Sistema Ecm para La Gestión de La Información Digital en Las Coordinaciones Académicas de La Universidad Del Valle-Sede Caicedonia
Sistema Ecm para La Gestión de La Información Digital en Las Coordinaciones Académicas de La Universidad Del Valle-Sede Caicedonia
TULUÁ, 2014
SISTEMA ECM PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
DIGITAL EN LAS COORDINACIONES ACADÉMICAS DE LA
UNIVERSIDAD DEL VALLE- SEDE CAICEDONIA
Cód. 200913230
INGENIERO DE SISTEMAS
Director
TULUÁ, 2014
Nota de Aceptación
i
Dedicatoria
Este trabajo es un sentido homenaje a la memoria de un gran amigo, colega tecnó-
logo en sistemas de información y compañero de trabajo. Julian David Serna Correa,
quien en vida se destacó como un ser humano de grandes virtudes, capacidades, de
un talento admirable y con los mejores deseos de llegar a ser uno de los mejores
Ingenieros de Sistemas. A ti mi hermano, donde quiera que te encuentres, mi reco-
nocimiento y toda mi gratitud por las buenas enseñanzas.
ii
Agradecimientos
iii
Índice general
1. Introducción 1
1.1. Planteamiento del Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2. Formulación del Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3. Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3.1. Objetivo General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3.2. Objetivos Específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.4. Estructura del Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Marco de Referencia 5
2.1. Estado del Arte y Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2. Marco Teórico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2.1. Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . 7
2.2.2. ECM y sus áreas referenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.3. Los sistemas ECM y la Toma de decisiones . . . . . . . . . . 9
2.2.4. ECM como un concepto integrador en la gerencia de la infor-
mación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.2.5. Consideraciones sobre el Contenido Digital en la ECM . . . . 12
2.2.6. El modelo Empresarial y su Importancia para la ECM . . . . 13
2.3. Marco Contextual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. Conclusiones y Proyecciones 52
5.1. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.2. Trabajos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
iv
Índice general Índice general
Bibliografía 54
v
Índice de figuras
vi
Índice de cuadros
vii
Resumen
viii
Abstract
This project was conducted with the aim of improving the mechanisms for crea-
ting, testing, storage, collaboration and access to non-numeric digital content in the
field of academic coordination of the Universidad del Valle - Sede Caicedonia by
developing a web management platform enterprise content.
The system of Web content management empowered to support the main tasks of
the life cycle of digital content through an ECM architecture with a centralized and
scalable storage mechanism using MYSQL database engine in conjunction with the
LILY documents repository, a presentation layer preceded by Oneye web operating
system and a set of tools designed to treat metadata among which highlights the
use SOLR indexing engine.
The obtained results, based on for modern, flexible and efficient software develop-
ment procedures finally allows for solid evidence on the adoption of new technologies
for information management based on current research topics pertaining to infor-
mation systems.
Keywords: Enterprise Content Management, Web Content Management, Digital
Content Management.
ix
1. Introducción
En la actualidad, los Sistemas de Información desempeñan una labor cada vez más
importante en las modernas organizaciones, hasta el punto de condicionar su éxito
o fracaso en un entorno económico y social tan dinámico y turbulento como el que
caracteriza al mundo de hoy. Los fenómenos como la globalización o el tránsito hacia
una economía más basada en el conocimiento han inducido importantes cambios.
En este contexto, los Sistemas y las Tecnologías de la Información y Comunicación
(TIC) se han convertido en un elemento esencial como motor del cambio y fuente
de ventajas competitivas [1].
Como campo emergente en la investigación de los Sistemas de Información, el con-
cepto de Administración de Contenido Empresarial (ECM por sus siglas en inglés)
es un enfoque integrado para la administración de información surgido a mediados
de la década de 1990. Este enfoque constituye una respuesta al caos del contenido,
termino utilizado para denotar la situación ineficiente originada por el crecimien-
to desbordado y la gestión irregular de material digital multiformato prevaleciente
en la mayoría de las organizaciones, integrando la administración de información
estructurada, semi-estructurada y no estructurada, código de software embebido
en presentaciones de contenido, y metadatos en soluciones para la producción de
contenido, almacenamiento, publicación y utilización en instituciones. Además, el
concepto de ECM va más allá de las soluciones tecnológicas, también incluye “las
estrategias, herramientas, procesos y habilidades que una organización requiere para
administrar sus activos de información a través de su ciclo de vida” [2].
Este proyecto formuló e implementó una solución a la problemática con relación
al manejo de contenido digital al interior de la Universidad del Valle - Sede Cai-
cedonia. La solución se estructuró mediante la adopción de conceptos modernos e
innovadores en materia de Sistemas de Información para la administración de con-
tenidos digitales no numéricos1 como: Enterprise Content Management ECM y la
administración holística del ciclo de vida del contenido digital, los cuales después de
más de una década de investigación presentan poca literatura académica en contras-
te a la significativa atención por parte de compañías y practicantes [3]. El producto
final lo constituye un sistema de información basado en la administración de con-
tenido Web para el correcto tratamiento de activos digitales no estructurados que,
adicionalmente, puede servir como precedente verificable sobre los tópicos referidos.
1
El contenido digital no numérico abarca todo tipo de contenido desde documentos, hojas de
cálculo, presentaciones, diagramas e imágenes, etc.
1
diferentes repositorios a través de toda la institución. La fuerte influencia de mé-
todos empíricos que van desde la creación de copias no controladas, eliminación no
regulada de contenidos, almacenamiento de datos en diferentes versiones, lenguajes
y formatos, déficit en el control de acceso, falta de herramientas colaborativas y el no
disponer de un sistema adecuado que integre las políticas y disposiciones necesarias
para el correcto manejo y control de contenidos digitales no numéricos en la univer-
sidad, ocasionan traumatismos considerables que se identifican con la proliferación
desmedida de material digital, especialmente documentos.
La anterior situación al interior de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia,
presenta graves consecuencias entre las que se destacan la fuga de información im-
portante, principalmente, en áreas de gestión académico-administrativa como las
coordinaciones de los diversos programas de educación superior ofrecidos en esta
importante Institución, la ausencia de una memoria organizacional digital que per-
mita fortalecer procesos de desarrollo y posicionamiento en la región mediante la
inclusión de antecedentes sobre los principales procesos y prácticas de la universi-
dad, la pérdida deliberada de tiempo y un bajo índice de eficacia en las actividades
cotidianas de interacción con el contenido digital (búsqueda, clasificación y acceso).
Es importante mencionar la existencia del Sistema de Información de Registro
Académico (SIRA), una aplicación Web administrada por la oficina de informática
y telecomunicaciones de la Universidad del Valle (OITEL) de múltiples propósitos
para toda la universidad, la cual, entre otros usos, proporciona las herramientas
necesarias para la gestión estrictamente académica de las coordinaciones de los di-
versos programas de educación superior ofertados por la universidad. Si bien, dicho
software permite la gerencia de información sobre cuestiones académicas, esta apli-
cación no cuenta con mecanismos adecuados para la gerencia de contenido digital
no numérico de carácter administrativo generado en las coordinaciones de los dife-
rentes programas académicos y de gran importancia para el control de la gestión
institucional.
Hasta el momento, no hay evidencia concreta y verás sobre acciones efectivas que
propendan evitar estas dificultades por parte de la Universidad del Valle – Sede
Caicedonia.
Finalmente, es necesario e indispensable dar una solución concreta a esta proble-
mática, con el fin de promover el mejoramiento en la productividad de la institución,
obtener mecanismos eficientes de colaboración, control y acceso a contenidos digi-
tales e incentivar el uso de tecnologías adecuadas en la gerencia de información no
estructurada en procura de constituirla en un recurso empresarial clave.
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo General
Desarrollar un sistema ECM para la administración de contenido digital no nu-
mérico de carácter administrativo en el área de las coordinaciones académicas
2
de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia.
Determinar los componentes ECM adecuados con respecto a los tipos de con-
tenidos digitales definidos.
3
del objetivo de este proyecto de ingeniería. Este capítulo consigna los hechos y las
consideraciones teórico-prácticas más importantes implicadas en la consolidación del
producto final.
4
2. Marco de Referencia
2.1. Estado del Arte y Antecedentes
Grandes cantidades de contenido se producen en una tasa creciente todos los años
(e.g., para el año 2005 se estimaba que el universo digital era de 130 Exabytes, en
2010 su valor aproximado fue de 1227 Exabytes y se espera que para el año 2015
el contenido digital se sitúe en aproximadamente 7910 Exabytes1 ). Los términos
sobrecarga de información y el caos del contenido describen de forma apropiada la
situación ineficiente que prevalece en la mayoría de las organizaciones. Los empleados
y especialmente las personas que trabajan con la información pasan la gran mayoría
de su tiempo laboral buscando documentos e información en diferentes repositorios a
través de toda la organización. Los documentos se almacenan en diferentes lugares y
sistemas, en diferentes versiones, lenguajes y formatos. La colaboración y la coautoría
es un aspecto complicado; los documentos importantes se comparten vía email. La
administración de contenido en una empresa de tamaño considerable supone como
tal un gran desafío. Incluso más grave es el hecho de que el 80 % del contenido
organizacional son datos de carácter no estructurado [3]. Sin embargo, la calidad de
la información y de los datos que podemos clasificar como no estructurados es crucial
porque generalmente contienen información importante, de innovación y apoyo a la
toma de decisiones que actualmente se convierte en un recurso empresarial de gran
valor.
