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Tablas Dinámicas Con Excel Aplicadas A La Gestión Empresarial
Tablas Dinámicas Con Excel Aplicadas A La Gestión Empresarial
gestión empresarial
ISBN: 978-84-15735-42-7
Conversión: booqlab.com
Referencias
Sobre el autor
Sobre el libro
Este libro está dirigido a profesionales interesados en gestionar y analizar los diferentes tipos
de datos de cualquier empresa de una forma rápida, segura y eficaz. Las Tablas Dinámicas
proporcionan la información en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar
respuesta a las diferentes necesidades de análisis de una organización. Son una herramienta
de Excel muy potente ya que permiten analizar y mostrar los datos de diferentes formas: más
resumidos o más ampliados y desde diferentes perspectivas. Este libro le ayuda a entender,
crear y practicar con ellas, y comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de
indicadores, gráficos e informes de análisis interactivos.
Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión
del business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de
que el libro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a
la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el
funcionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión,
que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sin
igual. El libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda
aplicar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a
la práctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el
potencial de las tablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello
hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos
ayuden en el trabajo de cada día mejorando así nuestra gestión.
Luis Muñiz
Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia
relación profesional con la asesoría que presido y con el resto de las
asesorías. Por el intenso trato que hemos tenido desde esa época quiero
destacar aspectos personales y profesionales que acerquen el autor al lector;
he preferido aportar esta visión en el prólogo ya que los aspectos técnicos
están muy bien desarrollados en la introducción y yo prefiero centrarme en
los beneficios que nos ha aportado a nuestra asesoría.
No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestión
empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la
implantación de sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente,
con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes
formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Si todavía no ha
descubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra paso a
paso cómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos
prácticos le darán una visión mucho más amplia de su utilidad y
funcionamiento), y podrá comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos
de informes. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados
mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial
siempre en forma de tabla. Esta base de datos puede estar situada en el
mismo archivo de Excel que estemos trabajando, en otro archivo de Excel o
en otro archivo de datos externo. Las tablas de datos (bases de datos) pueden
poseer muchas filas y columnas que contengan diferentes tipos de datos, las
tablas dinámicas nos ayudarán a analizarlos de una forma sencilla, resumida
y rápida. Si tenemos diferentes tablas de datos, para analizar la información
contenida en ellas, se pueden utilizar diferentes opciones de Excel para
ordenarlos, agruparlos e incluso crear funciones, pero las tablas dinámicas
son mucho más prácticas de utilizar y nos permiten crear, a partir de la
información inicial, muchos y variados tipos de informes que responderán a
las diferentes necesidades de información que tengamos en cada momento.
Una de las principales características que poseen las tablas dinámicas es la
facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a una
más amplia y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así, las tablas
dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la información
de distinta forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de
dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la
información que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que
necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organización
interna son cambiantes. El secreto de las tablas dinámicas curiosamente no
está tanto en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el
origen y las características de los datos que se utilicen. Los datos de
origen deben tener siempre formato de tabla y podrán ser datos numéricos,
valores calculados o categorías que describen el significado de los datos
(mes, año, zona, país, etcétera). Y otra característica importante a tener en
cuenta es conocer, antes de confeccionar las tablas dinámicas, qué
información necesitamos. Para obtener las respuestas correctas, previamente
deben hacerse las preguntas adecuadas.
9. Caso práctico global sobre el Estos dos capítulos contienen casos prácticos de gestión
funcionamiento de las tablas empresarial en los que el lector descubrirá la parte más
dinámicas práctica de las tablas dinámicas y cómo se pueden aplicar
para mejorar la gestión de los diferentes departamentos o
10. Ejemplos y casos prácticos para áreas de una organización.
utilizar las tablas dinámicas
1 Cap. 1 Ejemplo_1.xlsx
Cap. 1 Ejemplo_1.xlsx
6 Cap. 6_Ejemplo_Agrupa.xlsx
Cap. 6_Ejemplo_Analisis.xlsx
Cap. 6_Ejemplo_Datos.xlsx
-Financieros + INFORMACIÓN
-Materiales
-Humanos
Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe
funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio
ambiente, en el que se desenvuelve una empresa. Nos referimos al conjunto de
factores que le afectan, donde existen amenazas, que pueden perjudicar o destruir
una empresa y oportunidades, que pueden incrementar las ventajas y el futuro de
la misma.
• La gestión de la información
• La calidad de la información
Se da el caso que todo sistema de información debe tener unas variables básicas
que lo componen y que debemos analizar y entender. A priori y a modo
orientativo, tenemos los siguientes tipos de variables:
TIPOS DE DESCRIPCIÓN
VARIABLES
Temporales Las variables temporales se expresan en minutos, horas, días, semanas, meses, trimestres,
semestres o años, por ejemplo. Nos indican una temporalidad.
Cualitativas Las variables cualitativas nos expresan una cualidad del dato a analizar, por ejemplo la zona,
el sector, el nombre de un cliente, etcétera. Son todas aquellas variables que en cierto modo
nos expresan el contenido de la información analizada y, a priori, no se realizan operaciones
con ellas.
Cuantitativas Las variables cuantitativas son expresadas normalmente en variables numéricas que son
objeto de operaciones como pueden ser sumas, restas, contar, etcétera.
