SISTEMA ECM PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

DIGITAL EN LAS COORDINACIONES ACADÉMICAS DE LA

UNIVERSIDAD DEL VALLE- SEDE CAICEDONIA

ARMANDO ACOSTA GUERRERO

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE TULUÁ

PROGRAMA ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

TULUÁ, 2014
SISTEMA ECM PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
DIGITAL EN LAS COORDINACIONES ACADÉMICAS DE LA
UNIVERSIDAD DEL VALLE- SEDE CAICEDONIA

ARMANDO ACOSTA GUERRERO

Cód. 200913230

Trabajo de grado para optar al título de

INGENIERO DE SISTEMAS

Director

ALBEIRO APONTE VARGAS, M.Sc.

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE TULUÁ

PROGRAMA ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

TULUÁ, 2014
 Nota de Aceptación

Firma del Presidente del Jurado

Firma del Jurado

Firma del Jurado

Tuluá, Mayo 2014

i
 Dedicatoria
Este trabajo es un sentido homenaje a la memoria de un gran amigo, colega tecnó-
logo en sistemas de información y compañero de trabajo. Julian David Serna Correa,
quien en vida se destacó como un ser humano de grandes virtudes, capacidades, de
un talento admirable y con los mejores deseos de llegar a ser uno de los mejores
Ingenieros de Sistemas. A ti mi hermano, donde quiera que te encuentres, mi reco-
nocimiento y toda mi gratitud por las buenas enseñanzas.

Armando Acosta Guerrero

ii
 Agradecimientos

A Dios, por la fuerza de voluntad, la entrega, el compromiso, la disciplina y la

responsabilidad necesaria para afrontar este reto en mi vida.
A mis padres, por su apoyo incondicional en todo momento, por sus esfuerzos
ingentes y sus múltiples sacrificios en favor de consolidar mi proyecto de vida.
A mis hermanos, quienes han sido un apoyo invaluable en mi vida y me han mo-
tivado para llegar a conseguir los objetivos y las metas propuestas a nivel personal.
A mis compañeros de estudio y colegas tecnólogos de sistemas, los cuales siempre
tuvieron la mejor de las disposiciones para colaborarme en las ocasiones donde mi
capacidad individual no era suficiente ante un determinado obstáculo.
A la Universidad del Valle, en sus sedes de Tuluá y Caicedonia, por permitirme
ser parte de su “alma mater” y adquirir un sinnúmero de conocimientos en forma
integral, por su colaboración y vocación de servicio constante en todo mi proceso de
formación.
A todos ellos !Infinitas Gracias¡

iii
Índice general

1. Introducción 1
1.1. Planteamiento del Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2. Formulación del Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3. Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3.1. Objetivo General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.3.2. Objetivos Específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.4. Estructura del Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Marco de Referencia 5
2.1. Estado del Arte y Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2. Marco Teórico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2.1. Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . 7
2.2.2. ECM y sus áreas referenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.3. Los sistemas ECM y la Toma de decisiones . . . . . . . . . . 9
2.2.4. ECM como un concepto integrador en la gerencia de la infor-
mación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.2.5. Consideraciones sobre el Contenido Digital en la ECM . . . . 12
2.2.6. El modelo Empresarial y su Importancia para la ECM . . . . 13
2.3. Marco Contextual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3. Desarrollo del Proyecto 19

3.1. Análisis de Requerimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.1.1. Lecturas Preparatorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.1.2. Entrevistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.1.3. Cuestionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1.4. Requerimientos Funcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1.5. Diagramas de Casos de Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.2. Análisis y Diseño Preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.1. Descripción de los Casos de Uso . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.2. Análisis de Robustez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.2.3. Arquitectura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.3. Diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.4. Implementación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.4.1. Codificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.4.2. Instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.4.3. Descripción general del aplicativo Web . . . . . . . . . . . . . 38

4. Pruebas y Discusión de los Resultados 44

4.1. Pruebas de Unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.2. Pruebas de Integración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.3. Pruebas de Validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5. Conclusiones y Proyecciones 52
5.1. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.2. Trabajos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

iv
Índice general Índice general

Bibliografía 54

A. Elementos de Análisis del Proyecto 57

A.1. Cuestionario para la búsqueda de hechos . . . . . . . . . . . . . . . . 57
A.2. Requerimientos sobre Disponibilidad y Desempeño del Sistema . . . 59
A.3. Diagnóstico del Contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

B. Elementos de Diseño del Proyecto 62

B.1. Diagramas de Casos de Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
B.2. Diagramas de Actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

v
Índice de figuras

2.1. ECM y sus áreas referenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.2. Relación entre KM y ECM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3. Ciclo de Vida del Contenido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.4. Mapa de subprocesos Univalle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.1. Clases y Asociaciones Iniciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3.2. Caso de Uso Gestión de Contenido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.3. Diagrama de Robustez asociado a la Creación de Contenido . . . . . . . . . . 25
3.4. Arquitectura del Sistema ECM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.5. Diagrama de Actividad para la Creación de Contenido . . . . . . . . . . . . . 30
3.6. Diagrama de Secuencia para la Creación de Contenido . . . . . . . . . . . . . 31
3.7. Diagrama de Clases del Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.8. Diagrama de red del segundo ambiente del implantación . . . . . . . . . . . . 36
3.9. Perfil operacional de los equipos instalados en el cluster . . . . . . . . . . . . 37
3.10. Perfil operativo del servidor principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.11. Diagrama de Despliegue del Sistema ECM . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.12. WebOS del sistema ECM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.13. Gestor de Archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.14. Interfaz del Editor de Texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3.15. Interfaz gráfica de la Hoja de Cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3.16. Búsqueda de Archivos en el Repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3.17. Versionado de Documentos en el Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.18. Interfaces gráficas en la gestión de Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

B.1. Casos de Uso Gestión de Personal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

B.2. Casos de Uso Gestión de Colaboración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
B.3. Casos de Uso Gestión de Información. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
B.4. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Ingresar al Sistema. . . . . . . . . 65
B.5. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder Información Usuario. . . . 66
B.6. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Crear Usuario. . . . . . . . . . . 66
B.7. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Eliminar Usuario. . . . . . . . . . 66
B.8. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Modificar Usuario. . . . . . . . . 67
B.9. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Capturar y/o Almacenar Contenido. 67
B.10. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Eliminar Contenido. . . . . . . . . 67
B.11. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder y/o Actualizar Contenido. . 68
B.12. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Versionar Contenido. . . . . . . . 68
B.13. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Bucar Contenido. . . . . . . . . . 69
B.14. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Publicar Contenido. . . . . . . . . 69
B.15. Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Activar Workflows. . . . . . . . . 69

vi
Índice de cuadros

3.1. Actores del Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3.2. Descripción Caso de Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4.1. Pruebas unitarias del modulo del sistema de archivos virtuales . . . . . . . . . 45

4.2. Pruebas de carga de contenido digital al repositorio . . . . . . . . . . . . . . 46

B.1. Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

B.2. Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
B.3. Descripción Casos de Uso Gestionar aspectos de colaboración. . . . . . . . . . 64
B.4. Descripción Casos de Uso Gerenciar Información Personal. . . . . . . . . . . . 65

vii
 Resumen

Este proyecto se realizó con el objeto de mejorar los mecanismos de creación,

control, almacenamiento, colaboración y acceso a contenidos digitales no numéricos
en el ámbito de las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede
Caicedonia mediante el desarrollo de una plataforma Web de administración de
contenido empresarial.
El sistema de administración de contenido Web facultó el soporte a las principales
tareas del ciclo de vida del contenido digital a través de una arquitectura ECM con
un mecanismo de almacenamiento centralizado y escalable, utilizando el motor de
base de datos MySQL en conjunto con el repositorio de documentos LILY, una capa
de presentación precedida por el sistema operativo Web Oneye y un conjunto de
herramientas orientadas al tratamiento de metadatos entre las que se destaca el uso
del motor de indexado SOLR.
El resultado obtenido, fundamentado en procedimientos de desarrollo de software
modernos, ágiles y eficientes, finalmente permite establecer evidencias sólidas sobre
la adopción de nuevas tecnologías para el manejo de información basadas en tópicos
actuales de investigación pertenecientes a los Sistemas de Información.
Palabras claves: Administración de Contenido Empresarial, Administración de
Contenido Web, Gerencia de Contenido Digital.

viii
 Abstract

This project was conducted with the aim of improving the mechanisms for crea-
ting, testing, storage, collaboration and access to non-numeric digital content in the
field of academic coordination of the Universidad del Valle - Sede Caicedonia by
developing a web management platform enterprise content.
The system of Web content management empowered to support the main tasks of
the life cycle of digital content through an ECM architecture with a centralized and
scalable storage mechanism using MYSQL database engine in conjunction with the
LILY documents repository, a presentation layer preceded by Oneye web operating
system and a set of tools designed to treat metadata among which highlights the
use SOLR indexing engine.
The obtained results, based on for modern, flexible and efficient software develop-
ment procedures finally allows for solid evidence on the adoption of new technologies
for information management based on current research topics pertaining to infor-
mation systems.
Keywords: Enterprise Content Management, Web Content Management, Digital
Content Management.

ix
1. Introducción
En la actualidad, los Sistemas de Información desempeñan una labor cada vez más
importante en las modernas organizaciones, hasta el punto de condicionar su éxito
o fracaso en un entorno económico y social tan dinámico y turbulento como el que
caracteriza al mundo de hoy. Los fenómenos como la globalización o el tránsito hacia
una economía más basada en el conocimiento han inducido importantes cambios.
En este contexto, los Sistemas y las Tecnologías de la Información y Comunicación
(TIC) se han convertido en un elemento esencial como motor del cambio y fuente
de ventajas competitivas [1].
Como campo emergente en la investigación de los Sistemas de Información, el con-
cepto de Administración de Contenido Empresarial (ECM por sus siglas en inglés)
es un enfoque integrado para la administración de información surgido a mediados
de la década de 1990. Este enfoque constituye una respuesta al caos del contenido,
termino utilizado para denotar la situación ineficiente originada por el crecimien-
to desbordado y la gestión irregular de material digital multiformato prevaleciente
en la mayoría de las organizaciones, integrando la administración de información
estructurada, semi-estructurada y no estructurada, código de software embebido
en presentaciones de contenido, y metadatos en soluciones para la producción de
contenido, almacenamiento, publicación y utilización en instituciones. Además, el
concepto de ECM va más allá de las soluciones tecnológicas, también incluye “las
estrategias, herramientas, procesos y habilidades que una organización requiere para
administrar sus activos de información a través de su ciclo de vida” [2].
Este proyecto formuló e implementó una solución a la problemática con relación
al manejo de contenido digital al interior de la Universidad del Valle - Sede Cai-
cedonia. La solución se estructuró mediante la adopción de conceptos modernos e
innovadores en materia de Sistemas de Información para la administración de con-
tenidos digitales no numéricos1 como: Enterprise Content Management ECM y la
administración holística del ciclo de vida del contenido digital, los cuales después de
más de una década de investigación presentan poca literatura académica en contras-
te a la significativa atención por parte de compañías y practicantes [3]. El producto
final lo constituye un sistema de información basado en la administración de con-
tenido Web para el correcto tratamiento de activos digitales no estructurados que,
adicionalmente, puede servir como precedente verificable sobre los tópicos referidos.

1.1. Planteamiento del Problema

Actualmente, procesos como el manejo, la administración, la seguridad, distribu-
ción y publicación de contenido digital no numérico en la Universidad del Valle –
Sede Caicedonia, una de las nueve sedes de la Universidad del Valle, se vienen rea-
lizando bajo un entorno que no favorece el dinamismo en el flujo de la información.
Los empleados y especialmente las personas que trabajan con contenido digital, pa-
san la gran mayoría de su tiempo laboral buscando documentos e información en

1
El contenido digital no numérico abarca todo tipo de contenido desde documentos, hojas de
cálculo, presentaciones, diagramas e imágenes, etc.

1
diferentes repositorios a través de toda la institución. La fuerte influencia de mé-
todos empíricos que van desde la creación de copias no controladas, eliminación no
regulada de contenidos, almacenamiento de datos en diferentes versiones, lenguajes
y formatos, déficit en el control de acceso, falta de herramientas colaborativas y el no
disponer de un sistema adecuado que integre las políticas y disposiciones necesarias
para el correcto manejo y control de contenidos digitales no numéricos en la univer-
sidad, ocasionan traumatismos considerables que se identifican con la proliferación
desmedida de material digital, especialmente documentos.
La anterior situación al interior de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia,
presenta graves consecuencias entre las que se destacan la fuga de información im-
portante, principalmente, en áreas de gestión académico-administrativa como las
coordinaciones de los diversos programas de educación superior ofrecidos en esta
importante Institución, la ausencia de una memoria organizacional digital que per-
mita fortalecer procesos de desarrollo y posicionamiento en la región mediante la
inclusión de antecedentes sobre los principales procesos y prácticas de la universi-
dad, la pérdida deliberada de tiempo y un bajo índice de eficacia en las actividades
cotidianas de interacción con el contenido digital (búsqueda, clasificación y acceso).
Es importante mencionar la existencia del Sistema de Información de Registro
Académico (SIRA), una aplicación Web administrada por la oficina de informática
y telecomunicaciones de la Universidad del Valle (OITEL) de múltiples propósitos
para toda la universidad, la cual, entre otros usos, proporciona las herramientas
necesarias para la gestión estrictamente académica de las coordinaciones de los di-
versos programas de educación superior ofertados por la universidad. Si bien, dicho
software permite la gerencia de información sobre cuestiones académicas, esta apli-
cación no cuenta con mecanismos adecuados para la gerencia de contenido digital
no numérico de carácter administrativo generado en las coordinaciones de los dife-
rentes programas académicos y de gran importancia para el control de la gestión
institucional.
Hasta el momento, no hay evidencia concreta y verás sobre acciones efectivas que
propendan evitar estas dificultades por parte de la Universidad del Valle – Sede
Caicedonia.
Finalmente, es necesario e indispensable dar una solución concreta a esta proble-
mática, con el fin de promover el mejoramiento en la productividad de la institución,
obtener mecanismos eficientes de colaboración, control y acceso a contenidos digi-
tales e incentivar el uso de tecnologías adecuadas en la gerencia de información no
estructurada en procura de constituirla en un recurso empresarial clave.

1.2. Formulación del Problema

¿Cómo mejorar los mecanismos de creación, control, almacenamiento, colabora-
ción y acceso a los contenidos digitales no numéricos en el ámbito administrativo de
las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle Sede - Caicedonia con el
fin de lograr mayor eficiencia en los procesos de gestión de dicho contenido?

1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo General
Desarrollar un sistema ECM para la administración de contenido digital no nu-
mérico de carácter administrativo en el área de las coordinaciones académicas

2
 de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia.

1.3.2. Objetivos Específicos

Establecer los diferentes tipos de contenidos digitales no numéricos que se
manejan en la gestión administrativa de las coordinaciones académicas.

Determinar los componentes ECM adecuados con respecto a los tipos de con-
tenidos digitales definidos.

Construir un mecanismo para el tratamiento de datos que permita la organiza-

ción de la información, al igual que el almacenamiento centralizado y seguridad
de la misma.

Implementar las estructuras de código necesarias para consolidar la arquitec-

tura del sistema ECM relacionada con la administración de contenido Web.

Diseñar e implementar las interfaces Web para la gestión de actividades y

control administrativo de los usuarios en el sistema.

1.4. Estructura del Documento

Con el objeto de brindar una mejor comprensión sobre el desarrollo y las prin-
cipales características del proyecto, el presente documento se estructura en cinco
capítulos a saber:
El primer capítulo describe los aspectos relacionados con la problemática del pro-
yecto que abarcan la dimensión real de las practicas inadecuadas en la administración
de contenido digital en el ámbito de la gestión administrativa de las coordinaciones
académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia. Además de denotar el con-
texto donde se identifica la problemática, se introduce los lineamientos relativos a
las primeras nociones teóricas que sustentan el marco de desarrollo del proyecto y la
estructuración sistemática de la solución basada en el desarrollo de un sistema ECM
para la administración de contenido digital no numérico de carácter administrativo.
El segundo capítulo brinda un acercamiento más específico a la problemática glo-
bal de gerenciar contenido digital, denotando su relación de causalidad con el origen
de un concepto pionero en el manejo integral de la información a través de su ciclo de
vida y su desarrollo a nivel comercial. En este apartado, también se incluyen los con-
ceptos teóricos propios de un Sistema de Administración de Contenido Empresarial,
ECM, su relación parcial con conceptos previos de diversas áreas de investigación
de los Sistemas de Información y sus características diferenciales.
El tercer capítulo define los aspectos metodológicos llevados a cabo durante el
desarrollo del proyecto, permite conocer las etapas, actividades realizadas, las téc-
nicas, los procedimientos y los resultados correspondientes. Además, presenta las
tecnologías de soporte y la consolidación de elementos base para la estructura fun-
cional de la solución propuesta en el capítulo uno.
El cuarto capítulo explica los resultados derivados de las diferentes pruebas a
las que se somete el aplicativo Web a través de todo su ciclo de desarrollo con el
objetivo particular de asegurar unos estándares mínimos de calidad en el producto
e identificar potenciales mejoras en el mismo.
El quinto y último capítulo contiene las conclusiones formuladas a partir del desa-
rrollo del proyecto y los trabajos futuros que se pueden desprender de la consecución

3
del objetivo de este proyecto de ingeniería. Este capítulo consigna los hechos y las
consideraciones teórico-prácticas más importantes implicadas en la consolidación del
producto final.