Para resolver el caos del contenido surge la Administración de Contenido Empre-
sarial ECM. La ECM (Enterprise Content Management) fue introducida por primera
vez hace más de una década por parte de la AIIM (Asociación para la administración
de la información y la imagen). En sus inicios la ECM adoptó un enfoque técnico
y fue adaptada para enfatizar la importancia de los aspectos organizacionales: “En-
terprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas
utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y
documentos relacionados con los procesos de la organización. La herramientas y es-
trategias ECM permiten la administración y/o direccionamiento de la información
empresarial no estructurada, siempre y cuando dicha información exista.” [4]. Desde
un punto de vista académico Päivärinta y Munkvold (2005) la caracterizan de forma
muy concisa como un enfoque integrado para la administración de la información
[2].
La ECM es un tópico aún en proceso de desarrollo que integra algunas disciplinas
precedentes y relacionadas. Con un alcance e impacto importante en las organiza-
ciones ésta combina e integra algunos conceptos que anteriormente eran separados
por los campos de investigación de los Sistemas de Información. Se destacan la ad-
ministración de documentos (DM) y la administración de documentos electrónicos
(EDM) que prevalecieron antes de la aceptación de un concepto más granular del
contenido. Para la administración de sitios web de trabajo intensivo se introdujo
1
La información sobre las tasas de crecimiento del universo digital fueron tomadas del paper “Ex-
tracting Value from Chaos” (Junio 2011) realizado por IDC Go-to-Market Services y patrocinado
por EMC Corporation. El contenido completo puede ser visto en http://colombia.emc.com/
leadership/programs/digital-universe.htm
5
posteriormente la administración de contenido web (WCM). Para administrar los
activos de conocimiento de una empresa se optó por la introducción de los concep-
tos de administración de conocimiento (KM) y la administración de la información
(IM). Además, se consideran la administración de procesos de negocio (BPM) y la
administración del flujo de trabajo (WFM) para dar soporte a la ejecución de pro-
cesos de negocios y flujos de trabajo empresarial. Para asegurar la preservación en
forma permanente de documentos estáticos, se utilizó la administración de registros
(RM). En la parte de elementos multimedia tales como archivos de audio y video
se manejó a través de la inclusión de la administración de activos digitales. Dichos
términos parcialmente cubren conceptos y áreas de investigación que se enfocan en
la interacción con contenido, documentos e información en alguna forma.
La ECM permite administrar contenido a gran escala y ha recibido un alto grado
de atención por parte de la industria. El mercado ECM se ha convertido en un
boom debido al creciente número de compañías que la adoptan [3]. A continuación
referimos algunas de las empresas más importantes y su respectivo desarrollo en el
campo de la ECM:
6
Open Text: Una compañía dedicada al desarrollo de software empresarial y
líder en Enterprise Content Management (ECM), ayuda a las organizaciones
a manejar y obtener el valor real de su contenido empresarial. Open Text lleva
dos décadas de experiencia en el soporte de millones de usuarios en 114 países.
Promueve la captura y preservación de la memoria corporativa, automatiza
procesos, mitiga el riesgo y mejora la competitividad [5].
7
contenido, almacenamiento, publicación y utilización en organizaciones [2]. El con-
cepto se origina en esfuerzos pioneros de mediados de la década de 1990 para ad-
ministrar contenido Web corporativo con sistemas “in-house”. Enterprise Content
Management es un enfoque integrado para administrar la mayoría de información
en una empresa, incluyendo estrategias, procesos, habilidades y herramientas [8].
8
personalización avanzada y los servicios innovadores para clientes que se basan en
ECM representan otra área moderna que no figura en los modelos de IRM y EDM.
La investigación sobre administración de conocimiento (KM) identifica tres tipos
de iniciativas KM organizacionales a nivel general: el codificado y la compartición de
mejores prácticas; la creación de directorios de conocimiento corporativo; y la crea-
ción de redes de conocimiento [2]. Los sistemas de administración de conocimiento
(KMS) son desarrollados para dar soporte y reforzar las tareas de generación de
conocimiento, codificación, y utilización, combinando tecnologías tales como las in-
tranets, los repositorios de conocimientos, y directorios corporativos. Desde el punto
de vista de la investigación en administración de conocimiento, ECM puede ser ex-
presada como una subárea de KM para administrar los directorios de conocimiento
“explícito”. Además, la taxonomía y las herramientas de metadatos de ECM tam-
bién tienen alcance en el área de administración de información sobre recursos de
conocimiento corporativo, a menudo referida como “páginas amarillas corporativas”
e incluidas dentro del “modelo de red” de KM para facilitar la comunicación humano
a humano en las redes de conocimiento. El campo de KM ha estado en su mayoría
relacionado a la teoría basada en recursos y el punto de vista de las organizaciones,
en el cual el conocimiento se ha visto como un activo relacionado a ciertas unidades
organizacionales.
El concepto de la ECM une un poco la visión basada en recursos con la visión
basada en procesos de la organización, avanzando más allá del típico enfoque basado
en recursos de la administración de conocimiento (KM) [2]. Mientras la visión basa-
da en recursos sobre la cual se enfoca KM se direcciona hacia las capacidades de una
entidad organizacional en particular para producir y compartir nuevo conocimiento,
la visión basada en procesos en una organización principalmente se focaliza en los
aspectos de eficiencia y efectividad de operaciones establecidas. ECM puede contri-
buir en ambas perspectivas, a través del enfoque sobre el recurso de conocimiento
codificado para unidades organizacionales logrando desarrollar sus capacidades de
conocimiento, y proporcionando el soporte adecuado a los procesos de negocio.
Aunque KM representa un concepto más amplio incluyendo también la administra-
ción de conocimiento tácito con arreglos organizacionales relacionados, el concepto
de ECM resalta los desafíos especiales de administrar contenido sobre ciclos de vida
de larga duración, involucrando una sofisticada comprensión de las estructuras de
contenido, metadatos y taxonomías corporativas (ver sección 2.2.5). La figura 2.2
describe la relación existente entre los sistemas de gestión de conocimiento y los
sistemas de administración de contenido.
9
Figura 2.2.: Relación entre KM y ECM
10
Figura 2.3.: Ciclo de Vida del Contenido.
ECM sigue una administración holística del ciclo de vida del contenido pa-
ra integrar soluciones de producción de contenido, captura, almacenamien-
to/archivado, versionado, distribución, publicación, recuperación y retención.
11
ECM puede amalgamar algunos roles de trabajos de profesionales de informa-
ción corporativos (archivistas, administradores de bases de datos, webmasters,
etc.).
12
repercusiones negativas en cuanto al tratamiento eficiente y efectivo de las etapas
tempranas de la administración de contenido heterogéneo. En cuanto al contenido
digital, cuando este se almacena en un sistema de información, a menudo es necesario
brindar las condiciones para que permanezca como un registro por largos periodos
de tiempo.
Dentro de las consideraciones más interesantes sobre las características y genera-
lidades del ciclo de vida del contenido se encuentran los metadatos y la taxonomía
corporativa. Los metadatos deberían proveer información sobre una configuración o
elemento del contenido digital y su producción, propietario, y su contexto de utiliza-
ción pensado para facilitar su recuperación o re-uso en propósitos organizacionales.
Los mayores desafíos son la estandarización de modelos de metadatos corporativos,
producción de metadatos dinámicos y automatizados de uso fácil y masivo, y el co-
nocimiento entre los productores del contenido y los propietarios de la importancia
de los metadatos para contextos anticipados de recuperación y re-uso.
La taxonomía corporativa representa la estructuración lógica y conceptual de la
fuente de contenido total. Esta debe proporcionar la base para que los usuarios pue-
dan acceder y navegar a través de colecciones de contenido integrado lógicamente y
conducir a búsquedas efectivas basadas en una taxonomía funcional con el motor de
búsqueda. Partes de la taxonomía pueden servir como una base para la creación au-
tomática de metadatos sobre elementos de contenido. Un desafío aun mayor perdura
en la integración taxonómica (además de la integración técnica) de bases de datos
de contenido numerosas y heterogéneas bajo taxonomías prácticas para propósitos
organizacionales.
Infraestructura
La infraestructura de tecnología de información involucra un número de desafíos
en iniciativas ECM a gran escala entre los que se destacan:
Integración de aplicaciones estandarizadas y herramientas a través del ciclo de
vida del contenido (integrando producción/captura, almacenamiento, flujo de
trabajo de procesamiento, publicación y archivado a largo termino de contenido
heterogéneo).
13
Actualizaciones de tecnología para utilizar formatos de contenido “indepen-
dientes de la aplicación” tales como XML, reduciendo la dependencia sobre
formatos o estructuras de contenido de un vendedor específico, facilitando a
gran escala las actualizaciones de la infraestructura de la aplicación, y permi-
tiendo compartir uniformemente contenido entre organizaciones.
Estratégico
Misional
Apoyo
Evaluación
14
Planificar: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir los
resultados de acuerdo con los requisitos misionales y las políticas instituciona-
les.
15
intervención de las coordinaciones académicas como proveedores de contenido sus
usuarios son:
Subproceso de Gestión de Programas Académicos.
Consejo Académico.
Informe de Autoevaluación.
Recibir y dar trámite según las normas establecidas, a las inquietudes, solici-
tudes, reclamos, quejas y sugerencias de carácter académico que presenten los
estudiantes del programa, acudientes, padres de familia y público en general.
16
Asesorar al estudiante en la revisión de su situación y/o historial académico.
Conjunto con los docentes, establecer estrategias que permitan corregir defi-
ciencias halladas en las evaluaciones y estrategias metodológicas que permitan
mejorar el proceso de enseñanza.
Revisar y entregar los programas de las asignaturas a los docentes como insumo
para el plan de trabajo y desarrollo del semestre.
17
Realizar seguimiento a los procesos de formación realizados por los docentes a
cargo de acuerdo con la programación y el plan de trabajo de cada asignatura.
