SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 02

(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
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1. OBJETIVO

Definir controles para la elaboración, aprobación, implementación, almacenamiento, acceso,

revisión, protección y disposición de los documentos y registros del SG-SST en SIMEC RQ
INGENIERIA S.A.S.

2. ALCANCE

El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros que formen parte del SG-SST,
y a todos los documentos recibidos de las partes externas que intervengan en actividades sujetas a
dicho sistema.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Líder del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el Trabajo quien debe:
 Asesorar a los trabajadores en la documentación del SG-SST en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
 Revisar los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite definir si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.

4. METODOLOGIA

Todos los documentos generados por el SG-SST de SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.

deberán tener las siguientes características:

4.1. Encabezados. Los documentos del SG-SST de la empresa, los procedimientos, planes,
fichas técnicas, instructivos, entre otros, tendrán el siguiente encabezado:

SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN

(SG-SST) CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD FECHA
POLITICA DE SST
EN EL TRABAJO

Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de SIMEC RQ

INGENIERIA S.A.S. dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican de la
siguiente forma:

Estructura del Código: SRQ-SST-YY- #

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SRQ: Es el indicativo que identifica el nombre de la empresa.

SST: Es el indicativo que identifica la pertenencia al SG-SST.

Y: 2 letras que indican el tipo de documento.

#: Es un número consecutivo del documento.

4.2. Pie de Página

Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-SST:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre:
Nombre: Cargo: Nombre:
Cargo: Fecha: Cargo:
Fecha: Fecha:

4.3. ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento, según sea el
caso

Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento

4.4. CÓDIGO

El código identifica al documento de acuerdo al indicativo si pertenece o no al SG-SST,

luego del indicativo se asigna un prefijo el cual ayuda a clasificar que tipo de documento
es teniendo en cuenta la siguiente codificación.

INDICATIVO PROCESO
SRQ. SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.
SST. Seguridad y Salud en el Trabajo.
YY = Prefijo. Tipo de Documento.

PREFIJO TIPO DE DOCUMENTO

PO. Política.
PG. Programa.
P. Procedimiento.
F. Formato.
MA. Manual.
M. Matriz.
A. Acta.
R. Reglamento.
PA. Plan.
I. Inspección.
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5. CUERPO DEL DOCUMENTO

Para la realización del cuerpo del documento se tendrá en cuenta la siguiente información,
utilizando la misma forma determinada a continuación. El cuerpo de trabajo debe realizarse siempre
con Arial 11, cuando se realice tablas o cuadros se puede reducir el tamaño de la letra para ajustar al
contenido.

 Objetivo. Define el tema y el propósito del documento, procedimiento u otro documento.

Sirve para complementar la información del título.

 Alcance. Establece los límites de aplicabilidad de los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad.

 Precisiones y/o condiciones generales Hace referencia a las aclaraciones que sea
necesarias como efectuar políticas, recomendaciones, instrucciones, aplicaciones de uso
(cuando se usa y como se usa).

 Responsable. Indica el cargo de la(s) persona(s) de la empresa a cargo de la aplicación

del documento.

 Metodología y/o descripción del proceso. Se realiza una descripción detallada en

párrafo de las actividades a realizar, indicando el responsable de la misma.

 Formatos aplicables. Recopilación de formatos nombrados en el desarrollo del

documento y que aplican para el desarrollo del procedimiento programa.

 Definiciones. Contiene la lista de términos técnicos con sus definiciones y la equivalencia

de palabras y abreviaturas que se emplean en el procedimiento y se consideran convenientes
incluir dentro del documento, para su mayor comprensión.

 Historial de cambios Incluye las dos últimas versiones del documento, en cada una, la descripción
de la modificación realizada y referencia los cargos a los cuales se distribuye el documento. Esta debe
realizarse en la siguiente tabla.
FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
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6. CONTROL DE DOCUMENTOS

-Identificación de la necesidad de crear o modificar documentos. El personal de la

empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S identifica la necesidad de crear o modificar un
documento, teniendo en cuenta la importancia del mismo, como apoyo en el proceso del SG-SST.