Como veremos a lo largo del libro, en los diferentes ejemplos estas tres
variables son las que nos permiten realizar los diferentes tipos de análisis dentro
de un sistema de información. Las tablas dinámicas nos van a permitir ordenar,
segmentar y clasificar los diferentes tipos de datos de una forma fácil y rápida
para poder analizar la información y emitir así opiniones y juicios de valor.
Según los datos anteriores, se observa que se han vendido los mismos kilos de
fruta cada trimestre. Hemos considerado, en primer lugar, el tiempo (meses y
trimestres), las zonas de venta y los tipos de producto. Las ventas han sido muy
similares, pero nos falta saber el origen de los datos, para ello nos preguntamos:
Con toda la información anterior, podemos analizar mucho mejor lo que está
sucediendo ya que poseemos todos los datos en todas las formas posibles y
debidamente ordenados, pero es evidente que con esta tabla por sí misma, aun
siendo de gran ayuda, será difícil que nos proporcione todas las respuestas de
una forma ágil y rápida. Necesitaríamos, pues, alguna otra herramienta que nos
ayude a realizar el análisis de los datos anteriores. Es importante conocer el
contenido y el significado de cada campo:
Cuantitativas -Unidades: dato numérico que expresa las unidades de fruta en cada tipo
A continuación, en el cuadro 6, se observa que la información mucho más
ordenada nos proporciona un mejor análisis de los datos.
Esta información no nos dice exactamente lo que ha pasado, excepto que se han
producido unas ventas previstas mucho más inferiores de lo que se creía de
inicio y que habían fallado. Se realizaron una campaña de publicidad y una
promoción excelentes pero casi todas las zonas dan desviaciones negativas entre
ventas previstas y reales; será entonces el momento de ir analizando qué ha
sucedido por meses, zonas, provincias y tiendas. Para ello disponemos de los
siguientes datos más detallados en el cuadro 11:
Cuadro 11: desviaciones entre ventas reales y previstas por zonas y provincias.
Cuadro 13: diferencia entre ventas reales y previstas por zona, provincia ciudad
y tienda
Para crear una tabla dinámica, se necesita vincular un origen de datos o tabla de
datos y especificar la ubicación del informe de tabla dinámica. En nuestro
ejemplo tendremos en la misma hoja de Excel en el archivo Cap. 2 ejemplo
1.xlsx, toda la información, en formato tabla, necesaria para seguir este capítulo.
Veamos, a continuación, un ejemplo: abrimos el archivo de Excel
Cap_2_ejemplo_1.xlsx y nos situamos en el menú Insertar, en este menú nos
encontraremos al inicio con la primera opción de Tabla Dinámica:
Después de seguir todos los pasos anteriores, nos quedará la siguiente pantalla:
Iconos utilizados:
Al crear una tabla dinámica la podemos ubicar en una nueva hoja o bien en otra
hoja ya existente del libro de Excel.
Como veremos en los siguientes capítulos, esta opción permite crear tablas
dinámicas para poder trabajar con varias de ellas a la vez relacionadas entre
sí, independientemente de su origen de datos
En esta pantalla tenemos una novedad del Excel 2013 que es la siguiente:
Esta opción se explicará más adelante y sirve para utilizar más de una tabla
dinámica como origen de datos. Si lo marcamos aquí, el modelo nos
permitirá utilizar este origen de datos de una tabla dinámica como una tabla
para ser relacionada con otras.
Esta opción es más segura que la anterior pues se separan los datos de la tabla
dinámica, así no hay problemas de pérdida de los mismos.
Para resumir o analizar datos externos al Excel, como los registros de ventas de
su empresa en una base de datos, puede recuperar datos de orígenes externos,
incluidos otros archivos Excel, bases de datos, cubos OLAP y archivos de texto.
… hasta crear la tabla dinámica vinculada a los datos (ver capítulo 2, ejemplo 2
que contiene la tabla dinámica).
NOTAS:
NOTAS:
Una vez creada la tabla dinámica, con los datos que hemos seleccionado en el
ejemplo anterior, tenemos los siguientes apartados:
Nota:
La lista de campos de tabla dinámica son los campos que podemos utilizar en
filtro de informe, rótulos de columnas, rótulos de fila y suma de valores, por
ejemplo. Esta opción es la que nos va a permitir realizar las diferentes tablas
dinámicas:
Mediante esta opción de Herramientas podemos cambiar el aspecto de la lista
de campos. Como se puede observar en nuestro caso, hemos seleccionado la
segunda opción.
Tambien se pueden ordenar los datos de filas o columnas desde aquí con estos
dos criterios: en orden abecedario o según el origen de los datos:
2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica
• Etiquetas de fila o FILAS para filtrar y detallar más o menos los datos
desde las filas
Filtro de Se utiliza para filtrar todo el informe en función del elemento seleccionado en el
informe/FILTROS filtro de informe.
Etiquetas/Rótulos de Se utilizan para mostrar campos como filas en el lado del informe. Una fila en
fila/FILAS una posición inferior se anida con otra fila que está justo encima de ella.
Etiquetas/Rótulos de Se utilizan para mostrar campos como columnas en la parte superior del informe.
columna/COLUMNAS Una columna en una posición inferior se anida con otra columna que está justo
encima de ella.
Para organizar los campos pulsamos botón izquierdo del ratón haciendo clic
sobre la pestaña del campo Mercado o Producto de Rótulos de fila o FILAS,
por ejemplo, y nos sale el siguiente menú desplegable:
Subir Sube el campo una posición en el área. Por ejemplo, producto antes que mercado.
Bajar Baja el campo una posición en el área. Por ejemplo, mercado antes que producto.
