Análisis de La Actuación Del Contador en La Instalación de Sistemas (Diseño e Inst II)

Análisis de la Actuación del Contador en la Instalación de
Sistemas
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa, tanto los datos
propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la
situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este
tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las
operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones
contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber
qué se utiliza para llevar las cuentas de una organización.
Importancia de un buen sistema contable
Son de gran importancia, debido a que facilitan el registro de operaciones en
una entidad, cumpliendo el orden y control de las actividades a que se dedica.
Este software, contribuye con resultados precisos y eficientes en el área de
contabilidad específicamente en los estados financieros.
El contador en la selección de un buen computador
Al comprar las mejores computadoras portátiles para contadores, hay algunas
cosas que debe tener en cuenta. El hardware de la computadora portátil debe ser
capaz de manejar el intenso procesamiento que requiere el trabajo de
contabilidad.
Es esencial que los contadores tengan acceso a computadoras confiables para
que puedan hacer su trabajo de manera rápida y eficiente.
También querrá una máquina con mucho espacio de almacenamiento, ya que
los contadores a menudo necesitan almacenar archivos grandes. Además, la
duración de la batería es importante para los contadores que a menudo tienen
que trabajar muchas horas lejos de una toma de corriente.
También querrá asegurarse de obtener una computadora portátil que tenga el
software adecuado. Debe buscar programas específicos de contabilidad como
QuickBooks, que utilizan los contadores de todo el mundo para realizar un
seguimiento de los gastos y los ingresos en una organización.
El software de contabilidad puede ayudar a los contadores a administrar su
negocio de manera más eficiente, además de mantener registros detallados con
fines impositivos. Ahora veamos todas las características que debe buscar al
elegir una computadora portátil para contadores.
Especificaciones para tener en cuenta en la selección de un
computador
 CPU. Representa la capacidad intelectual de su dispositivo y
determina qué tan rápido puede completar tareas.
Querrá obtener un modelo específico de contabilidad con un alto poder
de procesamiento, para que no tenga ralentizaciones mientras trabaja en
software de contabilidad o procesamiento de números en general.
 RAM La capacidad de la memoria es otro aspecto extremadamente
importante para los contadores porque más RAM significa que los
programas se abrirán más rápido y se ejecutarán sin problemas sin
congelarse a mitad de la tarea.
Al elegir qué tipo de memoria debe comprar para los contadores, mire la
velocidad DDR (DDR significa "velocidad de datos doble"), que se refiere
a la velocidad de reloj a la que se ejecuta la DRAM en cada pin; los
números más altos son mejores aquí.
 Almacenamiento. Los contadores necesitan mucho espacio de
almacenamiento para guardar todos sus archivos, por lo que es
esencial una computadora portátil con un disco duro grande
 Duración de la batería. Querrá una computadora portátil con una
batería de larga duración si es un contador que a menudo tiene que
trabajar lejos de una toma de corriente.
La contabilidad puede ser un trabajo que consume mucho tiempo, por lo
que es importante que tenga una máquina que dure esos largos días en la
oficina o fuera de las visitas al sitio.
 Conectividad. Asegúrese de que la computadora portátil de
contabilidad que elija tenga buenas opciones de conectividad para que
pueda mantenerse conectado incluso si se encuentra en un área
remota.
Busque modelos que vengan con capacidades integradas de Wi-Fi y
Bluetooth, así como compatibilidad con LTE, para que siempre pueda
hacer su trabajo, sin importar dónde se encuentre.
¿Qué es la instalación de sistemas contables?
Los sistemas de información contables están formados por los métodos y
procedimientos que se utilizan para llevar el control de las actividades
económicas de la empresa, esto de los movimientos de dinero en la misma,
tanto de entrada como de salida.
Pasos Previos En La Implantación De Un Sistema Contable
1. Análisis de la empresa y su entorno. Implementar un sistema es el
análisis de la empresa o sistema a controlar objetos del trabajo. Para ello,
tendremos en cuenta los siguientes factores que van a condicionar el
sistema:
 Análisis de la actividad y el sector.
Es delimitar el sector de la actividad en que se puede
encuadrar la empresa. Se trata de preguntarse ¿qué actividad
va a realizar la empresa?
Esto datos nos va a resultar de vital importancia a la hora de
configurar nuestra base de datos contables, ya que nos situara
en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales
van a ser los puntos clave a seguir por el sistema y cuales otro
tiene razón de estar por lo que pueden ser excluidos.
 Análisis del tamaño y el entorno
El tamaño relativo de nuestra empresa. A nuestros efectos, es
preciso reseñar que dicho tamaño no viene determinado
únicamente por los parámetros convencionales de medición
(volumen de facturación, números de trabajadores, etc.)
 Análisis de la organización Conocido el sector donde va a
opera la empresa y su tamaño, el último punto de análisis de la
empresa es conocer su organización interna. Aquí podemos
tener dos casos:
a. Empresas en funcionamiento con organización
determinada el nivel de posibilidad de realizar
cambios en la organización resulta de vital
importancia, ya que normalmente suele ocurrir en
muchas PYMES que la estructura de poder es muy fija
y, por tanto, cualquier cambio resulta complicado.
b. En empresas de nueva creación sin organización
previa. Cuando se trata de empresas que aún no están
en funcionamiento. las ventajas son enormes, ya que la
única restricción es la presupuestaria.
2. Análisis De Operaciones. Analizadas las empresas y su entorno, la