4
2. Marco de Referencia
2.1. Estado del Arte y Antecedentes
Grandes cantidades de contenido se producen en una tasa creciente todos los años
(e.g., para el año 2005 se estimaba que el universo digital era de 130 Exabytes, en
2010 su valor aproximado fue de 1227 Exabytes y se espera que para el año 2015
el contenido digital se sitúe en aproximadamente 7910 Exabytes1 ). Los términos
sobrecarga de información y el caos del contenido describen de forma apropiada la
situación ineficiente que prevalece en la mayoría de las organizaciones. Los empleados
y especialmente las personas que trabajan con la información pasan la gran mayoría
de su tiempo laboral buscando documentos e información en diferentes repositorios a
través de toda la organización. Los documentos se almacenan en diferentes lugares y
sistemas, en diferentes versiones, lenguajes y formatos. La colaboración y la coautoría
es un aspecto complicado; los documentos importantes se comparten vía email. La
administración de contenido en una empresa de tamaño considerable supone como
tal un gran desafío. Incluso más grave es el hecho de que el 80 % del contenido
organizacional son datos de carácter no estructurado [3]. Sin embargo, la calidad de
la información y de los datos que podemos clasificar como no estructurados es crucial
porque generalmente contienen información importante, de innovación y apoyo a la
toma de decisiones que actualmente se convierte en un recurso empresarial de gran
valor.
Para resolver el caos del contenido surge la Administración de Contenido Empre-
sarial ECM. La ECM (Enterprise Content Management) fue introducida por primera
vez hace más de una década por parte de la AIIM (Asociación para la administración
de la información y la imagen). En sus inicios la ECM adoptó un enfoque técnico
y fue adaptada para enfatizar la importancia de los aspectos organizacionales: “En-
terprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas
utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y
documentos relacionados con los procesos de la organización. La herramientas y es-
trategias ECM permiten la administración y/o direccionamiento de la información
empresarial no estructurada, siempre y cuando dicha información exista.” [4]. Desde
un punto de vista académico Päivärinta y Munkvold (2005) la caracterizan de forma
muy concisa como un enfoque integrado para la administración de la información
[2].
La ECM es un tópico aún en proceso de desarrollo que integra algunas disciplinas
precedentes y relacionadas. Con un alcance e impacto importante en las organiza-
ciones ésta combina e integra algunos conceptos que anteriormente eran separados
por los campos de investigación de los Sistemas de Información. Se destacan la ad-
ministración de documentos (DM) y la administración de documentos electrónicos
(EDM) que prevalecieron antes de la aceptación de un concepto más granular del
contenido. Para la administración de sitios web de trabajo intensivo se introdujo
1
La información sobre las tasas de crecimiento del universo digital fueron tomadas del paper “Ex-
tracting Value from Chaos” (Junio 2011) realizado por IDC Go-to-Market Services y patrocinado
por EMC Corporation. El contenido completo puede ser visto en http://colombia.emc.com/
leadership/programs/digital-universe.htm

5
posteriormente la administración de contenido web (WCM). Para administrar los
activos de conocimiento de una empresa se optó por la introducción de los concep-
tos de administración de conocimiento (KM) y la administración de la información
(IM). Además, se consideran la administración de procesos de negocio (BPM) y la
administración del flujo de trabajo (WFM) para dar soporte a la ejecución de pro-
cesos de negocios y flujos de trabajo empresarial. Para asegurar la preservación en
forma permanente de documentos estáticos, se utilizó la administración de registros
(RM). En la parte de elementos multimedia tales como archivos de audio y video
se manejó a través de la inclusión de la administración de activos digitales. Dichos
términos parcialmente cubren conceptos y áreas de investigación que se enfocan en
la interacción con contenido, documentos e información en alguna forma.
La ECM permite administrar contenido a gran escala y ha recibido un alto grado
de atención por parte de la industria. El mercado ECM se ha convertido en un
boom debido al creciente número de compañías que la adoptan [3]. A continuación
referimos algunas de las empresas más importantes y su respectivo desarrollo en el
campo de la ECM:

ASG Software Solutions: Reconocida como un agente innovador en las

soluciones de software y tecnologías de información empresariales, ASG Soft-
ware cuenta con 25 años de experiencia y se caracteriza por crear y desarrollar
soluciones de software únicas que reducen costos, mitigan riesgo y mejoran la
calidad de servicio [5]. En el portafolio de soluciones ECM se ofrecen soluciones
tales como:
• ASG-ViewDirect®: Administrador de contenido empresarial escalable,
dotado de las características necesarias para la administración y el ar-
chivado de contenido. Soporta todo tipo de plataformas, bases de datos,
dispositivos de almacenamiento, formatos y volumen de contenido empre-
sarial en ambientes mainframe y distribuidos.
• ASG-Total Content Integrator™: Proporciona la tecnología adecua-
da en la integración y unificación del contenido. Este producto incorpora
herramientas de autenticación, búsqueda federada, normalización indexa-
da y servicios de transformación de contenido.
• ASG-Records Manager™: Suministra administración comprensiva de
todo tipo de registros electrónicos en sus formatos originales incluyendo
estructuras de carpetas automatizadas y retención avanzada.

Autonomy Corporation: Una compañía de Hewlett Packard (HP), es un

líder global en software que procesa información humana, o datos no estruc-
turados, incluyendo medios sociales, email, vídeo, audio, texto y páginas web,
etc. Su tecnología permite extraer y administrar contenido en tiempo real de
todas las formas de información, tanto estructurada como no estructurada [5].

EMC Corporation: Considerado un líder mundial en desarrollar y proveer

productos servicios y soluciones relacionados con la infraestructura de la in-
formación.

KOFAX: La plataforma KOFAX le permite a las organizaciones no solo auto-

matizar el proceso de captura de la información sino también diseñar procesos
de negocio flexibles y potentes para entregar de forma instantánea y automá-
tica información purificada y de alta calidad a aplicaciones y repositorios en
toda la empresa [5].

6
 Open Text: Una compañía dedicada al desarrollo de software empresarial y
líder en Enterprise Content Management (ECM), ayuda a las organizaciones
a manejar y obtener el valor real de su contenido empresarial. Open Text lleva
dos décadas de experiencia en el soporte de millones de usuarios en 114 países.
Promueve la captura y preservación de la memoria corporativa, automatiza
procesos, mitiga el riesgo y mejora la competitividad [5].

A diferencia de ASG Software Solutions, las soluciones de las otras compañías se

enfocan en ofrecer sistemas ECM con características únicas en las líneas de negocios
en donde se mueven sus clientes. De ahí que todos los productos siempre difieran en
su complejidad (funcionalidad variable) y no se especifiquen patrones genéricos de
construcción entre sí. Otra consideración que debe someterse a un análisis crítico ra-
dica en los costos elevados derivados de la adquisición, implementación e integración
de estas plataformas en las pequeñas y medianas empresas.
En contraste con el aumento considerable de las soluciones ECM a nivel mundial,
es preocupante que en la actualidad en el país y en la región no se tenga evidencia
concreta sobre implementación alguna o desarrollo que promueva la administración
de contenido empresarial (ECM). Cabe destacar que es muy poca la literatura aca-
démica que se puede encontrar al respecto, aun cuando los desarrollos de este tipo
a nivel empresarial son cuantiosos [3]. Por otra parte es importante mencionar las
dificultades que se tienen en el contexto local en materia de adopción de nuevas
tecnologías que no permiten un rápido crecimiento en el desarrollo o la implemen-
tación de nuevas y mejores prácticas en cuanto al manejo de contenido empresarial
se refiere.
Teniendo en cuenta los referentes de los apartados anteriores, se puede analizar la
situación particular que se presenta en la Universidad del Valle – Sede Caicedonia.
Al constituirse en una de las nueve sedes de la Universidad del Valle, la sede en
mención actúa con un alto grado de dependencia sobre la disposición de Sistemas
de Información y tecnologías que permitan la gestión efectiva en los diferentes pro-
cesos y estrategias organizacionales que desarrolla en su zona de influencia. Si bien,
la Universidad del Valle cuenta con diferentes sistemas informáticos que proporcio-
nan un alto soporte a procesos académicos y pedagógicos (por ejemplo el SIRA, el
Campus Virtual, etc.), no se evidencia de forma explícita un avance en materia de
administración de contenidos digitales empresariales de carácter no estructurado en
el aspecto administrativo; por lo menos no en las múltiples coordinaciones de los
programas académicos establecidas en torno a su sistema de educación superior.

2.2. Marco Teórico

2.2.1. Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management es la tecnología que proporciona las formas ade-
cuadas para crear, almacenar, administrar, asegurar y publicar todo el contenido
digital para uso empresarial [6]. ECM es única en el sentido de que fue desarro-
llada para administrar la creación y consumo de grandes cantidades de contenido
no numérico tales como documentos, páginas Web, hojas de cálculo, diagramas e
imágenes, ampliamente impulsados por el auge de Internet [7].
Enterprise Content Management reúne la administración de información estruc-
turada, semi-estructurada y no estructurada en soluciones para la producción de

7
contenido, almacenamiento, publicación y utilización en organizaciones [2]. El con-
cepto se origina en esfuerzos pioneros de mediados de la década de 1990 para ad-
ministrar contenido Web corporativo con sistemas “in-house”. Enterprise Content
Management es un enfoque integrado para administrar la mayoría de información
en una empresa, incluyendo estrategias, procesos, habilidades y herramientas [8].

2.2.2. ECM y sus áreas referenciales

En la actualidad se resalta la complejidad y la naturaleza holística del concepto
de ECM. Cuando se observa sus componentes de forma separada, muchos de estos
se pueden identificar dentro de áreas de investigación establecidas por la administra-
ción de recursos de información (IRM), la administración de documentos electrónicos
(EDM), y administración de conocimiento (KM) (ver figura 2.1). IRM y EDM re-
presentan los “antepasados” más cercanos de la ECM [2]. La diferencia más visible
entre la estructura IRM y la de los componentes ECM reside en la falta de enfoque
de la IRM tradicional sobre estructuras de contenido heterogéneo más allá de las
bases de datos formalizadas, los aspectos del ciclo de vida, los metadatos de conte-
nidos heterogéneos, y la taxonomía corporativa en lugar de diccionarios de datos y
bases de datos estructuradas. El enfoque de la ECM puede también diferir en forma
más amplia de la corriente principal de la IRM “intra-organizacional” tradicional,
debido a su avance hacia la colaboración en la administración de contenido.

Figura 2.1.: ECM y sus áreas referenciales

La mayor contribución del concepto de ECM en relación a EDM reside en el he-

cho que la primera, especialmente basada en la Web, integra los aspectos que en el
pasado eran separados entre las bases de datos estructuradas y las interfaces de apli-
caciones dinámicas, documentos semi-estructurados y administración de archivos no
estructurados. Esto promueve un nuevo nivel de complejidad, en vez de las connota-
ciones tradicionales de la EDM basadas en archivos, a la administración de modelos
de estructura de contenido y configuraciones de los ciclos de vida. Las técnicas de

8
personalización avanzada y los servicios innovadores para clientes que se basan en
ECM representan otra área moderna que no figura en los modelos de IRM y EDM.
La investigación sobre administración de conocimiento (KM) identifica tres tipos
de iniciativas KM organizacionales a nivel general: el codificado y la compartición de
mejores prácticas; la creación de directorios de conocimiento corporativo; y la crea-
ción de redes de conocimiento [2]. Los sistemas de administración de conocimiento
(KMS) son desarrollados para dar soporte y reforzar las tareas de generación de
conocimiento, codificación, y utilización, combinando tecnologías tales como las in-
tranets, los repositorios de conocimientos, y directorios corporativos. Desde el punto
de vista de la investigación en administración de conocimiento, ECM puede ser ex-
presada como una subárea de KM para administrar los directorios de conocimiento
“explícito”. Además, la taxonomía y las herramientas de metadatos de ECM tam-
bién tienen alcance en el área de administración de información sobre recursos de
conocimiento corporativo, a menudo referida como “páginas amarillas corporativas”
e incluidas dentro del “modelo de red” de KM para facilitar la comunicación humano
a humano en las redes de conocimiento. El campo de KM ha estado en su mayoría
relacionado a la teoría basada en recursos y el punto de vista de las organizaciones,
en el cual el conocimiento se ha visto como un activo relacionado a ciertas unidades
organizacionales.
El concepto de la ECM une un poco la visión basada en recursos con la visión
basada en procesos de la organización, avanzando más allá del típico enfoque basado
en recursos de la administración de conocimiento (KM) [2]. Mientras la visión basa-
da en recursos sobre la cual se enfoca KM se direcciona hacia las capacidades de una
entidad organizacional en particular para producir y compartir nuevo conocimiento,
la visión basada en procesos en una organización principalmente se focaliza en los
aspectos de eficiencia y efectividad de operaciones establecidas. ECM puede contri-
buir en ambas perspectivas, a través del enfoque sobre el recurso de conocimiento
codificado para unidades organizacionales logrando desarrollar sus capacidades de
conocimiento, y proporcionando el soporte adecuado a los procesos de negocio.
Aunque KM representa un concepto más amplio incluyendo también la administra-
ción de conocimiento tácito con arreglos organizacionales relacionados, el concepto
de ECM resalta los desafíos especiales de administrar contenido sobre ciclos de vida
de larga duración, involucrando una sofisticada comprensión de las estructuras de
contenido, metadatos y taxonomías corporativas (ver sección 2.2.5). La figura 2.2
describe la relación existente entre los sistemas de gestión de conocimiento y los
sistemas de administración de contenido.

2.2.3. Los sistemas ECM y la Toma de decisiones

Los sistemas ECM y la administración de conocimiento constituyen “los ojos y
los oídos para el control del desempeño de la compañía”. Para ejercer control o de-
cidir, estos son necesarios en la gerencia de información con alto valor agregado
y en tiempo real [9]. A niveles operacional y táctico, la solución óptima es tener
menos información (en términos de cantidad) en el momento adecuado para incre-
mentar el valor de los datos y mejorar el desempeño de la compañía. Implementar
un sistema ECM en una organización no solo genera las formas efectivas de crear,
rastrear, administrar, y archivar todo el contenido de la compañía sino que además
puede integrar procesos de negocio, desarrollar acciones colaborativas a través de la
organización sistemática de equipos de trabajo, y crear un motor de búsqueda con
“vistas lógicas de negocio” especializado.

9
 Figura 2.2.: Relación entre KM y ECM

Al administrar contenido estructurado y no estructurado, una plataforma ECM

incrementa la cantidad y calidad de la información que se usa en la organización y
acelera la fase de investigación. Este mejoramiento conlleva a incrementar las varia-
bles de entrada disponibles para la toma de decisiones o en sistemas que dan soporte
a la decisión. Tal mejora no solo radica en la cantidad y calidad de la información
sino que además aumenta la velocidad con la cual se proporciona los datos a quienes
se encargan de la toma de decisiones. De forma similar a los sistemas de inteligencia
de negocio, las plataformas ECM dan soporte a la toma de decisiones dentro de las
organizaciones en términos de ver y recuperar datos y, analizar y compartir infor-
mación – como también su almacenamiento y mantenimiento continuo a lo largo de
ciclo de vida del contenido [10] (ver figura 2.3).
El ciclo de vida del contenido define las diversas etapas por las que el conteni-
do digital atraviesa desde su misma creación hasta su retención y/o eliminación.
Dicho ciclo establece etapas generales en donde la información digital adquirida se
clasifica, almacena y organiza de acuerdo a características específicas (estructurada
semi-estructurada o no estructurada, numérica o no numérica, etc.). Posteriormen-
te, el contenido digital es almacenado de acuerdo a criterios técnicos para procesos
futuros de publicación, utilización y actualización de acuerdo a las políticas de la
organización.

10
 Figura 2.3.: Ciclo de Vida del Contenido.

2.2.4. ECM como un concepto integrador en la gerencia de la

información
ECM consiste en un amplio conjunto de elementos interrelacionados: los objetivos
e impactos, los modelos empresariales y de contenido, la infraestructura, la gerencia
y la administración del cambio [2]. El concepto de ECM integra algunas áreas de la
gerencia de información:

ECM sigue una administración holística del ciclo de vida del contenido pa-
ra integrar soluciones de producción de contenido, captura, almacenamien-
to/archivado, versionado, distribución, publicación, recuperación y retención.

ECM se esfuerza por integrar los modelos de estructura de contenido, meta-

datos, y taxonomía corporativa para alcanzar ambientes de producción, alma-
cenamiento y recuperación involucrando todos los formatos de contenido (a
menudo heterogéneos) con una variación en la granularidad de elementos de
contenido y configuraciones; pasando de información sin estructurar vía datos
semi-estructurados hasta información estructurada.

ECM combina el modelo de contenido con el usuario en la organización y

procesa aspectos de modelado especial (personalización, el usuario y la admi-
nistración de derechos de acceso, workflows).

ECM cubre los puntos de vista organizacionales basados en recursos y procesos

para la administración de la información.

ECM representa una parte importante de la aplicación empresarial y la in-

tegración de infraestructura – desde aplicaciones de producción de contenido
heterogéneo y bases de datos proporcionando “datos crudos” para sistemas de
administración de contenido, hasta aplicaciones de flujo de trabajo controlado
para edición de contenido y publicación multicanal, y herramientas integradas
de taxonomía y búsqueda de contenido.

11
 ECM puede amalgamar algunos roles de trabajos de profesionales de informa-
ción corporativos (archivistas, administradores de bases de datos, webmasters,
etc.).