18
3. Desarrollo del Proyecto
Como estrategia de apoyo a las diferentes actividades del proyecto se implementó
la metodología de desarrollo de software ICONIX [11]. Dicha metodología supone
la utilización flexible y práctica de algunos conceptos de las metodologías Rational
Unified Process (RUP) y extreme programming (XP), y se basa en un proceso ite-
rativo e incremental que procura el perfeccionamiento de los resultados en cada una
de las fases de análisis, diseño, implementación y pruebas.
Al igual que la mayoría de las estrategias modernas para el desarrollo de software,
ICONIX adopta un conjunto de técnicas que buscan mitigar el costo del cambio. En
consecuencia, el marco de desarrollo del proyecto utilizó un enfoque de iteraciones
sucesivas, cada una de las cuales se pudo contemplar como un miniproyecto. Para
éste caso en particular, la metodología permitió la construcción del software por fun-
cionalidades. Cada nueva iteración proporcionó nuevos elementos de funcionalidad
que las anteriores, preservando la coherencia con los objetivos establecidos e incluso
mejorando algunos aspectos de funcionalidad previamente entregados.
ICONIX, como estrategia incremental, permitió realizar inicialmente un análisis
que ayudó a centrar el alcance del problema e identificar los requisitos más impor-
tantes. Adicionalmente, se seleccionaron los requisitos que proporcionarían mayor
beneficio al usuario final como núcleo de primer incremento de desarrollo y entre-
ga. La finalización de cada incremento proporcionó la retroalimentación necesaria
al desarrollador y ayudó a definir el alcance y los contenidos de los incrementos
posteriores [12].
A continuación presentamos el proceso de desarrollo del producto final a través
del enfoque de etapas principales destacadas por Rosemberg y Scott1 , las cuales son:
1. Análisis de Requerimientos.
3. Diseño.
4. Implementación.
Trabajar hacia fuera desde las abstracciones clave del dominio del problema.
1
Doug Rosemberg y Kendall Scott fueron quienes desarrollaron el proceso de desarrollo de software
ICONIX a partir de 1993.
19
3.1. Análisis de Requerimientos
Una característica importante propia de ICONIX, la cual se introdujo en el pro-
yecto fue el “modelo de dominio”. El modelo de dominio es un modelo de clases
análisis (de alto nivel) que es independiente de cualquier caso de uso particular. Di-
cha representación pertenece al espacio del problema (el mundo real) y permite su
fácil comprensión. Para la consecución del modelo de dominio del proyecto necesa-
riamente se inició con la recolección de requisitos a través de las técnicas de lecturas
preparatorias, entrevistas y cuestionarios principalmente [12].
Informes de la empresa.
Gráficos de la Organización.
Manuales de normativas.
Descripciones de trabajos.
Informes.
Para el desarrollo específico del proyecto y dentro del marco de adquisición de co-
nocimientos se contó con la importante colaboración de la Oficina de Calidad de la
Universidad del Valle - Sede Caicedonia. Esta dependencia ayudó a la comprensión
de la estructura organizacional y proporcionó diversos contenidos digitales como
documentos, esquemas y enlaces Web, referentes al contexto específico dentro de
la organización donde se identificó la problemática, permitiendo así la definición
posterior de las características y el alcance del producto final.
3.1.2. Entrevistas
Las entrevistas constituyen, probablemente, la técnica de búsqueda de informa-
ción más ampliamente utilizada; es también la que requiere mayor habilidad y sen-
sibilidad. En el caso particular, se utilizaron las entrevistas para la recolección de
información detallada de los procesos académico-administrativos2 relacionados con
las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia con el
objetivo de lograr la cohesión entre los requisitos del sistema y las políticas orga-
nizacionales. Entre el talento humano que intervino en esta técnica se destacan el
personal de la Sub-dirección, la Secretaría Académica y la Coordinación Académica
del Programa Académico de Tecnología en Sistemas de la Universidad del Valle -
Sede Caicedonia.
2
Fuente Adicional: http://procesos.univalle.edu.co/formacion.html
20
3.1.3. Cuestionarios
Los cuestionarios son instrumentos de investigación que pueden utilizarse para
la búsqueda de hechos en proyectos de desarrollo de sistemas y consisten en una
serie de preguntas escritas. Para el desarrollo de la plataforma se estructuró un
cuestionario a través del cual se buscó identificar las condiciones acerca del manejo
de contenido digital, los tipos y formatos utilizados, la proporción de documentos
heterogéneos que se crean en un periodo de tiempo determinado y la percepción
por parte del personal acerca de las tecnologías y herramientas utilizadas para la
gestión de contenido digital en la institución. Dentro de los elementos de análisis
más significativos que se desarrollaron (ver el anexo A), el apéndice A.1 define el
cuestionario implementado en esta fase del proyecto.
Una vez implementadas cada una de las técnicas anteriormente descritas y si-
guiendo la metodología de desarrollo propuesta, se obtuvo un levantamiento formal
de todos los requerimientos que en principio deberían ser parte del sistema. Ade-
más, se analizaron diferentes tipos de contenido digital no estructurado relacionado
especialmente con la gestión administrativa de la dependencia específica, proporcio-
nando la comprensión sobre las características, fuentes, usuarios e interacciones de
los diferentes contenidos digitales que se integrarían a la plataforma.
El sistema debe dar soporte a las diferentes etapas complementarias del ciclo
de vida de los contenidos digitales:
• Captura.
• Almacenamiento.
• Versionado.
• Indexado.
• Limpieza.
• Distribución.
• Búsqueda.
• Publicación.
21
En conjunción con los requerimientos funcionales planteados, El apéndice A.2 refe-
rencia los principales requerimientos no funcionales relacionados con la disponibili-
dad y desempeño del sistema.
Finalmente, se presenta el primer modelo de dominio con sus respectivas aso-
ciaciones. Es importante anotar que el modelo del dominio está en el espacio del
problema (mundo real) y no en la solución (ver figura 3.1). De forma análoga y con
el propósito de clarificar el modelo de dominio particular, se decidió detallar algunos
elementos de análisis teórico-prácticos de gran importancia sobre el ciclo de vida
del contenido digital no estructurado y su relación directa en la consolidación de
los requerimientos y su posterior enfoque orientado a la arquitectura ECM. Dichas
consideraciones se consignan en el anexo A.3.
3
Generalmente, el término WebOS ha sido empleado para referirse a una plataforma que interactúa
con el usuario a través del navegador web y no depende del sistema operativo.
22
Figura 3.2.: Caso de Uso Gestión de Contenido.
Actor Descripción
El administrador del sistema ECM es el responsable de la gestión
operativa del sistema, comprendiendo las interacciones relacionadas
Administrador
con los subsistemas de gestión de personal, de colaboración y de
ECM
contenido.
El Usuario regular del sistema ECM es el responsable de las
actividades de interacción con contenido digital durante su ciclo de
Usuario ECM
vida, las cuales tienen una correspondencia con la administración de
contenido web dentro del marco ECM integral.
Cuadro 3.1.: Actores del Sistema
23
Una vez se definieron las caracterizaciones de los usuarios y sus propiedades de
interacción es posible generar la descripción de todos los casos de uso. En el cuadro
3.2, se presenta el planteamiento escrito del caso de uso relacionado con la Gestión
de Contenido.
Actor:
Caso de Uso: Gerenciar contenido digital. Administrador
ECM
Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos Si se presentan
documentos en una variedad de formatos pre-establecidos a errores de
través de un sistema basado en la técnica WYSIWYG (What validación,
You See Is What You Get).
conexión con los
2. El usuario Administrador ECM, puede almacenar contenido
digital a través de mecanismos de captura que permiten vía web repositorios de
“llevar” dichos activos a un repositorio de datos centralizado. datos, falta de
3. El usuario Administrador ECM puede, a través de una permisos, el
interfaz web de control administrativo, accesar a activos digitales sistema debe
(listados en orden específicos). informar al
4. El usuario Administrador ECM, puede ejecutar peticiones de usuario los
eliminación de contenido multiformato, estas operaciones sobre
sucesos
los archivos son de carácter irreversible.
5. El usuario Administrador ECM, puede organizar y específicos a
administrar cambios sucesivos de orden menor y mayor sobre un través de
mismo contenido digital a través del versionado de documentos mensajes.
digitales (mediante consecutivos numéricos).
6. El usuario Administrador ECM tendrá permitido generar y o
modificar características relativas al fichero digital (metadatos),
con el fin de llevar a cabo el indexado de estas propiedades en el
sistema como insumo de otras interacciones.
7. El usuario Administrador ECM, tendrá la opción de generar
búsquedas mediante una interfaz web con la capacidad de
establecer diversos criterios (basados en los metadatos) para tal
fin.
8. El usuario Administrador ECM, estará facultado para realizar
la publicación y/o distribución de contenido digital (a nivel
público o privado) a través de mecanismos previamente
establecidos por el sistema.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de contenido
debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás subsistemas y
usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: De forma análoga, las interacciones aquí descritas tienen efectos
similares si son llevadas a cabo por parte del usuario ECM, los cambios en los alcances
de cada interacción vienen denotados por los niveles de permiso del grupo al que
pertenecen dichos usuarios. La operación de eliminación no es literal, por el contrario,
está interacción solo “oculta” el contenido digital afectado del acceso posterior por el
usuario ECM hasta tanto el Administrador ECM confirme o niegue la real operación.
Cuadro 3.2.: Descripción Caso de Uso
24
3.2.2. Análisis de Robustez
El análisis de robustez ayuda a identificar los objetos que participan en cada caso
de uso. Estos objetos que forman parte de los diagramas de robustez sirven como
enlace entre el análisis (“el que” - diagramas de casos de uso) y el diseño (“el como”
- diagramas de secuencia). Adicionalmente, este proceso ayudó a establecer si las es-
pecificaciones del sistema eran razonables. La figura 3.3 presenta una ejemplificación
de los diagramas empleados en este tipo de análisis.