parte fundamental y más laboriosa de cara a nuestro objetivo, es el
análisis pormenorizado de todas las operaciones que realiza o va a
realizar nuestra empresa. Dicho análisis consiste en:
A. En primer lugar, tenemos que identificar todas y cada una de las
operaciones que realiza la empresa. A estos efectos, consideramos
operaciones iguales aquellas que impulsan la misma circulación
económica y el mismo proceso administrativo.
B. De esta manera, se elabora un índice de operaciones a realizar. se
desarrolla el análisis de cada una, confeccionando una ficha por
operación que comienza con la definición de esta.
C. A partir de esta, se confecciona el modelo contable de la operación
que reflejará las posibles variantes de esta y sus asientos
correspondientes. A este modelo, se le añaden las normas de
valoración correspondientes a cada una de las variables que
intervienen y se expone el corte de operaciones, concretando en
qué momento debe ser contabilizada dicha operación.
D. Por otra parte, debemos identificar qué departamentos de nuestra
empresa van a intervenir en la operación, así como cuál es el
proceso administrativo de la misma. Este análisis consiste y
exponer cómo se desarrolla secuencialmente la operación qué
documentos intervienen por qué departamentos pasan quién la
autoriza y dónde se archiva.
3. Análisis De La Información Que Se Desea Obtener. Como último

paso previo a la implantación de un Sistema Informativo Contable, se
precisa conocer qué información de salida es la que quiere obtener del
Sistema, es decir, cual es el producto final para obtener, ya que en
función de lo que queramos obtener asís deberá ser el sistema. Algunos
directivos, ante esta pregunta, responden que les gustaría obtener toda
la información posible.
Diseño e Implementación de sistemas
1) Diseño del Modelo Contable. Adaptado a la entidad objeto de estudio
ha sido siempre en lo que más han puesto énfasis los contables cuando se
plantean el implantar un S.I.C. No obstante, hay que destacar, que
únicamente después de haber analizado todas las operaciones a realizar
por la empresa y conocidas las necesidades de información de esta,
podemos establecer con el suficiente rigor el modelo necesario y justo.
2) Fijación de los procesos administrativos. Adicionalmente al diseño
del plan de cuentas, tenemos que definir claramente cuál va a ser nuestra
estructura administrativa. Para este punto contamos, en el caso de
empresas ya creadas, con el sistema existente, que habrá sido analizado
tanto en el capítulo de análisis de la organización como en el estudio de
operaciones, donde hemos conocido los circuitos administrativos de cada
una de ellas.
3) Elección del Equipo Informático. Este debe ser el último punto de
elección del sistema, ya que una mala elección del equipo condiciona
todo lo anteriormente realizado. Dicha elección debe se competencia
única del implantador del sistema. (En algunas pequeñas empresas, el
empresario adquiere un equipo con un programa que le aconsejan sin
tener en cuenta sus propias necesidades y después contrata al que le va a
montar el sistema).
 Tendremos que optar por el tipo de ordenador que necesitamos,
se puede comenzar con un ordenador compatible de altas
prestaciones y bajo coste comparativo. La ventaja de estos
equipos es que existe una amplia gama de programas
disponibles y tienen la opción, si lega el caso, de poder actuar
como servidor de una red, con lo que el sistema puede crecer, sin
modificaciones. Se puede continuar con la implantación de una
red.
 La segunda opción es la relativa al software o aplicaciones
informáticas necesarias. Sin detenernos demasiado en el tema,
deberemos optar por adquirir, con carácter general, un
programa lo más standard posible dentro de que cubra nuestras
necesidades.
4) implantación y control del sistema. Hay que comentar que todo

cambio en la empresa y especialmente si se trata de aspectos
administrativos, suele provocar un rechazo entre los miembros del
departamento especialmente si se introducen nuevos equipos y
programas informáticos. Por tanto, la transición de uno a otro modelo
debe realizarse del modo más pedagógico posible para con las personas
que en él van a intervenir.
En algunas empresas se opta por mantener transitoriamente, elementos
del antiguo sistema, como contabilizar en el equipo nuevo y el viejo,
aunque esto duplicar esfuerzos, pero va dando confianza en el nuevo
sistema. Así mismo, para que la implantación sea un éxito, las tareas y
procedimientos deben estar suficientemente explicitadas siendo incluso
muy conveniente elaborar el manual de procedimientos, ya que, en caso
de duda, la tendencia del trabajador será la de retornar al antiguo
sistema.
Procedimientos para la instalación de un sistema

1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas,
visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo. Es un formulario que posee todos
los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física,
actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital,
datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el
sistema de contabilidad.
3. Elaborar informes. Expresan la situación de la empresa. La gerencia
los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera
cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento.
5. Diseñar formularios para todas las operaciones. son todas las
formas impresas con la finalidad de recaudar información en las
diferentes
áreas de una empresa. Constituye un elemento que siempre y cuando esté
autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar
una operación.
6. Diseñar reportes. se harán de acuerdo con lo que la gerencia de la
empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.
7. Preparar los libros o balance
Instalación de un sistema
1. En una empresa que se inicia
 El asiento de apertura se registra en el diario principal
 Se crea la organización con características en el sistema utilizado
 Se incluyen todas las cuentas de acuerdo con el catálogo de cuentas y
con sus respectivos montos de apertura, clasificándolas de acuerdo
con los PCGA.
 Se comienzan a procesar las operaciones de la organización tomando
en cuenta el código correspondiente a cada cuenta.
2. En una empresa en marcha
 Se prepara un Balance de Comprobación con todas las cuentas
incluidas en el libro mayor y sus respectivos montos.
 Se crea de igual forma la organización dentro del sistema contable
seleccionado.
 Se transcribe el Balance de Comprobación en el Software con sus
respectivos montos y clasificado de acuerdo con el catálogo de
cuentas.
 Se procesan las operaciones normales de la organización

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