.

Por otra parte, la realización de evaluación y monitoreo de cada proceso, la toma de

opiniones de los usuarios o clientes en cuanto a los posibles problemas que se pueden desarrollar

posteriormente le brindan a la organización una correcta y adecuada toma de decisiones.

Por último, tenemos la posibilidad de implementar diversas herramientas tecnológicas en

este caso, como las redes sociales, que nos permiten promocionar y dar a conocer nuestro

emprendimiento y así lograr una mayor visualización en el entorno, facilitando a las personas

que utilizan las plataformas tecnológicas el acceso a productos de calidad a la mano, así como a

la empresa le permite posicionarse en gran medida en el mercado.

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Referencias Bibliográficas

Descargar Sistema Punto de venta e inventarios gratis 2020. (2020, 9 marzo). [Vídeo].

YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=diStZiEZJJs&t=54s

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de%20predicci%C3%B3n%20y%20es%20oportuna.

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