3.2.3. Arquitectura
La arquitectura implementada, entendiéndose esta como una estructura lógica de
componentes que son interdependientes e interactuantes entre sí, se orientó mediante
la disposición multicapa y bajo la plataforma cliente - servidor, enfocada especial-
mente a la gestión de actividades propias de la administración de contenido Web.
Con el objeto de brindar una mejor comprensión, antes de describir la estructura
en cuestión, es importante definir las propiedades fundamentales que pertenecen a
procesos naturales de esta área.
25
Separación de la presentación y el contenido.
Herramientas Propietarias
La mayoría de las soluciones de administración de contenido tratan con archivos
generados por una suite ofimática. Por supuesto, existen excepciones tales como las
de varios tipos de archivos de gráficos, formatos de dibujo (CAD/CAM) y otras
herramientas especializadas, pero con frecuencia, los archivos son generados por un
número pequeño de herramientas diferentes y un número incluso menor de provee-
dores distintos de software.
En el caso de la WCM, hay una amplia variedad de herramientas involucradas
desde editores de texto hasta ambientes de desarrollo integrado para programas
de gráficos con múltiples vendedores en cada categoría. Esto conlleva a que una
solución WCM necesita ser muy flexible en la forma de integrarse con herramientas
propietarias. La alternativa, la cual obliga a los desarrolladores a suministrar las
herramientas favoritas de determinados usuarios en favor de un estándar, puede
resultar en una “pesadilla de administración de contenido”.
WCM no requiere la separación entre la apariencia del contenido sobre el sitio web
y su almacenamiento. Pero muchas implementaciones toman ventaja de este princi-
pio ya que las tareas concernientes al diseño del sitio se hacen más fáciles, faculta la
publicación multicanal, y permite a las personas crear contenido sin habilidades de
programación Web.
Para comprender por qué esto es así, es necesario ejemplificarlo suponiendo un
sitio web que tiene su contenido y presentación mezclados. Cuando sea tiempo de
rediseñar el sitio, se debería tocar todas las páginas web ya que cada página tiene
su propio marco de presentación. De forma análoga, la creación de contenido está
limitada a personal con habilidades técnicas. Por otra parte, hay un riesgo de que el
propietario del contenido (por ejemplo, la persona que escribe o publica un trabajo)
inadvertidamente podría impactar de forma negativa el diseño de la página.
Una forma de evitar estas problemáticas es separar el contenido de la presenta-
ción del mismo. Un mecanismo para realizar esto es almacenar el contenido como
XML de presentación independiente. El XML puede luego ser transformado en cual-
quier presentación que se requiera. Así, un rediseño es tan simple como cambiar la
presentación en un solo lugar y luego visualizarlo en todas las páginas.
El impacto de separar el contenido de su presentación se da en tres sentidos.
Primero, asumiendo que los consumidores del contenido no están interesados en leer
XML puro, algo debe ser responsable de transformar el contenido. Dependiendo de
la aplicación, esto puede llevarse a cabo por el sistema WCM o una aplicación web
frontend.
Lo segundo, en el caso de contenido estático, cualquier cambio en el contenido
subyacente tiene que lanzar una transformación permitiendo que la capa de presen-
tación se actualice, siempre recordando que puede haber más de un archivo afectado
por el cambio.
26
Tercero, los autores del contenido pierden el beneficio de creación de contenido
WYSIWYG (What You See Is What You Get) ya que el contenido no se observa
inmediatamente, sino hasta tanto se publique en el sitio web. El sistema WCM,
entonces, tiene que ser capaz de permitir a los autores de contenido “previsualizar”
el contenido tal como ellos lo crean, preferiblemente en el contexto del sitio.
27
La arquitectura establecida define dos capas específicas:
La capa de contenido.
La capa de presentación.
La Capa de Contenido
En esta capa se optó por correlacionar dos estructuras de almacenamiento de datos
con características especiales. La primera está constituida por una base de datos
relacional y la segunda por un repositorio de almacenamiento de contenidos digitales
no estructurados o heterogéneos, donde su funcionamiento está en concordancia con
lo estipulado en el tercer objetivo del proyecto. Para este propósito se utilizó el motor
de bases de datos MySQL y el repositorio de contenido heterogéneo Lily4 .
En el ámbito del almacenamiento relacional, éste se utiliza con el propósito de
gestionar los datos proporcionados por la aplicación de flujos de trabajo y para el
registro de los datos correspondientes a las credenciales de acceso e información
básica de los usuarios del sistema (su uso es opcional). En lo referente a Lily como
plataforma de gestión de datos de carácter heterogéneo, es importante resaltar que
su funcionamiento está basado en la plataforma de código abierto “big-data” de
Apache llamada Hadoop5 . Apache Hadoop utiliza HDFS (Hadoop Distributed File
System), un sistema de fichero distribuido escrito en java, escalable y tolerante a
fallos. Aunque Hadoop puede funcionar con varios sistemas de ficheros (sistema de
ficheros locales de Linux, GlusterFS, S3 de Amazon, etc.) HDFS se desmarca de ellos
por ser totalmente compatible con MapReduce (modelo de programación) y ofrecer la
optimización de “localidad de los datos”, lo cual lo convierte en la solución “natural”
de Hadoop. Adicionalmente, Lily incorpora a su estructura de funcionamiento dos
tecnologías robustas en administración de contenido digital: Hbase y SOLR6 . Hbase
es una base de datos no relacional, distribuida, altamente escalable, escrita en java,
“open source” y que corre sobre HDFS. Lily utiliza Hbase para el almacenamiento
de datos granulares. Apache SOLR, por otra parte, se emplea en conjunto con el
repositorio de contenido con el objeto de consolidar una plataforma de indexación
y búsqueda de propiedades específicas de las unidades de contenido digital que Lily
manipula. Finalmente, la administración de todas las tecnologías que implementa el
repositorio se deja a cargo de Zookeeper, un servicio centralizado que actúa como
un coordinador de aplicaciones distribuidas (incluyendo sus configuraciones).
Lily proporciona escalabilidad y replicación a través de su arquitectura distribuida.
Lily cuenta con múltiples nodos; cada nodo es responsable de participar en una o más
de sus funcionalidades (almacenamiento, búsqueda y recuperación de contenido entre
otras). Ya que Lily utiliza un almacenamiento NoSQL (no relacional), éste permite
que se puedan agregar al repositorio cualquier tipo de esquema rico (flujos de datos
binarios en múltiples formatos) [14]. Este repositorio está diseñado para ser usado por
cualquier clase de aplicación front-end (capa de presentación) usando opcionalmente
4
Lily es un repositorio de datos escalable para almacenar, buscar y recuperar registros (o items de
contenido, documentos, objetos, etc.). Más Información en http://www.lilyproject.org/
5
Apache Hadoop (http://hadoop.apache.org/) es un marco de software de código abierto para
aplicaciones intensivas de datos distribuidos, originalmente creado por Doug Cutting para apoyar
su trabajo en Nutch, un motor web de código abierto.
6
Web del proyecto: http://lucene.apache.org/solr/
28
el API de Lily basado en Java o a través de la interfaz REST7 (Representational
State Transfer) del servicio Lily.
El modelo de repositorio de Lily ofrece una rica funcionalidad expresada en campos
multivalor, links, versionado, y un esquema que fácilmente se puede cambiar. La
entidad básica administrada por el repositorio es llamada registro. Los registros son
conjuntos de campos y se adhieren a un tipo de registro el cual especifica los tipos
de campos que se permiten dentro del registro. Los tipos de campo definen la clase
de valor que se puede almacenar en el campo (string, long, decimal, link, etc.) y el
alcance del campo. El alcance del campo o scope determina si un campo es versionado
o no. Los campos versionados son inmutables: por cada cambio o actualización de
un campo versionado se crea una nueva versión dentro del registro. Los registros en
su definición siempre cuentan con un Id de registro que puede ser asignado por el
cliente cuando crea el registro, o se asigna automáticamente por el repositorio, en
cuyo caso este será un UUID (Identificador Único Universal).
Es importante mencionar que los campos en un registro pueden ser blobs (ob-
jetos binarios grandes), Estos blobs se almacenan tanto en Hbase como en HDFS
dependiendo de una estrategia basada en el tamaño. Los blobs más pequeños como
las páginas HTML pueden ser almacenadas en Hbase, mientras que los blobs mas
grandes serán manejados como flujos que se almacenan en HDFS.
La Capa de Presentación
En la capa de presentación de datos, todos sus elementos constitutivos se soportan
sobre el protocolo HTTP y corre bajo el servidor de aplicaciones Apache. Este siste-
ma de soporte al cliente implementa un OSWeb conocido como Oneye8 construido
sobre el lenguaje de programación PHP como núcleo principal de procesamiento de
peticiones, las cuales usualmente se efectúan a través de un navegador Web y hacen
uso de técnicas asincrónicas por medio de Javascript para la carga de información.
En concordancia con los sistemas WCM, la plataforma posee un sistema de separa-
ción de contenido con relación a su presentación permitiendo manipular información
sobre la capa de presentación en diferentes interfaces de trabajo para lo cual se usa
un lenguaje de marcado extensible como capa de recuperación de datos.
