Caso Práctico Cobranza Grupo #8
Caso Práctico Cobranza Grupo #8
INTEGRANTES CARNE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………….…..i
1. CASO PRACTICO AUDITORIA OPERACIONAL COBRANZAS………......…1
1.1 Metodología del desarrollo de la auditoria………………………………..…….1
1.2 Índice de papeles de trabajo……………………………………………………...2
1.3 Cedula de marcas de auditoria y formas para diagramas de auditoria……...3
1.4 Propuesta de servicios profesionales…………………………….……………..5
1.5 Planeación de la auditoria operacional en el área de cobranzas…………...10
1.6 Programa general para el desarrollo de la auditoria………………………….14
1.7 Papeles de trabajo……………………………..………………………………...17
1.8 Informe de la auditoria operacional…………………………………………….84
2. CONCLUSIONES……………………………………………………………...….100
3. RECOMENDACIONES……………………………………………...……………101
4. BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………...102
INTRODUCCION
Como se tiene establecido para llevar a cabo los procedimientos del boletín de
auditoría operacional de Cobranzas es necesario seguir las secuencias que a
continuación se detallan; Familiarización con la estructura general de la empresa
y el departamento de créditos y cobros objeto de estudio, trabajo de
documentación, informe del trabajo realizado.
i
1. AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y
COBROS DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE LLANTAS.
través de narrativas.
1
b) Trabajo de documentación: Se realizará un proceso de documentación de
operaciones importantes tales como:
No. Actividad Realizado Por Revisado Por Referencia Papel No. Página
de Trabajo
2
1.3 CÉDULA DE MARCAS DE AUDITORÍA Y FORMAS PARA DIAGRAMAS DE
FLUJO.
1 ^ Suma verificada.
9 ¶ Cálculo verificado
14 Æ Inspeccionado físicamente.
3
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT CD 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 23/10/2009
Formas utilizadas para Diagramas de Flujo REVISADO POR: MGS Fecha: 23/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Descripción
Solicitud de información.
Decisión.
Preparación de documentos.
4
1.4 PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES
5
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PSP 1/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
De acuerdo a lo conversado con usted, tengo el agrado de presentarle un detal le del trabajo que
estaremos realizando, para evaluar los procedimientos del departamento de créditos y cobros
durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, y así determinar
si dichos procedimientos son adecuados o están incidiendo en el aumento de morosidad de la
cartera de clientes.
I INFORMACIÓN BÁSICA
Antecedentes de la Entidad
6
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PSP 2/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Se ha decidido contratar los servicios de PCPA Consultores, SC como asesores, para evaluar las
actividades del departamento de créditos y cobros, determinar la eficiencia de los procedimientos
que a la fecha utiliza y recomendar las modificaciones que se consideren adecuadas.
Llegar a ser una cadena exitosa entre proveedores y clientes, además exceder las expectativas en
servicio y calidad de estos últimos.
Nombre Puesto
José Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Pérez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Lidia Méndez Paz Asistente D
Luis José Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona García Mérida Cobrador
7
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PSP 3/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Nombre Puesto
Ana Lucía Pirir Elvira Socia
María González Salazar Gerente
Pablo Archila Córdova Asistente
Melinda Mérida Campos Asistente
V HONORARIOS
Los honorarios fijados para el desarrollo de la auditoría se basan en el tiempo requerido por las
personas designadas al trabajo, de acuerdo a tarifas establecidas por el despacho, los cuales
asciende a un valor total de Q. 31,000.00 (treinta y un mil quetzales exactos) más el Impuesto al
Valor Agregado.
8
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PSP 4/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 21/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Los honorarios se facturarán en un 50% al inicio del trabajo y el otro 50% al entregar el informe
final.
Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su aceptación y acuerdo
sobre el desarrollo de nuestro trabajo.
Atentamente,
PCPA Consultores, SC
APROBACIÓN:
9
1.5 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO
DE CRÉDITOS Y COBROS.
10
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT MP 1/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 23/10/2009
Auditoría al 31/12/2008
1. Objetivo de la Auditoría
2. Alcance de la Auditoría
Se evaluará el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, para
tener un parámetro de medición de saldos de las cuentas por cobrar y otras que se
consideren necesarios.
Fue constituida en 1974, con el propósito de comercializar llantas nuevas para transporte
pesado, agrícolas y para automóviles.
Actualmente, para exceder las expectativas del cliente en servicio y calidad se ofrecen
productos con precios competitivos en el mercado, de óptima calidad y con excelentes
servicios a través de ocho sucursales en el perímetro de la ciudad capital y siete
sucursales departamentales.
4. Actividad Principal
Se identificaron como áreas críticas los procesos para otorgar crédito, emitir una factura y el
procedimiento de cobro.
11
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT MP 2/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 23/10/2009
Memorándum de Planeación REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
6. Cronograma de Actividades
Nombre Puesto
José Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Pérez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Lidia Méndez Paz Asistente D
Luis José Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona García Mérida Cobrador
12
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT MP 3/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 23/10/2009
Memorándum de Planeación REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
8. Personal clave del equipo de auditoría asignado para el desarrollo del trabajo.
Oficina de la firma y 40
8 Preparación y presentación del informe del cliente
13
1.6 PROGRAMA GENERAL PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS.
14
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PGA 1/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 26/10/2009
Programa General de Auditoría REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
No. Página
2. METODOLOGÍA A UTILIZAR Ref. P.T. Hecho por
2.1 FAMILIARIZACIÓN
Familiarizarse con las operaciones que se revisarán dentro del contexto de la empresa
que se está auditando, a través de un estudio ambiental, evaluación de la gestión
administrativa y visita a las instalaciones, tal como se detalla a continuación:
a) Determine la importancia financiera que para la empresa representa la operación A-1 1/2 PAC 81
que se audita estableciendo la representación de las cuentas por cobrar en
relación al activo.
a) Determine los procesos a evaluar del Departamento de Créditos y Cobros. A-9 MMC 101
b) Obtenga conocimiento de las políticas de crédito y cobro de la empresa. A-10 1/2 MMC 102
15
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT PGA 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 26/10/2009
Programa General de Auditoría REVISADO POR: MGS Fecha: 26/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
No. Página
2. METODOLOGÍA A UTILIZAR Ref. P.T. Hecho por
- Cuestionario de control interno para autorización de un crédito nuevo. A-11 1/11 PAC 104
- Narrativa procedimiento para autorización de un crédito nuevo. A-11 3/11 MMC 106
- Flujograma del procedimiento actual para autorización de un crédito nuevo. A-11 6/11 MMC 109
- Evaluación cumplimiento del procedimiento para autorización de un crédito nuevo. A-11 9/11 PAC 112
- Evaluación del análisis del riesgo crediticio realizado por el departamento de créditos en
A-11 11/11 PAC 114
base a los Estados Financieros del cliente.
e) Evalúe el proceso que utiliza la empresa para recuperar las cuentas por cobrar.
f) Realice un análisis de la cartera de clientes de la empresa a través del desarrollo de los siguiente procedimientos de
auditoría.
- Revisión y análisis de la antigüedad de saldos de la cartera de clientes. A-14 1/7 MMC 136
- Análisis de saldos vencidos a más de 60 días A-14 2/7 MMC 137
- Realice la valuación de la reserva de cuentas incobrables de la empresa A-14 5/7 MMC 140
- Detalle confirmaciones de saldos de clientes A-14 7/7 MMC 142
- Narrativa para conocer el procedimiento que la empresa utiliza para emitir notas de
crédito a sus clientes. A-15 1/4 PAC 143
- Evaluación cumplimiento del procedimiento que la empresa utiliza para emitir notas de
crédito a sus clientes. A-15 2/4 PAC 144
- Propuesta procedimiento para emitir notas de crédito.
- Propuesta formato para autorizar la emisión de notas de crédito. A-15 3/4 PAC 145
A-15 4/4 PAC 146
2.3 DIAGNÓSTICO
Sumarice los hallazgos encontrados durante la auditoría y reporte aquellos que sean
indicios de notorias fallas de eficiencia. IA MMC 147
16
1.7 PAPELES DE TRABAJO.
17
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-1 1/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Representación Cuentas por Cobrar en Relación al Activo REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009
Conclusión: La cuenta por cobrar representa el 26.60% del total del activo, superada únicamente por el
rubro de inventarios, lo que confirma que es importante evaluar si son adecuados los procesos
y procedimientos que actualmente se utilizan para garantizar su recuperación.
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-1 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Razón de Rotación de Cuentas Por Cobrar: Indica el número de veces que las ventas al crédito se convierten en efectivo disponible, entre más alta
resulta la razón menor es el tiempo de cobro.
Razón de Cuentas Por Cobrar en Días: Al igual que la razón anterior, ésta muestra la capacidad de la compañía en efectuar la
recuperación de ventas al crédito, sólo que con la particularidad de que esta razón muestra el número de días que las ventas se
mantuvieron con los clientes antes que éstos efectuarán la cancelación respectiva.
Conclusión: Se determinó que la rotación de las cuentas por cobrar de acuerdo a la política de
créditos debería ser de 6 veces al año, sin embargo de acuerdo al análisis realizado, la compañía
presentó al 31 de diciembre del 2008 una rotación de 4.45 veces al año. Esta razón financiera
trasladada a días muestra que el tiempo que se tardan en recuperar las cuentas por cobrar es un
promedio de 82 días, influenciado por los saldos a más de 60 días de crédito que se encuentran
fuera de la política de créditos.
19
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-2 1/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Visita a las Instalaciones de la empresa auditada REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
La entrevista se hizo al Ing. Gabriel Campos, Gerente General y al Lic. José Campos, Gerente
Financiero Administrativo.
El equipo de auditoría asignado a la realización del trabajo visitó las instalaciones de la compañía
como parte del proceso de familiarización.
20
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-2 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Visita a las Instalaciones de la empresa auditada REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Las instalaciones están divididas en dos edificios independientes únicamente conectados por el
parqueo de visitas. En el edificio de la izquierda, en el primer nivel está ubicada una sala de
ventas (5 personas), en el segundo nivel, los departamentos de Contabilidad (10 personas),
Créditos (4 personas) y Ventas (6 vendedores). En el edificio de la derecha está ubicado el área de
Gerencia (7 personas), Cómputo (4 personas), Transportes (3 personas), Archivo (1 persona) y por
último la bodega de mercadería (6 personas).
En el área de archivo nos comentó que se encuentra papelería del año en curso y de un año
anterior, el resto de papelería se encuentra almacenada en una bodega en la zona 9.
A cada departamento se le dio una breve exposición del propósito del trabajo a efectuar,
solicitándoles además su colaboración para cuando fuese necesario.
21
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-3 1/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
ASPECTOS GENERALES
Actualmente, para exceder las expectativas del cliente, se ofrecen productos con precios
competitivos en el mercado, de óptima calidad y con excelentes cobertura.
3 ¿Con respecto al marco legal, hay alguna regulación específica para la empresa?
La empresa está inscrita como una empresa comercial con la aplicación de todas las leyes
existentes, no goza de ningún beneficio u obligación especial.