Mover al Mueve el campo al principio del área. Por ejemplo, rótulos de fila o del resto.
principio
Mover al final Mueve el campo al final del área. Por ejemplo, rótulos de fila o del resto.
Quitar campo Para quitar un campo, haga clic en el nombre del campo en una de las áreas de diseño y
luego haga clic en Quitar campo, o desactive la casilla de verificación situada junto a
cada nombre de campo en la sección de campos de tabla dinámica.
También puede hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en un nombre de
campo en la sección de diseño y después arrastrar el campo fuera de la lista de campos
de tabla dinámica. O puede hacer clic y mantener presionado el botón del ratón en un
nombre de campo y después arrastrar el campo entre las secciones de campo y de
diseño, y entre las diferentes áreas.
Configuración Esta opción la iremos viendo en cada uno de los apartados siguientes y varía según el tipo
de campo de campo elegido.
Este menú nos permite acceder a tres opciones más: Opciones, Mostrar páginas
de filtros de informes y Generar GetPivotData, que serán los apartados que
desarrollaremos a continuación.
-Sangría de etiquetas de filas en forma compacta: para aplicar una sangría al área
de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto,
seleccione un nivel de sangría de 0 a 127.
Hacia abajo y luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área
del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de
mostrar otra columna. Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero
los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se
agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila. En campos de filtro de
informe por columnas tenemos: Campos de filtro de informe por columna:
escriba o seleccione el número de campos que desea mostrar antes de mostrar
otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de
informe. Veamos un ejemplo: hemos cambiado la opción de mostrar campos en
área de filtro de informe y hemos puesto campos de filtro de informe por fila
igual a 2:
• Formato
Esta opción nos permite, por un lado, ajustar los valores de la tabla dinámica en
dos casos cuando existen errores y, por otro, para las celdas vacías sin datos
según se necesite:
Nota importante:
Si quiere que se le conserven los formatos cada vez que actualice los datos
de las tablas dinámicas, debe tener desactivado este campo en la pestaña de
Diseño y formato:
Esta opción nos servirá para poder indicar en la tabla dinámica cómo queremos
que actúen los diferentes tipos de filtros y totales para cada uno de los campos
seleccionados.
• Totales generales
-Mostrar totales generales de las filas: marque o desmarque esta casilla para
mostrar u ocultar la fila Total general situada junto a la última columna de la
tabla dinámica.
-Mostrar totales generales de las columnas: marque o desmarque esta casilla de
verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada en la parte
inferior del informe de la tabla dinámica. Veamos un ejemplo, una vez
confeccionada la tabla dinámica de esta forma:
• Filtros
• Ordenación
Lista de campos:
Las dos opciones se excluyen mutuamente. Sirven para ordenar los campos a
seleccionar de dos formas distintas:
Estas opciones se utilizarán al imprimir las tablas dinámicas y pueden ser muy
útiles cuando se utilizan tablas que ocupan muchas hojas.
Para poder imprimir los rótulos, todavía necesita especificar los valores de los
cuadros Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en
la sección Imprimir títulos, en la ficha Hoja del cuadro de diálogo, Configurar
página (en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en
la opción Imprimir títulos).
Nota importante:
Nos muestra los campos de los filtros que tenemos en la tabla dinámica y nos
permite, haciendo doble clic sobre uno de los campos, abrir nuevas hojas en el
archivo Excel. Veamos un ejemplo, si pulsamos sobre el campo trimestre:
Se generan estas dos nuevas hojas, con dos tablas dinámicas iguales pero una
para cada trimestre:
3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData
Nota: si está activada esta opción, se pueden realizar siempre fórmulas con
datos conectados a la tabla dinámica desde una celda o varias de Excel. Si
no se quiere utilizar esta opción, hay que desmarcarla para que no actúe y
poder hacer fórmulas sin esta relación sino sólo con celdas.
Campo activo nos indicará el nombre del campo activo donde tengamos el cursor
en la tabla dinámica. Hay que tener en cuenta que sólo existen dos tipos de
campos: uno de campo valor y otro tipo de campo no valor. Veamos dos
ejemplos:
En este caso el cursor está sobre la Zona 1 y el campo activo en ese momento es
el Mercado.
En este caso el cursor está sobre el mes 1 del producto manzana y en la zona 1, el
campo activo en ese momento es Suma de Kilos, por lo tanto, el campo es de tipo
valor.
Expresa la forma en que queremos que nos salga el dato numérico seleccionado
en valor. Por ejemplo, la suma nos realiza el total de datos y Contar nos cuenta
los datos que tenemos en la tabla origen.
Suma La suma de los valores es la función predeterminada a utilizar en los valores numéricos.
Contar El número de valores que se repiten no numéricos. La función de resumen Contar funciona del
mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR. Contar es la función
predeterminada de los valores que no son numéricos.
Contar El número de valores que son números. La función de resumen Contar números funciona del
números mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.
DesvEstP La desviación estándar de una población, donde la población son todos los valores que van a
resumirse.
Varp La varianza de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse.
En este apartado podremos plasmar los datos en % de las columnas o de las filas
o bien respecto a otro campo, este apartado sólo funciona cuando los campos a
comparar son datos numéricos, comparables y homogéneos.
Seleccione la opción a elegir del desplegable Mostrar valores como para ser
utilizada en función de las necesidades.
FUNCIÓN RESULTADO
Sin cálculo Desactiva el cálculo personalizado. Es decir, no actúa ninguna de estas funciones.