Oneye está basado en un micro-kernel. Éste, está pensado con el único propósito
de unificar los servicios del sistema. En otras palabras, Oneye tiene muchos servicios
para tareas específicas (manejo de usuarios, eventos, operatividad sobre ficheros,
etc.) y el kernel es el responsable de su comunicación y localización. Los servicios
en Oneye realizan tareas de bajo nivel. Por ejemplo, las aplicaciones no manipu-
lan archivos directamente: en vez de esto, ellas usan un servicio diseñado para este
propósito. De este modo, la seguridad se garantiza ya que los servicios aplican res-
tricciones a las peticiones de la aplicación. Las aplicaciones son pequeños programas
que se desarrollan en PHP, mediante el uso de un conjunto de bibliotecas y sobre
los servicios del OSWeb9 . En el sistema operativo Web utilizado, los controladores
de documento y de búsqueda se ubican en el servicio de administración del sistema
7
En el año 2000, Roy Fielding, uno de los colaboradores clave para HTTP y URI, codificó la
arquitectura de la Web en su tesis doctoral titulada “Architectural Styles and the Design of
Network-Based Software Architectures.” En esta tesis, el introdujo el estilo de arquitectura
Representational State Transfer (REST).
8
Plataforma homogénea para el desarrollo de aplicaciones Web. Más información en: http://
oneye-project.org/
9
Oneye posee ocho servicios básicos: extern, eyeX, log, mmap, proc, sec, um y vfs
29
de archivos (VFS por sus siglas en inglés). Los principales cambios sobre el servicio
VFS se describen en la sección 3.4.1.
Una característica importante de Oneye es que no requiere de ningún hardware
o software especial para su funcionamiento. Esta plataforma, en su forma estándar,
solo necesita de un servidor Web para su despliegue y el soporte para el lenguaje
de programación PHP. Para el caso particular se hizo necesario contar, de forma
adicional, con un extractor de metadatos en el front-end (Apache Tika) para el
pre-procesamiento de ficheros digitales y el cumplimiento de unas condiciones espe-
ciales debido a la creación de nuevas aplicaciones en el OSWeb que utilizan servicios
externos (ver el apartado 3.4.2).
Consolidación de la Plataforma
El producto final, como aplicación de red, utiliza el estilo arquitectural REST. Este
estilo, en términos abstractos, describe el funcionamiento del World Wide Web. Las
tecnologías que soportan su funcionamiento incluyen el Protocolo de Transferencia
de Hipertexto (HTTP), el Identificador Uniforme de Recurso (URI), lenguajes de
marca tales como HTML y XML, y formatos “web-friendly” como JSON.
3.3. Diseño
Durante la fase de diseño se implementaron tres tareas relacionadas con la defini-
ción de las operaciones realizadas por el sistema, el establecimiento de los patrones de
comunicación entre componentes y la terminación del modelo estático del proyecto.
Siguiendo este esquema de tareas, el primer producto de esta fase estuvo constituido
por el conjunto de diagramas de actividad. La figura 3.5 ilustra este tipo de diagrama
en relación a las acciones correspondientes para la creación de contenido.
30
forma resulta de gran ayuda durante la creación de los modelos de las operaciones
de las clases. Los diagramas de actividad adicionales realizados en el proyecto se
encuentran en el apéndice B.2.
Una vez realizados los diagramas de actividad, se definieron los diferentes com-
portamientos del aplicativo a través de los diagramas de secuencia. Los diagramas
de secuencia pertenecen a los diagramas de interacción que proporciona UML. Para
el caso particular, estos diagramas brindaron el soporte a todo el modelo dinámico
del sistema y ayudaron en la especificación de los patrones de comunicación entre un
conjunto de objetos o sistemas participantes durante una secuencia de tiempo. La fi-
gura 3.6 describe las interacciones y objetos necesarios para la creación de contenido
a través del Sistema ECM.
31
Figura 3.7.: Diagrama de Clases del Sistema
3.4. Implementación
En esta etapa del proyecto, la existencia de una especificación de diseño eficaz
permitió fácilmente determinar como se debía estructurar la producción de código.
En los estados iniciales del proyecto, sin embargo, se presentaron algunos errores
menores de diseño y algunas piezas de código no se alinearon con los diagramas.
Posteriormente las nuevas iteraciones y los nuevos prototipos permitieron la con-
vergencia incremental esperada entre los diagramas y la programación. Lograr la
compatibilidad entre el modelo del diseño y el código permitió sistemáticamente ser
ágiles y, por ende, alcanzar el desarrollo de los incrementos siguientes en intervalos
de tiempo más cortos .
3.4.1. Codificación
Durante el proceso de producción de código se utilizó el esquema de pequeños
“releases” basados en iteraciones cortas. Esta forma de trabajar en la consolida-
ción de código fuente facultó la creación de prototipos funcionales a los cuales, en
32
periodos cortos de tiempo (1 o 2 semanas máximo), se les incrementaban nuevas
funcionalidades y, secuencialmente se practicaban retroalimentaciones relacionadas
con el diseño y la generación de código para verificar su calidad y cumplimiento
con los requerimientos establecidos originalmente. Para codificar todas las funcio-
nalidades del sistema se usó un editor de texto simple pero muy versátil conocido
como Notepad ++, el cual tiene un entorno multilenguaje y ofrece las herramientas
básicas para el desarrollo de tareas relacionadas con la elaboración de fuentes en un
lenguaje interpretado.
Para lograr la ejecución del sistema ECM fue necesario instanciar servidores con
múltiples servicios. Además de utilizar un servicio para el despliegue del aplicati-
vo Web, se hizo necesario contar con un repositorio de contenido heterogéneo, un
gestor de bases de datos relacionales, un extractor de metadatos, un indexador de
contenido y servicios “on the cloud” para la realización de mecanismos de creación
y/o modificación del contenido digital en el Sistema de Información.
En esta etapa de producción de código es importante resaltar tres núcleos funda-
mentales de trabajo, sobre los cuales se orientaron todos los esfuerzos de codificación.
El primer núcleo de trabajo se basó en el mecanismo de almacenamiento. Como se
refirió en apartados anteriores de este documento (ver sección 3.2.3), el sistema ECM
cuenta con una capa de contenido, la cual se estructuró mediante el análisis de las ca-
racterísticas específicas de la información digital de carácter heterogénea producida
y gestionada en el ámbito administrativo del área de las coordinaciones académicas
de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia. Guardando la coherencia con dichos
requisitos, se utilizó como estructura de almacenamiento primaria un repositorio
de contenido escalable caracterizado como un aplicativo de servidor distribuido que
está diseñado para dar soporte a aplicaciones “front-end” (CMS, DMS, DAM, ...).
En este repositorio no hay una jerarquía específica sobre los datos que se almace-
nan, por tanto, todo elemento de información se almacena como un registro que a
su vez está constituido por una colección de campos. El trabajo realizado en este
primer momento se enfocó en determinar una estructura “maestra” para la conso-
lidación de contenido digital en diferentes formatos, enfocándose en poder efectuar
sobre dicho registro las operaciones básicas de interacción (almacenamiento, bús-
queda y recuperación). Una vez generado el primer conjunto de campos (atributos)
más cercano a la definición de un fichero digital genérico se hizo uso del API REST
proporcionado por el repositorio mediante PHP para la comunicación y utilización
de la estructura de contenido. Así mismo, se resalta el desarrollo de los archivos de
configuración del indexador, motor de búsqueda del subsistema de almacenamiento,
ya que el repositorio cuenta con una integración especial hacia esta estructura que se
utilizó posteriormente para la búsqueda de contenido basándose en la definición de
campos y características con el objeto de enriquecer las funcionalidades en la capa
de presentación.
El segundo núcleo de codificación estuvo dirigido a transformar el sistema de tra-
bajo de la plataforma Web sobre la cual se desarrollaron las aplicaciones del Sistema
ECM. En relación a lo planteado en la etapa de análisis se decidió utilizar un We-
bOS conocido como Oneye. Oneye desde un punto de vista técnico es una plataforma
homogénea para el desarrollo de aplicativos. Este “sistema operativo Web” ofrece
la posibilidad de desarrollar aplicaciones usando únicamente código PHP y basa su
funcionamiento en una especie de micro-kernel donde las funcionalidades se distri-
buyen estratégicamente en servicios, aplicaciones y bibliotecas. Oneye gestiona toda
su estructura de almacenamiento en el servidor Web y no dispone de conexiones a
servicios externos para tal fin. Si bien, Oneye ofrecía potencialidades muy atracti-
33
vas desde su capa de presentación para la gestión centralizada de aplicaciones de
diversos propósitos en una única interfaz, se hizo necesario una re-implementación
en su funcionamiento para lograr una integración con un repositorio de datos mucho
más especializado que el originalmente establecido. Un aporte importante de este
proyecto en el proceso de codificación fue lograr transformar el servicio del sistema
de archivos virtuales (VFS), el cual define las funciones de interacción de todas las
operaciones relacionadas con el almacenamiento y recuperación del contenido digital
producido por los usuarios en el servidor web, estableciéndose una nueva fuente de
almacenamiento escalable y distribuida para las unidades de contenido digital ad-
ministradas a diferencia del tradicional mecanismo de almacenamiento de ficheros
que utiliza el servidor de despliegue del aplicativo Web para dicho propósito.
El tercer y último núcleo de trabajo estuvo direccionado a la construcción de todas
las interfaces gráficas de usuario relacionadas con la administración de contenido
Web y las diversas actividades de interacción con el contenido digital durante el
ciclo de vida del mismo. Todas estas interfaces hacen uso de AJAX para realizar
peticiones de forma asíncrona hacia el servidor Web quien internamente se encarga
de procesar acciones en los servicios adicionales de la plataforma (repositorio de
contenido, extractor de metadatos, base de datos, motor de búsqueda, etc.) si fuese
necesario y genera la respuesta empaquetada en formato XML para ser enviado a la
capa de presentación. Es así, como finalmente el usuario a través de su navegador
Web obtiene acceso a múltiples funcionalidades con diversidad de propósitos (acceso
a contenido digital multiformato, gestión de usuarios, herramientas colaborativas,
etc.) en una sola ventana con un ambiente lo más cercano posible al de un sistema
operativo de escritorio convencional.