22
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-3 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 27/10/2009
Obtención de Conocimientos Generales de la Empresa. REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
5 ¿Qué nos puede comentar sobre las políticas establecidas ya sean escritas o verbales?
Al inicio de la compañía no se creyó necesario contar con políticas escritas, las existentes
son verbales y se han transferidos de persona a persona.
7 ¿Nos puede proporcionar quiénes en su opinión serán nuestras personas claves para la
este trabajo?
Gerente Financiero Administrativo y el personal del departamento de créditos y cobros.
Nombre Puesto
José Campos Gerente Financiero Administrativo
Beatriz Canseco Asistente A
Alma Linares Pérez Asistente B
Luisa Lima Archila Asistente C
Lidia Méndez Paz Asistente D
Luis José Morales Ruiz Cobrador
Mario Letona García Mérida Cobrador
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 27/10/2009
Organigrama Actual de la Empresa REVISADO POR: MGS Fecha: 27/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Junta Directiva
Auditor Interno
Gerente General
Cómputo
Transportes
Compras
Inventarios
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-5
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Conocimientos Generales del Departamento REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
Las instalaciones del departamento de Créditos y Cobros, están ubicadas en la Calzada Aguilar
Batres 56-78 Zona 11 (oficinas centrales de la empresa). Está ubicado en el segundo nivel del
edificio en la parte izquierda de las instalaciones.
El jefe directo del departamento de Créditos y Cobros es el Gerente Financiero Adm inistrativo
debido a que el proceso de cobro lo consideran de vital importancia para mantener un perfil de
negocio en marcha.
El departamento está compuesto por 4 asistentes y dos mensajeros, ubicadas dentro de una
misma oficina de unos 400 metros de largo, las cuatro asistentes son mujeres y cada una posee un
escritorio de regular tamaño, un archivo (sin llave), computadora, sumadora.
Se utilizan dos tipos de impresoras, una laser para impresiones de cartas, memos y una de cinta
para la impresión del auxiliar de cuentas por cobrar y reportes que se envían directamente del
sistema que la compañía utiliza para el control de sus operaciones. Para ingresar al sistema
utilizan una contraseña que identifica a cada usuario.
Utilizan un sistema integrado de contabilidad, el cual está compuesto por módulos, los cuales
están automatizados para que cuando se registre una venta en el sistema de facturación, se
generen los registros contables, que giran alrededor de las transacciones correspondientes a la
misma, tal como la venta, rebaja del inventario y registro de la cuenta por cobrar si la venta se
realiza al crédito. Al igual que el registro de un pago, genera la partida contable para rebajar la
cartera e ingresar el efectivo al banco. Ver evaluación del sistema en A-8 2/3.
25
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 1/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Gerente Financiero
Administrativo
Mensajero
Mensajero
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 2/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Detallar las funciones que actualmente realiza el Gerente Financiero Administrativo y
concluir si dichas funciones le permiten enfocarse en los problemas diarios que deben enfrentarse
como responsable directo del Departamento de Créditos y Cobros.
Responsabilidades:
Funciones identificadas:
27
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 3/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Reunión quincenal con las asistentes de créditos y cobros para revisar el análisis de
antigüedad de saldos y determinar planes de acción para recuperar los saldos vencidos de
la cartera de cuentas por cobrar.
Conclusión: En base al detalle de funciones arriba identificadas que están a cargo del Gerente
Financiero Administrativo, se llegó a la conclusión que existen funciones que él debería
desempeñar como jefe directo del Departamento de Créditos y Cobros, tales como: a) Análisis de
expedientes para créditos nuevos, b) Revisión de garantías de créditos, c) Custodia de
expedientes de clientes, d) Aplicación de intereses por pagos atrasados, d) Realizar visitas a
clientes para asegurar la recuperación la cuenta corriente, sin embargo durante la entrevista nos
indicó que sus responsabilidades como Gerente Financiero Administrativo no le permiten
desarrollar éstas funciones.
Se considera que las funciones listadas en el párrafo anterior son fundamentales para mantener una
cartera con saldos corrientes por lo que se hará una propuesta del nuevo organigrama del
Departamento de Créditos y Cobros y de las funciones que deberán estar a cargo de la persona que
desempeñe el puesto de Jefe del Departamento de Créditos y Cobros. Ver P.T. A-7 1/3 y A-7 2/3.
28
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 4/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Funciones a cargo de cada Asistente de Créditos y Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Documentar las funciones de las asistentes del Departamento de Créditos y Cobros y
determinar si dichas funciones son adecuadas de acuerdo al cargo que desempeñan.
Responsabilidades:
Funciones identificadas:
29
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 5/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Funciones a cargo de cada Asistente de Créditos y Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
30
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-6 6/6
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 28/10/2009
Funciones a cargo del Mensajero REVISADO POR: MGS Fecha: 28/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Documentar las funciones de los mensajeros del Departamento de Créditos y Cobros y
determinar si dichas funciones son adecuadas de acuerdo al cargo que desempeñan.
Responsabilidades:
Apoyar a las asistentes de créditos y cobros, para llevar a cabo la recuperación del saldo por
ventas realizadas al crédito. Reportan directamente a la Asistente A y B.
Funciones identificadas:
Conclusión: De acuerdo a las funciones arriba identificadas se determinó que los mensajeros
tienen a su cargo recoger o entregar documentación de carácter administrativa que les soliciten del
Departamento de Contabilidad o Gerencia General, lo que no se considera adecuado ya que ellos
deben estar enfocados en seguir y completar las rutas de cobro que se les asignan diariamente.
31
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-7 1/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 29/10/2009
Organigrama Propuesto para el Departamento de Créditos y Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 29/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Gerente Financiero
Administrativo
Jefe del
Departamento de
Créditos y Cobros
Cobrador
Cobrador
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-7 2/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 29/10/2009
Propuesta Descriptor de Puesto del Jefe de Créditos y Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 29/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Eliminar las actividades que actualmente realiza el Gerente Financiero Administrativo
como jefe directo del Departamento de Créditos y Cobros, al colocar un jefe al frente del
departamento que tenga como funciones específicas trabajar para alcanzar los objetivos que se le
establezcan al departamento de acuerdo a la planes de la compañía.
Nivel de educación:
Ingeniero Industrial.
Experiencia:
Responsabilidades:
Funciones:
Tener la autoridad para solucionar problemas con clientes en relación a los créditos.
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Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-7 3/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 29/10/2009
Propuesta Descriptor de Puesto del Jefe de Créditos y Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 29/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Acceso para realizar cambios en las bases de datos de clientes, por ejemplo, cambios de
dirección, razón social, ampliación de crédito.
34
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-8 1/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Revisión sistema de información utilizado por el Depto. de C&C REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
La entrevista fue realizada al Jefe del Departamento de Cómputo el Ing. Esaú Fernández y a la
Asistente A del Departamento de Créditos y Cobros, la Sra. Beatriz Canseco.
El sistema está compuesto por módulos, los cuales están automatizados para que cuando se
genere una venta rebaje el inventario, alimente el módulo de cuentas por cobrar y genere los
registros contables, que giran alrededor de este tipo de transacciones. Al momento que se graba
un recibo de caja con el código del cliente que le corresponde, el sistema genera automáticamente
la partida contable que rebaja el saldo de cuentas por cobrar y se abona la cuenta de bancos.
No se observó ningún manual que indique los pasos a seguir para el ingreso de estos sistemas; de
acuerdo a los comentarios obtenidos durante la entrevista, los conocimientos se trasladan del
personal más antiguo hacía el personal de nuevo ingreso verbalmente.
Existen políticas de uso del equipo, tales como a) Deben estar actualizados los antivirus, b) No se
permite la consulta de página de internet ajeno al puesto que se desempeña. Los cambios a
reportes existentes o creación de nuevos reportes son autorizados por el Gerente Financiero
Administrativo
Se hicieron pruebas para garantizar la confiabilidad del sistema de información utilizado por la
empresa. Ver P.T. A-8 2/3.
35
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-8 2/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Pruebas sobre confiabilidad Sistema de Información REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
36
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-8 3/3
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Pruebas sobre confiabilidad Sistema de Información REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Control verificado Trabajo realizado Conclusión
Políticas de uso de equipo de Control Asistente Asistente El control el
cómputo. A B satisfactorio
Uso de internet
Existe historial en el NO NO
sistema de consulta a
páginas ajenas al trabajo
rutinario.
Los cambios al sistema son Se determinó que los cambios o modificaciones que se El control es
autorizados y probados para evitar realizan al sistema (por ejemplo reportes o nuevas satisfactorio.
alteraciones o un mal funcionamiento funciones) se solicitan por correo electrónico y deben
al momento de generar información. estar aprobadas por el Gerente Financiero
Administrativo, sin embargo no un formato para la
autorización de creación o modificación de reportes.
37
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-9
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Determinación de procesos a evaluar del Departamento de Créditos REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
y Cobros
Auditoría al 31/Dic/2008
1) Conocimiento de las políticas del departamento de créditos y cobros. Ver P.T. A-10 1/2.
Referencia
Referencia
Cuestionario Página
Página Evaluación
Proceso a Evaluar Control Interno y
de
Diseño del
cumplimiento
Procedimiento
2.1 Autorización de un crédito nuevo. A-11 1/11 y A-11 104 y 106 A-11 9/11 112
3/11
2.2 Registro y aplicación de la factura en A-12 1/10 y A-12 115 y 116 A-12 8/10 122
cuenta corriente. 2/10
2.3 Cobranza y entradas de efectivo. A-13 1/11 y A-13 125 y 127 A-13 8/11 132
3/11
2.4 Emisión de notas de crédito. A-15 1/4 143 A-15 2/4 144
38
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-10 1/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Conocimiento de las políticas de créditos y cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
La entrevista se realizó al Lic. José Campos, Gerente Financiero Administrativo de la empresa.
39
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-10 2/2
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 30/10/2009
Conocimiento de las políticas de créditos y cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 30/10/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
d) No existe una política que indique de acuerdo al puntaje obtenido por el cliente después
del análisis de su expediente el monto de crédito que se le puede otorgar. El límite de
crédito en monto para un cliente nuevo lo determina el Gerente Financiero Administrativo
de acuerdo a su criterio. P.T. A-11 4/11.
e) La política de cobro es planear los cobros y rutas con anticipación. No se realiza cobro de
mora y gastos administrativos por atraso en el pago de parte de los clientes. Y
quincenalmente se hace una revisión de los problemas que presenta la cartera de cuentas
por cobrar. P.T. A-13 4/11
Cuando se necesita realizar una modificación a alguna política la comunicación se realiza a través de
correos electrónicos.
Conclusión: Se llega a la conclusión en base al inciso d) de esta narrativa que no existe una
política que indique de acuerdo al puntaje obtenido por el cliente después del análisis de su
expediente el rango o monto de crédito que se le puede otorga. El límite de crédito en monto para
un cliente nuevo lo determina el Gerente Financiero Administrativo de acuerdo a su criterio. Al no
existir ésta política se aumenta el riesgo que se autorice monto de crédito sin parámetros
adecuados de medición.