2.2.5. Consideraciones sobre el Contenido Digital en la ECM

La administración del ciclo de vida del contenido digital se fundamenta sobre
la comprensión de los tipos y estructuras de contenido existente, y combinando
esta con el conocimiento de cómo un contenido particular debe ser administrado a
través de toda su existencia. En la ECM, los desafíos van más allá de la tradicional
administración de documentos, administración de los ciclos de vida del contenido
digital y el versionado de archivos, también incluyen:
Creación y captura de contenido efectivo desde fuentes internas y externas he-
terogéneas (medios de producción integrados, escaneo y digitalización, conver-
sión de formatos de archivos, capturas de datos provenientes de formularios).
Edición controlada, revisión, aprobación, e información (multicanal), distri-
bución, publicación y actualización de contenido – con los flujos de trabajo
apropiados para la producción de contenido técnico, y tareas de publicación
(incluyendo políticas para todos los niveles de “publicación”: en grupos o equi-
pos, dentro de la organización, hacia patrones externos o consumidores obje-
tivos, o para el público en general).
Almacenamiento controlado con formatos seleccionados archivo/datos inclu-
yendo control de versión y administración histórica de revisiones en varios
niveles de configuraciones de contenido, y administración de relaciones entre
piezas de contenido sobre ciertas implementaciones de sistemas complejos.
La retención, preservación y transformación de formato para archivado a largo
término, y su eliminación (si se considera necesaria).
Para la mejor comprensión sobre los desafíos relacionados con la administración de
ciclos de vida de contenido heterogéneo, combinado con un modelo complejo para
la estructura de contenido, vistas, y presentaciones, a continuación se describe la
experiencia de BOC Gases [2] como sigue: “. . . La colección de contenido necesario
para diseñar y construir la porción de una planta puede incluir cientos de piezas de
contenido en una gran variedad de formatos, incluyendo dibujos de ingeniería, ar-
chivos 3-D CAD, información sobre facturas de materiales (BOM), fotografías, pro-
cedimientos operativos estándar, documentos sobre presupuestos, o presentaciones
acerca de las ventas. Típicamente, hay cuatro o cinco paquetes como tal por planta,
más paquetes pequeños de construcción específicos por contratista. El contenido den-
tro de estos paquetes existe en numerosos lugares a través de toda la organización,
y sobre plataformas de hardware y software numerosas. . . para acabar de complicar
las cosas el contenido en los paquetes de fabricación puede estar involucrado en la
creación de múltiples plantas, lo cual crea un ciclo de vida aún más complejo. . . el
contenido en estos paquetes de fabricación no solo se usan por las áreas de ingenie-
ría y construcción; este es usado por mantenimiento, operaciones, y ventas. . . BOC
deseaba recolocar contenido en múltiples lugares sino también mantener relaciones
entre documentos de tal forma que la revisión a un diseño, por ejemplo, automá-
ticamente debería tener eco en todos los paquetes de fabricación relacionados con
este”.
En algunos casos, las etapas de creación/captura se consideran como grandes
desafíos en algunas organizaciones. El no disponer de tecnologías idóneas puede tener

12
repercusiones negativas en cuanto al tratamiento eficiente y efectivo de las etapas
tempranas de la administración de contenido heterogéneo. En cuanto al contenido
digital, cuando este se almacena en un sistema de información, a menudo es necesario
brindar las condiciones para que permanezca como un registro por largos periodos
de tiempo.
Dentro de las consideraciones más interesantes sobre las características y genera-
lidades del ciclo de vida del contenido se encuentran los metadatos y la taxonomía
corporativa. Los metadatos deberían proveer información sobre una configuración o
elemento del contenido digital y su producción, propietario, y su contexto de utiliza-
ción pensado para facilitar su recuperación o re-uso en propósitos organizacionales.
Los mayores desafíos son la estandarización de modelos de metadatos corporativos,
producción de metadatos dinámicos y automatizados de uso fácil y masivo, y el co-
nocimiento entre los productores del contenido y los propietarios de la importancia
de los metadatos para contextos anticipados de recuperación y re-uso.
La taxonomía corporativa representa la estructuración lógica y conceptual de la
fuente de contenido total. Esta debe proporcionar la base para que los usuarios pue-
dan acceder y navegar a través de colecciones de contenido integrado lógicamente y
conducir a búsquedas efectivas basadas en una taxonomía funcional con el motor de
búsqueda. Partes de la taxonomía pueden servir como una base para la creación au-
tomática de metadatos sobre elementos de contenido. Un desafío aun mayor perdura
en la integración taxonómica (además de la integración técnica) de bases de datos
de contenido numerosas y heterogéneas bajo taxonomías prácticas para propósitos
organizacionales.

2.2.6. El modelo Empresarial y su Importancia para la ECM

El modelo de contenido intersecta con los modelos empresariales y especificaciones
detalladas en la implementación organizacional de sistemas ECM. El concepto de
modelo empresarial se refiere en nuestro contexto al problema que cualquier organi-
zación debe tener, en alguna medida, una idea compartida sobre lo que se necesita
realizar en la empresa (incluyendo la idea de negocio, las operaciones de soporte
requeridas, y extendiéndose desde el interior de la organización como tal hacia la
red de consumidores y proveedores seleccionados), quien hace que, y quien está a
cargo de que, antes de poder construir sistemas de información útil para dar so-
porte a operaciones. Los objetivos contemporáneos de la ECM pueden influenciar
necesidades de cambio al propio modelo empresarial y viceversa.

Infraestructura
La infraestructura de tecnología de información involucra un número de desafíos
en iniciativas ECM a gran escala entre los que se destacan:
Integración de aplicaciones estandarizadas y herramientas a través del ciclo de
vida del contenido (integrando producción/captura, almacenamiento, flujo de
trabajo de procesamiento, publicación y archivado a largo termino de contenido
heterogéneo).

Desarrollo de interfaces de usuario integradas, intuitivas y amigables para la

administración de contenido, transparentemente integradas con producción de
contenido “front-end” y soluciones de navegación.

Actualizaciones en software, hardware y sistemas operativos donde sea reque-

rido.

13
 Actualizaciones de tecnología para utilizar formatos de contenido “indepen-
dientes de la aplicación” tales como XML, reduciendo la dependencia sobre
formatos o estructuras de contenido de un vendedor específico, facilitando a
gran escala las actualizaciones de la infraestructura de la aplicación, y permi-
tiendo compartir uniformemente contenido entre organizaciones.

Aspectos relacionados con la seguridad de la información. Por ejemplo, la inte-

gración de tecnologías de identificación de clave pública, signaturas electrónicas
(firmas), administración de derechos digitales, etc.

2.3. Marco Contextual

La Universidad del Valle – Sede Caicedonia, como una de las sedes regionales de la
Universidad del Valle, fundamenta sus actividades sobre una arquitectura orientada
a procesos. Como se observa en la figura 2.4, su arquitectura se estructura en cuatro
grandes subsistemas a saber:

Estratégico

Misional

Apoyo

Evaluación

Figura 2.4.: Mapa de subprocesos Univalle

Cada subsistema anteriormente descrito contiene una cantidad específica de sub-

procesos que articulan su esquema de operación. Cabe destacar que dentro de la
Universidad del Valle existe un Sistema de Gestión de Calidad2 que se desarrolla
bajo el soporte y adopción de una metodología conocida como “Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar” (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como:
2
Dirección electrónica Sistema de Gestión de Calidad : http://gicuv.univalle.edu.co

14
 Planificar: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir los
resultados de acuerdo con los requisitos misionales y las políticas instituciona-
les.

Hacer: Implementar y ejecutar los procesos.

Verificar: Realizar seguimiento y medición a los procesos respecto a las políti-

cas, objetivos y los requisitos para el servicio, e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente los procesos.

Para el caso específico de análisis en el marco de desarrollo del proyecto, se consi-

deran especialmente los subprocesos que están contenidos dentro del subproceso de
formación3 , el cual forma parte a su vez del subsistema misional, y cuyo objetivo
es definir las estrategias de los procesos pedagógicos de enseñanza, aprendizaje y
la gestión general de las actividades académicas ligadas a la formación de pregrado
y posgrado, en procura del desarrollo de una capacidad de pensamiento autóno-
mo y creativo, fundamentado en los componentes artísticos, tecnológicos, científicos,
técnicos, humanísticos y filosóficos. Se realiza mediante las modalidades presencial,
semi-presencial y de nuevas tecnologías y educación virtual. Incluye los subprocesos
de Gestión de los Programas Académicos, Gestión de las Actividades Académicas
de Estudiantes, Apoyo y Estímulo a Estudiantes, Desarrollo de la Actividad Aca-
démica, Gestión de Material Bibliográfico y Apoyo para la Formación en Entornos
Virtuales de Aprendizaje.
A partir del subproceso de formación es importante resaltar los espacios de acción
que tienen, específicamente, las coordinaciones académicas de la sede Caicedonia en
los diferentes procedimientos y que de forma articulada propenden a la generación
de contenido digital heterogéneo durante su desarrollo. En este sentido se puede
mencionar el subproceso de Desarrollo de la Actividad Académica, y cuyo respon-
sable es el vicerrector académico. Este subproceso tiene como objetivo Desarrollar
en los estudiantes de pregrado y posgrado las competencias técnicas, conocimientos
teóricos-prácticos, las habilidades en los ámbitos de la ciencia, la cultura, el arte,
la técnica, la tecnología y las humanidades para integrarse en el mundo laboral y
las competencias necesarias para la convivencia en la Sociedad. Su alcance incluye
las actividades académicas de los docentes y estudiantes de pregrado y posgrado,
desde la planeación académica, pasando por la evaluación de la calidad académica
de los cursos, la medición del desempeño docente en su actividad académica hasta el
registro de las dificultades en el desarrollo de la actividad académica y las acciones
tomadas para el mejoramiento del proceso.
En este subproceso las coordinaciones académicas sirven como proveedor de in-
formación (con la intervención sustancial del director de programa), suministrando
como entrada una serie de informes relacionados con el desarrollo de las asignaturas,
evaluación estudiantil de cursos y desempeños del profesor. Todo este contenido res-
pectivamente soporta las acciones de seguimiento y evaluación de cursos, la adopción
de planes y acciones de mejoramiento. Dada su visión de pequeños subsistemas, estas
acciones permitirán la generación de unas salidas específicas que tienen que ver con
la evaluación del desempeño del profesor, la evaluación del curso, las acciones de me-
joramiento emprendidas al interior de los programas, entre otras.Consecuentemente
con su naturaleza sistemática, finalmente, estas salidas tienen como usuarios otros
subprocesos y proveedores del entorno, y unos registros específicos. Para el caso
de análisis del subproceso de desarrollo de la actividad académica en relación a la
3
Información adicional en http://procesos.univalle.edu.co/formacion.html

15
intervención de las coordinaciones académicas como proveedores de contenido sus
usuarios son:
Subproceso de Gestión de Programas Académicos.

Subproceso de Gestión de Desarrollo Humano Docente.

Consejo Académico.

Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.

Área de Calidad y Mejoramiento.

Los registros, por su parte, quedan bajo las definiciones de:
Evaluación de Desempeño.

Evaluación del Curso.

Informe de Autoevaluación.

Actas de Comités de Programas.

Actas de Consejos de Facultad e Institutos Académicos y Sedes Regionales con

Planes y Acciones de Mejoramiento.

Reporte de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.

Las Coordinaciones Académicas de la Universidad del Valle - Sede

Caicedonia
En concordancia con lo establecido en el apartado anterior, la Universidad del Valle
– Sede Caicedonia, estipula una caracterización específica del cargo de coordinador
del programa académico cuyos objetivos son:
Coordinar las actividades inherentes a la actividad académica de los estu-
diantes, bajo los lineamientos de la Dirección del Programa respectivo y la
Dirección de Sede Regional.

Diseñar estrategias para responder a las necesidades del entorno y afianzar la

relación del programa académico con el medio.
Además, se denotan unas relaciones, con relación a su entorno:
Internas: Con el personal administrativo, estudiantes y profesores de la Sede.

Externas: Con personal de otras sedes de la Universidad del Valle a nivel

regional, instituciones de educación superior, colegios, estamentos guberna-
mentales, ONG, empresas y comunidad en general.
De igual forma establece unas funciones derivadas de obligaciones contractuales que
sugieren en algunos casos la producción de contenido digital no estructurado y que
se enfocan a:
Determinar el perfil requerido para la selección de los docentes encargados de
las asignaturas del programa.

Recibir y dar trámite según las normas establecidas, a las inquietudes, solici-
tudes, reclamos, quejas y sugerencias de carácter académico que presenten los
estudiantes del programa, acudientes, padres de familia y público en general.

16
Asesorar al estudiante en la revisión de su situación y/o historial académico.

Asesorar al estudiante en el proceso de matrícula, adición o cancelación de

asignaturas.

Elaborar propuesta de programación académica de manera semestral para so-

meterlo a consideración del Comité Académico de la Sede Regional.

Presentar los casos académicos especiales ante el Comité Académico de la Sede

para su consideración.

Tramitar equivalencias a estudiantes del programa académico.

Exponer ante la Dirección del Programa las solicitudes de reingreso, transfe-

rencia, traslado y equivalencias que presenten los estudiantes y/o aspirantes a
ingresar al programa.

Ingresar en el SIRA todos los movimientos académicos de los estudiantes (equi-

valencias, reportes de notas, reingresos, traslados, transferencias, candidatos a
grado).

Realizar el proceso de revisión de requisitos académicos y actualización de los

candidatos a grado.

Coordinar actividades de sustentación de trabajos de grado y elaborar los

reportes que correspondan.

Designar los profesores para direcciones de trabajos de grado, jurados evalua-

dores y/o Supervisores de Práctica (Aplica para los programas académicos que
tienen la modalidad de trabajo de grado o prácticas).

Difundir actividades relacionadas con convocatorias a elecciones de represen-

tación estudiantil ante los distintos cuerpos colegiados de la Universidad.

Estimular la participación de los estudiantes en la evaluación docente.

Realizar el respectivo Informe, análisis de datos y socialización de los resultados

de la evaluación docente.

Conjunto con los docentes, establecer estrategias que permitan corregir defi-
ciencias halladas en las evaluaciones y estrategias metodológicas que permitan
mejorar el proceso de enseñanza.

Coordinar y difundir actividades complementarias al proceso de formación,

tales como pruebas Saber Pro, seminarios de actualización, actividades de
extensión, visitas empresariales, prácticas y pasantías.

Afianzar relaciones con organizaciones y sector empresarial que permitan am-

pliar el radio de acción de los estudiantes y contribuir al fortalecimiento del
programa académico.

Llevar el archivo de la coordinación del programa de acuerdo con las disposi-

ciones establecidas por la oficina de Gestión Documental.

Revisar y entregar los programas de las asignaturas a los docentes como insumo
para el plan de trabajo y desarrollo del semestre.

17
Realizar seguimiento a los procesos de formación realizados por los docentes a
cargo de acuerdo con la programación y el plan de trabajo de cada asignatura.

Coordinar de la mano con el encargado de Laboratorios la utilización y acti-

vidades a realizar (en los programas académicos que aplique).

Promover de la mano con la Coordinación de Extensión actividades de actua-

lización académica o actividades complementarias para el personal egresado
del programa.

Las demás actividades que requiera la Dirección del Programa.

Asistir y participar activamente en las reuniones programadas por la Dirección

del Programa, Comité de Programa Académico, Comité Académico de Sede,
Dirección de Regionalización y Oficina de Dirección.

Apoyar a la Secretaría Académica para la generación de informes sobre rendi-

miento académico de los estudiantes, tasas de deserción, y demás.

Apoyar las actividades que realice la institución en general, que involucren

áreas propias del programa.

Las demás funciones que dispongan sus superiores inmediatos.

18
3. Desarrollo del Proyecto
Como estrategia de apoyo a las diferentes actividades del proyecto se implementó
la metodología de desarrollo de software ICONIX [11]. Dicha metodología supone
la utilización flexible y práctica de algunos conceptos de las metodologías Rational
Unified Process (RUP) y extreme programming (XP), y se basa en un proceso ite-
rativo e incremental que procura el perfeccionamiento de los resultados en cada una
de las fases de análisis, diseño, implementación y pruebas.
Al igual que la mayoría de las estrategias modernas para el desarrollo de software,
ICONIX adopta un conjunto de técnicas que buscan mitigar el costo del cambio. En
consecuencia, el marco de desarrollo del proyecto utilizó un enfoque de iteraciones
sucesivas, cada una de las cuales se pudo contemplar como un miniproyecto. Para
éste caso en particular, la metodología permitió la construcción del software por fun-
cionalidades. Cada nueva iteración proporcionó nuevos elementos de funcionalidad
que las anteriores, preservando la coherencia con los objetivos establecidos e incluso
mejorando algunos aspectos de funcionalidad previamente entregados.
ICONIX, como estrategia incremental, permitió realizar inicialmente un análisis
que ayudó a centrar el alcance del problema e identificar los requisitos más impor-
tantes. Adicionalmente, se seleccionaron los requisitos que proporcionarían mayor
beneficio al usuario final como núcleo de primer incremento de desarrollo y entre-
ga. La finalización de cada incremento proporcionó la retroalimentación necesaria
al desarrollador y ayudó a definir el alcance y los contenidos de los incrementos
posteriores [12].
A continuación presentamos el proceso de desarrollo del producto final a través
del enfoque de etapas principales destacadas por Rosemberg y Scott1 , las cuales son:

1. Análisis de Requerimientos.

2. Análisis y Diseño Preliminar.

3. Diseño.

4. Implementación.

Cabe destacar en este proceso, el uso simultáneo de tres principios fundamentales:

Trabajar hacia adentro desde los requerimientos del usuario.

Trabajar hacia fuera desde las abstracciones clave del dominio del problema.

Ir descendiendo desde modelos de alto nivel al diseño detallado [11].

1
Doug Rosemberg y Kendall Scott fueron quienes desarrollaron el proceso de desarrollo de software
ICONIX a partir de 1993.

19
3.1. Análisis de Requerimientos
Una característica importante propia de ICONIX, la cual se introdujo en el pro-
yecto fue el “modelo de dominio”. El modelo de dominio es un modelo de clases
análisis (de alto nivel) que es independiente de cualquier caso de uso particular. Di-
cha representación pertenece al espacio del problema (el mundo real) y permite su
fácil comprensión. Para la consecución del modelo de dominio del proyecto necesa-
riamente se inició con la recolección de requisitos a través de las técnicas de lecturas
preparatorias, entrevistas y cuestionarios principalmente [12].

3.1.1. Lecturas Preparatorias

La investigación o las lecturas preparatorias son parte del proceso de adquisición
de conocimientos acerca de la organización y de sus objetivos de negocio. Entre
los documentos que constituyen fuentes adecuadas de información se incluyen los
siguientes:

Informes de la empresa.

Gráficos de la Organización.

Manuales de normativas.

Descripciones de trabajos.

Informes.

Documentación de los sistemas existentes.

Para el desarrollo específico del proyecto y dentro del marco de adquisición de co-
nocimientos se contó con la importante colaboración de la Oficina de Calidad de la
Universidad del Valle - Sede Caicedonia. Esta dependencia ayudó a la comprensión
de la estructura organizacional y proporcionó diversos contenidos digitales como
documentos, esquemas y enlaces Web, referentes al contexto específico dentro de
la organización donde se identificó la problemática, permitiendo así la definición
posterior de las características y el alcance del producto final.

3.1.2. Entrevistas
Las entrevistas constituyen, probablemente, la técnica de búsqueda de informa-
ción más ampliamente utilizada; es también la que requiere mayor habilidad y sen-
sibilidad. En el caso particular, se utilizaron las entrevistas para la recolección de
información detallada de los procesos académico-administrativos2 relacionados con
las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia con el
objetivo de lograr la cohesión entre los requisitos del sistema y las políticas orga-
nizacionales. Entre el talento humano que intervino en esta técnica se destacan el
personal de la Sub-dirección, la Secretaría Académica y la Coordinación Académica
del Programa Académico de Tecnología en Sistemas de la Universidad del Valle -
Sede Caicedonia.