3.4.2. Instalación
Para garantizar las condiciones necesarias en la ejecución integral de la plata-
forma Web se tuvieron en cuenta el uso de diferentes tecnologías de soporte. A
continuación listamos las herramientas necesarias para el correcto funcionamiento
de la plataforma11 :
Servidor Apache 2.2.22 o superior.
Servidor SSH.
34
Repositorio de Contenido Lily 2.0.
13
Mayor información en https://apihelp.wiki.zoho.com/
35
Figura 3.8.: Diagrama de red del segundo ambiente del implantación
Tipo de CPU: Dual Core Intel Core 2 Duo E7200, 2533 MHz (9.5 x 267)
Disco rígido: Disco duro SATA 1TB 7.2K RPM 3Gbps 3.5 inch Cabled
36
En referencia a los sistemas operativos utilizados para la configuración final, se contó
con Fedora 20 (Heisenbug) instalado en el servidor principal y Ubuntu 12.04 LTS
(Precise Pangolin) para los equipos que conformaban el cluster. Ambos sistemas
operativos corrían bajo la arquitectura de 64 bits.
Los equipos del cluster fueron posteriormente configurados con todos los servicios
y el software necesario para la puesta en marcha del repositorio de contenido Lily. La
figura 3.9 presenta las características más importantes en cuanto al ámbito operativo
y tecnológico de las cinco máquinas utilizadas.
37
Figura 3.11.: Diagrama de Despliegue del Sistema ECM
38
los que se incluye el cierre de sesión del usuario. Durante el desarrollo de esta sección
se enuncian las principales aplicaciones con las que cuenta el sistema Web.
Gestor de Archivos
Este aplicativo es quizás el más importante dentro del compendio de interfaces
con que cuenta el sistema Web. Este explorador de archivos gestiona en tiempo real
las operaciones de interacción con los ficheros digitales, permite la creación de ar-
chivos planos y desarrolla operaciones de tipo “Drag and Drop” con el contenido del
usuario. Esta herramienta proporciona, adicionalmente, la capacidad de despliegue
de archivos de una carpeta en diferentes presentaciones (Iconos, Lista y Detalles) y
su integración con la papelera de reciclaje del usuario faculta la eliminación de con-
tenido. De igual forma permite subir archivos desde fuentes externas al repositorio.
A nivel técnico, esta interfaz soporta la mayoría de operaciones del ciclo de vida del
contenido y gestiona esencialmente las interacciones con el servicio VFS.
La estructura de funcionamiento a nivel interno de la interfaz de gestión de ar-
chivos se concentra en un módulo específico (administrado por el servicio VFS) que
gestiona la comunicación con el repositorio central de datos y lleva a cabo activi-
dades de creación, lectura, actualización y eliminación de contenido entre otras. Es
importante aclarar que el contenido del repositorio cuenta con unos descriptores es-
peciales de identificación y caracterización en el servidor de despliegue del sistema
Web. En consecuencia todo fichero digital que esté en el repositorio contará con
dos ficheros planos para definir su cuerpo de contenido y sus metadatos, los cuales
identifica el gestor de archivos para su respectiva presentación al usuario como una
sola entidad. La figura 3.13 muestra algunos de los elementos gráficos derivados de la
interacción con el gestor de archivos, permitiendo evidenciar el listado de archivos,
el asistente de carga de ficheros externos al repositorio, las ventana de propiedades
de un fichero y su carga a través de una aplicación predeterminada.
39
funcionamiento se efectúa mediante la correlación de tres componentes fundamen-
tales: el repositorio de datos, el servidor Web y las APIs remotas de ZOHO. Todo el
contenido que se extrae del repositorio siempre se presenta mediante una aplicación
específica dentro del aplicativo Web, en este caso las aplicaciones que permiten crear
y/o modificar contenido digital con extensiones *.doc, *.xls, *.ppt y similares hacen
uso de un servicio Web gratuito de edición proporcionado de forma gratuita. Si bien,
las APIs cuentan con algunas limitaciones en sus funcionalidades, estas no alteran
las herramientas básicas necesarias para la producción de contenido y permiten cum-
plir a cabalidad con los requisitos especificados. Además, es importante mencionar
que todo el contenido que se produce o se edita mediante estas interfaces siempre se
almacena en el repositorio y no se generan copias adicionales en servidores externos.
40
Figura 3.15.: Interfaz gráfica de la Hoja de Cálculo
41
Figura 3.17.: Versionado de Documentos en el Sistema
Los flujos de trabajo facultan el control de tareas específicas y los estados transi-
torios de las acciones pre-determinadas exclusivamente en activos digitales hetero-
42
géneos. Dicha herramienta proporciona un nuevo enfoque de ayuda principalmente
en procesos de revisión y aprobación de contenido digital.
Aplicativos Adicionales
Oneye dispone de múltiples aplicaciones que promueven aspectos de productivi-
dad, enlace con servicios externos, comunicación interna, administración de configu-
raciones, entretenimiento y otros elementos adicionales que sustentan un ambiente
amigable al usuario. Entre los aplicativos que más se destacan en estos aspectos se
tienen:
Mensajería Interna
Navegador Interno
Reproductor de Audio
Calendario de Eventos
Lector RSS
Visor de Imágenes
43
4. Pruebas y Discusión de los Resultados
La consolidación de la calidad en el software resultó una tarea que implicó el
desarrollo integral de actividades como el análisis, el diseño, la codificación y la
prueba en todos los ámbitos de la realización del proyecto. La calidad, como factor
determinante, se logró fundamentar sobre ciertas pruebas (validación y verificación)
que se realizaron de acuerdo a parámetros completamente particulares tales como
los requerimientos de software.
Los procedimientos realizados en esta etapa de pruebas del proyecto estuvieron
direccionados a:
Diseñar pruebas que sistemáticamente sacaran a la luz diferentes clases de
errores, haciéndolo con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo.
44
Ejercitar todas las decisiones lógicas en sus vertientes verdadera y falsa.
Ejecutar todos los bucles en sus límites y con sus límites operacionales.
El cuadro 4.1 describe algunas de las pruebas de unidad realizadas sobre los métodos
contenidos en el módulo encargado del sistema de archivos virtuales del sistema ECM
de las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia.
45
caja blanca; pero trabajaban a un nivel conceptual superior. En lugar de referirse a
sentencias del lenguaje, se refirieron a llamadas entre módulos. Se trató, entonces,
de identificar todos los posibles esquemas de llamadas y ejercitarlos para lograr una
buena cobertura de segmentos o de ramas. Las pruebas funcionales de integración
se enfocaron sobre pruebas de caja negra. Aquí se trató de encontrar fallos en la
respuesta de un módulo cuando su operación depende de los servicios prestados por
otro(s) módulo(s). En la medida en que se consolidaba el sistema total, estas pruebas
se basaban más y más en la especificación de los requisitos del usuario.
Es importante recordar que la utilización de las prueba de caja negra se hizo con
el objeto de encontrar errores de las siguientes categorías:
Funciones incorrectas o ausentes.
Errores de interfaz.
Errores en estructuras de datos o en accesos a fuentes de datos externas.
Errores de rendimiento.
Errores de inicialización y de terminación.
A continuación, el cuadro 4.2 describe la plantilla donde se consignan la información
relacionada con el desarrollo de la prueba a parte del caso de uso relacionado con
la gerencia del contenido y específicamente a la funcionalidad de carga de contenido
digital heterogéneo en el Sistema ECM.
46
Adicionalmente se describen tres pruebas relacionadas con el caso de uso corres-
pondiente a la gerencia de contenido digital en las funcionalidades referidas a la
creación/almacenamiento, acceso y actualización de activos digitales multiformato.
El cuadro 4.3 denota la plantilla con los datos recolectados en el desarrollo de la
prueba realizada sobre el segundo ambiente de implantación (ver sección 3.4.2).
47
- 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador Intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento de texto (Objeto.txt)
Se despliega el aplicativo Web y se abre el gestor de archivos,
se procede a crear un archivo de texto plano, se abre en el
editor predeterminado y se ingresa contenido al documento.
Acto seguido se guardan los cambios, se cierra el editor y se
ingresa al buscador de archivos del sistema; el proceso de
búsqueda se ejecuta ingresando un término de búsqueda (e.g.
la extensión), se verifican los resultados y se concluye la
interacción con este aplicativo abriendo la ubicación del
Procedimiento de Prueba archivo a través del gestor de archivos. En este punto lanzamos
la aplicación de versionado, generamos una versión del
documento (versión mayor o menor a través de consecutivos
numéricos) y cargamos un archivo de texto desde una fuente
externa. Verificamos las versiones a través del visor que se
implementó para tal fin y finalizamos la ejecución del
versionado. En la etapa final del test procedemos a realizar un
envio del documento a la papelera de reciclaje y luego se
procede a eliminar el fichero virtual.
La plataforma Web cumplió satisfactoriamente todos las fases
del ciclo de vida del contenido digital predefinidas en la
prueba. la creación y almacenamiento a través de una interfaz
local se logró sin ningún problema. los aspectos de indexado y
recuperación de resultados soportados por el motor de
búsqueda Solr en su integración especial con el repositorio Lily
Resultado Esperado funcionan como se esperaba a través de su servicio REST. El
proceso de versionado hace un uso adecuado de los “campos
versionados” del repositorio, la carga de contenido digital
externo y presentación vía un servicio externo (Google Docs
Viewer). La operación de eliminación en el sistema ECM se
realiza en conformidad con lo estipulado en los requerimientos
(se lleva a cabo una pseudo-eliminación).