40
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 1/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 2/11/2009
Cuestionario de Control para la autorización de un crédito nuevo. REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
El cuestionario se realizó a la Sra. Beatriz Canseco, Asistente A del departamento, debido a que
esta persona tiene más de 10 años de experiencia en el área y es la más indicada para atender las
entrevistas y cuestionarios de este tipo. El personal restante es de reciente contratación y serán
entrevistadas únicamente si es necesario conocer aspectos específicos de los clientes que tienen a
su cargo.
No.
Pregunta Descripción Si No Observación
2.- ¿Existen políticas establecidas para otorgar un X No existe una política por escrito, actualmente el
monto inicial de crédito a un cliente? monto inicial a otorgar lo establce el Gerente
Financiero Administrativo, en b ase a su criterio.
3.- ¿Se tiene un archivo adecuado para guardar los X Está guardado en un archivo con llave.
expedientes de clientes que tienen línea de crédito
autorizada?
5.- ¿Se realizan auditorías periódicas a los X No se realizan auditorías de cumplimeinto para
expedientes de los clientes, para verificar que documentación administrativa.
estén completos y con información actualizada?
7.- ¿Se verifica la autenticidad de los documentos X La Asistente A es la encargada de verificar los
presentados por los clientes durante el análisis y datos a través de Infornet previo a otorgar el
calificación de crédito? crédito.
8.- ¿Se mantienen datos actualizados de los clientes X No se realiza una actualización periódica de
en cuanto a su situación económico-financiera- expedientes.
patrimonial y legal ?
41
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 2/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 2/11/2009
Cuestionario de Control para la autorización de un crédito nuevo. REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
No.
Pregunta Descripción Si No Observación
9.- ¿No se realizan ventas a crédito sin el visto bueno X Para que se realice la facturación de un producto
del departamento de créditos y cobros? al crédito, el departamento de créditos y cobros
debío habilitar en el sistema un código para el
cliente.
10.- ¿Existe normativa sobre indicadores o índices X Existen lienamientos que sigue la Asistente A,
mínimos a analizar de los clientes? cuando realiza éste análisis.
11.- ¿Existe un número correlativo asignado a cada X Si, al momento que se autoriza el crédito a un
expediente de clientes con línea de crédito cliente, se ingresan sus datos al sistema para que
autorizada? éste le asigne el número correlativo de cliente que le
corresponde.
12.- ¿Existe una persona específica encargada de X Si, la tarea la realiza la Asistente A.
ingresar asignar código a un cliente, límite de
crédito, días de crédito otorgados en el sistema?
42
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 3/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Narrativa procedimiento para autorización de un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
Entrevista realizada al Lic. José Campos, Gerente Financiero Administrativo y a la Sra. Beatriz
Canseco, Asistente A de Créditos y Cobros.
I. OBJETIVO.
II. LINEAMIENTOS.
1.- El área de ventas establece a su posible cliente potencial y los pre-califica definiéndoles su
perfil en base a antigüedad, compras por año según datos del cliente, potencial, capacidad de
ventas, capacidad de pago.
2.- El área de ventas solicita al cliente que entregue los siguientes documentos:
43
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 4/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Narrativa procedimiento para autorización de un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
4.- Una vez que se determine que el cliente es sujeto de crédito, la Asistente de Créditos A pasa el
expediente al Gerente Financiero Administrativo para que él revise el expediente y decida el monto
inicial de crédito que se le otorgará al cliente.
5. Después de que el crédito ha sido autorizado, la Asistente A crea el código del nuevo cliente,
dentro de la base de datos. El sistema asigna un número correlativo en forma automática. La
información que se ingresa al sistema es la siguiente: Información general del cliente, límite de
crédito autorizado, cartera de clientes a la que pertenece, el nombre del vendedor que lo atenderá,
los días de crédito autorizados.
7. Toda esta información se imprime y ordena en un folder con el nombre del cliente y se guarda en
un archivo de metal que está localizado en el departamento de créditos.
44
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 5/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Narrativa procedimiento para autorización de un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
III. RESPONSABILIDADES.
1. Es responsabilidad del área de ventas prospectar a los clientes, posibles sujetos de crédito, así
como recopilar la información necesaria de acuerdo con los requisitos establecidos en el
Lineamiento II punto 2.
3. El Gerente Financiero Administrativo recibe por parte del Departamento de Créditos y Cobros, el
expediente del cliente potencial para determinar límite de crédito y días a autorizar.
a) El Gerente Financiero Administrativo fija el monto de crédito a cada cliente nuevo en base
a su criterio, ya que no existe una política que indique estratos de clientes y límite de
crédito por estratos, para que el Gerente Financiero cuente con lineamientos claros al
momento de autorizar éste monto. Ver P.T. A-10 2/2.
45
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 6/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Flujograma del procedimiento actual para autorizar un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-11 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
Gerencia
Departamento de Departamento de
Responsable Financiera
Ventas Créditos y Cobros
Administrativa
INICIO
DEFINE
CLIENTE
VENDEDOR POTENCIAL Y
PRE CALIFICA
REUNE
VENDEDOR INFORMA
CIÓN DEL
CLIENTE
TRASLADA
INFORMACIÓN
VENDEDOR
DEL CLIENTE A
CRÉDITOS
RECIBE
INFORMACIÓN
ASISTENTE ―A‖ DEL CLIENTE
REALIZA
ASISTENTE ―A‖ ANÁLISIS
CREDITICIO
DEL
CLIENTE
ASISTENTE ―A‖
PREPARA
INFORME
DEL
CLIENTE
ASISTENTE ―A‖
DECISIÓN
NO SI
TRASLA TRASLA
DA A DA A
ASISTENTE ―A‖ VENTAS G.F.
A-11 7/ A-11 7/
11 11
46
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 7/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Flujograma del procedimiento actual para autorizar un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-11 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles
relevantes.
A-11 6/ A-11 6/
11 11
RECIBE
GERENTE FINANCIERO EXPEDIENTE PARA
ADMINISTRATIVO FIJAR LÍMITE DE
CRÉDITO
NOTIFIACIÓN
VENDEDOR CLIENTE NO
CALIFICÓ
FIN
REVISA
GERENTE FINANCIERO EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVO
DEFINE
GERENTE FINANCIERO
LÍMITE DE
ADMINISTRATIVO
CRÉDITO
FIRMA
SOLICITUD DE
GERENTE FINANCIERO
CRÉDITO EN EL
ADMINISTRATIVO
ÁREA DE
AUTORIZACIÓN
TRASLADA
GERENTE FINANCIERO EXPEDIEN
ADMINISTRATIVO TE A
CRÉDITOS
RECIBE
ASISTENTE ―A‖ EXPEDIENTE
CREA
NÚMERO
DE
ASISTENTE ―A‖ CLIENTE
EN EL
SISTEMA
A-11 8/
11
47
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-11 8/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 2/11/2009
Flujograma del procedimiento actual para autorizar un crédito nuevo REVISADO POR: MGS Fecha: 2/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-11 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
Gerencia
Departamento de Departamento de
Responsable Financiera
Ventas Créditos y Cobros
Administrativa
A-11 7/
11
ARMA
ASISTENTE ―A‖ EXPEDIENTE Y
ASIGNA
NÚMERO
TRASLADA
ASISTENTE ―A‖ INFOR A
VENDEDO
R
ARCHIVO
DE
ASISTENTE ―A‖ EXPEDIEN
TE
RECIBE NÚMERO DE
CLIENTE ASIGNADO AL
VENDEDOR EXPEDIENTE
AUTORIZADO FIN
FIN
48
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros PT A-11 9/11
Evaluación de cumplimiento del procedimiento para autorizar un HECHO POR: PAC Fecha: 02/11/2009
crédito nuevo. REVISADO POR: MGS Fecha: 02/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Pruebas de cumplimiento realizadas en base a narrativa del proceso. Ver A-11 3/11.
Selección de expedientes a revisar: Se obtuvo listado de 30 expedientes de clientes autorizados en el 2008, que
conforman un total de en crédito autorizado de Q. 2, 628,540.
Método de muestreo: Se decidió seleccionar 6 expedientes con saldos arriba de Q. 100,000.00. Con esta
muestra se cubre un 53% del total de los créditos autorizados durante el 2008.
# de Nombre del cliente Tipo de Crédito Calificación del Monto de Crédito Fecha de
expediente otorgado
expendiente por el análisis
realizado por la
seleccionado Asistente de Créditos A Autorizado Aprobación
Total 1,385,000.00
^
µ Información obtenida del expediente de cada cliente proporcionado por el Departamento de Créditos y Cobros.
Objetivo: Se pretende verificar el cumplimiento del procedimiento que existe para autorizar un
crédito nuevo. A continuación se presenta el resultado de la evaluación: A-11 10/11.
49
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros PT A-11 10/11
Evaluación de cumplimiento del procedimiento para autorizar un HECHO POR: PAC Fecha: 02/11/2009
crédito nuevo. REVISADO POR: MGS Fecha: 02/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Evaluación de cumplimiento en base al proceso para autorización de un crédito nuevo. Ver P.T. A-11
3/11.
x x x x x x
µ Información obtenida del expediente de cada cliente proporcionado por el Departamento de Créditos y Cobros.
x Conclusión de la evaluación del procedimiento deficiente.
Si Si entrego documentación No No entrego documentación
@ Si existe evidencia suficiente y competente del procedimiento realizado.
? No existe evidencia suficiente y competente del procedimiento realizado.
50
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A.
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros PT A-11 11/11
Evaluación análisis de riesgo crediticio en base a Estados Financieros HECHO POR: PAC Fecha: 02/11/2009
de clientes nuevos. REVISADO POR: MGS Fecha: 02/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Verificar el tipo de análisis realizado sobre los Estados Financieros presentados por los
clientes nuevos.
# de Presentó Saldo
expendien vencido
te Nombre del cliente Estados Observaciones. Referencia
selecciona al 31 de
do Financieros Dic.
A-14 µ
La entidad no documenta que tipo de análisis realiza a los estados
P.T.
f inancieros, en entrevista con la asistente de créditos A, nos
4 Técnica Universal, S.A. Si SI 2/7. Pág.
comentó que es un requisito en el que únicamente verifica que exista
No. 137.
utilidad.
12 Rentrak No
En éste caso no se solicito Estados Financieros ya que el cliente es
NO
µ
amigo del Gerente Financiero Administrativo.
A-14 µ
La entidad no documenta que tipo de análisis realiza a los estados
P.T.
f inancieros, en entrevista con la asistente de créditos A, nos
18 María Hortencia de Arenales Si SI 2/7. Pág.
comentó que es un requisito en el que únicamente verifica que exista
No. 137.
utilidad.
A-14 µ
La entidad no documenta que tipo de análisis realiza a los estados
P.T.
f inancieros, en entrevista con la asistente de créditos A, nos
27 Transportes Fortalezas del Sur Si SI 2/7. Pág.
comentó que es un requisito en el que únicamente verifica que exista
No. 137.
utilidad.