% del total Muestra todos los valores en porcentaje del valor total
General
% del total de Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la
columnas columna o serie.
% del total de Muestra el valor de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o
filas categoría.
% de Muestra un valor como un porcentaje del valor de elemento base en campo base
seleccionado.
% del total de Muestra todos los valores de cada fila o serie como un porcentaje del total de la
filas principales columna o serie, pero con el 100% de la columna.
% del total de Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la
columnas columna o serie, pero con el 100% de la fila.
principales
% del total Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de
principal datos en el informe, pero referente a otro campo diferente al que estamos utilizando.
Diferencia de Muestra un valor como la diferencia del valor del elemento base en campo base.
Total en Muestra los valores de elementos sucesivos en campo base como un total.
% del total en Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de
datos en el informe, pero acumulados del anterior.
Clasificar de Clasifica los importes según un orden de menor a mayor, poniendo el lugar que
menor a mayor ocupan.
Clasificar de Clasifica los importes según un orden de mayor a menor, poniendo el lugar que
mayor a menor ocupan.
Datos iniciales:
% del total general
Para cambiar la forma en que se aplica formato a los números, haga clic en
Formato de número y, en la ficha Número del cuadro de diálogo, Formato de
celdas, seleccione un formato de número y haga clic en Aceptar. Funciona igual
que las opciones de formato numérico de Excel.
En nuestro caso, la tabla dinámica quedaría de la siguiente forma con puntos en
los números y sin decimales:
Cuando estamos en la propia tabla dinámica y pulsamos botón derecho del ratón,
podemos también seleccionar la opción Configuración de campo. Situamos el
cursor en un campo que forma parte de la tabla dinámica pero que sí es un campo
de datos como, por ejemplo, Zona 1 o Manzanas:
La configuración de campo de este apartado sólo afecta a los campos que están
situados en estos apartados: filtro de informe, etiquetas de columna y etiquetas de
fila.
• Subtotales
• Filtro
Es muy importante tener esta opción aplicada si queremos poner filtros y que al
actualizar los datos se agreguen nuevos campos. Recuerde que sino aplica esa
opción y actualiza los datos de la tabla de origen no le saldrán los nuevos
valores, por tanto se recomienda marcar siempre esta opción.
• Impresión
Datos iniciales en una tabla dinámica que el lector debe realizar previamente,
tenemos los kilos previamente agrupados por meses y ponemos el cursor siempre
por ejemplo en el mes 3, es importante que el cursor esté en un campo que sea
agrupable sino no funciona esta opción:
Agrupar selección nos ayuda a crear un grupo que contenga los elementos
seleccionados con determinadas características.
Y nos queda el nuevo grupo de agrupación que, por supuesto, podemos cambiarle
el nombre y ponerle Manzana+melón por ejemplo:
Para desagrupar pulsamos encima del cuadro con el cursor y después en Agrupar,
y volveremos a tener la tabla dinámica inicial.
3.4 Filtrar
Esta opción permite utilizar una escala de tiempo para mostrar datos para
diferentes períodos de tiempo. Una escala de tiempo hace más sencilla la
comparación de los datos de tablas dinámicas o de gráficos dinámicos en
períodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta con que
filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en períodos de
tiempo secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en un solo clic.
Partiremos de datos que contengan fechas en el archivo Cap 3 ejemplo 2.xlsx:
Si pulsamos en el filtro sobre trimestre nos salen los datos por trimestre:
En este caso, si se selecciona sólo el segundo trimestre solamente obtendremos
datos de ese trimestre.
3.5 Datos
3.5.1 Actualizar
Se pueden cambiar los orígenes de los datos iniciales si, por ejemplo, se amplían
las columnas de la tabla de datos iniciales. O, por ejemplo, cambiamos el origen
de datos de una consulta externa. En este menú podremos cambiar los datos de
origen o ver las propiedades de la conexión cuando estemos conectando una
tabla dinámica a los datos externos. Tenemos el siguiente menú que nos permite
cambiar el rango de los datos de origen utilizados en el caso que nos ocupa y que
son datos del propio archivo de Excel o bien de otro Excel.
En estecaso, el rango está en la misma hoja de Excel pero puede ser otro tipo de
conexión.
Utilizar datos Utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como la base de un informe. Los datos
de hojas de deberían estar en formato lista (serie de filas que contienen datos relacionados o serie de
cálculo filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear
seleccionadas lista), con rótulos de columna en la primera fila y con elementos similares en las filas
restantes de la misma columna, y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos.
Utilizar un Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre (palabra o cadena de
rango con caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante; utilice
nombre nombres fáciles de entender, como productos, para referirse a rangos difíciles de entender,
como Ventas!C20:C30.) al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se
amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar (renovar el contenido
de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en
el origen de datos subyacente; si el informe está basado en datos externos, la actualización
ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados) el informe
para que incluya los datos nuevos.
Tablas de Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de
Excel origen de las tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se
incluyen automáticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel.
Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica, Excel almacenará una
copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de
almacenamiento como parte del archivo de libro. De este modo, cada nuevo
informe creado requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo,
cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente, como el origen de un
nuevo informe en el mismo archivo o libro de Excel, ambos informes comparten
la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de
almacenamiento, el tamaño de ese archivo de libro se reduce y se mantienen
menos datos en la memoria. Requisitos de ubicación: para utilizar un informe de
tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del
mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente,
se debe copiar en la ubicación del libro donde se desea que aparezca el nuevo
informe de tabla dinámica.