2
Fuente Adicional: http://procesos.univalle.edu.co/formacion.html

20
3.1.3. Cuestionarios
Los cuestionarios son instrumentos de investigación que pueden utilizarse para
la búsqueda de hechos en proyectos de desarrollo de sistemas y consisten en una
serie de preguntas escritas. Para el desarrollo de la plataforma se estructuró un
cuestionario a través del cual se buscó identificar las condiciones acerca del manejo
de contenido digital, los tipos y formatos utilizados, la proporción de documentos
heterogéneos que se crean en un periodo de tiempo determinado y la percepción
por parte del personal acerca de las tecnologías y herramientas utilizadas para la
gestión de contenido digital en la institución. Dentro de los elementos de análisis
más significativos que se desarrollaron (ver el anexo A), el apéndice A.1 define el
cuestionario implementado en esta fase del proyecto.
Una vez implementadas cada una de las técnicas anteriormente descritas y si-
guiendo la metodología de desarrollo propuesta, se obtuvo un levantamiento formal
de todos los requerimientos que en principio deberían ser parte del sistema. Ade-
más, se analizaron diferentes tipos de contenido digital no estructurado relacionado
especialmente con la gestión administrativa de la dependencia específica, proporcio-
nando la comprensión sobre las características, fuentes, usuarios e interacciones de
los diferentes contenidos digitales que se integrarían a la plataforma.

3.1.4. Requerimientos Funcionales

En un estado inicial se definieron los requerimientos más importantes en conjun-
ción con el mayor beneficio de los usuarios finales. Los requerimientos establecidos
se presentan a continuación:

El sistema debe permitir administrar de forma centralizada el registro de usua-

rios, ingresar sus datos personales, de acceso y de contacto respectivos.

El sistema debe proporcionar un mecanismo de almacenamiento centralizado

de contenidos digitales no numéricos.

El sistema debe facultar los procesos convencionales de creación, lectura, ac-

tualización y eliminación controlada de contenidos digitales específicos.

El sistema debe conservar las características de los contenidos digitales que

almacena.

El sistema debe dar soporte a las diferentes etapas complementarias del ciclo
de vida de los contenidos digitales:
• Captura.
• Almacenamiento.
• Versionado.
• Indexado.
• Limpieza.
• Distribución.
• Búsqueda.
• Publicación.

El sistema permitirá la utilización de herramientas colaborativas para la ges-

tión de contenido digital.

21
En conjunción con los requerimientos funcionales planteados, El apéndice A.2 refe-
rencia los principales requerimientos no funcionales relacionados con la disponibili-
dad y desempeño del sistema.
Finalmente, se presenta el primer modelo de dominio con sus respectivas aso-
ciaciones. Es importante anotar que el modelo del dominio está en el espacio del
problema (mundo real) y no en la solución (ver figura 3.1). De forma análoga y con
el propósito de clarificar el modelo de dominio particular, se decidió detallar algunos
elementos de análisis teórico-prácticos de gran importancia sobre el ciclo de vida
del contenido digital no estructurado y su relación directa en la consolidación de
los requerimientos y su posterior enfoque orientado a la arquitectura ECM. Dichas
consideraciones se consignan en el anexo A.3.

Figura 3.1.: Clases y Asociaciones Iniciales.

ICONIX sugiere durante su implementación, antes de la realización de los casos

de uso, el bosquejo del prototipo de la interfaz gráfica de usuario (GUI) si es factible.
Para nuestro caso, optamos por omitir este paso debido a las restricciones impuestas
por el tiempo, el equipo de trabajo y a la multiplicidad de los elementos gráficos a
incluir. Sin embargo se definió de forma preliminar el uso de una interfaz integral
introduciendo el concepto de Sistema Operativo Web o WebOS3 .

3.1.5. Diagramas de Casos de Uso

Un importante aspecto de ICONIX es que un caso de uso se distingue explíci-
tamente de un requisito. En este sentido, el primero describe un comportamiento;
el segundo describe una regla para el comportamiento. Además, un caso de uso sa-
tisface uno o más requisitos funcionales; mientras un requisito funcional puede ser
satisfecho por uno o más casos de uso. La figura 3.2 presenta el caso de uso realizado
para la gestión de contenido.

3
Generalmente, el término WebOS ha sido empleado para referirse a una plataforma que interactúa
con el usuario a través del navegador web y no depende del sistema operativo.

22
 Figura 3.2.: Caso de Uso Gestión de Contenido.

Toda la notación desarrollada en esta parte de la metodología tuvo como referencia

la exposición de casos de uso abstractos, los cuales ayudan a definir la funcionalidad
de los otros casos de uso, pero no cuentan con una ejemplificación específica como
tal [12].

3.2. Análisis y Diseño Preliminar

En esta etapa se describieron los casos de uso, como un flujo principal de acciones,
pudiendo contener flujos básicos y flujos alternativos. La principal sugerencia de
ICONIX en esta actividad, es que no se debe perder mucho tiempo con la descripción
textual y usar un estilo consistente que sea adecuado al contexto del proyecto.
Además de describir los casos de uso, se realizaron los diagramas de robustez (ver
sección 3.2.2). Estos diagramas permitieron la ilustración gráfica de las interaccio-
nes entre los objetos participantes de un caso de uso y proporcionaron las bases
necesarias para saber si las especificaciones del sistema eran razonables.
Al finalizar esta sección, se da una conceptualización sobre arquitectura utilizada
para la construcción del sistema ECM para la administración de contenido digital
no numérico de carácter administrativo en el área de las coordinaciones académicas
de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia.

3.2.1. Descripción de los Casos de Uso

El primer paso en esta actividad consistió en definir explícitamente los usuarios
que tendrían algún tipo de interacción con el sistema a desarrollar. Esto, con el fin
de determinar las características y los perfiles del personal dentro del aplicativo. En
este sentido, se establecieron principalmente dos tipos de actores (ver cuadro 3.1).

Actor Descripción
El administrador del sistema ECM es el responsable de la gestión
operativa del sistema, comprendiendo las interacciones relacionadas
Administrador
con los subsistemas de gestión de personal, de colaboración y de
ECM
contenido.
El Usuario regular del sistema ECM es el responsable de las
actividades de interacción con contenido digital durante su ciclo de
Usuario ECM
vida, las cuales tienen una correspondencia con la administración de
contenido web dentro del marco ECM integral.
Cuadro 3.1.: Actores del Sistema

23
 Una vez se definieron las caracterizaciones de los usuarios y sus propiedades de
interacción es posible generar la descripción de todos los casos de uso. En el cuadro
3.2, se presenta el planteamiento escrito del caso de uso relacionado con la Gestión
de Contenido.

Actor:
Caso de Uso: Gerenciar contenido digital. Administrador
ECM
Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos Si se presentan
documentos en una variedad de formatos pre-establecidos a errores de
través de un sistema basado en la técnica WYSIWYG (What validación,
You See Is What You Get).
conexión con los
2. El usuario Administrador ECM, puede almacenar contenido
digital a través de mecanismos de captura que permiten vía web repositorios de
“llevar” dichos activos a un repositorio de datos centralizado. datos, falta de
3. El usuario Administrador ECM puede, a través de una permisos, el
interfaz web de control administrativo, accesar a activos digitales sistema debe
(listados en orden específicos). informar al
4. El usuario Administrador ECM, puede ejecutar peticiones de usuario los
eliminación de contenido multiformato, estas operaciones sobre
sucesos
los archivos son de carácter irreversible.
5. El usuario Administrador ECM, puede organizar y específicos a
administrar cambios sucesivos de orden menor y mayor sobre un través de
mismo contenido digital a través del versionado de documentos mensajes.
digitales (mediante consecutivos numéricos).
6. El usuario Administrador ECM tendrá permitido generar y o
modificar características relativas al fichero digital (metadatos),
con el fin de llevar a cabo el indexado de estas propiedades en el
sistema como insumo de otras interacciones.
7. El usuario Administrador ECM, tendrá la opción de generar
búsquedas mediante una interfaz web con la capacidad de
establecer diversos criterios (basados en los metadatos) para tal
fin.
8. El usuario Administrador ECM, estará facultado para realizar
la publicación y/o distribución de contenido digital (a nivel
público o privado) a través de mecanismos previamente
establecidos por el sistema.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de contenido
debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás subsistemas y
usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: De forma análoga, las interacciones aquí descritas tienen efectos
similares si son llevadas a cabo por parte del usuario ECM, los cambios en los alcances
de cada interacción vienen denotados por los niveles de permiso del grupo al que
pertenecen dichos usuarios. La operación de eliminación no es literal, por el contrario,
está interacción solo “oculta” el contenido digital afectado del acceso posterior por el
usuario ECM hasta tanto el Administrador ECM confirme o niegue la real operación.
Cuadro 3.2.: Descripción Caso de Uso

Dentro del anexo correspondiente a los elementos de diseño (ver anexo B) el

apéndice B.1 define y describe los casos de uso complementarios del proyecto.

24
3.2.2. Análisis de Robustez
El análisis de robustez ayuda a identificar los objetos que participan en cada caso
de uso. Estos objetos que forman parte de los diagramas de robustez sirven como
enlace entre el análisis (“el que” - diagramas de casos de uso) y el diseño (“el como”
- diagramas de secuencia). Adicionalmente, este proceso ayudó a establecer si las es-
pecificaciones del sistema eran razonables. La figura 3.3 presenta una ejemplificación
de los diagramas empleados en este tipo de análisis.

Figura 3.3.: Diagrama de Robustez asociado a la Creación de Contenido

3.2.3. Arquitectura
La arquitectura implementada, entendiéndose esta como una estructura lógica de
componentes que son interdependientes e interactuantes entre sí, se orientó mediante
la disposición multicapa y bajo la plataforma cliente - servidor, enfocada especial-
mente a la gestión de actividades propias de la administración de contenido Web.
Con el objeto de brindar una mejor comprensión, antes de describir la estructura
en cuestión, es importante definir las propiedades fundamentales que pertenecen a
procesos naturales de esta área.

Administración de Contenido Web

A primera vista, la Administración de Contenido Web (conocida como WCM por
sus siglas en inglés), es muy similar a la Administración de Documentos (DM). En
ambos casos, los propietarios de contenido almacenan archivos en un repositorio. A
menudo, al contenido se le asignan metadatos, se asegura, es indexado para búsqueda
posterior, y es enrutado a través de un workflow. La diferencia más obvia entre DM y
WCM es que el contenido administrado es específicamente publicado en un sitio Web
o como parte de una aplicación Web. Más allá de esta distinción de alto nivel, hay
algunas otras diferencias que hacen que la WCM merezca una discusión separada
[13]. Estas incluyen:

Herramientas propietarias usadas para crear contenido.

25
 Separación de la presentación y el contenido.

Publicación sistemática o despliegue de contenido.

A continuación, de forma breve se dá una mirada a cada uno de estos aspectos.

Herramientas Propietarias
La mayoría de las soluciones de administración de contenido tratan con archivos
generados por una suite ofimática. Por supuesto, existen excepciones tales como las
de varios tipos de archivos de gráficos, formatos de dibujo (CAD/CAM) y otras
herramientas especializadas, pero con frecuencia, los archivos son generados por un
número pequeño de herramientas diferentes y un número incluso menor de provee-
dores distintos de software.
En el caso de la WCM, hay una amplia variedad de herramientas involucradas
desde editores de texto hasta ambientes de desarrollo integrado para programas
de gráficos con múltiples vendedores en cada categoría. Esto conlleva a que una
solución WCM necesita ser muy flexible en la forma de integrarse con herramientas
propietarias. La alternativa, la cual obliga a los desarrolladores a suministrar las
herramientas favoritas de determinados usuarios en favor de un estándar, puede
resultar en una “pesadilla de administración de contenido”.

Separación de la presentación y el contenido

WCM no requiere la separación entre la apariencia del contenido sobre el sitio web
y su almacenamiento. Pero muchas implementaciones toman ventaja de este princi-
pio ya que las tareas concernientes al diseño del sitio se hacen más fáciles, faculta la
publicación multicanal, y permite a las personas crear contenido sin habilidades de
programación Web.
Para comprender por qué esto es así, es necesario ejemplificarlo suponiendo un
sitio web que tiene su contenido y presentación mezclados. Cuando sea tiempo de
rediseñar el sitio, se debería tocar todas las páginas web ya que cada página tiene
su propio marco de presentación. De forma análoga, la creación de contenido está
limitada a personal con habilidades técnicas. Por otra parte, hay un riesgo de que el
propietario del contenido (por ejemplo, la persona que escribe o publica un trabajo)
inadvertidamente podría impactar de forma negativa el diseño de la página.
Una forma de evitar estas problemáticas es separar el contenido de la presenta-
ción del mismo. Un mecanismo para realizar esto es almacenar el contenido como
XML de presentación independiente. El XML puede luego ser transformado en cual-
quier presentación que se requiera. Así, un rediseño es tan simple como cambiar la
presentación en un solo lugar y luego visualizarlo en todas las páginas.
El impacto de separar el contenido de su presentación se da en tres sentidos.
Primero, asumiendo que los consumidores del contenido no están interesados en leer
XML puro, algo debe ser responsable de transformar el contenido. Dependiendo de
la aplicación, esto puede llevarse a cabo por el sistema WCM o una aplicación web
frontend.
Lo segundo, en el caso de contenido estático, cualquier cambio en el contenido
subyacente tiene que lanzar una transformación permitiendo que la capa de presen-
tación se actualice, siempre recordando que puede haber más de un archivo afectado
por el cambio.

26
 Tercero, los autores del contenido pierden el beneficio de creación de contenido
WYSIWYG (What You See Is What You Get) ya que el contenido no se observa
inmediatamente, sino hasta tanto se publique en el sitio web. El sistema WCM,
entonces, tiene que ser capaz de permitir a los autores de contenido “previsualizar”
el contenido tal como ellos lo crean, preferiblemente en el contexto del sitio.

Publicación Sistemática o Despliegue

Un sistema de Administración de Documentos es un poco como una base de datos
relacional en el sentido de que este es típicamente un repositorio centralizado y au-
toritativo (gestionando aspectos de seguridad y control de acceso). Hay excepciones,
pero en la mayor parte, el contenido reside en un repositorio y es recuperado por los
sistemas y las aplicaciones que lo requieran. Por otro lado, un sistema WCM a menu-
do se enfrenta al desafío de despliegue o publicación. Los archivos van al repositorio,
pero deben ser entregados a algo para ser consumidos. Esto puede ocurrir sobre una
tarea programada, en la petición de un usuario, como parte de un flujo de trabajo,
o todos a la vez. Lo que es seguro es que algunos sitios web recuperan su contenido
dinámicamente; pero la mayoría de los sitios tienen al menos un subconjunto de
contenido que debe ser estáticamente entregado a un servidor web.
Con base en los aspectos anteriormente descritos, la arquitectura del proyecto
quedó definida como se muestra en la figura 3.4, denotando la relación entre sus
componentes.

Figura 3.4.: Arquitectura del Sistema ECM

27
 La arquitectura establecida define dos capas específicas:

La capa de contenido.

La capa de presentación.

La Capa de Contenido
En esta capa se optó por correlacionar dos estructuras de almacenamiento de datos
con características especiales. La primera está constituida por una base de datos
relacional y la segunda por un repositorio de almacenamiento de contenidos digitales
no estructurados o heterogéneos, donde su funcionamiento está en concordancia con
lo estipulado en el tercer objetivo del proyecto. Para este propósito se utilizó el motor
de bases de datos MySQL y el repositorio de contenido heterogéneo Lily4 .
En el ámbito del almacenamiento relacional, éste se utiliza con el propósito de
gestionar los datos proporcionados por la aplicación de flujos de trabajo y para el
registro de los datos correspondientes a las credenciales de acceso e información
básica de los usuarios del sistema (su uso es opcional). En lo referente a Lily como
plataforma de gestión de datos de carácter heterogéneo, es importante resaltar que
su funcionamiento está basado en la plataforma de código abierto “big-data” de
Apache llamada Hadoop5 . Apache Hadoop utiliza HDFS (Hadoop Distributed File
System), un sistema de fichero distribuido escrito en java, escalable y tolerante a
fallos. Aunque Hadoop puede funcionar con varios sistemas de ficheros (sistema de
ficheros locales de Linux, GlusterFS, S3 de Amazon, etc.) HDFS se desmarca de ellos
por ser totalmente compatible con MapReduce (modelo de programación) y ofrecer la
optimización de “localidad de los datos”, lo cual lo convierte en la solución “natural”
de Hadoop. Adicionalmente, Lily incorpora a su estructura de funcionamiento dos
tecnologías robustas en administración de contenido digital: Hbase y SOLR6 . Hbase
es una base de datos no relacional, distribuida, altamente escalable, escrita en java,
“open source” y que corre sobre HDFS. Lily utiliza Hbase para el almacenamiento
de datos granulares. Apache SOLR, por otra parte, se emplea en conjunto con el
repositorio de contenido con el objeto de consolidar una plataforma de indexación
y búsqueda de propiedades específicas de las unidades de contenido digital que Lily
manipula. Finalmente, la administración de todas las tecnologías que implementa el
repositorio se deja a cargo de Zookeeper, un servicio centralizado que actúa como
un coordinador de aplicaciones distribuidas (incluyendo sus configuraciones).
Lily proporciona escalabilidad y replicación a través de su arquitectura distribuida.
Lily cuenta con múltiples nodos; cada nodo es responsable de participar en una o más
de sus funcionalidades (almacenamiento, búsqueda y recuperación de contenido entre
otras). Ya que Lily utiliza un almacenamiento NoSQL (no relacional), éste permite
que se puedan agregar al repositorio cualquier tipo de esquema rico (flujos de datos
binarios en múltiples formatos) [14]. Este repositorio está diseñado para ser usado por
cualquier clase de aplicación front-end (capa de presentación) usando opcionalmente

4
Lily es un repositorio de datos escalable para almacenar, buscar y recuperar registros (o items de
contenido, documentos, objetos, etc.). Más Información en http://www.lilyproject.org/
5
Apache Hadoop (http://hadoop.apache.org/) es un marco de software de código abierto para
aplicaciones intensivas de datos distribuidos, originalmente creado por Doug Cutting para apoyar
su trabajo en Nutch, un motor web de código abierto.
6
Web del proyecto: http://lucene.apache.org/solr/

28
el API de Lily basado en Java o a través de la interfaz REST7 (Representational
State Transfer) del servicio Lily.
El modelo de repositorio de Lily ofrece una rica funcionalidad expresada en campos
multivalor, links, versionado, y un esquema que fácilmente se puede cambiar. La
entidad básica administrada por el repositorio es llamada registro. Los registros son
conjuntos de campos y se adhieren a un tipo de registro el cual especifica los tipos
de campos que se permiten dentro del registro. Los tipos de campo definen la clase
de valor que se puede almacenar en el campo (string, long, decimal, link, etc.) y el
alcance del campo. El alcance del campo o scope determina si un campo es versionado
o no. Los campos versionados son inmutables: por cada cambio o actualización de
un campo versionado se crea una nueva versión dentro del registro. Los registros en
su definición siempre cuentan con un Id de registro que puede ser asignado por el
cliente cuando crea el registro, o se asigna automáticamente por el repositorio, en
cuyo caso este será un UUID (Identificador Único Universal).
Es importante mencionar que los campos en un registro pueden ser blobs (ob-
jetos binarios grandes), Estos blobs se almacenan tanto en Hbase como en HDFS
dependiendo de una estrategia basada en el tamaño. Los blobs más pequeños como
las páginas HTML pueden ser almacenadas en Hbase, mientras que los blobs mas
grandes serán manejados como flujos que se almacenan en HDFS.