La entidad no documenta que tipo de análisis realiza a los estados µ
f inancieros, en entrevista con la asistente de créditos A, nos
30 Sistemas y Equipos, S.A. Si NO
comentó que es un requisito en el que únicamente verifica que exista
utilidad.
µ Información obtenida del expediente de cada cliente proporcionado por el Departamento de Créditos y Cobros.
Ninguno de los 6 expedientes seleccionados para revisión cumple con todos los requisitos
establecidos en el procedimiento diseñado por la empresa para la autorización de un
crédito nuevo. Ver P.T. A-11 10/11.
Debido a qué no se aplica correctamente la política para otorgar crédito se incrementa el riesgo de
incobrabilidad de la cartera de cuentas por cobrar.
51
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 1/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Cuestionario de Control Interno Proceso de Facturación REVISADO POR: MGS Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
1.- ¿Exis te un m anual que m ues tre el proces o para X No, los conocimientos se transmirten de persona a
efectuar una venta al crédito? persona.
2.- ¿El cliente firm a de conform idad en la factura, al X Si el cliente firma la segunda copia de la factura al
recibir el producto? confirmar que ha recibido el producto.
3.- ¿Se realizan e im prim en res úm enes diarios de X En el departamento de contabilidad hay un
ventas ? asistente que se encargada de revisar los reportes
de ventas diarios, cuadrando ventas al crédito y al
contado.
4.- ¿Se cotejan los res úm enes de ventas con las X Cuando la facturadora cuadra su corte de caja,
factuas fís icas , antes de enviarlas a archivo? debe cotejar número de factura, valor, tipo de
pago establecido en la factura física, contra el
reporte impreso del sistema.
5.- ¿La pers ona a cargo del regis tro de las ventas X El registro contable de la venta se realiza
realiza una revisión de los resúmenes de ventas automáticamente al momento que se emite la
diarios, contra sus partidas contables? factura. Se realiz a un cuadre diario de ventas al
crédito y al contado por parte del Departamento de
Créditos y Cobros.
6.- ¿Exis te libro auxiliar para el regis tro y control de las X Al momento que se registra una venta al crédito
ventas al crédito? automáticamente se genera la partida contable, y
se alimenta el registro auxiliar, ligado en el
sistema por el número de cliente, el segmento de
cartera al que pertenece y con el detalle de la
factura em itida.
7.- ¿Quién tiene acces o a realizar la facturación del X El vendedor o la facturadora en una sucursal.
producto? Cada uno está identificado a través de un usuario y
contraseña. Los accesos son limitados al puesto que
desempeña.
8.- ¿Se realizan ventas a clientes s in que és tos X El sistema no permite facturar la venta si el cliente
tengan lím ite de crédito dis ponible? no tiene crédito disponible.
9.- ¿Exis te algún procedim iento a s eguir para s olicitar X No existe por escrito, los vendedores
un aumento en el monto de crédito autorizado a un generalmente solicitan la ampliación al Gerente
cliente? Financiero Adm insitrativo, para que éste decida si
es factible aumentar el límite de crédito
autorizado.
10.- ¿Exis te correlativo autorizado de notas de débito? X Si existe un correlativo de notas de débito
autorizado, sin embargo a la fecha éstan sin uso.
11.- ¿Exis te correlativo autorizado de notas de crédito? X Si existe un correlativo de notas de crédito
autorizado por cada sucursal de la empresa.
52
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 2/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
Entrevista realizada al Ing. Ronald Campos, Gerente de Ventas.
I. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos que permitan al área de ventas abastecer de productos a sus clientes de
una manera oportuna y en línea con las políticas de la compañía.
II. LINEAMIENTOS.
1.- El área de ventas recibe el pedido del cliente por teléfono, correo electrónico y de manera
personal en las salas de ventas.
2.- El área de ventas verifica que exista disponibilidad del producto que están solicitando y
adicionalmente confirma el precio del mismo, para entregar la cotización al cliente.
3.- Con la cotización autorizada a través de una orden de compra o de un correo electrónico, el
vendedor procede a facturar el producto. Cada cliente tiene un código autorizado en el sistema,
que tiene ingresado dentro de sus parámetros de creación, el límite de crédito autorizado, el total de
crédito disponible para facturar y los días de crédito que le fueron otorgados; debido a esto si el
cliente presenta algún bloqueo en su código, se debe resolver el origen del problema o en todo
caso solicitar la liberación del código del cliente al Gerente Financiero Administrativo, para que por
un tiempo determinado e independientemente de que el cliente no esté al día en sus pagos o ya no
tenga límite de crédito disponible, se permita concretar la venta.
4.- Cuando el producto ya fue facturado, el vendedor retira el producto de bodega entregando una
copia de la factura al bodeguero. El producto se lo entrega al cliente, solicitando le firmen una
copia de la factura como constancia de recepción.
5.- La factura original con la orden de compra o correo que autoriza la cotización es entregada por al
área de ventas al Departamento de Créditos, para que éste realice la labor de cobro. El proceso de
entrega de facturas por ventas al crédito se realiza un día después de la venta. Las asistentes de
créditos y cobros A, B, C y D revisan quincenalmente su cartera para verificar que tengan en su poder
todas las facturas por ventas al crédito pendientes de cobrar.
53
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 3/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
III. RESPONSABILIDADES.
1. Es responsabilidad del área de ventas recibir los pedidos y seguir el proceso establecido hasta
llegar a la entrega del producto al cliente. Si algún cliente solicita un documento o procedimiento
especial adicional para garantizar la transparencia de la venta, es necesario que el departamento de
ventas lo comunique a las personas involucradas en el proceso. (*)
Conclusión: Después de documentar el proceso que sigue la empresa para autorizar una venta al
crédito, se encontraron las siguientes debilidades que impactan en la eficiencia de los procesos del
departamento de créditos y cobros:
54
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 4/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Flujograma procedimiento actual de Facturación REVISADO POR: MGS Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-12 2/10. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
INICIO
CLIENTE SOLICITA
PRODUCTO
VENDEDOR REVISA
ASIGNADO PEDIDO,
EXISTENCIA
Y PRECIO
SI HAY
VENDEDOR EXISTENCIA
ASIGNADO
NO SI
VENDEDOR INDICA
ASIGNADO INEXISTEN
CIA
RECIBE
NOTIFICACIÓN
CLIENTE NO EXISTENCIA
FIN
VENDEDOR
ASIGNADO PREPARA
COTIZACIÓN
VENDEDOR TRASLADA
ASIGNADO COTIZACIÓ
N
RECIBE
CLIENTE COTIZACIÓN PARA
AUTORIZACIÓN
A-12 5/
10
55
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 5/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Flujograma procedimiento actual de Facturación REVISADO POR: MGS Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-12 2/10. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
A-12 4/
10
CLIENTE REVISA
COTIZACIÓN
AUTORIZAR
CLIENTE
LA COMPRA
SI NO
INDICA
CLIENTE RAZON
ES
VENDEDOR REVISA
ASIGNADO RAZONES DE LA
NEGATIVA
FIN
ENVÍA
AUTO
CLIENTE RIZACI
ÓN
RECIBE
VENDEDOR AUTORIZACIÓN
ASIGNADO FACTURAR VENTA
VENDEDOR INGRESA
ASIGNADO PEDIDO AL
SITEMA PARA
FACTURAR
VENDEDOR CONFIRMA
ASIGNADO PEDIDO PARA
EMITIR
FACTURA
A-12 6/
10
56
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 6/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Flujograma procedimiento actual de Facturación REVISADO POR: MGS Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-12 2/10. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
A-12 5/
10
IMPRESIÓN
VENDEDOR EXITOSA DE
ASIGNADO FACTURA
SI NO
VENDEDOR ARCHIVA
ASIGNADO FAC
ORIGINAL
PARA
CRÉDITOS
RETIRA
VENDEDOR
PRODUCTO DE
ASIGNADO
BODEGA
RECIBE
PRODUCTO
CLIENTE
FIN
REVISA
VENDEDOR PROBLEMA
ASIGNADO PARA EMITIR
FACTURA
SI EL PROBLEMA
VENDEDOR ES LÍMITE DE
ASIGNADO CRÉDITO/
ATRASO EN
PAGO
TRASLADA
VENDEDOR SOLICITUD
ASIGNADO DE
LIBERACIÓN
DE CÓDIGO
RECIBE SOLICITUD
DE LIBERACIÓN DE
GERENTE CÓDIGO DE
FINANCIERO CLIENTE
ADMINISTRATIVO
A-12 7/
10
57
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 7/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 4/11/2009
Flujograma procedimiento actual de Facturación REVISADO POR: MGS Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-12 2/10. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
A-12 6/
10
GERENTE
DECIDE
FINANCIERO LIBERAR EL
ADMINISTRATIVO CÓDIGO DEL
CLIENTE
NO SI
GERENTE
FINANCIERO TRASLADA
NEGATIVA
ADMINISTRATIVO
VENDEDOR
ASIGNADO RECIBE
NEGATIVA
TRASLADA
VENDEDOR PROBLEMA
ASIGNADO A CLIENTE
SE SOLICITA PAGO
CLIENTE PREVIO A VENDERLE
MÁS PRODUCTO
FIN
GERENTE
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO LIBERA CÓDIGO
DEL CLIENTE
GERENTE
FINANCIERO TRASLADA
AUTORIZA
ADMINISTRATIVO CIÓN
RECIBE
VENDEDOR AUTORIZACIÓN
ASIGNADO PARA FACTURAR
EMITE
VENDEDOR FACTURA
ASIGNADO
ARCHIVA
VENDEDOR FAC
ASIGNADO ORIGINAL
PARA
CRÉDITOS
RETIRA
VENDEDOR PRODUCTO
ASIGNADO BODEGA
CLIENTE RECIBE
PRODUCTO
FIN
58
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 8/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 04/11/2009
Evaluación cumplimiento procedimiento de facturación. REVISADO POR: MGS Fecha: 04/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Pruebas de cumplimiento realizadas en base a narrativa del proceso. Ver A-12 2/10.
Selección de la muestra: Se solicitó el listado de facturas emitidas por ventas al crédito durante
los meses de febrero, mayo, agosto y diciembre del año 2008 de cuatro series de facturas
autorizadas, compuesto por un total de 16,800 facturas que suman un total de Q. 12,
785,120.44.
Método de muestreo: Se decidió revisar en base a muestreo aleatorio sistemático cada 700
documentos para llegar a una muestra de 24 facturas.
Total 1,570,220.90
^
59
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 9/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 4/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Verificar el cumplimiento del procedimiento que existe para realizar la facturación de una venta al
crédito. Ver P.T. A-12 2/10.