Los informes de tabla dinámica de distintos libros son informes separados, cada
uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.
Los cambios afectan a ambos informes: al actualizar los datos de origen del
nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen, y
viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos
informes se ven afectados. La creación de campos calculados o elementos
calculados afecta a ambos informes.
3.6 Acciones
3.6.1 Borrar
-Borrar todo: borra todos los datos y nos deja la tabla dinámica en la situación
inicial de trabajo, quita campos, formato y filtros:
-Borrar filtros: borra los filtros seleccionados y nos deja la tabla dinámica en la
situación inicial pero con datos.
3.6.2 Seleccionar
Etiquetas para seleccionar sólo los rótulos de los elementos. Sólo las etiquetas
quedan seleccionadas con fondo oscuro. Seleccionamos los textos de los
trimestres.
3.6.3 Mover tabla dinámica
Mover tabla dinámica: esta opción mueve la tabla dinámica a una ubicación del
libro que estamos utilizando:
3.7 Cálculos
Imaginemos que queremos tener los datos de ventas previstos para el segundo
semestre. Nos basaremos en aumentar un 1% las ventas del segundo trimestre
para calcular las ventas del segundo semestre. Partiremos de la siguiente tabla
dinámica que deberá confeccionar previamente el lector.
-En el cuadro Nombre, seleccione el elemento que desea eliminar. Haga clic en
Eliminar.
• Opción de elemento calculado
Un elemento calculado es una alternativa para agregar una fila nueva al origen de
datos, es decir, una fila que contiene una fórmula que hace referencia a otras
filas. Partiremos como siempre de la siguiente tabla dinámica que deberá
confeccionar previamente el lector.
El cursor debe estar en un campo que pueda ser utilizado como elemento
calculado:
Situado el cursor siempre sobre la tabla dinámica, pulsamos sobre la opción
Cálculos>Campos, elementos y conjuntos>Elemento calculado y nos sale la
pantalla de la siguiente imagen.
Creamos la fórmula nueva que nos permita calcular el 10% sobre los kilos
vendidos de cada trimestre y le ponemos un nombre % sobre el trimestre:
Obtenemos, así, la nueva fila de datos del 10% de los kilos de cada trimestre de
todos los mercados:
Esta opción nos podría ayudar en el caso de tener varios campos calculados, y
estando unos en función de los otros, mediante la creación de un orden de
resolución de las fórmulas.
Nota:
Herramientas OLAP: estas opciones requieren de instalaciones de software
complementario y de realización de consultas externas en Cubos OLAP, por eso
están normalmente desactivadas y no se tratan en este libro. Y las Relaciones se
explicarán en el capítulo 6.
3.8 Herramientas
• Gráfico dinámico
Opción para crear gráficos basados en los datos de la tabla dinámica que
estamos trabajando y cuyo funcionamiento trataremos en el capítulo 8 de una
forma más detallada.
Al crear una tabla dinámica recordar que teníamos esta opción: Tablas dinámicas
recomendadas
Esta opción nos propone una serie de tablas dinámicas recomendadas sólo
en Excel 2013.
3.9 Mostrar
• Lista de campo
Esta opción nos muestra u oculta los diferentes botones que existen en el informe
de tabla dinámica. Estos botones, marcados en + o –, permiten expandir o
contraer los elementos que contiene una tabla dinámica. Situación inicial como
punto de partida, tabla dinámica que deberá confeccionar previamente el lector,
los kilos vendidos por meses se relacionan por zonas y tipo de productos. En este
caso tenemos activado los botones en la tabla dinámica.
Aunque los botones para expandir y contraer están activados de forma
predeterminada, puede haberlos desactivado al imprimir un informe. Para
expandir y contraer los niveles de detalle de un informe, debe activar estos
botones. Para mostrar u ocultar estos botones, en el grupo Mostrar u Ocultar de la
ficha Opciones, haga clic en Botones +/-.
• Encabezados de campo
3.10.1 Ordenar
Orden de abecedario:
Nos ordenaría los productos por orden alfabético las columnas de Producto:
Seleccionamos Ordenar por Producto y la opción Descendente. Es importante
tener el cursor encima de la tabla dinámica y del campo adecuado.
Pero también sería interesante ordenar los productos por los kilos vendidos cada
trimestre, así pues, tendremos que seleccionar por Suma de kilos y pulsar
Aceptar quedando ordenado de mayor a menor producto según los kilos
vendidos. Es decir, podemos ordenar en función del propio campo utilizado o en
función de otros campos relacionados.
A continuación, se explican los diferentes tipos de ordenación que se pueden
realizar en función del tipo de datos:
ORIGEN DE PROCEDIMIENTOS
DATOS
Fechas y horas Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, seleccionar Ordenar de más antiguos a
más recientes.
Más opciones de ordenación
• Configuración de campo
Si el campo elegido es de valor, saldrá su menú mientras que si
el campo elegido es no valor, saldrá otro menú:
• Filtro
Esta opción mueve los campos seleccionados dentro del campo Mercado hacia
arriba o hacia abajo.
• Filtro de búsqueda
Buscar lo que necesita de una manera rápida y eficaz es una necesidad básica,
especialmente para hojas de cálculo grandes, donde es posible que realice
búsquedas entre miles, o incluso millones, de elementos. Con el nuevo Filtro de
búsqueda, cuando filtra datos en tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos de
Excel, puede aprovechar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar
rápidamente lo que necesita en las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, para
encontrar un producto específico en un catálogo que almacena más de 50.000
elementos, empiece a escribir el término de búsqueda y los productos
correspondientes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún
más los resultados si selecciona el contenido que no desea ver.