-Aprobación de documentos. Todos los documentos, elaborados para el SGSST, serán

aprobados por Gerencia de la empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S registrando la fecha de
aprobación de estos documentos.

-Elaboración o modificación de documentos. El encargado o Consultor Externo elabora o

modifica el documento solicitado, se le asigna el código en caso de ser un documento nuevo o se
modifica la versión cuando el documento ya existe.

-Difusión o distribución. El encargado o Consultor Externo, realiza la entrega del documento

creado o modificado, en medio físico o magnético al personal requerido, oficializando esta
actividad con la firma de recibido, recoge las copias obsoletas, identificándolas con una “X” por el
lado de la hoja utilizada. Estas copias son utilizadas como papel de reciclaje y en caso de contener
información confidencial de la empresa, el mismo se destruye.

El asesor de SST relaciona los documentos internos en el “SRQ-SST-LM-001 LISTADO

MAESTRO DE DOCUMENTOS”, así se tendrá un índice actualizado de los documentos del
SGSST y las fechas de las actualizaciones.

7. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El responsable de SST, tendrá la responsabilidad de revisar los documentos que apliquen al SG-
SST, con el propósito de evaluar la pertinencia y las necesidades de posibles cambios a los mismos.
Durante las auditorías internas realizadas al SG-SST o las realizadas por entes externos, se hará una
segunda revisión para garantizar el cumplimiento de la normatividad. Esta información será
revisada en el SRQ-SST-LM-001 Listado Maestro de Documentos y Registros.
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8. CONTROL DE REGISTROS

La empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S, garantizara la legibilidad de los registros aplicados en

las siguientes condiciones:

 Serán con letra legible (preferiblemente imprenta).

 Deberán llenarse todos los espacios
 Debe llenarse a tinta o digital.
 Evitar tachones y enmendaduras.
 Firmar con el nombre de la persona que lo diligencia si aplica.
 Nombres del cargo si aplica.
 Los registros deben utilizarse en tiempo real.
 Hacerlo en consecutivo si aplica.
 Archivarlo en el sitio y la carpeta correspondiente.
 Diligenciar observaciones y recomendaciones si son necesarios.
 Tener en cuenta las copias, si se requiere.

Los registros serán controlados a través del “SRQ-SST-LM-001 Listado Maestro de

Documentos y Registros”.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN PARA CREAR, MODIFICAR Y

RETIRAR UN DOCUMENTO

REGISTRO/
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR MODIFICAR
O RETIRAR DOCUMENTO.
Todo trabajador puede manifestar a Gerencias o encargado Todos los Correo Electrónico de
1 SST, los requerimientos de elaboración, modificación o trabajadores la empresa
retiro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
EVALUAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS.
Analizar la viabilidad de creación, modificación, anulación Formato Solicitud de
de documentos. Creación,
Si el análisis de la necesidad avala la solicitud, esta se Encargado de la
2 modificación o retiro
consigna en el Formato Solicitud de Creación, modificación SST
de documentos y
o retiro de documentos y registros; y se registros
envía al Encargado de la SST.
AUTORIZAR LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O
RETIRO DE DOCUMENTOS. Solicitud de Creación,
Recibe formato de Solicitud para crear, modificar o retirar modificación o retiro
documento, evalúa la pertinencia del requerimiento a la luz Encargado de la
3 de documentos y
del cumplimiento de los requisitos legales, de las normas y SST
registros
de su impacto en el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Si es avalado da respuesta al Encargado SST.