Tipo Número de Fecha Cotización Constancia de El cliente tenía límite El cliente Referencia en
de crédito disponible presenta
No. Nombre del Cliente Monto recepción del
al momento de saldo
Documento Factura Emisión Autorizada producto. facturar la venta vencido página No. 137
1 FAC Técnica Universal, S.A. S-16011 04/02/2008 24,136.83 Si No Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
2 FAC Telgua S-16711 05/02/2008 24,126.01 No Si Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
3 FAC Transportes TransAmérica, S.A. V-242540 16/02/2008 151,820.40 No Si Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
4 FAC Transportes Medina, S.A. V-243240 18/02/2008 222,580.12 Si Si No Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
5 FAC Transportes San José N-5830 20/02/2008 54,192.91 Si Si Si No ¢ §
6 FAC Transportes J Y M S-16035 21/02/2008 34,171.27 No Si Si No ¢ §
7 FAC María Hortencia de Arenales N-6530 08/05/2008 24,129.94 Si Si Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
8 FAC Rentrak V-243940 18/05/2008 83,652.41 Si Si Si No ¢ §
9 FAC Transportes G M-152358 22/05/2008 112,830.20 Si Si No Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
10 FAC Importaciones Exclusivas, S.A. S-17411 23/05/2008 44,136.83 Si Si Si No ¢ §
11 FAC Comerciaizadora La X, S.A. V-244640 25/05/2008 75,810.32 Si Si No No ¢ §
12 FAC Ingenio Magdalena V-245340 31/05/2011 124,166.35 Si Si Si No ¢ §
13 FAC SESA, S.A. M-153058 03/08/2008 54,398.95 Si Si Si No ¢ §
14 FAC Rentrak S-18111 10/08/2008 24,166.35 Si Si Si No ¢ §
15 FAC Luis Javier Morales S-18811 14/08/2008 43,902.50 Si No Si No ¢ §
16 FAC Beatriz Dominguez Lara S-19511 22/08/2008 35,605.93 Si Si Si No ¢ §
17 FAC Exxito, S.A. S-20211 23/08/2008 55,344.21 Si Si Si No ¢ §
18 FAC Juan Carlos Ríos V-246040 28/08/2008 31,620.10 No Si Si No ¢ §
19 FAC Imitaciones Especiales, S.A. M-153758 02/12/2008 62,270.22 Si Si Si No ¢ §
20 FAC Transportes Fortalezas del Sur V-246740 03/12/2008 24,126.01 Si Si Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
21 FAC Construtierra, S.A. M-154458 04/12/2008 25,558.95 Si Si Si Si ¢ §
22 FAC Sistemas y Equipos, S.A. S-20911 10/12/2008 33,902.50 Si Si Si Si ¢ §
23 FAC Transportes TransAmérica, S.A. M-155158 12/12/2008 166,987.45 Si Si No Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
24 FAC Transportes Medina, S.A. M-155858 15/12/2008 36,584.14 No Si Si Si P.T. A-14 2/7 ¢ §
¢ §
Las facturas No. S-16011 y S-18811 no tenían constancia de recepción del producto por
parte del cliente.
Las facturas No. V-243240, M-152358, V-244640 y M-155158 se emitieron sin que el
cliente tuviera límite de crédito disponible, la autorización para facturar el producto la
otorgó el Gerente Financiero Administrativo.
60
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-12 10/10
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 04/11/2009
Evaluación integridad de información entre facturación y cuentas por cobrar REVISADO POR: MGS Fecha: 04/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
61
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 1/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Cuestionario de Control Interno para Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
1.- ¿Exis te una es tructura organizacional clara dentro X Existe un organigrama. La asistente de créditos A,
del departamento de créditos y cobros? es la encargada de las principales operaciones,
adicionalmente es la referencia para consulta de las
otras asistentes.
2.- ¿Se envían m ens ualm ente es tados de cuenta a X Únicamente se envía estado de cuenta a los
los clientes? clientes más importantes.
3.- ¿Exis te procedim iento para operación de cheques X El cheque rechazado es grabado por el
rechazados? Ver prueba de cumplimiento en P.T. A-13 10/11. departamento de contabilidad y entregado a la
Página de tesis No. 134. asistente de créditos que lleva el control del cliente
al que corresponde para que realice la gestión de
cobro o redepósito si es por endoso incorrecto. El
recibo por recuperación de un cheque rechazado
lo emite la cajera.
4.- ¿Exis te procedim iento para cobro en tiem po de X La cajera a solicitud de una asistente de créditos y
cheques prefechados? Ver prueba de cobros ingresa al sistema la información del
cumplimiento en P.T. A-13 10/11. Página de tesis No. 134. cheque prefechado, cuando se llega la fecha de
cobro el sistema solicita la emisión del recibo de
caja correspondiente, ya que de lo contrario no
permite cerrar el corte de caja del día
5.- ¿Se llevan control de antigüedad de s aldos por
cliente? X Si existe un reporte de análisis de antigüedad de
saldos.
6.- ¿Exis te una pers ona res pons able de autorizar el
registro de cuentas de cobro dudoso? X El Gerente Financiero Administrativo es la única
persona que puede autorizar el registro de una
cuenta incobrable. El registro se hace en el
departamento de contabilidad.
7.- ¿Exis te control s obre los s aldos recuperados que
correspondían a cuentas declaradas como X No existe un control o estadística que indique
incobrables? cuentas declaradas incobrables y posteriormente
recuperadas.
8.- ¿Exis te un procedim iento para autorización de
Notas de Crédito a Clientes? X El Gerente Financiero autoriza las notas de crédito
a través de un correo electrónico.
9.- ¿Se concilian los s aldos del auxiliar de clientes
con el Diario Mayor General? Ver prueba de cumplimiento X Esta conciliación la realiza mensualmente la
en P.T. A-13 11/11. Página de tesis No. 135. Contadora General.
62
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 2/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Cuestionario de Control Interno para Cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
11.- ¿La pers ona encargada del Departam ento de X El Gerente Financiero Admistrativo únicamente
Créditos y Cobros, realiza visitas periódicas a visita a clientes que pertenecen a la cartera de
clientes para intercambiar ideas o evitar que Ingenios, el contacto de los otros clientes está a
caigan en mora? cargo del vendedor asignado a cada cuenta.
12.- ¿Se es tablece una res erva para cuentas X La elabora la Contadora General basándose en el
incobables? Ver P.T. A-14 5/7. Página de tesis No. 140. lím ite que estab le la ley del Im puesto Sob re la
Renta.
13.- ¿Exis ten m anuales operativos para que s e
desarrollen las actividades en el Departamento de X No existen manuales operativos, los
Créditos? conocimientos se transmiten verbalmente.
63
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 3/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
CÉDULA NARRATIVA
Entrevista realizada a la Sra. Beatriz Canseco, Asistente A del departamento de Créditos y
Cobros.
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que permitan al área de créditos y cobros realizar una recuperación
efectiva de las ventas al crédito.
II. LINEAMIENTOS.
1.- El área de ventas traslada las facturas por ventas al crédito realizadas el día anterior a la
encargada de créditos y cobros asignada a cada cliente. Si la venta se realizó en una sucursal el
envío de la documentación se hace a través de los mensajeros de las sucursales.
2.- El área de créditos y cobros recibe las facturas y verifica que cuenten con orden de compra o
pedido autorizado, que las facturas estén selladas por cliente para documentar la recepción del
producto. Las asistentes de créditos y cobros A, B, C y D revisan quincenalmente su cartera para
verificar que tengan en su poder todas las facturas por ventas al crédito pendientes de cobro.
3.- Si la factura aplica para emisión de contraseña, la incluye en la ruta del mensajero para que
éste solicite con el cliente contraseña y fecha de pago. Si el cliente no emite contraseña realiza las
llamadas correspondientes para confirmar que el cliente cuente con una copia de la factura para
realizar el proceso de grabación y emisión del pago.
4.- Cuando la fecha de cobro se cumple, se incluyen las facturas o contraseñas de pago para
cobro en la ruta del mensajero de créditos para que éste solicite el pago al cliente.
5.- Al recibir el pago del cliente se le emite un recibo de caja pre-impreso por parte del mensajero.
Por la tarde él liquida los cobros recibidos en el día entregando los cheques y recibos de caja
emitidos a la Asistente de Créditos A o B. Adicionalmente, indica qué facturas no le fueran
pagadas para que posteriormente la asistente de créditos a cargo del cliente inicie el proceso de
revisión y acercamiento con el cliente.
6.- La asistente de créditos solicita a la cajera general que se graben los recibos de caja por los
cobros recibidos y se depositen los cheques que amparan los pagos. Si el pago es con
transferencia, la asistente de créditos y cobros debe entregar una copia de la boleta de depósito o
comprobante de la transferencia de fondos autorizada por el banco a la cajera general para que
ella emita los recibos de caja correspondientes.
64
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 4/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
7.- Si el cheque de pago es rechazado por el banco, será recibido y grabado en el departamento
de contabilidad por la persona encargada de bancos. Después de grabarlo se lo entregará a la
asistente de créditos y cobros a cargo del cliente al que pertenece el cheque para que inicie el
proceso de cobro.
III. RESPONSABILIDADES.
1. Es responsabilidad del área de ventas entregar las facturas por ventas al crédito al
departamento de créditos y cobros.
Conclusión: Después de documentar el proceso que sigue la compañía para realizar el cobro se
detectaron las siguientes debilidades:
65
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 5/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Flujograma procedimiento actual de cobro REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-13 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE CENTRO DE
DE CRÉDITOS Y CLIENTE
SERVICIO
COBROS
INICIO
PREPARA
FACTURADORA Y/O LISTADO PARA
VENDEDOR ENVÍO A
CRÉDITOS
ASISTENTE RECIBE
CRÉDITOS A CARGO FACTURAS
DEL CLIENTE
ASISTENTE
CRÉDITOS A CARGO DECISIÓN
DEL CLIENTE
NO SI
ASISTENTE
LISTADO
CRÉDITOS A CARGO FIRMADO
DEL CLIENTE
RECIBE
FACTURADORA Y/O OBSERVACIONES
VENDEDOR E INICIA PROCESO
NUEVAMENTE
FIN
ARCHIVA
ASISTENTE FACTURA
CRÉDITOS A CARGO PARA COBRO
DEL CLIENTE POSTERIOR
A-13 6/
11
66
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 6/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Flujograma procedimiento actual de cobro REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-13 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE CENTRO DE
DE CRÉDITOS Y CLIENTE
SERVICIO
COBROS
A-13 5/
11
ASISTENTE IMPRIME
CRÉDITOS A CARGO ANÁLISIS
DEL CLIENTE ANTIGÜEDAD DE
SALDOS DE
ACUERDO A LA
CARTERA
ASIGNADA
TRASLADA
RUTA DE
ASISTENTE A ó B COBRO A
MENSAJE
RO
RECIBE RUTA
MENSAJERO A DE COBRO
CARGO DE LA RUTA
RECIBE A
MENSAJE
CLIENTE
RO PARA
COBRO
CLIENTE DECISIÓN DE
PAGO
NO
SI
MENSAJERO A
CARGO DE LA RUTA EMITE RECIBO
DE CAJA
A-13 7/ A-13 7/
11 11
67
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 7/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 5/11/2009
Flujograma procedimiento actual de cobro REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Fuente: Información extraída de la narrativa A-13 3/11. Nota: Las áreas sombreadas en gris son controles relevantes.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE CENTRO DE
DE CRÉDITOS Y CLIENTE
SERVICIO
COBROS
A-13 6/ A-13 6/
11 11
CLIENTE INDICA EL
PORQUE
NO
PAGARÁ
RECIBE CONTRASEÑAS
MENSAJERO A POR FACTURAS NO
CARGO DE LA RUTA PAGADAS Y CHEQUE
POR FACTURAS
PAGADAS
MENSAJERO A LIQUIDA LA
CARGO DE LA RUTA RUTA AL FINAL
DEL DÍA
RECIBE FACTURAS
ASISTENTE DE NO COBRADAS,
CRÉDITO A ó B RECIBOS DE CAJA Y
CHEQUE RECIBIDOS
ASISTENTE ARCHIVA
CRÉDITOS A CARGO FAC NO
DEL CLIENTE COBRADAS
PARA SEG.