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
El sistema ECM da un soporte robusto a la mayoría de las
Comentarios actividades desarrolladas durante el ciclo de vida del contenido
digital en múltiples formatos.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.4.: Prueba de recuperación de contenido digital
48
Actualización de Contenido Almacenado en el
Título
Repositorio
Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Comprobar la capacidad del sistema ECM para recuperar,
Objetivo presentar y modificar unidades de contenido digital
multiformato almacenado previamente en el repositorio
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.
- 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento de texto (Presentación.ppt)
Se despliega el aplicativo Web y se abre el contenido del
documento con su interfaz de trabajo correspondiente haciendo
uso de servicios externos y se valida que el contenido que
proviene del cluster se visualice correctamente. Una vez se
Procedimiento de Prueba
produzca una orden de guardar los cambios realizados por
parte del usuario, el sistema debe actualizar el contenido
binario en el repositorio proveniente del servicio externo que
proporciona las capacidades de actualización de contenido.
La plataforma Web hace contacto con el servicio remoto que
proporciona las interfaces de edición para los tipos de
documento empleados durante la prueba y gestiona la
recuperación de contenido mediante el uso de los descriptores
Resultado Esperado respectivos para el fichero. En consecuencia se accede al
registro específico en el repositorio de contenido y se sustrae el
contenido binario a presentar. Toda vez que el usuario efectue
cambios en el archivo y los guarde, el sistema debe actualizar
el flujo binario del mismo.
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
Una vez el sistema ECM permite la correcta actualización de
archivos, también se desarrollan actualizaciones en materia de
Comentarios
indexación en el motor de búsqueda garantizando la fiabilidad
de contenido en otras aplicaciones del sistema.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.5.: Prueba de actualización de contenido digital
49
El cuadro 4.6 resalta los datos consignados en una prueba de causa - efecto para el
caso de uso de gerenciar contenido implementando la mayor parte de funcionalidades
expresadas en el ciclo de vida del contenido.
50
El sistema ECM da un soporte robusto a la mayoría de las
Comentarios actividades desarrolladas durante el ciclo de vida del contenido
digital en múltiples formatos.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.6.: Prueba de gestión de contenido digital
51
5. Conclusiones y Proyecciones
A continuación, se presentan las conclusiones derivadas del desarrollo de los di-
ferentes objetivos del proyecto e igualmente se proponen algunos conceptos sobre
los cuales se pueden abordar futuros trabajos en materia de Enterprise Content
Management.
5.1. Conclusiones
Se consolidó un sistema de administración de contenido Web enfocado a la
gestión del contenido digital de carácter heterogéneo. La arquitectura de esta
plataforma se estructuró con base en un análisis profundo del contexto de la
problemática y su correlación exhaustiva con los aspectos teóricos más rele-
vantes del área de investigación de los Sistemas de Información.
Las tecnologías utilizadas en el desarrollo del proyecto para las diferentes capas
que componen el sistema de administración de contenido digital para el área de
las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia,
promovieron la construcción de una plataforma Web robusta, partiendo desde
una capa de almacenamiento centralizada, de carácter escalable y orientada al
tratamiento y soporte de enormes cantidades de datos, con la posibilidad de
procesamiento funcional, adoptando un enfoque principalmente no relacional,
pasando por herramientas de indexado y extracción de metadatos, hasta llegar
a la capa de presentación precedida por un WebOS como soporte flexible para
el desarrollo de las aplicaciones “front-end” y bajo el estilo arquitectural REST
como principal estrategia de comunicación entre los diversos componentes aso-
ciados.
52
obligó a recurrir a un número relativamente bajo de investigaciones realizadas,
especialmente en Estados Unidos y Europa, y a los proveedores de este tipo
de software como principal fuente de conceptos teóricos. En Colombia, en las
consultas realizadas, difícilmente se pudo encontrar algún tópico relacionado
con esta área perteneciente a los Sistemas de Información.
En los estados iniciales del proyecto, donde se llevó a cabo el análisis del
contexto, se logró identificar una falencia considerable en algunos aspectos
relacionados con el manejo y el conocimiento acerca de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, TICs, que en alguna forma hacen complejo
la adopción de nuevas herramientas y estrategias tecnológicas en los procesos
organizacionales de la institución.
A futuro se puede mejorar las estructuras de los campos y los registros uti-
lizados para el almacenamiento de las propiedades más importantes de los
contenidos digitales con el objeto de permitir la integración de contenido en
nuevos formatos y por consiguiente, desarrollar nuevas interfaces que soporten
sus procesos de administración.
53
Bibliografía
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mientas prácticas para la gestión empresarial”. Cuarta Edición. España: Edito-
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55
Anexos
56
A. Elementos de Análisis del Proyecto
A.1. Cuestionario para la búsqueda de hechos
1. En su ámbito laboral, considera que la información digital y su actual adminis-
tración, maximiza la eficiencia en los procedimientos y actividades que realiza.
¿sí o no? ¿Por qué?
4. Cuáles tipos de formatos digitales usa con más frecuencia en sus labores coti-
dianas de trabajo. (opción múltiple)
*.doc, *.docx
*.odt, *.sxw
*.xls, *.xlsx
*.ods, *.sxc
*.ppt, *.pptx
*.odp, *.sxi
57
*.jpg, *.bmp
*.html, *.htm
*.tex, *.lix
*.txt, *.rtf
*.xml
*.sql
Otro(s), ¿Cuál(es)?:
5. ¿Cuáles son las ubicaciones que usa con más regularidad para conservar los
contenidos digitales que genera en los diversos procesos de su entorno de tra-
bajo?
Unidades de Red.
El computador.
Otra, ¿Cuál?:
58
8. ¿Desdé su perspectiva, la Institución donde labora cuenta con una infraestruc-
tura TIC, es decir, los Sistemas y las tecnologías de la información, adecuada
para la correcta administración de contenidos digitales? ¿SI o NO? ¿Por qué?
Deficiente ¿porque?
Regular ¿porque?
Buena ¿porque?
Excelente ¿porque?
Cada activo digital no numérico que se ingrese al sistema por parte de los
funcionarios de la organización o los diferentes efectos, producto de los pro-
cedimientos inherentes al ciclo de vida que sobre los mismo existen, deben
permitir su disponibilidad en un tiempo de respuesta razonable (de 10 a 30
segundos máximo para interfaces Web dinámicas).
La previsión sobre el volumen de datos debe ajustarse de forma tal que permita
el almacenamiento de datos con perspectiva de crecimiento (preferiblemente
del orden de Gigabytes) y su futura conservación.
59
A.3. Diagnóstico del Contexto
En el ámbito de las Coordinaciones Académicas de la Universidad del Valle - Sede
Caicedonia, la situación actual en materia de gerencia de contenido digital no es la
mejor. Según el personal consultado, no existe una fuente de almacenamiento central
de datos heterogéneos y la ubicación que usan con más regularidad para conservar los
contenidos digitales generados en los diversos procesos de su entorno de trabajo es el
computador. En consecuencia, se evidencia la presencia y proliferación masiva de lo
que algunos autores denominan “islas de información” o compartimientos estancos,
que finalmente dificultan la operativa empresarial al no poder disponer de una visión
global de organización.
Todos los requerimientos que se han tomado, se basan en la consideración de las
necesidades de un grupo específico de personas que tienen un alto nivel de inter-
acción con contenido digital. De acuerdo a técnicas de búsqueda de hechos para la
investigación de requisitos (Lecturas Preparatorias, Entrevistas, Observación, Mues-
treo de Documentos y Cuestionarios) es importante resaltar que la importancia de la
información digital es alta, facilita el acceso y la distribución de contenido, promueve
el trabajo distribuido (en el aspecto geográfico, elimina las barreras de distancia y
tiempo) y la generación de mayor eficiencia.
El contenido digital, en el contexto de análisis, se presenta en diferentes formatos
(información no estructurada), siendo los de más regular uso los formatos .doc, .docx,
.ppt, .pptx, .pdf, .xls, .xlsx y en procesos especialmente académicos son administra-
dos por un sistema de información basado esencialmente en el ámbito de las bases
de datos relacionales (información estructurada). Es importante mencionar que la
cantidad de contenido digital de carácter no estructurado siempre es mucho mayor
que la que se almacena en cuanto a información digital estructurada se refiere. En
este punto también es importante analizar cuáles son los espacios de almacenamiento
específicos que con frecuencia utilizan los usuarios de contenido digital heterogéneo.
De acuerdo a los aspectos teóricos en los cuales se apoyan los desarrolladores de
sistemas ECM, contar con una estructura de datos común y un conjunto de tec-
nologías combinadas resulta fundamental. La realidad observada en la Universidad
del Valle – Sede Caicedonia, dista mucho del modelo de datos centralizados; por el
contrario se observa una diversificación importante de medios de almacenamiento in-
dependientes como los discos extraíbles, los servicios de almacenamiento en la nube
(correo electrónico, servicios gratuitos de almacenamiento, etc.), Discos compactos
(CD y DVD), entre otros. La falta de una estrategia efectiva de administración de
contenidos digitales en la organización fomenta la inexistencia de repositorios cen-
tralizados de datos e incluso, a nivel de soporte básico, la no adopción de unidades
de red para tal fin.
En adición a la situación descrita anteriormente, no es menos grave el hecho
de que potencialmente las personas que laboran en las distintas dependencias de
la institución asumen en términos generales una producción de contenido digital
no estructurado de nivel medio (una tasa que denota un volumen de contenido
digital multiformato de entre 20 y 100 documentos por mes). Si consideramos los
diversos procesos de administración de contenido digital no estructurado desde un
punto de vista sistémico podemos asumir que estas situaciones proliferan “el caos del
contenido” y una entropía importante que propicia situaciones nocivas con respecto
a la gerencia de la información digital.