Son filtros interactivos que permiten ir buscando los datos y seleccionando según
se va poniendo el nombre del elemento buscado. Se pueden utilizar * para buscar
nombres por detrás o por delante. Por ejemplo: Zona* seleccionaría todos los
nombres que empiezan por ‘Zona’. Este filtro actúa si filtramos por el
desplegable del campo:
4. Contenido y funcionamiento del menú
Diseño de las tablas dinámicas
4.1.1 Subtotales
No mostrar subtotales
Activado para filas y columnas: indica que los totales salen en filas y en
columnas.
Activado sólo para filas: indica que los totales sólo salen en filas.
Activado sólo para columnas: indica que los totales sólo salen en columnas.
El icono de Diseño de informe sirve para ajustar el diseño del informe que
estamos trabajando. Hay diferentes formas, la compacta es mucho más legible,
los formularios tabulares y esquemáticos además incluyen encabezados de
campo. Las siguientes opciones son las que disponemos para utilizar:
Filas en blanco añade una fila en blanco entre cada elemento agrupado de la
tabla dinámica, sus opciones son las siguientes:
Veamos un ejemplo:
Esta opción nos sirve para poder darle forma a la tabla dinámica mediante las
siguientes opciones:
Siguiendo el ejemplo inicial, partiremos de la siguiente tabla:
• Encabezados de fila
Columnas con bandas muestra las filas con bandas de colores en las filas pares
con un formato diferente para las impares. Es útil cuando tenemos muchos datos
facilitándonos así su lectura.
4.3 Estilos de tabla dinámica
El formato condicional es una opción que resalta las celdas más interesantes,
enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas
de color y conjuntos de iconos basados en criterios previamente fijados. En
definitiva, nos permite introducir indicadores en las tablas dinámicas. Cuando
nos encontramos con que una tabla dinámica posee muchos datos y queremos
realizar un análisis de la evolución de los mismos desde diferentes puntos de
vista (evolución en el tiempo, aumentos o disminuciones o también respecto a un
valor ideal de cómo han evolucionado), es necesario utilizar algún tipo de
indicador. Para ello vamos a combinar la funcionalidad de las tablas dinámicas
con la funcionalidad de los formatos condicionales. Así, siguiendo con los datos
de archivo Cap._5_ejemplo 1.xlsx, podemos tener una tabla dinámica como
ésta:
Se puede observar que los litros vendidos el primer trimestre son muy superiores
a los del segundo trimestre, incluso si lo analizamos por tipo de producto.
Aunque sería mucho mejor tener, por ejemplo, una perspectiva como la siguiente:
También nos podría interesar saber que las ventas mínimas por producto
deberían ser cada trimestre superior a 15.000 y no inferior a 10.000 litros. Así,
el color más oscuro es negativo y el más claro, muy positivo, por ejemplo.
La situación puede variar si tenemos muchos más datos que analizar. Por
ejemplo:
Para analizar situaciones como la anterior, utilizaremos los formatos
condicionales aplicados a la tabla dinámica. La aplicación de los mismos será
adaptada a las necesidades que tengamos en cada momento y ya avanzamos que
no desarrollaremos en este libro todas sus posibilidades por ser muy extensas.
Estas reglas nos permiten poner en cada una de ellas condiciones para analizar
los datos de la tabla dinámica.
Veamos, mediante un ejemplo, el funcionamiento del Formato condicional:
supongamos que queremos saber en qué meses las ventas han sido superiores a
10.000 kilos. Seleccionamos el rango de datos siempre antes de elegir la regla.
-Más reglas
-Aplicar formato a las celdas que contengan el texto que contiene: sólo se aplica
a partes de la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.
-Aplicar formato a las celdas que contengan una fecha: sólo se aplica a partes de
la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.
-Aplicar formato a las celdas que contienen valores duplicados: sólo se aplica a
partes de la tabla dinámica que contienen campos que no son de valores.
• Barras de datos
• Conjuntos de iconos
Examinemos esta pantalla con más detenimiento, nos ofrece tres posibilidades:
aplicar la regla a las celdas seleccionadas, a las que muestren valores de Suma
de litros o acotar un poco más, sólo Suma de litros para la combinación de
Producto y Mes. Nosotros elegiremos la tercera:
Ahora sólo nos faltará dar los valores que queremos analizar. Por ejemplo, para
ventas mayores a 10.000 litros al mes, verde, y menores a 5.000, rojo.
Hemos determinado el tipo de unidad y los valores que queremos filtrar:
Permite mostrar sólo los iconos sin valores en la tabla. Siendo el resultado el
siguiente:
Las posibilidades de análisis son muy extensas y dejamos al lector que pueda
practicar e ir probando según sus necesidades.
Sirve para borrar las reglas aplicadas en los diferentes rangos utilizados, la tabla
dinámica o la hoja:
Esta opción sirve para modificar, crear o eliminar también reglas ya creadas en
la tabla seleccionada o para otras tablas. Pulsando en el icono tendremos la
siguiente opción:
– En Nueva regla, nos saldría el cuadro inicial de creación de reglas:
– En Editar regla, nos saldría el cuadro de modificar reglas existentes y
seleccionadas.