POSTERIOR
REVISA Y
ASISTENTE CUADRA
CRÉDITOS A CARGO RECIBOS
DEL CLIENTE EMITIDOS Y
CHEQUE
RECIBIDOS
TRASLADA
ASISTENTE A CAJA
CRÉDITOS A CARGO PARA
DEL CLIENTE GRABACIÓN
OPERA RECIBOS
CAJERA Y DEPÓSITA
CHEQUES
FIN
68
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 8/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 5/11/2009
Evaluación cumplimiento aplicación de cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Pruebas de cumplimiento realizadas en base a narrativa del proceso. Ver A-13 3/11.
Selección de la muestra: Se solicitó listado de recibos emitidos de enero a diciembre 2008, con el
objetivo de verificar su correcta aplicación en cuenta corriente de clientes y su respectivo depósito
al banco, compuesto por 8,500 recibos de caja (Del #79,851 al 88,351) que hacen un total de
Q. 52,685,478.25.
69
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 9/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 5/11/2009
Evaluación cumplimiento aplicación de cobros REVISADO POR: MGS Fecha: 5/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Verificar el cumplimiento del procedimiento que existe para realizar los cobros y la
aplicación de éstos a cuentas por cobrar. Ver P.T. A-13 3/11. .
Re cibo de No de factur a
caja
No. Nom br e de l Clie nte Fe cha de l Re cibo Monto Tipo de Pago
selecciona
do que paga
1 79651 Trans portes Trans A méric a, S.A . 03 de febrero 11,650.59 Depós ito S-12521 § ¢
2 80076 Telgua 10 de enero 14,251.80 Cheque S-13621 § ¢
3 80501 Trans portes Trans A méric a, S.A . 12 de febrero 81,966.19 Depós ito V-210520 § ¢
4 80926 Trans portes Medina, S.A . 17 de febrero 134,325.90 Depós ito V-218521 § ¢
5 81351 Trans portes San Jos é 22 de febrero 53,668.70 Cheque N-3945 § ¢
6 81776 Juan Carlos Ríos 08 de marzo 23,142.94 Cheque N-4210 § ¢
7 82201 Cons trutierra, S.A . 15 de marzo 77,331.21 Cheque V-222521 § ¢
8 82626 Servicios Exclusivos, S.A. 27 de abril 25,772.89 Cheque V-223521 § ¢
9 83051 Trans portes J Y M 30 de abril 27,630.06 Cheque S-14035 § ¢
10 83476 Importac iones Ex c lus iv as , S.A . 16 de mayo 35,589.62 Cheque S-14670 § ¢
11 83901 Comerc iaiz adora La X, S.A . 26 de mayo 72,545.11 Cheque V-225570 § ¢
12 84326 Ingenio Magdalena 29 de junio 78,534.13 Depós ito V-225971 § ¢
13 84751 Beatriz Dominguez Lara 07 de julio 17,140.80 Cheque V-229580 § ¢
14 85176 Téc nic a Univ ers al, S.A . 22 de julio 17,634.14 Cheque S-14032 § ¢
15 85601 Sis temas y Equipos , S.A . 27 de agosto 25,355.29 Cheque S-14821 § ¢
16 86026 Luis Javier Morales 19 de septiembre 38,117.25 Cheque S-15212 § ¢
17 86451 Trans portes Fortalez as del Sur 20 de octubre 33,064.72 Cheque S-15512 § ¢
18 86876 Rentrak 19 de noviembre 54,344.99 Depós ito S-16001 § ¢
19 87301 Trans portes G 20 de diciembre 63,197.88 Cheque M-151281 § ¢
20 87726 Imitac iones Es pec iales , S.A . 30 de diciembre 59,696.01 Cheque M-151281 § ¢
Conclusiones: a) Se verificó que todos los pagos están amarrados a un recibo de caja y fueron aplicados al
cliente correcto dentro de un lapso de tiempo adecuado b) Se verificó que las facturas No. S-12521,
V-218521, N-4210, S-14035, V-225570, V-225971, S-14032, S-15212, S-15512 y M-15128 no se entregaron
al departamento de créditos y cobros un día después de impresa la factura. P.T. A-13 4/11.
70
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 10/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 05/11/2009
Evaluación cumplimiento cheques rechazados y cheques prefechados REVISADO POR: MGS Fecha: 05/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
a) Objetivo: Verificar cumplimiento procedimiento de recuperación de cheques rechazados. Ver P.T. A-13
1/11. .
Muestra seleccionada en base a listado de 250 cheques rechazados grabados durante el año
2008.
1 156985 María Hortencia de Arenales 15 de mayo 20,219.96 Falta de fondos Si 17 de mayo 2 días ¢Y
2 3254 Juan Carlos Ríos 25 de septiembre 5,287.24 Endoso incorrecto Si 27 de septiembre 2 días ¢Y
3 521 Servicios Exclusivos, S.A. 12 de febrero 39,584.21 Firna no autorizada Si 15 de febrero 3 días ¢Y
4 987415 Transportes Orellana 17 de marzo 15,874.25 Falta de fondos Si 29 de marzo 12 días ¢Y
5 365478 Distribuidora La Libertad 22 de abril 24,789.25 Falta de fondos Si 20 de mayo 28 días ¢Y
6 98541 Importadora Girón, S.A. 08 de marzo 32,896.52 Falta de fondos Si 12 de marzo 4 días ¢Y
7 52874 Lixtex, S.A. 15 de marzo 77,331.21 Endoso incorrecto Si 17 de marzo 2 días ¢Y
8 2159 Transportes La Paz 27 de junio 19,854.78 Endoso incorrecto Si 29 de junio 2 días ¢Y
9 35749 José Miguel Ramos Ochoa 30 de agosto 6,954.21 Endoso incorrecto Si 02 de septiembre 3 días ¢Y
10 65418 Nuria Campos Vivar 16 de diciembre 9,874.25 Endoso incorrecto Si 18 de diciembre 2 días ¢Y
Conclusión: De acuerdo a la evaluación todos los cheques rechazados fueron grabados al código
del cliente que correspondía y en un lapso de tiempo adecuado. Los cheques No. 987415 y
365478 llevaron varios días para su recuperación debido a que su rechazo fue por falta de fondos.
Conclusión: De acuerdo a la evaluación todos los cheques prefechados fueron grabados al código del
cliente que correspondía y se confirmó que el sistema si solicitó la emisión del recibo de caja de
acuerdo a la fecha para cobro que figuraba en el cheque.
71
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-13 11/11
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 05/11/2009
Evaluación cumplimiento conciliación mensual de cartera de clientes vrs REVISADO POR: MGS Fecha: 05/11/2009
el diario mayor general y cumplimiento conciliaciones bancarias
Auditoría al 31/Dic/2008
Noviembre
Septiembre
Diciembre
Atributo Evaluado
Octubre
Agosto
Febrero
Enero
Mayo
Junio
Julio
Abril
a) Conciliación entre el saldo del auxiliar y el
saldo de la contabilidad elaborada. Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Æ
b) Existe evidencia de quien elabora, revisa y
autoriza la conciliación. Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Æ
c) Se adjunta copia del auxiliar de la cuenta
por cobrar. Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Æ
d) Existe diferencia entre el saldo del auxiliar y
el saldo del diario mayor general. No No No No No No No No No No No No Æ
Æ Inspeccionado físicamente
b) Objetivo: Verificar que se haya hecho la conciliación entre el saldo del libro de bancos y las
cuentas bancarias de la empresa, para detectar si existen depósitos de clientes pend ientes de
aplicar a la cartera de cuentas por cobrar. Ver P.T. A-13 2/11.
Noviembre
Septiembre
Diciembre
Atributo Evaluado
Octubre
Agosto
Febrero
Enero
Mayo
Junio
Julio
Abril
Nota: Se revisaron las dos cuentas bancarias de la empresa: a) No.15695842 del Banco Industrial y b) No. 98745-65 del Banco de Desarrollo Rural.
72
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 1/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Intervalo Monto %
73
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 2/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Análisis saldos vencidos a más de 60 días REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Establecer el monto de estos saldos que ya se consideran incobrables y determinar las
razones por las cuales existen saldos en la cuenta por cobrar a más de 60 días.