La Capa de Presentación
En la capa de presentación de datos, todos sus elementos constitutivos se soportan
sobre el protocolo HTTP y corre bajo el servidor de aplicaciones Apache. Este siste-
ma de soporte al cliente implementa un OSWeb conocido como Oneye8 construido
sobre el lenguaje de programación PHP como núcleo principal de procesamiento de
peticiones, las cuales usualmente se efectúan a través de un navegador Web y hacen
uso de técnicas asincrónicas por medio de Javascript para la carga de información.
En concordancia con los sistemas WCM, la plataforma posee un sistema de separa-
ción de contenido con relación a su presentación permitiendo manipular información
sobre la capa de presentación en diferentes interfaces de trabajo para lo cual se usa
un lenguaje de marcado extensible como capa de recuperación de datos.
Oneye está basado en un micro-kernel. Éste, está pensado con el único propósito
de unificar los servicios del sistema. En otras palabras, Oneye tiene muchos servicios
para tareas específicas (manejo de usuarios, eventos, operatividad sobre ficheros,
etc.) y el kernel es el responsable de su comunicación y localización. Los servicios
en Oneye realizan tareas de bajo nivel. Por ejemplo, las aplicaciones no manipu-
lan archivos directamente: en vez de esto, ellas usan un servicio diseñado para este
propósito. De este modo, la seguridad se garantiza ya que los servicios aplican res-
tricciones a las peticiones de la aplicación. Las aplicaciones son pequeños programas
que se desarrollan en PHP, mediante el uso de un conjunto de bibliotecas y sobre
los servicios del OSWeb9 . En el sistema operativo Web utilizado, los controladores
de documento y de búsqueda se ubican en el servicio de administración del sistema

7
En el año 2000, Roy Fielding, uno de los colaboradores clave para HTTP y URI, codificó la
arquitectura de la Web en su tesis doctoral titulada “Architectural Styles and the Design of
Network-Based Software Architectures.” En esta tesis, el introdujo el estilo de arquitectura
Representational State Transfer (REST).
8
Plataforma homogénea para el desarrollo de aplicaciones Web. Más información en: http://
oneye-project.org/
9
Oneye posee ocho servicios básicos: extern, eyeX, log, mmap, proc, sec, um y vfs

29
de archivos (VFS por sus siglas en inglés). Los principales cambios sobre el servicio
VFS se describen en la sección 3.4.1.
Una característica importante de Oneye es que no requiere de ningún hardware
o software especial para su funcionamiento. Esta plataforma, en su forma estándar,
solo necesita de un servidor Web para su despliegue y el soporte para el lenguaje
de programación PHP. Para el caso particular se hizo necesario contar, de forma
adicional, con un extractor de metadatos en el front-end (Apache Tika) para el
pre-procesamiento de ficheros digitales y el cumplimiento de unas condiciones espe-
ciales debido a la creación de nuevas aplicaciones en el OSWeb que utilizan servicios
externos (ver el apartado 3.4.2).

Consolidación de la Plataforma
El producto final, como aplicación de red, utiliza el estilo arquitectural REST. Este
estilo, en términos abstractos, describe el funcionamiento del World Wide Web. Las
tecnologías que soportan su funcionamiento incluyen el Protocolo de Transferencia
de Hipertexto (HTTP), el Identificador Uniforme de Recurso (URI), lenguajes de
marca tales como HTML y XML, y formatos “web-friendly” como JSON.

3.3. Diseño
Durante la fase de diseño se implementaron tres tareas relacionadas con la defini-
ción de las operaciones realizadas por el sistema, el establecimiento de los patrones de
comunicación entre componentes y la terminación del modelo estático del proyecto.
Siguiendo este esquema de tareas, el primer producto de esta fase estuvo constituido
por el conjunto de diagramas de actividad. La figura 3.5 ilustra este tipo de diagrama
en relación a las acciones correspondientes para la creación de contenido.

Figura 3.5.: Diagrama de Actividad para la Creación de Contenido

Los diagramas de actividad permiten representar los tres componentes estructu-

rales existentes en todos los lenguajes de programación basados en procedimientos:
secuencias, selecciones e iteraciones. Esta capacidad para modelar procesos en esta

30
forma resulta de gran ayuda durante la creación de los modelos de las operaciones
de las clases. Los diagramas de actividad adicionales realizados en el proyecto se
encuentran en el apéndice B.2.
Una vez realizados los diagramas de actividad, se definieron los diferentes com-
portamientos del aplicativo a través de los diagramas de secuencia. Los diagramas
de secuencia pertenecen a los diagramas de interacción que proporciona UML. Para
el caso particular, estos diagramas brindaron el soporte a todo el modelo dinámico
del sistema y ayudaron en la especificación de los patrones de comunicación entre un
conjunto de objetos o sistemas participantes durante una secuencia de tiempo. La fi-
gura 3.6 describe las interacciones y objetos necesarios para la creación de contenido
a través del Sistema ECM.

Figura 3.6.: Diagrama de Secuencia para la Creación de Contenido

Finalmente, se refinaron los diagramas de clases retroalimentados a través de las

etapas de análisis y diseño preliminares. El argumento de uso para este tipo de
diagramas en el proyecto se basa en que mediante iteraciones sucesivas, proporciona
una base de alto nivel para la arquitectura del sistema y una base de bajo nivel para
la adjudicación de datos y comportamiento a clases individuales. Además, resulta
fundamental en la etapa de diseño de código del programa que implementa el sistema.
La figura 3.7 muestra el diagrama de clases obtenido.
Las clases en color azul oscuro representan las clases que están encargadas de las
tareas de bajo nivel (el micro-kernel y los servicios complementarios del OSWeb),
a las cuales no se les hizo cambio en su estructura y planteamiento original. Las
clases que se presentan en color verde se caracterizan por sufrir algunos cambios
importantes y en casos particulares por su creación y adición a las diferentes capas
de la arquitectura base. Un ejemplo de transformación en la orientación de algunos
métodos sucede en la clase relacionada con el servicio de administración del sistema
de archivos, donde se modificó el modulo virtual (vfs) para consolidar la comunica-
ción con el repositorio central de datos mediante una librería cliente para servicios
Web RESTfull llamada PEST10 . A su vez se agregaron nuevos procedimientos a vfs
para facultar la interacción con la base de datos relacional y el motor de indexado,
elementos que no se consideran en la funcionalidad original del Sistema Operativo
Web. En el ámbito de las aplicaciones (apps), se crean nuevas funcionalidades y se
mejoran las existentes con el objeto de potenciar las nuevas características que pro-
vee la capa de almacenamiento propuesta (búsqueda de archivos, gestor de archivos,
10
más información en http://github.com/educoder/pest

31
 Figura 3.7.: Diagrama de Clases del Sistema

creación, eliminación y recuperación de documentos entre otras). Finalmente, las

clases en color azul claro solo revisten unos cambios menores con el objeto de armo-
nizar los cambios más profundos realizados al interior del sistema y anexar algunas
propiedades específicas manipuladas en la capa de presentación.

3.4. Implementación
En esta etapa del proyecto, la existencia de una especificación de diseño eficaz
permitió fácilmente determinar como se debía estructurar la producción de código.
En los estados iniciales del proyecto, sin embargo, se presentaron algunos errores
menores de diseño y algunas piezas de código no se alinearon con los diagramas.
Posteriormente las nuevas iteraciones y los nuevos prototipos permitieron la con-
vergencia incremental esperada entre los diagramas y la programación. Lograr la
compatibilidad entre el modelo del diseño y el código permitió sistemáticamente ser
ágiles y, por ende, alcanzar el desarrollo de los incrementos siguientes en intervalos
de tiempo más cortos .

3.4.1. Codificación
Durante el proceso de producción de código se utilizó el esquema de pequeños
“releases” basados en iteraciones cortas. Esta forma de trabajar en la consolida-
ción de código fuente facultó la creación de prototipos funcionales a los cuales, en

32
periodos cortos de tiempo (1 o 2 semanas máximo), se les incrementaban nuevas
funcionalidades y, secuencialmente se practicaban retroalimentaciones relacionadas
con el diseño y la generación de código para verificar su calidad y cumplimiento
con los requerimientos establecidos originalmente. Para codificar todas las funcio-
nalidades del sistema se usó un editor de texto simple pero muy versátil conocido
como Notepad ++, el cual tiene un entorno multilenguaje y ofrece las herramientas
básicas para el desarrollo de tareas relacionadas con la elaboración de fuentes en un
lenguaje interpretado.
Para lograr la ejecución del sistema ECM fue necesario instanciar servidores con
múltiples servicios. Además de utilizar un servicio para el despliegue del aplicati-
vo Web, se hizo necesario contar con un repositorio de contenido heterogéneo, un
gestor de bases de datos relacionales, un extractor de metadatos, un indexador de
contenido y servicios “on the cloud” para la realización de mecanismos de creación
y/o modificación del contenido digital en el Sistema de Información.
En esta etapa de producción de código es importante resaltar tres núcleos funda-
mentales de trabajo, sobre los cuales se orientaron todos los esfuerzos de codificación.
El primer núcleo de trabajo se basó en el mecanismo de almacenamiento. Como se
refirió en apartados anteriores de este documento (ver sección 3.2.3), el sistema ECM
cuenta con una capa de contenido, la cual se estructuró mediante el análisis de las ca-
racterísticas específicas de la información digital de carácter heterogénea producida
y gestionada en el ámbito administrativo del área de las coordinaciones académicas
de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia. Guardando la coherencia con dichos
requisitos, se utilizó como estructura de almacenamiento primaria un repositorio
de contenido escalable caracterizado como un aplicativo de servidor distribuido que
está diseñado para dar soporte a aplicaciones “front-end” (CMS, DMS, DAM, ...).
En este repositorio no hay una jerarquía específica sobre los datos que se almace-
nan, por tanto, todo elemento de información se almacena como un registro que a
su vez está constituido por una colección de campos. El trabajo realizado en este
primer momento se enfocó en determinar una estructura “maestra” para la conso-
lidación de contenido digital en diferentes formatos, enfocándose en poder efectuar
sobre dicho registro las operaciones básicas de interacción (almacenamiento, bús-
queda y recuperación). Una vez generado el primer conjunto de campos (atributos)
más cercano a la definición de un fichero digital genérico se hizo uso del API REST
proporcionado por el repositorio mediante PHP para la comunicación y utilización
de la estructura de contenido. Así mismo, se resalta el desarrollo de los archivos de
configuración del indexador, motor de búsqueda del subsistema de almacenamiento,
ya que el repositorio cuenta con una integración especial hacia esta estructura que se
utilizó posteriormente para la búsqueda de contenido basándose en la definición de
campos y características con el objeto de enriquecer las funcionalidades en la capa
de presentación.
El segundo núcleo de codificación estuvo dirigido a transformar el sistema de tra-
bajo de la plataforma Web sobre la cual se desarrollaron las aplicaciones del Sistema
ECM. En relación a lo planteado en la etapa de análisis se decidió utilizar un We-
bOS conocido como Oneye. Oneye desde un punto de vista técnico es una plataforma
homogénea para el desarrollo de aplicativos. Este “sistema operativo Web” ofrece
la posibilidad de desarrollar aplicaciones usando únicamente código PHP y basa su
funcionamiento en una especie de micro-kernel donde las funcionalidades se distri-
buyen estratégicamente en servicios, aplicaciones y bibliotecas. Oneye gestiona toda
su estructura de almacenamiento en el servidor Web y no dispone de conexiones a
servicios externos para tal fin. Si bien, Oneye ofrecía potencialidades muy atracti-

33
vas desde su capa de presentación para la gestión centralizada de aplicaciones de
diversos propósitos en una única interfaz, se hizo necesario una re-implementación
en su funcionamiento para lograr una integración con un repositorio de datos mucho
más especializado que el originalmente establecido. Un aporte importante de este
proyecto en el proceso de codificación fue lograr transformar el servicio del sistema
de archivos virtuales (VFS), el cual define las funciones de interacción de todas las
operaciones relacionadas con el almacenamiento y recuperación del contenido digital
producido por los usuarios en el servidor web, estableciéndose una nueva fuente de
almacenamiento escalable y distribuida para las unidades de contenido digital ad-
ministradas a diferencia del tradicional mecanismo de almacenamiento de ficheros
que utiliza el servidor de despliegue del aplicativo Web para dicho propósito.
El tercer y último núcleo de trabajo estuvo direccionado a la construcción de todas
las interfaces gráficas de usuario relacionadas con la administración de contenido
Web y las diversas actividades de interacción con el contenido digital durante el
ciclo de vida del mismo. Todas estas interfaces hacen uso de AJAX para realizar
peticiones de forma asíncrona hacia el servidor Web quien internamente se encarga
de procesar acciones en los servicios adicionales de la plataforma (repositorio de
contenido, extractor de metadatos, base de datos, motor de búsqueda, etc.) si fuese
necesario y genera la respuesta empaquetada en formato XML para ser enviado a la
capa de presentación. Es así, como finalmente el usuario a través de su navegador
Web obtiene acceso a múltiples funcionalidades con diversidad de propósitos (acceso
a contenido digital multiformato, gestión de usuarios, herramientas colaborativas,
etc.) en una sola ventana con un ambiente lo más cercano posible al de un sistema
operativo de escritorio convencional.

3.4.2. Instalación
Para garantizar las condiciones necesarias en la ejecución integral de la plata-
forma Web se tuvieron en cuenta el uso de diferentes tecnologías de soporte. A
continuación listamos las herramientas necesarias para el correcto funcionamiento
de la plataforma11 :
Servidor Apache 2.2.22 o superior.

Soporte en el servidor Apache para PHP 5.4.3 o superior.

• Extensión CURL para soporte de conexión y comunicación con servidores
externos en PHP.
• Extensión MYSQL para soporte de conexión con servidores MySQL en
PHP.

Servidor de Bases de Datos MySQL 5.5.24 o superior.

Sistema Operativo de 64 bits basado en Unix con soporte para Hadoop.

Oracle Java JDK 1.6 (JDK 1.7 también es soportado).

Servidor SSH.

Cloudera Manager Free Edition12 4.5.0 o superior

11
La configuración de componentes puede variar si se opta por la personalización de configuraciones
y la estructuración de un cluster para el motor de indexado
12
Cloudera Manager Free Edition automatiza la instalación y configuración de la distribución de
Hadoop de Cloudera (CDH) sobre un cluster completo, requiriendo únicamente acceso SSH del
root a sus máquinas en el cluster. Más información en http://www.cloudera.com/

34
 Repositorio de Contenido Lily 2.0.

Servidor Apache Solr 4.3.0 o superior

Extractor de Metadatos Tika 1.5 (versión servidor).

Es importante indicar que para la instalación desarrollada se utilizó el software Clou-

dera Manager con el objeto de utilizar una herramienta de instalación centralizada
del cluster conformado por las tecnologías utilizadas por el repositorio de contenido
Lily (HDFS, Hadoop, Hbase, Zookeeper) descritos en el apartado relacionado con la
capa de contenido en la sección 3.2.3
Como una exigencia adicional a las ya mencionadas, el sistema debió contar con
una conexión directa a Internet y un dominio público legalmente establecido. Esta
exigencia se deriva de la implementación de APIs remotas de los servicios relaciona-
dos con la facultad de generar contenido digital mediante la utilización de editores
WYSIWYG (What You See Is What You Get) haciendo uso de los servidores que
la compañía ZOHO13 destina para tal fin. Este aspecto, durante el proceso de co-
dificación, fue uno de los más complejos de llevar a cabo debido a la falta de la
infraestructura mencionada; finalmente, se pudo desarrollar las pruebas pertinentes
en las instalaciones de las sedes de la Universidad del Valle en Tuluá y Caicedonia.
Es importante destacar que durante el desarrollo del proyecto se consolidaron dos
ambientes de implantación diferentes. El primero, utilizando una única computadora,
consistió en la construcción de la arquitectura del sistema ECM haciendo uso de
técnicas de virtualización para la consolidación del repositorio de documentos Lily y
logrando la comunicación entre los distintos componentes a través de una red LAN
virtual entre los sistemas operativos de 64 bits, Microsoft Windows 7 (anfitrión)
y Ubuntu 12.04.04 (invitado). Inicialmente, este ambiente garantizó la ejecución
del conjunto de pruebas de integración sin mayores inconvenientes. Las dificultades
presentadas en este ambiente se relacionaron con la adquisición continua de una
dirección Ip pública para el testing de los servicios externos que se integraron al
sistema y que posteriormente se redefinió a la obtención de un dominio de Internet
legalmente constituido. Además, esta configuración basada en una sola maquina
imposibilitó la capacidad de desarrollar un repositorio escalable y distribuido a través
de la construcción de un cluster.
El segundo ambiente de implantación se desarrolló con el objeto de eliminar las
dificultades presentadas con el ambiente anterior. Esta configuración del sistema
se instaló en la Universidad del Valle - Sede Caicedonia previa autorización de los
entes administrativos correspondientes. El Sistema ECM utilizó para el despliegue
de sus componentes un total de 6 máquinas de computo. En lo que respecta a la
arquitectura, la capa de presentación se configuró en el servidor principal de la
institución, el cual posee un dominio legalmente establecido y dos segmentos de red
(público y privado). La capa de almacenamiento (incluyendo el motor de indexado)
se desplegó sobre un segmento LAN conformado por 5 equipos. La figura 3.8 describe
el entorno de ejecución de pruebas configurado en las instalaciones de la Univalle
Caicedonia incluyendo la integración con los servidores de servicios externos.