6.1 Ejemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas
La segunda opción consiste en importar tablas de una en una desde uno o varios
orígenes de datos, agregarlas a un Modelo de datos de Excel, crear relaciones y
usar el Modelo de datos para controlar una tabla dinámica.
Si desea trabajar con varias tablas en una lista de campos de tabla dinámica,
puede usar otros orígenes de datos además de las bases de datos relacionales.
Por ejemplo, puede usar tablas arbitrarias del libro o importar fuentes de
distribución de datos para, posteriormente, integrarlas con otros datos tabulares
del libro. Para unir todos estos datos no relacionados, deberá agregar cada una
de las tablas a un modelo de datos y crear relaciones entre ellas con valores de
búsqueda coincidentes.
• Crear las tablas dinámicas vinculadas a diferentes bases de datos
externas:
Observar que una vez creada de esta forma una tabla dinámica, la lista de
campos es diferente:
A continuación, haremos exactamente lo mismo pero con la otra tabla de datos:
Y, como antes, nos queda una lista de campos diferente con el nombre de la tabla
vinculada y:
• Crearemos dos tablas dinámicas para ver el resultado:
La segunda contiene la relación entre los tipos de ingresos y las áreas, creada en
TD_AGRUPA.
Ahora la cuestión es crear una relación entre las dos tablas para obtener los
ingresos por áreas. Para ello vamos a emplear el procedimiento de crear
Relaciones, esta opción es la siguiente:
Una relación es una conexión entre dos tablas de datos basada en una columna de
cada tabla. Crear relaciones entre las tablas le permite crear tablas dinámicas y
otros informes que utilizan campos de cada tabla, incluso cuando las tablas se
crean a partir de orígenes diferentes.
2. Haga clic en Datos > Relaciones para abrir el cuadro de diálogo Administrar
relaciones. Si Relaciones se atenúa, importe los datos adicionales de un
origen de datos externo en una segunda hoja.
En esta opción se puede crear la nueva tabla con los campos relacionados, para
ello copiaremos la tabla dinámica en una nueva pestaña: TD2.
– Puede crear también, desde tablas de un mismo Excel, relaciones entre dos
tablas que crearán los rangos correspondientes.
– A veces le saldrán mensajes de aviso de que no se ha podido crear la
relación por diferentes motivos lo cual deberá analizar y solventar.
Este libro tiene como objetivo dar a conocer el contenido del complemento
PowerPivot a todos los usuarios de los diferentes departamentos de una
organización. Este libro viene soportado por la experiencia obtenida en la
implementación de PowerPivot en las empresas y por los seminarios realizados
por el autor. Con este libro, PowerPivot le dará resultados inmediatos, ya que su
utilización responde a la necesidad de resolver un problema empresarial, al
revés no funciona nunca.
En las versiones Microsoft Excel 2007 y anteriores, se podían utilizar los filtros
de informes para filtrar los datos en un informe de tabla dinámica, pero cuando
se filtraban varios elementos de diferentes campos, era complejo saber qué
filtros se estaban aplicando. Para paliar una parte de este problema, a partir de
Excel 2010, se puede usar la segmentación de datos que nos proporciona una
serie de botones que actúan como filtrado rápido de los datos de las tablas
dinámicas.
En primer lugar, nos situamos sobre el informe de tabla dinámica para el cual se
quiere crear una segmentación de datos. De esta forma, se mostrarán las
Herramientas de tabla dinámica y se mostrarán las pestañas Opciones y
Diseño.
En Excel 2013:
En Excel 2010:
En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, se deben marcar
la/las casilla/s de selección de los campos de la tabla dinámica para los cuales
desea crear una segmentación de datos. Haga clic en Aceptar. Se mostrará una
segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.
En cada una de las segmentaciones de datos creadas, haga clic sobre los
elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un
elemento se debe mantener pulsada la tecla CTRL e ir seleccionando con el
puntero del ratón.
Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un
campo de tabla dinámica concreto, es normal que cree más de una segmentación
de datos para filtrar un informe de tabla dinámica. Después de crear una
segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla
dinámica. Si hay más de una segmentación de datos, se mostrarán de manera
superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra ubicación en la
hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario. Una vez tenemos la
pantalla anterior, arreglamos el formato en la hoja de cálculo colocando
adecuadamente todas las segmentaciones y la tabla dinámica si queremos verlo
todo en una vista. Por ejemplo, tal como indica la siguiente figura:
A Nombre del encabezado de segmentación de datos que indica la categoría de los elementos que
contiene.
B Botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro.
C Botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro.
D Botón de Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de
datos.
E Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden verse
actualmente en la segmentación de datos.
F Controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes que permiten cambiar el tamaño y la ubicación
de la segmentación.
• Segmentación de datos
Esta opción permite gestionar las diferentes tablas dinámicas a las que está
conectada la segmentación de datos.
Organizar
Traer adelante: trae el objeto seleccionado hacia adelante de forma que quede
oculto detrás de menos objetos.
Traer al frente: trae el objeto seleccionado delante del resto de objetos para
que ninguna parte quede oculta detrás de otro objeto.
Enviar atrás: lleva el objeto seleccionado hacia atrás para que quede oculto
detrás de otros objetos.
Panel de selección
Muestra el panel de selección para ayudar a seleccionar objetos individuales y
para cambiar el orden y la visibilidad.
Excel 2010
Excel 2013
• Botones
• Tamaño
Por ejemplo, si usa una segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para
filtrar datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también usa esa
segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país.
Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y
que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos
compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se
denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar
tanto segmentaciones de datos locales como compartidas. Se puede compartir una
segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla
dinámica. También se puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla
dinámica conectándola con dicha tabla dinámica. Empezamos el ejemplo con los
datos de la tabla dinámica situada en TD1.
Primero haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla
dinámica. Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se
agregará la pestaña Opciones.
Mientras desde TD2, que es la otra tabla dinámica que tenemos creada:
Excel 2010
Excel 2013
En resumen, seleccionando en la primera tabla dinámica la zona 1, nos cambia la
segunda tabla seleccionando la zona 1 también.
Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea
desconectar una segmentación de datos. De esta forma se mostrarán las
Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y
Diseño.
Siga uno de los pasos que se indican a continuación: seleccione con el cursor
toda la segmentación elegida y haga clic sobre el botón de la segmentación de
datos y luego presione SUPR.
Una vez seleccionado el rango, como ya sabemos hacer, nos creará el gráfico
dinámico.
Nos queda la siguiente pantalla y un menú de gráfico: es importante conocer la
relación entre la tabla dinámica y el gráfico en la versión de Excel 2010 y 2013.
Se interrelacionan los campos de la tabla dinámica con los del gráfico, por tanto,
el gráfico siempre sigue las selecciones y los filtros que se hacen en la tabla
dinámica y viceversa.
Otra forma de crear un gráfico dinámico es si, por ejemplo, tenemos una tabla
dinámica previamente definida: ponemos el cursor encima de una de las casillas
de la tabla y nos aparece este menú según el ejemplo previamente confeccionado
por el lector:
Pulsamos sobre el icono de Analizar / Gráfico dinámico (siempre debe estar el
En esta nueva versión vemos que, desde el propio gráfico, se pueden modificar
sus características:
• PESTAÑA ANALIZAR
PESTAÑA DISEÑO
• Diseños de gráfico
PESTAÑA FORMATO
• Selección actual para aplicar o restablecer formatos de partes del gráfico
seleccionado.
Descripción de datos:
Vamos a partir, por ejemplo, desde una tabla dinámica muy sencilla, la evolución
de ventas por años:
Por ejemplo: pulsamos sobre este Tipo de gráfico y nos aparece el siguiente tipo
de gráfico:
• Análisis de ventas reales
•
• Evolución de ventas mensual con tendencia exponencial para el año
2009:
Otra opción interesante es analizar las diferencias entre ventas previstas y reales
por año y mes:
Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con
tablas dinámicas
9. Caso práctico global sobre el
funcionamiento de las tablas dinámicas
En este ejemplo, podemos observar que tenemos tres tipos de datos: datos
numéricos, datos temporales y categorías de los datos, todos ellos tendrán una
determinada relación que podremos analizar con las diferentes tablas dinámicas.
Algunas de las preguntas que nos podemos plantear son las siguientes:
En primer lugar, ponemos los datos de forma ordenada por países. Estas tablas
dinámicas deberá confeccionarlas el lector como una práctica más.
Sería importante poder analizar también qué % significa cada país en las ventas
totales de forma ordenada:
Algunas de las preguntas que nos podemos plantear son las siguientes:
¿Cuál ha sido la evolución de las ventas por años o meses por ciudad?
Esta primera visión nos facilita el poder realizar un primer análisis pero no nos
permite analizar qué ciudad y qué país vende más o menos. Ahora sí que
podemos relacionar cada ciudad con su país y analizar lo vendido:
Pero nos falta evaluar la importancia de cada tipo de ventas en % del total:
Imagine que ha llegado la hora de pagar las comisiones sobre las ventas del año
2009, y le piden que calcule el porcentaje y la cifra de comisión correspondiente
a cada vendedor. Un campo calculado, al contrario que los cálculos
personalizados predefinidos, es una fórmula que puede crear desde cero para
averiguar cualquier cosa que desee saber. Para determinar si la bonificación es
el 10 o el 5 por ciento, especifique una fórmula como un campo calculado. Todos
los vendedores reciben un 5 por ciento de comisión cada semestre, pero este año
hay una bonificación adicional como incentivo.
Cada vendedor que supere los 40.000 euros en pedidos percibirá un 10 por
ciento de bonificación en lugar de un 5 por ciento para dicho semestre.
=SI(Ventas>40000;10%;7%)
=‘Ventas’*‘% de comisión’
¿Qué vendedor ha vendido más según cada país y/o ciudad en el año 2009?
¿Cuál ha sido la diferencia de las ventas por años, por país, ciudad y
vendedor?
Turno Turno
Mes Mes.
5. Comparar por años las bajas según los diferentes tipos de socios.
Ciudad Ciudad.
Provincia Provincia.
Modelo Modelo.
Ejemplo de tabla dinámica: evolución de ventas por vendedor y por meses según
ABC de ventas.
10.7 Análisis de la rentabilidad y de las ventas por productos
En este ejemplo tenemos la evolución de las ventas, los costes y el margen bruto
de diferentes tipos de productos. Datos en el archivo 10_7 ejercicio_.xlsx
Año Año.
Año Año.
3. ¿Qué porcentaje de deuda tienen los clientes sin cobrar del total
deuda?
4. Por importancia, ¿qué clientes nos deben más importes por cobrar
vencidos?
Este anexo permite conocer las diferencias y novedades entre los menús de Excel
con tablas dinámicas de las versiones desde 2007 a 2013.