Continuando con el análisis de los hechos más trascendentales derivados de la
búsqueda y recolección de requerimientos llegamos al punto de vista del personal
60
con referencia al uso de las herramientas colaborativas. En un mundo cada vez más
centralizado las herramientas tecnológicas que facultan el trabajo en grupo fomentan
el desarrollo de habilidades y mejoras continuas en los diversos procesos organiza-
cionales. Para el talento humano de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia, es
importante la adopción y el uso masivo de herramientas colaborativas en sus labores
específicas. Si bien, las referencian como un elemento importante dentro del ecosiste-
ma institucional, también se observa que el conocimiento sobre estas es muy básico
como para implementarlas.
Entre los factores más trascendentales para la correcta gestión de contenido digital
se encuentra la infraestructura tecnológica. De acuerdo a la información obtenida en
la institución, las opiniones son diversas pero no son las mejores. En la ejecución de
los diversos instrumentos de búsqueda de hechos realizados con el objeto de entender
el modelo de dominio que tiene el flujo de información digital en la Universidad del
Valle – Sede Caicedonia, se pudo establecer que quienes tienen un concepto favorable
sobre la infraestructura TIC, tienden a utilizar Sistemas de Información para la ges-
tión de contenido digital estructurado. Por otra parte quienes con mayor frecuencia
interactúan con contenido digital no estructurado piensan que la infraestructura TIC
no es la mejor, expresan la ausencia de herramientas tecnológicas para el personal
administrativo, la falta de políticas de manejo de información digital, la perdida de
información, la escasa o casi inexistente cultura sobre el uso de nuevas tecnologías.
Finalmente, se resalta también en este análisis el criterio que tiene el personal que
labora en la organización con respecto a las prácticas relacionadas con el manejo de
contenido digital. En una escala que recoge estas apreciaciones (en niveles Deficiente,
Regular, Bueno y Excelente) se pudo observar que no hay un criterio generalizado,
por el contrario, varias son las perspectivas sobre el tema. Algunas personas con-
sultadas estiman que es regular el nivel, dado que no hay sistemas y/o tecnologías
de información que centralicen la información digital. Para otra parte del personal
encuestado se considera deficientes las prácticas por que se pierde información y en
ocasiones no se sabe “quién tiene la información”. Otro segmento de la población
objetivo que labora en la institución consideran que el nivel de prácticas sobre el
manejo de contenido digital es bueno, debido a la adopción de sistemas de infor-
mación (en el caso del Sistema de Información de Registro Académico SIRA), ya
que la mayor parte de sus actividades laborales hacen uso de los estándares imple-
mentados por dicha herramienta. En términos generales se puede expresar que aún
faltan esfuerzos para lograr un nivel integral para la gestión de contenido digital,
especialmente, el no estructurado.
Al termino de la etapa de análisis sobre elementos fundamentales para el desarrollo
del proyecto, es importante mencionar la falta de una “educación” y un afianzamiento
sobre los Sistemas y las Tecnologías de Información en el ámbito organizacional. De
acuerdo a las evidencias encontradas se puede fundamentar la idea de una carencia
considerable de definiciones y contenidos relacionados con la dinámica y el papel que
desempeñan los sistemas de cómputo en la administración de información digital
dentro de los diversos procesos institucionales que se realizan.
61
B. Elementos de Diseño del Proyecto
B.1. Diagramas de Casos de Uso
Actor:
Caso de Uso: Ingresar al Sistema. Administrador
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe ser generado
desde el inicio de operaciones del sistema ECM con su grupo respectivo. Además se
garantiza la generación de su acceso (autenticación) al sistema vía Web
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM ingresa al 1. Si el usuario trata de ingresar
sistema a través de sus credenciales de acceso (login a algún servicio del sistema y no
o nombre de usuario y contraseña), previamente ha iniciado su correspondiente
almacenados, y a través de una interfaz de inicio sesión, el sistema lo debe
expuesta a través del protocolo HTTP/S. re-direccionar a la página de
2. El sistema verifica que los datos aportados por el inicio para poder autenticarse
usuario sean correctos y permite su posterior acceso primero.
(sesión) registrando la hora de entrada y salida del 2. Si el usuario ingresó los datos
sistema. de forma errónea el sistema
debe alertarlo.
Post-Condiciones: El usuario Administrador ECM es re-direccionado al panel de
control del sistema para permitirle ejecutar actividades pertinentes a la administración
de contenido web (WCM), basado en subsistemas de gestión.
Observaciones: Tanto el mecanismo de autenticación como el de ayuda para
recordar los datos pueden diferir de acuerdo a la tecnología utilizada. Esto es, puede
pre-establecerse el uso de credenciales ya existentes en sistemas de uso por parte de la
compañía (Single Sign On) u optar por la generación específica de credenciales y
mecanismos de ayuda propias del sistema ECM. De igual manera, este caso de uso se
puede replicar en el marco de interacciones del Usuario ECM.
Cuadro B.1.: Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema
62
Actor: Administrador
Caso de Uso: Manejar Integralmente los usuarios ECM.
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber
iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos 1. Ninguno
grupos en el sistema, ingresando a través de un formulario
web el nombre del grupo, su descripción y estableciendo el
nivel de permisos dentro del sistema. El sistema verifica
que no existan grupos duplicados y crea el grupo con sus
respectivas características.
2. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos
usuarios en el sistema, ingresando a través de un
formulario web los datos personales, laborales, de acceso
al sistema y de contacto respectivos. El sistema verifica
que no existan usuarios duplicados y crea el usuario con
sus respectivas características.
3. El usuario Administrador ECM, puede realizar la
consulta, eliminación y modificación de los diversos grupos
creados por él, para lo cual cada interacción anteriormente
descrita tendrá su previa confirmación vía un mensaje de
advertencia. La interacción de eliminación tiene un efecto
“cascada” sobre los usuarios contenidos, es decir, se
eliminan los usuarios adscritos al grupo.
4. El usuario Administrador ECM, puede realizar la
consulta, eliminación y modificación de los diversos
usuarios creados en el sistemal, para lo cual cada
interacción anteriormente descrita tendrá su previa
confirmación vía un mensaje de advertencia.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de personal
debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás subsistemas y
usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: Hay que tomar en consideración los flujos de trabajo cuando se
procede a la eliminación de grupos y/o usuarios.
Cuadro B.2.: Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema
63
Actor: Administrador
Caso de Uso: Gestionar aspectos de colaboración.
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber
iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede activar un 1. Ninguno
workflow (flujo de trabajo), lo cual permite, entre otros
aspectos, movimiento de contenido digital entre locaciones
(regularmente carpetas), establecimiento de tareas de
revisión y verificación. Esta interacción se realiza
mediante la especificación de la tarea a realizar, su
descripción, prioridad, los tiempos de inicio y terminación
y, los usuarios ECM a intervenir para tal fin. Todas estas
configuraciones se realizan mediante un formulario web.
2. El usuario Administrador ECM, tendrá la potestad de
habilitar herramientas colaborativas basadas en
comentarios y discusiones sobre ficheros mediante
mecanismos en tiempo real. El criterio de activación de
estas herramientas se basará en el workflow y el número
de usuarios involucrados.
3. El usuario Administrador ECM, puede realizar
modificaciones específicas sobre un workflow, mediante su
selección de una lista de flujos de trabajo existentes, y
redefiniendo sus características (tiempos establecidos,
usuarios involucrados, etc.) a excepción de su nombre
específico.
4. El usuario Administrador ECM, tendrá la opción de
eliminar un workflow ya iniciado, lo cual se llevará a cabo
a través de un formulario web (selección del workflow) con
su posterior confirmación y ejecución.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de
colaboración debe tener efectos correspondientes e inmediatos (notificaciones y alertas)
sobre los demás subsistemas y usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: Debe determinarse a profundidad que mecanismos se deben adoptar
para cubrir la comunicación entre Usuarios ECM (notificaciones vía e-mail, mensaje
interno, etc.) dentro del sistema.
Cuadro B.3.: Descripción Casos de Uso Gestionar aspectos de colaboración.
64
Caso de Uso: Gerenciar Información Personal. Actor: Usuario ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Usuario ECM debe haber iniciado sesión
en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El Usuario ECM, tendrá la capacidad de 1. Ninguno
actualizar sus datos de índole personal y laboral,
como también podrá cambiar su contraseña de
acceso al sistema.
2. El Usuario ECM, tendrá la facultad de consultar
los flujos de trabajo a los cuales está vinculado para
determinar aspectos de cumplimiento y control de
su gestión (tareas, vencimiento, prioridad).
3. El Usuario ECM, puede listar los contenidos que
ha generado en el sistema. A través de este listado
podrá llevar a cabo actividades propias del
subsistema de gestión de contenido y con la debida
coherencia en los niveles de permisos establecidos.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de
información debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás
subsistemas de la arquitectura ECM.
Observaciones: Debe determinarse a profundidad que mecanismos se deben adoptar
para cubrir la comunicación entre Usuarios ECM (notificaciones vía e-mail, mensaje
interno, etc.) dentro del sistema. Resulta útil y práctico para el sistema ECM tener un
número específico de categorías en la formación de grupos, los cuales potencialmente
tendrían los niveles de permisos necesarios para que a cada usuario en el sistema se le
denoten sus limitaciones específicas e inherentes al grupo al cual pertenece.
Cuadro B.4.: Descripción Casos de Uso Gerenciar Información Personal.
65
Figura B.5.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder Información Usuario.
66
Figura B.8.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Modificar Usuario.
Figura B.9.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Capturar y/o Almacenar Contenido.
67
Figura B.11.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder y/o Actualizar Contenido.
68
Figura B.13.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Bucar Contenido.
69