13
Mayor información en https://apihelp.wiki.zoho.com/

35
 Figura 3.8.: Diagrama de red del segundo ambiente del implantación

En el diagrama de red presentado se ilustra el uso de un conjunto de equipos de

computo cuya finalidad fue consolidar el cluster que conformó la capa de almace-
namiento. Estos equipos hacen parte de la Sala de Sistemas N° 1 y cuentan con las
siguientes propiedades a nivel de hardware:

Tipo de Computadora: Equipo basado en ACPI x86

Tipo de CPU: Dual Core Intel Core 2 Duo E7200, 2533 MHz (9.5 x 267)

Nombre del motherboard: Dell OptiPlex 330

Chipset del motherboard: Intel Bearlake G31

Memoria del sistema: 4 GB

DIMM1: Samsung M3 78T5663RZ3-CF7, 2 GB DDR2-800 DDR2 SDRAM

(6-6-6-18 @ 400 MHz) (5-5-5-15 @ 333 MHz) (4-4-4-12 @ 266 MHz)

DIMM2: Samsung M3 78T5663RZ3-CF7, 2 GB DDR2-800 DDR2 SDRAM

(6-6-6-18 @ 400 MHz) (5-5-5-15 @ 333 MHz) (4-4-4-12 @ 266 MHz)

Tipo de BIOS: Phoenix (08/31/08)

Controlador IDE: Controladora ATA de serie AHCI 1.0 estándar

Disco rígido: WDC WD1600AAJS-75B4A0 ATA Device (149 GB, IDE)

Placa de red: Broadcom NetXtreme 57xx Gigabit Controller

En cuanto a las propiedades de hardware del servidor principal (servidor de desplie-

gue de la capa de presentación) tenemos:

Tipo de CPU: Intel Xeon E5-2440, 2.40 GHZ (6 nucleos)

Memoria del sistema: 8 GB RDIMM, 1600MT/s, Low Volt, Single Rank,

x4 Data Width

RAID: RAID 1 for H710P/H710/H310 (2 HDDs) with Cabled Chassis

Disco rígido: Disco duro SATA 1TB 7.2K RPM 3Gbps 3.5 inch Cabled

36
En referencia a los sistemas operativos utilizados para la configuración final, se contó
con Fedora 20 (Heisenbug) instalado en el servidor principal y Ubuntu 12.04 LTS
(Precise Pangolin) para los equipos que conformaban el cluster. Ambos sistemas
operativos corrían bajo la arquitectura de 64 bits.
Los equipos del cluster fueron posteriormente configurados con todos los servicios
y el software necesario para la puesta en marcha del repositorio de contenido Lily. La
figura 3.9 presenta las características más importantes en cuanto al ámbito operativo
y tecnológico de las cinco máquinas utilizadas.

Figura 3.9.: Perfil operacional de los equipos instalados en el cluster

De forma análoga, se logró implantar la capa de presentación en el servidor prin-

cipal de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia contando para ello con los ca-
racterísticas, servicios y aplicaciones denotadas en la figura 3.10.

Figura 3.10.: Perfil operativo del servidor principal

Es importante mencionar que la puesta a punto de todos los componentes necesa-

rios para este segundo ambiente de implantación tomó cerca de tres meses debido a
intromisiones de terceros en los equipos del cluster, traduciéndose esto en daños irre-
versibles en las configuraciones realizadas (formateos imprevistos de las máquinas y
eliminaciones de los discos virtuales de las instalaciones de Ubuntu). Por ende los
procesos de consolidación de la arquitectura ECM propuesta para la plataforma se
debieron reiniciar en dos ocasiones, hecho que retrasó en un alto grado la ejecución
del plan de pruebas previsto.
Al termino de esta etapa y como sugerencia metodológica se utilizó el diagrama
de despliegue con el objeto de describir la configuración de los elementos en proceso
de ejecución y los componentes de software, artefactos y procesos que se encuentran
en ellos. También se utiliza este tipo de diagrama para mostrar tipos de máquina o
instancias particulares. Tomando en cuenta esta recomendación, y de acuerdo a los
componentes de software desarrollados e implementados se definió el diagrama de
despliegue para la plataforma ECM (ver figura 3.11).

37
 Figura 3.11.: Diagrama de Despliegue del Sistema ECM

3.4.3. Descripción general del aplicativo Web

En este apartado se define de forma breve y concisa los elementos gráficos más
importantes que presenta el sistema ECM para las coordinaciones académicas de las
Universidad del Valle - Sede Caicedonia. En la figura 3.12 se presenta la pantalla
principal de interacción del sistema.

Figura 3.12.: WebOS del sistema ECM

Una vez el usuario se loguea en el sistema, se le presenta un “escritorio” donde

encuentra elementos que asisten su experiencia en un ambiente de trabajo similar
al de un ordenador personal. En este contexto se presenta una barra de tareas en
la parte inferior donde se concentran las aplicaciones abiertas y elementos visuales
de apoyo y configuración, un espacio de trabajo central donde se disponen accesos
directos a diferentes aplicaciones con las que cuenta la plataforma, se despliegan los
aplicativos y una barra superior donde se clasifican algunos accesos directos entre

38
los que se incluye el cierre de sesión del usuario. Durante el desarrollo de esta sección
se enuncian las principales aplicaciones con las que cuenta el sistema Web.

Gestor de Archivos
Este aplicativo es quizás el más importante dentro del compendio de interfaces
con que cuenta el sistema Web. Este explorador de archivos gestiona en tiempo real
las operaciones de interacción con los ficheros digitales, permite la creación de ar-
chivos planos y desarrolla operaciones de tipo “Drag and Drop” con el contenido del
usuario. Esta herramienta proporciona, adicionalmente, la capacidad de despliegue
de archivos de una carpeta en diferentes presentaciones (Iconos, Lista y Detalles) y
su integración con la papelera de reciclaje del usuario faculta la eliminación de con-
tenido. De igual forma permite subir archivos desde fuentes externas al repositorio.
A nivel técnico, esta interfaz soporta la mayoría de operaciones del ciclo de vida del
contenido y gestiona esencialmente las interacciones con el servicio VFS.
La estructura de funcionamiento a nivel interno de la interfaz de gestión de ar-
chivos se concentra en un módulo específico (administrado por el servicio VFS) que
gestiona la comunicación con el repositorio central de datos y lleva a cabo activi-
dades de creación, lectura, actualización y eliminación de contenido entre otras. Es
importante aclarar que el contenido del repositorio cuenta con unos descriptores es-
peciales de identificación y caracterización en el servidor de despliegue del sistema
Web. En consecuencia todo fichero digital que esté en el repositorio contará con
dos ficheros planos para definir su cuerpo de contenido y sus metadatos, los cuales
identifica el gestor de archivos para su respectiva presentación al usuario como una
sola entidad. La figura 3.13 muestra algunos de los elementos gráficos derivados de la
interacción con el gestor de archivos, permitiendo evidenciar el listado de archivos,
el asistente de carga de ficheros externos al repositorio, las ventana de propiedades
de un fichero y su carga a través de una aplicación predeterminada.

Figura 3.13.: Gestor de Archivos

Interfaces de Producción de Contenido Multiformato

Otro conjunto importante de interfaces gráficas lo constituyen las aplicaciones de
creación de contenido digital ofimático. En este rango de aplicaciones se destacan las
utilizadas como procesador de texto, hoja de cálculo y creador de presentaciones. Su

39
funcionamiento se efectúa mediante la correlación de tres componentes fundamen-
tales: el repositorio de datos, el servidor Web y las APIs remotas de ZOHO. Todo el
contenido que se extrae del repositorio siempre se presenta mediante una aplicación
específica dentro del aplicativo Web, en este caso las aplicaciones que permiten crear
y/o modificar contenido digital con extensiones *.doc, *.xls, *.ppt y similares hacen
uso de un servicio Web gratuito de edición proporcionado de forma gratuita. Si bien,
las APIs cuentan con algunas limitaciones en sus funcionalidades, estas no alteran
las herramientas básicas necesarias para la producción de contenido y permiten cum-
plir a cabalidad con los requisitos especificados. Además, es importante mencionar
que todo el contenido que se produce o se edita mediante estas interfaces siempre se
almacena en el repositorio y no se generan copias adicionales en servidores externos.

Adicionalmente, dentro del grupo de herramientas ofimáticas se incluyen un visor

de documentos en formato portable (*.pdf) y un editor de texto plano. A diferencia
de las interfaces descritas en el apartado inmediatamente anterior, estas aplicaciones
no usan servicios externos y se implementan mediante técnicas de programación
que incluyen solo elementos del navegador del cliente y el WebOS. A continuación,
en las figuras 3.14 y 3.15 se presentan, a modo de ejemplo, las interfaces gráficas
correspondientes al editor de texto y la hoja de cálculo.

Figura 3.14.: Interfaz del Editor de Texto

Búsqueda y Versionado de Archivos

El sistema ECM desarrollado cuenta con los elementos funcionales necesarios para
proporcionar al usuario un modo más completo de trabajar con contenido digital
multiformato en el ámbito Web. Siguiendo la perspectiva de administración holística
de contenido digital en todo su ciclo de vida, la búsqueda de contenido digital y el
versionado de archivos también tienen un lugar en esta plataforma. La búsqueda
de archivos se desarrolla con una interfaz gráfica que permite ingresar términos de
búsqueda que se tratan en dos grandes conjuntos: los metadatos y el contenido. Su
principal atractivo lo constituye el motor de búsqueda con el que interactúa, SOLR,
el cual basa su funcionamiento en Lucene14 , una poderosa biblioteca de búsqueda.
14
Apache Lucene es un compilado de clases en Java que proporciona unas construcciones básicas
las cuales, en conjunto, forman un mecanismo flexible y poderoso para implementar búsqueda.
Más información en http://lucene.apache.org/

40
 Figura 3.15.: Interfaz gráfica de la Hoja de Cálculo

Los elementos de la interfaz gráfica para la búsqueda de archivos permiten definir

parámetros generales y específicos de operación, términos relacionados con el nom-
bre, la fecha de creación, el autor, el estado de versionado y el contenido del fichero,
que se transmiten en forma de consulta codificada. Es importante mencionar que el
usuario administrador tiene la capacidad de realizar consultas acerca de los archi-
vos eliminados por parte de los usuarios regulares y que cada resultado (realizando
un doble clic sobre este) puede llevar a su ubicación original mediante el gestor de
archivos. La figura 3.16 ilustra la ejecución de la aplicación de búsqueda de archivos.

Figura 3.16.: Búsqueda de Archivos en el Repositorio

En cuanto a la capacidad de versionado, se definió una interfaz derivada de una

opción en el menú contextual que se genera sobre cada fichero (mediante clic de-
recho) en el gestor de archivos. Esta aplicación brinda la capacidad de generar un
crecimiento secuencial del contenido de un archivo identificándolo por versiones nu-
méricas que indican el grado de cambios realizados. En la figura 3.17 se muestra la
interfaz de versionado de archivos.
El versionado de documentos, se concibe mediante cargas incrementales de conte-
nido que se clasifican mediante su grado de cambios en el fichero. Por defecto, todos
los archivos del repositorio no tienen versionado, siempre se inicia desde la versión
1 cuando se decide versionar y opcionalmente el usuario decide si la nueva versión

41
 Figura 3.17.: Versionado de Documentos en el Sistema

tiene cambios menores o mayores en contenido que se traducen en un aumento en

décimas o unidades respectivamente. Todas las versiones del documento se pueden
verificar en modo lectura a través de un visor basado en Google Docs Viewer. La úl-
tima versión será siempre la accesible por parte de todas las aplicaciones que puedan
interactuar con su contenido.

Flujos de Trabajo (Workflows)

Los flujos de trabajo constituyen la principal herramienta colaborativa en el sis-
tema ECM de las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede
Caicedonia. En esencia, un flujo de trabajo consiste de una asignación de funcio-
nes mediante la consolidación de información básica acerca del tipo de Workflow
a crear, un mensaje opcional, una fecha de culminación, el personal encargado, el
contenido digital a trabajar y su respectiva notificación. La imagen 3.18 ilustra los
componentes visuales de la aplicación encargada de la administración de flujos de
trabajo.

Figura 3.18.: Interfaces gráficas en la gestión de Workflows

Los flujos de trabajo facultan el control de tareas específicas y los estados transi-
torios de las acciones pre-determinadas exclusivamente en activos digitales hetero-

42
géneos. Dicha herramienta proporciona un nuevo enfoque de ayuda principalmente
en procesos de revisión y aprobación de contenido digital.

Aplicativos Adicionales
Oneye dispone de múltiples aplicaciones que promueven aspectos de productivi-
dad, enlace con servicios externos, comunicación interna, administración de configu-
raciones, entretenimiento y otros elementos adicionales que sustentan un ambiente
amigable al usuario. Entre los aplicativos que más se destacan en estos aspectos se
tienen:

Mensajería Interna

Navegador Interno

Reproductor de Audio

Calendario de Eventos

Lector RSS

Cliente de Sincronización de Correo Electrónico

Visor de Imágenes

Preferencias del Sistema

La implementación de un WebOS, proporcionó en definitiva una plataforma homo-

génea para el desarrollo de todos los elementos estructurales de la interfaz gráfica
del usuario. La distribución sistemática fue indispensable para la adición de nuevas
funcionalidades (e.g., procesador de texto, editor de presentaciones, hoja de cálcu-
lo, herramientas de búsqueda, capacidad de versionado, etc.) y su cohesión con los
diferentes elementos de la arquitectura definida.

43
4. Pruebas y Discusión de los Resultados
La consolidación de la calidad en el software resultó una tarea que implicó el
desarrollo integral de actividades como el análisis, el diseño, la codificación y la
prueba en todos los ámbitos de la realización del proyecto. La calidad, como factor
determinante, se logró fundamentar sobre ciertas pruebas (validación y verificación)
que se realizaron de acuerdo a parámetros completamente particulares tales como
los requerimientos de software.
Los procedimientos realizados en esta etapa de pruebas del proyecto estuvieron
direccionados a:
Diseñar pruebas que sistemáticamente sacaran a la luz diferentes clases de
errores, haciéndolo con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo.

Verificar la interacción de componentes.

Verificar la integración adecuada de los componentes.

Verificar que todos los requisitos se hubiesen implementado de forma correcta.

Identificar y asegurar que los defectos encontrados fuesen corregidos antes de

entregar el software.

4.1. Pruebas de Unidad

Las pruebas de unidad se configuraron como un proceso para evaluar los subpro-
gramas, las subrutinas, los procedimientos individuales y las clases del sistema. En
este orden de ideas, el plan de pruebas del proyecto inició probando primero los blo-
ques más pequeños desarrollados en la plataforma. Las motivaciones para desarrollar
este tipo de pruebas fueron tres:
Primera, las pruebas de unidad son una manera de manejar los elementos de
prueba combinados, puesto que se centra la atención inicialmente en unidades
más pequeñas del programa.

En segundo lugar, la prueba de una unidad facilita la tarea de eliminar errores

(el proceso de establecer claramente y de corregir un error descubierto), puesto
que, cuando se encuentra un error, se sabe que existe en un módulo particular.

Finalmente, las pruebas de unidad introducen paralelismo en el proceso de

pruebas del software presentándose la oportunidad de probar los múltiples
módulos simultáneamente.
Durante las pruebas de unidad se hizo un uso intensivo de las pruebas de caja blanca
ejercitando caminos específicos de ejecución y estructura de control de cada pieza de
código para asegurar un alcance completo y una detección máxima de errores. Las
pruebas, orientadas al enfoque de la caja blanca lograron:
Garantizar que se ejercitaran por lo menos una vez todos los caminos indepen-
dientes de cada módulo.

44
 Ejercitar todas las decisiones lógicas en sus vertientes verdadera y falsa.

Ejecutar todos los bucles en sus límites y con sus límites operacionales.

Ejercitar las estructuras internas de datos para asegurar su validez.

El cuadro 4.1 describe algunas de las pruebas de unidad realizadas sobre los métodos
contenidos en el módulo encargado del sistema de archivos virtuales del sistema ECM
de las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia.

Fichero Método Técnica Resultado Aprobado

lilyCrud.eyecode leerArchivo Prueba de El método genera las si
($ruta_file) frontera variables necesarias para la
carga de datos y sus
metadatos
lilyCrud.eyecode doBLOB Prueba de Se crea satisfactoriamente si
($ruta_file) frontera el registro del contenido
digital (formato binario) en
el repositorio de contenido
Lily
solrQuery.eyecode consulta Prueba de Se procesa la consulta en el si
Solr($q) frontera motor de indexado Solr
dataBase.eyecode crear Prueba de Se crea una interfaz de si
ADOBD() frontera acceso a la base de datos
dataBase.eyecode cerrarBD Prueba de Se destruye la interfaz de si
($bd) Camino acceso a la base de datos
virtual.eyecode service_vfs Prueba de Crea un archivo abstracto si
_create frontera (define los descriptores del
($params) archivo y crea el registro en
el repositorio)
Cuadro 4.1.: Pruebas unitarias del modulo del sistema de archivos virtuales

Con la ejecución de este segmento de pruebas, en las etapas iniciales de codifica-

ción, se pudo desarrollar un contexto de “espiral” para la estrategia de pruebas. En
este sentido, las pruebas de unidad comienzan en el vértice de la espiral y se centra
en cada unidad del software, tal como esta implementada en el código fuente. La
prueba avanza hacia fuera de la espiral, hasta llegar a la prueba de integración, don-
de el foco de atención es el diseño y la construcción de la arquitectura de software.
Posteriormente al avanzar se llega a la prueba de validación, donde se validan los
requisitos establecidos previamente. Finalmente se llega a la prueba del sistema en
la que se prueba el software en su totalidad.

4.2. Pruebas de Integración

El objetivo de las pruebas de integración consistió en verificar el correcto ensambla-
je entre los distintos componentes una vez que hubiesen sido probados unitariamente
con el fin de comprobar que interactuarán correctamente a través de sus interfaces,
tanto internas como externas, cubriendo la funcionalidad establecida y ajustándose
a los requisitos no funcionales especificados en las verificaciones correspondientes.
Este tipo de pruebas se plantearon desde un punto de vista estructural y fun-
cional. Las pruebas estructurales de integración fueron similares a las pruebas de

45
caja blanca; pero trabajaban a un nivel conceptual superior. En lugar de referirse a
sentencias del lenguaje, se refirieron a llamadas entre módulos. Se trató, entonces,
de identificar todos los posibles esquemas de llamadas y ejercitarlos para lograr una
buena cobertura de segmentos o de ramas. Las pruebas funcionales de integración
se enfocaron sobre pruebas de caja negra. Aquí se trató de encontrar fallos en la
respuesta de un módulo cuando su operación depende de los servicios prestados por
otro(s) módulo(s). En la medida en que se consolidaba el sistema total, estas pruebas
se basaban más y más en la especificación de los requisitos del usuario.
Es importante recordar que la utilización de las prueba de caja negra se hizo con
el objeto de encontrar errores de las siguientes categorías:
Funciones incorrectas o ausentes.
Errores de interfaz.
Errores en estructuras de datos o en accesos a fuentes de datos externas.
Errores de rendimiento.
Errores de inicialización y de terminación.
A continuación, el cuadro 4.2 describe la plantilla donde se consignan la información
relacionada con el desarrollo de la prueba a parte del caso de uso relacionado con
la gerencia del contenido y específicamente a la funcionalidad de carga de contenido
digital heterogéneo en el Sistema ECM.