Más de 121
Código Nombre Cliente 61 -90 días 91 -120 días Total
días
8524 Tecnica Universal, S.A. 0.00 0.00 8,961.31 8,961.31 ё
6421 María Hortencia de Arenales 47,419.97 8,310.76 20,219.96 75,950.69 λ
5641 Ancass 0.00 0.00 125,810.81 125,810.81 κ
6587 Telgua 127,406.39 0.00 0.00 127,406.39 ©
3985 Transportes Fortalezas del Sur 0.00 13,969.90 0.00 13,969.90 λ
4021 Servicios de Comun Especializada, S.A. 0.00 0.00 1,763.70 1,763.70 ё
4645 Transportes Terrestres y Aereos 187,079.95 18,850.58 45,019.97 250,950.50 λ
6052 Malher, S.A. 0.00 0.00 1,914.90 1,914.90 ё
3014 Bebidas Preparadas, S.A. 0.00 0.00 9,357.00 9,357.00 ё
5874 Administradora de Servicios MU 43,629.28 0.00 0.00 43,629.28 λ
3658 Transportes TransAmérica, S.A. 297,148.38 177,904.74 246,716.45 721,769.57 »
3547 INDE 92,453.62 0.00 0.00 92,453.62 ©
5987 Transportes G 43,630.48 228,512.06 106,017.73 378,160.27 »
6520 Transportes Medina, S.A. 508,036.46 94,985.09 519,989.43 1,123,010.98 »
8540 EMT 284,450.00 0.00 0.00 284,450.00 ©
8442 Beatran 0.00 0.00 968.46 968.46 ё
8188 Nascar 0.00 0.00 17,341.21 17,341.21 ё
8252 Transportes Galvez 0.00 0.00 1,013.07 1,013.07 ё
6134 Aceros de Guatemala, S.A. 0.00 0.00 1,134.18 1,134.18 ё
3096 El Binomio, S.A. 0.00 0.00 1,350.00 1,350.00 ё
5956 Transportes Santa Luisa 0.00 0.00 156,743.37 156,743.37 ё
3740 Los Juanillos 0.00 0.00 1,672.00 1,672.00 ё
3629 Montana Exploradora 0.00 0.00 1,695.00 1,695.00 ё
6069 Wackenhut de Guatemala 0.00 0.00 1,822.00 1,822.00 ё
6602 Erick Abel Villatoro Castillo 0.00 0.00 1,925.00 1,925.00 ё
8622 Gladys Aguilera 0.00 0.00 22,106.20 22,106.20 ё
8524 Servimovil 2000 0.00 0.00 2,287.90 2,287.90 ё
8270 Agropecuaria Popoyan, S.A. 0.00 0.00 2,448.71 2,448.71 ё
8334 Mercadeo Comtemporaneo, S.A. 0.00 0.00 2,675.00 2,675.00 ё
6216 Mario de Jesús Ruiz Martinez 0.00 0.00 2,835.92 2,835.92 ё
3178 Express de Occidente 0.00 0.00 2,985.00 2,985.00 ё
6038 Wendy Alonzo Castillo 0.00 0.00 3,000.00 3,000.00 ё
3822 Autopulmans Galgos, S.A. 0.00 0.00 3,244.71 3,244.71 ё
3711 Autollantas Nazareth 0.00 0.00 3,338.00 3,338.00 ё
6151 Transportes Aldana 0.00 0.00 3,436.00 3,436.00 ё
6684 Transportes Esperanza 0.00 0.00 3,633.00 3,633.00 ё
8704 Transportes Kenia 0.00 0.00 3,825.00 3,825.00 ё
74
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 3/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Análisis saldos vencidos a más de 60 días REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Más de 121
Código Nombre Cliente 61 -90 días 91 -120 días Total
días
8606 Avicola Villalobos 0.00 0.00 3,910.32 3,910.32 ё
8352 Battery Express 5 0.00 0.00 4,155.00 4,155.00 ё
8416 Transportes y Montacargas, S.A. 0.00 0.00 4,654.16 4,654.16 ё
6298 Distribuicora Alex, S.A. 0.00 0.00 5,089.00 5,089.00 ё
3260 Transportes la Bendición 0.00 0.00 18,923.60 18,923.60 ё
6120 Transportes Tala 0.00 0.00 93,109.00 93,109.00 ё
3904 Transportes y Servicios Corrección 7,840.00 0.00 0.00 7,840.00 λ
3793 Saan International 37,918.00 0.00 0.00 37,918.00 λ
6233 Transportes Jag, S.A. 8,166.72 0.00 0.00 8,166.72 λ
6766 Rutas Aracely Calzada 8,572.18 0.00 0.00 8,572.18 λ
8786 Tesorería Municipal Zacapa 28,838.00 0.00 0.00 28,838.00 λ
8688 Transportes Cuevas 0.00 0.00 9,025.48 9,025.48 ё
8434 Transportes El Clásico 0.00 0.00 9,420.00 9,420.00 ё
8498 Transportes Aguilar 0.00 0.00 9,487.20 9,487.20 ё
6380 Llantas de Quetzaltenango, S.A. 0.00 0.00 19,815.00 19,815.00 ё
3342 Transportes Angel de Dios 0.00 0.00 23,736.71 23,736.71 ё
6202 Servicios de Remolque de Equipos 0.00 0.00 12,005.49 12,005.49 ё
3986 Sano, S.A. 0.00 0.00 12,601.01 12,601.01 ё
3875 Rigoberto Cordon Abanin 0.00 0.00 22,660.88 22,660.88 ё
6315 Agencia Huehuetenango 0.00 0.00 13,500.00 13,500.00 ё
6848 Comercializadora M y C 0.00 0.00 13,600.00 13,600.00 ё
8868 Enrique López Quinilla 0.00 0.00 15,370.00 15,370.00 ё
8770 Constructora Arias 0.00 0.00 18,867.19 18,867.19 ё
8516 Llantas Firestone Lima, S.A. 0.00 0.00 19,880.00 19,880.00 ё
8580 La Cosecha, S.A. 0.00 0.00 28,533.00 28,533.00 ё
6462 Importaciones, S.A. 0.00 0.00 32,380.00 32,380.00 ё
3424 Transportes San Ramón, S.A. 0.00 0.00 39,722.61 39,722.61 ё
6284 Repuestos Pullman Teja, S.A. 0.00 0.00 40,538.40 40,538.40 ё
4068 Agrícola La Labor, S.A. 0.00 0.00 47,986.00 47,986.00 ё
Total 1,722,589.43 542,533.13 1,846,221.04 4,111,343.60
^ ^ ^ ^
Conclusión: Después de realizar la revisión del análisis de la cuenta por cobrar a más de 60 días
se concluye lo siguiente:
a) ( ё ) Q. 782,486.89 debe ser registrado como una cuenta incobrable debido a que ya se
agotaron los procedimientos de cobro y no se obtuvo el pago del saldo vencido por parte del
cliente.
75
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 4/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Análisis saldos vencidos a más de 60 días REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
c) ( λ ) Q. 475,835.27 no se han recuperado por falta de liquidez de los clientes. Los clientes
han enviado cartas indicando que pagarán cuando recuperen la liquidez, sin embargo no han
firmado un compromiso de pago por escrito. Éstos saldos derivan del hecho que no se realiza
un adecuado análisis crediticio, la deficiencia fue señala en el proceso de revisión de
expedientes por créditos concedidos en el año 2008 reflejado en P.T. A-11 11/11.
76
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 5/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Valuación reserva de cuentas incobrables REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Según auditoría
77
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 6/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Carta consulta saldo en cobro judicial REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Ver P.T. A-14 4/7.
J
H Bufete de Abogados
Estimados señores:
En relación a la carta de fecha del 3 de noviembre del 2009, me dirijo a ustedes en ocasión de
informarles, como asesor legal de la empresa Comercializadora Vitallantas, S.A. que a la fecha se
lleva un juicio entablado contra Ancass por negativa de pago.
El juicio aún no tiene resolución y a pesar de que se ha trabajo en la adecuada defensa del mismo
se considera que existe un 90% de probabilidad que el mismo sea desfavorable para la empresa.
Atentamente,
78
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-14 7/7
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: MMC Fecha: 06/11/2009
Confirmación de Saldos REVISADO POR: MGS Fecha: 06/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Se enviaron cartas de confirmación de saldos con el propósito de garantizar los saldos de la
cuenta por cobrar.
79
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-15 1/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 07/11/2009
Narrativa procedimiento emisión notas de crédito REVISADO POR: MGS Fecha: 07/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Objetivo: Conocer el proceso que tiene autorizado la empresa para emitir notas de crédito.
El vendedor o una de las asistentes de créditos y cobros pueden solicitar la autorización de la nota de
crédito a la Gerencia Financiera Administrativa a través de un correo electrónico. Después de
obtener la autorización, la nota de crédito la emite la facturadora a solicitud de un vendedor o una
asistente de créditos y cobros.
80
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-15 2/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 07/11/2009
Evaluación cumplimiento procedimiento para emitir notas de crédito REVISADO POR: MGS Fecha: 07/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Pruebas de cumplimiento realizadas en base a narrativa del proceso. Ver A-15 1/4.
Objetivo: Verificar el cumplimiento del procedimiento que se utiliza para emitir las notas de crédito
en la empresa:
TOTAL 352,102.21
Conclusión: En base a la muestra examinada se concluye que todas las notas de crédito
revisadas estaban autorizadas por Gerencia Financiera a través de un correo electrónico y tenían
una pequeña descripción del motivo de su emisión en la línea de observaciones que se detalla en
historial del sistema. Sin embargo no existe un documento que permita revisar el seguimiento,
motivo, observaciones, quién está solicitando y quién esta autorizando la nota de crédito.
81
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-15 3/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 07/11/2009
Propuesta procedimiento para emitir notas de crédito REVISADO POR: MGS Fecha: 07/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Propuesta del proceso que se debe seguir para la solicitud y emisión de una nota de crédito,
debido a deficiencia encontrada. Ver P.T. A-15 1/4.
1.- OBJETIVO
Establecer el procedimiento a seguir por los empleados que soliciten la emisión de una nota de
crédito a fin de documentar y validar la procedencia de la misma.
Las notas de crédito se emitirán a favor del cliente en los casos siguientes:
3.1 El área de ventas o créditos y cobros deberán solicitar la autorización mediante el formato de
―Solicitud de Nota de Crédito‖. Ver P.T. A-15 4/4.
3.2 El formato de solicitud deberá estar firmado por la persona que solicita la emisión de la nota de
crédito, por el Jefe de Créditos y Cobros y por el Gerente Financiero Administrativo.
3.3 Al momento que el formato esté autorizado el facturadora procederá a emitir la nota de crédito.
3.4 El original de la nota de crédito se entregará al cliente y a la vez se solicitará firme la copia
como constancia de entrega. La solicitud de la nota de crédito y la copia firmada por el cliente
se enviarán a archivo.
82
Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. PT A-15 4/4
Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros HECHO POR: PAC Fecha: 07/11/2009
Propuesta del formato para autorizar la emisión de notas de crédito REVISADO POR: MGS Fecha: 07/11/2009
Auditoría al 31/Dic/2008
Propuesta del formato para la solicitud y emisión de una nota de crédito debido a deficiencia
encontrada. Ver P.T. A-15 1/4.
Empresa: Fax:
Nit: Teléfono:
Contacto:
Observaciones:
Solicita: (f).__________________
83
1.8 INFORME DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Señores
Junta Directiva
Comercializadora Vitallantas, S. A.
Ciudad
Estimados Señores:
Específicos
84
II ALCANCE DEL TRABAJO
El trabajo se realizó por el período del 01 de enero al 31 de diciembre al año 2008. Se evaluó la
eficiencia de la estructura organizacional del departamento de Créditos y Cobro, la eficiencia del
procedimiento que se utiliza para otorgar crédito a un cliente, la eficiencia del procedimiento que se
utiliza para facturación y la eficiencia del procedimiento que utiliza para recuperar las cuentas por
cobrar.
Se realizó la revisión del procedimiento que utiliza la empresa para análisis y autorización de líneas
de crédito con base en expedientes de clientes autorizados durante el 2008. A continuación se
detallan las deficiencias encontradas:
Deficiencias:
a) No existía evidencia del análisis realizado para determinar la capacidad de pago del
cliente.
85
c) Se confirmó que el monto de crédito autorizado lo determinó el Gerente Financiero
Administrativo de acuerdo a su criterio, ya que no existe una política que indique estratos
de clientes y límite de crédito por estratos.
d) Dentro de la documentación que la empresa solicita al cliente para el análisis del crédito no
se incluye un flujo de caja proyectado por un año.
Efecto:
Recomendaciones:
a) El Jefe de Créditos y Cobros debe incluir dentro del listado de documentos a requerir a los
clientes que solicitan crédito en la empresa, un flujo de caja proyectado por un año, para
evaluar la disponibilidad de efectivo que tiene el cliente para cumplir con sus obligaciones.