Continúa actividad 4.
Si no es avalado, incluye la respectiva justificación. Fin del
procedimiento.
Si es una anulación o retiro de obsoleto continúa en la
actividad 11.
ELABORAR O MODIFICAR LOS DOCUMENTOS
El responsable de la elaboración o modificación del
documento, lo elabora o modifica según corresponda,
teniendo en cuenta el Procedimiento para el control de Encargado de la Documento
4
registros. SST Preliminar
Si es una modificación se registran en la sección
“control de cambios”, las modificaciones significativas.
REVISAR EL DOCUMENTO.
Revisar si el documento está acorde con las directrices
establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo y por lo tanto en la normatividad vigente. Encargado de la
5 Si no cumple se devuelve a la Actividad 4 a quien lo SST
elaboró para que realice los ajustes requeridos.
Se procede a su codificación.

CODIFICAR EL DOCUMENTO.
Se revisa que el documento cumpla con los aspectos
formales establecidos en el presente procedimiento. Se
asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo con
las directrices establecidas. Encargado de la Documento
6
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el SST Codificado
numeral 4.4 del presente procedimiento de control de
documentos y registros del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
Encargado de la
APROBAR EL DOCUMENTO
SST
El documento es aprobado y adoptado con las firmas
7 Representante Documento Firmado
correspondientes en la sección Control de Documentos. Se
Legal
deberá gestionar su publicación.
ACTUALIZAR LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS. Encargado de la
Listado Maestro de
8 Se actualiza el Listado Maestro de Documentos con el SST
Documentos
nuevo documento o con la información del documento
modificado.
ARCHIVAR DOCUMENTO
El documento original con las firmas de los responsables de Encargado de la
9 su elaboración, revisión y aprobación se mantendrá bajo SST
custodia en el archivo en la oficina
de administración el cual debe reposar por 20 años
DISTRIBUIR Y DIVULGAR
Comunicar al trabajador que realizó la solicitud, la Encargado de la
Correo Electrónico de
10 publicación del documento. SST
la empresa
Identificar el personal relacionado con el documento e
informar vía correo electrónico, los cambios o
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modificaciones en el mismo, así como si se trata de una

creación.
Hacer la divulgación de los documentos para asegurar su
entendimiento, comprensión e implementación inmediata, e
informar la localización o ruta de acceso
donde pueden consultar el documento.
RETIRAR EL DOCUMENTO OBSOLETO
Se hace la actualización en el Listado Maestro de
Documentos, se descargan los documentos anulados u Encargado de la
obsoletos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Listado Maestro de
11 SST
Trabajo y al documento físico se le coloca un sello Documentos
OBSOLETO.
Se actualiza el Listado Maestro de Documentos.
COMUNICAR DOCUMENTO OBSOLETO
Una vez retirado el documento del Listado Maestro de Encargado de la
Documentos y del Sistema, se debe informar a los Correo Electrónico de
12 SST
trabajadores interesados acerca de su retiro para evitar su la empresa
uso no intencionado.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NOMBRE RESPONSABLE
DILIGENCIAMIENTO
Listado Maestro de Documentos Consultor/ Líder SG-SST

Formato Solicitud de Creación,

modificación o retiro de Consultor /Líder SG-SST
documentos

11. GLOSARIO

 Copia Controlada: Copia de un documento del SG-SST Interno o Externo entregada a la

persona específica, la cual debe ser reemplazada por una versión nueva cada vez que se
genere, se identifica porque tiene el sello de “COPIA CONTROLADA”.

 Copia No Controlada: Copia de un documento del SG-SST Interno o Externo entregada

a la persona específica, sin compromiso de actualización a las nuevas versiones, se
identifica porque no tiene ningún tipo de sello.

 Documento: Información y su medio de soporte.

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 Documentos Externos: Documentos requeridos y utilizados por el SG-SST que son

generados por entidades diferentes a la empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S
 Documentos internos: Todos los documentos del SG-SST que se generan por la
organización.
 Documento Obsoleto: Documento que no tiene vigencia, o ha sido reemplazado por
otro.
 Especificaciones: Documento que establece requisitos.
 Información: Datos que posee un significado.
 Instructivo: Documento que describe la secuencia de pasos para realizar una
actividad o proceso.
 Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
 SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

12. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
01 Original