Título Carga de Contenido Externo al Repositorio

Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Objetivo Verificar que la carga de contenido digital heterogéneo hacia el
repositorio de datos se lleve a cabo exitosamente.
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.
Hardware Requerido Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador intel® core™ i5, 8
GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Software Requerido Servidor Apache, Máquina Virtual, Repositorio Lily y
Plataforma ECM.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento en formato PDF (denominado “1.pdf”), alojado en
el disco duro del computador.
Procedimiento de Prueba Se despliega el aplicativo Web y se abre el Gestor de Archivos,
donde se selecciona la opción de subir archivos y se procede a
seleccionar los datos de prueba para validar el requerimiento.
Resultado Esperado La plataforma Web envia el archivo externo al repositorio (se
hace una copia del contenido), se genera un registro con su
respectiva información (incluyendo metadatos), se indexan sus
propiedades principales y posteriormente se generan los
descriptores que lo identifican dentro del repositorio para su
uso por otras aplicaciones de la plataforma.
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
Comentarios El sistema ECM carga y administra apropiadamente los
archivos de fuentes externas generando los descriptores
correspondientes en el servidor Web.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Octubre 04 de 2013
Cuadro 4.2.: Pruebas de carga de contenido digital al repositorio

46
 Adicionalmente se describen tres pruebas relacionadas con el caso de uso corres-
pondiente a la gerencia de contenido digital en las funcionalidades referidas a la
creación/almacenamiento, acceso y actualización de activos digitales multiformato.
El cuadro 4.3 denota la plantilla con los datos recolectados en el desarrollo de la
prueba realizada sobre el segundo ambiente de implantación (ver sección 3.4.2).

Título Creación de Contenido en el Repositorio

Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Comprobar la capacidad del sistema ECM para crear y
Objetivo almacenar contenido digital multiformato utilizando diversas
interfaces de la capa de presentación.
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.
- 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Documento de texto, Presentación de Diapositivas, Hoja de
Datos de Prueba
Cálculo,
Se despliega el aplicativo Web y se abre las interfaces para la
respectiva creación del documento de texto, las diapositivas y
Procedimiento de Prueba la hoja de cálculo donde, posteriormente, se ingresa contenido
y se verifica que el sistema actúa en conformidad con lo
estipulado en el requerimiento.
La plataforma Web hace contacto con el servicio remoto que
proporciona las interfaces de edición para los tipos de
documento empleados durante la prueba y gestiona la creación
Resultado Esperado
de los descriptores respectivos para cada fichero y
posteriormente crea el registro específico en el repositorio de
contenido.
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
El sistema ECM no solo faculta la creación de archivos
multiformato, también permite su inmediata indexación en el
Comentarios motor de búsqueda y su posterior recuperación gracias a la
integración de servicios que gestiona el repositorio de
contenido.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.3.: Pruebas de creación de contenido digital multiformato al repositorio

A continuación, el cuadro 4.4 presenta los detalles de la prueba realizada con el

objetivo de comprobar las funcionalidades de recuperación y acceso de contenido
digital en la plataforma.

Recuperación de Contenido Almacenado en el

Título
Repositorio
Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Comprobar la capacidad del sistema ECM para crear,
Objetivo almacenar, indexar, versionar, buscar y eliminar contenido
digital multiformato.
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.

47
 - 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador Intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento de texto (Objeto.txt)
Se despliega el aplicativo Web y se abre el gestor de archivos,
se procede a crear un archivo de texto plano, se abre en el
editor predeterminado y se ingresa contenido al documento.
Acto seguido se guardan los cambios, se cierra el editor y se
ingresa al buscador de archivos del sistema; el proceso de
búsqueda se ejecuta ingresando un término de búsqueda (e.g.
la extensión), se verifican los resultados y se concluye la
interacción con este aplicativo abriendo la ubicación del
Procedimiento de Prueba archivo a través del gestor de archivos. En este punto lanzamos
la aplicación de versionado, generamos una versión del
documento (versión mayor o menor a través de consecutivos
numéricos) y cargamos un archivo de texto desde una fuente
externa. Verificamos las versiones a través del visor que se
implementó para tal fin y finalizamos la ejecución del
versionado. En la etapa final del test procedemos a realizar un
envio del documento a la papelera de reciclaje y luego se
procede a eliminar el fichero virtual.
La plataforma Web cumplió satisfactoriamente todos las fases
del ciclo de vida del contenido digital predefinidas en la
prueba. la creación y almacenamiento a través de una interfaz
local se logró sin ningún problema. los aspectos de indexado y
recuperación de resultados soportados por el motor de
búsqueda Solr en su integración especial con el repositorio Lily
Resultado Esperado funcionan como se esperaba a través de su servicio REST. El
proceso de versionado hace un uso adecuado de los “campos
versionados” del repositorio, la carga de contenido digital
externo y presentación vía un servicio externo (Google Docs
Viewer). La operación de eliminación en el sistema ECM se
realiza en conformidad con lo estipulado en los requerimientos
(se lleva a cabo una pseudo-eliminación).
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
El sistema ECM da un soporte robusto a la mayoría de las
Comentarios actividades desarrolladas durante el ciclo de vida del contenido
digital en múltiples formatos.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.4.: Prueba de recuperación de contenido digital

Finalmente, se relaciona en el cuadro 4.5 la plantilla con los datos obtenidos en

la realización de la prueba concerniente a garantizar la correcta funcionalidad en
materia de actualización de contenido.

48
 Actualización de Contenido Almacenado en el
Título
Repositorio
Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Comprobar la capacidad del sistema ECM para recuperar,
Objetivo presentar y modificar unidades de contenido digital
multiformato almacenado previamente en el repositorio
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.
- 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento de texto (Presentación.ppt)
Se despliega el aplicativo Web y se abre el contenido del
documento con su interfaz de trabajo correspondiente haciendo
uso de servicios externos y se valida que el contenido que
proviene del cluster se visualice correctamente. Una vez se
Procedimiento de Prueba
produzca una orden de guardar los cambios realizados por
parte del usuario, el sistema debe actualizar el contenido
binario en el repositorio proveniente del servicio externo que
proporciona las capacidades de actualización de contenido.
La plataforma Web hace contacto con el servicio remoto que
proporciona las interfaces de edición para los tipos de
documento empleados durante la prueba y gestiona la
recuperación de contenido mediante el uso de los descriptores
Resultado Esperado respectivos para el fichero. En consecuencia se accede al
registro específico en el repositorio de contenido y se sustrae el
contenido binario a presentar. Toda vez que el usuario efectue
cambios en el archivo y los guarde, el sistema debe actualizar
el flujo binario del mismo.
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()
Una vez el sistema ECM permite la correcta actualización de
archivos, también se desarrollan actualizaciones en materia de
Comentarios
indexación en el motor de búsqueda garantizando la fiabilidad
de contenido en otras aplicaciones del sistema.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.5.: Prueba de actualización de contenido digital

4.3. Pruebas de Validación

Tras la culminación de las pruebas de integración, el software quedó totalmente
ensamblado como un paquete, se encontraron algunos detalles (e.g. la estructuración
de la información proveniente de la extracción de los metadatos) que se solucionaron
rápidamente y se dio paso a una serie final de pruebas del software: la prueba de
validación.
La prueba de validación proporcionó una seguridad final de que el software cum-
plía con todos los requerimientos funcionales, de comportamiento y de rendimiento.
Durante la validación se utilizaron exclusivamente técnicas de prueba de caja negra.

49
El cuadro 4.6 resalta los datos consignados en una prueba de causa - efecto para el
caso de uso de gerenciar contenido implementando la mayor parte de funcionalidades
expresadas en el ciclo de vida del contenido.

Gestión de contenido digital en diversas etapas del

Título
ciclo de vida
Caso de Uso Gerenciar contenido digital
Comprobar la capacidad del sistema ECM para crear,
Objetivo almacenar, indexar, versionar, buscar y eliminar contenido
digital multiformato.
Tipo de Prueba Prueba de causa-efecto.
- 1 Portátil Asus Pantalla de 14”, Procesador intel® core™ i5,
8 GB de RAM, 1 TB de almacenamiento.
Hardware Requerido - 1 Servidor Dell PowerEdge T320
- 5 Equipos Dell OptiPlex 330
Servidor Apache, Cluster del repositorio Lily y Plataforma
Software Requerido
Web.
Personal Requerido 1 Persona
Datos de Prueba Documento de texto (Objeto.txt)
Se despliega el aplicativo Web y se abre el gestor de archivos,
se procede a crear un archivo de texto plano, se abre en el
editor predeterminado y se ingresa contenido al documento.
Acto seguido se guardan los cambios, se cierra el editor y se
ingresa al buscador de archivos del sistema; el proceso de
búsqueda se ejecuta ingresando un término de búsqueda (e.g.
la extensión), se verifican los resultados y se concluye la
interacción con este aplicativo abriendo la ubicación del
Procedimiento de Prueba archivo a través del gestor de archivos. En este punto lanzamos
la aplicación de versionado, generamos una versión del
documento (versión mayor o menor a través de consecutivos
numéricos) y cargamos un archivo de texto desde una fuente
externa. Verificamos las versiones a través del visor que se
implementó para tal fin y finalizamos la ejecución del
versionado. En la etapa final del test procedemos a realizar un
envio del documento a la papelera de reciclaje y luego se
procede a eliminar el fichero virtual.
La plataforma Web cumplió satisfactoriamente todos las fases
del ciclo de vida del contenido digital predefinidas en la
prueba. la creación y almacenamiento a través de una interfaz
local se logró sin ningún problema. Los aspectos de indexado y
recuperación de resultados soportados por el motor de
búsqueda Solr en su integración especial con el repositorio Lily
Resultado Esperado funcionan como se esperaba a través de su interfaz de servicio
REST. El proceso de versionado hace un uso adecuado de los
“campos versionados” de Lily, la carga de contenido digital
heterogéneo y la presentación vía un servicio externo (Google
Docs Viewer). La operación de eliminación en el sistema ECM
se realiza en conformidad con lo estipulado en los
requerimientos (se lleva a cabo una pseudo-eliminación).
Resultado Obtenido Prueba Exitosa SI(X) No()

50
 El sistema ECM da un soporte robusto a la mayoría de las
Comentarios actividades desarrolladas durante el ciclo de vida del contenido
digital en múltiples formatos.
Realizado Por / Fecha Armando Acosta Guerrero / Mayo 15 de 2014
Cuadro 4.6.: Prueba de gestión de contenido digital

51
5. Conclusiones y Proyecciones
A continuación, se presentan las conclusiones derivadas del desarrollo de los di-
ferentes objetivos del proyecto e igualmente se proponen algunos conceptos sobre
los cuales se pueden abordar futuros trabajos en materia de Enterprise Content
Management.

5.1. Conclusiones
Se consolidó un sistema de administración de contenido Web enfocado a la
gestión del contenido digital de carácter heterogéneo. La arquitectura de esta
plataforma se estructuró con base en un análisis profundo del contexto de la
problemática y su correlación exhaustiva con los aspectos teóricos más rele-
vantes del área de investigación de los Sistemas de Información.

El sistema ECM desarrollado en este proyecto cumple con las características

necesarias para soportar las principales tareas del ciclo de contenido digital
no estructurado. El sistema gestiona actividades relacionadas principalmente
con el ámbito de la administración de contenido Web (WCM por sus siglas
en inglés) y faculta entre otras actividades, la creación y edición de contenido
multiformato en forma controlada, el almacenamiento centralizado de conte-
nido digital, la presentación y visualización de contenido mediante una única
interfaz gráfica, el versionado de contenido y los procedimientos de búsqueda
y generación de flujos de trabajo.

Las tecnologías utilizadas en el desarrollo del proyecto para las diferentes capas
que componen el sistema de administración de contenido digital para el área de
las coordinaciones académicas de la Universidad del Valle - Sede Caicedonia,
promovieron la construcción de una plataforma Web robusta, partiendo desde
una capa de almacenamiento centralizada, de carácter escalable y orientada al
tratamiento y soporte de enormes cantidades de datos, con la posibilidad de
procesamiento funcional, adoptando un enfoque principalmente no relacional,
pasando por herramientas de indexado y extracción de metadatos, hasta llegar
a la capa de presentación precedida por un WebOS como soporte flexible para
el desarrollo de las aplicaciones “front-end” y bajo el estilo arquitectural REST
como principal estrategia de comunicación entre los diversos componentes aso-
ciados.

En el ámbito de los Sistemas Operativos Web, el proyecto resalta unas trans-

formaciones importantes dirigidas a potenciar algunas características ya exis-
tentes y a desarrollar algunas nuevas con el objeto de enriquecer la experiencia
del usuario y hacerla lo más cercana posible a los Sistemas Operativos tra-
dicionales. Entre los valores agregados se destacan la capacidad de indexado,
búsqueda de información y la creación de un repositorio especializado en el
tratamiento de contenido digital no numérico multiformato.

Durante el tiempo en que se realizó el proyecto, se evidenció una carencia

importante de literatura académica relacionada con los Sistemas ECM, lo cual

52
 obligó a recurrir a un número relativamente bajo de investigaciones realizadas,
especialmente en Estados Unidos y Europa, y a los proveedores de este tipo
de software como principal fuente de conceptos teóricos. En Colombia, en las
consultas realizadas, difícilmente se pudo encontrar algún tópico relacionado
con esta área perteneciente a los Sistemas de Información.

En los estados iniciales del proyecto, donde se llevó a cabo el análisis del
contexto, se logró identificar una falencia considerable en algunos aspectos
relacionados con el manejo y el conocimiento acerca de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, TICs, que en alguna forma hacen complejo
la adopción de nuevas herramientas y estrategias tecnológicas en los procesos
organizacionales de la institución.

La adopción de un sistema ECM debe considerarse más allá de un concepto

plano y sustancialmente técnico. Se debe articular dentro de las estrategias de
desarrollo organizacional y debe incluir el talento humano (usuarios finales)
como un elemento de primer nivel en los procesos de “customización”, manejo
y adopción de este tipos de sistemas de información al interior de la institución.

5.2. Trabajos Futuros

La consolidación de un repositorio centralizado de contenido digital representa
una oportunidad interesante para iniciar desarrollos enmarcados en potenciar
el valor de la información allí consignada a través de la adhesión de sistemas de
información multipropósito. A futuro se puede consolidar un sistema de admi-
nistración de conocimiento, por ejemplo, que utilice las capacidades de alma-
cenamiento que suministra la arquitectura ECM desarrollada para facultar,
entre otras características, la administración de directorios de conocimiento
“explícito”.

A futuro se puede mejorar las estructuras de los campos y los registros uti-
lizados para el almacenamiento de las propiedades más importantes de los
contenidos digitales con el objeto de permitir la integración de contenido en
nuevos formatos y por consiguiente, desarrollar nuevas interfaces que soporten
sus procesos de administración.

Resulta imperativo extender el plan de pruebas presentado inicialmente en el

proyecto e incluir el desarrollo de las Pruebas de Sistema. Debido a las limita-
ciones impuestas por factores como el tiempo, la dimensión de la plataforma y
las condiciones básicas para la ejecución integral de tests relacionados con la
seguridad, resistencia y recuperación del sistema, es importante a futuro llevar
a cabo un marco de pruebas más amplio que propenda a verificar con mayor
rigurosidad estas propiedades en la plataforma.

Es importante desarrollar investigaciones posteriores que permitan validar los

beneficios ECM en términos empíricos y cuantitativos. Este aspecto resulta
fundamental para contrastar la cohesión del sistema dentro de los procesos
organizacionales con los que interactúa y determinar los impactos reales de la
implementación de un sistema ECM enfocándose esencialmente en sus usua-
rios.

53
Bibliografía
[1] Gómez Vieities Álvaro, Suárez Rey Carlos. “Sistemas de Información Herra-
mientas prácticas para la gestión empresarial”. Cuarta Edición. España: Edito-
rial RA-MA, 2011.

[2] Tero Päivärinta, Bjørn Erik Munkvold. “Enterprise Content Management: An

Integrated Perspective on Information Management”, en la edición 38 de la
Conferencia Internacional sobre Ciencias de Sistemas realizada en Hawaii - 2005.

[3] Tim A. Rickenberg, Markus Neumann, Bernd Hohler, Michael Breitner, "En-
terprise Content Management - A Literature Review", Julio 29, 2012 [Online].
Disponible: AMCIS 2012 Proceedings. Paper 10. http://aisel.aisnet.org/
amcis2012/proceedings/DataInfoQuality/10 .

[4] AIIM. Association for Information and Image Management, “What is ECM,
Enterprise Content Management”, Agosto 10, 2012 [Online]. Disponible: http:
//www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx.

[5] AIIM Industry Watch, “Process Revolution - moving your business from paper
to PCs to tablets”, Agosto 20, 2012 [Online]. Disponible: http://www.aiim.
org/Research/.

[6] Tom Jenkins. “Enterprise Content Management Technology: What you need to
know”. Canada: Open Text Corporation, 2004.

[7] Tom Jenkins, Walter Köhler, John Shackleton. “Enterprise Content Manage-
ment Methods: What you need to know”. Canada: Open Text Corporation,
2005.

[8] Stig Nordheim, Tero Päivärinta. “Customization of Enterprise Content Manage-

ment Systems: An Exploratory Case Study”, en la edición 37 de la Conferencia
Internacional sobre Ciencias de Sistemas realizada en Hawaii - 2004.

[9] Alessandro Zardini, Lapo Mola, Cecilia Rossignoli. “The Enterprise Content
Management can develop the Organizational Value through Knowledge Mana-
gement”, International Journal of Information and Communication Technology
Research, vol. 1 no. 1, Mayo 2011.

[10] Bjørn Erik Munkvold, Tero Päivärinta, Hodne, A.K., Stangeland, E. “Contem-
porary Issues of Enterprise Content Management: The Case of Statoil”. Procedi-
mientos en la edición 11 de la Conferencia Europea de Sistemas de Información
(ECIS 2003) en Napoles, Italia - 2003.

[11] Rosenberg Doug, Scott Kendall. “Applyng use case driven object modeling whit
UML, An Annottated E-Commerce Example”. Addison Wesley, 2001.