86
b) El Jefe de Créditos y Cobros debe realizar un análisis de la capacidad de pago de los
clientes que solicitan se les autorice una línea de crédito, a través de razones financieras
de liquidez, rentabilidad y endeudamiento basadas en los Estados Financieros
comparativos del cliente sujeto a análisis.
c) El Jefe de Créditos y Cobros debe desarrollar una matriz para evaluación de créditos que
indique rangos de crédito y el tipo de riesgo que conlleva cada rango, especificando los
requisitos que se le deben solicitar a cada cliente de acuerdo monto de crédito a otorgar.
Se realizó la revisión del procedimiento que se utiliza para facturación. A continuación se detallan
las deficiencias encontradas:
Deficiencias:
a) Se realizaron ventas al crédito a clientes sin límite de crédito disponible o con saldos
vencidos por pagar a la empresa, autorizadas por el Gerente Financiero Administrativo. No
existe una política que detalle el límite en monto de la Gerencia Financiera Administrativa
para éste tipo de autorizaciones. A continuación se detallan las facturas detectadas con
éstas características:
87
b) El Departamento de Créditos y Cobros no participa en las reuniones en las cuales el
vendedor y los clientes definen si existe algún documento o procedimiento especial
adicional requerido para asegurar la transparencia de la venta y garantizar el pago de las
facturas en tiempo.
c) Las facturas detalladas a continuación no tenían una cotización autorizada emitida por el
cliente:
d) Las facturas detalladas a continuación no tenían constancia de recepción del producto por
parte del cliente:
Efecto:
88
Código Nombre Cliente Saldo al 31/12/2008
Total 2,727,250.83
Recomendaciones:
a) El Jefe del Departamento de Créditos y Cobros debe asistir a las reuniones en las cuales el
vendedor y los clientes definan si existe algún documento o procedimiento especial
adicional para asegurar la transparencia de la venta y garantizar el pago de las facturas en
tiempo.
b) La Junta Directiva debe autorizar una política que establezca un monto máximo a autorizar
por parte de la Gerencia Financiera Administrativa, para ventas a clientes que ya
sobrepasaron el límite de crédito autorizado o que tengan saldos vencidos sin pagar.
Adicionalmente, se debe autorizar una política que establezca que para ventas que
sobrepasen el límite autorizado a la Gerencia Financiera Administrativa, será necesario
que un Comité de Créditos que puede estar conformado por el Jefe de Créditos y Cobros,
el Auditor Interno y un miembro nombrado por la Junta Directiva, realicen el análisis del
expediente del cliente y determinen si es viable autorizar una ampliación en el crédito
previo a concretar la venta.
89
3.- Procedimiento para realizar la recuperación de las cuentas por cobrar.
Se realizó la revisión del procedimiento que se utiliza para el cobro de ventas al crédito. A
continuación se detallan las deficiencias encontradas:
Deficiencias:
a) Las facturas por ventas al crédito no son entregadas al departamento de créditos y cobros
un día después de su emisión para que se inicie el proceso de solicitud de contraseña y
posteriormente de cobro, tal como lo establece el procedimiento vigente. A continuación
se detallan las facturas que fueron entregadas para proceso de cobro varios días después
de su facturación.
Tiem po entre
fecha de
No. Nom bre del Cliente No de factura Monto facturación y
fecha de entrega a
depto cobros
Efecto:
La rotación de cuentas por cobrar de la empresa se encuentra en 82 días debido a que existe un
total de Q.4, 111,343.60 que representan el 19.62% de la cartera de clientes con saldos
vencidos a más de 60 días, porque no se realiza un seguimiento oportuno de los problemas que
existen para concretar los cobros a los clientes.
90
A continuación se detalla una muestra de los clientes que componen éste saldo vencido:
Código del Saldo al
Nombre Cliente
Cliente 31/12/2008
3547 INDE 92,453.62
3658 Transportes TransAmérica, S.A. 721,769.57
3985 Transportes Fortalezas del Sur 13,969.90
4645 Transportes Terrestres y Aereos 250,950.50
5641 Ancass 125,810.81
5874 Administradora de Servicios MU 43,629.28
5956 Transportes Santa Luisa 156,743.37
5987 Transportes G 378,160.27
6120 Transportes Tala 93,109.00
6284 Repuestos Pullman Teja, S.A. 40,538.40
8540 EMT 284,450.00
Recomendaciones:
b) La reunión para revisión de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar debe llevarse a
cabo semanalmente por parte de las 4 asistentes y el Jefe de Créditos y Cobros. Se
recomienda que las asistentes de créditos y cobros presenten en ésta reunión un informe de
las facturas que presentaron problemas al momento de enviarse a cobro. Este informe y su
continuo seguimiento permitirá que el jefe de departamento conozca los puntos en los cuales
debe enfocarse para alcanzar las metas de cobro que se hayan planificado y evitar que
existan saldos fuera de la política de crédito de la empresa.
91
4.- Ajuste a reserva de cuentas incobrables.
Deficiencia:
Según auditoría
Efecto:
No se muestra el saldo real de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del año 2008.
Recomendación:
El Jefe de Créditos y Cobros nombrado debe solicitar la autorización del Gerente Financiero
Administrativo para ajustar la reserva de cuentas incobrables de acuerdo a la insuficiencia
detectada.
92
6. Procedimiento para emisión de notas de crédito
Deficiencia:
Efecto:
No existe un formato de control que documente las razones de la emisión y autorización de las
notas de crédito, por lo que existe el riesgo que se emitan documentos de éste tipo en contra de
los intereses de la empresa.
Recomendación:
Deficiencia:
Efecto:
93
mejorar su funcionamiento. Adicionalmente no existe una adecuada segregación de funciones ya
que la Asistente de Créditos y Cobros A desempeña funciones tales como análisis de expedientes
para créditos nuevos y modificaciones a los códigos de los clientes, qué por control interno no
concuerdan con sus funciones de seguimiento de cobros y atención a clientes.
Recomendación:
El departamento debe tener un jefe de créditos y cobros que reporte al Gerente Financiero
Administrativo para garantizar la adecuada atención a los problemas y objetivos fijados. En el
anexo número 2 de éste informe se presenta la propuesta del detalle de funciones que podría tener a
cargo la plaza de Jefe de Créditos y Cobros.
Deficiencia:
Los mensajeros del departamento de Créditos y Cobros tienen asignado recoger o entregar
documentación de carácter administrativa que les soliciten del Departamento de Contabilidad o
Gerencia General que no tienen relación con el proceso de cobro.
Efecto:
Debido a que es una actividad establecida como atribución, se les solicita cumplan con estas
actividades adicionales a la ruta de cobro, lo que les resta el tiempo disponible para visitar a los
clientes, afectando la recuperación de la cartera de cuentas por cobrar.
Recomendación:
Dentro de las atribuciones de los mensajeros de Créditos y Cobros no debe contemplarse realizar
actividades de otros departamentos ya que los desvían de su objetivo principal que es la
recolección de los pagos de los clientes.
94
9. Documentación de Políticas y Procedimientos del Departamento de Créditos y Cobros.
Deficiencia:
Como resultado de la revisión se confirmó que las políticas y procedimientos de la empresa y por lo
tanto del departamento de créditos y cobros, así como los cambios o actualizaciones a estas
políticas y procedimientos no están por escrito, son verbales y se transmiten de persona a persona.
Efecto:
Los cambios o modificaciones a los procesos para otorgar créditos o realizar cobros no llegan a
todas las personas involucradas en el proceso en tiempo, causando atrasos en las actividades por
desconocimiento del procedimiento.
Recomendación:
Debido a la importancia que tienen las políticas y procedimientos, se sugiere que la Gerencia
Financiera Administrativa contrate los servicios de un especialista que realice el diseño e
implementación de estos procedimientos, para que el personal del departamento de créditos y
cobros cuente con un documento de referencia para consulta. Además, es necesario que la
Gerencia Financiera Administrativa informe a todos los empleados involucrados en los procesos los
cambios que modifiquen algún procedimiento que se encuentre vigente.
Atentamente,
95
ANEXO No. 1
1.- OBJETIVO
Las notas de crédito se emitirán a favor del cliente en los casos siguientes:
de fábrica.
en la factura.
de descuentos de menor porcentaje al autorizado.
3.2 El formato de solicitud deberá estar firmado por la persona que solicita la emisión
de la nota de crédito, por el Jefe de Créditos y Cobros y por el Gerente Financiero
Administrativo.
3.5 Al momento que el formato esté autorizado el facturadora procederá a emitir la nota de crédito.
96
1.2 Propuesta: Formato para autorizar la emisión de notas de crédito.
Empresa: Fax:
Nit: Teléfono:
Contacto:
Observaciones:
Solicita: (f).__________________
97
ANEXO NO. 2
Nivel de educación:
cenciatura en Administración de
Empresas o
Experiencia:
y cobros. De
preferencia con conocimiento sobre el área de la empresa.
Responsabilidades:
créditos y cobros.
Funciones:
de crédito. clientes.
98
Tener la autoridad para solucionar problemas con clientes en relación a los créditos.
Acceso para realizar cambios en las bases de datos de clientes, por ejemplo, cambios de
dirección, razón social, ampliación de crédito.
99
CONCLUSIONES
La segregación de funciones no debe desempeñar las atribuciones como la creación de códigos de clientes
nuevos en el sistema, análisis de expedientes de clientes que solicitan crédito y realizar modificaciones a la
base de datos de clientes porque tiene a su cargo funciones de seguimiento a clientes y cobros; lo que
podría ocasionar que se escondan errores o se manipule la base de datos de los clientes en perjuicio de los
intereses de la empresa.
No existe una política que indique de acuerdo al puntaje obtenido por el cliente después del análisis de su
expediente el monto de crédito que se le puede otorgar. El límite de crédito en monto para un cliente nuevo
lo determina el Gerente Financiero Administrativo.
La política de cobro es planear los cobros y rutas con anticipación. No se realiza cobro de mora y gastos
administrativos por atraso en el pago de parte de los clientes. Y quincenalmente se hace una revisión
de los problemas que presenta la cartera cuentas por cobrar.
Los saldos de la cartera de clientes se consideran incobrables transcurridos los dos años que establece el Código
Civil, se regularizan contra la reserva de cuentas incobrables.
100
RECOMENDACIONES
Se requiere de una persona encargada de la jefatura de créditos para que la misma, segregue funciones de sus
subordinados y no haya duplicidad de procedimientos por parte de estos desfavorables para la empresa.
Se recomienda establecer políticas donde se deje constancia que la labor primordial del mensajero es
estrictamente para el cobro de cartera de clientes sin dejar que en esta influyan otras situaciones que afecten
el patrimonio de la misma.
Se debe recomienda una política de límites de créditos en la que se debe de indagar el tipo de cliente a que se
enfrenta para otorgar el monto del mismo.
Se recomienda establecer una política para el cobro de mora por retraso de pago de los clientes pues contrae en
si retraso en la liquidez de la empresa.
Se recomienda crear una provisión de cuentas incobrables abonando mensualmente con el saldo actual de
clientes con el porcentaje máximo legal.
101
BIBLIOGRAFÍA
102