SRQ-SST-P-004 Procedimiento para El Control de Registros
SRQ-SST-P-004 Procedimiento para El Control de Registros
(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
EN EL TRABAJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 1 de 8
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros que formen parte del SG-SST,
y a todos los documentos recibidos de las partes externas que intervengan en actividades sujetas a
dicho sistema.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Líder del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el Trabajo quien debe:
Asesorar a los trabajadores en la documentación del SG-SST en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
Revisar los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite definir si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
4. METODOLOGIA
4.1. Encabezados. Los documentos del SG-SST de la empresa, los procedimientos, planes,
fichas técnicas, instructivos, entre otros, tendrán el siguiente encabezado:
Nombre:
Nombre: Cargo: Nombre:
Cargo: Fecha: Cargo:
Fecha: Fecha:
Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento, según sea el
caso
4.4. CÓDIGO
INDICATIVO PROCESO
SRQ. SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.
SST. Seguridad y Salud en el Trabajo.
YY = Prefijo. Tipo de Documento.
Para la realización del cuerpo del documento se tendrá en cuenta la siguiente información,
utilizando la misma forma determinada a continuación. El cuerpo de trabajo debe realizarse siempre
con Arial 11, cuando se realice tablas o cuadros se puede reducir el tamaño de la letra para ajustar al
contenido.
Alcance. Establece los límites de aplicabilidad de los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad.
Precisiones y/o condiciones generales Hace referencia a las aclaraciones que sea
necesarias como efectuar políticas, recomendaciones, instrucciones, aplicaciones de uso
(cuando se usa y como se usa).
Historial de cambios Incluye las dos últimas versiones del documento, en cada una, la descripción
de la modificación realizada y referencia los cargos a los cuales se distribuye el documento. Esta debe
realizarse en la siguiente tabla.
FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
EN EL TRABAJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 4 de 8
6. CONTROL DE DOCUMENTOS
El responsable de SST, tendrá la responsabilidad de revisar los documentos que apliquen al SG-
SST, con el propósito de evaluar la pertinencia y las necesidades de posibles cambios a los mismos.
Durante las auditorías internas realizadas al SG-SST o las realizadas por entes externos, se hará una
segunda revisión para garantizar el cumplimiento de la normatividad. Esta información será
revisada en el SRQ-SST-LM-001 Listado Maestro de Documentos y Registros.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
EN EL TRABAJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 5 de 8
8. CONTROL DE REGISTROS
REGISTRO/
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR MODIFICAR
O RETIRAR DOCUMENTO.
Todo trabajador puede manifestar a Gerencias o encargado Todos los Correo Electrónico de
1 SST, los requerimientos de elaboración, modificación o trabajadores la empresa
retiro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
EVALUAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS.
Analizar la viabilidad de creación, modificación, anulación Formato Solicitud de
de documentos. Creación,
Si el análisis de la necesidad avala la solicitud, esta se Encargado de la
2 modificación o retiro
consigna en el Formato Solicitud de Creación, modificación SST
de documentos y
o retiro de documentos y registros; y se registros
envía al Encargado de la SST.
AUTORIZAR LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O
RETIRO DE DOCUMENTOS. Solicitud de Creación,
Recibe formato de Solicitud para crear, modificar o retirar modificación o retiro
documento, evalúa la pertinencia del requerimiento a la luz Encargado de la
3 de documentos y
del cumplimiento de los requisitos legales, de las normas y SST
registros
de su impacto en el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
EN EL TRABAJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 6 de 8
CODIFICAR EL DOCUMENTO.
Se revisa que el documento cumpla con los aspectos
formales establecidos en el presente procedimiento. Se
asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo con
las directrices establecidas. Encargado de la Documento
6
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el SST Codificado
numeral 4.4 del presente procedimiento de control de
documentos y registros del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
Encargado de la
APROBAR EL DOCUMENTO
SST
El documento es aprobado y adoptado con las firmas
7 Representante Documento Firmado
correspondientes en la sección Control de Documentos. Se
Legal
deberá gestionar su publicación.
ACTUALIZAR LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS. Encargado de la
Listado Maestro de
8 Se actualiza el Listado Maestro de Documentos con el SST
Documentos
nuevo documento o con la información del documento
modificado.
ARCHIVAR DOCUMENTO
El documento original con las firmas de los responsables de Encargado de la
9 su elaboración, revisión y aprobación se mantendrá bajo SST
custodia en el archivo en la oficina
de administración el cual debe reposar por 20 años
DISTRIBUIR Y DIVULGAR
Comunicar al trabajador que realizó la solicitud, la Encargado de la
Correo Electrónico de
10 publicación del documento. SST
la empresa
Identificar el personal relacionado con el documento e
informar vía correo electrónico, los cambios o
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01
(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
EN EL TRABAJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página 7 de 8
NOMBRE RESPONSABLE
DILIGENCIAMIENTO
Listado Maestro de Documentos Consultor/ Líder SG-SST
11. GLOSARIO
FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
01 Original