[12] Simon Bennett, Steve McRobb, Ray Farmer. “Análisis y diseño orientado a
objetos de sistemas usando UML”. Tercera Edición. Mc Graw Hill 2007.

54
[13] Potts Jeff. “Alfresco Developer Guide Customizing Alfresco with actions, web
scripts, web forms, workflows, and more”. Packt Publishing Company. Octubre,
2008.

[14] Karambelkar Hrishikesh. “Scaling Big Data with Hadoop and Solr”. Packt Pu-
blishing Company. Agosto, 2013.

55
Anexos

56
A. Elementos de Análisis del Proyecto
A.1. Cuestionario para la búsqueda de hechos
1. En su ámbito laboral, considera que la información digital y su actual adminis-
tración, maximiza la eficiencia en los procedimientos y actividades que realiza.
¿sí o no? ¿Por qué?

2. ¿Qué tipo de información digital usa con más frecuencia en su trabajo?

Información Digital NO Estructurada (contenido digital multiformato como

documentos, presentaciones, hojas de cálculo, material multimedia, etc.).

Información Digital Estructurada (contenido digital que se almacena en ba-

ses de datos específicas, con frecuencia en forma de registros de tipo alfa-
numéricos).

Ambos tipos de información.

3. En caso de utilizar un sistema de información para un propósito específico,

¿cuáles son sus principales características?

4. Cuáles tipos de formatos digitales usa con más frecuencia en sus labores coti-
dianas de trabajo. (opción múltiple)

*.doc, *.docx

*.odt, *.sxw

*.pdf

*.xls, *.xlsx

*.ods, *.sxc

*.ppt, *.pptx

*.odp, *.sxi

57
 *.jpg, *.bmp

*.html, *.htm

*.tex, *.lix

*.txt, *.rtf

*.xml

*.sql

Otro(s), ¿Cuál(es)?:

5. ¿Cuáles son las ubicaciones que usa con más regularidad para conservar los
contenidos digitales que genera en los diversos procesos de su entorno de tra-
bajo?

Discos extraíbles (USB, Discos externos, etc.).

Unidades de Red.

Repositorio de datos centralizados (si existen en la organización).

El computador.

Internet (Correo electrónico, servicios de almacenamiento, etc.).

Discos compactos (CD, DVD, Blue-ray, etc.).

Otra, ¿Cuál?:

6. Considera relevante el uso de herramientas colaborativas por ejemplo, Google

Docs dentro de los procesos organizacionales que usted desarrolla: ¿SI o No?
¿Por qué?

7. En sus actividades laborales considera que el volumen de contenido digital

creado (en cualquier formato) es:

Bajo (Menos de 20 documentos por mes).

Medio (Entre 20 y 100 documentos por mes).

Alto (Más de 100 documentos por mes).

58
 8. ¿Desdé su perspectiva, la Institución donde labora cuenta con una infraestruc-
tura TIC, es decir, los Sistemas y las tecnologías de la información, adecuada
para la correcta administración de contenidos digitales? ¿SI o NO? ¿Por qué?

9. De acuerdo a su criterio, considera que las prácticas que se llevan a cabo en

su institución con relación al manejo de contenido digital son:

Deficiente ¿porque?

Regular ¿porque?

Buena ¿porque?

Excelente ¿porque?

A.2. Requerimientos sobre Disponibilidad y Desempeño

del Sistema
El sistema de administración de contenido digital debe estar disponible en la
plataforma Web las 24 horas del día, en normal funcionamiento.

Cada activo digital no numérico que se ingrese al sistema por parte de los
funcionarios de la organización o los diferentes efectos, producto de los pro-
cedimientos inherentes al ciclo de vida que sobre los mismo existen, deben
permitir su disponibilidad en un tiempo de respuesta razonable (de 10 a 30
segundos máximo para interfaces Web dinámicas).

La previsión sobre el volumen de datos debe ajustarse de forma tal que permita
el almacenamiento de datos con perspectiva de crecimiento (preferiblemente
del orden de Gigabytes) y su futura conservación.

El sistema de información ECM debe proveer los mecanismos necesarios para

garantizar la seguridad de la información en el contexto donde subyace (re-
positorios, bases de datos, servidor de despliegue) y en su administración por
parte de los diferentes usuarios con los que interactúa.

El sistema de administración de contenido digital debe permitir el uso simul-

táneo por parte de sus diferentes usuarios y a través de diversos navegadores
Web (tales como Mozilla Firefox, Google Chrome e Internet Explorer).

El sistema de información ECM debe proporcionar una estrategia de comunica-

ción de los estados y eventos realizados con el objeto de clarificar la interacción
del usuario con la plataforma (por ejemplo, mensajes de confirmación, error y
advertencia).

59
A.3. Diagnóstico del Contexto
En el ámbito de las Coordinaciones Académicas de la Universidad del Valle - Sede
Caicedonia, la situación actual en materia de gerencia de contenido digital no es la
mejor. Según el personal consultado, no existe una fuente de almacenamiento central
de datos heterogéneos y la ubicación que usan con más regularidad para conservar los
contenidos digitales generados en los diversos procesos de su entorno de trabajo es el
computador. En consecuencia, se evidencia la presencia y proliferación masiva de lo
que algunos autores denominan “islas de información” o compartimientos estancos,
que finalmente dificultan la operativa empresarial al no poder disponer de una visión
global de organización.
Todos los requerimientos que se han tomado, se basan en la consideración de las
necesidades de un grupo específico de personas que tienen un alto nivel de inter-
acción con contenido digital. De acuerdo a técnicas de búsqueda de hechos para la
investigación de requisitos (Lecturas Preparatorias, Entrevistas, Observación, Mues-
treo de Documentos y Cuestionarios) es importante resaltar que la importancia de la
información digital es alta, facilita el acceso y la distribución de contenido, promueve
el trabajo distribuido (en el aspecto geográfico, elimina las barreras de distancia y
tiempo) y la generación de mayor eficiencia.
El contenido digital, en el contexto de análisis, se presenta en diferentes formatos
(información no estructurada), siendo los de más regular uso los formatos .doc, .docx,
.ppt, .pptx, .pdf, .xls, .xlsx y en procesos especialmente académicos son administra-
dos por un sistema de información basado esencialmente en el ámbito de las bases
de datos relacionales (información estructurada). Es importante mencionar que la
cantidad de contenido digital de carácter no estructurado siempre es mucho mayor
que la que se almacena en cuanto a información digital estructurada se refiere. En
este punto también es importante analizar cuáles son los espacios de almacenamiento
específicos que con frecuencia utilizan los usuarios de contenido digital heterogéneo.
De acuerdo a los aspectos teóricos en los cuales se apoyan los desarrolladores de
sistemas ECM, contar con una estructura de datos común y un conjunto de tec-
nologías combinadas resulta fundamental. La realidad observada en la Universidad
del Valle – Sede Caicedonia, dista mucho del modelo de datos centralizados; por el
contrario se observa una diversificación importante de medios de almacenamiento in-
dependientes como los discos extraíbles, los servicios de almacenamiento en la nube
(correo electrónico, servicios gratuitos de almacenamiento, etc.), Discos compactos
(CD y DVD), entre otros. La falta de una estrategia efectiva de administración de
contenidos digitales en la organización fomenta la inexistencia de repositorios cen-
tralizados de datos e incluso, a nivel de soporte básico, la no adopción de unidades
de red para tal fin.
En adición a la situación descrita anteriormente, no es menos grave el hecho
de que potencialmente las personas que laboran en las distintas dependencias de
la institución asumen en términos generales una producción de contenido digital
no estructurado de nivel medio (una tasa que denota un volumen de contenido
digital multiformato de entre 20 y 100 documentos por mes). Si consideramos los
diversos procesos de administración de contenido digital no estructurado desde un
punto de vista sistémico podemos asumir que estas situaciones proliferan “el caos del
contenido” y una entropía importante que propicia situaciones nocivas con respecto
a la gerencia de la información digital.
Continuando con el análisis de los hechos más trascendentales derivados de la
búsqueda y recolección de requerimientos llegamos al punto de vista del personal

60
con referencia al uso de las herramientas colaborativas. En un mundo cada vez más
centralizado las herramientas tecnológicas que facultan el trabajo en grupo fomentan
el desarrollo de habilidades y mejoras continuas en los diversos procesos organiza-
cionales. Para el talento humano de la Universidad del Valle – Sede Caicedonia, es
importante la adopción y el uso masivo de herramientas colaborativas en sus labores
específicas. Si bien, las referencian como un elemento importante dentro del ecosiste-
ma institucional, también se observa que el conocimiento sobre estas es muy básico
como para implementarlas.
Entre los factores más trascendentales para la correcta gestión de contenido digital
se encuentra la infraestructura tecnológica. De acuerdo a la información obtenida en
la institución, las opiniones son diversas pero no son las mejores. En la ejecución de
los diversos instrumentos de búsqueda de hechos realizados con el objeto de entender
el modelo de dominio que tiene el flujo de información digital en la Universidad del
Valle – Sede Caicedonia, se pudo establecer que quienes tienen un concepto favorable
sobre la infraestructura TIC, tienden a utilizar Sistemas de Información para la ges-
tión de contenido digital estructurado. Por otra parte quienes con mayor frecuencia
interactúan con contenido digital no estructurado piensan que la infraestructura TIC
no es la mejor, expresan la ausencia de herramientas tecnológicas para el personal
administrativo, la falta de políticas de manejo de información digital, la perdida de
información, la escasa o casi inexistente cultura sobre el uso de nuevas tecnologías.
Finalmente, se resalta también en este análisis el criterio que tiene el personal que
labora en la organización con respecto a las prácticas relacionadas con el manejo de
contenido digital. En una escala que recoge estas apreciaciones (en niveles Deficiente,
Regular, Bueno y Excelente) se pudo observar que no hay un criterio generalizado,
por el contrario, varias son las perspectivas sobre el tema. Algunas personas con-
sultadas estiman que es regular el nivel, dado que no hay sistemas y/o tecnologías
de información que centralicen la información digital. Para otra parte del personal
encuestado se considera deficientes las prácticas por que se pierde información y en
ocasiones no se sabe “quién tiene la información”. Otro segmento de la población
objetivo que labora en la institución consideran que el nivel de prácticas sobre el
manejo de contenido digital es bueno, debido a la adopción de sistemas de infor-
mación (en el caso del Sistema de Información de Registro Académico SIRA), ya
que la mayor parte de sus actividades laborales hacen uso de los estándares imple-
mentados por dicha herramienta. En términos generales se puede expresar que aún
faltan esfuerzos para lograr un nivel integral para la gestión de contenido digital,
especialmente, el no estructurado.
Al termino de la etapa de análisis sobre elementos fundamentales para el desarrollo
del proyecto, es importante mencionar la falta de una “educación” y un afianzamiento
sobre los Sistemas y las Tecnologías de Información en el ámbito organizacional. De
acuerdo a las evidencias encontradas se puede fundamentar la idea de una carencia
considerable de definiciones y contenidos relacionados con la dinámica y el papel que
desempeñan los sistemas de cómputo en la administración de información digital
dentro de los diversos procesos institucionales que se realizan.

61
B. Elementos de Diseño del Proyecto
B.1. Diagramas de Casos de Uso

Figura B.1.: Casos de Uso Gestión de Personal.

Actor:
Caso de Uso: Ingresar al Sistema. Administrador
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe ser generado
desde el inicio de operaciones del sistema ECM con su grupo respectivo. Además se
garantiza la generación de su acceso (autenticación) al sistema vía Web
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM ingresa al 1. Si el usuario trata de ingresar
sistema a través de sus credenciales de acceso (login a algún servicio del sistema y no
o nombre de usuario y contraseña), previamente ha iniciado su correspondiente
almacenados, y a través de una interfaz de inicio sesión, el sistema lo debe
expuesta a través del protocolo HTTP/S. re-direccionar a la página de
2. El sistema verifica que los datos aportados por el inicio para poder autenticarse
usuario sean correctos y permite su posterior acceso primero.
(sesión) registrando la hora de entrada y salida del 2. Si el usuario ingresó los datos
sistema. de forma errónea el sistema
debe alertarlo.
Post-Condiciones: El usuario Administrador ECM es re-direccionado al panel de
control del sistema para permitirle ejecutar actividades pertinentes a la administración
de contenido web (WCM), basado en subsistemas de gestión.
Observaciones: Tanto el mecanismo de autenticación como el de ayuda para
recordar los datos pueden diferir de acuerdo a la tecnología utilizada. Esto es, puede
pre-establecerse el uso de credenciales ya existentes en sistemas de uso por parte de la
compañía (Single Sign On) u optar por la generación específica de credenciales y
mecanismos de ayuda propias del sistema ECM. De igual manera, este caso de uso se
puede replicar en el marco de interacciones del Usuario ECM.
Cuadro B.1.: Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema

62
 Actor: Administrador
Caso de Uso: Manejar Integralmente los usuarios ECM.
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber
iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos 1. Ninguno
grupos en el sistema, ingresando a través de un formulario
web el nombre del grupo, su descripción y estableciendo el
nivel de permisos dentro del sistema. El sistema verifica
que no existan grupos duplicados y crea el grupo con sus
respectivas características.
2. El usuario Administrador ECM, puede crear nuevos
usuarios en el sistema, ingresando a través de un
formulario web los datos personales, laborales, de acceso
al sistema y de contacto respectivos. El sistema verifica
que no existan usuarios duplicados y crea el usuario con
sus respectivas características.
3. El usuario Administrador ECM, puede realizar la
consulta, eliminación y modificación de los diversos grupos
creados por él, para lo cual cada interacción anteriormente
descrita tendrá su previa confirmación vía un mensaje de
advertencia. La interacción de eliminación tiene un efecto
“cascada” sobre los usuarios contenidos, es decir, se
eliminan los usuarios adscritos al grupo.
4. El usuario Administrador ECM, puede realizar la
consulta, eliminación y modificación de los diversos
usuarios creados en el sistemal, para lo cual cada
interacción anteriormente descrita tendrá su previa
confirmación vía un mensaje de advertencia.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de personal
debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás subsistemas y
usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: Hay que tomar en consideración los flujos de trabajo cuando se
procede a la eliminación de grupos y/o usuarios.
Cuadro B.2.: Descripción Casos de Uso Ingresar al Sistema

Figura B.2.: Casos de Uso Gestión de Colaboración.

63
 Actor: Administrador
Caso de Uso: Gestionar aspectos de colaboración.
ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Administrador ECM debe haber
iniciado sesión en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El usuario Administrador ECM, puede activar un 1. Ninguno
workflow (flujo de trabajo), lo cual permite, entre otros
aspectos, movimiento de contenido digital entre locaciones
(regularmente carpetas), establecimiento de tareas de
revisión y verificación. Esta interacción se realiza
mediante la especificación de la tarea a realizar, su
descripción, prioridad, los tiempos de inicio y terminación
y, los usuarios ECM a intervenir para tal fin. Todas estas
configuraciones se realizan mediante un formulario web.
2. El usuario Administrador ECM, tendrá la potestad de
habilitar herramientas colaborativas basadas en
comentarios y discusiones sobre ficheros mediante
mecanismos en tiempo real. El criterio de activación de
estas herramientas se basará en el workflow y el número
de usuarios involucrados.
3. El usuario Administrador ECM, puede realizar
modificaciones específicas sobre un workflow, mediante su
selección de una lista de flujos de trabajo existentes, y
redefiniendo sus características (tiempos establecidos,
usuarios involucrados, etc.) a excepción de su nombre
específico.
4. El usuario Administrador ECM, tendrá la opción de
eliminar un workflow ya iniciado, lo cual se llevará a cabo
a través de un formulario web (selección del workflow) con
su posterior confirmación y ejecución.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de
colaboración debe tener efectos correspondientes e inmediatos (notificaciones y alertas)
sobre los demás subsistemas y usuarios de la arquitectura ECM.
Observaciones: Debe determinarse a profundidad que mecanismos se deben adoptar
para cubrir la comunicación entre Usuarios ECM (notificaciones vía e-mail, mensaje
interno, etc.) dentro del sistema.
Cuadro B.3.: Descripción Casos de Uso Gestionar aspectos de colaboración.

Figura B.3.: Casos de Uso Gestión de Información.

64
Caso de Uso: Gerenciar Información Personal. Actor: Usuario ECM
Pre-Condiciones: Pre-Condiciones: El Usuario ECM debe haber iniciado sesión
en el sistema.
Curso Básico: Curso Alterno:
1. El Usuario ECM, tendrá la capacidad de 1. Ninguno
actualizar sus datos de índole personal y laboral,
como también podrá cambiar su contraseña de
acceso al sistema.
2. El Usuario ECM, tendrá la facultad de consultar
los flujos de trabajo a los cuales está vinculado para
determinar aspectos de cumplimiento y control de
su gestión (tareas, vencimiento, prioridad).
3. El Usuario ECM, puede listar los contenidos que
ha generado en el sistema. A través de este listado
podrá llevar a cabo actividades propias del
subsistema de gestión de contenido y con la debida
coherencia en los niveles de permisos establecidos.
Post-Condiciones: Los cambios realizados en el subsistema de gestión de
información debe tener efectos correspondientes e inmediatos sobre los demás
subsistemas de la arquitectura ECM.
Observaciones: Debe determinarse a profundidad que mecanismos se deben adoptar
para cubrir la comunicación entre Usuarios ECM (notificaciones vía e-mail, mensaje
interno, etc.) dentro del sistema. Resulta útil y práctico para el sistema ECM tener un
número específico de categorías en la formación de grupos, los cuales potencialmente
tendrían los niveles de permisos necesarios para que a cada usuario en el sistema se le
denoten sus limitaciones específicas e inherentes al grupo al cual pertenece.
Cuadro B.4.: Descripción Casos de Uso Gerenciar Información Personal.

B.2. Diagramas de Actividad

Figura B.4.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Ingresar al Sistema.

65
Figura B.5.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder Información Usuario.

Figura B.6.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Crear Usuario.

Figura B.7.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Eliminar Usuario.

66
 Figura B.8.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Modificar Usuario.

Figura B.9.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Capturar y/o Almacenar Contenido.

Figura B.10.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Eliminar Contenido.

67
Figura B.11.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Acceder y/o Actualizar Contenido.

Figura B.12.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Versionar Contenido.

68
 Figura B.13.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Bucar Contenido.

Figura B.14.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Publicar Contenido.

Figura B.15.: Diagrama de Actividad para el Caso de Uso Activar Workflows.

69