Unidad VI

UNIDAD VI
ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Información: Es un conjunto ordenado de datos procesados, que constituyen un mensaje, el

cual cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que lo recibe lo que le permite a los
individuos o sistemas tomar decisiones, acordes a dicho conocimiento.
Clasificación de la Información en las Organizaciones
1. Externa: Es solicitada por elementos del entorno de la organización.
2. Interna Corporativa: Sólo puede ser utilizada por los integrantes de la organización y
no se puede filtrar al entorno.
3. Científica: Es de procesos tecnológicos o inventos científicos.
4. Operativa: Ayuda a realizar un procedimiento o trabajo.
5. Legal: Relacionada con las regulaciones gubernamentales.
6. Competitiva: Se refiere a información que otorga ventajas o desventajas competitivas
a la organización.
7. Publicitaria: Información para obtener clientes.
8. Económica: Sobre los resultados financieros de la empresa
9. De Patrocinio: Apoyo de la organización a distintas causas sociales.
10. Jurídica y reglamentaria: De obligatorio cumplimiento por los integrantes de la
organización.
11. Conocimiento: Necesaria para el cabal desenvolvimiento de la organización
12. Recurrente: Información que debe comunicarse a ciertos entes de forma periódica.
13. No recurrente: Se da información solo cuando se necesita, ejemplo: la Junta de
Accionistas que es una vez al año
14. Documental: Se da por escrito.
15. Oral: De forma verbal.
16. Histórica: De acontecimientos pasados, no debe modificarse.
17. De proyección futura: Utiliza técnicas estadísticas o modelos matemáticos para
pronosticar tendencias.
Sistemas de Información: Son un conjunto de componentes interrelacionados, que además de
apoyar a la toma de decisiones, a la coordinación y al control pueden ayudar a los gerentes y
trabajadores a analizar sus problemas y a desarrollar nuevos productos y servicios.
Características de los Sistemas de Información
 Representan un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración
de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos
 Constituyen una contribución importante para le eficiencia operacional, la
productividad, la moral del empleado, el servicio y satisfacción del cliente.
 Son una fuente de información y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los gerentes
 Son un elemento relevante para el desarrollo de productos y servicios competitivos
que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
 Integran una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de
hombres y mujeres.
Ventajas de los Sistemas de Información
 Control efectivo de las actividades de la organización
 Integración de las diferentes áreas que conforman la empresa.
 Ayudan a incrementar la efectividad en la operación de procesos.
 Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
 Permiten la disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo
real.
 Favorecen la eliminación de la barrera de la distancia trabajando con un mismo
sistema en puntos distantes.
 Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos, pues permite comparar resultados
alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.
Desventajas los Sistemas de Información
 El tiempo que pueda tomar su implementación.
 La resistencia al cambio de los usuarios.
 Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de
software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades
de la organización.
Clasificación de los Sistemas de Información
TPS (Sistema de Proceso de Transacciones): Registran y procesan todas las
transacciones diarias del mundo de la organización. Su objetivo es la automatización a grandes
velocidades de grandes cantidades de datos. Las decisiones son estructuradas, ya que son
repetitivas o habituales. Se conoce el resultado de la decisión antes de ser tomada.
MIS (Sistema de Información Gerencial) Útiles para las decisiones que deben tomar los
gerentes sobre las estrategias.
DSS (Sistema de Apoyo a las Decisiones) Se utilizan a nivel táctico para mostrar a los
gerentes las consecuencias de las decisiones.
GDSS (Sistema de Apoyo a las Decisiones en Grupo) Tiene las mismas características que
los DSS, pero cuenta con una herramienta especial, el software de comunicaciones, con el que
pueden compartir información con los distintos sistemas conectados en red.
AI (Inteligencia Artificial) Sistema diseñado para simular el comportamiento o la
experiencia de los seres humanos. Implica desarrollo o aprendizaje interactivo.
EIS (Sistema de Información para Ejecutivos) Proporcionan información a los gerentes
para la toma de decisiones, proporcionando una visión global y estratégica de la organización.
SO (Sistemas Ofimáticos) Están diseñados para la oficina, soportan los procedimientos
administrativos y organizativos de la oficina y mejoran la eficiencia de las comunicaciones.
ERP (Sistema de Información Integrados) Sistemas que integran y automatizan muchas
prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos de una empresa (producción, ventas,
compras, contabilidad, entre otros)
CRM (Gestión de la relación con cliente-front office) Estrategia de negocio para lograr y
mejorar las relaciones con los clientes a través de una la base de datos.
Proceso de Solución de Problemas
1. Identificación y selección del problema Esta etapa hace referencia a encontrar el
problema y estar consciente de que en un momento dado se debe tomar una decisión para
encontrar la solución al problema .Este problema puede tener la característica de ser actual o ser
la causa de muchos conflictos en la organización.
2. Análisis del problema: Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar
las fallas si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar
una breve descripción de cada una de las partes.
3. Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se
debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a cuales sucesivamente.
Se debe diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes, ya que los que
resultan ser importante se les debe prestar mayor atención.
4. Generar alternativas de solución: Se desarrollan posibles opciones y se deben generar
muchas para poder encontrar alguna que resulte adecuada para la solución del problema de forma
satisfactoria. Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas organizacionales
es útil involucrar los demás que se encuentren involucrados en el tema y con ayuda de técnicas
tales como la lluvia de ideas recabar información de los demás.
5. Evaluación de alternativas: Se realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas
de solución para el problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de
acuerdo a los objetivos de la organización y asignar un valor ponderado.
6. Selección y planificación de la solución: Se debe seleccionar una o varias alternativas de
acuerdo a la evaluación para la obtención de mejores resultados para la solución del problema,
para lo cual se debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Con cuál alternativa tiene más
probabilidades de resolver el problema?, ¿Se cuenta con los recursos necesarios?, ¿Cuál es el
grado de riesgo inherente a cada alternativa? Para la planificación de la solución se debe tomar
en cuenta las medidas y/o procesos que deberán modificarse en la organización, así como los
recursos humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se llevara a
cabo y quienes serán los responsables.
7. Ejecución y Control: Este paso se encarga de garantizar que la planificación de la
solución se lleve a cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para
el aseguramiento de los objetivos deseados.

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